Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte by Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte APCBH

ARQUIVO PÚBLICO DA CIDADE DE BELO HORIZONTE

SECRETARIA MUNICIPAL DE CULTURA

EXPEDIENTE PREFEITURA DE BELO HORIZONTE Secretária Municipal de Cultura Fabíola Moulin Mendonça Secretário Municipal Adjunto de Cultura Gabriel Portela

FUNDAÇÃO MUNICIPAL DE CULTURA ARQUIVO PÚBLICO DA CIDADE DE BELO HORIZONTE

FUNDAÇÃO MUNICIPAL DE CULTURA Presidenta Interina Fabíola Moulin Mendonça Diretora de Patrimônio Cultural e Arquivo Público Françoise Jean de Oliveira Souza Gerente do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte Alessandra Pires Fonseca Macedo Organização Michelle Márcia Cobra Torre Equipe técnica Carlos Antonio Ribeiro Demilson José Malta Vigiano Gabriella Diniz Mansur Giselle Souza da Silva Ribeiro Maria Lúcia de Souza Duarte Michelle Márcia Cobra Torre Mônica Cecília Costa Sezilmar Trindade de Araújo Sônia Maria Alves Neves Vilma Camelo Sebe Colaboração Maria Alzira de Carvalho Giesbrecht Rafaela de Araujo Patente Igor de Castro Alves Jayme Revisão Michelle Márcia Cobra Torre Capa Fotografia de Ana Beatriz Baêta – ASCOM/FMC

ARQUIVO PÚBLICO DA CIDADE DE BELO HORIZONTE

Obs: As fotos usadas nesta publicação foram feitas anteriormente à pandemia de Covid 19 A772

Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte. / organização Michelle Márcia Cobra Torre. - 1 ed. Belo Horizonte [MG]: Secretaria Municipal de Cultura. Fundação Municipal de Cultura. Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte, 2021. 83p.: il, color, 21 cm. Produzido pelo Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte. ISBN: 978-65-993879-2-0 1. Arquivologia. 2. Belo Horizonte. 3. Arquivos Públicos Municipais I. Fundação Municipal de Cultura. II. Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte. CDD 025.171 Catalogação na fonte: Bibliotecária Ana Paula Silva CRB6.3360

BELO HORIZONTE 2021

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APRESENTAÇÃO Afinal, para que serve um arquivo público? Tradicional-

possibilitando o controle social; dá suporte à elaboração de

mente visto como território exclusivo dos investigadores do

políticas públicas e ao processo de tomada de decisão; garan-

passado, os arquivos, na atualidade, transcendem a conven-

te elementos de prova para o pleno exercício de direitos e pre-

cional imagem de meros depósitos de documentos antigos

serva e disponibiliza documentos públicos que resguardam a

e passam a ser compreendidos como instituições que qua-

memória institucional, social e cultural da cidade.

lificam a nossa democracia, na medida em que seus acervos

Esta publicação tem o objetivo de compartilhar técnicas, me-

se constituem também e, sobretudo, como fonte de prova e

todologias de trabalho e projetos institucionais desenvolvidos

informação para o cidadão no exercício de seus direitos civis.

ao longo da trajetória do APCBH. Os cidadãos de Belo Horizonte

Na esteira dos avanços trazidos pela Constituição de 1988,

poderão conhecer melhor o que acontece com o patrimônio do-

que passa a assegurar a todos os cidadãos o direito à memó-

cumental da cidade, como é organizado, preservado e tratado, a

ria e à informação, foi criado, em 1991, o Arquivo Público da

fim de garantir e de possibilitar o seu acesso adequado.

Cidade de Belo Horizonte (APCBH). Essa criação se deu em

As ações do APCBH sempre tiveram o intuito de estabele-

um momento extremamente oportuno, uma vez que a cidade

cer um diálogo entre a instituição e a comunidade, levando-a

- prestes a completar seu primeiro centenário - e a sociedade

a se reconhecer em seu acervo documental. Os belo-horizon-

belo-horizontina se tornavam mais complexas, exigindo-se

tinos vêm apropriando-se de sua cidade como patrimônio cul-

um órgão dedicado aos processos de gestão da sua produção

tural e lugar de exercício pleno da cidadania por meio de suas

documental.

múltiplas relações com o território. A apropriação do acervo

O APCBH faz parte da administração pública, sendo órgão

documental da cidade é mais uma parte constituinte desse

responsável pela gestão, guarda, conservação e acesso aos

processo em andamento. A presente publicação vem, portan-

documentos produzidos pelo executivo municipal e documen-

to, reforçar o papel que o APCBH deseja ocupar na vida da

tos privados de valor coletivo. É importante que não se perca

cidade, isto é, a de uma instituição do futuro, voltada não só

de vista a sua natureza múltipla, desempenhando tanto ati-

à preservação da memória para os que virão, mas, principal-

vidades culturais e educativas, quanto administrativas e pro-

mente, para a construção do futuro que queremos.

batórias. O APCBH, portanto, tem diferentes e importantes funções: contribui para a modernização e racionalização da

Françoise Jean de Oliveira Souza

administração pública; oferece transparência governamental,

Diretora de Patrimônio Cultural e Arquivo Público

SUMÁRIO Introdução..................................................................................8 Os documentos arquivísticos ..................................................13 A gestão de documentos na Prefeitura de Belo Horizonte.........................................................................21 O tratamento dos documentos de guarda permanente no APCBH............................................................31 A preservação de documentos de arquivo..............................45 A digitalização de documentos no APCBH..............................59 Ações culturais e educativas do APCBH: o acesso à informação e o exercício da cidadania.................................69 Referências bibliográficas.......................................................82

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INTRODUÇÃO Em 1991, a cidade de Belo Horizonte alcançou

(CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que

uma importante conquista no que diz respeito à sua

tem como responsabilidade definir a política nacio-

memória e ao exercício da cidadania. A Lei Munici-

nal de arquivos, como órgão central de um Sistema

pal nº 5.900, de 20 de maio de 1991, criou o Arquivo

Nacional de Arquivos (SINAR).

Público da Cidade de Belo Horizonte, o APCBH. An-

O direito à informação é assegurado pela Consti-

tes de sua existência, a cidade não dispunha de um

tuição de 1988 e a Lei de Arquivos foi uma conquis-

órgão responsável por cuidar, tratar e disponibilizar

ta em prol da democracia, pois assegura o acesso à

a documentação produzida pela Prefeitura de Belo

informação contida em documentos públicos. Para

Horizonte. Os documentos permaneciam em depó-

isso, segundo a lei, a administração da documenta-

sitos e, até mesmo, nas áreas de trabalho. Assim,

ção pública ou de caráter público compete às ins-

com a criação do APCBH, a cidade ganhou um es-

tituições arquivísticas federais, estaduais e munici-

paço destinado a zelar pelo acervo produzido pela

pais.

Prefeitura, como também os documentos recebidos

Os arquivos públicos devem garantir a gestão do-

através de doações. O APCBH tem por finalidade

cumental, a preservação e o acesso à documentação

recolher, organizar, preservar e dar acesso aos do-

sob a sua custódia, que é essencial para pesquisas

cumentos de guarda permanente produzidos e re-

diversas e comprovação de direitos.

cebidos pelo Poder Executivo municipal, além dos

Ao longo desses anos de existência do APCBH, a

documentos privados de interesse público. Também

instituição enfrentou muitos desafios e também al-

guarda parte da documentação do Legislativo muni-

cançou muitas conquistas. Hoje é reconhecido como

cipal, por meio de convênios firmados.

uma instituição de referência para diversos arquivos

A criação do APCBH está amparada pela Lei Fe-

municipais, no que se refere às suas metodologias

deral nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991. A partir

de trabalho nas áreas de gestão, preservação, con-

da denominada Lei de Arquivos, que dispõe sobre

servação, digitalização, bem como em suas técnicas

a política nacional de arquivos públicos e privados

de acondicionamento e armazenamento de docu-

no país, foi criado o Conselho Nacional de Arquivos

mentos, e nas ações de educação pelo patrimônio.

INTRODUÇÃO Esta publicação tem o objetivo de compartilhar

dão que deseje comprovar seus direitos, esclarecer

as técnicas e as metodologias desenvolvidas e utili-

suas dúvidas, fazer pesquisas e ampliar seus co-

zadas pelo APCBH, ao longo de sua história. Ela se

nhecimentos. Os projetos desenvolvidos pela insti-

divide em cinco capítulos, pensados segundo a tra-

tuição têm o intuito de se aproximar da sociedade,

jetória do documento na instituição. O primeiro ca-

para que essa se aproprie de seu acervo. Dessa

pítulo trata da gestão de documentos, a denomina-

forma, o APCBH acredita contribuir para o fortale-

da “porta de entrada” da documentação no APCBH.

cimento das instituições arquivísticas, pois assim a

Esse setor é o responsável por recolher os docu-

democracia e a cidadania podem ser exercidas ple-

mentos de caráter permanente que devem ficar sob

namente.

a custódia do APCBH. O segundo capítulo apresenta a próxima etapa do tratamento da documentação, envolvendo diversos procedimentos como organização e descrição dos acervos. No terceiro capítulo, as técnicas de preservação e de conservação dos documentos são tratadas, assim como formas de acondicionamento da documentação e mobiliários para o seu armazenamento. No quarto capítulo, são apresentados os procedimentos de digitalização de documentos utilizados pelo APCBH. O último capítulo desta publicação trata das ações de pesquisa, difusão cultural e educação pelo patrimônio, desenvolvidas pela instituição. O APCBH visa aperfeiçoar continuamente os procedimentos para a preservação e o tratamento do acervo sob a sua custódia para a consulta do cida-

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OS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS Documento é qualquer unidade de registro de informação, independentemente de sua natureza, conteúdo, forma, formato ou suporte. Inclui textos escritos, obras de arte, objetos de uso cotidiano, pinturas corporais, lendas e mitos, enfim, tudo que registra a ação humana. A partir desse conceito, considera-se que os documentos produzidos e recebidos por pessoa ou família, entidade coletiva, pública ou privada, no exercício de suas funções, são documentos arquivísticos. Os documentos, ao serem produzidos, possuem valor primário para aqueles que os criaram, sendo que esse valor pode ser administrativo, fiscal ou legal. Nessa fase, eles apresentam alto potencial de uso e são armazenados próximos de seus produtores ou custodiadores, nos chamados arquivos correntes. Com o passar do tempo, pode ser que esse potencial se reduza, mas que, por motivos legais, por exemplo, esses documentos não possam ser eliminados. Assim, o ideal é que eles sejam transferidos para outros espaços, os chamados arquivos intermediários. Nessa fase, os documentos aguardam sua destinação final, ou seja, eliminação ou guarda permanente. A documentação que não pode ser eliminada devido à sua importância informativa, histórica e probatória é considerada de valor permanente, devendo ser recolhida pelo arquivo público da esfera a qual pertence. Essa instituição será a responsável por preservar e disponibilizar os documentos à população.

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FUNDOS E COLEÇÕES

O ACERVO DO APCBH A documentação sob a guarda do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte possui formatos diferentes e materiais variados. Dessa forma, pode-se dizer que no APCBH existem vários gêneros documentais.

Os exemplares das revistas Alterosa pertencentes ao APCBH integram a Coleção Revista Alterosa

APCBH/ASCOM

Os projetos arquitetônicos sob a guarda do APCBH fazem parte do Fundo Secretaria Municipal Adjunta de Regulação Urbana (SMARU)

GÊNERO TEXTUAL: são documentos que têm a escrita como linguagem básica. Exemplos são relatórios de prefeitos, notas contábeis, entre outros.

Livro de registro de sepultamento do Cemitério do Bonfim

GÊNERO CARTOGRÁFICO: composto por projetos arquitetônicos, aerofotos, plantas cadastrais e mapas.

APCBH/FMC

APCBH/ASCOM

O acervo do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte é formado por uma série de documentos organizados em fundos e coleções - um rico material que apresenta uma enorme variedade de informações sobre a cidade. Na linguagem arquivística, os fundos são os conjuntos de documentos de uma mesma origem. No caso do APCBH, eles são organizados de acordo com o órgão da Prefeitura ao qual pertencem. Já as coleções são conjuntos de documentos que foram organizados segundo características semelhantes e que não possuem necessariamente a mesma origem.

APCBH/ASCOM

São os documentos que contêm representações gráficas da superfície da terra e desenhos técnicos

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GÊNERO MICROGRÁFICO: composto por documentos fílmicos produzidos com o uso de técnicas de microrreprodução.

Rolos de microfilmes, microfilmes e microfilmes em cartões janela, são exemplos desse gênero documental

APCBH/ASCOM

GÊNERO ICONOGRÁFICO: documentos que usam a imagem como linguagem básica. Nesse caso, os exemplos são as fotografias, os negativos, os cartazes e os cartões postais.

APCBH/FMC

DOCUMENTOS ESPECIAIS, em formatos e materiais diferentes

Cartaz pertencente ao Fundo Secretaria Municipal de Cultura/Fundação Municipal de Cultura

APCBH/ASCOM

GÊNERO AUDIOVISUAL: caracterizado por documentos que possuem som e imagens como linguagens associadas.

São exemplos as fitas VHS, as fitas cassete, os DVDs e os rolos de filmes

Sacolas, medalhas, troféus, camisas de eventos, broches, botons, placas, lápis, canetas, bonés e diversos outros objetos

APCBH/ASCOM

Ao chegar ao APCBH, o documento é higienizado corretamente

A documentação é registrada, conferida e ordenada

O documento recebe tratamento arquivístico, sendo descrito e organizado

4 APCBH/ASCOM

O Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte (APCBH) é o órgão da Prefeitura responsável pela gestão, guarda, preservação e acesso aos documentos produzidos ou recebidos pelo poder executivo municipal. Quando um documento adquire caráter permanente, ou seja, não pode ser eliminado devido ao seu valor informativo, comprobatório e histórico, ele é recolhido pelo APCBH. Este é o trajeto que a documentação realiza dentro do APCBH, antes de chegar às mãos dos consulentes:

5 APCBH/ASCOM

TRAJETO DO DOCUMENTO NO APCBH

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6 APCBH/ASCOM

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7 APCBH/ASCOM

A documentação é acondicionada em embalagens adequadas e armazenada nas áreas de guarda, de acordo com seu suporte e formato

Nos documentos que sofreram alguma avaria, são realizados procedimentos que devolvem a sua integridade, permitindo o manuseio de forma segura

Os documentos podem ser digitalizados, facilitando o seu acesso e evitando o constante manuseio

Na sala de consultas, o cidadão tem acesso à documentação preservada, tratada e organizada pelo APCBH

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1_A GESTÃO DE DOCUMENTOS NA PREFEITURA DE BELO HORIZONTE A produção de documentos na administração pública é algo inerente às atividades e serviços prestados à sociedade. Isso porque o trabalho cotidiano dos órgãos públicos está completamente permeado por informações. A Lei Federal nº 12.527/2011, conhecida como a Lei de Acesso à Informação (LAI), estabelece o direito constitucional do cidadão em obter informações públicas. Em Belo Horizonte, o Decreto nº 14.906/2012 assegurou o direito fundamental de acesso à informação, criando mecanismos que possibilitam a qualquer pessoa, física ou jurídica, sem necessidade de apresentar motivo, o recebimento de informações públicas de todos os órgãos e entidades públicas. O artigo 4º, desse mesmo Decreto Municipal, considera a informação como: “dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato”. É fato que, a cada dia, o volume da produção documental no âmbito da administração pública, seja física ou digital, cresce rapidamente e, exatamente por isso, tem sido de suma importância criar metodologias e tecnologias que possam assegurar a guarda dessa produção e o acesso facilitado aos dados, qualquer que seja o suporte ou formato produzido. Nesse contexto, a consolidação da Gestão de Documentos no ambiente da administração pública é vital para assegurar o acesso às informações produzidas; qualificar e aprimorar as decisões dos gestores públicos; garantir o exercício de direitos civis e constitucionais; preservar as informações para fins probatórios, de pesquisas e de memória. Assim, a Gestão de Documentos é essencial para a organização, a preservaAPCBH/ASCOM

ção e a disponibilização de documentos públicos que resguardam a memória institucional, social e cultural de Belo Horizonte.

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GESTÃO DE DOCUMENTOS NA PBH

Dois projetos foram ecessenciais para consolidar a gestão de documentos na PBH: • Projeto Implantação de Gestão de Documentos da PBH: implantou a política de gestão de documentos na administração pública de Belo Horizonte. • Projeto Recadastramento dos Acervos Arquivísticos da PBH: forneceu informações sobre o acervo produzido e acumulado, sobre o volume e as condições de armazenamento e preservação. Após finalizar esse último projeto, foi possível conhecer o conjunto de documentos produzidos e acumulados pela PBH, verificar as condições dos acervos e depósitos, viabilizando um trabalho pontual e mais qualificado.

O APCBH é responsável por orientar os servidores municipais para que a gestão de documentos da PBH seja efetivamente realizada

APCBH/ASCOM

A preservação do patrimônio documental de Belo Horizonte tem início na Gestão de Documentos. São os procedimentos envolvidos nesse processo que possibilitam que o documento possa ser analisado quanto à sua importância informativa, histórica e probatória. Cabe à Gestão de Documentos do APCBH orientar os agentes públicos da Prefeitura de Belo Horizonte (PBH) quanto à realização da gestão de documentos de arquivos em seus locais de trabalho. A gestão de documentos gerencia a produção, a tramitação, o uso, a classificação e a avaliação dos documentos, em fase corrente e intermediária, definindo a eliminação ou o recolhimento para a guarda permanente dos documentos nos arquivos.

O conhecimento do acervo produzido e acumulado pela PBH foi essencial para as ações do APCBH

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INSTRUMENTOS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS: A AVALIAÇÃO E A CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS

CÂMARA TÉCNICA DE AVALIAÇÃO DE DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS A decisão sobre a guarda do documento depende do valor e do prazo atribuído ao documento e consiste em atividade técnica da gestão documental. Todo documento público produzido deverá ter, quando do seu nascimento, os prazos de guarda e destinação definidos pela Câmara Técnica de Avaliação de Destinação de Documentos da Prefeitura de Belo Horizonte (CTA-PBH). A atividade de avaliação documental é função dessa câmara. A CTA-PBH é composta por agentes públicos com a função de analisar e fixar os prazos de guarda e a destinação dos documentos produzidos e recebidos, além de atualizar a TTDD.

A Lei 5.899/1991 implementou procedimentos que asseguram a proteção e a preservação dos documentos, conforme valores administrativos, históricos e os interesses públicos. Nesse sentido, o Plano de Classificação de Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo (TTDD) são os instrumentos para a gestão documental. Tais instrumentos garantem a simplificação e a racionalização dos procedimentos de gestão, além de possibilitar mais agilidade e precisão no acesso aos documentos e às informações. No APCBH, esses instrumentos foram elaborados em momentos distintos: • Plano de Classificação de Documentos de Arquivo: elaborado em 2019, consiste em uma série de procedimentos técnicos que visam agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, à subfunção e à atividade responsável por sua produção e acumulação.

APCBH/ASCOM

• Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo (TTDD): publicada em 1997, define os prazos de guarda dos documentos em razão de seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, bem como a sua destinação final para a eliminação ou a guarda permanente no APCBH. Tornou-se um instrumento de controle e integração de informações de processos administrativos.

A Câmara Técnica desempenha papel fundamental para a gestão de documentos da PBH

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RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS: GUARDA PERMANENTE E AUTORIZAÇÃO PARA ELIMINAÇÃO

APCBH/ASCOM

A Gestão de Documentos do APCBH orienta sobre o recolhimento de documentos de guarda permanente na instituição e autoriza a eliminação daqueles desprovidos de valor permanente. Os documentos da administração pública possuem guarda temporária, guarda permanente ou podem ser eliminados. A avaliação documental determinará se a guarda será temporária ou permanente. Os documentos de guarda permanente são considerados de valor permanente pela sua importância administrativa, histórica ou de interesse para a sociedade. A Gestão de Documentos recebe a documentação a ser recolhida ao APCBH, registra, confere, organiza e a conduz para o arquivo permanente, onde receberá tratamento arquivístico e será incorporada ao acervo da instituição.

Após cumprirem o prazo de guarda, os documentos podem ser eliminados ou guardados de forma permanente no APCBH

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Uma vez recolhidos, os documentos não podem ser retirados e permanecem no APCBH, disponíveis para o acesso dos cidadãos na Sala de Consultas. Os documentos de guarda temporária são aqueles que, esgotados os prazos de guarda na unidade que os produziu, ou nos arquivos intermediários, podem ser eliminados sem prejuízo para a administração pública ou para a sociedade. A correta eliminação de documentos de arquivo otimiza o espaço físico, o trabalho das equipes, agiliza a recuperação dos documentos e das informações, além de preservar o que é necessário para a PBH e para a pesquisa dos cidadãos. O processo de eliminação de documentos públicos da PBH é registrado por meio da publicação de Edital no Diário Oficial do Município.

Os documentos de guarda permanente da PBH ficam sob a custódia do APCBH

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GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS

CAPACITAÇÃO DOS AGENTES PÚBLICOS

A gestão e a preservação de documentos digitais é um desafio para as instituições arquivísticas e o APCBH vem desenvolvendo estudos para o estabelecimento de uma política de preservação digital. Em 2020, foi instituída a Comissão de Preservação Digital do APCBH. Cabe à Comissão promover a revisão de instruções e normas sobre a seleção, o recolhimento e o arquivamento de documentos digitais produzidos e recebidos pela PBH e, também, propor padrões e procedimentos para a entrada, o tratamento, a preservação e o acesso de documentos digitais no APCBH.

A Gestão de Documentos do APCBH também é responsável por desenvolver atividades como oficinas, cursos e seminários para contribuir para a formação e capacitação em gestão de documentos dos agentes públicos da PBH e de outros públicos. No período de 1999 a 2017 foram realizados dez seminários de Gestão de Documentos, cujo público contou com a participação de estudantes de biblioteconomia, arquivologia e história; agentes públicos, professores, técnicos, membros da comunidade arquivística e de outros interessados.

As instituições arquivísticas possuem um grande desafio para a gestão de documentos digitais

APCBH/ASCOM

Os seminários de gestão de documentos, além de capacitarem agentes públicos, também contam com a participação de estudantes de diversas áreas

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2_O TRATAMENTO DOS DOCUMENTOS DE GUARDA PERMANENTE NO APCBH O processamento técnico dos documentos sob a guarda do APCBH abarca diversos procedimentos, que são norteados pelos princípios da Arquivologia e pelas normas de referência da área. Dentre eles, pode-se destacar o recolhimento, com suas etapas de conferência, acondicionamento, endereçamento e armazenamento nas áreas de guarda. O arranjo, que confere organização ao acervo por meio de operações intelectuais e físicas. A descrição, que identifica os documentos e viabiliza a produção dos instrumentos de pesquisa. Dessa forma, o acervo custodiado pelo APCBH é disponibilizado para o acesso aos consulentes, além de ser divulgado em ações de difusão cultural da instituição. A aplicação dos princípios da gestão documental pelos órgãos produtores de documentos, como a identificação, a organização e a ordenação dentro de um plano de classificação, é essencial para que os registros documentais possam cumprir seus valores de prova e informação com eficiência, servindo de fonte para as mais diversas pesquisas. Nessas condições, o processamento técnico dos acervos recolhidos ou doados ao APCBH pode ser realizado com diligência, sendo os documentos disponibilizados para consultas em menor tempo. Portanto, o tratamento físico e intelectual dos documentos recolhidos pelo APCBH é uma das atribuições da instituição que permite zelar pela memória e pela história da cidade por meio da preservação de seus registros documentais.

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TRATAMENTO DOS ACERVOS DE GUARDA PERMANENTE

Parte do acervo do APCBH já recebeu os cuidados que caracterizam todas as etapas do tratamento arquivístico: recolhimento, organização, arranjo, descrição, notação, acondicionamento e armazenamento com a finalidade de preservar e conservar a documentação para o seu acesso qualificado. Devido à existência de um considerável número de fundos abertos, às constantes mudanças na estrutura organizacional da PBH e ao volume de documentos recolhidos, parte da documentação ainda não passou por todas as etapas do tratamento arquivístico.

Os documentos sob a guarda do APCBH passam por vários procedimentos técnicos que garantem a sua preservação e o seu acesso.

APCBH/FMC

APCBH/ASCOM

O tratamento arquivístico dado à documentação sob a custódia do APCBH envolve diversos procedimentos. Nos Arquivos Permanentes, os documentos passam pela segunda etapa do recolhimento, sendo conferidos, organizados, descritos, acondicionados em embalagens adequadas, endereçados e armazenados nas áreas de guarda, de acordo com seu suporte e formato.

O processamento técnico dos acervos recolhidos pelo APCBH é fundamental para a recuperação das informações

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ORGANIZAÇÃO DOS ACERVOS

Os códigos de arranjo são conjuntos de símbolos, formados por letras e/ou números, que, por convenção, representam dados. No caso do APCBH, o Quadro de Códigos de Arranjo é um conjunto de códigos que representam os órgãos do poder Executivo da Prefeitura de Belo Horizonte e da Câmara Municipal de Belo Horizonte. Ele é composto por códigos alfanuméricos, com quatro casas decimais. O estudo das funções e das atividades, bem como da estrutura organizacional da PBH, subsidiam a produção do Quadro de Arranjo para as atividades intelectuais e físicas de arranjo.

A organização dos acervos inclui diferentes procedimentos como a ordenação ou a conferência de sequências alfabéticas, numéricas ou cronológicas. Nessa etapa também são criadas listagens com a constante atualização dos dados. Por meio das listagens, os documentos podem ser localizados nas áreas de guarda. A documentação pode estar organizada de forma arranjada ou não arranjada. Embora a documentação não esteja arranjada, isso não significa que ela não esteja organizada de forma que possa ser consultada pelo cidadão. Os documentos arranjados são aqueles que se encontram na fase de tratamento arquivístico em que lhe é conferida a organização de forma a possibilitar a identificação de seu conteúdo.

ARRANJO É uma sequência de operações que têm como objetivo a organização dos documentos na qual eles recebem códigos - que os identificam como parte de um conjunto ordenado - de acordo com um plano ou quadro estabelecido previamente. Respeita-se o princípio da proveniência e a ordenação dos documentos reflete a estrutura administrativa e as funções exercidas pelos órgãos produtores. Essa etapa envolve procedimentos intelectuais de análise dos documentos quanto à sua origem funcional, forma e conteúdo, além de procedimentos físicos de inserção de código de arranjo, descrição e armazenamento nas áreas de guarda.

APCBH/ASCOM

QUADRO DE CÓDIGOS DE ARRANJOS

A organização dos acervos é imprescindível para que os documentos possam ser localizados e consultados.

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Na nomeação dos fundos foi usada a combinação de letras para a construção dos Códigos de Arranjo. A atribuição de cada código específico para os órgãos da estrutura da PBH se deu de forma aleatória, sem ordem pré-definida. Exemplos: AC: Gabinete do Prefeito. AP: Fundação Municipal de Cultura. Este código é constituído pela combinação de letras e/ou números e é usado para identificar e localizar os fundos, as séries ou as unidades de arquivamento de um acervo. O fundo é o órgão de origem de 1º nível hierárquico dentro da estrutura organizacional da PBH. O subfundo corresponde à unidade de 2º nível hierárquico ou que está diretamente ligada ao 1º nível. Esse código recebe o nome de notação e permite a localização do documento nas áreas de guarda, estando relacionado à sistemática do arranjo.

No APCBH, não se criam códigos para todas as unidades/subfundos em vigência. Os códigos são criados à medida que os acervos são recolhidos. Tal medida evita subfundos sem nenhum documento recolhido e simplifica as atualizações do Quadro de Código de Arranjo. Por isso, é imprescindível o acompanhamento do Diário Oficial do Município - DOM para verificar as alterações ocorridas na estrutura organizacional da PBH como: extinção de órgãos, inclusão, exclusão e transferência de competências, mudanças de níveis hierárquicos, dentre outras. Tais alterações exigem mudanças no código de arranjo. Uma das etapas do tratamento arquivístico dado aos documentos é fazer o registro do Código de Controle de Arranjo, que discrimina a procedência dos documentos, ou seja, o fundo e o subfundo do qual fazem parte.

A documentação no APCBH é organizada em fundos e subfundos, de acordo com os órgãos da PBH ao qual pertencem

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DESCRIÇÃO DOS ACERVOS

Os instrumentos de pesquisa são o recurso usado para identificar os documentos, descrever o acervo, orientar a consulta e a sua localização. O APCBH conta com vários instrumentos de pesquisa, como guias, inventários e catálogos. O principal deles é o Guia do Acervo do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte. A sua primeira edição foi produzida em 2001, sendo atualizado em 2016. A metodologia adotada pelo APCBH para a elaboração dos seus instrumentos de pesquisa é embasada nos princípios da Arquivologia e na normalização da área arquivística, na qual se destacam a Norma Brasileira de Descrição Arquivística - NOBRADE, a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística - ISAD (G) e a Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivística para Entidade Coletiva, Pessoas e Famílias - ISAAR (CPF).

A descrição auxilia na identificação e na consulta às informações contidas nos documentos.

APCBH/FMC

“O arranjo em fundo torna o arquivo permanente organizado e lógico, mas a descrição é a única maneira de possibilitar que os dados contidos nas séries e/ou unidades documentais cheguem até os pesquisadores” (BELLOTO, 2006, p. 179). A descrição é um processo no qual são identificadas as informações sobre os elementos formais e de conteúdo dos documentos. Ela tem por objetivos promover o acesso por meio dos instrumentos de pesquisa, divulgar o acervo e facilitar o controle pela instituição.

APCBH/FMC

Guias, inventários e catálogos são instrumentos que auxiliam o acesso aos documentos do APCBH

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Nos “documentos não arranjados” a Guia de Recolhimento é o instrumento usado para o controle da documentação e para a recuperação das informações e o acesso. No APCBH, a descrição de acervo é uma atividade que pode ser realizada também em “documentos não arranjados”, como uma etapa de tratamento desvinculada do Arranjo. Essa medida visa identificar de uma forma mais detalhada os documentos que são recolhidos com informações insuficientes. São produzidas listas descritivas que auxiliam a consulta aos acervos. Um exemplo é a descrição de fotografias e negativos recolhidos pela instituição.

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PROJETO CESTAS DA MEMÓRIA

Grande parte do acervo fotográfico sob a guarda do APCBH é consultado por meio das listagens, o que facilita o seu acesso pelo cidadão.

Além de melhorar o acesso à informação oferecida, o projeto também é importante por valorizar os saberes de ex-servidores e por possibilitar uma rica troca de experiências e de convívio social

APCBH/ASCOM

APCBH/FMC

Com o passar dos anos, as demandas por descrições mais específicas tanto pelos consulentes, quanto por outros órgãos da Administração Municipal, levaram à criação de uma metodologia de descrição de fotografias, na qual o conteúdo das imagens é descrito com maior nível de detalhamento. Essa metodologia se consolidou com a criação do Projeto Cestas da Memória em 2003. A participação de voluntários idosos, muitos deles ex-servidores municipais, foi primordial para a identificação e a descrição de fotografias do acervo do APCBH.

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LOCALIZAÇÃO DO DOCUMENTO Após todos os tratamentos dados à documentação, essa é encaminhada para as áreas de guarda do APCBH. Os documentos são acondicionados em embalagens adequadas, de acordo com cada formato e suporte, para protegê-los e facilitar seu manuseio. É realizada a codificação dos documentos e insere-se o endereçamento topográfico nas embalagens. São confeccionadas as etiquetas, onde constam informações como codificação, endereçamento topográfico, número da Guia de Recolhimento e data limite da documentação. Antes dos documentos serem encaminhados às áreas de destinação, é feita uma consulta ao mapa das áreas de guarda para certificar a sequência a ser seguida do endereçamento topográfico.

Os documentos são localizados e retirados das áreas de guarda apenas pelos técnicos do APCBH

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O mapa das áreas de guarda é um instrumento essencial para o controle da guarda dos documentos da instituição, informando se estão em seus devidos lugares e se existe espaço vazio a ser ocupado. Já o endereçamento topográfico indica a área de guarda, a estante, a prateleira, a caixa ou a gaveta, onde os documentos estão guardados. As etiquetas produzidas para as caixas que armazenam os documentos possuem diversas informações para a sua localização nas áreas de guarda, como estante e prateleira, de acordo com o endereçamento topográfico

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3_A PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO O APCBH tem como objetivo preservar os registros documentais e promover o seu acesso. Conservar e preservar os documentos são responsabilidades da instituição, que deve garantir as condições necessárias e adequadas de acesso aos acervos documentais de caráter permanente, que foram produzidos pelos órgãos do Poder Executivo, pela Câmara Municipal de Belo Horizonte, além das doações recebidas pela instituição arquivística. Nas atividades de preservação de acervos atuam conservadores/restauradores e estagiários da área que observam e aplicam normas técnicas de conservação preventiva, utilizando materiais de qualidade arquivística, isto é, livres de ácidos, e com caráter reversível, sendo inócuos aos variados suportes que compõem os acervos e que podem sofrer com a ação de insetos, micro-organismos, bactérias, poluição e acidentes. O objetivo é manter a integridade física dos documentos e as informações registradas sobre papel, fitas magnéticas, filmes, fotografias P&B e coloridas, negativos, slides, desenhos e, atualmente, documentos eletrônicos, minimizando e estabilizando, consideravelmente, o ritmo das deteriorações, através de cuidados com o ambiente e com o manuseio, realizando intervenções seguras, acondicionamentos e armazenagem adequados, através de ações básicas como: desinfestações periódicas, controle das poeiras e outras sujidades nos documentos, nas áreas de guarda e no próprio edifício que abriga a instituição. A seguir, pretende-se oferecer recomendações básicas de procedimentos de conservação preventiva, com o intuito de orientar sobre práticas corretas como: higienizações, reparos, manuseio, acondicionamento e armazenagem. Será dada ênfase aos documentos que têm o papel como suporte, por ser esse o material mais comum encontrado em acervos documentais.

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HIGIENIZAÇÃO A higienização dos acervos é um dos procedimentos mais significativos e de fundamental importância que há no processo de conservação de documentos. É uma medida preventiva, que aumentará a vida útil da documentação. Os principais fatores de degradação são: poluição atmosférica, excrementos de insetos, resíduos de alimentos, oxidação de grampos e clipes, partículas de poeiras, fungos e micro-organismos, colas não reversíveis e fitas adesivas. O processo de higienização de acervos de bibliotecas e arquivos se restringe à limpeza de superfície e, portanto, é mecânica, feita a seco.

A higienização da superfície do documento é sempre a primeira etapa a ser realizada

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Os documentos devem ser higienizados de forma sistemática e regular, removendo-se a poeira - mecanicamente - com trinchas macias e largas. Materiais instáveis como grampos, clipes ou fitas adesivas devem ser removidos. As partes internas de livros, documentos encadernados e muito fragilizados, devem ser limpas cuidadosamente. O local para higienização deve ser, preferencialmente, exclusivo para essa tarefa e ter boa ventilação e boa iluminação, além de ser mantido limpo. É aconselhável o uso de jalecos, máscaras e luvas.

Um dos procedimentos mais eficientes para a conservação de documentos é a higienização APCBH/ASCOM

APCBH/ASCOM

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ENCADERNAÇÃO E PEQUENOS REPAROS

Os materiais empregados nas encadernações de conservação e pequenos reparos se resumem a adesivos inertes, livres de ácidos, como a cola metilcelulose, cola de amido, solução de PVA + metilcelulose e papéis especiais, como os que são chamados, genericamente, de “papel japonês”. O “papel japonês” são papéis feitos manualmente – a partir de fibras vegetais – e são chamados washi. Para se obter um legítimo washi, além das técnicas próprias, utilizadas no Japão, são indispensáveis as fibras floemáticas das plantas kozo, gampi ou mitsumata. Formados a partir da manutenção em baixas concentrações, ou total eliminação de alguns produtos, como a lignina, e de alguns aditivos, como branqueadores e colas, possuem características físicas e químicas, que lhes garantem maior durabilidade, e pH neutro a alcalino. São extremamente resistentes à oxidação e ao rasgamento, o que os torna, particularmente, adequados como material para reconstituição e consolidação do suporte de documentação arquivística. APCBH/ASCOM

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A encadernação de conservação visa devolver a integridade física dos livros, permitindo um manuseio mais seguro. São feitos reforços de costuras, introdução de páginas soltas, substituição e reforços de lombadas, remendos em páginas rasgadas, planificações e acondicionamentos adequados. Os pequenos reparos e enxertos são técnicas que visam interromper um processo de deterioração em andamento, de forma a garantir a integridade das informações contidas nos documentos.

Pequenos reparos são procedimentos simples que devolvem a integridade do documento e permitem o manuseio seguro

Tiras de papel japonês, muito utilizado em pequenos reparos

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ACONDICIONAMENTO

A planificação é um procedimento de conservação que consiste na retirada das dobras e das áreas amassadas dos documentos, melhorando a sua leitura e a digitalização. Sua execução é bastante simples e necessita de duas placas planas e pesadas, feitas de vidro, por exemplo. O documento que necessita de planificação é colocado entre as duas placas, cujo peso fará com que as dobras e amassados cedam. Na maioria das vezes, é necessário umedecer as folhas do documento, sendo assim, faz-se necessário o uso de papéis absorventes, como o mata-borrão, e a entretela sem goma, formando um “sanduíche” em que o documento umedecido fica envolvido pela entretela, entre folhas do papel absorvente e depois o conjunto é colocado entre placas pesadas, permanecendo assim por determinado tempo. O conjunto deve ser monitorado pelo conservador. Antes do procedimento, é necessário que se verifique se as tintas utilizadas no documento não são solúveis em água ou outros líquidos.

Os documentos devem ser acondicionados em mobiliário e invólucros apropriados, que assegurem sua preservação. A escolha deverá ser feita observando-se as características físicas e a natureza de cada suporte. O acondicionamento tem por objetivo a proteção dos documentos contra poeira, a minimização de variações externas de temperatura e umidade relativa, e a redução de riscos de danos. Os invólucros devem ser confeccionados com material de qualidade arquivística, ou seja, neutros ou alcalinos, para manter-se quimicamente estável ao longo do tempo, e em formato adequado. Os materiais mais usados na confecção de acondicionadores são: papéis, papelões e cartões de diversas gramaturas, envelopes e folhas de filmes de poliéster, e cadarços chatos de algodão cru. Precisam ser mantidos em boas condições de conservação e limpeza, de forma a proteger os documentos. APCBH/ASCOM

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PLANIFICAÇÃO

A planificação permite que o documento esteja sempre pronto para a pesquisa, sem precisar fragilizá-lo com dobras desnecessárias

Um dos processos mais eficientes para conservação é envolver os documentos em papel alcalino

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As medidas de caixas, envelopes ou pastas devem respeitar formatos padronizados e devem ser sempre superiores às dos documentos que irão abrigar, possibilitando a circulação de ar em seu interior. Numa medida adequada, deve-se realizar o seguinte processo: avaliar a natureza do documento, o tipo de suporte do documento, o estado de conservação, as condições de uso e manuseio, e o armazenamento ao qual deverá ser submetido para, em seguida, definir o acondicionamento.

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No processo de arquivamento de matrizes fotográficas, é realizada a separação das cópias feitas em papel fotográfico dos negativos, devido ao fato de serem suportes diferentes. Deve-se, portanto, destinar um arquivo exclusivo para os negativos e outro para as cópias. Tanto os negativos como as cópias devem ser contidos em embalagens que sejam suficientemente neutras para não comprometer sua preservação. As cópias em papel fotográfico podem ser embaladas em folhas de poliéster dobradas, dentro de envelopes, e podem ser agrupadas e arquivadas em pastas suspensas, confeccionadas em papel neutro com hastes plásticas. Os negativos devem ser acondicionados em embalagens especiais, confeccionados em plásticos inertes, disponíveis no mercado. Em seguida, as embalagens com os negativos devem ser armazenadas dentro de armários que possuem mecanismos deslizantes, facilitando o arquivamento e o manuseio.

O acondicionamento deve ser planejado com muito critério, pois ele é parte do processo de conservação e preservação dos acervos

APCBH/ASCOM

Os negativos devem ser acondicionados em embalagens especiais, confeccionados em plásticos inertes, disponíveis no mercado

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ARMAZENAGEM E ÁREAS DE GUARDA

A documentação deve ser guardada em arquivos, estantes, armários ou prateleiras, apropriados a cada suporte e formato. Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, como mapas, pôsteres, plantas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente em mapotecas adequadas às suas medidas. As mapotecas ou arquivos planos - com gavetas largas e rasas - são essenciais para acervos que possuem materiais de grandes dimensões. Dentro das gavetas, devem receber a proteção adicional de pastas, envelopes de poliéster, folders ou outros invólucros apropriados. A encapsulação em poliéster é comum em casos de objetos de grandes dimensões, frágeis ou muito usados. A escolha dependerá das necessidades do acervo e dos recursos da instituição. Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o chão.

APCBH/ASCOM

As estantes deslizantes além de garantirem a organização do acervo também permitem melhor aproveitamento do espaço dentro das áreas de guarda

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O documento de arquivo para ser preservado depende dos procedimentos adotados em sua produção, tramitação, acondicionamento e armazenamento. O armazenamento é o sistema que recebe os acervos, acondicionados ou não, para serem guardados. O mobiliário para armazenagem de documentos arquivísticos deverá ser preferencialmente de aço. A confecção e a disposição do mobiliário devem acatar as normas existentes sobre qualidade, resistência e segurança no trabalho. O mobiliário facilita o acesso seguro aos documentos, promove a proteção contra danos físicos, químicos e mecânicos.

Documentos de grandes dimensões devem ser armazenados em gavetas planas e receberem a proteção de folders feitos de papel alcalino

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As áreas de guarda devem ser de fácil limpeza, sem incidência de luz solar e, caso existam no local instalações hidráulicas que passam pelas paredes, teto ou chão, estas devem estar em boas condições e receberem manutenção periódica. A melhor opção para as áreas de guarda é que sejam climatizadas com controle de temperatura e umidade. A maioria das instituições, por motivo de custo operacional, opta por climatizar apenas as áreas de guarda que acondicionam acervos com suportes mais sensíveis à variação de temperatura e umidade como: fotografias, filmes, negativos, slides, fitas magnéticas - K7, VHS, Betamax - e registros digitais - DVDs e CDs.

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DICAS DE CONSERVAÇÃO Sempre que manusear um documento, as mãos devem estar limpas. Não apoiar mãos e cotovelos em cima dos livros e dos documentos.

Fotografias, negativos, slides, fitas magnéticas e registros digitais são sensíveis à variação de temperatura e umidade, assim devem ser armazenados em gavetas apropriadas e em ambiente climatizado

Para retirar um livro da estante, deve-se segurá-lo com firmeza na parte mediana da encadernação. Nunca puxe pela borda superior da lombada. Não dobrar os documentos, pois o local em que ele é dobrado resulta em uma área frágil, que se romperá com facilidade. Evitar o uso de grampeador, pois os grampos de metal enferrujam rapidamente. Utilizar, quando for necessário, clipes de plástico, pois os metais, além de enferrujarem, danificam o documento. Não usar fitas adesivas diretamente sobre os documentos, pois a cola perde a aderência rapidamente, resultando em manchas escuras de difícil remoção. Nunca guardar livros e documentos em sacos plásticos. Use lápis macio para as anotações em livros e documentos, nunca caneta. Nunca umedecer os dedos com saliva ou outros líquidos para virar as páginas dos livros.

APCBH/ASCOM

Não colocar entre as páginas dos livros papéis avulsos com anotações, pois podem manchar ou deixar marcas nas páginas.

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4_A DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS NO APCBH Desde 2003, o APCBH utiliza o processo de digitalização com o objetivo de ampliar o acesso aos documentos, agilizar a sua consulta e a sua divulgação, contribuindo para a preservação dos documentos originais. A instituição vem, ao longo desses anos, montando um Laboratório de Digitalização com a aquisição de softwares, hardwares, storages e scanners de diferentes tipos, para atender aos diversos formatos e suportes dos documentos existentes em seu acervo. Além da aquisição dessa infraestrutura tecnológica, o APCBH se preocupa com a sua ampliação, manutenção e atualização, pois preservar os documentos digitais requer constantes investimentos. O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 2005) define Digitalização como “processo de conversão de um documento para o formato digital por meio do dispositivo apropriado, como um escâner.” O APCBH possui documentos digitalizados de vários fundos e coleções no seu acervo. Esses representantes digitais, que são uma cópia dos documentos originais, são utilizados em vários trabalhos de pesquisa da instituição. Eles estão armazenados em um repositório digital e estão disponíveis para consulta no APCBH. A digitalização dos documentos proporcionou muitas praticidades na execução de várias atividades na instituição. Contudo, o documento digitalizado não substitui o documento original. Devido a isso, o APCBH está atento para a preservação e a segurança dos documentos originais do seu acervo.

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DIRETRIZES E PROCEDIMENTOS

Seguem abaixo alguns padrões técnicos adotados pelo APCBH na digitalização de documentos:

As diretrizes para digitalização de documentos, adotadas no APCBH, foram desenvolvidas a partir de diferentes experiências de digitalização, tendo como referência a publicação “Recomendações para digitalização de documentos arquivísticos permanentes” (CONARQ, 2010). A qualidade da imagem gerada vai depender de fatores como a resolução ótica, a profundidade de bit e os níveis de compressão.

• Resolução mínima: 300 dpi para textos, fotografias, cartazes, plantas e mapas; 600 dpi para microfichas; 3000 dpi para negativos. • Cor: monocromática para textos impressos sem ilustração, plantas e mapas; RGB (colorido) para fotografias, cartazes, mapas, projetos arquitetônicos ou textos em cores e, em escala de cinza, para textos impressos com ilustração e textos manuscritos. • Formato de digitalização: os documentos digitalizados são salvos no formato aberto JPEG. • Metadados: são registrados os metadados técnicos e descritivos.

APCBH/ASCOM

Digitalização de negativos 35 mm em scanner apropriado

Após a digitalização, é realizada a conferência da fidelidade da imagem capturada em relação ao documento original e dos padrões técnicos definidos

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EQUIPAMENTOS DE DIGITALIZAÇÃO

O APCBH baseia-se em legislações, normas e recomendações arquivísticas para definir seus procedimentos de digitalização, visando à qualidade das imagens, à preservação e à acessibilidade, a longo e a curto prazos. As principais etapas da atividade são:

A digitalização é uma importante ferramenta que contribui na potencialização do acesso às informações de uma instituição arquivística. Consciente dessa importância e contornando a carência dos recursos financeiros disponibilizados, o APCBH busca por meio de projetos, convênios e parcerias, conseguir uma requalificação tecnológica para a atividade da digitalização na instituição. Ao longo do tempo, o APCBH contou com o apoio de diversas instituições que contribuíram para o desenvolvimento de sua atividade de digitalização: Associação Cultural do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte (ACAP-BH), Caixa Econômica Federal, Arquivo Público Mineiro (APM), Museu Histórico Abílio Barreto (MHAB), Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de Minas Gerais (FAPEMIG), Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social (BNDES), a antiga Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Administrativa (SMAGEA) e Câmara Municipal de Belo Horizonte (CMBH).

Preparação - Remoção de qualquer impureza do documento. Verificação do melhor scanner para digitalizar, considerando a tipologia e o formato do documento. Captura da Imagem - Utilização de um scanner, um computador e um software digitalizador para conversão do documento não digital para imagem digital. Nessa etapa, são usados os padrões técnicos citados para garantir que a digitalização do documento tenha qualidade arquivística. Conferência - É verificada a fidelidade da imagem capturada em relação ao documento original e também se as imagens geradas estão de acordo com os padrões técnicos de resolução, modo de cor e formato do arquivo. Conversão de imagem em texto editável - Os documentos textuais digitalizados são convertidos em textos editáveis por meio do programa OCR (Optical Character Recognition), permitindo procurar, corrigir e copiar o texto. Metadados - Preenchimento de formulário com informações dos metadados técnicos e descritivos. Descrição - Elaboração de uma listagem com a descrição dos documentos digitalizados para o controle, a recuperação e o

sitórios digitais.

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acesso. Armazenamento - Os documentos são armazenados nos repo-

O APCBH conta com scanner específico para a digitalização de documentos de grandes formatos

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Na aquisição dos equipamentos, o APCBH buscou adquirir scanners que fossem compatíveis com os formatos e as tipologias dos documentos do seu acervo, com o objetivo de assegurar a qualidade das imagens e a preservação dos documentos originais. No processo de digitalização, utiliza-se um software específico para cada scanner, um computador, um software para edição e o repositório digital. O APCBH realiza também a digitalização de documentos de áudio, utilizando os seguintes equipamentos: computador, caixa de som, fone de ouvido, placa de som, software e videocassete.

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O quadro abaixo apresenta alguns formatos e suportes de documentos e os scanners utilizados no processo da digitalização:

Formatos e suportes de documentos

Scanners

Negativos e diapositivos fotográficos de

Scanner Epson e

suporte flexível

Scanner Plustek Optic Film 120

Microformas (microfichas e filmes de

Scanpro2000 - Scanner de

rolos)

microformas

Documentos planos em folha simples,

Canon Scan LIDE 100 –

ampliações fotográficas

Scanner de mesa

Documentos planos em folha simples,

Zeustschel Os 12002 -

documentos encadernados que

Scanner planetário

necessitem de compensação de

APCBH/ASCOM

lombada

Scanner planetário - usado para a digitalização de documentos planos em folha simples e de documentos encadernados que necessitam de compensação de lombada

Plantas, mapas, cartazes avulsos em

ColortracSmartLF GxT42 –

papel de largura até o tamanho A0.

Scanner grandes formatos

Documentos textuais em geral

Kodak i1220 - Scanner rotativo

avulsos, A4, ofícios. Fotografias

ou departamental. Acompanha

reveladas, clippings, cartazes. A mesa

mesa digitalizadora.

digitalizadora captura documentos de tamanhos até A3.

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BENEFÍCIOS E DESAFIOS É inegável que as tecnologias da informação têm revolucionado o sistema de acesso aos documentos. A digitalização permite uma ampliação do acesso a eles por meio da internet. Além dessa vantagem, podemos citar outras: • Evita o manuseio dos documentos originais do acervo; • Proporciona agilidade na recuperação de documentos e das informações; • Permite o acesso simultâneo a um mesmo documento; • Produz cópia de segurança ou múltiplas cópias que podem servir às diversas finalidades.

APCBH/FMC

A coleção Revista Belo Horizonte é um exemplo de documentação encadernada, que foi digitalizada e está disponível para consulta online

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O APCBH enfrenta muitos desafios, assim como outras instituições, que digitalizam e armazenam documentos em formatos digitais. A obsolescência das tecnologias que envolvem o processo de digitalização - como os softwares e os hardwares - é um desses desafios. Como a tecnologia evolui muito rapidamente, os dispositivos e os softwares utilizados precisam ser atualizados ou substituídos por novos. Outro desafio é a preservação dos documentos digitais. É necessário que as instituições que possuem documentos digitais definam diretrizes, normas, procedimentos de preservação arquivística digital, além de contratar pessoal especializado da área de tecnologia, adquirir infraestrutura que contemple um repositório digital confiável, e um sistema de informação para realizar a gestão, o controle e o acesso aos documentos digitalizados.

Parte do projeto do antigo Cine Metrópole. Exemplo de documentação em grande formato que é digitalizada pelo APCBH

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5_AÇÕES CULTURAIS E EDUCATIVAS DO APCBH: O ACESSO À INFORMAÇÃO E O EXERCÍCIO DA CIDADANIA O acesso aos documentos sob a custódia do APCBH é garantido ao cidadão devido ao cuidadoso trabalho dos profissionais da instituição, realizado com o intuito de disponibilizar acervos tratados, preservados e organizados, que podem ser consultados com as mais diversas finalidades. Porém, são essenciais as ações de pesquisa, difusão cultural e educação, pois são elas que levam a instituição a sair do âmbito do poder administrativo, a que está subordinada, para se dar a conhecer pela comunidade. Essa relação é uma via de mão dupla, pois, com as ações culturais e educativas, constrói-se uma ponte entre os arquivos e a sociedade, gerando sentido para a sua existência e a sua continuidade. Dessa forma, é essencial que os arquivos se mostrem para suas comunidades, mostrem seus trabalhos e suas potencialidades de diálogos. Há múltiplas possibilidades de apropriações dos acervos custodiados pelos arquivos, que podem se realizar por meio de atividades culturais e educativas diversas. O diálogo do arquivo com a sociedade propicia a reflexão sobre o caráter cultural e educativo dessas instituições, assim como possibilita que novos públicos, para além dos pesquisadores, sejam atingidos, sendo sensibilizados para a importância da preservação e da valorização do patrimônio documental da cidade, do estado ou do país. A comunidade passa a compreender melhor o trabalho da instituição e a estabelecer relações com o seu acervo, em busca de informação, de conhecimento de seus direitos, de sua história, o que é essencial para o exercício da cidadania.

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A DIMENSÃO CULTURAL E EDUCACIONAL DO APCBH

AÇÕES DE DIFUSÃO CULTURAL

Segundo Heloísa Liberalli Bellotto, hoje os arquivos são reconhecidos pela sociedade como multifacetados, custodiando acervos diversificados e para fins variados, que permitem compreender as identidades culturais das comunidades, suas histórias e as relações entre os cidadãos e o Estado. Essas funções dizem respeito à cidadania e à busca da população por sua identidade cultural e o seu patrimônio histórico-cultural. Nesse sentido, “trata-se do uso popular do arquivo, especificamente, o do arquivo histórico, como detentor que é do patrimônio documental comum da sociedade na qual se insere” (BELLOTTO, 2014, p. 133). O APCBH, como uma instituição que deseja aproximar-se cada vez mais da sociedade, criando vínculos, promove diversas atividades com esse fim, como palestras, encontros de formação, visitas mediadas, oficinas, exposições e publicações.

instituição, oportunizando que a sociedade conheça seu acervo, seus trabalhos, suas

A difusão cultural envolve aquelas ações que objetivam aproximar o público da técnicas e metodologias próprias, bem como promovendo eventos. A principal finalidade das ações de difusão cultural do APCBH é tornar conhecido o seu acervo, para que mais pessoas possam acessá-lo. Além disso, as ações têm o intuito de promover um debate sobre Belo Horizonte, junto à comunidade, e de reunir conhecimentos produzidos sobre a cidade. Dentre as ações de difusão cultural, destacam-se:

A CIDADE EM DEBATE

O patrimônio documental sob a guarda do APCBH possui várias possibilidades para ações voltadas para a cidade, para o território local, sua comunidade e sua história

A ação tem o objetivo de discutir temas atuais de Belo Horizonte. São convidados palestrantes que sejam pesquisadores ou especialistas para formarem uma mesa redonda para debater sobre problemáticas da atualidade que afetam a cidade. As pa-

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lestras são abertas ao público.

O projeto Cidade em Debate foi criado com o intuito de se pensar, junto à comunidade, temas atuais sobre Belo Horizonte

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PROJETO NOVOS REGISTROS BANCO DE TESES SOBRE BH

PUBLICAÇÕES As diversas publicações do APCBH visam à construção de um diálogo entre a instituição e a comunidade, sendo baseadas em pesquisas no acervo da instituição, na promoção do conhecimento sobre a cidade e seu arquivo. Dentre as publicações, destacam-se:

O projeto foi lançado em 1993 e é a ação contínua mais antiga do APCBH. O seu objetivo é estabelecer um diálogo entre a academia e a sociedade, para debates sobre Belo Horizonte, em seus aspectos históricos, sociais, culturais, arquitetônicos, dentre outros. Os palestrantes convidados são mestres ou doutores, de diversas áreas do conhecimento, que estudaram Belo Horizonte em seus mais variados aspectos. O Novos Registros também busca reunir a produção do conhecimento sobre a cidade por meio de um banco de teses e dissertações, fruto de doações dos palestrantes que se apresentaram no projeto ao longo dos anos. As teses e as dissertações integram o acervo do APCBH. O público do projeto também é diversificado: são estudantes de graduação, professores e cidadãos interessados em discutir a cidade.

1) Revista Eletrônica do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte - REAPCBH A REAPCBH é um periódico anual de caráter acadêmico e científico que recebe artigos, resenhas e propostas pedagógicas de uso de documentos em sala de aula. O periódico abrange as várias áreas do conhecimento que se debruçam sobre a cidade de Belo Horizonte. Todos os artigos recebidos, antes de sua publicação, passam pela avaliação de pareceristas, que são estudiosos de notório conhecimento sobre o tema abordado. Essa produção é uma importante iniciativa para se lançar luz sobre a cidade, além de constituir um acervo sobre Belo Horizonte.

Capa da REAPCBH, de 2019. Além de publicar artigos acadêmicos sobre diferentes assuntos da cidade, o periódico também publica a cada ano um dossiê temático

APCBH/ASCOM

Cartaz de divulgação do projeto Novos Registros, de 2013. As palestras já ocorreram em vários espaços culturais da cidade e em universidades

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2) Série O Arquivo e a Cidade

3) Série Integrando Conhecimentos

Essa série de publicações tem o objetivo de produzir materiais para divulgar o acervo do APCBH - abordando temas caros à cidade e à sua história - bem como dar visibilidade a seus trabalhos e projetos, suas metodologias e suas técnicas arquivísticas próprias. O intuito é se aproximar da comunidade para que essa conheça cada vez mais o APCBH, seu acervo e suas atividades.

A série visa à promoção de relações do APCBH com instituições parceiras com vistas à produção de publicações que evidenciem as diversas formas de colaboração e de interação interinstitucionais para a produção de conhecimentos em diferentes áreas do saber.

APCBH/ASCOM

Capa do Catálogo de Fontes, publicação produzida em parceria do APCBH com a Universidade Federal de Minas Gerais

Capas de duas publicações da série O Arquivo e a Cidade, que visa divulgar as metodolgias do APCBH, o seu acervo e suas possibilidades de pesquisa

APCBH/FMC

4) Coleção Histórias de Bairros Composta por nove cadernos dedicados às regionais de Belo Horizonte e um livro do professor. A coleção traz informações que ajudam a contar as histórias dos bairros da cidade, por meio de documentos arquivísticos. Dedicados especialmente ao público estudantil, que tem as histórias dos bairros como um dos seus principais temas de interesse, os cadernos traçam um percurso histórico pelos bairros das regionais e possuem atividades pedagógicas para serem usadas em sala de aula.

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AÇÕES EDUCATIVAS

Dentre as ações educativas do APCBH, destacam-se:

1) Visitas mediadas:

O APCBH apresenta um conjunto de ações centradas no patrimônio documental da cidade. Como arquivo mu-

O APCBH oferece visitas para diferentes públicos: infantil, ensino básico, ensino profissionalizante e superior. Também recebe técnicos de outras instituições.

nicipal, a instituição possui um acervo que diz respeito à cidade, bem como à história e à sociedade locais. O objetivo das ações educativas desenvolvidas atualmente pela instituição é estabelecer relações entre o território e o acervo documental. É importante lembrar que o patrimônio cultural - no caso, os documentos do arquivo - contribui para a construção da percepção histórica do território. A concepção de educação pelo patrimônio cultural, seguida pelo APCBH, tem como objetivo, para além da sensibilização e da conscientização da preservação e valorização do patrimônio documental, o uso de seu acervo com fins educativos.

A leitura dos documentos da cidade é um convite para que as crianças produzam conhecimentos históricos, por meio de suas memórias e suas experiências, em diálogo com o seu presente

APCBH/FMC

Nas visitas da educação infantil, as noções de arquivo, memória e percepções históricas do território, são abordadas de forma lúdica APCBH/FMC

APCBH/ASCOM

Nas visitas técnicas, os estudantes conhecem todos os setores do APCBH, tendo contato com seus técnicos e com a documentação sob a custódia da instituição

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As ações educativas desenvolvidas pelo Arquivo Público da Cidade de Belo Ho-

2) Oficinas de uso de documentos em sala de aula

rizonte são realizadas com o objetivo de aproximar estudantes da instituição e de seu acervo. As atividades são importantes para a formação dos alunos, pois visam mostrar que a história da cidade é produzida por meio de documentos, assim como

A ação tem o intuito de incentivar o uso de acer-

a história pessoal de cada um.

vos arquivísticos como recursos didáticos, permitindo APCBH/FMC

pensar a história como uma construção, feita a partir de seleções, segundo o olhar e os questionamentos de cada presente. APCBH/FMC

Na visita, os alunos aprendem como o acervo do APCBH é preservado e recebem dicas de como cuidar de seus documentos em casa para preservá-los por mais tempo

Os estudantes do ensino básico constituem o maior público do APCBH. Na visita destinada a eles, tenta-se estabelecer uma relação entre a documentação do acervo do APCBH e os documentos dos alunos, produzidos e recebidos por eles em seu dia a dia. Nessa concepção, o aluno passa a se perceber como sujeito produtor e receptor de documentos. Pretende-se conscientizar o aluno de que cada arquivo ajuda a construir e a entender sobre a identidade de uma pessoa ou cidade.

O objetivo das oficinas é propor que os documentos sejam usados em sala de aula na produção de conhecimentos históricos pelos estudantes, por meio de dinânicas pensadas pelos professores

3) Encontro de Formação do Educativo São palestras que discutem temas como educação, história, memória, patrimônio cultural, mediação e educação pelo patrimônio. Os encontros são voltados para proBeloricol, mascote do APCBH

fessores, estudantes de graduação e mediadores culturais.

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EXPOSIÇÕES

SALA DE CONSULTAS

O APCBH já produziu diversas exposições físicas e virtuais baseadas em um trabalho

A sala de consultas do APCBH é o local onde os pes-

de pesquisa profundo e reflexivo de seu acervo. As exposições são ações tanto de difusão

quisadores e todos os cidadãos que precisem comprovar

cultural quanto educativas. Dentre os vários trabalhos expositivos, destaca-se a “Série

seus direitos ou que estão em busca de informações so-

Exposições Virtuais: Cartografia Histórica das Regionais de Belo Horizonte”. A seleção

bre a cidade são recebidos.

dos documentos parte de temáticas pertinentes aos problemas atuais da cidade.

O acesso à documentação preservada, tratada e organizada pelo APCBH ocorre na sala de consultas, onde os cidadãos podem consultar os documentos originais sobre a cidade. Além de ter acesso a esse rico acervo, os consulentes têm à disposição uma biblioteca com livros, teses e dissertações sobre Belo Horizonte e clippings (recortes de jornais mineiros), produzidos pela instituição. A presença do público no APCBH mostra a importânAPCBH/ASCOM APCBH/ASCOM

Exposição física, montada no Museu da Moda, em comemoração ao aniversário do APCBH

cia do tratamento e da organização de documentos, para que se possa dar acesso à informação, o que é essencial para o exercício da cidadania. APCBH/ASCOM

O objetivo dessa série virtual é produzir uma exposição para cada regional da cidade e levar a exposição para escolas de ensino fundamental, por meio de totens eletrônicos

O acesso à documentação pública é garantido ao cidadão que visita o APCBH em busca de informações sobre a cidade

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