Sistema de Manejo de Casos ProBono GuĂa para firmas y abogados independientes
TABLA DE CONTENIDOS • • • •
INGRESO AL SISTEMA ¿Cómo consulto una solicitud en el Sistema? ¿Cómo tomo un caso? ¿Cómo creo abogados de la firma para subasignarles los casos que han tomado?
• ¿Cómo agrego un seguimiento a un caso asignado •
ATENCIÓN!!! ¿Cómo se ingresan las horas dedicadas al caso?
• SOLICITUDES DE CIERRE Y DESISTIMIENTO •
Para añadir cartas de compromiso y terminación
• Solicitar Desistimiento •
Causales de desitimiento
• Solicitud de Cierre • ¿Cómo edito el perfil de la Firma?
INGRESO AL SISTEMA
Paso No. 1 Ingrese a la p谩gina web de la Fundaci贸n: www.probono.org.co
Paso No. 2 En la página de inicio, usted encontrará el botón “Ingreso al Sistema”.
Paso No. 3 Tal y como se muestra en el grĂĄfico, introduzca nombre de usuario y contraseĂąa y click en ingresar
Paso No. 4 Una vez ha introducido su usuario y contraseĂąa usted verĂĄ la pantalla que se muestra en esta diapositiva. Cada uno de los botones tiene descrita su funciĂłn.
驴C贸mo consulto una solicitud en el Sistema?
Paso No. 1 Entre al listado de casos que quiera consultar: Asignados, Cerrados, Desistidos o Para Tomar. Puede consultarlos en cualquiera de los espacios que se muestran en el grรกfico.
Paso No. 2 Una vez a pinchado sobre la lista deseada (en el ejemplo, solicitudes aceptadas) se abrirá una tabla que mostrará todos los casos en ese estado, tal y como se muestra en el gráfico. Pinche el botón más información del caso que desea consultar
Paso No. 3 Así se ven los detalles de una solicitud. Pinche en cualquiera de las pestañas superiores (señaladas en el gráfico) para acceder a la información que desee consultar.
¿Cómo tomo un caso? A diferencia de lo que ocurría con el sistema anterior, los casos no deberán solicitarse vía correo electrónico sino que podrán ser tomados automáticamente por la Firma.
Paso No. 1 Una vez se encuentra dentro del caso en el que está interesado y seguro de tomarlo, diríjase a la parte inferior de la pantalla y pinche el botón señalado en el gráfico. El caso le será asignado a su firma automáticamente.
Paso No. 2 El caso le ha sido asignado a su firma.
¿Cómo creo abogados de la firma para sub-asignarles los casos? Esta es una nueva función del sistema. Su objetivo , que tanto los coordinadores como la Fundación, sepan quién,dentro de la firma, ha tomado el caso
Paso No. 1 Diríjase y pinche sobre la pestaña “Abogados”
Paso No. 2 De click sobre el botón “Crear un abogado”. Esto lo llevará a un formulario que debe diligenciar completamente
Paso No. 3 Diligencie completamente el formulario. Para evitar olvidos, establezca una norma para la creación de usuarios, P.Ej. USURIO: NOMBRE COMPLETO EN MAYÚSULAS Y SIN ESPACIOS. CONTRASEÑA: NÚMERO DE CÉDULA SIN PUNTOS NI ESPACIOS.
Paso No. 4 Una vez creado el abogado, usted podrĂĄ sub-asignarle el caso que ĂŠl haya decidido asesorar. Realice los pasos descritos sobre la imagen.
Paso No. 5 En el espacio “Abogado asignado”, usted podrá elegir el abogado que ha tomado el caso de una lista desplegable que contendrá los nombres de todos los abogados creados por la firma.
ÂżCĂłmo agrego un seguimiento a un caso asignado? Es deber de la firma, el coordinador pro bono y los abogados, mantener el caso actualizado a travĂŠs de este mecanismo.
Paso No. 1 Vaya a “Mis Casos” y elija “Casos asignados”. Una vez allí podrá acceder al caso deseado como se describe en el gráfico.
Paso No. 2 Una vez dentro de la solicitud, diríjase a la parte inferior de la pantalla y pinche sobre “Registrar un nuevo control o monitoreo”, tal como se muestra en el gráfico.
Paso No. 3 Esta es la primera pregunta que se depliega. De lo que conteste, depende que pueda continuar con el seguimiento. Las preguntas se abrirĂĄn automĂĄticamente. No debe oprimir “Guardar seguimiento inmediatamente sino al completar todos los campos.
Paso No. 4 Llene todos los campos del formulario. Si aun no tiene carta de compromiso, continúe llenado el formulario. Un correo electrónico le recordará la redacción de la carta para un próximo ingreso al sistema. Por favor lea los enunciados y siga las instrucciones. De todos depende el buen funcionamiento del sistema.
Paso No. 5 Guarde los cambios que ha ingresado. El sistema no le permitirรก guardar cuando no haya llenado el espacio avances.
ATENCIÓN!!! ¿Cómo se ingresan las horas dedicadas al caso? Este sistema permite el ingreso de las horas dedicadas al caso. Por favor esté muy alerta a la forma en que debe hacerlo
Tal y como se lee debajo del cuadro en el que puede añadirse el número de horas dedicado al caso, éstas se irán sumando. Por lo tanto, usted solo deberá añadir el número de horas invertidas en el caso desde la última vez que lo actualizó y el sistema establecerá cuántas horas le ha dedicado en total.
SOLICITUDES DE DESISTIMIENTO Y CIERRE DE UNA CASO PRO BONO Lo primero que debe saber: Las herramientas “Solicitud de cierre” y Solicitud de desistimiento”, aparecerán únicamente cuando se haya subido las cartas de compromiso y terminación del caso.
Para añadir las cartas de compromiso y terminación si no lo ha hecho durante el seguimiento del caso •
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Las cartas de compromiso y desistimiento se pueden adjuntar siguiendo los pasos del aparte ¿Cómo agrego un seguimiento a un caso asignado?. Estando allí, verá el gráfico que se presenta y en los espacio señalados podrá adjuntar los documentos. NOTA: En principio las cartas deben añadirse conforme se desarrolla el caso, no deberían anexarse antes de querer cerrarlo.
Paso No. 2 Una vez adjuntadas las cartas de comprosimo y terminación,, aparecerán los botones “Solicitar Cierre del Caso” “Solicitar Desistimiento por Usuario” “Solicitar Desistimiento por Abogado”. Haga click sobre el botón que corresponda.
Solicitar el desistimiento El desistimiento no es equivalente al cierre, por favor elija la raz贸n correspondiente seg煤n sea el caso.
Causales de Desistimiento Por el abogado
Por el ususario
Paso No 1 Entrando a la solicitud, en la parte inferior encontrará dos botones. Según corresponda, haga click en uno de ellos. A continuación se abrirá un listado del cual usted deberá elegir la razón del desistimiento. Luego dé “enviar” y la Fundación procederá realizará el análisis correspondiente y se pondrá en contacto con usted.
Paso No. 2 Si el proceso fue relizado correctamente, aparecerรก la alerta verde de este grรกfico.
Solicitud de cierre El cierre de una solicitud s贸lo se produce cuando se ha prestado el servicio planteado en la carta de compromiso o si el cliente ha muerto.
Paso No. 1
Paso No. 2
Paso No. 3 Su solicitud ha sido enviada
¿Cómo edito el perfil de la Firma? La edición del perfil firma deberá realizarse al menos una vez al año, con el firn de mantener la información del área pro bono actualizada.
Paso No. 1 Click en el bot贸n Opciones y all铆, Editar perfil
Paso No. 2 Se abrirá un formulario con toda la información básica de la firma y con la distribución y responsables del área pro bono. En esta diapositiva se muestra la primera parte del formulario “Información de la Firma”
Al descender en el formulario… Si contunúa bajando encontrará el espacio correspondiente a Representante Legal, Coordinador ProBono, Socio ProBono y practicante ProBono. Esta información le permite a la Fundación establecer a quién debe enviar la informacón institucional
Paso 3 Al descender aún más en el formulario, encontrará el botón editar firma, donde guardará los cambios realizados dentro del perfil. Y más adelante, un espacio para adjuntar archivos. Allí deben reposar documentos como Cámara de Comercio y Rut de la firma, útiles en muchos de los procedimientos administrativos de la Fundación.
Paso No. 4 Una vez ha realizado la actualizaciรณn y subido los documentos, aparecerรก el letrero del grรกfico. Tenga en cuenta las recomendaciones que hacemos sobre el nombre de los archivos que se adjuntan.