6 gode råd Vil I lave et arrangement, der sætter aftryk?

Ingen arrangementer kan redde verden. Men de kan, når de er godt tilrettelagt, skabe rum, hvor ideer kan mødes, brydes og blomstre, og broer kan bygges mellem faglige eksperter, entusiaster og borgere. Og særligt når det handler om arkitekturformidling, er arrangementer en god mulighed for at inspirere, debattere og bedre forstå den arkitektur og byudvikling, som omgiver os hver eneste dag.

Hos DAC har vi mange års erfaring med at skabe arrangementer til både professionelle og private – med kant, med faglighed og med følelser. Vi har efterhånden lært en del om, hvad der virker, og også hvad der ikke virker. Den gode nyhed er, at det ikke er svært at holde et godt arrangement, man skal bare tænke sig om.

Her er mine seks bedste råd. Følger I dem, er I godt på vej til at skabe et arrangement, som kan sætte et aftryk.

1. Start i god tid

I en snæver vending kan I godt nå det på to uger, men så skal I også være heldige, at alting flasker sig. Vil I undgå for meget spænding op til selve arrangementet, er det en god idé at regne baglæns: Hvor lang tid tager det at planlægge arrangementets forskellige elementer? Tænk det hele igennem – lige fra at finde det rette sted at holde arrangementet og til markedsføringen, som skal sikre, at folk faktisk kommer.

2. Fokuser på det vigtigste – og drop alt andet Vinkling er alt! Så spørg jer selv, hvorfor netop I skal lave et arrangement? Hvad vil I bidrage med, og hvad kan I bidrage med? Sørg også for at sætte jer nogle klare succeskriterier: Vil I fylde en kæmpe sal, eller er det vigtigere, at det er de 20 ’rigtige’, der kommer? Hos DAC er vores opdrag at formidle og diskutere arkitektur, men måske jeres formål er at engagere borgerne i byudviklingen, skabe opmærksomhed om et lokalt projekt eller lokal kulturarv? Eller måske I gerne vil sælge et produkt? Det er også, når I vinkler arrangementet, I beslutter, om I vil være dagsordensættende, dybdefaglige, netværksskabende eller underholdende.

3. Vælg jeres målgruppe og lav en forventningsafstemning

Hvem er målgruppen, og hvad skal de have ud af at komme med? Det skal I vide, når I skruer arrangementet sammen. Når I har besluttet formålet, skal I forventningsafstemme med publikum – og gerne allerede i arrangementets overskrift. Lav en fængende overskrift, som viser, hvad man får ud af at deltage – og lov ikke mere, end I kan holde. De brede overskrifter, som fx ”Hvordan skaber vi en god by?” eller ”Fremtidens bæredygtige by” ridser en alt for uoverskueligt stor bane op. Så bliver det uklart, både for publikum og dem på scenen, hvad de egentlig skal diskutere og finde frem til.

4. Hvem vil I involvere?

Find lokale ressource- og videnspersoner, som kan bidrage til arrangementet på den mest interessante måde. Det gælder om at acceptere, at I ikke kan repræsentere hele verden i ét panel. Så drop ’pligtgæsterne’ og undersøg, hvem der faktisk ved noget om emnet – og forstår at formidle det på en engagerende måde. Kan I få et kendt og relevant navn til at stille op, kan det også hjælpe med at sælge arrangementet, og ofte er de kendte navne gode på en scene. Ønsker I at invitere til en debat, bør I prioritere at finde en moderator, som forstår at moderere, og involvere moderatoren i planlægningen på et tidligt tidspunkt. At moderere er et håndværk og kvaliteten er fuldstændig afgørende for, hvordan arrangementet ender.

5. Tænk på hele oplevelsen

At skabe et godt arrangement handler også om alt det, der ligger uden om selve indholdet. Det er ikke ligegyldigt, hvilken ramme man skaber – og det gælder måske særligt, når emnet er arkitektur. Find et fedt sted og gerne et sted, der illustrerer det emne, I har valgt at tage op.

Dernæst skal I kaste jer over praktikken: Der skal være information om, hvordan man kommer derhen, og hvordan man finder lige præcis dén dør, man skal gå ind ad. Skal deltagerne sidde ned, skal der være gode stole, rummet må ikke være for koldt, og akustikken skal være i orden. Det lyder alt sammen banalt, og det er det også – men hvis ikke det fungerer, er der ikke rum til at forholde sig til indholdet.

Den gode oplevelse handler i det hele taget om at give lidt mere end bare det faglige indhold. Det handler grundlæggende om, at når vi deltager i ar- rangementer, indstiller vi også vores også hjerner på at være sociale, og vi vil gerne møde andre. Dette møde skal I understøtte. Så måske slutter I med bobler? Måske serverer I melorme? Eller inviterer på cykeltur, bål og romtoddy? Kun fantasien sætter grænser, men tænk over, hvad målgruppen har lyst og tid til.

6. Kommuniker jeres arrangement før og efter arrangementet

Det er vigtigt at markedsføre arrangementet i god tid – deltagerne skal ofte få øje på det et par gange, før de beslutter, om de vil med. Tænk over, hvordan I skaber lokal synlighed – på de sociale medier (i lokale Facebook-grupper, på LinkedIn og/ eller Instagram), og få lokale videnspersoner til at hjælpe med at sprede ordet. Det kan også være en god idé at invitere lokalpressen med, og det gælder især, hvis jeres arrangement sætter fokus på en lokal og aktuel problemstilling.

Det er også vigtigt, at invitationen og programmet lyder spændende. Som deltager skal man glæde sig til at komme med og spore sig ind på den oplevelse, man nu skal have – igen er overskriften og den medfølgende tekst meget afgørende for, hvad man gør sig af tanker om arrangementet. Det er også vigtigt at huske på, at arrangementet ikke slutter, når deltagerne kører hjem igen. Sørg derfor for at runde af på de sociale medier eller med en opfølgende mail. Sig tak for sidst, vis billeder og gentag de vigtigste pointer fra arrangementet. Måske I skal ses med jeres deltagere igen?