Optimización del tiempo de trabajo
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Corporate
Una herramienta para la mejora de la eficiencia y la competitividad Las personas son el principal activo de las compañías, pero también el más difícil y complejo de gestionar.
Conseguir que las personas de la organización, partiendo de los propios directivos de la misma, alcancen los niveles de eficiencia deseables es realmente difícil en un entorno donde las interrupciones, las alertas constantes, la multi-tarea, el excesivo uso del correo electrónico y la multiplicación de los dispositivos dificultan una buena gestión del tiempo. El tiempo se nos escapa sin que se entienda ni dónde ni cómo. La transformación de los patrones de trabajo y los perfiles de los puestos ha hecho que de modelos en los que la tarea estaba medida por unidad de producto y el tiempo máquina a otras donde el elemento principal es la actitud y motivación del empleado a la tarea. El resultado es que nuestros colaboradores están estresados, acaban la jornada sin completar sus tareas o dedican más horas de las debidas; que los responsables departamentales piden más recursos porque no llegan a los objetivos esperados y que perdemos competitividad por baja productividad.
Las soluciones para la mejora de la productividad no son aisladas. Se requiere una visión sistémica y una aproximación a ello tanto desde la perspectiva de las personas como desde la perspectiva de los procesos de negocio, pero siempre, el punto de partida es saber qué está pasando y en qué y cómo estamos empleando nuestro tiempo de trabajo.
Consultoría para la optimización de procesos
Para optimizar el tiempo de trabajo y aumentar la
El proceso de mejora de la eficiencia y de la productividad implica abordar los retos desde una perspectiva sistémica y tomar acción en los procesos de gestión de personas que pueden estar afectando el uso óptimo del tiempo de trabajo. Ello supondrá analizar y ajustar:
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Principales retos para la optimización del tiempo eficiencia y productividad de nuestra organización debemos abordar algunos retos a los que hoy ya podemos dar respuesta:
• Establecer procesos de gestión y de mejora continua definiendo objetivos y criterios de productividad.
• Tomar conciencia de dónde están los ladrones de tiempo, las interrupciones y las malas prácticas, para
• Alineamiento organizacional. • Adecuación de políticas de gestión de personas y de los sistemas de desempeño asociados.
• Disponer de un sistema que nos permita obtener
• Adecuación de los sistemas de dirección y gestión de equipos.
métricas objetivas y automatizadas de cómo empleamos
• Evaluación de la aportación de valor de las personas.
el tiempo de trabajo de acuerdo con las prioridades establecidas y el área en la que se opera que además
• Ajustes en la asociación de personas y puestos de trabajo.
no requiera de tiempo adicional para su gestión.
• Análisis de clima y diseño e implantación de mejoras.
gestionarlas y minimizarlas.
• Definir el conjunto de medidas que articuladas de forma coherente y desde una visión sistémica, nos servirán para multiplicar los niveles de productividad en nuestra organización e impactar en el negocio.
Beneficios de la optimización del tiempo Abordar las soluciones que tenemos en nuestras manos para la optimización del tiempo y la mejora de la eficiencia y productividad supone beneficios tangibles tanto para las personas como la organización en su conjunto. Estos son algunos de ellos: • Implementar una cultura de medición, de mejora
Acompañamiento a personas y equipos en la mejora de su desempeño Asimismo, la mejora es un proceso, no algo que sucede de hoy para mañana; requiere acompañamiento, tanto de las personas como de los equipos, para evolucionar de unos patrones de funcionamiento que hoy ya no son eficaces a otros nuevos, a la vez que también modificamos los procesos internos que están desalineados con estos nuevos patrones de productividad. Para ello, tendremos acompañar a las personas y equipos a través de herramientas como:
continua, de corresponsabilidad y de competitividad
• Formación.
en la organización.
• Executive coaching.
• Mejorar la productividad y el impacto en el negocio multiplicando el desempeño de las personas y el
• Mentoring. • Team coaching.
rendimiento de los recursos que emplean en su trabajo.
• Minimizar las actividades que sólo representan un coste y no aportan valor al negocio.
• Incrementar la capacidad de gestión de las personas y equipos, reduciendo el estrés y aumentando la satisfacción por el trabajo acabado y bien ejecutado. • Conseguir mejores entornos de trabajo y de equilibrio profesional y personal, al tiempo que complementar con una herramienta fiable y objetiva los procesos de evaluación del desempeño.
La tecnología para el diagnóstico y la optimización del tiempo de trabajo 1. Diagnóstico de la cultura organizacional Existen diversas herramientas que nos permiten medir cuál es la cultura imperante en la organización y diagnosticar cuál es el efecto que esta tiene en la manera de trabajar de las personas de la misma. Para cada organización y cada situación, determinamos cuál es la herramienta más adecuada a aplicar.
2. Diagnóstico de la cultura de equipo Asimismo, empleamos herramientas que nos permiten analizar la cultura del equipo y que están impactando en la competitividad de la compañía. Este análisis se realiza desde una doble perspectiva, positividad y productividad, y abarca hasta siete dimensiones en cada una de ellas:
control de interrupciones, análisis de "ladrones de tiempo" y mejorando también su planificación y foco en actividades.
Productividad: liderazgo del equipo, responsabilidad, alineamiento, objetivos y estrategias, toma de decisiones, recursos y proactividad. Positividad: comunicación, confianza, respeto, diversidad de valores, camaradería, interacción constructiva y optimismo.
3. Diagnóstico y métricas del uso del tiempo y la tecnología: Workmeter Augere incorpora en sus procesos de consultoría para la optimización del tiempo de trabajo y la mejora de la eficiencia y productividad una herramienta tecnológica de enorme impacto: WorkMeter. WorkMeter es un software que mide y mejora la productividad de las personas que trabajan con ordenadores, teléfonos móviles y otros dispositivos tecnológicos. Se trata de una tecnología amable con las personas, en tanto que son éstas quienes la gestionan, ayudándoles a trabajar mejor y a mejorar su productividad: • Autogestión: las personas disponen de datos objetivos sobre su desempeño. Pueden mejorar su autogestión del tiempo a través del análisis de malas prácticas,
• Alineación de los resultados con los objetivos: las personas pueden visualizar en todo momento sus objetivos y compararlos con sus resultados. Si hay desviaciones pueden identificar rápidamente el porqué y corregirlas. Además, ven reconocidos sus esfuerzos mejorando así su productividad laboral.
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• Flexibilización y motivación: facilita la introducción de modelos flexibles de trabajo, como el teletrabajo u horarios flexibles, que no sólo se concretan en ahorros económicos para las personas sino también por un incremento de la calidad del puesto de trabajo. En este entorno moderno y flexible, la satisfacción es superior y la motivación también.
Funcionalidades específicas de WorkMeter • Indicadores de gestión, sistema de gestión por objetivos y visualización en tiempo real de los niveles de consecución
• Definición de objetivos cuantitativos que clarifican la contribución esperada para cada empleado. • Inicio del programa de teletrabajo: cada empleado visualizará su nivel de cumplimiento. 2. Programa de reducción del correo electrónico El correo electrónico es un recurso básico y se ha convertido en una herramienta fundamental para muchos procesos de negocio. Pero, la sobreutilización o mal uso del email es una de las principales fuentes de pérdidas de productividad en las organizaciones:
• Acceso personal a indicadores de actividad, e índices de concentración y dedicación a las tareas
• Merma la productividad de las personas. Se estima que dedicamos alrededor de un 25% de nuestra jornada laboral a revisar y contestar emails.
• Asignación del tiempo invertido en los proyectos de cada departamento
• Disminuye la capacidad de foco por las constantes interrupciones y alertas que recibimos.
• Sistema de auto-evaluación del desempeño y de ajustes frente a cualquier desviación
• Aumenta el estrés de las personas que acaban la jornada sin completar sus tareas.
Algunos ejemplos de optimización del tiempo a través del uso de WorkMeter
Existe una gran oportunidad de mejora que se puede alcanzar fácilmente poniendo en marcha un programa estructurado de reducción del correo electrónico.
1. Programa de Teletrabajo
Los cambios sociológicos y tecnológicos de los últimos años han generado una importante transformación de los modelos de trabajo y de la gestión de personas. El teletrabajo es una solución que: • Facilita la conciliación de la vida familiar y profesional • Minimiza costes y reduce absentismo • Permite desarrollar políticas de Responsabilidad Social y Medioambiental • El Teletrabajo abre grandes oportunidades a las empresas pero se precisa garantizar la productividad de las personas. Programa de Teletrabajo de WorkMeter: WorkMeter proporciona métricas automáticas y objetivas del trabajo de las personas. El conjunto de datos obtenidos facilita el análisis de patrones de trabajo y sirve de referencia para el empleado y para la organización al iniciar el proyecto de teletrabajo que constará de varias fases: • Creación de perfiles óptimos por rol en base a los datos generados automáticamente por WorkMeter.
Programa de reducción de correo electrónico de WorkMeter: Para las empresas, la principal dificultad en desarrollar un plan de mejora continua reside en: • Saber cómo se está utilizando el email en la compañía. • Proporcionar a los empleados información de cómo y cuánto utilizan el mail para que paulatinamente puedan cambiar sus hábitos. • Definir conjuntamente con los equipos objetivos de mejora. • Medir el impacto de los cambios. El programa de mejora del uso del correo electrónico de WorkMeter combina la utilización de métricas individuales con la aplicación de buenas prácticas y la definición de objetivos concretos. Todo ello en un proceso cíclico. 3. Programa de reuniones eficientes Las reuniones son una pieza clave para el trabajo en equipo y deben facilitar el funcionamiento de los equipo o permitir resolver retos comunes (planificar,
generar ideas o resolver problemas). Sin embargo, las personas admiten que en muchas ocasiones: • No saben por qué se les convoca. • Acaban tratando temas distintos a los inicialmente planificados. • No tienen una lista definida de siguientes acciones y no suele haber un seguimiento exhaustivo postreunión. ¿Se imagina el coste que representa para la organización? Programa de reuniones eficientes de WorkMeter: Cambiar hábitos y formas de trabajo supone aplicar un proceso de mejora continua escalonado y pautado. Sin olvidar que las empresas y las personas esperan obtener mejoras desde el primer momento. El programa combina la utilización de métricas individuales, con la aplicación de buenas prácticas validables, y la definición de objetivos concretos de mejora. Todo ello en un proceso cíclico y previsible. La oportunidad de mejora consiste no sólo en reducir el tiempo invertido en reuniones sino, también, optimizarlo en beneficio de los procesos y, para ello, es necesario implementar un programa de reuniones más eficientes. • Análisis de resultados Reuniones de seguimiento. • Proceso de mejora continua y evaluación de resultados. Gracias a los indicadores automáticos y objetivos del desempeño de las personas que proporciona WorkMeter, las empresas pueden fácilmente comprobar el aumento de productividad, validar el proyecto y extenderlo a otras personas de la organización.
Testimonios "WorkMeter nos ayuda a hacer una gestión más eficiente de nuestro tiempo. La productividad media del equipo técnico se incrementó un 30% tras incorporar WorkMeter." Gerard Edo Responsable de desarrollo de Privalia "Gracias a WorkMeter hemos aumentado la productividad del 50 al 90%, hemos ahorrado en costes gracias al teletrabajo y hemos reducido el absentismo a la mitad." Arancha Mosquera Directora de RR.HH. de Gesif "WorkMeter nos está dando una información que nos permite mejorar nuestra productividad, usar eficazmente nuestras herramientas de trabajo y gestionar nuestros proyectos internacionales." Jan Bastiaans CEO de Bryte "Los resultados fueron prácticamente inmediatos y el rendimiento de los trabajadores mejoró entre un 20 y un 30%." Jordi Rosés Director de estrategia y desarrollo de negocio de esdemarca.com "Logitravel no sólo consiguió incrementar la productividad del conjunto de sus empleados sino que continua usando WorkMeter en sus procesos de mejora continua." Tomeu Bennasar Director general de Logitravel "Con WorkMeter estamos mejorando nuestro compromiso con los ciudadanos en la mejora de la productividad, rigor, buenas prácticas y transparencia en la gestión del Ayuntamiento." Joaquim Balsera Alcalde del Ayuntamiento de Gavà
“Hoy todos asumimos una carga de trabajo alta por eso nuestro foco debe estar más en no dejar sin realizar ninguna de las importantes y finalizar aquellas que no aportan valor”
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