Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial
UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador”
Agenda de Trabajo
Estado del Arte de la Simplificación Administrativa Estado Situacional de la Sede Central Estado Situacional de las Sedes Descentralizadas Dificultades, Apoyo Requerido y Plan de Contingencia Conclusiones y Recomendaciones
“Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador”
Ley Marco De Modernización
Decreto Supremo Nª 007-2011PCM, metodología Simp. Adm.
Política Nacional De Simplificación Administrativ a D.S. 0252010-PCM
De la Gestión Del Estado Ley Nº 27688
Ley del Procedimiento Administrativo General Ley 27444, Modif. por D.L. 1029
R.E.R. Nº 1837-2012GRH/PR.Comité de Dir. Proc. De S. A y Moder. GRH.
Fiscalización Posterior
Decreto Supremo D.S.079-2007PCM Lineam. Elab. aprob. Del TUPA
DS N 0962007-PCM
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Los procesos son cualquier actividad o grupo de actividades que emplee un insumo, le agregue valor a éste y suministra un producto a un cliente externo o interno. Un proceso de la empresa consiste en un grupo de tareas lógicamente relacionadas que emplean los recursos de la organización para dar resultados definidos en apoyo a los objetivos de la organización. Un proceso es simplemente un grupo de actividades estructuradas y medidas, designadas para producir una salida específica, para un cliente o mercado en particular. Un conjunto de tareas lógicamente relacionadas que existen para conseguir un resultado bien definido dentro del negocio; por lo tanto, toman una entrada y le agregan valor para producir una salida.
Macroprocesos
Procesos
Actividades
Tareas
Movimientos
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Materiales Información Clientes Recursos Transformados
Toda operación produce productos: servicios y/o bienes. Esto se hace por medio del proceso de transformación. Transformación: es el uso de recursos para modificar un estado o condición de algo para obtener un producto.
Producto
INPUT Empleados Equipos / Facilidades Recursos que ayudan a la transformación
OUTPUT
Proceso Productivo
Bienes y Servicios
• Transformación física • Cambio de Dueño • Cambio de Lugar • Acomodación/Almacenamiento
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PRODUCTOS
INPUT
Proceso 1
Proceso 2
Proceso 3
Proceso 4
OUTPUT
RECURSOS
MACROPROCESO
• Mapear y entender el macroproceso • Dividir el macroproceso en procesos • Definir el inicio y fin de cada proceso • Identificar los recursos y los productos que requiere cada proceso
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MACROPROCESO PRODUCTIVO DE AVES Despresado
Pollo Vivo
Recepción
Faenamiento
Empaque
Despacho
Productos
MACROPROCESO COMERCIALIZACIÓN ELÉCTRICA
Pedido del Servicio
Proceso de Conexión
Facturacion
Recaudaciones
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Ente Humano Detalle de los Sistemas Humanos 1 Sistema Muscular 2 Sistema Óseo 3 Sistema Respiratorio 4 Sistema Digestivo 5 Sistema Excretor o Urinario 6 Sistema Circulatorio 7 Sistema Hormonal o Endocrino 8 Sistema Nervioso 9 Sistema Reproductor 10 Sistema Inmunológico
N°
Ente Institucional Detalle de los Macro Procesos Macro Proceso de Servicio al Usuario Macro Proceso de Mejoramiento de Infraestructura Macro Proceso de Comunicación Organizacional Macro Proceso de Gestión de Capacidades Humanas Macro Proceso de Gestión de Legajo Institucional Macro Proceso de Mejora Contínua Macro Proceso de Evolución Cibernética Organizacional Macro Proceso de Coordinación Organizacional Macro Proceso de Recursividad Sistémica Macro Proceso de Monitoreo Regulatorio
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• La Metodología de Simplificación Administrativa es un proceso a través del cual se busca eliminar exigencias (requisitos), pasos (cuando pasa por unidades orgánicas que no generan valor agregado) que se consideran innecesarias en los procedimientos que se brinda a la ciudadanía, además de identificar el equipo, recurso humano e infraestructura necesaria para satisfacer al ciudadano. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador”
ETAPA
OBJETIVO
ETAPA PREPARATORIA
• Planificar el proceso a desarrollar y delimitar su alcance.
ETAPA DE DIAGNÓSTICO
• Contar con una visión integral de la problemática del procedimiento y abordar la estrategia de simplificación con un enfoque sistémico.
ETAPA DE REDISEÑO
• Simplificar el procedimiento lo más posible, con la menor cantidad de pasos, recursos y requisitos, pero manteniendo la seguridad y control necesario, de tal manera que cumpla con los objetivos para el que fue creado.
ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN
• Poner en marcha la propuesta diseñada en la etapa previa.
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¿Cuál es el objetivo de esta etapa?
Planificar el proceso a desarrollar y delimitar su alcance
Cuáles son las fases necesarias para lograr el objetivo?
¿Qué resultados se esperan al final de esta etapa?
1.Identificación y Conformación del Equipo de Trabajo
Se cuenta con un equipo responsable, preparado para llevar adelante el proceso.
Sensibilización de la Entidad
Se cuenta con una entidad consciente de la importancia del proceso.
Identificación y Priorización de los Procedimientos a Simplif.
Se cuenta con una lista de procedimientos identificados y priorizados.
Identificación de los Actores Involucrados
Se ha identificado a los actores relacionados directa e indirectamente con los procedimientos a simplificar, a efectos de conocer quiénes pueden ser aliados o no del proceso.
Elaboración del Plan de Trabajo del Proyecto de Simplificación
Se cuenta con un plan de trabajo que contiene el detalle de las actividades a realizar, los responsables, los tiempos estimados y los recursos necesarios.
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objetivo de esta etapa? Contar con una visión integral de la problemática del procedimiento y abordar la estrategia de simplificación con un enfoque sistémico.
¿Cuáles son las fases?
¿Qué resultados se esperan al final de esta etapa?
Caracterización del proced. y herramientas a utilizar
Se cuenta con una descripción detallada del procedimiento a simplificar
Diagnóstico Legal
Se ha identificado cual es el conjunto de normas que rigen el proc. actual y analizando cuales deben modificarse o derogarse.
Diagnóstico de equipamiento e infraestructura
Se cuenta con información detallada sobre la infraestructura y equipamiento utilizado para llevar a cabo el procedimiento.
Diagnóstico de costos
Se cuenta con información sobre costos directos identificables y costos directos no identificables del procedimiento
Mapeo de las capacidades de los recursos Humanos
Se ha identificado las capacidades del personal involucrado con el proc. para poder aprovechar sus habilidades en el Proyecto de Simplificación.
Presentación de Resultados al Comité de Dirección del Proyecto de Simplificación
Se cuenta con el respaldo del Comité Directivo para iniciar la simplificación.
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¿Cual es el objetivo de esta etapa?
¿Cuáles son las faces?
¿Qué resultado s se esperan al final de la etapa?
Simplificar el procedimiento lo mas posible, con la menor cantidad de pasos, recursos y requisitos, pero manteniendo la seguridad y control necesario, de tal manera que cumpla con los objetivos para el que fue creado.
• Análisis del procedimiento
Se ha analizado el procedimiento y detectado que actividades son innecesarias
• Rediseño
Se cuenta con el esbozo del nuevo procedimiento.
• Modificación o elaboración del Marco Normativo que regule el procedimiento Rediseñado
Se cuenta con una norma legal que documente el procedimiento rediseñado.
• Propuesta de acondicionamiento de la infraestructura y el equipamiento
Se cuenta con una propuesta de acondicionamiento de la infraestructura y del equipamiento que ayude a la simplificación del procedimiento.
• Propuesta de Rediseño de Costos
Se cuenta con el costeo del nuevo procedimiento
• Propuesta de Fortalecimiento de Capacidades
Se cuenta con un plan de capacitación para que los administradores del proceso adquieran mayores y/o nuevos conocimientos y habilidades necesarios para operar el nuevo procedimiento
• Presentación al Comité de Dirección del Proyecto de Simplificación
Se cuenta con la aprobación y retroalimentación del Comité Directivo de la propuesta de simplificación.
• Elaboración de la Propuesta final.
Se cuenta con la nueva propuesta elaborada
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¿Cual es el objetivo de esta etapa?
¿Cuáles son las faces?
¿Qué resultado s se esperan al final de la etapa?
Poner en marcha la propuesta diseñada en la etapa previa.
• Capacitación y sensibilización de las áreas involucradas
• Se cuenta con un equipo capacitado y sensibilizado al procedimiento rediseñado.
• Aprobación del Marco Normativo del proceso rediseñado
• Se cuenta con el marco normativo necesario para la implementación del procedimiento rediseñado
• Adecuación de Ambientes
• Se cuenta con un ambiente adecuado para la implementación del procedimiento rediseñado
• Difusión masiva de la Reforma Emprendida
• Se cuenta con un público informado acerca del nuevo procedimiento
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El Manual de Procedimiento (MAPRO) es un documento de gestión que describe en forma pormenorizada y secuencial las operaciones que se sigue en la ejecución de los procedimientos en cada órgano funcional de una Entidad. Es un instrumento de información y orientación al personal que interviene directa o indirectamente en la ejecución de los procedimientos. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador”
• Permite conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. • Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. • Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. • Interviene en la consulta de todo el personal. • Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador”
Agenda de Trabajo
Estado del Arte de la Simplificación Administrativa Estado Situacional de la Sede Central Estado Situacional de las Sedes Descentralizadas Dificultades, Apoyo Requerido y Plan de Contingencia Conclusiones y Recomendaciones
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CASO PRACTICO – ELABORACIÓN DE TABLA ASME DE PROCEDIMIENTOS MAS ENGORROSOS EN EL GOBIERNO REGIONAL
ASME es el acrónimo de American Society of Mechanical Engineers (Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos). Es una asociación profesional, que además ha generado un código de diseño, construcción, inspección y pruebas para equipos, entre otros, calderas y recipientes a presión. Este código tiene aceptación mundial y es usado en todo el mundo. Hasta el 2006, ASME tenía 120.000 miembros.
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Agenda de Trabajo
Estado del Arte de la Simplificación Administrativa Estado Situacional de la Sede Central Estado Situacional de las Sedes Descentralizadas Dificultades, Apoyo Requerido y Plan de Contingencia Conclusiones y Recomendaciones
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• Limitada capacitación de los Especialistas de Simplificación Administrativa de los Sectores, que dificulta el avance en la optimización de los TUPA, MAPRO, TUSNE. • Limitada sensibilización y compromiso de la alta dirección de los sectores, que dificulta la celeridad para culminar en el breve plazo el proceso de simplificación administrativa. • Inadecuada infraestructura de sistemas de información y tecnologías TICs en Gobierno Electrónico que limitan la implementación del proceso mejorado. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador”
Deficiencias Encontradas
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Deficiencias Encontradas
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Deficiencias Encontradas
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Agenda de Trabajo
Estado del Arte de la Simplificación Administrativa Estado Situacional de la Sede Central Estado Situacional de las Sedes Descentralizadas Dificultades, Apoyo Requerido y Plan de Contingencia Conclusiones y Recomendaciones
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• Inexistencia de Procesos orientados a la Acreditación Internacional basado en Estándares de Calidad. • Procedimiento engorrosos con saltos de pimpón como por ejemplo: – – – – – – –
Solicitud de Ampliación de Plazo por Contrato Paralización de Obra por Contrato Adicionales de Obra. Contrato de Inspector de Obra. Requerimiento para proceso de selección Formulación y Evaluación de Proyectos de Pre Inversión. Arbitraje y Conciliación (PROCURADURIA)
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• Impulsar el Proceso de Simplificación Administrativa en las Sedes Desconcentradas Sectoriales, de modo tal que se culmine en el plazo establecido. • Compromiso para finalizar el Proceso de Simplificación Administrativa de su Unidad Orgánica, agregando los procesos necesarios con miras a una Acreditación Internacional en ISO 27001, 14001, 9001, 20000, 15489, entre otros. • Priorizar la puesta en marcha de los procesos mejorados de los procesos críticos que generan los cuellos de botella. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador”
TUPA
MAPRO
TUSNE
AOR MSV
E-GOB
Desde: Junio 2013 Hasta: Septiembre 2013 Desde: Octubre 2013 Hasta: Enero 2014 Desde: Febrero 2014 Hasta: Marzo 2014 Desde: Abril 2014 Hasta: Junio 2014 Desde: Junio 2013 Hasta: Julio 2014
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TUPA
MAPRO
TUSNE
AOR MSV
E-GOB
Desde: Junio 2013 Hasta: Diciembre 2013 Desde: Octubre 2013 Hasta: Febrero 2014 Desde: Enero 2014 Hasta: Marzo 2014 Desde: Abril 2014 Hasta: Junio 2014 Desde: Junio 2013 Hasta: Julio 2014
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Agenda de Trabajo
Estado del Arte de la Simplificación Administrativa Estado Situacional de la Sede Central Estado Situacional de las Sedes Descentralizadas Dificultades, Apoyo Requerido y Plan de Contingencia Conclusiones y Recomendaciones
“Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador”
• Se concluye que la primera etapa del Proceso de Simplificación Administrativa incluye las métricas de mejora de reducción en tiempo y costo operativo. • La segunda etapa del Proceso de Simplificación Administrativa consiste en el uso de las TICs y los Sistemas de Información de la Plataforma de Gobierno Electrónico Regional que actualmente se viene formulando en la SGDIS-GRPPAT. • Se recomienda adecuar los procesos institucionales a los estándares internacionales ISO para una eventual Acreditación Institucional. “Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador”
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