LECCIONES APRENDIDAS

Por - Maya Caudana En todos los proyectos se presentan situaciones peculiares que requieren de cierta atención y entendimiento para lograr su resolución, a los que podemos llamar retos, en este caso será el tema del presupuesto.

Lección Aprendida:

El presupuesto del que hablaremos se creó basado en cotizaciones, costos de otros proyectos, costo de plataformas como activecost con las especificaciones que se tenían hasta el momento para el proyecto.

Una vez terminado y después de varias revisiones en conjunto con el cliente se firma por los involucrados, el problema es que; cuando se firma el cliente se va con ese número en su mente y cuando el proyecto presenta cambios por especificaciones (cambio de alcance, acabados, etc ) , arquitectónicos y / o cambios en volúmenes es difícil borrar de la mente del cliente el monto que firmó como presupuesto y más si es un presupuesto topado, es decir no nos podemos pasar del monto autorizado.

Cuando se inician las primeras contrataciones 1 año después del cierre y firma del presupuesto los contratos salen más elevados de lo esperado debido a que durante el lapso de este año se estuvieron realizando modificaciones, por ser un presupuesto topado se realizan “balances” movimientos internos de montos para cubrir los primeros contratos y buscar optimizaciones, ingenierías de valor. para recuperar los montos balanceados porque estos balances tarde o temprano nos iban afectar a los abastecimientos por contratar.

Consecuencia:

Como se estaban tomando montos de partidas que correspondían a otros contratos los abastecimientos por contratar estaban siendo afectados, para ello se emplea una estrategia para minimizar la situación.

¿Cómo se manejó la situación?

En cada reporte semanal en el área de costos desde el primer balance lo tomamos como una orden de cambio y se presenta el indicador que el presupuesto tenía una desviación de “X” porcentaje (respecto al presupuesto base vs el presupuesto actualizado) aunque nuestro cliente no la veía de esta forma, el cliente comentaba que el presupuesto no debía de pasar del monto que se había firmado, de esta forma se siguió presentando la desviación de cada balance hasta que finalmente el cliente vió lo que le estábamos queriendo mostrar, visualizar que para el final de los abastecimiento no íbamos a tener los montos que se habían destinado para cada actividad, actualmente se gestiona una orden de cambio para aumentar el presupuesto del proyecto.

¿Qué harías diferente?

Creo que la situación se manejó correctamente, solo agregaría que: 1.-Se incluyeran más porcentaje de imprevistos (convencer al cliente con experiencias en otros proyectos).

2.-Iniciar contrataciones desde la firma del presupuesto para evitar temas de aumento de costo en materiales, inflación, etc, y / o en su defecto comentarle al cliente en que rango del cono de la incertidumbre estamos para que el cliente sea consiente que el presupuesto puede cambiar.

Impacto:

Costo- Abastecimientos