Finanzas: la clave para el éxito empresarial [Cartilla completa] by Bancóldex

FASCÍCULO

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FINANZAS, LA CLAVE PARA EL ÉXITO EMPRESARIAL

¿CÓMO MEJORAR LA COMPETITIVIDAD DE LAS MIPYMES?

Un producto concebido por: Bancóldex S.A. Oficina principal: Calle 28 No. 13 A–15, Pisos 37 a 42 Línea de servicio al cliente (57 1) 742 0281 Conmutador: (57 1) 486 3000 Línea nacional gratuita: 01 8000 180 710 www.bancoldex.com Bogotá D.C., Colombia Publicado: Junio 2014. Santiago Rojas Arroyo Ministro de Comercio, Industria y Turismo Luis Fernando Castro Presidente de Bancóldex

Con la colaboración en Bancóldex de: Diana Santamaria – Jefe Oficina de Comunicaciones Efren Orlando Cifuentes – Jefe Oficina Formación Empresarial Sandra Judith Mendez – Ejecutiva Formación Empresarial Edición: Cristóbal Ospina de la Roche Basado en la cartilla “Finanzas, la clave para el éxito empresarial” elaborada por: Media Solutions S.A.S. Aviso legal El siguiente documento contiene una interpretación sobre la incidencia de las finanzas en las empresas, y es publicado con fines didácticos como una herramienta para apoyar el proceso de crecimiento de los empresarios colombianos. Teniendo en cuenta que es una interpretación de diferentes documentos sobre los temas financieros, el Banco no asume responsabilidad alguna relacionada con el contenido, alcance o uso que los usuarios le den a la información que se encuentre en esta cartilla. Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta publicación puede ser reproducida y/o almacenada en sistemas recuperables o transmitida en forma alguna o por ningún medio electrónico, mecánico, de fotocopia, grabación u otros, sin el permiso escrito de Bancóldex. © Bogotá 2014.

FINANZAS: LA CLAVE PARA EL ÉXITO EMPRESARIAL

OFRECEMOS PRODUCTOS Y SERVICIOS FINANCIEROS Y NO FINANCIEROS PARA EMPRESAS DE TODOS LOS TAMAﾃ前S

PRÓLOGO

En el mundo actual, de globalización y competitividad, la innovación y la visión de futuro son factores fundamentales para el éxito de cualquier empresa. Como Banco que promueve el desarrollo empresarial, Bancóldex acompaña a los empresarios para que marchen en la vanguardia de los procesos que exige la modernidad, mediante la transferencia de conocimiento. A través de diversas actividades de Formación empresarial, Bancóldex fortalece las habilidades gerenciales de los empresarios, se desarrollan actividades de capacitación presencial y virtual, se realizan programas de acompañamiento y asistencia, y con la asesoría de expertos se elaboran documentos de apoyo gerencial. El coleccionable Finanzas, la clave para el éxito empresarial tiene como objetivo presentar de forma sencilla y ágil los principales elementos que deben tenerse en cuenta para mejorar la gestión financiera del negocio, partiendo de la base de la formalización empresarial, de hacer el mejor uso posible de la información financiera de la compañía, de fijar adecuadamente los costos y los precios de venta de los productos y servicios, y de conocer las alternativas para obtener recursos que el sistema financiero colombiano ofrece para cubrir las necesidades de expansión. Esperamos que este coleccionable le facilite al empresario la comprensión de que una adecuada gestión financiera siempre será un factor determinante en el crecimiento de su negocio y en el mejoramiento de su competitividad.

LUIS FERNANDO CASTRO PRESIDENTE DE BANCÓLDEX S.A.

FINANZAS: LA CLAVE PARA EL ÉXITO EMPRESARIAL

FASCÍCULO

INTRODUCCIÓN

¿CÓMO MEJORAR LA COMPETITIVIDAD DE LAS MIPYMES?

LAS MIPYMES EN COLOMBIA

1. Clasificación de las empresas..........................................................12 2. Impacto en la economía...................................................................14 FORMALIZACIÓN EMPRESARIAL FACTOR CLAVE PARA EL FORTALECIMIENTO

1. Beneficios de la formalización empresarial.................................... 16 2. Guía para la constitución de una empresa......................................17 2.1. Consultas previas.............................................................................. 18 2.2. Trámites para el registro de una empresa o negocio...................... 19 2.3. Trámites posteriores al registro de la empresa................................ 21 ASPECTOS QUE MEJORAN LA COMPETITIVIDAD EMPRESARIAL

1. Gestione la rentabilidad de su empresa.......................................... 24 2. Contrate el “mejor” equipo de trabajo............................................ 25 3. Trabaje por la perdurabilidad de su empresa.................................. 26 4. Implemente la innovación como una cultura en su empresa.........31

¿Cómo mejorar la competitividad en las Mipymes?

FASCÍCULO

INTRODUCCIÓN de

CONTABILIDAD Y TRIBUTACIÓN ASPECTOS BÁSICOS PARA CRECER

CONTABILIDAD BÁSICA E INDICADORES FINANCIEROS

1. Aspectos básicos de la contabilidad............................................... 12 1.1. Beneficios del registro contable de una empresa........................ 12 1.2. Claves para lograr un óptimo registro contable........................... 14 1.3. Autodiagnóstico contable............................................................... 15 2. Estructura y contenido de los informes contables y financieros..... 17 2.1. Balance General: lo que tengo, lo que debo................................ 17 2.2. Estado de Pérdidas y Ganancias (P&G)......................................... 24 2.3. Indicadores clave para medir la salud de la empresa................. 26 2.4. El flujo de caja: planear el movimiento de los recursos.............. 37 2.5. El presupuesto y la proyección de actividades............................. 41 2.6. El contador: su trabajo y sus responsabilidades con la empresa... 44 2.7. Las mejores prácticas contables.................................................... 45 ASPECTOS BÁSICOS TRIBUTARIOS

1. ¿Por qué es importante pagar impuestos?....................................48 2. Obligaciones tributarias básicas....................................................48 3. Principales responsabilidades tributarias..................................... 49 3.1. Impuesto sobre la renta y complementarios - Régimen.............. 50 3.2. Impuesto sobre la Renta para la Equidad (CREE)........................ 50 3.3. Retención en la fuente a título de impuesto sobre la renta....... 55 3.4. Autoretención en la fuente a título de impuesto sobre la renta para la equidad CREE....................................................... 56 3.5. Retención en la Fuente sobre el IVA............................................ 56 3.6. Impuesto a las ventas – IVA........................................................... 57 3.7. Impuesto al consumo...................................................................... 60

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FASCÍCULO

INTRODUCCIÓN de

RENTABILIDAD, COSTEO Y FIJACIÓN DE PRECIOS LA BASE PARA LA PERDURABILIDAD

GESTIONAR LA RENTABILIDAD PARA GANAR MÁS

1. ¿Para qué tener una empresa? - Autodiagnóstico........................12 2. La rentabilidad de un negocio......................................................... 13 3. Indicadores de rentabilidad y su impacto....................................... 14 4. ¿Cómo mejorar la rentabilidad a través de la gestión de los activos?..................................................................................21 4.1. ¿Cómo optimizar el manejo de los inventarios?.............................. 21 4.2. ¿Cómo mantener una cartera sana?................................................ 24 COSTEO DE BIENES Y SERVICIOS

1. ¿Cómo definir el costo de un producto?......................................... 25 1.1. Determinación de costos de la industria....................................... 26 1.2. Determinación de costos en comercio........................................... 29 1.3. Determinación de costos de servicios............................................ 31 1.4. El costeo ABC.................................................................................... 33 EL PRECIO FINAL DE UN PRODUCTO

1. Definición del precio........................................................................35 2. Estrategias de precios para su negocio.........................................36 3. Esquemas más usados para la fijación de precios....................... 37 EL PUNTO DE EQUILIBRIO

¿Cómo mejorar la competitividad en las Mipymes?

FASCÍCULO

INTRODUCCIÓN de

RECURSOS FINANCIEROS PARA LAS EMPRESAS ASEGÚRESE DE ESCOGER LA MEJOR OPCIÓN

EL DINERO, OXÍGENO PARA SU NEGOCIO

1. ¿Cuándo necesita recursos una empresa?..................................... 12 2. Recursos disponibles en el mercado.............................................. 14 3. Herramienta para identificar el tipo de recursos que se requieren en la empresa.................................................................................. 22 CRÉDITO CON ENTIDADES FINANCIERAS

1. Tipos y características de las entidades financieras.................... 23 2. Naturaleza y responsabilidades de las entidades crediticias........ 24 3. El crédito, oportunidad de crecimiento.......................................... 25 3.1. Tipos de crédito................................................................................ 25 3.2. Componentes de un crédito............................................................ 27 3.3. Tasa de interés................................................................................. 28 3.4. ¿Cómo elegir la mejor opción de crédito?...................................... 30 3.5. El crédito y su impacto sobre la rentabilidad de una empresa..... 31 3.6. Aspectos que se evalúan para conceder un crédito...................... 32 3.7. El manejo adecuado de un crédito................................................. 35

FASCÍCULO

¿CÓMO MEJORAR LA COMPETITIVIDAD DE LAS MIPYMES?

¿Cómo mejorar la competitividad en las Mipymes?

INTRODUCCIÓN

En el universo empresarial colombiano predominan las micro, pequeñas y medianas empresas, en su conjunto denominadas Mipymes. Su importancia para la economía del país es de tal magnitud que entre todas generan el 81% del empleo nacional, frente al 19% que ofrecen las grandes empresas. Y en el propio conglomerado de las Mipymes, la mitad del empleo lo aportan las microempresas (50%); el 18% las pequeñas, y el 13 por ciento las medianas1. El grupo más grande lo forman las microempresas. Cifras de la Confederación de Cámaras de Comercio – Confecámaras, para sociedades, revelan que las micro –como también se las llama– configuran el 70% del tejido empresarial nacional, en tanto que entre las pequeñas y las medianas –pymes– suman el 11,6%. (Y sólo el 0,80% corresponde a las grandes empresas). Puede decirse entonces que Colombia es un país de microempresas. Y más ampliamente, un país de Mipymes2. Ante esa realidad estadística del panorama empresarial colombiano, tanto el Gobierno como las entidades privadas se han preocupado por fomentar el desarrollo de las Mipymes y brindarles herramientas que les permitan fortalecer su gestión. Este primer coleccionable, que usted tiene en sus manos, trata de cómo están organizadas las empresas en Colombia, de cómo adelantar el proceso de constitución y formalización; de cómo lograr una mayor perdurabilidad en las empresas familiares y otros aspectos fundamentales que mejoran la gestión empresarial. Los tres fascículos subsiguientes se refieren a aspectos básicos contables, a maximizar y controlar la rentabilidad de su empresa, y a brindarle información sobre los recursos financieros disponibles para su empresa.

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Ministerio de Comercio Industria y Turismo - Documento “Colombia un país de múltiples empresas” Publicado el 27/08/2012 Informe empresas activas en Confecámaras - Corte Diciembre de 2013. A esta fecha, se encontraban registradas 871.213 empresas. El 17,7% de estas sociedades no pudieron ser clasificadas

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LAS MIPYMES EN COLOMBIA

1. CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS En el año 2000 el Congreso de la República aprobó la Ley 590 –o primera Ley Mipyme– que les dio reconocimiento jurídico a las micro y pequeñas y medianas empresas de Colombia. Esta Ley fijó las condiciones para clasificar en cada una de esas tres categorías las unidades productivas según el número de empleados y el valor de los activos. Y en 2004 se aprobó la Ley 905 por medio de la cual se modifica la Ley 590 de 2000 sobre promoción del desarrollo de la micro, pequeña y mediana empresa colombiana y se dictan otras disposiciones. La clasificación de las empresas en Colombia se muestra en el siguiente cuadro3:

A la vez estas leyes permitieron crear el Sistema Nacional de Apoyo a las Mipymes4, en el cual participan instituciones gubernamentales, algunas ONG´s y entidades privadas. El Gobierno promovió otras normas para facilitarles a las Mipymes el acceso al mercado de bienes y servicios5 y para impulsar la innovación, el desarrollo tecnológico y la capacitación 3

El artículo 75 de la Ley 1151 de 2007, que modificó el artículo 2 de la Ley 905 de 2004, establece: para todos los efectos se entiende por micro, incluidas las famiempresas, peque�as y medianas empresas, toda unidad de explotación económica, realizada por persona natural o jurídica, en actividades empresariales, agropecuarias, industriales, comerciales o de servicios, rural o urbana que corresponda conjuntamente con los siguientes parámetros: número permanente de trabajadores y valor de ventas brutas anuales o activos totales. Es importante anotar que el criterio relacionado con ventas no ha sido aún reglamentado.

¿Cómo mejorar la competitividad en las Mipymes?

del talento humano, tales como los programas Innpulsa Colombia, Innpulsa Mipyme, el programa Compre Colombiano y el Programa de Transformación Productiva – PTP-, entre otros. Uno de los aportes más significativos de todo éste apoyo fue el de facilitar el acceso de las Mipymes a líneas especiales de crédito en condiciones preferenciales de tasas y plazos, que respondieran a sus necesidades de financiación; buena parte de estos recursos fueron canalizados a través de Bancóldex. Tan grande fue el impacto de esas medidas, que el sector financiero privado decidió modificar su esquema de atención, para brindarles un mayor valor agregado a sus clientes Mipymes. Igualmente el Gobierno creó incentivos tributarios especiales para aliviar la carga de las Mipymes que empiezan a formalizar sus actividades, por ejemplo el sistema de pago gradual de obligaciones parafiscales6.

Sistema Nacional de Apoyo y Promoción de las Mipyme, disponible en: http://www.mincit.gov.co Ley 1150 de 2007 que brinda condiciones especiales para que las Mipymes participen en licitaciones públicas. Decreto 525 de 2009 que reglamenta el beneficio del artículo 43 de la Ley 590 de 2000. 7 Empresas activas en cámaras de comercio a 31 de diciembre de 2013, según cifras suministradas por Confecámaras. 4 5 6

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2. IMPACTO EN LA ECONOMÍA El peso de las Mipymes en la economía del país es muy importante. No sólo son las grandes generadoras de empleo sino que además forman un eslabón clave de la cadena de producción y el consumo de los demás sectores. Por ejemplo, las microempresas participan de más de la mitad del sector comercio, mientras que las medianas y pequeñas son mayoría en el campo de los servicios e industria. Las microempresas del sector comercio se dedican especialmente a la venta de alimentos y prendas de vestir y sus accesorios, y las de servicio a comidas preparadas, restaurantes y cafeterías. Por su parte las microempresas industriales fabrican sobre todo prendas de vestir, productos de panadería y muebles para el hogar. En cuanto a las pequeñas y medianas empresas pertenecientes al área de servicios, mayoritariamente se desempeñan en prácticas médicas, instituciones prestadoras de servicios de salud y educación básica y secundaria. Es de tanta importancia la participación de las Mipymes en nuestra economía nacional, que el Gobierno creó el Programa de Transformación Productiva – PTP-, con el propósito de impulsar las de alto potencial exportador y generación de valor agregado, con la ambiciosa mira de convertirlas en empresas de clase mundial8.

8 DNP,

Conpes 3484 de 2007, Policía Nacional para la Transformación Productiva y la Promoción de las Pymes, un esfuerzo público-privado. Disponible en: http:// www.dnp.gov.co/PortalWeb/Portals/0/archivos/documentos/Subdirección/Conpes/3484.pdf

¿Cómo mejorar la competitividad en las Mipymes?

Esta “transformación productiva” se empeña en mejorar la productividad y la competitividad de las empresas partiendo de las necesidades de 20 sectores seleccionados, los cuales cuentan con planes de negocio -diseñados a la medida- que definen el curso a seguir para alcanzar incrementos decisivos en su productividad y competitividad, mientras fortalecen sus cadenas productivas y se posicionan en mercados internacionales.Los planes de negocio apuntan a: • Reparar las debilidades existentes al interior de las cadenas productivas. • Mejorar el capital humano, reduciendo las brechas en formación y especialización. • Operar bajo un marco normativo -sin barreras a la productividad y competitividad- que facilite el acceso de empresas colombianas a mercados extranjeros en condiciones de igualdad. • Incorporar la sostenibilidad como un factor diferenciador –y de alto valor agregado- en sus procesos y productos. La enorme diversidad de las empresas responde a las oportunidades de mercado que ofrece una economía cada vez más globalizada, y a la política de impulso del comercio exterior que ha propiciado la negociación de dieciocho Tratados y acuerdos de Libre Comercio en diez años. (Varios de ellos se encuentran en etapa de aprobación en los cuerpos legislativos de cada país).

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FORMALIZACIÓN EMPRESARIAL FACTOR CLAVE PARA EL FORTALECIMIENTO

La meta de toda empresa debe consistir en mejorar los procesos, incorporar nuevas tecnologías y ser más eficientes. Y el primer paso para lograr esos objetivos es formalizar la actividad empresarial, pues uno de los más agudos problemas de las micro y las pequeñas empresas es la informalidad. El efecto de esta situación es muy negativo para las propias empresas: baja rentabilidad, escaso potencial de crecimiento y mayor empleo informal, lo que a su vez se traduce en menos ingresos para la inversión y el desarrollo. En este aspecto surge el gran reto de promover un mayor grado de formalidad empresarial. Para ello se han planteado varias iniciativas. Una de ellas consiste en adoptar la Guía Técnica Colombiana para la Formalización de Empresas, publicada por el Icontec. Este documento ofrece una descripción detallada de los pasos y procedimientos más adecuados para constituir legalmente una empresa, de tal manera que si se cumplen todas las normas establecidas, se disminuye el riesgo del ejercicio empresarial.

1. BENEFICIOS DE LA FORMALIZACIÓN EMPRESARIAL9 • Otorga existencia jurídica a una empresa, de tal forma que la convierte en un actor dinámico en los negocios a nivel nacional e internacional. • Facilita el acceso a recursos financieros de la banca y a líneas de crédito en condiciones más competitivas. • Abre las oportunidades para participar en procesos de contratación con el Estado y el sector privado. • Promueve la competencia leal. 9 Icontec,

Guía Técnica Colombiana GTC 184 para la Formalización Empresarial, 2009. Disponible en: www.bancoldex.com - http://bit.ly/1iZR3MM

¿Cómo mejorar la competitividad en las Mipymes?

• Estimula la generación de empleo con calidad gracias al subsidio en parafiscales para empresas con menos de tres años de existencia. • Genera nuevas oportunidades de negocio, alianzas y acuerdos con otros empresarios. • Brinda confianza a los clientes, proveedores, accionistas. • Facilita el acceso a mecanismos institucionales de apoyo empresarial. • Mejora las posibilidades de participar en los mercados más exigentes y rentables.

2. GUÍA PARA LA CONSTITUCIÓN DE UNA EMPRESA10 Una empresa puede constituirse formalmente en una de estas tres modalidades: como persona natural, persona jurídica o establecimiento comercial. Para cualquiera de los tres casos se hace necesario realizar los siguientes pasos esenciales: consultas previas, trámites de registro y trámites posteriores. El Gobierno Nacional, las cámaras de comercio y Confecámaras crearon los Centros de Atención Empresarial – CAE, en los cuales se puede consultar, diligenciar y formalizar todos los trámites necesarios para poder constituir on-line y en forma simple una empresa. Puede encontrar más información en la página web www.crearempresa.com.co

10 Basado

en la Guía Técnica de Formalización Empresarial y el Paso a Paso para Crear Empresa de Confecámaras.

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2.1. Consultas previas a. Nombre de la empresa: El interesado debe comprobar que el nombre que va a ponerle a su empresa no esté ya registrado. El nombre que escoja debe además relacionarse con la actividad que desarrollará; también, ser de fácil recordación por la gente, y generar confianza en los clientes. El nombre elegido puede verificarlo en las páginas de Internet de la cámara de comercio de la región o en el sitio web www.crearempresa.com.co b. Marca de los productos: Al igual que se hace con el nombre de la empresa, se debe consultar si la marca del producto o del servicio que se va a generar, ya está protegida. Cabe anotar entonces que la protección de la marca es diferente del registro del nombre de la empresa. Mientras que éste se tramita únicamente ante la cámara de comercio local o regional, la protección de la marca se realiza en las oficinas de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), o en la página web www.sic.gov.co, o también en la cámara de comercio local o regional. c. Tipo de sociedad: Existen diversas clases de sociedad de entre las cuales el empresario puede decidir la que va a crear. Debe seleccionar la clase que más se ajuste a sus necesidades. Para una elección acertada puede solicitar la asesoría de la cámara de comercio de su jurisdicción. Las alternativas de sociedad son las siguientes: • Sociedad por Acciones Simplificada (S.A.S): Se constituye mediante documento privado ante la cámara de comercio o por escritura pública ante un notario con uno o más accionistas, quienes responden hasta por el monto del capital que han aportado a la sociedad. Su razón social será el nombre que definan los accionistas, seguido de la denominación “Sociedad por Acciones Simplificada” o de la sigla S.A.S. No hay obligaciones específicas respecto de los órganos de gobierno y control de la compañía. Y si los accionistas deciden crearlos, esos órganos deben quedar estipulados en los estatutos.

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• Sociedad limitada: Se constituye mediante escritura pública ante una notaría, conun mínimo de dos socios y un máximo de 25, que responden hasta por el monto de sus aportes. En algunos casos el Código de Comercio, artículos 354, 355 y 357, autoriza la responsabilidad ilimitada y solidaria para algunos de los socios. No exige una junta directiva ni un revisor fiscal, pero sí hace obligatorio tener un contador. Cualquiera que sea el nombre de la sociedad deberá estar seguido de la palabra “Limitada” o su abreviatura “Ltda.” que de no aclararse en los estatutos hará responsable a los asociados solidaria e ilimitadamente. • Empresa Unipersonal (EU): Se formaliza cuando un individuo se constituye en empresario mediante escritura en una notaría o mediante un documento privado ante la cámara de comercio, con el debido reconocimiento de la firma y del contenido del documento. Basta con el Registro Mercantil para que sea una persona jurídica, quien responderá limitadamente con los activos, cuotas de igual valor nominal, descritos en el documento constitutivo. Esta podrá tener razón social seguida de la frase “Empresa Unipersonal” o su abreviatura “E.U” so pena de que el empresario responda ilimitadamente con su patrimonio. • Sociedad Anónima11: Se constituye mediante escritura pública ante un notario, con un mínimo de cinco accionistas que responden hasta por el monto del capital respectivo que aportaron individualmente para la sociedad. Se exige la designación de un revisor fiscal y una junta directiva. La periodicidad de las reuniones y sus alcances se definen en los estatutos. Su razón social será la denominación que definan sus accionistas pero seguido de las palabras “Sociedad Anónima” o su abreviatura “S.A.” • Otras opciones: Existen otras formas de empresa como la Sociedad Colectiva, la Sociedad en Comandita Simple, la Sociedad en Comandita por Acciones y la Empresa Asociativa de Trabajo. 11 La

responsabilidad de los socios en caso de incumplimiento de algún contrato es limitada al valor de los aportes de los socios en la empresa. En caso de responsabilidad por prestaciones sociales, Dian y aportes parafiscales, los socios deben responder hasta por el porcentaje de sus aportes

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d. Clasificación por actividad económica (CIIU): Acreditar este dato es indispensable para tramitar el documento de constitución y el Registro Único Empresarial (RUE). Este código se puede consultar en la página web www.crearempresa.com.co haciendo clic en el link Consulta de Actividad Económica. e. Consulta de uso del suelo: No en todos los sectores de una ciudad se pueden abrir negocios. Hay zonas específicas asignadas para algunas actividades industriales. Esto se puede consultar en las oficinas de la Secretaría de Planeación del Municipio. En el caso de Bogotá, en la página www.sdp.gov.co f. Simulador de pagos: Este sistema permite calcular el valor que debe pagarse por los trámites para registrar la empresa. El servicio se encuentra en la página www.crearempresa.com.co

2.2. Trámites para el registro de una empresa o negocio a. Inscripción del Registro Único Tributario (RUT): Cuando ya se han realizado las consultas antes mencionadas, se debe solicitar el Registro Único Tributario (RUT) en las oficinas de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o en el sitio web de esa entidad: www.dian.gov.co, este documento se cataloga como la cédula tributaria con la cual la DIAN identifica la nueva empresa con obligaciones tributarias. Estas obligaciones varían según la actividad a la que se va a dedicar. Si el interesado hace el registro por medio de la página web, debe cumplir los siguientes pasos: • Ingresar al portal www.dian.gov.co • Seleccionar la opción “Solicitud inscripción RUT”. • En la ventana “Tipo de inscripción” seleccionar “cámara de comercio” y luego hacer clic en “Continuar”.

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• Donde se pide el número del formulario (el cual deberá tramitarse en caso de haber ingresado previamente a diligenciar un borrador del formulario; de lo contrario no se digita ninguna información), hacer clic en “Continuar” y diligenciar el formulario RUT. b. Acta de constitución: Toda empresa requiere un acta de constitución. Si se hace mediante escritura pública, ésta debe diligenciarse ante un notario. Si se hace por un documento privado, se tramita directamente ante la cámara de comercio. La modalidad depende del tipo de empresa que se escoja. Por ejemplo, si se trata de una Sociedad por Acciones Simplificada (S.A.S.), se constituirá por medio de un documento privado autenticado. c. Registro Único Empresarial: El empresario debe diligenciar ante la cámara de comercio el Registro Único Empresarial (RUE). Este documento es prerrequisito para obtener el registro mercantil. También es útil para realizar trámites en cualquier cámara de comercio del país sin importar la ciudad en la cual haya sido registrada la empresa. d. Inscripción en el Registro Distrital o Municipal de Impuestos: Este trámite se adelanta en la Secretaría de Hacienda Municipal o en las Cámaras de comercio que tienen un Centro de Atención Empresarial (CAE).

2.3. Trámites posteriores al registro de la empresa a. Solicitud de consecutivo de facturación: Este trámite se requiere cuando el empresario, según su actividad, es responsable del Impuesto al Valor Agregado (IVA). Debe realizarse ante la DIAN. b. Afiliación a una Administradora de Riesgos Laborales (ARL): Es una exigencia legal y además resulta fundamental para garantizar el bienestar de los empleados, y una forma de garantizarles su integridad física y mental. La ARL la escoge la empresa. El valor de los aportes corre a cargo del empleador.

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c. Afiliación de empleados a una Entidad Promotora de Salud (EPS): Éste también es un requisito legal obligatorio. Igualmente resulta clave para que los empleados se sientan a gusto y perciban que su empresa se preocupa por su bienestar. El pago mensual corresponde al 12,5% del salario devengado por el empleado, el cual asume el 4%, mientras que el 8,5% lo cubre el empleador. d. Afiliación a un Fondo de Pensiones y Cesantías: La ley colombiana establece la obligatoriedad de afiliar a los empleados de una empresa a un Fondo de Pensiones y Cesantías. El objetivo es garantizar un ingreso para las personas cuando ya no tengan capacidad de trabajar (pensión), o cuando a pesar de mantener esa capacidad se queden sin trabajo (cesantías). e. Afiliación a una Caja de Compensación Familiar, al Sena y al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF): Es éste un requisito legal que además de sus beneficios básicos produce el efecto adicional de generar una mayor productividad de los empleados debido a su satisfacción laboral. Las pequeñas y medianas empresas tienen un beneficio especial de reducción del pago de aportes parafiscales, tal como se estableció en el artículo 43 de la Ley 590 de 2000 y reglamentado por el Decreto 525 de 2009. Este beneficio se aplica a las Mipymes constituidas o instaladas después del 10 de julio de 2000. f. Apertura de cuenta bancaria: Es indispensable que el empresario tenga una cuenta bancaria para manejar exclusivamente los recursos de su negocio. Para la apertura de una cuenta de ahorros o de una cuenta corriente en una entidad financiera, debe cumplir los requisitos de información y de entrega de documentos que esas instituciones suelen solicitar, entre los cuales pueden mencionarse: original del certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio, o el registro mercantil; si el establecimiento es de comercio, fotocopia del RUT de la empresa y del documento de identidad del representante legal y de las personas que van a firmar como autorizadas en la cuenta; balance y estado de pérdidas y ganancias o balance de iniciación; declaración de renta, si ya se ha presentado alguna; un formulario,

¿Cómo mejorar la competitividad en las Mipymes?

debidamente diligenciado, de vinculación de la empresa, en el cual se responden preguntas generales tales como razón social, ubicación geográfica, información del representante legal, la actividad económica, las ventas y los egresos, el monto aproximado de los recursos que va a manejar la cuenta, el origen de estos, y referencias personales, comerciales y financieras si las tiene, entre otros aspectos. g. Registro Mercantil: Le garantiza al empresario el ejercicio de cualquier actividad comercial en la que se inscriba, y acreditar públicamente su condición de comerciante. Además le permite tener acceso a información clave para ampliar el portafolio de posibles clientes y proveedores. La matrícula mercantil pone en la red pública al comerciante y por lo tanto lo hace visible ante potenciales clientes que consultan los registros. Esta publicidad surte efecto desde el momento en que se realiza la inscripción del negocio.El Registro Mercantil contiene información de datos generales de los comerciantes y de las sociedades. Cabe recordar que antes del 31 de marzo de cada año, todos los empresarios inscritos deben renovar su matrícula y la de su establecimiento de comercio. h. Registro de libros de contabilidad: Es un trámite que se adelanta ante la cámara de comercio y que sirve para darle transparencia al manejo de la empresa. Con la inscripción de los libros contables, estos ganan validez legal y se cumplelo ordenado en el artículo 19 del Código de Comercio. Y como beneficio adicional se obtiene el ingreso a la base de datos de la cámara de comercio de la región para ampliar la lista de contactos de clientes y proveedores del empresario.

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ASPECTOS QUE MEJORAN LA COMPETITIVIDAD EMPRESARIAL

En los últimos años el Gobierno ha establecido herramientas, programas, normas y metodologías destinadas a crear las condiciones para que los empresarios puedan realizar negocios en el país e incrementen su competitividad. Ese interés del Gobierno ha tenido buenos resultados. Uno muy importante consiste en que Colombia ha venido avanzando de manera significativa en varios de los aspectos clave para mejorar el ambiente de los negocios. Por ejemplo, en el Informe Doing Business 2014, que compara 189 economías del mundo en proveer un ambiente general más propicio para hacer negocios, Colombia ocupa el puesto 43; en facilidades para abrir una empresa el puesto 79; y en protección de los inversionistas ocupa el puesto 6. Para seguir avanzando en los más altos objetivos de productividad y competitividad, corresponde a los empresarios gestionar varios puntos de eficiencia al interior de sus empresas. El mejoramiento de esos aspectos les permitirá proyectarse a largo plazo, con una mejor rentabilidad, condiciones de trabajo dignas, perdurabilidad de su empresa o negocio y lograr nuevas oportunidades de crecimiento.

1. GESTIONE LA RENTABILIDAD DE SU EMPRESA La productividad y la rentabilidad dependen directamente de una gestión adecuada de la empresa. Esto implica administrar con eficacia todos los recursos disponibles– mano de obra, materiales e insumos, infraestructura, etc. para obtener de ellos el máximo provecho. El gran propósito es gestionar para crecer, y las siguientes recomendaciones ayudan a lograrlo: • Controle todos los recursos de la empresa. Lo más conveniente es llevar una contabilidad, pues así se pueden registrar los inventarios de materia prima y de producto terminado, los gastos efectuados y los ingresos por ventas.

¿Cómo mejorar la competitividad en las Mipymes?

• Lleve una buena contabilidad. Así es más fácil conocer si la empresa está dando utilidades o pérdidas. Si se conoce cuánto se gasta en la compra de materias primas y en el pago de empleados, servicios públicos, arrendamiento, intereses (si tiene endeudamiento), entre otros aspectos, es posible conocer, al final de cada ejercicio contable, cuánta utilidad o pérdida reporta el negocio sobre las ventas efectuadas. Recuerde que para crecer y para que otros crean en usted, su negocio debe ser rentable. • Establezca las metas de ventas de su empresa. Estas deben ser reales y deben estar sustentadas en el comportamiento histórico de los ingresos, proyecte un plan de crecimiento realista del negocio y tenga en cuenta las expectativas que se tienen sobre la situación económica del sector y del país. • Mejore cada día el servicio al cliente. La atención a los clientes en aspectos como: tiempos de entrega, la atención personalizada, la asesoría al efectuar la compra, la disposición y la calidad de los productos y el servicio postventa, son factores determinantes que harán que su negocio prospere y perdure en el tiempo.

2. CONTRATE EL “MEJOR” EQUIPO DE TRABAJO El equipo humano es una base fundamental del éxito de toda organización. En los negocios, lo que marca la diferencia entre las empresas exitosas y las que sobreviven, son precisamente las personas que la integran. Un personal capacitado, comprometido con la empresa y poseedor de un buen potencial de desarrollo, es fundamental para conseguir las metas empresariales.

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A continuación se presentan algunos consejos para orientar la gestión sobre el personal: • Para empezar, realice un proceso de selección de empleados adecuado y conveniente para su empresa. Evite que los lazos familiares o de amistad afecten su juicio al contratar personal. Lo más importante es evaluar las capacidades y la experiencia de los candidatos o los empleados en ascenso para desempeñar una labor. • Antes de contratar establezca con claridad lo que espera de la persona que va a trabajar para usted, qué funciones va a desarrollar y cómo medirá su desempeño en el cargo. • Evalúe periódicamente el desempeño del personal, tomando en consideración cómo es la actitud frente al trabajo, el compromiso con la empresa, el poder de iniciativa, la calidad de las relaciones interpersonales, el potencial de crecimiento en la empresa y el interés por capacitarse. • Analice cómo puede mejorar el desempeño de su personal. Motive a su gente, compénselos adecuadamente (no todo es salario), bríndeles beneficios, capacítelos. Para esos efectos puede consultar los programas de formación que ofrecen entidades como el Sena, las cámaras de comercio y Bancóldex, entre otras.

3. TRABAJE POR LA PERDURABILIDAD DE SU EMPRESA En el mundo el entorno empresarial está dominado por las empresas de familia, pero a la vez son las que presentan un mayor riesgo de desaparición. Más del 65% de las empresas del mundo son sociedades familiares. En Italia, nada menos que el 99% de las sociedades son empresas de familia; en los Estados Unidos lo son el 98%, en Gran Bretaña el 76%, en Brasil el 92% y en España el 71%.

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Pero una característica de este segmento es el alto nivel de mortalidad. Una empresa familiar tiene un promedio de vida equivalente a la mitad de lo que alcanzan las empresas no familiares, concluyen algunos estudios. En Estados Unidos el promedio esperado de vida de una empresa familiar es de 24 años. El 30% sobrevive a la segunda generación, el 10% a la tercera y el 3% a la cuarta12. En Colombia el índice de empresas familiares también es alto. Según cifras de la Superintendencia de Sociedades13, de las 19.109 firmas que entregaron información, el 70% eran sociedades de familia, es decir, firmas en las que más del 50% del capital pertenece a una misma familia. Si bien las empresas familiares son en general eficientes en adelantar una buena gestión de ventas, el mencionado estudio de la Superintendencia de Sociedades indica que aún les falta optimizar sus procesos operativos y administrativos para lograr una mayor utilidad para sus propietarios y accionistas. Las sociedades de familia representan el 30% de los activos y el 40% de los ingresos, de las empresas que reportaron información, y agrupan el 21% de utilidad neta, mientras que las empresas no familiares generaron el 79% de la utilidad neta. El motivo principal de tan amplia diferencia en utilidades consiste en que los costos y los gastos de personal son mucho más altos en las sociedades familiares. Debido a su alta carga operativa y administrativa, el margen operacional y el margen neto de las empresas familiares fue del 5,3% y el 4% respectivamente, mientras que en las firmas no familiares fue mayor: el 13,6% y el 10,1% en su orden.

12 “Gobernabilidad

de la empresa de familia”, Urrea Narváez Joaquín, Revista Universidad Eafit, enero-marzo 2003, No. 129. de Sociedades, Sociedades de familia en Colombia. 2005. Grupo de Estadística.

13 Superintendencia

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Causas de las crisis de las empresas familiares Según los agentes que intervinieron en procesos de liquidación de este tipo de sociedades, las principales razones que llevaron a liquidar las empresas fueron:

Como primera causa, figura el endeudamiento elevado, lo que permite interpretar que hubo fallas en la gestión financiera, en el uso de los recursos o en el seguimiento o el control. Los expertos en empresas de familia explican que en ellas interactúan tres factores: la familia, la propiedad y la administración de la empresa. Cuando no existe claridad en la manera en que estas tres partes actúan en la gestión de la compañía, se presentan las crisis, que entorpecen la gestión del negocio y que además pueden afectar el entorno familiar. Investigaciones realizadas por la Superintendencia de Sociedades dan cuenta de que la ausencia de preparación para el cambio generacional y la combinación de decisiones familiares, son otras grandes dificultades que enfrentan estas organizaciones. A ello se suman causas diversas como la concentración de poder del líder cabeza de familia, fundador o socio controlante; los conflictos familiares; la carencia de capacidad y liderazgo de los administradores; la ausencia de procedimientos establecidos, además de las dificultades de financiamiento.

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Una fórmula que puede facilitar la resolución eficiente y equitativa de los conflictos, e incluso anticiparlos y establecer reglas de prevención, es la práctica del Buen Gobierno Corporativo. El objetivo de esta herramienta es regular la intervención de los accionistas en la compañía y separar y administrar independientemente los asuntos de ésta y los de la familia propietaria. Para lograr la perdurabilidad de la empresa familiar, la Guía Colombiana de Gobierno Corporativo para Sociedades Cerradas y de Familia sugiere algunas medidas específicas: a. Constituir una Asamblea de Familia, que operará como órgano consultivo para el Consejo de Familia y elegirá a los miembros de éste. Sin embargo esta asamblea no tendrá la capacidad de tomar decisiones respecto de la empresa. b. Constituir además un Consejo de Familia, que servirá como instancia consultiva para la Junta Directiva de la sociedad y tendrá poder de decisión sobre los asuntos que involucren a la familia con la empresa. c. Elaborar y suscribir un Protocolo de Familia que permita establecer diversas medidas para la resolución de conflictos, el nombramiento de miembros familiares en la empresa y las operaciones entre la compañía y sus socios. Los expertos en empresas de familia sugieren también seguir otras recomendaciones orientadas a mejorar la gestión y garantizar mejores resultados financieros a mediano y largo plazo, para asegurarles una larga permanencia en el mercado, tales como: • Separe los gastos familiares y los gastos de la empresa. Se recomienda separar los gastos operativos de los gastos que se conceden a los familiares, y establecer salarios específicos para cada uno de los parientes integrantes de la empresa, de tal manera que los gastos personales (servicios públicos, estudios, alimentación, recreación, entre otros) puedan ser cubiertos con esa asignación mensual, en lugar de crear auxilios especiales que no tengan relación con sus funciones en la empresa.

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• Realice una adecuada selección de personal, de acuerdo con las necesidades reales de la empresa. La selección de los equipos de trabajo debe orientarse de manera exclusiva en función de las necesidades de la empresa y de las competencias de las personas para desempeñar una labor con el mayor grado de eficiencia. Evite llenar las vacantes con los familiares que “necesitan el empleo”, y piense fundamentalmente en lo que su compañía requiere para crecer. • Salarios justos para todos. La fijación de sueldos debe estar acorde con el papel desempeñado por cada persona en la organización y con las funciones y responsabilidades asignadas. También es importante tener en cuenta la capacidad de pago de la empresa y la realidad económica que maneja. • Establezca un protocolo para la solución de conflictos entre los miembros familiares de la empresa. Uno de los mecanismos más utilizados es el Protocolo de Familia, en el que se establecen las políticas y la forma adecuada para resolver situaciones en las que se enfrentan los miembros de la familia y que pueden poner en riesgo la estabilidad de la empresa. • Prepárese para el traspaso generacional. La única manera de garantizar larga vida a la empresa es definir el esquema para entregarle el mando a otra persona (puede ser de familia o externa). Aunque generalmente se piensa a largo plazo, existen circunstancias que obligan a realizar una sucesión inmediata, por ejemplo cuando fallece el líder propietario y gerente de la empresa familiar de manera inesperada. Quien lo suceda deberá ser una persona idónea y con las competencias necesarias para continuar su gestión. • El crecimiento implica apertura. En la medida en que el negocio se consolida, es conveniente establecer órganos de gobierno que le ayuden a orientar y visualizar su organización a mediano y largo plazo. La visión de terceros, que no forman parte de la familia ni de la propiedad accionaria, puede ampliar las oportunidades para continuar la dinámica. Los órganos más convenientes son la junta directiva y el comité asesor.

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4. IMPLEMENTE LA INNOVACIÓN COMO UNA CULTURA EN SU EMPRESA Una empresa que no innova se expone al riesgo de desaparecer. Pero la innovación es mucho más sencilla de lo que aparenta ser. A continuación se dan algunas recomendaciones que pueden incorporarse a la gestión de una empresa para promover la innovación. • Revise con frecuencia qué se puede mejorar en su empresa o negocio. Evalúe la imagen que ofrece, la disposición de los espacios, el empaque de los productos y otros detalles de presentación o de servicio. También es conveniente examinar aspectos estratégicos de la operación, como las negociaciones con los proveedores. Analice los precios, la calidad y la oportunidad de las entregas, pues podría tener la oportunidad de mejorarlos. • Identifique las necesidades y expectativas de sus clientes. Procure tener en claro qué busca el consumidor de su producto o servicio cuando compra en su negocio: calidad, novedad, precio, atención, cercanía, variedad, facilidad o comodidad. Con esta información disponible, podrá reforzar los atributos que los compradores observan o identifican en los productos o servicios de su empresa. • Facilite espacios para que su recurso humano proponga ideas o mejoras para sus productos o servicios, procesos o para mejorar su servicio al cliente. Las ideas más innovadoras, generalmente, son propuestas por las personas que laboran al interior de la misma empresa. • Aproveche las ventajas que otorga la tecnología de la información y las telecomunicaciones (TIC). Las computadoras y el Internet ofrecen un mundo de conocimientos que antes era exclusivo de unos pocos. Ahora, por ejemplo, es mucho más sencillo organizar las cuentas, participar en redes empresariales entre muchas otras cosas, gracias a los aplicativos que se pueden bajar gratis de la red.

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• También puede investigar qué hacen las empresas de su sector en otras ciudades y países, y con esta información a la mano, anticiparse a las tendencias de los negocios. • Investigue, promueva y utilice las herramientas, programas y recursos de apoyo a la innovación, ofrecidos por entidades como Innpulsa Colombia14, Innpulsa Mipyme, Colciencias, Bancóldex y universidades entre otros.

14 Pueden

encontrar mayor información en la página Web http://www.innpulsacolombia.com/

SOMOS EL BANCO DE LOS EMPRESARIOS Promovemos el desarrollo empresarial mediante la creaci贸n de productos financieros y no financieros destinados a facilitar la modernizaci贸n e impulsar la productividad y competitividad de las empresas colombianas de todos los tama帽os.

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FASCÍCULO

02 04

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CONTABILIDAD Y TRIBUTACIÓN ASPECTOS BÁSICOS PARA CRECER

FINANZAS: LA CLAVE PARA EL ÉXITO EMPRESARIAL

OFRECEMOS PRODUCTOS Y SERVICIOS FINANCIEROS Y NO FINANCIEROS PARA EMPRESAS DE TODOS LOS TAMAﾃ前S

PRÓLOGO

LUIS FERNANDO CASTRO PRESIDENTE DE BANCÓLDEX S.A.

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FASCÍCULO de

INTRODUCCIÓN

¿CÓMO MEJORAR LA COMPETITIVIDAD DE LAS MIPYMES?

LAS MIPYMES EN COLOMBIA

Contabilidad y tributación - Aspectos básicos para crecer

FASCÍCULO

INTRODUCCIÓN de

CONTABILIDAD Y TRIBUTACIÓN ASPECTOS BÁSICOS PARA CRECER

CONTABILIDAD BÁSICA E INDICADORES FINANCIEROS

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FASCÍCULO

INTRODUCCIÓN de

RENTABILIDAD, COSTEO Y FIJACIÓN DE PRECIOS LA BASE PARA LA PERDURABILIDAD

GESTIONAR LA RENTABILIDAD PARA GANAR MÁS

Contabilidad y tributación - Aspectos básicos para crecer

FASCÍCULO

INTRODUCCIÓN de

RECURSOS FINANCIEROS PARA LAS EMPRESAS ASEGÚRESE DE ESCOGER LA MEJOR OPCIÓN

EL DINERO, OXÍGENO PARA SU NEGOCIO

FASCÍCULO

CONTABILIDAD Y TRIBUTACIÓN ASPECTOS BÁSICOS PARA CRECER

Contabilidad y tributación - Aspectos básicos para crecer

INTRODUCCIÓN

Si el ejercicio de ser empresario se toma en serio y no como una labor rutinaria y apenas de supervivencia económica, esa determinación puede significar la prosperidad del negocio. Con un poco de disciplina, esfuerzo personal y sobre todo organización y método, es posible encaminar la empresa por la senda del crecimiento permanente. Una buena organización interna permitirá ver con claridad la marcha de la compañía –sin importar si es micro, pequeña, mediana o grande– y manejar con acierto esas finanzas que apalancan el crecimiento. Unas cuentas claras en todo momento, equivalen a un manual de señales para timonear la empresa hacia un buen destino. Sirve internamente para mirar los aciertos y los errores y corregir el rumbo si es necesario, y externamente para irradiar credibilidad hacia el público, las autoridades y el sector financiero. Y ya se sabe: la buena imagen vende. La fuente de la claridad empresarial son los registros contables y tributarios. Y de ellos trata el presente coleccionable. Partimos de la base de que un buen registro contable se constituye en una herramienta poderosa para auscultar la salud de la empresa y poder tomar decisiones sobre su marcha. Por ello entregamos en las siguientes páginas una guía para los registros contables básicos que debe llevar una empresa. Incluye información acerca de los asuntos tributarios que le competen; las mejores prácticas contables ajustadas a la ley; el papel y la importancia del contador; la claridad que debe iluminar a las metas financieras; aspectos básicos para elaborar un presupuesto; y ejemplos tipificados en cuadros y gráficas. Este coleccionable ayudará a organizar la empresa para hacerla prosperar con el apoyo de unas finanzas sanas.

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CONTABILIDAD BÁSICA E INDICADORES FINANCIEROS

1. ASPECTOS BÁSICOS DE LA CONTABILIDAD Llevar un registro de las diferentes operaciones que se realizan cada día resulta esencial para pensar en inversiones de largo plazo en una empresa, planear las compras de nuevas mercancías o de materias primas, negociar con los proveedores o tomar medidas correctivas cuando las ventas no son las esperadas, y además cumplir con las obligaciones tributarias. En realidad, todo negocio requiere un manejo ordenado de sus movimientos de dinero para obtener el mayor provecho y evitar desperdicio de recursos, y especialmente para proyectarse al futuro. Una empresa en la que no se conoce el comportamiento de las finanzas, esto es, cuánto se gana o se pierde en cada transacción, se pone en riesgo de fracasar. Por el contrario, unas sanas finanzas son la base para impulsar el crecimiento. Para lograr mejores resultados en la gestión de empresa, es importante tener en cuenta que se deben adoptar las NIIF1, normas generales que requieren que los estados financieros contengan información comparable, transparente y de alta calidad.

1.1. Beneficios del registro contable de una empresa La contabilidad permite registrar, cuantificar y sistematizar la información sobre las operaciones de una empresa. Los beneficios de esta práctica se dan tanto a nivel interno como externo.

Beneficios internos Los beneficios internos para la empresa cuando se llevan adecuadamente los libros de contabilidad, son entre otros los siguientes:

1 Normas

Internacionales de Información Financiera – NIIF, también conocidas por sus siglas en inglés como IFRS (International Financial Reporting Standard)

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a. Evaluar cómo marcha el negocio. Con información real disponible se facilita saber si hay ganancias o no. Y en caso de pérdidas es posible revisar qué aspectos están afectando la empresa. b. Controlar los recursos. Un control detallado permite saber con exactitud a quién se pagó, y cuándo y por qué razones, así como conocer qué recursos entraron o salieron y cuándo y por qué conceptos. c. Anticipar las necesidades de dinero. Al conocer cómo es el flujo de recursos y cada cuántos días se recauda la cartera, será más fácil planear los egresos de dinero. d. Establecer políticas de pago. Cuando se conoce con exactitud el ciclo de efectivo, es decir los días que transcurren entre el día en que se vende y aquel en el que se cobra el dinero, se pueden establecer fechas de pago para los proveedores, de tal forma que se cumplan sin afectar la disponibilidad de recursos ni tener que recurrir a créditos de corto plazo, que pueden resultar costosos. e. Tomar decisiones de inversión. Llevar una adecuada contabilidad, le permite al gerente o dueño validar con cifras reales si la empresa puede asumir nuevas inversiones ya sea para crecer en infraestructura o para obtener beneficios de los excesos de liquidez de la empresa.

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Beneficios externos Se refieren estos beneficios a la imagen positiva que proyecta la empresa que lleva unos registros contables correctamente diligenciados y que pueden traducirse en credibilidad para asuntos como estos: a. Acceso al sistema financiero. Llevar una contabilidad correcta es una puerta abierta al sistema financiero, porque comprueba que la empresa es organizada en el manejo de sus cuentas. b. Los registros contables facilitan la presentación y declaración de impuestos ante el Gobierno. Recuerde que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, dispone de sistemas muy avanzados que le permiten conocer muchas de las operaciones que se manejan en una empresa, a partir de la consulta de diversas fuentes de información. De esa forma, en caso de un requerimiento por parte de la DIAN, se podrá tener la tranquilidad de presentar los libros al día, lo cual puede evitar sanciones y multas.

1.2. Claves para lograr un óptimo registro contable Debido a que en muchas empresas el contador no trabaja de planta, es importante tener un buen manejo de los soportes físicos de cada operación, para que pueda efectuar una tarea contable fiel a la realidad. Como mínimo deberá disponer de recibos de caja para registrar el ingreso de dinero, comprobantes de egreso para sustentar la salida de recursos, y facturas de todas las ventas realizadas. Estos documentos se deben diligenciar en forma clara y comprensible, anotando las cifras en las mismas unidades siempre, es decir, en miles o en millones para todos los documentos.

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Recomendaciones para efectuar un registro óptimo: • Cree carpetas físicas para cada soporte, de tal forma que archive en ellas los documentos en tanto el contador los revisa y los registra oficialmente. • Exija que los informes contables se actualicen cada mes, para evitar que se acumulen varios períodos. • Evite enmendaduras en los soportes. • Registre con claridad la fecha, las unidades y el monto de la operación. • Diligencie todos los datos del comprador a quien se factura o del proveedor a quien se paga (entre otros el NIT). • Solicite siempre a sus proveedores una fotocopia del RUT actualizado. • Registre siempre la firma de quien elabora y autoriza el comprobante de egresos. • Lleve un control de sello sobre los documentos que ya han sido contabilizados. • Mantenga al día las carpetas de facturas, recibos de caja, comprobantes de egreso y formularios de impuestos. • Archive en orden los soportes de períodos anteriores, para facilitar su consulta en caso de requerirse. • En lo posible, presente o pague sus impuestos con anticipación a la fecha del vencimiento.

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1.3. Autodiagnóstico contable La contabilidad es esencial en toda empresa, ya que permite realizar un análisis de la situación financiera, planear el futuro de la compañía y controlar las diversas actividades que se desarrollan. De forma clara, es el examen con el cual se conoce el estado de salud de la empresa, y aporta información que para tomar decisiones apropiadas para cada situación. Este ejercicio le permitirá conocer cómo se encuentra su empresa o negocio en el registro contable.

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2. ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE LOS INFORMES CONTABLES Y FINANCIEROS Los informes contables básicos Todas las empresas deben llevar los libros contables en los términos establecidos en el Código de Comercio, debidamente registrados ante la Cámara de Comercio o la DIAN según corresponda. Como regla general se deben llevar: Libro Mayor y Balances, Libro Diario, Libro de Inventarios, Libro de Actas y Libro de Accionistas (para sociedades por acciones). Desde el punto de vista contable es esencial llevar el Balance General y el Estado de Pérdidas y Ganancias. Además se debe elaborar el flujo de caja y un presupuesto ajustado a la realidad de la empresa.

2.1. Balance General: lo que tengo, lo que debo Es el estado básico demostrativo de la situación financiera de una empresa en una fecha determinada, elaborado según los principios básicos de contabilidad que incluyen el Activo, el Pasivo y el Capital Contable. Muchos especialistas afirman que es una especie de fotografía de la empresa y por eso es solicitado de manera obligatoria por bancos, clientes y proveedores que estudien la posibilidad de establecer relaciones comerciales con ella. En el Balance General se observan aspectos de la empresa como los siguientes: • Activos con los que cuenta (todos los recursos físicos y económicos a disposición para operar, tales como maquinaria, planta, equipo, recursos en efectivo, y dinero comprometido en cartera de los clientes). • Situación de las deudas con el Estado (impuestos por pagar). 17

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• Situación de las deudas con los empleados. • Nivel de endeudamiento, tipo de deudas y plazos. • Capital aportado por los socios para la operación de la empresa. • Utilidades obtenidas en períodos anteriores. • Política de capitalización o distribución de utilidades. A partir del análisis del Balance General se puede determinar cómo está la situación de liquidez, cómo se comportan las cuentas por cobrar y cuáles son las obligaciones con bancos y proveedores. Y en un aspecto más avanzado se puede examinar la rentabilidad que generan los activos y cuál es la rentabilidad que reciben los socios sobre el capital aportado, entre otros aspectos. Por lo general, los cortes del Balance General pueden ser mensuales o cada trimestre, semestre o cada año, según los requerimientos del Gobierno y de los administradores. En el Balance General se manejan tres tipos de cuentas: • Activos: representan todos los recursos de propiedad de la empresa y que se pueden convertir en dinero en algún momento. • Pasivos: en su operación la empresa adquiere activos o servicios que no paga inmediatamente. Esas deudas, así como los impuestos pendientes por pagar al Estado, se registran en la cuenta de Pasivos. • Patrimonio: muestra el capital aportado por los socios para la adquisición de activos y la financiación de la operación de la empresa. En esta cuenta se incluyen también las utilidades o las pérdidas generadas durante el ejercicio contable.

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De estas cuentas surge lo que se denomina la “ecuación fundamental de la contabilidad” mediante la cual se indica que:

ACTIVOS = PASIVOS + PATRIMONIO

Esta ecuación indica simplemente que el valor de los recursos a disposición de la empresa son iguales a las deudas más los aportes realizados por los accionistas. Y si en algún momento se pagaran las deudas a todos los acreedores, lo que quedará en el activo correspondería al capital aportado por los accionistas. Veamos un ejemplo: Pedro y Gloria se asocian para montar una panadería. Pedro aporta un horno industrial valorado en $3.000.000, y muebles por $2.000.000, mientras que Gloria entrega $5.000.000 en efectivo. La empresa tiene entonces el siguiente balance inicial:

Se confirma la “ecuación fundamental de la contabilidad”:

ACTIVOS = PASIVOS + PATRIMONIO 19

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Primera transacción: para iniciar labores deciden adquirir a crédito a corto plazo materia prima por $1.500.000 y dos vitrinas para la exhibición del producto terminado, por un valor de $1.000.000, en efectivo. El balance después de estas compras queda así:

a. TIPOS DE ACTIVOS Forman parte de los activos, todos los bienes y recursos a disposición de la empresa y que se puedan representar en términos de dinero. Activos corrientes: están considerados de gran facilidad para ser convertidos en liquidez. En ellos se clasifican la cartera de clientes, los recursos en bancos y caja, y los inventarios de productos terminados o de materia prima. Activos fijos: son bienes permanentes con los cuales la empresa puede realizar su operación, tales como propiedades, planta, equipos, 20

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vehículos, muebles y enseres. Algunos de estos deben ser afectados en su valor por la depreciación debido a su desgaste por el uso, como es el caso de los equipos de cómputo, vehículos, muebles y enseres. No se afectan activos tales como terrenos ni construcciones en curso. Inversiones permanentes: son recursos de la empresa que se emplean en otras actividades con el ánimo de generar una utilidad. No se utilizan en el desarrollo de las operaciones normales. Otros activos: en este grupo van los bienes que no clasifican en las anteriores cuentas, tales como patentes, franquicias adquiridas y marcas registradas por la empresa y que tienen un valor estratégico en la operación del negocio. b. TIPOS DE PASIVOS Son todas aquellas obligaciones adquiridas por la empresa con diversos agentes. Dependiendo del plazo al cual se adquieren las deudas, también se puede establecer una clasificación para los pasivos, que es la siguiente: Pasivo corriente o de corto plazo: deudas que deben pagarse en menos de un año, tales como cuentas por pagar a proveedores, impuestos, pasivos laborales como cesantías y vacaciones, dividendos por cancelar a los accionistas, y deudas bancarias de corto plazo. Pasivos a mediano y largo plazo: como su nombre lo indica, son las obligaciones contraídas a más de doce meses y que pueden ser créditos con el sector financiero o deuda adquirida con socios que han prestado dinero. Otros pasivos: corresponden a cuentas por contingencias o provisiones para cubrir determinado evento que se pueda presentar en el futuro, como indemnizaciones por despidos o posibles pérdidas por un proceso jurídico.

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c. CUENTAS DEL PATRIMONIO El patrimonio también maneja diferentes cuentas que configuran el capital de la empresa. Capital social: el aporte de los accionistas se descompone, a su vez, en varias cuentas como son el capital autorizado, establecido mediante escritura pública; el capital pagado o efectivamente aportado, y el capital suscrito, que sin haber sido aportado aún, los accionistas se comprometen a pagar. Superávit de capital: son ingresos que se consideran utilidades pero que no provienen del estado de Pérdidas y Ganancias -P&G-, como puede ser la prima por colocación de acciones. Utilidades / Pérdidas: se obtienen del Estado de Resultados para registrar la utilidad del período en análisis. Además se maneja otra cuenta denominada Utilidad de Ejercicios Anteriores, que refleja las ganancias aún no distribuidas entre los socios. Reservas: por norma, todas las empresas deben registrar una reserva legal, correspondiente al 10% de las utilidades generadas en el ejercicio contable. La acumulación se hará hasta alcanzar el 50% del capital pagado. Además los accionistas pueden aprobar otras reservas, bien sea para futuras capitalizaciones, inversiones o recompra de acciones, o para cubrir eventualidades del negocio.

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2.2. Estado de Pérdidas y Ganancias (P&G) Este informe es el más apetecido por los gerentes, ya que con él se determina cómo se comporta la operación de la empresa en materia de ventas, cómo se están gestionando los gastos para generar esos ingresos y cuánto se ganó al cierre del período. Por ello también se le denomina Estado de Resultados o Estado de Ingresos y Gastos. La presentación del P&G cambia según el tipo de negocio, ya que los conceptos de las cuentas varían por ejemplo de una empresa que produce bienes, a una que comercializa productos y a otra que ofrece servicios. Este informe permite conocer: • El monto de los ingresos operacionales que fueron generados en el desarrollo del objeto social de la empresa. • El valor de los ingresos no operacionales, que se obtuvieron por otras operaciones. • Los gastos operacionales ejecutados para lograr las ventas. • Los gastos no operacionales, tales como el pago de multas o la reversión de un ingreso. • Los costos de ventas asociados específicamente a la producción, adquisición de bienes o prestación del servicio que ofrece la empresa. • La utilidad de la operación. • El nivel de la carga financiera que debe asumir la empresa. • La utilidad neta, descontando los impuestos.

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El modelo general de P&G, para una empresa de servicios, es el siguiente:

A continuación veremos cómo se puede presentar este informe en una empresa:

Como puede observarse, las empresas de servicios suelen presentar los informes más sencillos, ya que sus ingresos se derivan de prestar servicios al público y para hacerlo incurren en gastos como sueldos, arrendamientos, pago de servicios públicos, papelería y útiles de escritorio. 25

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2.3. Indicadores clave para medir la salud de la empresa En un negocio es necesario mantener un control permanente de la situación en términos financieros. Para ello es importante realizar análisis comparativos de los estados financieros de por lo menos cuatro períodos, para evaluar cómo se ha venido comportando la sociedad en materia de ventas, gastos y utilidades, entre otros puntos. Para obtener una visión más clara de lo que ocurre con las finanzas, se pueden realizar dos tipos de evaluación:

ANÁLISIS VERTICAL Muestra la participación de cada una de las cuentas sobre el total, lo que da una idea de su magnitud, y permite además evaluar si una cuenta debería reclasificarse o no para efectos de un mejor registro contable. Para facilitar la comprensión presentamos el siguiente ejemplo:

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El gerente de la peluquería Lindo Cabello quiere saber qué aspectos son los más representativos en los gastos en que incurre para operar su negocio. Su P&G del último mes mostró lo siguiente: Para encontrar la proporcionalidad de los ingresos se debe realizar la siguiente operación:

CUENTA PARA COMPARAR / TOTAL DE LOS INGRESOS Por ejemplo: Para encontrar la proporción de gastos operacionales sobre ingresos

7.950.000 / 12.000.000 = 0,663 Al aplicar el porcentaje encontramos que los gastos operacionales representan el 66,3% de los ingresos. Del informe de la Peluquería Lindo Cabello podemos identificar lo siguiente: • Los gastos operacionales representan el 66% de los ingresos. De estos, los sueldos del personal y el arrendamiento son los que más pesan dentro de la estructura de gastos de la empresa, con 33% y 13% respectivamente. Puesto que es una empresa que presta servicios personales, es apenas lógico que los sueldos tengan una participación tan significativa. • Tanto los ingresos operacionales como los gastos no operacionales presentan una participación muy pequeña en el total de ingresos, lo que permite obtener una significativa utilidad antes de impuestos. Los intereses por créditos sólo pesan el 3% en el total de los ingresos, lo que permite cubrirlos sin inconvenientes. • El negocio genera una utilidad neta del 25% para sus propietarios.

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Herramienta para realizar el anรกlisis vertical de su P&G

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ANÁLISIS HORIZONTAL Consiste en presentar los informes financieros de manera comparativa, de tal forma que se pueda evaluar la evolución de las diferentes cuentas del Balance General y del P&G. Revisemos con un ejemplo las ventajas de esta lectura: Con estas cifras a la mano se puede concluir lo siguiente: • El Año 2 resultó un año muy difícil para la empresa, ya que las ventas se redujeron en un 27% respecto del año 1. Sin embargo la recuperación fue evidente en el año 3, pues se elevaron las ventas en un 59%. • Aunque el resultado de gestión es positivo en el último año con un incremento de la utilidad neta del 233%, es importante vigilar el comportamiento del gasto administrativo, que viene creciendo en magnitudes del 40% y del 29% en los últimos dos años. • Es importante también tener en cuenta que el costo de ventas debería presentar un comportamiento similar al de las ventas, es decir, crecer en la misma proporción, pero los gastos administrativos deben mantenerse controlados, lo que no ocurrió en el año 2 cuando a pesar de la caída de las ventas en el 26,7%, el costo aumentó en 12%.

Señales de alerta Con las dos lecturas se pueden analizar otros aspectos importantes que contienen tanto el Balance General como el P&G. Los más críticos son los siguientes:

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• Crecimiento de las cuentas por cobrar y su relación con el crecimiento de las ventas. Por lo menos debería presentarse un comportamiento similar en ambos rubros. Si se encuentra un incremento muy por encima del crecimiento de las ventas en las cuentas por cobrar a clientes, hay que tener cuidado y evaluar si se están cumpliendo las políticas de créditos, y verificar en cuáles clientes está concentrada la cartera y qué tan riesgosos pueden ser estos. • Decrecimiento sostenido de las ventas y de las utilidades. Debe revisarse si la empresa está perdiendo mercado, si ha perdido clientes o revisar cuidadosamente en que rubros sus gastos se han incrementado. • El incremento acelerado del pasivo en períodos cortos puede indicar que la empresa tiene problemas para cubrir los gastos de operación. • El bajo nivel patrimonial es un indicador de que los accionistas no pueden inyectarle nuevos recursos a la empresa, o que no tienen un compromiso muy alto con ella. Ejemplo para realizar el análisis horizontal de la empresa:

Otros indicadores Para conocer la marcha de un negocio no basta leer los estados financieros. También es conveniente efectuar algunos cálculos que permitan conocer aspectos como la disponibilidad de dinero para cubrir las operaciones, el grado de endeudamiento de la empresa y la rentabilidad que ofrece para sus accionistas. 30

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Para una mejor comprensión de cada uno de estos indicadores, trabajaremos con base en ejemplos: Leonardo Ciempués es el due�o de la ferretería Mi Tornillo, y desea hacer unas modificaciones en el local en el que operan; por eso ha pedido a su contador que le presente los principales datos que le ayuden a adoptar esa decisión:

FINANZAS: LA CLAVE PARA EL ÉXITO EMPRESARIAL

• Indicadores de liquidez. muestran la capacidad de la empresa para pagar sus obligaciones actuales. En el giro ordinario del negocio, los activos son aquellas cuentas que se espera convertir en efectivo en el corto plazo para atender los gastos propios de la operación y además para responder por las obligaciones a cargo de la empresa. Esto se obtiene realizando la siguiente operación:

Razón de liquidez = Activos corrientes / pasivos corrientes Razón de liquidez = 91.000.000 / 54.000.000 Razón de liquidez = 1,69 Pero cuando se busca establecer claramente qué porcentaje de los activos corrientes es realizable de manera inmediata, se excluyen los inventarios, que podrían tardarse un tiempo en ser liquidados para generar efectivo, así:

Prueba ácida = (activos corrientes-inventarios) / pasivos corrientes Prueba ácida = (91.000.000-35.000.000) / 54.000.000 Prueba ácida = 1,04 Para la ferretería los resultados son:

Razón de liquidez

1,69

Prueba ácida

1,04

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Es decir que incluidos los inventarios de mercancías, los activos disponibles de fácil realización no alcanzan a cubrir dos veces el valor de los pasivos corrientes. Al excluir la cuenta de Inventarios se encuentra que por un peso de pasivos hay uno de activos para responder, lo que muestra que no existe una liquidez muy alta en el negocio y que la obra de ampliación tendría que realizarse con aportes de los socios o con deuda. Lo más conveniente en una empresa es que los activos cubran varias veces el valor de los pasivos, lo que confirmaría que el negocio cuenta con una disponibilidad de efectivo muy buena. La relación de liquidez depende de la actividad económica que desarrolle la empresa. Por ejemplo, en la actividad de comercio generalmente la liquidez es alta, con valores superiores a 2 en el indicador de liquidez. • Indicadores de endeudamiento. como el señor Ciempués no tiene los recursos para hacer la obra, le insiste al contador en que evalúen la posibilidad de obtener más crédito con los bancos. Entonces deciden revisar los indicadores de endeudamiento para hacer claridad sobre este tema:

Endeudamiento total (%) = Total pasivo / Total activos Endeudamiento = 84.000.000 / 169.000.000 Endeudamiento = 49,7% Sobre este dato se evalúa la carga de deuda que tiene la empresa actualmente y qué porcentaje de los activos respalda esas obligaciones, ya que en la eventualidad de que se decidiera pagar todas las deudas, los activos deberían alcanzar para tal fin, pero también los socios esperarían recibir lo correspondiente a su patrimonio.

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Es muy importante igualmente revisar qué porcentaje de la deuda se concentra a corto plazo, pues si las obligaciones a menos de un año tienen una alta incidencia, se asume un mayor riesgo de incumplirlas en caso de una crisis o una ausencia temporal de liquidez.

Concentración = Pasivo corriente / Total pasivo Concentración = 54.000.000 / 84.000.000 Concentración = 64,3% En el caso de la Ferretería Mi Tornillo se podría deducir que aunque no se tiene una deuda muy alta, el riesgo es que está más concentrada en obligaciones que se deben pagar antes de un año, y que por lo tanto recibir más crédito podría afectar la liquidez del negocio.

Financiación a largo plazo = Capital socios + Pasivo de largo plazo ____________________________ Activo total El contador calcula entonces la financiación a largo plazo. Para entender qué porcentaje de los activos está involucrado en las obligaciones a más de un año, se incluye el aporte de los socios, pues son recursos que se colocan para obtener una rentabilidad que se espera mayor que la que ofrecen otras alternativas de inversión.

Capital de trabajo = Activo corriente – Pasivo corriente Capital de trabajo = 91.000.000 – 54.000.000 Capital de trabajo = 37.000.000

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En resumen, los resultados fueron:

Endeudamiento total

49,7%

Concentración

64,3%

Financiación a largo plazo

54,3%

Capital de trabajo

37’000.000

El contador incluyó el valor del capital de trabajo que se requiere para sostener las operaciones de la empresa. En estas condiciones, lo más viable podría ser el obtener financiación a largo plazo para ejecutar el proyecto, o realizar aportes de capital que permitan cubrir la obra sin poner en riesgo el efectivo disponible para atender las necesidades de la operación. El señor Ciempués quedó un poco preocupado con la información que le entregó su contador, así que quiere conocer cuánto se demora en recaudar el dinero por las ventas a crédito que hace a los clientes más grandes y cuánto tiempo está tomando para pagar a sus proveedores. Para conseguir ese dato requiere el valor de las ventas anuales, que es de $300.000.000. El contador hace sus respectivos cálculos y le entrega al señor Ciempués lo siguiente:

Venta promedio diaria = Ventas anuales / 360 (días al año) Venta promedio diaria = 300.000.000 / 360 Venta promedio diaria = $833.333 Luego calcula los días de venta de las cuentas por cobrar, así:

Días venta en cuentas por cobrar = Cuentas por cobrar / Venta promedio diaria Días de venta en cuentas por cobrar = 15.000.000 / 833.333 Días de venta en cuentas por cobrar = 18 35

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En resumen se encontró lo siguiente:

Ventas anuales

300’000.000

Venta promedio diaria

833.333

Días en cuentas por cobrar

Luego se calculó la rotación de las cuentas por pagar, en días, tomando el valor de las deudas con proveedores. La fórmula es la siguiente:

Rotación de cuentas por pagar = (Cuentas por pagar x 360) / Valor de las compras El contador establece que el valor de las compras, según el P&G, es de $220.000.000.

Rotación de cuentas por pagar = (22.000.000 x360) / 220.000.000 Compras anuales

220’000.000

Rotación de cuentas por pagar (días)

Con estos resultados se concluye que el negocio goza de una buena liquidez, puesto que tiene el doble de días disponibles para pagar a sus proveedores respecto del período que se tarda en recaudar la cartera. Así las cosas, el señor Ciempués queda tranquilo y decide analizar con mayor cuidado otras alternativas para la ampliación de la ferretería, y con el contador empieza a construir el presupuesto de inversión para el proyecto.

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2.4. El flujo de caja: planear el movimiento de los recursos Conocer de antemano las necesidades de dinero es una gran ventaja,ya que permite seleccionar la mejor fuente de recursos en términos de costos y plazos. Además garantiza el cumplimiento de las obligaciones existentes, lo cual mantiene la buena calificación de la empresa ante el sistema financiero y abre las puertas a nuevas alternativas de financiación cuando se requieran. El flujo de caja es una de las alternativas para proyectar cuánto dinero va a necesitar el negocio, y cuándo, para atender los gastos de operación o el pago derivado de un proyecto en marcha. Con base en esa proyección de ingresos y egresos de recursos se puede decidir también si es viable ejecutar el proyecto o mantener el ritmo de crecimiento que se lleva. En esencia se trata de un presupuesto de efectivo dividido en periodos, generalmente mensuales, en el que se identifican los meses en los cuales se podría tener déficit de fondos, y aquellos en los que habría excedentes. Cuando se tienen previstos los faltantes, se puede planear la fuente a la que se recurrirá para cubrirlos. En el caso de que hubiere excedentes, conviene identificar las inversiones más rentables y adecuadas al ciclo de efectivo de la empresa. Las ventas son la base del presupuesto de ingresos por mes, teniendo en cuenta que no siempre se genera efectivo de manera inmediata. Por eso es importante tener en cuenta la rotación de las cuentas por cobrar cuando se hacen ventas a crédito, para determinar cada cuántos días entra el dinero.

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En relación con la salida de recursos, lo más conveniente es determinar las fechas en las cuales se suele pagar a los proveedores. Lo recomendable es tener establecida una fecha mensual o bimestral para realizar los cortes en esos días en los cuales las necesidades de ingresos son mayores. Siempre será prudente contar con un efectivo mínimo en bancos para estar preparados en caso de que las proyecciones del flujo de caja en cuanto a ingresos no se cumplan, y debamos atender las obligaciones con proveedores o bancos en la fecha estimada. Además esos recursos en el banco cumplirán con el requisito de saldos mínimos que hacen parte de las consideraciones de cualquier entidad financiera cuando evalúa si debe o no prestarle a un cliente.Sin embargo no se recomienda tener un exceso de liquidez en el banco, pues resultaría muy costoso guardar un dinero que no renta en una cuenta corriente.

Modelo básico para elaborar un flujo de caja En primera instancia es prudente identificar las cuentas que reportan entradas y salidas de efectivo. Entradas: recaudos de los ingresos por ventas, prestación de servicios, arrendamientos, dividendos, intereses y préstamos a particulares, empleados o socios. Otros ingresos: entradas por créditos solicitados en un período anterior o por venta de activos. Salidas: pago a proveedores, salarios, honorarios, prestaciones sociales, pago de seguridad social, arrendamientos, cuotas de crédito o leasing, pago de servicios públicos, pago de impuestos de diversa índole, pago de dividendos a socios, pago por compra de activos. Para elaborar el flujo de caja se recomienda utilizar una hoja de cálculo disponible en casi todos los programas de computador. Si no es posible contar con ella, se puede hacer a mano con una columna para el nombre de las cuentas y otra para cada período establecido para el análisis.

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Ejemplo flujo de caja:

Esta floristería ha tenido en cuenta todos sus ingresos y egresos proyectados. En el período se han realizado unas ventas de contado estimadas, así como otros recaudos de ventas a crédito efectuadas en un período anterior (esta información sale del P&G y del Balance General). Los impuestos de presentación bimestral, como IVA, Reteiva y Retenciones, se han calculado con base en los ingresos esperados. Para calcular los ingresos se tuvieron en cuenta los comportamientos históricos del año pasado, al igual que la proyección de crecimiento de ventas que la gerente de la empresa, Pepita Rosas, puso de meta.

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Como puede observarse, la floristería empieza el año con un déficit, pues en diciembre no hay gran demanda de sus arreglos, y enero tampoco es un mes muy bueno (Cómo el saldo es negativo, la floristería debe buscar alternativas de financiación para cubrirlo). En febrero se incrementan los ingresos por la venta de un vehículo y por mayores ventas. En mayo, mes en el que se celebra la fiesta de las madres se impulsanlas ventas en efectivo y se incrementan los gastos de personal. Junio, debido a los gastos efectuados para dicha fecha, también registra un flujo de fondos más bajo.

Modelo flujo de caja

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2.5. El presupuesto y la proyección de actividades Cuando se proyecta una empresa a mediano y largo plazo, muchas veces se establecen metas relacionadas con las ventas, las inversiones y los gastos, pero en buena parte de las pequeñas y medianas empresas no se traza la ruta para cumplirlas. Esa ruta es lo que denominamos presupuesto, o un plan que explique cómo se van a cumplir las metas financieras. Lo más conveniente es realizar el diagnóstico de la situación financiera de la empresa a partir de la lectura vertical y horizontal de los informes financieros, unido al análisis del sector y del entorno, la visión de la gerencia y otros elementos necesarios para establecer un plan. Esto nos permite fijar el punto de partida y proyectar lo que se desea a uno o dos años en la empresa. Por lo general los presupuestos de ventas los elabora el área comercial; sin embargo es necesario tener en cuenta que alcanzar un cierto nivel de ventas implica realizar más gastos en compra de insumos o mercancías, por lo tanto esa tarea debe ser realizada en conjunto entre las diferentes áreas de la empresa para que se tengan planteados objetivos claros. Aspectos básicos para construir el presupuesto: • Para la elaboración de esta herramienta es importante partir del modelo contable de la empresa. Tome como base las cuentas agregadas del P&G para registrar los diferentes rubros que se van a presupuestar, de tal forma que sean fáciles de analizar y comparar cuando ya se haya ejecutado uno de los períodos del presupuesto. • Al proyectar el incremento de las ventas, tenga en cuenta también el aumento de los costos de ventas (costos fijos y costos variables) así como el de los gastos, de tal forma que pueda proponerse metas en cada uno de ellos. • Mire en perspectiva aspectos como el comportamiento proyectado de la economía para el período en que va a construir el presupuesto, de tal forma que no se plantee metas que serán difíciles de alcanzar en condiciones adversas o complicadas para los negocios en general. 41

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• Revise la información disponible para el sector en el que está su empresa y determine qué eventos de política económica o social podrían afectarla o por el contrario impulsarla. • Proyecte el incremento de los costos de operación teniendo como base los planes de contratación de personal nuevo o más costoso, así como los resultados en materia de inflación, pues el incremento de salarios está determinado por esta variable. • Analice qué ajustes podría realizar en el precio de venta de sus productos o servicios, bien sea por el resultado de la inflación, por el incremento de las materias primas o por la exclusividad que maneja. Cuando realice su presupuesto, tenga en cuenta las siguientes bases que le pueden ser útiles para realizar su proyección.

Bases de proyección

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Modelo de presupuesto

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2.6. El contador: su trabajo y sus responsabilidades con la empresa Contar con los servicios de un profesional de contaduría representa una gran ventaja para las empresas. Este asesor es el eje de un manejo contable que aporte la información necesaria para la toma de decisiones oportunas por parte de la gerencia. De ahí que el contador debe dedicar inicialmente el tiempo necesario para comprometerse en la operación de la empresa, de tal forma que conozca a fondo qué hace ésta, cómo trabaja, en qué mercados tiene presencia, qué tipo de clientes atiende y cómo son los procesos de producción o de prestación del servicio a los compradores. También es necesario que el contador lea cuidadosamente los documentos relacionados con la formalización del negocio, para que conozca en detalle la actividad económica que desarrolla, y en consecuencia establezca qué obligaciones tributarias debe atender pero también de qué beneficios o exenciones puede disfrutar si se da el caso. Con base en este conocimiento podrá elaborar los informes de la manera más acorde con la actividad del negocio. Son responsabilidades del contador: • Preparar los estados financieros. • Presentar informes a la administración. • Certificar los estados financieros, es decir declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos. Todas estas actividades deben cumplirse de manera ordenada, clara y precisa, de tal forma que la gerencia cuente con herramientas actualizadas de las operaciones y también se puedan cumplir a tiempo las obligaciones tributarias. El contador debe poseer tarjeta profesional vigente, para que responda de manera adecuada en caso de requerimiento por parte de las autoridades tributarias.

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Para obtener el mayor beneficio de su asesor contable, siga estas recomendaciones: • Contrate a un contador ojala con experiencia previa y con su tarjeta profesional vigente, y de ser posible, con conocimientos de análisis financiero. • Establezca claramente sus expectativas respecto del alcance de los informes financieros, fechas de entrega de reportes y fechas de presentación de las declaraciones de impuestos. • Defina las actividades que debe desarrollar en la empresa la persona encargada de recopilar, organizar y sistematizar la información que se le debe entregar al contador para su procesamiento final y análisis. • Exija que se haga un plan contable de la empresa de acuerdo con la normatividad vigente, para que la persona encargada lo utilice en los documentos de soporte al registrar las cuentas que se deben afectar, con sus códigos y cuantías. • Reúnase con su contador periódicamente para que él le explique claramente qué significan los resultados de los informes, y que además lo oriente sobre los aspectos que podrían estar afectando la buena marcha del negocio.

2.7. Las mejores prácticas contables Los expertos en materia contable han realizado una compilación de las prácticas más convenientes para llevar un registro ajustado a la ley, y apropiado además para evaluar la realidad económica de los negocios. A continuación se presentan algunas de ellas:

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1. Cumplir toda la normatividad en materia contable y tributaria establecida por el Gobierno (Ley 1314 del 13 de julio de 2009), y principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, fijados en el Decreto 2649 de 1993 y de conformidad con el artículo 68 de la Ley 43 de 1990, entendidos como el conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas. Apoyándose en ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, informar y evaluar las operaciones de un negocio en forma clara, completa y fidedigna. 2. Preferir el sistema de causación, que permite reconocer el hecho económico en el período en el cual se realiza, en lugar de hacer el reconocimiento cuando se recibe o se paga de manera efectiva. 3. Las transacciones se deben reconocer de la misma forma en cada período, como una manera de llevar un registro confiable y comparable de los diferentes hechos económicos. En este aspecto se podrán realizar cambios cuando se procure mejorar la información para el análisis gerencial. 4. Se deben estimar provisiones para cubrir eventualidades vinculadas al negocio. Éstas deben ser justificables, cuantificables y confiables. 5. El plan contable de la empresa debe incluir la totalidad de las cuentas de resumen y cuentas auxiliares en uso, con el respectivo código que las identifique. 6. Todos los hechos económicos deben estar apropiadamente clasificados para realizar el registro adecuado, según el plan contable. 7. Las operaciones deben registrarse de manera cronológica, y los hechos económicos deben quedar anotados en los libros a más tardar en el mes siguiente a la fecha en la cual se realizaron.

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8. La administración debe verificar, previamente a la emisión de informes contables, que todas las operaciones registradas en la contabilidad corresponden a la realidad del negocio. 9. Los estados financieros deben contar con sus respectivas notas preparadas por la administración, con el fin de aclarar, precisar o ampliar información sobre los hechos económicos registrados. Se las debe presentar debidamente identificadas, con una referencia en el cuerpo de los estados financieros y en secuencia lógica. Las notas de introducción deberán resumir las políticas contables de la empresa, así como los asuntos de mayor importancia para la interpretación de los estados financieros. 10. La administración debe velar porque toda la información financiera de la empresa se ajuste a las NIIF2, las cuales son un conjunto de normas globalmente aceptadas, que requieren que los estados financieros contengan información comparable, transparente y de alta calidad, que ayude a la gerencia, inversionistas, y a otros usuarios a tomar las mejores decisiones económicas.

Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF

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ASPECTOS BÁSICOS TRIBUTARIOS

Llevar una adecuada contabilidad, le permite a los empresarios realizar de forma segura y con certeza el pago de todas sus obligaciones tributarias.

1. ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE PAGAR IMPUESTOS? Gran parte de los recursos que se recaudan por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales están destinados a los siguientes rubros: • Inversión social en educación para las poblaciones más pobres. • Inversión social en salud y pensiones subsidiadas para poblaciones de escasos recursos. • Inversión en infraestructura vial para facilitar el comercio entre diferentes regiones. • Inversión en seguridad pública. • Desarrollo de programas especiales para la población desplazada por la violencia. Todas esas inversiones mejoran a la vez las condiciones en las cuales operan las empresas, pues se estimula la llegada de más inversionistas, la generación de más empleos y más consumo de bienes y servicios. Cabe recordar que cerca del 88% de los recursos de la nación proviene del pago de impuestos.

2. OBLIGACIONES TRIBUTARIAS BÁSICAS De acuerdo con la ley, unas de las obligaciones tributaria consiste en expedir una factura o un documento equivalente, por cada operación que realicen todas las personas o entidades que tengan la condición de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, así como quienes vendan bienes producto de la actividad agrícola o ganadera,

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independientemente de su estatus de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN.

Tipos de facturas Hay varios tipos de facturas que pueden expedir las empresas como comprobante contable de sus operaciones: • Facturas físicas o litográficas. • Facturas por computador. • Facturas electrónicas. • Documentos equivalentes a la factura.

Cuándo se expide una factura La factura es el documento de soporte de una operación que acredita un ingreso para el vendedor y un costo o gasto para el comprador. Se expide en los términos pactados entre las partes; y es un deber del vendedor expedirla, y un derecho del comprador exigirla. La factura es una prueba para efectos de acreditar ingresos, costos y gastos e impuestos descontables en materia tributaria, por lo cual se debe tenerla en el momento de presentar las correspondientes declaraciones tributarias. La ley no prevé un plazo determinado para expedir una factura.

3. PRINCIPALES RESPONSABILIDADES TRIBUTARIAS En nuestro país existen tributos de carácter nacional, departamental y distrital. A continuación realizamos una breve reseña de los impuestos de carácter nacional que son administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN. 49

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3.1. Impuesto sobre la renta y complementarios - Régimen Ordinario ¿Qué es? El impuesto de renta es un tributo que grava las utilidades obtenidas por las operaciones habituales y/o ordinarias de las personas naturales y jurídicas contribuyentes del impuesto. El impuesto de ganancias ocasionales complementario del impuesto de renta, es un tributo que grava las utilidades obtenidas por operacionales extraordinarias no contempladas en la actividad normal del contribuyente. Las sociedades comerciales como anónimas, limitadas, o asimiladas a estas, tributan con una tarifa del 25%. A los contribuyentes del régimen especial se les aplica una tarifa del 20%. Las personas naturales tienen una tarifa progresiva, es decir a mayor renta mayor será su impuesto.

Contribuyentes obligados Están obligados a presentar declaración de impuesto sobre la renta y complementarios todos los contribuyentes sometidos a tal impuesto, con excepción de aquellos que señala la ley en forma expresa.

Contribuyentes no obligados No están obligados a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios del año gravable inmediatamente anterior, los siguientes grupos de contribuyentes: a. Entidades de derecho público: Los entes públicos del nivel nacional y territorial, de los órdenes central y descentralizado, y demás entidades indicadas en los artículos 22 y 23 del Estatuto Tributario.

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b. Los empleados: Cuyos ingresos provengan, en una proporción igual o superior a un 80% de la prestación de servicios de manera personal o de la realización de una actividad económica por cuenta y riesgo del empleador o contratante, mediante una vinculación laboral o legal y reglamentaria o de cualquier otra naturaleza, independientemente de su denominación. Serán considerados como empleados los trabajadores que presten servicios personales mediante el ejercicio de profesiones liberales o que presten servicios técnicos que no requieran la utilización de materiales o insumos especializados o de maquinaria o equipo especializado, siempre que sus ingresos correspondan en un porcentaje igual o superior a 80% al ejercicio de dichas actividades, que no sean responsables del impuesto sobre las ventas del régimen común, siempre y cuando en relación con el año gravable inmediatamente anterior se cumplan la totalidad de los siguientes requisitos adicionales3: • Que el patrimonio bruto en el último día del año gravable no exceda de 4.500 UVT4 • Que los ingresos brutos sean inferiores a 1.400 UVT • Que los consumos mediante tarjeta de crédito no excedan de 2.800 UVT • Que el valor total de compras y consumos no supere las 2.800 UVT • Que el valor total acumulado de consignaciones bancarias, depósitos a inversiones financieras, no exceda de 4.500 UVT

3 4

Requisitos para el a�o gravable 2013 UVT, la Unidad de Valor Tributario, es la medida de valor creada para efectos tributarios como una medida que permite actualizar, con base en la inflación, los montos de las bases imposición, exenciones y sanciones, entre otros, con fundamento en la variación del Índice de Precios al Consumidor (IPC). Para el 2013 la UVT fue de $26.841, este valor es actualizado cada a�o por la DIAN.

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c. Los trabajadores por cuenta propia: Personas naturales residentes en el país, que no sean responsables del impuesto a las ventas del régimen común, cuyos ingresos brutos se encuentren debidamente facturados, sobre las cuales se hubiere practicada retención en la fuente, y que provengan en una proporción igual a superior a un 80% de la realización de una de las siguientes actividades económicas: • Actividades deportivas y otras actividades de esparcimiento. • Agropecuaria; silvicultura y pesca. • Comercio al por mayor. • Comercio al por menor. • Comercio de vehículos automotores, accesorios y productos conexos. • Construcción. • Electricidad, gas y vapor. • Fabricación de productos minerales y otros. • Fabricación de sustancias químicas. • Industria de la madera, corcho y papel. • Manufactura alimentos. • Manufactura textiles, prendas de vestir y cuero. • Minería. • Servicio de transporte, almacenamiento y comunicaciones. • Servicios de hoteles, restaurantes y similares. • Servicios financieros. 52

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No estarán obligadas a declarar las personas naturales, sucesiones ilíquidas pertenecientes a esta categoría, residentes en el país, siempre y cuando, en relación con el año gravable inmediatamente se cumplan los siguientes requisitos adicionales5: • Que el patrimonio bruto en el último día del año gravable no exceda de 4.500 UVT • Que los ingresos brutos sean inferiores a 1.400 UVT • Que los consumos mediante tarjeta de crédito no excedan de 2.800 UVT • Que el valor total de compras y consumos no supere las 2.800 UVT • Que el valor total acumulado de consignaciones bancarias, depósitos a inversiones financieras, no exceda de 4.500 UVT d. Otras personas naturales: Las demás personas naturales que no se encuentren clasificadas dentro de las categorías de empleados o trabajador por cuenta propia antes indicadas, que no sean responsables del impuesto a las ventas del régimen común respecto al año gravable inmediatamente anterior y cumplan además los siguientes requisitos6: • Que el patrimonio bruto en el último día del año gravable no exceda de 4.500 UVT • Que los ingresos brutos sean inferiores a 1.400 UVT • Que los consumos mediante tarjeta de crédito no excedan de 2.800 UVT

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Requisitos para el a�o gravable 2013 Requisitos para el a�o gravable 2013

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• Que el valor total de compras y consumos no supere las 2.800 UVT • Que el valor total acumulado de consignaciones bancarias, depósitos a inversiones financieras, no exceda de 4.500 UVT e. Personas naturales o jurídicas extranjeras: Pertenecen a esta clasificación las personas naturales o jurídicas extranjeras, sin residencia o domicilio en el país, cuando la totalidad de los ingresos hubieren estado sometidos a la retención en la fuente de que tratan los artículos 407 a 411 del Estatuto Tributario, y que esa retención en la fuente, así, les hubiere sido practicada. f. Empresas de transporte internacional: Empresas de transporte aéreo o marítimo sin domicilio en el país, siempre y cuando se les hubieren practicado las retenciones de que trata el artículo 414-1 del Estatuto Tributario, y que la totalidad de sus ingresos provenga de servicios de transporte internacional.

3.2. Impuesto sobre la Renta para la Equidad (CREE) ¿Qué es? Es un impuesto de carácter nacional y son responsables de presentar la declaración las personas jurídicas salvo excepciones contempladas en la Ley. Este impuesto sustituye la eliminación de los aportes parafiscales a SENA e ICBF pagados por empresas por los empleados que ganen menos de 10 salarios mínimos. Se genera por obtención de ingresos que sean susceptibles de incrementar el patrimonio de las empresas responsables en el año gravable. La tarifa del CREE será del 9 % para los años 2013, 2014 y 2015, y a partir del año 2015 la tarifa será del 8 %.

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3.3. Retención en la fuente a título de impuesto sobre la renta ¿Qué es? Es un mecanismo de pago anticipado del impuesto sobre la renta y complementarios, que se resta de los pagos o abonos en cuentas que reciben a los contribuyentes del impuesto sobre la renta.

Agentes de retención en la fuente Son las entidades responsables de recaudar y trasladar a la DIAN las retenciones en la fuente practicadas, actual como tal: • Las entidades de derecho público7. • Los fondos de inversión, los fondos de valores y los fondos de pensiones de jubilación e invalidez. • Los consorcios, las uniones temporales, las comunidades organizadas. • Las demás personas naturales o jurídicas, sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho, que por sus funciones intervengan en actos u operaciones en las cuales se debe efectuar la retención por expresa disposición legal. • Las personas naturales que tengan la condición de comerciantes y que en el año inmediatamente anterior al gravable hubieren tenido un patrimonio o unos ingresos brutos superiores a 30.000 UVT.

La Nación, los departamentos, los municipios, los distritos, las instituciones universitarias autónomas, los organismos o dependencias de las ramas del poder público.

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3.4. A utoretención en la fuente a título de impuesto sobre la renta para la equidad CREE ¿Qué es? Es un mecanismo de pago anticipado del impuesto sobre la renta para la equidad CREE, que se declara mensualmente por los contribuyentes sujetos a presentar la declaración anual de CREE. Se debe determinar sobre la totalidad de los ingresos del mes susceptibles de incrementar el patrimonio del contribuyente. La tarifas aplicables son el 0.40%, 0.80% y 1.60% y se determina de acuerdo con la actividad económica que se registre en el RUT del contribuyente (Decreto 014 de 2014).

3.5. Retención en la Fuente sobre el IVA ¿Qué es? Debe practicarse retención en la fuente por el impuesto sobre las ventas cuando quienes estén expresamente señalados como agentes de retención en ventas, adquieran bienes o servicios gravados. La retención será equivalente al 15% del valor del impuesto facturado. No obstante, el Gobierno Nacional queda facultado para establecer porcentajes de retención inferiores.

Agentes de retención en la fuente por el IVA • Los grandes contribuyentes (aunque no sean responsables por el impuesto). • Los que sean clasificados por la DIAN como agentes retenedores en ventas.

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• Los responsables del régimen común cuando adquieran bienes corporales muebles o servicios gravados, de personas que pertenezcan al régimen simplificado. • Quienes contraten con personas o entidades sin domicilio o residencia en el país, la prestación de servicios gravados en el territorio nacional, en relación con estos. En ese caso los responsables del régimen común y los del régimen simplificado deben practicar la retención equivalente al 100% del valor del impuesto • Las entidades emisoras de tarjetas de crédito y débito y sus asociaciones en el momento del correspondiente pago o abono en cuenta a las personas o establecimientos afiliados. • El Gobierno Nacional podrá disminuir la tarifa de retención en la fuente por el impuesto sobre las ventas, para los contribuyentes que en los últimos seis períodos consecutivos hayan arrojado saldos a favor en sus declaraciones de ventas.

3.6. Impuesto a las ventas - IVA ¿Qué es? Es un impuesto administrado por la DIAN que recae sobre el consumo de bienes y servicios que se consideran gravados, es denominado impuesto al valor agregado IVA.

Quiénes son responsables del impuesto Son responsables del impuesto sobre las ventas, todas las personas jurídicas y naturales que vendan bienes corporales muebles gravados, prestan servicios gravados o importan bienes gravados; y también son responsables los exportadores.

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Los responsables del impuesto a las ventas se dividen en dos grupos: • Los responsables del Iva que pertenecen al Régimen Común En principio toda persona jurídica, por el solo hecho de ser jurídica pertenece al régimen común en el impuesto sobre las ventas, para el caso de las personas naturales, solo pertenecen a este régimen las personas naturales que no cumplen con uno de los requisitos para pertenecer al régimen simplificado. Este régimen debe cobrar el IVA en la factura o documento equivalente al comprador de los bienes y servicios gravados. • Los responsables del Iva que pertenecen al Régimen simplificado A este régimen no les está permitido cobrar suma alguna a título de IVA. Pertenecen a este régimen las personas naturales comerciantes y los artesanos, que sean minoristas o detallistas; los agricultores y los ganaderos, que realicen operaciones gravadas, así como quienes presten servicios gravados, siempre y cuando cumplan la totalidad de las siguientes requisitos8: 1. Que los ingresos obtenidos en el año inmediatamente anterior hayan sido inferiores a 4.000 UVT. 2. Que no tenga más de un establecimiento de comercio u oficina. 3. Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles.

Requisitos para el a�o gravable 2013

Contabilidad y tributación - Aspectos básicos para crecer

4. Que no sean usuarios aduaneros. 5. Que en el año inmediatamente anterior no haya celebrado contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados por un valor individual superior a 3.300 UVT. 6. Que durante el año en curso no celebre contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados por un valor individual superior a 3.300 UVT. 7. Que el monto de las consignaciones durante el año anterior no hayan superado 4.500 UVT. Si la Persona Natural celebra contratos en el año en curso, cuyo valor sea superior a 3.300 UVT, deberá inscribirse previamente en el Régimen Común. Frente a la forma como se convierten las cuantías expresadas en UVT, se debe tener en cuenta: • Una persona natural en el año 2014 debe definir si pertenece al régimen simplificado, cuando la norma habla de año anterior, la UVT que se debe tomar es la del año 2013 (UVT año 2013 – $26.841), cuando la norma se refiere año en curso, se toma la UVT vigente para el año 2014 (UVT año 2014 – $27.485).

Productor o exportador de bienes externos Los bienes exentos son aquellos cuya venta o importación se encuentra gravada con la tarifa cero. Los productores y exportadores de estos bienes son responsables del impuesto sobre las ventas (régimen común); tienen derecho a descontar el IVA pagado por la adquisición de bienes y servicios incorporados o vinculados

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directamente a los bienes exentos y que constituyan costo o gasto para producirlos o para exportarlos; y tienen derecho además a la devolución de dicho IVA. También están exentos del impuesto sobre las ventas los servicios que sean prestados en el país en desarrollo de un contrato escrito y que se utilicen exclusivamente en el exterior por empresas o personas sin negocios o actividades en Colombia.

3.7. Impuesto al consumo ¿Qué es? Es un impuesto de carácter nacional, que es recaudado por los prestadores de servicios de restaurante9, los operadores de telefonía móvil y vendedores de algunos vehículos, botes y aerodinos. • Los grandes contribuyentes (aunque no sean responsables por el impuesto). • Los que sean clasificados por la DIAN como agentes retenedores en ventas.

Llevar un óptimo registro contable, entender si la empresa está generando utilidades o pérdidas, conocer si el flujo de caja le permite atender la operación diaria y entender la importancia de la tributación, son elementos que todo empresario debe manejar y que le permitirán tomar las decisiones adecuadas con el único objetivo de hacer crecer su negocio.

Si el restaurante funciona bajo franquicia o hacen servicios de “catering” es responsables del IVA al 16% en el régimen común y no tienen que cobrar el impuesto al consumo (Artículo. 462 del Estatuto Tributario 512-9)

SOMOS EL BANCO DE LOS EMPRESARIOS Banc贸ldex es el banco de desarrollo empresarial de Colombia. Por eso ahora, que su negocio lo necesita, cuenta con nosotros para crecer, innovar y modernizarse.

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FASCÍCULO

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FINANZAS, LA CLAVE PARA EL ÉXITO EMPRESARIAL

RENTABILIDAD, COSTEO Y FIJACIÓN DE PRECIOS LA BASE PARA LA PERDURABILIDAD

FINANZAS: LA CLAVE PARA EL ÉXITO EMPRESARIAL

OFRECEMOS PRODUCTOS Y SERVICIOS FINANCIEROS Y NO FINANCIEROS PARA EMPRESAS DE TODOS LOS TAMAﾃ前S

PRÓLOGO

LUIS FERNANDO CASTRO PRESIDENTE DE BANCÓLDEX S.A.

FINANZAS: LA CLAVE PARA EL ÉXITO EMPRESARIAL

FASCÍCULO de

INTRODUCCIÓN

¿CÓMO MEJORAR LA COMPETITIVIDAD DE LAS MIPYMES?

LAS MIPYMES EN COLOMBIA

Rentabilidad, costeo y fijación de precios La base para la perdurabilidad

FASCÍCULO

INTRODUCCIÓN de

CONTABILIDAD Y TRIBUTACIÓN ASPECTOS BÁSICOS PARA CRECER

CONTABILIDAD BÁSICA E INDICADORES FINANCIEROS

FINANZAS: LA CLAVE PARA EL ÉXITO EMPRESARIAL

FASCÍCULO

INTRODUCCIÓN de

RENTABILIDAD, COSTEO Y FIJACIÓN DE PRECIOS LA BASE PARA LA PERDURABILIDAD

GESTIONAR LA RENTABILIDAD PARA GANAR MÁS

Rentabilidad, costeo y fijación de precios La base para la perdurabilidad

FASCÍCULO

INTRODUCCIÓN de

RECURSOS FINANCIEROS PARA LAS EMPRESAS ASEGÚRESE DE ESCOGER LA MEJOR OPCIÓN

EL DINERO, OXÍGENO PARA SU NEGOCIO

FASCÍCULO

RENTABILIDAD, COSTEO Y FIJACIÓN DE PRECIOS LA BASE DE LA PERDURABILIDAD

Rentabilidad, costeo y fijación de precios La base para la perdurabilidad

INTRODUCCIÓN

Pensando en la perdurabilidad de las empresas, el presente coleccionable desarrolla el tema de la rentabilidad. Empieza por definir la rentabilidad de un negocio para llegar a la meta de obtener utilidades para el emprendedor, el inversionista y los socios. ¿Entiende usted suficientemente el concepto de rentabilidad? ¿Sabe cómo calcularla? ¿Costea y fija adecuadamente los precios de sus productos o servicios? ¿Puede identificar con facilidad el punto de equilibrio económico de la empresa? Éstas y muchas inquietudes relacionadas se exponen aquí en forma sencilla. El documento procura resolverlas para usted, esbozando las ideas e ilustrándolas con ejemplos. El propósito es señalar una ruta para gestionar satisfactoriamente la obtención de rentabilidad de un negocio. Este coleccionable continúa la línea de los anteriores al presentar cuadros que ejemplifican los casos tratados. Ilustra sobre los indicadores de rentabilidad, los tipos de rentabilidad, las expectativas que los socios e inversionistas pueden abrigar sobre la empresa, los costos y su clasificación, los costos fijos y los costos variables, la forma de calcular el precio final de un producto, la fijación de precios en una empresa industrial o comercial, el punto de equilibrio de las utilidades, y finalmente la cartera sana como garantía de un crecimiento seguro, que es el sueño de todo empresario. No es algo del otro mundo gestionar la rentabilidad de una empresa para obtener mejores utilidades. Es cosa de organización y disciplina para conocer las pautas mínimas y ponerlas en práctica sin bajar la guardia. A eso se refiere este coleccionable.

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1. GESTIONAR LA RENTABILIDAD PARA GANAR MÁS

¿PARA QUÉ TENER UNA EMPRESA? Un aspecto básico consiste en cuidar la rentabilidad, es decir, tener en claro cuánto está generando el negocio en términos de utilidad. Esos recursos son la fuente primaria del crecimiento, pues con ellos se pueden realizar inversiones, mejoras y proyectos. El siguiente ejercicio le permitirá conocer cómo se encuentra su empresa o negocio en conocimiento y políticas de rentabilidad.

Rentabilidad, costeo y fijación de precios La base para la perdurabilidad 2. LA RENTABILIDAD DE UN NEGOCIO La rentabilidad es el beneficio que obtiene el empresario por destinar al negocio un dinero o capital durante determinado período. Ese resultado se denomina rentabilidad de la inversión y surge de la relación entre el valor invertido inicialmente y el obtenido como utilidad al cierre del período de la respectiva inversión. Para comprender mejor el concepto, veamos un ejemplo: En enero de este año, se estableció un café internet llamado coffe.com, con un capital o inversión inicial de $5.000.000. Pasados seis meses, la dueña del negocio quiere conocer si la iniciativa ha valido la pena, es decir, si la inversión ya le reporta una utilidad. Después de efectuar todas las deducciones (costos y gastos) en que se incurrió en los seis meses, el contador entrega un P&G en el que se registra una utilidad de $1.500.000. Con esta información se realiza la siguiente operación:

Rentabilidad = (Utilidad o pérdida / Inversión inicial)*100% Rentabilidad = (1.500.000 / 5.000.000) * 100% = 30% Podemos decir que la inversión inicial de $5.000.000 generó una rentabilidad del 30% en seis meses. Con este dato la dueña concluye que hizo una excelente inversión, pues no sería fácil obtener ese rendimiento si se destinara el dinero a otro tipo de actividad. A ese ritmo, en un año el negocio generaría utilidades que representarían el 60% de la inversión inicial. Ejemplo contrario, es decir que en el P&G se registrara una pérdida de $1.750.000 se tendría un resultado negativo:

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Rentabilidad = (-1.750.000 / 5.000.000) * 100% = -35% Con este ejemplo la empresaria habría concluido que el negocio no es rentable, y tendría que evaluar las razones por las cuales no se vende lo suficiente o se gasta mucho. Es necesario aclarar que casi toda empresa se inicia con resultados negativos hasta cuando llega al punto de equilibrio, o sea cuando los ingresos logran cubrir todas las inversiones en las que se incurrió y se compensan las pérdidas de los meses (o años en algunos casos) en los cuales no se logró un resultado positivo. Sin embargo, en una empresa pequeña es muy riesgoso mantener un ritmo de pérdida durante mucho tiempo, ya que al final se puede llegar a la iliquidez y a la quiebra, con la pérdida de buena parte del capital invertido. Por ello, es importante llevar la contabilidad al día y disponer de asesoría contable permanentemente para evaluar qué tipo de decisiones tomar.

3. INDICADORES DE RENTABILIDAD Y SU IMPACTO Los indicadores de rentabilidad son herramientas vinculadas con el análisis vertical del estado de Pérdidas y Ganancias. Los más conocidos son: rentabilidad bruta, rentabilidad operacional, rentabilidad antes de impuestos y rentabilidad neta. Estos indicadores también se conocen como márgenes. En general los indicadores financieros son el resultado de una división de un número por otro para conocer la proporción entre ambos. Para conocer los indicadores de rentabilidad se parte de los siguientes resultados del P&G: Utilidad bruta: es el resultado de restarle a las ventas el costo de ventas. Utilidad operacional: es el resultado de restarle a la utilidad bruta los gastos de administración y ventas.

Rentabilidad, costeo y fijación de precios La base para la perdurabilidad Utilidad antes de impuestos Se obtiene después de sumar a la utilidad operacional los ingresos no operacionales y restar los gastos no operacionales. Utilidad neta: es el resultado de restarle los impuestos a la utilidad antes de estos. Los principales indicadores para medir la rentabilidad de las empresas son los siguientes: • Rentabilidad bruta: es la relación entre la utilidad bruta y los ingresos por ventas:

Utilidad bruta / Ventas • Rentabilidad operacional: es la relación entre la utilidad operacional y los ingresos por ventas:

Utilidad operacional / Ventas • Rentabilidad neta: es la relación entre la utilidad neta y los ingresos por ventas:

Utilidad neta / Ventas • Rentabilidad de los activos ROA (sigla de la expresión en inglés Return on Assets = literalmente rentabilidad de los activos, o rentabilidad económica): es la relación entre la utilidad neta y los activos totales:

Utilidad neta / Activos totales • Rentabilidad del patrimonio ROE (Return on Equity): es la relación entre la utilidad neta y el patrimonio. (En inglés, equity significa patrimonio). También se la llama rentabilidad financiera.

Utilidad neta / Patrimonio 15

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Para una mayor claridad sobre los indicadores, presentamos a continuación un ejemplo: En febrero el se�or Ignacio Matías abrió una frutería llamada La Manzana Encantada, con un capital o inversión inicial de $2.000.000 en efectivo. Como aportes en especie relacionó mesas, sillas y refrigeradores valorados en $4.500.000, y una licuadora y una batidora por valor de $300.000. El contador le preparó el balance inicial o de apertura así:

Los gastos de un mes fueron los siguientes: sueldos, $1.6000.000 ($600.000 son de mano de obra directa); arrendamiento del local, $300.000; servicios públicos, $95.000; honorarios, $300.000; compra de fruta, leche, azúcar y demás insumos, $800.000; acarreo, $80.000. Las ventas mensuales fueron de $3.800.000. El señor Matías pidió al contador que a 31 de marzo revisaran cómo marchaba su negocio en términos de rentabilidad, pues a juzgar por el flujo de efectivo, todo iba muy bien.

Rentabilidad, costeo y fijaci贸n de precios La base para la perdurabilidad El contador prepar贸 el siguiente estado de resultados o P&G, consolidado para los dos meses de funcionamiento:

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El señor Matías le pidió luego al contador calcular los indicadores de rentabilidad de La Manzana Encantada, así: Rentabilidad o margen bruto: este indicador permite determinar qué porcentaje de utilidad bruta generaron las ventas en un período determinado.

Utilidad bruta Margen bruto = ___________ Ventas netas La frutería obtuvo una utilidad bruta a marzo 31 de $4.640.000, sobre unas ventas de $7.600.000. Ahora el señor Matías necesita saber el margen bruto que se obtuvo con este nivel de ventas.

Utilidad bruta 4´640.000 Margen bruto = ___________ = ________ = 61% Ventas netas 7´600.000 En el acumulado a marzo 31, generó una utilidad bruta de 61%. Rentabilidad o margen operacional: este indicador permite determinar qué porcentaje de utilidad operacional arrojaron las ventas en un período determinado, descontados los costos y los gastos comprometidos directamente en la operación.

Utilidad operacional Margen operacional = _______________ Ventas brutas La frutería La Manzana Encantada obtuvo una utilidad operacional a marzo 31 de $1.250.000. Se desea saber qué margen de utilidad operacional se obtuvo con este acumulado de ventas.

Rentabilidad, costeo y fijación de precios La base para la perdurabilidad 1´250.000 Margen operacional = ________ = 16% 7´600.000 En el acumulado al mes de marzo se generó un margen operacional del 16%. Rentabilidad o margen neto: este indicador permite determinar qué porcentaje de utilidad neta produjeron las ventas en un período determinado, o cuánto se obtuvo por cada peso vendido, una vez descontados todos los costos y gastos en los que la empresa incurrió.

Utilidad neta Margen neto = __________ Ventas netas La frutería obtuvo una utilidad neta a marzo 31 de $884.400, y se quiere saber qué margen neto de utilidad se obtuvo con este nivel de ventas.

884.000 Margen neto = _______ = 12% 7´600.000 En el acumulado a marzo, el margen de utilidad neta fue del 12%. La diferencia entre rentabilidad operacional y rentabilidad neta indica si es necesario revisar el manejo de los ingresos y los gastos no operacionales. Es decir que si hay una disminución muy significativa de la rentabilidad neta respecto de la operacional, es urgente evaluar cada uno de los gastos no operacionales en los que se incurrió. Rentabilidad de los activos ROA: este indicador permite determinar qué tan bien se están administrando los activos de la empresa para generar una rentabilidad. Se puede decir que cuanto menor sea el valor del activo, mayor será el ROA. El objetivo de las empresas es maximizar la utilidad neta y minimizar el nivel de los activos.

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Utilidad neta Rentabilidad de = ___________ los activos ROA Activos totales Ejemplo: para efectos de este ejercicio se toman los valores en libros al 1º. de febrero. El señor Matías desea saber qué utilidad le genera cada peso invertido en los activos totales, cuyo valor a 31 de marzo era de $6.800.000.

Utilidad neta 884.400 Rentabilidad de = ___________ ________ = 13,01% = los activos ROA Activos totales 6´800.000 A marzo 31, por cada peso invertido en los activos totales se generaron $0,13 de utilidades. Rentabilidad del patrimonio ROE: permite determinar si los recursos patrimoniales de los socios están siendo bien gestionados para obtener una rentabilidad. El patrimonio, como se mencionó en el coleccionable anterior, muestra el capital de operación de la empresa. En el patrimonio también se incluyen las utilidades o las pérdidas causadas durante el ejercicio.

Utilidad neta Rentabilidad de = __________ patrimonio ROE Patrimonio Ejemplo: El señor Matías desea saber qué porcentaje de las utilidades le corresponde de rentabilidad sobre su inversión inicial que ascendía el 1 de febrero a $6.800.000.

Utilidad neta 884.400 Rentabilidad de = ___________ ________ = 13,01% = patrimonio ROE Activos totales 6´800.000 20

Rentabilidad, costeo y fijación de precios La base para la perdurabilidad Al cierre de marzo el patrimonio generaba una rentabilidad del 13%. Los indicadores utilizados en el ejemplo sirven para medir la efectividad de la administración para convertir las ventas y la inversión o capital en utilidades en un período determinado.

4. ¿CÓMO MEJORAR LA RENTABILIDAD A TRAVÉS DE LA GESTIÓN DE LOS ACTIVOS? Para obtener el mayor beneficio posible en una empresa es necesario gestionar con la mayor eficiencia todos los recursos con los que cuenta, tanto en dinero como en bienes y en la cartera o cuentas por cobrar que tiene la empresa.

4.1. ¿Cómo optimizar el manejo de los inventarios? Uno de los activos clave de las empresas es el inventario, compuesto por todos los artículos, materiales, suministros y productos que son utilizados en los procesos de producción, fabricación y comercialización. Para lograr una óptima gestión se pueden trazar políticas basados en los siguientes aspectos: Capacidad de bodegaje: ¿Cuántos metros cuadrados tengo disponibles? ¿Qué altura se requiere para el manejo óptimo de los materiales o producto terminado? ¿Se cuenta con las herramientas de almacenaje necesarias para evitar pérdidas? Capacidad de producción: ¿Cuál es el nivel máximo de producción que se puede alcanzar? ¿Cuál es el nivel mínimo de producción requerido en las épocas de menor demanda o actividad? Pronósticos de ventas: determinan qué cantidad de productos se pueden vender o qué servicios se pueden prestar con un producto determinado.

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Riesgos: obsolescencia, deterioro, robos y hurtos, bajas de precios, falta de demanda, entre otros. Es importante establecer el método adecuado de valoración de los inventarios, dentro de los cuales tenemos: El sistema permanente: como su nombre lo indica, permite el control de cada unidad que entra y que sale, facilita el registro del valor y la fecha de compra, y el valor y la fecha de salida. Este método permite determinar el saldo real del inventario. El sistema periódico: facilita el control en un período determinado y es necesario hacer un conteo físico para obtener el saldo correcto de inventarios. Primeras en entrar, primeras en salir (PEPS o FIFO) Últimas en entrar, primeras en salir (UEPS o LIFO) Existen alternativas que las empresas pueden adoptar para tener un control permanente del inventario, como: • Determinar la clase de inventarios que se tiene, es decir, inventario de materias primas, inventario de productos en proceso, inventario de productos terminados o listos para la venta. • Hacer una adecuación de la bodega o del almacén para separar los productos por nombres, fechas y lotes. • Realizar un conteo físico de todas las existencias. Para corroborar las unidades debe hacerse un segundo conteo, que permita garantizar la exactitud. • Cuando se generen entradas al inventario, es importante que ellas estén en perfecto estado. Si por algún caso hay una avería, se debe informar de inmediato.

Rentabilidad, costeo y fijación de precios La base para la perdurabilidad • Se debe asignar el manejo del inventario a una sola persona, con el fin de evitar que a futuro se presenten inconvenientes y que no haya responsabilidad alguna. • Todas las entradas y salidas ya sea de materia prima, producto terminado o en proceso, averías, etc, deben estar documentadas. • Es importante contar con la cantidad correcta de inventario para no desperdiciar mercancías ni espacio de almacenamiento, así como evitar que se agoten las existencias. Revisar los datos históricos y evaluar la proyección de los meses siguientes es una manera de establecer un inventario óptimo. • Se debe hacer un seguimiento semanal o mensual del inventario. Este seguimiento permite conocer las existencias y los productos de mayor rotación. • Una ventaja para la empresa es la adquisición de un software para el manejo del inventario. Esto permite ayudar a controlar la cantidad de mercancías que tiene la empresa, y además minimizar el tiempo de manejo del inventario.

4.2. ¿Cómo mantener una cartera sana? Crecer es el sueño de muchos empresarios, ya que de esta forma mejoran sus ingresos y pueden hacer nuevas inversiones. Sin embargo, es clave establecer una política para apalancar o impulsar ese crecimiento. Algunos empresarios piensan que otorgar crédito a los clientes es la mejor manera de generar más ingresos, pero sin unos criterios de evaluación del cliente se corre el riesgo de incrementar las cuentas por cobrar y generar problemas de liquidez en la empresa. Los aspectos básicos que deben tenerse en cuenta para otorgar crédito a los clientes son los siguientes: • Capacidad de pago del cliente.

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• Monto de las ventas que se van a financiar. • Comportamiento crediticio del cliente y referencias de su moralidad comercial (ver información de Datacrédito y otras bases de datos sobre el comportamiento crediticio de una persona natural o jurídica). • Relación que existe entre los días previstos para el recaudo de la cartera y los días establecidos para el pago a proveedores, así como las políticas de estos frente al crédito que le otorgaron a su empresa. • Evaluar la posibilidad de solicitar algunas garantías sobre la deuda, como cheques posfechados o facturas que reúnan los requisitos de un título valor. • Conocer las características del crédito de la competencia para establecer si es un determinante para generar mayores o menores ventas. Como buenas prácticas para otorgar crédito a los clientes, se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos: • Diseñar un formato de solicitud de crédito que incluya todos los datos del beneficiario y sus codeudores, en caso de requerirlos. • Solicitar algunos documentos para el estudio del crédito, como balances, certificaciones, extractos, declaración de renta, Cámara de Comercio, fotocopia de la cédula del representante legal. • Contar con un documento interno en el que se aprueba y se establece el cupo de crédito, los plazos, las tasas de interés y de mora, las modalidades de pago aceptadas (efectivo, transferencias, cheques) y los descuentos ofrecidos por pronto pago. • Establecer qué tipo de garantías se van a solicitar (pagarés, letras o cheques posfechados) en los casos en que se requieran.

Rentabilidad, costeo y fijación de precios La base para la perdurabilidad

COSTEO DE BIENES Y SERVICIOS

Una empresa al iniciar actividades,debe tener muy definida la importancia que hay que darle al método de costeo que se va a utilizar, dependiendo del tipo de negocio (producción, comercialización o prestación de servicios), la proyección de las ventas y el crecimiento. Existen muchos modelos que permiten el costeo, pero se debe tener muy en claro que no es lo mismo manejar una producción continua, con unas máquinas a toda marcha, que producir bajo pedido o prestar un servicio.

1. ¿CÓMO DEFINIR EL COSTO DE UN PRODUCTO? El costo es la suma de todos los elementos asociados al proceso de producir un bien o suministrar un servicio.

CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS Costos totales: este concepto incluye la totalidad de los costos que están asociados al proceso de trabajo de la empresa. Por lo tanto, mientras más se produzca, mayores serán los costos en que se incurra, aunque no proporcionalmente. Los costos totales se dividen en dos categorías: Costos fijos: son aquellos que permanecen iguales, así el volumen de producción aumente o disminuya. Ejemplos: arrendamientos, depreciación, amortización. Costos variables: son aquellos que varían de forma proporcional a los volúmenes de producción, o sea que aumentan o disminuyen si sube o baja la producción. Ejemplos: mano de obra directa, materia prima, fletes, etc. Para ilustrar mejor cómo determinar el costo de un bien o servicio, revisaremos algunos negocios relacionados con las tres actividades básicas de la economía: 25

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Industria: comprende todas las actividades económicas de un país relacionadas con la transformación industrial de unas materias primas, las cuales se utilizan como base para la fabricación de nuevos productos. Comercio: está determinado por la compra y venta de bienes y servicios, sea para uso directo o para la venta. Servicios: dentro de esta categoría están todas las actividades que no producen una mercancía sino que brindan un servicio, bien sea a las personas o a las empresas. Se incluyen servicios de salud, educación, financieros, transporte, etc.

1.1. Determinación de costos de la industria Por lo general en las empresas se determina el costo de cada unidad producida. Para ilustrar el costeo en este sector es importante hacer un resumen en relación con los diferentes sistemas de costos, así: Costo por órdenes de producción: este sistema de costeo se realiza generalmente en un lote de productos iguales, y se inicia con la orden de producción. Todos se van acumulando por la orden respectiva, y para obtener los costos unitarios basta dividir los costos totales por el número de unidades producidas con dicha orden. Costo por procesos: en este sistema la unidad de costeo es un proceso de producción. En él se identifica fácilmente el momento en el cual se inicia y en el que se termina. El costo unitario del producto terminado es la suma de los costos unitarios causados en los procesos por los que pasa el producto. Es el caso de las cervecerías, fábricas de cigarrillos e industrias textiles. En cualquiera de los anteriores sistemas es necesario que se identifique la base de costos que se va a tener en cuenta: 26

Rentabilidad, costeo y fijación de precios La base para la perdurabilidad Base histórica: se relaciona con los costos reales o históricos que ya se conocen, es decir que el monto o valor es conocido. Base predeterminada: más mencionada como costos estándar, funciona con los costos que han sido calculados con anterioridad a la ocurrencia o ejecución de los costos reales. En este caso es importante efectuar mensualmente los ajustes con las variaciones presentadas entre el costo predeterminado y el real. En el siguiente gráfico podemos ilustrar los elementos que integran el costo en una panadería:

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A continuación se presenta un modelo de orden de producción en la cual se advierte claramente su composición. Ejemplo: La panadería El Pancito Tostado produce diariamente 5.000 panes tipo “rollito” y “blandito”, pero a la fecha no ha podido determinar el costo unitario por cada orden diaria de producción. Se conoce, sí, el consumo diario en la producción: 2 bultos de harina de 75 libras cada uno, 300 huevos, 8 libras de mantequilla, 4 libras de levadura, 1 libra de sal y 3 libras de azúcar. Para obtener los costos por orden de producción se deben plasmar inicialmente los datos en el siguiente formato:

Rentabilidad, costeo y fijación de precios La base para la perdurabilidad La orden de producción de El Pancito Tostado arroja como resultado que el costo de los materiales directos es de $404.950, la mano de obra directa vale $68.424, y los costos indirectos de fabricación son de $71.949. Al totalizar la orden, nos da como resultado $545.323, es decir que para producir 5.000 panes se deben invertir $545.323. El señor Pérez desea conocer el costo de la unidad de pan, para lo cual es necesario dividir el costo total por el número de unidades producidas, así:

Costo total / Unidades producidas = Costo unitario 545.323 / 5.000 = 109 El costo de cada pan es de $109 1.2. Determinación de costos en comercio Por las características que determinan este sector (compra y venta de productos) es el más susceptible de que se cometa el error de tomar en cuenta en la aplicación de los costos únicamente el valor de las compras de los productos, y dejar sin control los demás gastos que se causan en la actividad, como arrendamientos, servicios públicos, sueldos, aseo, publicidad. Es muy importante para la determinación de los costos considerar los siguientes elementos: Costos variables: están formados por el valor de las compras de los productos para vender. Costos fijos: son aquellos elementos que intervienen siempre en el comercio de los productos, tales como sueldos, arrendamientos y servicios públicos (agua, energía, teléfono y aseo).

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Ejemplo: el se�or Fernández, luego de hacer varios estudios de mercado, decidió abrir una distribuidora de galletas al por mayor con el nombre de Galletería Ferchín. El se�or Fernández desea saber el costo unitario de sus productos, para lo cual cuenta con la siguiente información mensual: arrendamiento $500.000, acueducto $46.000, energía $80.000, teléfono $46.000, sueldo del administrador $1.200.000, empleados (2) $1.200.000, cafetería $22.000, publicidad $34.000, bolsas de empaque $50.000, costo de las galletas $19.000.000. Y vende 5.000 paquetes de galletas al mes.

COSTOS VARIABLES

COSTOS FIJOS

Rentabilidad, costeo y fijación de precios La base para la perdurabilidad Al sumar los costos fijos con los costos variables encontramos que los costos totales de Galletería Ferchín ascienden mensualmente a $22.178.000. Con este dato podemos determinar el costo de cada paquete de galletas, así:

Costo total mensual / Número unidades vendidas 22’178.000 / 5.000 = 4.436 El costo de cada paquete de galletas es de $4.436. Con esta información el señor Fernández puede tomar las decisiones que más le convengan para definir el precio final de venta al cliente.

1.3. Determinación de costos de servicios El sector más sencillo para determinar un costeo adecuado es el de servicios, ya que su producto final no es sometido a un proceso de producción ni de transformación. Los elementos que integran el costo para este sector pueden clasificarse así: Costos variables (suministros directos): formados por las compras que realiza la empresa para prestar el servicio. Costos variables (mano de obra): son aquellos elementos que intervienen siempre en el comercio de los productos, tales como sueldos, arrendamientos y servicios públicos (agua, energía, teléfono y aseo). Costos fijos: son aquellos elementos que intervienen siempre en el comercio de los productos, tales como sueldos, arrendamientos y servicios públicos (agua, energía, teléfono y aseo).

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Ejemplo: la due�a de la Clínica Veterinaria Mi Mascotica desea conocer los costos de la prestación de sus servicios, para lo cual cuenta con la siguiente información mensual: sueldo secretaria $1.200.000, honorarios$2.500.000, suministros para tratamientos (salud y belleza) $6.500.000, arrendamiento $1.200.000, servicios públicos $320.000, vigilancia $120.000. En promedio atienden 220 consultas en el mes.

El costo total mensual de la Clínica veterinaria Mi Mascotica es de $11.840.000. Por lo tanto, para determinar el costo de cada consulta se realiza la siguiente operación:

Costo total mensual / Número de consultas 11.840.000 / 220 = $53.818 por consulta (que incluye tratamiento de salud y belleza).

Rentabilidad, costeo y fijación de precios La base para la perdurabilidad (Para determinar un adecuado costo unitario, los costos fijos se deben distribuir equitativamente entre todos los productos o servicios que ofrece la empresa(lo ideal es que se identifique cuanto se le debe cargar a cada uno). Cada empresa, dependiendo de su actividad, objeto social, tamaño, composición del capital y estructura legal, puede adaptar los costos como lo crea necesario, toda vez que no existe ninguna camisa de fuerza que la obligue a aplicar uno u otro modelo de costos. Lo ideal es costear cada producto o servicio ofrecido para asi controlar mejor la rentabilidad de la empresa.

1.4. El costeo ABC Este modelo de costeo nace de la necesidad de conocer más detalladamente la destinación de los recursos. Este sistema es utilizado en empresas en las cuales los costos indirectos de fabricación (gastos no relacionados directamente con la producción) representan un alto porcentaje de los costos totales del producto.

FINANZAS: LA CLAVE PARA EL ÉXITO EMPRESARIAL

EL PRECIO FINAL DE UN PRODUCTO

Hay muchos modelos para fijar adecuadamente un precio, pero todo depende de la actividad que desarrolla la empresa, los bienes que produce, los servicios que presta, el tamaño de la demanda y la fuerza de la competencia, entre otros factores. Para calcular de forma razonable el precio de un bien o servicio es indispensable identificar y conocer el comportamiento de cada uno de los costos incorporados en sus actividades. También, es muy importante conocer cuál es el valor agregado que se le ha incluido. Para empezar, se deben verificar los procesos a los que fue sometido el producto, y que en cada uno de ellos se hayan cumplido todas las normas o protocolos prescritos; que sean productos listos para consumir; que se los encuentre con facilidad en el mercado; y que sean fáciles de usar, transportar y almacenar. El hecho de que un producto o servicio tenga un alto valor agregado, ofrece múltiples ventajas, entre ellas las siguientes: • Permite competir con otros productos de calidad. • Es más fácil de diferenciar. • Genera mayores ingresos (por su precio más alto). • Posiciona la marca y le otorga un valor importante en el mercado. • Genera en el público fidelidad a largo plazo con la marca. • Obliga a exigir más calificación de la mano de obra. • Impulsa el crecimiento de la empresa.

Rentabilidad, costeo y fijación de precios La base para la perdurabilidad 1. DEFINICIÓN DEL PRECIO El valor de un producto o servicio, expresado en términos monetarios, está compuesto por el costo de producción más el porcentaje de utilidad que se desea obtener. Existen varios factores que influyen en la determinación del precio, toda vez que una mala fijación del valor de venta puede traer pérdidas de clientes y pérdidas financieras si no alcanza a cubrir los costos de producción y ventas. Adicionalmente se deben evaluar algunos factores clave que permiten determinar los precios: • La demanda del producto o servicio. • Crecimiento de la participación en el mercado. • Cómo determina la competencia los precios. • Quiénes son los clientes (mayoristas, minoristas, distribuidores, entre otros). • Conocimiento de los clientes (su reacción ante un cambio de precio). • Características del producto ofrecido (perecedero, no perecedero) • Mercadeo (estrategias de promoción e introducción de nuevos productos) • Ventas (presupuestos de ventas y porcentaje de cumplimiento). Cada uno de estos factores puede influir en que el precio de un producto o servicio sea mayor o menor.

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2. ESTRATEGIAS DE PRECIOS PARA SU NEGOCIO Existen varias estrategias de precios que pueden aplicarse a un producto o servicio para conquistar mayores ventas en el mercado. El empresario debe elegir con cuidado la que mejor se ajuste a la naturaleza de su negocio. Veamos cuatro clases de estrategias: De precios altos: estos son posibles de aplicar siempre y cuando el producto o servicio sea único en el mercado. Si el proceso de producción es muy complejo y especializado, la plaza ofrece barreras para que llegue otro competidor, y el consumidor lo percibe como un atributo del producto que le garantiza exclusividad y calidad superior. De igual forma sucede en la prestación de un servicio especializado y diferenciado. De rebaja o promocional: por lo general este tipo de precio se aplica en la etapa de introducción de un producto o servicio, para impulsar su compra entre nuevos clientes, y en promoción se utiliza para salir de inventarios. De precios disuasorios: es un nivel muy bajo de precio, para atraer nuevos clientes y para convencer a los competidores de no entrar en el mercado. No es conveniente usarlos como herramienta permanente de venta. De precios bajos: por lo general esta estrategia se orienta a conquistar clientes de una capacidad de compra limitada, y en sectores geográficos específicos los valores agregados son muy pocos o nulos. Se puede tornar peligrosa cuando los competidores tienen la capacidad de reaccionar y reducir aun más sus precios.

Rentabilidad, costeo y fijación de precios La base para la perdurabilidad 3. ESQUEMAS MÁS UTILIZADOS PARA LA FIJACIÓN DE PRECIOS a. Precios basados en los costos del producto (costo más utilidad deseada):

Este primer método es el más utilizado, toda vez que la información básica de la que se dispone es el costo del producto. La fórmula para el cálculo del precio por el sistema de costo por unidad es:

Precio de venta = Costo unitario X (1 + Margen/100) Recordemos que para calcular el costo unitario aplicamos la fórmula:

Costo unitario = (Costos variables totales + Costos fijos totales) / Unidades a producir Para determinar un adecuado costo unitario, los costos fijos se deben distribuir equitativamente entre todos los productos o servicios que ofrece la empresa(lo ideal es que se identifique cuanto se le debe cargar a cada uno). Ejemplo para una empresa industrial: Don Arquímedes Pinzón, due�o de la fábrica de escobas La Barredora, desea determinar el precio de venta de cada escoba, para lo cual cuenta con la siguiente información: unidades a producir, 5.000; los costos fijos, de $2.300.000 (arrendamiento, $500.000; sueldo del personal permanente, $1.500.00; servicios públicos, $300.000); los costos variables, de $17.250.000 (Materia prima, $12.250.000; Otros insumos, 3.200.000; y salario de los empleados temporales, $1.800.000).

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Para el cálculo del costo unitario aplicamos la fórmula:

Costo unitario = (Costos variables totales + Costos fijos totales) / Unidades a producir Costo unitario = (17.250.000+ 2.300.000) / 5.000 Costo unitario = 3.910 Don Arquímedes desea obtener un 30% de rentabilidad; entonces el precio de venta (PV) sería:

Precio de venta = Costo unitario x (1+ % de rentabilidad esperada) PV = 3.910 x (1 + 0,30) = 5.083. El precio de venta de cada escoba, con una rentabilidad del 30%, será de $5.083.

Rentabilidad, costeo y fijación de precios La base para la perdurabilidad Ejemplo para una empresa comercial La ferretería El Tubo Roto, del se�or Miguel Ángel, no ha podido determinar el precio de venta de las duchas eléctricas (solo vende este producto), de las cuales tiene 150 en inventario a un costo de $25.000 por unidad. En el mes paga los siguientes costos fijos: sueldos, $2.200.000; arrendamiento, 600.000; servicios públicos, $122.000; cafetería, $35.000; volantes de publicidad, $76.000.

COSTOS FIJOS

COSTOS VARIABLES

Los costos variables son: duchas, $25.000 por 150 (unidades en existencia), bolsas de empaque $4.500.

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El costo unitario se calcularía de la siguiente manera:

Costo unitario = (Costos variables totales + Costos fijos totales) / Unidades a vender Costo unitario = (3.754.500 + 3.033.000) /150 Costo unitario = 45.250 El costo unitario sería de $45.250. Conociendo este dato, el señor Ángel desea obtener una rentabilidad de 25% sobre el costo. Calculemos el precio de venta de las duchas, con la rentabilidad deseada por el señor Ángel (25%).

Precio de venta = Costo unitario x (1+ % de rentabilidad esperada) PV = $45.250 x (1+ 0,25) PV = $56.562 será el precio de venta unitario de las duchas. b. Cálculo del precio por el sistema de beneficio: En este caso también se

parte del costo por unidad, los costos fijos y los costosvariables, pero lo que se hace es fijar de antemano el beneficio a obtener y las cantidades que se espera vender para determinar el precio del producto. Para realizar este cálculo se utiliza la siguiente fórmula:

PV = (CVT + CFT + R) / Q Donde: PV = Precio de venta CFT = Costos fijos totales 40

CVT = Costos variables totales R = Rentabilidad Q = Unidades

Rentabilidad, costeo y fijación de precios La base para la perdurabilidad Utilizando los datos del ejemplo anterior de la ferretería El Tubo Roto, el señor Miguel Ángel establece que la Rentabilidad (R) a conseguir es de $5.000.000, y entonces el precio de venta sería:

PV = (CVT + CFT + R) / Q Donde:

PV = (3.754.500 + 3.033.000 + 5.000.000) / 150 PV = $78.583,33 por unidad El señor Miguel Ángel debe vender las duchas a $78.583,33 por unidad para tener un beneficio de $5.000.000. Prueba:

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Este método también permite establecer el número de unidades que es necesario vender (si no se conoce el dato) para obtener el beneficio que se espera, con el precio de venta y el margen inicial establecido, para nuestro ejemplo un PV = $56.562:

Q = Unidades a vender Q = (CFT + R) / (PVU – CVU) Donde:

Q = Cantidad a vender CFT = Costos fijos totales, $3.033.000 R = Beneficio a obtener, $5.000.000. PVU = Precio de venta unitario $56.562 CVU = Costo variable unitario y se calcula así: CVU = Costos variables totales / Unidades a vender CVU = 3.754.500 / 150 = $25.030 Q = (3.033.000 + 5.000.000) / (56.562 – 25.030) Q = 254,75 ducha: un aproximado de 255 duchas. El Tubo Roto debe vender 255 duchas a un precio de $56.562 para obtener el beneficio que el señor Ángel se propone conseguir de $5.000.000.

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EL PUNTO DE EQUILIBRIO

Es un resultado operacional en el que el valor de los ingresos suma lo mismo que los costos y gastos totales durante un período determinado, es decir que la operación y la utilidad se igualan en ceros. En la gráfica siguiente podemos ilustrar mejor el punto de equilibrio.

Al punto en el cual la línea de los ingresos se cruza con la línea de costos totales se le denomina punto de equilibrio, pues en él no hay pérdida ni ganancia. El punto de equilibrio se puede establecer en unidades o pesos, y las fórmulas utilizadas son las siguientes:

GF Q = _____ MCU

Donde:

Q = Cantidad de unidades GF = Costos y gastos fijos totales PVU = Precio de venta unitario CVU = Costo variable unitario MCU = Margen de contribución unitario (PVU - CVU) 43

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Ejemplo: una compañía desea conocer cuántas unidades debe vender para obtener su punto de equilibrio, y cuenta únicamente con esta información:

Precio de venta unitario (PVU): $854 Costo variable unitario (CVU): $248 Calculamos el Margen de contribución unitario = PVU – CVU

MCU = 854-248 = 606 Costos y gastos fijos:

De administración: De ventas:

$1.800.000 $3.200.000

Se puede establecer el punto de equilibrio así:

Aplicando la fórmula:

GF Q = _____ MCU

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5’000.000 Q = ________ 606 Q = 8.251 unidades*

La empresa debe vender 8.251 unidades para quedar en punto de equilibrio, y la forma de comprobar este resultado es la siguiente:

Ventas totales = Precio de venta unitario x Número de unidades a vender Ventas totales = 854 X 8.251 Ventas totales = $7.046.205 Costo Variable Total = Costo variable unitario x Número de unidades a vender Costo Variable Total = 248 X 8.251 Costo Variable Total = $2.046.205 Entonces:

Se aproxima el valor para facilitar presentación, el dato exacto es 8.250,83

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Resulta imperativo monitorear de manera permanente la rentabilidad del negocio y compararlo con los resultados de otras empresas del mismo sector, a fin de determinar si es posible mejorar los indicadores. Estar por debajo del promedio de rentabilidad del sector, invita a revisar si en la empresa se presentan dificultades, bien sea en el costo de adquisición de las materias primas o en los costos de administración. Es posible también que no se estén negociando eficientemente los precios con los proveedores, o que las ventas se encuentren en decadencia mientras que los demás costos y gastos se mantienen al alza (y aun pueden existir otros factores). En todo caso, estas son señales de alerta a las cuales se les debe prestar atención para tomar medidas dentro de la empresa. Ejercer un seguimiento de los indicadores de rentabilidad será siempre una medida sana que propicia una gestión efectiva de todos los recursos a disposición de la empresa.

v1.0_140414v Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A.

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FASCÍCULO

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RECURSOS FINANCIEROS PARA LAS EMPRESAS ASEGÚRESE DE ESCOGER LA MEJOR OPCIÓN

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OFRECEMOS PRODUCTOS Y SERVICIOS FINANCIEROS Y NO FINANCIEROS PARA EMPRESAS DE TODOS LOS TAMAﾃ前S

PRÓLOGO

LUIS FERNANDO CASTRO PRESIDENTE DE BANCÓLDEX S.A.

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FASCÍCULO de

INTRODUCCIÓN

¿CÓMO MEJORAR LA COMPETITIVIDAD DE LAS MIPYMES?

LAS MIPYMES EN COLOMBIA

Recursos financieros para las empresas Asegúrese de escoger la mejor opción

FASCÍCULO

INTRODUCCIÓN de

CONTABILIDAD Y TRIBUTACIÓN ASPECTOS BÁSICOS PARA CRECER

CONTABILIDAD BÁSICA E INDICADORES FINANCIEROS

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FASCÍCULO

INTRODUCCIÓN de

RENTABILIDAD, COSTEO Y FIJACIÓN DE PRECIOS LA BASE PARA LA PERDURABILIDAD

GESTIONAR LA RENTABILIDAD PARA GANAR MÁS

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FASCÍCULO

INTRODUCCIÓN de

RECURSOS FINANCIEROS PARA LAS EMPRESAS ASEGÚRESE DE ESCOGER LA MEJOR OPCIÓN

EL DINERO, OXÍGENO PARA SU NEGOCIO

FASCÍCULO

RECURSOS FINANCIEROS PARA LAS EMPRESAS ASEGÚRESE DE ESCOGER LA MEJOR OPCIÓN

Recursos financieros para las empresas Asegúrese de escoger la mejor opción

INTRODUCCIÓN

Para montar una empresa, para sostenerla o para hacerla progresar se necesitan recursos financieros, que son el respaldo indispensable de las ideas. Pero el no tenerlos no debe ser un obstáculo, pues de suministrarlos en parte se encarga el sistema financiero del país, que representa una solución para empezar un negocio o para revitalizarlo o para saltar a nuevos mercados. Los empresarios suelen decir que lo importante son las ideas, pues el dinero está en los bancos. Y tienen la razón. Saber utilizar el sistema financiero exige tener identificados varios puntos: en primer lugar, la conveniencia, la oportunidad y las posibilidades de éxito de la inversión; en segundo término, la cuantía precisa para el proyecto –ni más ni menos de lo requerido–; y en tercer lugar, la entidad financiera que ofrece las mejores condiciones de crédito en cuanto a plazo, tasa de interés, cuotas y hasta asesoría para la inversión. También se debe explorar la posibilidad de que sean los socios de la empresa los que aporten el dinero para evitar el endeudamiento financiero. Esta última opción, sin embargo, es poco frecuente en las micro y pequeñas empresas, debido a la poca capacidad económica de los socios o accionistas. Es entonces cuando hay que apelar al mercado bancario, analizando con cuidado las opciones que ofrece. Y es en esta circunstancia en la que el presente coleccionable le brinda orientación. Este documento contiene, entre otros aspectos, información sobre los tipos de recursos disponibles en el ámbito financiero: características del crédito a corto, mediano y largo plazo, el leasing, el factoring, los recursos de redescuento, los tipos de entidades financieras, las modalidades de crédito, el sobregiro, la variedad de tasas de interés, así como los riesgos del manejo inadecuado del préstamo. Este coleccionable, expone las necesidades financieras de las empresas, le brinda alternativas y herramientas para cubrirlas, así como consejos para sacarles el mayor provecho y así salir adelante con la empresa. 11

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EL DINERO, OXIGENO PARA SU NEGOCIO

1. ¿CUÁNDO NECESITA RECURSOS UNA EMPRESA? Hay momentos especiales de la empresa que determinan el grado de necesidad y la cuantía requerida. Aprender a dosificar ambos conceptos puede conducir a un balance positivo. Por ejemplo para sostener la operación diaria, por lo general se busca capital de trabajo, es decir, recursos de corto plazo; pero cuando se piensa en un proyecto de ampliación, innovación o mejoramiento, es necesario buscar otro tipo de recursos que permitan realizar la inversión a mediano o largo plazo. Como las necesidades de recursos en una empresa son de diferente naturaleza, se deben identificar con precisión varios aspectos: • Disponibilidad de efectivo (flujo de caja). • Requerimientos de capital de trabajo de la empresa. • Capacidad de endeudamiento. • Destino específico de los recursos que se requieren para inversión (proyectos nuevos, ampliación, reposición de activos, entre otros). • Horizonte de tiempo en el cual se espera que esos recursos generen nuevos ingresos. • Tiempo en el que se alcanzará el punto de equilibrio. • Plazo en el que se aspira a pagar los dineros utilizados como fuente de financiación (préstamos). • Monto de los ingresos que podrían generar los recursos adicionales que se piensan invertir.

Recursos financieros para las empresas Asegúrese de escoger la mejor opción Básicamente existen tres circunstancias que marcan la necesidad de recurrir a recursos adicionales a los que produce la operación de la empresa: Insuficiente capital de trabajo: se presenta cuando la compañía no cuenta con el dinero requerido para atender el giro ordinario del negocio. El síntoma más claro de esta situación se presenta cuando a finales de mes o en las fechas de pago a proveedores o deudas se tiene que recurrir a préstamos de tesorería o a sobregiros que permitan cubrir todas las obligaciones. En esta situación, lo más conveniente es revisar el flujo de caja (ver Coleccionable 2) para determinar qué está ocurriendo con los ingresos y egresos de recursos. También se debe analizar el indicador de capital de trabajo para calcular cuánto necesita cada mes la empresa para sostener sus actividades. Inicio de una nueva línea de producción, o incursión en un mercado externo: desarrollar actividades que antes no se realizaban en la empresa también exige más recursos. Resulta evidente que se debe contar con dinero adicional para poner en marcha un nuevo proyecto y sostenerlo. Es fundamental calcular cuánto tiempo se demorarán esas actividades en generar ingresos, y el monto de estos, para establecer el punto de equilibrio del proyecto, o sea el momento en que el negocio llegará a su punto de rentabilidad. Inversión en ampliación de planta, locales, adquisición de equipos, vehículos y de otros activos: acometer este tipo de proyectos requiere una excelente planeación de los flujos de recursos a disposición de la empresa, ya que generalmente estos proyectos se desarrollan y se deben financiar a mediano y largo plazo. Además se demoran un tiempo significativo en lograr el punto de equilibrio y generar ingresos, mientras que la inversión o endeudamiento sí es inmediato.

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2. RECURSOS DISPONIBLES EN EL MERCADO Cada situación que demanda recursos tiene características particulares, y por lo tanto hay que saber reconocer en el mercado de dinero (sistema financiero, inversionistas externos) cuáles son las fuentes más convenientes para la empresa, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: • El costo (tasa de interés o retorno esperado de la inversión en el caso de los inversionistas). • El plazo para el pago (corto, mediano o largo) o para la devolución del dinero a los inversionistas, según el origen del dinero. • La idoneidad de la entidad prestamista (que su existencia jurídica se encuentre en regla). • La oportunidad de la consecución de los recursos (el momento oportuno del desembolso). • La viabilidad de la transacción (facilidad para acceder a la fuente que tiene los recursos). Las fuentes más comunes para obtener recursos que le ayudan a las empresas a desarrollar sus proyectos y a mejorar su liquidez son: Capital de socios: tal como ocurrió al crear la empresa, se puede pedir a los socios actuales que inyecten más recursos, en este caso para atender las necesidades existentes en cualquiera de los tres campos: capital de trabajo, “lanzamiento” de nuevos productos, o desarrollo de proyectos de inversión de mediano y largo plazo. La recapitalización por parte de los socios es la fuente de financiación más estable o permanente de una empresa, ya que por la naturaleza de los recursos se espera que el retorno se produzca a largo plazo y así se pueda operar sin traumatismos.

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También se puede proponer no realizar la distribución de utilidades, cuando las hay, a fin de utilizarlas para financiar los planes de expansión de la empresa. En algunos casos se puede invitar a nuevos inversionistas para que aporten recursos para la operación, ofreciendo una rentabilidad determinada en un mediano plazo. En tales casos es muy conveniente acordar fórmulas de retiro del inversionista, es decir que se deben estipular las condiciones en que se podría realizar la recompra de la participación del nuevo accionista, así como los plazos para pagarle, entre otros aspectos. Crédito de corto plazo: este tipo de crédito está destinado a subsanar necesidades precisas y extraordinarias de liquidez. Por sus características, generalmente son los créditos más costosos, pues tienen una tasa de interés más alta y un plazo de pago inferior a doce meses. Generalmente los bancos ofrecen este tipo de productos dentro de un paquete que puede contar con ventajas adicionales como éstas: • Cupo de sobregiro sobre una cuenta corriente. • Crédito de tesorería. • Cupo de crédito ordinario pre-aprobado. • Tarjetas de crédito. Como se dijo anteriormente, estos recursos deben ser utilizados de manera extraordinaria, ya que si se convierten en una fuente permanente de recursos de la empresa, se estará haciendo evidente la falta de capacidad de pago (por ejemplo por una reducción sostenida de las ventas) o un bajo nivel de capital para mantener las operaciones.

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Para una financiación permanente del capital de trabajo se pueden obtener créditos de una entidad financiera con cargo a sus propios recursos, o créditos de redescuento apalancados por Bancóldex, que se ofrecen en condiciones más favorables para el empresario, como una tasa menos costosa y un plazo de pago más amplio. Crédito de mediano y de largo plazo: son los más convenientes cuando se planea realizar una inversión en infraestructura, maquinaria, equipo, vehículos o similares, o cuando se ejecuta un proyecto de inversión que sólo brindará retornos en un lapso superior a un año. También se utilizan, cuando se quiere mejorar el flujo de caja, pasando obligaciones de corto plazo a mediano o largo plazo. La mayor diferencia con el crédito a corto plazo, se presenta en el tiempo de pago, que va de 18 a 60 meses.Por estas características, las cuotas son un poco más bajas y se pueden ajustar al flujo de caja de la empresa. Particularmente, cuando se van a realizar inversiones se recomienda revisar las líneas de crédito vigentes para modernización empresarial que ofrece Bancóldex, pues generalmente ofrecen mejores condiciones de tasa y plazo para el empresario. Leasing: en su definición más sencilla, es un contrato de arrendamiento con opción de compra del bien. Algunas entidades ofrecen este esquema de financiación basado en el arrendamiento de un bien que necesita el empresario para su operación y que puede ser adquirido al final del plazo pactado en el contrato. Esta modalidad facilita la realización de las inversiones necesarias para la renovación tecnológica y se constituye en una alternativa para la adquisición de activos productivos, con la posibilidad de obtener

Fedeleasing, Manual jurídico del leasing. Tercera edición actualizada, Medellín, Alvear Editor, 2010.

Recursos financieros para las empresas Asegúrese de escoger la mejor opción beneficios tributarios establecidos para algunas operaciones de leasing, pues según el tipo de contrato, el canon de arrendamiento se puede considerar un gasto deducible del impuesto de renta de la empresa1. Existen diversas modalidades de leasing que se enmarcan en dos tipos fundamentales, que son el leasing financiero y el leasing operativo. • Leasing operativo o sin opción de compra: le permite al empresario el uso del bien en condición de arrendamiento durante el periodo establecido en el contrato. En este esquema, no hay opción de compra y es muy utilizado en bienes que se desactualizan fácilmente, como los equipos de computo. Esta modalidad de leasing le permite al empresario actualizar el bien cuando el contrato finaliza pactando un nuevo contrato con su entidad. Con frecuencia el contrato está acompañado de una serie de gastos adicionales por servicios de mantenimiento, reparación del material o asistencia técnica2. • Leasing financiero o con opción de compra: le permite al empresario el uso del bien en condición de arrendamiento durante el periodo establecido en el contrato, y se pacta desde el inicio una opción de compra por un valor determinado, que tiene en consideración el pago de los cánones de arrendamiento. El objetivo fundamental es financiar la adquisición del bien que va a quedar en poder del arrendatario o empresa que planteó la compra.

Fedeleasing, Leasing operativo, leasing financiero, leasing de importación, características. Disponible en: http:/www.fedeleasing.org.co/documentos/049014_07_ Oct_superfinanciera.pdf

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Factoring: es un mecanismo financiero que le permite al empresario obtener liquidez a partir de las facturas expedidas a sus clientes. Una entidad especializada o un banco que maneje esta modalidad se encarga de comprarle a una empresa las facturas, a cambio de un descuento sobre su valor total. Entre los beneficios de esta herramienta financiera están los siguientes: • Genera liquidez de manera rápida, ya que no hay que esperar el vencimiento del plazo otorgado al cliente. • Mejora el flujo de caja. • Disminuye el riesgo crediticio con los clientes. • Agiliza la gestión de cuentas por cobrar y mejora el ciclo operacional y los indicadores de gestión. • Al tener liquidez se pueden negociar descuentos por pronto pago con los proveedores. • Disminuye los costos de gestión de crédito y cobranzas. Recursos de redescuento: el Estado, como parte de su política de apoyo al sector empresarial, ha creado instrumentos para impulsar la inversión en proyectos productivos. Los recursos de redescuento forman parte de estos instrumentos y se canalizan a través de las entidades del sistema financiero, como bancos y compañías de financiamiento entre otros. En palabras más sencillas, esto quiere decir que cuando un empresario solicita un crédito en cualquier entidad financiera, ésta puede solicitarle a la entidad de redescuento los recursos que dicho empresario requiere. La entidad de redescuento se los entrega a la entidad financiera, y ésta a su vez, se los entrega al empresario.

Recursos financieros para las empresas Asegúrese de escoger la mejor opción El beneficio se concentra en que los recursos de redescuento generalmente ofrecen mejores condiciones financieras tales como: tasas de interés más bajas que las del promedio del mercado, y plazos un poco más amplios para ciertos proyectos, además ofrecen la posibilidad de obtener periodos de gracia a capital. En Colombia, las líneas de redescuento son ofrecidas por Bancóldex, el Banco que promueve el desarrollo empresarial, por Finagro, entidad enfocada a financiar el agro y por Findeter que financia principalmente proyectos de infraestructura.

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ÉL ES JORGE Jorge es un empresario colombiano que necesita recursos para hacer crecer su negocio.

José, un amigo de Jorge, le recomendó que solicitara a su entidad financiera un crédito con recursos de Bancóldex.

JORGE NECESITA UN CRÉDITO

Cuando un empresario solicita un crédito a una entidad financiera (a un banco comercial, por ejemplo), esta institución puede solicitarle a Bancóldex los recursos que dicho empresario requiere. Bancóldex los entrega a la entidad financiera, y ésta a su vez, se los entrega al empresario. Esto es Redescuento.

BENEFICIOS PARA EL EMPRESARIO • Tasas de interés favorables. • Créditos de mediano y largo plazo. • Servicios complementarios al crédito como: formación empresarial, capacitaciones que fortalecen sus habilidades gerenciales.

Jorge ve que los servicios de Bancóldex se adaptan a las necesidades de su empresa.

Recursos financieros para las empresas Asegúrese de escoger la mejor opción BANCÓLDEX COMO BANCO DE SEGUNDO PISO ES:

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2. PREGUNTAR AL INTERMEDIARIO FINANCIERO POR RECURSOS BANCÓLDEX. 3. CUMPLIR CON LOS REQUISITOS QUE EL INTERMEDIARIO FINANCIERO INFORMACIÓN FINANCIERA ACTUALIZADA

LE SOLICITE PARA LA APROBACIÓN DEL CRÉDITO.

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3. HERRAMIENTA PARA IDENTIFICAR EL TIPO DE RECURSOS QUE SE REQUIEREN EN LA EMPRESA

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CRÉDITO CON ENTIDADES FINANCIERAS

1. TIPOS Y CARACTERÍSTICAS DE LAS ENTIDADES FINANCIERAS El sector financiero de Colombia está integrado por instituciones financieras, entidades aseguradores e intermediarios. Las instituciones financieras a su vez se clasifican en: 1. Establecimientos de crédito. 2. Sociedades de servicios financieros. 3. Sociedades de capitalización. A su vez, los establecimientos de crédito se dividen en: • Establecimientos bancarios: son las entidades que tienen como función principal la captación de recursos en cuentas corrientes bancarias, así como la captación de otros depósitos a la vista o a término, con el objetivo primordial de realizar operaciones activas de crédito3. • Corporaciones financieras: su función principal es captar recursos a término a través de depósitos o de instrumentos de deuda a plazos, con el fin de realizar operaciones activas de crédito y efectuar inversiones para fomentar la creación, reorganización, fusión, transformación y expansión de empresas en los sectores en los que están autorizadas para actuar. • Compañías de financiamiento: tienen la función de captar recursos del público con el propósito de realizar operaciones activas de crédito para facilitar la comercialización de bienes y servicios, y de realizar operaciones de arrendamiento financiero o leasing. • Cooperativas financieras: son organismos cooperativos especializados, cuya función principal consiste en adelantar actividades financieras. Su naturaleza jurídica se rige por las disposiciones de la Ley 79 de 19884.

3 4

Superfinanciera, Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. Disponible en: htp.//www.superfinanciera.gov.co/Normativa/Normas y Reglamentaciones/estatuto.htm Artículo 6 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.

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Las sociedades de servicios financieros se dividen en: • Sociedades fiduciarias. • Almacenes generales de depósito. • Administradoras de fondos de pensiones y cesantías. • Sociedades de intermediación cambiaria y sectores especiales.

2. NATURALEZA Y RESPONSABILIDADES DE LAS ENTIDADES CREDITICIAS Las entidades financieras actúan como las principales proveedoras de liquidez en la economía, y a la vez como canalizadoras del ahorro del público. Su operación se fundamenta en la captación de recursos de sus clientes, que pueden ser personas naturales o empresas, y en el otorgamiento de crédito a otros clientes para que empleen esos recursos en diferentes actividades de inversión o consumo. Debido a que manejan recursos del público, el principal activo de las entidades de crédito es la confianza. De ahí que se hayan creado mecanismos especiales para evaluar la idoneidad o el riesgo de los posibles usuarios de crédito y garantizar, hasta donde sea posible, el cumplido pago de estas obligaciones. Varias decisiones por parte de la entidad financiera respecto de sus clientes se derivan de este análisis que incluye: • Capacidad estimada de pago. • Cupo de endeudamiento. • Costo del crédito (tasa de interés asociada al riesgo del cliente). • Plazo del crédito. 24

Recursos financieros para las empresas Asegúrese de escoger la mejor opción La entidad responsable de vigilar este tipo de establecimientos es la Superintendencia Financiera de Colombia, cuya misión es “preservar la confianza del público y la estabilidad del sistema financiero; mantener la integridad, la eficiencia y la transparencia del mercado de valores y demás activos financieros; y velar por el respeto a los derechos de los consumidores financieros y la debida prestación del servicio”5.

3. EL CRÉDITO, OPORTUNIDAD DE CRECIMIENTO El crédito es una alternativa para obtener la liquidez que permita garantizar la operación del negocio, llevar a cabo un proyecto o realizar un gasto. Gracias a este mecanismo financiero, las empresas y las entidades de diverso orden pueden desarrollar sus actividades e invertir en iniciativas que les permitan crecer para su propio beneficio y de paso impulsar el desarrollo económico del país. También funciona como activador del consumo de las familias, lo que puede estimular el sistema productivo.

3.1. Tipos de crédito La naturaleza de los créditos está determinada, en esencia, por el plazo del pago y el tipo de beneficiario.

CRÉDITOS PARA PERSONAS NATURALES a. Hipotecario: permite al cliente construir, comprar o reformar un inmueble destinado para vivienda o para uso comercial. Al ser otorgado el préstamo, normalmente el inmueble se hipoteca en favor de la entidad financiera como garantía de la deuda, y de ahí el nombre del crédito:hipotecario. 5

Misión de la Superintendencia Financiera de Colombia, http:www.superfinanciera.gov.co

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b. De consumo: se denomina de libre inversión porque es el usuario quien determina en qué utilizará el dinero recibido en condición de préstamo. Puede emplearlo entonces para cubrir un viaje de vacaciones, costos de educación, adquisición de un vehículo o compra de vestuario, entre otros gastos. Este tipo de crédito puede ser aprobado en una de las siguientes modalidades: • Crédito rotativo: la entidad crediticia evalúa el riesgo del cliente y determina aprobar un cupo máximo de crédito, que puede ser utilizado parcial o totalmente por el usuario. Al pagar las cuotas establecidas, el cliente libera de nuevo el cupo, el cual puede reutilizar cuando lo requiera. Un ejemplo de esta modalidad son las tarjetas de crédito. • Crédito no rotativo: el banco aprueba un monto determinado, el cual se garantiza mediante la firma de un pagaré. Las cuotas acordadas se pagan en los plazos determinados, sin que se genere un cupo de endeudamiento rotativo para el usuario. Un ejemplo de este crédito es el de vehículo, por el cual se paga la deuda del bien sin que el usuario tenga derecho a recibir más cupo de endeudamiento automático.

CRÉDITOS EMPRESARIALES En este caso el usuario es una persona jurídica representada ante la entidad financiera por un gerente, presidente o representante legal. Las principales modalidades de créditos empresariales que ofrece el mercado son: a. Cartera ordinaria: es un crédito de corto plazo creado para atender las necesidades de capital de trabajo de las empresas. Cada nueva solicitud de crédito que se tramite requiere de todos los documentos de soporte exigidos por la entidad financiera.

Recursos financieros para las empresas Asegúrese de escoger la mejor opción b. Crédito rotativo: la institución prestadora evalúa la capacidad de pago de la empresa y determina asignarle un cupo de crédito, que puede ser usado en su totalidad o de manera parcial. El cliente libera cupo en la medida en que amortiza la deuda. c. Crédito de tesorería: es un crédito para atender las situaciones de iliquidez de corto plazo. Normalmente se manejan plazos de 30 hasta 180 días. d. Crédito constructor: es la financiación otorgada únicamente a personas jurídicas cuya actividad económica tiene por objeto principal la construcción de inmuebles para la venta o para el uso propio. e. Sobregiro: es un cupo de endeudamiento de muy corto plazo -de días-, aprobado por la entidad financiera y que deberá estar vinculado al uso de una cuenta corriente. El costo de esta modalidad es más alto que el de un crédito ordinario o de largo plazo. f. Crédito de redescuento: son créditos para empresarios, en los que las entidades financieras utilizan recursos suministrados por una entidad de redescuento como Bancóldex, Finagro o Findeter. Su beneficio consiste en una menor tasa de interés y un plazo más largo, lo cual significa disminuir el monto de las cuotas a pagar.

3.2. Componentes de un crédito Es importante que conozcamos los elementos que componen un crédito: • Capital: es el monto aprobado y desembolsado por la entidad financiera al usuario. • Intereses: corresponden al costo por el uso del dinero de parte del cliente, y está definido por una tasa porcentual que se aplica sobre el capital adeudado. Los intereses pueden ser fijos o variables según el tipo de crédito. Normalmente se pactan para pago mensual, 27

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trimestral o semestral, y por lo general se cubren al mismo tiempo con la cuota de amortización a capital. Las tasas tienen diferentes denominaciones: nominal, y efectiva; y según el plazo, mensual, bimestral, trimestral, semestral o anual. • Cuota: es el pago que se hace para cubrir el crédito cada determinado tiempo según lo pactado. Una porción de la cuota se destina a efectuar abonos o amortizar el capital, y otra para pagar los intereses generados por la deuda y gastos financieros como los seguros. • Períodos de gracia a capital: es un tiempo “en blanco” que concede la entidad financiera al cliente, en el que éste no tiene que amortizar a capital. Consiste en que en algunos casos, según la naturaleza del crédito, se otorga al beneficiario un plazo superior a un mes entre la fecha de desembolso del crédito y la del primer abono a capital. Durante el periodo pactado, el beneficiario solo paga intereses de acuerdo a la periodicidad establecida.

3.3. Tasa de interés El entregarle dinero a una persona o a una empresa en condición de préstamo genera para la entidad financiera un costo que se compensa con la tasa de interés. Esto se debe a que los bancos utilizan, para conceder el crédito, los recursos que han captado del público mediante cuentas de ahorros, Certificados de Depósito a Término (CDT) y otros instrumentos, así como parte del patrimonio aportado por los accionistas. El costo del dinero también está asociado al grado de liquidez que presenta la economía en un momento determinado. Cuando el comportamiento económico es positivo y en el mercado financiero hay abundancia de recursos para prestar, por lo general las tasas disminuyen.

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Intereses

Capital

Pero cuando la economía pasa dificultades y se reduce el efectivo disponible en el mercado, se elevan las tasas como un mecanismo de prevención frente a la colocación de créditos que pueden correr el riesgo de no pago por parte de los usuarios. Y es que para las entidades financieras existe el riesgo crediticio, que es la posibilidad de incurrir en pérdidas si sus clientes no cumplen oportunamente con el pago de sus obligaciones. Por eso es tan importante que las empresas generen confianza ante la entidad financiera, de tal forma que tengan margen de obtener una tasa de interés más favorable. Para lograrla se deben garantizar los siguientes aspectos: • Contar con una administración confiable y eficiente de la empresa y de sus recursos. • Suministrar toda la información financiera y comercial de forma oportuna y también confiable. • Demostrar el compromiso de los socios con la empresa por medio del monto del capital aportado. • Hacer explícito que la empresa tiene clara su estrategia comercial y sus posibilidades en el mercado.

TIPOS DE TASAS Para conocer el costo real del dinero es necesario solicitar a la entidad financiera que indique la tasa efectiva, es decir el costo del dinero tomando en cuenta la capitalización de intereses en cada período. a. Tasa nominal: se obtiene al final del período acordado, siempre y cuando los rendimientos generados periódicamente no se reinviertan.

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b. Tasa efectiva: es la tasa que se obtiene al final de un periodo, siempre y cuando los rendimientos generados periódicamente se reinviertan a la tasa de interés periódica pactada inicialmente. La tasa efectiva anual es la más conveniente cuando se debe evaluar el costo de un préstamo para realizar comparaciones, ya que los establecimientos de crédito tienen distintas modalidades de tasas nominales. Lo más lógico será elegir la tasa efectiva más baja.

3.4. ¿Cómo elegir la mejor opción de crédito? La información es la herramienta más poderosa para elegir la opción de crédito conveniente para la empresa. En primer lugar analice aspectos como los siguientes: • Destinación del dinero. • Plazo en el cual espera generar un ingreso si se trata de un proyecto nuevo. • Flujo de caja de la empresa. • Nivel actual de endeudamiento. • Situación financiera de la empresa en los últimos doce meses. Posteriormente analice las alternativas del mercado. Tal como se explicó en un aparte anterior, esta decisión va atada al tipo de financiación que requiere la empresa y su capacidad de pago, entre otros factores. Para que sean comparables, procure consultar por lo menos en tres entidades las alternativas que ofrecen en términos de plazo, monto a prestar y tasa de interés efectiva anual. Solicite en cada caso una tabla de amortización para que dimensione el valor de las cuotas y el comportamiento del crédito a lo largo del tiempo. 30

Recursos financieros para las empresas Asegúrese de escoger la mejor opción No olvide siempre solicitarle a la entidad financiera una cotización con recursos de redescuento de Bancóldex, posiblemente esta sea la mejor alternativa.

3.5. El crédito y su impacto sobre la rentabilidad de una empresa Solicitar y recibir un crédito genera impactos que van más allá de la oportunidad de contar con un recurso para llevar a cabo un propósito en la empresa.

Aspectos positivos de un crédito En términos financieros, un crédito mejora la rentabilidad de los accionistas de la empresa, siempre y cuando la rentabilidad de la inversión resulte superior al costo de las deudas. Adicionalmente disminuye los requerimientos de capital que tendrían que ser cubiertos por los socios, al apalancar la ejecución de otras actividades que pueden impulsar las ventas y el margen neto de la empresa. Sin embargo ese tipo de beneficios se debe evaluar muy bien para evitar sobreendeudar la compañía, y es más común usarlo cuando se busca venderla a un tercero, ya que valoriza la inversión realizada por los accionistas. En términos tributarios, los intereses que se pagan por un crédito se registran como un gasto deducible en el caso de las personas jurídicas, y por lo tanto disminuyen la base para el pago del impuesto de renta de la empresa en un período determinado.

Riesgos de un manejo inadecuado del préstamo Cuando se solicita un préstamo sin tener en cuenta la situación real de la empresa, se corre el riesgo de incumplir las obligaciones que genera.

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Esto derivará en una mala calificación para el cliente ante el sistema financiero, y su consecuente reporte ante las centrales de riesgo, lo que le cerrará las puertas de las entidades de crédito. En esta situación resultará muy difícil para la empresa continuar operando, ya que sus proveedores y clientes también percibirán la mala calificación y podrían tomar la decisión de finalizar la relación comercial.

3.6. Aspectos que se evalúan para conceder un crédito Capacidad de pago Los informes financieros de la empresa dan cuenta de la situación actual en cuanto a ventas, rentabilidad, fortaleza patrimonial y capacidad de endeudamiento. Con esas cifras se evalúa si el cliente tiene la solidez necesaria para responder por los recursos que se le van a prestar. También se revisa el impacto en términos de rentabilidad neta, ya que el pago de intereses afecta esta variable. Con el flujo de caja, que como mínimo se pide proyectado a un año, se establece el comportamiento del efectivo en la empresa y se determina si existe margen para responder por las cuotas de amortización del nuevo préstamo.

Proyección de la empresa Cuando se presenta una solicitud de crédito de largo plazo, asociado a un proyecto, resulta necesario incluir la descripción de éste, así como la prospección de ventas a mediano y a largo plazo. Esta información es fundamental, ya que los estados financieros sólo reflejan el comportamiento del pasado inmediato, pero es necesario conocer las expectativas de largo plazo para evaluar la viabilidad. En las proyecciones se deben incluir los presupuestos o planes de ventas, mercadeo, recursos humanos, compras, inversiones, es decir el conjunto de variables que se derivan de una organización para que se 32

Recursos financieros para las empresas Asegúrese de escoger la mejor opción pueda llevar a cabo el proyecto. Los cálculos financieros de largo plazo incluyen ingresos, costos y gastos, cifras de inversión, punto de equilibrio y también los estados financieros básicos mencionados. Así mismo, en los proyectos para los cuales se solicita financiación, deben estimarse los indicadores para su evaluación financiera, entre otros la tasa interna de retorno (TIR), el valor presente neto (VPN) y el período de recuperación de la inversión. De esta manera se demuestra a los bancos que la empresa está en condiciones de ofrecer rentabilidad y de pagar oportunamente los créditos.

Historial crediticio – Centrales de información Para analizar y desembolsar cualquier préstamo, siempre se analizará el historial de crédito del cliente. Por lo tanto, lo más conveniente es tener un reporte óptimo en las centrales de información, con el cual se demuestre la seriedad y el compromiso de la empresa con el pago de las obligaciones. Las centrales de información Son firmas especializadas en el manejo de información sistematizada, particularmente financiera, para uso de otras entidades. Con base en criterios legales establecidos, centralizan los datos sobre el comportamiento crediticio de los clientes del sector financiero, y los suministran a las entidades vigiladas del mismo sector. La fuente de información de esas firmas la constituyen, de una parte, sus propias afiliadas, y de otra el reporte de endeudamiento que las instituciones vigiladas por la Superintendencia Financiera le remiten, y la cual es presentada en el producto Endeudamiento global. En Colombia operan varias centrales de riesgo –como también se las llama– responsables del manejo de esos bancos de información crediticia: Cifin, de la Asociación Bancaria; Datacrédito, Covinoc, Incocrédito, y Fenalcheque, entre otras. Vale recordar que de acuerdo

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con la ley, toda persona tiene derecho a conocer la totalidad de los datos que se tengan registrados sobre ella en las centrales de información. En virtud de que el conocimiento de los datos es de carácter privado, los usuarios del sistema financiero deben consentir de manera expresa la consulta y el reporte. El artículo 14 de la Ley 1266 de 2008 establece que la información acerca del buen comportamiento en el pago de las obligaciones financieras permanecerá de manera indefinida en los bancos de datos de los operadores de información. Entre tanto, los datos cuyo contenido hagan referencia al tiempo de mora, tipo de cobro, estado de la cartera, y en general aquellos que se refieren a una situación de incumplimiento de obligaciones, se regirán por un tiempo máximo de permanencia de cuatro años, y una vez vencidos, la información deberá ser retirada de los bancos de datos por el operador, de forma que las entidades usuarias no puedan ya acceder o consultar dicha información. El término de permanencia será contado a partir de la fecha en que sean pagadas las cuotas o la obligación vencida. Lo anterior, siempre y cuando en su transcurso no se incurra en mora de otra obligación, caso en el cual el tiempo de permanencia en el registro empieza a contarse a partir de que todas las obligaciones se encuentren satisfechas. ¿Qué pasa cuando hay pago de la mora? Existen dos posibilidades: a. Cuando la obligación estuvo en mora durante un plazo corto (inferior a dos años), el término de permanencia en las centrales equivale al doble de la mora; por ejemplo, la persona que estuvo en mora por dos meses, estará reportada por cuatro meses. b. Cuando la obligación estuvo en mora durante un plazo superior a dos años, el término máximo de permanencia en las centrales será de cuatro años.

Recursos financieros para las empresas Asegúrese de escoger la mejor opción ¿Qué pasa cuando no hay pago? Cuando no hay pago de la deuda, la información negativa podrá estar reportada por un término máximo de diez años.

Garantías ofrecidas La garantía es un respaldo financiero que exigen las entidades a los solicitantes de crédito. Pueden ser personales (codeudor) o reales (prendas o hipotecas), dependiendo del monto del crédito y de la política del intermediario financiero. Para facilitar el acceso al crédito, especialmente de las Mipymes, de todos los sectores económicos excepto el agropecuario, el Gobierno cuenta con el Fondo Nacional de Garantías (FNG) y la Red de Fondos Regionales de Garantías, que actúan como garantes de los usuarios de un crédito. El FNG cuenta con garantías empresariales que garantizan operaciones de crédito y leasing cuyo destino sea exclusivamente financiar capital de trabajo, inversión fija, capitalización empresarial, investigación, desarrollo tecnológico o creación de empresas. Para acceder a la garantía del FNG, la empresa o persona interesada debe acudir al intermediario financiero ante el cual vaya a solicitar el crédito, donde se le brindará la información requerida y se atenderán todos los trámites relacionados con la garantía. Para información adicional, puede acudir al FNG o a los Fondos Regionales de Garantías.

3.7. El manejo adecuado de un crédito Una vez el empresario recibe el préstamo, debe darle un excelente manejo, para conservar su calificación y la confianza que la entidad financiera ha depositado en él.

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Estos son algunos aspectos fundamentales para el manejo responsable del crédito: a. Destinar los recursos a la actividad para la cual efectivamente se solicitaron. b. Pagar cumplidamente las cuotas pactadas con la entidad financiera. c. Informar de manera oportuna en el caso fortuito de que se presentare un inconveniente en el pago de una cuota, a fin de negociar alternativas con el intermediario financiero. d. No tomar más crédito del que se está en capacidad de pagar. e. Actualizar de manera permanente la información que maneja la entidad financiera. f. Comunicar sobre cambios de domicilio, líneas telefónicas, razón social o nomenclatura que pueden afectar la comunicación con la institución crediticia. Si el usuario del crédito cumple estas normas mínimas de buen uso de los recursos, conservará su buen nombre con el sector financiero, y esa confianza se transferirá a su empresa, la cual mantendrá entonces las puertas abiertas para continuar financiado sus operaciones. Un empresario inteligente sabe que del buen comportamiento financiero dependerá el suministro permanente del “oxígeno” para su negocio. Para que su negocio respire con holgura y viva sin sobresaltos. Seguir estas sencillas recomendaciones contribuirán al éxito de la empresa. Ayudar a conseguir esos buenos resultados justifica la edición de éste coleccionable.

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