LAPORAN AKTUALISASI
PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL GOLONGAN II ANGKATAN I
DIGITALISASI PENGARSIPAN SPM DAN DOKUMEN KEUANGAN
LAINNYA DENGAN MENGGUNAKAN APLIKASI GOOGLE DRIVE
DI SUB BAGIAN ADMINISTRASI DAN UMUM
KANTOR KESEHATAN PELABUHAN KELAS II BANJARMASIN
Disusun Oleh :
KHAIRINA NUR NAJMI
NIP. 199610012022032001
BAPELKES CIKARANG
KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA
TAHUN 2022
Segala puji hanya bagi Allah SWT yang telah memberi berkat dan rahmatNya sehingga penulis dapat menyusun Laporan Aktualisasi ini dengan tujuan untuk memenuhi kegiatan dalam rangkaian pelatihan dasar Calon Pegawai Negeri Sipil Golongan II Kementerian Kesehatan Tahun 2022. Sholawat dan Salam senantiasa tercurah kepada Nabi Muhammad SAW beserta sahabat dan keluarganya.
Penyusunan laporan aktualisasi ini tentunya tidak terlepas dari dukungan, bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak. Dengan ketulusan dan kerendahan hati penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Bambang Priyanto, SKM, M.Epid sebagai Kepala KKP Kelas II Banjarmasin yang telah memberikan dukungan kepada penulis untuk dapat mengikuti kegiatan Pelatihan dasar CPNS Golongan II.
2. Bapak R. Djarot Darsono Wahyu Hartanto, S.Pd., M.Epid sebagai Kepala Sub Bagian Administrasi Umum KKP Kelas II Banjarmasin sekaligus Mentor yang telah memberikan dukungan kepada penulis dalam mengikuti pelatihan dasar CPNS Golongan II ini dan memberikan arahan serta dalam menyusun laporan aktualisasi ini.
3. Bapak I Wayan Agus Suradi, SKM, MPH sebagai Kepala UPTD Pelatihan Kesehatan Provinsi Jawa Barat yang telah memberikan penulis kesempatan mengikuti pelatihan di Upelkes Jawa Barat.
4. Bapak Rosmananda, SKM, MTP sebagai Coachyang telah banyak memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis dalam menyusun laporan pelaksanaan aktualisasi ini dengan sebaik-baiknya.
5. Bapak Drs. Suherman, M.Kes sebagai Penguji yang telah memberikan masukan untuk menyempurnakan laporan aktualisasi ini.
6. Rekan-rekan pada sub Bagian Administrasi Umum terutama bidang keuangan yang telah memberikan kontribusi dalam penyusunan laporan aktualisasi ini
7. Seluruh teman-teman Pelatihan Dasar CPNS Golongan II Kementerian Kesehatan Republik Indonesia.
Penulis menyadari bahwa penyusunan laporan aktualisasi ini masih jauh dari sempurna. Kritik dan saran yang membangun dari berbagai pihak sangat penulis harapkan demi perbaikan lebih lanjut. Semoga laporan aktualisasi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak pada masa yang akan datang
Banjarmasin, Agustus 2022
Penulis
Khairina Nur Najmi Nip. 199610012022032002
Aparatur Sipil Negara (disingkat ASN) adalah istilah untuk kelompok profesibagi pegawai-pegawai yang bekerja pada instansi pemerintah. Pegawai ASN terdiri dari Pegawai Negeri Sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja (PPPK) yang diangkat oleh pejabat pembina kepegawaian dan diserahi tugas dalam suatu jabatan pemerintahan atau diserahi tugas negara lainnya dan digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan.
Menurut UU No. 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara, seorang ASN mempunyai fungsi dan tugas antara lain sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik, perekat dan pemersatu bangsa. Dengan tugas melaksanakan kebijakan publik yang dibuat oleh Pejabat Pembina kepegawaian sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, memberikan pelayanan publik yang professional dan berkualitas serta mempererat persatuan dan kesatuan Negara Kesatuan Republik Indonesia.
Pegawai ASN berperan sebagai perencana, pelaksana, dan pengawas penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan nasional melalui pelaksanaan kebijakan dan pelayanan publik yang profesional, bebas dari intervensi politik, serta bersih dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme.
Pelaksanaan cita-cita bangsa untuk mewujudkan tujuan Negara Indonesia perlu dikembangkan Aparatur Sipil Negara yang memiliki nilai dasar BerAKHLAK yaitu
Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan
Kolaboratif. Menurut Peraturan Lembaga Administrasi Negara No. 10 Tahun 2021
tentang Perubahan Atas Peraturan Lembaga Administrasi Negara No. 1 Tahun 2021
tentang Pelatihan Dasar CPNS yang menerapkan Pembelajaran Blended Learning, baik
belajar secara Mandiri melalui MOOC, maupun Pembelajaran Distance Learning melalui LMS dan Aktualisasi di tempat kerja serta kegiatan Klasikal di tempat pelatihan.
Sehingga memungkinkan peserta mampu menginternalisasi, menerapkan, dan mengaktualisasikan, serta membuatnya menjadi kebiasaan (Habituasi), sehingga dalam diri ASN akan terbentuk menjadi Smart ASN yang professional sesuai dengan bidang dan tugasnya.
Kantor Kesehatan Pelabuhan yang disingkat menjadi KKP adalah Unit Pelaksana Teknis (UPT) yang melaksanakan tugas di bidang cegah tangkal keluar atau masuknya
penyakit dan/atau faktor risiko Kesehatan. Menurut PerMenKes No. 77 Tahun 2020 KKP
mempunyai tugas dan fungsi antara lain adalah melaksanakan pencegahan masuk dan keluarnya penyakit, penyakit potensial wabah, surveilans epidemiologi, kekarantinaan, pengendalian dampak risiko kesehatan lingkungan, pelayanan kesehatan, pengawasan obat, makanan, kosmetika, dan alat kesehatan serta bahan adiktif (OMKABA) serta pengamanan terhadap penyakit baru, danpenyakit yang muncul kembali, bioterorisme, unsur biologi, kimia dan pengamanan radiasi di wilayah kerja bandara, pelabuhan, dan lintas batas darat negara. KKP Kelas II Banjarmasin mempunyai visi sebagai Pelabuhan
Banjarmasin Sehat sebagai bagian Mewujudkan Masyarakat Sehat yang Berdaulat, Mandiri dan Berkepribadian Berlandaskan Gotong-royong. Kemudian misi dari KKP Kelas II Banjarmasin salah satunya adalah mendorong kemandirian masyarakat pelabuhan dan bandara untuk hidup sehat.
Adapun tugas pokok penulis sebagai pengelola keuangan di Sub Bagian Administrasi dan Umum di Kantor Kesehatan Pelabuhan Kelas II Banjarmasin adalah membantu Petugas Pengelola Administrasi Belanja Pegawai (PPABP) dan membantu
Bendahara Pengeluaran dalam mengajukan SPM ke Kantor Pelayanan Perbendaharaan
Negara. Selama masa orientasi di Bagian Sub Bagian Administrasi dan Umum penulis melihat arsip SPM (Surat Perintah membayar) dan seluruh data dukung dokumen keuangan sudah dalam pengarsipan, namun masih dilakukan secara manual penyimpanannya sehingga masih kurang efektif dan efisien. Ketika sewaktu-waktu diperlukan memakan waktu untuk mencarinya, karena harus membongkar kembali rak arsip satu persatu. Selain tidak efisien dalam segi waktu, hal ini juga tidak efektif. Karena dengan cara penyimpanan yang manual dokumen bisa tercecer, rusak bahkan hilang akibat dari lemahnya pengawasan terhadap berkas fisik spm yang nantinya akan digunakan sebagai informasi data dan alat pembuktian saat adanya pemeriksaan rutin tahunan
Mengingat pentingnya dokumen-dokumen arsip ini sehingga menjadi perhatian penulis untuk melakukan penyimpanan seluruh dokumen keuangan dengan digitalisasi dengan aplikasi Google Drive. Aplikasi Google Drive adalah salah satu layanan yang ditawarkan oleh Google. Fungsi Google Drive Bukan hanya menyimpan file tapi juga berbagi file, mengedit file, membackup file, membuat catatan dari Google Keep, menyimpan link, dan juga backup chat Whatsup. Google Drive dapat diakses dimanapun berada baik menggunakan komputer atau device yang berbeda karena file sudah tersimpan dalam web. Google Drive dapat menyimpan dokumen atau file secara geratis maupun berbayar tergantung pada kapasitas memori penyimpanan itu sendiri.
Berdasarkan latar belakang yang penulis kemukakan diatas penulis mengangkat
judul Aktualisasi “Digitalisasi Pengarsipan SPM dan Dokumen Keuangan
Lainnya Dengan Menggunakan Aplikasi Google Drive Di Sub Bagian
Administrasi Dan Umum Kantor Kesehatan Pelabuhan Kelas II Banjarmasin” yang secara jelas akan dijabarkan pada hasil aktualisasi laporan ini. Melalui kegiatan aktualisasi diharapkan dapat mengatasi isu yang ada dan mampu menghasilkan Pendidikan dan peserta didik yang memiliki nilai-nilai akhlak mulia dilandasi dasar BerAKHLAK.
Tujuan dari kegiatan aktualisasi ini yaitu membuat arsip keuangan yg berbentuk dokumen fisik menjadi arsip digital yaitu penyimpanan seluruh dokumen keuangan dengan digitalisasi dengan aplikasi Google Drive.
Manfaat dari kegiatan aktualisasi adalah Memberikan kemudahan untuk mencari berkas SPM atau dokumen keuangan lainnya ketika diperlukan terutama saat keadaan mendesak dimanapun dan kapanpun yang bisa di akses secara online sehingga meningkatkan kualitas dan kinerja organisasi untuk membantu pencapaian visi dan misi serta penguatan organisasi unit kerja.
Aktualisasi ini akan dilaksanakan di Kantor Kesehatan Pelabuhan Kelas II Banjarmasin. Kegiatan rancangan aktualisasi yaitu melakukan identifikasi permasalahan pada Sub Bagian Administrasi Umum yang kemudian dicarikan gagasan-gagasan penyelesaian untuk perbaikan/ peningkatan kinerja. Waktu pelaksanaan mulai tanggal
06 Juli sampai 16 Agustus 2022
Kegiatan aktualisasi ini akan tersedia dalam bentuk aplikasi google drive sehingga memudahkan pegawai untuk menyimpan dan memeriksa Pengajuan Surat Perintah Membayar (SPM) dan berkas keuangan lainnya di Kantor Kesehatan Pelabuhan Kelas II Banjarmasin.
2.1.1 Gambaran Umum Kantor Kesehatan Pelabuhan Kelas II Banjarmasin
Kantor Kesehatan Pelabuhan yang selanjutnya disingkat KKP adalah Unit Pelaksana Teknis (UPT) yang melaksanakan tugas di bidang cegah tangkal keluar atau masuknya penyakit dan/atau faktor risiko kesehatan yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Direktur Jenderal Pencegahan dan Pengendalian Penyakit dan secara administratif dikoordinasikan dan dibina oleh Sekretaris Direktorat Jenderal Pencegahan dan Pengendalian Penyakit dan secara teknis fungsional dibina oleh Direktur di lingkungan Direktorat Jenderal Pencegahan dan Pengendalian Penyakit.
KKP mempunyai tugas melaksanakan pencegahan masuk dan keluarnya penyakit, penyakit potensial wabah, surveilans epidemiologi, kekarantinaan, pengendalian dampak risiko kesehatan lingkungan, pelayanan kesehatan, pengawasan obat, makanan, kosmetika, dan alat kesehatan serta bahan adiktif (OMKABA) serta pengamanan terhadap penyakit baru, dan penyakit yang muncul kembali, bioterorisme, unsur biologi, kimia dan pengamanan radiasi di wilayah kerja bandara, pelabuhan, dan lintas batas darat negara.
Dalam melaksanakan tugas tersebut, KKP menyelenggarakan fungsi:
1) Pelaksanaan kekarantinaan;
2) Pelaksanaan pelayanan kesehatan;
3) Pelaksanaan pengendalian risiko lingkungan di bandara, pelabuhan, dan lintas batas darat negara;
4) Pelaksanaan pengamatan penyakit potensial wabah, penyakit baru, dan penyakit yang muncul kembali;
5) Pelaksanaan pengamatan radiasi pengion dan nonpengion, biologi, dan kimia;
6) Pelaksanaan sentra/simpul jejaring surveilans epidemiologi sesuai penyakit yang berkaitan dengan lalu lintas nasional, regional, dan internasional;
7) Pelaksanaan fasilitasi dan advokasi kesiapsiagaan dan penanggulangan kejadian luar biasa dan bencana bidang kesehatan, serta kesehatan matra termasuk penyelenggaraan kesehatan haji dan perpindahan penduduk;
8) Pelaksanaan fasilitasi dan advokasi kesehatan kerja di lingkungan bandara, pelabuhan dan lintas batas darat negara ;
9) Pelaksanaan pemberian sertifikat kesehatan OMKABA ekspor dan mengawasi persyaratan dokumen kesehatan OMKABA impor;
10) Pelaksanaan kesehatan alat angkut dan muatannya;
11) Pelaksanaan pemberian pelayanan kesehatan di wilayah kerja bandara, pelabuhan, dan lintas batas darat negara;
12) Pelaksanaan jejaring informasi dan teknologi di bidang kesehatan bandara, pelabuhan, dan lintas batas darat negara;
13) Pelaksanaan jejaring kerja dan kemitraan di bidang kesehatan di bandara, pelabuhan, dan lintas batas darat negara;
14) Pelaksanaan kajian kekarantinaan, pengendalian risiko lingkungan, dan surveilans kesehatan pelabuhan;
15) Pelaksanaan pelatihan teknis bidang kesehatan bandara, pelabuhan, dan lintas batas darat negara;
16) Pelaksanaan urusan administrasi KKP.
Tugas Pokok dan Fungsi dilaksanakan melalui sub-sub unit kegiatan yakni:
1. Sub Bagian Administrasi Umum
Melakukan koordinasi dan penyusunan program, pengelolaan informasi, evaluasi, laporan, urusan tata usaha, keuangan, kepegawaian, penyelenggaraan pelatihan, serta perlengkapan dan rumah tangga.
2. Kelompok Substansi Pengendalian Karantina dan Surveilans Epidemiologi
Melakukan penyiapan bahan perancanaan, pemantauan, evaluasi, penyusunan laporan, dan koordinasi pelaksanaan kekarantinaan dan surveilans epidemiologi penyakit, penyakit potensial wabah, penyakit baru, dan penyakit yang muncul kembali, pengawasan alat angkut dan muatannya, lalu lintas OMKABA, jejaring kerja, kemitraan, kajian, serta pengembangan teknologi, dan pelatihan teknis bidang kekarantinaan dan surveilans epidemiologi di wilayah kerja bandar, pelabuhan, dan lintas batas darat negara.
3. Kelompok Substansi Pengendalian Risiko Lingkungan
Melakukan penyiapan bahan perencanaan, pemantauan, evaluasi, penyusunan laporan, dan koordinasi pengendalian vektor dan binatang penular penyakit, pembinaan sanitasi lingkungan, jejaring kerja, kemitraan, kajian dan pengembangan teknologi serta pelatihan teknis bidang pengendalian risiko lingkungan di wilayah kerja bandara, pelabuhan, dan lintas batas darat negara.
4. Kelompok Substansi Upaya Kesehatan dan Lintas Wilayah
Melakukan penyiapan bahan perencanaan, pemantauan, evaluasi, penyusunan laporan, dan koordinasi kesehatan terbatas, kesehatan kerja, kesehatan matra, kesehatan haji, perpindahan penduduk, penanggulangan bencana, vaksinasi internasional, jejaring kerja, kemitraan, kajian dan pengembangan teknologi serta pelatihan teknis bidang upaya kesehatan di wilayah kerja bandara, pelabuhan, dan lintas batas darat negara.
5. Instalasi
Merupakan fasilitas penunjang peyelenggaraaan operasional KKP dan penunjang administrasi. Instalasi yang terdapat di KKP Kelas II Banjarmasin adalah instalasi laboratorium klinis dan poliklinik serta instalasi kesehatan lingkungan
6. Wilayah Kerja
Merupakan unit kerja fungsional di lingkungan bandara, pelabuhan, dan lintas batas darat negara, yang berada di bawah dan betanggung jawab kepada Kepala KKP.
7. Kelompok Jabatan Fungsional
Melakukan kegiatan sesuai dengan jabatan fungsional masing-masing berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku
2.1.2 Visi dan Misi Kantor Kesehatan Pelabuhan Kelas II Banjarmasin
Visi Kantor Kesehatan Pelabuhan Banjarmasin adalah: “Pelabuhan Banjarmasin Sehat sebagai bagian Mewujudkan Masyarakat Sehat yang Berdaulat, Mandiri dan Berkepribadian Berlandaskan Gotong-royong”.
Untuk mencapai Visi Kantor Kesehatan Pelabuhan Banjarmasin ditempuh melalui Misi sebagai berikut:
1) Memelihara dan menghasilkan pelayanan kesehatan pelabuhan yang bermutu, merata dan memadai
2) Memelihara dan meningkatkan kesehatan individu masyarakat pelabuhan dan lingkungan SEHAT pelabuhan dan bandara, kapal laut dan pesawat terbang
3) Mendorong kemandirian masyarakat pelabuhan dan bandara untuk hidup sehat
4) Meningkatkan dan mengembangkan SDM yang professional
5) Menjamin ketersediaan dan pemerataan sumber daya
Nilai-nilai organisasi yang dimiliki KKP Kelas II KKP BANJARMASIN adalah “KKP
BANJARMASIN”
K : Komitmen
K : Kuat
P : Pelayanan
B : Berkarya
A : Amanah
N : Nurani
J : Jujur
A : Akuntabilitas
R : Responsif
M : Melayani
A : Aktif
S : Standar
I : Inisiatif
N : Norma
2.1.4 Struktur Organisasi Kantor Kesehatan Pelabuhan Kelas II Banjarmasin
Berdasarkan Permenkes RI Nomor 77 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Kantor Keehatan Pelabuhan untuk bagan Stuktur Organisasi Kantor Kesehatan
Pelabuhan Kelas II Banjarmasin sebagai berikut :
Gambar 3 Struktur Organisasi Sub Bagian Administrasi dan Umum
Pada sub Bagian Administrasi Umum Kantor Kesehatan Pelabuhan Kelas II Banjarmasin
mempunyai tugas melakukan koordinasi penyusunan rencana, program, dan anggaran, pengelolaan keuangan dan barang milik negara, urusan kepegawaian, organisasi dan tata laksana, dan hubungan masyarakat, pemantauan, evaluasi dan pelaporan, kearsipan, persuratan, dan kerumahtanggaan Kantor Kesehatan Pelabuhan Kelas II Banjarmasin.
Adapun tugas pokok dan fungsi Kepala Sub Bagian Administrasi Umum berdasarkan
Perjanjian Kinerja Turunan dengan Kepala Kantor Kesehatan Pelabuhan Kelas II
Banjarmasin adalah melaksanakan dukungan manajemen pelaksanaan program/ kegiatan terkait layanan perkantoran, layanan perencanaan dan penganggaran internal, layanan umum, layanan sarana internal, layanan SDM, layanan hukum, layanan organisasi dan tata kelola internal, layanan kehumasan dan protokoler, pemantauan dan evaluasi serta pelaporan, pengelolaan keuangan Negara
Nama : Khairina Nur Najmi
NIP : 199610012022032002
Pangkat/Golongan : Pengatur - II/c
Jabatan : Pranata Keuangan APBN Terampil
Instansi : KKP Kelas II Banjarmasin
Unit Kerja : Sub Bagian Administrasi Umum
Menurut Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2019 tentang Jabatan Fungsional Pranata Keuangan
APBN uraian kegiatan meliputi :
1. menginventarisasi dokumen analisis realisasi belanja
2. menginventarisasi dokumen capaian output
3. menginventarisasi dokumen pengembalian belanja
4. menginventarisasi dokumen penentuan target penerimaan
5. menginventarisasi dokumen realisasi penerimaan
6. menginventarisasi dokumen kepatuhan penerimaan dan penyetoran penerimaan
7. menginventarisasi dokumen analisis ekstensifikasi/intensifikasi penerimaan
8. menginventarisasi dokumen pengembalian penerimaan
9. menyiapkan dokumen analisis revolving
10. menyiapkan dokumen analisis realisasi belanja
11. menyiapkan dokumen capaian output
12. menyiapkan dokumen pengembalian belanja
13. menginventarisir dokumen kepegawaian/ dokumen sumber
14. menyiapkan perekaman dokumen sumber transaksi/dokumen kepegawaian
15. menyiapkan dokumen dasar pencetakan laporan transaksi
16. menginventarisir bahan monitoring dan evaluasi;
17. melaksanakan pengelolaan data Arsip Data Komputer (ADK)
18. menginventarisir data transaksi
19. menginventarisir bahan rekonsiliasi laporan keuangan
20. menginventarisir data/dokumen pendukung laporan keuangan
21. menginventarisir data/dokumen penyusunan laporan keuangan
22. menginventarisir data/dokumen perencanaan monitoring dan evaluasi penyusunan laporan keuangan
23. menginventarisir data/bahan temuan atas laporan keuangan
24. melaksanakan penatausahaan dokumen tingkat dasar
25. menginventarisir data/bahan/dokumen perikatan dan pembayaran tagihan
Laporan aktualisasi ini dijadikan sebagai sarana penulis di dalam mengaktualisasikan nilai-nilai Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif (BERAKHLAK) dan mewujudkan Pelayanan Publik, Manajemen ASN serta Whole of Government yang baik di lingkungan Kantor Kesehatan Pelabuhan Kelas II Banjarmasin terutama di dalam upaya penyelesaian isu pokok pada unit kerja.
Banyaknya beban kerja pada sub Bagian Administrasi Umum, ada beberapa masalah atau isu yang belum terselesaikan sehingga diperlukan alternatif-alternatif penyelesaian yang dapat membantu untuk mempercepat atau mempermudah pekerjaan sehingga menghasilkan kinerja yang baik. Penulis menentukan identifikasi isu dengan cara observasi sejak empat bulan terakhir pada sub Bagian Administrasi Umum Kantor
Kesehatan Pelabuhan Kelas II Banjarmasin. Ada beberapa isu/masalah yang ditemukan, diantaranya sebagai berikut:
1. Belum adanya Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengajuan Uang Muka Kerja (UMK).
Berdasarkan pengamatan langsung, belum dibuatnya pedoman baku pelaksanaan dalam bentuk Standar Operasional Prosedur (SOP) yang efisien dan pemberian media informasi yang jelas kepada subtansi berkaitan dengan alur pelaksanaan kegiatan, sedangkan aspek pertanggungjawaban berkaitan dengan laporan pertanggungjawaban pemakaian UMK yang seringkali mengalami keterlambatan, yang pada akhirnya menghambat perputaran Uang Persediaan (UP) bendahara pengeluaran.
2. Belum adanya digitalisasi pengarsipan SPM dan dokumen keuangan lainnya
Berdasarkan Pengamatan langsung penulis melihat arsip SPM (Surat Perintah membayar) dan seluruh data dukung dokumen keuangan sudah dalam pengarsipan, namun masih dilakukan secara manual penyimpanannya sehingga masih kurang efektif dan efisien. Ketika sewaktu-waktu diperlukan memakan waktu untuk mencarinya, karena harus membongkar kembali rak
arsip satu persatu. Selain tidak efisien
dalam segi waktu, hal ini juga tidak efektif. Karena dengan cara penyimpanan yang manual dokumen
bisa tercecer, rusak bahkan hilang akibat dari lemahnya pengawasan terhadap
berkas fisik SPM yang nantinya akan digunakan sebagai informasi data dan alat pembuktian saat adanya pemeriksaan rutin tahunan.
3. Belum optimalnya penerapan penulisan format kuitansi transport rutin
Berdasarkan pengamatan langsung penulis melihat sering terjadinya kesalahan dalam penulisan kuitansi transport rutin, dikarenakan format baku penulisan yang tidak ada. Sehingga menimbulkan keterlambatan pencairan uang transport rutin tersebut.
Dalam penetapan isu yang berkualitas dan aktual sebaiknya dilakukan pengukuran dengan menggunakan alat bantu penetapan kriteria isu yakni dengan metode AKPL (Aktual, Kekhalayakan, Problematik dan Kelayakan) Teknik APKL yang dibuat adalah teknik yang digunakan untuk menentukan kelayakan suatu masalah dengan memperhatikan empat faktor, yaitu:
a. Aktual (A), yaitu isu tersebut masih dibicarakan atau belum terselesaikan hingga masa sekarang;
b. Problematik (P), yaitu isu yang menyimpang dari harapan standar, ketentuan yang menimbulkan kegelisahan yang perlu segera dicari penyebab dan pemecahannya;
c. Kekhalayakan (K), yaitu isu yang diangkat secara langsung menyangkut hajat hidup orang banyak dan bukan hanya untuk kepentingan seseorang atau sekelompok kecil orang;
d. Layak (L), yaitu isu yang masuk akal (logis), pantas, realistis dan dapat dibahas sesuai dengan tugas, hak, wewenang dan tanggung jawab hingga akhirnya diangkat menjadi isu yang prioritas. Berikut ini merupakan penetapan isu dengan Metode AKPL, yaitu:
Nilai Deskripsi Indikator
5 Benar-benar terjadi dengan fakta dan data yang lengkap serta sedang hangat dibicarakan dalam masyarakat
4 Benar-benar terjadi dengan fakta dan data yang kurang lengkap serta tidak sedang hangat dibicarakan dalam masyarakat
3 Sedang terjadi namun tidak sedang hangat dibicarakan dalam masyarakat
2 Belum tentu terjadi dan tidak sedang hangat dibicarakan dalam masyarakat
1 Tidak terjadi dan tidak dibicarakan dalam masyarakat
Nilai Deskripsi Indikator
5 Sangat menimbulkan masalah
4 Menimbulkan masalah
3 Cukup menimbulkan masalah
2 Tidak menimbulkan masalah
1 Sangat tidak menimbulkan masalah
Nilai Deskripsi Indikator
5 Sangat menyangkut hajat hidup orang banyak dan bukan hanya untuk kepentingan seseorang atau sekelompok kecil orang
4 Menyangkut hajat hidup orang banyak dan bukan hanya untuk kepentingan seseorang atau sekelompok kecil orang
3 Cukup menyangkut hajat hidup orang banyak dan bukan hanya untuk kepentingan seseorang atau sekelompok kecil orang
2 Tidak menyangkut hajat hidup orang banyak dan bukan hanya untuk kepentingan seseorang atau sekelompok kecil orang
1 Sangat tidak menyangkut hajat hidup orang banyak dan bukan hanya untuk kepentingan seseorang atau sekelompok kecil orang
Nilai Deskripsi Indikator
5 Sangat Masuk akal untuk dibahas
4 Masuk akal untuk dibahas
3 Cukup Masuk akal untuk dibahas
2 Kurang Masuk akal untuk dibahas
1 Tidak Masuk akal untuk dibahas
Berdasarkan hasil tapisan isu dengan menggunakan AKPL maka yang menjadi prioritas isu utama adalah “Belum adanya digitalisasi pengarsipan SPM dan dokumen keuangan lainnya)”.
Analisis Faktor Penyebab Core Isu
Berdasarkan isu dapat dilakukan analisis secara mendalam menggunakan fishbone diagram terlihat faktor yang memungkinkan terjadinya isu tersebut adalah seperti yang terlihat pada gambar berikut:
Method
Man
Belum Adanya Pegawai
Yang Menanggani
Pengarsipan
Belum Adanya Digitalisasi
Arsip Keuangan
Material
Pengarsiapan dokumen secara manual
Arsip Tidak Rapi Akibat
Kurangnya Lemari
Penyimpan Arsip
Belum adanya digitalisasi pengarsipan SPM dan dokumen keuangan lainnya
Dari core issue yang telah ditetapkan adalah “Belum adanya digitalisasi pengarsipan SPM dan dokumen keuangan lainnya” Maka jika tidak diselesaikan akan berdampak pada :
a. Hilangnya berkas informasi data dan alat pembuktiaan saat adanya pemeriksaan tahunan rutin.
b. Pegawai kerepotan ketika ada dokumen-dokumen keuangan yang tercecer
c. Dengan hardcopy dokumen bisa rusak dimakan waktu sehingga tidak jarang saat akan digunakan tulisan sudah tidak kelihatan
d. Terjadinya kehilangan dokumen karena sudah lama dan kondisinya sudah bertumpuktumpuk
e. Terjadinya kerusakan dokumen dikarenakan banjir
Setelah diperoleh akar permasalahan dari core issue, maka gagasan yang menjadi solusi penyelesaian isu tersebut yaitu “Digitalisasi Pengarsipan SPM Dan Dokumen Keuangan
LainnyaDengan Menggunakan Aplikasi Google Drive Di Sub Bagian Administrasi Dan Umum
Kantor Kesehatan Pelabuhan Kelas II Banjarmasin”. Gagasan tersebut terkait MP Smart ASN yaitu implementasi literasi digital. Gagasan diajukan membutuhkan kompetensi kecakapan
menggunakan media digital agar pekerjaan menjadi lebih efektif & efisien. Dengan merancang beberapa kegiatan sebagai berikut:
1
Melakukan Konsultasi tentang isu dan gagasan pemecahannya kepada Kepala Sub Bagian Administrasi dan Umum
2 Pembuatan konsep pengarsipan SPM dan dokumen keuangan
3 Membuat soft file berkas SPM dan dokumen keuangan lainnya
4 Mengunggah berkas SPM dan dokumen pendukung ke google drive
5 Pelaksanaan Evaluasi dan Pelaporan
Rancangan kegiatan pemecahan isu terpilih dibuat dengan mengimplementasikan nilainilai dasar ASN (nilai BERAKHLAK), dan menunjang visi misi organisasi, serta penguatan nilai organisasi di unit kerja
Tabel 3. 7 Matrik Rancangan Aktualisasi
Unit Kerja : Subbagian Administrasi dan Umum Kantor Kesehatan Pelabuhan Kelas II Banjarmasin
Identifikasi Isu :
1. Belum adanya Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengajuan Uang Muka Kerja (UMK)
2. Belum adanya digitalisasi pengarsipan SPM dan dokumen keuangan lainnya
3. Belum optimalnya penerapan penulisan format kuitansi transport rutin
Isu Yang Diangkat : Belum adanya digitalisasi pengarsipan SPM dan dokumen keuangan lainnya
Gagasan pemecahan Isu : Melakukan pengarsipan SPM dan dokumen keuangan lainnya dengan menggunakan google drive
1. Melakukan Konsultasi tentang isu dan gagasan pemecahannya
kepada Kepala Sub Bagian Administrasi
dan Umum
1. Membuat janji untuk konsultasi isu dan gagasan pemecahan
masalah
Jadwal Pertemuan yang telah Disepakati
Bukti : Screenshot WA
Keterkaitan dengan Substansi Mata Pelatihan
Kontribusi Terhadap Visi Misi Organisasi Penguatan Nilai Organisasi
1. Berorientasi Pelayanan (Dengan berkonsultasi
membahas isu dan gagasan pemecahan saya akan
Ramah, cekatan, solutif dan dapat diandalkan)
Melakukan konsultasi
kepada pimpinan
mengimplementasikan nilainilai dasar PNS BerAKHLAK
(Berorientasi pelayanan, akuntabel, kompeten, harmonis, loyal, adaptif, dan kolaboratif) akan turut
berkontribusi terhadap visi
KKP Kelas II Banjarmasin
Pelabuhan Banjarmasin
Sehat sebagai bagian
Mewujudkan Masyarakat
Sehat yang Berdaulat, Mandiri dan Berkepribadian
Berlandaskan Gotongroyong dan Salah satu Misi
Dalam kegiatan ini akan menguatkan nilai-nilai organisasi yaitu responsive, aktif, inisiatif,
2. Menyiapkan bahan
konsultasi
Matriks kegiatan
aktualisasi
Bukti : Lembar Matrik
Kegiatan Aktualisasi
2. Akuntabel
(Dalam Menyiapkan bahan
konsultasi yang berupa
matriks rancangan kegiatan
dengan penuh tanggung
jawab)
3. Kompeten
(Dalam Menyiapkan bahan
konsultasi ini saya akan
memberikan kinerja terbaik
sesuai bidang keahlian saya
agar tercapai keberhasilan
yang diharapkan)
KKP Kelas II Banjarmasin
yaitu Meningkatkan dan mengembangkan SDM yang professional
3. Menjelaskan isu yang diangkat dan gagasan
pemecahan isu
serta meminta
izin terikait
1. Lembar saran dan arahan
2. Adanya persetujuan kegiatan aktualisasi
4. Harmonis
(Selain itu saya juga akan
peduli dalam menerima
perbedaan pandangan agar
hasil yang diperoleh selaras
dengan tujuan instansi kami)
kegiatan aktualisasi
Bukti : Foto diskusi dengan
atasan
5. Adaptif
(Dalam Menyiapkan bahan
konsultasi Saya juga akan
terus Terus berinovasi dan
mengembangkan kreatifitas
terhadap isu tersebut)
6. Kolaboratif
(Dalam hal ini saya akan terus
membangun kesediaan
kerjasama dan membangun
sinergi dengan pegawai
senior untuk hasil yang
lebih baik)
7. Loyal
(Saya juga akan terus
berkontribusi dalam
pemilahan isu yang sedang
hangat dibicarakan)
2. Pembuatan konsep
pengarsipan SPM
dan dokumen
keuangan
1. Mengumpulkan
dokumendokumen yang
dibutuhkan
Mendapatkan
dokumen yang
relevan
Bukti :
Foto Kegiatan
1. Akuntabel
(Saya akan melakukan tugas
dengan jujur dan cermat
dalam mengumpulkan
dokumen-dokumen yang
dibutuhkan)
2. Berorientasi Pelayanan
(saya mengharapkan dalam
kegiatan ini merupakan
Langkah Solutif untuk
mempermudah mendapatkan
informasi sehingga
memberikan pegawai lain
untuk dapat
menggunakannya setiap saat
apabila dibutuhkan )
3. Kolaboratif
(saya akan terus membangun
kesediaan kerjasama
dengan staf keuangan untuk
Membuat konsep
pengarsipan SPM dan
dokumen keuangan
Melakukan konsultasi
kepada pimpinan
mengimplementasikan nilainilai dasar PNS BerAKHLAK
(Berorientasi pelayanan, akuntabel, kompeten, harmonis, loyal, adaptif, dan kolaboratif) akan turut
berkontribusi terhadap visi
KKP Kelas II Banjarmasin
Pelabuhan Banjarmasin
Sehat sebagai bagian
Mewujudkan Masyarakat
Sehat yang Berdaulat,
Mandiri dan Berkepribadian
Berlandaskan Gotongroyong dan Salah satu Misi
KKP Kelas II Banjarmasin
yaitu Meningkatkan dan
Dalam kegiatan ini akan
menguatkan nilai-nilai organisasi yaitu berkarya, , akuntabilitas, responsive, aktif, inisiatif,
2. Membuat folder
SPM dan dokumen pendukung
Tersedianya Folder
SPM dan Dokumen
pendukung
pengajuan
Bukti : Screen Capture
Langkah kegiatan
pengumpulan dokumen
keuangan)
mengembangkan SDM yang
professional
4. Adaptif
(Saya juga akan terus berinovasi dalam pembuatan forder ini sehingga mudah untuk digunakan)
3. Mengelompokka
n folder SPM
dan dokumen
pendukung
Terkelompoknya
SPM dan dokumen
pendukung
berdasarkan bulan
pengajuan
Bukti : Screen Capture
Langkah kegiatan
5. Harmonis
(Selain itu, saya juga
menerima apabila ada
perbedaan pendapat dalam
proses pengelompokkan SPM)
4. Memberikan
nama folder
sesuai bulan
terbitnya SP2D
Tersedianya folder
SPM berdasarkan
bulan terbitnya SP2D
Bukti : Foto Kegiatan, Screen Capture
Langkah kegiatan
6. Kompeten
(Disini saya akan memberikan
kinerja terbaik saya agar
Pengarsipan dengan Google
Drive saya sukses dan ada
keberhasilan saat
digunakan oleh pegawai)
3. Membuat soft file
berkas SPM dan dokumen keuangan lainnya
1. Menscan SPM dan dokumen pendukung yang masih berbentuk fisik
Soft file berkas pengajuan SPM dan dokumen pendukung Bukti : Foto Kegiatan
7. Loyal
(saya akan berdedikasi menjaga rahasia terutama menyangkut berkas rahasia keuangan)
1. Kompeten
(Dalam menscan SPM saya akan memberikan kinerja
terbaik agar hasil arsip elektronik yang akan saya
dapat sukses dan terdapat keberhasilan)
2. Akuntabel
(saya juga menscan SPM dengan penuh tanggung jawab)
Membuat soft file berkas
SPM dan dokumen keuangan lainnya
Melakukan konsultasi kepada pimpinan
mengimplementasikan nilainilai dasar PNS BerAKHLAK
(Berorientasi pelayanan, akuntabel, kompeten, harmonis, loyal, adaptif, dan kolaboratif) akan turut berkontribusi terhadap visi
KKP Kelas II Banjarmasin
Pelabuhan Banjarmasin
Dalam kegiatan ini akan menguatkan nilai-nilai organisasi yaitu pelayanan, berkarya, amanah, responsive, aktif,
2. Mengubah nama file
berdasarkan
nomor SPM
Berkas SPM terurut
berdasarkan nomor
pengajuan SPM.
Bukti : Screen Capture
Langkah kegiatan
3. Berorientasi Pelayanan
(Dalam Mengubah nama
file berdasarkan nomor
SPM saya Melakukan
perbaikan tiada henti)
4. Kolaboratif (Saya memberikan
kesempatan kepada
pegawai untuk
berkontribusi dalam
menentukan nama file)
Sehat sebagai bagian
Mewujudkan Masyarakat
Sehat yang Berdaulat, Mandiri dan Berkepribadian
Berlandaskan Gotong-
royong dan Salah satu Misi
KKP Kelas II Banjarmasin
yaitu Meningkatkan dan mengembangkan SDM yang
professional
3. Memasukkan file kedalam
folder yang
telah tersedia
berdasarkan
klasifikasi bulan
terbitnya SP2D
Tersedianya file
pada folder SPM
berdasarkan bulan
terbitnya SP2D
Bukti : Screen Capture
Langkah kegiatan
5. Loyal (Saya akan terus
berkontribusi dalam
memasukkan file kedalam
forder yang telah tersedia
agar pengarsipan digital
berjalan sesuai rencana)
6. Adaptif (Saya juga akan bertindak proaktif dalam
mengklasifikasikan file ke dalam forder)
7. Harmonis (Disini saya juga akan
peduli terhadap masukan
mentor dan staf keuangan
tentang pengklasifikasi an file agar kegiatan dapat
berjalan dengan baik)
4. Mengunggah
berkas SPM dan
dokumen pendukung ke google drive
1. Membuat akun email google drive
Adanya akun email google drive
Bukti : Screen Capture
Langkah kegiatan
1. Berorientasi Pelayanan
Mengunggah berkas SPM
dan dokumen pendukung
(Dalam menyiapkan google drive ini saya akan responsif agar
menghasilkan akun email yang dapat digunakan untuk memenuhi
kebutuhan pegawai
keuangan)
2. Kolaboratif
(dalam menentukan nama email saya memberi
kesempatan ke pegawai untuk berkontribusi untuk
mengeluarkan ide)
3. Harmonis
(Saya akan peduli jika ada
perbedaan masukan dari
pegawai pada saat
menentukan nama akun
ke google drive Melakukan
konsultasi kepada pimpinan
mengimplementasikan nilai-
nilai dasar PNS BerAKHLAK
(Berorientasi pelayanan, akuntabel, kompeten, harmonis, loyal, adaptif, dan kolaboratif) akan turut
berkontribusi terhadap visi
KKP Kelas II Banjarmasin
Pelabuhan Banjarmasin
Sehat sebagai bagian
Mewujudkan Masyarakat
Sehat yang Berdaulat, Mandiri dan Berkepribadian
Berlandaskan Gotong-
royong dan Salah satu Misi
KKP Kelas II Banjarmasin
yaitu Meningkatkan dan
Dalam kegiatan ini akan menguatkan nilai-nilai organisasi yaitu akuntabilitas, responsive, melayani, aktif, dan inisiatif
2. Login ke akun google drive Adanya akun google drive .
email agar selaras dengan kebutuhan)
mengembangkan SDM yang professional
4. Loyal (Selain itu, Saya akan terus berkontribusi dalam pada pembuatan akun email untuk google drive)
Bukti : Screen Capture Langkah kegiatan
5. Adaptif (Dengan Login ke google drive maka akan ada akun google drive yang merupakan sebuah inovasi)
berkas SPM dan
6. Akuntabel (Saya Mengunggah folder SPM ke google drive
SPM ke google drive dokumen pendukung
di google drive .
Bukti : Screen Capture
Langkah kegiatan
dilakukan dengan penuh
tanggungjawab agar
Tersimpan folder berkas
SPM dan dokumen
pendukung di google drive
dengan baik)
7. Kompeten
(Selain itu, saya juga akan
memberkan kinerja
terbaik saya dalam
menggunggah berkas ini
agar sukses dan ada
keberhasilan)
5. Pelaksanaan
Evaluasi dan
Pelaporan
1. Melakukan
Pengecekan
Hasil Upload
berkas SPM dan
dokumen
keuangan
lainnya
2. Konsultasi
kepada mentor
terkait hasil
upload akhir
arsip SPM dan
Dokumen keuangan
lainnya di Google Drive
Hasil Upload berkas
SPM dan dokumen
keuangan lainnya
1. Kompeten (Saya akan memberikan
kinerja terbaik apabila
terdapat kesalahan dalam
Hasil Upload berkas SPM
Bukti : Screen Capture
Langkah kegiatan
untuk melakukan
perbaikan tindak lanjut)
Evaluasi penggunaan
google drive
mengimplementasikan
Melakukan konsultasi
kepada pimpinan
mengimplementasikan nilainilai dasar PNS BerAKHLAK
(Berorientasi pelayanan, akuntabel, kompeten, harmonis, loyal, adaptif, dan kolaboratif) akan turut
Dalam kegiatan ini akan
menguatkan nilai-nilai organisasi yaitu komitmen, amanah, responsive, aktif,, inisiatif, responsive, aktif
Tersampaikannya
hasil upload akhir
arsip SPM dan
Dokumen keuangan
di Google Drive
Bukti : Foto kegiatan
2. Akuntabel (Dalam pelaksanaan
evaluasi Konsultasi kepada
mentor saya juga akan
transparan dalam
menerima masukan dari
mentor untuk perbaikan
kedepan untuk hasil
yang lebih baik)
berkontribusi terhadap visi
KKP Kelas II Banjarmasin
Pelabuhan Banjarmasin
Sehat sebagai bagian
Mewujudkan Masyarakat
Sehat yang Berdaulat, Mandiri dan Berkepribadian
Berlandaskan Gotongroyong dan Salah satu Misi
KKP Kelas II Banjarmasin
3. Menyampaikan
laporan hasil
aktualisasi
Laporan hasil
aktualisasi telah
disampaikan
Bukti : Foto Kegiatan
3. Kolaboratif
(Saya juga akan terus
membangun kesediaan kerjasama dengan mentor dan staf senior juga membangun sinergi)
4. Adaptif
(Selain itu, saya juga akan
terus berinovasi dan antusias terhadap perubahan untuk perbaikan yang lebih baik)
5. Berorientasi Pelayanan
(Dalam Menyampaikan
laporan hasil aktualisasi
penggunaan google drive
saya akan responsive
melakukan penilaian
terhadap kepuasan
pegawai saat
yaitu Meningkatkan dan mengembangkan SDM yang professional
menggunakan google drive, terdapat kendala atau tidak saat menggunakan)
6. Loyal (Dalam Menyampaikan laporan hasil aktualisasi
saya juga akan terus bededikasi menjaga nama baik instansi)
7. Harmonis
(Selain itu, saya juga akan peduli dan menerima perbedaan apabila ada masukan dan evaluasi dari
pegawai agar hasil laporan hasil aktualisasi selaras)
aktualisasi ini dilaksanakan di KKP Kelas II Banjarmasin Wilayah
06 Juli 2022 sampai dengan 16 Agustus 2022. Berikut ini adalah jadwal
4.1 Deskripsi Proses Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar PNS
Dalam rangka menyelesaikan tahap akhir laporan kagiatan aktualisasi yang
dilaksanakan selama 42 hari terhitung mulai tanggal 06 Juli 2022 sampai dengan 15
Agustus 2022 di Kantor Kesehatan Pelabuhan Kelas II Banjarmasin, beberapa kegiatan pemecahan masalah sesuai isu terpilih adalah “Belum adanya digitalisasi pengarsipan SPM dan dokumen keuangan lainnya” telah dilaksanakan. Melalui kegiatan habituasi ini diharapkan dapat meningkatkan pelayanan publik. Beberapa uraian yang terdiri atas penjelasan kegiatan secara umum, pemahaman nilai-nilai dasar BerAKHLAK, deskripsi pelaksanaan kegiatanaktualisasi, hasil capaian kegiatan aktualisasi dan analisis dampak, kontribusi kegiatan terhadap tujuan organisasi akan diuraikan dari masing-masing kegiatan di atas sebagai berikut. Terdapat 5 kegiatan pendukung yang terpilih untuk menyelesaikan isu utama yang terpilih, yaitu:
1. Melakukan Konsultasi tentang isu dan gagasan pemecahannya kepada Kepala
Sub Bagian Administrasi dan Umum
2. Pembuatan konsep pengarsipan SPM dan dokumen keuangan
3. Membuat soft file berkas SPM dan dokumen keuangan lainnya
4. Mengunggah berkas SPM dan dokumen pendukung ke google drive
5. Pelaksanaan Evaluasi dan Pelaporan
Tabel 4. 1 Deskripsi Aktualisasi Kegiatan 1
Judul Kegiatan Melakukan Konsultasi tentang isu dan gagasan
pemecahannya kepada Kepala Sub Bagian Administrasi dan Umum
Tanggal Pelaksanaan 06 - 15 Juli 2022
Tempat Kegiatan Ruang Kepala Sub Bagian Administrasi dan Umum
Output Pimpinan sekaligus mentor menyetujui dan memberikan
dukungan pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi
Daftar/Lampiran
Bukti Kegiatan
1. Screenshot WA
2. Matriks rancangan aktualisasi
Keterkaitan Nilai
Dasar ASN
BerAKHLAK dan
Tahapan Kegiatan
Deskripsi Tahapan Kegiatan 1: Membuat janji untuk konsultasi isu dan gagasan
pemecahan masalah
Pada tahapan kegaiatan ini, saya membuat janji dengan mentor via chat whatapp untuk mengadakan pertemuan guna berkonsultasi terkait rancangan aktualisasi.
Keterkaitan Nilai Dasar ASN :
1. Berorientasi Pelayanan
Dengan membuat janji untuk berkonsultasi membahas isu dan gagasan pemecahan saya akan
Ramah, cekatan, solutif dan dapat diandalkan.
Deskripsi Tahapan Kegiatan 2:
Menyiapkan bahan konsultasi
Pada tahapan kegaiatan ini, saya menyiapkan matriks kegiatan aktualisasi yang akan digunakan untuk
menjelaskan kepada mentor terkait kegiatan aktualisasi saya
Keterkaitan Nilai Dasar ASN :
2. Akuntabel
Dalam Menyiapkan bahan konsultasi yang berupa matriks rancangan kegiatan dengan penuh tanggung jawab
3. Kompeten
Dalam Menyiapkan bahan konsultasi ini saya akan memberikan kinerja terbaik sesuai bidang keahlian saya agar tercapai keberhasilan yang diharapkan
Deskripsi Tahapan Kegiatan 3:
Menjelaskan isu yang diangkat dan gagasan pemecahan isu serta meminta izin terikait kegiatan aktualisasi
Tahapan selanjutnya saya melaksanakan pertemuan bersama pimpinan sekaligus mentor untuk menjelaskan
terkait kegiatan aktualisasi yang saya akan laksanakan dan diharapkan mendapatkan dukungan dari pimpinan untuk kesuksesan pelaksanaan kegiatan aktualisasi
Keterkaitan Nilai Dasar ASN :
4. Harmonis
Selain itu saya juga akan peduli dalam menerima perbedaan pandangan agar hasil yang diperoleh selaras dengan tujuan instansi kami
5. Adaptif
Dalam Menyiapkan bahan konsultasi Saya juga akan terus Terus berinovasi dan mengembangkan kreatifitas terhadap isu tersebut
6. Kolaboratif
Dalam hal ini saya akan terus membangun kesediaan kerjasama dan membangun sinergi dengan pimpinan dan pegawai senior untuk hasil yang lebih baik
7. Loyal Saya juga akan terus berkontribusi dalam pemilahan isu yang sedang hangat dibicarakan
Kendala -
Nilai-nilai dasar yang relevan Kegiatan ini relevan dengan nilai dasar Kompeten, Harmonis, Adaptif, dan Kolaboratif.
Kontribusi terhadap
Visi dan Misi
Organisasi
Melakukan konsultasi kepada pimpinan mengimplementasikan nilai-nilai dasar PNS BerAKHLAK akan turut berkontribusi terhadap visi KKP Kelas II
Banjarmasin Pelabuhan Banjarmasin Sehat sebagai bagian Mewujudkan Masyarakat Sehat yang Berdaulat, Mandiri dan Berkepribadian Berlandaskan Gotongroyong dan Salah satu Misi KKP Kelas II Banjarmasin
Penguatan Nilai-nilai Organisasi
Manfaat/hasil capaian
yaitu Meningkatkan dan mengembangkan SDM yang professional
Dalam kegiatan ini akan menguatkan nilai-nilai organisasi yaitu Responsive, Aktif, Inisiatif
Hasil Konsultasi dengan pimpinan diharapkan dapat
memberikan gambaran umum sebagai dasar pemecahan
masalah, sehingga nantinya akan terbentuk laporan
rancangan aktualisasi dan rancangan pembuatan google drive yang baik.
Analisis dampak
1. Dampak Positif Dengan Konsultasi dengan pimpinan dan mentor maka tersampaikannya informasi
rancangan aktualisasi dan mendapat dukungan
dalam pelaksanaan aktualisasi yang menerapkan
nilai-nilai dasar ASN yaitu Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif (BerAKHLAK)
2. Dampak Negatif Jika kegiatan konsultasi dengan
pimpinan tidak diterapkan maka kegiatan tidak sesuai
dengan prosedur yang seharusnya dan kegiatan aktualisasi akan menimbulkan kesalahpahaman
dalam pelaksanaan rancangan.
Tabel 4. 2 Bukti Aktualisasi Kegiatan I
Kegiatan Bukti Kegiatan Aktualisasi
1.
Gambar 5 Membuat janji untuk konsultasi isu dan gagasan pemecahan masalah
2.
Gambar 6 Menyiapkan bahan konsultasi
3.
Gambar 7 Menjelaskan isu yang diangkat dan gagasan pemecahan isu serta meminta izin terikait kegiatan aktualisasi
Tabel 4. 3Deskripsi Aktualisasi Kegiatan 2
Judul Kegiatan Pembuatan konsep pengarsipan SPM dan dokumen keuangan
Tanggal Pelaksanaan 16 - 22 Juli 2022
Tempat Kegiatan Ruang Sub Bagian Administrasi dan Umum
Output Tersedianya folder SPM berdasarkan bulan terbitnya SP2D
Daftar/Lampiran
Bukti Kegiatan
Keterkaitan Nilai
Dasar ASN
BerAKHLAK dan
Tahapan Kegiatan
1. Foto Kegiatan
2. Screen Capture Langkah kegiatan
Deskripsi Tahapan Kegiatan 1: Mengumpulkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan
Pada tahapan kegaiatan ini, saya mengumpulkan dokumen-dokumen SPM yang dibutuhkan.
Keterkaitan Nilai Dasar ASN :
1. Akuntabel
(Saya akan melakukan tugas dengan jujur dan cermat dalam mengumpulkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan)
2. Berorientasi Pelayanan
(saya mengharapkan dalam kegiatan ini merupakan
Langkah Solutif untuk mempermudah mendapatkan informasi sehingga memberikan pegawai lain untuk dapat menggunakannya setiap saat apabila dibutuhkan )
3. Kolaboratif
(saya akan terus membangun kesediaan kerjasama dengan staf keuangan untuk pengumpulan dokumen keuangan)
Deskripsi Tahapan Kegiatan 2: Membuat folder SPM dan dokumen pendukung
Pada tahapan kegaiatan ini, saya membuat forder pengadministrasian SPM dan Dokumen pendukung agar
SPM dan dokumen pendukung dapat terkumpul dengan baik.
Keterkaitan Nilai Dasar ASN :
1. Adaptif
(Saya juga akan terus berinovasi dalam pembuatan forder ini sehingga mudah untuk digunakan)
Deskripsi Tahapan Kegiatan 3: Megelompokkan folder SPM dan dokumen pendukung
Pada tahapan kegaiatan ini, dengan forder yang sudah dibuat dikegiatan 2 saya mengelompokkan SPM dan dokumen pendukung berdasarkan bulan terbitnya SP2D
Keterkaitan Nilai Dasar ASN :
5. Harmonis
(Selain itu, saya juga menerima apabila ada perbedaan pendapat dalam proses pengelompokkan SPM)
Deskripsi Tahapan Kegiatan 4: Memberikan nama folder sesuai bulan terbitnya
SP2D
Pada tahapan kegaiatan ini, saya menganti namat forder SPM dan Dokumen Pendukung lainnya sesuai bulan
terbitnya SP2D yaitu terdapat 7 Forder SPM dari bulan
Januari-Juli 2022
Keterkaitan Nilai Dasar ASN :
6. Kompeten
(Disini saya akan memberikan kinerja terbaik saya agar Pengarsipan dengan Google Drive saya sukses dan ada keberhasilan saat digunakan oleh pegawai)
7.Loyal
(saya akan berdedikasi menjaga rahasia terutama menyangkut berkas rahasia keuangan)
Kendala -
Nilai-nilai dasar yang
relevan
Kontribusi terhadap
Visi dan Misi
Organisasi
Kegiatan ini relevan dengan nilai dasar Akuntabel, Kompeten, Harmonis, dan Kolaboratif.
Membuat konsep pengarsipan SPM dan dokumen
keuangan mengimplementasikan nilai-nilai dasar PNS
BerAKHLAK akan turut berkontribusi terhadap visi KKP
Kelas II Banjarmasin Pelabuhan Banjarmasin Sehat
sebagai bagian Mewujudkan Masyarakat Sehat yang
Berdaulat, Mandiri dan Berkepribadian Berlandaskan
Gotong-royong dan Salah satu Misi KKP Kelas II
Banjarmasin yaitu Meningkatkan dan mengembangkan
SDM yang professional
Penguatan Nilai-nilai
Organisasi
Manfaat/hasil
capaian
Dalam kegiatan ini akan menguatkan nilai-nilai organisasi
yaitu Berkarya, , Akuntabilitas, Responsive, Aktif, Inisiatif,
Membuat konsep pengarsipan SPM dan dokumen
keuangan dengan membuat forder berdasarkan bulan
terbitnya SPM sehingga SPM terkelompok denganbaik dan memudahkan untuk mencarinya.
Analisis dampak
1. Dampak Positif yaitu Dengan membuat rancangan
pengorganisasian file akan membuat SPM dapat
terkumpul dengan baik dalam satu tempat, sehingga
tidak kesulitan dalam pencarian berkas SPM dan
kegiatan pengorganisasian file terlaksana dengan
menerapkan nilai-nilai dasar ASN yaitu Berorientasi
Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif (BerAKHLAK)
2. Dampak Negatif Jika kegiatan membuat rancangan
pengorganisasian file tidak diterapkan maka akan
menghambat kegiatan selanjutnya dan berkas SPM
tidak tersusun sesuai bulan terbitnya SP2D sehingga
menyulitkan dalam proses penginputan dan pencarian
berkas dalam pelaksanaan rancangan.
Data dan fakta laporan kegiatan Aktualisasi
Tabel 4. 4 Bukti Aktualisasi Kegiatan 2
Kegiatan Bukti Kegiatan Aktualisasi
1.
Gambar 8 Mengumpulkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan
2.
Gambar 9 Membuat folder SPM dan dokumen pendukung
3.
Gambar 10 Megelompokkan folder SPM dan dokumen pendukung
4.
Gambar 11 Memberikan nama folder sesuai bulan terbitnya SP2D
Tabel 4. 5 Deskripsi Aktualisasi Kegiatan 3
Judul Kegiatan Membuat soft file berkas SPM dan dokumen keuangan lainnya
Tanggal Pelaksanaan 23 Juli-04 Agustus 2022
Tempat Kegiatan Ruang Sub Bagian Administrasi dan Umum
Output
1. Softfile berkas pengajuan SPM
2. Berkas SPM terurut berdasarkan nomor pengajuan
SPM
3. Tersedianya file pada folder SPM berdasarkan bulan terbitnya SP2D
Daftar/Lampiran
Bukti Kegiatan
Keterkaitan Nilai
Dasar ASN
BerAKHLAK dan
Tahapan Kegiatan
1. Foto Kegiatan
2. Screen Capture Langkah kegiatan
Deskripsi Tahapan Kegiatan 1:
Menscan SPM dan dokumen pendukung yang masih berbentuk fisik/Hardcopy
Pada tahapan kegaiatan ini, saya mengumpulkan dokumen-dokumen SPM lalu menscan berkas SPM dengan menggunakan printer scanner agar dapat di Upload ke aplikasi Google drive.
Keterkaitan Nilai Dasar ASN :
1. Kompeten
(Dalam menscan SPM saya akan memberikan kinerja terbaik agar hasil arsip elektronik yang akan saya dapat sukses dan terdapat keberhasilan)
2. Akuntabel
(saya juga menscan SPM dengan penuh tanggung jawab)
Deskripsi Tahapan Kegiatan 2:
Mengubah nama file berdasarkan nomor SPM
Pada tahapan kegaiatan ini, saya mengubah nama file
SPM dan dokumen pendukung berdasarkan nomor SPM
Keterkaitan Nilai Dasar ASN :
4.Berorientasi Pelayanan
(Dalam Mengubah nama file berdasarkan nomor SPM saya Melakukan perbaikan tiada henti)
5. Kolaboratif
(Saya memberikan kesempatan kepada pegawai untuk berkontribusi dalam menentukan nama file)
Deskripsi Tahapan Kegiatan 3:
Memasukkan file kedalam folder yang telahtersedia berdasarkan klasifikasi bulan terbitnya SP2D
Pada tahapan kegaiatan ini, setelah mengubah nama file dari hasi scan, selanjutnya saya memasukkan file SPM kedalam forder yang telah dibuat sebelumnya berdasarkan bulan terbitnya SP2D
Keterkaitan Nilai Dasar ASN :
6. Loyal
(Saya akan terus berkontribusi dalam memasukkan file kedalam forder yang telah tersedia agar pengarsipan digital berjalan sesuai rencana)
7. Adaptif
(Saya juga akan bertindak proaktif dalam mengklasifikasikan file ke dalam forder)
8. Harmonis
(Disini saya juga akan peduli terhadap masukan mentor dan staf keuangan tentang pengklasifikasi an file agar kegiatan dapat berjalan dengan baik)
Kendala -
Nilai-nilai dasar yang
relevan
Kegiatan ini relevan dengan nilai dasar Akuntabel, Kompeten, Loyal, dan Adaptif.
Kontribusi terhadap
Visi dan Misi
Organisasi
Membuat soft file berkas SPM dan dokumen keuangan
lainnya mengimplementasikan nilai-nilai dasar PNS
BerAKHLAK akan turut berkontribusi terhadap visi KKP
Kelas II Banjarmasin Pelabuhan Banjarmasin Sehat
sebagai bagian Mewujudkan Masyarakat Sehat yang
Berdaulat, Mandiri dan Berkepribadian Berlandaskan
Gotong-royong dan Salah satu Misi KKP Kelas II
Banjarmasin yaitu Meningkatkan dan mengembangkan
SDM yang professional
Penguatan Nilai-nilai
Organisasi
Manfaat/hasil
capaian
Dalam kegiatan ini akan menguatkan nilai-nilai organisasi
yaitu Pelayanan, Berkarya, Amanah, Responsive, dan Aktif,
Mengubah SPM dan dokumen keuangan lainnya dari
bentuk fisik atau hardcopy ke bentuk softcopy kemudian
dimasukkan kedalam forder SPM yang sudah tersedia
berdasarkan bulan terbitnya SP2D
Analisis dampak
1. Dampak Positif Dengan membuat softfile berkas
pengajuan SPM maka file-file SPM tidak rusak atau
hilang dan mudah didapatkan pada saat dibutuhkan
dengan melaksanakan pelaksanaan aktualisasi yang
menerapkan nilai-nilai dasar ASN yaitu Berorientasi
Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif (BerAKHLAK)
2. Dampak Negatif Jika kegiatan membuat softfile berkas
pengajuan SPM tidak diterapkan maka kegiatan
aktualisasi ini tidak dapat berjalan dengan baik.
Data dan fakta laporan kegiatan Aktualisasi
Tabel 4. 6Bukti Aktualisasi Kegiatan 3
Kegiatan
1.
Bukti Kegiatan Aktualisasi
Gambar 12 Menscan SPM dan dokumen pendukung yang masih berbentuk fisik/Hardcopy
2.
Gambar 13 Mengubah nama file berdasarkan nomor SPM
3.
Gambar 14 Memasukkan file kedalam folder yang telah tersedia berdasarkan klasifikasi bulan terbitnya SP2D
Tabel 4. 7 Deskripsi Aktualisasi Kegiatan 4
Judul Kegiatan Mengunggah berkas SPM dan dokumen pendukung ke google drive
Tanggal Pelaksanaan 05- 11 Agustus 2022
Tempat Kegiatan Ruang Sub Bagian Administrasi dan Umum
Output
1. Adanya akun email google drive
2. Adanya akun google drive
3. Tersimpannya folder berkas SPM dan dokumen pendukung di google drive
Daftar/Lampiran
Bukti Kegiatan
Keterkaitan Nilai
Dasar ASN
BerAKHLAK dan
Tahapan Kegiatan
1. Screen Capture Langkah kegiatan
Deskripsi Tahapan Kegiatan 1: Membuat akun email google drive Pada tahapan kegaiatan ini, saya membuat akun email untuk menyimpan SPM dan dokumen pendukung yang telah di scan.
Keterkaitan Nilai Dasar ASN :
1. Berorientasi Pelayanan
(Dalam menyiapkan google drive ini saya akan responsif agar menghasilkan akun email yang dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan pegawai keuangan)
2. Kolaboratif
(dalam menentukan nama email saya memberi kesempatan ke pegawai untuk berkontribusi untuk mengeluarkan ide)
3. Harmonis (Saya akan peduli jika ada perbedaan masukan dari pegawai pada saat menentukan nama akun email agar selaras dengan kebutuhan)
4. Loyal (Selain itu, Saya akan terus berkontribusi dalam pada pembuatan akun email untuk google drive)
Deskripsi Tahapan Kegiatan 2: Login ke akun google drive
Setelah akun email terbuat, tahapan selanjutnya
membuka aplikasi google drive untuk mengupload hasil scan SPM yang sebelumnya telah terbuat.
Keterkaitan Nilai Dasar ASN :
5.Adaptif
(Dengan Login ke google drive maka akan ada akun google drive yang merupakan sebuah inovasi)
Deskripsi Tahapan Kegiatan 3:
Mengunggah folder berkas SPM ke google drive
Pada tahapan kegaiatan ini, saya mengunggah berkas scan SPM dan Dokumen pendukung. Proses
pengunggahan dibutuhkan waktu sekitar 45 menit sampai proses pengunggahan selesai
Keterkaitan Nilai Dasar ASN :
6. Akuntabel
(Saya Mengunggah folder SPM ke google drive dilakukan dengan penuh tanggungjawab agar Tersimpan folder berkas SPM dan dokumen pendukung di google drive dengan baik)
7. Kompeten
(Selain itu, saya juga akan memberkan kinerja terbaik saya dalam menggunggah berkas ini agar sukses dan ada keberhasilan)
Kendala -
Nilai-nilai dasar yang
relevan
Kontribusi terhadap
Visi dan Misi
Organisasi
Kegiatan ini relevan dengan nilai dasar Berorientasi
Pelayanan, Kompeten, dan Adaptif.
Mengunggah berkas SPM dan dokumen pendukung ke google drive mengimplementasikan nilai-nilai dasar PNS
BerAKHLAK akan turut berkontribusi terhadap visi KKP
Kelas II Banjarmasin Pelabuhan Banjarmasin Sehat
sebagai bagian Mewujudkan Masyarakat Sehat yang
Penguatan Nilai-nilai
Organisasi
Manfaat/hasil
capaian
Berdaulat, Mandiri dan Berkepribadian Berlandaskan
Gotong-royong dan Salah satu Misi KKP Kelas II
Banjarmasin yaitu Meningkatkan dan mengembangkan
SDM yang professional
Dalam kegiatan ini akan menguatkan nilai-nilai organisasi
yaitu Akuntabilitas, Responsive, Melayani, Aktif, Dan Inisiatif
Berkas SPM dan dokumen pendukung tersimpan di google drive
Analisis dampak 1.Dampak Positif Kegiatan mengunggah berkas SPM ke
google drive merupakan suatu inovasi dimana berkas SPM
akan tersimpan dengan baik dan dapat diunduh pada saat
dibutuhkan dengan menerapkan nilai-nilai dasar ASN yaitu
Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif (BerAKHLAK)
2. Dampak Negatif Jika mengunggah berkas SPM ke
google drive tidak diterapkan maka kegiatan aktualisasi ini
tidak dapat berjalan dengan baik.
Tabel 4. 8Bukti Aktualisasi Kegiatan 4
Kegiatan Bukti Kegiatan Aktualisasi
1.
2.
Gambar 15 Membuat akun email google drive
Gambar 16 Login ke akun google drive
Tabel 4. 9 Deskripsi Aktualisasi Kegiatan 5
Judul Kegiatan Pelaksanaan Evaluasi dan Pelaporan
Tanggal Pelaksanaan 12 - 15 Agustus 2022
Tempat Kegiatan Ruang Sub Bagian Administrasi dan Umum
Output
1. Hasil Upload berkas SPM dan dokumen keuangan
lainnya
2. Tersampaikannya hasil upload akhir arsip SPM dan Dokumen keuangan di Google Drive
3. Laporan hasil aktualisasi telah disampaikan
Daftar/Lampiran
Bukti Kegiatan
Keterkaitan Nilai
Dasar ASN
BerAKHLAK dan
Tahapan Kegiatan
1.Foto Kegiatan
2. Screen Capture Langkah kegiatan
Deskripsi Tahapan Kegiatan 1:
Melakukan Pengecekan Hasil Upload berkas SPM dan dokumen keuangan lainnya
Pada tahapan kegaiatan ini, saya melakukan pengecekan SPM yang sdh di upload di Google Drive dengan cermat agar tidak terjadi kesalahan.
Keterkaitan Nilai Dasar ASN :
1. Kompeten
(Saya akan memberikan kinerja terbaik apabila
terdapat kesalahan dalam Hasil Upload berkas SPM untuk melakukan perbaikan tindak lanjut)
Deskripsi Tahapan Kegiatan 2:
Konsultasi kepada mentor terkait hasil upload akhir arsip SPM dan Dokumen keuangan lainnya di Google Drive
Tahapan kegiatan selanjutnya, menunjukkan hasil upload arsip yang telah saya upload ke Google Drive kepada mentor
Keterkaitan Nilai Dasar ASN :
2. Akuntabel
(Dalam pelaksanaan evaluasi Konsultasi kepada mentor saya juga akan transparan dalam menerima masukan
dari mentor untuk perbaikan kedepan untuk hasil yang lebih baik)
3. Kolaboratif
(Saya juga akan terus membangun kesediaan kerjasama dengan mentor dan staf senior juga membangun sinergi)
4. Adaptif
(Selain itu, saya juga akan terus berinovasi dan antusias terhadap perubahan untuk perbaikan yang lebih baik)
Deskripsi Tahapan Kegiatan 3:
Menyampaikan laporan hasil aktualisasi
Pada tahapan kegaiatan ini, saya menyampaikan laporan hasil aktualisasi kepada mentor.
Keterkaitan Nilai Dasar ASN :
5. Berorientasi Pelayanan
(Dalam Menyampaikan laporan hasil aktualisasi penggunaan google drive saya akan responsive melakukan penilaian terhadap kepuasan pegawai saat menggunakan google drive, terdapat kendala atau tidak saat menggunakan)
6. Loyal (Dalam Menyampaikan laporan hasil aktualisasi saya juga akan terus bededikasi menjaga nama baik instansi)
7. Harmonis
(Selain itu, saya juga akan peduli dan menerima perbedaan apabila ada masukan dan evaluasi dari pegawai agar hasil laporan hasil aktualisasi selaras)
KendalaNilai-nilai dasar yang relevan Kegiatan ini relevan dengan nilai dasar Berorientasi, Kompeten, Loyal, dan Kolaboratif
Kontribusi terhadap
Visi dan Misi
Organisasi
Pelaksanaan Evaluasi dan Pelaporan mengimplementasikan nilai-nilai dasar PNS BerAKHLAK
akan turut berkontribusi terhadap visi KKP Kelas II
Banjarmasin Pelabuhan Banjarmasin Sehat sebagai bagian
Mewujudkan Masyarakat Sehat yang Berdaulat, Mandiri
dan Berkepribadian Berlandaskan Gotong-royong dan Salah satu Misi KKP Kelas II Banjarmasin yaitu
Meningkatkan dan mengembangkan SDM yang professional
Penguatan Nilai-nilai
Organisasi
Manfaat/hasil
capaian
Dalam kegiatan ini akan menguatkan nilai-nilai organisasi yaitu Komitmen, Amanah, Responsive, Aktif,, Inisiatif, Responsive, Aktif
Terlaksananya Evaluasi dan Pelaporan Hasil Aktualisasi
Analisis dampak 1.Dampak Positif Kegiatan Evaluasi dan Pelaporan merupakan suatu inovasi dimana berkas SPM akan tersimpan dengan baik dan dapat diunduh pada saat dibutuhkan dengan menerapkan nilai-nilai dasar ASN yaitu
Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif (BerAKHLAK)
2. Dampak Negatif Jika mengunggah berkas SPM ke google drive tidak diterapkan maka kegiatan aktualisasi ini tidak dapat berjalan dengan baik.
Data dan fakta laporan kegiatan Aktualisasi
Tabel 4. 10Bukti Aktualisasi Kegiatan 5
Kegiatan Bukti Kegiatan Aktualisasi
1.
Gambar 18 Melakukan Pengecekan Hasil Upload berkas SPM dan dokumen keuangan lainnya
Gambar 19 Konsultasi kepada mentor terkait hasil upload akhir arsip
SPM di Google Drive dan hasil Laporan Aktualisasi
5.1. Kesimpulan
Dari hasil pelaksanaan seluruh kegiatan aktualisasi “Digitalisasi Pengarsipan SPM dan Dokumen Keuangan Lainnya Dengan Menggunakan Aplikasi Google Drive Di Sub Bagian Administrasi Dan Umum Kantor Kesehatan Pelabuhan Kelas II Banjarmasin” dengan menerapkan nilai-nilai dasar ASN berupa Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif (BerAHLAK) maka penulis dapat menarik kesimpulan antara lain:
1. Terimplementasinya nilai-nilai dasar ASN berupa Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif (BerAHLAK) baik dalam melaksanakan tugas jabatan maupun dalam pelaksanaan kegiatan aktualisasi.
2. Dengan adanya pembuatan arsip berkas SPM dan dokumen pendukung, maka dapat menghemat penggunaan ruang kantor untuk menyimpan berkas fisik serta mengantisipasi terjadinya banjir. Karena berkas fisik telah disimpan dalam bentuk softcopy yang jauh lebih efisien bisa di akses di manapun dan kapanpun.
3. Dengan menggunakan arsip berkas SPM dan dokumen pendukung berbasis elektronik (google drive) ini akan memudahkan pegawai mengakses dokumen keuangan dimanapun dan kapan pun Ketika diperlukan sebagai alat pembuktiaan saat adanya pemeriksaan tahunan rutin.
1. Untuk pengembangan penyimpanan dokumen secara digital menggunakan Google Drive dikarenakan terbatasnya kapasitas penyimpanan jika tidak menggunakan akun premium, maka perlu adanya berlangganan akun premium.
2. Penyimpanan dokumen secara digital menggunakan Google Drive belum terlalu aman, maka perlu adanya usulan untuk pengembangan aplikasi penyimpanan dokumen secara digital dengan menggunakan server KKP Kelas II Banjarmasin.
Setelah pelaksanaan aktualisasi “Digitalisasi Pengarsipan SPM dan Dokumen
Keuangan Lainnya Dengan Menggunakan Aplikasi Google Drive Di Sub Bagian Administrasi Dan Umum Kantor Kesehatan Pelabuhan Kelas II Banjarmasin” maka
rencana tindak lanjut yang akan dilakukan yaitu penerapan arsip berkas SPM dan dokumen pendukung berbasis elektronik ini tetap dilanjutkan dan dikembangkan kedepannya agar memudahkan tata kelola arsip keuangan di KKP Kelas II Banjarmasin.
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. ModulBerorientasiPelayanan.
Jakarta: Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. Modul Akuntabel. Jakarta:
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. Modul Kompeten. Jakarta:
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. Modul Harmonis. Jakarta:
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. ModulLoyal. Jakarta: Lembaga
Administrasi Negara Republik Indonesia.
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. ModulAdaptif. Jakarta: Lembaga
Administrasi Negara Republik Indonesia.
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. Modul Kolaboratif. Jakarta:
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. Modul SMART ASN. Jakarta:
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.
Peraturan LAN Nomor 10 Tahun 2021 tentang Perubahan atas Peraturan Lembaga
Administrasi Negara Nomor 1 Tahun 2021 tentang Pelatihan Dasar Calon Pegawai
Negeri Sipil
PermenpanRB Nomor 54 tahun 2018 tentang Jabatan Fungsional Pranata Keuangan APBN
Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara
Situs Resmi Kantor Kesehatan Kelas II Banjarmasin, diakses pada tanggal 28 Juni 2022
Pukul 10.15 melalui https://www.kkpbanjarmasin.or.id
Laporan kegiatan aktualisasi ini dilaksanakan mulai tanggal
06 Juli 2022 - 15 Agustus 2022
di KKP Kelas II Banjarmasin
Melakukan Konsultasi tentang isu dan
gagasan pemecahannya kepada Kepala Sub Bagian Administrasi dan Umum
Melakukan Konsultasi dan meminta persetujuan
terkait laporan Aktualisasi
SPM dan dokumen keuangan
Mengelompokkan Dokumen fisik
SPM berdasarkan bulan dan Membuat forder file
Mengumpulkan Dokumen Fisik
SPM
Menscan SPM dan dokumen pendukung
Mengubah nama file berdasarkan nomor SPM
Memasukkan file kedalam folder yang telah tersedia berdasarkan klasifikasi bulan terbitnya SP2D
Membuat akun email google drive Login ke akun google drive
Konsultasi kepada mentor terkait hasil upload akhir arsip SPM di Google Drive
Pengarsipan SPM dengan
bentuk fisik/hardcopy
Pengarsipan SPM dengan
menggunakan Aplikasi
Google Drive
Penerapan arsip berkas SPM
berbasis digitalisasi ini tetap
dilanjutkan yang akan di arsipkan setiap akhir
bulannya
Berlangganan akun google drive premium agar
kapasitas penyimpanan
lebih banyak
Terimplementasinya nilai-nilai dasar
ASN (BerAHLAK)
Dengan adanya pembuatan arsip berkas SPM dan
dokumen pendukung, maka dapat menghemat
penggunaan ruang kantor untuk menyimpan berkas
fisik serta mengantisipasi terjadinya banjir
Dengan menggunakan arsip berkas SPM dengan
Google Drive ini akan memudahkan pegawai untuk
mengakses dokumen keuangan
dimanapun dan kapan pun
