PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN II ANGKATAN 1
OPTIMALISASI MANAJEMEN GUDANG LABORATORIUM DENGAN
MENERAPKAN KONSEP FEFO DAN FIFO UNTUK MENEKAN JUMLAH
KADALUARSA REAGEN DAN BAHAN MEDIS HABIS PAKAI (BMHP) DI
RS PARU DR. H. A. ROTINSULU BANDUNG
Disusun oleh : Sundara Riksa Sulaksana, A.Md.AK
NIP : 199605272022031003
BAPELKES CIKARANG
KEMENTERIAN KESEHATAN RI 2022
LAPORAN AKTUALISASI
PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN II ANGKATAN 1
“OPTIMALISASI MANAJEMEN GUDANG LABORATORIUM DENGAN MENERAPKAN KONSEP FEFO
Nama : Sundara Riksa Sulaksana, A.Md.AK
NIP : 199605272022031003
Bandung, 26 Agustus 2022
Mengetahui, Coach
Dr. Tarli Supriyatna, SE,. MM
NIP. 196312311992031084
Menyetujui, Mentor
Umun Rusmana, A.Md.AK
NIP.197309251999031002
Puji syukur kehadirat Allah SWT atas berkah dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Aktualisasi Nilai-nilai Dasar ASN. Laporan aktualisasi ini berisi uraian laporan rencana kegiatan yang mengimplementasikan nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK yaitu Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif. Nilai-nilai dasar tersebut akan diimplementasikan di lingkungan RS. Paru Dr.
H. A Rotinsulu Bandung, tepatnya di Instalasi Laboratorium Kesehatan Rumah Sakit
Dengan penyelenggaraan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil Golongan II ini diharapkan dapat meningkatkan kompetensi PNS sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik, dan perekat serta pemersatu bangsa, dengan mengaktualisasikan NIlai-nilai dasar PNS selama pembelajaran.
Dalam penyusunan laporan Aktulisasi ini Penulis menyadari bahwa tidak akan lepas dari dukungan dan keterlibatan berbagai pihak sehingga Penulis menyampaikan ucapan
terima kasih kepada :
1. Bapak Drs. Suherman, M.Kes sebagai kepala Bapelkes Cikarang dan seluruh jajarannya
2. Bapak I Wayan Agus Suradi, SKM, MPH selaku Kepala UPELKES Jawa Barat Sekaligus penguji rancangan aktualisasi golongan 2 angkatan 1 kelompok D. dan seluruh jajarannya yang telah memberi dukungan fasilitas selama penyususnan laporan ini
3. Bapak dr. I Gusti Lanang Suartana Putra, M.M., MARS., selaku PLT Direktur Utama RS. Paru Dr. H. A. Rotinsulu Bandung
4. Bapak Umun Rusmana, A.Md.AK selaku Kepala Ruangan Laboratorium sekaligus mentor yang telah memberikan arahan dan masukan yang berharga dalam penyusunan laporan aktualisasi ini.
5. Bapak Dr. Tarli Supriyatna, SE,.MM, selaku coach yang telah membimbing, memfasilitasi, dan memotivasi penulis.
6. Bapak dan Ibu Widyaiswara yang telah memberikan ilmu dan pengetahuannya selama kegiatan distance learning maupun klasikal untuk bekal nanti yang dapat diaktualisasikan di instansi penulis maupun di kehidupan bermasyarakat
7. Seluruh panitia penyelenggara Pelatihan Dasar CPNS Kementerian Kesehatan
8. Seluruh rekan kerja di RS. Paru Dr. H. A Rotinsulu Bandung khususnya di laboratorium yang telah mendukung dan menyemangati.
9. Seluruh rekan Pelatihan Dasar CPNS Kementerian Kesehatan Tahun 2022 khsusunya kelompok D yang telah saling menyemangati, berbagi pengalaman, masukan, serta kebersamaaannya.
Penulis menyadari bahwa laporan aktualisasi ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun sehingga laporan aktualisasi ini dapat terus ditingkatkan dan mengalami perbaikan, serta Semoga laporan aktualisasi ini bermanfaat bagi penulis, instansi serta manfaat bagi semua pihak yang membutuhkan.
Bandung, 26 Agustus 2022
Sundara Riksa Sulaksana
NIP. 199605272022031003
CPNS adalah warga negara Indonesia yang lolos seleksi pengadaan PNS, diangkat dan ditetapkan oleh PPK. Undang-undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN) dan merujuk Pasal 63 ayat (3) dan ayat (4) CPNS wajib menjalani masa percobaan yang dilaksanakan melalui proses Diklat terintegrasi untuk membangun integritas moral, kejujuran, semangat dan motivasi nasionalisme dan kebangsaan, karakter kepribadian yang unggul dan bertanggung jawab, dan memperkuat profesionalisme serta kompetensi bidang. Begitu juga yang tercantum dalam Peraturan Kepala LAN RI Nomor 10 Tahun 2021 tentang Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil (Latsar CPNS) dijelaskan bahwa salah satu persyaratan yang harus dipenuhi untuk dapat diangkat menjadi PNS adalah mengikuti pendidikan dan pelatihan dasar.
Kesehatan merupakan salah satu hak paling dasar yang dimiliki oleh masyarakat dan harus selalu dipenuhi maka setiap orang berhak mendapatkan pelayanan kesehatan termasuk pelayanan di Laboratorium. Untuk terlaksananya pelayanan kesehatan yang optimal khususnya di laboratorium membutuhkan alat yang memadai, alur yang memudahkan pasien maupun petugas laboratorium serta membutuhkan reagen dan BMHP sebagai penunjang operasional pelayanan di laboratorium.
Reagen dan BMHP (Bahan Medis Habis Pakai) memiliki tanggal kadaluarsa, lamanya tanggal kadaluarsa berbeda-beda sesuai jenis reagen atau BMHP-nya. Isu yang terjadi sekarang di laboratorium RS Paru Rotinsulu salah satunya persoalan tata kelola gudang laboratorium, seringkali barang-barang mengendap tidak terpakai dengan tanggal kadaluarsa yang hampir habis atau bahkan sudah melewati tanggal kadaluarsanya, sehingga reagen atau BMHP terseut tidak bisa digunakan oleh karena itu muncul beberapa permasalahan seperti pelayanan terhambat, terbuangnya reagen atau BMHP dan borosnya permintaan reagen dan BMHP.
Sistem pergudangan memiliki beberapa aktivitas yaitu operasi gudang, sistem penyimpanan gudang, letak penerimaan dan pengeluaran barang, jalur pada gudang, serta ruang gerak gudang Dengan tata kelola gudang yang baik maka diharapkan reagen dan BMHP di Laboratorium RS Paru Rotinsulu dapat digunakan secara maksimal dan menekan angka kadaluarsa pada reagen dan BMHP. Dalam rancangan aktualisasi ini penulis akan mengangkat isu mengenai tata kelola gudang laboratorium.
Tujuan dari Rancangan Aktualisasi ini yaitu dapat mengidentifikasi dan menetapkan core issue, melakukan analisis penyebab core issue, dan menentukan gagasan kreatif penyelesaian core issue beserta tahapan kegiatannya untuk mengaktualisasi nilai-nilai dasar PNS serta kedudukan dan peran PNS dalam pelaksanaan tugas dan jabatan. Dan untuk memudahkan pengelolaan gudang, pemakaian, alur masuk/keluar dan penataan letak reagen dan BMHP di gudang.
Manfaat dari rancangan aktualisasi untuk penulis adalah lebih memahami dan berpikir kreatif dalam menginisasi kegiatan untuk menginternalisasi nilai-nilai dasar ASN serta peran dan kedudukan ASN di unit kerja. Manfaat bagi RS Paru Rotinsulu sendiri yaitu reagen dan BMHP tidak akan banyak terbuang karena terlewatnya tanggal kadaluarsa sehingga pelayanan Laboratorium tetap berjalan.
Ruang lingkup dan Batasan kegiatan aktualisasi ini adalah :
1. Kegiatan yang akan dilaksanakan adalah Aktualisasi nilai - nilai dasar Profesi ASN dalam hal pengelolaan gudang yangmerupakan pertanggung jawaban terhadap penggunaan barang-barang milik negara
2. Nilai- nilai dasar ASN, yakni BerAKHLAK ( Beroirentasi pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif
3. Aktualisasi ini membahas mengenai peningkatan manajemen gudang laboratorium untuk menenkan tingkat kadaluarsa reagen dan BMHP.
4. Waktu pelaksanaan aktualisasi ini dilaksanakan pada tanggal 6 Juli – 16 Agustus 2022
5. Tempat dilaksanakan aktualisasi ini adalah di Rumah Sakit Paru Rotinsulu
2.1 Pofil Instansi
2.1.1 Gambaran Umum Instansi
Rumah Sakit Paru Dr. H. A. Rotinsulu Beralamat di Jl. Bukti Jarian No. 40, Hegarmanah, Kec. Cidadap, Kota Bandung, Jawa Barat. Dibentuk berdasarkan Surat
Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 190/Menkes/SK/II/2004
tanggal 26 Februari 2004 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Paru sebagaimana telah diubah dengan peraturan Menteri Kesehatan nomor
250/Menkes/PER/III/2008 tanggal 11 Maret 2008 mempunyai kedudukan sebagai Unit
Pelaksana Teknis di Lingkungan Kesementerian Kesehatan yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Direktur Jenderal Pelayanan Medik
2.1.2 Tugas dan fungsi
A. Tugas
RSP Dr. H. A. Rotinsulu Bandung mempunyai tugas menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara peripurna dengan kekhususan pelayanan kesehatan di bidang penyakit paru
B. Fungsi
RSP Dr. H. A. Rotinsulu Bandung menyelenggaarakan fungsi :
a) Penyusunan rencana program dan anggaran;
b) Pengelolaan pelayanan medis dengan kekhususan pelayanan kesehatan di bidang penyakit paru;
c) Pengelolaan pelayanan penunjang medis;
d) Pengelolaan pelayanan penunjang non medis;
e) Pengelolaan pelayaan keperawatan;
f) Pengelolaan pendidikan dan pelatihan dengan kekhususan di bidang penyakit paru;
g) Pneglolaan penelitian, pengembangan, dan penapisan teknologi dengan kekhususan di bidang penyakit paru;
h) Pengelolaan keuangan dan barang milik negara;
i) Pengelolaan sumber daya manusia;
j) Pelaksanaan urusan hukum, organisasi, dan hubungan masyarakat;
k) Pelaksanaan kerja sama;
l) Pengelolaan sistem informasi;
m) Pelaksanaan urusan umum; dan
n) Pemantauan, evaluasi, dan pelaporan;
2.1.3 Visi dan Misi
A. Visi
Menjadi Rumah Sakit Paru dengan Kualitas Prima dalam Pelayanan, Pendidikan, dan Penelitian yang unggul dalam Biomolekuler dan Invasif Paru pada Tahun 2024
B. Misi
1. Memberikan Pelayanan Prima yang berorientasi kepada kepuasan pelanggan dan keselamatan pasien.
2. Menyelenggarakan Pelayanan paru yang unggul dalam biomolekuler dan invasif paru.
3. Meningkatkan kemandirian Rumah Sakit.
4. Menyelenggarakan pendidikan, pelatihan, penelitian dan, pengembangan ilmu di bidang kesehatan paru.
2.1.4 Tata Nilai Instansi
1. Profesionalisme
Dalam memberikan pelayanan kesehatan harus sesuai dengan standar kompetensi dengan didukung oleh pengetahuan, keterampilan dan sikap perilaku yg mumpuni.
2. Ramah
Bersikap memuliakan pasien dan keluarga pasien dengan perilaku yang bersahabat.
3. Inovasi
Bersikap kreatif memanfaatkan kemajuan teknologi yang memungkinkan pasien dan keluarga pasien lebih mudah dan lebih nyaman dalam memperoleh layanan kesehatan.
Suatu sikap kerja yang menegaskan bahwa setiap karyawan rumah sakit pada dasarnya adalah pelayan kesehatan masyarakat, bukan dilayani. Bersikap responsif dan bertanggungjawab dalam memberikan pelayanan kesehatan sesuai standar.
Bekerja sebaik-baiknya sesuai tugas pokok dan fungsi serta batas kewenangan yang telah ditetapkan.
Berikut merupakan profil peserta :
Nama : Sundara Riksa Sulaksana
NIP : 199605272022031003
Jabatan : Pelaksana/Terampil – Pranata Laboratorium
Kesehatan
Instansi : RSP Dr. H. A. Rotinsulu Bandung
Tempat, Tanggal Lahir : Lebak, 27 Mei 1996
Merujuk pada Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara
Republik Indonesia nomor 08 tahun 2006, Pranata Laboratorium Kesehatan adalah
Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan pelayanan laboratorium kesehatan, pada laboratorium kesehatan.
Tugas pokok Pranata Laboratorium Kesehatan adalah melaksanakan tugas pelayanan laboratorium kesehatan meliputi bidang hematologi, kimia klinik, mikrobiologi, imunoserologi, toksikologi, kimia lingkungan, patologi anatomi (histopatologi, sitopatologi, histokimia, imunopatologi, patologi molekuler), biologi dan fisika.
Rincian Kegiatan Pranata Laboratorium Kesehatan Terampil sebagai berikut:
1) menyusun rencana kegiatan;
2) mempersiapkan pasien secara sederhana;
3) mempersiapkan peralatan dan bahan penunjang untuk pengambilan spesimen/sampel di lapangan;
4) menerima spesimen/sampel;
5) mengambil spesimen/sampel dengan tindakan sederhana;
6) mengambil spesimen/sampel di lapangan secara sederhana;
7) mempersiapkan pengiriman spesimen/sampel rujukan;
8) mempersiapkan peralatan untuk pemeriksaan spesimen/sampel secara sederhana;
9) mempersiapkan bahan penunjang untuk pemeriksaan spesimen/sampel secara khusus;
10)membuat sediaan;
11)mewamai sediaan;
12)mempersiapkan spesimen/sampel secara sederhana;
13)melakukan penanganan dan pengolahan spesimen/sampel secara khusus;
14)melakukan ekstraksi untuk pemeriksaan toksikologi dan kimia lingkungan secara manual;
15)melakukan ekstraksi untuk pemeriksaan toksikologi dan kimia lingkungan secara elektrik;
16)melakukan pemurnian untuk pemeriksaan toksikologi dan kimia lingkungan;
17) melakukan pemeriksaan secara makroskopik atau organoleptik;
18) melakukan pemeriksaan secara elektrometri/setara;
19) melakukan pemeriksaan sediaan sederhana secara mikroskopik;
20) melakukan pemeriksaan spesimen/sampel dengan metode cepat;
21) melakukan pemeriksaan secara titrasi/setara;
22) melakukan pemeriksaan secara aglutinasi kualitatif/setara;
23) melakukan pemeriksaan secara gravimetri/setara;
24) melakukan pemeriksaan dengan fotometri/setara secara manual;
25) menghitung hasil pemeriksaan manual;
26) melakukan pemeriksaan hitung koloni/setara;
27) melakukan perneriksaan EIA/setara;
28) melakukan pemeriksaan dengan TLC/setara;
29) melakukan pemeriksaan di lapangan secara sederhana;
30) melakukan pencatatan hasil pemeriksaan umum;
31) melakukan perbaikan peralatan laboratorium sederhana;
32) memusnahkan sisa spesimen/sampel dan bahan penunjang;
33) membuat reagen/bahan biologis secara sederhana;
34) membuat media untuk pembiakan kuman secara sederhana;
35) memelihara organisme untuk pengolahan air limbah
Role model adalah orang yang dijadikan sebagai panutan karena memiliki karakter atau sifat dan kebiasaan yang baik untuk dicontoh orang lain. Role model saya yaitu Proklamator sekaligus mantan Presiden Indonesia Dr. Drs. H. Mohammad Hatta
Dr. Drs. H. Mohammad Hatta lahir di bukit tinggi 12 Agustus 1902 yang sering kita
kenal dengan bung Hatta Kiprahnya di bidang politik dimulai saat ia terpilih menjadi bendahara Jong Sumatranen Bond wilayah Padang pada tahun 1916. Sampai pada
tahun 1921 Hatta menetap di Rotterdam, Belanda dan bergabung dengan sebuah perkumpulan pelajar tanah air yang ada di Belanda, Indische Vereeniging. Mulanya,
organisasi tersebut hanyalah merupakan organisasi perkumpulan bagi pelajar, namun segera berubah menjadi organisasi pergerakan kemerdekaan saat tiga tokoh Indische Partij (Suwardi Suryaningrat, Douwes Dekker, dan Tjipto Mangunkusumu) bergabung dengan Indische Vereeniging yang kemudian berubah nama menjadi Perhimpunan Indonesia (PI).
Sikap dan perilaku Bung Hatta sebagai tokoh Negara terdapat Nilai-nilai Dasar
PNS pada core value BerAkHLAK yaitu :
Beroirentasi Pelayanan, Bung Hatta dengan tulus melakukan semua kegiatan dan kontribusinya untuk Negara pada saat itu sebagai Wakil Presiden. Memposisikan diri sebagai pelaksana pelayanan dengan memeberikan segala kemampuannya dengan mengedapankan kepentingan-kepentingan rakyat.
Akuntabel, Bung Hatta yang dikenal sebagai bapak koperasi di Indonesia mempunyai kisah yang inspiratif dalam pertanggung jawaban terhadap jabatannya sebagai wakil presiden. Dengan menjaga rahaasia Negara, pada saat itu bahkan istrinya pun tidak diberi tahu mengenai persoalan Negara yang ia ketahui. Bung Hatta mengembaikan dana taktis wakil presiden sebesar Rp 25 ribu denga meyuruh asistennya pada saat itu Padahal dana taktis itu sebetulnya tidak perlu untuk dikembalikan, dan tidak perlu ada pertanggungjawaban. Tetapi Bung Hatta sosok yang sederhana, jujur dan punya kehormatan
Kompeten, Bung Hatta adalah seorang yang tak pernah puas dalam belajar dan mengembangkan wawasan. Baik dalam diskusi dengan berbagai tokoh maupun baca buku. Bahkan Bung Hatta disebut sebagai wakil presiden yang mempunyai 3 istri. Istri pertamanya buku yang ke dua buku da yang ke tiga Yuke (nama istri beliau). Candaan itu dikenal karena Bung Hatta tidak pernah lepas dari buku. Dengan begitu kompetensi dan keahlian bung Hatta terus berkembang.
Harmonis, sifatnya yang sederhana jujur membuat hubungan rumah tangga Bung hatta harmonis sampai akhir hayatnya, serta hubungan-hubungan baik dengan sahabatsahabatnya di dunia politik maupun dengan tokoh-tokoh Negara lainnya
Loyal, loyalitas Bung Hatta terhadap Negara tidak perlu diragukan lagi dengan segala kontribusinya terhadap Negara beliau tetap memiih hidup sederhana, tidak mengambil apapun yang buka haknya dari Negara. Rela menabung untuk berangkat ibadah haji, istrinya menabung untuk membeli mesin jahit. Bung Hatta benar-benar sosok
yang perlu dicontoh dengan jabatannya dan sebagai tokoh Negara pada saat itu, beliau teteap berkontribusi meskipun hidup sederhana.
Adaptif, bung Hatta hidup di mana pada saat itu Negara bahkan dunia tidak stabil, dari sebelum berdiri hingga terbentuknya Negara Indonesia beliau tetap dapat bersaing, belajar dan menambah ilmu pegetahuan di berbagai kondisi yang ada.
Kolaboratif, Bung Hatta terkenal sebagai salah satu tokoh yang berjuang mempertahankan kemerdekaan Indonesia. Pada saat awal kemerdekaan, Belanda mencoba merebut kembali kekuasaan Negara Indonesia. Berbagai upaya tokoh-tokoh negeri ini dilakukan untuk memepertahankan Negara. Salah-satunya upaya Bung Hatta dalam meminta bantuan terhada India untuk memberikan suara di PBB agar Belanda tidak mereut kembali wilayah Indonesia.
Nilai-nilai Dasar PNS merupakan acuan bagi ASN untuk berperilaku dalam menjalankan tugas dan perannya sebagai ASN di lingkungan kerja maupun sebagai masyarakat di lingkungan tempatnya tinggal. Nilai-nilai dasar PNS memiliki 7 Core
Values yaitu:
Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif, yang diakronimkan menjadi BerAKHLAK.
a. Berorientasi Pelayanan
Publik atau masyarakat merupakan objek untuk dilayani baik persoalan administratif, kesehatan, pendidikan, keamanan, dan sebagainya. ASN berperan dalam penyelenggara pelayanan. Pada saat ini, dimana masa perkembangan
tekonlogi yang begitu cepat membuat tuntutan-tuntutan pelayanan untuk masyarakat semakin berkembang/jelas, dengan adanya tuntutan tersebut pemerintah melakuan berbagai upaya untuk penyederhanaan birokrasi dan pelayanan prima demi terpuaskannya masyarakat dan terciptanya birokrasi berkelas dunia di Indonesia ini
Negara berkewajiban memenuhi kebutuhan setiap warga negara melalui suatu sistem pemerintahan yang mendukung terciptanya penyelenggaraan pelayanan publik yang prima dalam rangka memenuhi kebutuhan dasar dan hak sipil setiap warga negara atas barang publik, jasa publik, dan pelayanan administrative, sebagaimana tercantum dalam Penjelasan atas Undang-Undang Nomor 25 Tahun
2009 tentang Pelayanan Publik (UU Pelayanan Publik). Pelayanan publik yang prima dan memenuhi harapan masyarakat merupakan muara dari Reformasi Birokrasi, sebagaimana tertulis dalam Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025, yang menyatakan bahwa visi Reformasi Birokrasi adalah pemerintahan berkelas dunia yang ditandai dengan pelayanan publik yang berkualitas.
b. Akuntabel
Merupakan kewajiban seseorang kepada seseorang/organisasi yang memberikan amanat. Secara garis besar akuntabilitas membuat seorang ASN bekerja profesional, mencegah dan menjauhkan dari korupsi dan sejenisnya, adanya pertanggungjawaban berupa laporan kinerja berdasarkan kontrak kinerja pegawai yang merupakan rencana kinerja dan target capaian kinerja.
Terciptanya lingkungan akuntabel didukung oleh : kepemimpinan; membentuk lingkungan kerja yang positif merupakan peran andil dari pemimpin, iklim kerja yang positif dan berenergi akan tercipta ketika pemimpin mencontohkan hal-hal yang baik serta berlaku adil dan tidak diskriminatif. Tanggungjawab, mempertanggungjawabkan setiap kinerja, perilaku dan sikap terhadap pimpinan maupun masyarakat umum.
Bersikap atau membangun pola pikir anti korupsi, menolak segala pemberian baik berupa hadiah, keistimewaan maupun uang tunai agar tetap adanya keadilan dalam pelaksanaan pelayanan.
Akuntabilitas adalah prinsip dasar bagi organisasi yang berlaku pada setiap level/unit organisasi sebagai suatu kewajiban jabatan dalam memberikan pertanggungjawaban laporan kegiatan kepada atasannya. Dalam beberapa hal, akuntabilitas sering diartikan berbeda-beda. Adanya norma yang bersifat informal tentang perilaku PNS yang menjadi kebiasaan (“how things are done around here”)
dapat mempengaruhi perilaku anggota organisasi atau bahkan mempengaruhi aturan formal yang berlaku. Seperti misalnya keberadaan PP No. 94 Tahun 2021 tentang
Disiplin Pegawai Negeri Sipil, belum sepenuhnya dipahami atau bahkan dibaca oleh setiap CPNS atau pun PNS. Oleh sebab itu, pola pikir PNS yang bekerja lambat, berdampak pada pemborosan sumber daya dan memberikan citra PNS berkinerja buruk. Dalam kondisi tersebut, PNS perlu merubah citranya menjadi pelayan masyarakat dengan mengenalkan nilai-nilai akuntabilitas untuk membentuk sikap, dan prilaku bertanggung jawab atas kepercayaan yang diberikan.
Dengan Kestabilan dunia yang tidak pasti serta kemajuan teknologi yang begitu pesat, ASN dituntut kompeten dalam berbagai kondisi khususnya di bidangnya masing-masing. Dapat berinovasi sejalan dengan perkembangan teknologi. Meningkatkan kemampuan dan selalu menambah nwaasan agar tetap optimal dalam
Melayani masyarakat
ASN diharuskan dapat mengikuti perkembangan teknologi, tetap kompeten dalam kondisi yang sering berubah-ubah Dengan begitu aktivitas pelayanan publik terlaksana dengan baik.
Pengertian yang sama juga digunakan dalam konteks ASN, kompetensi adalah deskripsi pengetahuan, keterampilan dan perilaku yang diperlukan dalam melaksanakan tugas jabatan (Pasal 1 PermenpanRB Nomor 38 Tahun 2017), dan kompetensi menjadi faktor penting untuk mewujudkan pegawai profesional dan kompetitif. Dalam hal ini ASN sebagai profesi memiliki kewajiban mengelola dan mengembangkan kompetensi dirinya, termasuk mewujudkannya dalam kinerja.
Sesuai Peraturan Menteri PANRB Nomor 38 Tahun 2017 tentang Standar
Kompetensi ASN, kompetensi meliputi: 1) Kompetensi Teknis adalah pengetahuan, keterampilan, dan sikap/perilaku yang dapat diamati, diukur dan dikembangkan yang spesifik berkaitan dengan bidang teknis jabatan; 2) Kompetensi Manajerial adalah pengetahuan, keterampilan, dan sikap/perilaku yang dapat diamati, diukur, dikembangkan untuk memimpin dan/atau mengelola unit organisasi; dan 3)
Kompetensi Sosial Kultural adalah pengetahuan, keterampilan, dan sikap/perilaku yang dapat diamati, diukur, dan dikembangkan terkait dengan pengalaman berinteraksi dengan masyarakat majemuk dalam hal agama, suku dan budaya, perilaku, wawasan kebangsaan, etika, nilai-nilai, moral, emosi dan prinsip, yang harus dipenuhi setiap pemegang Jabatan, untuk memperoleh hasil kerja sesuai dengan
peran, fungsi dan Jabatan.
d. Harmoni
Dalam situasi atau lingkungan kerja keharmonisan antar personel atau pegawai sangatlah penting demi tercapainya tujuan suatu organisasi. Indonesia yang merupakan negara dengan berbagai macam keanekaragaman baik budaya, agama, ras, suku, bahasa dan sebagainya. ASN harus bisa tetap menjaga hubungan baik, bekerja sama dengan orang-orang atau rekan kerja yang berbeda-beda latar belakangnya.
Komunikasi jadi kunci dalam keharmonisan suatu hubungan maka dari itu bahasa persatuan bahasa Indonesia sangat penting dalam kerja sama dengan orang yang berbeda suku atau bahasa. Ketika harmonisnya hubungan antar pekerja maka akan tercapainya pelayanan yang baik juga bagi masyarakat.
Berdasarkan pandangan dan pengetahuan mengenai kenekaragaman bangsa dan budaya, sejarah pergerakan bangsa dan negara, konsep dan teori nasionalisme berbangsa, serta potensi dan tantangannya maka sebagai ASN harus memiliki sikap dalam menjalankan peran dan fungsi pelayanan masyarakat. ASN bekerja dalam lingkungan yang berbeda dari sisi suku, budaya, agama dan lain-lain.
e. Loyal
Berdedikasi dan mengutamakan kepentingan Bangsa dan Negara. Untuk menunjang cita-cita Indonesia yang menjadi negara maju,maka dari itu kita harus berkontribusi dengan setia kepada negara, bekerja secara profesionalitas, memiliki rasa nasionalisme yang tinggi serta pengabdian yang mengedepankan kepentingan bangsa dan negara.
Seorang pegawai akan setia dan loyal terhadap organisasinya apabila pegawai tersebut memiliki rasa cinta dan yang besar terhadap organisasinya. Rasa cinta ini dapat dibangun dengan memperkenalkan organisasi secara komprehensif dan detail kepada para pegawainya. Dengan rasa cinta yang besar akan mampu penghantarkan pegawai tersebut mempunyai rasa memiliki yang tinggi terhadap organisasi sehingga akan bersedia menjaga, berkorban dan memberikan yang terbaik yang dimilikinya kepada organisasi sebagai wujud loyalitasnya.
f. Adaptif
Perkembangan teknologi semakin pesat, perubahan-perubahan di dunia
semkin beragam dan tidak bisa ditebak. Demi terlaksananya layanan publik yang optimal maka dibutuhkan keahlian untuk menyesuaikan diri mengikuti zaman dan perubahan. Kompetensi yang dimiliki terus ditingkatkan dan kepekaan akan perubahan harus dilaksanakan.
Organisasi maupun individu dituntut untuk menyesuaikan diri dengan apa yang menjadi tuntutan perubahan. Di dunia usaha hal ini lebih mudah dimengerti ketika terjadi perubahan pada selera pasar akan memaksa pelaku usaha untuk menyesuaikan produk mereka agar sesuai dengan apa yang menjadi keinginan pasar.
Kerjasama antar individu atau kelompok yang mana saling menguntungkan sehingga menciptakan tujuan-tujuan bersama. Untuk terlaksananya pelayanan atau optimalnya pelaksanaan dalam beberapa kondisi kerjasama antar individu atau kelompok diperlukan.
Berikut adalah beberapa isu yang saya angkat dari uraian tugas saya di Instalasi
Laboratorium RSP Rotinsulu Bandung, yang selanjutnya dari isu-isu tersebut diambil satu isu untuk ditetapkan sebagai isu aktual yang paling utama. Isu-isu di laboratorium RSP
Rotinsulu Bandung yang berhasil didentifikasi adalah sebagai berikut:
3.1.1 Isu ke-1: Belum Optimalnya Spesimen Check Untuk Menentukan Kualitas
Sampel
Berdasarkan pengamatan secara langsung selama kurang lebih 3 bulan bertugas di laboratorium RSP Rotinsulu, spesimen/sapel check kurang optimal sehingga beberapa kasus menyebabkan tidak bisa dilakukannya pemeriksaan karena kualitas spesmen/sampel tidak memadai oleh karena itu dilakukan pengambilan atau permintaan spesimen/sampel ulang
Karena itu, waktu tunggu pelayanan laboratorium jadi memanjang dan berdampak ke beberapa pihak, diantaranya pasien, dokter penanggungjawab pasien dan petugas laboratorium itu sendiri.
3.1.2 Isu ke-2 : Belum Optimalnya Alur Antrian Tindakan Pasien Rawat Jalan
Untuk pelayanan rawat jalan sebetulnya sudah baik tetapi pada kasus ini seharusnya pasien paham dan mengerti pada saat jadwal berobat atau kontrol dokter tindakan apa dan ke ruangan mana saja pasien harus mengantri, beberapa dan bahkan banyak kasus pasien kebingungan untuk melanjutkan tindakan atau menuju ke ruangan mana selanjutnya sehingga banyak pasien menanyakan ke petugas dan membutuhkan waktu serta tenaga untuk berjalan kembali ke tempat tunggu pasien yang pertama.
Dengan begitu pelayanan yang terlaksana di RS Paru Rotinsulu khususnya pelayanan terhadap pasien rawat jalan masih perlu di perbaiki karena kurang optimalnya alur antrian tindakan pasien yang berdampak juga terhadap petugas yang sering kali menjelaskan alur kepada pasien yang berbeda, kepada pasien itu sendiri yang membutuhkan waktu dan tenaga untuk mencari tindakan dan ruangan mana selanjutnya.
Gudang laboratorium menyimpan berbagai kebutuhan laboratorium untuk terlaksananya kegiatan dan pelayanan di laboratorium seperti reagen dan Bahan Medis Habis Pakai (BMHP), barang tersebut memiliki tanggal kadaluarsa pemakaian, seringkali di laboratorium RS Paru Rotinsulu konsep FEFO dan FIFO di gudang tidak terlaksana dengan baik, sehingga beberapa reagen dan BMHP tidak bisa terpakai karena terlewatnya masa kadaluarsa serta pencatatan manual dengan stok di sistem sering kali tidak sesuai
Ada beberapa faktor yang menyebabkan konsep FEFO dan FIFO tidak terlaksana, seperti penyimpanan gudang yang belum teratur, tidak adanya penomoran pada rak gudang, serta menumpuknya kardus atau box bekas dan tidak sesuainya stok manual dengan d sistem disebabkan oleh penginputan yang terlewat saat pengeluaran barang dari gudang. Sehingga akan muncul beberapa dampak yang negatif terhadap laboratorium dan RS Paru Rotinsulu, diantaranya :
1. Reagen dan BMHP tidak terpakai karena kadaluarsa
2. Terhambatnya pelayanan laboratorium
3. Borosnya reagen dan BMHP dikarenakan terbuang karena kadaluarsa
4. Keterlambatan restock barang karena pencatatan yang keliru
Dari hasil identifikasi isu tersebut, perlu dilakukan proses penapisan isu untuk menentukan isu prioritas (core issue) yang berkualitas dan bersifat aktual sehingga selanjutnya dapat dilakukan pencarian pemecahan isunya. Proses penapisan ini menggunakan alat bantu tapisan dengan kriteria USG (Urgency, Seriousness, dan Growth). Urgency: seberapa mendesak suatu isu harus dibahas, dianalisis dan ditindaklanjuti. Seriousness: Seberapa serius suatu isu harus dibahas dikaitkan dengan akibat yang akan ditimbulkan. Growth: Seberapa besar kemungkinan memburuknya isu tersebut jika tidak ditangani segera. Analisis USG (Urgency, Seriousness, dan Growth)
mempertimbangkan tingkat kepentingan, keseriusan, dan perkembangan setiap variabel dengan skor 1 - 5.
Nilai Indikator Deskripsi Indikator
5 Sangat mendesak Dibutuhkan pemecahan masalah dalam kurun waktu < 1 bulan
4 Mendesak Dibutuhkan pemecahan masalah dalam kurun waktu 1-3 bulan
3 Cukup mendesak Dibutuhkan pemecahan masalah dalam kurun waktu 3-6 bulan
2 Kurang mendesak Dibutuhkan pemecahan masalah dalam kurun waktu 6-12 bulan
1 Tidak mendesak Dibutuhkan pemecahan masalah dalam kurun waktu > 1 tahun
Nilai Indikator Deskripsi Indikator
5 Sangat serius Berdampak terhadap produktivitas kerja dan keberhasilan pencapaian, serta membahayakan sistem.
4 Serius Berdampak terhadap produktivitas kerja atau keberhasilan pencapaian, serta membahayakan sistem.
3 Cukup serius
2 Kurang serius
1 Tidak serius
Berdampak terhadap produktivitas kerja dan keberhasilan pencapaian, namun tidak membahayakan sistem.
Berdampak terhadap produktivitas kerja, tidak berdampak terhadap keberhasilan pencapaian, dan tidak membahayakan sistem.
Tidak berdampak terhadap produktivitas kerja, tidak berdampak terhadap keberhasilan pencapaian, dan tidak membahayakan sistem.
5 Sangat cepat memburuk Perkembangan tingkat masalah tidak bisa ditekan dengan tindakan koreksi
4 Cepat memburuk Perkembangan tingkat masalah sulit ditekan dengan tindakan koreksi
3 Cukup cepat memburuk Perkembangan tingkat masalah dapat ditekan dengan tindakan koreksi
2 Kurang cepat memburuk Perkembangan tingkat masalah tidak terlihat dengan melakukan melakukan tindakan koreksi
1 Tidak cepat memburuk Perkembangan tingkat masalah tidak terlihat dengan tanpa perlakuan apapun
1 Belum Optimalnya Spesimen Check Untuk Menentukan Kualitas Sampel
2 Belum Optimalnya Alur Antrian Tindakan Pasien Rawat Jalan
3 Belum optimalnya pengelolaan gudang laboratorium RS. Paru Rotinsulu Bandung
3 4 2 9 III
3 4 5 12 II
5 4 4 13 I
Metode yang saya ambil untuk menganalisis penyebab utama dari isu yang ada yaitu dengan metode Fishbone. Adapun hasil analisis menggunaka metode Fishbone digambarkan sebagai berikut :
Materials
Jenis dan isi Beragam/varian
Ukuran
Beragam Bentuk Barang
Beragam
Penempatan tidak ada pengelompokan
Data seringkali tidak sesuai
Methods
Man Power
Tidak disiplin mencatata barang
Bekerja Tanpa stadar jelas Penataan tidak beraturan dan berantakan Machine and equipment
Belum optimalnya penglolaan gudang laboratorium RS. Paru Rotinsulu Bandung
Berdasarkan penyebab isu yang telah di analisis, maka gagasan kreatif yang dapat dilakukan adalah Penataan letak dan pengelempokan barang, pembuatan kartu stok di setiap nomor rak gudang untuk kontrol jumlah barang, penataan letak barang sesuai tanggal kadaluarsa dari yang terdekat hingga yang terlama, serta pembuatan
SOP agar memudahkan penyimpanan dan pengeluaran barang di gudang.
3.5 Matrik Rancangan Aktualisasi
Unit Kerja : RS Paru Dr. H. A. Rotinsulu Bandung
Identifikasi Isu : 1. Belum Optimalnya Spesimen Check Untuk Menentukan Kualitas Sampel
2. Belum Optimalnya Alur Antrian Tindakan Pasien Rawat Jalan
3. Belum optimalnya pengelolaan gudang laboratorium
Isu yang Diangkat : Belum optimalnya pengelolaan gudang laboratorium
Gagasan Pemecahan Isu : Optimalisasi Manajemen Gudang Laboratorium Rs Paru Dr. H. A. Rotinsulu Dengan Menerapkan Konsep FEFO Dan FIFO Untuk Menekan Jumlah Kadaluarsa Reagen Dan Bahan Medis Habis Pakai(BMHP)”
Tabel 3. 5 Matrik Keterkaitan dengan Nilai-nilai Dasar PNS
No Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil
1 Menganalisa
keadaan dan kebutuhan gudang
a. Berkonsultasi dengan mentor
a. Mendapatkan arahan serta
persetujuan dan mendapatkan
masukan mengenai rencana aktualisasi.
Keterkaitan Substansi Mata
Pelatihan
a. Berkomunikasi, meminta masukan mengenai kegiatan yang akan di lakukan
Kontribusi
Pelaksanaan
perbaikan gudang
berkaitan dengan
terlaksananya
pelayanan maka
Penguatan Nilai Organisasi
Kegiatan ini dapat
menguatkan nilai
Amanah dengan
b. Mencatat hal-hal yang perlu di perbaiki
b. Adanya catatan dan acuan untuk
melakukan
perbaikan pengelolaan di gundang
(Harmonis, Kolaboratif)
b. Melakukan rencana
perbaikan pada gudang (Kompeten, Loyal)
sesuai dengan visi
Rumah Sakit yaitu
menjadikan
kualitas prima
dalam pelayanan
menganalisa dan segera
melakukan
perbaikan
manajemen
gudang
Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan
c. Membuat skema pelaksanaan rencana perbaikan pengelolaan gudang
c. Aktualisasi menjadi tersusun, terarah, dan tepat waktu dalam pelaksanaannya
Kontribusi Terahadap Visi/Misi Organisasi
Penguatan Nilai Organisasi
2 Penataan letak dan pengelempokan barang
a. Mengumpulkan data barang yang berada di gudang
b. Memberi nomor/nama pada rak
c. Melakukan stock opname
d. Menyusun barang sesuai dengan jenis,ukuran, dan tanggal kadaluarsa
a. Adanya data barang
b. Memudahkan dalam pengelompokan barang
c. Mengetahui jumlah barang pada saat itu
d. Barang yang tersusun mudah untuk dicari untuk penerapan FEFO atau FIFO
a. Untuk memastikan serta memudahkan kontrol barang yang ada di gudang (Akuntabel)
b. Penyesuaian data jumlah barang dengan menghitung manual seluruh barang gudang, sehingga pelayanan akan tetap terlaksana (Akuntabel, Loyal, Beroreintasi Pelayananl)
c. Paham terhadap pelaksanaan
konsep FIFO dan FEFO (Kompeten, Adaptif)
Angka kadaluarsa
menurun karena
itu efisinesi
terhadap anggaran
yang akan
dikeluarkan untuk
pembelian barang.
Hal ini sesuai
dengan misi
Meningkatkan
kemandirian
Rumah Sakit.
Kegiatan ini dapat
menguatkan
nilai
professional
dan akuntabel
untuk menjamin kesesuaian
jumlah barang
pembanding
penunjang
perbaikan gudang
berkaitan dengan
Kegiatan
ini menguakan
nilai Inovasi
dengan
Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil
b. Mengumpulkan data nama-nama barang di laboratorium
c. Menempatkan kartu stok sesuai kelompok barang
b. Adanya data nama barang
Keterkaitan
Substansi Mata Pelatihan
kontrol jumlah barang (Akuntabel)
b. Mencari referensi
Kontribusi
Terahadap Visi/Misi Organisasi
terlaksananya
pelayanan maka
sesuai dengan visi
Penguatan Nilai Organisasi
membuat kartu stok agar
c. Memudahkan pendataan barang ketika keluar/mauk gudang
ke unit/instalasi lain (Kolaboratif)
c. Penggunaan bahan
penunjag untuk
memudahkan
kontroling barang (Adaptif)
Rumah Sakit yaitu
menjadikan
kualitas prima
dalam pelayanan
mempermudah kontrol barang
4 Membuat pembuatan SOP keluar/masuk barang
a. Berdiskusi dengan petugas laboratorium
b. Menyusun draft SOP
c. Finalsasi persetujuan kepala laboratorium
a. Mendapatkan data untuk penyusunan SOP
b. Adanya draft
c. Disahkannya SOP gudang
a. Mencari referensi dan berdiskusis (Kolaboratif, Harmonis)
b. SOP gudag yang
bertujuan berjalan
lancarnya
pengoleloaan
gudang sehingga
pelayanan
laboratorium tidak
ada hambatan (Berorientasi
Pelayanan, Harmonis, kompeten)
Pelaksanaan
perbaikan gudang
berkaitan dengan
terlaksananya
pelayanan maka
sesuai dengan visi
Rumah Sakit yaitu
menjadikan
kualitas prima
dalam pelayanan
Pebuatan SOP
ini mengeuatkan
nilai
Profesionalisme
dilakukan agar
petugas terpaku
terhadap standar
yang ada
5 Pembuatan denah gudang
a. Mencari referensi denah gudang
b. Membuat tata ruang/lay out
a. Adaya referensi
b. Memudahkan dalam mencari barang serta memudahkan saat
a. Mencari referensi ke unit/instalasi lain (Kolaboratif)
b. Semakin bertambahnya
Pelaksanaan
perbaikan gudang
berkaitan dengan
terlaksananya
pelayanan maka
Kegiatan inovatif
ini menguatkan
nilai inovatif
dengan
membuat denah
Keterkaitan
Substansi Mata
Pelatihan
gudang meletakan barang yang akan masuk parameter pemeriksaan/pelaya nan laboratorium
denah
memudahkan
pelacakan barang
(Adaptif)
Kontribusi
Terahadap
Visi/Misi
Organisasi
sesuai dengan visi
Rumah Sakit yaitu
menjadikan
kualitas prima
dalam pelayanan
Penguatan Nilai Organisasi
gudag agar mempermudah pengambilan
barang
6 Membuat laporan aktualisasi
a. Pengumpulan data capaian aktualisasi dan penyusunan laporan aktualisasi
b. Menyusun laporan hasil pelaksanaan aktualisasi dan habituasi
c. Konsultasi dan proses review laporan oleh atasan langsung
a. Data bahan laporan
a. Penyusunan dokumentasi
berupa laporan (Akuntabel, Kompeten)
b. Proses pengecekan
Pelaksanaan pembahasana
recana aktualisasi
berupaya
mewujudkan misi
rumah sakit yaitu
Kegiatan ini berkaitan dengan
profeionalisme
dengan
melaporkan
aktualisasi
b. Draft laporan
ulang terhadap
laporan aktualisasi
dilakukan untuk
memastikan
laporan telah sesuai
Memberikan
Pelayanan Prima
yang berorientasi
kepada kepuasan
c. Dokumentasi
atau diperbaiki jika
ada koreksi (Akuntabel, Kompeten, dan Adaptif).
pelanggan dan keselamatan
pasien
tabel matrik rekapitulasi rencana habituasi core value ASN
Adapun rencana kegiatan implementasi aktualisasi di Laboratorium RS Paru Dr. H. A. Rotinsulu Bandung off campus yaitu pada 6 Juli – 22 Agustus 2022
1 Menganalisa keadaan dan kebutuhan gudang
2 Penataan letak dan pengelempokan barang
3 Pembuatan kartu stok
4 Membuat SOP keluar/masuk barang
5 Pembuatan denah gudang
6 Membuat laporan aktualisasi
Penulis melakukan Kegiatan aktualisasi yang berkaitan dengan nilai-nilai dasar ASN
BerAKHLAK yaitu Optimalisasi Manajemen Gudang Laboratorium Rs Paru Dr. H. A.
Rotinsulu Dengan Menerapkan Konsep FEFO Dan FIFO Untuk Menekan Jumlah Kadaluarsa
Reagen Dan Bahan Medis Habis Pakai (BMHP) yang dilaksanakan di RS Paru Dr. H. A.
Rotinsulu Bandung pada tanggal 06 Juli sampai dengan 16 Agustus 2022. Dalam pelaksanakan aktualisasi yang dilandasi nilai-nilai BerAKHLAK merupakan salah satu tujuan agar ASN terbiasa menerapkan nilai-nilai dasar BerAkhlak. ASN.
Secara garis besar Bab ini berisi mengenai kegiatan aktualisasi, tahapan, hasil/output serta keterkaitan kegiatan dengan Nilai-nilai BerAKHLAK.
Berikut uraian kegiatan selama aktualisasi optimalisasi manajemen gudang laboratorium RS Paru Dr. H. A. Rotinsulu Bandung dengan menerapkan konsep fefo dan fifo untuk menekan jumlah kadaluarsa reagen dan bahan medis habis pakai
(BMHP) berdasarkan rancangan kegiatan yang telah terlampir di matrik rancangan aktualisasi
4.1.1 Kegiatan 1
Menganalisa keadaan dan kebutuhan gudang
Kegiatan menganalisa keadaan dan kebutuhan gudang ini dilaksanakan di tanggal 6 Juli hingga 9 Juli 2022 dengan bermaksud agar adanya data bahwa halhal apa yang sebaiknya dilakukan pada saat aktualisasi ini dilaksanakan. Terdapat beberapa tahapan pada kegiatan ini.
1. Berkonsultasi dengan mentor
Pada tahapan kegiatan ini penulis melakukan konsultasi serta diskusi mengenai kendala maupun hal-hal yang bermasalah di gudang laboratorium RS. Paru Rotinsulu Bandung. Tujuan dari tahapan kegiatan ini untuk mengetahui lebih lanjut masalah pada gudang serta sekaligus menumbuhkan hubungan yang baik antara penulis dan mentor yang sekaligus atasan (koordinator Laboratorium). dengan berkonsultasi ini mentor mendapatkan beberpa poin untuk pelaksanaan perbaikan pada gudang
2. Mencatat hal-hal yang perlu diperbaiki
Dengan mencatat hal-hal yang perlu diperbaiki ini penulis memiliki acuan yang jelas terhadap pa ayang akan dilaksanakan. Catatan ini tercipta ketika penulis berkonsultasi dengan mentor dan menghasilkan beberapa poin yaitu penempatan barang dengan pengelompokan, terdapat jumlah maksimal pada setiap barang yang disimpan di rak, menempatkan baha kimia pada tempat tertutup serta penempatan sesuai dengan waktu kadaluarsa.
3. Membuat skema pelaksanaan rencana perbaikan pengelolaan gudang
Pada tahapan membuat skema pelaksanaan perbaikan pengelolaan gudang penulis menguraikan kegiatan yang dilakukan agar tujuannya tercapai, yang pertama mendapatkan data barang-barang gudang, menata ulang barang dengan mengelomokannya, menetapkan area-area penyimpanan sesuai kelompoknya
Output/hasil
Mendapatkan arahan serta persetujuan dan mendapatkan masukan mengenai rencana aktualisasi. Adanya catatan dan acuan untuk melakukan perbaikan pengelolaan di gudang Aktualisasi menjadi tersusun, terarah, dan tepat waktu dalam pelaksanaannya
Waktu
Kegiatan ke-1 ini dilaksanakan pada tanggal 6 Juli sampai dengan 9 Juli 2022.
Nilai-nilai BerAKHLAK
Harmonis : Berkomunikasi dengan baik saling bertukar pikiran
Kolaboratif : meminta masukan mengenai kegiatan yang akan dilakukan
Kompeten : melakukan perencanaan dan menganalisa permasalahan
Loyal : Berdedikasi untuk perbaikan dan kemajuan Instansi
4.1.2 Kegiatan 2
Penataan letak dan pengelempokan barang
Kegiatan penataan letak dan pengelompokan barang ini dilaksanakan di tanggal 10 Juli hingga 19 Juli 2022 dengan bermaksud agar memudahkan dalam mengontrol keluar/masuk barang gudang. Terdapat beberapa tahapan pada kegiatan ini.
1. Mengumpulkan data barang yang berada di gudang
Pada tahapan kegiatan yang ke-2 ini penulis melakukan pendataan nama barang-barang yang ada di gudang, agar memudahkan untuk penyusunan, penata letakan serta pengelompokan barang di gudang. Sehingga dalam control keluar/masuk barang akan lebih mudah
2. Memberi nomor/nama pada rak
Penomoran/pelabelan nama rak juga memudahkan dalam penyusunan barang, penata letakan barang sehingga mudah juga dalam pengambilan/pemasukan barang sesuai tanggal kadaluarsa dan memeberikan keleluasaan dalam mengontrol barang yang ada di gudang.
3. Melakukan stock opname
Untuk stock opname sendiri memberikan data jumlah dan nama barang yang masih berada di gudang sehingga dalam pelaksanaan penata letakan barang akan lebih mudah untuk mengorganisirnya
4. Menyusun barang sesuai dengan jenis,ukuran, dan tanggal kadaluarsa Setelah data jumlah barang didapatkan maka dilanjutkan dengan meyusun barang sesuai jenis, ukuran dan tanggal kadaluarsa tahapan kegiatan ini berjalan dengan lancar dan barang terlihat atau terjangkau ketika akan melakukan pengambilan/memasukan barang
Output/hasil
Barang-barang di gudang menjadi terlihat dan mudah dijangkau sehingga untuk masuk/keluar barang pelaksanaannya akan dengan mudah, dengan
tersusunnya barang sesuai kelompok jenisnya untuk pelaksanaan konsep FEFO dan FIFOnya akan terlaksana dengan baik
Waktu
Kegiatan yang ke-2 ini dilaksanakan pada tanggal 10 Juli hingga 19 Juli 2022.
Nilai-nilai BerAKHLAK
Akuntabel : pertanggung jawababan terhadap barang milik negara
Loyal : patuh sehingga berdedikasi untuk memperbaiki
gudang Laboratorium
Beorientasi Pelayanan: gudang yang terkontrol akan terlaksananya
pelayanan yang optimal
Adaptif : membiasakan dengan konsep FIFO dan FEFO
Kompeten : paham terhadap konsep yang dilaksanakan
Pembuatan Kartu Stok
Kegiatan pembuatan kartu stok ini dilaksanakan pada tanggal 25 – 30 Juli 2022 kegiatan ini bertujuan untuk melengkapai kontrol pengeluaran dan jumlah stok barang di gudang dengan dokumentasi berupa kartu. Terdapat beberapa tahapan pada kegiatan ini.
1. Mencari referensi format kartu stok
Pada tahap ini penulis mencari referensi atau contoh format gudang di instalasi lain yaitu Instalasi Farmasi rumah Sakit dr. H. A. Rotinsulu Bandung. Dan setela itu dibuat sesuai dengan alur dan keadaan gudang di laboratorium dengan berdiskusi baik dengan mentor dan rekan-rekan lain di laboratorium
2. Mengumpulkan data nama-nama barang di laboratorium
Dengan membuat kartu stok penulis membutuhkan nama-nama barang yang ada di gudang. Dengan melakukan stock opname selain mencatat barang yang tersedia di gudang penulis juga mencatat jumlah stok setiap barang yang ada di gudang
3. Menempatkan kartu stok sesuai kelompok barang
Pada saat setelah kartu stok dibuat penulis meletakan kartu stok di tempat barang itu di letakan atau dengan kata lain berdeatan dengan barang tersebut sesuai kelompoknya agar memudahkan pencatatan ketika adanya barang masuk/keluar.
Output/hasil
Setelah dibuatnya kartu stok pencatatan lebih terkontrol dan meminimalisir ketidak sesuaian jumlah stok nyata dan jumlah stok yang berada pada system. Sehingga membuat permintaan atau pengadaan barang lebih efisien. Dan akan berpengaruh terhadap penekanan jumlah kadaluarsa terhada barang yang ada di gudang.
Waktu
Kegiatan ini dilaksanakan pada tanggal 25 – 30 Juli 2022.
Nilai-nilai BerAKHLAK
Akuntabel : dengan adanya kartu stok para petugas laboratorium
disediakan media dokumentasi untuk pertanggung jawaban terhadap kegiatan di gudang (mengambil/menyimpan barang)
Kolaboratif : mencari referensi ke instalasi lain, berdiskusi dan bertukar pendapat merupakan cerminan kolaboratif
Adaptif : dengan melakukan kegiatan pada alur yang baru di format kartu stok yang tercipta mencerminkan adaptif
4.1.4 Kegiatan 4
Pembuatan SOP Keluar/masuk Barang
Kegiatan pembuatan SOP ini dilakukan pada tanggal 9 – 18 Agustus 2022. kegiatan ini bertujuan untuk membuat acuan pada saat akan melakukan kegiatan keluar/masuk barang gudang. Terdapat beberapa tahapan pada kegiatan ini.
1. Berdiskusi dengan petugas laboratorium
Pada tahap ini penulis berdiskusi meminta masukan terhadap rekan-rekan petugas laboratorium RS Paru dr. H. A. Rotinsulu Bandung agar terciptanya SOP yang dapat dipahami dan dilaksanakan dengan mudah oleh semua rekan-rekan petugas di Laboratorium
2. Menyususn draft SOP
Setelah tahapan yang pertama penulis membuat draft SOP sehingga bisa
diperlihatkan kepada kepala laboratorium mengenai isi dari SOP yang akan dibuat. Sehingga kepala laboratorium bisa memeberi masukan serta revisi mengenai SOP yang akan dibuat.
3. Finalisasi persetujuan kepala laboratorium
Pada tahap ini penulis mengajukan pembuatan SOP melalui kepala laboratorium yang nantinya akan ditandatangani oleh direktur rumah sakit sehingga SOP sah telah dibuat.
Output/hasil
Kegiatan keluar/masuk barang gudang lebih terarah sehingga kemungkinannya perbedaan jumlah barang di stok nyata dan di sistem lebih kecil
Waktu
Kegiatan ini dilaksnakan pada tanggal 9 – 16 Agustus 2022
Nilai-nilai BerAKHLAK
Kolaboratif : Mencari bahan pembuatan SOP dengan berdiskusi bersama rekan-rekan laboratorium
Harmonis : Berkomunikai dan bertukar pikiran agar SOP yang terkait dapat dibuat
Berorientasi pelayanan : dengan adanya SOP gudang akan terkontrol dan akan terlaksanayana pelayanan
Kompeten : Paham terhadap alur SOP yang akan dilaksanakan
4.1.5 Kegiatan 5
Pembuatan Denah Gudang
Kegiatan pembuatan denah gudang ini dilakukan pada tanggal 9 – 16
Agustus 2022. kegiatan ini bertujuan untuk memudahkan dalam pencarian letak barang dan penyimpanan barang Terdapat beberapa tahapan pada kegiatan ini.
1. Mencari referensi denah gudang
Pada tahapan ini mencari referensi untuk acuan penulis dalam membuat denah gudang sehingga menghasilkan denah gudang yang mudah dibaca dan dipahami.
2. Membuat tata ruang/lay out gudang
Setelah tahapan yang pertama penulis baru merancang bentuk denah gudang beserta keterangan tempat yang ada di gudang.
Output/hasil
Memudahkan menyimpan dan mencari barang di gudang sehingga barang yang ada tidak bertumpuk yang berakibat menghambat dalam proses keluar/masuk barang serta saat stock opname.
Waktu
Kegiatan ini dilaksanakan pada tanggal 9 - 16 Agustus 2022
Nilai-nilai BerAKHLAK
Kolaboratif : adanya kolaborasi dalam pembentukan denah gudang ini dengan rekan-rekan lain di laboratorium
Adaptif : menyesuaikan alur kerja dengan menyesuaikan dengan denah pada saat penyimpanan maupun pengeluaran barang
Membuat Laporan Aktualisasi
Kegiatan membuat laporan aktualisasi ini dilakukan dengan jujur serta tanggungjwab. Pembuatan laporan sebagai cerminana nilai akuntabel atau pertanggungjawaban terhadap kegiatan. Adapun tahapan kegiatannya sebagai berikut
1. Pengumpulan data capaian aktualisasi dan penyusunan laporan aktualisasi
Tahapan kegiatan ini dilakukan beriringan dengan pelaksanaan aktualisasi dengan melaksanakan rencana kegiatan aktualisasi sesuai dengan jadwal
yang telah direncanakan
2. Menyusun laporan hasil pelaksanaan aktualisasi dan habituasi Begitupun dengan tahaan menysusn laporan hasil pelaksanaan aktualisasi dan habituasi diringi dengan pelaksanaan aktualisasi mulai dari konsul dengan mentor, diskusi dengan rekan kerja dan sebagainya sehingga penyusunan laporan ini bisa terselesaikan dengan tepat waktu
3. Konsultasi dan proses review laporan oleh atasan langsung
Laporan ini pun saya perlihatkan dan serahkan kepada atasan langsung sebagai bentuk pertanggungjawaban terhadap kegiatan yang telah dilaksanakan dan mendapat beberapa masukan seperti format SOP, tata letak denah dan sebagainya
Output/hasil
Adanya dokumentasi terhadap kegiatan yang telah dilakukan yang diharapkan akan menjadi bahan evaluasi dan perbaikan pengelolaan gudang dikemudian hari, karena tentunya kegiatan yang dilakukan penulis ini masih banyak yang perlu diperbaiki di masa yang akan datang sehigga pengelolaan gudang akan terus menjadi lebih baik seiringya waktu serta menjadikan inspirasi untuk inovasi pengelolaan gudang yang lebih baik kedepannya dengan menyesuaikan alur kerja yang pastinya akan terus berkembang dan mengalami perubahan.
Waktu
Tahapan kegiatan ini dilaksanakan pada tanggal 16 Juli – 25 Agustus 2022
Nilai-nilai BerAKHLAK
Akuntabel : Sebagai bentuk pertenggungjwaban terhadap kegiatan
Kompeten : Membuat laporan dengan melaksanakan kemampuan yang telah dibekali selama masa Pelaatihan Dasar CPNS
Adaptif : Melakukan kegiatan dan membuat laporan dengan menyesuaikan pada sistematika, alur serta tahapan-tahapan yang belum pernah dilakukan sebelumnya
4.2 Analisis Dampak
Analisis dampak merupakan analisa pada setiap kegiatan yang jika tidak dilakukan akan memberikan dampak yang seperti apa, berikut analisis dampak pada setiap kegiatan.
1. Menganalisa keadaan dan kebutuhan gudang
Jika tidak dilakukan analisa keadaan dan kebutuhan gudang maka pada kegiatan selanjutnya tidak akan adanya acuan apa yang akan dibutuhkan saat pelaksanaan kegiatan-kegiatan lainnya
2. Penataan letak dan pengelempokan barang
jika tidak dilakukan penataan dan pengelompokan barang maka barang-barang digudang akan susah untuk jangkau saat kegiatan penyimpanan maupun pengeluaran barang di gudang serta menyulitkan petugas gudang laboratorium saat akan dilakukannya stock opname
3. Pembuatan Kartu Stok
Jika kegiatan pembuatan kartu stok ini tidak dilakukan maka akan terus terulang mengenai permasalahan selisih data jumlah barang di stok nyata dengan data jumlah barang pada sistem yang berakibat pada penumpukan barang atau kekosongan barang yang ada di gudang.
4. Pembuatan SOP Keluar/masuk Barang
Jika pembuatan SOP keluar/masuk barang tidak dilakukan maka setiap kegiatan atau
alur kegiatan di gudang tidak memiliki acuan atau standar yang jelas sehingga akan mengakibatkan penghambatan dalam kontroling barang yang ada di gudang laboratorium.
5. Pembuatan Denah Gudang
Jika kegiatan pembuatan denah gudang ini tidak dilakukan maka letak barang akan sulit diidentifikasi sehingga menyulitkan petugas gudang maupun petugas laboratorium saat melakukan kegiatan keluar/masuk barang.
6. Membuat Laporan Aktualisasi
Jika kegiatan ini tidak dilakukan maka bukti kegiatan yang telah dilakukan tidak akan terdokumentasi dan tidak ada bahan untuk evaluasi untuk penelolaan gudang ini serta jika tidak dengan menerapkan nilai-nilai Berakhlak maka laporan tidak akan terlaksana dengan baik dan tidak terselesaikan tepat waktu.
Kendala pada kegiatan ini yaitu luas gudang yang terbatas, penambahan lemari rak serta barang disela-sela kegiatan sehingga adanya beberapa perubahan-perubahan tata letak barang.
Solusi untuk kendalanya yaitu merencanakan atau tetapkan titik lokasi barang yang baru datang sebelum dimasukan ke setiap rak.
Kegiatan aktualisasi yang berjudul “Optimalisasi Manajemen Gudang
Laboratorium Dengan Menerapkan Konsep FEFO Dan FIFO Untuk Menekan Jumlah
Kadaluarsa Reagen Dan Bahan Medis Habis Pakai (BMHP) Di Rs Paru Dr. H. A.
Rotinsulu Bandung” yang mulai dilaksanakan di minggu ke-2 Juli hingga minggu ke-3 Agustus yang mengimplementasikan nilai-nilai ASN BerAKHLAK. ketersediaan reagen dan BMHP di laboratorium sangat penting untuk tetap terlaksananya pelayanan di laboratorium maka pengelolaan gudang yang baik akan memudahkan pengontrolan pengeluaran dan pemaasukan barang serta menekan jumlah barang yang lewat dari tanggal kadaluarsa sehingga efisiensi penggunaan barang (Reagen/BMHP) di laboratorium meningkat
Dari kegiatan ini diperoleh hasil yaitu adanya kartu stok untuk memudahkan kontroling jumlah barang yang ada di gudang, Denah gudang untuk memudahkan penempatan dan pencarian letak barang di gudang sehingga selisih Antara jumlah stok dan di sistem sama. Dari kesesuaian jumlah nyata di gudang dengan di sistem tidak akan ada kekeliruan mengenai ketersediaan barang di gudang sehingga permintaan barang dan pemakaiannya efisien sesuai kebutuhan pelayanan, maka dari itu dapat menekan jumlah barang kadaluarsa yang tidak bisa terpakai.
Implementasi Nilai-nilai Dasar ASN BerAKHLAK yaitu Berorientasi pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif tertuang di kegiatan aktualisasi ini.
Kegiatan aktualisasi ini harus terus dilaksanakan serta dilakukan evaluasi dan perbaikan terus menerus pada pengelolaan gudang ini sehingga dapat beradaptasi mengikuti keadaan atau kebutuhan pemakaian reagen dan BMHP yang dapat berubahubah sehingga manfaatnya dapat bisa terus dirasakan
Setelah aktualisasi terlaksana terdapat catatan dari mentor untuk dilakukannya tindak lanjut agar manfaat dari gagasan yang telah dilakukan selama aktualisasi dapat terus dirasakan, berikut rencana tindak lanjut
No Kegiatan Waktu Pihak Terkait
1. Dilakukannya evaluasi dan stock opname setiap akhir bulan agar jumlah reagen dan BMHP terkontrol secara berkala
2. Penyempurnaan pengisian kartu stok untuk seluruh reagen dan BMHP yang tersedia dengan melakukan evaluasi
Setiap 1 bulan sekali
Penanggung Jawab Unit
1 minggu pertama setelah aktualisasi
1 bulan pertama setelah aktualisasi
3 bulan pertama setelah aktualisasi
Penanggung Jawab Unit
3. Evaluasi dan penyesuaian ulang tata letak reagen dan BMHP yang kemungkinkan bertambah atau berkurangnya jenis barang
Setiap 3 bulan sekali
Penanggung Jawab Unit
Lembaga Administrasi Negara (2021). Modul Beroirentasi Pelayanan. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Lembaga Administrasi Negara (2021). Modul Akuntabel. Jakarta: Lelmbaga Administrasi Negara.
Lembaga Administrasi Negara (2021). Modul Kompeten Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Lembaga Administrasi Negara (2021). Modul Harmonis. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Lembaga Administrasi Negara (2021). Modul Loyal Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Lembaga Administrasi Negara (2021). Modul Adaptif Jakarta: Lelmbaga Administrasi Negara.
Lembaga Administrasi Negara (2021). Modul Kolaboratif. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Peraturan Bersama Menteri Kesehatan dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 611/MENKES/PB/VIII/2006 Nomor 20 Tahun 2006 tentang petunjuk pelaksanaan jabatan fungsional pranata laboratorium kesehatan dan angka kreditnya.
Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN). Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Widyatmoko, T (2012). 6 Kesederhanaan Pahlawan Nasional Bung Hatta. https://www.merdeka.com/peristiwa/6-teladan-kesederhanaan-pahlawan-nasional-bunghatta.html
Kondisi sebelum
Kondisi Sesudah
Kondisi lemari tertutup ketika belum
dilaksanakannya aktualisasi terlihat
belum terdapat daftar barang yang ada di dalamnya. Dikhawatirkan Stok
barang terkait dianggap sudah kosong atau kesulitan dalam mencari barang
ketika akan melakukan kegiatan
pengeluaran barang
Kondisi lemari tertutup yang sudah terdapat daftar barang yang ada di dalamnya, petugas yang mengambil barang akan segera mengetahui terdapat barang apa saja yang ada didalam lemari tersebut.
Kartu pengambilan tidak ada jumlah stok tersedia saat itu. Kontroling
terhadap jumlah nyata di gudang sering kalih ada selisih dengan data jumlah pada sistem
Terdapat jumlah stok saat itu pada kartu stok yang baru dibuat. Lebih memudahkan kontroling jumlah nyata di gudang dengan data jumlah pada sistem
sebelum disusun atas kelompok jenis barang, barang menumpuk sehingga
saat akan stock opname maupun
pengambilan barrang akan kesulitan untuk menjangkau barang terkait
Setelah disusun atas kelompok jenis barang. Lebih mudah untuk dijangkau ketika akan dilakukan pengambilan barang dan ketika saat stock opname dilakukan
Kondsi gudang sebelum penataletakan. Box/kardus barang
yang baru datang seringkali menumpuk
sehingga akan kesulitan untuk
melakukan pengeluaran barang sesuai
dengan konsep FEFO atau FIFO
Kondisi gudang setelah penataletakan, box/kardus disusun sesuai dengan jenis barangnya dan terusun sesuai dengan tanggal kadalursanya
sehingga pelaksanaan konsep FEFO dan FIFO dapat mudah dilakukan
Lampiran. 4 Nota Dinas Penambahan SOP-AP Gudang di Inst. Laboratorium
Lampiran. 7 Lembar Pengendalian Mentor
KARTU KONSULTASI MENTOR
LATIHAN DASAR CPNS
BAPELKES CIKARANG KEMENTRIAN KESEHATAN RI TAHUN 2022
PENERAPAN SISTEM TROUBLESHOOTING TEKNOLOGI INFORMASI
MELALUI PEMBUATAN APLIKASI HELPDESK IT SUPPORT DI KANTOR KESEHATAN PELABUHAN KELAS II BANDUNG
Nama NDH Jabatan Instansi Mentor
: Sundara Riksa Sulaksana, A.Md.AK : 07
: Pranata Laboratorium Kesehatan
: R.S. Paru Dr. H. A. Rotinsulu Bandung
: Dr. Tarli Supriyatna, SE,.MM
No. Tanggal Uraian Konsultasi Media Coaching Paraf Mentor
1 7 Juli 2022
Melakukan konsultasi dengan mentor mengenai rancangan aktualisasi yang akan dilakukan dan revisi bab 1 dan bab 3 Daring
2 25 Juli 2022
Konsultasi kegiatan aktual yang sedang berjalan Daring
3 19 Agustus 2022
Melakukan konsultasi persiapan tahapan klasikal Daring
4 22 Agustus 2022
Melakukan revisi mengenai bahan yang akan diseminarkan serta isi lampiran Luring
5 25 Agustus 2022 Simulasi Seminar Luring