BAB III RANCANGAN AKTUALISASI

3.1 Deskripsi Isu

3.1.1 Isu Ke-1 : Kurang optimalnya sarana dan prasarana

● Uraian data/fakta dari isu ini yaitu sarana dan prasarana berfungsi untuk mempermudah proses kegiatan supaya tujuan bersama dapat tercapai. Selain mempermudah, adanya sarana dan prasarana juga mempercepat proses kerja suatu organisasi atau lembaga. Produktivitas kegiatan dapat meningkat karena terbantu oleh adanya sarana dan prasarana yang memadai. Perangkat yang digunakan masih jadul atau sudah lama/tua dan tidak upgrade, maka dari itu menyebabkan sering terjadi erroratau ngehang. Perangkat yang digunakan juga turun temurun dari dulu sehingga sering mengalami kendala memori penuh yang menyebabkan komputer menjadi lambat. Sarana dan prasarana yang dirasakan oleh tiap karyawan pun tidak merata, ada beberapa komputer yang tidak dilengkapi dengan printer sehingga jika ada keperluan untuk mencetak data maka harus meminjam komputer rekannya yang sudah dilengkapi dengan printer.

● Penyebab isu ini karena sarana dan prasarana dipakai secara turun temurun dan lamanya melakukan pengadaan barang sehingga fasilitas yang dirasakan tiap karyawan berbeda, seperti contoh di bawah ini ada beberapa kursi yang sudah tidak lengkap serta komputer yang tidak dilengkapi dengan printer.

● Dampak isu yang dapat ditimbulkan dari masalah ini yaitu berkurangnya kenyamanan yang berpengaruh kepada produktivitas karyawan, serta menghambat kinerja pegawai karena tidak meratanya sarana dan prasarana yang dirasakan tiap karyawannya.

● Pihak yang terkait dengan isu ini yaitu semua karyawan yang menggunakan sarana dan prasarana.

3.1.2

● Uraian data/fakta isu ini yaitu penggunaan soft file di lingkungan RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung masih jarang digunakan. Penggunaan hardfileatau kertas masih sering digunakan oleh karena itu sering dijumpai kertas yang menumpuk. Ada beberapa dokumen yang memang harus berbentuk hardfiletapi tidak sedikit yang cukup hanya berbentuk soft file seperti misalnya lampiran dalam berkas bayar, terkadang ada yang sudah memakai CD tapi masih banyak juga yang memilih untuk mencetaknya.

● Penyebab isu yaitu penggunaan softfiledi lingkungan RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung masih jarang digunakan. Serta belum adanya budaya paperless yang diterapkan di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung.

● Dampak isu yang ditimbulkan yaitu buang-buang kertas sama saja tidak ramah lingkungan dan jika bisa menghemat penggunaan kertas maka bisa menghemat pula anggaran untuk pembelian kertas. Kertas terbuat dari olahan kayu pohon, sehingga dengan menghemat kertas kita akan mengurangi jumlah pohon yang harus ditebang untuk pembuatan kertas.

● Pihak yang terkait dengan isu ini secara tidak langsung memengaruhi semua makhluk hidup yang ada di bumi karena kaitannya dengan tindakan ramah lingkungan.

3.1.3

● Uraian data/fakta isu ini yaitu pembayaran utang dapat dilakukan jika berkas bayar sudah lengkap serta sudah tervalidasi oleh semua bagian. Di bagian perbendaharaan dilakukan pemeriksaan kelengkapan berkas yang dibutuhkan sebagai syarat agar suatu dana dapat dicairkan. Jika suatu berkas masih belum lengkap atau masih terdapat kesalahan maka bagian perbendaharaan wajib mengembalikan ke bagian sebelumnya, untuk berkas pembayaran layanan jasa dikembalikan ke bagian PEA (Penyusunan dan Evaluasi Anggaran) sedangkan untuk berkas pembelian barang dikembalikan ke bagian akuntansi dan verifikasi. Pengembalian sampai tahap pembenaran lalu dikembalikan kembali ke bagian perbendaraan memerlukan waktu yang relatif tidak sebentar tergantung letak kesalahan atau ketidaklengkapan berkas tersebut. Oleh karena itu pentingnya dilakukan sistem pencatatan ekspedisi berkas yang dikembalikan tersebut dengan baik agar pelacakan berkas dapat dilakukan dengan mudah serta untuk mengontrol berkas mana yang sudah kembali dan mana yang masih tahap perbaikan. Sistem pencatatan ekspedisi berkas yang dikembalikan yang baik juga berfungsi sebagai pengingat agar berkas-berkas yang masih harus diperbaiki bisa segera diproses agar tahap pembayaran bisa segera dilakukan.

● Penyebab isu ini yaitu kurang optimalnya pencatatan ekspedisi berkas yang dikembalikan karena belum adanya SOP yang mengatur khusus mengenai pencatatan ekspedisi berkas yang dikembalikan. Pegawai masih terbiasa dengan sistem pencatatan yang lama, hanya memberikan keterangan di samping seperti contoh gambar di bawah. Hal ini kurang efektif karena kurang jelas informasinya seperti tanggal berkas dikembalikan, alasan dikembalikan, dan siapa yang menerima berkas tersebut.

● Dampak isu yang ditimbulkan dari masalah ini yaitu sulitnya melacak berkas serta berisiko memunculkan kesalahpahaman antar pegawai karena tidak ada bukti penerimaan berkas.

● Pihak yang terkait dengan isu ini yaitu bagian perbendaharaan, bagian anggaran, bagian akuntansi, serta vendor karena terkadang jika ada vendor yang bertanya perihal progress dari berkas bayar yang sudah mereka ajukan, maka penting untuk kita mengetahui letak dan sudah sejauh mana berkas tersebut diproses.

3.2 Penetapan CoreIsu

Setelah proses identifikasi isu, tahap selanjutnya yaitu menentukan core isu salah satunya dengan menggunakan metode USG (Urgency,Seriousness,Growth). Metode USG merupakan salah satu cara menetapkan urutan prioritas masalah dengan metode teknik scoring. Proses untuk metode USG dilaksanakan dengan memperhatikan urgensi dari masalah, keseriusan masalah yang dihadapi, serta kemungkinan bekembangnya masalah tersebut semakin besar.

Tabel III 1