PELAKSANAAN AKTUALISASI

4.1. Rekapitulasi Kegiatan Aktualisasi

Kegiatan aktualisasi latihan dasar CPNS ini dilaksanakan di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung dimulai tanggal 27 Juli 2022 sampai dengan 6 September 2022. Kegiatan aktualisasi ini merupakan penerapan dari rancangan aktualisasi yang terdiri dari 4 kegiatan, yaitu membuat perencanaan gagasan, menyiapkan gagasan, melakukan sosialisasi kepada pihak terkait, dan uji coba pelaksanaan gagasan yang mengacu pada nilai- nilai dasar BerAKHLAK, visi dan misi, penguatan nilai organisasi serta keterkaitan dengan agenda III yaitu Smart ASN dan Manajemen ASN.

Tabel IV 1 Rekapitulasi Kegiatan Aktualisasi

Kegiatan Tahapan Kegiatan Jadwal Kegiatan

1 Membuat perencanaan gagasan a. Menyampaikan kendala yang dihadapi kepada atasan serta meminta saran dan masukan atasan b. Mengemukakan gagasan kreatif yang ingin dicapai serta meminta persetujuan atasan mengenai gagasan tersebut

2 Menyiapkan gagasan yang telah direncanakan a. Menyiapkan ekspedisi fisik berupa buku catatan yang telah dilengkapi kolom-kolom informasi yang dibutuhkan b. Menyiapkan ekspedisi fisik berupa excel tersendiri yang telah dilengkapi kolom-kolom informasi yang dibutuhkan c. Membuat excel tersebut menjadi google sheet agar

Output Keterangan Rencana Implementa si selesai

3 Melakukan sosialisasi kepada pihak terkait dapat diakses oleh pihak terkait d. Membuat SOP mengenai gagasan yang diajukan a. Berkonsultasi dengan atasan mengenai sosialisasi mengenai sistem pencatatan terbaru dan SOP yang telah dibuat b. Mensosialisasik an mengenai tujuan dan manfaat sistem pencatatan terbaru kepada pihak terkait

4 Uji coba pelaksanaan gagasan a. Melakukan uji coba pelaksanaan sistem pencatatan terbaru b. Mendengar kritik dan saran dari pihak terkait mengenai pelaksanaan sistem pencatatan terbaru

29 Agustus – 6 September 2022

29 Agustus – 6 September 2022

Pihak telah mengetahui tujuan dan manfaat dari sistem pencatatan terbaru

Kegiatan terlaksana sesuai dengan rencana

Pelaksanaan sistem pencatatan terbaru telah dilakukan serta pembuatan SOP telah selesai

Kegiatan terlaksana sesuai dengan rencana

4.2. Deskripsi Capaian Aktualisasi

Kegiatan aktualisasi ini dilaksanakan di Sub. Bagian Perbendaharaan RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung yang berjudul optimalisasi sistem pencatatan ekpedisi berkas yang dikembalikan yang telah dianalisis menggunakan metode fishbone.

4.2.1 Membuat Perencanaan Gagasan

Dalam kegiatan membuat perencanaan gagasan, penulis melakukan konsultasi dengan atasan langsung mengenai kendala yang dihadapi serta gagasan kreatif yang diusulkan dengan output yang diinginkan yaitu persetujuan atas gagasan yang telah diungkapkan. Hal ini berkaitan dengan sikap berorientasi pelayanan karena berusaha solutif dalam menyelesaikan masalah, harmonis (menghargai saran dan kritik dari atasan), bertanggung jawab dengan gagasan yang diberikan (akuntabel), melakukan inovasi (kompeten), berkomitmen dengan tujuan yang ingin dicapai (loyal), dan berkolaborasi dengan atasan terkait gagasan yang diberikan (kolaboratif).

Adapun persetujuan tersebut dibuktikan dengan penandatanganan surat izin melaksanakan kegiatan aktualisasi yang mencakup nama peserta serta judul kegiatan yang telah disetujui oleh mentor dan direktur keuangan.

Gambar IV 2 Surat Izin Melaksanakan Kegiatan Aktualisasi

4.2.2 Menyiapkan gagasan yang telah direncanakan

Pada kegiatan ini penulis mulai membuat gagasan yang direncanakan, pertama penulis menyiapkan buku khusus untuk kegiatan ekspedisi yang mencakup tanggal pengembalian, nama perusahaan, alasan dikembalikan, no BAP, nominal, serta tanda tangan yang menerima berkas tersebut.

Kedua, penulis menyiapkan excel tersendiri sebagai dasar untuk mencatat di google sheet.Isi pada excel kurang lebih sama dengan yang ada di buku ekspedisi, hanya saja kolom tanda tangan diganti dengan kolom bagian yang menerima serta pada excel ditambahkan tanggal penyerahan setelah berkas selesai diperbaiki.

Ketiga, penulis menyiapkan googlesheet agar pihak terkait dapat mengetahui dan sebagai pengingat berkas mana saja yang dikembalikan dan alasan berkas tersebut dikembalikan. Hal ini dilakukan agar excel mengenai berkas yang dikembalikan dapat diakses dan dapat dilihat tidak hanya oleh penulis, tetapi pihak yang terkait pun dapat mengakses dan melihatnya.

Keempat, penulis membuat rancangan SOP mengenai prosedur pengembalian berkas yang masih terdapat kesalahan.

Gambar IV 6 Rancangan SOP

Hal ini berkaitan dengan sikap bertanggung jawab dengan gagasan yang diberikan (akuntabel), melakukan inovasi (kompeten), dapat mengikuti perkembangan zaman (adaptif), bertanggung jawab dengan gagasan yang diberikan (akuntabel)

4.2.3 Melakukan sosialisasi kepada pihak terkait

Pada kegiatan ini penulis melakukan konsultasi mengenai gagasan yang telah dibuat dan mengenai rancangan SOP yang telah dibuat. Dari konsultasi tersebut didapat beberapa revisi mengenai SOP. Hal ini berkaitan dengan sikap membangun hubungan yang baik dengan rekan kerja dan saling tolong menolong (harmonis), Menyampaikan sosialisasi secara ramah dan cermat (berorientasi pelayanan), berkolaborasi dengan bagian yang bersangkutan (kolaboratif).

Telah dilakukan juga sosialisasi mengenai pentingnya menggunakan buku ekspedisi serta sosialisasi mengenai kegunaan dari google sheet kepada pihak terkait.

4.2.4 Uji coba pelaksanaan gagasan

Pada kegiatan ini penulis mulai melakukan uji coba pelaksanaan pada gagasan yang telah diungkapkan. Pada saat ada pengembalian berkas, penulis mencatat info berkas dan meminta tanda tangan sebagai bukti bahwa yang bersangkutan telah menerima berkas tersebut.

Penulis juga mencatat di excel dan menyalinnya kegooglesheetagar mudah dilakukan pelacakan berkas atau mudah untuk mengetahui berkas yang dikembalikan diserahkan ke bagian mana. Penulis mulai membagikan link googlesheettersebut ke pihak terkait serta meminta saran dan kritik dari hasil gagasan yang penulis buat.

Untuk pembuatan SOP telah selesai dilakukan dan telah disetujui oleh atasan dan mentor. SOP tersebut juga sudah ditandatangani oleh direktur keuangan dan plt direktur utama.

Gambar IV 11 SOP yang telah direvisi

Kegiatan ini berkaitan dengan sikap melakukan sistem yang telah dirancang (kompeten), Menghargai kritik dan saran dari pihak terkait (harmonis), dan berkolaborasi dengan bagian yang bersangkutan (kolaboratif)

4.3 Perbandingan Sesudah dan Sebelum Pelaksanaan Aktualisasi

Dari capaian aktualisasi tersebut didapatkan perbandingan sebelum dan sesudah adanya sistem pencatatan ekspedisi berkas yang dikembalikan.

Tabel IV 2 Perbandingan sebelum dan sesudah pelaksanaan aktualisasi

Sebelum Aktualisasi

Sulitnya melakukan pelacakan berkas yang dikembalikan

Sulit untuk mengontrol berkas mana yang sudah kembali dan mana yang masih tahap perbaikan

Tidak ada serah terima sehingga memicu timbulnya kesalahpahaman

Terkadang pihak yang bersangkutan lupa alasan mengapa berkas dikembalikan sehingga balik lagi ke sub bagian perbendaharaan untuk bertanya yang mengakibatkan tidak efisien dalam waktu

Sesudah Aktualisasi

Pelacakan berkas dapat dilakukan dengan mudah

Pengontrolan berkas dapat dilakukan dengan mudah

Tidak ada kesalahpahaman karena sudah adanya bukti serah terima

Efisien dalam waktu karena alasan pengembalian berkas bisa dilihat melalui googlesheet

4.4. Rekapitulasi Realisasi Habituasi MP Agenda II

Bab V Kesimpulan

Isu yang terpilih dalam aktualisasi ini yaitu kurang optimalnya pencatatan ekspedisi berkas yang dikembalikan bagian perbendaharaan di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung. Pentingnya dilakukan sistem pencatatan ekspedisi berkas yang dikembalikan tersebut dengan baik agar pelacakan berkas dapat dilakukan dengan mudah serta untuk mengontrol berkas mana yang sudah kembali dan mana yang masih tahap perbaikan. Sistem pencatatan ekspedisi berkas yang dikembalikan yang baik juga berfungsi sebagai pengingat agar berkas-berkas yang masih harus diperbaiki bisa segera diproses agar tahap pembayaran bisa segera dilakukan. Output yang ingin dicapai yaitu membuat ekspedisi fisik berupa buku yang berisikan tanda terima pengembalian berkas mencakup tanda tangan yang bersangkutan, ekspedisi non fisik berupa googlesheet yang dapat diakses oleh bagian yang bersangkutan, serta SOP sebagai pendukung gagasan. Langkah-langkah dalam aktualisasi ini yaitu membuat perencanaan gagasan, menyiapkan gagasan, melakukan sosialisasi ke pihak terkait, dan uji coba pelaksanaan gagasan.

Referensi

https://rshs.or.id https://id.wikipedia.org/wiki/Najwa_Shihab https://lan.go.id/?page_id=1872 https://indonesiabaik.id/infografis/siapa-saja-yang-termasuk-asn https://abdipersadafm.co.id/2021/10/29/lolos-seleksi-asn-tahun-ini-pppk-wajib-ikutilatsar/#:~:text=BANJARBARU%20%E2%80%93%20Pegawai%20Pemerintah%20dengan% 20Perjanjian,lanjutan%20yakni%20wajib%20mengikuti%20Latsar.