Optimalisasi Sistem Pencatatan Ekspedisi Berkas yg dikembalikan Bagian Perbendaharaan

LAPORAN AKTUALISASI

NILAI NILAI DASAR ASN (BerAKHLAK)

PESERTA PELATIHAN DASAR CPNS KEMENTERIAN KESEHATAN

ANGKATAN II TAHUN 2022

HALAMAN JUDUL

Optimalisasi Sistem Pencatatan Ekspedisi Berkas yang

Dikembalikan Bagian Perbendaharaan di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung

disusun oleh:

Nama : Nurul Indah Fauziah

NIP : 200001012022032003

NDH : 07

Jabatan : Pengelola Keuangan

Instansi : RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung

KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA

BEKERJASAMA DENGAN

UPTD PELATIHAN KESEHATAN DINAS KESEHATAN

PROVINSI JAWA BARAT

2022

LEMBAR PERSETUJUAN

RANCANGAN AKTUALISASI NILAI-NILAI DASAR ASN (BerAKHLAK) PESERTA

PELATIHAN DASAR CPNS KEMENTERIAN KESEHATAN RI ANGKATAN 2 GOLONGAN 2

TAHUN 2022

Optimalisasi Sistem Pencatatan Ekspedisi Berkas yang Dikembalikan Bagian Perbendaharaan di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung

Nama

NDH

NIP Jabatan Instansi

: Nurul Indah Fauziah : 07 : 200001012022032003

: Pengelola Keuangan

: RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung Bandung, Juli 2022

Mengetahui, Coach Menyetujui, Mentor

LEMBAR PENGESAHAN

RANCANGAN AKTUALISASI NILAI-NILAI DASAR ASN (BerAKHLAK) PESERTA

PELATIHAN DASAR CPNS KEMENTERIAN KESEHATAN RI ANGKATAN 2 GOLONGAN 2

TAHUN 2022

Optimalisasi Sistem Pencatatan Ekspedisi Berkas yang Dikembalikan Bagian

Perbendaharaan di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung

Nama NDH NIP Jabatan Instansi

: Nurul Indah Fauziah

: 07

: 200001012022032003

: Pengelola Keuangan

: RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung

Bandung, Juli 2022

Coach Mentor

Penguji

apt. Tati Nurhayati, S.Farm., MH.Kes. Tri Handajani, SE., Ak., MM. NIP.196608011986032006 NIP.196911241994032002

MHD Rusdy SPd, SKP, MH.Kes. NIP.196305071984091001

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, karena berkat rahmat dan hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan Rancangan Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar ASN (BerAkhlak) yang berjudul “Optimalisasi Sistem Pencatatan Ekspedisi Berkas yang Dikembalikan Bagian Perbendaharaan di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung” sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Latihan Dasar CPNS Kementerian Kesehatan RI angkatan 2 golongan 2 Tahun 2022.

Dalam penulisan Rancangan Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar ASN (BerAkhlak) ini penulis mendapat bantuan serta dukungan dari berbagai pihak, khususnya dari kedua orang tua penulis yang senantiasa mendoakan penulis, sehingga Rancangan Aktualisasi ini dapat terselesaikan, dan penulis juga ingin mengucapkan terimakasih kepada pihak-pihak yang berkaitan langsung dengan penulisan Rancangan Aktualisasi yang penulis buat:

1. Ibu apt. Tati Nurhayati, S.Farm., MH.Kes. selaku coach Rancangan Aktualisasi yang telah memberikan bantuan kepada penulis berupa bimbingan, nasihat, serta saran untuk dapat menyelesaikan Rancangan Aktualisasi dengan baik.

2. Ibu Tri Handajani, SE., Ak., MM. selaku mentor Rancangan Aktualisasi yang telah memberikan bantuan kepada penulis berupa saran dan dukungan untuk dapat menyelesaikan Rancangan Aktualisasi dengan baik.

3. Seluruh fasilitator yang telah memberikan ilmu pengetahuan yang pastinya sangat bermanfaat bagi kami.

4. Teman-teman CPNS yang selalu memberi dukungan dan motivasi, sehingga Rancangan Aktualisasi ini dapat terselesaikan.

5. Dan pihak lainnya yang terkait yang tidak bisa disebutkan satu persatu.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Rancangan Aktualisasi ini masih terdapat kekurangan, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang dapat membangun agar laporan selanjutnya dapat lebih baik. Penulis berharap laporan ini dapat bermanfaat umumnya bagi pembaca dan khususnya bagi penulis.

Bandung, Juli 2022

Penulis

DAFTAR GAMBAR

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

ASN adalah profesi bagi pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang bekerja pada instansi pemerintah. ASN terdiri dari dua kategori yaitu PNS dan PPPK. Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya disingkat PNS adalah warga negara Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, diangkat sebagai Pegawai ASN secara tetap oleh pejabat pembina kepegawaian untuk menduduki jabatan pemerintahan. Sedangkan, Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja yang selanjutnya disingkat PPPK adalah warga negara Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, yang diangkat berdasarkan perjanjian kerja untuk jangka waktu tertentu dalam rangka melaksanakan tugas pemerintahan. PNS dan PPPK juga memiliki hak sebagai aparatur sipil negara. PPPK sebagaimana dimaksud, diberikan gaji dan tunjangan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku bagi Pegawai Negeri Sipil (PNS). Selain itu, dalam rangka pengembangan kompetensi untuk mendukung pelaksanaan tugas, PPPK dan PNS diberikan kesempatan untuk pengetahuan sesuai dengan perencanaan pengembangan kompetensi pada Instansi Pemerintah.

Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil (Latsar CPNS) adalah pendidikan dan pelatihan dalam Masa Prajabatan yang dilakukan secara terintegrasi untuk membangun integritas moral, kejujuran, semangat dan motivasi nasionalisme dan kebangsaan, karakter kepribadian yang unggul dan bertanggung jawab, dan memperkuat profesionalisme serta kompetensi bidang. Pelatihan Dasar CPNS bertujuan untuk mengembangkan kompetensi CPNS yang dilakukan secara terintegrasi. Kompetensi diukur berdasarkan kemampuan menunjukkan sikap perilaku bela negara; mengaktualisasikan nilai-nilai dasar PNS dalam pelaksanaan tugas jabatannya; mengaktualisasikan kedudukan dan peran PNS dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia; dan menunjukkan penguasaan Kompetensi Teknis yang dibutuhkan sesuai dengan bidang tugas. Sementara terintegrasi berarti penyelenggaraan Pelatihan Dasar CPNS memadukan antara pelatihan klasikal dengan nonklasikal; dan Kompetensi Sosial Kultural dengan Kompetensi Bidang. (Sumber: Peraturan LAN No. 1 Tahun 2021).

Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK) juga bakal diikutsertakan ke tahap lanjutan yakni wajib mengikuti Latsar. Meski begitu, pelatihan dasar yang akan dijalankan oleh pihak penyelenggara dipastikan sangat jauh berbeda dengan penerapan pendidikan untuk Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS).

Rancangan aktualisasi ini merupakan proses evaluasi pelatihan dasar Calon

Pegawai Negeri Sipil (CPNS) di lingkungan Kementerian Kesehatan serta habituasi kegiatan aktualisasi dengan menerapkan nilai-nilai BerAKHLAK (Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif) di unit kerja sesuai dengan profesi masing-masing ASN.

Di lingkungan RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung terdapat beberapa isu yang

penulis alami seperti kurang optimalnya sarana dan prasarana, masih belum ramah terhadap penggunaan kertas, serta kurang optimalnya pencatatan ekspedisi berkas yang

dikembalikan. Berdasarkan urgensi serta dampak yang ditimbulkan dari masing-masing isu, penulis menetapkan isu yang terpilih yaitu “kurang optimalnya pencatatan ekspedisi berkas yang dikembalikan”.

2.1 Tujuan

2.1.1 Tujuan Umum

Adapun tujuan umum dari rancangan aktualisasi ini adalah untuk menginternalisasikan dan mengimplementasikan core values ASN yang berAKHLAK, yaitu Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif, dalam rangka mendukung employer branding ASN “Bangga Melayani Bangsa”. Setelah mengikuti kegiatan Pelatihan Dasar (latsar) CPNS diharapkan peserta latsar mampu mengaktualisasikan nilai–nilai dasar PNS dan peran serta kedudukan PNS dalam NKRI yang dipelajari peserta pelatihan dasar dengan dibuatnya rancangan aktualisasi.

2.1.2 Tujuan Khusus

Sedangkan tujuan khusus dari rancangan aktualisasi peserta yang berjudul “Optimalisasi Sistem Pencatatan Ekspedisi Berkas yang Dikembalikan Bagian

Perbendaharaan di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung” bertujuan agar pelacakan dokumen yang dikembalikan dapat dilakukan dengan mudah serta menghindari terjadinya kesalahpahaman antar karyawan.

3.1 Manfaat

3.1.1 Manfaat bagi Peserta

Manfaat penyelenggaran latsar bagi peserta untuk menambah wawasan dan rancangan aktualisasi ini sebagai wadah penyaluran inovasi/ide dari peserta terhadap isu yang dihadapi di instansinya masing-masing untuk mewujudkan smart governance. Pembuatan rancangan aktualisasi ini juga bermanfaat untuk mempermudah kinerja peserta dalam pekerjaannya sehari-hari.

3.1.2 Manfaat bagi Instansi

Sedangkan manfaat untuk instansi, rancangan ini bermanfaat untuk proses kolaborasi antar bagian, karena rancangan ini bermanfaat sebagai reminderatau pengingat berkas mana saja yang dikembalikan dan harus diperbaiki oleh bagian yang bersangkutan.

3.1 Ruang Lingkup

- Ruang lingkup pelaksanaan aktualisasi yaitu di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung bagian Perbendaharaan.

- Pelaksanaan aktualisasi dilakukan mulai tanggal 27 Juli – 6 September 2022.

- Output yang ingin dihasilkan yaitu terbentuknya ASN BerAKHLAK dalam rangka mendukung employer branding ASN “Bangga Melayani Bangsa”. Dan output yang ingin dihasilkan dari rancangan aktualisasi ini yaitu adanya ekspedisi fisik berupa buku catatan dan ekspedisi non fisik berupa excel tersendiri yang dibuat menjadi google sheet yang bisa diakses oleh pihak yang bersangkutan, serta pembuatan SOP sebagai pendukung.

BAB II

PROFIL INSTANSI DAN PESERTA

2.1 Profil Instansi

RSUP Dr. Hasan Sadikin merupakan rumah sakit rujukan puncak (TopReferralHospital) di Provinsi Jawa Barat sejak tahun 1978 dan ditetapkan sebagai RS kelas A oleh Menteri Kesehatan RI sejak tahun 2004, yang beralamat di Jl. Pasteur No.38, Pasteur, Kec. Sukajadi, Kota Bandung, Jawa Barat 40161 dengan tanah seluas 85.687 m2 dan luas bangunan mencapai 101.035 m2. Rumusan Visi RSHS yang mengacu pada Visi Pemerintah Indonesia Maju 2020-2024 yaitu “Terwujudnya Indonesia Maju yang Berdaulat, Mandiri, dan Berkepribadian, Berlandaskan Gotong Royong”. Sedangkan Rumusan Misi RSHS yang mengacu pada Visi Pemerintah Indonesia Maju tahun 2020-2024 “Memujudkan Kualitas Hidup Manusia Indonesia yang Tinggi, Maju, dan Sejahtera”. Motto dari RSHS adalah “Kesehatan anda menjadi prioritas kami”. Motto tersebut bermaksud bahwa RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung dapat memberikan pelayanan kesehatan dengan sangat baik serta peduli terhadap kesehatan kita semua. RSHS sepakat untuk meneruskan tata nilai PAMINGPIN PITUIN karena rumusan nilai ini menggambarkan siapa RSHS dan budaya Jawa Barat. Nilai ini menjadi panutan manajemen dan karyawan RSHS dalam memberikan asuhan dan pelayanan kepada pasien, keluarga pasien, dan sesama karyawan.

Kepemimpinan = nilai yang menggambarkan kepeloporan dan menyiapkan talenta-talenta terbaik di bidangnya.

Profesional = nilai yang berorientasi pada pencapaian kinerja melalui penjalinan kemitraan.

Inovatif = nilai yang menggambarkan keinginan untuk menghasilkan suatu yang baru dan senantiasa melakukan perbaikan secara berkesinambungan.

Tulus = keinginan untuk memberi tanpa pamrih, proaktif dan responsive.

Unggul = keinginan untuk menjadi yang terbaik dan menghasilkan kualitas prima.

Integritas = nilai yang menggambarkan kejujuran, amanah dan menjunjung etika yang tinggi dalam menjalankan tugas.

Adapun tugas dan fungsi RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung yaitu bertugas menyelenggarakan pelayanan kesehatan perseorangan secara paripurna dan memiliki fungsi Penyusunan Rencana, Program, dan Anggaran; Pengelolaan Pelayanan Medis dan Penunjang Medis; Pengelolaan Pelayanan Keperawatan; Pengelolaan Pelayanan Non Medis; Pengelolaan Pendidikan dan Pelatihan di Bidang Pelayanan Kesehatan; Pengelolaan Penelitian, Pengembangan dan Penapisan Teknologi di Bidang Pelayanan Kesehatan; Pengelolaan Keuangan dan Barang Milik Negara; Pengelolaan Layanan Pengadaan Barang/Jasa; Pengelolaan Sumber Daya Manusia; Pelaksanaan Urusan Hukum, Organisasi dan Hubungan Masyarakat; Pelaksanaan Kerja Sama; Pengelolaan Sistem Informasi; Pemantauan, Evaluasi dan Pelaporan; dan Pelaksanaan Urusan Administrasi Rumah Sakit.

2.2 Profil

Nama : Nurul Indah Fauziah

NIP : 200001012022032003

TTL : Bandung, 01 Januari 2000

Jabatan : Pengelola Keuangan

Instansi : RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung

Lingkup tugas bagian PMD (Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana) atau yang sekarang disebut menjadi PPA (Perbendaharaan dan Pengelolaan Anggaran) adalah pengelolaan penerimaan dan pengeluaran (belanja) rumah sakit, pengurusan SPM (Surat Perintah Membayar) sampai terbit SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana) dari KPPN (Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara), pengelolaan cash flow, pengelolaan piutang pasien umum, pengelolaan gaji dan belanja pegawai lainnya serta pengelolaan jasa medik.

Tugas dan fungsi penulis di bagian perbendaharaan :

- Memeriksa kelengkapan berkas tagihan pembayaran

- Menghitung setoran pajak (PPN & PPh) pembelian barang

- Menginput ke dalam sistem dan mencetak info tagihan

- Membuat kwitansi tagihan SPPD

Gambar II 1 Struktur Organisasi RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung

Peserta

Gambar II 2 Profil Peserta

- Mengelola arsip berkas pembayaran

Di bagian perbendaharaan penulis melakukan pemeriksaan berkas serta kelengkapan berkas yang dibutuhkan sebagai syarat agar suatu dana dapat dicairkan. Setelah dirasa berkas tersebut sudah lengkap dan tidak perlu ada perbaikan, maka selanjutnya penulis memasukkan info tagihan ke sistem dan cetak untuk kelengkapan berkas berupa potongan pajak yang dikenakan (PPN dan PPh). Selain mengelola berkas bayar, penulis juga membuat kwitansi tagihan SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas) dan mengelola ADK (Arsip Data Komputer) dengan membantu scan berkas yang telah dibayar dan memindahkan ke server pusat penyimpanan arsip.

2.3 Sikap Perilaku Bela Negara

Bela Negara adalah tekad, sikap, dan perilaku serta tindakan warga negara, baik secara perseorangan maupun kolektif dalam menjaga kedaulatan negara, keutuhan wilayah, dan keselamatan bangsa dan negara yang dijiwai oleh kecintaannya kepada Negara Kesatuan Republik Indonesia yang berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 dalam menjamin kelangsungan hidup bangsa Indonesia dan Negara dari berbagai Ancaman. Dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 23 tahun 2019 tentang Pengelolaan Sumber Daya Nasional untuk Pertahanan Negara Pasal 7 dijelaskan bahwa Keikutsertaan Warga Negara dalam usaha Bela Negara salah satunya dilaksanakan melalui pendidikan kewarganegaraan dengan Pembinaan Kesadaran Bela Negara dengan menanamkan nilai dasar Bela Negara, yang meliputi:

a. cinta tanah air;

● Menjaga tanah dan perkarangan serta seluruh ruang wilayah Indonesia.

● Jiwa dan raganya bangga sebagai bangsa Indonesia.

● Jiwa patriotisme terhadap bangsa dan negaranya.

● Menjaga nama baik bangsa dan negara.

● Memberikan konstribusi pada kemajuan bangsa dan negara.

● Bangga menggunakan hasil produk bangsa Indonesiab.

b. sadar berbangsa dan bernegara;

● Berpartisipasi aktif dalam organisasi kemasyarakatan, profesi maupun politik.

● Menjalankan hak dan kewajibannya sebagai warga Negara sesuai dengan

● peraturan perundang-undangan yang berlaku.

● Ikut serta dalam pemilihan umum.

● Berpikir, bersikap dan berbuat yang terbaik bagi bangsa dan negaranya.

● Berpartisipasi menjaga kedaulatan bangsa dan negara.

c. setia pada Pancasila sebagai ideologi negara;

● Paham nilai-nilai dalam Pancasila.

● Mengamalkan nilai-nilai Pancasila dalam kehidupan sehari-hari.

● Menjadikan Pancasila sebagai pemersatu bangsa dan negara.

● Senantiasa mengembangkan nilai-nilai Pancasila.

● Yakin dan percaya bahwa Pancasila sebagai dasar negara.

d. rela berkorban untuk bangsa dan negara;

● Bersedia mengorbankan waktu, tenaga dan pikirannya untuk kemajuan

● bangsa dan negara.

● Siap membela bangsa dan negara dari berbagai macam ancaman.

● Berpartisipasi aktif dalam pembangunan masyarakat, bangsa dan negara.

● Gemar membantu sesama warga negara yang mengalami kesulitan.

● Yakin dan percaya bahwa pengorbanan untuk bangsa dan negaranya tidak

● sia-sia.

e. kemampuan awal Bela Negara.

● Memiliki kecerdasan emosional dan spiritual serta intelijensia.

● Senantiasa memelihara jiwa dan raga

● Senantiasa bersyukur dan berdoa atas kenikmatan yang telah diberikan

● Tuhan Yang Maha Esa.

● Gemar berolahraga.

● Senantiasa menjaga kesehatannya.

2.4 Nilai-nilai Dasar ASN BerAKHLAK

Berorientasi pelayanan

Selalu bersikap ramah kepada siapa saja, terutama kepada masyarakat. Dapat diandalkan serta cekatan dan dapat memberikan solusi atas masalah-masalah yang ada di masyarakat. Kode etik berorientasi pelayanan yaitu memberikan pelayanan prima demi kepuasan masyarakat; memahami dan memenuhi kebutuhan masyarakat; bersikap ramah, cekatan, solutif, dan dapat diandalkan; serta selalu melakukan perbaikan jika mendapatkan kritik senantiasa melakukan perbaikan.

Akuntabel

Akuntabel adalah suatu prinsip bisnis yang mengajarkan mengenai transparansi kinerja serta pertanggungjawaban seseorang atas tugas maupun kewajibannya. Kode etik akuntabel yaitu bertanggung jawab atas kepercayaan yang diberikan; melaksanakan tugas dengan jujur, bertanggung jawab, disiplin; menggunakan kekayaan dan barang milik negara secara bertanggung jawab; serta tidak menyalahgunakan kewenangan jabatan.

Kompeten

Pengertian kompetensi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) (2002), pengertian kompetensi adalah kecakapan, mengetahui, berwenang, dan berkuasa memutuskan atau menentukan atas sesuatu. Kompeten bisa diartikan terus belajar dan mengembangkan kapabilitas. Kode etik kompeten yaitu selalu meningkatkan kompetensi diri; membantu orang lain belajar; saling membantu mengembangkan kemampuan diri; melaksanakan tugas yang diberikan dengan sebaik mungkin dan tepat waktu.

Harmonis

Dalam kehidupan sehari-hari harmonis memiliki arti keselarasan hidup, serasi, disiplin, tolong menolong, saling memaafkan dan saling menghargai. Kode etik harmonis yaitu menghargai perbedaan dengan saling menghargai perbedaan latar belakang dengan siapapun serta tidak membeda-bedakannya; saling menolong jika ada yang mengalami kesulitan; membangun hubungan yang baik dengan rekan kerja agar tercipta lingkungan kerja yang kondusif.

Loyal

Loyalitas adalah konsep yang berkaitan dengan komitmen dan dedikasi kepada orang lain. Wujud dari loyalitas adalah rasa hormat dan kepercayaan. Sikap loyal memberikan atau menunjukkan dukungan yang kuat secara terus-menerus kepada seseorang atau sebuah institusi serta berdedikasi dan mengutamakan kepentingan bangsa dan negara. Kode etik loyal yaitu memegang teguh ideologi pancasila dan UUD 1945; menjaga nama baik sesama rekan kerja, instansi, negara; menjaga rahasia jabatan dan negara.

Adaptif

Perilaku adaptif adalah kemampuan sosial dan personal seseorang untuk menyesuaikan diri dengan norma atau standar yang berlaku di lingkungannya. Perilaku adaptif juga mencerminkan sikap yang terus berinovasi dan antusias dalam menggerakkan serta menghadapi perubahan. Kode etik adaptif yaitu cepat menyesuaikan diri dalam menghadapi perubahan dengan menyesuaikan dengan perkembangan zaman, menyesuaikan dengan lingkungan baru, dan menyesuaikan dengan budaya kerja baru; senantiasa mengembangkan kreativitas kerja agar pekerjaan yang dihadapi dapat dilakukan dengan mudah dan cepat; bertindak proaktif atau membangun kebiasaan baru yang lebih baik dan meninggalkan kebiasaan lama, keluar dari zona nyaman.

Kolaboratif

Definisi kolaborasi merupakan proses partisipasi beberapa orang, kelompok, dan organisasi yang bekerja sama untuk mencapai hasil yang diinginkan. Kolaborasi menyelesaikan visi bersama, mencapai hasil positif bagi khalayak yang mereka layani, dan membangun sistem yang saling terkait untuk mengatasi masalah dan peluang atau bisa diartikan perilaku membangun kerja sama yang sinergis. Kode etik kolaboratif yaitu saling berkontribusi dengan mengerjakan pekerjaan masing-masing dengan baik; saling bekerjasama antar bagian agar pekerjaan bisa terselesaikan dengan baik; memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada seperti memanfaatkan sumber daya manusianya, memanfaatkan fasilitas yang ada dengan baik agar tercapai tujuan bersama

2.5 Kedudukan dan Peran ASN menuju Smart Governance

Smart Governance atau tata kelola pemerintahan cerdas bertujuan untuk mewujudkan peningkatan kinerja pelayanan publik, kinerja birokrasi pemerintah, dan kinerja efisiensi kebijakan publik. Smart governance juga bisa didefinisikan sebagai kemampuan pemerintah untuk membuat keputusan yang baik melalui dukungan teknologi informasi dan tata kelola kolaboratif. Di dalam Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil diselenggarakan untuk membentuk Pegawai Negeri Sipil (PNS) profesional yang berkarakter sesuai bidang tugas sehingga mampu bersikap dan bertindak profesional dalam mengelola tantangan dan masalah keragaman sosial kultural dengan menggunakan perspektif whole of government yang didasari nilai-nilai dasar (core values) ASN berdasarkan kedudukan dan peran PNS dalam NKRI yang mendukung smart governance serta sebagai pelayan masyarakat dalam rangka wujud nyata bela negara seorang PNS. Kedudukan dan peran PNS untuk mendukung terwujudnya Smart Governance sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan untuk menjalankan fungsi ASN sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik, dan perekat dan pemersatu

bangsa sehingga mampu memberikan dukungan mengelola tantangan dan masalah dalam mendukung pelaksanaan tugas jabatannya dengan menggunakan perspektif Smart ASN dalam rangka mendukung terwujudnya Smart Governance. ASN harus berkarakter smart yang mencakup berintegritas, nasionalis, profesional, berwawasan global, smart digital, ramah, networking, dan enterpreneurship.

2.6 Role Model

Najwa Shihab, S.H., LL.M. (lahir 16 September 1977) adalah pembawa acara, jurnalis, aktris, feminis, dan aktivis media sosial Indonesia yang berketurunan India, Bugis, dan Arab. Presenter dari acara populer Mata Najwa ini ternyata juga memiliki keturunan darah India. Selain itu, Najwa Shihab juga memiliki keturunan negara Arab, Nepal, Bangladesh, dan Tamil. Najwa adalah putri kedua Quraish Shihab, yang merupakan Menteri Agama Republik Indonesia pada era Kabinet Pembangunan VII dan keponakan dari politikus Alwi Shihab. Ia menikah dengan Ibrahim Sjarief Assegaf pada tahun 1997, dan sudah dikaruniai satu orang anak laki-laki bernama Izzat Assegaf. Najwa adalah alumni Fakultas Hukum UI angkatan 1996. Semasa SMA ia terpilih mengikuti program AmericanFieldService(AFS), yang di Indonesia program ini dilaksanakan oleh Yayasan Bina Antarbudaya, selama satu tahun di Amerika Serikat. Awalnya merintis karier di RCTI, pada 2001 ia memilih bergabung dengan Metro TV karena stasiun televisi itu dinilai lebih menjawab minat besarnya terhadap dunia jurnalistik. Dari menjadi reporter di Metro TV, ia kemudian diangkat menjadi jangkar berita dalam sejumlah program berita primetimeseperti Metro Hari Ini dan Suara Anda, sebelum memiliki program gelar wicara sendiri yang dinamakan Mata Najwapada 2010. Pada Agustus 2017, melalui episode CatatantanpaTitik, ia secara resmi mengundurkan diri dari Metro TV yang telah membesarkan namanya. Pada 10 Januari 2018, Najwa Shihab melalui Mata Najwatampil kembali di Trans7 dengan tetap menempati slot yang sama seperti sewaktu di Metro TV, yakni hari Rabu pukul 20:00 WIB. Pada tahun 2018, Najwa Shihab mendirikan Narasi, sebuah perusahaan berita dan media omni-channelyang menciptakan dan mengelola beberapa jenis konten.

Sifat BerAKHLAK dari Najwa Shihab yang bisa kita jadikan teladan yaitu untuk berorientasi pelayanan, Najwa Shihab membangun Narasi TV dimana Narasi TV hadir sebagai media yang mampu mengkritisi berbagai permasalahan yang ada di sekitarnya tetapi juga perlu memberi solusi atas masalah tersebut. Akuntabel, dalam penyampaian informasi yang

Gambar II 3 Foto Najwa Shihab

disampaikan melalui media, Najwa Shihab selalu bisa mempertanggungjawabkannya karena dia berbicara dengan dasar data dan fakta bukan gosip semata. Kompeten, Najwa Shihab merupakan alumni Fakultas Hukum dari Universitas Indonesia, Najwa sangat kompeten di bidangnya terbukti dengan banyak penghargaan yang diraih, Najwa beberapa kali mendapat penghargaan menjadi presenter talkshowberita terbaik dan jurnalis terbaik. Harmonis, Najwa Shihab merupakan seseorang yang senang menolong, terutama menolong seseorang yang tidak mendapat keadilan. Loyal, dalam karirnya sebagai alumni fakultas hukum, Najwa Shihab bisa saja memilih karirnya menjadi pengacara atau hakim, tetapi dia memilih untuk menjadi jurnalis karena Najwa Shihab merupakan pribadi yang berani dalam mengemukakan pendapat. Adaptif, perilaku Najwa Shihab yang mencerminkan sikap adaptif yaitu dengan membangun Narasi TV di tahun 2018, dengan semakin meningkatnya perkembangan zaman, Najwa mendirikan perusahaan yang menggunakan media digital sebagai sarana dalam menyampaikan informasi. Kolaboratif, dalam membangun Narasi TV, Najwa dibantu oleh dua rekannya yaitu Catharina Davy dan Dahlia Citra, untuk mensukseskan Narasi TV juga dibutuhkan tim yang saling kolaboratif dalam mencapai tujuan perusahaan dengan keahlian yang dimiliki oleh masing-masing orang.

BAB III RANCANGAN AKTUALISASI

3.1 Deskripsi Isu

3.1.1 Isu Ke-1 : Kurang optimalnya sarana dan prasarana

● Uraian data/fakta dari isu ini yaitu sarana dan prasarana berfungsi untuk mempermudah proses kegiatan supaya tujuan bersama dapat tercapai. Selain mempermudah, adanya sarana dan prasarana juga mempercepat proses kerja suatu organisasi atau lembaga. Produktivitas kegiatan dapat meningkat karena terbantu oleh adanya sarana dan prasarana yang memadai. Perangkat yang digunakan masih jadul atau sudah lama/tua dan tidak upgrade, maka dari itu menyebabkan sering terjadi erroratau ngehang. Perangkat yang digunakan juga turun temurun dari dulu sehingga sering mengalami kendala memori penuh yang menyebabkan komputer menjadi lambat. Sarana dan prasarana yang dirasakan oleh tiap karyawan pun tidak merata, ada beberapa komputer yang tidak dilengkapi dengan printer sehingga jika ada keperluan untuk mencetak data maka harus meminjam komputer rekannya yang sudah dilengkapi dengan printer.

● Penyebab isu ini karena sarana dan prasarana dipakai secara turun temurun dan lamanya melakukan pengadaan barang sehingga fasilitas yang dirasakan tiap karyawan berbeda, seperti contoh di bawah ini ada beberapa kursi yang sudah tidak lengkap serta komputer yang tidak dilengkapi dengan printer.

● Dampak isu yang dapat ditimbulkan dari masalah ini yaitu berkurangnya kenyamanan yang berpengaruh kepada produktivitas karyawan, serta menghambat kinerja pegawai karena tidak meratanya sarana dan prasarana yang dirasakan tiap karyawannya.

● Pihak yang terkait dengan isu ini yaitu semua karyawan yang menggunakan sarana dan prasarana.

Gambar III 1 Sarana dan Prasarana yang Kurang Memadai

3.1.2

● Uraian data/fakta isu ini yaitu penggunaan soft file di lingkungan RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung masih jarang digunakan. Penggunaan hardfileatau kertas masih sering digunakan oleh karena itu sering dijumpai kertas yang menumpuk. Ada beberapa dokumen yang memang harus berbentuk hardfiletapi tidak sedikit yang cukup hanya berbentuk soft file seperti misalnya lampiran dalam berkas bayar, terkadang ada yang sudah memakai CD tapi masih banyak juga yang memilih untuk mencetaknya.

● Penyebab isu yaitu penggunaan softfiledi lingkungan RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung masih jarang digunakan. Serta belum adanya budaya paperless yang diterapkan di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung.

● Dampak isu yang ditimbulkan yaitu buang-buang kertas sama saja tidak ramah lingkungan dan jika bisa menghemat penggunaan kertas maka bisa menghemat pula anggaran untuk pembelian kertas. Kertas terbuat dari olahan kayu pohon, sehingga dengan menghemat kertas kita akan mengurangi jumlah pohon yang harus ditebang untuk pembuatan kertas.

● Pihak yang terkait dengan isu ini secara tidak langsung memengaruhi semua makhluk hidup yang ada di bumi karena kaitannya dengan tindakan ramah lingkungan.

3.1.3

● Uraian data/fakta isu ini yaitu pembayaran utang dapat dilakukan jika berkas bayar sudah lengkap serta sudah tervalidasi oleh semua bagian. Di bagian perbendaharaan dilakukan pemeriksaan kelengkapan berkas yang dibutuhkan sebagai syarat agar suatu dana dapat dicairkan. Jika suatu berkas masih belum lengkap atau masih terdapat kesalahan maka bagian perbendaharaan wajib mengembalikan ke bagian sebelumnya, untuk berkas pembayaran layanan jasa dikembalikan ke bagian PEA (Penyusunan dan Evaluasi Anggaran) sedangkan untuk berkas pembelian barang dikembalikan ke bagian akuntansi dan verifikasi. Pengembalian sampai tahap pembenaran lalu dikembalikan kembali ke bagian perbendaraan memerlukan waktu yang relatif tidak sebentar tergantung letak kesalahan atau ketidaklengkapan berkas tersebut. Oleh karena itu pentingnya dilakukan sistem pencatatan ekspedisi berkas yang dikembalikan tersebut dengan baik agar pelacakan berkas dapat dilakukan dengan mudah serta untuk

Isu Ke-2 : Belum ramah dalam penggunaan kertas

Isu Ke-3 : Kurang optimalnya pencatatan ekspedisi berkas yang dikembalikan

Gambar III 2 Kertas yang Menumpuk

mengontrol berkas mana yang sudah kembali dan mana yang masih tahap perbaikan. Sistem pencatatan ekspedisi berkas yang dikembalikan yang baik juga berfungsi sebagai pengingat agar berkas-berkas yang masih harus diperbaiki bisa segera diproses agar tahap pembayaran bisa segera dilakukan.

● Penyebab isu ini yaitu kurang optimalnya pencatatan ekspedisi berkas yang dikembalikan karena belum adanya SOP yang mengatur khusus mengenai pencatatan ekspedisi berkas yang dikembalikan. Pegawai masih terbiasa dengan sistem pencatatan yang lama, hanya memberikan keterangan di samping seperti contoh gambar di bawah. Hal ini kurang efektif karena kurang jelas informasinya seperti tanggal berkas dikembalikan, alasan dikembalikan, dan siapa yang menerima berkas tersebut.

● Dampak isu yang ditimbulkan dari masalah ini yaitu sulitnya melacak berkas serta berisiko memunculkan kesalahpahaman antar pegawai karena tidak ada bukti penerimaan berkas.

● Pihak yang terkait dengan isu ini yaitu bagian perbendaharaan, bagian anggaran, bagian akuntansi, serta vendor karena terkadang jika ada vendor yang bertanya perihal progress dari berkas bayar yang sudah mereka ajukan, maka penting untuk kita mengetahui letak dan sudah sejauh mana berkas tersebut diproses.

3.2 Penetapan CoreIsu

Setelah proses identifikasi isu, tahap selanjutnya yaitu menentukan core isu salah satunya dengan menggunakan metode USG (Urgency,Seriousness,Growth). Metode USG merupakan salah satu cara menetapkan urutan prioritas masalah dengan metode teknik scoring. Proses untuk metode USG dilaksanakan dengan memperhatikan urgensi dari masalah, keseriusan masalah yang dihadapi, serta kemungkinan bekembangnya masalah tersebut semakin besar.

Gambar III 3 Sistem Lama Pencatatan Ekspedisi Berkas yang Dikembalikan

Tabel III 1

Penetapan Core Isu

Tabel III 2 Deskripsi Kriteria Urgency

Nilai Indikator Deskripsi Indikator

5 Sangat Mendesak Urgensi dari masalah sangat mendesak

4 Mendesak Urgensi dari masalah mendesak

3 Cukup Mendesak Urgensi dari masalah cukup mendesak

2 Kurang Mendesak Urgensi dari masalah kurang mendesak

1 Tidak Mendesak Urgensi dari masalah tidak mendesak

Tabel III 3 Deskripsi Kriteria Seriousness

Nilai Indikator Deskripsi Indikator

5 Sangat Serius Keseriusan masalah yang dihadapi sangat serius

4 Serius Keseriusan masalah yang dihadapi serius

3 Cukup Serius Keseriusan masalah yang dihadapi cukup serius

2 Kurang Serius Keseriusan masalah yang dihadapi kurang serius

1 Tidak Serius Keseriusan masalah yang dihadapi tidak serius

Tabel III 4 Deskripsi Kriteria Growth

Nilai Indikator Deskripsi Indikator

5 Sangat Cepat Memburuk Kemungkinan bekembangnya masalah tersebut sangat cepat memburuk

4 Cepat Memburuk Kemungkinan bekembangnya masalah tersebut cepat memburuk

3 Cukup Cepat Memburuk Kemungkinan bekembangnya masalah tersebut cukup cepat memburuk

2 Kurang Cepat Memburuk Kemungkinan bekembangnya masalah tersebut kurang cepat memburuk

1 Tidak Cepat Memburuk Kemungkinan bekembangnya masalah tersebut tidak cepat memburuk

Berdasarkan Analisis USG di atas, dilihat dari skorurgencysebesar 4 skor seriousness

5 dan skorgrowth4dengantotalskor13makaisuyangdipilihadalah”kurangoptimalnya pencatatan ekspedisi berkas yang dikembalikan”. Isu tersebut merupakan isu yang menduduki peringkat 1, peringkat 2 ada isu “kurang optimalnya sarana dan prasarana” dan peringkat 3 ada isu “belum ramah dalam penggunaan kertas” karena isu nomor 2 dan 3 merupakan isu yang dampaknya akan dirasakan dalam kurun waktu yang lama.

3.3 Analisis Faktor Penyebab CoreIsu

Setelah menentukan coreisu dengan menggunakan metode USG, selanjutnya perlu dianalisis faktor penyebab isu tersebut salah satunya dengan metode teknik analisis fishbone, untuk mengidentifikasi berbagai sebab dari core isu yang diambil yaitu kurang optimalnya pencatatan ekspedisi berkas yang dikembalikan.

Belum adanya sistem pencatatan yang memadai

Belum adanya sistem ekspedisi, berkas yang dikembalikan hanya ditandai di excel

Kurang optimalnya pencatatan ekspedisi berkas yang dikembalikan

yang kurang optimal

3.4 Gagasan Kreatif Penyelesaian CoreIsu

Gagasan kreatif untuk penyelesaian core isu kurang optimalnya pencacatan ekspedisi berkas yang dikembalikan yaitu perlu dibuatnya ekspedisi fisik berupa buku yang berisikan tanda terima pengembalian berkas mencakup tanda tangan yang bersangkutan sebagai bukti bahwa yang bersangkutan telah menerima berkas tersebut di tanggal yang tertera, serta ekspedisi non fisik berupa excel tersendiri yang memuat daftar berkas mana saja yang dikembalikan yang kemudian dijadikan menjadi googlesheetyang dapat diakses oleh bagian yang bersangkutan sebagai pengingat agar berkas-berkas yang dikembalikan tersebut agar bisa segera diperbaiki/dilengkapi supaya tahap pembayaran bisa segera dilakukan serta pembuatan SOP sebagai pendukung. Pengembalian sampai tahap pembenaran lalu dikembalikan kembali ke bagian perbendaraan memerlukan waktu yang

Belum tersedianya buku ekspedisi

Kurangnya kesadaran pegawai mengenai dampak dari sistem pencatatan

Gambar III 4 Analisis Fish Bone

relatif tidak sebentar tergantung letak kesalahan atau ketidaklengkapan berkas tersebut. Oleh karena itu pentingnya dilakukan sistem pencatatan ekspedisi berkas yang dikembalikan tersebut dengan baik agar pelacakan berkas dapat dilakukan dengan mudah dan untuk mengontrol berkas mana yang sudah kembali dan mana yang masih tahap perbaikan serta menghindari risiko terjadinya kesalahpahaman antar karyawan.

3.5 Matrik Rancangan Aktualisasi

Unit kerja

Identifikasi isu

RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung

1. Kurang optimalnya sarana dan prasarana

2. Belum ramah dalam penggunaan kertas

3. Kurang optimalnya pencatatan ekspedisi berkas yang dikembalikan

Isu yang diangkat Kurang optimalnya pencatatan ekspedisi berkas yang dikembalikan

Gagasan pemecahan isu Membuat ekspedisi fisik berupa buku yang berisikan tanda terima pengembalian berkas

mencakup tanda tangan yang bersangkutan, serta ekspedisi non fisik berupa excel tersendiri yang kemudian dijadikan googlesheetyang dapat diakses oleh bagian yang bersangkutan.

Kegiatan Membuat perencanaan gagasan, menyiapkan gagasan yang telah direncanakan, melakukan sosialisasi kepada pihak terkait, uji coba pelaksanaan gagasan

Keterkaitan

No Kegiatan Tahapan Kegiatan Output / Hasil

Substansi Mata

Pelatihan

1 Membuat perencanaan

gagasan a. Menyampaikan

kendala yang

dihadapi kepada

atasan serta

meminta saran dan masukan atasan

Persetujuan

atasan

mengenai

gagasan yang

diungkapkan

Bersikap solutif

dalam

menyelesaikan

masalah (berorientasi pelayanan), menghargai saran

dan kritik dari

atasan (harmonis)

Kontribusi Terhadap

Visi/Misi Organisasi Penguatan Nilai Organisasi

Kegiatan ini berhubungan dengan misi pemerintah yaitu

Mewujudkan Kualitas

Hidup Manusia

Indonesia yang Tinggi, Maju dan Sejahtera

Kegiatan ini perwujudan dari nilai organisasi profesional, inovatif, dan integritas

Tabel III 5 Matrik Rancangan Aktualisasi

b. Mengemukakan gagasan kreatif yang ingin dicapai serta meminta persetujuan atasan

mengenai gagasan tersebut

bertanggung jawab

dengan gagasan yang diberikan (akuntabel), melakukan inovasi (kompeten), berkomitmen dengan tujuan yang ingin dicapai (loyal), berkolaborasi dengan atasan

terkait gagasan yang diberikan (kolaboratif)

2 Menyiapkan gagasan yang telah direncanakan

a. Menyiapkan ekspedisi fisik

berupa buku catatan yang telah

dilengkapi kolomkolom informasi yang dibutuhkan

b. Menyiapkan

ekspedisi fisik berupa excel tersendiri yang telah dilengkapi kolom-kolom informasi yang

dibutuhkan

Ekspedisi fisik dan non fisik serta pembuatan SOP telah selesai dibuat

bertanggung jawab dengan gagasan yang diberikan (akuntabel)

Kegiatan ini berhubungan dengan visi pemerintah yaitu

Terwujudnya Indonesia

melakukan inovasi (kompeten)

Maju yang Berdaulat, Mandiri, dan Berkepribadian, Berlandaskan Gotong

Royong

Kegiatan ini perwujudan dari nilai organisasi profesional, inovatif, dan integritas, unggul

3 Melakukan sosialisasi kepada pihak terkait

c. Membuat excel tersebut menjadi google sheet agar dapat diakses oleh pihak terkait

d. Membuat SOP mengenai gagasan yang diajukan

dapat mengikuti perkembangan zaman (adaptif)

bertanggung jawab dengan gagasan yang diberikan (akuntabel)

a. Berkonsultasi dengan atasan mengenai sosialisasi mengenai sistem pencatatan terbaru dan SOP yang telah dibuat

b. Mensosialisasikan mengenai tujuan dan manfaat sistem pencatatan terbaru kepada pihak terkait

Pihak terkait telah mengetahui tujuan dan manfaat dari sistem pencatatan terbaru

membangun hubungan yang baik dengan rekan kerja dan saling tolong menolong (harmonis)

Menyampaikan sosialisasi secara ramah dan cermat (berorientasi pelayanan), berkolaborasi

dengan bagian yang bersangkutan (kolaboratif)

Kegiatan ini berhubungan dengan misi pemerintah yaitu

Mewujudkan Kualitas

Hidup Manusia

Indonesia yang Tinggi, Maju dan Sejahtera

Kegiatan ini perwujudan dari nilai organisasi profesional, inovatif, dan integritas, unggul

4 Uji coba pelaksanaan gagasan

a. Melakukan uji

coba pelaksanaan

sistem pencatatan terbaru

Pelaksanaan sistem

pencatatan terbaru telah

dilakukan

Melakukan sistem yang telah

dirancang (kompeten)

Kegiatan ini

berhubungan dengan

visi pemerintah yaitu

Terwujudnya Indonesia

Maju yang Berdaulat, Mandiri, dan

Kegiatan ini perwujudan dari

nilai organisasi profesional, inovatif, dan integritas

b. Mendengar kritik

dan saran dari pihak

terkait mengenai pelaksanaan sistem pencatatan terbaru

Menghargai kritik dan saran dari

pihak terkait (harmonis), berkolaborasi

dengan bagian yang bersangkutan (kolaboratif)

Berkepribadian, Berlandaskan Gotong

Royong

3.6 Matrik Rekapitulasi Rencana Habituasi Core Value ASN (BerAKHLAK)

Tabel III 6 Matrik Rekapitulasi Rencana Habituasi

3.7 Rencana Jadwal Kegiatan Aktualisasi

Tabel III 7 Jadwal Rencana Kegiatan Aktualisasi

BAB IV

PELAKSANAAN AKTUALISASI

4.1. Rekapitulasi Kegiatan Aktualisasi

Kegiatan aktualisasi latihan dasar CPNS ini dilaksanakan di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung dimulai tanggal 27 Juli 2022 sampai dengan 6 September 2022. Kegiatan aktualisasi ini merupakan penerapan dari rancangan aktualisasi yang terdiri dari 4 kegiatan, yaitu membuat perencanaan gagasan, menyiapkan gagasan, melakukan sosialisasi kepada pihak terkait, dan uji coba pelaksanaan gagasan yang mengacu pada nilai- nilai dasar BerAKHLAK, visi dan misi, penguatan nilai organisasi serta keterkaitan dengan agenda III yaitu Smart ASN dan Manajemen ASN.

Tabel IV 1 Rekapitulasi Kegiatan Aktualisasi

Kegiatan Tahapan Kegiatan Jadwal Kegiatan

1 Membuat perencanaan gagasan

a. Menyampaikan kendala yang dihadapi kepada atasan serta meminta saran dan masukan atasan

b. Mengemukakan gagasan kreatif yang ingin dicapai serta meminta persetujuan atasan mengenai gagasan tersebut

2 Menyiapkan gagasan yang telah direncanakan

a. Menyiapkan ekspedisi fisik berupa buku catatan yang telah dilengkapi kolom-kolom informasi yang dibutuhkan

b. Menyiapkan ekspedisi fisik berupa excel tersendiri yang telah dilengkapi kolom-kolom informasi yang dibutuhkan

c. Membuat excel tersebut menjadi google sheet agar

Output Keterangan Rencana Implementa si

selesai

3 Melakukan sosialisasi kepada pihak terkait

dapat diakses

oleh pihak terkait

d. Membuat SOP mengenai gagasan yang diajukan

a. Berkonsultasi dengan atasan mengenai sosialisasi

mengenai sistem pencatatan terbaru dan SOP yang telah dibuat

b. Mensosialisasik an mengenai tujuan dan manfaat sistem pencatatan terbaru kepada pihak terkait

4 Uji coba pelaksanaan gagasan

a. Melakukan uji coba pelaksanaan sistem pencatatan terbaru

b. Mendengar kritik dan saran dari pihak terkait mengenai pelaksanaan sistem pencatatan terbaru

29 Agustus – 6 September 2022

29 Agustus – 6 September 2022

Pihak

telah mengetahui tujuan dan manfaat dari sistem pencatatan terbaru

Kegiatan terlaksana sesuai dengan rencana

Pelaksanaan sistem pencatatan terbaru telah dilakukan serta

pembuatan SOP telah selesai

Kegiatan terlaksana sesuai dengan rencana

4.2. Deskripsi Capaian Aktualisasi

Kegiatan aktualisasi ini dilaksanakan di Sub. Bagian Perbendaharaan RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung yang berjudul optimalisasi sistem pencatatan ekpedisi berkas yang dikembalikan yang telah dianalisis menggunakan metode fishbone.

4.2.1 Membuat Perencanaan Gagasan

Dalam kegiatan membuat perencanaan gagasan, penulis melakukan konsultasi dengan atasan langsung mengenai kendala yang dihadapi serta gagasan kreatif yang diusulkan dengan output yang diinginkan yaitu persetujuan atas gagasan yang telah diungkapkan. Hal ini berkaitan dengan sikap berorientasi pelayanan karena berusaha solutif dalam menyelesaikan masalah, harmonis (menghargai saran dan kritik dari atasan), bertanggung jawab dengan gagasan yang diberikan (akuntabel), melakukan inovasi (kompeten), berkomitmen dengan tujuan yang ingin dicapai (loyal), dan berkolaborasi dengan atasan terkait gagasan yang diberikan (kolaboratif).

Adapun persetujuan tersebut dibuktikan dengan penandatanganan surat izin melaksanakan kegiatan aktualisasi yang mencakup nama peserta serta judul kegiatan yang telah disetujui oleh mentor dan direktur keuangan.

Gambar IV 1 Konsultasi dengan Atasan

Gambar IV 2 Surat Izin Melaksanakan Kegiatan Aktualisasi

4.2.2 Menyiapkan gagasan yang telah direncanakan

Pada kegiatan ini penulis mulai membuat gagasan yang direncanakan, pertama penulis menyiapkan buku khusus untuk kegiatan ekspedisi yang mencakup tanggal pengembalian, nama perusahaan, alasan dikembalikan, no BAP, nominal, serta tanda tangan yang menerima berkas tersebut.

Kedua, penulis menyiapkan excel tersendiri sebagai dasar untuk mencatat di google sheet.Isi pada excel kurang lebih sama dengan yang ada di buku ekspedisi, hanya saja kolom tanda tangan diganti dengan kolom bagian yang menerima serta pada excel ditambahkan tanggal penyerahan setelah berkas selesai diperbaiki.

Gambar IV 3 Buku Ekspedisi

Ketiga, penulis menyiapkan googlesheet agar pihak terkait dapat mengetahui dan sebagai pengingat berkas mana saja yang dikembalikan dan alasan berkas tersebut dikembalikan. Hal ini dilakukan agar excel mengenai berkas yang dikembalikan dapat diakses dan dapat dilihat tidak hanya oleh penulis, tetapi pihak yang terkait pun dapat mengakses dan melihatnya.

Keempat, penulis membuat rancangan SOP mengenai prosedur pengembalian berkas yang masih terdapat kesalahan.

Gambar IV 4 Excel untuk Pencatatan Ekspedisi

Gambar IV 5 GoogleSheet

Gambar IV 6 Rancangan SOP

Hal ini berkaitan dengan sikap bertanggung jawab dengan gagasan yang diberikan (akuntabel), melakukan inovasi (kompeten), dapat mengikuti perkembangan zaman (adaptif), bertanggung jawab dengan gagasan yang diberikan (akuntabel)

4.2.3 Melakukan sosialisasi kepada pihak terkait

Pada kegiatan ini penulis melakukan konsultasi mengenai gagasan yang telah dibuat dan mengenai rancangan SOP yang telah dibuat. Dari konsultasi tersebut didapat beberapa revisi mengenai SOP. Hal ini berkaitan dengan sikap membangun hubungan yang baik dengan rekan kerja dan saling tolong menolong (harmonis), Menyampaikan sosialisasi secara ramah dan cermat (berorientasi pelayanan), berkolaborasi dengan bagian yang bersangkutan (kolaboratif).

Telah dilakukan juga sosialisasi mengenai pentingnya menggunakan buku ekspedisi serta sosialisasi mengenai kegunaan dari google sheet kepada pihak terkait.

4.2.4 Uji coba pelaksanaan gagasan

Pada kegiatan ini penulis mulai melakukan uji coba pelaksanaan pada gagasan yang telah diungkapkan. Pada saat ada pengembalian berkas, penulis mencatat info berkas dan meminta tanda tangan sebagai bukti bahwa yang bersangkutan telah menerima berkas tersebut.

Gambar IV 7 Revisi SOP

Gambar IV 8 Sosialisasi ke Pihak Terkait

Penulis juga mencatat di excel dan menyalinnya kegooglesheetagar mudah dilakukan pelacakan berkas atau mudah untuk mengetahui berkas yang dikembalikan diserahkan ke bagian mana. Penulis mulai membagikan link googlesheettersebut ke pihak terkait serta meminta saran dan kritik dari hasil gagasan yang penulis buat.

Untuk pembuatan SOP telah selesai dilakukan dan telah disetujui oleh atasan dan mentor. SOP tersebut juga sudah ditandatangani oleh direktur keuangan dan plt direktur utama.

Gambar IV 9 Serah Terima Pengembalian Berkas

Gambar IV 10 Pembagian link googlesheet

Gambar IV 11 SOP yang telah direvisi

Kegiatan ini berkaitan dengan sikap melakukan sistem yang telah dirancang (kompeten), Menghargai kritik dan saran dari pihak terkait (harmonis), dan berkolaborasi dengan bagian yang bersangkutan (kolaboratif)

4.3 Perbandingan Sesudah dan Sebelum Pelaksanaan Aktualisasi

Dari capaian aktualisasi tersebut didapatkan perbandingan sebelum dan sesudah adanya sistem pencatatan ekspedisi berkas yang dikembalikan.

Tabel IV 2 Perbandingan sebelum dan sesudah pelaksanaan aktualisasi

Sebelum Aktualisasi

Sulitnya melakukan pelacakan berkas yang dikembalikan

Sulit untuk mengontrol berkas mana yang sudah kembali dan mana yang masih tahap perbaikan

Tidak ada serah terima sehingga memicu timbulnya kesalahpahaman

Terkadang pihak yang bersangkutan lupa alasan mengapa berkas dikembalikan

sehingga balik lagi ke sub bagian

perbendaharaan untuk bertanya yang

mengakibatkan tidak efisien dalam waktu

Sesudah Aktualisasi

Pelacakan berkas dapat dilakukan dengan mudah

Pengontrolan berkas dapat dilakukan dengan mudah

Tidak ada kesalahpahaman karena sudah adanya bukti serah terima

Efisien dalam waktu karena alasan pengembalian berkas bisa dilihat melalui googlesheet

4.4. Rekapitulasi Realisasi Habituasi MP Agenda II

BAB V KESIMPULAN

Isu yang terpilih dalam aktualisasi ini yaitu kurang optimalnya pencatatan ekspedisi berkas yang dikembalikan bagian perbendaharaan di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung. Pentingnya dilakukan sistem pencatatan ekspedisi berkas yang dikembalikan tersebut dengan baik agar pelacakan berkas dapat dilakukan dengan mudah serta untuk mengontrol berkas mana yang sudah kembali dan mana yang masih tahap perbaikan. Sistem pencatatan ekspedisi berkas yang dikembalikan yang baik juga berfungsi sebagai pengingat agar berkas-berkas yang masih harus diperbaiki bisa segera diproses agar tahap pembayaran bisa segera dilakukan. Output yang ingin dicapai yaitu membuat ekspedisi fisik berupa buku yang berisikan tanda terima pengembalian berkas mencakup tanda tangan yang bersangkutan, ekspedisi non fisik berupa googlesheet yang dapat diakses oleh bagian yang bersangkutan, serta SOP sebagai pendukung gagasan. Langkah-langkah dalam aktualisasi ini yaitu membuat perencanaan gagasan, menyiapkan gagasan, melakukan sosialisasi ke pihak terkait, dan uji coba pelaksanaan gagasan.

REFERENSI

https://rshs.or.id

https://id.wikipedia.org/wiki/Najwa_Shihab

https://lan.go.id/?page_id=1872

https://indonesiabaik.id/infografis/siapa-saja-yang-termasuk-asn

https://abdipersadafm.co.id/2021/10/29/lolos-seleksi-asn-tahun-ini-pppk-wajib-ikutilatsar/#:~:text=BANJARBARU%20%E2%80%93%20Pegawai%20Pemerintah%20dengan% 20Perjanjian,lanjutan%20yakni%20wajib%20mengikuti%20Latsar.

LAMPIRAN KEGIATAN

1. Di minggu akhir Juli sampai minggu pertama Agustus telah dilakukan kegiatan nomor 1 yaitu Melakukan Perencanaan Gagasan. Penulis telah melakukan konsultasi dengan atasan mengenai gagasan yang direncanakan. Adapun output dari kegiatan ini yaitu disetujuinya gagasan yang telah diajukan.

2. Pada kegiatan kedua yaitu menyiapkan gagasan yang telah direncanakan, penulis telah membuat ekspedisi fisik berupa buku catatan dan ekspedisi non fisik berupa googlesheet. Penulis juga telah membuat rancangan SOP sebagai pendukung gagasan. SOP tersebut masih tahap revisi dan persetujuan karena mentor sekaligus kepala bagian yang harus menandatangani SOP sedang berhalangan hadir dikarenakan sakit.

b.GoogleSheet

a. Buku Ekspedisi

c. Rancangan SOP

3. Pada kegiatan ketiga yaitu melakukan sosialisasi kepada pihak terkait. Penulis telah berkonsultasi dengan atasan mengenai gagasan yang sudah dibuat. Penulis juga telah melakukan sosialisasi dengan panitia dan bagian akuntansi. Serta penulis melakukan revisi SOP.

4. Pada kegiatan keempat yaitu uji coba pelaksanaan gagasan. Penulis telah membagikan link google sheet kepada pihak terkait. Pelaksanaan gagasan pun telah dilakukan yaitu penandatanganan serah terima berkas yang masih terdapat kesalahan di buku ekspedisi dan pengisian google sheet. Untuk SOP telah disetujui atasan dan mentor dan telah diparaf oleh kabag dan tinggal penandatanganan oleh direktur keuangan yang kemudian disahkan oleh Plt. Direktur Utama.

Link google sheet:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Z7orctIJQQ2_xVS602fVmGdbZWFfHtgcQji9ZA5m NX8/edit?usp=sharing