Penyimpanan Bahan Dokumen Laporan Keuangan Scr Digital Menggunakan G-Drive Di Pusat Krisis Kesehatan

Page 1

LAPORAN AKTUALISASI

PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN II ANGKATAN 5

OPTIMALISASI PENYIMPANAN BAHAN DOKUMEN LAPORAN

KEUANGAN SECARA DIGITAL MENGGUNAKAN GOOGLEDRIVE

DI PUSAT KRISIS KESEHATAN

Disusun Oleh:

Ihsan Muhammad Yusuf

NIP 199911082022021001

BAPELKES CIKARANG

KEMENTERIAN KESEHATAN RI

TAHUN 2022

Assalamu’alaikumWarahmatullahiWabarakatuh

Bismillaahirrahmanirrahim.Puji dan syukur penulis panjatkan kehadiran Allah SWT

yang telah memberikan rahmat, nikmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Aktualisasi dengan judul “Optimalisasi Penyimpanan Bahan Dokumen Laporan

Keuangan Menggunakan GoogleDrivedi Pusat Krisis Kesehatan.”

Shalawat serta salam semoga senantiasa tercurahkan kepada Nabi Muhammad SAW, kepada keluarganya, para sahabatnya, sampai kepada umatnya hingga akhir zaman. Aamiin. Penulisan Aktualisasi ini disusun untuk menyelesaikan tugas dalam Pelatihan Dasar

Calon Pegawai Negeri Sipil Golongan II Angkatan 5 Tahun 2022 yang dilaksanakan di Balai Pelatihan Kesehatan Cikarang. Dalam penyelesaian laporan aktualisasi ini penulis menyadari adanya kesulitan dan hambatan, akan tetapi berkat bimbingan, arahan, dukungan, doa dan kerjasama dari berbagai pihak, penulis dapat menyelesaikannya Pada kesempatan ini, dengan segala hormat penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:

1. Dr. dr. Eka Jusup Singka, M.Sc selaku Kepala Pusat Krisis Kesehatan yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk mengikuti Latsar CPNS 2022 Golongan II Kementerian Kesehatan RI.

2. Eri Gunawan S.Kom, selaku mentor yang telah memberikan arahan dan masukan kepada penulis.

3. dr. Dina Indriyanti, MKM selaku coachyang membimbing dalam menyusun aktualisasi nilai-nilai dasar PNS

4. Khaerudin, S.Kep, Ners, MKM selaku penguji yang telah memberikan saran dan masukan kepada penulis

5. Para Widyaiswara yang telah membimbing penulis selama Pelatihan Dasar CPNS Golongan II

6. Bapak, Ibu, dan teman-teman tercinta yang telah memberikan dukungan, saran, dan nasehat dalam pengerjaan Aktualisasi.

7. Semua pihak terkait yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu, atas bimbingan, bantuan, nasehat, saran, motivasi, dan kerjasamanya dalam pengerjaan Rancangan Aktualisasi.

Penulis menyadari bahwa aktualisasi ini masih jauh dari kesempurnaan, baik dari bahasa yang digunakan maupun teknik penyajian. Oleh karena itu, penulis menerima kritik dan saran yang bersifat membangun dari berbagai pihak untuk perbaikan aktualisasi ini ke

3 KATA PENGANTAR

depannya. Penulis berharap agar pelaksanaan aktualisasi ini dapat bermanfaat dan berguna untuk para pembaca.

Wassalamu’alaikumWarahmatullahiWabarakatuh

Jakarta, Agustus 2022

Penulis, Ihsan Muhammad Yusuf NIP 199911082022021001

4
5 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL 1 LEMBAR PENGESAHAN.......................................................................................................2 KATA PENGANTAR 3 DAFTAR ISI..............................................................................................................................5 DAFTAR TABEL......................................................................................................................7 DAFTAR GAMBAR 8 BAB I.........................................................................................................................................9 A. Latar Belakang 9 B. Tujuan 11 C. Manfaat.........................................................................................................................11 BAB II 13 A. Profil Instansi................................................................................................................13 B. Profil Peserta.................................................................................................................16 BAB III 17 A. Identifikasi dan Deskripsi Isu .......................................................................................17 B. Penetapan Core Isu 22 C. Analisis Penyebab Core Isu 23 D. Gagasan Kreatif Pemecahan Core Issue.......................................................................25 BAB IV 27 A. Matriks Rancangan Aktualisasi ....................................................................................27 B. Jadwal Aktualisasi ........................................................................................................34 C. Peran Pihak Terkait 34 BAB V .....................................................................................................................................36 PELAKSANAAN AKTUALISASI ........................................................................................36 Perubahan 36 Pelaksanaan Aktualisasi.......................................................................................................36 Capaian Penyelesaian Isu 63 Manfaat.................................................................................................................................64 Rencana Tindak Lanjut ........................................................................................................64 Rekapitulasi Matriks Habituasi Nilai-Nilai Dasar PNS (BerAKHLAK) 66 Jadwal Pelaksanaan Aktualisasi...........................................................................................66 BAB VI....................................................................................................................................68
6 PENUTUP 68 A. Kesimpulan 68 B. Saran .............................................................................................................................68 DAFTAR PUSTAKA 70 LAMPIRAN.............................................................................................................................71 Lampiran 1 Bukti Pengendalian Pembelajaran Aktualisasi oleh Coach..............................71 Lampiran 2 Bukti Pengendalian Pembelajaran Aktualisasi oleh Coach 72 Lampiran 3 Bukti Pengendalian Pembelajaran Aktualisasi oleh Mentor Week 1...............73 Lampiran 4 Bukti Pengendalian Pembelajaran Aktualisasi oleh Mentor Week 2 74 Lampiran 5 Bukti Pengendalian Pembelajaran Aktualisasi oleh Mentor Week 3 75 Lampiran 6 Bukti Pengendalian Pembelajaran Aktualisasi oleh Mentor Week 4...............76 Lampiran 7 Rekapitulasi feedback kegiatan aktualisasi 77
7
Tabel 3.1 Tabel grafik dan persentase barang rusak 17 Tabel 3.2 Tabel grafik dan persentase tidak ditemukan ……………………………………….…... 19 Tabel 3.3 APKL ……………………………………………………………………………………… 22 Tabel 3.4 Penapisan Isu Metode APKL ……………………………………………………………..…….. 23 Tabel 3.5 Rancangan Kegiatan Aktualisasi ………………………………………………… 26 Tabel 4.1 Matriks Rancangan Aktualisasi …………………………………………………………………. 27 Tabel 4.2 Jadwal Rancangan Aktualisasi ………………………………………………… 34 Tabel 4.3 Peran Pihak Terkait …………………………………………………………………….………….. 34 Tabel 5.1 Matriks Habituasi Nilai BerAKHLAK …………………………………………………………… 66 Tabel 5.2 Jadwal Pelaksanaan Aktualisasi ……………………………………………………………….. 66
DAFTAR TABEL
8
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Pusat Krisis Kesehatan ………… ………………. 14 Gambar 3.1 Analisis Penyebab Isu Menggunakan Diagram Fishbone …………………………. 23
DAFTAR GAMBAR

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang ASN, Aparatur Sipil

Negara yang selanjutnya disingkat ASN adalah profesi bagi Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK) yang bekerja pada Pemerintah. PNS sebagai bagian dari ASN memiliki fungsi sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik, serta perekat dan pemersatu bangsa. Dalam rangka penguatan budaya kerja

sebagai salah satu strategi transformasi pengelolaan ASN menuju pemerintahan berkelas dunia (WorldClassGovernment), Pemerintah telah meluncurkan CoreValues(Nilai-Nilai

Dasar) ASN BerAKHLAK (Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif) dan EmployerBranding(Bangga Melayani Bangsa). Nilai-nilai dasar tersebut harus dapat dipahami dan dimaknai sepenuhnya oleh seluruh ASN serta dapat diimplementasikan dalam pelaksanaan tugas dan kehidupan sehari-hari karena tugas pelayanan publik yang sangat erat kaitannya dengan pegawai ASN.

Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 mengamanatkan kepada Instansi

Pemerintah untuk mewajibkan memberikan pendidikan dan pelatihan bagi Calon Pegawai

Negeri Sipil (CPNS). Pendidikan dan pelatihan dasar ini dilaksanakan untuk memberikan pengetahuan dan pembentukan wawasan kebangsaan, sikap perilaku bela negara, nilainilai dasar PNS, kedudukan dan peran PNS dalam NKRI, pengetahuan dasar tentang sistem penyelenggaraan negara, bidang tugas, dan budaya organisasi supaya mampu melaksanakan tugas dan perannya sebagai pelayan masyarakat. Dalam pelatihan dasar

CPNS, setiap peserta dituntut untuk mampu merancang dan mengimplementasikan nilainilai dasar PNS dan kedudukan serta peran PNS dalam NKRI yang dilaksanakan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi di unit organisasi sehingga dapat berkontribusi terhadap

tugas dan fungsi organisasi. Dalam hal ini unit kerja aktualisasi adalah Pusat Krisis

Kesehatan di Kementerian Kesehatan.

Pusat Krisis Kesehatan memiliki tugas yaitu melaksanakan penanggulangan krisis

kesehatan. PKK dituntut untuk merespon secara cepat dan sigap ketika terjadi krisis

kesehatan. Oleh karena itu, Pusat Krisis Kesehatan memiliki total 11 gudang regional/sub regional yang menyimpan stok kebutuhan logistik/BMN kesehatan. Ketika krisis kesehatan

terjadi, logistik/BMN kesehatan harus segera didistribusikan secara cepat. Namun, proses

9

administrasi dokumen distribusi logistik/BMN harus tetap berjalan sebagaimana satker pada umumnya. Pendistribusian logistik/BMN kesehatan yang dilakukan oleh Pusat Krisis

Kesehatan bersifat khusus, kritis, sangat urgent. Hal ini tidak dapat disamakan dengan pengiriman barang konvensional yang bersifat biasa terlebih lagi lokasi krisis kesehatan

kadang kala memiliki keterbatasan jalur transportasi pengiriman via darat, udara, dan laut. Bukti-bukti tersebut nantinya akan menjadi salah satu bahan dokumen laporan keuangan yang pasti akan diperiksa baik oleh tim pemeriksa internal maupun eksternal.

Pusat Krisis Kesehatan memiliki total 11 Gudang Regional/Sub Regional di seluruh Indonesia. Pengelolaan logistik/BMN Kesehatan di gudang dapat dikatakan belum optimal. Contohnya, sebagaimana hasil StockOpnameGudang Regional Sulawesi Utara

tahun 2022, dari total 972 barang di Regional Sulawesi Utara, terdapat 726 barang dalam kategori Tidak Ditemukan. Barang Tidak Ditemukan merupakan Barang yang tidak ada ketikastockopnamedilakukan, yang dapat berupa barang sudah dihibahkan namun tidak dilengkapi dengan dokumen distribusi berupa BAST/Surat Jalan/SBSK, atau barang hilang ketika penanganan krisis kesehatan, maupun memang barang tidak pernah diterima di gudang. Menurut pegawai gudang, penyebab yang paling sering adalah adanya perintah

atasan (baik dari Kemenkes maupun Dinas) yang meminta logistik/BMN Kesehatan segera

dikirim padahal dokumen distribusi belum ada ketika krisis kesehatan terjadi. Hal ini akan menjadi temuan pemeriksa apabila terus dibiarkan.

Penyiapan dokumen bahan pemeriksaan atas laporan keuangan oleh pemeriksa internal dan eksternal adalah salah satu hal yang harus dipersiapkan dengan baik. Pada tanggal 14 Juli 2022, Kementerian Kesehatan menerima opini dari Badan Pemeriksa

Keuangan (BPK) berupa Wajar Tanpa Pengecualian (WTP) untuk Laporan Keuangan

Tahun 2021. Meski menerima predikat WTP, tidak berarti bahwa tidak ada permasalahan

dalam pengelolaan keuangan di Kementerian Kesehatan. Salah satu contohnya adalah

temuan BPK di Pusat Krisis Kesehatan. Seperti halnya Laporan Hasil Pemeriksaan oleh

Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) terhadap Kinerja Tahun 2020 s.d. Triwulan III 2021

Pada Kementerian Kesehatan. Ada beberapa rekomendasi BPK kepada Pusat Krisis

Kesehatan yang perlu dipersiapkan dokumen pemeriksaannya melalui Inspektorat

Jenderal. Pusat Krisis Kesehatan belum merespon secara optimal rekomendasi tersebut

dikarenakan pengelolaan dokumen yang kurang tertata, jumlah pegawai yang mengelola

dokumen keuangan terbatas pada 1 orang, dan kesibukan pengelola dokumen keuangan

dalam penanganan COVID-19. Hal ini membuat Inspektorat Jenderal (Itjen) untuk

bertindak lebih aktif agar hasil pemeriksaan tersebut tidak menjadi temuan yang

berpotensi menjadi kerugian negara.

10

Pada unit kerja Pusat Krisis Kesehatan, penulis memiliki tugas jabatan sebagai pengelola keuangan. Dari salah satu uraian tugas pengelola keuangan, penulis mengidentifikasi isu strategis yang menggambarkan kondisi riil saat ini yang dinilai kurang optimal dan perlu dilakukan perbaikan. Isu strategis tersebut yaitu: 1) Pengelolaan logistik/BMN kesehatan di seluruh regional/sub regional yang belum optimal, 2) Pengadministrasian dokumen distribusi logistik/BMN kesehatan yang belum optimal ketika terjadi krisis kesehatan, 3) Belum optimalnya tata kelola bahan dokumen laporan keuangan Tahun 2021.

Berdasarkan isu di atas dengan mempertimbangkan aspek aktual, problematika, kekhalayakan, dan kelayakan (APKL) maka penulis memilih isu ke-3 untuk segera ditindaklanjuti terlebih dahulu dengan solusi pemecahan masalah yaitu optimalisasi penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan menggunakan GoogleDrive

1. Tujuan Umum

Tujuan umum dari kegiatan ini adalah terpenuhinya salah satu tugas

Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) tahun 2022 Kementerian

Kesehatan dan mengimplementasikan Nilai-Nilai Dasar ASN BerAKHLAK yaitu

Berorientasi pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif sehingga menjadi ASN yang profesional dan berkarakter.

2. Tujuan Khusus

Tujuan khusus dari kegiatan ini adalah teraktualisasinya nilai-nilai dasar PNS yaitu BerAKHLAK, Manajemen ASN, dan Smart ASN dalam optimalisasi

penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan menggunakan Google Drive.

1. Bagi Peserta

a) Terpenuhinya salah satu tugas Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) tahun 2022 Kementerian Kesehatan

b) Berkontribusi secara aktif dalam perbaikan tata kelola Pusat Krisis Kesehatan

2. Bagi Organisasi

a) Perbaikan tata kelola bahan dokumen laporan keuangan

b) Terciptanya digitalisasi dokumen sehingga mempermudah penyiapan bahan dokumen ketika pemeriksaan

3. Bagi Masyarakat

11
B. Tujuan C. Manfaat

Pertanggungjawaban kepada rakyat menjadi lebih baik dengan lancarnya

pemeriksaan oleh tim pemeriksa internal maupun eksternal

12

BAB II

PROFIL INSTANSI DAN PESERTA

A. Profil Instansi

Pusat Krisis Kesehatan merupakan satuan kerja yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri Kesehatan melalui Sekretaris Jenderal Kementerian

Kesehatan. Pusat Krisis Kesehatan mempunyai tugas melaksanakan penanggulangan krisis kesehatan dengan menyelenggarakan fungsi:

1. Penyusunan rencana, program, kegiatan dan anggaran Pusat.

2. Penyusunan kebijakan teknis di bidang pencegahan, mitigasi, kesiapsiagaan, fasilitasi tanggap darurat dan pemulihan awal pada penanggulangan krisis kesehatan.

3. Pelaksanaan di bidang pencegahan, mitigasi, kesiapsiagaan, fasilitasi tanggap darurat dan pemulihan awal pada penanggulangan krisis kesehatan.

4. Pengelolaan informasi di bidang pencegahan, mitigasi, kesiapsiagaan, fasilitasi tanggap darurat dan pemulihan awal pada penanggulangan krisis kesehatan.

5. Pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di bidang pencegahan, mitigasi, kesiapsiagaan, fasilitasi tanggap darurat dan pemulihan awal pada penanggulangan krisis kesehatan.

6. Pelaksanaan urusan administrasi Pusat.

Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, Pusat Krisis Kesehatan memiliki visi, misi, serta struktur organisasi sebagai berikut:

1. Visi “Menurunnya Resiko Kesehatan akibat Krisis Kesehatan”

2. Misi

a. Mengembangkan pedoman dan kebijakan yang mendukung upaya penanggulangan krisis kesehatan.

b. Meningkatkan keterpaduan melalui pengembangan jejaring penanggulangan krisis kesehatan.

c. Meningkatkan kapasitas sumber daya kesehatan dalam penanggulangan krisis kesehatan yang bermutu dan merata.

d. Menyediakan akses informasi bagi terselenggaranya penanggulangan krisis kesehatan yang cepat, tepat dan akurat.

e. Meningkatkan pemberdayaan masyarakat dalam penanggulangan krisis kesehatan.

13

Pusat Krisis Kesehatan selaku Unit Kerja di bawah dan bertanggungjawab

kepada Menteri Kesehatan, maka dalam melaksanakan visi dan misi menerapkan nilainilai organisasi Kementerian Kesehatan (Kemenkes) yaitu sebagai berikut :

1. Pro Rakyat

- Dalam penyelenggaraan pembangunan kesehatan, Kemenkes selalu mendahulukan kepentingan rakyat dan harus menghasilkan yang terbaik untuk rakyat

- Diperolehnya derajat kesehatan yang setinggi-tingginya bagi setiap orang adalah salah satu hak asasi manusia tanpa membedakan suku, golongan, agama dan status sosial ekonomi.

2. Inklusif

- Semua program pembangunan kesehatan harus melibatkan semua pihak, karena pembangunan kesehatan tidak mungkin hanya dilaksanakan oleh Kemenkes saja.

- Seluruh komponen masyarakat harus berpartisipasi aktif, yang meliputi lintas sektor, organisasi profesi, organisasi masyarakat, pengusaha, masyarakat madani dan masyarakat akar rumput.

3. Responsif

- Program kesehatan harus sesuai dengan kebutuhan dan keinginan rakyat, serta tanggap dalam mengatasi permasalahan di daerah, situasi kondisi setempat, sosial budaya dan kondisi geografis.

- Faktor-faktor tersebut menjadi dasar dalam mengatasi permasalahan kesehatan yang berbeda-beda, sehingga diperlukan penanganan yang berbeda pula.

4. Efektif

Program kesehatan harus mencapai hasil yang signifikan sesuai target yang telah ditetapkan dan bersifat efisien.

5. Bersih

Penyelenggaraan pembangunan kesehatan harus bebas dari korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN), transparan dan akuntabel.

14

3. Struktur Organisasi

PUSAT KRISIS KESEHATAN

Subbagian Administrasi Umum

Kelompok Jabatan

Fungsional

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Pusat Krisis Kesehatan

Sumber: Permenkes No. 5 Tahun 2022 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Kesehatan

15 KEPALA

B. Profil Peserta

Nama : Ihsan Muhammad Yusuf

NIP : 199911082022021001

Pangkat/Gol : Pengatur/IIc

Jabatan : Pengelola Keuangan

Unit Kerja : Pusat Krisis Kesehatan

Pendidikan : D3 Kebendaharaan Negara (PKN STAN)

Tahun Lulus : 2021

Tugas Jabatan :

1. Menyusun dokumen pertanggungjawaban/bukti fisik sesuai dengan penggunaan uang muka kerja.

2. Memasukkan data pajak melalui aplikasi Kementerian Keuangan (SAKTI) dan melakukan konfirmasi ke KPPN serta melaporkan ke kantor pajak.

3. Mencatat dan membukukan dokumen pertanggungjawaban uang muka kerja sesuai dengan output dan akun masing-masing kegiatan.

4. Menatausahakan bukti fisik pertanggungjawaban secara sistematis untuk kerapihan dokumentasi.

5. Menyiapkan bahan pemeriksaan atas laporan keuangan oleh pemeriksa internal dan eksternal.

6. Menghitung ulang uang pembayaran yang telah diterima dalam transaksi yang dilakukan sepanjang jam kerja.

7. Menyusun laporan pelaksanaan tugas sebagai pertanggungjawaban kepada pimpinan

8. Melakukan pengelolaan Barang Milik Negara (BMN).

9. Melakukan tugas kedinasan lainnya yang diberikan atasan dalam rangka kelancaran kegiatan.

16

BAB III ANALISIS ISU

A. Identifikasi dan Deskripsi Isu

1. Pengelolaan logistik/BMN kesehatan di seluruh regional/sub regional yang belum optimal

Logistik/BMN kesehatan di 11 gudang regional/sub regional harus dikelola secara baik agar penanganan krisis kesehatan dapat berjalan cepat dan lancar. Pengelolaan logistik/BMN kesehatan Pusat Krisis Kesehatan dapat dikatakan belum optimal. Contohnya sebagaimana hasil StockOpnameGudang Regional Sulawesi Utara tahun 2022, dari 972 terdapat 124 barang dalam kategori Rusak Berat dan 31 barang dalam kategori Rusak Ringan.

Akibatnya, banyak logistik yang kadaluarsa seperti obat, suplemen, masker, dan lain-lain. Barang-barang seperti mobil, motor, dan genset juga menjadi rusak termakan usia karena pemeliharaan yang kurang optimal. Hal tersebut dapat menyebabkan terganggunya penanganan terjadi krisis kesehatan, yang seharusnya dilakukan secara cepat, tepat, dan efisien. Dampak lain secara akuntansi yaitu barang-barang tersebut masih tercatat sebagai aset sehingga laporan keuangan membengkak, padahal kondisi riil sudah tidak dapat digunakan. Sehingga, peran monitoring dan evaluasi menjadi sangat penting untuk memastikan logistik/BMN kesehatan dikelola secara baik.

Data dan Fakta

- Masih terdapat logistik/BMN kesehatan yang rusak karena penyimpanan dan perawatan yang belum optimal

17

Tabel 3.1 Tabel grafik dan persentase barang rusak

- Pegawai gudang yang kurang merawat logistik/BMN kesehatan

- Kurangnya monitoring/pengawasan dari kantor pusat

Dampak

Berdasarkan data dan fakta tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa pengelolaan logistik/BMN kesehatan di seluruh regional/sub regional yang belum optimal, sehingga dapat menimbulkan dampak bila isu tersebut tidak segera diselesaikan sebagai berikut:

a. Terganggunya proses penanganan krisis kesehatan karena logistik/BMN kesehatan rusak dan tidak dapat digunakan

b. Risiko menjadi temuan pemeriksa

Pihak yang Terlibat

a. Tim kerja Revitalisasi Gudang Regional Berperan sebagai penghubung dan monitoring regional/sub regional dengan kantor pusat

b. Tim kerja Logistik Kesehatan dan BMN

Berperan sebagai pengelola dokumen distribusi

c. Pegawai gudang

Berperan sebagai pengelola gudang

Kondisi yang Diharapkan

Optimalnya pengelolaan logistik/BMN kesehatan di seluruh regional/sub regional sehingga memaksimalkan penanganan krisis kesehatan.

Keterkaitan dengan Mata Pelatihan Agenda 3

Keterkaitan isu “Pengelolaan logistik/BMN kesehatan di seluruh regional/sub regional yang belum optimal” dengan Mata Pelatihan Agenda 3 yaitu pentingnya peran monitoring dan evaluasi (Manajemen ASN) salah satunya dengan proses penghapusan logistik/BMN kesehatan yang rusak dan tidak dapat digunakan sehingga dapat melayani masyarakat secara lebih maksimal (SMART ASN).

2. Pengadministrasian dokumen distribusi logistik/BMN kesehatan yang belum optimal ketika terjadi krisis kesehatan

18

Pengelolaan distribusi logistik/BMN kesehatan Pusat Krisis Kesehatan dapat dikatakan belum optimal. Contohnya sebagaimana hasil StockOpnameGudang

Regional Sulawesi Utara tahun 2022, dari 972 terdapat 720 barang dalam kategori Tidak Ditemukan. Barang Tidak Ditemukan merupakan barang yang tidak ada ketika stock opname dilakukan, yang dapat berupa barang sudah dihibahkan namun tidak dilengkapi dengan dokumen distribusi berupa BAST/Surat Jalan/SBSK, atau barang digunakan namun tidak kembali ketika penanganan krisis kesehatan, maupun memang barang tidak pernah diterima di gudang namun tercatat di gudang regional/sub regional.

Hal ini menyebabkan logistik/BMN kesehatan tidak dapat dihapus dari pencatatan aset Pusat Krisis Kesehatan karena tidak ada dokumen yang cukup untuk proses penghapusan. Akibatnya, nilai aset Pusat Krisis Kesehatan di laporan keuangan akan membengkak padahal logistik/BMN kesehatan tersebut sudah didistribusikan ketika krisis kesehatan terjadi. Sehingga, pengadministrasian distribusi menjadi penting untuk memastikan proses distribusi berjalan secara benar dan lancar.

Data dan Fakta

- Terdapat logistik/BMN kesehatan yang tidak ditemukan

Tabel 3.2 Tabel grafik dan persentase tidak ditemukan

- Arahan dari atasan daerah (regional/sub regional) untuk distribusi padahal dokumen belum lengkap

- Kurangnya monitoring/pengawasan dari kantor pusat

19

Dampak

Berdasarkan data dan fakta tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa pengadministrasian dokumen distribusi logistik/BMN yang belum optimal ketika terjadi krisis kesehatan, sehingga dapat menimbulkan dampak bila isu tersebut tidak segera diselesaikan sebagai berikut:

a. Terganggunya proses penanganan krisis kesehatan karena logistik/BMN kesehatan tidak tersedia di gudang regional/sub regional

b. Nilai aset Pusat Krisis Kesehatan yang membesar karena tidak dapat dilakukan penghapusan logistik/BMN karena dokumen tidak lengkap

c. Risiko menjadi temuan pemeriksa

Pihak yang Terlibat

a. Tim kerja Logistik Kesehatan dan BMN Berperan sebagai pengelola dokumen distribusi

b. Tim kerja Revitalisasi Gudang Regional Berperan sebagai penghubung dan monitoring regional/sub regional dengan kantor pusat

c. Pegawai gudang Berperan sebagai pengelola gudang

Kondisi yang Diharapkan

Optimalnya pengadministrasian dokumen distribusi logistik/BMN kesehatan ketika terjadi krisis kesehatan

Keterkaitan dengan Mata Pelatihan Agenda 3

Keterkaitan isu “Pengadministrasian dokumen distribusi logistik/BMN kesehatan yang belum optimal ketika terjadi krisis kesehatan” dengan Mata Pelatihan Agenda 3 yaitu pentingnya peran monitoring dan evaluasi (Manajemen ASN) salah satunya dengan proses review SOP distribusi logistik/BMN kesehatan (SMART ASN) sehingga mendukung percepatan pengelolaan krisis kesehatan.

3. Belum optimalnya tata kelola bahan dokumen laporan keuangan Tahun 2021.

Penyiapan dokumen bahan pemeriksaan atas laporan keuangan oleh pemeriksa internal dan eksternal adalah salah satu hal yang harus dipersiapkan

20

dengan baik. Seperti halnya Laporan Hasil Pemeriksaan oleh Badan Pemeriksa

Keuangan (BPK) terhadap Kinerja Tahun 2020 s.d. Triwulan III 2021 Pada Kementerian Kesehatan, pada Bulan Januari 2022. Ada beberapa rekomendasi BPK kepada Pusat Krisis Kesehatan yang perlu dipersiapkan dokumen pemeriksaannya

melalui Inspektorat Jenderal. Pusat Krisis Kesehatan belum merespon secara optimal rekomendasi tersebut dikarenakan antara lain pengelolaan dokumen yang kurang tertata, jumlah pegawai yang mengelola dokumen keuangan terbatas pada

1 orang, dan kesibukan pengelola dokumen keuangan dalam membantu

penanganan COVID-19 Hal ini membuat Inspektorat Jenderal (Itjen) sebagai auditor internal berperan aktif agar hasil pemeriksaan tersebut tidak menjadi temuan yang berpotensi menjadi kerugian negara. Sehingga, peran pengelolaan dokumen menjadi sangat penting untuk memastikan bahan dokumen laporan keuangan dikelola secara baik.

Data dan Fakta

- Belum ada penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan dalam bentuk digital

(softfile)yang tersistem dan terintegrasi

- Penyiapan bahan dokumen laporan keuangan yang belum optimal

- Belum ada mekanisme pengawasan penyimpanan bahan dokumen laporan

keuangan

- Pembentukan Tim Percepatan Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan

Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) Tahun 2020 – Triwulan III 2021 Pada Pusat

Krisis Kesehatan pada bulan Juni 2022

Dampak

Berdasarkan data dan fakta tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa belum optimalnya tata kelola bahan dokumen laporan keuangan Tahun 2021, sehingga dapat menimbulkan dampak bila isu tersebut tidak segera diselesaikan sebagai berikut:

a. Terganggunya proses pertanggungjawaban satker

b. Kurangnya transparansi satker

c. Risiko menjadi kerugian negara

Pihak yang Terlibat

a. Tim pemeriksa

21

Berperan sebagai pemeriksa yang meminta bahan dokumen

b. Pengelola keuangan

Berperan dalam penyiapan bahan dokumen pemeriksaan

Kondisi yang Diharapkan

Optimalnya tata kelola bahan dokumen laporan keuangan Tahun 2021.

Keterkaitan dengan Mata Pelatihan Agenda 3

Keterkaitan isu “Belum optimalnya tata kelola bahan dokumen laporan keuangan Tahun 2021” dengan Mata Pelatihan Agenda 3 yaitu pentingnya dokumentasi bahan laporan keuangan (Manajemen ASN) salah satunya dengan proses digitalisasi bahan dokumen laporan keuangan menggunakan GoogleDrive (SMART ASN) sehingga mendukung transparansi dan pertanggungjawaban Pusat Krisis Kesehatan kepada masyarakat.

B. Penetapan Core Isu

Core Isu merupakan isu utama atau isu yang menjadi prioritas untuk diselesaikan terlebih dahulu. Penetapan Core Isu dari ketiga isu yang telah disampaikan di atas dilakukan dengan melakukan penapisan isu menggunakan metode aktual, problematika, kekhalayakan, dan kelayakan (APKL). Metode APKL menggunakan teknik scoring1 – 5 dalam penetapan prioritas isu. Semakin tinggi nilai yang didapat sebuah isu maka semakin menjadi prioritas untuk diselesaikan.

No Indikator Keterangan

1 Aktual (A) Isu benar-benar terjadi dan sedang hangat dibicarakan dalam masyarakat

2 Problematika (P) Isu yang memiliki dimensi masalah yang kompleks, sehingga perlu dicarikan segera solusinya

3 Kekhalayakan (K) Isu yang menyangkut hajat hidup orang banyak

4 Kelayakan (L) Isu yang masuk akal dan realistis serta relevan untuk dimunculkan inisiatif pemecahan masalahnya

Berdasarkan kegiatan penapisan ketiga isu yang telah disampaikan, didapatkan hasil sebagai berikut:

22
Tabel 3.3 APKL

Tabel 3.4

Penapisan Isu Metode APKL

A Pengelolaan logistik/BMN kesehatan di seluruh regional/sub regional yang belum optimal

B Pengadministrasian dokumen distribusi logistik/BMN kesehatan yang belum optimal ketika terjadi krisis kesehatan

C Belum optimalnya tata kelola bahan dan dokumen laporan keuangan Tahun 2021

4 4 3 3 14 III

4 4 4 3 15 II

5 4 4 5 18 I

Dari tabel di atas dapat disimpulkan, bahwa isu “Belum optimalnya tata kelola bahan dan dokumen laporan keuangan Tahun 2021” merupakan isu yang menjadi prioritas untuk diselesaikan terlebih dahulu.

Dari segi Aktual, isu ke-3 yaitu “Belum optimalnya tata kelola bahan dan dokumen laporan keuangan Tahun 2021” mendapatkan nilai 5 yang berarti isu tersebut saat ini sedang terjadi dan mendesak untuk ditindaklanjuti. Hal ini karena menyangkut pertanggungjawaban satker yang harus akuntabel dan transparan. Dari segi Problematika, isu ke-3 mendapatkan nilai 4 yang berarti isu tersebut merupakan salah satu masalah satker saat ini yang perlu segera diselesaikan. Dari segi Kekhalayakan, isu ke-3 mendapatkan nilai 4 yang berarti isu tersebut merupakan salah satu permasalahan yang menyangkut pihak lain sebagai pemeriksa. Hal ini menyangkut integritas satker dalam pengelolaan adminitrasi dokumen. Dari segi Kelayakan, isu ke-3 mendapatkan nilai yang berarti isu tersebut realistis dan layak untuk mendapatkan inisiatif pemecahan permasalahannya. Hal tersebut karena apabila tidak segera dicarikan solusi, maka akan timbul risiko Kerugian Negara dan mempengaruhi prestasi kerja tidak hanya Pusat Krisis Kesehatan namun juga organisasi Kementerian Kesehatan.

C. Analisis Penyebab Core Isu

Analisis penyebab isu dilakukan untuk menemukan akar penyebab sebuah masalah/isu. Analisis penyebab isu “Belum optimalnya tata kelola bahan dan

23
Isu Indikator Jumlah Prioritas A P K L

dokumen laporan keuangan Tahun 2021” dilakukan dengan metode fishbone, yaitu sebagai berikut:

Berdasarkan hasil analisis di atas, didapatkan beberapa akar masalah yaitu:

1. Systems

a. Bahan dokumen terbatas pada hardfile

Pusat Krisis Kesehatan belum memiliki sistem penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan secara digital. Akibatnya ketika pemeriksaan terjadi, pengelola keuangan sibuk mencari dokumen hardfile. Setelah bahan dokumen yang diminta pemeriksa ditemukan, pemeriksa meminta softcopydari berkas tersebut. Apabila Pusat Krisis Kesehatan sudah memiliki sistem penyimpanan secara digital atau softfile,maka pemeriksaan akan berjalan lebih lancar dan cepat.

b. Mekanisme pengawasan belum ada

Pusat Krisis Kesehatan belum memiliki mekanisme pengawasan terhadap penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan. Apabila terjadi pemeriksaan, pengelola keuangan harus mengkonfirmasi berkas kepada pelaksana kegiatan agar dapat menemukan berkas yang dimaksud secara lengkap. Hal ini juga memperlambat proses pemeriksaan.

2. Surroundings

a. Bahan dokumen yang kurang tertata rapi

24
Gambar 3.1 Analisis Penyebab Isu Menggunakan Diagram Fishbone

Kondisi ruang penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan Pusat

Krisis Kesehatan dapat dikatakan belum baik. Sebagaimana foto terlampir dalam Lampiran 1, penyimpanan bahan dokumen belum tertata rapi. Dokumen softfilemaupun hardfiledisimpan oleh masingmasing pegawai karena belum ada sistem penyimpanan dokumen soft file yang terintegrasi. Salah satu penyebabnya adalah pandemi COVID19 dimana Pusat Krisis Kesehatan mengelola dana yang tidak sedikit untuk penanganan pandemi sehingga jumlah dokumennya cukup banyak. Di sisi lain, jumlah pegawai yang terbatas juga turut menyebabkan kurang tertatanya penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan.

b. Belum ada sarana pendukung penyimpanan digital Pusat Krisis Kesehatan belum memiliki sarana pendukung penyimpanan digital bahan dokumen laporan keuangan. Adanya penyimpanan digital dapat memudahkan dan memperlancar proses pemeriksaan.

3. Suppliers

a. Pegawai pengelola keuangan yang menyiapkan bahan dokumen pemeriksaan terbatas hanya 1 orang. Hal ini menyebabkan penyiapan bahan dokumen cukup menyita waktu karena harus mencari satu per satu hardfileyang kurang tertata seorang diri.

b. Terdapat beberapa rekomendasi BPK pada tahun 2020-TW III 2021 Jumlah rekomendasi yang cukup banyak, pegawai penyiap bahan dokumen yang terbatas, dan pencarian dokumen hardfile menyebabkan proses pemeriksaan tidak dapat berjalan dengan maksimal.

Berdasarkan analisis penyebab isu dengan menggunakan diagram Fishbone, dapat diketahui bahwa penyebab terjadinya isu belum optimalnya tata kelola bahan dan dokumen laporan keuangan Tahun 2021 yaitu bahan dokumen yang terbatas pada hardfile,pemeriksaan yang tiba-tiba, bahan dokumen yang kurang tertata rapi, dan dokumen yang belum lengkap. Dari analisis tersebut, penyebab yang paling sering muncul dapat dikatakan sebagai penyebab utama coreissueyaitu bahan dokumen yang terbatas pada hardfile.

25
D. Gagasan Kreatif Pemecahan Core Issue

Berdasarkan akar isu yang ditemukan pada saat melakukan analisis penyebab

isu dengan menggunakan metode Fishbone, maka disusunlak gagasan dan kegiatan

dalam pemecahan masalah yang akan dilaksanakan selama aktualisasi. Gagasan yang dipilih yaitu “Optimalisasi penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan

menggunakanGoogleDrive.”

Dalam rangka untuk melaksanakan gagasan pemecahan masalah tersebut perlu menentukan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan, yaitu sebagai berikut:

Tabel 3.5 Kegiatan Aktualisasi

No Kegiatan

1 Pelaksanaan konsultasi dengan atasan dan koordinasi dengan rekan kerja

mengenai kesepakatan tatacara penyimpanan bahan dokumen

2 Penyiapan bahan dokumen

3 Penyiapan penyimpanan dokumen

4 Pelaksanaan sosialisasi penggunaan googledrivedalam penyimpanan bahan

dokumen laporan keuangan

5 Penggunaan googledrivedalam penyimpanan bahan dokumen laporan

keuangan

6 Pelaksanaan evaluasi dan feedback

26

BAB IV RANCANGAN AKTUALISASI

A. Matriks Rancangan Aktualisasi

Unit Kerja : Pusat Krisis Kesehatan

Identifikasi Isu : 1. Pengelolaan logistik/BMN kesehatan di seluruh regional/sub regional yang belum optimal,

2. Pengadministrasian dokumen distribusi logistik/BMN kesehatan yang belum optimal ketika terjadi krisis kesehatan,

3. Belum optimalnya tata kelola bahan dokumen laporan keuangan Tahun 2021.

Isu yang Diangkat : Belum optimalnya tata kelola bahan dokumen laporan keuangan Tahun 2021

Gagasan Pemecahan Isu : Optimalisasi penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan secara digital menggunakan GoogleDrive

No Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Eviden Keterkaitan dengan NilaiNilai BerAKHLAK

1 Pelaksanaan

konsultasi dengan

atasan dan

koordinasi dengan

rekan kerja

mengenai

kesepakatan

tatacara

Terlaksananya

konsultasi dengan

atasan dan koordinasi

dengan rekan kerja

mengenai

kesepakatan tatacara

penyimpanan bahan

dokumen

Kontribusi

terhadap

Tusi/Tujuan Organisasi

Kegiatan ini

diharapkan dapat

memberikan

kontribusi

terhadap fungsi

Pusat Krisis

Kesehatan yaitu

“Pelaksanaan

Penguatan Nilai Organisasi

Kegiatan ini dapat

memperkuat

nilai organisasi

Kementerian

Kesehatan

Republik

Indonesia yaitu

27
Tabel 4.1 Matriks Rancangan Aktualisasi

penyimpanan bahan dokumen

1. Membuat janji untuk bertemu

Output: kesepakatan bertemu

Eviden: Dokumen/foto pertemuan

Saya akan berkoordinasi dengan rekan kerja dan atasan (Kolaboratif) untuk

pencarian informasi dan masukan yang diperlukan (Berorientasi Pelayanan)

secara langsung dan/atau virtual dengan mempertimbangkan

ketersediaan waktu luang

atasan dan rekan kerja (Adaptif)

Saya akan menggunakan

bahasa yang sopan dan santun dalam membuat janji untuk bertemu (Harmonis)

Urusan Administrasi Pusat”

nilai Inklusif, Efektif, dan Bersih

2. Menyampaikan rancangan aktualisasi yang akan dilaksanakan

Output: tersampaikannya rancangan aktualisasi yang akan dilaksanakan

Saya akan menyampaikan dengan terbuka dan apa adanya (Akuntabel) terhadap setiap kegiatan yang akan dilakukan

3. Meminta masukan dari rekan kerja dan atasan

Eviden: Dokumen/foto kegiatan

menggunakan bahasa yang santun dan sopan (Harmonis).

Saya akan berdedikasi tinggi dan bersungguhsungguh dalam

menyampaikan rancangan aktualisasi (Loyal)

Output: masukan dan saran

Eviden: lembar konsultasi mentor dan saran

Saya akan bekerja sama dengan atasan dan rekan kerja (Kolaboratif) untuk mencari solusi dari

permasalahan (Kompeten), menghargai saran dan

28

masukan yang diberikan (Harmonis), dan menyusun rekap hasil diskusi dan

melakukan perbaikan (Berorientasi Pelayanan)

dokumen

Saya akan mencari dokumen

secara cermat (Kompeten)

dengan tidak menambah

Kegiatan ini diharapkan dapat

memberikan kontribusi

terhadap fungsi

Pusat Krisis

Eviden: Daftar/list bahan dokumen

atau mengurangi bahan dokumen, dan bertanggungjawab atas

dokumen tersebut (Akuntabel).

Saya akan meminta bantuan

rekan kerja untuk mencari

bahan dokumen yang

diperlukan untuk

memudahkan pekerjaan (Harmonis)

Saya akan berdedikasi dengan bersungguh-

sungguh dalam pencarian

dokumen demi Pusat Krisis

Kesehatan yang lebih baik (Loyal), serta memudahkan

dalam menyiapkan bahan pemeriksaan (Berorientasi Pelayanan)

Kesehatan yaitu

“Pelaksanaan

Urusan

Administrasi Pusat”

Kegiatan ini dapat

memperkuat nilai organisasi

Kementerian

Kesehatan

Republik

Indonesia yaitu

nilai Inklusif, Efektif, dan Bersih

Output: tersusunnya

Saya akan menyusun daftar dokumen secara teratur dan berurutan (Akuntabel)

untuk memudahkan rekan

kerja dalam mencari bahan

29
2 Penyiapan bahan dokumen Tersedianya bahan 1. Mencari bahan dokumen Output: tersedianya bahan dokumen 2. Menyusun bahan dokumen berdasarkan nama bahan dokumen berdasarkan nama

3. Menuliskan penamaan pada dokumen (hardfile)

Eviden: susunan bahan dokumen dokumen yang dibutuhkan (Kolaboratif)

Output: ternamainya file pada bahan dokumen/berkas

Eviden: penamaan pada dokumen

Saya akan menuliskan nama

berkas sesuai dengan tahun dan nama (Akuntabel)

ditambah dengan masukan

dari rekan kerja/atasan

(Adaptif) agar mudah dicari

oleh rekan kerja (Kolaboratif)

3 Penyiapan penyimpanan dokumen

Tersedianya pindaian dokumen dan google drive untuk

penyimpanan dokumen

1. Memindai berkas Output: terpindainya bahan dokumen

secara softfile

Eviden: softfile dokumen

Saya akan memindai

dokumen secara digital (Adaptif) sebagai back up data untuk memudahkan

pencarian bahan dokumen

ketika dibutuhkan (Berorientasi Pelayanan)

Saya akan meminta bantuan

rekan kerja dalam

pemindaian berkas sebagai

bentuk kerja sama (Kolaboratif) dan

menghargai bantuan dari rekan kerja (Harmonis)

Kegiatan ini

diharapkan dapat

memberikan

kontribusi

terhadap fungsi

Pusat Krisis

Kesehatan yaitu

“Pelaksanaan

Urusan

Administrasi

Pusat

Kegiatan ini dapat

memperkuat

nilai organisasi

Kementerian

Kesehatan

Republik

Indonesia yaitu

nilai Inklusif, Efektif, dan Bersih

2. Me-rename file hasil pindaian sesuai penamaan

Output: teridentifikasinya softfile hasil pindaian sesuai penamaan

Saya akan menamai file

sesuai dengan tahun dan nama dokumen (Akuntabel) dengan

perbaikan nama apabila

30

4 Pelaksanaan sosialisasi

penggunaan google drive dalam

penyimpanan bahan

dokumen laporan

keuangan

3. Membuat google drive untuk penyimpanan

Eviden: daftar berkas softfile yang telah di-rename

Output: tersedianya google drive untuk penyimpanan

Eviden: link google drive untuk

penyimpanan

yang diperlukan (Kompeten)

Saya akan berdedikasi dengan bersungguhsungguh dalam pembuatan

google drive demi Pusat

Krisis Kesehatan yang lebih baik (Loyal)

Saya akan menyiapkan link google drive berisikanfolder sesuai dengan nama file

berkas asli (hardfile) untuk media penyimpanan data secara digital (Adaptif)

Tersosialisasikannya

google drive untuk

penyimpanan bahan dokumen laporan

keuangan

1. Membuat bahan paparan sosialisasi Output: tersedianya paparan sosialisasi

Eviden: paparan sosialisasi

Saya akan membuat paparan dengan jujur dan sebaikbaiknya (Akuntabel) agar

peserta sosialisasi dapat lebih mudah memahami materi (Berorientasi Pelayanan)

Kegiatan ini

diharapkan dapat

memberikan

kontribusi

terhadap fungsi

Pusat Krisis

Kesehatan yaitu

“Pelaksanaan

Urusan

Administrasi

Pusat

Kegiatan ini dapat

memperkuat

nilai organisasi

Kementerian

Kesehatan

Republik

Indonesia yaitu

nilai Inklusif, Efektif, dan Bersih

2. Membuat janji untuk bertemu dengan rekan pengelola keuangan

Output: kesepakatan bertemu

Eviden: Dokumen/foto pertemuan

3. Menyampaikan paparan sosialisasi Output: tersampaikannya tujuan dan fungsi pembuatan google drive

Saya akan berkoordinasi dengan rekan kerja (Harmonis) untuk sosialisasi Saya akan menggunakan

bahasa Indonesia yang baik dan sopan (Loyal)

Saya akan menyampaikan secara terbuka informasi (Akuntabel) terhadap setiap kegiatan yang akan dilakukan

31

4. Meminta tanggapan terkait pembuatan Google Drive

Eviden: dokumen/foto pertemuan

Output: tertanggapinya google drive

Eviden: tanggapan dari peserta sosialisasi

demi pelayanan yang lebih baik (Berorientasi Pelayanan)

Saya akan bekerja sama dengan rekan kerja (Kolaboratif), menghargai saran dan masukan yang diberikan (Harmonis), dan menyusun rekap hasil diskusi dan melakukan perbaikan (Kompeten)

5. Membangun kesepakatan terhadap tanggapan dan masukan

Output: kesepakatan

Eviden: notulen/kesimpulan

Saya akan mengimplementasikan setiap tanggapan yang membangun (Adaptif)

5 Penggunaan google drive dalam penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan

1. Menginput file hasil pindaian ke google drive

Terpakainya google drive dalam penyimpanan dokumen laporan keuangan

Output: terinputnya file hasil pindaian ke google drive

Eviden: Folder dalam google drive yang berisi file

Saya akan menginput dan menuliskan nama berkas hardfile (Akuntabel) secara digital dalam google drive (Adaptif)

Kegiatan ini diharapkan dapat

memberikan

kontribusi

terhadap fungsi

Pusat Krisis

Kesehatan yaitu

“Pelaksanaan

Urusan

Administrasi Pusat

Kegiatan ini dapat memperkuat nilai organisasi

Kementerian

Kesehatan

Republik

Indonesia yaitu nilai Inklusif, Efektif, dan Bersih

2. Melakukan pencarian di google drive sebagai uji coba penggunaan

Output: terlaksananya pencarian file di google drive sebagai uji coba penggunaan

Eviden: screenshot layar pencarian

Saya akan melakukan uji coba terhadap penggunaan google drive untuk simulasi (Kompeten) dalam menyiapkan bahan dokumen laporan keuangan (Berorientasi Pelayanan).

Saya akan mengajak rekan pengelola keuangan (Harmonis) untuk melakukan uji coba pencarian dokumen (Kolaboratif) dengan bahasa

32

6 Pelaksanaan evaluasi dan feedback

Terevaluasinya dan adanya feedback

1. Menyusun daftar pertanyaan Output: tersusunnya daftar pertanyaan evaluasi

Eviden: daftar pertanyaan

Indonesia yang baik dan sopan (Loyal).

Kegiatan ini diharapkan dapat memberikan

Kegiatan ini dapat

2. Mengajukan daftar pertanyaan ke rekan kerja

Output: terajukannya daftar pertanyaan

Eviden: dokumen/foto pengajuan

Saya akan menyusun dafatr pertanyaan untuk evaluasi yang lebih baik (Kompeten) sebagai salah satu persiapan menghadapi perubahan (Adaptif)

Saya akan menyampaikan daftar pertanyaan ke rekan pengelola keuangan (Kolaboratif) dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan jelas (Loyal)

kontribusi

terhadap fungsi

Pusat Krisis

Kesehatan yaitu

“Pelaksanaan Urusan

Administrasi Pusat

memperkuat nilai organisasi

Kementerian

Kesehatan

Republik

Indonesia yaitu nilai Inklusif, Efektif, dan Bersih

3. Merekap hasil tanggapan

Output: terekapnya hasil tanggapan

Eviden: rekap hasil tanggapan

Saya akan bekerja sama dengan rekan kerja (Kolaboratif), menghargai saran dan masukan yang diberikan (Harmonis), dan menyusun rekap hasil diskusi dan melakukan perbaikan (Kompeten)

4. Menyampaikan hasil kegiatan kepada atasan

Output: tersampaikannya hasil kegiatan kepada atasan

Eviden: dokumen/foto hasil kegiatan berupa google drive

Saya akan menghargai setiap saran dan masukan yang diberikan oleh rekan kerja pengelola keuangan (Harmonis). Saya akan merekap hasil tanggapan dengan jujur dan bertanggung jawab, melakukan koordinasi dan menyampaikan hasil tanggapan/feedback kepada atasan dengan ramah (Berorientasi Pelayanan)

33

5. Menyusun laporan kegiatan Output: tersusunnya laporan kegiatan

Eviden: laporan aktualisasi

menggunakan bahasa yang baik, menghargai arahan atasan (Harmonis), dan menindaklanjuti arahan atasan dengan penuh tanggung jawab

Saya akan menyusun laporan kegiatan dengan penuh tanggung jawab (Kompeten) untuk dokumentasi kegiatan yang telah dilaksanakan secara jujur (Akuntabel)

1 Pelaksanaan konsultasi dengan atasan dan koordinasi dengan rekan kerja mengenai

kesepakatan tatacara penyimpanan bahan dokumen

2 Penyiapan bahan dokumen

3 Penyiapan penyimpanan dokumen

4 Pelaksanaan sosialisasi penggunaan googledrivedalam penyimpanan bahan dokumen laporan

keuangan

5 Pengimplementasian penggunaan googledrive dalam penyimpanan bahan dokumen laporan

keuangan

6 Pelaksanaan evaluasi dan feedback

Para Pihak Peran dalam Aktualisasi

Agustus Minggu ke September Minggu ke Keterangan II III IV I II

34
B. Jadwal Aktualisasi
No Kegiatan
Tabel 4.2 Jadwal Aktualisasi C. Peran Pihak Terkait
No
Tabel 4.3 Peran Pihak Terkait

1 Kepala Pusat Krisis Kesehatan Kepala Pusat Krisis Kesehatan yang telah mengizinkan penulis untuk mengikuti kegiatan Latsar CPNS dan menyediakan berbagai dukungan berupa akses untuk mendapatkan informasi

2 Mentor Mentor yang memberi arahan dan masukan dalam menentukan isu dan membantu segala proses dalam pembuatan rancangan aktualisasi.

3 Tutor Agenda I

Tutor yang telah memberikan materi dan pemahaman mengenai wawasan kebangsaan dan analisis isu kontemporer, sehingga penulis dapat menentukan isu dalam rancangan aktualisasi

4 Tutor Agenda II Tutor yang telah memberikan materi dan pemahaman mengenai nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK sehingga penulis memiliki pehamanan baik dan dapat mengaitkan tahapan kegiatan dengan nilai-nilai tersebut.

5 Tutor Agenda III

Tutor yang telah memberikan materi dan pemahaman kepada peserta latsar mengenai Manajemen ASN dan SMART ASN yang menjadi acuan dalam menentukan berbagai kegiatan untuk menyelesaikan isu yang terjadi.

6 Tutor Agenda IV/Coach Coach yang membimbing penulis dalam menyusun rancangan aktualisasi, memberikan arahan, masukan, dan saran perbaikan yang dibutuhkan penulis demi kelancaran seminar dan aktualisasi

7 Pengelola Keuangan

Pusat Krisis Kesehatan

8 Rekan-rekan CPNS

Golongan II Angkatan 5

Selaku rekan kerja yang telah bersedia mendukung dan memberikan masukan yang membangun selama pelaksanaan Latsar CPNS

Sebagai rekan satu kelompok dalam sharingpengerjaan tugas dan berbagi suka duka selama pelatihan

35

BAB V

PELAKSANAAN AKTUALISASI

Perubahan

No Sebelum Perubahan Setelah Perubahan Keterangan

1 Pemindaian bahan

dokumen laporan keuangan

2 Kegiatan 5 belum ada

tahapan kegiatan daftar akses untuk keamanan data

3 Kegiatan 5 Belum ada

tahapan kegiatan

menambahkan password

Pelaksanaan Aktualisasi

Fokus kepada Pengadaan

Barang Jasa Penanganan

COVID-19 Tahun 2021

Pada kegiatan 5: Menambahkan daftar akses untuk keamanan data

Pada kegiatan 5: Menambahkan password pada tautan

Karena bahan dokumen laporan keuangan yang cukup banyak, sesuai arahan mentor dan persetujuan coach

Sesuai masukan dari mentor dan rekan kerja

Sesuai masukan dari mentor untuk keterbatasan akses dan keamanan data

Pelaksanaan kegiatan aktualisasi dilaksanakan mulai tanggal 5 Agustus – 9 September 2022 di Pusat Krisis Kesehatan. Berikut ini merupakan kegiatan-kegiatan pelaksanaan aktualisasi serta waktu pelaksanaan aktualisasi yang telah dilaksanakan oleh penulis.

NO KEGIATAN

1 Pelaksanaan konsultasi dengan atasan dan koordinasi dengan rekan kerja mengenai kesepakatan

tatacara penyimpanan bahan dokumen

2 Penyiapan bahan dokumen

3 Penyiapan penyimpanan dokumen

3 Terlaksana Minggu Pertama

Terlaksana Minggu Kedua

Terlaksana Minggu Kedua

36
JUMLAH TAHAP KEGIATAN TERLAKSANA / TIDAK TERLAKSANA WAKTU PELAKSANAAN
3
3

4 Pelaksanaan sosialisasi penggunaan

google drive dalam penyimpanan

bahan dokumen laporan keuangan

5 Pengimplementasian penggunaan

google drive dalam penyimpanan

bahan dokumen laporan keuangan

6 Pelaksanaan evaluasi dan feedback

5 Terlaksana Minggu Ketiga

4 Terlaksana, dengan perubahan Minggu Ketiga

5 Terlaksana Minggu Keempat

Berikut ini adalah uraian pelaksanaan aktualisasi di Pusat Krisis Kesehatan yang telah dilaksanakan oleh penulis sesuai dengan rencana kegiatan yang telah dibuat.

Nama Peserta : Ihsan Muhammad Yusuf

NIP : 199911082022021001

Unit Kerja : Pusat Krisis Kesehatan

Jabatan : Pengelola Keuangan

Isu yang diangkat : Belum optimalnya tata kelola bahan dokumen laporan keuangan Tahun 2021

Gagasan Kreatif : Optimalisasi penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan secara digital menggunakan Google Drive

Kegiatan 1 Pelaksanaan konsultasi dengan atasan dan koordinasi dengan rekan kerja mengenai kesepakatan tatacara penyimpanan bahan dokumen

Tanggal Pelaksanaan Minggu Pertama

Tahapan Kegiatan

1. Membuat janji untuk bertemu

2. Menyampaikan rancangan aktualisasi yang akan dilaksanakan

3. Meminta masukan dari rekan kerja dan atasan

Output Kegiatan

1. Dokumen foto pertemuan

2. Lembar konsultasi dan saran

Uraian Tahapan Kegiatan:

Pada tahap kegiatan ini saya membuat janji pertemuan dengan atasan dan rekan kerja untuk berkonsultasi dengan atasan dan berkoordinasi dengan rekan kerja terkait rencana pelaksanaan

sebagaimana rancangan aktualisasi pembuatan google drive untuk bahan dokumen laporan keuangan

Tahun 2021. Kemudian menyampaikan rancangan aktualisasi dan meminta masukan dari rekan kerja

dan atasan. Saran tersebut tertuang dalam lembar konsultasi mentor dan saran dari rekan kerja.

Keterkaitan Kegiatan dengan nilai-nilai BerAKHLAK:

37

Saya berkoordinasi dengan rekan kerja dan atasan (Kolaboratif) untuk pencarian informasi dan masukan yang diperlukan (Berorientasi Pelayanan) secara langsung dan/atau virtual dengan mempertimbangkan ketersediaan waktu luang atasan dan rekan kerja (Adaptif)

Saya menggunakan bahasa yang sopan dan santun dalam membuat janji untuk bertemu (Harmonis)

Saya menyampaikan dengan terbuka dan apa adanya (Akuntabel) terhadap setiap kegiatan yang akan dilakukan menggunakan bahasa yang santun dan sopan (Harmonis).

Saya berdedikasi tinggi dan bersungguh-sungguh dalam menyampaikan rancangan aktualisasi (Loyal)

Saya bekerja sama dengan atasan dan rekan kerja (Kolaboratif) untuk mencari solusi dari permasalahan (Kompeten), menghargai saran dan masukan yang diberikan (Harmonis), dan menyusun rekap hasil diskusi dan melakukan perbaikan (Berorientasi Pelayanan)

Bentuk Penerapan Agenda 3 dalam Pelaksanaan Aktualisasi

- Manajemen ASN

Berkoordinasi dengan berbagai pihak dan melaksanakan tugas dengan jujur, bertanggung jawab dan berintegritas tinggi serta memegang teguh nilai dasar ASN

- Smart ASN

Memanfaatkan internet dan teknologi (media sosial) untuk berkoordinasi sebagai alternatif pertemuan.

Kontribusi terhadap tusi/tujuan organisasi:

Kegiatan ini dapat memberikan kontribusi terhadap fungsi Pusat Krisis Kesehatan yaitu “Pelaksanaan Urusan Administrasi Pusat”.

Penguatan nilai organisasi:

Kegiatan ini dapat memperkuat nilai organisasi Kementerian Kesehatan Republik Indonesia yaitu nilai Inklusif, Efektif, dan Bersih.

Manfaat kegiatan

1. Bagi Penulis

Penulis dapat mengimplementasikan nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK dan menjalankan kedudukan dan peran sebagai ASN di tempat kerja

2. Bagi Organisasi

Kegiatan ini dapat mendukung upaya salah satu tugas dan fungsi Pusat Krisis Kesehatan yaitu Pelaksanaan Urusan Administrasi Pusat

38

Kegiatan ini mendukung upaya transparansi dan keterbukaan pengelolaan keuangan negara sebagai pertanggungjawaban kepada masyarakat

Dokumentasi Kegiatan 1

No Tahap Kegiatan Dokumentasi

1 Membuat janji untuk

bertemu

2 Menyampaikan rancangan

aktualisasi yang akan

dilaksanakan

39
3. Bagi Masyarakat Gb. Membuat janji bertemu Gb. Penyampaian rancangan aktualisasi ke atasan

3 Meminta masukan dari

rekan kerja dan atasan

Penyampaian rancangan aktualisasi ke rekan kerja

atasan

Gb. Poin masukan dari rekan kerja

Kegiatan 2 Penyiapan bahan dokumen

Tanggal Pelaksanaan Minggu Kedua

40
Gb. Gb. Masukan dari

Tahapan Kegiatan

1. Mencari bahan dokumen

2. Menyusun bahan dokumen berdasarkan nama

3. Menuliskan penamaan pada dokumen (hardfile)

Output Kegiatan

1. Daftar bahan dokumen

2. Foto hasil penamaan dokumen

Uraian Tahapan Kegiatan:

Pada tahapan ini saya mencari dokumen secara cermat dengan tidak menambah atau mengurangi bahan dokumen, dan bertanggungjawab atas dokumen tersebut. Pencarian dilakukan di tempat penyimpanan dokumen. Setelah itu, dokumen disusun berdasarkan nama agar memudahkan dalam penataan, terutama ketika menyiapkan bahan pemeriksaan. Setelah disusun, kemudian dituliskan penamaan pada dokumen sesuai urutannya untuk memudahkan penggunaan dokumen dan memudahkan rekan kerja dalam mencari bahan dokumen yang dibutuhkan. Penamaan bahan dokumen sesuai dengan tahun dan nama. Pada tahap aktualisasi ini, sebagaimana saran mentor dan sebagaimana telah disetujui coach, bahan dokumen untuk aktualisasi adalah dokumen Pengadaan Barang/Jasa untuk Penanganan COVID-19 Tahun 2021.

Keterkaitan Kegiatan dengan nilai-nilai BerAKHLAK:

Saya mencari dokumen secara cermat (Kompeten) dengan tidak menambah atau mengurangi bahan dokumen, dan bertanggungjawab atas dokumen tersebut (Akuntabel).

Saya meminta bantuan rekan kerja untuk mencari bahan dokumen yang diperlukan untuk memudahkan pekerjaan (Harmonis)

Saya berdedikasi dengan bersungguh-sungguh dalam pencarian dokumen demi Pusat Krisis

Kesehatan yang lebih baik (Loyal), serta memudahkan dalam menyiapkan bahan pemeriksaan (Berorientasi Pelayanan)

Saya menyusun daftar dokumen secara teratur dan berurutan (Akuntabel) untuk memudahkan rekan kerja dalam mencari bahan dokumen yang dibutuhkan (Kolaboratif)

Saya menuliskan nama berkas sesuai dengan tahun dan nama (Akuntabel) ditambah dengan

masukan dari rekan kerja/atasan (Adaptif) agar mudah dicari oleh rekan kerja (Kolaboratif)

Bentuk Penerapan Agenda 3 dalam Pelaksanaan Aktualisasi

- Manajemen ASN

41

Melaksanakan tugas dengan jujur, bertanggung jawab, dan berintegritas tinggi dalam mencari

danmenyusunbahandokumenuntukmendukungdalamterciptanyalingkungankerjayangbersih dari praktik KKN.

- Smart ASN

Penyiapan bahan dokumen dilakukan secara teliti dan hati-hati, dicatat dengan baik agar tidak ada yang terlewat.

Kontribusi terhadap tusi/tujuan organisasi:

Kegiatan ini dapat memberikan kontribusi terhadap fungsi Pusat Krisis Kesehatan yaitu

“Pelaksanaan Urusan Administrasi Pusat”.

Penguatan nilai organisasi:

Kegiatan ini dapat memperkuat nilai organisasi Kementerian Kesehatan Republik Indonesia yaitu nilai Inklusif, Efektif, dan Bersih.

Manfaat kegiatan

1. Bagi Penulis

Penulis dapat mengimplementasikan nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK dan menjalankan kedudukan dan peran sebagai ASN di tempat kerja

2. Bagi Organisasi

Kegiatan ini dapat mendukung upaya salah satu tugas dan fungsi Pusat Krisis Kesehatan yaitu Pelaksanaan Urusan Administrasi Pusat

3. Bagi Masyarakat

Kegiatan ini mendukung upaya transparansi dan keterbukaan pengelolaan keuangan negara sebagai pertanggungjawaban kepada masyarakat

Dokumentasi Kegiatan 2

No Tahap Kegiatan Dokumentasi

42

2 Menyusun bahan dokumen berdasarkan

nama

Gb. Bahan dokumen Pengadaan Barang Jasa untu Penanganan

COVID-19 Tahun 2021

43
1 Mencari bahan dokumen Gb. Menyusun bahan dokumen berdasarkan nama

3 Menuliskan penamaan

pada dokumen (hardfile)

Kegiatan 3 Penyiapan penyimpanan dokumen

Tanggal Pelaksanaan Minggu Kedua

Tahapan Kegiatan

1. Memindai berkas

2. Me-rename file hasil pindaian sesuai penamaan

3. Membuat google drive untuk penyimpanan

Output Kegiatan

1. Terpindainya dokumen

2. Screenshot/foto hasil pindaian yang telah di-rename

3. Tautan (Link) google drive

Uraian Tahapan Kegiatan:

Pada tahapan selanjutnya yaitu menyiapkan penyimpanan dokumen berupa memindai berkas, menamai file hasil pindaian, dan membuat tautan google drive untuk penyimpanan. Saya memindai bahan dokumen secara digital sebagai back up data dan untuk memudahkan pencarian bahan dokumen ketika dibutuhkan. Setelah dokumen terpindai, dokumen dinamai sesuai dengan nama kegiatan/perusahaannya. Setelah semua bahan dokumen terpindai dan ternamai, saya membuat tautan google drive sebagai media untuk penyimpanan secara digital.

Keterkaitan Kegiatan dengan nilai-nilai BerAKHLAK:

Saya memindai dokumen secara digital (Adaptif) sebagai back up data untuk memudahkan pencarian bahan dokumen ketika dibutuhkan (Berorientasi Pelayanan)

44
Gb. Menuliskan penamaan pada dokumen (Hardfile)

Saya meminta bantuan rekan kerja dalam pemindaian berkas sebagai bentuk kerja sama (Kolaboratif) dan menghargai bantuan dari rekan kerja (Harmonis)

Saya menamai file sesuai dengan tahun dan nama dokumen (Akuntabel) dengan perbaikan nama apabila yang diperlukan (Kompeten)

Saya berdedikasi dengan bersungguh-sungguh dalam pembuatan google drive demi Pusat Krisis

Kesehatan yang lebih baik (Loyal)

Saya menyiapkan link google drive berisikan folder sesuai dengan nama file berkas asli (hardfile)

untuk media penyimpanan data secara digital (Adaptif)

Bentuk Penerapan Agenda 3 dalam Pelaksanaan Aktualisasi

- Manajemen ASN

Melaksanakan tugas dengan jujur, bertanggung jawab dan berintegritas tinggi serta memegang teguh nilai dasar ASN.

- Smart ASN

Memanfaatkan teknologi yaitu aplikasi scan di komputer maupun hand phone agar proses

pemindaian dapat dilakukan secara lebih efisien

Kontribusi terhadap tusi/tujuan organisasi:

Kegiatan ini dapat memberikan kontribusi terhadap fungsi Pusat Krisis Kesehatan yaitu “Pelaksanaan Urusan Administrasi Pusat”.

Penguatan nilai organisasi:

Kegiatan ini dapat memperkuat nilai organisasi Kementerian Kesehatan Republik Indonesia yaitu nilai Inklusif, Efektif, dan Bersih.

Manfaat kegiatan

1. Bagi Penulis

Penulis dapat mengimplementasikan nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK dan menjalankan kedudukan dan peran sebagai ASN di tempat kerja

2. Bagi Organisasi

Kegiatan ini dapat mendukung upaya salah satu tugas dan fungsi Pusat Krisis Kesehatan yaitu Pelaksanaan Urusan Administrasi Pusat

3. Bagi Masyarakat

Kegiatan ini mendukung upaya transparansi dan keterbukaan pengelolaan keuangan negara sebagai pertanggungjawaban kepada masyarakat

45

Dokumentasi Kegiatan 3

No Tahap Kegiatan Dokumentasi

1 Memindai berkas

2 Me-rename file hasil pindaian sesuai penamaan

3 Membuat google drive untuk penyimpanan

46
Gb. Pemindaian berkas Gb. Me-rename file hasil pindaian Gb. Pembuatan Google Drive untuk media penyimpanan

Kegiatan 4 Pelaksanaan sosialisasi penggunaan google drive dalam penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan

Tanggal Pelaksanaan Minggu Ketiga

Tahapan Kegiatan

1. Membuat bahan paparan sosialisasi

2. Membuat janji untuk bertemu rekan pengelola keuangan

3. Menyampaikan paparan sosialisasi

4. Meminta tanggapan terkait pembuatan Google Drive

5. Membangun kesepakatan terhadap tanggapan dan masukan

Output Kegiatan

1. Paparan sosialisasi

2. Dokumentasi foto pertemuan

3. Rekap tanggapan terkait pembuatan Google Drive

Uraian Tahapan Kegiatan:

Pada tahap ini, saya membuat bahan paparan sosialisasi. Setelah paparan selesai dibuat, saya membuat janji bertemu dengan rekan pengelola keuangan untuk berkoordinasi dan menyampaikan paparan tersebut agar peserta sosialisasi dapat memahami google drive seperti apa yang telah saya buat sebelum dipublikasikan. Setelah itu, saya meminta tanggapan terkait pembuatan google drive dan membangun kesepakatan terhadap tanggapan dan masukan tersebut untuk diaplikasikan.

Keterkaitan Kegiatan dengan nilai-nilai BerAKHLAK:

Pada tahapan kegiatan ini, Saya membuat paparan dengan jujur dan sebaik-baiknya (Akuntabel) agar peserta sosialisasi dapat lebih mudah memahami materi (Berorientasi Pelayanan)

Saya berkoordinasi dengan rekan kerja (Harmonis) untuk sosialisasi dengan menggunakan bahasa

Indonesia yang baik dan sopan (Loyal)

Saya menyampaikan secara terbuka informasi (Akuntabel) terhadap setiap kegiatan yang akan dilakukan demi pelayanan yang lebih baik (Berorientasi Pelayanan)

Saya bekerja sama dengan rekan kerja (Kolaboratif), menghargai saran dan masukan yang diberikan (Harmonis), dan menyusun rekap hasil diskusi dan melakukan perbaikan (Kompeten)

Saya mengimplementasikan setiap tanggapan yang membangun (Adaptif)

Bentuk Penerapan Agenda 3 dalam Pelaksanaan Aktualisasi

- Manajemen ASN

47

Bersikap profesional, terbuka, dan informatif dalam melakukan sosialisasi agar peserta dapat

memahami materi dengan baik.

- Smart ASN

Memanfaatkan zoom meeting untuk pertemuan secara daring/online sehingga memudahkan sosialisasi

Kontribusi terhadap tusi/tujuan organisasi: Kegiatan ini dapat memberikan kontribusi terhadap fungsi Pusat Krisis Kesehatan yaitu “Pelaksanaan Urusan Administrasi Pusat”.

Penguatan nilai organisasi:

Kegiatan ini dapat memperkuat nilai organisasi Kementerian Kesehatan Republik Indonesia yaitu nilai Inklusif, Efektif, dan Bersih.

Manfaat kegiatan

1. Bagi Penulis

Penulis dapat mengimplementasikan nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK dan menjalankan kedudukan dan peran sebagai ASN di tempat kerja

2. Bagi Organisasi

Kegiatan ini dapat mendukung upaya salah satu tugas dan fungsi Pusat Krisis Kesehatan yaitu Pelaksanaan Urusan Administrasi Pusat

3. Bagi Masyarakat

Kegiatan ini mendukung upaya transparansi dan keterbukaan pengelolaan keuangan negara sebagai pertanggungjawaban kepada masyarakat

Dokumentasi Kegiatan 4

No Tahap Kegiatan

Dokumentasi

48

bertemu

keuangan

https://youtu.be/9xRAMp8t-bI

49
1 Membuat bahan paparan sosialisasi Gb. Bahan paparan sosialisasi 2 Membuat janji untuk rekan pengelola Gb. Membuat janji untuk bertemu 3 Menyampaikan paparan sosialisasi Gb. Penyampaian paparan sosialisasi

4 Meminta tanggapan

terkait pembuatan Google Drive

5 Membangun kesepakatan

terhadap tanggapan dan masukan

Gb. Meminta tanggapan terkait pembuatan Google Drive

Gb. Notulensi tanggapan dan masukan

Kegiatan 5 Penggunaan google drive dalam penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan

Tanggal Pelaksanaan Minggu Ketiga

Tahapan Kegiatan

1. Menginput file hasil pindaian ke google drive

2. Melakukan pencarian di google drive sebagai uji coba penggunaan

3. Menyusun daftar akses pengguna google drive untuk keamanan data

4. Menambahkan password pada tautan

Output Kegiatan

1. Dokumentasi foto folder dalam google drive yang berisi file

2. Screenshot layar saat uji coba pencarian

3. Daftar akses penggunaan google drive

4. Password pada tautan

Uraian Tahapan Kegiatan:

Pada tahap ini, saya menginput file hasil pindaian ke google drive sekaligus membuat folder sesuai kegiatannya. Setelah proses penginputan selesai, saya melakukan uji coba mandiri dengan mencari file dokumen di google drive. Dalam melakukan uji coba, saya mencari file berdasarkan nama

memanfaatkan kolom search maupun mencari dokumen satu per satu melalui folder. Setelah

50

melakukan uji coba, saya menyusun hak akses pengguna google drive sebagai editor yaitu rekan

pengelola keuangan. Pegawai lain memiliki akses sebagai viewer sehingga dapat mendownload file dalam google drive yang dibutuhkan.

Keterkaitan Kegiatan dengan nilai-nilai BerAKHLAK:

Padatahapankegiatanini, Sayamenginput dan menuliskannamaberkas hardfile(Akuntabel)secara digital dalam google drive (Adaptif)

Saya melakukan uji coba terhadap penggunaan google drive untuk simulasi (Kompeten) dalam menyiapkan bahan dokumen laporan keuangan (Berorientasi Pelayanan).

Saya mengajak rekan pengelola keuangan (Harmonis) untuk melakukan uji coba pencarian dokumen (Kolaboratif) dengan bahasa Indonesia yang baik dan sopan (Loyal).

Saya membatasi akses penggunaan google drive demi keamanan data (Akuntabel) dan menggunakan password agar data lebih aman sesuai masukan (Adaptif), agar terdapat sistematika kerja yang lebih kondusif dan terkontrol dengan batasan akses (Harmonis)

Bentuk Penerapan Agenda 3 dalam Pelaksanaan Aktualisasi

- Manajemen ASN

Bersikap profesional, cekatan, dan bertanggungjawab dalam melaksanakan setiap tahapan kegiatan.

- Smart ASN

Memanfaatkan fitur yang tersedia di google drive seperti kolom search untuk memudahkan pencarian bahan dokumen yang dibutuhkan.

Kontribusi terhadap tusi/tujuan organisasi:

Kegiatan ini dapat memberikan kontribusi terhadap fungsi Pusat Krisis Kesehatan yaitu “Pelaksanaan Urusan Administrasi Pusat”.

Penguatan nilai organisasi:

Kegiatan ini dapat memperkuat nilai organisasi Kementerian Kesehatan Republik Indonesia yaitu nilai Inklusif, Efektif, dan Bersih.

Manfaat kegiatan

1. Bagi Penulis

Penulis dapat mengimplementasikan nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK dan menjalankan kedudukan dan peran sebagai ASN di tempat kerja

51

2. Bagi Organisasi

Kegiatan ini dapat mendukung upaya salah satu tugas dan fungsi Pusat Krisis Kesehatan yaitu Pelaksanaan Urusan Administrasi Pusat

3. Bagi Masyarakat

Kegiatan ini mendukung upaya transparansi dan keterbukaan pengelolaan keuangan negara sebagai pertanggungjawaban kepada masyarakat

Dokumentasi Kegiatan 5

No Tahap Kegiatan Dokumentasi

1 Menginput file hasil pindaian ke google drive

2 Melakukan pencarian di google drive sebagai uji

coba penggunaan

Gb. Menginput file hasil pindaian ke google drive

https://link.kemkes.go.id/BahanLK2021

Gb. Melakukan pencarian di google drive sebagai uji coba

penggunaan

52

3 Menyusun daftar akses

pengguna google drive

untuk keamanan data

4 Menambahkan password pada tautan

Gb. Menyusun daftar akses pengguna google drive

Gb. Menambahkan password pada tautan/link

Kegiatan 6 Pelaksanaan evaluasi dan feedback

Tanggal Pelaksanaan Minggu Keempat

Tahapan Kegiatan

1. Menyusun daftar pertanyaan

2. Mengajukan daftar pertanyaan ke rekan kerja

3. Merekap hasil tanggapan

4. Menyampaikan hasil kegiatan kepada atasan

5. Menyusun laporan kegiatan

Output Kegiatan

1. Daftar pertanyaan evaluasi

2. Rekap hasil tanggapan

3. Laporan kegiatan

Uraian Tahapan Kegiatan:

53

Setelah melaksanakan uji coba dan menyusun daftar akses, kemudian saya melakukan evaluasi

terhadap uji coba yang telah dilaksanakan secara mandiri. Kemudian, saya membuat kuisioner untuk melakukan evaluasi dan feedback dari rekan kerja terhadap penggunaan google drive. Hasil dari evaluasi dan feedback tersebut, selanjutnya saya sampaikan kepada atasan/mentor untuk meminta arahan lebih lanjut dan membuat laporan kegiatan.

Keterkaitan Kegiatan dengan nilai-nilai BerAKHLAK:

Saya menyusun dafatr pertanyaan untuk evaluasi yang lebih baik (Kompeten) sebagai salah satu persiapan menghadapi perubahan (Adaptif)

Saya menyampaikan daftar pertanyaan ke rekan pengelola keuangan (Kolaboratif) dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan jelas (Loyal)

Saya bekerja sama dengan rekan kerja (Kolaboratif), menghargai saran dan masukan yang diberikan (Harmonis), dan menyusun rekap hasil diskusi dan melakukan perbaikan (Kompeten)

Saya menghargai setiap saran dan masukan yang diberikan oleh rekan kerja pengelola keuangan (Harmonis).

Saya merekap hasil tanggapan dengan jujur dan bertanggung jawab, melakukan koordinasi dan menyampaikan hasil tanggapan/feedback kepada atasan dengan ramah (Berorientasi Pelayanan) menggunakanbahasayangbaik, menghargai arahanatasan (Harmonis),dan menindaklanjuti arahan atasan dengan penuh tanggung jawab

Saya menyusun laporan kegiatan dengan penuh tanggung jawab (Kompeten) untuk dokumentasi kegiatan yang telah dilaksanakan secara jujur (Akuntabel)

Bentuk Penerapan Agenda 3 dalam Pelaksanaan Aktualisasi

- Manajemen ASN

Bersikap professional dalam melaksanakan tugas dengan jujur dan berintegritas untuk mendapatkan saran dan masukan dari tim pengelola keuangan

- Smart ASN

Melakukan perbaikan terus menerus demi pelayanan yang lebih baik.

Kontribusi terhadap tusi/tujuan organisasi:

Kegiatan ini dapat memberikan kontribusi terhadap fungsi Pusat Krisis Kesehatan yaitu “Pelaksanaan Urusan Administrasi Pusat”.

Penguatan nilai organisasi:

54

Kegiatan ini dapat memperkuat nilai organisasi Kementerian Kesehatan Republik Indonesia yaitu nilai Inklusif, Efektif, dan Bersih.

Manfaat kegiatan

1. Bagi Penulis

Penulis dapat mengimplementasikan nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK dan menjalankan kedudukan dan peran sebagai ASN di tempat kerja

2. Bagi Organisasi

Kegiatan ini dapat mendukung upaya salah satu tugas dan fungsi Pusat Krisis Kesehatan yaitu Pelaksanaan Urusan Administrasi Pusat

3. Bagi Masyarakat

Kegiatan ini mendukung upaya transparansi dan keterbukaan pengelolaan keuangan negara sebagai pertanggungjawaban kepada masyarakat

Dokumentasi Kegiatan 6

No Tahap Kegiatan Dokumentasi

55

1 Menyusun daftar

pertanyaan

2 Mengajukan daftar

pertanyaan ke rekan kerja

Gb. Bahan pertanyaan evaluasi

Gb.

daftar pertanyaan ke rekan kerja

56
Menyampaikan
57 3 Merekap hasil tanggapan
58
59
60
61
62
Gb. Hasil Tanggapan 4 Menyampaikan hasil kegiatan kepada atasan Gb. Menyampaikan hasil kegiatan kepada atasan

5 Menyusun laporan kegiatan

Isu Sebelum Aktualisasi Setelah Aktualisasi

Belum optimalnya tata

kelola bahan dokumen

laporan keuangan Tahun

2021

Penyimpanan bahan dokumen

laporan keuangan Tahun 2021

masih dilakukan terbatas pada hardfile. Hal ini menyebabkan

belum adanya sistem

penyimpanan digital yang dapat digunakan sebagai back up data yang bisa diakses dimana saja dan kapan saja.

Penyimpanan bahan dokumen

laporan keuangan Tahun 2021 sudah dilakukan secara digital menggunakan google drive. Sehingga pegawai yang ingin mendapatkan copy data dapat memanfaatkan google drive ini di mana pun dan kapan pun. Hal ini dapat mempermudah ketika bahan dokumen dibutuhkan, utamanya ketika dilakukan pemeriksaan oleh tim pemeriksa internal maupun eksternal. Dengan adanya google drive ini,tentumendukungtugasdan fungsi Pusat Krisis Kesehatan yaitu Melaksanakan Urusan Adminitrasi Pusat.

63
Gb. Menyusun laporan kegiatan Capaian Penyelesaian Isu

Manfaat

1. Bagi Individu Peserta

- Mengasah kemampuan penulis untuk berpikir kritis dalam menghadapi permasalahan di tempat kerja, khususnya terkait belum optimalnya tata kelola bahan dokumen laporan keuangan Tahun 2021 secara digital;

- Mendapat pengetahuan baru mengenai digitalisasi bahan dokumen laporan keuangan;

- Memberikan motivasi kepada penulis untuk terus berinovasi dan menyalurkan kreatifitas di tempat kerja dan di manapun penulis berada;

- Mendorong penerapan nilai-nilai BerAKHLAK yang telah diajarkan selama Pelatihan Dasar.

2. Bagi Unit Kerja

- Meningkatkan fungsi pengawasan tata kelola bahan dokumen laporan keuangan;

- Keterbukaan dan pertanggungjawaban administrasi menjadi lebih baik dan efisien;

- Meminimalisir temuan ketika terjadi pemeriksaan baik oleh pemeriksa internal maupun eksternal

- Mendorong fungsi Pusat Krisis Kesehatan yaitu dalam hal Pelaksanaan Urusan Administrasi Pusat

3. Bagi Masyarakat

- Dapat memudahkan dan memperlancar proses pemeriksaan

- Meningkatkan kualitas pertanggungjawaban keuangan satker kepada masyarakat

1 Pemindaian bahan dokumen laporan

Rekap hasil pemindaian yang telah terupload di

Pengelola Keuangan Menggunakan Scanner dan Google Drive

Hingga akhir tahun, di Unit Kerja

Penulis, rekan kerja

Indikator Keberhasilan

Teruploadnya seluruh bahan dokumen laporan

64
Kegiatan
Sasaran Metode Waktu dan Tempat Pelaksana
Rencana Tindak Lanjut
No
Tujuan
65 keuangan Tahun 2021 secara keseluruhan google drive Pusat Krisis Kesehatan keuangan Tahun 2021

Rekapitulasi Matriks Habituasi Nilai-Nilai Dasar PNS (BerAKHLAK)

Tabel 5. 1 Matriks Habituasi Nilai BerAKHLAK

No Mata Pelatihan

Jadwal Pelaksanaan Aktualisasi

III IV I II

1 Pelaksanaan konsultasi dengan atasan dan koordinasi dengan rekan kerja mengenai kesepakatan tatacara penyimpanan bahan dokumen

2 Penyiapan bahan dokumen

3 Penyiapan penyimpanan dokumen

4 Pelaksanaan sosialisasi penggunaan googledrivedalam penyimpanan bahan dokumen laporan

66
Kegiatan Jumlah Aktualisasi PerMP Ke-1 Ke-2 Ke-3 Ke-4 Ke-5 Ke-6 R A R A R A R A R A R A R A 1 Berorientasi Pelayanan 2 2 1 1 1 1 2 2 1 1 1 1 8 8 2 Akuntabel 1 1 3 3 1 1 2 2 1 3 1 1 9 11 3 Kompeten 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 3 3 8 8 4 Harmonis 3 3 1 1 1 1 2 2 1 2 3 3 11 12 5 Loyal 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 6 6 6 Adaptif 1 1 1 1 2 2 1 1 1 2 1 1 7 8 7 Kolaboratif 2 2 2 2 1 1 1 1 1 1 2 2 9 9 Jumlah Aktualisasi Per Kegiatan 11 11 10 10 8 8 10 10 7 11 12 12 57 61
No Kegiatan Agustus Minggu ke September Minggu ke Keterangan
Tabel 5. 2 Jadwal Pelaksanaan Aktualisasi
II
keuangan

5 Pengimplementasian penggunaan googledrive dalam penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan

6 Pelaksanaan evaluasi dan feedback

67

BAB VI PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan proses identifikasi isu yang terdapat disekitar tempat kerja ditemukan

beberapa isu yang harus diselesaikan. Isu yang terpilih menjadi isu yang perlu segera

diselesaikanyaituisu“BelumOptimalnyaTataKelolaBahanDokumenLaporanKeuangan

Tahun 2021”. Gagasan yang diambil untuk menyelesaikan isu yaitu Optimalisasi

penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan secara digital menggunakan Google

Drive Kegiatan pengaktualisasian ini memiliki tujuan umum yaitu memenuhi salah satu

tugas Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) tahun 2022 Kementerian

Kesehatan dan mengimplementasikan Nilai-Nilai Dasar ASN BerAKHLAK yaitu

Berorientasi pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif

sehingga menjadi ASN yang profesional dan berkarakter. Sedangkan tujuan khusus dari

kegiatan ini adalah teraktualisasinya nilai-nilai dasar PNS yaitu BerAKHLAK, Manajemen

ASN, dan Smart ASN dalam optimalisasi penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan menggunakan Google Drive

Diharapkan setelah terlaksananya kegiatan aktualisasi ini, seluruh bahan dokumen

laporan keuangan Tahun 2021 dapat segera dipindai dan digitalisasi menggunakan Google Drive ini. Digitalisasi ini dapat menjadi alternatif penyimpanan data sekaligus back up data untuk mendukung pelaksanaan urusan adminitrasi pusat di Unit Kerja Pusat Krisis Kesehatan.

1. Untuk Diri Sendiri

Secara konsisten mengimplementasikan nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK dan menjalankan kedudukan dan peran sebagai ASN di instansi tempat bekerja. Selain itu, perlu melanjutkan kegiatan pemindaian bahan dokumen laporan keuangan Tahun 2021

secara keseluruhan agar dokumen pertanggungjawaban keuangan Pusat Krisis

Kesehatan Tahun 2021 dapat terdigitalisasi seluruhnya.

Selain itu, diharapkan untuk memiliki back up data softfile secara offline agar

memiliki data cadangan jika terjadi hal-hal yang tidak dapat diduga

2. Untuk Unit Kerja

68
B. Saran

Kegiatan aktualisasi ini menjadi tahap awal inovasi yang dilakukan oleh penulis di unit

kerja Pusat Krisis Kesehatan, sehingga penulis mendorong kepada pihak terlibat untuk:

a. Penerapan secara konsisten inovasi optimalisasi penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan secara digital menggunakan Google Drive

b. Membuat komitmen untuk terus menerapkanpenyimpananbahandokumenlaporan keuangan secara digital .

69

DAFTAR PUSTAKA

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2014 Tentang Aparatur Sipil Negara

Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 5 Tahun 2022 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Kesehatan.

Lembaga Administrasi Negara, 2019, Modul Pelatihan Dasar Calon PNS Wawasan Kebangsaan dan Nilai-Nilai Bela Negara, Lembaga Administrasi Negara, Jakarta

Lembaga Administrasi Negara, 2019, Modul Pelatihan Dasar Calon PNS Analisis Isu Kontemporer, Lembaga Administrasi Negara, Jakarta

Lembaga Administrasi Negara, 2019, Modul Pelatihan Dasar Calon PNS Kesiapsiagaan BelaNegara, Lembaga Administrasi Negara, Jakarta

Lembaga Administrasi Negara, 2021, Modul Pelatihan Dasar Calon PNS Berorientasi Pelayanan, Lembaga Administrasi Negara, Jakarta

Lembaga Administrasi Negara, 2021, Modul Pelatihan Dasar Calon PNS Akuntabel, Lembaga Administrasi Negara, Jakarta

Lembaga Administrasi Negara, 2021, Modul Pelatihan Dasar Calon PNS Kompeten, Lembaga Administrasi Negara, Jakarta

Lembaga Administrasi Negara, 2021, Modul Pelatihan Dasar Calon PNS Harmonis, Lembaga Administrasi Negara, Jakarta

Lembaga Administrasi Negara, 2021, Modul Pelatihan Dasar Calon PNS Loyal, Lembaga Administrasi Negara, Jakarta.

Lembaga Administrasi Negara, 2021, Modul Pelatihan Dasar Calon PNS Adaptif, Lembaga Administrasi Negara, Jakarta.

Lembaga Administrasi Negara, 2021, Modul Pelatihan Dasar Calon PNS Kolaboratif, Lembaga Administrasi Negara, Jakarta.

Lembaga Administrasi Negara, 2017, Modul Pelatihan Dasar Calon PNS Manajemen Aparatur Sipil Negara, Lembaga Administrasi Negara, Jakarta.

Lembaga Administrasi Negara, 2021, Modul Smart ASN, Lembaga Administrasi Negara,Jakarta

70

Lampiran

1 Bukti Pengendalian Pembelajaran Aktualisasi oleh Coach

NamaPeserta : IhsanMuhammadYusuf

NIP : 199911082022021001

Unit Kerja : PusatKrisisKesehatan

Jabatan : PengelolaKeuangan

RumusanIsu : Belumoptimalnyatatakelolabahandokumenlaporankeuangan Tahun2021

Catatan Coaching Waktu dan Media Coaching

• Pastikanantaraoutputdanevidendijelaskandengan benar,lembarkonsultasimentorsesuaikandengan proseskonsultasiyangdilakukan.Apakahtidakada kendalaatauhambatanselamaaktualisasi,bilaada, sebutkandikegiatanyangmanadansampaikan bagaimanamengatasinya

• Cermatikembalijumlahaktualisasiseluruhnilai-nilai dasarASN

• Buatmatriksuntukmelihatkesesuaiandengan rancangandansegerasusunRTL

• Babterakhirkesimpulanuntukmenjawabtujuanumum dantujuankhusussertarencanatindaklanjut(3point)

• Saranharussesuaidenganrencanatindaklanjutyang akandilakukan

Rabu,21September2022

ViaKolabjar

71
LAMPIRAN
72
Lampiran 2 Bukti Pengendalian Pembelajaran Aktualisasi oleh Coach

Lampiran 3 Bukti Pengendalian Pembelajaran Aktualisasi oleh Mentor Week 1

73
74
Lampiran 4 Bukti Pengendalian Pembelajaran Aktualisasi oleh Mentor Week 2

Lampiran 5 Bukti Pengendalian Pembelajaran Aktualisasi oleh Mentor Week 3

75
76
Lampiran 6 Bukti Pengendalian Pembelajaran Aktualisasi oleh Mentor Week 4

Lampiran 7 Rekapitulasi feedback kegiatan aktualisasi

REKAPITULASI FEED BACK KEGIATAN AKTUALISASI

“OPTIMALISASI PENYIMPANAN BAHAN DOKUMEN LAPORAN KEUANGAN

SECARA DIGITAL MENGGUNAKAN GOOGLE DRIVE

Pertanyaan:

1. Bagaimanakah pendapat Bapak/Ibu mengenai penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan selama ini? Apakah tersistem dengan baik?

Jawaban:

- Penyimpanan bahan dokumen keuangan belum tersimpan dengan baik

- Belum tersistem dengan baik

- Belum, masih sistem konvensional dan scan

- Sudah tersistem dengan baik

- Belum baik karena belum tertata rapi dan hanya berbentuk hardfile

- Selama ini penyimpanan dokumen LK sudah cukup tertata dengan baik, namun dari segi efektivitas pencarian dokumen kembali dirasa masih belum optimal. Karena bersifat konvensional

2. Menurut pendapat Bapak/Ibu, apakah penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan perlu dilakukan secara digital?

Jawaban:

- Perlu, karena dapat mempermudah pengarsipan

- Perlu

- Perlu banget, karena menjamin keamanan dan kepastian dokumen tersimpan dengan rapi dan aman

- Ya, perlu dilakukan secara digital

- Perlu untuk mengurangi kemungkinan kehilangan dokumen laporan keuangan

- Pada prinsipnya media penyimpanan dokumen secara digital sangat perlu untuk dilakukan, mengingat penyimpanan dokumen secara konvensional memiliki sejumlah risiko

Jawaban:

- Ya, saya dapat mengakses dokumen laporan keuangan dengan mudah

- Belum mudah diakses, terkadang perlu minta approval

- Ya dengan g-drive akses dengan mudah

- G-drive sangat membantu dan dengan mudah untuk diakses

- Bagus karena dapat diakses dimana dan kapan saja dengan menggunakan internet

77
DI PUSAT KRISIS KESEHATAN”
3. Bagaimana pendapat Bapak/Ibu dengan adanya penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan menggunakan google drive ini? Apakah mudah untuk diakses?

- Ya, penggunaan g-drive sebagai media penyimpanan dokumen LK sangat mudah untuk digunakan terutama saat kita membutuhkan dokumen yang perlu untuk dicari, g-drive memudahkan pencatatan kembali

4. Apakah Bapak/Ibu merasa terbantu dengan adanya google drive ini?

Jawaban:

- Sangat membantu

- Sangat terbantu

- Ya - Ya - Terbantu

- Ya, sangat membantu

5. Apa saran Bapak/Ibu untuk penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan menggunakan google drive ini?

Jawaban:

- Perlu penamaan file yang jelas agar lebih mempermudah pencarian

- Perlu penyusunan nama file yang jelas serta pembagian file sesuai keperluan

- G-drive tentunya sangat mudah dan harus dipastikan keterbatasan akses di g-drive, hanya orang-orang tertentu untuk memastikan keamanan data

-- Sosialisasi dengan baik

- Diharapkan dengan adanya media penyimpanan secara digital dapat membantu efektivitas dalam pelaporan keuangan dan juga lebih akuntabel

78

Turn static files into dynamic content formats.

Create a flipbook
Issuu converts static files into: digital portfolios, online yearbooks, online catalogs, digital photo albums and more. Sign up and create your flipbook.