BAB III ANALISIS ISU
A. Identifikasi dan Deskripsi Isu
1. Pengelolaan logistik/BMN kesehatan di seluruh regional/sub regional yang belum optimal
Logistik/BMN kesehatan di 11 gudang regional/sub regional harus dikelola secara baik agar penanganan krisis kesehatan dapat berjalan cepat dan lancar. Pengelolaan logistik/BMN kesehatan Pusat Krisis Kesehatan dapat dikatakan belum optimal. Contohnya sebagaimana hasil StockOpnameGudang Regional Sulawesi Utara tahun 2022, dari 972 terdapat 124 barang dalam kategori Rusak Berat dan 31 barang dalam kategori Rusak Ringan.
Akibatnya, banyak logistik yang kadaluarsa seperti obat, suplemen, masker, dan lain-lain. Barang-barang seperti mobil, motor, dan genset juga menjadi rusak termakan usia karena pemeliharaan yang kurang optimal. Hal tersebut dapat menyebabkan terganggunya penanganan terjadi krisis kesehatan, yang seharusnya dilakukan secara cepat, tepat, dan efisien. Dampak lain secara akuntansi yaitu barang-barang tersebut masih tercatat sebagai aset sehingga laporan keuangan membengkak, padahal kondisi riil sudah tidak dapat digunakan. Sehingga, peran monitoring dan evaluasi menjadi sangat penting untuk memastikan logistik/BMN kesehatan dikelola secara baik.
Data dan Fakta
- Masih terdapat logistik/BMN kesehatan yang rusak karena penyimpanan dan perawatan yang belum optimal
17
Tabel 3.1 Tabel grafik dan persentase barang rusak
- Pegawai gudang yang kurang merawat logistik/BMN kesehatan
- Kurangnya monitoring/pengawasan dari kantor pusat
Dampak
Berdasarkan data dan fakta tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa pengelolaan logistik/BMN kesehatan di seluruh regional/sub regional yang belum optimal, sehingga dapat menimbulkan dampak bila isu tersebut tidak segera diselesaikan sebagai berikut:
a. Terganggunya proses penanganan krisis kesehatan karena logistik/BMN kesehatan rusak dan tidak dapat digunakan
b. Risiko menjadi temuan pemeriksa
Pihak yang Terlibat
a. Tim kerja Revitalisasi Gudang Regional Berperan sebagai penghubung dan monitoring regional/sub regional dengan kantor pusat
b. Tim kerja Logistik Kesehatan dan BMN
Berperan sebagai pengelola dokumen distribusi
c. Pegawai gudang
Berperan sebagai pengelola gudang
Kondisi yang Diharapkan
Optimalnya pengelolaan logistik/BMN kesehatan di seluruh regional/sub regional sehingga memaksimalkan penanganan krisis kesehatan.
Keterkaitan dengan Mata Pelatihan Agenda 3
Keterkaitan isu “Pengelolaan logistik/BMN kesehatan di seluruh regional/sub regional yang belum optimal” dengan Mata Pelatihan Agenda 3 yaitu pentingnya peran monitoring dan evaluasi (Manajemen ASN) salah satunya dengan proses penghapusan logistik/BMN kesehatan yang rusak dan tidak dapat digunakan sehingga dapat melayani masyarakat secara lebih maksimal (SMART ASN).
2. Pengadministrasian dokumen distribusi logistik/BMN kesehatan yang belum optimal ketika terjadi krisis kesehatan
18
Pengelolaan distribusi logistik/BMN kesehatan Pusat Krisis Kesehatan dapat dikatakan belum optimal. Contohnya sebagaimana hasil StockOpnameGudang
Regional Sulawesi Utara tahun 2022, dari 972 terdapat 720 barang dalam kategori Tidak Ditemukan. Barang Tidak Ditemukan merupakan barang yang tidak ada ketika stock opname dilakukan, yang dapat berupa barang sudah dihibahkan namun tidak dilengkapi dengan dokumen distribusi berupa BAST/Surat Jalan/SBSK, atau barang digunakan namun tidak kembali ketika penanganan krisis kesehatan, maupun memang barang tidak pernah diterima di gudang namun tercatat di gudang regional/sub regional.
Hal ini menyebabkan logistik/BMN kesehatan tidak dapat dihapus dari pencatatan aset Pusat Krisis Kesehatan karena tidak ada dokumen yang cukup untuk proses penghapusan. Akibatnya, nilai aset Pusat Krisis Kesehatan di laporan keuangan akan membengkak padahal logistik/BMN kesehatan tersebut sudah didistribusikan ketika krisis kesehatan terjadi. Sehingga, pengadministrasian distribusi menjadi penting untuk memastikan proses distribusi berjalan secara benar dan lancar.
Data dan Fakta
- Terdapat logistik/BMN kesehatan yang tidak ditemukan
Tabel 3.2 Tabel grafik dan persentase tidak ditemukan
- Arahan dari atasan daerah (regional/sub regional) untuk distribusi padahal dokumen belum lengkap
- Kurangnya monitoring/pengawasan dari kantor pusat
19
Dampak
Berdasarkan data dan fakta tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa pengadministrasian dokumen distribusi logistik/BMN yang belum optimal ketika terjadi krisis kesehatan, sehingga dapat menimbulkan dampak bila isu tersebut tidak segera diselesaikan sebagai berikut:
a. Terganggunya proses penanganan krisis kesehatan karena logistik/BMN kesehatan tidak tersedia di gudang regional/sub regional
b. Nilai aset Pusat Krisis Kesehatan yang membesar karena tidak dapat dilakukan penghapusan logistik/BMN karena dokumen tidak lengkap
c. Risiko menjadi temuan pemeriksa
Pihak yang Terlibat
a. Tim kerja Logistik Kesehatan dan BMN Berperan sebagai pengelola dokumen distribusi
b. Tim kerja Revitalisasi Gudang Regional Berperan sebagai penghubung dan monitoring regional/sub regional dengan kantor pusat
c. Pegawai gudang Berperan sebagai pengelola gudang
Kondisi yang Diharapkan
Optimalnya pengadministrasian dokumen distribusi logistik/BMN kesehatan ketika terjadi krisis kesehatan
Keterkaitan dengan Mata Pelatihan Agenda 3
Keterkaitan isu “Pengadministrasian dokumen distribusi logistik/BMN kesehatan yang belum optimal ketika terjadi krisis kesehatan” dengan Mata Pelatihan Agenda 3 yaitu pentingnya peran monitoring dan evaluasi (Manajemen ASN) salah satunya dengan proses review SOP distribusi logistik/BMN kesehatan (SMART ASN) sehingga mendukung percepatan pengelolaan krisis kesehatan.
3. Belum optimalnya tata kelola bahan dokumen laporan keuangan Tahun 2021.
Penyiapan dokumen bahan pemeriksaan atas laporan keuangan oleh pemeriksa internal dan eksternal adalah salah satu hal yang harus dipersiapkan
20
dengan baik. Seperti halnya Laporan Hasil Pemeriksaan oleh Badan Pemeriksa
Keuangan (BPK) terhadap Kinerja Tahun 2020 s.d. Triwulan III 2021 Pada Kementerian Kesehatan, pada Bulan Januari 2022. Ada beberapa rekomendasi BPK kepada Pusat Krisis Kesehatan yang perlu dipersiapkan dokumen pemeriksaannya
melalui Inspektorat Jenderal. Pusat Krisis Kesehatan belum merespon secara optimal rekomendasi tersebut dikarenakan antara lain pengelolaan dokumen yang kurang tertata, jumlah pegawai yang mengelola dokumen keuangan terbatas pada
1 orang, dan kesibukan pengelola dokumen keuangan dalam membantu
penanganan COVID-19 Hal ini membuat Inspektorat Jenderal (Itjen) sebagai auditor internal berperan aktif agar hasil pemeriksaan tersebut tidak menjadi temuan yang berpotensi menjadi kerugian negara. Sehingga, peran pengelolaan dokumen menjadi sangat penting untuk memastikan bahan dokumen laporan keuangan dikelola secara baik.
Data dan Fakta
- Belum ada penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan dalam bentuk digital
(softfile)yang tersistem dan terintegrasi
- Penyiapan bahan dokumen laporan keuangan yang belum optimal
- Belum ada mekanisme pengawasan penyimpanan bahan dokumen laporan
keuangan
- Pembentukan Tim Percepatan Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan
Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) Tahun 2020 – Triwulan III 2021 Pada Pusat
Krisis Kesehatan pada bulan Juni 2022
Dampak
Berdasarkan data dan fakta tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa belum optimalnya tata kelola bahan dokumen laporan keuangan Tahun 2021, sehingga dapat menimbulkan dampak bila isu tersebut tidak segera diselesaikan sebagai berikut:
a. Terganggunya proses pertanggungjawaban satker
b. Kurangnya transparansi satker
c. Risiko menjadi kerugian negara
Pihak yang Terlibat
a. Tim pemeriksa
21
Berperan sebagai pemeriksa yang meminta bahan dokumen
b. Pengelola keuangan
Berperan dalam penyiapan bahan dokumen pemeriksaan
Kondisi yang Diharapkan
Optimalnya tata kelola bahan dokumen laporan keuangan Tahun 2021.
Keterkaitan dengan Mata Pelatihan Agenda 3
Keterkaitan isu “Belum optimalnya tata kelola bahan dokumen laporan keuangan Tahun 2021” dengan Mata Pelatihan Agenda 3 yaitu pentingnya dokumentasi bahan laporan keuangan (Manajemen ASN) salah satunya dengan proses digitalisasi bahan dokumen laporan keuangan menggunakan GoogleDrive (SMART ASN) sehingga mendukung transparansi dan pertanggungjawaban Pusat Krisis Kesehatan kepada masyarakat.
B. Penetapan Core Isu
Core Isu merupakan isu utama atau isu yang menjadi prioritas untuk diselesaikan terlebih dahulu. Penetapan Core Isu dari ketiga isu yang telah disampaikan di atas dilakukan dengan melakukan penapisan isu menggunakan metode aktual, problematika, kekhalayakan, dan kelayakan (APKL). Metode APKL menggunakan teknik scoring1 – 5 dalam penetapan prioritas isu. Semakin tinggi nilai yang didapat sebuah isu maka semakin menjadi prioritas untuk diselesaikan.
No Indikator Keterangan
1 Aktual (A) Isu benar-benar terjadi dan sedang hangat dibicarakan dalam masyarakat
2 Problematika (P) Isu yang memiliki dimensi masalah yang kompleks, sehingga perlu dicarikan segera solusinya
3 Kekhalayakan (K) Isu yang menyangkut hajat hidup orang banyak
4 Kelayakan (L) Isu yang masuk akal dan realistis serta relevan untuk dimunculkan inisiatif pemecahan masalahnya
Berdasarkan kegiatan penapisan ketiga isu yang telah disampaikan, didapatkan hasil sebagai berikut:
22
Tabel 3.3 APKL
Tabel 3.4
Penapisan Isu Metode APKL
A Pengelolaan logistik/BMN kesehatan di seluruh regional/sub regional yang belum optimal
B Pengadministrasian dokumen distribusi logistik/BMN kesehatan yang belum optimal ketika terjadi krisis kesehatan
C Belum optimalnya tata kelola bahan dan dokumen laporan keuangan Tahun 2021
4 4 3 3 14 III
4 4 4 3 15 II
5 4 4 5 18 I
Dari tabel di atas dapat disimpulkan, bahwa isu “Belum optimalnya tata kelola bahan dan dokumen laporan keuangan Tahun 2021” merupakan isu yang menjadi prioritas untuk diselesaikan terlebih dahulu.
Dari segi Aktual, isu ke-3 yaitu “Belum optimalnya tata kelola bahan dan dokumen laporan keuangan Tahun 2021” mendapatkan nilai 5 yang berarti isu tersebut saat ini sedang terjadi dan mendesak untuk ditindaklanjuti. Hal ini karena menyangkut pertanggungjawaban satker yang harus akuntabel dan transparan. Dari segi Problematika, isu ke-3 mendapatkan nilai 4 yang berarti isu tersebut merupakan salah satu masalah satker saat ini yang perlu segera diselesaikan. Dari segi Kekhalayakan, isu ke-3 mendapatkan nilai 4 yang berarti isu tersebut merupakan salah satu permasalahan yang menyangkut pihak lain sebagai pemeriksa. Hal ini menyangkut integritas satker dalam pengelolaan adminitrasi dokumen. Dari segi Kelayakan, isu ke-3 mendapatkan nilai yang berarti isu tersebut realistis dan layak untuk mendapatkan inisiatif pemecahan permasalahannya. Hal tersebut karena apabila tidak segera dicarikan solusi, maka akan timbul risiko Kerugian Negara dan mempengaruhi prestasi kerja tidak hanya Pusat Krisis Kesehatan namun juga organisasi Kementerian Kesehatan.
C. Analisis Penyebab Core Isu
Analisis penyebab isu dilakukan untuk menemukan akar penyebab sebuah masalah/isu. Analisis penyebab isu “Belum optimalnya tata kelola bahan dan
23
Isu Indikator Jumlah Prioritas A P K L
dokumen laporan keuangan Tahun 2021” dilakukan dengan metode fishbone, yaitu sebagai berikut:
Berdasarkan hasil analisis di atas, didapatkan beberapa akar masalah yaitu:
1. Systems
a. Bahan dokumen terbatas pada hardfile
Pusat Krisis Kesehatan belum memiliki sistem penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan secara digital. Akibatnya ketika pemeriksaan terjadi, pengelola keuangan sibuk mencari dokumen hardfile. Setelah bahan dokumen yang diminta pemeriksa ditemukan, pemeriksa meminta softcopydari berkas tersebut. Apabila Pusat Krisis Kesehatan sudah memiliki sistem penyimpanan secara digital atau softfile,maka pemeriksaan akan berjalan lebih lancar dan cepat.
b. Mekanisme pengawasan belum ada
Pusat Krisis Kesehatan belum memiliki mekanisme pengawasan terhadap penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan. Apabila terjadi pemeriksaan, pengelola keuangan harus mengkonfirmasi berkas kepada pelaksana kegiatan agar dapat menemukan berkas yang dimaksud secara lengkap. Hal ini juga memperlambat proses pemeriksaan.
2. Surroundings
a. Bahan dokumen yang kurang tertata rapi
24
Gambar 3.1 Analisis Penyebab Isu Menggunakan Diagram Fishbone
Kondisi ruang penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan Pusat
Krisis Kesehatan dapat dikatakan belum baik. Sebagaimana foto terlampir dalam Lampiran 1, penyimpanan bahan dokumen belum tertata rapi. Dokumen softfilemaupun hardfiledisimpan oleh masingmasing pegawai karena belum ada sistem penyimpanan dokumen soft file yang terintegrasi. Salah satu penyebabnya adalah pandemi COVID19 dimana Pusat Krisis Kesehatan mengelola dana yang tidak sedikit untuk penanganan pandemi sehingga jumlah dokumennya cukup banyak. Di sisi lain, jumlah pegawai yang terbatas juga turut menyebabkan kurang tertatanya penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan.
b. Belum ada sarana pendukung penyimpanan digital Pusat Krisis Kesehatan belum memiliki sarana pendukung penyimpanan digital bahan dokumen laporan keuangan. Adanya penyimpanan digital dapat memudahkan dan memperlancar proses pemeriksaan.
3. Suppliers
a. Pegawai pengelola keuangan yang menyiapkan bahan dokumen pemeriksaan terbatas hanya 1 orang. Hal ini menyebabkan penyiapan bahan dokumen cukup menyita waktu karena harus mencari satu per satu hardfileyang kurang tertata seorang diri.
b. Terdapat beberapa rekomendasi BPK pada tahun 2020-TW III 2021 Jumlah rekomendasi yang cukup banyak, pegawai penyiap bahan dokumen yang terbatas, dan pencarian dokumen hardfile menyebabkan proses pemeriksaan tidak dapat berjalan dengan maksimal.
Berdasarkan analisis penyebab isu dengan menggunakan diagram Fishbone, dapat diketahui bahwa penyebab terjadinya isu belum optimalnya tata kelola bahan dan dokumen laporan keuangan Tahun 2021 yaitu bahan dokumen yang terbatas pada hardfile,pemeriksaan yang tiba-tiba, bahan dokumen yang kurang tertata rapi, dan dokumen yang belum lengkap. Dari analisis tersebut, penyebab yang paling sering muncul dapat dikatakan sebagai penyebab utama coreissueyaitu bahan dokumen yang terbatas pada hardfile.
25
D. Gagasan Kreatif Pemecahan Core Issue
Berdasarkan akar isu yang ditemukan pada saat melakukan analisis penyebab
isu dengan menggunakan metode Fishbone, maka disusunlak gagasan dan kegiatan
dalam pemecahan masalah yang akan dilaksanakan selama aktualisasi. Gagasan yang dipilih yaitu “Optimalisasi penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan
menggunakanGoogleDrive.”
Dalam rangka untuk melaksanakan gagasan pemecahan masalah tersebut perlu menentukan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan, yaitu sebagai berikut:
Tabel 3.5 Kegiatan Aktualisasi
No Kegiatan
1 Pelaksanaan konsultasi dengan atasan dan koordinasi dengan rekan kerja
mengenai kesepakatan tatacara penyimpanan bahan dokumen
2 Penyiapan bahan dokumen
3 Penyiapan penyimpanan dokumen
4 Pelaksanaan sosialisasi penggunaan googledrivedalam penyimpanan bahan
dokumen laporan keuangan
5 Penggunaan googledrivedalam penyimpanan bahan dokumen laporan
keuangan
6 Pelaksanaan evaluasi dan feedback
26
BAB IV RANCANGAN AKTUALISASI
A. Matriks Rancangan Aktualisasi
Unit Kerja : Pusat Krisis Kesehatan
Identifikasi Isu : 1. Pengelolaan logistik/BMN kesehatan di seluruh regional/sub regional yang belum optimal,
2. Pengadministrasian dokumen distribusi logistik/BMN kesehatan yang belum optimal ketika terjadi krisis kesehatan,
3. Belum optimalnya tata kelola bahan dokumen laporan keuangan Tahun 2021.
Isu yang Diangkat : Belum optimalnya tata kelola bahan dokumen laporan keuangan Tahun 2021
Gagasan Pemecahan Isu : Optimalisasi penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan secara digital menggunakan GoogleDrive
No Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Eviden Keterkaitan dengan NilaiNilai BerAKHLAK
1 Pelaksanaan
konsultasi dengan
atasan dan
koordinasi dengan
rekan kerja
mengenai
kesepakatan
tatacara
Terlaksananya
konsultasi dengan
atasan dan koordinasi
dengan rekan kerja
mengenai
kesepakatan tatacara
penyimpanan bahan
dokumen
Kontribusi
terhadap
Tusi/Tujuan Organisasi
Kegiatan ini
diharapkan dapat
memberikan
kontribusi
terhadap fungsi
Pusat Krisis
Kesehatan yaitu
“Pelaksanaan
Penguatan Nilai Organisasi
Kegiatan ini dapat
memperkuat
nilai organisasi
Kementerian
Kesehatan
Republik
Indonesia yaitu
27
Tabel 4.1 Matriks Rancangan Aktualisasi
penyimpanan bahan dokumen
1. Membuat janji untuk bertemu
Output: kesepakatan bertemu
Eviden: Dokumen/foto pertemuan
Saya akan berkoordinasi dengan rekan kerja dan atasan (Kolaboratif) untuk
pencarian informasi dan masukan yang diperlukan (Berorientasi Pelayanan)
secara langsung dan/atau virtual dengan mempertimbangkan
ketersediaan waktu luang
atasan dan rekan kerja (Adaptif)
Saya akan menggunakan
bahasa yang sopan dan santun dalam membuat janji untuk bertemu (Harmonis)
Urusan Administrasi Pusat”
nilai Inklusif, Efektif, dan Bersih
2. Menyampaikan rancangan aktualisasi yang akan dilaksanakan
Output: tersampaikannya rancangan aktualisasi yang akan dilaksanakan
Saya akan menyampaikan dengan terbuka dan apa adanya (Akuntabel) terhadap setiap kegiatan yang akan dilakukan
3. Meminta masukan dari rekan kerja dan atasan
Eviden: Dokumen/foto kegiatan
menggunakan bahasa yang santun dan sopan (Harmonis).
Saya akan berdedikasi tinggi dan bersungguhsungguh dalam
menyampaikan rancangan aktualisasi (Loyal)
Output: masukan dan saran
Eviden: lembar konsultasi mentor dan saran
Saya akan bekerja sama dengan atasan dan rekan kerja (Kolaboratif) untuk mencari solusi dari
permasalahan (Kompeten), menghargai saran dan
28
masukan yang diberikan (Harmonis), dan menyusun rekap hasil diskusi dan
melakukan perbaikan (Berorientasi Pelayanan)
dokumen
Saya akan mencari dokumen
secara cermat (Kompeten)
dengan tidak menambah
Kegiatan ini diharapkan dapat
memberikan kontribusi
terhadap fungsi
Pusat Krisis
Eviden: Daftar/list bahan dokumen
atau mengurangi bahan dokumen, dan bertanggungjawab atas
dokumen tersebut (Akuntabel).
Saya akan meminta bantuan
rekan kerja untuk mencari
bahan dokumen yang
diperlukan untuk
memudahkan pekerjaan (Harmonis)
Saya akan berdedikasi dengan bersungguh-
sungguh dalam pencarian
dokumen demi Pusat Krisis
Kesehatan yang lebih baik (Loyal), serta memudahkan
dalam menyiapkan bahan pemeriksaan (Berorientasi Pelayanan)
Kesehatan yaitu
“Pelaksanaan
Urusan
Administrasi Pusat”
Kegiatan ini dapat
memperkuat nilai organisasi
Kementerian
Kesehatan
Republik
Indonesia yaitu
nilai Inklusif, Efektif, dan Bersih
Output: tersusunnya
Saya akan menyusun daftar dokumen secara teratur dan berurutan (Akuntabel)
untuk memudahkan rekan
kerja dalam mencari bahan
29
2 Penyiapan bahan dokumen Tersedianya bahan
1. Mencari bahan dokumen
Output: tersedianya bahan dokumen
2. Menyusun bahan dokumen berdasarkan nama
bahan dokumen berdasarkan nama
3. Menuliskan penamaan pada dokumen (hardfile)
Eviden: susunan bahan dokumen dokumen yang dibutuhkan (Kolaboratif)
Output: ternamainya file pada bahan dokumen/berkas
Eviden: penamaan pada dokumen
Saya akan menuliskan nama
berkas sesuai dengan tahun dan nama (Akuntabel)
ditambah dengan masukan
dari rekan kerja/atasan
(Adaptif) agar mudah dicari
oleh rekan kerja (Kolaboratif)
3 Penyiapan penyimpanan dokumen
Tersedianya pindaian dokumen dan google drive untuk
penyimpanan dokumen
1. Memindai berkas Output: terpindainya bahan dokumen
secara softfile
Eviden: softfile dokumen
Saya akan memindai
dokumen secara digital (Adaptif) sebagai back up data untuk memudahkan
pencarian bahan dokumen
ketika dibutuhkan (Berorientasi Pelayanan)
Saya akan meminta bantuan
rekan kerja dalam
pemindaian berkas sebagai
bentuk kerja sama (Kolaboratif) dan
menghargai bantuan dari rekan kerja (Harmonis)
Kegiatan ini
diharapkan dapat
memberikan
kontribusi
terhadap fungsi
Pusat Krisis
Kesehatan yaitu
“Pelaksanaan
Urusan
Administrasi
Pusat
Kegiatan ini dapat
memperkuat
nilai organisasi
Kementerian
Kesehatan
Republik
Indonesia yaitu
nilai Inklusif, Efektif, dan Bersih
2. Me-rename file hasil pindaian sesuai penamaan
Output: teridentifikasinya softfile hasil pindaian sesuai penamaan
Saya akan menamai file
sesuai dengan tahun dan nama dokumen (Akuntabel) dengan
perbaikan nama apabila
30
4 Pelaksanaan sosialisasi
penggunaan google drive dalam
penyimpanan bahan
dokumen laporan
keuangan
3. Membuat google drive untuk penyimpanan
Eviden: daftar berkas softfile yang telah di-rename
Output: tersedianya google drive untuk penyimpanan
Eviden: link google drive untuk
penyimpanan
yang diperlukan (Kompeten)
Saya akan berdedikasi dengan bersungguhsungguh dalam pembuatan
google drive demi Pusat
Krisis Kesehatan yang lebih baik (Loyal)
Saya akan menyiapkan link google drive berisikanfolder sesuai dengan nama file
berkas asli (hardfile) untuk media penyimpanan data secara digital (Adaptif)
Tersosialisasikannya
google drive untuk
penyimpanan bahan dokumen laporan
keuangan
1. Membuat bahan paparan sosialisasi Output: tersedianya paparan sosialisasi
Eviden: paparan sosialisasi
Saya akan membuat paparan dengan jujur dan sebaikbaiknya (Akuntabel) agar
peserta sosialisasi dapat lebih mudah memahami materi (Berorientasi Pelayanan)
Kegiatan ini
diharapkan dapat
memberikan
kontribusi
terhadap fungsi
Pusat Krisis
Kesehatan yaitu
“Pelaksanaan
Urusan
Administrasi
Pusat
Kegiatan ini dapat
memperkuat
nilai organisasi
Kementerian
Kesehatan
Republik
Indonesia yaitu
nilai Inklusif, Efektif, dan Bersih
2. Membuat janji untuk bertemu dengan rekan pengelola keuangan
Output: kesepakatan bertemu
Eviden: Dokumen/foto pertemuan
3. Menyampaikan paparan sosialisasi Output: tersampaikannya tujuan dan fungsi pembuatan google drive
Saya akan berkoordinasi dengan rekan kerja (Harmonis) untuk sosialisasi Saya akan menggunakan
bahasa Indonesia yang baik dan sopan (Loyal)
Saya akan menyampaikan secara terbuka informasi (Akuntabel) terhadap setiap kegiatan yang akan dilakukan
31
4. Meminta tanggapan terkait pembuatan Google Drive
Eviden: dokumen/foto pertemuan
Output: tertanggapinya google drive
Eviden: tanggapan dari peserta sosialisasi
demi pelayanan yang lebih baik (Berorientasi Pelayanan)
Saya akan bekerja sama dengan rekan kerja (Kolaboratif), menghargai saran dan masukan yang diberikan (Harmonis), dan menyusun rekap hasil diskusi dan melakukan perbaikan (Kompeten)
5. Membangun kesepakatan terhadap tanggapan dan masukan
Output: kesepakatan
Eviden: notulen/kesimpulan
Saya akan mengimplementasikan setiap tanggapan yang membangun (Adaptif)
5 Penggunaan google drive dalam penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan
1. Menginput file hasil pindaian ke google drive
Terpakainya google drive dalam penyimpanan dokumen laporan keuangan
Output: terinputnya file hasil pindaian ke google drive
Eviden: Folder dalam google drive yang berisi file
Saya akan menginput dan menuliskan nama berkas hardfile (Akuntabel) secara digital dalam google drive (Adaptif)
Kegiatan ini diharapkan dapat
memberikan
kontribusi
terhadap fungsi
Pusat Krisis
Kesehatan yaitu
“Pelaksanaan
Urusan
Administrasi Pusat
Kegiatan ini dapat memperkuat nilai organisasi
Kementerian
Kesehatan
Republik
Indonesia yaitu nilai Inklusif, Efektif, dan Bersih
2. Melakukan pencarian di google drive sebagai uji coba penggunaan
Output: terlaksananya pencarian file di google drive sebagai uji coba penggunaan
Eviden: screenshot layar pencarian
Saya akan melakukan uji coba terhadap penggunaan google drive untuk simulasi (Kompeten) dalam menyiapkan bahan dokumen laporan keuangan (Berorientasi Pelayanan).
Saya akan mengajak rekan pengelola keuangan (Harmonis) untuk melakukan uji coba pencarian dokumen (Kolaboratif) dengan bahasa
32
6 Pelaksanaan evaluasi dan feedback
Terevaluasinya dan adanya feedback
1. Menyusun daftar pertanyaan Output: tersusunnya daftar pertanyaan evaluasi
Eviden: daftar pertanyaan
Indonesia yang baik dan sopan (Loyal).
Kegiatan ini diharapkan dapat memberikan
Kegiatan ini dapat
2. Mengajukan daftar pertanyaan ke rekan kerja
Output: terajukannya daftar pertanyaan
Eviden: dokumen/foto pengajuan
Saya akan menyusun dafatr pertanyaan untuk evaluasi yang lebih baik (Kompeten) sebagai salah satu persiapan menghadapi perubahan (Adaptif)
Saya akan menyampaikan daftar pertanyaan ke rekan pengelola keuangan (Kolaboratif) dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan jelas (Loyal)
kontribusi
terhadap fungsi
Pusat Krisis
Kesehatan yaitu
“Pelaksanaan Urusan
Administrasi Pusat
memperkuat nilai organisasi
Kementerian
Kesehatan
Republik
Indonesia yaitu nilai Inklusif, Efektif, dan Bersih
3. Merekap hasil tanggapan
Output: terekapnya hasil tanggapan
Eviden: rekap hasil tanggapan
Saya akan bekerja sama dengan rekan kerja (Kolaboratif), menghargai saran dan masukan yang diberikan (Harmonis), dan menyusun rekap hasil diskusi dan melakukan perbaikan (Kompeten)
4. Menyampaikan hasil kegiatan kepada atasan
Output: tersampaikannya hasil kegiatan kepada atasan
Eviden: dokumen/foto hasil kegiatan berupa google drive
Saya akan menghargai setiap saran dan masukan yang diberikan oleh rekan kerja pengelola keuangan (Harmonis). Saya akan merekap hasil tanggapan dengan jujur dan bertanggung jawab, melakukan koordinasi dan menyampaikan hasil tanggapan/feedback kepada atasan dengan ramah (Berorientasi Pelayanan)
33
5. Menyusun laporan kegiatan Output: tersusunnya laporan kegiatan
Eviden: laporan aktualisasi
menggunakan bahasa yang baik, menghargai arahan atasan (Harmonis), dan menindaklanjuti arahan atasan dengan penuh tanggung jawab
Saya akan menyusun laporan kegiatan dengan penuh tanggung jawab (Kompeten) untuk dokumentasi kegiatan yang telah dilaksanakan secara jujur (Akuntabel)
1 Pelaksanaan konsultasi dengan atasan dan koordinasi dengan rekan kerja mengenai
kesepakatan tatacara penyimpanan bahan dokumen
2 Penyiapan bahan dokumen
3 Penyiapan penyimpanan dokumen
4 Pelaksanaan sosialisasi penggunaan googledrivedalam penyimpanan bahan dokumen laporan
keuangan
5 Pengimplementasian penggunaan googledrive dalam penyimpanan bahan dokumen laporan
keuangan
6 Pelaksanaan evaluasi dan feedback
Para Pihak Peran dalam Aktualisasi
Agustus Minggu ke September Minggu ke Keterangan II III IV I II
34
B. Jadwal Aktualisasi
No Kegiatan
Tabel 4.2 Jadwal Aktualisasi
C. Peran Pihak Terkait
No
Tabel 4.3 Peran Pihak Terkait
1 Kepala Pusat Krisis Kesehatan Kepala Pusat Krisis Kesehatan yang telah mengizinkan penulis untuk mengikuti kegiatan Latsar CPNS dan menyediakan berbagai dukungan berupa akses untuk mendapatkan informasi
2 Mentor Mentor yang memberi arahan dan masukan dalam menentukan isu dan membantu segala proses dalam pembuatan rancangan aktualisasi.
3 Tutor Agenda I
Tutor yang telah memberikan materi dan pemahaman mengenai wawasan kebangsaan dan analisis isu kontemporer, sehingga penulis dapat menentukan isu dalam rancangan aktualisasi
4 Tutor Agenda II Tutor yang telah memberikan materi dan pemahaman mengenai nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK sehingga penulis memiliki pehamanan baik dan dapat mengaitkan tahapan kegiatan dengan nilai-nilai tersebut.
5 Tutor Agenda III
Tutor yang telah memberikan materi dan pemahaman kepada peserta latsar mengenai Manajemen ASN dan SMART ASN yang menjadi acuan dalam menentukan berbagai kegiatan untuk menyelesaikan isu yang terjadi.
6 Tutor Agenda IV/Coach Coach yang membimbing penulis dalam menyusun rancangan aktualisasi, memberikan arahan, masukan, dan saran perbaikan yang dibutuhkan penulis demi kelancaran seminar dan aktualisasi
7 Pengelola Keuangan
Pusat Krisis Kesehatan
8 Rekan-rekan CPNS
Golongan II Angkatan 5
Selaku rekan kerja yang telah bersedia mendukung dan memberikan masukan yang membangun selama pelaksanaan Latsar CPNS
Sebagai rekan satu kelompok dalam sharingpengerjaan tugas dan berbagi suka duka selama pelatihan
35
BAB V
PELAKSANAAN AKTUALISASI
Perubahan
No Sebelum Perubahan Setelah Perubahan Keterangan
1 Pemindaian bahan
dokumen laporan keuangan
2 Kegiatan 5 belum ada
tahapan kegiatan daftar akses untuk keamanan data
3 Kegiatan 5 Belum ada
tahapan kegiatan
menambahkan password
Pelaksanaan Aktualisasi
Fokus kepada Pengadaan
Barang Jasa Penanganan
COVID-19 Tahun 2021
Pada kegiatan 5: Menambahkan daftar akses untuk keamanan data
Pada kegiatan 5: Menambahkan password pada tautan
Karena bahan dokumen laporan keuangan yang cukup banyak, sesuai arahan mentor dan persetujuan coach
Sesuai masukan dari mentor dan rekan kerja
Sesuai masukan dari mentor untuk keterbatasan akses dan keamanan data
Pelaksanaan kegiatan aktualisasi dilaksanakan mulai tanggal 5 Agustus – 9 September 2022 di Pusat Krisis Kesehatan. Berikut ini merupakan kegiatan-kegiatan pelaksanaan aktualisasi serta waktu pelaksanaan aktualisasi yang telah dilaksanakan oleh penulis.
NO KEGIATAN
1 Pelaksanaan konsultasi dengan atasan dan koordinasi dengan rekan kerja mengenai kesepakatan
tatacara penyimpanan bahan dokumen
2 Penyiapan bahan dokumen
3 Penyiapan penyimpanan dokumen
3 Terlaksana Minggu Pertama
Terlaksana Minggu Kedua
Terlaksana Minggu Kedua
36
JUMLAH TAHAP KEGIATAN TERLAKSANA / TIDAK TERLAKSANA WAKTU PELAKSANAAN
3
3
4 Pelaksanaan sosialisasi penggunaan
google drive dalam penyimpanan
bahan dokumen laporan keuangan
5 Pengimplementasian penggunaan
google drive dalam penyimpanan
bahan dokumen laporan keuangan
6 Pelaksanaan evaluasi dan feedback
5 Terlaksana Minggu Ketiga
4 Terlaksana, dengan perubahan Minggu Ketiga
5 Terlaksana Minggu Keempat
Berikut ini adalah uraian pelaksanaan aktualisasi di Pusat Krisis Kesehatan yang telah dilaksanakan oleh penulis sesuai dengan rencana kegiatan yang telah dibuat.
Nama Peserta : Ihsan Muhammad Yusuf
NIP : 199911082022021001
Unit Kerja : Pusat Krisis Kesehatan
Jabatan : Pengelola Keuangan
Isu yang diangkat : Belum optimalnya tata kelola bahan dokumen laporan keuangan Tahun 2021
Gagasan Kreatif : Optimalisasi penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan secara digital menggunakan Google Drive
Kegiatan 1 Pelaksanaan konsultasi dengan atasan dan koordinasi dengan rekan kerja mengenai kesepakatan tatacara penyimpanan bahan dokumen
Tanggal Pelaksanaan Minggu Pertama
Tahapan Kegiatan
1. Membuat janji untuk bertemu
2. Menyampaikan rancangan aktualisasi yang akan dilaksanakan
3. Meminta masukan dari rekan kerja dan atasan
Output Kegiatan
1. Dokumen foto pertemuan
2. Lembar konsultasi dan saran
Uraian Tahapan Kegiatan:
Pada tahap kegiatan ini saya membuat janji pertemuan dengan atasan dan rekan kerja untuk berkonsultasi dengan atasan dan berkoordinasi dengan rekan kerja terkait rencana pelaksanaan
sebagaimana rancangan aktualisasi pembuatan google drive untuk bahan dokumen laporan keuangan
Tahun 2021. Kemudian menyampaikan rancangan aktualisasi dan meminta masukan dari rekan kerja
dan atasan. Saran tersebut tertuang dalam lembar konsultasi mentor dan saran dari rekan kerja.
Keterkaitan Kegiatan dengan nilai-nilai BerAKHLAK:
37
Saya berkoordinasi dengan rekan kerja dan atasan (Kolaboratif) untuk pencarian informasi dan masukan yang diperlukan (Berorientasi Pelayanan) secara langsung dan/atau virtual dengan mempertimbangkan ketersediaan waktu luang atasan dan rekan kerja (Adaptif)
Saya menggunakan bahasa yang sopan dan santun dalam membuat janji untuk bertemu (Harmonis)
Saya menyampaikan dengan terbuka dan apa adanya (Akuntabel) terhadap setiap kegiatan yang akan dilakukan menggunakan bahasa yang santun dan sopan (Harmonis).
Saya berdedikasi tinggi dan bersungguh-sungguh dalam menyampaikan rancangan aktualisasi (Loyal)
Saya bekerja sama dengan atasan dan rekan kerja (Kolaboratif) untuk mencari solusi dari permasalahan (Kompeten), menghargai saran dan masukan yang diberikan (Harmonis), dan menyusun rekap hasil diskusi dan melakukan perbaikan (Berorientasi Pelayanan)
Bentuk Penerapan Agenda 3 dalam Pelaksanaan Aktualisasi
- Manajemen ASN
Berkoordinasi dengan berbagai pihak dan melaksanakan tugas dengan jujur, bertanggung jawab dan berintegritas tinggi serta memegang teguh nilai dasar ASN
- Smart ASN
Memanfaatkan internet dan teknologi (media sosial) untuk berkoordinasi sebagai alternatif pertemuan.
Kontribusi terhadap tusi/tujuan organisasi:
Kegiatan ini dapat memberikan kontribusi terhadap fungsi Pusat Krisis Kesehatan yaitu “Pelaksanaan Urusan Administrasi Pusat”.
Penguatan nilai organisasi:
Kegiatan ini dapat memperkuat nilai organisasi Kementerian Kesehatan Republik Indonesia yaitu nilai Inklusif, Efektif, dan Bersih.
Manfaat kegiatan
1. Bagi Penulis
Penulis dapat mengimplementasikan nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK dan menjalankan kedudukan dan peran sebagai ASN di tempat kerja
2. Bagi Organisasi
Kegiatan ini dapat mendukung upaya salah satu tugas dan fungsi Pusat Krisis Kesehatan yaitu Pelaksanaan Urusan Administrasi Pusat
38
Kegiatan ini mendukung upaya transparansi dan keterbukaan pengelolaan keuangan negara sebagai pertanggungjawaban kepada masyarakat
Dokumentasi Kegiatan 1
No Tahap Kegiatan Dokumentasi
1 Membuat janji untuk
bertemu
2 Menyampaikan rancangan
aktualisasi yang akan
dilaksanakan
39
3. Bagi Masyarakat
Gb. Membuat janji bertemu
Gb. Penyampaian rancangan aktualisasi ke atasan
3 Meminta masukan dari
rekan kerja dan atasan
Penyampaian rancangan aktualisasi ke rekan kerja
atasan
Gb. Poin masukan dari rekan kerja
Kegiatan 2 Penyiapan bahan dokumen
Tanggal Pelaksanaan Minggu Kedua
40
Gb.
Gb. Masukan dari
Tahapan Kegiatan
1. Mencari bahan dokumen
2. Menyusun bahan dokumen berdasarkan nama
3. Menuliskan penamaan pada dokumen (hardfile)
Output Kegiatan
1. Daftar bahan dokumen
2. Foto hasil penamaan dokumen
Uraian Tahapan Kegiatan:
Pada tahapan ini saya mencari dokumen secara cermat dengan tidak menambah atau mengurangi bahan dokumen, dan bertanggungjawab atas dokumen tersebut. Pencarian dilakukan di tempat penyimpanan dokumen. Setelah itu, dokumen disusun berdasarkan nama agar memudahkan dalam penataan, terutama ketika menyiapkan bahan pemeriksaan. Setelah disusun, kemudian dituliskan penamaan pada dokumen sesuai urutannya untuk memudahkan penggunaan dokumen dan memudahkan rekan kerja dalam mencari bahan dokumen yang dibutuhkan. Penamaan bahan dokumen sesuai dengan tahun dan nama. Pada tahap aktualisasi ini, sebagaimana saran mentor dan sebagaimana telah disetujui coach, bahan dokumen untuk aktualisasi adalah dokumen Pengadaan Barang/Jasa untuk Penanganan COVID-19 Tahun 2021.
Keterkaitan Kegiatan dengan nilai-nilai BerAKHLAK:
Saya mencari dokumen secara cermat (Kompeten) dengan tidak menambah atau mengurangi bahan dokumen, dan bertanggungjawab atas dokumen tersebut (Akuntabel).
Saya meminta bantuan rekan kerja untuk mencari bahan dokumen yang diperlukan untuk memudahkan pekerjaan (Harmonis)
Saya berdedikasi dengan bersungguh-sungguh dalam pencarian dokumen demi Pusat Krisis
Kesehatan yang lebih baik (Loyal), serta memudahkan dalam menyiapkan bahan pemeriksaan (Berorientasi Pelayanan)
Saya menyusun daftar dokumen secara teratur dan berurutan (Akuntabel) untuk memudahkan rekan kerja dalam mencari bahan dokumen yang dibutuhkan (Kolaboratif)
Saya menuliskan nama berkas sesuai dengan tahun dan nama (Akuntabel) ditambah dengan
masukan dari rekan kerja/atasan (Adaptif) agar mudah dicari oleh rekan kerja (Kolaboratif)
Bentuk Penerapan Agenda 3 dalam Pelaksanaan Aktualisasi
- Manajemen ASN
41
Melaksanakan tugas dengan jujur, bertanggung jawab, dan berintegritas tinggi dalam mencari
danmenyusunbahandokumenuntukmendukungdalamterciptanyalingkungankerjayangbersih dari praktik KKN.
- Smart ASN
Penyiapan bahan dokumen dilakukan secara teliti dan hati-hati, dicatat dengan baik agar tidak ada yang terlewat.
Kontribusi terhadap tusi/tujuan organisasi:
Kegiatan ini dapat memberikan kontribusi terhadap fungsi Pusat Krisis Kesehatan yaitu
“Pelaksanaan Urusan Administrasi Pusat”.
Penguatan nilai organisasi:
Kegiatan ini dapat memperkuat nilai organisasi Kementerian Kesehatan Republik Indonesia yaitu nilai Inklusif, Efektif, dan Bersih.
Manfaat kegiatan
1. Bagi Penulis
Penulis dapat mengimplementasikan nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK dan menjalankan kedudukan dan peran sebagai ASN di tempat kerja
2. Bagi Organisasi
Kegiatan ini dapat mendukung upaya salah satu tugas dan fungsi Pusat Krisis Kesehatan yaitu Pelaksanaan Urusan Administrasi Pusat
3. Bagi Masyarakat
Kegiatan ini mendukung upaya transparansi dan keterbukaan pengelolaan keuangan negara sebagai pertanggungjawaban kepada masyarakat
Dokumentasi Kegiatan 2
No Tahap Kegiatan Dokumentasi
42
2 Menyusun bahan dokumen berdasarkan
nama
Gb. Bahan dokumen Pengadaan Barang Jasa untu Penanganan
COVID-19 Tahun 2021
43
1 Mencari bahan dokumen
Gb. Menyusun bahan dokumen berdasarkan nama
3 Menuliskan penamaan
pada dokumen (hardfile)
Kegiatan 3 Penyiapan penyimpanan dokumen
Tanggal Pelaksanaan Minggu Kedua
Tahapan Kegiatan
1. Memindai berkas
2. Me-rename file hasil pindaian sesuai penamaan
3. Membuat google drive untuk penyimpanan
Output Kegiatan
1. Terpindainya dokumen
2. Screenshot/foto hasil pindaian yang telah di-rename
3. Tautan (Link) google drive
Uraian Tahapan Kegiatan:
Pada tahapan selanjutnya yaitu menyiapkan penyimpanan dokumen berupa memindai berkas, menamai file hasil pindaian, dan membuat tautan google drive untuk penyimpanan. Saya memindai bahan dokumen secara digital sebagai back up data dan untuk memudahkan pencarian bahan dokumen ketika dibutuhkan. Setelah dokumen terpindai, dokumen dinamai sesuai dengan nama kegiatan/perusahaannya. Setelah semua bahan dokumen terpindai dan ternamai, saya membuat tautan google drive sebagai media untuk penyimpanan secara digital.
Keterkaitan Kegiatan dengan nilai-nilai BerAKHLAK:
Saya memindai dokumen secara digital (Adaptif) sebagai back up data untuk memudahkan pencarian bahan dokumen ketika dibutuhkan (Berorientasi Pelayanan)
44
Gb. Menuliskan penamaan pada dokumen (Hardfile)
Saya meminta bantuan rekan kerja dalam pemindaian berkas sebagai bentuk kerja sama (Kolaboratif) dan menghargai bantuan dari rekan kerja (Harmonis)
Saya menamai file sesuai dengan tahun dan nama dokumen (Akuntabel) dengan perbaikan nama apabila yang diperlukan (Kompeten)
Saya berdedikasi dengan bersungguh-sungguh dalam pembuatan google drive demi Pusat Krisis
Kesehatan yang lebih baik (Loyal)
Saya menyiapkan link google drive berisikan folder sesuai dengan nama file berkas asli (hardfile)
untuk media penyimpanan data secara digital (Adaptif)
Bentuk Penerapan Agenda 3 dalam Pelaksanaan Aktualisasi
- Manajemen ASN
Melaksanakan tugas dengan jujur, bertanggung jawab dan berintegritas tinggi serta memegang teguh nilai dasar ASN.
- Smart ASN
Memanfaatkan teknologi yaitu aplikasi scan di komputer maupun hand phone agar proses
pemindaian dapat dilakukan secara lebih efisien
Kontribusi terhadap tusi/tujuan organisasi:
Kegiatan ini dapat memberikan kontribusi terhadap fungsi Pusat Krisis Kesehatan yaitu “Pelaksanaan Urusan Administrasi Pusat”.
Penguatan nilai organisasi:
Kegiatan ini dapat memperkuat nilai organisasi Kementerian Kesehatan Republik Indonesia yaitu nilai Inklusif, Efektif, dan Bersih.
Manfaat kegiatan
1. Bagi Penulis
Penulis dapat mengimplementasikan nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK dan menjalankan kedudukan dan peran sebagai ASN di tempat kerja
2. Bagi Organisasi
Kegiatan ini dapat mendukung upaya salah satu tugas dan fungsi Pusat Krisis Kesehatan yaitu Pelaksanaan Urusan Administrasi Pusat
3. Bagi Masyarakat
Kegiatan ini mendukung upaya transparansi dan keterbukaan pengelolaan keuangan negara sebagai pertanggungjawaban kepada masyarakat
45
Dokumentasi Kegiatan 3
No Tahap Kegiatan Dokumentasi
1 Memindai berkas
2 Me-rename file hasil pindaian sesuai penamaan
3 Membuat google drive untuk penyimpanan
46
Gb. Pemindaian berkas
Gb. Me-rename file hasil pindaian
Gb. Pembuatan Google Drive untuk media penyimpanan
Kegiatan 4 Pelaksanaan sosialisasi penggunaan google drive dalam penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan
Tanggal Pelaksanaan Minggu Ketiga
Tahapan Kegiatan
1. Membuat bahan paparan sosialisasi
2. Membuat janji untuk bertemu rekan pengelola keuangan
3. Menyampaikan paparan sosialisasi
4. Meminta tanggapan terkait pembuatan Google Drive
5. Membangun kesepakatan terhadap tanggapan dan masukan
Output Kegiatan
1. Paparan sosialisasi
2. Dokumentasi foto pertemuan
3. Rekap tanggapan terkait pembuatan Google Drive
Uraian Tahapan Kegiatan:
Pada tahap ini, saya membuat bahan paparan sosialisasi. Setelah paparan selesai dibuat, saya membuat janji bertemu dengan rekan pengelola keuangan untuk berkoordinasi dan menyampaikan paparan tersebut agar peserta sosialisasi dapat memahami google drive seperti apa yang telah saya buat sebelum dipublikasikan. Setelah itu, saya meminta tanggapan terkait pembuatan google drive dan membangun kesepakatan terhadap tanggapan dan masukan tersebut untuk diaplikasikan.
Keterkaitan Kegiatan dengan nilai-nilai BerAKHLAK:
Pada tahapan kegiatan ini, Saya membuat paparan dengan jujur dan sebaik-baiknya (Akuntabel) agar peserta sosialisasi dapat lebih mudah memahami materi (Berorientasi Pelayanan)
Saya berkoordinasi dengan rekan kerja (Harmonis) untuk sosialisasi dengan menggunakan bahasa
Indonesia yang baik dan sopan (Loyal)
Saya menyampaikan secara terbuka informasi (Akuntabel) terhadap setiap kegiatan yang akan dilakukan demi pelayanan yang lebih baik (Berorientasi Pelayanan)
Saya bekerja sama dengan rekan kerja (Kolaboratif), menghargai saran dan masukan yang diberikan (Harmonis), dan menyusun rekap hasil diskusi dan melakukan perbaikan (Kompeten)
Saya mengimplementasikan setiap tanggapan yang membangun (Adaptif)
Bentuk Penerapan Agenda 3 dalam Pelaksanaan Aktualisasi
- Manajemen ASN
47
Bersikap profesional, terbuka, dan informatif dalam melakukan sosialisasi agar peserta dapat
memahami materi dengan baik.
- Smart ASN
Memanfaatkan zoom meeting untuk pertemuan secara daring/online sehingga memudahkan sosialisasi
Kontribusi terhadap tusi/tujuan organisasi: Kegiatan ini dapat memberikan kontribusi terhadap fungsi Pusat Krisis Kesehatan yaitu “Pelaksanaan Urusan Administrasi Pusat”.
Penguatan nilai organisasi:
Kegiatan ini dapat memperkuat nilai organisasi Kementerian Kesehatan Republik Indonesia yaitu nilai Inklusif, Efektif, dan Bersih.
Manfaat kegiatan
1. Bagi Penulis
Penulis dapat mengimplementasikan nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK dan menjalankan kedudukan dan peran sebagai ASN di tempat kerja
2. Bagi Organisasi
Kegiatan ini dapat mendukung upaya salah satu tugas dan fungsi Pusat Krisis Kesehatan yaitu Pelaksanaan Urusan Administrasi Pusat
3. Bagi Masyarakat
Kegiatan ini mendukung upaya transparansi dan keterbukaan pengelolaan keuangan negara sebagai pertanggungjawaban kepada masyarakat
Dokumentasi Kegiatan 4
No Tahap Kegiatan
Dokumentasi
48
bertemu
keuangan
https://youtu.be/9xRAMp8t-bI
49
1 Membuat bahan paparan sosialisasi
Gb. Bahan paparan sosialisasi
2 Membuat janji untuk
rekan pengelola
Gb. Membuat janji untuk bertemu
3 Menyampaikan paparan sosialisasi
Gb. Penyampaian paparan sosialisasi
4 Meminta tanggapan
terkait pembuatan Google Drive
5 Membangun kesepakatan
terhadap tanggapan dan masukan
Gb. Meminta tanggapan terkait pembuatan Google Drive
Gb. Notulensi tanggapan dan masukan
Kegiatan 5 Penggunaan google drive dalam penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan
Tanggal Pelaksanaan Minggu Ketiga
Tahapan Kegiatan
1. Menginput file hasil pindaian ke google drive
2. Melakukan pencarian di google drive sebagai uji coba penggunaan
3. Menyusun daftar akses pengguna google drive untuk keamanan data
4. Menambahkan password pada tautan
Output Kegiatan
1. Dokumentasi foto folder dalam google drive yang berisi file
2. Screenshot layar saat uji coba pencarian
3. Daftar akses penggunaan google drive
4. Password pada tautan
Uraian Tahapan Kegiatan:
Pada tahap ini, saya menginput file hasil pindaian ke google drive sekaligus membuat folder sesuai kegiatannya. Setelah proses penginputan selesai, saya melakukan uji coba mandiri dengan mencari file dokumen di google drive. Dalam melakukan uji coba, saya mencari file berdasarkan nama
memanfaatkan kolom search maupun mencari dokumen satu per satu melalui folder. Setelah
50
melakukan uji coba, saya menyusun hak akses pengguna google drive sebagai editor yaitu rekan
pengelola keuangan. Pegawai lain memiliki akses sebagai viewer sehingga dapat mendownload file dalam google drive yang dibutuhkan.
Keterkaitan Kegiatan dengan nilai-nilai BerAKHLAK:
Padatahapankegiatanini, Sayamenginput dan menuliskannamaberkas hardfile(Akuntabel)secara digital dalam google drive (Adaptif)
Saya melakukan uji coba terhadap penggunaan google drive untuk simulasi (Kompeten) dalam menyiapkan bahan dokumen laporan keuangan (Berorientasi Pelayanan).
Saya mengajak rekan pengelola keuangan (Harmonis) untuk melakukan uji coba pencarian dokumen (Kolaboratif) dengan bahasa Indonesia yang baik dan sopan (Loyal).
Saya membatasi akses penggunaan google drive demi keamanan data (Akuntabel) dan menggunakan password agar data lebih aman sesuai masukan (Adaptif), agar terdapat sistematika kerja yang lebih kondusif dan terkontrol dengan batasan akses (Harmonis)
Bentuk Penerapan Agenda 3 dalam Pelaksanaan Aktualisasi
- Manajemen ASN
Bersikap profesional, cekatan, dan bertanggungjawab dalam melaksanakan setiap tahapan kegiatan.
- Smart ASN
Memanfaatkan fitur yang tersedia di google drive seperti kolom search untuk memudahkan pencarian bahan dokumen yang dibutuhkan.
Kontribusi terhadap tusi/tujuan organisasi:
Kegiatan ini dapat memberikan kontribusi terhadap fungsi Pusat Krisis Kesehatan yaitu “Pelaksanaan Urusan Administrasi Pusat”.
Penguatan nilai organisasi:
Kegiatan ini dapat memperkuat nilai organisasi Kementerian Kesehatan Republik Indonesia yaitu nilai Inklusif, Efektif, dan Bersih.
Manfaat kegiatan
1. Bagi Penulis
Penulis dapat mengimplementasikan nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK dan menjalankan kedudukan dan peran sebagai ASN di tempat kerja
51
2. Bagi Organisasi
Kegiatan ini dapat mendukung upaya salah satu tugas dan fungsi Pusat Krisis Kesehatan yaitu Pelaksanaan Urusan Administrasi Pusat
3. Bagi Masyarakat
Kegiatan ini mendukung upaya transparansi dan keterbukaan pengelolaan keuangan negara sebagai pertanggungjawaban kepada masyarakat
Dokumentasi Kegiatan 5
No Tahap Kegiatan Dokumentasi
1 Menginput file hasil pindaian ke google drive
2 Melakukan pencarian di google drive sebagai uji
coba penggunaan
Gb. Menginput file hasil pindaian ke google drive
https://link.kemkes.go.id/BahanLK2021
Gb. Melakukan pencarian di google drive sebagai uji coba
penggunaan
52
3 Menyusun daftar akses
pengguna google drive
untuk keamanan data
4 Menambahkan password pada tautan
Gb. Menyusun daftar akses pengguna google drive
Gb. Menambahkan password pada tautan/link
Kegiatan 6 Pelaksanaan evaluasi dan feedback
Tanggal Pelaksanaan Minggu Keempat
Tahapan Kegiatan
1. Menyusun daftar pertanyaan
2. Mengajukan daftar pertanyaan ke rekan kerja
3. Merekap hasil tanggapan
4. Menyampaikan hasil kegiatan kepada atasan
5. Menyusun laporan kegiatan
Output Kegiatan
1. Daftar pertanyaan evaluasi
2. Rekap hasil tanggapan
3. Laporan kegiatan
Uraian Tahapan Kegiatan:
53
Setelah melaksanakan uji coba dan menyusun daftar akses, kemudian saya melakukan evaluasi
terhadap uji coba yang telah dilaksanakan secara mandiri. Kemudian, saya membuat kuisioner untuk melakukan evaluasi dan feedback dari rekan kerja terhadap penggunaan google drive. Hasil dari evaluasi dan feedback tersebut, selanjutnya saya sampaikan kepada atasan/mentor untuk meminta arahan lebih lanjut dan membuat laporan kegiatan.
Keterkaitan Kegiatan dengan nilai-nilai BerAKHLAK:
Saya menyusun dafatr pertanyaan untuk evaluasi yang lebih baik (Kompeten) sebagai salah satu persiapan menghadapi perubahan (Adaptif)
Saya menyampaikan daftar pertanyaan ke rekan pengelola keuangan (Kolaboratif) dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan jelas (Loyal)
Saya bekerja sama dengan rekan kerja (Kolaboratif), menghargai saran dan masukan yang diberikan (Harmonis), dan menyusun rekap hasil diskusi dan melakukan perbaikan (Kompeten)
Saya menghargai setiap saran dan masukan yang diberikan oleh rekan kerja pengelola keuangan (Harmonis).
Saya merekap hasil tanggapan dengan jujur dan bertanggung jawab, melakukan koordinasi dan menyampaikan hasil tanggapan/feedback kepada atasan dengan ramah (Berorientasi Pelayanan) menggunakanbahasayangbaik, menghargai arahanatasan (Harmonis),dan menindaklanjuti arahan atasan dengan penuh tanggung jawab
Saya menyusun laporan kegiatan dengan penuh tanggung jawab (Kompeten) untuk dokumentasi kegiatan yang telah dilaksanakan secara jujur (Akuntabel)
Bentuk Penerapan Agenda 3 dalam Pelaksanaan Aktualisasi
- Manajemen ASN
Bersikap professional dalam melaksanakan tugas dengan jujur dan berintegritas untuk mendapatkan saran dan masukan dari tim pengelola keuangan
- Smart ASN
Melakukan perbaikan terus menerus demi pelayanan yang lebih baik.
Kontribusi terhadap tusi/tujuan organisasi:
Kegiatan ini dapat memberikan kontribusi terhadap fungsi Pusat Krisis Kesehatan yaitu “Pelaksanaan Urusan Administrasi Pusat”.
Penguatan nilai organisasi:
54
Kegiatan ini dapat memperkuat nilai organisasi Kementerian Kesehatan Republik Indonesia yaitu nilai Inklusif, Efektif, dan Bersih.
Manfaat kegiatan
1. Bagi Penulis
Penulis dapat mengimplementasikan nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK dan menjalankan kedudukan dan peran sebagai ASN di tempat kerja
2. Bagi Organisasi
Kegiatan ini dapat mendukung upaya salah satu tugas dan fungsi Pusat Krisis Kesehatan yaitu Pelaksanaan Urusan Administrasi Pusat
3. Bagi Masyarakat
Kegiatan ini mendukung upaya transparansi dan keterbukaan pengelolaan keuangan negara sebagai pertanggungjawaban kepada masyarakat
Dokumentasi Kegiatan 6
No Tahap Kegiatan Dokumentasi
55
1 Menyusun daftar
pertanyaan
2 Mengajukan daftar
pertanyaan ke rekan kerja
Gb. Bahan pertanyaan evaluasi
Gb.
daftar pertanyaan ke rekan kerja
56
Menyampaikan
57 3 Merekap hasil tanggapan
58
59
60
61
62
Gb. Hasil Tanggapan
4 Menyampaikan hasil kegiatan kepada atasan
Gb. Menyampaikan hasil kegiatan kepada atasan
5 Menyusun laporan kegiatan
Isu Sebelum Aktualisasi Setelah Aktualisasi
Belum optimalnya tata
kelola bahan dokumen
laporan keuangan Tahun
2021
Penyimpanan bahan dokumen
laporan keuangan Tahun 2021
masih dilakukan terbatas pada hardfile. Hal ini menyebabkan
belum adanya sistem
penyimpanan digital yang dapat digunakan sebagai back up data yang bisa diakses dimana saja dan kapan saja.
Penyimpanan bahan dokumen
laporan keuangan Tahun 2021 sudah dilakukan secara digital menggunakan google drive. Sehingga pegawai yang ingin mendapatkan copy data dapat memanfaatkan google drive ini di mana pun dan kapan pun. Hal ini dapat mempermudah ketika bahan dokumen dibutuhkan, utamanya ketika dilakukan pemeriksaan oleh tim pemeriksa internal maupun eksternal. Dengan adanya google drive ini,tentumendukungtugasdan fungsi Pusat Krisis Kesehatan yaitu Melaksanakan Urusan Adminitrasi Pusat.
63
Gb. Menyusun laporan kegiatan
Capaian Penyelesaian Isu
Manfaat
1. Bagi Individu Peserta
- Mengasah kemampuan penulis untuk berpikir kritis dalam menghadapi permasalahan di tempat kerja, khususnya terkait belum optimalnya tata kelola bahan dokumen laporan keuangan Tahun 2021 secara digital;
- Mendapat pengetahuan baru mengenai digitalisasi bahan dokumen laporan keuangan;
- Memberikan motivasi kepada penulis untuk terus berinovasi dan menyalurkan kreatifitas di tempat kerja dan di manapun penulis berada;
- Mendorong penerapan nilai-nilai BerAKHLAK yang telah diajarkan selama Pelatihan Dasar.
2. Bagi Unit Kerja
- Meningkatkan fungsi pengawasan tata kelola bahan dokumen laporan keuangan;
- Keterbukaan dan pertanggungjawaban administrasi menjadi lebih baik dan efisien;
- Meminimalisir temuan ketika terjadi pemeriksaan baik oleh pemeriksa internal maupun eksternal
- Mendorong fungsi Pusat Krisis Kesehatan yaitu dalam hal Pelaksanaan Urusan Administrasi Pusat
3. Bagi Masyarakat
- Dapat memudahkan dan memperlancar proses pemeriksaan
- Meningkatkan kualitas pertanggungjawaban keuangan satker kepada masyarakat
1 Pemindaian bahan dokumen laporan
Rekap hasil pemindaian yang telah terupload di
Pengelola Keuangan Menggunakan Scanner dan Google Drive
Hingga akhir tahun, di Unit Kerja
Penulis, rekan kerja
Indikator Keberhasilan
Teruploadnya seluruh bahan dokumen laporan
64
Kegiatan
Sasaran Metode Waktu dan Tempat Pelaksana
Rencana Tindak Lanjut
No
Tujuan
65 keuangan Tahun 2021 secara keseluruhan google drive Pusat Krisis Kesehatan keuangan Tahun 2021
Rekapitulasi Matriks Habituasi Nilai-Nilai Dasar PNS (BerAKHLAK)
Tabel 5. 1 Matriks Habituasi Nilai BerAKHLAK
No Mata Pelatihan
Jadwal Pelaksanaan Aktualisasi
III IV I II
1 Pelaksanaan konsultasi dengan atasan dan koordinasi dengan rekan kerja mengenai kesepakatan tatacara penyimpanan bahan dokumen
2 Penyiapan bahan dokumen
3 Penyiapan penyimpanan dokumen
4 Pelaksanaan sosialisasi penggunaan googledrivedalam penyimpanan bahan dokumen laporan
66
Kegiatan Jumlah Aktualisasi PerMP Ke-1 Ke-2 Ke-3 Ke-4 Ke-5 Ke-6 R A R A R A R A R A R A R A 1 Berorientasi Pelayanan 2 2 1 1 1 1 2 2 1 1 1 1 8 8 2 Akuntabel 1 1 3 3 1 1 2 2 1 3 1 1 9 11 3 Kompeten 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 3 3 8 8 4 Harmonis 3 3 1 1 1 1 2 2 1 2 3 3 11 12 5 Loyal 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 6 6 6 Adaptif 1 1 1 1 2 2 1 1 1 2 1 1 7 8 7 Kolaboratif 2 2 2 2 1 1 1 1 1 1 2 2 9 9 Jumlah Aktualisasi Per Kegiatan 11 11 10 10 8 8 10 10 7 11 12 12 57 61
No Kegiatan Agustus Minggu ke September Minggu ke Keterangan
Tabel 5. 2 Jadwal Pelaksanaan Aktualisasi
II
keuangan
5 Pengimplementasian penggunaan googledrive dalam penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan
6 Pelaksanaan evaluasi dan feedback
67
BAB VI PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan proses identifikasi isu yang terdapat disekitar tempat kerja ditemukan
beberapa isu yang harus diselesaikan. Isu yang terpilih menjadi isu yang perlu segera
diselesaikanyaituisu“BelumOptimalnyaTataKelolaBahanDokumenLaporanKeuangan
Tahun 2021”. Gagasan yang diambil untuk menyelesaikan isu yaitu Optimalisasi
penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan secara digital menggunakan Google
Drive Kegiatan pengaktualisasian ini memiliki tujuan umum yaitu memenuhi salah satu
tugas Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) tahun 2022 Kementerian
Kesehatan dan mengimplementasikan Nilai-Nilai Dasar ASN BerAKHLAK yaitu
Berorientasi pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif
sehingga menjadi ASN yang profesional dan berkarakter. Sedangkan tujuan khusus dari
kegiatan ini adalah teraktualisasinya nilai-nilai dasar PNS yaitu BerAKHLAK, Manajemen
ASN, dan Smart ASN dalam optimalisasi penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan menggunakan Google Drive
Diharapkan setelah terlaksananya kegiatan aktualisasi ini, seluruh bahan dokumen
laporan keuangan Tahun 2021 dapat segera dipindai dan digitalisasi menggunakan Google Drive ini. Digitalisasi ini dapat menjadi alternatif penyimpanan data sekaligus back up data untuk mendukung pelaksanaan urusan adminitrasi pusat di Unit Kerja Pusat Krisis Kesehatan.
1. Untuk Diri Sendiri
Secara konsisten mengimplementasikan nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK dan menjalankan kedudukan dan peran sebagai ASN di instansi tempat bekerja. Selain itu, perlu melanjutkan kegiatan pemindaian bahan dokumen laporan keuangan Tahun 2021
secara keseluruhan agar dokumen pertanggungjawaban keuangan Pusat Krisis
Kesehatan Tahun 2021 dapat terdigitalisasi seluruhnya.
Selain itu, diharapkan untuk memiliki back up data softfile secara offline agar
memiliki data cadangan jika terjadi hal-hal yang tidak dapat diduga
2. Untuk Unit Kerja
68
B. Saran
Kegiatan aktualisasi ini menjadi tahap awal inovasi yang dilakukan oleh penulis di unit
kerja Pusat Krisis Kesehatan, sehingga penulis mendorong kepada pihak terlibat untuk:
a. Penerapan secara konsisten inovasi optimalisasi penyimpanan bahan dokumen laporan keuangan secara digital menggunakan Google Drive
b. Membuat komitmen untuk terus menerapkanpenyimpananbahandokumenlaporan keuangan secara digital .
69