Proses Verifikasi Pengajuan Pencairan Srt Pertanggungjawaban (SPJ) Di Poltekkes KemKes Kupang

LAPORAN AKTUALISASI

PELATIHAN DASAR CPNSGOLONGAN II ANGKATAN 6

OPTIMALISASI PROSES VERIFIKASI PENGAJUAN PENCAIRAN

SURAT PERTANGGUNGJAWABAN (SPJ)

DI POLTEKKES KEMENKES KUPANG

TAHUN 2022

DISUSUN OLEH:

IKY TANAKA

NIP. 199501102022031002

BALAI PELATIHAN KESEHATAN CIKARANG

KEMENTERIAN KESEHATAN RI

TAHUN 2022

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, sehingga dapat tersusun

“Laporan Aktualisasi dalam rangkaian Pelatihan Dasar CPNS Golongan II Angkatan 6

Kemenkes Tahun 2022 di Bapelkes Cikarang. Penyusunan laporan aktualisasi ini tidak terlepas dari dukungan, bimbingan, arahan, dan masukan dari berbagai pihak.

Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:

1. Dr.R.H.Kristina,SKM., M.Kes selakuDirektur Poltekkes Kemenkes Kupang.

2. Dra.Elisma, Apt., M.Si selaku Wakil Direktur II Poltekkes Kemenkes Kupang.

3. Lidya Sulaiman, S.Farm.,Apt selaku Kepala Subbagian Administrasi Umum yang juga selaku mentor yang telah memberikan masukan dan bimbingan dalam penyusunan laporan aktualisasi ini.

4. Dr. drg. Siti Nur Anisah, MPH selaku Widyaiswara (coach) dan fasilitator yang telah memberikan masukan dan bimbingan dalam penyusunan laporan aktualisasi ini.

5. Aulia Fitriani, ST., MKM selaku penguji laporan aktualisasi yang telah bersedia memberikan penilaian serta masukan terhadap laporan aktualisasi ini agar menjadi lebih baik.

6. Orang tua yang telah mendukung dan mendoakan penulis selama mengikuti pelatihan dasar CPNS ini sehingga dapat mengikuti seluruh rangkaian kegiatan.

7. Dance Mesak, S.E., M.Si dan semua pihak yang telah membantu mencurahkan perhatian, ide, maupun gagasannya selama penulis menyelesaikan laporan.

8. Rekan-rekan seperjuangan Angkatan 6 Kelompok A Latsar CPNS Golongan II tahun 2022 yang selalu mendukung, berbagi pengalaman dan kebersamaan. Penulis menyadari bahwa laporan aktualisasi ini masih sangat jauh dari kata sempurna.

Oleh karena itu, masukan dan kritik yang membangun dari berbagai pihak sangat diharapkan untuk penyempurnaan laporan aktualisasi ini.

Cikarang, September 2022

Penulis

Iky Tanaka, A.Md NIP. 199501102022031002

DAFTAR GAMBAR

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Aparatur Sipil Negara (ASN) adalah profesi bagi pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang bekerja pada instansi pemerintah. Dalam UndangUndang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara menyebutkan bahwa ASN

memiliki fungsi sebagai pelaksana Kebijakan Publik, pelayan publik serta perekat dan pemersatu bangsa. Aparatur Sipil Negara harus melaksanakan kebijakan publik secara profesional, bebas dari intervensi politik, serta bersih dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme. Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) wajib menjalani masa prajabatan atau masa percobaan selama 1 tahun melalui Pendidikan dan pelatihan untuk membentuk karakter ASN professional. Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil diatur dalam Peraturan Lembaga

Administrasi Negara Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2021 tentang Perubahan Atas Peraturan Lembaga Administrasi Negara Nomor 1 Tahun 2021 tentang Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil. Pelatihan Dasar CPNS bertujuan untuk mengembangkan kompetensi

CPNS yang dilakukan secara terintegrasi yang diukur berdasarkan kemampuan menunjukkan sikap perilaku bela Negara, mengaktualisasikan nilai-nilaidasarPNSdalampelaksanaantugas jabatannya, mengaktualisasikan kedudukan dan peran PNS dalam kerangka NKRI, menunjukkan penguasaan kompetensi teknis yangdibutuhkan sesuai dengan bidang tugas. Pelatihan Dasar CPNS tahun 2022 dilaksanakan dalam bentuk BlendedLearningdan dibagi menjadi 3 tahap pembelajaran yaitu Pelatihan Mandiri (Massive Open Online Course-LMS LAN), Distance learning (e-learning danaktualisasi) dan Pembelajaran klasikal di tempat penyelenggaraan Pelatihan Dasar CPNS.

Pada proses penerapan nilai-nilai dasar aktualisasi pelatihan dasar CPNS tahun 2022, penulis membuat aktualisasi dengan menganalisis isu-isu yang terjadi pada unit kerja penempatan yaitu Poltekkes Kemenkes Kupang. Poltekkes Kemenkes Kupang merupakan salah satu institusi pendidikan tinggi kesehatan dibawah naungan Direktorat

Jenderal Tenaga Kesehatan Kementerian Kesehatan Republik Indonesia yang menyelenggarakan program pendidikan Diploma III dan Diploma IV.

Poltekkes Kemenkes Kupang dipimpin oleh seorang Direktur di bantu 3 wakil direktur dan dilengkapi Subbagian administrasi, keuangan, kepegawaian dan umum (ADUM). Adapun saat ini penulis ditempatkan pada subbagian administrasi, keuangan, kepegawaian dan umum (ADUM), tepatnya pada unit keuangan dengan jabatan pengelola keuangan yang memiliki tugas pengelolaan dan penyusunan laporan di bidang keuangan.

Dalam melaksanakan tugas sebagai ASN, CPNS perlu untuk memahami kondisi aktual di instansinya agar proses inisiasi dapat berjalan dengan baik. Salah satu permasalahan yang ditemui pada pelaksanaan kegiatan di unit keuangan adalah belum optimalnya proses verifikasi pengajuan pencairan surat pertanggungjawaban (SPJ). Hal ini sesuai dengan keterangan dari verifikator keuangan yang menyebutkan bahwa rata-rata terjadi pengembalian proses verifikasi surat pertanggungjawaban (SPJ) sebesar 30 persen atau sebanyak 21 dokumen dari total 70 dokumen yang diajukan, hal ini disebabkan adanya kesalahan dan kurang lengkapnya dokumen yang menjadi data dukung. Sehingga hal ini dapat berdampak pada proses pencairan dana menjadi terhambat atau tidak bisa dilakukan pencairan dana, tentunya juga berakibat pada realisasi serapan anggaran menjadi lebih rendah atau tidak sesuai dengan rencana penarikan dana yang sudah ada pada rencana kegiatan anggaran (RKA) Poltekkes Kemenkes Kupang.

Berdasarkan uraian diatas, maka penulis mengusulkan kegiatan aktualisasi yakni, “Optimalisasi Proses Verifikasi Pengajuan Pencairan Surat Pertanggungjawaban (SPJ) dengan

Menggunakan Buku Saku Digital (e-book)” .

1.2 Tujuan Penulisan

1.2.1 Tujuan Umum Secara umum, kegiatan aktualisasi ini bertujuan agar tercipta ASN professional yang dapat menginternalisasi nilai – nilai dasar ASN yaitu BerAKHLAK (Berorintasi pelayanan publik, Akuntable, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif) serta pengetahuan mengenai kedudukan dan peran PNS dalam Negara Kesatuan Republik Indonesia yang dipelajari selama Latsar CPNS untuk diterapkan di instansi kerja.

1.2.2 Tujuan Khusus

1. Mampu melakukan proses aktualisasi melalui pembiasaan diri terhadap kompetensi yang telah diperoleh dalam pelaksanaan pelayanan di Poltekkes Kemenkes Kupang dan diharapkan berorientasi pada kepentingan publik.

2. Mengimplementasikan core value ASN BerAKHLAK dalam kegiatan yang telah ditetapkan sebagai Sasaran Kinerja Pegawai (SKP).

3. Mampu mengoptimalkan proses verifikasi pengajuan pencairan surat pertanggungjawaban (SPJ) di Poltekkes Kemenkes Kupang

1.3 Manfaat Penulisan

1.3.1 Manfaatbagi Individu

Sebagai pembentukan karakter PNS sesuai dengan nilai-nilai dasar PNS BerAKHLAK dan SMARTASN dalam menjalankan tugas dan fungsi sesuai kedudukan ASN dalam mewujudkan smartgovernance dan sarana bagi peserta untuk dapat terus mengaktualisasikan materi yang telah diperoleh selama pelatihan dalam menjalankan fungsi dan peran sebagai ASN di Poltekkes Kemenkes Kupang.

1.3.2 Manfaatbagi Organisasi (Poltekkes Kemenkes Kupang)

Dapat mengoptimalisasikan manajemen ASN yang baik dalam mewujudkan tercapainya peningkatkan tata kelola organisasi dan SDM yang baik, bersih, akuntabel, transparan,dan terukur.

1.3.3 Manfaat bagi Bapelkes Cikarang

Dapat digunakan sebagai tambahan informasi dan bahan referensi bagi peserta latsar CPNS di Bapelkes Cikarang yang akan membuat aktualisasi terkait dengan optimalisasi proses pengajuan surat pertanggungjawaban (SPJ) dan kelengkapan dokumen data dukungnya.

1.3.4 ManfaatbagiMasyarakat/Stakeholder

Dapat menambah wawasan dan referensi bagi masyarakat terkait pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan guna mewujudkan pelayanan publik yang menyediakan informasi yang akuntable untuk mewujudkan smartgovernance.

BAB II PROFIL INSTANSI DAN PESERTA

2.1 Visi dan Misi Organisasi

2.1.1

Visi dan Misi

• Visi Poltekkes Kemenkes Kupang

Menjadi perguruan tinggi Kesehatan berkualitas yang menghasilkan lulusan unggul, mandiri dan berkarakter.

• Misi Poltekkes Kemenkes Kupang:

1. Menyelenggarakan Pendidikan dan Pengajaran yangberkualitas;

2. Mengembangkan keilmuan dan meningkatkan kualitas penelitian dan pengabdian masyarakat sesuai perkembangan IPTEK dan pengabdian masyarakat berbasis riset;

3. Membangun kemandirian dan tata kelola organisasi yangbaik;

4. Mengembangkan kelembagaan dan kapasitas institusi pendidikan sesuai standar Nasional;

5. Mengembangkan kemitraan dalam pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi.

2.2 Nilai-nilai Organisasi

2.2.1 Tata Nilai Organisasi

Tata nilai sangat diperlukan untuk membangun visi dalam penyelenggaraan pendidikan pada Poltekkes Kemenkes Kupang. Visi ini nantinya dijadikan patokan target pencapaian tujuan institusi. Tata nilai dimaksud antara lain:

1) Nilai Dasar Landasan utama setiap civitas akademika yang terlibat di dalam penyelenggaraanpendidikanpadaPoltekkesKemenkes Kupangadalahketaatan dalam beribadah kepada Allah SWT sesuai agama dan kepercayaan masing-masing.

2) Nilai Kepribadian Setiap civitas akademika yang terlibat di dalam penyelenggaraan pendidikan pada Poltekkes Kemenkes Kupang diharuskan memiliki sikap; jujur, amanah, dan ikhlas untuk mampu bekerja sama dengan orang lain dan memiliki semangat untuk mencapai cita-cita institusi.

3) Nilai Manfaat Lulusan Poltekkes Kemenkes Kupang mampu memberikan manfaat bagi penyelesaian masalah kesehatan di masyarakat dan mampu bersaing di era global yang penuh kompetitif sesuai keunggulan masing-masing Program Studi.

4) Nilai Pelayanan semua aspek pelayanan kepada seluruh civitas akademika dan stakeholder dijamin mutunya secara berkesinambungan sehingga kepuasan mahasiswa dan kepuasan pengguna menjadi tujuan utama pelayanan dilandasi sikap

keikhlasan semata untuk mencapai keridhaan Allah SWT.

5) Nilai Responsif Lulusan Poltekkes Kemenkes Kupang sesuai dengan kebutuhan pasar sehingga diperlukan proses pembelajaran yang berbasis kompetensi sesuai persyaratan pengguna ditunjang dengan keikutsertaan mahasiswa dalam kegiatan penelitian terapan dan kegiatan pengabdian kepada masyarakat sesuai keunggulan program studi masing-masing dalam bingkai penjaminan mutu layanan secara berkesinambungan. Nilai responsif perlu dimasukkan dalam salah satu aspek dasar penyusunan visi dan misi berkaitan dengan respon Poltekkes Kemenkes Kupang terhadap setiap regulasi yang mengatur penyelenggaraan pendidikan tinggi dan regulasi kebutuhan tenaga kesehatan secara nasional dan global termasuk profil lulusanyangharus memenuhi standarKerangkaKualifikasi NasionalIndonesia (KKNI).

Motto “KEEP FIGHTING, BEING CARE AND DO THE BEST”

Keep Fighting bermakna berjuang atau kerja keras mencapai visi dan misi, Being Care bermakana melayani dengan kasih, murah hati, cermat,saksama, empati peduli terhadap kebutuhan pengguna layanan, ramah, senyum, salam, sapa dan sopan. Do The Best bermakna melakukan yang terbaikuntuk pelanggan.

2.2.2 Tujuan Poltekkes Kemenkes Kupang

Tujuan Pendidikan Poltekkes Kemenkes Kupang adalah menghasilkan tenaga kesehatan yang berjiwa Pancasila dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, mempunyai pengetahuan, sikap dan keterampilan yang unggul, berkarakter, mandiri dan berstandar nasional, mempunyai kompetensi dalam menjalankan peran dan fungsinya, responsif terhadap kebutuhan kesehatan masyarakat, serta adaptif terhadap perkembangan ilmu dan teknologi kesehatan (IPTEK), meliputi:

1. Meningkatkan kualitas pendidikan dan pengajaran bidangkesehatan

2. Meningkatkan kegiatan Pendidikan yang sesuai dengan standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN-Dikti);

3. Menerapkan sistem penjaminan mutu internal untuk menghasilkan tenaga kesehatan professional;

4. Meningkatkan kualitas mahasiswa untuk menghasilkan lulusan unggul dan berkarakter;

5. Meningkatkan kualitas dan kuantitas penelitian dan publikasi ilmiah;

6. Meningkatkankualitas dan kuantitas pengabdian kepada masyarakat;

7. Meningkatkan tata kelola organisasi dan SDM yang baik, bersih, akuntabel, transparan, dan terukur;

8. Mengembangkan program studi baru ke jenjang sarjana terapan, profesi, dan magister terapan, sesuai kebutuhan masyarakat;

9. Meningkatkan kemitraan untuk menunjang produktivitas dosen, tenaga kependidikan dan mahasiswa dalam pelaksanaan Tridarma.

2.3 Tugas Organisasi

Sesuai Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 71 tahun 2020, Poltekkes

Kemenkes adalah UPT dalam bentuk perguruan tinggi yang melaksanakan tugas di bidang Pendidikan vokasi bidang kesehatan. Pendidikan vokasi adalah Pendidikan

Tinggi Program Diploma yang menyiapkan mahasiswa untuk pekerjaan dengan

keahlian terapan tertentu sampai program sarjana terapan, yang apabila memenuhi syarat dapat menyelenggarakan program magister terapan dan program doktor terapan

Poltekkes Kemenkes Kupang memiliki 7 Jurusan dan 13 Prodi yang terdiri dari:

JurusanKeperawatan Kupang terdiri dari Prodi Keperawatan Ende, Prodi Keperawatan

Waingapu, Jurusan Kebidanan Kupang, Jurusan Kesehatan Lingkungan, Jurusan

Keperawatan Gigi Kupang, Jurusan Farmasi Kupang, Jurusan Gizi Kupang, Jurusan

Teknologi Laboratorium Medis dan 13 Prodi yaitu: Prodi DIII Keperawatan Kupang, Prodi DIII Keperawatan Ende, DIII Keperawatan Waingapu, Prodi DIII Kesehatan

Gigi, Prodi DIII Kebidanan, Prodi DIII Sanitasi, Prodi DIII Gizi, Prodi DIII Farmasi, Prodi DIII Teknologi Laboratorium Medis, Prodi Pendidikan Profesi Ners, Prodi PJJ

DIII Kebidanan, Prodi PJJ DIII Keperawatan, Prodi DIII Keperawatan Waikabubak.

Menurut PMK Nomor 71 Tahun 2020, bahwa susunan organisasi poltekkes kemenkes

terdiri atas:

• Dewan Pertimbangan atau nama lain;

• Senat;

• Direktur; dan

• Satuan Pengawas Internal (SPI)

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Poltekkes Kemenkes Kupang

a. Senat

Senat Poltekkes Kemenkes merupakan badan non struktural yang menjalankan fungsi penetapan, pertimbangan, dan pengawasan pelaksanaan kebijakan akademik. Senat Poltekkes Kemenkes terdiri atas:

1. Ketua senat merangkapanggota

2. Sekretaris senat merangkapanggota

3. Anggota senat

Ketua senat Poltekkes Kemenkes dijabat oleh Direktur, Sekretaris senat berasal dari dan dipilih oleh anggota senat, anggota terdiri dari Wakil Direktur, Ketua Jurusan, Perwakilan Dosen, dan Perwakilan Pejabat Struktural dari Badan PPSDM Kesehatan (exofficio). Dalam melaksanakan tugasnya, senat dilengkapi dengan sekretariat yang dipimpin oleh sekretariat senat. Tugas pokok Senat Poltekkes Kemenkes:

1. Memberi pertimbangan kebijakan akademik dan pengembangan Poltekkes Kemenkes sesuai peraturan perundang- undangan;

2. Merumuskan kebijakan penilaian prestasi akademik dan pengembangan kecakapan serta kepribadian civitas akademika sesuai peraturan perundangan;

3. Merumuskan, menetapkan norma dan tolak ukur penyelenggaraan Poltekkes Kemenkes;

4. Memberi pertimbangan dan melakukan pengawasan terhadap Direktur dalam melaksanakan otonomi perguruan tinggi bidang akademik;

5. Menetapkan peraturan pelaksanaan kebebasan mimbar akademik dan otonomi keilmuan pada Poltekkes Kemenkes;

6. Memberikan pertimbangan kepada Direktur Poltekkes Kemenkes berkenaan dengan dosen yang dicalonkan memangku jabatan akademika;

7. Mengusulkan kepada kepala badan PPSDM Kesehatan berkenaan dengan caloncalon yang telah dipilih oleh Senat untukdiangkat menjadi Direktur;

8. Memberikan pertimbangan kepada kepala badan PPSDM Kesehatan berkenaan dengan pemberhentian Direktur atau Wakil Direktur Poltekkes Kemenkes karena berakhirnya masa jabatan atau karena alasan lain.

Senat melaksanakan rapat sekurang-kurangnya 2 (dua) kali dalam setahun diluar sidang upacara dies natalis dan wisuda. Rapat senat dinyatakan sah, apabila dihadiri oleh sekurang- kurangnya ½ N + 1 (separuh ditambah satu) dari jumlah anggota senat. Tata cara pembagian keputusan dalam rapat-rapat senat diatur dalam statuta Poltekkes Kemenkes Kupang. Keputusan rapat senat didasarkan atas musyawarah untuk mencapai mufakat dan apabila tidak tercapai mufakat, maka keputusan

didasarkan pada suara terbanyak dari anggota yang hadir. Apabila diperlukan untuk memperlancar pelaksanaan tugas Poltekkes Kemenkes, Ketua Senat Poltekkes Kemenkes dapat membentuk komisi – komisi.

b. Direktur

Direktur Poltekkes Kemenkes menjalankan fungsi penetapan kebijakan non akademik dan pengelolaan Poltekkes Kemenkes. Direktur mempunyai tugas memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan membina pendidik, tenaga kependidikan, mahasiswa, dan hubungannya dengan lingkungan, serta urusan administrasi umum. Susunan organisasi Direktur terdiri atas:

• Wakil Direktur

1) Wadir I (BidangAkademik)

Wakil direktur bidang akademik mempunyai tugas membantu direktur dalam memimpin pelaksanaan kegiatan bidang akademik dan pengelolaan sistem informasi.

Subbagian Administrasi Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan dan Sistem Informasi, terdiri atas:

• Urusan Administrasi Akademik mempunyai tugas melaksanakan kegiatan administrasi Pendidikan;

• Urusan Administrasi Kemahasiswaan mempunyai tugas melaksanakan kegiatan administrasi pembinaan kemahasiswaan, layanan mahasiswa danalumni,sertamelakukankerjasamadenganpihaklaindiluarkegiatan yang terstruktur dalam kurikulum;

• UrusanAdministrasiPerencanaandanSistemInformasimempunyaitugas mengkoordinir kegiatan perencanaan program dan sistem informasi institusi pendidikan.

2) Wadir II (Bidang Adminstrasi Keuangan, Kepegawaian, dan Umum) Mempunyai tugas membantu direktur dalam memimpin pelaksanaan kegiatan bidang keuangan, kepegawaian, dan administrasi umum.

Secara teknis fungsional dibina olah Wadir II. Subbagian Administrasi Umum, Keuangan dan Kepegawaian, terdiri atas:

a) Urusan umum mempunyai tugas melakukan perencanaan dan melaksanakan kegiatan surat menyurat, kearsipan, dan kerumahtanggahan;

b) Urusan keuangan mempunyai tugas melakukan perencanaan dan

melaksanakan kegiatan keuangan;

c) Urusan BMN mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan BMN;

d) Urusan kepegawaian mempunyai tugas melakukan perencanaan dan melaksanakan kegiatan kepegawaiaan; dan

e) Urusan hubungan masyarakat melaksanakan tugas di bidang kehumasan dari beberapa jurusan/prodi.

3) Wadir III (Bidang Kemahasiswaan)

Mempunyai tugas membantu direktur dalam memimpin pelaksanaan kegiatan bidang kemahasiswaan, alumni, dan kerja sama.

Dalam pelaksanaan kegiatan Wadir III dibantu oleh kepala urusan kemahasiswaan. Unit penunjang yang secara teknis fungsional dibina oleh

Wadir III adalah unit perpustakaan dan unitasrama.

• Bagian dan/atau subbagian;

1) Subbagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (ADAK)

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan administrasi akademik, administrasi kemahasiswaan dan alumni, pengelolaan data dan informasi, dan penyiapan bahan administrasi kerja sama.

Subbagian Administrasi, Kemahasiswaan, Perencanaan dan Sistem Informasi adalah unsur pembantu pemimpin di bidang akademik, kemahasiswaan, perencanaan dan sistem informasi yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur dan secara teknis fungsional dibina oleh

Wadir I. Khusus untuk urusan kemahasiswaan secara teknis fungsional dibina Wadir III. Subbagian administrasi akademik, kemahasiswaan, Perencanaan dan SistemInformasi, terdiri atas:

a) Urusan Administrasi Akademik mempunyai tugas melaksanakan kegiatan administrasi Pendidikan;

b) Urusan Administrasi Kemahasiswaan mempunyai tugas melaksanakan kegiatan administrasi pembinaan kemahasiswaan, layanan mahasiswa danalumni,sertamalakukankerjasamadenganpihaklaindiluarkegiatan yang terstruktur dalam kurikulum;

c) UrusanAdministrasiPerencanaandanSistemInformasimempunyaitugas mengkoordinir kegiatan perencanaan program dan sistem informasi institusi Pendidikan.

2) Subbagian Administrasi Keuangan, Kepegawaian, dan Umum (ADUM)

Subbagian Administrasi Umum, Keuangan dan Kepegawaian adalah unsur pembantu pimpinan di bidang umum, keuangan, Barang Milik Negara (BMN) dan kepegawaian yang berada dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur. Secara teknis fungsional dibina olah Wadir II. Sub bagian Administrasi Umum, Keuangan dan Kepegawaian,terdiri atas:

a) Urusan umum mempunyai tugas melakukan perencanaan dan melaksanakan kegiatan surat menyurat, kearsipan, dan kerumahtanggaan;

b) Urusan keuangan mempunyai tugas melakukan perencanaan dan melaksanakan kegiatan keuangan;

c) Urusan BMN mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan BMN;

d) Urusan kepegawaian mempunyai tugas melakukan perencanaan dan melaksanakan kegiatan kepegawaiaan; dan

e) Urusan hubungan masyarakat melaksanakan tugas di bidang kehumasaniri dari beberapa jurusan.

• Jurusan

Jurusan dan Program Studi

Poltekkes Kemenkes Kupang memiliki 7 Jurusan dan 13 Program Studi.

Jurusan dipimpin oleh ketua jurusan (Kajur) yang dipilih diantara kelompok

Dosen sesuai peraturan dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur

demikian halnya dengan program studi Keperawatan Ende dan Waingapu.

Tugaspokokdanfungsi Ketua Jurusan/Ketua Program Studi:

1. Mengelola kegiatantridarma perguruan tinggi;

2. Mengelola sumber daya jurusan Pengelola program Studi, terdiri dari:

3. Ketua Jurusan (Kajur);

4. Sekretaris Jurusan (Sekjur);

5. PJ Akademik;

6. PJ Kemahasiswaan;

7. Administrasi umum, keuangan dan kepegawaian;

8. Kelompok tenaga fungsional.

Dalam melaksanakan tugas sehari-hari, Kajur/Kaprodi dibantu oleh Sekjur/Sekprodi. Sekjur/Sekprodi mempunyai tugas merencanakan dan melaksanakan kegiatan di bidang administrasi akademik, kemahasiswaan, umum, keuangan, perlengkapan dan pengawasan. Dalam melaksanakan tugasnya, Sekjur/Sekprodi bertanggung jawab kepada Kajur/Kaprodi. Sub unit penunjang bertanggung jawab kepada Kajur/Kaprodi dan berkoordinasi dengan kepala unit terkait.

• Pusat

1) Pusat Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat Unit penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (PPM) adalah pelaksana sebagai tugas Poltekkes Kemenkes di bidang penelitian terapan dan pengabdian kepada masyarakat yang berada di bawah Direktur. Unit PPM dipimpin oleh seorang kepala yang ditunjuk oleh Direktur serta secara teknis fungsional dibina oleh Wadir I. Unit PPM mempunyai tugas menyelenggarakan kegiatan penelitian terapan dan pengabdian kepada masyarakat. Unit PPM mempunyai fungsi:

a) Pelaksanaanpenelitian terapan;

b) Pengalaman ilmu pengetahuan dan teknologi;

c) Peningkatan relevansi program Poltekkes Kemenkes sesuai dengan kebutuhan masyarakat;

d) Pelaksanaan pengabdian kepada masyarakatdalam pembangunan;

e) Menjalin kerjasama antar perguruan tinggi dan/atau badan lainnya baik di dalam maupun di luar Poltekkes Kemenkes dalam rangka penelitian dan pengabdian masyarakat;

f) Publikasi hasil penelitian;

g) Mengkoordinirkomosi etik;

h) Pelaksanaanurusan tata Unit PPM; dan

i) Melakukan koordinasi diantara Subunit PPM di masing-masing jurusan.

2) Pusat Penjaminan Mutu

Unit Penjaminan Mutu adalah unsur pelaksana di bidang penjaminan mutu yang berada dibawah dan bertangung jawab langsung kepada Direktur.

Unit Penjaminan Mutu dipimpin oleh seorang Kepala yang ditetapkan oleh

Direktur dan secara teknis fungsional di bina oleh Wadir I.

Unit Penjaminan Mutu mempunyai tugas melakukan penjaminan mutu pendidikan seara bertahap, sistematis dan terencana dalam suatu program

penjaminan mutu yang memiliki target dan kerangka waktu yang jelas. Unit Penjaminan Mutu mempunyai fungsi:

a) Perencana dan pelaksana sistem penjaminan mutu internal secara keseluruhan di Poltekkes Kemenkes;

b) Penyusunan Perangkat Dokumen (Kebijakan Mutu, Manual Mutu dan standar mutu) yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan sistem penjaminan mutu;

c) Pengembangan sisteminformasi penjaminan mutu;

d) Pelaksanaan monitoringsistempenjaminan mutu;

e) Pelaksanaan audit mutu akademik internal dan evaluasi pelaksanaan sistem penjaminan mutu;

f) Penyusunan Laporan berkala pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal; dan

g) Melakukan koordinasi dengan sub unit Penjaminan Mutu di masing-masing Jurusan. Setiap Jurusan membentuk Sub Unit Penjaminan Mutu sesuai Kebutuhan

• Unit

1) Unit Perpustakaan

Unit Perpustakaan adalah unit penunjang teknis di bidang perpustakaan yangberada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur secara teknis fungsional di bina oleh Wadir III. Unit Perpustakaan di pimpin oleh seorang Kepala yang ditetapkan oleh Direktur atas usulan Wadir III, dengan kualifikasi minimal Ahli Madya Perpustakaan di Lingkungan Unit Perpustkaan. UnitPerpustakaan mempunyai fungsi:

1. Penyediaan dan pengelolaan bahan Pustaka;

2. Pemberian layanan dan pendayagunaan bahan Pustaka;

3. Pemeliharaan bahan Pustaka;

4. PengembanganPerpustakaan;

5. Pelaksanaanurusan tata usaha perpustakaan; dan

6. Melakukan koordinasi dengan sub unit perpustakaan di masing-masing Jurusan. Setiap Jurusan membentuk Sub Perpustakaan sesuai Kebutuhan.

2) Unit Laboratorium

Unit Laboratorium adalah unit penunjang teknis di bidang laboratorium dari satu atau sebagian cabang ilmu tertentu sesuai dengan keperluan jurusan.

Unit ini berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur dan secara terknis fungsional sehari-hari di bina oleh Wadir I.

Unit Laboratorium di pimpin oleh seorang kepala Unit yang ditetapkan oleh Direktur atas usulan Wadir I sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Unit Laboratorium mempunyai tugas memberikan layanan bahan dan peralatan laboratorium untuk keperluan pendidikan, penelitian dan pengabdiankepada masyarakat. Unit Laboratorium mempunyai fungsi:

1. Perencana, penyediaan dan pengelolaanbahan laboratorium;

2. Pemberian layanan dan pendayagunaan bahan dan peralatan laboratorium;

3. Pemeliharaan bahan dan peralatanlaboratorium;

4. Pelaksanaanurusan tata usahalaboratorium;

5. Pengembangan Laboratorium; dan

6. Melakukan koordinasi dengan sub unit Laboratorium di masingt-masing Jurusan. Setiap Jurusan membentuk Sub Unit Laboratorium sesuai Kebutuhan

Poltekkes Kemenkes Kupang telah memilki Satuan Pengawas Internal (SPI) yang

menjalankan fungsi pengawasan bidang Non Akademik.

Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia nomor:

KP.01.02/1/1684/2022 Tentang Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil

menetapkan terhitung mulai tanggal 01 Maret 2022 mengangkat sebagai Calon

Pegawai Negeri Sipil :

Nama : Iky Tanaka

NIP : 199501102022031002

Tempat / tanggal lahir : Musi Banyuasin / 10Januari1995

Jenis kelamin : Laki-laki

Pendidikan : D-III Akuntansi, Tanggal 08 Nopember 2016

Golongan ruang : II/C

Kebutuhan jabatan : Pengelola Keuangan

Unit kerja : Setjen ditugaskan pada Poltekkes Kemenkes Kupang

Instansi : Kementerian Kesehatan

c. Satuan Pengawas Internal (SPI)

2.4 Uraian/Rincian Tugas Jabatan Peserta

Menurut Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi

Republik Indonesia Nomor 41 Tahun 2018 tentang Nomenklatur jabatan pelaksana bagi Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Instansi Pemerintah, seorang Pengelola

Keuangan memiliki tugas jabatan yaitu melakukan kegiatan pengelolaan dan penyusunan laporan di bidang keuangan.

Selaku staff pengelola keuangan dengan Jabatan pengelola keuangan yang berada dibawah jabatan struktural Kepala Sub Bagian Administrasi Umum, Keuangan dan Kepegawaaian Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Kupang, penulis memiliki tugas sesuai dengan sasaran kinerja pegawai (SKP) yang ditetapkan oleh atasan dengan uraian tugas sebagai berikut :

1) Terselesaikannya pemasukkan data pajak melalui aplikasi Kementerian Keuangan (SPAN) dan melakukan konfirmasi ke KPPN serta melaporkan ke kantor pajak;

2) Terselesaikannya penyiapan data laporan realisasi anggaran dan capaian output kinerja;

3) Terselesaikannya penyiapan bahan pemeriksaan atas laporan keuangan oleh pemeriksa internal dan eksternal;

4) Terselesaikannya penyusunan telaahan terkait keuangan;

5) Terselesaikannya penyusunan laporan pelaksanaan tugas sebagai pertanggungjawaban kepada pimpinan;

6) Terselesaikannya pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan dalam rangka kelancaran kegiatan;

7) Terselesaikannya pembuatan draft surat permintaan pembayaran (SPP) untuk ditanda tangani PPK;

8) Terselesaikannya penyerahan kelebihan pembayaran dan menyebutkan kekurangan pembayaran jika ada;

9) Terselesaikannya pencetakan dan penyerahan tanda terima pembayaran kepada mahasiswa;

10) Terselesaikannya rekapan transaksi yang telah dilakukan sepanjang jam kerja; dan

11) Terselesaikannya perhitungan ulang uang pembayaran yang telah diterima dalam transaksi yang dilakukan sepanjang jam kerja.

BAB III ANALISIS ISU DALAM PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSI

3.1 Identifikasi dan Analisis Isu Aktual

Identifikasi isu dilakukan dengan metode Enviromental Scanning di Subbagian administrasi, keuangan, kepegawaian dan umum (ADUM), tepatnya pada unit keuangan dan didapatkan isu-isu aktual sebagai berikut:

1. Belum optimalnya proses verifikasi pengajuan pencairan surat pertanggungjawaban (SPJ) di Poltekkes Kemenkes Kupang tahun 2022. Berdasarkan pelaksanaan tugas kegiatan penulis dan keterangan yang didapatkan dari verifikator keuangan pada saat proses verifikasi pengajuan pencairan surat pertanggungjawaban (SPJ) didapatkan bahwa rata-rata terjadi pengembalian dokumen pengajuan pencairan surat pertanggungjawaban (SPJ) sebesar 30 persen atau sebanyak 21 dokumen dari total 70 dokumen yang diajukan. Hal ini disebabkan adanya sering terjadi kesalahan dan kurang lengkapnya dokumen yang menjadi data dukung Kesalahan dokumen tersebut berupa penulisan klasifikasi anggaran yang tidak sesuai dengan petunjuk operasioanl kegiatan (POK) di rencana kegiatan anggaran (RKA), lampiran daftar nominatif penerima honorarium tidak sesuai dengan surat keputusan (SK) Direktur, tarif pajak yang tidak sesuai dengan dasar pengenaan pajak, dan lain-lain. Sedangkan kurang lengkapnya dokumen surat pertanggungjawaban (SPJ) berupa tidak adanya lampiran surat setoran pajak (SSP), faktur pajak, NPWP rekanan, rekening rekanan, kwitansi, resume kontrak dan lainlain. Sehingga hal ini dapat berdampak pada proses pencairan dana menjadi terhambat atau tidak bisa dilakukan pencairan dana, tentunya juga berakibat pada realisasi serapan anggaran menjadi lebih rendah atau tidak sesuai dengan rencana penarikan dana yang sudah ada pada rencana kegiatan anggaran (RKA) Poltekkes Kemenkes Kupang.

Gambar 3.1

Bukti catatan dari Verifikator keuangan

2. Belum optimalnya pengumpulan data dan informasi capaian output kinerja untuk pelaporan capaian output kinerja di Poltekkes Kemenkes Kupang tahun 2022.

Berdasarkan pelaksanaan kegiatan penulis dalam melakukan pengumpulan data capaian output kinerja, bahwa pengumpulan data tersebut masih menggunakan media kertas atau dengan cara facetoface(bertemu secara langsung) dengan penananggungjawab (PJ) kegiatan di Direktorat Poltekkes Kemenkes Kupang dan melalui telepon seluller atau whatsappmessengersaat penananggungjawab (PJ) kegiatan sedang tidak berada di tempat. Hal ini tentunya dapat menyita waktu dan tenaga yang digunakan pegawai untuk memperoleh data capaian output kinerja menjadi tidak efektif dimana mengharuskan pegawai untuk datang

ke ruangan atau menelpon dan mengirim whatsappmessengersebanyak dua sampai dengan tiga kali kepada penanggungjawab (PJ) kegiatan. Selain itu

penyampaian data capaian output kinerja untuk kegiatan yang telah selesai

dilaksanakan atau masih dalam proses pelaksanaan kegiatan sering tidak disertai

dengan data dukung berupa laporan, sehingga dasar pelaporan capaian output

kinerja satuan kerja kurang diandalkan, akibatnya pelaporan capaian output

kinerja sering kali dilakukan dalam bentuk pradugaan atau narasi dari operator

pelaporan capaian output kinerja dengan melihat catatan surat perintah

pencairan dana (SP2D) di aplikasi online monitoring sistem perbendaharaan dan anggaran negara (OM SPAN) untuk memperoleh informasi tambahan atas

ketercapaian atau progres capaian output kinerja.

Gambar 3.2

Media pengumpulan data dan informasi capaian output kinerja

3. Belum optimalnya perekaman bukti potong pajak (e-bupot) di Poltekkes

Kemenkes Kupang tahun 2022.

Berdasarkan pelaksanaan kegiatan perekaman bukti potong pajak (e-bupot) yang dilakukan penulis selama bergabung di Unit Keuangan Poltekkes

Kemenkes Kupang yakni dengan melakukan perekaman dan/atau mengupload soft file Ms.Excel yang berisi data bukti potong yang sudah diberikan oleh staf prodi/unit dan pejabat pengelola anggaran dan belanja

pegawai (PPABP) terdapat beberapa kendala diantaranya, pada soft file

Ms. Excel terdapat kode jenis setor pajak yang tidak sama dengan kode jenis setor yang seharusnya, terdapat NPWP/NIK penerima penghasilan yang tidak dapat ditemukan, tarif pajak dan jumlah penghasilan bruto yang tidak

sesuai serta jaringan internet yang tidak stabil dan/atau aplikasi bukti potong (e-bupot) sedang mengalami trouble. Dengan adanya beberapa kendala tersebut dapat mengakibatkan pembetulan SPT masa unifikasi dan SPT masa 21/26, mengakibatkan pekerjaan kinerja pegawai tidak efektif dan efisien karena melakukan reviewpekerjaan berulang serta beban penggunaan internet secara berlebihan.

No

1.

2.

3.

Gambar 3.3

Soft file Ms.Excel dan gagal upload soft file Ms.Excel

3.1 Dampak Isu

Isu

Belum optimalnya proses

verifikasi pengajuan pencairan surat pertanggungjawaban (SPJ)

di Poltekkes Kemenkes Kupang

tahun 2022.

Belum optimalnya pengumpulan

data dan informasi capaian output kinerja untuk pelaporan

capaian output kinerja

di Poltekkes Kemenkes Kupang

tahun 2022.

Belum optimalnya perekaman

bukti potong (e-bupot)

di Poltekkes Kemenkes Kupang

tahun 2022

Dampak apabila isu tidak ditangani

- Menurunnya nilai indikator kinerja

pelaksanaan anggaran (IKPA)

- Serapan realisasi belanja tidak optimal

- Mempengaruhi capaian output kinerja

- Tidak dapat dilakukannya pencairan dana

- Tidak tertibnya administrasi keuangan

- Pelaporan capaian output kinerja kurang

diandalkan

- Mengakibatkan kinerja pegawai tidak efektif

dan efisien

- Menurunnya nilai indikator kinerja

pelaksanaan anggaran (IKPA)

- Dapat menyebabkan pembetulan SPT masa

unifikasi dan SPT masa 21/26.

- Mengakibatkan kinerja pegawai tidak efektif

dan efisien karena melakukan review

pekerjaan berulang

- Mengakibatkan beban penggunaan Internet berlebihan.

Tabel

1.

Analisis Isu Aktual

Analisis isu memiliki tujuan untuk menetapkan kualitas isu dan menentukan prioritas isu yang perlu diangkat dan diselesaikan melalui aktualisasi yang akan dilakukan. Analisis isu APKL digunakan untuk menilai kualitas isu dengan melihat apakah isu yang diangkat memenuhi syarat berdasarkan penilaian indikator Aktual, Problematik, Kekhalayakan, dan Kelayakan Alat untuk analisis isu yang digunakan yaitu menggunakan APKL dan USG. Adapun analisis USG digunakan untuk menentukan prioritas isu yang perlu diselesaikan menggunakan teknik skoring dengan memberikan nilai dalam rentang 1-5. Nilai total tertinggi adalah isu prioritas yang akan ditetapkan untuk diselesaikan dengan kegiatan yang diusulkan. Analisis isu-isu di Poltekkes Kemenkes Kupang dengan analisis APKL adalah sebagai berikut:

Tabel 3.2

Matrik Penilaian Isu dengan Analisis APKL

Belum optimalnya proses verifikasi pengajuan pencairan surat pertanggungjawaban (SPJ) di Poltekkes Kemenkes Kupang

tahun 2022

Belum optimalnya pengumpulan

+ + + + Memenuhi syarat

2.

data dan informasi capaian output kinerja untuk pelaporan capaian output kinerja di Poltekkes Kemenkes Kupang tahun 2022.

+ + + + Memenuhi syarat

3.

Belum optimalnya perekaman bukti potong (e-bupot) di Poltekkes Kupang tahun 2022

+ - + - Tidak Memenuhi syarat

Berdasarkan hasil analisis isu dengan metode APKL, ada dua isu di atas memenuhi kriteria dan satu isu yang tidak memenuhi kriteria. Untuk lebih mengerucutkan isu yang ada dan menentukan prioritas isu yang akan dicarikan pemecahan masalahnya, digunakanTeknikanalisisUSG,denganmemperhatikan:

1

a. Urgency

Seberapa mendesak isu tersebut harus dibahas dan dihubungkan dengan waktu yangtersedia serta seberapa keras tekanan waktu untuk memecahkan masalah yang menyebabkan isu

b. Seriousness

Seberapa serius isu perlu dibahas dan dihubungkan dengan akibat yang timbul denganpenundaan pemecahan masalah yang menimbulkan isu tersebut atau akibat yang menimbulkan masalah lain kalau masalah penyebab isu tidak dipecahkan

c. Growth

Seberapa kemungkinan-kemungkinannya isu tersebut menjadi berkembang dikaitkan kemungkinan masalah penyebab isu akan makin memburuk kalau dibiarkan

Adapun rentang skoring yang dimaksud yaitu:

5 : Sangat mendesak/serius/berdampak

4 : Mendesak/serius/berdampak

3 : Cukup mendesak/ serius/berdampak

2 : Kurang mendesak/serius/berdampak

1 :Tidakmendesak/serius/berdampak

Tabel 3.3

Matrik Penilaian Kualitas Isu dengan Analisis USG

Belum optimalnya proses verifikasi

pengajuan pencairan surat

pertanggungjawaban (SPJ) di Poltekkes

Kemenkes Kupang tahun 2022.

Belum optimalnya pengumpulan data dan

informasi capaian output kinerja untuk

2

pelaporan capaian output kinerja

di Poltekkes Kemenkes Kupang tahun 2022.

Berdasarkan Analisis USG di atas, maka isu yang dipilih adalah Belum optimalnya proses verifikasi pengajuan pencairan surat pertanggungjawaban (SPJ) di Poltekkes Kemenkes Kupang tahun 2022.

Menetapkan Penyebab Isu

Terkait dengan penentuan core issue yaitu “Belum optimalnya proses verifikasi pengajuan pencairan surat pertanggungjawaban (SPJ) di Poltekkes Kemenkes

Kupang tahun 2022”, untuk mendapatkan akar penyebab masalah akan digambarkan dalam bentuk diagram fishbone. Diagram tersebut merupakan salah satu alat yang digunakan untuk mengidentifikasi dan menggambarkan penyebab suatu permasalahan. Kategori penyebab permasalahan yang digunakan meliputi surroundings(lingkungan), system(sistem), skills(keterampilan), Man(Manusia) sehingga dapat digambarkan dengan fishbonediagram sebagai berikut:

Skill System

Rendahnya kesadaran

mempelajari infromasi

dan aturan yang

selalu berubah

SOP tidak terlaksana

dengan baik

Belum adanya buku saku

kelengkapan dokumen

proses pengajuan

pencairan SPJ

Belum optimalnya proses verifikasi pengajuan

pencairan surat

Jumlah dokumen usulan yang banyak

dan beragam

Lambannya staf prodi/unit

dalam melengkapi atau

memperbaiki dokumen yang salah/kurang

Kurang ketelitian staf

prodi/unit dalam

melakukan usulan

pengajuan pencairan (SPJ)

Man

Kebiasaan cara

kerja yang hanya

berfokus pada hasil

Perlu di optimalkan

sistem pengukuran

kinerja pegawai

Surrounding

Gambar3.4DiagramFishbone

pertanggungjawaban (SPJ) di Poltekkes Kemenkes Kupang tahun 2022.

Kurangnya kompetensi SDM

3.2 Keterkaitan Penyebab Isu dengan Kedudukan dan Peran ASN untuk mendukung Terwujudnya SmartGovernance.

Berdasarkan hasil Fishbone diagram, terdapat beberapa faktor penyebab isu “Belum optimalnya proses verifikasi pengajuan pencairan surat pertanggungjawaban

(SPJ) di Poltekkes Kemenkes Kupang tahun 2022” yakni adanya kesalahan dan kurang lengkapnya dokumen yang menjadi data dukung, SOP tidak terlaksana dengan baik, dan lain-lain. Sebagaiseorang ASN dengan tugas utama yaitu memberikan pelayanan public yang professional dan berkualitas di tengah percepatan perubahan yang terjadi saat ini. Selain itu, guna melaksanakan peran ASN untuk mendukung terwujudnya smartgovernance, penulis berupaya untuk meminimalisir dampak-dampak yang akan terjadi terkait isu yang diambil, khususnya dampak yang langsung berpengaruh pada indikator kinerja utama organisasi. Kegiatan yang dapat dilakukan yaitu dengan pengoptimalan proses verifikasi pengajuan pencairan surat pertanggungjawaban (SPJ) sehingga terciptanya tata kerja organisasi yang baik dan benar. Pengoptimalan ini tentunyamembutuhkankolaborasi danketerlibatanbanyakpihak guna tercapainya targetyang telah ditetapkan. Selain itu juga dengan menerapkan prinsip SMARTASN, yakni mampu memanfaatkan teknologi informasi diharapkan kegiatan-kegiatan yang dirancangatau disusun sehingga upaya menuju tata kelola pemerintahan yang cerdas atau smartgovernancesemakin terwujuddari waktu ke waktu.

3.3 Alternatif Pemecahan Masalah sebagai Gagasan Kreatif

Dari hasil penetapan coreissuedi atas, maka gagasan yang akan diambil dalam aktualisasi ini adalah “optimalisasi proses verifikasi pengajuan pencairan surat pertanggungjawaban (SPJ) dengan menggunakan buku saku digital (e-book)” .

3.4 Manfaat Aktualisasi Gagasan Kreatif

1. Meminimalisir pengembalian dokumen pada proses verifikasi pengajuan pencairan surat pertanggungjawaban (SPJ) atas kesalahan atau kurang lengkapnya dokumen yang menjadi data dukung.

2. Membentuk sikap perilaku sesuai dengan nilai-nilai dasar ASN yang BerAKHLAK yaitu berorientasi pelayanan, kompeten, akuntabel, loyal, adaptif dan kolaboratif yang disertai sifat kritis dan kreatif bagi calon ASN dalam berperan dan menduduki SmartASN untuk mewujudkan SmartGovernance.

BAB IV

RANCANGANAKTUALISASI

4.1.

Rancangan Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar PNS

Matrik Rancangan Aktualisasi

UnitKerja : PoltekkesKemenkesKupang

Identifikasi Isu : - Belum optimalnya proses verifikasi pengajuan pencairan surat pertanggungjawaban (SPJ) di Poltekkes Kemenkes Kupang tahun 2022.

- Belum optimalnya pengumpulan data dan informasi capaian output kinerja untuk pelaporan capaian output kinerja di Poltekkes Kemenkes Kupang tahun 2022.

- Belum optimalnya perekaman bukti potong (e-bupot) di Poltekkes Kemenkes Kupang tahun

2022

Isu yangdiangkat : Belum optimalnya proses verifikasi pengajuan pencairan surat pertanggungjawaban (SPJ

di Poltekkes Kemenkes Kupang tahun 2022.

Gagasan Pemecahan Isu : Optimalisasi proses verifikasi pengajuan pencairan surat pertanggungjawaban (SPJ) dengan menggunakan buku saku digital (e-book).

4.2 Rekapitulasi Rencana Penerapan Nilai-nilai Dasar PNS

UnitKerja : PoltekkesKemenkesKupang

Isu yangdiangkat : Belum optimalnya proses verifikasi pengajuan pencairan surat pertanggungjawaban (SPJ) di Poltekkes Kemenkes Kupang

tahun 2022.

Gagasan Pemecahan Isu : Optimalisasi proses verifikasi pengajuan pencairan surat pertanggungjawaban (SPJ) dengan menggunakan buku saku digital (e-book).

Penulis akan menyiapkan bahan konsultasi secara bertanggung jawab, cermat dan

tinggi (Akuntabel).

b. Menghubungi

Mentor dan

membuat janji

kepada mentor

Kesepakatan

tanggal

pertemuan

Penulis akan menyesuaikan jadwal konsultasi

dengan waktu yang tersedia bagi Mentor

sebagai wujud membangun lingkungan kerja

yang kondusif (Harmonis) dan siap

berkonsultasi baik secara offline dan online

sebagai bentuk pemanfaatan ketersediaan

teknologi yang ada (Adaptif)

c. Melakukan

konsultasi terkait

aktualisasi kepada

atasan dan

mentor

Dokumentasi

kegiatan berupa

foto dan catatan

atas masukan

dari Mentor serta

lembar

persetujuan

aktualisasi

Penulis menggunakan bahasa yang baik dan

sopan serta ramah saat berkonsultasi

(Berorientasi pelayanan), penulis akan

bersinergi bersama Atasan untuk memperoleh

hasil yang lebih baik (Kolaboratif), penulis

akan menyampaikan inovasi secara

bertanggung jawab dan cermat (Akuntabel),

penulis akan memberikan performa kinerja

terbaik dalam melaksanakan konsultasi

(Kompeten), penulis akan melakukan

kegiatan aktualisasi dengan penuh komitmen

(Loyal), penulis akan secara terbuka

menerima masukan (Harmonis) dan

bersedia menerima kritik dan masukan dari

Mentor agar aktualisasi menjadi lebih baik

(Adaptif).

Kolaboratif.

Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan

draft Buku

saku digital

(e-book)

a. Melakukan pengumpulan literasi

relevan

yang

Daftar literasi yang

berkaitan dengan

kelengkapan

dokemen surat

pertanggungjawaban

(SPJ)

Penulis melakukan pencarian literasi aktual

terkait kelengkapan dokumen surat

pertanggungjawaban secara bertanggung

jawab, cermat, dan berintegritas tinggi

(Akuntabel), penulis dapat menyesuaikan

diri terhadap perubahan peraturan yang

berlaku (Adaptif), penulis menggunakan

waktu, tenaga dan pikiran dalam mencari

literasi yang relevan (Loyal), penulis dapat

memilah literasi terkait kelengkapan dokumen

surat pertanggungjawaban (SPJ) dengan baik

dan bertanggung jawab (Kompeten).

Mengembangkan

keilmuan dan

meningkatkan

kualitas penelitian dan pengabdian

masyarakat

sesuai

perkembangan

IPTEK dan pengabdian

masyarakat

Terbentuknya draft

buku saku digital (e-book) menguatkan

nilai-nilai Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif.

b. Membuat draft

sistematika

penulisan buku

saku digital

(e-book) dan meminta masukan kepada

mentor

c. Memilih dan mempelajari

aplikasi yang akan digunakan untuk

Draft sistematika

penulisan buku saku

digital (e-book)

Penulis berkomunikasi dengan ramah, sopan, dan (Berorientasi pelayanan), penulis

akan secara terbuka menerima masukan

(Harmonis), penulis bersinergi dengan

mentor agar memperoleh sistematika

penulisan yang baik (Kolaboratif).

berbasis riset

Mampu mengoptimalkan

aplikasi yang dipilih

Penulis melakukan upaya terus belajar dan

mengembangkan diri dengan mempelajari

aplikasi yang akan digunakan (Kompeten),

penulis harus memahami penggunaan aplikasi

3 Pelaksanaan

kegiatan

sosialisasi

draft buku

saku digital (e-book)

membuat draft

buku saku digital (e-book)

tersebut secara cepat dan tepat (Adaptif),

penulis mampu menggunakan jaringan

internet dan fasilitas yang ada secara efektif

dan efisien (Akuntabel).

d. Membuat draft

buku saku digital (e-book) dengan

menggunakan

bahasa indonesia

yang baik dan

benar serta dibuat

secara unik dan

menarik

berdasarkan

peraturan yang

relevan

a. Membuat undangan

sosialisasi terkait

draft buku saku digital (e-book)

Draftbuku saku digital (e-book)

Penulis membuat draft buku saku digital

(e-book) secara cermat, transparan, dan

bertanggung jawab (Akuntabel) penulis

membuat draft buku saku digital (e-book)

sesuai dengan peraturan yang berlaku dan

menggunakan tata bahasa indonesia yang

baik dan benar (Loyal), penulis membuat

draft buku saku digital (e-book) secara

ringkas, unik, menarik dan kreatif agar dapat

mudah dipahami (Adaptif).

Undangan

Penulis menggunakan bahasa indonesia yang

baik dan benar sesuai ejaan yang baku

(Loyal), penulis melakukan komunikasi yang

ramah, sopan dan santun (Berorientasi

pelayanan), penulis memberikan undangan

dengan terus berkoordinasi agar semua

undangan dapat hadir pada kegiatan

sosialisasi (Kolaboratif).

Membangun

kemandirian dan tata kelola

organisasi yang

baik

Terwujudnya

kegiatan sosialisasi

terkait draftbuku

saku digital (e-book)

menguatkan

nilai-nilai Berorientasi

b. Menyiapkan bahan tayang Bahan tayang powerpoint

Penulis membuat alat bantu sosialisasi

dengan penuh rasa tanggung jawab dan

cermat (Akuntabel), penulis akan

memberikan kinerja terbaik dalam

menyiapkan bahan tayang (Kompeten),

penulis membuat inovasi pada bahan tayang

secara unik dan menarik agar mudah

dipahami (Adaptif).

c. Mengkomunikasik an draft buku saku digital

(e-book)

Pemahaman draft buku saku digital

(e-book)

Penulis berkomunikasi dengan bahasa

indonesia yang baik dan benar (Loyal), penulis menggunakan komunikasi yang

santun dan ramah dalam melaksanakan

kegiatan sosialisasi (Berorientasi

pelayanan), penulis akan memberikan

performa yang terbaik dalam menyampaikan

inovasi (Kompeten), penulis tidak

membedakan-bedakan setiap anggota

(Harmonis), penulis bekerjasama dengan

anggota lain (Kolaboratif).

d. Melakukan Evaluasi

menggunakan

Jotform dan

menerima

Hasil evaluasi dan masukan, serta kritik

dari audiens.

Penulis akan melakukan perbaikan atas

evaluasi pemahaman audiens (Akuntabel),

penulis secara terbuka menerima masukan

dan kritik dari audiens (Harmonis).

Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif.

masukan serta

kritik dari Audiens

e. Membuat laporan

pelaksanaan

kegiatan sosialisasi

Laporan kegiatan

sosialisasi

Penulis akan membuat laporan pelaksanaan

kegiatan sosialisasi secara cermat dan bertanggungjawab (akuntabel), penulis akan

bertindak proaktif selama membuat laporan

kegiatan (adaptif), penulis akan

mengerjakan laporan kegiatan sosialisasi

dengan kualitas terbaik (kompeten)

4 Pelaksanaan

kegiatan

finalisasi dan

approval draft

buku saku digital

(e-book)

a. Melakukan

perbaikan atas

masukan dan

kritik pada draft

buku saku digital

(e-book)

b. Mengajukan approval Draft

buku saku digital

(e-book) ke

Direktur

Poltekkes Kemenkes Kupang

Draft buku saku digital (e-book) yang

telah diperbaiki

Penulis membuat perbaikan dengan cermat

dan tepat (Akuntabel), Penulis membuat

perbaikan sesuai masukan dan kritik audiens

(Loyal), penulis melakukan perbaikan

dengan kualitas terbaik (Kompeten).

Membangun

kemandirian dan tata

Terbentuknya buku saku digital (e-book) yang

kelola organisasi ang baik

sudah di approval

menguatkan

nilai-nilai

Draft buku saku digital (e-book)

Penulis berkomunikasi dengan ramah, sopan

dan santun (Berorientasi pelayanan),

penulis meminta pengesahan agar berlaku

secara sah (Loyal), (Harmonis) dan (Kolaboratif).

Berorientasi

Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif.

5. Penyusunan laporan kegiatan aktualisasi

c. Membagikan buku

saku digital

(e-book)

buku saku digital

(e-book) di bagikan

pada whatsapp grup.

Penulis berkomunikasi dengan ramah, dan

sopan (Berorientasi pelayanan), penulis

membagikan buku saku digital (e-book)

pada whatsapp grup yang telah dibuat

(Loyal), penulis membagikan buku saku

digital (e-book) dengan memanfaatkan

teknologi yang ada (Adaptif).

a. Membuat draft laporan kegiatan Draft laporan kegiatan

Penulis akan membuat draft laporan

kegiatan dengan bertanggung jawab,

cermat dan tepat (Akuntabel), penulis

akan bertindak proaktif selama menyusun

laporan kegiatan (Adaptif), penulis akan

mengerjakan laporan kegiatan dengan

kualitas terbaik (Kompeten), penulis akan

menggunakan waktu, tenaga dan pikiran

dalam membuat draft laporan kegiatan

(Loyal).

b. Melakukan konsultasi laporan kepada

atasan dan mentor

Revisi laporan

Penulis akan memberikan draft laporan

kegiatan kepada atasan dan mentor secara

ramah, sopan dan santun (Berorientasi

Pelayanan), penulis akan bersinergi

bersama atasan dan mentor untuk

mendapatkan hasil yang lebih baik

(Kolaboratif), penulis akan menyampaikan

Membangun

kemandirian dan

Tata kelola organisasi yang baik

Terwujudnya hasil laporan kegiatan mampu

menguatkan nilainilai Berorientasi pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif

laporan kegiatan dengan bertanggung jawab

dan tepat (Akuntabel), penulis akan

memberikan performa yang terbaik dalam

menyampaikan laporan kegiatan

(Kompeten), penulis akan secara terbuka

menerima masukan agar aktualisasi

menjadi lebih baik (Harmonis).

c. Membuat finalisasi laporan Laporan final Penulis akan membuat perbaikan dengan

bertanggung jawab, cermat dan tepat untuk

menghasilkan laporan final yang terbaik

(Akuntabel), penulis akan menjalankan

kegiatan aktualisasi secara professional dan

melaporkannya sebagai bentuk

pertanggungjawaban (Berorientasi

pelayanan).

aktualisasi ini dilaksanakan di Unit Keuangan Poltekkes Kemenkes Kupang mulai tanggal 08

Agustus 2022 sampai dengan 12 September 2022. Berikut adalah jadwal kegiatan aktualisasi:

Jadwal Kegiatan dan Tahapan Kegiatan Aktualisasi

1 Penyampaian rancangan aktualisasi kepada atasan dan mentor

2 Pembuatan draftBuku saku digital (e-book)

3 Pelaksanaan kegiatan sosialisasi draft buku saku digital (e-book)

4 Pelaksanaan kegiatan finalisasidan approval draft buku saku digital (e-book)

5 Penyusunan laporan kegiatan aktualisasi

4.3 Penjadwalan

4.3 Jadwal Kegiatan

4.4 Para Pihak yang Terlibat dan Perannya dalam Aktualisasi

Parah pihak yangterlibat dalam pelaksanaan aktualisasi adalah seperti dalam tableberikut:

Tabel 4.4

Para Pihak dan Perannya dalam Aktualisasi

No. Para Pihak Peran dalam Aktualisasi

Mengarahkan dan membimbing penetapan isu, pemilihan core isu dan gagasan penyelesaian isu serta penetapan kegiatanpenyelesaian isu yang akan dilakukan selama aktualisasi.

3.

Mengarahkan dan membimbing melakukan list isu, pemilihan coreisu dan gagasan penyelesaian isu serta pentahapan kegiatan penyelesaian isu yang akan dilakukan selama aktualisasi.

Akuntansi Membantu melakukan pengecekan dan masukan terkait buku saku digital (e-book).

Melaksanakan kegiatan aktualisasi, memberikan masukan dan kritik terhadap buku saku digital (e-book).

Mendukungdan membantudalampelaksanaankegiatanaktualisasi.

1. Mentor

2. Coach

Staff

4. Jurusan/Prodi dan Unit

5. Seluruh Staff Poltekkes Kemenkes Kupang

5.1. Deskripsi Pelaksanaan Aktualisasi

Pelaksanaan aktualisasi dilakukan mulai tanggal 08 Agustus sampai dengan

12 September 2022 di Unit Keuangan subbagian administrasi, keuangan, kepegawaian dan umum (ADUM), Poltekkes Kemenkes Kupang. Aktualisasi berjudul

“Optimalisasi proses verifikasi pengajuan pencairan surat pertanggungjawaban (SPJ) di Poltekkes Kemenkes Kupang Tahun 2022”

Agustus 2022 September 2022

No Kegiatan

1 Penyampaian rancangan aktualisasi kepada atasan dan mentor

2 Pembuatan draftBuku saku digital (e-book)

3 Pelaksanaan kegiatan sosialisasi draft buku saku digital (e-book)

4 Pelaksanaan kegiatan finalisasidan approval draft buku saku digital (e-book)

5 Penyusunan laporan kegiatan aktualisasi

5.2.

II III IV I II

Tahapan-tahapan kegiatan aktualisasi berhasil diselesaikan tepat waktu dan memperoleh output kegiatan sesuai dengan rencana output yang tertulis pada rancangan aktualisasi.

5.2.1 Hasil Capaian Kegiatan 1 - Penyampaian aktualisasi Kepada Atasan dan Mentor

A. Waktu Kegiatan

Jadwal Kegiatan : 08 – 16 Agustus 2022

B. Tahapan Kegiatan

1. Menyiapkan bahan konsultasi.

2. Menghubungi Mentor dan membuat janji kepada Mentor.

3. Melakukan konsultasi terkait rancangan aktualisasi kepada Atasan dan Mentor.

Hasil Capaian Pelaksanaan Aktualisasi

C. Output Kegiatan

1. catatan hasil wawancara dan foto kegiatan dengan verifikator keuangan.

2. catatan verifikator pada dokumen pengajuan pencairan SPJ.

3. Screenshootpercakapan dan foto kegiatan dengan Mentor

4. Catatan masukan dan lembar persetujuan rancangan aktualisasi dari Mentor.

D. Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan

1. Penulis mempersiapkan bahan atau materi yang akan dikonsultasikan dengan penuh tanggung jawab, cermat dan berintegritas tinggi (Akuntabel).

2. Penulis menghubungi mentor dengan sopan melalui Whatsapp terlebih dahulu untuk memastikan waktu yang tepat dan tersedia sebagai wujud membangun lingkungan kerja yang kondusif untuk melakukan konsultasi (Harmonis).

3. Penulis siap untuk berkonsultasi baik secara offlinemaupun onlinesebagai bentuk adaptasi dengan teknologi yang ada (Adaptif).

4. Penulis menggunakan bahasa yang baik dan sopan serta ramah saat berkonsultasi (Berorientasi Pelayanan).

5. Penulis akan bersinergi bersama Atasan untuk memperoleh hasil yang lebih baik (Kolaboratif).

6. Penulis menyampaikan rancangan inovasi secara bertanggung jawab dan cermat (Akuntabel).

7. Penulis memberikan performa yang terbaik dalam menyampaikan rancangan inovasi (Kompeten).

8. Penulis melakukan konsultasi dan melaksanakan rancangan aktualisasi dengan penuh komitmen (Loyal).

9. Penulis secara terbuka menerima masukan (Harmonis) dan bersedia menerima kritik dan saran dari atasan dan mentor agar rancangan aktualisasi menjadi lebih baik (Adaptif).

E. Kontribusi Terhadap Visi dan Misi Organisasi

Visi Poltekkes Kemenkes Kupang yaitu menjadi perguruan tinggi kesehatan berkualitas yang menghasilkan lulusan unggul, mandiri dan berkarakter, kontribusi kegiatan ini yaitu sebagai perwujudan misi Poltekkes Kemenkes Kupang dengan membangun kemandirian dan tata kelola organisasi yang baik.

F. Penguatan Nilai Organisasi

Pengaplikasian budaya kerja yang baik demi optimalnya kinerja pegawai yang menguatkan nilai-nilai Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif.

G. Dokumentasi

1. Dokumentasi hasil wawancara dan kegiatan dengan verifikator keuangan

Gambar 5.1 Kegiatan meminta keterangan dengan verifikator keuangan (08 Agustus 2022)

2. Dokumentasi catatan pada dokumen pengajuan pencairan SPJ yang dikembalikan untuk diperbaiki oleh verifikator keuangan

Gambar 5.2 Catatan yang dilakukan verifikator atas dokumen pengajuan pencairan SPJ yang dikembalikan untuk diperbaiki (09 Agustus 2022

3. Dokumentasi percakapanviawhatsapp dan foto kegiatan dengan Mentor

Gambar 5.3 Percakapan meminta izin dan kegiatan konsultasi dengan Menotr (12 dan 13 Agustus 2022)

4. Dokumentasi masukan dan lembar persetujuan rancangan aktualisasi Mentor

Gambar 5.4 Catatan masukan dan lembar persetujuan rancangan aktualisasi Mentor (13 dan 15 Agustus 2022)

5.2.2 Hasil Capaian Kegiatan 2 – Pembuatan draftbuku saku digital (e-book)

A. Waktu Kegiatan

Jadwal Kegiatan : 17 – 26 Agustus 2022

B. Tahapan Kegiatan

1. Mengumpulkan daftar literasi dan/atau peraturan yang relevan terkait pengajuan pencairan SPJ dengan terlebih dahulu berkonsultasi dengan

mentor dan verifikator keuangan serta bendahara pengeluaran (staf akuntansi).

2. Membuat konsep sistematika penulisan draftbuku saku digital (e-book) dan meminta masukan dari mentor.

3. Mengumpulkan daftar aplikasi yang bisa digunakan untuk membuat draft buku saku digital (e-book).

4. Mempelajari penggunaan aplikasi canva dan flippingbook sebagai media aplikasi pembuatan draftbuku saku digital (e-book).

5. Membuat draftbuku saku digital (e-book) pada aplikasi canva dan diexport padaflippingbook.

C. Output Kegiatan

1. Daftar literasi dan/atau peraturan yang relevan.

2. Catatan masukan dari mentor terkait sistematika penulisan draftbuku saku digital (e-book).

3. Pemanfaatan aplikasi canva danflippingbook.

4. Draft buku saku digital (e-book)

D. Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan

1. Penulis melakukan pencarian literasi aktual terkait kelengkapan dokumen surat pertanggungjawaban secara bertanggung jawab, cermat, dan berintegritas tinggi (Akuntabel).

2. Penulis dapat menyesuaikan diri terhadap perubahan peraturan yang berlaku (Adaptif)

3. Penulis menggunakan waktu, tenaga dan pikiran dalam mencari literasi yang relevan (Loyal).

4. Penulis dapat memilah literasi terkait kelengkapan dokumen surat pertanggungjawaban (SPJ) dengan baik dan bertanggung jawab (Kompeten).

5. Penulis berkomunikasi dengan ramah, sopan (Berorientasi pelayanan).

6. Penulis akan secara terbuka menerima masukan (Harmonis).

7. Penulis bersinergi dengan mentor agar memperoleh sistematika penulisan yang baik (Kolaboratif).

8. Penulis melakukan upaya terus belajar dan mengembangkan diri dengan mempelajari aplikasi yang akan digunakan (Kompeten).

9. Penulis harus memahami penggunaan aplikasi tersebut secara cepat dan tepat (Adaptif).

10. Penulis mampu menggunakan jaringan internet dan fasilitas yang ada secara efektif dan efisien (Akuntabel).

11. Penulis membuat draftbuku saku digital (e-book) secara cermat, transparan, dan bertanggung jawab (Akuntabel),

12. Penulis membuat draftbuku saku digital (e-book) sesuai dengan peraturan yang berlaku dan menggunakan tata bahasa indonesia yang baik dan benar (Loyal).

13. Penulis membuat draft buku saku digital (e-book) secara ringkas, unik, menarik dan kreatif agar dapat mudah dipahami (Adaptif).

E. Kontribusi Terhadap Visi dan Misi Organisasi

Visi Poltekkes Kemenkes Kupang yaitu menjadi perguruan tinggi kesehatan berkualitas yang menghasilkan lulusan unggul, mandiri dan berkarakter, kontribusi kegiatan ini yaitu sebagai perwujudan misi Poltekkes Kemenkes

Kupang dengan Mengembangkan keilmuan dan meningkatkan kualitas penelitian dan pengabdian masyarakat sesuai perkembangan IPTEK dan pengabdian masyarakat berbasis riset

F. Penguatan Nilai Organisasi

Terbentuknya draft buku saku digital (e-book) menguatkan nilai-nilai Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif.

G. Dokumentasi

1. Dokumentasi Daftar Literasi dan/atau peraturan yang relevan serta berkonsultasi dengan mentor, verifikator keuangan dan bendahara pengeluaran

Gambar 5.5 Dokumentasi Daftar Literasi dan/peraturan yang relevan dan kegiatan konsultasi dengan mentor, verifikator keuangan dan bendahara pengeluaran terkait daftar literasi yang dikumpulkan (17 dan 19 Agustus 2022)

digital (e-book)

2. Dokumentasi catatan masukan Mentor terkait sistematikan penulisan draft buku saku

Gambar 5.6 Catatan masukan dari Mentor (22 Agustus 2022)

3. Dokumentasi pengumpulan dan pemanfaatan aplikasi untuk pembuatan draftbuku saku digital (e-book)

Gambar 5.7 Pemanfaatan aplikasi Canva dan flippingbookpada pembuatan Draftbuku saku digital (e-book) (23 Agustus 2022)

4. Dokumentasi draftbuku saku digital (e-book)

https://online.flippingbook.com/view/147841576/

Gambar 5.8 Draftbuku saku digital (e-book)(24 Agustus 2022)

5.2.3 Hasil Capaian Kegiatan 3 – Pelaksanaan kegiatan sosialisasi draftbuku saku digital (e-book)

A. Waktu Kegiatan

Jadwal Kegiatan : 27 Agustus – 05 September 2022

B. Tahapan Kegiatan

1. Melakukan pembuatan link zoom meeting dan undangan kegiatan sosialisasi draft buku saku digital (e-book) dengan terlebih dahulu berkonsultasi dengan mentor.

2. Membuat bahan tayang dan presensi serta kuisioner terkait draftbuku saku digital (e-book)melalui aplikasi canva dan jotform.

3. Melakukan kegiatan sosialisasi draftbuku saku digital (e-book).

4. Merekapitulasi presensi dan kuisioner terkait draft buku saku digital (e-book)serta memperhatikan setiap masukan dari Audiens.

5. Membuat Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi

C. Output Kegiatan

1. Link Zoom Meeting dan undangan sosialisasi draft buku saku digital (e-book)

2. Bahan Tayang dan Presensi serta kuisioner terkait draftbuku saku digital (e-book).

3. Kegiatan Sosialisasi draft buku saku digital (e-book)

4. Presensi, masukan dan hasil kuisioner terkait draft buku saku digital (e-book).

5. Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi

D. Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan

1. Penulis menggunakan bahasa indonesia yang baik dan benar sesuai ejaan yang baku (Loyal).

2. Penulis melakukan komunikasi yang ramah, sopan dan santun (Berorientasi Pelayanan).

3. Penulis memberikan undangan dengan terus berkoordinasi agar semua undangan dapat hadir pada kegiatan sosialisasi (Kolaboratif).

4. Penulis membuat alat bantu sosialisasi dengan penuh rasa tanggung jawab dan cermat (Akuntabel).

5. Penulis akan memberikan kinerja terbaik dalam menyiapkan bahan tayang (Kompeten).

6. Penulis membuat inovasi pada bahan tayang secara unik dan menarik agar mudah dipahami (Adaptif)

7. Penulis berkomunikasi dengan bahasa indonesia yang baik dan benar

(Loyal).

8. Penulis menggunakan komunikasi yang santun dan ramah dalam melaksanakan kegiatan sosialisasi (Berorientasi Pelayanan).

9. Penulis akan memberikan performa yang terbaik dalam menyampaikan inovasi (Kompeten).

10. Penulis tidak membedakan-bedakan setiap anggota (Harmonis).

11. Penulis bekerjasama dengan anggota lain (Kolaboratif).

12. Penulis akan melakukan perbaikan atas evaluasi pemahaman audiens (Akuntabel).

13. Penulis secara terbuka menerima masukan dan kritik dari audiens (Harmonis).

14. Penulis akan membuat laporan pelaksanaan kegiatan sosialisasi secara cermat dan bertanggungjawab (Akuntabel).

15. Penulis akan bertindak proaktif selama membuat laporan kegiatan (Adaptif).

16. Penulis akan mengerjakan laporan kegiatan sosialisasi dengan kualitas terbaik (Kompeten)

E. Kontribusi Terhadap Visi dan Misi Organisasi Visi Poltekkes Kemenkes Kupang yaitu menjadi perguruan tinggi kesehatan berkualitas yang menghasilkan lulusan unggul, mandiri dan berkarakter, kontribusi kegiatan ini yaitu sebagai perwujudan misi Poltekkes Kemenkes

Kupang dengan membangun kemandirian dan tata kelola organisasi yang baik.

F. Penguatan Nilai Organisasi

Terwujudnya kegiatan sosialisasi terkait draft buku saku digital (e-book) menguatkan nilai-nilai Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif.

G. Dokumentasi

1. Dokumentasi pembuatan link zoom meeting dan surat undangan sosialisasi draftbuku saku digital (e-book)

Gambar 5 9 LinkZoomMeetingdan surat undangan sosialisasi draftbuku saku digital (27 Agustus 2022)

2. Dokumentasi pembuatan bahan tayang dan presensi serta kuisioner memanfaatkan aplikasi canva dan jotform.

(28 Agustus 2022)

Gambar 5.10 Bahan tayang dan form presensi, masukan serta kuisioner

3. Dokumentasi pelaksanaan kegiatan sosialisasi daft buku saku digital (e-book).

Gambar 5.11 Kegiatan Sosialisasi draft buku saku digital (e-book) (02 September 2022)

4. Dokumentasi presensi, masukan dan hasil kuisioner terkait draft buku saku digital (e-book).

Gambar 5 12 Presensi, masukan dan persentase hasil kuisioner kegiatan sosialisasi draft buku saku digital (e-book)( 04 September 2022)

5. Dokumentasi laporan pelaksanaan kegiatan sosialisasi

Gambar 5 13 Laporan Pelaksanaan Sosialisasi ( 04 September 2022)

5.2.4 Hasil Capaian Kegiatan 4 – Pelaksanaan kegiatan finalisasi dan approval

draftbuku saku digital (e-book)

A. Waktu Kegiatan

Jadwal Kegiatan : 06 – 12 September 2022

B. Tahapan Kegiatan

1. Melakukan perbaikan draftbuku saku digital (e-book) atas masukan dari Audienspada kegiatan sosialisasi yang telah dilaksanakan.

2. Melakukan pengajuan approvalatau pengesahan draftbuku saku digital (e-book) kepada Kasubbag Administrasi Umum, Wadir II dan Direktur

Poltekkes Kemenkes Kupang.

3. Membagikan buku saku digital (e-book) yang sudah disahkan pada grup watsapppengelola keuangan jurusan/prodi dan unit.

C. Output Kegiatan

1. Buku saku digital (e-book)yang sudah diperbaiki.

2. Buku saku digital (e-book)yang sudah disahkan oleh Direktur Poltekkes Kemenkes Kupang.

3. Buku saku digital (e-book) yang di share atau dibagikan pada grup whatsapp pengelola keuangan jurusan/prodi dan unit.

D. Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan

1. Penulis membuat perbaikan dengan cermat dan tepat (Akuntabel).

2. Penulis membuat perbaikan sesuai masukan dan kritik audiens(Loyal).

3. Penulis melakukan perbaikan dengan kualitas terbaik (Kompeten).

4. Penulis berkomunikasi dengan ramah, sopan dan santun (Berorientasi Pelayanan)

5. Penulis meminta pengesahan agar berlaku secara sah (Loyal), (Harmonis) dan (Kolaboratif).

6. Penulis berkomunikasi dengan ramah, dan sopan (Berorientasi Pelayanan).

7. Penulis membagikan buku saku digital (e-book) pada whatsappgrup yang telah dibuat (Loyal).

8. Penulis membagikan buku saku digital (e-book) dengan memanfaatkan teknologi yang ada (Adaptif).

E. Kontribusi Terhadap Visi dan Misi Organisasi

Visi Poltekkes Kemenkes Kupang yaitu menjadi perguruan tinggi kesehatan berkualitas yang menghasilkan lulusan unggul, mandiri dan berkarakter, kontribusi kegiatan ini yaitu sebagai perwujudan misi Poltekkes Kemenkes Kupang dengan membangun kemandirian dan tata kelola organisasi yang baik

F. Penguatan Nilai Organisasi

Terbentuknya buku saku digital (e-book) yang sudah di approval menguatkan nilai-nilai Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif.

G. Dokumentasi

1. Dokumentasi draft buku saku digital (e-book)

https://anyflip.com/iqtob/lrct/ Gambar 5 14 Draftbuku saku digital (e-book)yang telah diperbaiki

( 06 September 2022)

2. Dokumentasiapproval/pengesahan oleh Ibu Direktur Poltekkes Kemenkes Kupang

Gambar 5.15 Lembar Pengesahan Direktur Poltekkes Kemenkes Kupang

( 09 September 2022)

5.2.5

3. Dokumentasi sharing buku saku digital (e-book) pada grup whatsapp pengelola keuangan jurusan/prodi dan unit.

Gambar 5.16 Buku saku digital (e-book) di sharingpada grup whatsapp pengelola keuangan jurusan/prodi dan unit ( 12 September 2022)

Kegiatan 5 – Penyusunan laporan kegiatan

A. Waktu Kegiatan

Jadwal Kegiatan : 13 – 30 September 2022

B. Tahapan Kegiatan

1. Membuat draft laporan kegiatan.

2. Melakukan konsultasi atas laporan kegiatan kepada atasan dan mentor.

3. Membuat finalisasi laporan kegiatan.

C. Output Kegiatan

1. Draft laporan kegiatan.

2. Revisi laporan kegiatan (jika ada).

3. Laporan kegiatan final.

Hasil Capaian

D. Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan

1. Penulis akan membuat draftlaporan kegiatan dengan bertanggung jawab, cermat dan tepat (Akuntabel).

2. Penulis bertindak proaktif selama menyusun laporan kegiatan (Adaptif).

3. Penulis mengerjakan laporan kegiatan dengan kualitas terbaik (Kompeten).

4. Penulis akan menggunakan waktu, tenaga dan pikiran dalam membuat draft laporan kegiatan (Loyal).

5. Penulis memberikan draft laporan kegiatan kepada atasan dan mentor secara ramah dan sopan (Berorientasi Pelayanan).

6. Penulis bersinergi bersama atasan dan mentor untuk mendapatkan hasil yang lebih baik (Kolaboratif).

7. Penulis menyampaikan laporan kegiatan secara bertanggung jawab dan cermat (Akuntabel).

8. Penulis memberikan performa yang terbaik dalam menyampaikan laporan kegiatan (Kompeten).

9. Penulis akan secara terbuka menerima masukan agar aktualisasi menjadi lebih baik (Harmonis).

10. Penulis merevisi laporan secara cermat dan bertanggung jawab untuk menghasilkan laporan final yang terbaik (akuntabel).

11. Penulis menjalankan kegiatan aktualisasi secara profesional dan melaporkannya sebagai bentuk pertanggungjawaban (Berorientasi Pelayanan)

E. Kontribusi Terhadap Visi dan Misi Organisasi Visi Poltekkes Kemenkes Kupang yaitu menjadi perguruan tinggi kesehatan berkualitas yang menghasilkan lulusan unggul, mandiri dan berkarakter, kontribusi kegiatan ini yaitu sebagai perwujudan misi Poltekkes Kemenkes

Kupang dengan membangun kemandirian dan tata kelola organisasi yang baik.

F. Penguatan Nilai Organisasi

Terwujudnya hasil laporan kegiatan aktualisasi mampu menguatkan nilai-nilai Berorientasi pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif.

G. Dokumentasi

1. Dokumentasi draftsusunan laporan kegiatan aktualisasi

Gambar 5.17 Draft susunan laporan kegiatan aktualisasi ( 13 September 2022)

2. Dokumentasi Penyampaian laporan kegiatan aktualisasi kepada Atasan dan Mentor

Gambar 5 18 Penyampaian laporan kegiatan aktualisasi kepada Atasan dan Mentor ( 14 September 2022)

3. Dokumentasi laporan kegiatan aktualisasi

Gambar 5 19 Laporan kegiatan Aktualisasi ( 30 September 2022)

5.3. Kendala dan Solusi

Dalam pelaksanaan kegiatan aktualisasi penulis mendapatkan beberapa kendala, namun kendala tersebut dapat di atasi dengan mencari solusi yang tepat sehingga pelaksanaan kegiatan dapat terselesaikan secara tepat waktu. Berikut rekapitulasi kendala dan solusi pada setiap rencana kegiatan yang diuraikan dalam tabel dibawah ini :

Tabel 5.1

Kendala dan Solusi

No

Rencana

Kegiatan

1. Penyampaian rancangan

aktualisasi kepada

atasan dan mentor

2 Pembuatan draft

Buku saku digital (e-book)

Aktualisasi

Kegiatan

Tanggal

Pelaksanaan

Terlaksana 08 s/d 16

Agustus 2022

Kendala Solusi

Penulis tidak

mengalami

kendala/kesulitan

pada tahap

kegiatan ini

-

Terlaksana 17 s/d 26

Agustus 2022

1. Dikarenakan

kesulitan dalam

mengumpulkan

1. Meminta masukan dari mentor dan

3 Pelaksanaan kegiatan

sosialisasi draft buku saku digital (e-book)

Terlaksana 27 Agustus s/d 05

September 2022

data literasi

dan/atau peraturan yang relevan serta

menetukan isi konten draft buku saku

digital(e-book)

2. Kesulitan menggunakan

aplikasi canva

Kesulitan Pada saat proses pembuatan link zoom meeting dan undangan sosialisasi draft buku saku digital (e-book).

berkonsultasi dengan verifikator keuangan serta staf keuangan

2. Mempelajari penggunaan aplikasi canva pada mesin pencarian (google) dan youtube.

Meminjam akun Tim Unit IT untuk membuat link zoom dan meminta masukan kepada mentor terkait undangan sosialisasi.

4 Pelaksanaan kegiatan finalisasi

dan approval

draft buku saku

digital (e-book)

Terlaksana 06 s/d 12

September 2022

1. Adanya pekerjaan atau tugas kantor

mendesak yang

tidak bisa

ditingalkan

ataupun

didelegasikan

1. Memanfaatkan waktu yang ada dengan maksimal sehingga pekerjaan

kantor dan kegiatan aktualisasi dapat sama-

5 Penyusunan

laporan kegiatan

aktualisasi

Terlaksana 13 s/d 30

September 2022

2. Adanya link

buku saku

digital (e-book)

pada

flippingbook

tidak bisa

diakses/terkunci

Penulis tidak

menemukan

kendala dalam

menyusun

laporan dan tidak

adanya masukan

dari mentor

berkaitan dengan

draft laporan

kegiatan

aktualisasi

sama berjalan

dengan baik

2. Melakukan

penggantian

linkbuku saku

digital (e-book)

menggunakan

Anyflip.com.

-

5.4. Rencana Tindak Lanjut Hasil Aktualisasi

Setelah pelaksanaan kegiatan aktualisasi “Optimalisasi Proses Verifikasi Pengajuan Pencairan Surat Pertanggunjawaban (SPJ) di Poltekkes

Kemenkes Kupang Tahun 2022”, maka rencana tindak lanjut yang dapat dilakukan yaitu :

No. Kegiatan Output

1. Melakukan kegiatan permohonan kepada Direktur

Poltekkes Kemenkes Kupang untuk membuat surat

edaran kepada pengelola atau penanggungjawab

kegiatan Jurusan/Prodi dan unit tentang penerapan

kelengkapan dokumen yang ada pada Buku Saku

Digital (e-book).

2. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap Buku

Saku Digital (e-book) pada pelaksanaan kegiatan

pengajuan pencairan surat pertanggungjawaban (SPJ)

yang dilakukan oleh pengelola atau penanggungjawab

kegiatan Jurusan/Prodi dan Unit agar terus bisa sesuai

dengan peraturan yang sedang berlaku.

Waktu Pelaksanaan Pelaksana dan Pihak Terkait Indikator Keberhasilan

Surat Edaran Oktober 2022 - Penulis

- Verifikator Keuangan - Kasubag ADUM

- Wadir II

- Ibu Direktur

Tidak ada lagi pengelola

atau penanggungjawab

yang tidak menyamakan persepsi tentang dokumen

pengajuan pencairan SPJ

Buku saku yang sesuai dengan peraturan yang sedang berlaku

Setiap Hari - Penulis

- Verifikator

Keuangan

- Pengelola

Keuangan

Jurusan/Prodi

dan Unit

Pelaksanaan verifikasi

pengajuan pencairan SPJ

tetap berjalan lancar tanpa

penolakan/pengembalian

BAB VI PENUTUP

6.1. Kesimpulan

Isu yang dipilih oleh penulis untuk diberikan solusi atau pemecahan masalah yakni terkait dengan, belum optimalnya proses verifikasi pengajuan pencairan surat pertanggungjawaban (SPJ) di Poltekkes Kemenkes Kupang tahun 2022.

Kemudian gagasan kreatif yang dipilih dalam menyelesaikan isu tersebut adalah optimalisasi proses verifikasi pengajuan pencairan surat pertanggungjawaban (SPJ) di Poltekkes Kemenkes Kupang tahun 2022

dengan menggunakan buku saku digital (e-book), yang telah diaktualisasikan di unit kerja penulis dan telah mampu mengatasi isu actual tersebut yang dapat dilihat dari belum adanya penolakan/pengembalian oleh verifikator keuangan setelah buku saku digital (e-book) dibagikan pada pengelola jurusan/prodi dan unit. Proses aktualisasi dan penerapan nilai-nilai dasar ASN yang telah diterapkan peserta pelatihan dasar mampu membuat perubahan yang lebih baik dari sebelumnya.

6.2.

6.2.1.

6.2.2.

Diharapkan peserta dapat mengimplementasikan nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK secara berkelanjutan dan dapat diinternalisasikan kepada pengelola/penanggunjawab kegiatan baik pengelolaan pada jurusan/prodi dan unit sehingga dapat meningkatkan kualitas pengelolaan keuangan.

Diharapkan inisiasi berupa buku saku digital (e-book) dapat membantu pengelola/penanggung jawab kegiatan dalam memahami dan melaksanakan pengajuan pencairan SPJ sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

6.2.3.

Diharapkan dapat menjadi media referensi pembelajaran

Saran

Bagi Penulis

Bagi Instansi

Bagi Bapelkes Cikarang

DAFTAR PUSTAKA

1. Undang-Undang No.5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN)

2. Per Pemerintah Indonesa. 2020. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

Nomor 71 Tahun 2020 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Politeknik Kesehatandi

Lingkungan Kementerian Kesehatan. Jakarta

3. Peraturan Pemerintah No. 11 tahun 2017 Tentang Menejemen Pegawai Negeri Sipil

4. PermenpanRB No. 41 tahun 2018 tentang jabatan pelaksana bagi PNS dilingkungan

instansi pemerintah

5. Peraturan Lembaga Administrasi Negara nomor 12 tahun 2018 tentang Pedoman

Penyelenggaraan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil Golongan III

6. Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2019. Modul Pelatihan Dasar Calon

Pegawai Negara Sipil Golongan II dan Golongan III: Analisis Isu Kontemporer.

7. Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2019. Modul Pelatihan Dasar Calon

Pegawai Negara Sipil Golongan II dan Golongan III: Kesiapsiagaan Bela Negara

8. Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. Modul Pelatihan Dasar Calon

Pegawai Negara Sipil: Berorientasi Pelayanan

9. Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. Modul Pelatihan Dasar Calon

Pegawai Negara Sipil: Akuntabel

10. Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. Modul Pelatihan Dasar Calon

Pegawai Negara Sipil: Kompeten

11. Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. Modul Pelatihan Dasar Calon

Pegawai Negara Sipil: Harmonis

12. Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. Modul Pelatihan Dasar Calon

Pegawai Negara Sipil: Loyal

13. Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. Modul Pelatihan Dasar Calon

Pegawai Negara Sipil: Adaptif

14. Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. Modul Pelatihan Dasar Calon

Pegawai Negara Sipil: Kolaboratif

15. Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. Modul Pelatihan Dasar Calon

Pegawai Negara Sipil: Berorientasi Pelayanan.

SEMINAR AKTUALISASI

OPTIMALISASI PROSES VERIFIKASI PENGAJUAN PENCAIRAN

SURAT PERTANGGUNGJAWABAN (SPJ)

DI POLTEKKES KEMENKES KUPANG

TAHUN 2022

IKYTANAKA

NIP.199501102022031002

PENGELOLAKEUANGAN

POLTEKKESKEMENKESKUPANG

1 Penyampaian rancangan

aktualisasi kepada

atasan dan mentor

JADWAL KEGIATAN AKTUALISASI

1. Menyiapkan bahan atau materi konsultasi berupa identifikasi isu secara Enviromental scanning, catatan hasil wawancara dengan verifikator keuangan dan catatan verifikator pada dokumen pengajuan pencairan SPJ yang akan dikonsultasikan dengan Mentor.

2. Menanyakan ketersediaan waktu untuk konsultasi kepada Mentor.

3. Melakukan Konsultasi dengan Mentor dengan membawa bahan atau materi yang sudah disiapkan dan meminta persetujuan rancangan aktualisasi.

08 – 16 Agustus 2022

Terlaksana sesuai rencana (minggu ke 2 Agustus)

2 Pembuatan draft Buku

saku digital (e-book)

1. Mengumpulkan daftar literasi dan/atau peraturan yang relevan terkait pengajuan pencairan SPJ dengan terlebih dahulu berkonsultasi dengan mentor dan verifikator keuangan serta bendahara pengeluaran (staf akuntansi).

2. Membuat konsep sistematika penulisan draft buku saku digital (e-book) dan meminta masukan dari mentor.

3. Mengumpulkan daftar aplikasi yang bisa digunakan untuk membuat draft buku saku digital (e-book).

4. Mempelajari penggunaan aplikasi canva dan flippingbook sebagai media aplikasi pembuatan draft buku saku digital (e-book).

5. Membuat draft buku saku digital (e-book) pada aplikasi canva dan di export pada flippingbook.

17 – 26 Agustus 2022

Terlaksana sesuai rencana (minggu ke 3-4 Agustus)

JADWAL KEGIATAN AKTUALISASI

NO

3 Pelaksanaan kegiatan

sosialisasi draftbuku

saku digital (e-book)

1. Melakukan pembuatan link zoom meeting dan undangan kegiatan sosialisasi draft buku saku digital (e-book) dengan terlebih dahulu

berkonsultasi dengan mentor.

2. Membuat bahan tayang dan presensi serta kuisioner terkait draft buku saku digital (e-book) melalui aplikasi canva dan jotform.

3. Melakukan kegiatan sosialisasi draft buku saku digital (e-book)

4. Merekapitulasi presensi dan kuisioner terkait draft buku saku digital (e-book) serta memperhatikan setiap masukan dari Audiens.

5. Membuat Laporan Pelaksanaan kegiatan sosialisasi

27 Agustus –02 September 2022

Terlaksana sesuai rencana (minggu ke 1 September)

4 Pelaksanaan kegiatan

finalisasidan approval

draftbuku saku digital (e-book)

1. Melakukan perbaikan draft buku saku digital (e-book) atas masukan dari Audiens pada kegiatan sosialisasi yang telah dilaksanakan

2. Melakukan pengajuan approval atau pengesahan draft buku saku digital (e-book) kepada Kasubbag Administrasi Umum, Wadir II dan Direktur Poltekkes Kemenkes Kupang

3. Membagikan buku saku digital (e-book) yang sudah yang sudah disahkan pada grup watsapp pengelola keuangan jurusan/prodi dan unit

06 – 12 September 2022

Terlaksana sesuai rencana (minggu ke 1 September)

5 Penyusunan laporan kegiatan aktualisasi

1. Membuat draft laporan kegiatan

2. Melakukan konsultasi atas laporan kegiatan kepada atasan dan mentor

3. Membuat finalisasi laporan kegiatan

13 – 16

September 2022

Terlaksana namun mengalami keterlambatan waktu dari rencana awal (minggu ke 2 September)

Kegiatan 1: Penyampaian rancanganaktualisasikepada atasan dan mentor

TAHAPAN KEGIATAN KETERKAITAN SUBSTANSI MATA PELATIHAN DOKUMENTASI

- Akuntabel

Mentor dan membuat janji kepada mentor - Harmonis

- Adaptif

- Berorientasi Pelayanan

- Kolaboratif

- Akuntabel

- Kompeten

- Loyal

- Harmonis

- Adaptif

1. Menyiapkan bahan konsultasi

2. Menghubungi

3. Melakukan konsultasi terkait rancangan aktualisasi kepada atasan dan mentor

TAHAPAN KEGIATAN

KETERKAITAN SUBSTANSI

MATA PELATIHAN DOKUMENTASI

1. Melakukan pengumpulan daftar literasi yang relevan - Akuntabel

- Adaptif - Loyal - Kompeten

2. Membuat draft sistematika penulisan buku saku digital (e-book) dan meminta masukan kepada mentor

- Berorientasi Pelayanan - Harmonis - Kolaboratif

3. Memilih dan mempelajari aplikasi yang akan

digunakan untuk membuat draft buku saku digital (e-book)

- Kompeten - Adaptif - Akuntabel

4. Membuat draft buku saku digital (e-book) dengan

menggunakan bahasa indonesia yang baik dan

benar serta dibuat secara unik dan menarik

berdasarkan peraturan yang relevan

- Akuntabel

- Loyal - Adaptif

TAHAPAN KEGIATAN KETERKAITAN

SUBSTANSI MATA

PELATIHAN

1. Melakukan pembuatan link zoom meeting dan undangan kegiatan sosialisasi draft buku saku digital (e-book)

dengan terlebih dahulu berkonsultasi dengan mentor

- Loyal

- Berorientasi

Pelayanan

- Kolaboratif

2. Menyiapkan bahan tayang, presensi dan kuisioner - Akuntabel

- Kompeten

- Adaptif

3. Mengkomunikasikan draft buku saku digital (e-book) - Loyal

-

Berorientasi

Pelayanan

- Kompeten

- Harmonis

DOKUMENTASI

4.

menggunakan Jotform dan menerima masukan serta kritik dari

Audiens

- Akuntabel - Harmonis

- Akuntabel - Adaptif

- Kompeten

Melakukan evaluasi

5. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan sosialisasi

TAHAPAN KEGIATAN KETERKAITAN SUBTANSI MATA PELATIHAN DOKUMENTASI

1. Melakukan perbaikan atas masukan dan kritik pada draft buku saku digital (e-book)

- Akuntabel

- Loyal

- Kompeten

06 September 2022

https://anyflip.com/iqtob/lrct/

2. Mengajukan approval Draft buku saku digital (e-book) ke Direktur Poltekkes

Kemenkes Kupang

- Berorientasi Pelayanan

- Loyal

- Harmonis

- Kolaboratif

09 September 2022

3. Membagikan buku saku digital (e-book)

- Berorientasi Pelayanan

- Loyal

- Adaptif

12 September 2022

Buku Saku Digital (e-book) Kelengkapan

Dokumen Pengajuan Pencairan Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

Buku Saku Digital (e-book)Kelengkapan Pengajuan Pencairan SPJ

https://anyflip.com/iqtob/lrct/

Lembar Pengesahan Buku Saku Digital (e-book))Kelengkapan Pengajuan

Pencairan SPJ oleh Ibu Direktur Poltekkes Kemenkes Kupang

https://drive.google.com/file/d/1A4MSYclmcH6Ce1Fz6faKIp5VXn8Wru6d/view?usp=sharing

Kegiatan 5 : Penyusunan laporankegiatan aktualisasi

TAHAPAN KEGIATAN KETERKAITAN SUBSTANSI MATA PELATIHAN

kegiatan aktualisasi

- Akuntabel - Adaptif

- Kompeten - Loyal

DOKUMENTASI

13 September 2022

konsultasi laporan

kepada atasan dan mentor

- Beorientasi Pelayanan

- Kolaboratif

- Akuntabel

- Kompeten

- Harmonis

14 September 2022

laporan

kegiatan aktualisasi

- Akuntabel - Berorientasi Pelayanan

30 September 2022

1. Membuat draft laporan

2. Melakukan

3. Membuat finalisasi

Mentor

PARA PIHAK DAN PERANNYA DALAM AKTUALISASI

Mengarahkan dan membimbing penetapan isu, pemilihan core isu dan

gagasan penyelesaian isu serta penetapan kegiatan penyelesaian isu yang

akan dilakukan selama aktualisasi.

Mengarahkan dan membimbing melakukan list isu, pemilihan core isu dan

Ibu Lidya Sulaiman, S.Farm

Coach

gagasan penyelesaian isu serta pentahapan kegiatan penyelesaian isu

yang akan dilakukan selama aktualisasi.

Membantu melakukan pengecekan dan masukan terkait buku saku

Staff Akuntansi

digital (e-book).

Melaksanakan kegiatan aktualisasi, memberikan masukan dan kritik

Ibu Dr. drg. Siti Nur Anisah, MPH

Bapak Dance Mesak, M.Si dan staf unit

keuangan ADUM

Jurusan/Prodi dan Unit

terhadap buku saku digital (e-book).

Bapak/Ibu Pengelola Prodi/Unit

Seluruh Staff Poltekkes

Kemenkes Kupang

Mendukung dan membantu dalam pelaksanaan kegiatan aktualisasi.

Bapak/Ibu Staf BMN ADUM, Staf

Arsiparis dan lainnya

KENDALA DAN SOLUSI

NO KEGIATAN KENDALA SOLUSI

1 Penyampaian rancangan

aktualisasi kepada atasan dan mentor

2 Pembuatan draft Buku saku digital (e-book)

Penulis tidak mengalami kendala/kesulitan pada tahap

kegiatan ini

-

3 Pelaksanaan kegiatan sosialisasi

draftbuku saku digital (e-book)

1. Dikarenakan kesulitan dalam mengumpulkan data literasi dan/atau peraturan yang relevan serta

menetukan isi konten draftbukusaku digital (e-book)

2. Kesulitan menggunakan aplikasi canva

Kesulitan Pada saat proses pembuatan link zoom meeting dan undangan sosialisasi draftbuku saku digital (e-book).

1. Meminta masukan dari mentor dan berkonsultasi dengan verifikator keuangan serta staf keuangan.

2. Mempelajari penggunaan aplikasi canva pada mesin pencarian (google) dan youtube.

Meminjam akun Tim Unit IT untuk membuat linkzoom dan

meminta masukan kepada mentor terkait undangan sosialisasi.

4 Pelaksanaan kegiatan finalisasi dan approval draftbuku saku digital (e-book)

1. Adanya pekerjaan atau tugas kantor mendesak yang tidak bisa ditingalkan ataupun didelegasikan

2. Adanya link buku saku digital (e-book) pada

flippingbooktidak bisa diakses/terkunci

1. Memanfaatkan waktu yang ada dengan maksimal sehingga pekerjaan kantor dan kegiatan aktualisasi dapat sama-sama berjalan dengan baik

2. Melakukan penggantian linkbuku saku digital (e-book)

menggunakanAnyflip.com.

Penyusunan laporan kegiatan

aktualisasi

Penulis tidak menemukan kendala dalam menyusun laporan

dan tidak adanya masukan dari mentor berkaitan dengan

draftlaporan kegiatan aktualisasi

RENCANA TINDAK LANJUT

No. Kegiatan Output

1. Melakukan kegiatan permohonan kepada Direktur

Poltekkes Kemenkes Kupang untuk membuat surat

edaran kepada pengelola atau penanggungjawab

kegiatan Jurusan/Prodi dan unit tentang penerapan

kelengkapan dokumen yang ada pada Buku Saku

Digital (e-book).

2. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap Buku

Saku Digital (e-book) pada pelaksanaan kegiatan

pengajuan pencairan surat pertanggungjawaban

(SPJ) yang dilakukan oleh pengelola atau

penanggungjawab kegiatan Jurusan/Prodi dan Unit

agar terus bisa sesuai dengan peraturan yang sedang

berlaku.

Waktu

Pelaksanaan

Pelaksana dan

Pihak Terkait

Surat Edaran Oktober 2022 - Penulis

- Verifikator

Keuangan

- Kasubag ADUM

- Wadir II

-

Ibu Direktur

Indikator Keberhasilan

Tidak ada lagi pengelola

atau penanggungjawab

yang tidak menyamakan persepsi tentang dokumen

pengajuan pencairan SPJ

Buku saku yang sesuai

dengan peraturan yang sedang

berlaku

Setiap Hari

- Penulis

- Verifikator

Keuangan

- Pengelola

Keuangan

Jurusan/Prodi dan Unit

Pelaksanaan verifikasi

pengajuan pencairan SPJ

tetap berjalan lancar tanpa

penolakan / pengembalian

KESIMPULAN DAN SARAN

KESIMPULAN

o Berdasarkan laporan hasil aktualisasi dapat disimpulkan bahwa

dengan adanya buku saku digital (e-book) kelengkapan pengajuan

pencairan SPJ berhasil mengoptimalisasikan pelaksanaan pengajuan

pencairan yang dilakukan oleh prodi/unit di Poltekkes Kemenkes

Kupang yang dapat dilihat dari belum adanya

penolakan/pengembalian oleh verifikator keuangan setelah buku

saku digital (e-book)dibagikan pada pengelola prodi/unit.

o Proses aktualisasi dan penerapan nilai-nilai dasar ASN yang telah

diterapkan peserta pelatihan dasar mampu membuat perubahan

yang lebih baik dari sebelumnya.

SARAN

o Bagi Penulis: Diharapkan peserta dapat mengimplementasikan

nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK secara berkelanjutan dan dapat

diinternalisasikan kepada pengelola/penanggunjawab kegiatan baik

pengelolaan pada jurusan/prodi dan unit sehingga dapat

meningkatkan kualitas pengelolaan keuangan

o Bagi Instansi: Diharapkan inisiasi berupa buku saku digital

(e-book) dapat membantu pengelola/penanggung jawab kegiatan

dalam memahami dan melaksanakan pengajuan pencairan SPJ

sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

o Bagi Bapelkes Cikarang: Diharapkan dapat menjadi media referensi pembelajaran.

DAFTAR PUSTAKA

1. Undang-Undang No.5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN)

2. Per Pemerintah Indonesa. 2020. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 71 Tahun 2020 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Politeknik Kesehatandi Lingkungan Kementerian Kesehatan. Jakarta

3. Peraturan Pemerintah No. 11 tahun 2017 Tentang Menejemen Pegawai Negeri Sipil

4. PermenpanRB No. 41 tahun 2018 tentang jabatan pelaksana bagi PNS dilingkungan instansi pemerintah

5. Peraturan Lembaga Administrasi Negara nomor 12 tahun 2018 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil Golongan III

6. Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2019. Modul Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negara Sipil Golongan II dan Golongan III: Analisis Isu Kontemporer.

7. Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2019. Modul Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negara Sipil Golongan II dan Golongan III: Kesiapsiagaan Bela Negara

8. Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. Modul Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negara Sipil: Berorientasi Pelayanan

9. Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. Modul Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negara Sipil: Akuntabel

10. Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. Modul Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negara Sipil: Kompeten

11. Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. Modul Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negara Sipil: Harmonis

12. Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. Modul Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negara Sipil: Loyal

13. Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. Modul Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negara Sipil: Adaptif

14. Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. Modul Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negara Sipil: Kolaboratif

15. Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. Modul Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negara Sipil: Berorientasi Pelayanan.

Terima Kasih