Optimalisasi Pencatatan Dan Pelaporan Nilai Kritis Radiologi <60 Menit Pada Pasien Instalasi Radiolo

LAPORAN SEMINAR RANCANGAN AKTUALISASI

PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III ANGKATAN 2

OPTIMALISASI PENCATATAN DAN PELAPORAN NILAI KRITIS RADIOLOGI

<60 MENIT PADA PASIEN INSTALASI RADIOLOGI RS ANAK DAN BUNDA HARAPAN KITA

DISUSUN OLEH:

GITA MARIA

NIP. 198807182022032001

BAPELKES CIKARANG

KEMENTERIAN KESEHATAN RI

2022

LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN RANCANGAN AKTUALISASI

OPTIMALISASI PENCATATAN DAN PELAPORAN NILAI KRITIS RADIOLOGI <60 MENIT

PADA PASIEN INSTALASI RADIOLOGI RS ANAK DAN BUNDA HARAPAN KITA

Telah diseminarkan

Tanggal 22 Juni 2022, di Bapelkes Cikarang

Coach Mentor

dr. Maryono, M.Kes dr. Ido Narpati Bramantya, Sp.Rad(K)

NIP 196704201999031006

NIP 198703242020121004

Penguji

Drs. Suherman, M.Kes

NIP 196508121986031004

Puji dan syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena hanya dengan berkat dan rahmat-Nya rancangan aktualisasi berjudul “Optimalisasi Pencatatan dan Pelaporan Nilai Kritis Radiologi <60 menit pada Pasien Instalasi Radiologi RS Anak dan Bunda Harapan Kita” dapat selesai. Rancangan aktualisasi ini dibuat sebagai salah satu tugas dari pelatihan dasar (Latsar) CPNS Kementerian Kesehatan tahun 2022 Rancangan aktualisasi ini bisa diselesaikan karena dukungan dari berbagai pihak, oleh karena itu saya mengucapkan terima kasih kepada:

1. dr. Ido Narpati Bramantya, Sp.Rad(K) sebagai mentor yang membimbing saya

2. dr. Maryono, M.Kes sebagai coachyang memberikan ilmu, arahan, masukan, dan bimbingannya selama penyusunan rancangan aktualisasi ini

3. Drs. Suherman, M.Kes sebagai penguji yang memberikan kritik dan masukan yang membangun

4. dr. Yarmaniani M. Muchtar, Sp.Rad(K) sebagai kepala instalasi yang memberikan izin, arahan, dan masukan untuk rancangan aktualisasi ini

5. H.Agus Susilo,B.Sc.,SE, Alfi Nuraini, Dipl.Rad, Indra Prahasti, Dipl.Rad dan rekan radiografer lainnya yang membantu saya memberikan data-data terkait penyusunan rancangan aktualisasi ini

6. Keluarga saya yang walaupun sedang menderita Covid 19 selama penyusunan rancangan aktualisasi ini tetapi selalu melindungi saya agar tidak kontak erat dan tetap sehat selama latsar

7. Teman-teman sekelompok latsar dan rekan lainnya yang selalu memberikan dukungan dan support selama menjalani latsar, khususnya dalam penyusunan rancangan aktualisasi ini

Kiranya rancangan aktualisasi ini dapat bermanfaat bagi satuan kerja, tenaga kesehatan, dan pasien khususnya di RSAB Harapan Kita.

Jakarta, 21 Juni 2022

Gita Maria

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pelatihan dasar (latsar) CPNS bertujuan untuk mengenalkan dan mengaktualisasi nilai-nilai dasar PNS BerAKHLAK sebagai upaya untuk membangun ASN profesional dan berkarakter. Nilai-nilai dasar PNS BerAKHLAK adalah berorientasi pelayanan, akuntabel, kompeten, harmonis, loyal, adaptif, dan kolaboratif. Selain nilai dasar tersebut, untuk mewujudkan smart governance, ASN perlu untuk mengenal dan memahami manajemen ASN dan smart ASN. Saat ini belum semua rumah sakit vertikal menerapkan nilai-nilai ASN tersebut, tidak terkecuali di RS Anak dan Bunda Harapan Kita, khususnya di instalasi radiologi sebagai unit kerja peserta.

Selama tahun 2021-2022 di instalasi radiologi RS Anak dan Bunda Harapan Kita, pencatatan pelaporan nilai kritis radiologi cukup rendah dengan rerata kasus sebanyak 2,8 kasus per bulan selama tahun 2021 dan 4,2 kasus per bulan selama lima bulan pertama tahun 2022. Selama tahun 2021, jumlah kunjungan pasien di instalasi radiologi RSAB Harapan Kita sebanyak 11.765 pemeriksaan (seluruh modalitas yaitu rontgen, USG, CT scan, dan MRI), sehingga pada tahun 2021, hanya sekitar 0,2% pemeriksaan yang berupa nilai kritis radiologi bila dilihat dari pencatatan yang sudah ada. Pelaporan nilai kritis radiologi ini merupakan salah satu indeks kinerja unit dari instalasi radiologi.

Dari standar operasional prosedur yang sudah dimiliki oleh instalasi radiologi, radiografer berperan penting sebagai pelaku pemeriksaan radiologi dan pelapor nilai kritis kepada dokter penanggung jawab (DPJP) atau tenaga kesehatan lainnya yang ikut merawat pasien. Sedangkan dokter spesialis radiologi berperan dalam mengeluarkan hasil kritis pemeriksaan radiologi tersebut, baik itu radiografi konvensional (rontgen), USG, CT scan, ataupun MRI.

Metode pencatatan yang dilakukan di instalasi radiologi RSAB Harapan

Kita selama ini dikumpulkan dalam salah 1 buku laporan, dan berisi beberapa variabel yang perlu dilaporkan, seperti tanggal pemeriksaan, identitas pasien (nama dan nomor rekam medis), tipe pasien (jenis pembayaran), jenis pemeriksaan (modalitas radiologi), hasil kritis, DPJP, dan asal ruangan pasien.

Dari variabel yang tercatat tersebut, belum ada komponen waktu pemeriksaan yang dilakukan sehingga evaluasi tercapainya penyampaian pelaporan nilai kritis <60 menit belum dapat dianalisis dengan baik.

Menurut revisi guideline dari The American College of Radiology (ACR) pada tahun 2020, komponen kritikal dari radiologi diagnosis adalah komunikasi yang efektif, baik antara petugas administrasi, klinisi, dokter spesialis radiologi, dan tenaga kesehatan lainnya. Informasi klinis yang relevan seperti tanda dan gejala atau pertanyaan spesifik dari klinisi akan sangat membantu dokter spesialis radiologi untuk memberikan jawaban yang tepat dan akurat. Diagnosis nilai kritis baik diagnosis sementara maupun diagnosis akhir wajib dilakukan oleh dokter spesialis radiologi.

Untuk mekanisme pelaporan yang terdapat pada guideline dari ACR, terdapat tambahan berupa pencatatan waktu pemeriksaan, waktu mulainya dokter spesialis radiologi membaca pemeriksaan radiologi tersebut, serta waktu keluarnya ekspertise radiologi.

Karena masih terdapat perbedaan yang cukup signifikan antara guideline dari ACR dan SOP yang saat ini dijalankan di instalasi radiologi RSAB Harapan

Kita, maka peserta mengajukan judul “Optimalisasi pencatatan dan pelaporan nilai kritis radiologi <60 menit pada pasien instalasi radiologi RSAB Harapan Kita.”

1.2 Tujuan

1.2.1 Tujuan Umum

Peserta mampu memahami dan mengaktualisasikan nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK, yaitu berorientasi pelayanan, akuntabel, kompeten, harmonis, loyal, adaptif dan kolaboratif. Peserta juga mampu memahami kedudukan dan peran

ASN untuk mendukung terwujudnya smart governance yang telah diatur dalam manajemen ASN serta dapat mengaplikasikan teknologi digital sebagai SMART

ASN. Peserta juga mampu menghabituasikan nilai dasar ASN BerAKHLAK dalam kesehariannya sehingga dapat menjadi ASN yang menjalankan fungsinya sebagai pelayan publik, pelaksana kebijakan, serta perekat dan pemersatu bangsa dengan profesional.

1.2.2 Tujuan Khusus

• Mampu melakukan optimalisasi daftar nilai kritis radiologi berdasarkan modalitas radiologi

• Mampu melakukan optimalisasi pencatatan nilai kritis radiologi <60 menit

• Mampu melakukan digitalisasi pencatatan nilai kritis radiologi

• Mampu melakukan pelaporan nilai kritis radiologi secara efektif dan sesuai standar baku pelaporan

1.3 Manfaat

1.3.1 Bagi Penulis

Penulis/peserta mampu mengaktualisasikan dan menghabituasikan nilai dasar ASN berAKHLAK dalam pelayanan di satuan kerja. Penulis dapat memahami kedudukan dan peran ASN dalam mendukung smart governance, sehingga pelayanan di satuan kerja semakin profesional.

1.3.2 Bagi Satuan Kerja

Satuan kerja dalam hal ini adalah instalasi radiologi RSAB Harapan Kita dapat meningkatkan performa pelayanannya bagi pasien. Lingkungan kerja yang kondusif dapat mengoptimalkan profesionalitas, efektivitas, dan efisiensi pelayanan instalasi.

1.3.3 Bagi Masyarakat

Masyarakat khususnya pasien instalasi radiologi RSAB Harapan Kita mendapatkan pelayanan profesional yang berkualitas tanpa penundaan terapi.

BAB II PROFIL INSTANSI

Rumah Sakit Anak dan Bunda (RSAB) Harapan Kita didirikan oleh Yayasan

Harapan Kita pada tanggal 22 Desember 1979 dengan nama Rumah Sakit Anak dan

Bersalin Harapan Kita disingkat RSAB Harapan Kita. Pengelolaan rumah sakit secara

resmi diserahkan ke Pemerintah (Departemen kesehatan) pada bulan Juni 1998.

Pada tahun 2012, rumah sakit ini berubah status badan hukum menjadi Rumah

Sakit Khusus kelas A berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

No. 244/MENKES/SK/VII/2012 tanggal 23 Juli 2012 Pada tahun 2016, melalui Keputusan

Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. HK.02.02/MENKES/172/2016, RSAB Harapan

Kita ditetapkan sebagai Rumah Sakit Pendidikan. Pada tahun 2019, berdasarkan SK

Menteri Kesehatan No. HK.01.07/Menkes/638/2019, RSAB Harapan Kita ditetapkan

sebagai Pusat Kesehatan Ibu dan anak.

2.1 Visi dan Misi

Visi yang dipegang oleh RSAB Harapan Kita adalah “Terdepan Dalam Pelayanan

Kesehatan Perempuan, Perinatal dan Anak.”

Berikut adalah daftar misi yang dimiliki oleh RSAB Harapan Kita:

• Menyelenggarakan pelayanan kesehatan perempuan, perinatal dan anak yang aman dan berkualitas

• Menyelenggarakan pendidikan tenaga kesehatan di bidang kesehatan perempuan, perinatal dan anak

• Menyelenggarakan pelatihan di bidang kesehatan perempuan, perinatal dan anak

• Menyelenggarakan penelitian di bidang kesehatan perempuan, perinatal dan anak

• Meningkatkan jejaring dan sistem rujukan di bidang kesehatan perempuan, perinatal dan anak

Sedangkan untuk tujuannya adalah sebagai berikut:

• Terwujudnya pelayanan kesehatan yang lengkap, terpadu, unggul dan mutakhir di bidang kesehatan anak dan bunda melalui kerjasama tim dan sistem jejaring

• Terselenggaranya pendidikan, pelatihan dan penelitian yang terintegrasi dengan aktivitas pelayanan

2.2 Nilai-nilai organisasi

RSAB Harapan Kita memiliki nilai organisasi berupa “CANTIK” yang merupakan

singkatan dari:

• Cepat

• Akurat

• Nyaman dan Aman

• Transparan dan Akuntabel

• Integritas Tinggi

• Kerjasama Tim

Sedangkan untuk mottonya adalah “We serve with FACT” yang berarti sebagai berikut:

• Fast: Cepat dalam memberikan pelayanan

• Accurate: Tepat Waktu, Tepat Sasaran, Sesuai dengan Prosedur, Taat Aturan

• Convenient and safe: Nyaman dan aman dalam mendapatkan pelayanan kesehatan

• Team Work: Pelayanan diberikan secara terpadu antar profesi untuk mencapai

TotalQualityManagement

Dalam memberikan pelayanan kesehatan kepada Anak dan Bunda, RSAB

Harapan Kita memiliki kebijakan mutu sebagai berikut: “Direksi dan Seluruh Karyawan

RSAB Harapan Kita Bertekad untuk menyelenggarakan Pelayanan Unggul, Pendidikan

dan Penelitian di Bidang Kesehatan Anak dan Bunda dengan Manajemen yang

TransparandanAkuntabelmelaluiPemberdayaanSDMyangProfesionaldanBerintegrasi Tinggi,Berkomitmen,sertaBerorientasipadaKepuasanPelanggansecaraCepat,Tepat, nyamandanAmanolehTimyangTerpadu“

2.3 Tugas Organisasi

Tugas dari organisasi, dalam hal ini instalasi radiologi adalah

terselenggaranya layanan subspesialisasi ibu dan anak, terselenggaranya layanan

pinere, terselenggaranya pengampuan jejaringan rumah sakit dan rujukan nasional, dan terwujudnya tata kelola manajemen sesuai goodgovernance.

2.4 Uraian/Rincian Tugas Jabatan Peserta

Sebagai dokter – ahli pertama, peserta mempunyai rencana kinerja utama berupa “Terwujudnya pelayanan pemeriksaan instalasi radiologi” dan “Terwujudnya pelayanan administrasi instalasi radiologi.” Berikut adalah rincian tugas jabatan peserta:

• Terlaksananya pelayanan medik rawat jalan

• Terlaksananya pelayanan medik rawat inap

• Terlaksananya tindakan khusus

• Terlaksananya tindakan spesialistik

• Terlaksananya penyusunan catatan medis pasien

• Terlaksananya pemberlakuan atau pelayanan konsultasi

• Terlaksananya tugas jaga panggilan/ on call

• Terlaksananya pengajaran/pelatihan yang berkaitan dengan bidang

kesehatan

• Terlaksananya tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan

• Terlaksananya penyusunan laporan pelaksanaan tugas

BAB III

ANALISIS ISU DALAM PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSI

3.1 Identifikasi dan analisis isu aktual

Identifikasi isu dilakukan melalui environmental scanning di lingkungan unit kerja sesuai tugas dan fungsi. Proses menemukan isu sampai dengan menemukan gagasan kreatif dapat ditempuh dengan langkah-langkah sebagai

berikut:

1. Belum optimalnya pemilihan modalitas radiologi yang sesuai khususnya alat canggih (CT scan dan MRI) dalam proses pemeriksaan penunjang pasien di RSAB Harapan Kita pada tahun 2020-2022.

Penggunaan modalitas radiologi canggih seperti CT scan dan MRI masih belum optimal di RSAB Harapan Kita. Jumlah pemeriksaan CT scan dan MRI dalamsehari rata-rata 5 pasien dengan interval 3-7 pasien per hari. Sebagai perbandingan di rumah sakit umum level A lainnya yang merupakan RS rujukan dapat melakukan pemeriksaan CT scan sebanyak 20-30 pasien dan MRI sebanyak 10-20 pasien. Beberapa pihak yang terdampak isu ini adalah instalasi radiologi, tenaga Kesehatan (nakes) radiografer, dokter spesialis radiologi, serta pasien. Instalasi radiologi mengalami dampak karena stagnasi pendapatan dan target kinerja tahunan. Radiografer dan dokter spesialis radiologi mengalami dampak perkembangan kompetensi yang tidak maksimal oleh karena rendahnya jumlah kasus, sedangkan pasien mengalami penundaan manajemen terapi karena terbatasnya Pemeriksaan penunjang yang dilakukan.

2. Belum optimalnya pencatatan dan pelaporan hasil kritis radiologi <60 menit pada pasien Instalasi Radiologi RSAB Harapan Kita selama tahun 2021-2022.

Selama tahun 2021-2022, pencatatan hasil kritis radiologi cakupannya masih rendah, sekitar 34 kasus pada tahun 2021 dan 21 kasus pada Januari-Mei 2022, tidak sampai 1% dari jumlah seluruh pelayanan radiologi sepanjang tahunnya. Beberapa pihak yang terdampak adalah instalasi radiologi, dokter penanggung jawab pasien (DPJP), serta pasien itu sendiri Instalasi radiologi terdampak karena rendahnya pencatatan hasil kritis yang mempengaruhi

nilai performance kerja instalasi. Dokter penanggung jawab dan pasien mengalami kerugian karena dapat terjadi penundaan manajemen terapi.

3. Belum optimalnya pemeriksaan MRI dengan protokol khusus bagi pasien di Instalasi Radiologi RSAB Harapan Kita pada tahun 20172022.

Modalitas MRI mempunyai keunggulan protokol pemeriksaan khusus untuk organ dan kasus spesifik tertentu, yang terus berkembang mengikuti perkembangan teknologi, seperti pemeriksaan MRI fungsional (BOLD) dan traktografi (DTI) serta berbagai protokol khusus lainnya yang penggunaannya belum optimal Beberapa pihak yang terdampak adalah pasien, dokter penanggung jawab, dokter spesialis radiologi, dan radiografer. Pasien dan dokter penanggung jawab terdampak karena sekuens khusus MRI tersebut dapat membantu mendapatkan diagnosis lebih akurat dan terapi yang lebih tepat. Dokter spesialis radiologi dan radiografer juga terdampak karena kurangnya kesempatan untuk mengembangkan nilai kompeten sebagai ASN.

Analisis dan penetapan isu aktual

Analisis dan penetapan isu aktual dilakukan dengan metode APKL (aktual, problematik, kekhalayakan, dan layak) secara kuantitatif. Berikut adalah tabel

penapisan isu yang dilakukan:

Tabel 1. Tabel penapisan isu berdasarkan metode APKL

1 Belum optimalnya pemilihan modalitas radiologi khususnya

alat canggih (CT scan dan MRI)

yang sesuai di RSAB Harapan Kita

pada tahun 2020-2022

2 Belum optimalnya pencatatan dan pelaporan hasil kritis <60 menit

untuk pasien gawat darurat, rawat inap, dan rawat jalan di

Instalasi Radiologi RSAB Harapan

Kita pada tahun 2021-2022

Belum optimalnya pengerjaan

protokol khusus pemeriksaan MRI

bagi pasien di Instalasi Radiologi

RSAB Harapan Kita pada tahun

2017-2022

4 4 5 5 18 II

Aktual: Faktor ini benar-benar terjadi dan sedang sangat dibicarakan dalam masyarakat.

Problematik: Faktor ini memiliki dimensi masalah yang kompleks sehingga perlu dicarikan segera solusinya secara komprehensif.

Kekhalayakan: Faktor ini menyangkut hajat hidup orang banyak.

Layak: Faktor ini masuk akal, realistis, relevan, dana dapat dimunculkan inisiatif pemecahan masalah

Dari penapisan isu melalui metode APKL tersebut, didapatkan isu terpilih adalah isu no.2 yaitu “Belum optimalnya pencatatan dan pelaporan hasil kritis

<60 menit untuk pasien gawat darurat, rawat inap, dan rawat jalan di Instalasi Radiologi RSAB Harapan Kita pada tahun 2021-2022.”

Analisis masalah penyebab isu utama

Dari isu yang terpilih tersebut, selanjutnya dilakukan analisis penyebab isu dengan metode fishbone untuk menemukan sebab-akibat. Berikut adalah

diagramnya:

Man

• Belum adanya detail diagnosis hasil kritis di tiap unit modalitas radiologi

• Petugas dapat lupa mencatat

• Belum adanya kesepakatan hasil kritis radiologi dengan masingmasing KK terkait

• Dokter radiologi lupa melaporkan

• Gangguan pemadaman listrik sehingga tidak ada jaringan internet di rumah sakit

• Kerusakan pada server rumah sakit

Material

Method

• Belum adanya alur dan media pelaporan yang jelas dari masingmasing unit modalitas radiologi

• Belum adanya pencatatan waktu respons yang lengkap untuk hasil kritis

• Belum adanya digitalisasi pencatatan

• Munculnya technical error pada alat radiologi

• Kerusakan pada alat radiologi

Machine

Gambar 1. Diagram fishbone

Belum optimalnya pencatatan dan pelaporan hasil kritis <60 menit pada pasien

Instalasi Radiologi

RSAB Harapan

Kita selama tahun 2021-2022

Identifikasi alternatif solusi permasalahan yang dominan Dari permasalahan yang terpilih, ditemukan berbagai faktor penyebabnya, seperti belum adanya definisi/detail diagnosis hasil kritis di tiap unit modalitas radiologi, belum adanya alur dan media pelaporan yang jelas dari masing-masing unit modalitas radiologi, belum adanya pencatatan waktu respons yang lengkap untuk hasil kritis, gangguan pemadaman listrik sehingga tidak ada jaringan internet di rumah sakit, kerusakan pada server rumah sakit, serta munculnya kesalahan teknis dan kerusakan pada alat radiologi. Bila disesuaikan dengan tugas dan fungsi, pokok masalah yang dapat ditangani adalah faktor “man” dan “method.” Berikut adalah daftar alternatif solusi:

• Peninjauan ulang dan pembaharuan daftar nilai kritis yang dapat ditemukan pada masing-masing modalitas radiologi

• Sosialisasi daftar nilai kritis tersebut pada radiografer (yang melakukan pemeriksaan radiologi secara langsung kepada pasien)

• Metode pencatatan laporan hasil kritis berdasarkan tiap unit modalitas radiologi yang dicatat pada sistem cloud sehingga mudah diakses kapan saja dan di mana saja untuk menghindari lupanya mencatat pelaporan nilai kritis

• Pencatatan waktu pelayanan pasien dengan lebih lengkap yang terkait dengan nilai kritis (waktu pemeriksaan radiologi, masuknya hasil pemeriksaan radiologi ke sistem PACS, waktu keluarnya ekspertise radiolog, waktu pelaporan nilai kritis ke dokter penanggung jawab pasien (DPJP) atau tenaga

kesehatan lain yang berwenang terhadap pasien)

• Sosialisasi mekanisme pencatatan baru dengan faktor pelaporan yang lebih lengkap bagi tenaga radiografer dengan sistem cloud

• Standarisasi mekanisme pelaporan nilai kritis ke DPJP pasien atau tenaga kesehatan lain yang berwenang secara digital

3.2 Keterkaitan penyebab isu dengan kedudukan dan peran PNS untuk mendukung terwujudnya smart governance

Isu “Belum optimalnya pencatatan dan pelaporan hasil kritis <60 menit untuk pasien Instalasi Radiologi RSAB Harapan Kita pada tahun 2021-2022” dapat disebabkan oleh beberapa faktor sesuai dengan diagram fishbone yang sudah tertera di atas. Penyebab isu yang berupa material dan machine berada di

luar kendali peserta. Sedangkan untuk faktor penyebab isu dari man dan method dapat dibantu oleh peserta.

Dalam mendukung smart governance, digitalisasi pencatatan sudah merupakan hal yang wajib dilakukan, apalagi pada era digital dan pandemi ini. Selama ini, pencatatan masih menggunakan buku sehingga seringkali radiografer yang sudah melaporkan hasil secara lisan, lupa untuk mencatat laporan tersebut. Pengetahuan radiografer tentang daftar nilai kritis dan gambaran radiologi yang ditemukan pada nilai kritis tersebut juga dapat menyebabkan lambatnya pelaporan nilai kritis. Untuk meningkatkan kompetensi radiografer, dapat dilakukan sosialisasi secara daring Metode yang selama ini diterapkan dalam pelaporan juga belum optimal. Masih banyak faktor yang tidak disebutkan seperti waktu atau jam pelaporan sehingga target pencapaian <60 menit tidak dapat dievaluasi.

Dengan perbaikan-perbaikan yang dilakukan, diharapkan pelayanan publik di instalasi radiologi RSAB Harapan Kita meningkat, menjadi lebih profesional dan berkualitas.

3.3 Alternatif pemecahan masalah sebagai gagasan kreatif

Untuk memecahkan isu aktual tersebut, terutama dibutuhkan digitalisasi pencatatan pelaporan nilai kritis radiologi, pembaharuan daftar nilai kriits, pelaporan nilai kritis berdasarkan modalitas, serta kelengkapan variabel pencatatan pelaporan nilai kritis tersebut. Setelah melengkapi daftar nilai kritis

radiologi dan mekanisme pencatatannya, dilakukan sosialisasi kepada pihakpihak yang terkait seperti rekan radiografer dan dokter spesialis radiologi lainnya.

Sesuai dengan SOP yang sudah ada tentang nilai kritis, radiografer berperan besar dalam pelaporan dan pencatatannya sedangkan dokter spesialis radiologi dalam mendiagnosis nilai kritis tersebut. Untuk mempercepat pelaporan nilai kritis sehingga sesuai target yang dimaksud, peserta sebagai dokter spesialis radiologi akan melakukan sosialisasi tentang daftar nilai kritis yang dapat didiagnosis dari pemeriksaan radiografi konvensional, CT scan, dan MRI. Sedangkan untuk nilai kritis dari ultrasonografi (USG), dapat dievaluasi secara langsung oleh dokter spesialis radiologi.

Dari perbaikan yang dilakukan selama waktu aktualisasi tersebut, akan dilakukan evaluasi dan analisis yang sudah dilakukan sehingga bila dibutuhkan perbaikan dan rencana tindak lanjut, akan dikerjakan pada tahap selanjutnya.

Tabel 2. Langkah-langkah Gagasan Isu

Kegiatan Gagasan Pemecahan Isu Sumber

Peninjauan ulang dan pembaharuan daftar nilai kritis yang dapat ditemukan pada masing-masing

modalitas radiologi

Sosialisasi daftar nilai kritis tersebut pada radiografer (yang melakukan pemeriksaan radiologi secara langsung kepada pasien)

Metode pencatatan laporan hasil kritis berdasarkan tiap unit modalitas radiologi yang dicatat pada

sistem cloud sehingga mudah diakses kapan saja

dan di mana saja untuk menghindari lupanya

mencatat pelaporan nilai kritis

Pencatatan waktu pelayanan pasien dengan lebih lengkap yang terkait dengan nilai kritis (waktu pemeriksaan radiologi, masuknya hasil pemeriksaan radiologi ke sistem PACS, waktu keluarnya ekspertise radiolog, waktu pelaporan nilai kritis ke dokter penanggung jawab pasien

(DPJP) atau tenaga kesehatan lain yang berwenang terhadap pasien)

Sosialisasi mekanisme pencatatan baru dengan

faktor pelaporan yang lebih lengkap bagi tenaga radiografer dengan sistem cloud

Standarisasi mekanisme pelaporan nilai kritis ke

DPJP pasien atau tenaga kesehatan lain yang

berwenang secara digital

Inovasi

SKP

Inovasi

SKP

Inovasi

Inovasi

BAB IV RANCANGAN AKTUALISASI

4.1 Matriks Rancangan Aktualisasi

Isu Terpilih: Belum optimalnya pencatatan dan pelaporan hasil kritis <60 menit pada pasien Instalasi Radiologi RSAB Harapan Kita selama tahun 2021-2022

Gagasan pemecahan isu: digitalisasi pencatatan dan pelaporan hasil kritis <60 menit pada pasien Instalasi Radiologi RSAB Harapan Kita

Kegiatan penyelesaian isu :

1. Koordinasi dengan atasan terkait pelaksanaan rancangan aktualisasi

2. Pengumpulan data dan literatur yang terkait pelaporan nilai kritis radiologi

3. Sosialisasi daftar nilai kritis kepada radiografer selaku pihak langsung yang melakukan pemeriksaan radiologi pada radiografi konvensional, CT scan, dan MRI

4. Pembuatan sistem pencatatan yang lebih lengkap dengan sistem cloud

5. Sosialisasi mekanisme pencatatan pelaporan nilai kritis melalui sistem cloud kepada radiografer

6. Standarisasi mekanisme pelaporan nilai kritis secara digital kepada DPJP atau tenaga kesehatan yang merawat pasien

7. Evaluasi hasil pencatatan dan pelaporan

Tabel 3. Matriks Rancangan Aktualisasi

No Kegiatan Tahapan kegiatan Output/Evidence Keterkaitan dengan

Substansi Mata

Pelatihan BerAKHLAK

1 Koordinasi dengan

atasan terkait

pelaksanaan

rancangan

aktualisasi

1.1

Membuat janji

pertemuan dengan

Kepala Instalasi

Radiologi dan mentor

Tersedianya izin

pelaksanaan

aktualisasi berupa

surat disposisi

1. Jadwal

pertemuan dengan ka instalasi dan mentor

2. Notulensi

pertemuan

Loyal: Saya melakukan

pertemuan dengan

kepala instalasi dan

mentor dengan

berkomunikasi secara

hormat dan menjaga

nama baik pimpinan.

Berorientasi

pelayanan: Saya

melakukan pertemuan

dengan kepala instalasi

dan mentor untuk

meningkatkan performa

layanan radiologi

1.2 Memaparkan rancangan aktualisasi Dokumentasi foto Akuntabel: Saya

memaparkan rancangan

aktualisasi dengan

penuh tanggung jawab

dan integritas tinggi.

Kompeten: Saya

memaparkan rancangan

aktualisasi dengan

memberikan kualitas

yang terbaik.

Kontribusi terhadap

visi misi organisasi Penguatan nilai organisasi

Kontribusi secara tidak

langsung terhadap Visi

RSABHK “Terdepan

dalam Pelayanan

Kesehatan Perempuan, Perinatal, dan Anak.”

Kontribusi kepada Misi

RSABHK, yakni sebagai: penyelenggara

pelayanan kesehatan

perempuan, perinatal, dan anak yang aman

dan berkualitas

Dalam berkoordinasi

dengan kepala

instalasi dan mentor, terdapat penguatan

nilai “Kerjasama

Tim”

Adaptif: Saya

memaparkan rancangan

aktualisasi untuk

mengikuti perkembangan teknologi.

1.3

2 Pengumpulan data

dan literatur yang

terkait pelaporan

nilai kritis radiologi

Menerima

revisi

dan saran perihal pelaksanaan rancangan

aktualisasi

Surat disposisi

berupa masukan dan izin rancangan

aktualisasi

Harmonis: Saya

menerima masukan dan izin dari kepala instalasi

dan mentor.

Kolaboratif: Saya

bekerja sama untuk

menciptakan pelayanan

yang efektif dan efisien.

2.1 Menggunakan search

engine untuk mencari

literatur tentang daftar

kondisi kritis yang dapat

ditemukan pada

pemeriksaan radiologi

menurut modalitasnya

Terselenggaranya

pencarian literatur

terkait daftar nilai

kritis dan pelaporan nilai

kritis radiologi

Daftar nilai kritis yang ditemukan pada pemeriksaan

radiologi menurut modalitasnya

Kompeten: Saya

meningkatkan

kompetensi diri dengan

mencari dan membaca

literatur yang

mendukung optimalisasi

aktualisasi saya.

Adaptif: Saya

melakukan pencarian

literatur dengan

menggunakan teknologi

dan proaktif dalam

menyusun literatur

Kontribusi secara tidak

langsung terhadap Visi

RSABHK “Terdepan

dalam Pelayanan

Kesehatan Perempuan, Perinatal, dan Anak.”

Kontribusi kepada Misi

RSABHK, yakni sebagai: penyelenggara

pelayanan kesehatan

perempuan, perinatal, dan anak yang aman

dan berkualitas

Dalam mencari

literatur, nilai organisasi yang diterapkan adalah “Akurat” dan “Integritas Tinggi”

2.2 Menggunakan search

engine untuk mencari

literatur tentang

managemen pelayanan

radiologi khususnya

mekanisme pelaporan

nilai kritis radiologi

Daftar literatur (jurnal) tentang

managemen

pelayanan

radiologi, khususnya

mekanisme

pelaporan nilai

kritis radiologi

sesuai dengan modalitas

radiologi.

Akuntabel: Saya

melakukan pencarian

literatur untuk

memperbaiki pelayanan

radiologi yang sudah

ada.

Berorientasi

pelayanan: Saya

mencari literatur tentang

mekanisme pelaporan

nilai kritis radiologi di

beberapa pusat

pelayanan radiologi

untuk mencari cara

optimal dalam

penyampaian laporan.

Kolaboratif: Saya

mencari literatur untuk

meningkatkan

kerjasama di instalasi

radiologi demi

pelayanan yang lebih

baik.

2.3 Melaporkan dan

memaparkan hasil

literature review kepada

mentor

Lembar

persetujuan dan

konsultasi dari

mentor untuk

daftar nilai kritis

dan mekanisme

pelaporan nilai

kritis radiologi

Loyal: Saya melaporkan

hasil literature review

kepada mentor untuk

meminta persetujuan

dan menghormati

mentor sebagai atasan

saya.

3 Sosialisasi daftar

nilai kritis kepada

radiografer selaku

pihak langsung yang

melakukan

pemeriksaan

radiologi pada

radiografi

konvensional, CT

scan, dan MRI

3.1 Berkoordinasi dengan

penanggung jawab

pelayanan di Instalasi

Radiologi untuk

penjadwalan sosialisasi

daftar nilai kritis

Terselenggaranya

sosialisasi daftar

nilai kritis kepada

radiografer

Harmonis: Saya

menerima masukan dari

mentor sebagai bentuk

kerjasama yang baik

Kontribusi secara tidak

langsung terhadap Visi

RSABHK “Terdepan

dalam Pelayanan

Kesehatan Perempuan, Perinatal, dan Anak.”

Kontribusi kepada Misi

RSABHK, yakni sebagai:

penyelenggara

Dalam mensosialisasikan

daftar nilai kritis

kepada radiografer, nilai organisasi yang

diterapkan adalah

“Kerjasama Tim” dan “Nyaman dan Aman”

Jadwal dan link

zoom sosialisasi

daftar nilai kritis

Harmonis: Saya

melakukan koordinasi

dengan penanggung

jawab pelayanan

sebagai bentuk

menghargai perbedaan

latar belakang tiap

individu.

Loyal: Saya

menunjukkan sikap

menghormati atasan

dengan

mengkoordinasikan

pertemuan kepada

penanggung jawab

pelayanan.

pelayanan kesehatan

perempuan, perinatal, dan anak yang aman

dan berkualitas

3.2

Melakukan sosialisasi

secara daring tentang

daftar nilai kritis

Dokumentasi acara

berupa foto,

Adaptif: Saya

melakukan sosialisasi

secara daring untuk

radiografi konvensional, CT scan, dan MRI

kepada radiografer

screenshot, dan bukti hadir

menghindari kontak fisik

dan kerumunan dalam

masa pandemi.

Kompeten: Saya

melakukan sosialisasi

untuk mengajarkan

orang lain dan

meningkatkan

kompetensi saya.

Akuntabel: Saya

menyiapkan materi

dengan integritas tinggi

dan tanggung jawab.

Kolaboratif: Saya

menerima masukan dari

rekan radiografer

mengenai daftar nilai

kritis radiologi.

3.3 Mencetak daftar nilai

kritis yang ditemukan

pada tiap modalitas

Printout daftar nilai

kritis radiologi

yang dapat

ditemukan pada

tiap modalitas

Berorientasi

pelayanan: Saya

mencetak daftar nilai

kritis radiologi pada tiap

modalitas untuk

mempercepat

pengenalan hasil kritis.

4 Pembuatan sistem

pencatatan yang

lebih lengkap

dengan sistem cloud

4.1 Membuat tabel

pencatatan pelaporan

nilai kritis berdasarkan

Terselenggaranya

digitalisasi

pencatatan nilai

kritis radiologi

Tabel pencatatan

pelaporan nilai

kritis berdasarkan

Berorientasi

pelayanan: Saya

melakukan pembuatan

Kontribusi secara tidak

langsung terhadap Visi

RSABHK “Terdepan

dalam Pelayanan

Kesehatan Perempuan, Perinatal, dan Anak.”

Dalam kegiatan ini

terdapat penguatan nilai organisasi “Nyaman dan Aman”, “Cepat”, “Transparan dan akuntabel”

modalitas radiologi secara digital

modalitas radiologi (konvensional, USG, CT scan, dan MRI) yang

tersimpan dalam sistem cloud

tabel dengan laporan

yang lebih lengkap agar

pelayanan radiologi lebih baik.

Akuntabel: Saya

melakukan pembuatan

tabel ini dengan

tanggung jawab dan

integritas tinggi.

Adaptif: Saya proaktif

dalam membuat tabel

pelaporan pencatatan

nilai kritis radiologi.

Kompeten: Saya

membuat tabel

pencatatan ini dengan

kualitas terbaik.

Kontribusi kepada Misi

RSABHK, yakni sebagai: penyelenggara

pelayanan kesehatan

perempuan, perinatal, dan anak yang aman

dan berkualitas

4.2 Berkonsultasi dengan

mentor mengenai tabel

pencatatan pelaporan

nilai kritis

4.3 Membagikan link atau

QR code untuk pengisian

pencatatan pelaporan

nilai kritis kepada pihak

yang terkait seperti

radiografer dan dokter

Formulir

persetujuan dan bukti konsultasi

dengan mentor

tentang tabel

pencatatan

pelaporan nilai kritis

Loyal: Saya

menghormati mentor

saya dengan

mengkonsultasikan hasil

pencapaian saya.

Harmonis: Saya

menerima masukan dan

perbaikan dari mentor

saya terkait tabel

pencatatan.

Link atau QRcode

pengisian tabel

Adaptif: Saya

melakukan pembuatan

link atau QR code untuk

memudahkan

pencatatan nilai kritis

radiologi.

spesialis radiologi melalui

whatsapp

Kolaboratif: Saya

mengharapkan kerja

sama dari instalasi

radiologi untuk

terlaksananya

pencatatan pelaporan

nilai kritis

5 Sosialisasi

mekanisme

pencatatan

pelaporan nilai kritis

melalui sistem cloud

kepada radiografer

5.1 Berkoordinasi dengan

penanggung jawab

pelayanan di Instalasi

Radiologi untuk

penjadwalan sosialisasi

mekanisme pencatatan

pelaporan nilai kritis

melalui sistem cloud

Terselenggaranya

sosialisasi

mekanisme

pencatatan

pelaporan nilai

kritis

Jadwal dan link

zoom sosialisasi

daftar nilai kritis

Harmonis: Saya

melakukan koordinasi

dengan penanggung

jawab pelayanan

sebagai bentuk

menghargai perbedaan

latar belakang tiap

individu.

Loyal: Saya

menunjukkan sikap

menghormati atasan

dengan

mengkoordinasikan

pertemuan kepada

penanggung jawab

pelayanan.

Kontribusi secara tidak

langsung terhadap Visi

RSABHK “Terdepan

dalam Pelayanan

Kesehatan Perempuan, Perinatal, dan Anak.”

Kontribusi kepada Misi

RSABHK, yakni sebagai:

penyelenggara

pelayanan kesehatan

perempuan, perinatal, dan anak yang aman

dan berkualitas

Dalam kegiatan ini terdapat penguatan

nilai organisasi “Kerjasama Tim”, “Transparan dan Akuntabel,” serta “Integritas Tinggi”

5.2 Melakukan sosialisasi secara daring tentang mekanisme pencatatan

pelaporan secara digital

Dokumentasi acara berupa foto, screenshot, dan bukti hadir

Adaptif: Saya

melakukan sosialisasi

secara daring untuk

menghindari kontak fisik

5.3 Menerima masukan dan

saran dari rekan

radiografer terkait

masalah

dan kerumunan dalam

masa pandemi.

Kompeten: Saya

melakukan sosialisasi

untuk mengajarkan

orang lain dan

meningkatkan

kompetensi saya.

Akuntabel: Saya

menyiapkan materi

dengan integritas tinggi

dan tanggung jawab.

Form persetujuan Berorientasi

pelayanan: Saya

menerima masukan dan

saran dari rekan

radiografer

Kolaboratif: Saya

menerima masukan dari

rekan radiografer

mengenai daftar nilai

kritis radiologi.

6. Standarisasi

mekanisme

pelaporan nilai kritis

kepada DPJP atau

tenaga kesehatan

yang merawat

pasien secara digital

Terselenggaranya

standarisasi

mekanisme

pelaporan nilai

kritis secara digital

kepada DPJP atau

tenaga kesehatan

yang merawat

pasien

Kontribusi secara tidak

langsung terhadap Visi

RSABHK “Terdepan

dalam Pelayanan

Kesehatan Perempuan, Perinatal, dan Anak.”

Kontribusi kepada Misi

RSABHK, yakni sebagai:

Nilai organisasi yang diterapkan adalah “Integritas Tinggi” dan “Kerjasama Tim”

6.1

Menetapkan cara

pelaporan nilai kritis

kepada DPJP atau

tenaga kesehatan

lainnya secara efektif

Format pelaporan

nilai kritis kepada

DPJP atau nakes

lainnya secara digital

Berorientasi

pelayanan: Saya

membuat dan

menetapkan cara

pelaporan nilai kritis

demi terciptanya

komunikasi yang efektif.

Akuntabel: Saya

menetapkan cara

pelaporan nilai kritis

dengan bertanggung

jawab.

Adaptif: Saya

menetapkan cara

pelaporan secara digital

sesuai dengan

perkembangan zaman.

penyelenggara

pelayanan kesehatan

perempuan, perinatal, dan anak yang aman

dan berkualitas

6.2 Berkonsultasi dengan

mentor tentang

mekanisme pelaporan

nilai kritis

6.3 Berkoordinasi dengan

penanggung jawab

pelayanan untuk

sosialisasi kepada

radiografer selaku

pelapor nilai kritis

Bukti konsultasi

dengan mentor

Harmonis: Saya

melakukan konsultasi

dengan mentor untuk

menghargai pendapat

setiap individu.

Loyal: Saya melakukan

konsultasi sebagai

bentuk menghormati

atasan.

Kolaboratif: Saya

bekerjasama dengan

penanggung jawab

pelayanan untuk

menjalankan aktualisasi.

Kompeten: Saya

membantu orang lain

7. Evaluasi hasil

pencatatan dan pelaporan

Terselenggaranya

evaluasi hasil

pencatatan dan pelaporan

untuk meningkatkan

pelayanan radiologi

Kontribusi secara tidak

langsung terhadap Visi

RSABHK “Terdepan

dalam Pelayanan

7.1

Meninjau pelaporan

pencatatan nilai kritis

selama waktu aktualisasi

setiap minggunya dan

melakukan perbaikan

bila diperlukan

Perbaikan laporan

pencatatan nilai

kritis radiologi

Berorientasi

pelayanan: Saya

melakukan evaluasi

pencatatan nilai kritis

setiap minggunya untuk

selalu melakukan

perbaikan.

Adaptif: Saya bertindak

proaktif dalam

mengevaluasi

pencatatan nilai kritis

radiologi.

Kolaboratif:

Kesehatan Perempuan, Perinatal, dan Anak.”

Kontribusi kepada Misi

RSABHK, yakni sebagai: penyelenggara

pelayanan kesehatan

perempuan, perinatal, dan anak yang aman

dan berkualitas

Nilai organisasi yang diterapkan adalah “Akurasi”, “Transparan dan Akuntabel”, “Integritas Tinggi”, dan “Kerjasama Tim”

7.2

Menerima saran dari

berbagai pihak seperti

radiografer, DPJP, dan

nakes lainnya terkait

mekanisme perbaikan

pencatatan dan pelaporan

Daftar saran dan masukan dari

berbagai pihak

Kolaboratif dan

harmonis: Saya

menerima saran dari

berbagai pihak yang

terkait dengan

pelaporan nilai kritis

demi perbaikan

pencatatan pelaporan.

7.3

Menganalisis dan

menyusun laporan

aktualisasi

Laporan aktualisasi Kompeten: Saya

melakukan penyusunan

laporan aktualisasi

dengan kemampuan

terbaik saya.

7.4 Meminta persetujuan mentor dan coach Form persetujuan atau tanda tangan

lembar

pengesahan

Akuntabel: Saya dengan bertanggung

jawab melakukan

penyusunan laporan.

Loyal: Saya menghargai atasan saya dengan

berkonsultasi hasil laporan.

4.2 Penjadwalan

1 Koordinasi dengan atasan terkait pelaksanaan

rancangan aktualisasi

2 Mencari literatur terkait pelaporan nilai kritis

radiologi

3 Sosialisasi daftar nilai kritis kepada radiografer

4 Membuat sistem pencatatan yang lebih lengkap

dengan sistem cloud

5 Sosialisasi mekanisme pencatatan pelaporan

nilai kritis melalui sistem cloud kepada

radiografer

6 Standardisasi mekanisme pelaporan nilai kritis

kepada DPJP atau tenaga Kesehatan yang

merawat secara digital

7 Evaluasi hasil perubahan pencatatan dan

pelaporan

Tabel 4. Rencana Jadwal Aktualisasi

4.3 Para Pihak yang Terlibat dan Perannya dalam Aktualisasi

Dalam pelaksanaan aktualisasi, beberapa pihak yang terlibat adalah mentor, coach, kepala instalasi radiologi, sekretaris instalasi radiologi, penanggung jawab pelayanan instalasi radiologi, radiografer, DPJP atau tenaga kesehatan lain yang merawat pasien.

Tabel 5. Para Pihak dan Perannya dalam Aktualisasi

No Para Pihak Peran dalam Aktualisasi Keterangan

1 Mentor Membimbing peserta dalam melaksanakan aktualisasi di unit kerja (instalasi radiologi RSAB Harapan Kita)

2 Coach Membimbing peserta dalam pembuatan laporan pelaksanaan aktualisasi

3 Kepala Instalasi Radiologi Menyetujui pelaksanaan aktualisasi dan memberi masukan terkait pelaksanaannya

4 Sekretaris Instalasi Radiologi Membantu peserta dalam menyediakan data pelayanan di instalasi radiologi

5 Penanggung jawab Pelayanan Instalasi Radiologi

Membantu peserta dalam berkomunikasi dengan rekan radiografer dan melakukan penjadwalan sosialisasi

6 Radiografer Melakukan pemeriksaan radiologi, melaporkan bila ada dugaan nilai kritis radiologi, serta melapor kepada klinisi atau tenaga kesehatan lain yang merawat pasien

7 DPJP atau tenaga kesehatan lain yang merawat pasien

Menerima laporan terkait nilai kritis radiologi

Atasan langsung di unit kerja

DAFTAR PUSTAKA

American College of Radiology. (2020). ACR Practice Parameters and Technical Standards: ACR Practice Parameter for CommunicationofDiagnosticImagingFindings. Diakses dari: https://www.acr.org/-/media/acr/files/practice-parameters/communicationdiag.pdf

Auman R. dan Gibbs S. Radiology CriticalTestResultsManagement:ASuccessfulApproach forImplementation. Virginia Commonwealth University. Diakses dari: https://www.rsna.org/uploadedFiles/RSNA/Content/Science_and_Education/Quality/CriticalT estResultsMngmtAsuccessfulapproachforimplementationSRO.pdf

Dartmouth-Hitchcock. (2017). ReportingofCriticalandUnexpectedExamResultsProcedureRadiology. Diakses dari: https://geiselmed.dartmouth.edu/radiology/wpcontent/uploads/sites/47/2019/03/critical_unexpected_findings.pdf

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. Modul pelatihan dasar Calon PNS: Berorientasi Pelayanan. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara, 2021.

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. Modul pelatihan dasar Calon PNS: Akuntabel. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara, 2021.

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. Modul pelatihan dasar Calon PNS: Kompeten. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara, 2021.

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. Modul pelatihan dasar Calon PNS: Harmonis. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara, 2021.

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. Modul pelatihan dasar Calon PNS: Loyal. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara, 2021.

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. Modul pelatihan dasar Calon PNS: Adaptif. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara, 2021.

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. Modul pelatihan dasar Calon PNS: Kolaboratif. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara, 2021.

RSAB Harapan Kita. Laporan Tahunan RSAB Harapan Kita Tahun 2021. Jakarta: RSAB

Harapan Kita.

RSAB Harapan Kita. Laporan Pasien Cito Kritis Radiologi Tahun 2021-2022. Jakarta: RSAB Harapan Kita.