PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III ANGKATAN 5
PEMBUATAN LAMAN “HARKIT U-SEARCH(UPDATERESEARCH)” SEBAGAI MONITORING PERKEMBANGAN PENGAJUAN IZIN PENELITIAN DI RUMAH
SAKIT JANTUNG DAN PEMBULUH DARAH HARAPAN KITA
DISUSUNOLEH:
EKARAMADAYANTI,S.K.M
NIP.199801282022032004
BAPELKESCIKARANG
KEMENTERIANKESEHATANRI 2022
LAPORAN RANCANGAN AKTUALISASI
PEMBUATAN LAMAN “HARKIT U-SEARCH(UPDATERESEACRH)” SEBAGAI
MONITORING PERKEMBANGAN PENGAJUAN IZIN PENELITIAN DI RUMAH SAKIT
JANTUNG DAN PEMBULUH DARAH HARAPAN KITA
Telahdiseminarkan
Tanggal04Juli2022,diBapelkesCikarang
Coach
ErlinawatiPane,SKM,MKM NIP.197202201994022001
Mentor
ElokEkawati,S.Si,M.Biomed NIP.198304132007012009
Penguji
AsepZaenalM,SKM,M.Epid NIP.196601061988031002
Puji dan syukur kepada Allah SWT, atas rahmat dan hidayah-Nya sehingga laporan rancangan aktualisasi dengan judul “Pembuatan Laman “Harkit U-Search(Update Reseacrh)” sebagai Monitoring Perkembangan Pengajuan Izin Penelitian di Rumah
SakitJantungdanPembuluhDarahHarapanKita” inidapatdiselesaikandenganpenuh kesungguhan dan kedisiplinan. LaporanRancangan Aktualisasi ini disusun sebagai salah satu persyaratan pelaksanaan Agenda Aktualisasi Pelatihan Dasar (Latsar) Calon Pegawai Negeri
SipilgolonganIIIangkatanVBapelkesCikarangdandiharapkandapatmemberikankontribusi untuk perbaikan pelayanan di Sub Substansi Penelitian dan Pengembangan Rumah Sakit JantungdanPembuluhDarahHarapanKita.
Laporan rancangan aktualisasi ini disusun sebagai bentuk penerapan nilai-nilai dasar
ASN Ber-AKHLAK (Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif) yang telah penulis dapatkan dari pelatihan dasar Calon Pegawai Negeri Sipil yang diwujudkan dalam habituasi di unit kerja Sub Substansi Penelitian dan Pengembangan Rumah Sakit Jantung dan Pembuluh Darah Harapan Kita. Adapun pelaksanaannya bertujuan sebagaisalahsatulangkahdalamrangkaperbaikanyangterusmenerusterhadapkualitasASN dalam fungsinya sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik, dan perekat kesatuan bangsa.
Disadari bahwa tanpa bantuan dan dukungan banyak pihak, laporan rancangan aktualisasi ini tidak dapat diselesaikan dengan baik. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulismengucapkanterimakasihkepada:
1. Dr. dr. Iwan Dakota, SpJP(K), MARS, FACC,FESC., selaku Direktur Utama Rumah SakitJantungdanPembuluhDarahHarapanKita.
2. Dr. dr. Basuni Radi, SpJP(K)., selaku Direktur SDM, Pendidikan dan Penelitian RumahSakitJantungdanPembuluhDarahHarapanKita.
3. Dr. dr. Cindy Elfira Boom, SpAn. KAKV. KAP., selaku Koordinator Pendidikan dan PenelitianRumahSakitJantungdanPembuluhDarahHarapanKita.
4. Elok Ekawati, S.Si, M.Biomed., selaku Sub Koordinator Penelitian dan Pengembangan sekaligus mentor yang telah memberikan kesempatan dan bimbingandalammelakukankegiatanaktualisasi.
5. Erlinawati Pane, SKM, MKM selaku coachyang telah membimbing penyusunan LaporanRancanganAktualisasi.
6. Asep Zaenal M, SKM, M.Epid selaku penguji pada Seminar Rancangan Aktualisasi yangtelahmemberikanmasukankepadapenulis.
7. Para Widyaiswara di Balai Pelatihan Kesehatan Cikarang, yang telah memberikan wawasan dan pengetahuan tentang nilai-nilai dasar ASN serta peran dan kedudukanPNSdemiterwujudnyaSmartGovernance.
8. Bapak dan Ibu yang senantiasa mendoakan serta memberikan dukungan moral yangsangatberartibagipenulis.
9. EgiFebriana,adekkutersayang,yangsangatperhatiandanmemberikansemangat kepadapenulisdalamprosespenyusunanlaporanrancanganaktualisasiini.
10.Rekan kerja di Sub Substansi Penelitian dan Pengembangan yang terus memberikandoadandukungan.
11.Rekan-RekanPesertaLatsarGolonganIIIkhususnyaAngkatanVTahun2022yang telahmemberikanbegitubanyakmotivasi.
12.Semua pihak yang tidak dapat saya sebutkan satu persatu yang telah berperan dalamsuksesnyakegiatanpelatihandasarCPNSTahun2022.
Penulis menyadari bahwa rancangan aktualisasi ini masih jauh dari kata sempurna, oleh karena itu saran yang membangun dari semua pihak sangat diharapkan demi menyempurnakan laporan ini selanjutnya. Akhir kata, tidak ada kata-kata selain terima kasih banyak dan semoga Allah SWT Tuhan Semesta Alam membalas kebaikan semua pihak yang telah membantu. Penulis berharap Rancangan Aktualisasi ini kelak dapat bermanfaat bagi semua pihak serta dapat memberikan sumbangsih yang dapat membawa perubahan dalam institusi yaitu pada Rumah Sakit Jantung dan Pembuluh Darah Harapan Kita menjadi lebih baik.
Cikarang,4Juli2022
Gambar2.1StrukturOrganisasiRSJPDHK......................................................................14
Gambar2.2StrukturOrganisasiSubSubstansiPenelitiandanPengembangan..................16
Gambar3.1DiagramFishBone....................................................................................23
Undang-UndangNo.5Tahun2014tentangAparaturSipilNegara(ASN)dijelaskan bahwaAparaturSipil Negarayang selanjutnyadisingkat ASNadalahprofesi bagi pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang bekerja pada instansi pemerintah.
Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya disingkat PNS adalah warga negara
Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, diangkat sebagai pegawai ASN secara tetap oleh pejabat pembina kepegawaian untuk menduduki jabatan pemerintahan. Fungsi ASN yaitu sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik, serta perekat dan pemersatu bangsa. Dalam rangka pelaksanaan cita – cita bangsa dan mewujudkan tujuan negara menuju SmartGovernance, perlu dibangun aparatur sipil negara yang memiliki nilai-nilai sebagai SmartASN berupa integritas, nasionalisme, profesionalisme, berwawasan global, menguasai teknologi daninformasi sertabahasa asing,hospitality,entrepreneurship, dan memilikijaringanluas.
Calonpegawainegerisipil(CPNS)sebelummenjadiPNSharusmengikutiPelatihan Dasar(Latsar)CPNS.PelaksanaanKegiatanLatsarCPNSdiaturdalamPeraturanLembaga
Administrasi Negara Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2021 tentang Perubahan Atas
Peraturan Lembaga Administrasi Negara Nomor 1 Tahun 2021 Tentang Pelatihan Dasar
CalonPegawaiNegeriSipilbahwaLatsarCPNSbertujuanuntukmembentukkarakterPNS yangprofesionalsesuaibidangtugas.BalaiPelatihanKesehatanCikarangmerupakansalah satubalaipelatihanuntukmenunjangpelaksanaanLatsarCPNSdilingkunganKementerian Kesehatan.KegiatanpelaksanaanLatsarCPNSdilakukaninternalisasinilai-nilaidasarASN yang diakronimkan sebagai BerAKHLAK (Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif) yang dapat dilakukan habituasi dan aktualisasi dalam melaksanakanseluruhkegiatandiunitkerja.
SmartGovernancemerupakanupayadalammelakukanperubahanagarorganisasi dapat berjalan lebih optimal dengan memanfaatkan kemajuan teknologi. Perkembangan
teknologi informasi menuntut organisasi untuk dapat beradaptasi dan memanfaatkan teknologitersebutmelaluiide-ideinovasiyangharusterusdikembangkan.Perkembangan teknologi tentunya dapat dimanfaatkan suatu organisasi untuk menyelesaikan kendala yangterjadiagarkeberjalanannyadapatlebihefektifdanefisien.
Peran PNS bidang administrasi kesehatan adalah mampu menyelesaikan masalah
kesehatanyangterjadimelaluipenciptaanide/adaptifterhadapperubahanlingkungan
dengan meningkatkan kemampuan ilmu pengetahuan dan penguasaan teknologi kesehatan. Kegiatan administrasi mutlak dilakukan mengingat kebutuhan pelayanan kesehatanterusdibutuhkanolehmasyarakat.Kelangsunganpembangunankesehatan untuksaatinidanmasadepandibutuhkanpetugaskesehatan,salahsatunyaberfungsi sebagai eksekutor administrasi. Pelaku administrasi kesehatan diberi tugas dan wewenanguntukmenyelenggarakankegiatanadministrasisesuaidengantugaspokok yangdiberikan.
Rumah Sakit Jantung dan Pembuluh Darah Harapan Kita (RSJPDHK) merupakan rumahsakitkhususyangmenjadiPusatRujukanNasionaluntukpenangananpenyakit jantung dan pembuluh darah (kardiovaskular). Sebagai Pusat Jantung Nasional (NationalCardiovascularCentre), selain menyediakan pelayanan kesehatan jantung, RSJPDHK juga dikembangkan sebagai wahana pendidikan serta pelatihan, dan penelitiandalambidangkesehatankardiovaskular.HalinisesuaidenganmisiRSJPDHK yakni “Menyelenggarakan pelayanan, pendidikan serta penelitian dan pengembangan kardiovaskular berkualitas”. Sebagai salah satu rumah sakit pusat rujukan sekaligus rumah sakit pendidikan dibawah naungan Kementerian Kesehatan, RSJPDHK menjadi tempatlahirnyaberbagaipenelitiandaninovasiterkaitkardiovaskular.
Sub Substansi Penelitian dan Pengembangan merupakan unit kerja dibawah koordinasi Koordinator Pendidikan dan Penelitian di Direktorat SDM, Pendidikan dan Penelitian. Sub Substansi Penelitian dan Pengembangan memiliki tupoksi dalam melaksanakanperencanaan,penganggaran,prosesadministrasi,menyusunkebijakan, monitoring dan evaluasi penelitian dan inovasi di RSJPDHK. Sub Substansi Penelitian dan Pengembangan berperan penting dalam administrasi penelitian, banyak berbagai kendala/permasalahanyangtimbulselamapelaksanaantugasyangberkaitanlangsung dengan peneliti di RSJPDHK yang salah satunya adalah belum optimalnya layanan monitoring dan evaluasi pengajuan izin penelitian di Sub Substansi Penelitian dan Pengembangan.Monitoringdanevaluasipengajuanizinpenelitianyangbelumoptimal dikarenakan Sub Substansi Penelitian dan Pengembangan termasuk unit kerja baru dan saat ini sedang melakukan pengembangan dan pengaturan kegiatan proses administrasi melalui kebijakan penelitian dan pengembangan di Rumah Sakit Jantung dan Pembuluh Darah Harapan Kita sehingga dibutuhkan mekanisme baru dalam memudahkan kinerja dan memaksimalkan pelayanan administrasi penelitian dan pengembangan.
Berdasarkan hal tersebut, penulis mengangkat tema rancangan aktualisasi yaitu optimalisasi pelayanan monitoring perkembangan pengajuan izin penelitian di Rumah Sakit Jantung dan Pembuluh Darah Harapan Kita. Diharapkan dengan adanya aktualisasi nilai-nilai dasar PNS ini, dapat memberikan gagasan penyelesaian dalam mengatasikendalayangterjadiagarkinerjadiunitkerjadalamberjalanlebihoptimal.
1.2.1 Mengetahuikendalayangterjadiselamapelaksanaantugasdiunitkerja.
1.2.2 Mampu menyelesaikan kendala yang terjadi di unit kerja dengan aktualisasi nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK (Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif) dalam menjalankan peran PNS sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayanpublik,sertaperekatdanpemersatubangsa.
1.2.3 Memanfaatkan teknologi guna menciptakan inovasi dalam mengatasi kendala di unit kerja yaitu belum optimalnya layanan monitoring perkembangan pengajuan izin penelitiandiSubSubstansiPenelitiandanPengembangan.
1.3 ManfaatAktualisasi
1.3.1 Manfaatbagipenulis/staf:
• Dapat menciptakan individu sebagai Aparatur Sipil Negara yang dapat melakukan kinerjanya dengan didasarinilai-nilai ASN BerAKHLAK (Berorientasi Pelayanan,Akuntabel,Harmonis,Loyal,Adaptif,danKolaboratif).
• Dapat melakukan efisiensi waktu dalam melaksanakan tugas dengan memanfaatkanteknologidaninovasiyangsudahdirancang.
1.3.2 ManfaatbagiinstansiRSJPDHK:
• Peningkatan kualitas mutu pelayanan administrasi penelitian sesuai visi dan misiRumahSakitJantungdanPembuluhDarahHarapanKita.
• Dapat melakukan efisiensi biaya dengan menghemat anggaran untuk mengoptimalkan kinerja dengan pemanfaatan teknologi dan inovasi yang dirancang.
1.3.3 Manfaatbagimasyarakat:
• TercapainyapelayananberkualitasuntukmasyarakatsebagaiwujudfungsiASN sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik, serta perekat dan pemersatubangsa.
• Tercapainya kepuasan masyarakat terhadap layanan yang sudah diberikan terutamakepada semuapeneliti di RumahSakit Jantung danPembuluhDarah HarapanKita.
Dalam rangkaian kegiatan aktualisasi yang dijalani, adapun ruang lingkup atau batasanrancangankegiatanaktualisasiinimeliputi:
1. Peneliti merupakan peneliti internal (karyawan RSJPDHK) dan peneliti eksternal (mahasiswa/institusi) yang mengajukan izin penelitian ke Rumah Sakit Jantung dan PembuluhDarahHarapanKita.
2. TempatkegiatanaktualisasidilaksakandiSubSubstansiPenelitiandanPengembangan RumahSakitJantungdanPembuluhDarahHarapanKita.
3. Kegiatan aktualisasi dilaksanakan sesuai jadwal Latsar CPNS dimulai pada 6 Juli 2022 sampaidengan12Agustus2022.
NamaLengkap :EkaRamadayanti,S.K.M
NIP :199801282022032004
Angkatan :GolonganIIIAngkatanVBapelkesCikarang
Jabatan :AhliPertamaAdministratorKesehatan
Instansi :RumahSakitJantungdanPembuluhDarahHarapanKita
UnitKerja :SubSubstansiPenelitiandanPengembangan
Rumah Sakit Jantung dan Pembuluh Darah Harapan Kita (RSJPDHK) merupakan rumah sakit khusus yang menjadi Pusat Rujukan Nasional untuk penanganan penyakit jantung dan pembuluh darah (kardiovaskular). Rumah sakit ini didirikan oleh Yayasan Harapan Kita diatas tanah seluas 22.389 m2 di Jl. S. Parman kavling87Slipi,JakartaBaratdandiresmikanpadatanggal9Nopember1985.
Pada tanggal 27 Maret 1985 Yayasan Harapan Kita melalui Surat Keputusan No.02/1985 menyerahkan kepemilikan rumah sakit ini kepada pemerintah dalam hal iniDepartemenKesehatan,tetapipengelolaannyadiserahkankepadaYayasanHarapan Kita berdasarkan SK No. 57/Menkes/SK/II/1985. Pada tanggal 31 Juli 1997 Yayasan
Harapan Kita menyerahkan kembali pengelolaan Rumah Sakit Jantung Harapan Kita
kepadaDepartemenKesehatanRepublik Indonesiadanselanjutnyamelalui Peraturan
Pemerintah nomor 126 tahun 2000, status Rumah Sakit Jantung Harapan Kita pun berubahmenjadiPerusahaanJawatandibawahnaunganKementerianBUMN.
Pada tanggal 13 Juni 2005, ditetapkan Peraturan Pemerintah nomor 23 tahun
2005 tentang Pola Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum, yang menyebutkan perubahan status rumah sakit yang semula berstatus Perusahaan Jawatan (Badan
Usaha Milik Negara) menjadi Badan Layanan Umum (pasal 37 ayat 2). Dengan demikian, Rumah Sakit Jantung dan Pembuluh Darah Harapan Kita pun berubah
statusnya menjadi BLU-RSJPD Harapan Kita, yang berada di bawah Kementerian
2.2.2
Kesehatan RI sebagai Unit Pelaksanaan Teknis dengan menerapkan Pola Pengelolaan KeuanganBadanLayananUmum(PPK-BLU).
Sebagai Pusat Jantung Nasional (National Cardiovascular Centre), selain menyediakan pelayanan kesehatan jantung, RSJPDHK juga dikembangkan sebagai wahana pendidikan serta pelatihan, dan penelitian dalam bidang kesehatan kardiovaskular.BerbagaiupayatelahdilaksanakanuntukmenciptakanGoodCorporate Governance, yakni: transparansi, kemandirian, akuntabilitas, pertanggung jawaban dan kewajaran. Salah satu wujud pelaksanaannya adalah senantiasa meningkatkan mutulayananyangsalahsatuupayadilakukanmelaluiprogramakreditasibaiktingkat NasionalmaupunInternasional.
Akreditasidibidangpendidikanjugadilakukanterkaitdenganpenyelenggaraan pedidikansebagaisalahsaturumahsakitpendidikandibidangkardiovaskular.Adapun
jenis akreditasi dimaksud yang telah dicapai diantaranya akreditasi rumah sakit pendidikan oleh Kementerian Kesehatan RI pada tahun 2014, Akreditasi KARS Paripurna pada tahun 2018, Akreditasi KARS Internasional pada tahun 2019, serta AkreditasiInternasionalJointCommissionInternational(JCI)padatahun2019.
Rumah Sakit Jantung dan Pembuluh Darah Harapan Kita memiliki visi “Menjadi Pusat Kardiovaskular Berkualitas Setara Asia”.
2.2.3 MisiRumahSakitJantungdanPembuluhDarahHarapanKita
Rumah Sakit Jantung dan Pembuluh Darah Harapan Kita memiliki misi “Menyelenggarakan pelayanan, pendidikan serta penelitian dan pengembangan kardiovaskular berkualitas”
2.2.4 TujuanRumahSakitJantungdanPembuluhDarahHarapanKita
1. Mewujudkan pelayanan kardiovaskular yang berkualitas setara rumah sakit terkemukaasia.
2. Memperolehinovasibarudibidangkardiovaskular.
3. Meningkatkan akses masyarakat dalam memperoleh pelayanan kesehatan kardiovaskular.
4. Mewujudkanlulusanpesertadidikyangberkualitas.
5. Mewujudkankepuasanpasien.
6. MeningkatkankemandirianBLU.
2.2.5 NilaiBudayaRumahSakitJantungdanPembuluhDarahHarapanKita
"ICARE"
1. Integrity,Kesesuaian komitmen dan tindakan akan menjadi tolok ukur penilaian darijasayangditawarkanolehRSJPDHK
2. Competence,Sebagai rumah sakit rujukan terakhir kardiovaskular, RSJPDHK harusmemilliki dan mengembangkan kompetensinya di bidang kardiovaskularlewatpelayanan,pendidikandanrisetyangberkualitastinggi
3. Accessibility,RSJPDHK berupaya keras membuka pintu pelayanan selebarlebarnyakepadaseluruhpihakyangmembutuhkantanpaterkecuali
4. Reliability,Sebagai rumah sakit dengan kompetensi utama di bidang kardiovaskular,RSJPDHKakanmengedepankankualitasdemimenjadirumahsakit yangpalingdipercayaolehseluruhpihak
5. Excellence,Selain kompetensi medis yang unggul, RSJPDHK berkomitmen memberikanpelayananunggulyangberorientasipadakebutuhanpasien
2.2.6 TaglineRumahSakitJantungdanPembuluhDarahHarapanKita
Rumah Sakit Jantung dan Pembuluh Darah Harapan Kita memiliki tagline "Asian Leader"
2.2.7 Struktur Organisasi Rumah Sakit Jantung dan Pembuluh Darah Harapan
Kita
Sub Substansi Penelitian dan Pengembangan merupakan unit kerja dibawah dibawah koordinasi Koordinator Pendidikan dan Penelitian di Direktorat SDM, Pendidikan dan Penelitian. Sub Substansi Penelitian dan Pengembangan memiliki tupoksi dalam melaksanakan perencanaan, penganggaran, proses administrasi, menyusun kebijakan, monitoring dan evaluasi penelitian dan inovasi di RSJPDHK. Sebagai unit yang memegang peran penting dalam administrasi penelitian, Sub Substansi Penelitian dan Pengembangan memiliki peranan penting dalam menjadi katalisator peneliti untuk terus melakukan terobosan dan inovasi bidang penelitian melalui program-program yang akan dijalankan demi mewujudkan tujuan RSJPDHK memperolehinovasibarudibidangkardiovaskular.
JenislayanandiSubSubstansiPenelitiandanPengembanganberupa:
1. ProgramHibahPenelitianHarapanKitamerupakanpembiayaanprogrampenelitian yangdiharapkanmampumeningkatkankualitaspelayanandiRumahSakitJantung danPembuluhDarahHarapanKita.
2. PembiayaanBantuanPublikasibagipenelitidalamRSJPDHKyanginginmelakukan publikasihasilpenelitiannyadijurnalnasionalmaupuninternasional.
3. Pembiayaan Prestasi Publikasi merupakan pembiayaan yang diberikan kepada peneliti dalam RSJPDHK yang berhasil melakukan publikasi sebanyak dua kali dalamperiodewaktusatutahundijurnalnasionalmaupuninternasional.
4. Bantuan Biaya PenangananAdverseEvent/SeriousAdverseEvent(AE/SAE) untuk penelitianujiklinik.
5. Pengembanganinovasiberbasispenelitian.
6. Pengembanganpenelitianberbasispelayanan(stemcell).
Struktur Organisasi di Sub Substansi Penelitian dan Pengembangan adalah sebagai berikut:
DirekturSDM,PendidikandanPenelitian
KoordinatorPendidikandanPenelitian
SubKoordinatorPenelitiandanPengembangan
StafPerencanaandan PenganggaranPenelitian danPengembangan
StafMonitoringdan EvaluasiPenelitian danPengembangan
Gambar 2. 2 Struktur Organisasi Sub Substansi Penelitian dan Pengembangan
2.3.4 TugasFungsiPenulisdalamUnitKerja
Berdasarkan Sasaran Kinerja Pegawai (SKP), Staf Monitoring dan Evaluasi
PenelitiandanPengembanganmemilikitugasdanfungsisebagaiberikut:
1. Tersedianyadatadukungkegiatanpenelitianinovasiberbasispenelitian
2. Terlaksananya monitoring dan evaluasi kegiatan penelitian inovasi berbasis penelitiandanseluruhkegiatanpenelitian.
3. Tersedianyadatadukungkegiatanpenelitianstemcellberbasispelayanan
4. Terlaksananya monitoring dan evaluasi kegiatan penelitian stemcellberbasis pelayanan.
5. Tersedianyadatadukungpanduan/kebijakan/SOPkegiatanpenelitian.
6. Tersusunnyadraftpanduan/kebijakan/SOPkegiatanpenelitian.
7. Tersedianya data dukung kajian/evaluasipenelitiandanpengembangan (data registripenyakitutama,jurnalafiliasiRSJPDHKbaiknasionaldaninternasional).
8. Terlaksananyarekapitulasidatakajian/evaluasipenelitiandanpengembangan.
9. Terlaksananyakoordinasisyaratizinpenelitian.
BerdasarkanpengalamanpenulisdalammelaksanakantugassebagaiStafMonitoringdanEvaluasiPenelitiandanPengembangandiSub
Substansi Penelitian dan Pengembangan Rumah Sakit Jantung dan Pembuluh Darah Harapan Kita, terdapat beberapa kendala yang perlu
menjadiperhatianterkaitdenganprosesadministrasipenelitiansebagaiberikut:
No Isu Kondisisaatini Dampak
PihakTerlibat Keterkaitandengan
SmartASNdan
ManajemenASN
1 Belum optimalnya
sosialisasi terkait
alur proses
pengajuan izin
penelitian di Rumah
Sakit Jantung dan
Pembuluh Darah
Harapan Kita di tahun2022.
a. Peneliti yang belum
memahami alur proses
pengajuan izin penelitian satu per satu menghubungi staf yang bertugas guna mendapatkanpenjelasan.
b. Staf menerima pesan baik
melalui telpon ext maupun pesan pribadi seputar pengajuan awal penelitian di RSJPDHK. Dalam sehari rata-rata staf menerima
pertanyaan dari peneliti
seputar hal yang sama sebanyak2-3peneliti.
• Tidak pahamnya peneliti terkait alur pengajuan izin penelitian menyebabkan kesalahan pengiriman dokumen ke unit lain. Dokumen pengajuan awal/addendum penelitian berupasuratizin/pengantardari peneliti dan proposal penelitian berupahardcopydapatdiajukan langsung ke Direktur Utama
RSJPDHK, namun masih ada beberapa peneliti yang mengirimkan dokumen langsung ke Tim Etik Penelitian via email maupun hardcopy. Hal ini menyebabkan
a. Substansi Pendidikan danPenelitian
b. Sub Substansi Penelitian dan Pengembangan
c. Tim Etik Penelitian/Intitutional ReviewBoard(IRB)
d. Peneliti
• Terkait dengan materi SMART ASN (professional, entrepreneurship).
c. Pertanyaan peneliti kepada staf terkadang dilakukan padasaatdiluarjamkerja.
terhambatnya izin dan kajian penelitian diproses sertamenyebabkanmissing antar unit terkait seperti Substansi Pendidikan dan Penelitian, Sub Substansi Penelitian dan Pengembangan denganTimEtikPenelitian.
2 Belum optimalnya pelayanan monitoring perkembangan pengajuan izin
penelitian di Sub Substansi Penelitian dan Pengembangan tahun2022.
a. Dalamsehari,terdapat3-5 peneliti mengirim pesan
kepada staf untuk menanyakan perkembangan proses izin
penelitiannya sudah sejauh mana. Masalah ini disebabkan karena belum adanya laman/website yang menggambarkan proses
perkembangan penelitian di RSJPDHK sehingga peneliti tidak mengetahui perkembangan proses izin
penelitianyangtelahdiajukan.
b. Pertanyaan peneliti kepada staf terkadang dilakukan pada saatdiluarjamkerja.
c. Para peneliti tidak mengetahui estimasi waktu terkait proses
a. Penelititidakdapatmelakukan estimasiterhadaptimeline
penelitiannya dengan tepat karena tidak mengetahui seberapa lama dan sudah sampai mana proses izin penelitianyangsudahdiajukan keRSJPDHK.
b. Peneliti tidak mengetahui unit-unit yang berkaitan dalam melakukan proses izin penelitian. Unit yang memilikitupoksimemrosesizin penelitian adalah Sub Substansi Penelitian dan Pengembangan, Tim Etik Penelitian, dan Sub Substansi Tata Usaha. Namun hingga saat ini, peneliti hanya
• Sub Substansi Penelitian danPengembangan
• Tim Etik Penelitian/Intitutional ReviewBoard(IRB)
• SubSubstansiTataUsaha
• Peneliti
• Terkait dengan materi SMART ASN (professional, hospitality).
3 Belum adanya
kebijakan terkait
prosedur setelah
terbit surat izin dari
Direktur Utama dan surat ethical clearance dari Tim EtikPenelitian/IRBdi
Rumah Sakit
Jantung dan
Pembuluh Darah
Harapan Kita pada tahun2022.
pengajuan izin penelitian yang telah diajukan. Beberapa
peneliti menanyakan kepada
staf berapa lama estimasi proses izin penelitian dapat selesai.
melakukan follow up di TimEtikPenelitian.
c. Tidak adanya transparansi proses administrasi dan kajian izin penelitian dapat menyebabkan penilaian
peneliti terhadap kinerja dan pelayanan rumah sakit terutama bidang administrasi penelitian akan dinilai kurang baik.
a. Sebanyak 2-3 peneliti menanyakan terkait
konfirmasi pembayaran biaya
penelitian ke Sekretariat Tim Etik Penelitian yang harusnya
dapat dikonfirmasi ke SekretariatInstalasiPenelitian
dan Pengembangan. Hal ini terjadi setelah peneliti mendapatkan surat izin dari DirekturUtama.
b. Peneliti belum tertib melaporkan perkembangan
pelaksanaan penelitian sebagai bentuk monitoring dan evaluasi
a) Hilangnya monitoring pembayaran tarif biaya penelitian.
b) Hilangnya informasi penting terkait perkembangan penelitian maupun hasil penelitian yang bermanfaat bagi pelayanan di Rumah Sakit Jantung dan Pembuluh Darah HarapanKita.
a. Sekretariat Tim Etik
Penelitian
b. Sub Substansi Penelitian danPengembangan
c. Sekretariat Instalasi
Penelitian dan Pengembangan
d. Peneliti
• Terkait dengan materi SMART ASN (professional, hospitality).
penelitian ke Sub Substansi
Penelitian dan
Pengembangan. Dalam satu
bulan, rata-rata staf Sub
Substansi Penelitian dan
Pengembangan mengirimkan
formulir laporan
perkembangan penelitian ke
40 peneliti via email. Namun, sampai deadlineyang sudah
ditentukan masih 50% dari
jumlah penelitian berjalan
yang melaporkan
perkembanganpenelitiannya.
c. Peneliti menanyakan
bagaimana prosedur
presentasi hasil akhir
penelitiandi RSJPDHK. Hal ini
disebabkan karena belum
adanya kebijakan maupun
sosialisasi terkait alur
penelitian setelah
mendapatkan dokumen surat
izin penelitian dari Direktur
Utama dan surat ethical clearance.
Berdasarkan identifikasi terhadap isu yang menjadi kendala di unit kerja, maka selanjutnya akan dilakukan penapisan/pemilahan isu dengan metode A (Aktual), P (Problematik),K(Kekhalayakan),L(Kelayakan)untukmengetahuiisumanayangmenjadi prioritas utama yang dapat dicari solusi berdasarkan peran dan wewenang jabatan di instansisebagaiberikut:
Tabel3.2PenetapanCoreIsudiSubSubstansiPenelitiandanPengembangan
1 Belum optimalnya sosialisasi terkait alur proses pengajuan izin penelitian di Rumah Sakit Jantung dan PembuluhDarahHarapanKitaditahun2022.
2 Belum optimalnya pelayanan monitoring perkembangan pengajuanizinpenelitiandi Sub Substansi Penelitiandan Pengembangantahun2022.
3 Belum adanya kebijakan terkait prosedur setelah terbit suratizindariDirekturUtamadansuratethicalclearance dari Tim Etik Penelitian/IRB di Rumah Sakit Jantung dan PembuluhDarahHarapanKitapadatahun2022.
5
BerdasarkanisuyangdiujidenganmenggunakanmetodeAPKL,makadapatdiperoleh isuprioritasyangharusditanganiterlebihdahuluyaitu “Belumoptimalnyapelayanan monitoring perkembangan pengajuan izin penelitian di Sub Substansi Penelitian dan Pengembangan tahun 2022.” Pemilihan isu tersebut dilakukan dengan analisis dampak jika hal tersebut tidak ditangani maka akan berakibat pada halhalberikut:
1. Peneliti tidakdapat melakukanestimasiterhadaptimelinepenelitiannyadengantepat karenatidakmengetahuiseberapalamadansudahsampaimanaprosesizinpenelitian yangsudahdiajukankeRSJPDHK.
2. Peneliti tidak mengetahui unit-unit yang berkaitan dalam melakukan proses izin penelitian. Unit yang memiliki tupoksi memroses izin penelitian adalah Sub Substansi Penelitian dan Pengembangan, Tim Etik Penelitian, dan Sub Substansi Tata Usaha. Namunhinggasaatini,penelitihanyamelakukanfollowupdiTimEtikPenelitian.
3. Tidak adanya transparansi proses administrasi dan kajian izin penelitian dapat menyebabkanpenilaianpenelititerhadapkinerjadanpelayananrumahsakitterutama bidangadministrasipenelitianakandinilaikurangbaik.
Dari tabel penapisan isu di atas, dapat dilihat bahwa isu belum optimalnya pelayanan monitoring perkembangan pengajuan izin penelitian di Sub Substansi Penelitian dan Pengembangan tahun 2022 menjadi prioritas utama dibandingkan dengan isu yang lain. Selanjutnya, untuk mengetahui penyebab
permasalahan secara mendalam maka dilakukan analisis berdasarkan sebab akibat
dengan menggunakan diagram fishbonedengan kategori 4S (Surroundings,Suppliers, System,andSkills)sebagaiberikut:
Gambar 3. 1 Diagram FishBone
Berdasarkan diagram fishbone di atas, ditemukan akar permasalahan belum optimalnya pelayanan monitoring perkembangan pengajuan izin penelitian di SubSubstansiPenelitiandanPengembangantahun2022 disebabkanoleh:
1. Belum adanya sosialisasi masif terkait Panduan Administrasi Penelitian dan SOP PengajuanIzinPenelitian
2. Tampilanlamanresmihanyamenampilkanalurpengajuanizinpenelitiandanfasilitas penelitian.
3. BelumadakebijakanresmiterkaitTMTprosesadministrasi/kajianizinpenelitian
4. Tidakadapemberitahuanlamaprosesadministrasipengajuanizinpenelitian.
5. Belummampumelakukandevelopwebuntukmenampilkanperkembanganprosesizin penelitian
6. Penelitibelummengatahuiaksesalurdilamanresmi.
7. Membutuhkanpihakketigauntukdevelopweb.
8. Belumadalamanresmibagian perkembanganpengajuanizinpenelitian
9. Anggaran untuk melakukandevelopwebperkembangan proses izin penelitian belum menjadiprioritaskarenajumlahpengajuanizinpenelitianbelummemenuhistandar.
Untuk kegiatan yang akan dilakukan selama aktualisasi, penulis tidak memilih
semua solusi permasalahan dikarenakan durasi waktu yang singkat yaitu 1 bulan. Sehingga penulis memilih kegiatan yang memungkinkan untuk dilakukan yaitu pada unsursuppliers belumadalamanresmibagianperkembanganpengajuanizin penelitian untuksegeradicarikansolusipemecahanpermasalahannyapadakegiatan aktualisasi.
Prioritas isu sudah ditentukan melalui metode APKL dengan sebab utama isu “Belum optimalnya pelayanan monitoring perkembangan pengajuan izin penelitian di Sub Substansi Penelitian dan Pengembangan tahun 2022.” yang akan dicari pemecahan isunya. Dari permasalahan tersebut muncul gagasan untuk memecahkan isu tersebutyakni “Pembuatan Laman “Harkit U-Search(UpdateReseacrh)” sebagai Monitoring Perkembangan Pengajuan Izin Penelitian di Rumah Sakit Jantung dan Pembuluh Darah Harapan Kita”.
Berdasarkan gagasan pemecahan isu diatas, diperoleh beberapa kegiatan untuk menyelesaikanmasalahisutersebut.Kegiatanyangdilakukanantaralain:
1. Melakukan konsultasi dengan Sub Koordinator Penelitian dan Pengembangan selaku mentordanKepalaUnitKerjaterkaitgagasanpemecahanyangdiusulkan.
2. Melakukan koordinasi dengan Sekretariat Tim Etik Penelitian (InstitutionalReview Board)terkaitintegrasidatapengajuanizinpenelitian.
3. Menyusunsistemlamanperkembanganpengajuanizinpenelitian.
4. Melakukan sosialisasi dan uji coba kepada peneliti terkait akses sistem laman untuk mengetahuiperkembanganpengajuanizinpenelitian.
5. Melakukanevaluasiterkaithasilsosialisasidanujicobaakseslamankepadapeneliti.
6. Mengajukan sistem laman perkembangan pengajuan izin penelitian ke Sub Substansi HumasRSJPDHK.
Nama :EkaRamadayanti,S.K.M
Jabatan :AhliPertamaAdministratorKesehatan
UnitKerja :SubSubstansiPenelitiandanPengembanganRSJPDHK
IdentifikasiIsu :
1. BelumoptimalnyasosialisasiterkaitalurprosespengajuanizinpenelitiandiRumah SakitJantungdanPembuluhDarahHarapanKitaditahun2022.
2. Belum optimalnya pelayanan monitoring perkembangan pengajuan izin penelitian diSubSubstansiPenelitiandanPengembangantahun2022.
3. Belum adanya kebijakan terkait prosedur setelah terbit surat izin dari Direktur Utama dan surat ethicalclearancedari Tim Etik Penelitian/IRB di Rumah Sakit JantungdanPembuluhDarahHarapanKitapadatahun2022.
IsuyangDiangkat : Belum optimalnya pelayanan monitoring perkembangan pengajuanizinpenelitiandiSubSubstansiPenelitiandanPengembangantahun2022.
Gagasan Pemecahan Isu : Pembuatan Laman “Harkit U-Search(UpdateReseacrh)” sebagaiMonitoringPerkembanganPengajuanIzinPenelitiandiRumahSakitJantungdan PembuluhDarahHarapanKita.
1 Melakukan
konsultasi dengan
Sub Koordinator
Penelitian dan
Pengembangan
selaku mentor dan
Kepala Unit Kerja
terkait gagasan
pemecahan yang
diusulkan.
1. Menghubungi mentor dan menjadwalkan waktu untuk konsultasi.
Kesepakatan
waktu untuk konsultasidengan mentor.
PelatihanBerAKHLAK
• Saya menghubungi mentor selaku
kepalaunitkerjauntukmelaporkan
sekaligus melakukan konsultasi
terkait rancangan aktualisasi yang
sudah saya susun dengan bersikap
hormat sehingga mentor
mengetahui gagasan yang saya
usulkan untuk perbaikan sistem administrasidiRSJPDHK (Loyal).
• Saya memahami kesibukan mentor
dan menghargai kesepakatan
waktu yang diberikan agar tetap
tercipta lingkungan kerja yang
kondusif (Harmonis).
• Saya mengusulkan gagasan
pemecahan isu prioritas dengan
memahami dan memenuhi
kebutuhan peneliti (Berorientasi pelayanan).
Sesuai dengan Misi
RSJPHK yaitu
menyelenggarakan
pelayanan, pendidikan, serta
penelitian dan
pengembangan
kardiovaskular
berkualitas dengan
tujuan memperoleh
inovasi baru di bidangkardiovaskular.
Rancangan aktualisasi ini bertujuan untuk
meningkatkan
mutu kualitas
pelayanan
penelitian dan pengembangan.
• Excellence, berorientasi kepadakebutuhan parapeneliti.
• Reliability, mengedepankan kualitas demi menciptakan rancangan laman yang aktual dan dipercaya oleh seluruhpihak.
singkat mengenai
rencana/ide sistem laman yang akan sayarancang.
Dokumentasi saat
melakukan paparan presentasiberupa fotokegiatan.
• Saya bertanggungjawab atas rancangan aktualisasi yang saya usulkan (Akuntabel).
• Saya memaparkan ide laman yang
sudah saya rancang dengan
3. Meminta mentor memberikan arahan untuk melanjutkan kegiatanaktualisasi.
• Notulensi hasil arahan dari mentor dan fotokegiatan.
• Hasilperbaikan pada usulan laman yang sudah dirancang sesuai arahan darimentor.
kualitas terbaik kepada mentor (Kompeten).
• Saya terbuka menerima masukan dari mentor untuk menghasilkan nilai tambah pada rencana dan ide sistem laman yang saya usulkan (Kolaboratif).
• Saya mematuhi segala arahan dari mentor untuk melanjutkan rancangan aktualisasi demi menjaga nama baik atasan dan instansisaya (Loyal).
• Saya terus melakukan inovasi dan mengembangkan kreativitas dalam menyusun perbaikan laman yang dirancang (Adaptif).
2 Melakukan koordinasi dengan
Sekretariat TimEtik
Penelitian (Institutional Review Board)
terkait integrasi data pengajuanizin penelitian.
1. Menghubungi
Sekretariat Tim Etik
Penelitian dan menjadwalkan koordinasi secara langsung.
Kesepakatan
waktu untuk
melakukan koordinasi secara langsung.
• Saya memperkenalkan diri dan menjelaskantujuanmenghubungi
Sekretariat Tim Etik Penelitian
dengan ramah (Berorientasi pelayanan).
• Saya memahami kesibukan
SekretariatTimEtikPenelitiandan
menghargai kesepakatan waktu yangdiberikanagartetaptercipta
lingkungan kerja yang kondusif (Harmonis).
Sesuai dengan Misi
RSJPHK yaitu
menyelenggarakan
pelayanan, pendidikan, serta
penelitian dan pengembangan
kardiovaskular
berkualitas dengan
tujuan memperoleh
• Competence, meningkatkan kemampuan dan kompetensi untuk menghasilkan kinerja dengan
kualitas terbaik melalui pelayanan yangdiberikan.
3 Menyusun sistem
laman
perkembangan
2. Menyiapkan daftar data yang
dibutuhkan untuk
dilakukan integrasi data pengajuan izin penelitian.
Daftar kebutuhan data pengajuan izinpenelitian
• Saya bertanggungjawab atas data
kebutuhan yang saya ajukan ke
Sekretariat Tim Etik Penelitian (Akuntabel).
• Sayamelakukantinjauanmengenai data informasi perkembangan
proses pengajuan izin penelitian
sehingga tersusun data dengan
kualitasterbaik (Kompeten).
inovasi baru di bidangkardiovaskular.
Rancangan aktualisasi
ini bertujuan untuk
meningkatkan
mutu kualitas
pelayanan
penelitian dan
pengembangan.
3. Mengadakan pertemuan dengan
Sekretariat Tim Etik
Penelitian untuk menyusun integrasi datadalamsatufile.
File excel berisi
kebutuhan data
dari Sekretariat
Tim Etik Penelitian.
• Saya bersama Sekretariat Tim Etik
Penelitian meninjau kebutuhan
data untuk melakukan integrasi
data pengajuan izin penelitian
sehingga dihasilkan nilai tambah
sesuai kebutuhan peneliti (Kolaboratif).
• Saya menjaga nama baik
Sekretariat Tim Etik Penelitian
dalam melakukan intragrasi data
bersama (Loyal).
• Saya bertindak proaktif dalam
melakukan diskusi dengan
mengusulkan kebutuhan data
tambahan yang dapat dilengkapi
bersama (Adaptif).
1. Melakukan pengecekkan data
pengajuan izin
penelitian dari
Fileexcelberupa
kebutuhan data
dari Sekretariat
Tim Etik
• Saya melakukan pengecekkan data
pengajuan izin penelitian dengan
bertanggungjawab (Akuntabel).
Sesuai dengan Misi
RSJPHK yaitu
menyelenggarakan
pelayanan,
• Excellence,
pengajuan izin penelitian. Sekretariat Tim Etik Penelitian. Penelitian sudah lengkap.
• Saya menghargai Sekretariat Tim Etik Penelitian dan melakukan
konfirmasi terkait data yang sudah
diberikan sehingga tercipta
lingkungan kerja yang kondusif (Harmonis).
pendidikan, serta
penelitian dan pengembangan
kardiovaskular
berkualitas dengan
tujuan memperoleh
berorientasikepada kebutuhanpara
peneliti.
• Competence, meningkatkan
2. Menyatukan data pengajuan izin penelitian dalam satu file.
File excel keseluruhan data
pengajuan izin penelitian di RSJPDHK.
• Saya melakukan integrasi data
antaraSubSubstansiPenelitiandan
Pengembangan dengan Tim Etik
Penelitian guna menghasilkan data
yang lengkap sebagai bentuk nilai
tambah dari kedua unit (Kolaboratif).
inovasi baru di bidangkardiovaskular.
Rancangan aktualisasi
ini bertujuan untuk
meningkatkan
mutu kualitas
pelayanan
kemampuandan kompetensiuntuk
menghasilkan kinerjadengan
kualitasterbaik
melaluipelayanan yangdiberikan.
3. Menyusun data
dukung yang
dibutuhkan untuk
pembuatan laman
dalamsatufile.
File excel data
dukung untuk
sistem laman
berupa kolom
nomor urut pengajuan, nomor protokol
penelitian, perjanjian
Kerjasama
penelitian atau
tidak, dan
Progress
pengajuan izin
penelitian (akan
diberi warna
• Saya menyusun data dukung yang
dibutuhkan untuk pembuatan
laman guna memenuhi kebutuhan
peneliti terkait informasi
perkembangan proses pengajuan
izin penelitian (Berorientasi
Pelayanan).
penelitian dan
pengembangan.
4. Mempelajari SOP dan Panduan Administrasi Penelitian di RSJPDHK guna mengetahui keseluruhan alur pengajuan izin penelitian.
5. Menentukan warna untuk menandakan setiap tahapan perkembangan prosesizinpenelitian.
sesuai proses yg berjalan).
Daftar alur pengajuan izin penelitian di RSJPDHK.
• Saya mendukung kebijakan dan peraturan dari manajemen RSJPDHK terkait alur administrasi penelitian dan mengimplementasikannya di unit kerja (Loyal).
Jenis warna setiap tahapan perkembangan proses izin penelitian.
• Saya menentukan warna berbeda untuk menandakan setiap tahapan perkembangan proses izin penelitian dengan cermat (Akuntabel)
• Saya memberikan warna berbeda pada setiap tahapan proses izin penelitian guna menghasilkan informasi dengan kualitas terbaik (Kompeten).
6. Membuat sistem laman perkembangan proses izin penelitian melalui googlesheet dengan format file excel.
Link(bit.ly)yang berisi daftar perkembangan proses izin penelitian.
• Saya membuat sistemlamanuntuk memberikan informasi mengenai perkembangan proses izin penelitian yang dibutuhkan oleh peneliti (Berorientasi pelayanan).
• Saya membuat sistem laman sebagai bentuk menciptakan
4 Melakukan
sosialisasi dan uji coba kepada
peneliti terkait
akses sistem laman
untuk mengetahui
perkembangan
pengajuan izin penelitian.
1. Menghubungi peneliti yangmasihberproses izinpenelitiannya.
Daftar peneliti yang sudah dihubungi.
inovasi dan mengembangkan kreatifitassaya (Adaptif).
• Saya menghubungi peneliti yang masih berproses pengajuan izin penelitiannya dengan ramah (Berorientasipelayanan).
• Saya tidak membedakan antar
peneliti dalam melakukan
sosialisasi, baik dari peneliti dalam (karyawanRS)maupunpenelitiluar (asal institusi luar). Semua
informasi cara akses laman
perkembangan pengajuan izin
penelitian terbuka untuk semua
penelitidiRSJPDHK (Harmonis).
Sesuai dengan Misi
RSJPHK yaitu
menyelenggarakan
pelayanan, pendidikan, serta
penelitian dan
pengembangan
kardiovaskular
berkualitas dengan
tujuan memperoleh
inovasi baru di bidangkardiovaskular.
Rancangan aktualisasi
• Competence, meningkatkan kemampuan dan kompetensi untuk menghasilkan kinerja dengan kualitas terbaik melalui pelayanan yangdiberikan.
2. Menjelaskan mengenai cara akses dan makna warna pada laman perkembangan prosespengajuanizin penelitian kepada peneliti.
Dokumentasi saat menjelaskan cara akses laman kepada peneliti berupa tangkapan layar buktiisipesan.
• Saya bertanggung jawab atas informasiyangsayaberikankepada peneliti (Akuntabel).
• Sayamemberikaninformasikepada peneliti dengan bahasa yang mudah dipahami sehingga informasi dengan kualitas terbaik dapattersampaikankepadapeneliti (Kompeten).
• Saya menjaga nama baik instansi saya selama melakukan penjelasan kepadapeneliti (Loyal).
ini bertujuan untuk
meningkatkan
mutu kualitas
pelayanan
penelitian dan pengembangan.
• Accessibility, membuka pintu pelayanan selebarlebarnyakepada seluruh pihak yang membutuhkan tanpaterkecuali
5 Melakukan evaluasi terkait hasil sosialisasi dan uji coba akses laman kepadapeneliti.
3. Melakukan uji coba akses laman dengan melibatkan para peneliti untuk menginput nomor protokol yang sudah didapatkan untuk mengetahui perkembangan prosespengajuanizin penelitian.
1.Menyusun instrumen evaluasi menggunakan google form.
Bukti tangkapan layar dari peneliti yang sudah berhasil mengakses laman.
• Saya bertindak proaktif apabila peneliti mengalami kendala dalam mengakseslaman (Adaptif).
• Saya menggerakan peneliti untuk dapat mencapai tujuan Bersama (Kolaboratif).
2.Melakukan pengumpulan data
dengan mengirimkan
kuesioner evaluasi kepadapeneliti.
Kuesioner evaluasi kepuasan peneliti.
• Saya Menyusun instrument kuesioner untuk memahami dan dapat memenuhi kebutuhan peneliti (Berorientasi pelayanan).
• Saya bertanggung jawab atas kuesioner yang saya susun (Akuntabel).
• Saya menjaga nama baik instansi dan atasan saya dalam menyusun kuesioner (Loyal).
Sesuai dengan Misi
RSJPHK yaitu
menyelenggarakan
pelayanan, pendidikan, serta
penelitian dan pengembangan kardiovaskular
berkualitas dengan
• Competence, meningkatkan kemampuan dan kompetensi untuk menghasilkan
kinerja dengan kualitas terbaik melalui pelayanan yangdiberikan.
Rekapitulasi data
hasil pengisian kuesioner dari peneliti.
• Saya menghubungi dan meminta peneliti mengisi kuesioner evaluasi kepuasan dengan ramah (Berorientasipelayanan).
• Saya menghargai apapun latar
belakang peneliti tanpa ada
tujuan memperoleh inovasi baru di bidangkardiovaskular.
Rancangan aktualisasi ini bertujuan untuk
meningkatkan
mutu kualitas
pelayanan
• Accessibility, membuka pintu pelayanan selebarlebarnyakepada seluruh pihak yang membutuhkan tanpaterkecuali
6 Mengajukan sistem laman perkembangan pengajuan izin
penelitian ke Sub Substansi Humas RSJPDHK.
3.Melakukan analisa hasil evaluasi kepuasan peneliti terkait akses laman perkembangan proses pengajuan izin penelitian.
• Daftar hal yang perlu diperbaiki pada sistem laman perkembangan proses pengajuan izin penelitian.
• Hasil perbaikan sistem laman sesuai hasil evaluasi.
perbedaan perlakukan (Harmonis).
• Saya memberikan kesempatan kepada peneliti untuk memberikan masukan guna perbaikan pada systemlaman (Kolaboratif).
• Saya terus berinovasi dan mengembangkan kreativitas dalam menyempurnakan system laman yangsayarancang (Adaptif).
• Saya melakukan perbaikan pada system laman sehingga dihasilkan data dan informasi untuk peneliti dengan kualitas terbaik (Kompeten).
penelitian dan pengembangan.
1.Memohon kesediaan atasan untuk dapat menghubungi Sub Koordinator Humas dan menjadwalkan koordinasi secara langsung.
Kesepakatan
waktu antara Sub
Koordinator
Penelitian dan Pengembangan
dengan Sub Koordinator
Humas untuk
melakukan koordinasi
• Saya mengajukan permohonan
untukdapatberdiskusidenganSub
Substansi Humas kepada atasan
guna dilakukan penambahan fitur
pada laman resmi RSJPDHK terkait
informasi perkembangan proses
izin penelitian sebagai bentuk
perilaku proaktif dan menciptakan
inovasi guna mengoptimalkan kinerjadiunitkerja (Adaptif).
Sesuai dengan Misi
RSJPHK yaitu
menyelenggarakan
pelayanan, pendidikan, serta penelitian dan pengembangan
kardiovaskular
berkualitas dengan
tujuan memperoleh
• Competence, meningkatkan kemampuan dan kompetensi untuk menghasilkan kinerja dengan kualitas terbaik melalui pelayanan yangdiberikan.
bersama secara langsung.
• Saya memahami kesibukan atasan dan Tim Humas dan menghargai kesepakatan waktu yang diberikan agartetapterciptalingkungankerja yangkondusif (Harmonis).
inovasi baru di bidangkardiovaskular. Rancangan aktualisasi ini bertujuan untuk meningkatkan
2. Menyiapkan skema untuk posisi pengisian link perkembangan proses izin penelitian pada laman resmi RSJPDHK.
Skema design padalamanresmi bagian informasi perkembangan proses izin penelitian.
• Saya bertanggung jawab dalam menyusun skema design pada laman resmi di RSJPDHK agar terdapat informasi perkembangan proses izin penelitian (Akuntabel).
• Saya menyusun skema design penempatan laman informasi perkembangan proses pengajuan izin penelitian untuk memberikan informasi kepada peneliti dengan kualitasterbaik (Kompeten).
mutu kualitas pelayanan penelitian dan pengembangan.
• Accessibility, membuka pintu pelayanan selebarlebarnyakepada seluruh pihak yang membutuhkan tanpaterkecuali
3. Mengadakan pertemuan dengan Tim Sub Substansi Humas untuk menyusun pengisian linkpadalamanresmi RSJPDHK.
• Notulensi hasil kesepakatan
antara Sub Substansi Penelitian dan
Pengembangan
dengan Sub Substansi
Humas untuk
penambahan
fitur di laman
resmi RSJPDHK
• Saya menjaga nama baik atasan selama melakukan diskusi dengan TimSubSubstansiHumas (Loyal).
• Saya bersama Tim Sub Substansi Humas meninjau hasil skema design yang sudah saya susun untuk penambahan fitur informasi perkembangan proses izin
penelitian (Kolaboratif) yang dibutuhkan oleh para peneliti sehingga para peneliti dapat
melakukan monitoring izin
berupa link perkembangan proses izin penelitian.
penelitian yang telah diajukan ke RSJPDHK (Berorientasi Pelayanan).
1 Melakukan konsultasi dengan Sub Koordinator Penelitian dan Pengembangan selaku mentor dan Kepala Unit Kerja terkait gagasan pemecahanyangdiusulkan.
2 Melakukan koordinasi dengan Sekretariat Tim Etik Penelitian (Institutional Review Board) terkait integrasidatapengajuanizinpenelitian.
3 Menyusunsistemlamanperkembangan pengajuanizinpenelitian.
4 Melakukan sosialisasi dan uji coba kepada peneliti terkait akses sistem laman untuk mengetahui
perkembangan pengajuan izin penelitian.
5 Melakukan evaluasi terkait hasil sosialisasi dan uji coba akses laman kepadapeneliti.
6 Mengajukan sistem laman perkembangan pengajuan izin penelitian ke Sub Substansi Humas RSJPDHK.
Laman Resmi Rumah Sakit Jantung dan Pembuluh Darah Harapan Kita (dapat diakses di :www.pjnhk.go.id)
Peraturan Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2021 tentangPerubahanAtasPeraturanLembagaAdministrasiNegaraNomor1Tahun2021 TentangPelatihanDasarCalonPegawaiNegeriSipilbahwaLatsarCPNS
SasaranKinerjaPegawai(SKP)atasnamaEkaRamadayanti,S.K.M
Undang-UndangNo.5Tahun2014tentangAparaturSipilNegara(ASN)
Uraian Jabatan di Unit Kerja Sub Substansi Penelitian dan Pengembangan Rumah Sakit JantungdanPembuluhDarahHarapanKita.
Pembuatan Laman “Harkit U-Search (Update Research) sebagai
Monitoring Perkembangan
Pengajuan Izin Penelitian di Rumah
Sakit Jantung dan Pembuluh Darah
Harapan Kita Oleh
Nama Lengkap : Eka Ramadayanti, S.K.M
: Ahli Pertama Administrator Kesehatan : Sub Substansi Penelitian dan Pengembangan : Rumah Saki
t Jantung dan Pembu
Visi : “Menjadi Pusat Kardiovaskular Berkualitas Setara Asia”.
Misi :“Menyelenggarakan pelayanan, pendidikan serta penelitian dan pengembangan kardiovaskular berkualitas”
1.Mewujudkan pelayanan kardiovaskular yang berkualitas
setara rumah sakit terkemuka asia.
2. Memperoleh inovasi baru di bidang kardiovaskular.
3.Meningkatkan akses masyarakat dalam memperoleh
pelayanan kesehatan kardiovaskular.
4. Mewujudkan lulusan peserta didik yang berkualitas.
5. Mewujudkan kepuasan pasien.
6. Meningkatkan kemandirian BLU.
Berdasarkan Sasaran Kinerja Pegawai (SKP), Staf Monitoring dan Evaluasi Penelitian dan
Pengembangan memiliki tugas dan fungsi sebagai berikut :
1. Tersedianya data dukung kegiatan penelitian inovasi berbasis penelitian.
2. Terlaksananya monitoring dan evaluasi kegiatan penelitian inovasi berbasis penelitian dan seluruh kegiatan penelitian.
3. Tersedianya data dukung kegiatan penelitian stem cell berbasis pelayanan.
4. Terlaksananya monitoring dan evaluasi kegiatan penelitian stem cell berbasis pelayanan.
5. Tersedianya data dukung panduan/ kebijakan/ SOP kegiatan penelitian.
6. Tersusunnya draft panduan/ kebijakan/ SOP kegiatan penelitian.
7. Tersedianya data dukung kajian/ evaluasi penelitian dan pengembangan (data registri penyakit utama, jurnal afiliasi RSJPDHK baik nasional dan internasional).
8. Terlaksananya rekapitulasi data kajian/evaluasi penelitian dan pengembangan.
9. Terlaksananya koordinasi syarat izin penelitian.
0 1
Belum optimalnya sosialisasi terkait alur proses pengajuan izin penelitian di Rumah Sakit Jantung dan Pembuluh Darah Harapan Kita di tahun 2022.
0 2
Belum optimalnya pelayanan monitoring perkembangan pengajuan izin penelitian di Sub Substansi Penelitian dan Pengembangan tahun 2022.
0 3
Belum adanya kebijakan terkait prosedur setelah terbit surat izin dari Direktur
Utama dan surat ethicalclearancedari Tim Etik Penelitian/IRB di Rumah Sakit
Jantung dan Pembuluh Darah Harapan Kita pada tahun 2022.
0 2
Belum optimalnya pelayanan monitoring perkembangan pengajuan izin penelitian di Sub Substansi Penelitian dan Pengembangan tahun 2022.
Kondisi saat ini
Dalam sehari terdapat 3-5 peneliti menanyakan
perkembangan proses pengajuan izin penelitian.
Peneliti tidak mengetahui estimasi waktu proses
izin penelitian selesai.
Dampak
Peneliti tidak dapat melakukan estimasi terhadap
timelinepenelitiannya dengan tepat.
Peneliti tidak mengetahui unit yang berkaitan dalam
melakukan proses izin penelitian.
Tidak adanya transparansi proses administrasi
penelitian.
Pihak terlibat
Sub Substansi Penelitian dan
Pengembangan
Tim Etik Penelitian/Intitutional Review
Board (IRB)
Sub Substansi Tata Usaha
Peneliti
Keterkaitan dengan Agenda 3
Terkait dengan materi SMART ASN (professional, hospitality).
Laman resmi belum di-update
Belum adanya sosialisasi
masif terkait Panduan
Administrasi Penelitian
dan SOP Pengajuan Izin
Penelitian
Belum mampu
melakukan develop web
untuk menampilkan
perkembangan proses
izin penelitian
Tampilan laman resmi hanya menampilkan alur pengajuan izin penelitian dan fasilitas penelitian
Tidak ada pemberitahuan lama proses administrasi pengajuan izin penelitian Belum ada kebijakan resmi terkait TMT proses administrasi/kajian izin penelitian
Peneliti belum mengatahui akses alur di laman resmi
Membutuhkan pihak ketiga untuk develop web
Belum ada laman resmi bagian perkembangan pengajuan izin penelitian
Anggaran untuk melakukan develop web perkembangan proses izin penelitian belum menjadi prioritas karena jumlah pengajuan izin penelitian belum memenuhi standar
Belum optimalnya pelayanan monitoring
perkembangan pengajuan izin penelitian di Sub
Substansi Penelitian dan Pengembangan tahun 2022.
Diagram Fish BoneGagasan Kreatif :
Pembuatan Laman “Harkit U-Search (Update Research) sebagai Monitoring
Perkembangan Pengajuan Izin Penelitian di Rumah Sakit Jantung dan
Pembuluh Darah Harapan Kita
1. Melakukan konsultasi dengan Sub Koordinator Penelitian dan Pengembangan selaku mentor dan Kepala Unit Kerja terkait gagasan pemecahan yang diusulkan.
6. Mengajukan sistem laman
perkembangan pengajuan izin penelitian ke Sub Substansi Humas RSJPDHK.
2. Melakukan koordinasi dengan Sekretariat Tim Etik Penelitian (InstitutionalReviewBoard) terkait integrasi data pengajuan izin penelitian.
5. Melakukan evaluasi terkait hasil sosialisasi dan uji coba akses laman kepada peneliti.
3. Menyusun sistem laman perkembangan pengajuan izin penelitian.
4. Melakukan sosialisasi dan uji coba kepada peneliti terkait akses sistem laman untuk mengetahui
perkembangan pengajuan izin penelitian.
01 Melakukan konsultasi dengan Sub Koordinator Penelitian dan Pengembangan selaku mentor dan Kepala Unit Kerja terkait gagasan pemecahan yang diusulkan.
Tahapan Output Keterkaitan
Nilai-Nilai
BerAKHLAK
1.Menghubungi mentor dan menjadwalkan waktu untuk konsultasi.
2.Melakukan presentasi singkat mengenai rencana/ide sistem laman.
3.Meminta mentor memberikan arahan untuk melanjutkan kegiatan aktualisasi.
Kontribusi Visi-Misi
RSJPDHK
Kesepakatan waktu untuk konsultasi dengan mentor.
• Loyal
• Harmonis
• Berorientasi
pelayanan
Penguatan
Nilai
RSJPDHK
Sesuai misi RSJPDHK
dengan tujuan
memperoleh inovasi
baru di bidang
• Excellence
• Reliability
Dokumentasi berupa foto kegiatan.
• Akuntabel
• Kompeten
• Kolaboratif
kardiovaskular.
Rancangan aktualisasi
ini bertujuan untuk
meningkatkan mutu
• Notulensi hasil arahan dari mentor dan foto kegiatan.
• Hasil perbaikan pada usulan
laman sesuai arahan dari mentor.
• Loyal
• Adaptif
kualitas pelayanan
penelitian dan pengembangan.
Melakukan koordinasi dengan
Sekretariat Tim Etik Penelitian (Institutional ReviewBoard) terkait integrasi data pengajuan izin penelitian.
Tahapan Output Keterkaitan
Nilai-Nilai
BerAKHLAK
1. Menghubungi Sekretariat Tim Etik Penelitian dan menjadwalkan
koordinasi secara langsung.
Kesepakatan waktu
untuk melakukan
koordinasi secara langsung.
Kontribusi VisiMisi RSJPDHK Penguatan Nilai
RSJPDHK
• Berorientasi
pelayanan
• Harmonis
Sesuai misi RSJPDHK
dengan tujuan
memperoleh
inovasi baru di bidang
• Competence
2. Menyiapkan daftar data yang
dibutuhkan untuk integrasi data
pengajuan izin penelitian.
Daftar kebutuhan data pengajuan izin
penelitian
• Akuntabel
• Kompeten
kardiovaskular.
Rancangan
aktualisasi ini
bertujuan untuk
3. Mengadakan pertemuan dengan
Sekretariat Tim Etik Penelitian
untuk menyusun integrasi data
dalam satu file
File excel berisi
kebutuhan data dari
Sekretariat Tim Etik Penelitian.
• Kolaboratif
• Loyal
• Adaptif
meningkatkan
mutu kualitas
pelayanan
penelitian dan pengembangan.
Nilai-Nilai
BerAKHLAK
1. Melakukan pengecekkan data pengajuan izin penelitian dari Sekretariat Tim Etik Penelitian.
File excel berupa kebutuhan data sudah lengkap.
Kontribusi VisiMisi RSJPDHK Penguatan Nilai RSJPDHK
2. Menyatukan data pengajuan izin penelitian dalam satu file. File excel keseluruhan data pengajuan izin penelitian di RSJPDHK.
3. Menyusun data dukung yang dibutuhkan untuk pembuatan laman dalam satu file.
File excel data dukung untuk sistem laman sudah lengkap.
4. Mempelajari SOP dan Panduan Administrasi Penelitian di RSJPDHK. Daftar alur pengajuan izin penelitian di RSJPDHK.
5. Menentukan warna untuk menandakan setiap tahapan perkembangan proses izin penelitian.
6. Membuat sistem laman perkembangan proses izin penelitian melalui google sheet dengan format fileexcel.
Jenis warna setiap tahapan perkembangan proses izin penelitian.
Link (bit.ly) yang berisi daftar perkembangan proses izin penelitian.
• Harmonis Sesuai misi
• Akuntabel
• Excellence
• Kolaboratif
RSJPDHK dengan tujuan memperoleh inovasi baru di bidang kardiovaskular.
• Berorientasi pelayanan
• Competence
• Loyal
• Akuntabel
• Kompeten
Rancangan aktualisasi ini bertujuan untuk meningkatkan mutu kualitas pelayanan penelitian dan pengembangan.
• Berorientasi pelayanan
• Adaptif
Melakukan sosialisasi dan uji coba kepada peneliti terkait akses sistem laman untuk mengetahui perkembangan pengajuan izin penelitian.
Tahapan Output Keterkaitan
Nilai-Nilai
BerAKHLAK
1. Menghubungi peneliti yang masih berproses izin penelitiannya.
2. Menjelaskan mengenai cara akses laman pengajuan izin penelitian kepada peneliti.
3. Melakukan uji coba akses laman dengan melibatkan para peneliti.
Daftar peneliti yang sudah dihubungi.
• Berorientasi pelayanan
• Harmonis
Kontribusi VisiMisi RSJPDHK Penguatan Nilai RSJPDHK
Sesuai misi RSJPDHK
dengan tujuan
• Competence
• Accessibility
Dokumentasi berupa tangkapan layar bukti isi pesan.
Bukti tangkapan layar dari peneliti yang sudah berhasil mengakses laman.
• Akuntabel
• Kompeten
• Loyal
• Adaptif
• Kolaboratif
memperoleh inovasi baru di bidang kardiovaskular.
Rancangan aktualisasi ini bertujuan untuk
meningkatkan
mutu kualitas
pelayanan
penelitian dan pengembangan.
05 Melakukan evaluasi terkait hasil sosialisasi dan uji coba akses laman kepada peneliti.
Tahapan Output
1. Menyusun instrumen evaluasi menggunakan googleform.
Kuesioner evaluasi kepuasan peneliti.
Keterkaitan
Nilai-Nilai
BerAKHLAK
• Berorientasi
pelayanan
• Akuntabel
• Loyal
2. Melakukan pengumpulan data dengan mengirimkan kuesioner evaluasi kepada peneliti.
3. Melakukan analisa hasil evaluasi kepuasan peneliti.
Kontribusi Visi-Misi
RSJPDHK Penguatan
Nilai
RSJPDHK
Sesuai misi RSJPDHK
dengan tujuan
memperoleh inovasi
baru di bidang
• Competence
• Accessibility
Rekapitulasi data hasil pengisian kuesioner dari peneliti.
• Berorientasi
pelayanan
• Harmonis
• Kolaboratif
• Daftar hal yang perlu diperbaiki pada sistem laman perkembangan proses pengajuan izin penelitian.
• Hasil perbaikan sistem laman sesuai hasil evaluasi.
• Adaptif
• Kompeten
kardiovaskular.
Rancangan aktualisasi ini
bertujuan untuk
meningkatkan mutu
kualitas pelayanan
penelitian dan pengembangan.
Substansi Humas RSJPDHK.
Tahapan Output
1. Memohon kesediaan atasan untuk dapat menghubungi Sub Koordinator
Humas dan menjadwalkan koordinasi secara langsung.
2. Menyiapkan skema untuk posisi pengisian linkperkembangan proses izin penelitian pada laman resmi RSJPDHK.
3. Mengadakan pertemuan dengan Tim Sub Substansi Humas untuk menyusun pengisian link pada laman resmi RSJPDHK.
Keterkaitan
Nilai-Nilai
BerAKHLAK
Kesepakatan waktu untuk
melakukan koordinasi bersama secara langsung.
Kontribusi
Visi-Misi
RSJPDHK
• Adaptif
• Harmonis
Penguatan
Nilai
RSJPDHK
Sesuai misi
RSJPDHK dengan
tujuan
memperoleh
• Competence
• Accessibility
Skema design pada laman resmi
bagian informasi perkembangan proses izin penelitian.
• Akuntabel
• Kompeten
inovasi baru di bidang
kardiovaskular.
Rancangan
aktualisasi ini
Notulensi hasil kesepakatan untuk
penambahan fitur di laman resmi
RSJPDHK berupa link
perkembangan proses izin penelitian.
• Loyal
• Kolaboratif
• Berorientasi
pelayanan
bertujuan untuk
meningkatkan
mutu kualitas
pelayanan
penelitian dan
pengembangan
1 Melakukan konsultasi dengan Sub Koordinator
Penelitian dan Pengembangan selaku mentor dan Kepala Unit Kerja terkait gagasan pemecahan yang diusulkan.
2 Melakukan koordinasi dengan Sekretariat Tim Etik
Penelitian (InstitutionalReviewBoard) terkait integrasi data pengajuan izin penelitian.
V V
3 Menyusun sistem laman perkembangan pengajuan izin penelitian. V V
4 Melakukan sosialisasi dan uji coba kepada peneliti terkait akses sistem laman untuk mengetahui
perkembangan pengajuan izin penelitian.
5 Melakukan evaluasi terkait hasil sosialisasi dan uji coba akses laman kepada peneliti.
6 Mengajukan sistem laman perkembangan pengajuan izin penelitian ke Sub Substansi Humas RSJPDHK.
V V
