LAPORAN RANCANGAN AKTUALISASI
PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III ANGKATAN IX
OPTIMALISASI PELAKSANAAN SOP PADA SETIAP LAYANAN BISNIS BLU
DI LINGKUNGAN POLTEKKES KEMENKES KUPANG TAHUN 2022
DISUSUN OLEH:
ELISABETH NOVITA T.S. RATU
NIP. 199604122022032001
BAPELKES CIKARANG, KEMENTERIAN KESEHATAN RI
BEKERJA SAMA DENGAN
UPTD BAPELKESMAS DINKES PROVINSI BALI
TAHUN 2022
LAPORAN RANCANGAN AKTUALISASI
OPTIMALISASI PELAKSANAAN SOP PADA SETIAP LAYANAN BISNIS BLU
DI LINGKUNGAN POLTEKKES KEMENKES KUPANG TAHUN 2022
Telah diseminarkan
Tanggal 28 Juli Tahun 2022 di UPTD Bapelkesmas Dinkes Provinsi Bali
Coach
Sinta Javani, SST.,MAP
NIP. 198106282002122001
Penguji
Mentor
Lidya Sulaiman, S.Farm.,Apt NIP.196901311989032002
Khaerudin, S.Kep.,Ners.,MKM
NIP.197011011995011002
Pertama-tama perkenankanlah penulis memanjatkan puji syukur ke hadapan Tuhan
Yang Maha Esa, karena atas berkat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan laporan rancangan aktualisasi dalam rangka Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil Golongan III Angkatan 9 ini dengan Judul “Optimalisasi Pelaksanaan SOP Pada Setiap Layanan Bisnis BLU di Lingkungan Poltekkes Kemenkes Kupang Tahun 2022” . Laporan ini dibuat setelah analisis isu yang terjadi di instansi penulis, yaitu pada Poltekkes Kemenkes Kupang Penulis menemukan masalah yang berkaitan dengan pengelolaan layanan bisnis BLU yang masih dilaksanakan tanpa mengikuti prosedur atau SOP ditetapkan sehingga hasil dari layanan tersebut pun kurang optimal. Terkait dengan permasalahan tersebut, penulis menyusun rancangan aktualisasi ini.
Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. Dr.R.H.Kristina, SKM.,M.Kes selaku Direktur Poltekkes Kemenkes Kupang;
2. Dra.Elisma, Apt.,M.Si selaku Wakil Direktur II Poltekkes Kemenkes Kupang;
3. Lidya Sulaiman, S.Farm.,Apt selaku Kepala Subbagian Administrasi Umum yang juga selaku mentor yang telah memberikan masukan dan bimbingan dalam penyusunan laporan;
4. Sinta Javani, SST, MAP selaku coachdan fasilitator yang telah memberikan masukan dan bimbingan dalam penyusunan laporan;
5. Dwinta Pratiwi Adi, SKM, M.Kes selaku fasilitator yang juga telah membimbing dan memberikan masukan selama pelatihan dasar;
6. Ni Nyoman Kristina, SKM, MPH selaku fasilitator yang juga telah membimbing dan memberikan masukan selama pelatihan dasar;
7. Serta semua pihak yang telah membantu mencurahkan perhatian, ide, maupun gagasannya selama penulis menyelesaikan laporan
Penulis menyadari bahwa tinjauan pustaka ini masih sangat jauh dari sempurna sehingga kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan.Akhir kata penulis ingin mohonmaafsebesar-besarnyakepadasemuapihak,bilaadatuturkatadansikapyangkurang berkenan di hati. Semoga Tuhan Yang Maha Esa selalu melimpahkan berkat dan karunia-Nya kepada semua pihak yang telah membantu pelaksanaan dan penyelesaian laporan ini.
Kupang, Juli 2022
Penulis
Pembangunan nasional pada prinsipnya ialah pembangunan secara menyeluruh
dalam segala bidang, termasuk dalam melakukan pembaruan dan perubahan mendasar
terhadap sistem penyelenggaraan pemerintah. Aspek-aspek yang menjadi tolak ukur
dalam penyelenggaran pemerintahan yaitu kelembagaan (organisasi), ketatalaksanaan (businessprocess)dan sumber daya manusia aparatur.
Pegawai Negeri Sipil (PNS) sebagai SDM aparatur atau birokrat wajib memberikan
pelayanan publik yang efisien dan berkualitas kepada masyarakat sebagai konsumen dan dituntut bekerja lebih professional, bermoral, bersih, beretika dan mempunyai wawasan
global serta memiliki kompentensi yang tinggi. Menurut UU nomor 5 tahun 2014 tentang
ASN, fungsi ASN yaitu melaksanakan kebijakan publik yang dibuat oleh Pejabat Pembina
Kepegawaian sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan, memberikan
pelayanan publik yang profesional dan berkualitas dan mempererat persatuan dan kesatuan Negara Kesatuan Republik Indonesia.
Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) wajib menjalani masa prajabatan atau masa
percobaan selama 1 tahun melalui Pendidikan dan pelatihan untuk membentuk karakter
ASN professional. Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil diatur dalam Peraturan
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2021 tentang
Perubahan Atas Peraturan Lembaga Administrasi Negara Nomor 1 Tahun 2021 tentang
Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil. Pelatihan dasar CPNS dilakukan secara
terintegrasi guna membangun integritas moral, kejujuran, semangat dan motivasi
nasionalisme dan kebangsaan, karakter kepribadian yangunggul dan bertanggung jawab, dan profesionalisme serta komptensi bidang. Pelatihan Dasar CPNS bertujuan untuk
mengembangkan kompetensi CPNS yang dilakukan secara terintegrasi yang diukur
berdasarkan kemampuan menunjukkan sikap perilaku bela Negara, mengaktualisasikan
nilai-nilai dasar PNS dalam pelaksanaan tugas jabatannya, mengaktualisasikan kedudukan dan peran PNS dalam kerangka NKRI, menunjukkan penguasaan kompetensi teknis yang
dibutuhkan sesuai dengan bidang tugas. Pelatihan Dasar CPNS tahun 2022 dilaksanakan
dalam bentuk Blended Learning dan dibagi menjadi 3 tahap pembelajaran yaitu Pelatihan
Mandiri (Massive Open Online Course-LMS LAN), Distance learning (e-learning dan aktualisasi) dan Pembelajaran klasikal di tempat penyelenggaraan Pelatihan Dasar CPNS.
Pada proses penerapan nilai-nilai dasar aktualisasi pelatihan dasar CPNS tahun
2022, penulis melakukan membuat rancangan project dengan menganalis isu-isu yang
terjadi pada unit kerja penempatan yaitu Poltekkes Kemenkes Kupang. Sebagai Badan
Layanan Umum, Poltekkes Kemenkes Kupang diberikan fleksibilitas berupa keleluasan
untuk menerapkan praktik bisnis yang sehat untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakatdalamrangkamemajukankesejahteraanumumdanmencerdaskankehidupan bangsa. Dengan adanya fleksibilitas pengelolaan keuangaan tersebut, dibentuklah Unit
Pengembangan Bisnis di Poltekkes Kemenkes Kupang, yang memiliki tugas untuk
meningkatkan pelayanan kepada publik dengan berusaha mengembangkan atau mengoptimalkan sebaik mungkin asset yang ada, membangun kerja sama (PKS dan KSO) dengan pihak ketiga dan mengembangkan lini bisnis untuk meningkatkan keuntungan
BLU. Namun sejak ditetapkannya pola pengelolaan Badan Layanan Umum, SOP dalam proses bisnis sampai pada pelaksanaannya sampai pada Tahun 2022 pun belum optimal.
Terkaitdengan kondisi saatini pada Poltekkes Kemenkes Kupang, penulis memiliki suatu rancangan kegiatan pengoptimalisasian SOP pada setiap layanan bisnis BLU Poltekkes Kemenkes Kupang Tahun 2022.
1.2 Tujuan
1.2.1 Tujuan Umum
Menjadi PNS yang professional dan berkarakter untuk menjadi Smart ASN dengan menerapkan nilai-nilai dasar PNS BerAKHLAK dalam pelakasanaan tugas dan jabatan.
1.2.2 Tujuan Khusus
1. Mampu melakukan proses aktualisasi melalui pembiasaan diri terhadap kompetensi yang telah diperoleh dalam pelaksanaan pelayanan di Poltekkes Kemenkes Kupang dan diharapkan berorientasi pada kepentingan publik.
2. Dapat menerapkan nilai-nilai dasar PNS BerAKHLAK, manajemen PNS dan Smart ASN yang diaktualisasikan dalam melaksanakan tugas.
3. Mampu mengoptimalisasikan SOP pada setiap layanan bisnis BLU Poltekkes Kemenkes Kupang agar terlaksanannya pengelolaan pengembangan bisnis dan pertanggungjawaban pelaporan keuangan yang sesuai dengan PMK 129.
1.3 Manfaat
1.3.1 Manfaat bagi Individu
Sebagai pembentukan karakter PNS sesuai dengan nilai-nilai dasar PNS BerAKHLAK dan SMART ASN dalam menjalankan tugas dan fungsi sesuai kedudukan ASN dalam mewujudkansmartgovernance.
1.3.2 Manfaat bagi Organisasi (Poltekkes Kemenkes Kupang)
Sebagai upaya optimalisasi manajemen ASN yang baik dalam mewujudkan tercapainya peningkatan kualitaslayanan administrasi pengembangan bisnis dan pelaporan keuangan BLU.
1.3.3 Manfaat bagi Masyarakat/Stakeholder
Sebagai upaya peningkatan kualitas layanan bisnis BLU yang lebih baik, efektif dan efisien kepada masyarakat serta dapat memenuhi kebutuhan masyarakat.
• VisiPoltekkesKemenkesKupang
Menjadi perguruan tinggi Kesehatan berkualitas yang menghasilkan lulusan unggul, mandiri dan berkarakter.
• MisiPoltekkesKemenkesKupang:
1. Menyelenggarakan Pendidikan dan Pengajaran yang berkualitas;
2. Mengembangkan keilmuan dan meningkatkan kualitas penelitian dan pengabdian masyarakat sesuai perkembangan IPTEK dan pengabdian masyarakat berbasis riset;
3. Membangun kemandirian dan tata kelola organisasi yang baik;
4. Mengembangkan kelembagaan dan kapasitas institusi pendidikan sesuai standar Nasional;
5. Mengembangkan kemitraan dalam pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
Tata nilai sangat diperlukan untuk membangun visi dalam penyelenggaraan pendidikan pada Poltekkes Kemenkes Kupang. Visi ini nantinya dijadikan patokan target pencapaian tujuan institusi. Tata nilai dimaksud antara lain:
1) Nilai Dasar Landasan utama setiap civitas akademika yang terlibat di dalam penyelenggaraanpendidikanpadaPoltekkesKemenkesKupangadalahketaatandalam beribadah kepada Allah SWT sesuai agama dan kepercayaan masing-masing.
2) Nilai Kepribadian Setiap civitas akademika yang terlibat di dalam penyelenggaraan pendidikan pada Poltekkes Kemenkes Kupang diharuskan memiliki sikap; jujur, amanah, dan ikhlas untuk mampu bekerja sama dengan orang lain dan memiliki semangat untuk mencapai cita-cita institusi.
3) Nilai Manfaat Lulusan Poltekkes Kemenkes Kupang mampu memberikan manfaat bagi penyelesaian masalah kesehatan di masyarakat dan mampu bersaing di era global yang penuh kompetitif sesuai keuanggulan masing-masing Program Studi.
4) Nilai Pelayanan Semua aspek pelayanan kepada seluruh civitas akademika dan stakeholder dijamin mutunya secara berkesinambungan sehingga kepuasan mahasiswa dan kepuasan pengguna menjadi tujuan utama pelayanan dilandasi sikap keikhlasan semata untuk mencapai keridhaan Allah SWT.
5) Nilai Responsif Lulusan Poltekkes Kemenkes Kupang sesuai dengan kebutuhan pasar/usersehingga diperlukan proses pembelajaran yangberbasis kompetensi sesuai persyaratan pengguna ditunjang dengan keikutsertaan mahasiswa dalam kegiatan penelitian terapan dan kegiatan pengabdian kepada masyarakat sesuai keunggulan program studi masing-masing dalam bingkai penjaminan mutu layanan secara berkesinambungan Nilai responsif perlu dimasukkan dalam salah satu aspek dasar penyusunan visi dan misi berkaitan dengan respon Poltekkes Kemenkes Kupang
terhadap setiap regulasi yang mengatur penyelenggaraan pendidikan tinggi dan regulasi kebutuhan tenaga kesehatan secara nasional dan global termasuk profil lulusanyangharus memenuhi standarKerangka Kualifikasi NasionalIndonesia (KKNI).
Motto “KEEPFIGHTING,BEINGCAREANDDOTHEBEST”
KeepFightingbermakna berjuang atau kerja keras mencapai visi dan misi Being Care
bermakana melayani dengan kasih, murah hati, cermat,saksama, empati peduli
terhadap kebutuhan pengguna layanan, ramah, senyum, salam, sapa dan sopan. DO
TheBestbermakna melakukan yang terbaik untuk pelanggan.
Tujuan Pendidikan Poltekkes Kemenkes Kupang adalah menghasilkan tenaga kesehatan yang berjiwa Pancasila dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, mempunyai pengetahuan, sikap dan ketrampilan yang unggul, berkarakter, mandiri dan berstandar nasional, mempunyai kompetensi dalam menjalankan peran dan fungsinya, responsif terhadap kebutuhan kesehatan masyarakat, serta adaptif terhadap perkembangan ilmu dan teknologi kesehatan (IPTEK), meliputi:
1. Meningkatkan kualitas pendidikan dan pengajaran bidang kesehatan
2. Meningkatkan kegiatan Pendidikan yang sesuai dengan standar Nasional Pendidikan
Tinggi (SN-Dikti);
3. Menerapkan system penjaminan mutu Internal untuk menghasilkan tenaga kesehatan professional;
4. Meningkatkan kualitas mahasiswa untukmenghasilkan lulusan unggul dan berkarakter;
5. Meningkatkan kualitas dan kuantitas penelitian dan publikasi ilmiah;
6. Meningkatkan kualintitas dan kualitas pengabdian kepada masyarakat;
7. Meningkatkan tata kelola organisasi dan SDM yang baik, bersih, akuntabel, transparan, dan terukur;
8. Mengembangkan program studi baru ke jenjang sarjana terapan, profesi, dan magister terapan, sesuai kebutuhan masyarakat;
9. Meingkatkan kemitraan untuk menunjang produktivitas dosen, tenaga kependidikan dan mahasiswa dalam pelaksanaan Tridharma.
Sesuai Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 71 tahun 2020, Politeknik Kesehatan
Kementerian Kesehatan adalah UPT dalam bentuk perguruan tinggi yang melaksanakan
tugas di bidang Pendidikan vokasi bidang kesehatan. Pendidikan vokasi adalah Pendidikan
Tinggi Program Diploma yang menyiapkan mahasiswa untuk pekerjaan dengan keahlian terapan tertentu sampai program sarjana terapan, yang apabila memenuhi syarat dapat
menyelenggarakan program magister terapan dan program Doktor Terapan
PoltekkesKemenkesKupangmemiliki7Jurusandan13Prodiyangterdiridari:Jurusan Keperawatan Kupang terdiri dari Prodi Keperawatan Ende, Prodi Keperawatan Waingapu, Jurusan Kebidanan Kupang, Jurusan Kesehatan Lingkungan, Jurusan Keperawatan Gigi
Kupang, Jurusan Farmasi Kupang, Jurusan Gizi Kupang, Jurusan Teknologi Laboratorium
Medis dan 13 Prodi yaitu: Prodi DIII Keperawatan Kupang, Prodi DIII Keperawatan Ende, DIII Keperawatan Waingapu, Prodi DIII Kesehatan Gigi, Prodi DIII Kebidanan, Prodi DIII
Sanitasi, Prodi DIII Gizi, Prodi DIII Farmasi, Prodi DIII Teknologi Laboratorium Medis, Prodi
Pendidikan Profesi Ners, Prodi PJJ DIII Kebidanan, Prodi PJJ DIII Keperawatan, Prodi DIII
Keperawatan Waikabubak.
Menurut PMK Nomor 71 Tahun 2020, menunjukkan bahwa susunan organisasi poltekkes
kemenkes terdiri atas:
• Dewan Pertimbangan atau nama lain;
• Senat;
• Direktur; dan
• Satuan Pengawas Internal (SPI)
SenatPoltekkesKemenkesmerupakanbadannonstrukturalyangmenjalankanfungsi penetapan,pertimbangan,dan pengawasanpelaksanaankebijakanakademik. Senat Poltekkes Kemenkes terdiri atas:
1. Ketua senat merangkap anggota
2. Sekretaris senat merangkap anggota
3. Anggota senat
Ketua senat Poltekkes Kemenkes dijabat oleh Direktur, Sekretaris senat berasal dari dan dipilih oleh anggota senat, Anggota terdiri dari Wakil Direktur, Ketua Jurusan, Perwakilan Dosen, dan Perwakilan Pejabat Struktural dari Badan PPSDM Kesehatan (ex officio). Dalam melaksanakan tugasnya, senat dilengkapi dengan sekretariat yang dipimpin oleh sekretariat senat. Tugas pokok Senat Poltekkes Kemenkes:
1. Memberi pertimbangan kebijakan akademik dan pengembangan Poltekkes Kemenkes sesuai peraturan perundang- undangan
2. Merumuskan kebijakan penilaian prestasi akademik dan pengembangan kecakapan serta kepribadian sivitas akademika sesuai peraturan perundangan
3. Merumuskan, menetapkan norma dan tolok ukur penyelenggaraan Poltekkes Kemenkes
4. Memberi pertimbangan dan melakukan pengawasan terhadap direktur dalam melaksanakan otonomi perguruan tinggi bidang akademik.
5. Menetapkan peraturan pelaksanaan kebebasan mimbar akademik dan otonomi keilmuan pada Poltekkes Kemenkes Kupang.
6. Memberikan pertimbangan kepada direktur Poltekkes Kemenkes Kupang berkenaan dengan dosen yang dicalonkan memangku jabatan akademika.
7. Mengusulkan kepada kepala badan PPSDM Kesehatan berkenaan dengan caloncalon yang telah dipilih oleh senat untuk diangkat menjadi Direktur; dan
8. Memberikan pertimbangan kepada kepala badan PPSDM Kesehatan berkenaan dengan pemberhentian Direktur atau Wakil Direktur Poltekkes Kemenkes karena berakhirnya masa jabatan atau karena alasan lain.
Senat melaksanakan rapat sekurang-kurangya 2 (dua) kali dalam setahun diluar sidangupacara dies natalis dan wisuda. Rapat senat dinyatakan sah, apabila dihadiri oleh sekurang- kurangnya ½ N + 1 (separuh ditambah satu) dari jumlah anggota senat. Tata cara pembagian keputusan dalam rapat – rapat senat diatur dalam statuta Poltekkes Kemenkes Kupang. Keputusan rapat senat didasarkan atas musyawarah untuk mencapai mufakat dan apabila tidak tercapai mufakat, maka keputusan didasarkan pada suara terbanyak dari anggota yang hadir. Apabila diperlukan untuk memperlancar pelaksanaan tugas Poltekkes Kemenkes, Ketua
Senat Poltekkes Kemenkes dapat membentuk komisi – komisi.
DirekturPoltekkesKemenkes menjalankanfungsipenetapankebijakannonakademik dan pengelolaan Poltekkes Kemenkes. Direktur mempunyai tugas memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan
membina pendidik, tenaga kependidikan, mahasiswa, dan hubungannya dengan lingkungan, serta urusan administrasi umum. Susunan organisasi Direktur terdiri atas:
• WakilDirektur
1) Wadir I (Bidang Akademik)
Wakil direktur bidang akademik mempunyai tugas membantu direktur dalam memimpin pelaksanaan kegiatan bidang akademik dan pengelolaan sistem informasi.
Subbagian Administrasi Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan danSistem Informasi, terdiri atas:
• Urusan Administrasi Akademik mempunyai tugas melaksanakan kegiatan administrasi Pendidikan
• Urusan Administrasi Kemahasiswaan mempunyai tugas melaksanakan kegiatan administrasi pembinaan kemahasiswaan, melaksanakan kegiatan administrasi pembinaan kemahasiswaan, layanan mahasiswa danalumni,sertamalakukankerjasamadenganpihaklaindiluarkegiatan yang terstruktur dalam kurikulum
• UrusanAdministrasiperencanaandanSistemInformasimempunyaitugas mengkoordinir kegiatan perencanaan program dan system informasi institusi pendidikan
2) Wadir II (Bidang Adminstrasi Keuangan, Kepegawaian, dan Umum)
Mempunyai tugas membantu direktur dalam memimpin pelaksanaan kegiatan bidang keuangan, kepegawaian, dan administrasi umum.
Secara teknisfungsional dibina olahWadirII. Subbagian AdministrasiUmum, Keuangan dan Kepegawaian, terdiri atas:
a) Urusan umun mempunyai tugas melakukan perencanaan dan melaksanakan kegiatan surat menyurat, kearsipan, dan kerumahtanggahan.
b) Urusan keuangan mempunyai tugas melakukan perencanaan dan melaksanakan kegiatan keuangan.
c) Urusan BMN mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan BMN.
d) Urusan kepegawaian mempunyai tugas melakukan perencanaan dan melaksanakan kegiatan kepegawaiaan; dan
e) Urusanhubunganmasyarakatmelaksanakantugasdibidangkehumasan dari beberapa jurusan/prodi.
3) Wadir III (Bidang Kemahasiswaan)
Mempunyai tugas membantu direktur dalam memimpin pelaksanaan kegiatan bidang kemahasiswaan, alumni, dan kerja sama.
Dalam pelaksanaan kegiatan Wadir III dibantu oleh kepala urusan kemahasiswaan. Unit penunjang yang secara teknis fungsional dibina oleh Wadir III adalah unit perpustakaan, unit asrama.
• Bagiandan/atausubbagian;
1) Sub Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (ADAK)
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan administrasi akademik, administrasi kemahasiswaan dan alumni, pengelolaan data dan informasi, dan penyiapan bahan administrasi kerja sama.
Subbagian Administrasi,Kemahasiswaan, Perencanaan dan Sistem Informasi adalah unsur pembantu pemimpin di bidang akademik, kemahasiswaaan, perencanaan dan sistem informasi yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur dan secara teknis fungsional dibina oleh Wadir I. Khusus untuk urusan kemahasiswaan secara teknis fungsional dibina Wadir III. Subbagian administrasi akademik, kemahasiswaan, Perencanaan dan Sistem Informasi, terdiri atas:
a) Urusan Administrasi Akademik mempunyai tugas melaksanakan kegiatan administrasi Pendidikan.
b) Urusan Administrasi Kemahasiswaan mempunyai tugas melaksanakan kegiatan administrasi pembinaan kemahasiswaan, melaksanakan kegiatan administrasi pembinaan kemahasiswaan, layanan mahasiswa danalumni,sertamalakukankerjasamadenganpihaklaindiluarkegiatan yang terstruktur dalam kurikulum.
c) UrusanAdministrasiperencanaandanSistemInformasimempunyaitugas mengkoordinir kegiatan perencanaan program dan system informasi institusi Pendidikan.
2) Sub Bagian Administrasi Keuangan, Kepegawaian, dan Umum
(ADUM)
Subbagian Administrasi Umum, Keuangan dan Kepegawaian adalah unsur pembantu pimpinan di bidang umum, keuangan, Barang Milik Negara (BMN) dan kepegawaian yang berada dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur. Secara teknis fungsional dibina olah Wadir II. Sub bagian Administrasi Umum, Keuangan dan Kepegawaian,terdiri atas:
a) Urusan umun mempunyai tugas melakukan perencanaan dan melaksanakan kegiatan surat menyurat, kearsipan, dan kerumahtanggaan.
b) Urusan keuangan mempunyai tugas melakukan perencanaan dan melaksanakan kegiatan keuangan.
c) Urusan BMN mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan BMN.
d) Urusan kepegawaian mempunyai tugas melakukan perencanaan dan melaksanakan kegiatan kepegawaiaan, dan
e) Urusan hubungan masyarakat melaksanakan tugas di bidang kehumasaniri dari beberapa jurusan.
• Jurusan
Jurusan dan Program Studi
Poltekkes Kemenkes Kupang memiliki 7 Jurusan dan 13 Program Studi. Jurusan dipimpin oleh ketua jurusan (Kajur) yang dipilih diantara kelompok Dosen sesuai peraturan dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur demikian halnya denganprogramstudiKeperawatanEndedanWaingapu.Tugaspokokdanfungsi
Ketua Jurusan/Ketua Program Studi:
1. Mengelola kegiatan tridarma perguruan tinggi
2. Mengelola sumber daya jurusan Pengelola program Studi, terdiri dari:
3. Ketua Jurusan (Kajur)
4. Sekretaris Jurusan (Sekjur)
5. PJ Akademik
6. PJ Kemahasiswaan
7. Administrasi umum, keuangan dan kepegawaian
8. Kelompok tenaga fungsional
Dalam melaksanakan tugas sehari-hari, Kajur/Kaprodi dibantu oleh
Sekjur/Sekprodi. Sekjur/Sekprodi mempunyai tugas merencanakan dan melaksanakan kegiatan di bidang administrasi akademik, kemahasiswaan, umum, keuangan, perlengakap dan pengawasan. Dalam melaksanakan tugasnya, Sekjur/sekprodi bertanggung jawab kepada Kajur/Kaprodi. Sub unit penunjang bertanggungjawab kepada kajur/Kaprodi dan berkoordinasi dengan kepala unit terkait.
• Pusat
1) PusatPenelitiandanPengabdianKepadaMasyarakat
Unit penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (PPM) adalah pelaksana sebagai tugas Poltekkes Kemenkes di bidang penelitian terapan dan pengabdian kepada masyarakat yang berada di bawah Direktur. Unit PPM dipimpin oleh seorang kepala yang ditunjuk oleh Direktur serta secara teknis fungsional dibina oleh Wadir I. Unit PPM mempunyai tugas menyelenggarakan kegiatan penelitian terapan dan pengabdian kepada masyarakat. Unit PPM mempunyai fungsi:
a) Pelaksanaan penelitian terapan
b) Pengalaman ilmu pengetahuan dan teknologi
c) Peningkatan relavansi program Poltekkes Kemenkes sesuai dengan kebutuhan masyarakat
d) Pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat dalam pembangunan
e) Menjalin kerjasama antar perguruan Tinggi dan / atau badan lainnya baik di dalam maupun di luar Poltekkes Kemenkes dalam rangka penelitian dan pengabdian masyarakat
f) Publikasi hasil penelitian
g) Mengkoordinir komosi etik
h) Pelaksanaan urusan tata Unit PPM dan
i) Melakukan koordinasi diantara Subunit PPM di masing-masing jurusan.
Unit Penjaminan Mutu adalah unsur pelaksana di bidang penjaminan mutu yang berada dibawah dan bertangung jawab langsung kepada Direktur. Unit
PenjaminanMutudipimpinolehseorangKepalayangditetapkanolehDirektur
dan secara teknisfungsional di bina olehWadir I. UnitPenjaUraiaminan Mutu
mempunyai tugas melakukan penjaminan mutu pendidikan seara bertahap, sistematis dan terencana dalam suatu program penjaminan mutu yang
memiliki target dan kerangka waktu yang jelas. Unit Penjaminan Mutu
mempunyai fungsi:
a) Perencana dan pelaksana sistem penjaminan mutu internal secara keseluruhan di Poltekkes Kemenkes.
b) Penyusunan Perangkat Dokumen (Kebijakan Mutu, Manual Mutu dan standar mutu) yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan sistem penjaminan mutu.
c) Pengembangan sistem informasi Penjaminan Mutu
d) Pelaksanaan Monitoring sistem penjaminan Mutu
e) Pelaksanaan audit mutu akademik internal dan evaluasi pelaksanaan sistem penjaminan mutu.
f) Penyusunan Laporan berkala pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal, dan
g) Melakukan koordinasi dengan sub unit Penjaminan Mutu di Masingmasing Jurusan. Setiap Jurusan membentuk Sub Unit Penjaminan Mutu sesuai Kebutuhan
• Unit
1) UnitPerpustakaan
Unit Perpustakaan adalah unit penunjang teknis di bidang perpustkaan yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur secara teknis fungsional di bina oleh Wadir III. Unit Perpustakaan di pimpin oleh seorang Kepala yang ditetapkan oleh Direktur atas usulan Wadir III, dengan kualifikasiminimalAhlimadyaPerpustakaandiLingkunganUnitPerpustkaan.
Unit Penjaminan Mutu mempunyai tugas memberi layanan bahan pustaka untukkeperluan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.
Unit Perpustakaan mempunyai fungsi:
1. Penyediaan dan pengelolaa bahan Pustaka
2. Pemberian layanan dan pendayagunaan bahan Pustaka
3. Pemeliharaan bahan Pustaka
4. Pengembangan Perpustkaan
5. Pelaksanaan urusan tata usaha perpustkaan, dan
6. Melakukan koordinasi dengan sub unit perpustakaan di masing-masing Jurusan.Setiap Jurusan membentukSubPerpustakaan sesuai Kebutuhan
2) UnitLaboratorium
Unit Laboratorium adalah unit penunjang teknis di bidang laboratorium dari satu atau sebagian cabang ilmu tertentu sesuai dengan keperluan jurusan. Unit ini berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur dan secara terknis fungsional sehari-hari di bina oleh Wadir I. Unit Laboratorium di pimpin oleh seorang kepala Unit yang ditetapkan oleh Direktur atas usulan Wadir I sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Unit Laboratorium mempunyai tugas memberikan layanan bahan dan peralatan laboratorium untuk keperluan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Unit Laboratorium mempunyai fungsi:
1. Perencana, penyediaan dan pengelolaan bahan laboratorium
2. Pemberian layanan dan pendayagunaan bahan dan peralatan laboratorium
3. Pemeliharaan Bahan dan peralatan laboratorium
4. Pelaksanaan urusan tata usaha laboratorium
5. Pengembangan Laboratorium
6. Melakukan koordinasi dengan subunit Laboratorium di masingt-masing Jurusan. Setiap Jurusan membentuk Sub Unit Laboratorium sesuai Kebutuhan
Poltekkes Kemenkes Kupang telah memilki Satuan Pengawas Internal (SPI) yang menjalankan fungsi pengawasan bidang Non Akademik.
Uraian/RincianTugasJabatanPeserta
Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia nomor:
KP.01.02/1/1684/2022 Tentang Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil menetapkan
terhitung mulai tanggal 01 Maret 2022 mengangkat sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil:
Nama : Elisabeth Novita Tharoci Sanji Ratu
NIP : 199604122022032001
Tempat / tanggal lahir : Kupang, 12 April 1996
Jenis kelamin : Wanita
Pendidikan : S-1 Akuntansi, Tanggal 28 Juni 2018
Golongan ruang : III/a
Kebutuhan jabatan : Analis Keuangan
Unit kerja : Setjen ditugaskan pada Poltekkes Kemenkes Kupang
Instansi : Kementerian Kesehatan
Menurut Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
Republik Indonesia Nomor 41 Tahun 2019 tentang Nomenklatur jabatan pelaksana bagi
PegawaiNegeriSipildiLingkunganInstansiPemerintah,seorangAnalisKeuanganmemiliki
tugas jabatan yaitu melakukan kegiatan analisa dan penelaahan dalam rangka
penyusunan rekomendasi kebijakan di bidang keuangan.
Adapun berdasarkan tugas jabatan dalam peraturan diatas, penetapan sasaran kinerja
pegawai sesuai jabatan seorang Analis Keuangan pada Unit Bisnis, yaitu:
1) Terselesaikannya penyusunan realisasi penerimaan PNBP;
2) Terselesaikannya penyusunan realisasi penggunaan PNBP;
3) Terselesaikannya penyusunan proposal penetapan PK BLU;
4) Terselesaikannya penyusunan proposal usulan tarif PK BLU;
5) Terselesaikannya penyiapan bahan penyelesaiantindak lanjut LHP di satuan kerjanya;
6) Terselesaikannya penyiapan bahan penyelesaian pengurusan piutang dan hutang;
7) Terselesaikannya penyusunan laporan keuangan Kementerian Kesehatan/unit
utama/satuan kerja;
8) Terselesaikannya penyiapan bahan rekonsiliasi keuangan satuan kerja;
9) Terselesaikannya pembuatan laporan pajak meliputi pegawai, barang dan jasa;
10)Terselesaikannya penganalisaan laporan keuangan satuan kerja;
11)Terselesaikannya pengumoulan dan pemeriksaan dokumen belanja pegawai untuk
kelengkapan administrasi belanja pegawai;
12)Terselesaikannya pemasukkan data dan informasi belanja pegawai ke dalam system penggajian;
13)Terselesaikannya pemeriksaan ulang kelengkapan dokumen belanja pegawai;
14)Terselesaikannya penyiapan bahan rekonsiliasi keuangan satuan kerja;
15)Terselesaikannya pembuatan laporan pajak meliputi pegawai, barang, dan jasa.
16)Terselesaikannya pembuatan laporan Maturity Rating BLU;
17)Terselesaikannya pembuatan usulan KSO;
18)Terselesaikannya penyusunan pelaksanaan tugas sebagai pertanggungjawaban kepada pimpinan; dan,
19)Terselesaikannya pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan dalam rangka kelancaran kegiatan.
3.1 IdentifikasidanAnalisisIsuAktual
3.1.1 IdentifikasiIsu
Identifikasi isu berdasarkan uraian tugas didapatkan beberapa permasalahan yang terjadi pada Poltekkes Kemenkes Kupang Tahun 2022, adalah sebagai berikut:
Tabel3.1
IdentifikasiIsuBerdasarkanUraianTugas
No UraianTugas Isu Kondisisaatini Kondisiyang diharapkan
1. • Terselesaikannya
penyusunan proposal usulan
penetapan PK
BLU.
• Penyusunan
proposal usulan
tarif PK BLU.
• Terselesaikannya
pembuatan
usulan KSO.
Belum optimalnya
pelaksanaan SOP
pada setiap layanan
bisnis BLU
Poltekkes
Kemenkes Kupang
Pelaksanaannya SOP
pada layanan bisnis
BLU di Tahun 2022
masih belum optimal
yang juga berakibat
pada pemanfaatan
asset BLU untuk
mengembangkan bisnis
BLU yang juga belum optimal.
Pengoptimalan
pelaksanaan SOP
pada setiap proses
layanan bisnis BLU
untuk peningkatan
kualitas layanan.
2. •
usulan tarif PK
BLU.
Belum adanya update data tarif
layanan BLU
Poltekkes
Kemenkes Kupang di Tahun 2022
Poltekkes Kemenkes
Kupang belum memiliki
update data tarif
layanan BLU di Tahun 2022.
Poltekkes
Kemenkes Kupang
memiliki update
data tarif layanan
BLU di Tahun 2022
yang telah sesuai
kondisi pasar bisnis
saat ini dan sesuai
3. Pembuatan laporan
maturity rating BLU Poltekkes
Kemenkes Kupang
belum optimal
selama proses
pelaksanaan BLU
Maturity Rating di Tahun 2022
Kurang optimalnya
pelaksanaan BLU
maturity rating di Tahun 2022 dan hasil penilaian yang kurang memuaskan.
dengan kebutuhan
BLU.
Pengoptimalan
pelaksanaan BLU
maturity rating di tahun-tahun
selanjutnya dengan
pencapaian hasil yang memuaskan.
Analisis isu memiliki tujuan untuk menetapkan kualitas isu dan menentukan prioritas isu yang perlu diangkat dan diselesaikan melalui aktualisasi yang akan dilakukan. Analisis isu APKL digunakan untuk menilai kualitas isu dengan melihat apakah isu yang diangkat memenuhi syarat berdasarkan penilaian indikator Aktual, Problematik, Kekhalayakan, dan Kelayakan Alat untuk analisis isu yang digunakan yaitu menggunakan APKL dan USG. Adapun analisis USG digunakan untuk menentukan prioritas isu yang perlu diselesaikan menggunakan teknik skoring dengan memberikan nilai dalam rentang 1-5. Nilai total tertinggi adalah isu prioritas yang akan ditetapkan untuk diselesaikan dengan kegiatan yang diusulkan. Analisis isu-isu di Poltekkes Kemenkes Kupang dengan analisis APKL adalah sebagai berikut:
Tabel3.2
1. Belum optimalnya pelaksanaan SOP
pada setiap layanan bisnis BLU
Poltekkes Kemenkes Kupang
+ + + + Memenuhi syarat
2.
Belum memiliki update data tarif
layanan BLU Poltekkes Kemenkes
Kupang di Tahun 2022
+ + + + Memenuhi syarat
3. Poltekkes Kemenkes Kupang belum optimal selama proses pelaksanaan
BLU Maturity Rating di Tahun 2022
+ + + + Memenuhi syarat
Berdasarkan hasil analisis isu dengan metode APKL, ketiga isu di atas memenuhi kriteria.
Untuklebihmengerucutkanisuyangada danmenentukanprioritasataucoreisuyangakan dicarikanpemecahanmasalahnya,digunakan Teknikanalisis USG,denganmemperhatikan:
a. Urgency
Seberapa mendesak isu tersebut harus dibahas dan dihubungkan dengan waktu yang
tersedia serta seberapa keras tekanan waktu untuk memecahkan masalah yang
menyebabkan isu
b. Seriousness
Seberapaseriusisuperludibahasdandihubungkandenganakibatyangtimbuldengan
penundaan pemecahan masalah yang menimbulkan isu tersebut atau akibat yang
menimbulkan masalah lain kalau masalah penyebab isu tidak dipecahkan
c. Growth
Seberapa kemungkinan-kemungkinannya isu tersebut menjadi berkembang dikaitkan
kemungkinan masalah penyebab isu akan makin memburuk kalau dibiarkan
Adapun rentang scoring yang dimaksud yaitu:
5 : Sangat mendesak/serius/berdampak
4 : Mendesak/serius/berdampak
3 : Cukupmendesak/serius/berdampak
2 : Kurang mendesak/serius/berdampak
1: Tidak mendesak/serius/berdampak
Berdasarkan Analisis USG di atas, maka isu yang dipilih adalah Belum optimalnya
pelaksanaanSOPpadasetiaplayananbisnisBLUPoltekkesKemenkesKupang.
Terkait dengan penentuan coreissue yaitu “Belum optimalnya pelaksanaan SOP pada setiap layanan bisnis BLU Poltekkes Kemenkes Kupang”, untuk mendapatkan akar
penyebab masalah akan digambarkan dalam bentuk fishbonediagram. Diagram tersebut
merupakan salah satu alat yang digunakan untuk mengidentifikasi dan menggambarkan penyebab suatu permasalahan. Kategori penyebab permasalahan yangdigunakan meliputi surroundings (lingkungan), system (sistem), skills (keterampilan), suppliers (pemasok) atau melalui brainstorming bersama dengan rekan kerja di instansi sehingga dapat
digambarkan denganfishbonediagramsebagai berikut:
Surrounding
Kebiasaancarakerja yanghanyaberfokus padahasil dengan mengabaikan prosedur baku sebagaipanduan
Rendahnya kecakapanSDM yangtidak sebanding dengan makin banyaknya permintaandan kebutuhan masyarakatterkait layanan bisnis
System
Belum lengkapnya SOP pengelolaan layanan bisnis BLUdan pelaksanaannyayang belum optimal
Belumoptimalnya pelaksanaanSOPpada setiaplayananproses bisnisBLU
Kurangnya pemahaman mendetail tentangsistem Pengelolaan KeuanganBLU
Kurangnya pengetahuandan datatentang pengelolaan unit
Skill
Terbatasnya Informasidan pengetahuan pengelolaan
Terbatasnya tim penyusun SOPProses Bisnis BLU
Supplier
3.2 Keterkaitan Penyebab Isu dengan Kedudukan dan Peran ASN untuk
mendukungTerwujudnyaSmartGovernance.
Berdasarkan analisis penyebab isu menggunakan diagram fishbone dapat diketahui
penyebab-penyebab isu prioritas yang perlu diselesaikan antara lain:
a. Kebiasaan cara kerja yang hanya berfokus pada hasil yang akan didapat, tanpa mengikuti atau menerapkan prosedur-prosedur yang ada(Surroundings).
b. SOP-SOP Bisnis, khususnya jenis layanan non-akademik yang belum lengkap dan pelaksanaannya yang belum optimal(system).
c. Kurangnya pemahaman mendetail terkait pola pengelolaan keuangan dan bisnis BLU sesuai PMK Nomor 129/PMK.05/2020 tentang pedoman pengelolaan BLU(skill).
d. Tim penyusun SOP proses pengembangan bisnis BLU yang terbatas(supplier).
Adapun dampak jika isu tidak diselesaikan, yaitu:
a. Menganggap proses tidak penting dibandingkan hasil yang dapat, menciptakan budaya kerja yang tidak mencerminkan smartgovernancedan berujung pada penilaian kinerja instansi/unit yang kurang baik.
3.3
b. Pelaksanaan layanan bisnis dengan SOP yang belum lengkap mengakibatkan tata kerja unit bisnis yang tidak optimal, tanpa adanya prosedur baku sebagai pedoman pelaksanaan.
c. Pengelolaan Keuangan dan penyediaan layanan bisnis BLU, dalam hal realisasi program kerja sampai pada output laporan keuangan unit kerja/instansi dan laporan pengembangan bisnis yang belum menggunakan pola pengelolaan BLU secara menyeluruh jika dibandingkan dengan pedoman pengelolaan yang tertuang dalam PMK 129.
d. Fungsi tim penyusun SOP yang tidak berjalan optimal mengakibatkan adanya beberapa layananyangberjalanseadanyatanpaSOPyangberakibatpadahasilyangtidakoptimal. Hal tersebut juga berdampak pada pencapaian dua target indikator kinerja utama (IKU) instansi yang tidak optimal, yaitu pada target realisasi pendapatan BLU dan target realisasi pendapatan dari optimalisasi asset BLU.
Terkaitdenganpenyebabdandampakdariisuyangtelahdianalisis,sebagaiseorang ASN dengan tugas utama yaitu memberikan pelayanan public yang professional dan berkualitas di tengah percepatan perubahan yang terjadi saat ini. Selain itu, guna melaksanakan peran ASN untuk mendukung terwujudnya smart governance, penulis berupaya untukmeminimalisir dampak-dampak yang akan terjadi terkaitisu yangdiambil, khususnya dampak yang langsung berpengaruh pada indikator kinerja utama organisasi. Kegiatanyangdapat dilakukanyaitudenganpengoptimalanpelaksanaanSOPpengelolaan layanan bisnis BLU sehingga terciptanya tata kerja organisasi yang baik dan benar, juga tercapainya peningkatan kualitas layanan publik. Pengoptimalan pelaksanaan SOP ini tentunya membutuhkan kolaborasi dan keterlibatan banyak pihak guna tercapainya target yangtelahditetapkan.SelainitujugadenganmenerapkanprinsipSMARTASN,diharapkan kegiatan-kegiatan yang dirancang atau disusun dan penyediaan informasi serta data yang dibutuhkan oleh banyak pihak, lebih mudah dijangkau, lebih mudah di pahami, lebih mudah di akses dan lebih akuntabel sehingga upaya menuju tata kelola pemerintahan yang cerdas atausmartgovernancesemakin terwujud dari waktu ke waktu.
AlternatifPemecahanMasalahsebagaiGagasanKreatif
Adapun gagasan kreatif untuk penyelesaian isu yang ada, dengan merajuk pada penyebabnya, yaitu:
1. Kebiasaan cara kerja yang hanya berfokus pada hasil yang akan didapat, tanpa mengikuti atau menerapkan prosedur-prosedur yang ada
2. SOP-SOP Bisnis, khususnya beberapa jenis layanan nonakademik yang belum lengkap an sangat memerlukan prosedur baku serta pelaksanaan SOP yang telah ada namun belum optimal
Mengidentifikasikesenjanganbudayayangdiharapkan atau seberapa efektif cara kerja yang berkembang sekarang terhadap pencapaian target.
1. Membuat rancangan SOP untuk beberapa jenis bisnis BLU yang belum memiliki SOP dan mengsosialisasikan rancangan SOP yang disusun kepada seluruh staff Poltekkes Kupang yang terlibat dalam pengembangan layanan bisnis BLU.
2. Melakukan reorientasi terhadap SOP yang masih relevan namun belum diterapkan secara optimal.
3. Mengsimulasikan pengembangan layanan bisnis dengan rancangan SOP yang sementara dalam proses pembuatan.
3. Kurangnya pemahaman mendetail terkait pola pengelolaan keuangan dan bisnis BLU sesuai PMK Nomor 129/PMK.05/2020 tentang pedoman pengelolaan BLU
4. Tim penyusun SOP proses pengembangan bisnis BLU yang terbatas
1. Melakukan pengembangan diri secara individual dengan menelaah PMK 129 terkait pedoman-pedoman atau tata cara pengelolaan keuangan BLU.
2. Membuat bank data dalam bentuk excel terkait rekapan jenis layanan, pemakaian layanan BLU, tarif layanan dan pendapatan atas jasa layanan.
Unit Bisnis bersama unit penjamin mutu, unit hubungan masyarakat dan bagian hukum membuat SOPsetiapbisnisBLUsertaPKSdanKSOdenganpihak ketiga untuk bentuk kerja sama yang belum tertuang dalam tarif layanan bisnis BLU.
4.1. RancanganAktualisasiNilai-NilaiDasarPNS
MatrikRancanganAktualisasi
Unit Kerja : Poltekkes Kemenkes Kupang
Isu yang diangkat : Belum optimalnya pelaksanaan SOP pada setiap layanan bisnis BLU Poltekkes Kemenkes Kupang
Gagasan Pemecahan Isu : Optimalisasi pelaksanaan SOP pada setiap layanan bisnis BLU Poltekkes Kemenkes Kupang.
Gagasan tersebut terkait dengan core value berorientasi pelayanan yaitu:
1. memahami dan memenuhi kebutuhan masyarakat;
2. ramah, cekatan, solutif, dan dapat diandalkan; dan
3. melakukan perbaikan tiada henti.
kesenjangan
budaya yang
diharapkan atau
seberapa efektif
cara kerja yang
berkembang
sekarang
terhadap
pencapaian target
lapangan terhadap
cara kerja SDM-
SDM yang terlibat
dalam
penyelesaian suatu
layanan bisnis.
2. Rekapitulasi
data/fakta hasil survey terkait
kendala yang
dihadapi selama
proses penyediaan
data-data awal
dan gambaran
mengenai cara
kerja
penanganan
suatu
permintaan
layanan bisnis.
lapangan saat adanya permintaan
layanan bisnis yang masuk ke
instansi sekaligus melihat layanan
apa yang paling banyak
dibutuhkan masyarakat
(Berorientasi Pelayanan).
Penulis juga berinteraksi dengan
staff-staff yang terlibat, menanyakan apakah ada
Membangun
kemandirian dan tata kelola
organisasi yang baik.
Pengaplikasian
Budaya kerja smart governance demi lebih
optimalnya kinerja pegawai, yang
menguatkan
tentang proses yang terjadi dan
kendala yang
kendala yang dihadapi dan
menampungide/masukandari
masing-masing orang
nilai-nilai Berorientasi
Pelayanan, Kompeten,
layanan kepada
pihak ketiga
3. Berkonsultasi dan berdisuksi dengan
atasan langsung
terkait masalah
yang dihadapi
dalam proses
pengelolaan bisnis
BLU
Mengatur langkah-
langkah perbaikan cara
kerja melalui upaya
membangun kerja sama
tim yang baik dan
sosialisasi tentang
pentingnya perubahan
cara demi hasil yang
lebih optimal.
terjadi di lapangan.
3. Mendapatkan arahan/masukan
terkait
pelaksanaan
kegiatan
selanjutnya untuk
penanganan isu.
4. Dimulai dari diri
sendiri: berani
melakukan
perubahan pola
kerja dan
mengajak org lain untuk ikut serta.
Peningkatan
kesadaran dan
motivasi kerja yang lebih baik.
(Harmonis) untuk selanjutnya
proaktif terhadap masalah
(Adaptif) yang didapat dan
membuat bahan perbaikan (BerorientasiPelayanan).
2. Penulis melakukan rekapan terkait
data-data yang sesuai hasil survey (Akuntabel), membuat alatukur
untuk setiap data yang
terkumpul (Kompeten) guna
menemukan penyebab
masalah yang terjadi (Kompeten).
3. Penulis berkonsultasi dengan
atasan langsung sebagai bentuk
laporanpekerjaan(Akuntabel) dan meminta arahan (Kolaboratif) untuk langkah
selanjutnya yang akan dikerjakan
serta menghargai dan
menerima semua masukan
yang diberikan sebagai bahan
perbaikan dan pembelajaran bagi
Harmonisdan Adaptif.
2. Membuat
rancangan SOP dan mengsosialisasik
annya kepada
kepada staff
Poltekkes
Kupang yang
1. Mempelajari dan memahami proses bisnis BLU untuk mengetahui sejauh mana implementasi pengelolaan yang sedang berlangsung pada
penulis (Harmonis).
Penulis memotivasi diri sendiri untuk melakukangebrakanpola
acara kerja lebih baik yang
mengikuti setiap prosedur (Kompeten), penulis
menyesuaikan diri dengan kondisi terkini dengan cara
terus belajar dan berusaha data mengoptimalkan proseduryangada (Adaptif) serta mengajak stafstaf dimulai dari level bawah
untuk bersama bekerja smart (Kompeten) guna tercapainya targetinstansi(Kolaboratif)
1. Konsep yang tertata dengan baik tentang prosedur kerja pengelolaan unit usaha/bisnis.
2. Instansimemiliki standar kinerja
1. Penulis mempelajari aturanaturan terkait pedoman
pengelolaan dan pengembangan
bisnis BLU untuk memahami proses bisnis yang telah dan akan dilaksanakan (Kompeten).
Melakukan analisa dari rangkaian pengembangan dan pengelolaan
Membangun kemandirian dan tata kelola organisasi yang baik.
Memiliki SOP yang jelas untuk setiap layanan bisnis/usaha BLU, menguatkan nilai-nilai Berorientasi
terlibat dalam
pengembangan
layanan bisnis
BLU.
instansi.
2. Menyusun alur
kerja (flowchart)
bersama tim
penyusun.
3. Mengsimulasikan
rancangan SOP
4. Evaluasi dan
perbaikan
dilakukan sekaligus
terhadap
rancangan SOP.
yangjelasdalam
hal pelayanan
bisnis BLU, tergambarkan
dari flowchart yang disusun.
3. Mengetahui
kelayakan dari
rancangan SOP yang dibuat.
4. Peningkatkan
akuntabilitas
dengan
mendokumentasi
kan tanggung
jawab dalam
melaksanakan
tugas
layanan bisnis, hasil yang didapat
dan alokasi waktu sudah maksimal
atau belum untuk menjadi poin
yang harus revisi atau tetap
digunakan (Berorientasi
Pelayanan). Selanjutnya dari
pelaksanaan sebelumnya, feedback/saran apa yang didapat
dari masyarakat, bagaimana
kepuasan masyarakat terkait
layananyangdiberikaninstansi
sebagai upaya menjaga nama
baik instansi (Loyal). Selain itu, penulis juga berdiskusi (Harmonis) dengan pimpinan
(Wadir II, Kasubbag ADUM, Ka.Unit
Bisnis) dan staff yang ikut
berperan dalam pengelolaan
bisnis (petugas pengelola gedung, driver, cleaning services, petugas Laboratorium, bendahara
penerimaan dan pengeluaran, staff
BMN, staff IT dan staff
Pelayanan, Kompeten, Akuntabeldan Kolaboratif
perngarsipan) untuk
mendapatkan permasalahan/
kendala apa saja yang mungkin
didapatkan selama melaksanakan
tugas (Adaptif: bertindak
proaktif)
2. Penulis bersama tim penyusun
rancangan SOP (Kolaboratif)
yang terdiri dari atasan langsung
unit bisnis, staff keuangan, staff
penjamin mutu, menyusun dan
mengevaluasi flowchart yang
dibuat. Flowchart yang akan
disusun harus memuat dan
memenuhi kebutuhan
masyarakat (Berorientasi
Pelayanan), pendayagunaan
barang milik negara secara
bertanggungjawab
(Akuntabel) dan juga harus
memuat batasan waktu untuk
pelaksanaan per tahapan untuk
membantu staff yang terlibat
dapat bekerja secara
professional (Loyal & Kompeten).
3. Penulis menerapkan flowchartyang
telah dibuat pada permintaan
layanan bisnis yang diterima mulai
dari awal proses sampai akhir, dengan bertanggungjawab, efektif dan efisien (Akuntabel).
Selama proses simulasi rancangan
SOP, penulis bekerjasama
dengan pegawai/staff yang
terlibat dengan layanan bisnis
yang berlangsung (Kolaboratif)
untuk pencapaian hasil yang
sesuaitarget(Kompeten).
Setelah proses layanan bisnis
mencapai tahap akhir, penulis
memastikan pengguna jasa
mendapatkanhasilyangdiharapkan
demi menjaga mitra Poltekkes
di masyarakat (Loyal) dan
berusaha membangun jaringan
3. Melakukan reorientasi
terhadap SOP yang masih relevan namun
belum
diterapkan
secara optimal.
1. Berkoordinasi dengan atasan langsung untuk mendapatkan ijin pelaksanaan
reorientasi SOP.
2. Mengumpulkan referensi atau
kerjasama di masa depan (Kolaboratif).
4. Penulis mengevaluasihasil
penerapan flowchart
(Kompeten) pada setiap
penanganan kasus layanan bisnis
untuk menilai efektivitas per alur proses yang ada untuk dilakukan
perbaikan/revisi jika perlu (BerorientasiPelayanan) dan
melaporkan kepada atasan atas
hasilevaluasiyangdikerjakan
penulissesuaidengandata
danfakta yang ditemukan (Akuntabel).
1. Mendapatkan arahan dan persetujuan pelaksanaan reorientasi SOP.
2. Adanya referensi dan regulasiregulasi
1. Penulis melakukan koordinasi dan
meminta arahan dengan
menjelaskan maksud dan tujuan
secara sopan (Harmonis).
Penulis menyampaikan tujuan
pelaksanaan kegiatan untuk
meningkatkan kualitas
layanan dengan pelaksanaan SOP
Membangun kemandirian dan tata kelola organisasi yang baik.
Pengptimalan pelaksanaan
SOP untuk setiap layanan bisnis/usaha BLU, menguatkan
nilai-nilai
regulasi terupdate
terhadap
pengelolaan bisnis
dan SOP sebagai
bahan referensi.
3. Melaksanakan
orientasi dengan
metode simulasi
beberapaSOPyang
jarang dikerjakan
dan bedah SOP
yang belum
dipahami.
4. Membuat evaluasi
pelaksanaan
orientasi SOP.
5. Membuat laporan
orientasi dan mendesiminasikan
rekomendasi hasil orientasi.
terupdate
sebagai bahan
pelaksanaan
reorientasi SOP.
3. Simulasi
beberapa SOP untuk mengetahui
apakah SOP
yang ada masih
relevan atau
butuh perbaikan
serta
mendapatkan
pemahaman
terkait
alur/flowchart
per SOP dengan baik.
4. Hasil evaluasi pelaksanaan reorientasi, sebagai bahan
dengan baik dan benar (Berorientasi Pelayanan) dan
untuk mengoptimalkan target
kinerja unit yang berhubungan
dengan pengoptimalan SOP pada
layanan bisnis BLU (Kompeten).
2. Penulis mengumpulkan
referensi terkait pengelolaan
layanan bisnis dan regulasi SOP
terupdate (Bertindak proaktif)
dan mengevaluasi apakah
terdapat keterkaitan mendalam
antara pelaksanaan SOP dengan
target yang diharapkan (Kompeten).
3. Penulis mengsimulasikan
beberapa SOP dengan cermat
sesuai prosedur (Akuntabel)
selanjutnya dalam tahapan
simulasi, menganalisis apakah
prosedur yang ditetapkan telah
efektif serta mencari solusi jika
ditemukan kejanggalan
Berorientasi Pelayanan, Kompeten, Akuntabel, Harmonis, Loyal,Adaptif dan Kolaboratif
pembuatan
laporan kepada
atasan.
5. Laporan kegiatan
reorientasi SOP
dan hasil serta
gambaran
pelaksanaan
SOP kedepan.
(Berorientasi pelayanan) guna
menghasilkan layanan prima
terhadap kebutuhan
masyarakat (Berorientasi
Pelayanan).
4. Penulis membuat hasil evaluasi
terhadap kegiatan reorientasi SOP
yang dilaksanakan (Akuntabel).
Hasil evaluasi harus memuat
efektivitas dan efisiensi
kegiatan sebagai bahan
laporankegiatan(Kompeten).
5. Penulis membuat laporan
kegiatan kepada atasan
(Kompeten) sebagai bentuk
pertanggungjawaban (Akuntabel). Laporan kegiatan
yang dibuat menggambarkan
output yang maksimal dengan
kerjasama tim yang baik
(Kolaboratif) dan juga
penyediaan layanan tepat sasaran
sesuai kebutuhan masyarakat
4. Melakukan
sosialisasi (pembelajaran
melalui video literasi) terhadap
setiap SOP kepada seluruh staff Poltekkes Kupang yang terlibat.
1. Menentukan sasaran/peserta sosialisasi dan menyiapkan waktu sosialisasi.
2. Menyiapkan SOPSOP, baik rancangan SOP dan SOP relevan untuk
setiap layanan
bisnis/usaha BLU.
3. Membuat materi pemaparan proses menjalankan SOP kepada peserta
(Berorientasi pelayanan) dan juga dapat menjaga citra kinerja instansi di mata public/masyarakat umum sebagai
pengguna layanan (Loyal).
1. Pemahaman tentang prosedur pengelolaan bisnisyangbaik dan benar serta efektif dan efisien.
2. Peningkatan pelayanan dalam hal terkait pengembangan bisnis/usaha
3. Setiap kegiatan realisasi
1. Penulis menentukan peserta
sosialisasi (Kolaboratif) dengan
tepat sasaran agar setiap pesertamemilikipengetahuan dan melaksanakan layanan bisnis sesuai prosedur (Kompeten).
2. Penulis menyiapkan rancangan SOP dan SOP existing agar tidak ada data yang kurang selama kegiatan sosialisasi berlangsung (Akuntabel) dan menyiapkan data dukung
dasar pembuatan SOP
tersebut (hasil analisa, data & fakta) (Kompeten).
3. Penulis membuat materi paparan
Membangun kemandirian dan tata kelola organisasi yang baik.
Pemahaman terkait pelaksanaan prosedurprosedur dalam setiap SOP pengelolaan bisnis BLU agar terciptanya tata kerja yang baik, menguatkan nilai-nilai Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten,
sosialisasi dalam
bentuk video
literasi.
4. Melaksanakan
sosialisasi
rancangan SOP dan SOP existing untuk
setiap layanan
bisnis BLU kepada
setiap staff pada
unit-unit yang akan
terlibat dalam
pelaksanaan
pengelolaan
layanan bisnis BLU.
pengelolaan
bisnis/usaha
terdokumentasi
kan dengan
baik.
dan penjelasan yang baik dan
mudah dipahami oleh peserta
sosialisasi (Akuntabel) untuk
setiap alur flowchart dan juga
membuat video literasi yang menarik.
4. Penulis melaksanakankegiatan
sosialisasi secara efektif dan efisiensertasesuaitarget yang
telah ditetapkan sebelumnya (AkuntabeldanKompeten).
Selama proses kegiatan, penulis
mengusahakan para peserta
berperan aktif dan betul-betul
memahami setiap flowchart yang
ada, menerima masukan dari
setiap proses untuk proses
perbaikan nantinya (Harmonis)
dan diharapkan adanya ide-ide
yang muncul terkait dengan SOP
yang ada dengan tujuan
meningkatkan kualitas layanan (BerorientasiPelayanan)
danAdaptif.
5. Menerapkan
PMK 129 terkait
pedoman atau
tata cara
pengelolaan
keuangan BLU
Dalam hal ini
staff unit bisnis
menyiapkan LPJ
pengoptimalisasi
san asset BLU per bulan dan
melakukan
rekonsiliasi
pendapatan per triwulan
bersama staff
Akuntansi serta
1. Membuat bank data
berisi pemakaian optimalisasi asset, belanja barang yang dikeluarkan, danpendapatanper
layanan yang dapat
diakses oleh staff
BMN, Bendahara
Penerimaan, Bendahara
Pengeluaran, staff
Akuntansi, dan SPI
sebagai fungsi control.
2. Melakukan pencatatan dan pelaporan terkait
Smart ASN: Penulis menyiapkan
materi paparan sosialisasi dalam
bentuk video literasi yang menarik dan mudah dipahami.
1. Bankdatadalam
bentuk Ms.Excel
sebagai alat
untuk pelaporan dan pengelolaan
bisnis dan
keuangan BLU
2. Laporan Keuangan dan laporan pertanggungjawaban pengembangan
layanan bisnis BLU dihasilkan
sesuai PMK 129.
3. Laporan Rekonsiliasi
1. Smart ASN: Penulis membuat
akun MEGA untuk media
peyimpanan dan sharing data
terkait pengelolaan bisnis BLU dan laporan-laporannya. MEGA yaitu
salah satu situs yang menyediakan
layanan file sharing and secure cloudstorageyangsangat terjamin
keamanannya dan cocok
digunakan untuk organisasi
dengan lebih dari 2 layanan bisnis (Akuntabel).
2. Akuntabel: Project yang
dikerjakan penulis menghasilkan
pengelolaan unit bisnis dan
keuangan BLU yang sesuai
pedoman.
Kompeten: Tercapainya salah
Membangun
kemandirian dan tata kelola organisasi yang baik.
Terciptanya tata
kerja yang baik, menguatkan nilai-nilai Berorientasi
Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, danAdaptif.
mempunyai
bank data
sebagaialatukur
output dan sumber data kepada stakeholder jika diminta.
pengoptimalan
asset BLU oleh staff
unit bisnis.
3. Melakukan rekonsiliasi pendapatan per triwulan antara analis keuangan unit bisnis dan staff Akuntansi
Pendapatan
optimalisasi
asset BLU dan pencapaian target pendapatan BLU.
satu indikator kinerja utama
instansi yaitu pengoptimalan
asset BLU dan tercapainya
target pendapatan BlU yang
juga menjadi tugas dan fungsi jabatan penulis.
Penulis menerapkan PMK 129
dalam menjalankan
pengembangan bisnis dan juga
dalam pembuatan laporan
keuangan dan
pertanggungjawaban
pengelolaan bisnis (Akuntabel).
3. Penulis bersama tim Akuntansi (Kolaboratif) melakukan
rekonsiliasi pendapatan BLU per triwulan untuk menghasilkan
laporan keuangan unit yang baik
dan benar (Akuntabel dan
Kompeten) yang dapat
digunakanolehpemimpinBLU
dan stakeholder (Harmonis)
sebagai salah satu alat
pengambil keputusan untuk
peningkatan kinerja di periode
selanjutnya (Adaptif).
Pelaksanaan kegiatan aktualisasi akan dilakukan mengacu pada tabel berikut:
Tabel4.2
JadwalKegiatandanTahapanKegiatanAktualisasi
1.
kesenjangan budaya
yang diharapkan atau
seberapa efektif cara
kerja yang berkembang
sekarang terhadap
pencapaian target
SOP dan mengsosialisasikannya
Ags.2022
Ags.2022
kepada kepada staff
Poltekkes Kupang yang
terlibat dalam
pengembangan layanan
bisnis BLU.
3. Melakukan reorientasi
terhadap SOP yang
masih relevan namun
belum diterapkansecara optimal.
4. Melakukan sosialisasi
(pembelajaran melalui
video literasi) terhadap
setiap SOP kepada
seluruh staff Poltekkes
Kupang yang terlibat.
5. Menerapkan PMK 129
terkait pedoman atau
tata cara pengelolaan
keuangan BLU Dalam
hal ini staff unit bisnis
menyiapkan LPJ
pengoptimalisasisan
Tanggal25
Julis.d.29
Ags2022
Tanggal22
Agss.d.29
Ags2022
Tanggal22
Agss.d.29
Ags2022
asset BLU per bulan dan
melakukan rekonsiliasi
pendapatan per triwulan
bersama staff Akuntansi
serta mempunyai bank
data sebagai alat ukur
output dan sumber data
kepada stakeholder jika
diminta.
Parah pihak yang terlibat dalam pelaksanaan aktualisasi adalah seperti dalam table berikut:
Tabel4.3
ParaPihakdanPerannyadalamAktualisasi
No. ParaPihak PerandalamAktualisasi Keterangan
1. Mentor Mengarahkan dan membimbing penetapan isu, pemilihan core isu dan gagasan penyelesaian isu, serta penetapan kegiatan penyelesaian isu yang akan dilakukan selama aktualisasi.
2. Coach Mengarahkan dan membimbing melakukan list isu, pemilihan core isu dan gagasan penyelesaian isu serta pentahapan kegiatan penyelesaian isu yang akan dilakukan selama aktualisasi.
3. KasubbagADUM Mengarahkan dan memfasilitasi pelaksanaan pembuatan rancangan SOP dan sosialisasi reorientasi SOP relevan.
4. UnitPenjaminMutu Membantu proses penyusunan rancangan SOP dan mengarahkan setiap prosedur baru yang dibuat ataupun SOP relevan yang akan dilakukan perbaikan
5. StaffAkuntansi Membantu mengarahkan dan bersama menyiapkan bahan dan melaksanakan rekonsiliasi pendapatan
6. StaffBMN Mendukung dan membantu pelaksanaan simulasi rancangan SOP dan reorientasi SOP
4. Seluruh Staff Poltekkes KemenkesKupang Mendukungdan membantu dalampelaksanaankegiatanaktualisasi.
Tabel4.4
Keterkaitan
kedudukan
danperan
Mengidentifikasi
kesenjangan
budaya yang
diharapkan atau
seberapa efektif
cara kerja yang
berkembang
sekarang terhadap
pencapaian target
Tabel4.6 KedudukandanPeranASN
Membuat rancangan
SOP dan
mengsosialisasikannya
kepada kepada staff
Poltekkes Kupang
yang terlibat dalam
pengembangan
layanan bisnis BLU.
Melakukan
reorientasi
terhadap SOP
yang masih
relevan namun
belum
diterapkan
secara optimal.
Melakukan
sosialisasi
(pembelajaran
melalui video literasi)
terhadap setiap
SOP kepada
seluruh staff
Poltekkes
Kupang yang
terlibat.
Menerapkan PMK 129 terkait
pedoman atau tata cara
pengelolaan keuangan BLU Dalam
hal ini staff unit bisnis menyiapkan
LPJ pengoptimalisasisan asset BLU
per bulan dan melakukan
rekonsiliasi pendapatan per
triwulan bersama staff Akuntansi
serta mempunyai bank data
sebagai alat ukur output dan sumber data kepada stakeholder
jika diminta.
Agenda 1 Latihan Dasar CPNS Tahun 2022. UPTD BAPELKESMAS Kementerian Kesehatan
Republik Indonesia
Agenda 2 Latihan Dasar CPNS Tahun 2022. UPTD BAPELKESMAS Kementerian Kesehatan
Republik Indonesia
Agenda 3 Latihan Dasar CPNS Tahun 2022. UPTD BAPELKESMAS Kementerian Kesehatan
Republik Indonesia
Peraturan Pemerintah No. 11 tahun 2017 Tentang Menejemen Pegawai Negeri Sipil
Undang-undang No. 5 Tahun 2014 Tentang Aparatur Sipil Negara
Pemerintah Indonesa. 2020. PeraturanMenteriKesehatanRepublikIndonesiaNomor71
Tahun 2020 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Politeknik Kesehatandi
LingkunganKementerianKesehatan.Jakarta
Pemerintah Indonesa. 2020. Peraturan MenteriKeuanganRepublik Indonesia Nomor
129/PMK.05/2020 Tentang Pedoman Pengelolaan Badan Layanan Umum.
Jakarta
http://blu.djpbn.kemenkeu.go.id/index.php?r=publication/regulation/index&id=5
https://www.poltekkeskupang.ac.id/
Direktorat Pembinaan Pengelolaan Keuangan BLU.2020. Buku Pedoman-BLU Maturity
RatingAssesmentToolsandEvaluation. Cetakan Pertama, Desember 2020.
Lampiran 1. Pengendalian Rancangan Aktualisasi oleh Coach
PENGENDALIANRANCANGANAKTUALISASIOLEHCOACH
Nama : Sinta Javani, SST, MAP
NIP : 198106282002122001
Unit kerja : BAPELKES BALI
Jabatan : PenyelesaianKegiatan CatatanCoach Waktudan MediaCoaching
1. Memperbaiki Tujuan umum yang di breakdown dari tujuan khusus 1. Menhabituasi nilai2 dasar pns 2 menerapkan oeran jedusukan asn melalaui
MANAJEMEN ASN dan SMART ASN dan meningkatkan kinerja organisasi melalui
gagasan kreatif
2. Memperbaiki diagram fishbonedan merubah factor-faktor penyebab.
3. Menambahkan kegiatan pada gagasan kreatif
4. Susunan table pada BAB 4 dirubah
5. Pengisian matriks diganti dengan blok warna bukan angka
6. Bukan membuat SOP tapi membuat
rancangan SOP, disesuaikan dengan waktu aktualisasi yang terbatas.
7. Mengganti kegiatan pengaktualisasian menjadi reorientasi SOP relevan.
8. Lampiran berisi tentang lembar bimbingan coaching/mentoring
1. Tujuan khusus menjawab tujuan umum... breakdown saja mjd 1. Menhabituasi nilai2 dasar pns 2 menerapkan oeran jedusukan asn melalaui
manajemwn asn san smart asn dan meningkatkan kinerja organisasi melalui gagasan kreatif.(substansi)
2. Memperbaiki diagram fishbone.
3. Gagasan kreatif disesuaikan dengan diagram fishbone yang telah diubah.
4. Rancangan SOP tdk bisa diaktualisasikan tetapi baru disimulasi.
5. Untuk SOP yg masih relevan tapi belum
dilaksanakan, dibuat dalam bentuk kegiatan melakukan reorientasi terhadap SOP
Whatsapp Zoom meeting
yang masih relevan namun belum diterapkan secara optimal.
6. Mengganti Langkah kegiatan pada kegiatan reorientasi.
7. Menyesuaikan nilai-nilai dasar PNS pada kegiatan yang diubah dan/atau ditambahkan.
8. Referensi ditambahkan lagi terkait materi latsar agenda 1, 2 dan 3.
Lampiran 2. Pengendalian Rancangan Aktualisasi oleh Mentor
PENGENDALIANRANCANGANAKTUALISASIOLEHMENTOR
Nama : Lidya Sulaiman, S.Farm., Apt
NIP : 198006152014122001
Unit kerja : Poltekkes Kemenkes Kupang
Jabatan : Kepala Sub Bagian Administrasi Keuangan, Kepegawaian dan Umum
1. Melakukan perbaikan terhadap kegiatan.
2. Membuat tahapan kegiatan dengan lebih detail.
1. Memastikan kegiatan yang dirancang akan dilaksanakan tepat waktu
2. Menentukan target peserta sosialisasi
3. Format penulisan disesuakan dengan panduan
4. Membuat tahap kegiatan dengan lebih detail.
Offline