LAPORAN RANCANGAN AKTUALISASI
PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III ANGKATAN 5
“OPTIMALISASI DATA DAN PENAMBAHAN FITUR FILTER TANGGAL PADA MENU
REKAPITULASI CUTI APLIKASI EHR DI RSUPN DR. CIPTO MANGUNKUSUMO”
Disusun Oleh :
HANIF ARIEF FADILAH
NIP. 199706282022031004
BALAI PELATIHAN KESEHATAN CIKARANG
KEMENTERIAN KESEHATAN RI 2022
LAPORAN RANCANGAN AKTUALISASI
OPTIMALISASI DATA DAN PENAMBAHAN FITUR FILTER TANGGAL MENU REKAPITULASI CUTI
APLIKASI EHR DI RSUPN DR. CIPTO MANGUNKUSUMO
Telah di seminarkan
Tanggal 4 Juli 2022, di Bapelkes Cikarang
Coach, Mentor,
dr. Maryono, M.Kes Syarifudin Tualeka, S.T NIP. 196704201999031006 NIP. 197610092008121001
Penguji
Sjamsul Ariffin, SKM, M.Epid NIP. 196611151989031002
Puji dan Syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa berkat rahmat-Nya sehingga dapat tersusun Rancangan Aktualisasi dalam rangkaian Pelatihan Dasar CPNS Golongan III Angkatan 5 Kementerian Kesehatan Tahun 2022 di Bapelkes Cikarang.
Dengan ketulusan dan kerendahan hati, melalui dokumen ini penulis juga ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Ibu dr. Lies Dina Liastuti, SpJP(K), MARS, FIHA selaku Direktur Utama RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo Jakarta.
2. Bapak Muhammad Sumarudin, S.Kom selaku Kepala Unit Manajemen Sistem Informasi RSUPN Dr Cipto Mangunkusumo Jakarta.
3. Bapak Syarifudin Tualeka, S.T selaku Kepala Sub Unit Infrastruktur, Jaringan dan Teknologi Informasi, selaku mentor dari RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo Jakarta yang telah memberikan banyak masukan dalam penyelesaian laporan rancangan aktualisasi ini.
4. Bapak Andhi Yulius, S.Kom selaku Kepala Sub Unit Perencanaan dan Pengembangan Sistem Informasi dari RSUPN dr. Cipto Mangunkusumo Jakarta.
5. Bapak dr. Maryono, M.Kes selaku Widyaiswara (Coach) yang telah memberikan banyak masukan dalam penyelesaian laporan rancangan aktualisasi ini.
6. Orang tua dan keluarga yang telah mendoakan selama mengikuti pelatihan dasar CPNS ini sehingga penulis mampu mengikuti seluruh rangkaian kegiatan.
7. Rekan-rekan seperjuangan Angkatan 5 Kelompok C Latsar CPNS Golongan III tahun 2022 yang selalu mendukung, berbagi pengalaman dan kebersamaan.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa penyusunan dokumen rancangan aktualisasi ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, saran dan kritik yang membangun dari berbagai pihak sangat diharapkan untuk penyempurnaan rancangan aktualisasi ini.
Bogor, 29 Juni 2022
Penulis, Hanif Arief Fadilah
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN) menyebutkan bahwa dalam rangka mewujudkan pelaksanaan cita-cita bangsa dan mewujudkan tujuan Negara, perlu membentuk ASN yang berkarakter yaitu berintegritas tinggi, profesional, netral dan bebas dari intervensi politik, bersih dari praktek korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN), mampu menjalankan tugas dan jabatannya sebagai pelaksana kebijakan publik, menyelenggarakan pelayanan publik bagi masyarakat, serta mampu menjalankan peran sebagai unsur perekat pemersatu bangsa dan kesatuan Negara Republik Indonesia yang berdasarkan
Pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945. Saat ini, ASN
banyak mengalami tantangan dalam menjalankan tugas dan jabatannya, beberapa tantangannya adalah masih tinggi angka korupsi yang dilakukan ASN serta masih rendahnya kinerja pelayanan birokrasi.
Penyelenggaraan Pelatihan Dasar (Latsar) Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) adalah penyelenggaraan pelatihan yang memadukan pembelajaran klasikal dan non klasikal di tempat pelatihan dan di tempat kerja. Hal ini dimaksudkan untuk memberikan pembekalan kepada CPNS agar mampu menerapkan, mengaktualisasikan serta membuatnya menjadi kebiasaan (habituasi) dan merasakan manfaatdari nilai-nilai dasar profesi PNS dalam menjalankan tugasnyasertadapat melaksanakan tugasnya sesuai peraturan perundang-undangan. Untuk membentuk PNS profesional yang berkarakter, dibutuhkan pembaharuan pola penyelenggaraan diklat pelatihan dasar dengan konsep online(zoommeeting), diskusi dan pembelajaran Online(onzoommeeting) dan dilanjut dengan aktualisasi dan habituasi ditempat kerja (offline).
Materi pembelajaran pada pelatihan dasar CPNS yang dilakukan online (on zoom meeting), terdiri dari 4 agenda utama yaitu agenda 1 (Wawasan Kebangsaan), Agenda 2 (Nilai-nilai dasar BerAKHLAK yaitu Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif), Agenda 3 (Kedudukan dan Peran ASN untuk mendukung terwujudnya Smart Governance) dan Agenda 4 (Habituasi). Keempat agenda tersebut kemudian diimplementasikan oleh masing-masing peserta Latsar dalam bentuk aktualisasi di unit kerja. Pada praktek aktualisasi, peserta Latsar melakukan identifikasi isu yang terjadi di unit kerja dan melakukan
penetapan rincian kegiatan yang akan dilakukan untuk mengatasi isu tersebut, sehingga dapat meningkatkan kualitas kinerja unit kerja.
Pada kegiatan aktualisasi, penetapan isu dikaitkan dengan Kedudukan dan Peran ASN untuk mendukung terwujudnya smartgovernance (Agenda 3) dan pelaksanaannya sebagai bentuk aktualisasi nilai-nilai BerAKHLAK (Agenda2).Saatini penulis merupakan calon PNS di Kementerian Kesehatan, pada Unit Manajemen Sistem Informasi di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo Jakarta di Sub Unit Perencanaan dan Pengembangan Sistem Informasi. Pada rancangan aktualisasi, penulis melakukan identifikasi isu yang terjadi selama menjalankan tugas di bidang Perencanaan dan Pengembangan Sistem Informasi, prioritas isu yang dipilih berdasarkan diskusi dengan coach dan mentor adalah Belum Adanya Fitur Untuk Filter Tanggal Cuti Pegawai Pada Menu
Rekapitulasi Cuti di Aplikasi EHR RSCM.
Alasan pengangkatan isu tersebut adalah pegawai unit SDM sering mengalami kesulitan karena pada menu tersebut tidak bisa melakukan filter berdasarkan tanggal untuk menampilkan data pegawai yang cuti pada hari itu. Hal ini disebabkan struktur tabel cuti pegawai dalam databaseaplikasi EHR masih belum optimal sehingga tidak bisa melakukan filter tanggal yang diinginkan. Setelah ditemukan isu, penulis mulai menyusun kegiatan dan tahapan kegiatan pada rancangan aktualisasi dengan menerapkan nilai-nilai BerAKHLAK. Nilai-nilai dasar tersebut juga diharapkan bisa diimplementasikan dalam setiap kegiatan yang dilakukan penulis sebagai CPNS
1.2. Tujuan
1.2.1 Tujuan Umum
Tujuan dari kegiatan aktualisasi latar CPNS ini bertujuan untuk mengimplementasikan nilai-nilai dasar ASN yaitu BerAKHLAK (Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif) dalam melaksanakan aktualisasi di lingkungan kerja yaitu RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo.
1.2.2 Tujuan Khusus
Tujuan khusus yang akan dicapai dalam aktualisasi adalah :
1. Melakukan optimalisasi data dan penambahan fitur tanggal pada menu rekapitulasi cuti pegawai di aplikasi EHR untuk meningkatkan efisiensi kinerja unit SDM dalam mengelola laporan cuti pegawai.
2. Menerapkan tahapan kegiatan-kegiatan dilandasi oleh nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK yang mendukung terhadap pencapain visi, misi, dan penguatan terhadap nilai-nilai organisasi.
Menambah pengetahuan dan wawasan khususnya mengenai nilai-nilai dasar ASN yaitu BerAKHLAK (Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif), kedudukan peran, hak dan kewajiban serta kode etik ASN. Sebagai bekal dalam menjalani nilai-nilai tersebut dan menerapkannya dalam kegiatan bekerja sehari-hari
Dapat memberikan bahan masukan dan usulan untuk melakukan perbaikan ke arah yang lebih baik, khususnyatentangaktualisasi nilai-nilai BerAKHLAK (Berorientasi Pelayanan,Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif) dan dapat meningkatkan efisiensi kinerja di unit-unit kerja yang terlibat.
Rumah Sakit Umum Pusat Nasional (RSUPN) Dr. Cipto Mangunkusumo didirikan pada tahun
1919 dengan nama Centrale Burgerlijke Ziekeninrichting. Pada masa penjajahan Jepang, RSUP
Nasional Dr. Cipto Mangunkusumo berubah nama menjadi Rumah Sakit Perguruan Tinggi (Ika daigaku Byongin).Padatahun 1964,kembali terjadi perubahannamamenjadiRumah SakitUmum
Pusat (RSUP) Dr. Tjipto Mangunkusumo (RSTM). Rumah sakit yang terletak di Jl. Diponegoro No.
71 Jakarta Pusat kini bernama Rumah Sakit Umum Pusat Nasional (RSUPN) Dr. Cipto
Mangunkusumo atau yang biasa disingkat menjadi RSCM. Pada bulan Desember 2000, RSCM berubah status menjadi Rumah Sakit Perjan (Perusahaan Jawatan) yang ditetapkan berdasarkan
Peraturan Pemerintah RI No. 116 Tahun 2000 Tentang Pendirian Perusahaan Jawatan Rumah
Sakit Dr. Cipto Mangunkusumo. Dengan demikian, tata organisasi dan kebijakan yang telah ada diubah dan disesuaikan dengan peraturan tersebut. Perjan RSCM adalah Badan Usaha Milik
Negara (BUMN) yang diberi tugas dan wewenang untuk menyelenggarakan kegiatan jasa pelayanan dan senantiasa berorientasi kepada kepentingan masyarakat.
RSCM merupakan rumah sakit pusat rujukan nasional yang senantiasa memberikan pelayanan kesehatan berkualitas dan terjangkau. Berdasarkan Peraturan Pemerintah RI No. 23
tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum, status RSCM diubah menjadi
Badan Layanan Umum (BLU) milik Pemerintah dengan Pemeriksaan Departemen Keuangan RI, Menteri Negara BUMN, dan secara teknis oleh Departemen Kesehatan RI. Hal ini senada dengan
Keputusan Menteri Kesehatan No. 1234/MenKes/SK/VIII/2005 tanggal 11 Agustus 2005 tentang
Penetapan 13 Eks Rumah SakitPERJAN menjadi UPT Departemen Kesehatan dengan menerapkan
Pola Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum dimana RSCM termasuk didalamnya.
Berdasarkan SK Menkes No.YM.01.06/III/7352/2010
Penetapan RSUP Nasional Dr. Cipto
Mangunkusumo Jakarta sebagai Rumah Sakit Pendidikan Utama Fakultas Kedokteran Universitas
Indonesia Jakarta. Dengan demikian, RSCM diharapkan mampu memberikan pelayanan kepada
masyarakat berupa penyediaan barang dan/atau jasa tanpa mengutamakan keuntungan, dimana
dalam melakukan kegiatannya didasarkan pada prinsip efisiensi dan produktivitas.
RSUP Nasional Dr. Cipto Mangunkusumo bercita-cita untuk mewujudkan suatu keadaaan ideal bagi masyarakat dengan visinya, yaitu :
“Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan Nasional Terdepan dalam Layanan, Pendidikan, dan Penelitian yang Berstandar Internasional”
2.3. Misi RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo
Misi RSUP Nasional Dr. Cipto Mangunkusumo didefinisikan sebagai tujuan mulia dengan :
1. Memberikan Pelayanan Kesehatan Paripurna dan Profesional Berstandar Internasional.
2. Menyelenggarakan Layanan Kesehatan Semesta Berbasis Institusi maupun Komunitas melalui AHS (AcademicHealthSystem).
3. Menyelenggarakan Pendidikandan PenelitianyangMenghasilkanTenagaKedokteran dan Kesehatan Unggul.
4. Menyelenggarakan Rumah Sakit Berbasis SmartHospital.
5. Menyelenggarakan Sistem Manajemen Rumah Sakit dengan Tata Kelola yang Andal dan Akuntabel.
2.4. Nilai, Makna Nilai dan Perilaku Utama RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo
Budaya organisasi merupakan nilai-nilai luhur yang diyakini dan harus dihayati serta diamalkan oleh seluruh anggota organisasi dalam melaksanakan tugas serta menjadi semangat dalam berkarya. Berikut ini adalah nilai-nilai budaya RSUP Nasional Dr. Cipto Mangunkusumo : Tabel 1 - Nilai Budaya RSCM
NILAI BUDAYA MAKNA NILAI PERILAKU UTAMA BARU
Integritas Keselarasan antara perkataan dan perbuatan sesuai etika, moral, dan kemanusiaan.
Profesionalisme Kompeten dan bertanggung
jawab dalam menjalankan tugas.
⚫ Beriman dan Bertakwa
⚫ Jujur dan Konsisten
⚫ Memegang Teguh Etika
⚫ Kompeten dan Belajar
Berkelanjutan
⚫ Bertanggungjawab dan Berdedikasi
Kepedulian Melayani dengan empati, tulus, dan peduli.
Kolaborasi Bekerjasama secara terpadu dalam kesetaraan untuk mencapai tujuan bersama.
Keunggulan Menghasilkan yang terbaik secara kreatif, inovatif, dan berkelanjutan.
⚫ Disiplin dan Taat pada Aturan
⚫ Peduli dan Empati
⚫ Cepat Tanggap
⚫ Saling Menghargai
⚫ Proaktif Bekerjasama
⚫ Saling Menolong dan Bersinergi
⚫ Integrasi dalam Kesetaraan
⚫ Berorientasi pada Standar Tinggi
⚫ Inovatif, Kreatif dan Mutakhir
⚫ Terbuka terhadap Perubahan dan Berwawasan ke Depan
RSUP Nasional Dr. Cipto Mangunkusumo (RSCM) dipimpin oleh :
⚫ dr. Lies Dina Liastuti, SpJP(K), MARS, FIHA sebagai Direktur Utama
⚫ dr. Sumariyono, SpPD-KR, MPH sebagai Direktur Pelayanan Medik, Keperawatan dan Penunjang
⚫ Dr. dr. Trimartani, SpTHT-KL(K) sebagai Direktur Sumber Daya Manusia, Pendidikan dan Penelitian
⚫ Waluyo, SE, MM, MKes sebagai Direktur Keuangan dan Barang Milik Negara
⚫ dr. Arif Rahman Sadad, Sp.KF, Msi.Med, SH, DHM sebagai Direktur Perencanaan Organisasi dan Umum
Nama : Hanif Arief Fadilah, S.Kom
NIP : 199706282022031004
TTL : Bogor, 28 Juni 1997
Pendidikan : S1 - Sistem Informasi
Pangkat/Gol : Penata Muda - IIIa
Jabatan : Pranata Komputer Ahli Pertama
Unit Kerja : Unit Manajemen Sistem Informasi
Instansi : RSUP Nasional Dr. Cipto Mangunkusumo
Dalam pelaksanaan aktualisasi, mengacu pada kegiatan dalam Sasaran Kerja Pegawai (SKP), sebagai berikut :
1 Menyusun arsitektur data SKP
2 Melakukan pengumpulan kebutuhan informasi SKP
3 Melakukan ingestiondata SKP
4 Melakukan implementasi rancangan integrasi data SKP
5 Melakukan manipulasi data SKP
6 Melakukan edukasi user terkait permasalahan software, hardware dan networkingdi unit kerja SKP
7 Menyusun kebutuhan teknologi data SKP
Sebelum melaksanakan kegiatan aktualisasi, hal yang perlu dilakukan adalah melakukan identifikasi isu-isu di unit kerja. Isu-isu tersebut dikumpulkan dan dianalisis untuk menentukan isu utama yang akan dijadikan fokus bahasan dalam kegiatan aktualisasi kedepannya. Isu muncul dapat berasal dari faktor internal maupun eksternal dari instansi. Isu biasanya berupa masalah yang sedang hangat yang secara langsung atau tidak langsung mempengaruhi atau menjadi ancaman bagi instansi dan harus segera diantisipasi. Berikut adalah beberapa isu yang ditemukan di Unit Manajemen Sistem Informasi (UMSI) RSUP Nasional Dr.Cipto Mangunkusumo :
Belum Optimalnya Sistem Monitoringdan SchedulingUntuk Penarikan Data pada Sub Unit Perencanaan dan Pengembangan Sistem Informasi (PPSI).
Data memiliki arti yang sangat penting bagi kinerja dan kelancaran proses bisnis suatu perusahaan atau instansi pemerintah. Instansi membutuhkan penyusunan data yang baik dan akurat agar dapat membantu para pimpinan atau direksi dalam mengambil keputusan yang tepat. Unit PPSI khususnya dari tim data sedang mengembangkan sebuah dashboardyang nantinya akan digunakan para pimpinan untuk memantau seluruh proses kerja dari setiap departemen dan unit di RSCM. Contohnya seperti melihat berapa jumlah pasien yang berobat ke masing-masing poli setiap harinya, pendapatan yang diperoleh setiap bulannya dan lain-lain. Dalam proses pembuatan dashboard membutuhkan data yang ditarik dari sumber data utama yang biasa disebut datawarehouse. Proses pengolahan data yang diperoleh dari berbagai sumber untuk ditempatkan di datawarehousedisebut proses Extract, Transform, Load(ETL). Untuk membuat proses ETL, tim data membuat sebuah program atau biasa disebut jobuntuk proses penarikan datadari databasesumber kedatawarehouse.Jobini dijalankan secaraotomatis dan dicek secara berkala menggunakan aplikasi WindowsTaskScheduler. Permasalahannya adalah taskscheduler tidak bisamemberikan notifikasi kepadapengguna jikajobmengalami error.Sehinggadibutuhkan aplikasi alternatif lain selain task scheduler untuk memonitoring jobtersebut.
Dampak : jika jobyang dijalankan errordan pengguna tidak mengetahuinya maka data yang
ditarik jumlahnya tidak sesuai sehingga akan menampilkan data yang tidak akurat pada grafik yang ditampilkan di dashboarddan para pimpinan tidak dapat mengambil keputusan dengan tepat.
Kaitan dengan Mata Pelatihan Agenda III :
Penerapansmartgovernancediperlukan dalam prosesmonitoringdanschedulingpenarikan data. proses monitoringdan schedulingpenarikan data dengan dukungan teknologi informasi dapat membuat proses tersebut menjadi lebih terpantau dengan baik dan efisien. Nilai SMART ASN yang terkandung yaitu menguasai IT. Pemanfaatan teknologi sangat dibutuhkan untuk menyelesaikan isu ini, dengan memanfaatkan teknologi juga membantu fungsi dan tugas seorang ASN sebagai pelayan publik untuk memberikan pelayanan publik yangprofesional dan berkualitas.
2. Belum Adanya Fitur Untuk Filter Tanggal Cuti Pegawai Pada Menu Rekapitulasi Cuti di Aplikasi EHR RSCM.
Kelompok Substansi Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan unit kerja yang memiliki tugas pokok dan fungsi untuk mengatur dan mengelola sesuatu yang berhubungan dengan hak dan kewajiban semua pegawai yang ada di RSCM mulai dari kinerja, administrasi, komunikasi, pendidikan, pengembangan diri dan cuti pegawai. Dalam mengelola laporan cuti pegawai di aplikasi EHR, pegawai unit SDM sering mengalami kesulitan karena pada menu tersebut tidak bisa melakukan filter berdasarkan tanggal untuk menampilkan data pegawai yang cuti pada hari itu. Hal ini disebabkan struktur tabel cuti pegawai dalam databaseaplikasi EHR masih belum optimal sehingga tidak bisa melakukan filter tanggal yang diinginkan. Untuk saat ini pihak SDM akan meminta langsung data pegawai yang cuti tersebut ke pihak UMSI untuk melakukan penarikan data dari database, lalu pihak SDM akan melakukan filter satu persatu dari data yang sudah dikirimkan oleh UMSI. Hal ini akan berdampak pada menurunnya efesiensi kinerja karyawan baik dari unitSDMatau UMSI.Oleh karenaitu dibutuhkan optimalisasi struktur tabel cuti pegawai pada databaseaplikasi dan menambahkan fitur filter tanggal padamenu rekapitulasi cuti pegawai untuk meningkatkan efisiensi kinerja karyawan di unit SDM dalam mengelola laporan cuti pegawai.
Dampak : pegawai unit SDM harus meminta data cuti pegawai ke UMSI, lalu memeriksa satu persatu pegawai mana saja yang cuti di tanggal tersebut. Hal ini membuat pekerjaan unit SDM tidak efektif dan efisien.
Kaitan dengan Mata Pelatihan Agenda III :
Penerapan smartgovernancediperlukan dalam memproses laporan cuti pegawai bagi unit SDM. Saat ini, pegawai unit SDM masih meminta data cuti tersebut ke pihak UMSI secara langsung dan melakukan filter satu persatu sehingga mengakibatkan pekerjaan mereka tidak efektif. Perbaikan sistem pada menu rekapitulasi cuti pegawai di aplikasi EHR dapat membantu pegawai unit SDM mengelola laporannya tanpa harus meminta data tersebut ke pihak UMSI dan membuat kinerja merekamenjadi lebih efektif.NilaiSMART ASN yangterkandungyaitumenguasai IT.Pemanfaatan teknologi sangat dibutuhkan untuk menyelesaikan isu ini, dengan memanfaatkan teknologi juga membantu fungsi dan tugas seorang ASN sebagai pelayan publik untuk memberikan pelayanan publik yang profesional dan berkualitas
3. Belum Adanya Dokumentasi Tabel Pada DatabaseUntuk Sub Unit Perencanaan dan Pengembangan Sistem Informasi (PPSI).
Perencanaan dan Pengembangan Sistem Informasi (PPSI) merupakan salah satu sub unit yang ada di Unit Manajemen Sistem Informasi (UMSI) RSUP Nasional Dr.Cipto Mangunkusumo.
Tugas dan fungsi mereka adalah mengembangkan aplikasi terbaru sesuai kebutuhan useratau melakukan maintenanceterhadap aplikasi yang sudah ada. Dalam melaksanakan tugasnya, para pegawai di sub unit PPSI sering mengalami kesulitan ketika membuat aplikasi dikarenakan tidak mempunyai dokumentasi mengenai kegunaan tabel-tabel yang ada di dalam databasesehingga mereka tidak mengetahui tabel ini untuk menampung data apa saja, tabel ini berelasi dengan tabel mana saja, dan tidak mengetahui deskripsi dari setiap kolom untuk apa saja. Dampak dari masalah ini adalah pegawai PPSI harus selalu bertanya ke pegawai yang senior untuk mengetahui deskripsi dari tiap-tabel yang ada di databasesehingga akan mengganggu kinerja pegawai senior lainnya. Oleh karena itu dibutuhkan sebuah kamus data yang memuat daftar tabel-tabel yang ada di setiap databasedan memuat deskripsi semua kolom dari setiap tabel-tabel tersebut.
Dampak : pegawai PPSI harus selalu bertanya ke pegawai yang senior untuk mengetahui
deskripsi dari setiap tabel yang ada di databasesehingga akan menghambat kinerja pegawai senior maupun pegawai tersebut.
Kaitan dengan Mata Pelatihan Agenda III :
Penerapan smart governance diperlukan dalam dalam membuat dokumentasi pekerjaanpekerjaan yang dibutuhkan seperti membuat dokumentasi untuk setiap tabelpada database.
Proses pembuatan dokumentasi tabel databasedalam bentuk kamus data dapat mempermudah kinerja pegawai PPSI karena tidak perlu bertanya ke pegawai senior tentang tabel-tabel tersebut.
Nilai SMART ASN yang terkandung yaitu menguasai IT. Pemanfaatan teknologi sangat dibutuhkan untuk menyelesaikan isu ini, dengan memanfaatkan teknologi juga membantu fungsi dan tugas seorang ASN sebagai pelayan publik untuk memberikan pelayanan publik yang profesional dan berkualitas.
Metode penetapan core isu yang digunakan adalah metode USG untuk memilih isu yang akan dicarikan solusinya. Analisis Urgency, Seriousness, Growth (USG) merupakan metode skoring untuk menyusun urutan prioritas isu yangharus diselesaikan.Urgencyadalah seberapamendesak isu tersebut harus dibahas, dianalisa dan ditindaklanjuti. Seriousnessadalah seberapa serius isu tersebut perlu dibahas dikaitkan dengan akibat yang timbul dengan penundaan pemecahan masalah yangmenimbulkan isu tersebutatau akibat yang menimbulkan masalah-masalah lain jika masalah penyebab isu tidak dipecahkan. Growthadalah seberapa kemungkinan-kemungkinannya isu tersebut menjadi berkembang dikaitkan kemungkinan masalah penyebab isu akan makin memburuk jika dibiarkan. Pada tahap ini masing-masing masalah dinilai tingkat risiko dan dampaknya, jika telah didapatkan jumlah skor maka dapat menentukan prioritas masalah. Secara lengkap analisis penilaian kualitas dari 3 isu menggunakan metode USG dapat dilihat pada tabel dibawah ini :
1 Belum Optimalnya Sistem Monitoringdan
SchedulingUntuk Penarikan Data pada Sub Unit Perencanaan dan Pengembangan
Sistem Informasi (PPSI).
2 Belum Adanya Fitur Untuk Filter Tanggal Cuti
Pegawai Pada Menu Rekapitulasi Cuti di
Aplikasi EHR RSCM
3 Belum Adanya Dokumentasi Tabel Pada
DatabaseUntuk Sub Unit Perencanaan dan
Pengembangan Sistem Informasi (PPSI).
Keterangan Pemberian Skor :
5 = Sangat Penting
4 = Penting
3 = Cukup Penting
2 = Kurang Penting
1 = Tidak Penting
5 4 4 13 II
5 5 4 14 I
4 3 4 11 III
Rincian penilaian pemberian skor dijabarkan seperti dibawah ini :
1. Belum Optimalnya Sistem Monitoringdan SchedulingUntuk Penarikan Data pada Sub Unit
Perencanaan dan Pengembangan Sistem Informasi (PPSI).
⚫ Urgency(5), masuk kategori sangat penting karena solusi dari masalah tersebut sangat diperlukan untuk meminimalisir resiko jika job yang dijalankan error.
⚫ Seriousness(4), masuk kategori penting karena jika job yang dijalankan errormaka hasil tarikan data akan tidak akurat.
⚫ Growth(4), masuk kategori penting karena jika belum menemukan aplikasi alternatif selain taskscheduler, maka tidak bisa memonitoring job dengan baik.
2. Belum Adanya Fitur Untuk Filter Tanggal Cuti Pegawai Pada Menu Rekapitulasi Cuti di Aplikasi
EHR RSCM.
⚫ Urgency (5), masuk kategori sangat penting karena dampak dari masalah tersebut pegawai unit SDM tidak mendapatkan data yang tepat dalam mengelola laporan cuti pegawai.
⚫ Seriousness (5), masuk kategori sangat penting karena masalah tersebut berkaitan dengan struktur tabel yang sudah dan harus dibuat tabel baru untuk menampung data yang baru.
⚫ Growth(4), masuk kategori penting karena jika masalah tersebut dibiarkan pada maka data laporan cuti pegawai tidak dapat terfilter dengan baik.
3. Belum Adanya Dokumentasi Tabel Pada Database Untuk Sub Unit Perencanaan dan Pengembangan Sistem Informasi (PPSI).
⚫ Urgency(4),masuk kategori penting karenasolusi dari masalah tersebut dapat membuat pegawai di sub unit PPSI dapat mengetahui informasi tentang tabel-tabel yang sudah ada.
⚫ Seriousness (3), masuk kategori cukup penting karena jika pegawai PPSI tidak mengetahui deskripsi kolom dan tabel yang akan dibuat maka pengembangan aplikasi akan terhambat.
⚫ Growth(4), masuk kategori penting karena jika masalah tersebut dibiarkan maka akan membutuhkan banyak waktu dalam mencari tahu informasi tentang tabel-tabel tersebut.
Pada skor penjumlahan Urgency, Seriousnessdan Growthisu yang memiliki nilai paling tinggi menunjukkan bahwa terdapat permasalahan yang serius apabila isu ini tidak segera diselesaikan.
Berdasarkan penentuan isu dengan menggunakan metode USG maka didapatkan isu utama yaitu
“Belum Adanya Fitur Untuk Filter Tanggal Cuti Pegawai Pada Menu Rekapitulasi Cuti di Aplikasi EHR RSCM” .
Analisis Fishbonemerupakan suatu pendekatan terstruktur yang memungkinkan dilakukan suatu analisis lebih terperinci dalam menemukan penyebab-penyebab suatu masalah, ketidaksesuaian, dan kesenjangan yang ada. Faktor yang dianalisis meliputi Product, Peopledan
Place. Berikut ini adalah diagram analisis fishboneuntuk isu “Belum Adanya Fitur Untuk Filter
Tanggal Cuti Pegawai Pada Menu Rekapitulasi Cuti di Aplikasi EHR RSCM”
Gambar 4 – Diagram Fishbone
Product
• Belum ada fitur filtertanggal pada menu rekapitulasi cuti di aplikasi EHR
People
• Keterbatasan jumlah pegawai di unit SDM
• Semakin banyaknya permintaan kebutuhan data cuti pegawai tidak seimbang dengan
terbatasnya waktu pegawai untuk melakukan pengecekan yang membutuhkan waktu lama
Process
• Proses pengecekan data cuti pegawai tidak efisien karena harus meminta datanya langsung
dari UMSI, lalu pegawai SDM melakukan filtersendiri berdasarkan data yang dikasih sehingga
sangat membutuhkan banyak waktu.
• Struktur tabel cuti pegawai hanya berisi satu recordtanggal awal dan akhir, maka dari itu
tidak bisa melakukan filter berdasarkan tanggal yang mereka inginkan.
Berdasarkan diagram fishbonetersebut diketahui bahwa akar penyebab masalah “Belum Adanya
Fitur Untuk Filter Tanggal Cuti Pegawai Pada Menu Rekapitulasi Cuti di Aplikasi EHR RSCM”
tersebut adalah “Belum adanya fitur filter tanggal pada menu rekapitulasi cuti di aplikasi EHR dan belum optimalnya struktur tabel cuti di database aplikasi EHR” yang memberikan dampak menurunnya efesiensi kinerja karyawan baik dari unit SDM dalam membuat laporan cuti pegawai karena harus melakukan filter satu persatu dari data yang diberikan oleh UMSI.
Setelah mendapatkan coreisu yaitu “Belum Adanya Fitur Untuk Filter Tanggal Cuti Pegawai
Pada Menu Laporan Cuti di Aplikasi EHR RSCM” dengan alat bantu tapisan menggunakan metode
Urgency, Seriousness, Growth(USG) dan analisis penyebab isu menggunakan diagram Fishbone, maka gagasan kreatif untuk pemecahan isu tersebut adalah Melakukan Optimalisasi Data dan Penambahan Filter Tanggal Pada Menu Rekapitulasi Cuti Aplikasi EHR di RSUPN
Dr. Cipto Mangunkusumo. Gagasan pemecahan isu tersebut bersumber dari SKP (Sasaran Kerja Pegawai), perintah atasan dan inovasi dengan menerapkan nilai-nilai dasar BerAKHLAK, prinsip Manajemen ASN, SMART ASN serta diintegrasikan dengan nilai-nilai dan visi misi RSUPN
Dr.CiptoMangunkusumo. Keterkaitan dengan prinsipManajemen ASN dan SMART ASN antaralain :
Manajemen ASN : Melaksanakan kebijakan publik serta memberikan pelayanan publik yang professional dan berkualitas
SMART ASN : Memanfaatkan perkembangan teknologi untuk membantu menyelesaikan isu yang sedang terjadi demi memberikan pelayanan publik yang berkualitas dan dapat membantu meningkatkan efisiensi kinerja karyawan di unit kerja terkait.
Berikut adalah tahapan kegiatan - kegiatan dalam melaksanakan gagasan tersebut, yaitu sebagai berikut :
1 Konsultasi dengan atasan dan pihak terkait mengenai pembuatan fitur tanggal pada menu rekapitulasi cuti di aplikasi EHR.
2 Pengumpulan kebutuhan informasi untuk membuat fitur tanggal pada menu rekapitulasi cuti di aplikasi EHR.
3 Pembuatan fitur tanggal pada menu rekapitulasi cuti di aplikasi EHR.
4 Pelaksanaan uji coba fitur baru pada menu rekapitulasi cuti di aplikasi EHR.
1. Membuat jadwal pertemuan dengan atasan dan mentor.
2. Menyampaikan terkait maksud dan tujuan diangkatnya isu, serta mendengarkan arahan dari atasan.
3. Melakukan konsultasi dengan tim programmer dan tim data
1. Melakukan diskusi dengan tim sistem analis.
2. Melakukan diskusi dengan tim data untuk menetapkan struktur tabel yang akan digunakan untuk fitur yang akan dibuat
3. Menetapkan flowchartsesuai hasil diskusi sebagai dasar pembuatan program
1. Menyiapkan hardwaredan softwarependukung.
2. Membuatqueryuntuk optimalisasi data di tabel yang akan dibuat.
3. Bekerja sama dengan tim programmeruntuk melakukan codingprogram
1. Melakukan konsultasi dengan tim quality assurance.
2. Melakukan uji coba fitur dengan tim quality assurance.
3. Melakukan perbaikan jika ditemukan bugspada fitur yang dibuat.
4. Melakukan sosialisasi dengan unit SDM untuk melakukan uji coba fitur.
SKP Tersedianya masukan dan persetujuan dari atasan tentang fitur yang akan dibuat.
SKP Tersedianya dokumen struktur tabel dan dokumen flowchartdari fitur yang akan dibuat.
SKP Tersedianya fitur tanggal pada menu rekapitulasi cuti di aplikasi EHR
Inovasi Tersedianya hasil uji coba dari fitur yang sudah dibuat.
4.1 MATRIKS RANCANGAN AKTUALISASI NILAI-NILAI DASAR ASN
Unit Keja : Pranata Komputer Ahli Pertama
Unit Manajemen Sistem Informasi (UMSI)
RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo
Isu Yang Diangkat : Belum Adanya Fitur Untuk Filter Tanggal Cuti Pegawai
Pada Menu Rekapitulasi Cuti di Aplikasi EHR RSCM
Judul Aktualisasi : Optimalisasi DataDan PenambahanFitur Filter Tanggal Pada
Menu Rekapitulasi Cuti Aplikasi EHR Di RSUPN Dr.Cipto
Mangunkusumo
1 Konsultasi
dengan
atasan dan
pihak terkait
mengenai
pembuatan
fitur tanggal
pada menu
rekapitulasi
cuti di aplikasi
EHR
1. Membuat jadwal
pertemuan
dengan atasan
dan mentor.
Mendapatkan waktu
dan tempat untuk
bertemu dengan atasan
dibuktikan dengan chat whatsapp.
Keterkaitan Substansi
Mata Pelatihan Agenda 2
1.Bertindak proaktif
membuat janji pertemuan
dengan mentor dan
atasan untuk konsultasi
dengan ramah dan
bahasa yang sopan
(Adaptif, Berorientasi
Pelayanan)
Kontribusi Terhadap Visi
dan Misi Organisasi
Visi RSCM yaitu Menjadi
Rumah Sakit Umum Pusat
Rujukan Nasional
Terdepan dalam Layanan, Pendidikan, dan Penelitian
yang Berstandar
Internasional, kontribusi
kegiatan ini yaitu sebagai
perwujudan misi RSCM
untuk Menyelenggarakan
Sistem Manajemen Rumah
Sakit dengan Tata Kelola
yang Andal dan Akuntabel.
Penguatan Nilai Budaya Organisasi
Kegiatan ini mengandung
nilai budaya organisasi
Kolaborasi yakni
bekerjasama secara
terpadu dalam
kesetaraan untuk
mencapai tujuan
bersama dengan
mengedepankan perilaku
bersinergi dan proaktif
bekerjasama
terkait maksud dan tujuan diangkatnya isu, serta mendengarkan
arahan dari atasan
Persetujuan dari atasan dan mentor terkait
pembuatan fitur dan lembar persetujuan yang ditandatangani mentor.
Menyampaikan rencana
kegiatan dengan jujur , dan Mendengarkan arahan dan mematuhi saran dari mentor,atasan dan tim-tim terkait (Akuntabel, Harmonis, Loyal).
3. Melakukan konsultasi dengan tim programmer dan tim data
Tersedianya dokumen tentang informasi pendukung mengenai
menu rekapitulasi cuti yang sekarang dari tim terkait.
Bekerja sama dengan tim
terkait dengan mempelajari informasi dan ilmu apa yang dibutuhkan untuk membuat fitur tersebut dengan kualitas terbaik.
(Kolaboratif, Kompeten)
2 Pengumpulan
kebutuhan
informasi
untuk
membuat
fitur tanggal
pada menu
rekapitulasi
cuti di aplikasi
EHR.
1. Melakukan
diskusi dengan
tim sistem analis.
Tersedianya laporan dari
hasil diskusi terkait
rancangan program yang akan dibuat.
Menghargai perbedaan
pendapat ketika berdiskusi
dengan tim sistem analis
serta menyampaikan usulan
desain program dengan
jujur (Loyal, Harmonis, Akuntabel)
Visi RSCM yaitu Menjadi
Rumah Sakit Umum Pusat
Rujukan Nasional
Terdepan dalam Layanan,
Pendidikan, dan Penelitian
yang Berstandar
Internasional, kontribusi
kegiatan ini yaitu sebagai
Kegiatan ini
memperkuat nilai
organisasi berupa
Kolaborasi yakni
bekerjasama secara terpadu dalam
kesetaraan untuk
mencapai tujuan
diskusi dengan
tim data untuk
menetapkan
struktur tabel yang akan
digunakan untuk
fitur yang akan
dibuat.
Tersedianya dokumen
struktur tabel data cuti
pegawai yang akan dibuat.
Bekerja sama dengan tim
data dengan ramah dan
memahami kebutuhan
struktur tabel yang akan
dibuat supaya fitur tersebut
berjalan dengn baik. (Berorientasi Pelayanan, Kolaboratif)
perwujudan misi RSCM
untuk Menyelenggarakan
Sistem Manajemen Rumah
Sakit dengan Tata Kelola
yang Andal dan Akuntabel.
bersama, Keunggulan yakni
Menghasilkan yang
terbaik secara kreatif dan
inovatif dengan mendepankan perilaku berorientasi pada standar tinggi
flowchart sesuai
hasil diskusi
sebagai dasar
pembuatan program
Tersedianya dokumen flowchartprogram.
Mempelajari dan mencari
informasi bagaimana
membuat struktur tabel dan
flowchart yang baik sesuai
dengan inovasi yang akan
kita buat. (Kompeten,
3 Pembuatan
fitur tanggal
pada menu
rekapitulasi
cuti di aplikasi
EHR
1.Menyiapkan hardware dan software pendukung.
Tersedianya hardware dan softwareyang akan
digunakan dalam pembuatan program.
Adaptif).
Bertanggung jawab
menyediakan segala
kebutuhan pembuatan fitur
mulai dari hardwaresampai
software secara mandiri. (Akuntabel)
Visi RSCM yaitu Menjadi
Rumah Sakit Umum Pusat
Rujukan Nasional
Terdepan dalam Layanan,
Pendidikan, dan Penelitian
yang Berstandar
Kegiatan ini mengandung
nilai budaya organisasi
Kolaborasi yakni
bekerjasama secara
terpadu dalam
kesetaraan untuk
untuk optimalisasi data di tabel
yang akan
dibuat
Tersedianya dokumentasi kegiatan
pembuatan query dan scriptquery yang akan dibuat.
Mempelajari skill yang
dibutuhkan dalam proses
pembuatan query untuk
menghasilkan struktur tabel
yang berkualitas dan dapat
memenuhi kebutuhan
pengguna. (Kompeten, Berorientasi Pelayanan)
Internasional, kontribusi
kegiatan ini yaitu sebagai
perwujudan misi RSCM
untuk Menyelenggarakan
Sistem Manajemen Rumah
Sakit dengan Tata Kelola
yang Andal dan Akuntabel.
mencapai tujuan
bersama dengan
mengedepankan perilaku
bersinergi dan proaktif
bekerjasama,
Keunggulan yakni
menghasilkan yang
terbaik dengan
dengan tim programmer
untuk
melakukan codingprogram
Tersedianya
dokumentasi kegiatan pembuatan program,
sourcecodedan fitur di menu rekapitulasi cuti
Bekerja sama dengan tim
programmer dan berusaha
menyesuaikan diri dalam
melakukan coding program
untuk fitur yang akan dibuat
(Kolaboratif, Adaptif).
mengedepankan perilaku
berorientasi pada standar
tinggi serta terbuka
terhadap perubahan, Profesionalisme yakni
kompeten dan
4 Pelaksanaan uji coba fitur
baru pada menu
rekapitulasi
cuti di aplikasi
EHR
1.Melakukan konsultasi dengan tim quality assurance.
Tersedianya hasil konsultasi dengan tim qualityassurance.
Menghargai masukan dan
saran dari tim programmer
terkait pembuatan fitur
tersebut (Loyal, Harmonis)
bertanggung jawab
dalam menjalankan tugas
dengan mengedepankan
perilaku
bertanggungjawab dan berdedikasi.
Menghargai masukan dan mematuhi saran dari tim
quality assurance jika
ditemukan bug yang perlu
diperbaiki (Harmonis, Loyal)
Visi RSCM yaitu Menjadi
Rumah Sakit Umum Pusat
Rujukan Nasional
Terdepan dalam Layanan,
Pendidikan, dan Penelitian
yang Berstandar
Kegiatan ini mengandung
nilai budaya organisasi
Kolaborasi yakni
bekerjasama secara
terpadu dalam
kesetaraan untuk
2. Melakukan uji
coba fitur dengan tim quality assurance
Dokumen hasil uji coba
fitur pada menu
rekapitulasi cuti di aplikasi EHR
Bekerja sama dengan tim
quality assurance dengan
melakukan uji coba aplikasi
demi terwujudnya aplikasi
yang berkualitas
(Kolaboratif)
Internasional, kontribusi
kegiatan ini yaitu sebagai
perwujudan misi RSCM
untuk Menyelenggarakan
Sistem Manajemen Rumah
Sakit dengan Tata Kelola
yang Andal dan Akuntabel.
mencapai tujuan bersama dengan mengedepankan perilaku bersinergi dan proaktif bekerjasama,
perbaikan jika
ditemukan bugs
pada fitur yang
Dokumentasi kegiatan perbaikan program
Fitur program akan diuji
sesuai dengan alur program
yang diminta dan jika dalam
proses pengujian ditemukan
Profesionalisme yakni kompeten dan bertanggung jawab
dalam menjalankan tugas
dengan mengedepankan
dibuat
4. Melakukan sosialisasi dengan unit
SDM untuk
melakukan uji
coba fitur.
Dokumentasi kegiatan
uji coaba fitur yang
dilakukan Unit SDM
apakah fitur tersebut
berfungsi dengan baik.
error maka program akan
diperbaiki terlebih dahulu
(Akuntabel, Kompeten, Adaptif)
Berkomunikasi dengan unit
SDM dengan bahasa yang
santun dan sopan ketika
melakukan uji coba fitur dan
memahami kebutuhan unit
SDM apakah fitur sudah
teruji dengan baik
(Berorientasi Pelayanan)
perilaku
bertanggungjawab dan
berdedikasi dan belajar berkelanjutan
Kepedulian yakni melayani dengan empati, cepat tanggap, dan saling menghargai.
Rancangan aktualisasi ini dilaksanakan di Unit Manajemen Sistem Informasi (UMSI) RSUPN
Dr. Cipto Mangunkusumo Jakarta mulai tanggal 6 Juli 2022 sampai dengan 12 Agustus 2022.
Berikut adalah jadwal kegiatan aktualisasi :
1 Konsultasi dengan atasan dan pihak terkait mengenai pembuatan fitur tanggal pada menu rekapitulasi cuti di aplikasi EHR.
2 Pengumpulan kebutuhan informasi untuk membuat fitur tanggal pada menu rekapitulasi cuti di aplikasi EHR.
3 Pembuatan fitur tanggal pada menu rekapitulasi cuti di aplikasi EHR.
4 Pelaksanaan uji coba fitur baru pada menu rekapitulasi cuti di aplikasi EHR
DAFTAR PUSTAKA
https://rscm.co.id/
Andi Adiyat Mirdin, S.H. 2021. MODUL BERORIENTASI PELAYANAN PELATIHAN DASAR
CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL. Jakarta : Lembaga Administrasi Negara
Ramah Handoko, S.Sn, M.Pd. 2021. MODUL AKUNTABEL PELATIHAN DASAR CALON
PEGAWAI NEGERI SIPIL. Jakarta : Lembaga Administrasi Negara.
Dr. Ahmad Jalis, MA. 2021. MODUL KOMPETEN PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI
NEGERI SIPIL. Jakarta : Lembaga Administrasi Negara
Jarot Sembodo, S.E., M.Ak., Ak. 2021. MODUL HARMONIS PELATIHAN DASAR CALON
PEGAWAI NEGERI SIPIL. Jakarta : Lembaga Administrasi Negara.
Dwi Rahmanendra, S.Hut., M.Pd. 2021. MODUL LOYAL PELATIHAN DASAR CALON
PEGAWAI NEGERI SIPIL. Jakarta : Lembaga Administrasi Negara
Yogi Suwarno, MA. Ph.D. 2021. MODUL ADAPTIF PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI
NEGERI SIPIL. Jakarta : Lembaga Administrasi Negara
Tri Atmojo Sejati, S.T., S.H., M.Si. 2021. MODUL KOLABORATIF PELATIHAN DASAR
CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL. Jakarta : Lembaga Administrasi Negara.
Rizki Amelia, SS, M.Si. 2021. MODUL SMART ASN PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI
NEGERI SIPIL. Jakarta : Lembaga Administrasi Negara
Dra. Elly Fatimah, M.Si dkk. 2017. MODUL PELATIHAN DASAR CALON PNS MANAJEMEN
ASN. Jakarta : Lembaga Administrasi Negara.
Dr. Tri Widodo W Utomo, SH, MA dkk. 2017. MODUL PELATIHAN DASAR CALON PNS
HABITUASI. Jakarta : Lembaga Administrasi Negara
OPTIMALISASI DATA DAN PENAMBAHAN FITUR
FILTER TANGGAL PADA MENU REKAPITULASI CUTI
APLIKASI EHR DI RSUPN DR. CIPTO MANGUNKUSUMO
NAMA : HANIF ARIEF FADILAH, S.KOM
JABATAN : PRANATA KOMPUTER AHLI PERTAMA
UNIT KERJA : RSUPN DR. CIPTO MANGUNKUSUMO
COACH dr. MARYONO, M.KES
MENTOR
SYARIFUDIN TUALEKA, S.T
“Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan
Nasional Terdepan dalam Layanan, Pendidikan dan Penelitian yang Berstandar
Internasional”
Memberikan Pelayanan Kesehatan Paripurna dan Professional Berstandar
Internasional.
Menyelenggarakan Layanan Kesehatan Semesta Berbasis Institusi
maupun Komunitas melalui AHS (Academic Health System).
Menyelenggarakan Pendidikan dan Penelitian yang Menghasilkan Tenaga
Kedokteran dan Kesehatan Unggul.
Menyelenggarakan Rumah Sakit Berbasis Smart Hospital.
Menyelenggarakan Sistem Manajemen Rumah Sakit dengan Tata Kelola yang Andal dan Akuntabel..
Integritas
Keselarasan antara perkataan dan perbuatan sesuai etika, moral, dan kemanusiaan.
Profesionalisme Kompeten dan bertanggung jawab dalam menjalankan tugas.
Kolaborasi
Bekerjasama secara terpadu dalam kesetaraan untuk mencapai tujuan bersama.
Kepedulian
Melayani dengan empati, tulus, dan peduli.
Keunggulan
Menghasilkan yang terbaik secara kreatif, inovatif, dan berkelanjutan.
Menyusun arsitektur data
Melakukan pengumpulan kebutuhan informasi
Melakukan ingestion data
Melakukan implementasi rancangan integrasi data
Melakukan manipulasi data
Melakukan edukasi user terkait permasalahan software, hardware dan networking di unit kerja
Menyusun kebutuhan teknologi data
1. Belum Optimalnya Sistem
Monitoring dan Scheduling
Untuk Penarikan Data
pada Sub Unit
Perencanaan dan
Pengembangan Sistem
Informasi (PPSI).
2. Belum Adanya Fitur Untuk
Filter
Tanggal Cuti
Pegawai Pada Menu
Rekapitulasi Cuti di
Aplikasi EHR RSCM.
3. Belum Adanya
Dokumentasi Tabel Pada
Database Untuk Sub Unit
Perencanaan dan
Pengembangan Sistem
Informasi (PPSI).
Pada skor penjumlahan Urgency, Seriousness dan Growth isu yang memiliki nilai paling
tinggi menunjukkan bahwa terdapat permasalahan yang serius apabila isu ini tidak
segera diselesaikan. Berdasarkan penentuan isu dengan menggunakan metode USG
maka didapatkan isu utama yaitu “Belum Adanya Fitur Untuk Filter Tanggal Cuti
Pegawai Pada Menu Rekapitulasi Cuti di Aplikasi EHR RSCM”.
Berdasarkan analisis
menggunakan diagram
fishbone, didapatkan bahwa akar masalah pada isu
tersebut adalah “Belum
adanya fitur filter tanggal pada menu rekapitulasi cuti di aplikasi EHR dan belum optimalnya struktur tabel cuti di database aplikasi EHR”
yang memberikan dampak
menurunnya efesiensi kinerja unit SDM dalam mengelola
laporan cuti pegawai .
Isu Terpilih
Belum Adanya Fitur Untuk Filter Tanggal Cuti
Pegawai Pada Menu Rekapitulasi Cuti di
Aplikasi EHR RSCM
Dampak
Membuat pekerjaan unit SDM tidak
efektif dan efisien karena harus
memeriksa satu persatu pegawai mana
Fakta Lapangan
Saat ini unit SDM meminta langsung data
pegawai cuti tersebut ke pihak UMSI
untuk melakukan penarikan data dari
database, lalu pihak SDM akan melakukan
memeriksa satu persatu sesuai tanggal
yang mereka inginkan.
Akar Masalah
Belum adanya fitur filter tanggal pada menu rekapitulasi cuti dan belum optimalnya struktur tabel cuti di database aplikasi EHR
saja yang cuti di tanggal tersebut
Gagasan Kreatif Pemecahan Isu
Melakukan Optimalisasi Data dan
Penambahan Filter Tanggal Pada Menu
Rekapitulasi Cuti Aplikasi EHR di RSUPN
Dr. Cipto Mangunkusumo
Konsultasi dengan atasan dan pihak terkait mengenai pembuatan fitur tanggal pada menu rekapitulasi cuti di aplikasi EHR.
1. Membuat jadwal pertemuan dengan atasan dan mentor.
2. Menyampaikan terkait maksud dan tujuan diangkatnya isu, serta mendengarkan arahan dari atasan.
3. Melakukan konsultasi dengan tim programmer dan tim data.
1. Mendapatkan waktu dan tempat untuk bertemu dengan atasan melalui chat whatsapp.
2. Persetujuan dari atasan dan mentor dan lembar persetujuan yang ditandatangani mentor
3. Tersedianya informasi pendukung mengenai menu rekapitulasi cuti yang sekarang dari tim terkait.
Penguatan Nilai Budaya
Organisasi
1. Bertindak proaktif membuat janji pertemuan dengan
mentor dan atasan untuk konsultasi dengan ramah dan bahasa yang sopan (Adaptif, Berorientasi Pelayanan)
2. Menyampaikan rencana kegiatan dengan jujur, dan mendengarkan arahan dan mematuhi saran dari
mentor,atasan dan tim-tim terkait (Akuntabel, Harmonis, Loyal)
3. Bekerja sama dengan tim terkait dengan mempelajari informasi dan ilmu apa yang dibutuhkan untuk membuat fitur tersebut dengan kualitas terbaik. (Kolaboratif, Kompeten)
Kolaborasi
Pengumpulan kebutuhan informasi untuk membuat fitur tanggal pada menu rekapitulasi cuti di aplikasi EHR.
TAHAPAN KEGIATAN
1. Melakukan diskusi dengan tim sistem analis.
2. Melakukan diskusi dengan tim data untuk
menetapkan struktur tabel yang akan digunakan
3. Menetapkan flowchart sesuai hasil diskusi sebagai dasar pembuatan program.
1. Hasil diskusi dengan tim sistem analis.
2. Tersedianya dokumen struktur tabel data cuti pegawai yang akan dibuat.
3. Tersedianya dokumen flowchart program.
Penguatan Nilai Budaya
Organisasi
MATA PELATIHAN
1. Menghargai perbedaan pendapat dan mematuhi saran ketika berdiskusi dengan tim sistem analis serta
menyampaikan usulan desain program dengan jujur (Harmonis, Loyal, Akuntabel)
2. Bekerja sama dengan tim data dengan ramah dan memahami kebutuhan struktur tabel yang akan dibuat supaya fitur tersebut berjalan dengan baik. (Kolaboratif, Berorientasi Pelayanan)
3. Mempelajari dan mencari informasi bagaimana membuat struktur tabel dan flowchart yang baik sesuai dengan inovasi yang akan kita buat (Kompeten, Adaptif).
Kolaborasi, Keunggulan
Pembuatan fitur tanggal pada menu rekapitulasi cuti di aplikasi EHR.
KETERKAITAN SUBSTANSI MATA PELATIHAN
1. Menyiapkan hardware dan software pendukung.
2. Membuat query untuk optimalisasi data di tabel yang akan dibuat
3. Bekerja sama dengan tim programmer untuk melakukan coding program.
1. Tersedianya hardware dan software yang akan digunakan dalam pembuatan program.
2. Tersedianya dokumentasi kegiatan pembuatan query dan script query .
3. Tersedianya fitur tanggal pada menu rekapitulasi cuti di aplikasi EHR.
Penguatan Nilai Budaya
Organisasi
1. Bertanggung jawab menyediakan segala kebutuhan pembuatan fitur mulai dari hardware sampai software secara mandiri (Akuntabel).
2. Mempelajari skill yang dibutuhkan dalam proses pembuatan query untuk menghasilkan struktur tabel yang berkualitas dan dapat memenuhi kebutuhan pengguna. (Kompeten, Berorientasi Pelayanan)
3. Bekerja sama dengan tim programmer dan berusaha menyesuaikan diri dalam melakukan coding program untuk fitur yang akan dibuat (Kolaboratif, Adaptif)
4. Menghargai masukan dan mematuhi saran dari tim programmer terkait pembuatan fitur tersebut (Harmonis, Loyal)
Kolaborasi, Keunggulan, Profesionalisme
Pelaksanaan uji coba fitur baru pada menu rekapitulasi cuti di aplikasi EHR.
TAHAPAN KEGIATAN
1. Melakukan konsultasi dengan tim quality assurance.
2. Melakukan uji coba dengan tim quality assurance.
3. Melakukan perbaikan jika ditemukan bugs pada fitur yang dibuat.
4. Melakukan sosialisasi dengan unit SDM untuk melakukan uji coba fitur.
1. Hasil diskusi dengan tim quality assurance
2. Tersedianya dokumentasi hasil uji coba dari fitur yang sudah dibuat.
3. Tersedianya dokumentasi kegiatan perbaikan program.
Penguatan Nilai Budaya
Organisasi
MATA PELATIHAN
1. Menghargai masukan dan mematuhi saran dari tim quality assurance jika ditemukan bug yang perlu diperbaiki (Harmonis, Loyal)
2. Bekerja sama dengan tim quality assurance dengan melakukan uji coba aplikasi demi terwujudnya aplikasi yang berkualitas (Kolaboratif)
3. Fitur program akan diuji sesuai dengan alur program yang
diminta dan jika dalam proses pengujian ditemukan error maka program akan diperbaiki terlebih dahulu (Akuntabel, Kompeten, Adaptif)
4. Berkomunikasi dengan unit SDM dengan bahasa yang
santun dan sopan ketika melakukan uji coba fitur dan memahami kebutuhan unit SDM apakah fitur sudah teruji dengan baik. (Berorientasi Pelayanan)
Kolaborasi, Profesionalisme, Kepedulian
Visi RSCM yaitu Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat
Rujukan Nasional Terdepan dalam Layanan,
Pendidikan, dan Penelitian yang Berstandar
Internasional, kontribusi semua tahapan kegiatan
ini yaitu sebagai perwujudan misi RSCM untuk
Menyelenggarakan Sistem Manajemen Rumah
Sakit dengan Tata Kelola yang Andal dan Akuntabel.
Rancangan aktualisasi ini dilaksanakan di Unit Manajemen Sistem Informasi (UMSI) RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo mulai tanggal 6 Juli 2022 sampai dengan 12 Agustus 2022.
1 Konsultasi dengan atasan dan pihak terkait
mengenai pembuatan fitur tanggal pada menu
rekapitulasi cuti di aplikasi EHR
2 Pengumpulan kebutuhan informasi untuk membuat fitur tanggal pada menu rekapitulasi
cuti di aplikasi EHR.
3 Pembuatan fitur tanggal pada menu rekapitulasi cuti di aplikasi EHR.
4 Pelaksanaan uji coba fitur baru pada menu
rekapitulasi cuti di aplikasi EHR