LAPORAN SEMINAR RANCANGAN AKTUALISASI
PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III ANGKATAN 5
EARLYWARNINGSYSTEM(EWS) PROSES PERPANJANGAN PERIZINAN
DI BALAI BESAR KESEHATAN PARU MASYARAKAT BANDUNG
HALAMAN JUDUL DISUSUN OLEH:
MUHAMMAD ALDAFIKIN
NIP 199005232022031002
BAPELKES CIKARANG
KEMENTERIAN KESEHATAN RI
TAHUN 2022
LAPORAN RANCANGAN AKTUALISASI
EARLYWARNINGSYSTEM(EWS) PROSES PERPANJANGAN PERIZINAN DI BALAI BESAR KESEHATAN PARU MASYARAKAT BANDUNG
Telah diseminarkan
Tanggal 04 Juli 2022, di Bapelkes Cikarang
Segala puji syukur saya ucapkan kepada Allah SWT yang telah memberikan rahmat, hidayah dan karunia-Nya sehingga saya mampu menyelesaikan laporan aktualisasi dengan judul “EarlyWarningSystem(EWS) Proses Perpanjangan Perizinan di Balai Besar Kesehatan Paru Masyarakat Bandung”.
Saya mengucapkan terimakasih untuk setiap pihak yang mendukung dalam menyusun
Laporan Aktualisasi baik secara materi maupun non materi. Ucapan terimakasih saya sampaikan kepada:
1. Dr. drg. Maya Marinda Montain, M.Kes selaku Plt. Kepala Balai Besar Kesehatan Paru Masyarakat Bandung;
2. Rita Sri Rahayu, S.Si., M.KM. selaku Sub Koordinator Bagian Tata Usaha Balai Besar Kesehatan Paru Masyarakat Bandung;
3. Tri Nurhayati Asih, SKM., M.KM., selaku Ketua SPI Balai Besar Kesehatan Paru Masyarakat Bandung, serta sebagai mentor yang telah memotivasi dan membimbing penulis dalam pelaksanakan Pelatihan Dasar CPNS;
4. Miftahurrohin, ST, M.Kes. selaku Widyaiswara (Coach) yang telah membimbing dan memberikan masukan dalam pelaksanakan Pelatihan Dasar CPNS;
5. Seluruh widyaiswara, fasilitator dan panitia penyelenggara di Bapelkes Cikarang yang telah memberikan pelayanan terbaiknya selama proses Pelatihan Dasar CPNS;
6. Orang tua dan keluarga yang senantiasa memberikan dukungan dan doa kepada penulis selama mengikuti Pelatihan Dasar CPNS;
7. Para senior dan rekan-rekan pada bagian Tata Usaha dan Substansi PPSD Balai Besar Kesehatan Paru Masyarakat Bandung;
8. Rekan-rekan peserta Pelatihan Dasar CPNS Golongan 3 Angkatan 5 terkhusus kepada seluruh anggota kelompok B yang telah berbagi ilmu, pengalaman, semangat dan kekompakannya selama menjalani pelatihan dasar CPNS. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa peyusunan rancangan aktualisasi ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, saran dan kritik yang membangun dari pembaca dan pemerhati sangat diharapkan untuk penyempurnaan kegiatan aktualisasi.
Semoga Rancangan Aktualisasi ini dapat bermanfaat, khususnya bagi bagian keuangan
Balai Besar Kesehatan Paru Masyarakat (BBKPM) Bandung dan umumnya bagi seluruh pegawai di instansi.
Bandung, Juni 2022
Muhammad Aldafikin, S.KM. NIP. 199005232022031002
Berdasarkan Undang-undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara yang (selanjutnya disingkat ASN) terdiri dari profesi Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK) yang diangkat oleh Pejabat Pembina
Kepegawaian dan diserahi tugas dalam suatu jabatan pemerintahan atau diserahi tugas negara lainnya dan digaji berdasarkan Peraturan Perundang-Undangan. Dalam rangka pelaksanaan cita-cita bangsa dan mewujudkan tujuan negara, perlu dibangun Aparatur Sipil Negara yang mampu menjalankan tugas, fungsi dan perannya secara profesional. Dimana fungsi dan tugas utama dari ASN (Aparatur Sipil Negara) ada 3 yaitu melaksanakan kebijakan publik, pelayanan publik, serta menjadi unsur perekat dan pemersatu bangsa.
Dalam perannya sebagai perencana, pelaksana, dan pengawas penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan nasional melalui pelaksanaan kebijakan dan pelayanan publik, perlu dibangun ASN yang memiliki integritas, profesionalisme, netralitas, dan bebas dari intervensi politik, bersih dari praktik KKN (Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme), dan mampu menjalankan fungsi dan tugasnya berdasarkan Pancasila dan UUD 1945. Maka untuk dapat memaksimalkan fungsi, tugas, dan perannya Calon Pegawai Negeri Sipil perlu diberikan pembekalan untuk meningkatkan potensi yang dimiliki.
Pada peraturan Lembaga Administrasi Negara (LAN) RI Nomor 1 Tahun 2021
tentang Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil, dijelaskan bahwa untuk memenuhi kebutuhan pelaksanaan pelatihan dasar CPNS harus disesuaikan dengan dinamika pengembangan kompetensi, dan penyesuaian mekanisme penyelenggaraan pelatihan
dasar CPNS. Pelatihan dasar CPNS merupakan persyaratan yang harus dipenuhi CPNS
untuk menjadi ASN. Pelatihan dasar CPNS dilaksanakan untuk memberikan pengetahuan
dalam pembentukan wawasan kebangsaan, kepribadian dan etika PNS, pengetahuan dasar tentang sistem penyelenggaraan pemerintahan negara, bidang tugas dan budaya
organisasinya supaya mampu melaksanakan tugas dan perannya sebagai pelayan masyarakat.
Pelatihan dasar CPNS dilaksanakan bertujuan untuk mengaktualisasikan nilai-nilai
dasar PNS yaitu Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompetensi, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif. Dalam kaitannya mewujudkan nilai dasar yang telah diberikan, penulis
menyusun rancangan kegiatan aktualisasi dari nilai dasar BerAKHLAK (Berorientasi
Pelayanan, Akuntabel, Kompetensi, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif) yang disesuaikan dengan isu-isu yang ada pada tempat kerja. Hal ini dilakukan agar isu tersebut dapat diselesaikan dan dapat meningkatkan kualitas manajemen ASN, pelayanan publik, dan WholeofGovernmentdari instansi tempat kerja.
Penyusunan laporan aktualisasi ini bertujuan untuk :
1. Penulis mampu menjelaskan identifikasi isu dan penetapan coreisu di unit kerja;
2. Penulis mampu menjelaskan gagasan pemecahan isu prioritas dengan menyusun rencana, tahapan kegiatan, dan output kegiatan;
3. Penulis mampu menjelaskan penerapan materi dalam pelatihan dasar CPNS, yaitu nilai-nilai dasar ASN serta kedudukan dan peran PNS dalam NKRI dalam melaksanakan tahapan kegiatan;
4. Penulis mampu menjelaskan rencana kegiatan dalam kaitannya dengan pencapaian visi dan misi organisasi serta penguatan terhadap nilai-nilai organisasi;
5. Penulis mampu menciptakan inovasi dalam mewujudkan visi dan misi melalui analisis dampak dan identifikasi isu di lingkungan kerja.
Manfaat rancangan aktualisasi adalah
1. Bagi penulis
Dengan kegiatan aktualisasi ini penulis dapat meningkatkan pemahaman dan kemampuan menganalisis dan mengaktualisasikan kegiatan pemecahan masalah yang didasari dengan nilai-nilai dasar ASN serta kedudukan dan peran ASN dalam NKRI sehingga akan terbentuk ASN yang profesional dalam menjalankan fungsi dan tugasnya.
2. Bagi Unit Kerja
Dengan adanya rancangan aktualisasi ini diharapkan dapat menjadi solusi terhadap isu-isu yang krusial pada unit kerja, sehingga kualitas kinerja dari unit kerja akan meningkat.
Balai Besar Kesehatan Paru Masyarakat Bandung merupakan Unit Pelaksana
Teknis Kementerian Kesehatan. BBKPM Bandung didirikan pada Bulan November Tahun
1952, dengan nama BP5 (Balai Penyelidikan dan Pemberantasan Penyakit Paru-Paru)
dengan tujuan sebagai pusat pemberantasan penyakit tuberculosis (TB). Pada tahun
1974, BP5 berubah menjadi BP4 (Balai Pengobatan Penyakit Paru-Paru) dan mengacu
pada Keputusan Menteri Kesehatan RI No.144/Menkes/SK/IV/1978 tentang Susunan
Organisasi dan Tata Kerja Balai Pengobatan Penyakit Paru-Paru yang di dalamnya
mengatur tugas, fungsi, klasifikasi dan Susunan Organisasi BP4, maka tugas pokok dan fungsi BP4 tidak hanya mengobati tuberkulosis tetapi juga penyakit paru lainnya.
Merujuk pada Kep.Men.PAN No.62/KEP/M.PAN/7/2003 tentang Pedoman
Organisasi Unit Pelaksana Teknis di Lingkungan Departemen dan Lembaga Pemerintah
Non Departemen, yang ditindaklanjuti dengan Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor:
1352/MENKES/PER/IX/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di
Bidang Kesehatan Paru Masyarakat, menetapkan BP4 Bandung sebagai Balai Kesehatan
Paru Masyarakat (BKPM) eselon 3b.
Pada tahun 2007 melalui Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor: 532/MENKES/PER/IV/2007 BKPM Bandung selanjutnya ditetapkan menjadi Balai
Besar Kesehatan Paru Masyarakat (BBKPM) eselon 2b, dengan Tugas Pokok dan Fungsi
melaksanakan pelayanan kesehatan rujukan paru spesialistik dan atau subspesialistik yang berorientasi kesehatan masyarakat; pemberdayaan masyarakat dalam bidang kesehatan paru; kemitraan dan pengembangan sumber daya di bidang kesehatan paru masyarakat; pendidikan dan pelatihan teknis di bidang kesehatan paru; serta penelitian dan pengembangan kesehatan paru. Di dalam surat keputusan tersebut juga dinyatakan
bahwa wilayah kerja BBKPM Bandung meliputi 13 Provinsi yaitu seluruh Provinsi di Pulau
Sumatera, Provinsi Jawa Barat, Provinsi Banten dan Provinsi DKI Jakarta. Kemudian pada tanggal 22 November 2011 melalui Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor
2354/Menkes/Per/XI/2011 tentang Perubahan Permenkes Nomor
532/Menkes/Per/IV/2007 tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Besar Kesehatan Paru
Masyarakat (BBKPM), kedudukan BBKPM Bandung berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan.
BBKPM Bandung resmi menjadi Instansi Pemerintah di bawah Kementerian
Kesehatan yang menjalankan Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum (PK-BLU)
melalui surat Kementerian Keuangan Nomor 58/MK.05/2011 tentang Penetapan Balai
Besar Kesehatan Paru Masyarakat Bandung Pada Kementerian Kesehatan RI sebagai Instansi Pemerintah yang menerapkan Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum pada tanggal 28 Februari 2011.
Seiring dengan perubahan struktur organisasi di lingkungan Kementerian
Kesehatan, terbit Peraturan Presiden Nomor 35 Tahun 2015 tentang Kementerian
Kesehatan dan Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 64 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Kesehatan, dalam peraturan tersebut Direktorat Jenderal
Bina Upaya Kesehatan berubah nama menjadi Direktorat Pelayanan Kesehatan, dengan perubahan tersebut maka BBKPM Bandung saat ini berada di bawah koordinasi dan bertanggung jawab kepada Direktur Jenderal Pelayanan Kesehatan.
Kemudian pada tanggal 23 Oktober 2020 sejalan dengan penyederhanaan birokrasi, Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 2354/Menkes/Per/XI/2011 tentang
Perubahan Permenkes Nomor 532/Menkes/Per/IV/2007 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Balai Besar Kesehatan Paru Masyarakat (BBKPM) kembali diubah dengan Peraturan
Menteri Kesehatan RI Nomor 36 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai
Besar Kesehatan Paru Masyarakat.
Lokasi BBKPM Bandung di Jalan Cibadak No 214 Bandung menempati bangunan seluas 6.731 m2 yang berdiri diatas tanah seluas 3.330 m2, BKPM Garut Jl. Rumah Sakit Umum Dokter Slamet No. 13 Garut menempati bangunan seluas 220 m2 yang berdiri diatas tanah seluas 1.704 m2, dan BKPM Cianjur Jalan Jl. Siliwangi No. 15 Cianjur adalah bangunan seluas 662 m2 yang berdiri diatas tanah seluas 2.450 m2.
1. Bangunan Utama BBKPM Bandung memiliki sarana:
a. Gedung A yang terdiri dari :
• Lantai 1: Instalasi Gawat Darurat (IGD) 24 Jam dan Instalasi Radiologi;
• Lantai 2: Instalasi Laboratorium;
• Lantai 3: Instalasi Rawat Inap;
• Lantai 4: Instalasi Pemeliharaan Sarana dan Kesehatan Lingkungan
b. Gedung B terdiri dari :
• Lantai Basement: Instalasi Gizi/Pantry, Laundry, Gudang, Parkir, Pemulasaraan Jenazah, Workshop, IPSKL, IPAL, Ruang Satpam;
• Lantai 1: Instalasi Rawat Jalan (Poliklinik), Instalasi Rekam Medis (Pendaftaran), Humas dan Kasir;
• Lantai 2: Instalasi Farmasi, Instalasi Rawat Jalan (Poliklinik & Konseling), Ruang Dokter, Instalasi Rehabilitasi Medik, Kantin/Koperasi;
• Lantai 3: Instalasi Rawat Inap, Instalasi Bedah Paru, Ruang Diklat, Ruang Rapat, Ruang ULP, SPI/UPG, Ruang Akreditasi, Ruang YAI serta Ruang Medical Check Up (MCU);
• Lantai 4: Ruang Pimpinan dan Tata Usaha serta Auditorium.
2. UPF (Unit Pelayanan Fungsional) BBKPM Bandung
Gedung utama BBKPM Bandung berlokasi di Jalan Cibadak No 214 Kota Bandung. Selain berlokasi di Kota Bandung, BBKPM Bandung memiliki dua buah Unit
Pelayanan Fungsional (UPF) yang berada di Cianjur dan Garut, yang melayani kesehatan paru masyarakat di kedua wilayah tersebut, namun tetap berada dalam satu satuan kerja BBKPM Bandung.
Dalam menjalankan tugas pokok BBKPM Bandung jelas memiliki karakteristik berbeda dengan rumah sakit ataupun layanan kesehatan lain, selain secara spesialistik menangani penyakit paru sebagai layanan dan rujukan juga memiliki program pemberdayaan kesehatan paru masyarakat, dengan layanan unggulan :
1. Pusat pelayanan dan rujukan kesehatan paru masyarakat;
2. Pusat pemberdayaan masyarakat dan promosi kesehatan paru masyarakat;
3. Pusat jejaring kerjasama/ kemitraan kesehatan paru masyarakat;
4. Pusat pendidikan dan pelatihan kesehatan paru masyarakat;
5. Pusat penelitian dan pengembangan kesehatan paru masyarakat.
1. Visi BBKPM Bandung :
“MenjadiRujukanKesehatanParuMasyarakatyangTerkemukadiTingkat Nasional” Rancangan perumusan visi BBKPM periode tahun 2020-2024 diawali dengan kata menjadi yang menggambarkan kesadaran bahwa potensi dan kompetensi sumber daya BBKPM selama ini dinilai telah menerapkan prinsip-prinsip
terbaik (bestpractices) dalam mewujudkan tujuan utama organisasi dalam bidang pengelolaan kesehatan paru masyarakat.
2. Misi BBKPM Bandung : Misi organisasi menyatakan alasan keberadaan suatu organisasi pada suatu masyarakat (raisond’être). Pernyataan misi organisasi merupakan dasar bagi setiap pemimpin untuk memilih dan merumuskan pernyataan visi organisasinya yang sesuai dengan kemampuan pemimpin untuk mewujudkan mission accomplished melalui kapasitas dan keunggulannya. Berdasarkan pernyataan misinya, sebuah organisasi memilih “sebuah kendaraan” untuk mewujudkan visi organisasinya. Pernyataan misi organisasi yang baik seharusnya memampukan segenap insan sebuah organisasi untuk fokus pada tugas-tugas kedinasannya yang mengantarkan pada perwujudan pencapaian visi organisasi. Pernyataan misi organisasi direkomendasikan tidak sering mengalami perumusan ulang dalam setiap penyusunan atau peninjauan kembali rencana strategis organisasi, kecuali memang telah terjadi perubahan mendasar terhadap kebijakan keberadaan suatu organisasi, proses, produk/jasa, target segmen masyarakat yang dituju bagi produk/jasanya. Berikut ini disampaikan uraian Misi BBKPM periode tahun 2020-2024:
a. Menyelenggarakan pelayanan rujukan kesehatan paru yang berorientasi kesehatan masyarakat
b. Mensinergikan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) dan Upaya Kesehatan Perorangan (UKP) secara paripurna
c. Mempercepat terwujudnya masyarakat sehat paru yang mandiri dan berdaya
d. Meningkatkan derajat kesehatan paru masyarakat
Nilai-nilai organisasi yang ada di BBKPM Bandung adalah
1. Integritas yaitu berkata jujur, bertindak independen sesuai dengan kode etik dan selalu mengedepankan kepentingan lembaga;
2. Keteladanan yaitu menjadi role model bagi lingkungan kerja dalam pemikiran, perkataan dan perilaku;
3. Profesionalisme yaitu melaksanakan tugas sesuai dengan kompetensi, proaktif dan terus mengembangkan diri;
4. Komunikasi yaitu proses dimana interaksi antar pegawai, pegawai dengan pasien/pengunjung, organisasi BBKPM dengan kelompok masyarakat/stakeholder
yang dapat menyampaikan, menerima dan menggunakan informasi/bantuan
sehingga terjadi kesepahaman dan tercapai tujuan yang diinginkan kedua belah
pihak untuk pencapaian visi BBKPM Bandung
5. Sinergi yaitu menciptakan dan meningkatkan kerjasama dengan mengedepankan kepercayaan untuk memberikan nilai tambah yang optimum.
BBKPM Bandung mempunyai tugas melaksanakan perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi pelayanan kesehatan, penunjang kesehatan, promosi kesehatan, dan kemitraan serta pengembangan sumber daya di bidang kesehatan paru masyarakat. Adapun fungsi BBKPM Bandung adalah sebagai berikut :
1. Penyusunan rencana, program dan anggaran
2. Pelaksanaan pelayanan kesehatan rujukan paru spesialistik dan atau subspesialistik yang berorientasi kesehatan masyarakat
3. Pelaksanaan pemberdayaan masyarakat dalam bidang kesehatan paru masyarakat
4. Pelaksanaan kemitraan dan pengembangan sumber daya di bidang kesehatan paru masyarakat
5. Pelaksanaan pendidikan dan pelatihan teknis di bidang kesehatan paru masyarakat
6. Pelaksanaan penelitian dan pengembangan kesehatan paru masyarakat
7. Pengelolaan data dan sistem informasi
8. Pemantauan, evaluasi dan pelaporan
9. Pelaksanaan urusan administrasi BBKPM
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 36 Tahun
2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Besar Kesehatan Paru Masyarakat, maka struktur organisasi BBKPM disederhanakan, dimana susunannya hanya terdiri dari Kepala
BBKPM, Subbagian administrasi umum dan Kelompok jabatan fungsional.
1. Subbagian Administrasi Umum
Subbagian administrasi umum mempunyai tugas melakukan koordinasi penyusunan rencana, program, dan anggaran, pengelolaan keuangan dan barang milik negara, urusan kepegawaian, organisasi dan tata laksana, pemantauan, evaluasi, dan pelaporan, kearsipan, persuratan, dan kerumahtanggaan BBKPM.
2. Kelompok Jabatan Fungsional
Di lingkungan BBKPM ditetapkan jabatan fungsional sesuai dengan kebutuhan
yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan. Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas memberikan pelayanan fungsional dalam pelaksanaan tugas dan fungsi kepala BBKPM sesuai dengan bidang keahlian dan keterampilan. Dalam pelaksanaan tugasnya, ditetapkan koordinator dan sub-koordinator pelaksana fungsi pelayanan fungsional sesuai dengan ruang lingkup bidang tugas dan fungsi kepala BBKPM masing-masing.
3. Instalasi
Instalasi merupakan unit pelayanan non struktural yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala BBKPM. Adapun Instalasi yang ada saat ini di BBKPM Bandung adalah sebagai berikut :
a. Instalasi Rawat Jalan;
b. Instalasi Rawat Inap;
c. Instalasi Gawat Darurat;
d. Instalasi Bedah Paru;
e. Instalasi Radiologi;
f. Instalasi Laboratorium;
g. Instalasi Farmasi;
h. Instalasi Rehabilitasi Medik;
i. Instalasi Rekam Medik;
j. Instalasi Gizi;
k. Instalasi Pemeliharaan Sarana Prasarana dan Kesehatan Lingkungan; dan
l. Unit Layanan Pengadaan.
4. Dewan Pengawas
Dalam Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Besar Kesehatan Paru Masyarakat, untuk melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi BBKPM dapat dibentuk dewan pengawas. Pembentukan, tugas, fungsi, tata kerja, dan keanggotaan dewan pengawas ditetapkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan.
5. Satuan Pemeriksa Internal
Satuan Pemeriksa Internal (SPI) merupakan wadah nonstruktural yang terdiri atas kelompok jabatan fungsional auditor. Berada di bawah dan bertanggung jawab kepada kepala BBKPM. SPI bertugas melaksanakan pemeriksaan audit kinerja internal BBKPM.
Gambar 2.4 Struktur Organisasi BBKPM Bandung
BBKPM Bandung juga memiliki 2 unit pelaksana fungsional yaitu Unit Pelayanan
Fungsional BBKPM Bandung di Cianjur dan Unit Pelayanan Fungsional BBKPM Bandung di Garut. Selain melakukan bimbingan teknis dan supervisi secara rutin, BBKPM Bandung juga melakukan fasilitasi serta koordinasi dalam perencanaan program dan kegiatan, pengadaan pegawai, penyusunan kegiatan dan anggaran serta pengadaan barang dan jasa yang pembiayaannya dibebankan pada DIPA BBKPM Bandung.
Sebagaimana pasal 31 BAB XII Ketentuan Peralihan Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2020 yang berbunyi “Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, seluruh pejabat di lingkungan BBKPM berdasarkan Peraturan Menteri
Kesehatan Nomor 532/Menkes/Per/IV/2007 tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai
Besar Kesehatan Paru Masyarakat sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri
Kesehatan Nomor 2354/Menkes/Per/XI/2011 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri
Kesehatan Nomor 532/Menkes/Per/IV/2007 tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai
Besar Kesehatan Paru Masyarakat (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 883), tetap melaksanakan tugas dan fungsinya sampai dengan ditetapkannya pejabat, koordinator, dan sub-koordinator pelaksana fungsi pelayanan fungsional berdasarkan
Peraturan Menteri ini. Sehingga pada masa peralihan ini, struktur tugas organisasi masih berjalan seperti sebelumnya sampai ditetapkannya koordinator dan subkoordinator.
2.6.Uraian/Rincian Tugas Jabatan Peserta
Nama : Muhammad Aldafikin
NIP : 199005232022031002
Jabatan / Golongan : Ahli Pertama – Administrator Kesehatan /III-A
Unit Kerja : Tata Usaha dan PPSD
Adapun tugas peserta di instansi sesuai dengan jabatan fungsional administrator kesehatan diantaranya:
1. Menyusun Rancangan Kerangka Acuan
2. Mengumpulkan bahan/literature/laporan kurang dari sepuluh sumber dan jenis
3. Mengolah bahan/literature/laporansecara manual
4. Melaksanakan penilaian dalam rangka perizinan institusi balai Kesehatan
5. Mennyajikan hasil penilaian dalam rangka perizinan institusi balai Kesehatan
6. Melaksanakan penilaian dalam rangka akreditasi institusi : balai kesehatan
7. Menyajikan hasil penilaian dalam rangka akreditasi institusi : balai Kesehatan
8. Tulisan ilmia popular dibidang kesehatan yang disebarluaskan medis media massa
3.1.Identifikasi dan Analisis Isu Aktual
1. Identifikasi Isu
Identifikasi isu dilakukan dengan pengamatan pada unit kerja instansi dengan cara melihat Sasaran Kinerja Pegawai (SKP), penugasan atasan, dan budaya lingkungan kerja serta inovasi dengan membandingkan kondisi aktual yang terjadi saat melakukan tugas dengan kondisi yang diharapkan. Adapun beberapa isu masalah yang ditemukan di unit kerja Administrator Kesehatan di BBKPM Bandung, diantaranya:
Tabel 3.1. Identifikasi Isu Masalah
No Isu Masalah Kondisi Saat Ini Kondisi yang Diharapkan
1. Keterlambatan perpanjangan perizinan di BBKPM Bandung
- Ditemukan data pernah
terjadi keterlambatan perpanjangan Izin Operasional
- Ditemukan kasus beberapa nakes pernah mengalami keterlambatan
perpanjangan Surat Izin Praktek nya, dan juga pada kondisi saat ini terdapat kasus serupa yang sedang terjadi
- Izin operasional sudah terbit sebelum masa
berlakunya habis
- Perpanjangan Surat Izin
Praktek nakes sudah terbit sebelum masa
berlakunya habis
- Semua nakes yang
melakukan praktik memiliki Izin praktik yang berlaku
2. Proses menemukan berkas atau dokumen membutuhkan waktu yang lebih lama dari seharusnya di Subtasnsi PPSD
3. Adanya rekaman presensi yang
tidak dapat ditarik datanya sebagai laporan karena adanya
gagal rekam pada mesin/software presensi di
- Belum ada standarisasi model penyimpanan softfile dan hardfile
- Tersedianya dokumen yang memuat tentang petunjuk menemukan berkas
- Tersedia standarisasi waktu dalam
menemukan berkas
- Software tidak dapat menampilkan rekaman semua presensi ke dalam laporan
- Semua presensi dapat terekam dengan baik dan muncul dalam laporan
a. Keterlambatan perpanjangan perizinan di BBKPM Bandung
Perizinan diperlukan sebagai prasyarat dalam memberikan pelayanan
kesehatan. Berdasarkan data yang ada, keterlambatan perpanjangan perizinan
operasional pernah terjadi di salah satu Unit Pelayanan Fungsional (UPF) BBKPM
Bandung yang berada di kabupaten Garut. Selama ini UPF Garut memberikan
pelayanan kesehatan mengacu pada Izin Operasional yang dimiliki oleh BBKPM
Bandung dan Surat Pernyataan bahwa UPF Garut merupakan bagian dari BBKPM
Bandung, namun BPJS meminta UPF Garut untuk memproses Izin Operasional
sendiri bukan mengacu pada Izin Operasional BBPKM Bandung. Hingga masa
berlaku perjanjian dengan pihak BPJS habis, UPF Garut tidak memproses Izin
Operasionalnya, sehingga kerjasama antara UPF Garut dan BJPS Tasikmalaya
untuk pelayanan Pasien JKN harus dihentikan. Dari laporan keuangan BBKPM
UPF Garut tahun 2021, hal tersebut berakibat menurunnnya pendapatan sebanyak 60% selama Januari hingga Agustus 2021.
Selain itu juga ditemukan kasus beberapa nakes pernah mengalami
keterlambatan perpanjangan Surat Izin Praktek nya dan saat ini terdapat kasus serupa yang sedang terjadi, hal ini mengakibatkan nakes tersebut tidak diperbolehkan untuk memberikan pelayanan klinis.
Berdasarkan agenda 3 isu tersebut termasuk dalam manajemen ASN yaitu point fungsi dan peran ASN sebagai pelaksana kebijakan publik, dimana sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan No 9 Tahun 2014 tentang Klinik setiap penyelenggaraan klinik wajib memiliki izin operasional yang berlaku dan setiap nakes yang berpraktik di klinik harus memiliki izin praktek dalam memberikan pelayanan kesehatan.
b. Proses menemukan berkas atau dokumen membutuhkan waktu yang lebih lama dari seharusnya di Substansi PPSD
Dokumen yang baik bukan hanya dilihat dari kualitas isi dari dokumen tersebut, melainkan juga dapat ditemukan segera saat dokumen tersebut dibutuhkan. Pencarian berkas atau dokumen di bagian PPSD (Promkes dan Pengembangan Sumber Daya) membutuhkan waktu lebih dari seharusnya. Hal
ini disebabkan belum tersedianya dokumen yang memuat tentang petunjuk menemukan berkas serta tidak ada serah terima tugas dan tanggungjawab dari petugas sebelumnya ke petugas yang baru. Berdasarkan agenda 3 isu tersebut termasuk dalam manajemen ASN, yakni terkait pelayan publik dalam hal ini customer PPSD adalah bagian lain. Dimana sebagai ASN, PPSD harus memberikan pelayanan yang berkualitas yakni memberikan pelaporan yang cepat tepat dan akurat pada saat dibutuhkan.
c. Adanya rekaman presensi yang tidak dapat ditarik datanya sebagai laporan karena adanya gagal rekam pada mesin/software presensi di Bagian Kepegawaian
Presensi menjadi bukti kehadiran karyawan dalam bekerja. Di BBKPM Bandung presensi sudah menggunakan fingerprint, yang terletak di 3 lokasi (lantai 4, lantai 1 dan lantai basement). Presensi juga berpengaruh terhadap tunjangan yang didapatkan oleh karyawan, sehingga pelaporan ini menjadi sangat penting. Terjadi kesenjangan laporan yang ada antara rekaman presensi pada alat fingerprintdengan hasil data yang ditarik menggunakan sistem. Hal tersebut baru diketahui dari sumber laporan dari salah satu karyawan yang merasa selalu melakukan presensi namun pada laporan kepegawaian tercatat bahwa karyawan tersebut tidak melakukan presensi, yang menjadikan penurunan nilai tunjangannya. Setelah dilakukan pemeriksaan pada alat fingerprint, data presensi karyawan tersebut sudah terekam. Hal ini terjadi karena adanya gagal rekam pada mesin/software presensi. Berdasarkan agenda
3 isu tersebut termasuk dalam manajemen ASN, yakni terkait kode etik dan perilaku ASN point memberikan informasi secara benar dan tidak menyesatkan pihak lain yang memerlukan informasu kepentingan kedinasan. Dalam hal ini laporan yang dihasilkan oleh staf kepegawaian kurang akurat sehingga berpengaruh pada nilai Indikator Kinerja Individu karyawan serta jumlah remun.
Berdasarkan isu-isu yang teridentifikasi diatas, maka tahapan selanjutnya dilakukan penetapan coreissue. Analisis penetapan coreissuedilakukan dengan cara melakukan penapisan isu dengan menggunakan alat bantu penapisan yaitu metode USG (Urgency,Seriousness,Growth). USG adalah salah satu metode yang digunakan untuk menyusun urutan core issue yang harus diselesaikan. Metode ini menitikberatkan pada 3 faktor yaitu:
1. Keterlambatan perpanjangan perizinan di BBKPM Bandung 5 5 4 14 1
2. Proses menemukan berkas atau dokumen membutuhkan waktu yang lebih lama dari seharusnya di Substansi PPSD
3. Adanya rekaman presensi yang tidak dapat ditarik datanya sebagai laporan karena adanya gagal rekam pada mesin/software presensi di Bagian Kepegawaian
Keterangan:
U = Urgency;
S = Seriousness;
G = Growth
Perhitungan menggunakan skala likert, yaitu:
1 = sangat kecil/ rendah pengaruhnya
2 = kecil pengaruhnya
3 = sedang/cukup pengaruhnya
4 = besar/tinggi pengaruhnya
5 = sangat besar/tinggi pengaruhnya
Berdasarkan hasil analisis dengan menggunakan metode USG, maka diperoleh peringkat dari isu-isu yang telah teridentifikasi. Isu yang menjadi peringkat pertama atau coreissueadalah isu “Keterlambatan perpanjangan perizinan”.
Berdasarkan penapisan isu yang telah dilakukan pada pembahasan sebelumnya Isu yang menjadi peringkat pertama atau core issue adalah isu
Keterlambatan perpanjangan perizinan. Penetapan isu dilakukan melalui pengamatan langsung di unit kerja dan dikonsultasikan kepada atasan agar permasalahan yang diangkat tidak bersifat subjektif. Setelah melakukan identifikasi terhadap prioritas isu yang akan diselesaikan, maka digunakan diagram fishbone untuk mengidentifikasi kemungkinan penyebab masalah karena menekankan pada hubungan sebab akibat.
Berikut ini adalah analisis prioritas masalah berdasarkan diagram fishbone:
Measureme nt
Belum tersedia sistem pengingat yang berjalan secara otomatis untuk memberikan peringatan waktu perpanjangan
Belum tersedia sistem peringatan waktu perpanjangan
Man
Keterbatasan dalam mengingat
Tidak ada pihak yang ditunjuk secara khusus untuk mengurus proses perizinan
Belum tersedia aturan perpanjangan perizinan
Beban pekerjaaan harian yang menjadi prioritas
Belum ada SOP yang mengatur perpanjangan perizinan
Tidak Ada prosedur perpanjangan perizinan
Managemen t
Keterlambatan perpanjangan perizinan
Berdasarkan diagram diatas penyebab coreissuedijabarkan sebagai berikut:
a. Belum tersedia sistem pengingat yang berjalan secara otomatis untuk memberikan peringatan waktu perpanjangan
b. Belum tersedia sistem peringatan waktu perpanjangan
c. Belum tersedia aturan perpanjangan perizinan
d. Keterbatasan dalam mengingat
e. Beban pekerjaan harian yang menjadi prioritas
f. Tidak ada pihak yang ditunjuk secara khusus untuk mengurus proses perizinan
g. Belum ada SOP yang mengatur perpanjangan perizinan
h. Tidak ada prosedur perpanjangan perizinan
Dampak dari isu keterlambatan perpanjangan perizinan, apabila tidak dilakukan pemecahan isu adalah:
a. Ijin Operasional klinik dicabut, sehingga klinik tidak dapat memberikan pelayanan dan klinik tidak memiliki pendapatan
b. Ijin Praktek dokter dicabut, sehingga tidak dapat memberikan pelayanan medis kepada pasien
c. Citra klinik menurun dimata masyarakat sehingga tingkat kepercayaan masyarakat menurun dan jika kembali bisa beroperasi jumlah pasien akan berkurang
3.2.Keterkaitan Penyebab Isu dengan Kedudukan dan Peran ASN untuk
Mendukung Terwujudnya SmartGovernance
Dari hasil analisis penyebab masalah “keterlambatan perpanjangan perizinan di BBKPM Bandung” terdapat 8 penyebab masalah. Dari 8 penyebab isu tersebut dilakukan identifikasi keterkaitan penyebab isu dengan kedudukan dan peran ASN, yakni:
Tabel 3.3. Keterkaitan Penyebab Isu dengan Kedudukan dan Peran ASN
No
Penyebab Isu
1 Belum tersedia sistem pengingat yang berjalan secara otomatis untuk memberikan peringatan waktu perpanjangan
2 Belum tersedia sistem peringatan waktu perpanjangan
3 Belum tersedia aturan perpanjangan perizinan
4 Keterbatasan dalam mengingat
Keterkaitan dengan
Kedudukan dan Peran ASN
- Manajemen ASN dan
- SMART ASN
- Manajemen ASN
- Manajemen ASN
- Manajemen ASN
No Penyebab Isu Keterkaitan dengan Kedudukan dan Peran ASN
5 Beban pekerjaan harian yang menjadi prioritas
6 Tidak ada pihak yang ditunjuk secara khusus untuk mengurus proses perizinan
7 Belum ada SOP yang mengatur perpanjangan perizinan
- Manajemen ASN
- Manajemen ASN
- Manajemen ASN
8 Tidak ada prosedur perpanjangan perizinan - Manajemen ASN
3.3.Alternatif
Kreatif Berdasarkan analisis penyebab isu yang telah dilakukan pada pembahasan sebelumnya, Adapun beberapa gagasan pemecahan coreissueyang bisa dilakukan, untuk mengatasi 8 penyebab “keterlambatan perpanjangan perizinan“ adalah:
Masalah
Tabel 3.4. Gagasan Pemecahan CoreIssue
No Alternatif Penyelesaian Masalah yang dapat diselesaikan
1 Membuat EarlyWarningSystem untuk proses perizinan
2 Menunjuk pihak yang bertanggungjawab terhadap perpanjangan proses perizinan
3 Membuat draft prosedur proses perpanjangan perizinan
- Belum tersedia sistem pengingat yang berjalan secara otomatis untuk memberikan peringatan waktu perpanjangan
- Belum tersedia sistem peringatan waktu perpanjangan
- Keterbatasan dalam mengingat
- Beban pekerjaan harian yang menjadi prioritas
- Tidak ada pihak yang ditunjuk secara khusus untuk mengurus proses perizinan
- Belum tersedia aturan perpanjangan perizinan
- Belum ada SOP yang mengatur perpanjangan perizinan
- Tidak ada prosedur perpanjangan perizinan
Dari 3 alternatif pemecahan masalah diatas, 2 diantaranya harus diselesaikan dalam waktu dekat mengingat penting dan dampak kegiatan tersebut yakni membuat earlywarning system untuk proses perizinan dan menunjuk pihak yang bertanggungjawab terhadap perpanjangan proses perizinan. Sedangkan satu alternatif pemecahan lainnya yakni membuat draft prosedur proses perpanjangan perizinan merupakan kegiatan pendukung yang dapat diselesaikan setelahnya.
Untuk mendukung pelaksanaan gagasan pemecahan masalah diatas, perlu dilakukan beberapa kegiatan serta kegiatan tersebut dikaitkan dengan sumber kegiatan
Sasaran Kinerja Pegawai (SKP), penugasan atasan atau budaya lingkungan kerja serta inovasi. Berikut Kegiatan yang akan dilaksanakan dalam mendukung gagasan pemecahan masalah:
Tabel 3.5. Kegiatan Gagasan Alternatif No Kegiatan
1 Persiapan dan penyampaian gagasan pemecahan isu keterlambatan perpanjangan perizinan dengan early warningsystem
SKP
2 Penyusunan rancangan kerja proses perpanjangan perizinan SKP dan Inovasi
3 Penunjukkan petugas pelaksana monitoring proses perpanjangan perizinan Delegasi Atasan
4 Proses validasi data dan formula serta uji coba efektifitas sistem terpilih Inovasi
5 Penyusunan dan penambahan tugas serta fungsi petugas SKP dan Inovasi
6 Pengiriman pemberitahuan terjadwal perpanjangan perizinan Inovasi
1. Persiapan dan
penyampaian
gagasan
pemecahan isu
keterlambatan
perpanjangan
perizinan
dengan early warning system
- Lembar
Konsultasi
- Foto
- Berorientasi Pelayanan:
berkomuniasi dengan mentor
secara ramah dan berusaha
menemukan solusi terbaik
bersama
Dengan
melakukan
persiapan dan
penyampaian
gagasan
Kegiatan
persiapan dan
penyampaian
gagasan ini
memperkuat
-
-
Akuntabel: melakukan
konsultasi dengan mentor
merupakan bentuk
tanggungjawab dalam
mencari solusi terhadap isu
terkait
Kompeten: melaksanakan
masukan mentor sebaik
mungkin
- Harmonis: menghargai
masukan-masukan mentor
pemecahan isu
keterlambatan
perpanjangan
perizinan dengan
earlywarning
systemyaitu
langkah awal
dalam kegiatan
yang bertujuan
untuk
mendapatkan
nilai organisasi
BBKPM bandung
dalam nilai-nilai
profesionalisme dan komunikasi
- Lembar
Konsultasi
- Foto
-
Kolaboratif: bekerjasama
dengan mentor dalam
menggali isu masalah
- Berorientasi Pelayanan:
berkomuniasi dengan bagian
terkait secara ramah dan
dukungan dari
berbagai pihak
terkait, pelaksanaan
kegiatan ini
sejalan dengan
mengelola
perizinan instansi
dan Bagian
Pelayanan dan
Penunjang
Kesehatan yang
mengelola
Perizinan tenaga
kesehatan
-
berusaha menemukan solusi
terbaik bersama
Akuntabel: melakukan
konsultasi dengan bagian
terkait merupakan bentuk
tanggungjawab dalam
mencari solusi terhadap isu
terkait
- Kompeten: melaksanakan
masukan bagian konsultasi
sebaik mungkin
- Harmonis: menghargai
masukan masukan bagian
terkait
misi BBKPM
bandung untuk
menjadi rujukan
Kesehatan paru
masyarakat yang
terkemuka di
tingkat nasional
dan misi
menyelenggarakan
pelayanan rujukan
Kesehatan paru
yang berorientasi
kepada
masyarakat.
- Literatur perizinan
-
Kolaboratif: bekerjasama
dengan bagian terkait dalam
menggali isu masalah
- Kompeten: mempelajari
peraturan terkait
perpanjangan perizinan
- Loyal: berusaha menjalankan
perpanjangan perizinan sesuai
peraturan yang berlaku
- Adaptif: menyesuaikan diri
dengan peraturan yang
berlaku terutama terkait
perpanjangan perizinan
-
-
kerja proses
perpanjangan perizinan
yang meliputi izin operasional, izin
praktek dan surat
tanda registrasi yang dilengkapi
dengan email
pemilik dan penanggungjawab
izin praktek tenaga
kesehatan
berarti mendapatkan
informasi yang valid sehingga
pelayanan dapat dilakukan
dengan efektif dan efisien
- Akuntabel: hasil data yang
dikumpulkan dapat
dipertanggungjawabkan
- Kompeten: secara tidak
langsung dengan
mengumpulkan data perizinan
kita dapat meningkatkan
kompetensi terkait proses
perpanjangan perizinan
- Loyal: dalam mengumpulkan data perizinan sesuai dengan
peraturan yang berlaku
- Adaptif: mengumpulkan data secara proaktif
Penyusunan rancangan kerja proses
perpanjangan perizinan.
hal ini sejalan
dengan misi
BBKPM bandung
untuk menjadi
rujukan Kesehatan
paru masyarakat
yang terkemuka di
tingkat nasional
dan misi
menyelenggarakan
pelayanan rujukan
Kesehatan paru
yang berorientasi
kepada
2.2.
pemilihan sistem yang sesuai untuk mendukung EWS pada proses perpanjangan perizinan
- Sistem bantu pemberitahuan
terjadwal
- Berorientasi Pelayanan:
berupaya membuat solusi
dalam memecahkan isu
- Akuntabel: memilih sistem
dengan cermat sehingga
dapat mendukung
penyelesaian isu
- Kompeten: meningkatkan
kompetensi digital dalam
memilih sistem yang sesuai
- Adaptif: menyesuaikan diri
masyarakat
Penyusunan rancangan kerja proses
perpanjangan perizinan
memperkuat
nilai-nilai
BBKPM
Bandung dalam professional, sinergi, dan komunikasi
- Alat bantu excel
dengan memanfaatkan digital dalam menyelesaikan isu
- Berorientasi Pelayanan: berupaya membuat solusi dalam memecahkan isu
- Akuntabel: membuat
formula yang baik untuk meyelesaikan isu serta
bertanggungjawab dengan proses dan hasil formulanya
- Kompeten: meningkatkan
kompetensi dalam membuat formula excel untuk memudahkan pekerjaan
- Adaptif: menyesuaikan diri
dengan memanfaatkan digital dalam menyelesaikan isu
3.1.
- Kualifikasi Petugas
- Berorientasi Pelayanan: dampak dari penentuan
kualifikasi petugas ini akan
menjadi solusi pemecahan isu
Dengan Penunjukkan petugas pelaksana monitoring proses
Dengan
Penunjukkan petugas
-
perizinan
Akuntabel: menentukan
kualifikasi petugas secara
transparan
- Kompeten: mempelajari
proses perpanjangan
perizinan agar dapat
menentukan kualifikasi
perpanjangan perizinan
hal ini sejalan
dengan misi
BBKPM Bandung
untuk menjadi
rujukan Kesehatan
pelaksana monitoring proses
perpanjangan perizinan memperkuat
nilai-nilai
BBKPM
4.
3.2.Melakukan pemilihan petugas proses perpanjangan perizinan
- Petugas monitoring izin instansi dan izin praktek
tenaga
kesehatan
-
Kontribusi
Terhadap Visi
Misi
petugas paru masyarakat yang terkemuka di
- Berorientasi Pelayanan:
dengan memilih petugas
dengan kompetensi yang
sesuai dengan jenis pekerjaan
akan dapat menghasilkan
pelayanan yang efektif dan
efisien
Akuntabel: memilih petugas
dengan transparan
- Kompeten: memilih petugas
sesuai dengan kompetensi
yang dibutuhkan
- Harmonis: menghargai
petugas terpilih apapun latar
belakang
- Adaptif: berinovasi dengan
memilih petugas yang
bertanggungjawab dalam
proses perpanjangan
perizinan
tingkat nasional dan misi
menyelenggarakan
pelayanan rujukan
Kesehatan paru yang berorientasi
kepada
masyarakat
Penguatan Nilai Organisasi
Bandung dalam professional, sinergi, dan komunikasi
4.1.
- Semua data
terkumpul valid
-
Kolaboratif: memberikan
kesempatan kepada petugas
terpilih untuk ikut andil dalam
menyelesaikan isu yang
terjadi
- Berorientasi Pelayanan: data yang valid akan
menghasilkan pelayanan yang
Dengan Proses validasi data dan formula serta uji
Dengan Proses validasi data dan formula
uji coba
efektifitas
sistem terpilih
dengan staf yanjangkes
baik
- Akuntabel: data yang akan
digunakan harus
dipertanggungjawabkan
sehingga harulah data yang
valid
coba efektifitas
sistem terpilih
hal ini sejalan
dengan misi
BBKPM Bandung
untuk menjadi
serta uji coba
efektifitas
sistem terpilih
memperkuat
nilai-nilai
BBKPM
-
-
Kompeten: secara tidak
langsung dengan data yang
valid harus memiliki
kompetensi
Harmonis: membangun
lngkungan kerja yang baik
dengan staf yanjangkes dalam
melakukan validasi data
rujukan Kesehatan
paru masyarakat
yang terkemuka di
tingkat nasional
dan misi
menyelenggarakan
pelayanan rujukan
Kesehatan paru
Bandung dalam professional.
-
-
Adaptif: bertindak proaktif
dalam melakukan validasi
data
Kolaboratif: bekerjasana
dengan staf yanjangkes dalam
melakukan validasi data
yang berorientasi
kepada
masyarakat
pemberitahuan
terjadwal yang
direncanakan 2
hari selanjutnya
- Pemberitahuan
yang terkirim 2
hari sesuai
jadwal yang
diharapkan
-
- Berorientasi Pelayanan:
Pengiriman pemberitahuan
merupakan solusi mencegah
keterlambatan perpanjangan
perizinan
Kompeten: secara tidak
langsung dengan
meningkatkan kompetensi
terkait sistem pemberitahuan
4.3.Melakukan validasi formula excel dengan cara merubah-rubah tanggal pada data base
- Formula yang
dibuat sesuai
dengan
harapan
terjadwal
- Adaptif: memanfaatkan
sistem pemberitahuan
terjadwal sebagai upaya
pencegahan keterlambatan
perpanjangan perizinan
- Berorientasi Pelayanan: data yang valid akan
menghasilkan pelayanan yang
baik
- Akuntabel: melakukan
validasi formulasi excel
dengan teliti.
- Kompeten: secara tidak
langsung dengan
meningkatkan kompetensi
terkait formula excel
- Adaptif: memanfaatkan
formula Excel untuk
membantu monitoring masa
berlaku perpanjangan
perizinan
5.
5.1.
penambahan
tugas serta
fungsi petugas
- Tugas dan fungsi petugas perpanjangan perizinan
- Berorientasi Pelayanan:
menyusun tusi petugas agar
dapat membantu proses
perizinan sehingga
menghasilkan pelayanan yang
baik
- Akuntabel: Menyusun tusi
Dengan
melakukan
Penyusunan dan penambahan
tugas serta fungsi petugas
Dengan Proses validasi data dan formula serta uji coba
efektifitas
sistem terpilih memperkuat
- Tugas dan fungsi petugas perpanjangan perizinan
sudah
ditambahkan
ke tusi petugas
sebelumnya
petugas sesuai dengan
kompetensi yang dibutuhkan
dalam perpanjangan perizinan
- Kompeten: Menyusun tusi
petugas untuk melakukan
monitoring masa berlaku
perizinan
- Harmonis: menghargai
pendapat petugas terpilih
untuk menyusun tusi
- Adaptif: menyusun tusi
petugas sebagai upaya
pencegahan keterlambatan
perpanjangan perizinan
hal ini sejalan
dengan misi
BBKPM Bandung
untuk menjadi
rujukan Kesehatan
paru masyarakat
yang terkemuka di
tingkat nasional
dan misi
menyelenggarakan
pelayanan rujukan
Kesehatan paru
yang berorientasi
kepada
nilai-nilai
BBKPM
Bandung dalam professional, komunikasi dan sinergi
-
Kolaboratif: bekerjasama
dengan petugas terpilih dalam
menyusun tusi
- Berorientasi Pelayanan:
menambahkan tusi petugas
agar dapat membantu proses
perizinan sehingga
menghasilkan pelayanan yang
baik
- Akuntabel: menambahkan
tusi petugas sesuai dengan
kompetensi yang dibutuhkan
dalam perpanjangan perizinan
- Kompeten: menambahkan
tusi petugas untuk melakukan
masyarakat
perpanjangan
perizinan
monitoring masa berlaku
perizinan
- Adaptif: menambahkan tusi
petugas sebagai upaya
pencegahan keterlambatan
perpanjangan perizinan
-
Kolaboratif: bekerjasama
dengan petugas terpilih dalam
menambahkan tusi
- Berorientasi Pelayanan:
menyusun narasi
pemberitahuan dengan
kalimat yang baik
- Kompeten: menyusun narasi
pemberitahuan yang baik akan
meningkatkan kompetensi tata
Bahasa
- Harmonis: narasi
pemberitahuan dengan
kalimat yang tidak
menyinggung orang lain
Dengan melakukan
Pengiriman
pemberitahuan
terjadwal
perpanjangan
perizinan
hal ini sejalan
dengan misi
BBKPM Bandung
untuk menjadi
rujukan Kesehatan
paru masyarakat
Dengan Proses validasi data
dan formula
serta uji coba
efektifitas
sistem terpilih
memperkuat
nilai-nilai
BBKPM
Bandung dalam professional.
Pemberitahuan terjadwal
terkirim
- Akuntabel: mengirimkan
pemberitahuan terjadwal
secara cermat
- Loyal: mengirimkan
pemberitahuan terjadwal
sesuai dengan peraturan
terkait masa berlaku perizinan
- Adaptif: memanfaatkan
yang terkemuka di
tingkat nasional
dan misi
menyelenggarakan
pelayanan rujukan
Kesehatan paru
yang berorientasi
sistem
terjadwal dalam mencegah
keterlambatan perpanjangan
perizinan
- Kolaboratif: bekerjasama
dengan petugas dalam
mengirimkan pemberitahuan
terjadwal
kepada masyarakat
Berikut adalah tabel jadwalkan kegiatan dalam jangka pendek untuk setiap pekan.
No Kegiatan
1 Persiapan dan penyampaian gagasan pemecahan isu keterlambatan perpanjangan perizinan dengan early warningsystem
2 Penyusunan rancangan kerja proses perpanjangan perizinan
3 Penunjukkan petugas pelaksana monitoring proses perpanjangan perizinan
4 Proses validasi data dan formula serta uji coba efektifitas sistem terpilih
5 Penyusunan dan penambahan tugas serta fungsi petugas
6 Pengiriman pemberitahuan terjadwal perpanjangan perizinan
4.3.Para Pihak yang Terlihat dan Perannya dalam Aktualisasi
Dalam penerapan aktualisasi gagasan pemecahan isu juga membutuhkan beberapa phak. Sehingga perlu kerjasama yang baik. Adapun pihakpihak yang berperan dalam aktualisasi “early warning system perpanjangan perizinan” meliputi:
Tabel 4.3. Para Pihak yang Terlibat dalam Aktualisasi
No Para Pihak Peran dalam Aktualisasi
1. Kepala SPI selaku Mentor
2. Widyaiswara Bapelkes Cikarang Selaku Coach
3. Sub Koordinator Administrasi Umum
4. Substansi Pelayanan dan Penunjang Kesehatan
- Memberikan arahan dan bimbingan terkait isu serta penyelesaian isu yang akan dilakukan selama masa aktualisasi
- Memberikan arahan dan bimbingan terkait pedoman penyusunan aktualisasi berdasarkan materi corevalues,Manajemen ASN dan SMART ASN
- Memberikan penilaian dan masukan terkait rancangan aktualisasi
- Memberikan masukan terkait proses perpanjangan perizinan institusi
- Memberikan masukan terkait proses perpanjangan perizinan praktek tenaga kesehatan
Balai Besar Kesehatan Paru Masyarakat Bandung. (2022). Profil Balai Besar Kesehatan Paru
Masyarakat Bandung. Bandung: Balai Besar Kesehatan Paru Masyarakat Bandung.
Lembaga Administrasi Negara. (2021). Modul Adaptif: Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri
Sipil. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Lembaga Administrasi Negara. (2021). Modul Akuntabel: Pelatihan Dasar Calon Pegawai
Negeri Sipil. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Lembaga Administrasi Negara. (2021). Modul Analisis Isu Kontemporer: Pelatihan Dasar
Calon Pegawai Negeri Sipil. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Lembaga Administrasi Negara. (2021). Modul Berorientasi Pelayanan: Pelatihan Dasar Calon
Pegawai Negeri Sipil. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Lembaga Administrasi Negara. (2021). Modul Harmonis: Pelatihan Dasar Calon Pegawai
Negeri Sipil. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Lembaga Administrasi Negara. (2021). Modul Kolaboratif: Pelatihan Dasar Calon Pegawai
Negeri Sipil. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Lembaga Administrasi Negara. (2021). Modul Kompeten: Pelatihan Dasar Calon Pegawai
Negeri Sipil. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Lembaga Administrasi Negara. (2021). Modul Loyal: Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri
Sipil. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Lembaga Administrasi Negara. (2021). Modul Manajemen ASN: Pelatihan Dasar Calon
Pegawai Negeri Sipil. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Lembaga Administrasi Negara. (2021). Modul SMART ASN: Pelatihan Dasar Calon Pegawai
Negeri Sipil. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
EARLY WARNING SYSTEM (EWS) PROSES PERPANJANGAN
PERIZINAN DI BALAI BESAR KESEHATAN PARU MASYARAKAT BANDUNG
Muhammad Aldafikin
NIP : 199005232022031002
Peserta LATSAR CASN GOLONGAN III ANGKATAN 5
BALAI PELATIHAN KESEHATAN CIKARANG
KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA 2022
Nama Muhammad Aldafikin, S.KM.
Jabatan Ahli Pertama – Administrator Kesehatan
Unit Kerja Balai Besar Kesehatan Paru Masyarakat Bandung
Identifikasi Isu Keterlambatan perpanjangan perizinan di BBKPM Bandung
Proses menemukan berkas atau dokumen membutuhkan waktu yang lebih lama dari
seharusnya di Substansi PPSD
Adanya rekaman presensi yang tidak dapat ditarik datanya sebagai laporan karena adanya
gagal rekam pada mesin/software presensi di Bagian Kepegawaian
Isu yang diangkat Keterlambatan perpanjangan perizinan di BBKPM Bandung
Gagasan Pemecahan
Isu
- Membuat Early Warning System untuk proses perizinan -
Menunjuk pihak yang bertanggungjawab terhadap perpanjangan proses perizinan
Balai Besar Kesehatan Paru Masyarakat
Bandung
Didirikan tahun 1952, “Balai Penyelidikan dan Pemberantasan Penyakit Paruparu (BP5)” 2007 menjadi BBKPM
Bandung
Visi
• Menjadi rujukan kesehatan paru
masyarakat yang terkemuka di
Nasional Misi
1. Menyelenggarakan pelayanan rujukan kesehatan paru yang berorientasi kepada masyarakat
Pelayanan unggulan Klinik TB-MDR dan Klinik Asma-PPOK
2. Mensinergikan upaya kesehatan masyarakat (UKM) dan upaya kesehatan perorangan (UKP) secara
paripurna
3. Mempercepat terwujudnya masyarakat sehat paru yang mandiri dan berdaya
4. Meningkatkan derajat kesehatan paru masyarakat
Tata Nilai Definisi
Integrasi
Keteladanan
Berkata jujur, bertindak independen sesuai dengan kode etik dan selalu
mengedepankan kepentingan lembaga
Menjadi role model bagi lingkungan kerja dalam pemikiran, perkataan dan perilaku
Melaksanakan tugas sesuai dengan kompetensi, proaktif dan terus
Profesional
mengembangkan diri
Proses dimana interaksi antar pegawai, pegawai dengan
pasien/pengunjung, organisasi BBKPM dengan kelompok
masyarakat/stakeholder yang dapat menyampaikan, menerima dan
Komunikasi
menggunakan informasi/bantuan sehingga terjadi kesepahaman dan
tercapai tujuan yang diinginkan kedua belah pihak untuk pencapaian visi
BBKPM Bandung
Menciptakan dan meningkatkan kerjasama dengan mengedepankan
Sinergi
kepercayaan untuk memberikan nilai tambah yang optimum
1 Keterlambatan perpanjangan perizinan di BBKPM Bandung
- Ditemukan data pernah terjadi keterlambatan
perpanjangan Izin Operasional
- Ditemukan kasus beberapa nakes pernah
mengalami keterlambatan perpanjangan Surat Izin
Praktek nya, dan juga pada kondisi saat ini
terdapat kasus serupa yang sedang terjadi
2 Proses menemukan berkas atau dokumen
membutuhkan waktu yang lebih lama dari
seharusnya di Subtasnsi PPSD
3 Adanya rekaman presensi yang tidak dapat
ditarik datanya sebagai laporan karena
adanya gagal rekam pada mesin/software
presensi di Bagian Kepegawaian
- Belum ada standarisasi model penyimpanan
softfile dan hardfile
- Software tidak dapat menampilkan rekaman
semua presensi ke dalam laporan
pada mesin/software presensi di Bagian Kepegawaian
Analisis Isu Kondisi saat ini Dampak Harapan
Keterlambatan
perpanjangan
perizinan di
BBKPM Bandung
- Ditemukan data pernah
terjadi keterlambatan
perpanjangan Izin
Operasional
- Ditemukan kasus beberapa
nakes pernah mengalami
keterlambatan
perpanjangan Surat Izin
Praktek nya, dan juga pada
kondisi saat ini terdapat
kasus serupa yang sedang
terjadi
- Ijin Operasional klinik dicabut, sehingga klinik tidak dapat
memberikan pelayanan dan
klinik tidak memiliki
pendapatan
- Ijin Praktek dokter dicabut, sehingga tidak dapat
memberikan pelayanan medis
kepada pasien
- Citra klinik menurun dimata
masyarakat sehingga tingkat
kepercayaan masyarakat
menurun dan jika kembali bisa
beroperasi jumlah pasien akan
berkurang
- Izin operasional sudah terbit
sebelum masa
berlakunya habis
- Perpanjangan Surat
Izin Praktek nakes sudah terbit
sebelum masa
berlakunya habis
- Semua nakes yang
melakukan praktik
memiliki Izin praktik
yang berlaku
Man
Belum tersedia sistem pengingat yang berjalan
secara otomatis untuk
memberikan peringatan
waktu perpanjangan
Belum tersedia sistem peringatan waktu perpanjangan
Keterbatasan dalam mengingat
Belum tersedia aturan
perpanjangan perizinan
Beban pekerjaaan
harian yang menjadi
prioritas
Tidak ada pihak yang
ditunjuk secara khusus
untuk mengurus proses perizinan
Belum ada SOP yang mengatur perpanjangan perizinan
Tidak Ada prosedur perpanjangan perizinan
Keterlambatan perpanjangan perizinan
Machine
1 Persiapan dan penyampaian gagasan pemecahan isu
keterlambatan perpanjangan perizinan dengan early warning system
SKP
2 Penyusunan rancangan kerja proses perpanjangan perizinan SKP dan Inovasi
3 Penunjukkan petugas pelaksana monitoring proses
perpanjangan perizinan
4 Proses validasi data dan formula serta uji coba efektifitas
sistem terpilih
Delegasi Atasan
Inovasi
5 Penyusunan dan penambahan tugas serta fungsi petugas SKP dan Inovasi
6 Pengiriman pemberitahuan terjadwal perpanjangan perizinan Inovasi
Keterkaitan
No Kegiatan Tahapan Kegiatan
1 Persiapan dan
penyampaian
gagasan
pemecahan isu
keterlambatan
perpanjangan
perizinan dengan
early warning system
Berkonsultasi dengan
mentor terkait
gagasan pemecahan
isu
Output / Hasil
Kegiatan
- Lembar Konsultasi
- Foto
Substansi Mata
Pelatihan
- Berorientasi
Pelayanan
- Akuntabel
-
Kompeten
- Harmonis
-
Kontribusi Terhadap Visi dan
Misi Organisasi Penguatan NilaiNilai Organisasi
Dengan melakukan persiapan
dan penyampaian gagasan
pemecahan isu keterlambatan
perpanjangan perizinan dengan
early warning system yaitu
Kegiatan persiapan dan penyampaian
gagasan ini memperkuat nilai
Berkoordinasi
dengan Bagian umum
yang mengelola
perizinan instansi dan
Bagian Pelayanan
dan Penunjang
Kesehatan yang
mengelola Perizinan
tenaga kesehatan
Mengumpulkan
analisa peraturan
tentang prosedur
perpanjangan
perizinan
- Lembar
Konsultasi
- Foto
-
Kolaboratif
- Berorientasi
Pelayanan
- Akuntabel
Kompeten
- Harmonis
- Kolaboratif
langkah awal dalam kegiatan
yang bertujuan untuk
mendapatkan dukungan dari
berbagai pihak terkait,
pelaksanaan kegiatan ini sejalan
dengan misi BBKPM bandung
untuk menjadi rujukan Kesehatan
paru masyarakat yang terkemuka
di tingkat nasional dan misi
menyelenggarakan pelayanan
organisasi
BBKPM bandung
dalam nilai-nilai
profesionalisme dan komunikasi
- Literatur perizinan
- Kompeten
- Loyal
- Adaptif
rujukan Kesehatan paru yang
berorientasi kepada masyarakat.
No Kegiatan Tahapan Kegiatan
2 Penyusunan
rancangan kerja proses
perpanjangan
perizinan
Mengumpulkan data
perizinan yang meliputi
izin operasional, izin
praktek dan surat tanda
registrasi yang dilengkapi
dengan email pemilik dan
penanggungjawab
Melakukan proses
pemilihan sistem yang
sesuai untuk mendukung
EWS pada proses
perpanjangan perizinan
Output / Hasil
Kegiatan
Data Base izin
instansi dan izin
praktek tenaga
kesehatan
Keterkaitan Substansi
Mata Pelatihan
- Berorientasi
Pelayanan
- Akuntabel -
Kompeten
- Loyal
-
Adaptif
Kontribusi
Terhadap Visi dan
Misi Organisasi
Dengan melakukan
Penyusunan
rancangan kerja
proses
perpanjangan
perizinan.
hal ini sejalan
Penguatan NilaiNilai Organisasi
Dengan melakukan
Penyusunan
rancangan kerja proses
perpanjangan perizinan
Sistem bantu
pemberitahuan
terjadwal
- Berorientasi
Pelayanan
- Akuntabel
- Kompeten
- Harmonis
-
Kolaboratif
dengan misi
BBKPM bandung
untuk menjadi
rujukan Kesehatan
paru masyarakat
yang terkemuka di
tingkat nasional
memperkuat nilainilai BBKPM
Bandung dalam professional, sinergi, dan komunikasi
Membuat formula dalam
aplikasi ms excel untuk
mengetahui masa
berlaku perizinan
Alat bantu excel
- Berorientasi
Pelayanan
- Akuntabel
-
Kompeten
- Adaptif
dan misi
menyelenggarakan
pelayanan rujukan
Kesehatan paru
yang berorientasi
kepada
masyarakat
Keterkaitan
No Kegiatan Tahapan Kegiatan
3 Penunjukkan
petugas
pelaksana
monitoring proses
perpanjangan
perizinan
Menentukan kualifikasi
petugas proses
perpanjangan perizinan
Output / Hasil
Kegiatan
Kualifikasi Petugas
Substansi Mata
Pelatihan
- Berorientasi
Pelayanan
- Akuntabel
-
Kompeten
Kontribusi Terhadap Visi
dan Misi Organisasi Penguatan NilaiNilai Organisasi
Dengan Penunjukkan
petugas pelaksana
monitoring proses
perpanjangan perizinan
hal ini sejalan dengan misi
BBKPM Bandung untuk
Dengan
Penunjukkan
petugas pelaksana
monitoring proses
perpanjangan
perizinan
Melakukan pemilihan
petugas proses
perpanjangan perizinan
Petugas monitoring
izin instansi dan izin
praktek tenaga
kesehatan
-
Berorientasi
Pelayanan
- Akuntabel
- Kompeten
- Harmonis
- Adaptif
-
Kolaboratif
menjadi rujukan Kesehatan
paru masyarakat yang
terkemuka di tingkat
nasional dan misi
menyelenggarakan
pelayanan rujukan
Kesehatan paru yang
berorientasi kepada
masyarakat
memperkuat nilainilai BBKPM
Bandung dalam professional, sinergi, dan komunikasi
No Kegiatan Tahapan Kegiatan
Output / Hasil
Kegiatan
Keterkaitan Substansi
Mata Pelatihan
Kontribusi Terhadap Visi
dan Misi Organisasi Penguatan NilaiNilai Organisasi
4 Proses
validasi data
dan formula
serta uji coba
efektifitas
sistem terpilih
Melakukan proses
validasi data yang
telah dikumpulkan
dengan staf
yanjangkes
Mengirimkan
pemberitahuan
terjadwal yang
direncanakan 2 hari
selanjutnya
Melakukan validasi
formula excel
dengan cara
merubah-rubah
tanggal pada data
base
Semua data yang
terkumpul valid
- Berorientasi Pelayanan
- Akuntabel
- Kompeten
- Harmonis
- Adaptif
- Kolaboratif
Dengan Proses validasi data
dan formula serta uji coba
efektifitas sistem terpilih
hal ini sejalan dengan misi
BBKPM Bandung untuk
menjadi rujukan Kesehatan
Dengan Proses
validasi data dan formula serta uji
coba efektifitas
sistem terpilih
memperkuat nilai-
Pemberitahuan
yang terkirim 2 hari
sesuai jadwal yang
diharapkan
Formula yang
dibuat sesuai
dengan harapan
- Berorientasi Pelayanan
- Kompeten
- Adaptif
paru masyarakat yang
terkemuka di tingkat
nasional dan misi
menyelenggarakan
pelayanan rujukan
nilai BBKPM
Bandung dalam professional.
-
- Berorientasi Pelayanan
Akuntabel
- Kompeten
- Adaptif
Kesehatan paru yang
berorientasi kepada
masyarakat
No Kegiatan Tahapan Kegiatan
5 Penyusunan dan
penambahan tugas
serta fungsi petugas
Menyusun tugas dan
fungsi petugas
perpanjangan perizinan
Output / Hasil
Kegiatan
Tugas dan fungsi
petugas
perpanjangan
perizinan
Keterkaitan Substansi
Mata Pelatihan
- Berorientasi
Pelayanan
- Akuntabel
- Kompeten
- Harmonis
- Adaptif
- Kolaboratif
Kontribusi
Terhadap Visi dan
Misi Organisasi
Dengan melakukan
Penyusunan dan
penambahan tugas
serta fungsi
petugas
hal ini sejalan
dengan misi
Penguatan NilaiNilai Organisasi
Dengan Proses
validasi data dan formula serta uji
coba efektifitas
sistem terpilih
memperkuat nilai-
nilai BBKPM
Menambahkan tugas dan
fungsi petugas
perpanjangan perizinan
Tugas dan fungsi
petugas
perpanjangan
perizinan sudah
ditambahkan ke tusi
petugas sebelumnya
- Berorientasi
Pelayanan
- Akuntabel
- Kompeten
- Harmonis
- Adaptif
-
Kolaboratif
BBKPM Bandung
untuk menjadi
rujukan Kesehatan
paru masyarakat
yang terkemuka di
tingkat nasional
dan misi
menyelenggarakan
pelayanan rujukan
Kesehatan paru
yang berorientasi
kepada masyarakat
Bandung dalam professional, komunikasi dan sinergi
1 Persiapan dan penyampaian gagasan pemecahan isu
keterlambatan perpanjangan perizinan dengan early warning system
2 Penyusunan rancangan kerja proses perpanjangan
perizinan
3 Penunjukkan petugas pelaksana monitoring proses
perpanjangan perizinan
4 Proses validasi data dan formula serta uji coba efektifitas
sistem terpilih
5 Penyusunan dan penambahan tugas serta fungsi petugas
6 Pengiriman pemberitahuan terjadwal perpanjangan
perizinan