I.
HIRARKI UNIT PID BAPPEDA PROVINSI JATENG KEPALA BAPPEDA PROVINSI JAWA TENGAH
UNIT PID BAPPEDA PROVINSI JAWA TENGAH
PPID Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi
Tim Pengelolaan Informasi
Tim Pelayanan Informasi
Tim Pendokumentasian dan Pengarsipan
Gambar 1. Hirarki Hubungan Kerja Unit PID Keterangan: Garis Komando Garis Koordinasi
II. MEKANISME HUBUNGAN KERJA ANTAR BIDANG DALAM UNIT PID 1. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) adalah Pejabat yang bertugas dan bertanggung jawab melakukan pengelolaan dan pelayanan informasi yang meliputi proses penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan pelayanan informasi. PPID Standar Prosedur Layanan Informasi di BAPPEDA Provinsi Jawa Tengah
1
diangkat oleh Kepala Badan Publik dalam hal ini Kepala BAPPEDA Provinsi Jawa Tengah melalui Surat Keputusan Kepala BAPPEDA. PPID berkoordinasi dan meminta masukan dari Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi. 2. Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi bertugas membahas dan menyetujui jenis informasi yang diajukan pemohon informasi publik. Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi terdiri dari Kepala Bidang Pemerintahan dan Kependudukan, Kepala Bidang Perekonomian, Kepala Bidang Kesejahteraan Rakyat, Kepala Bidang Infrastruktur dan Pengembangan Wilayah dan Kepala Unit Statistik, Pengendalian dan Evaluasi. 3. Bidang Pengelolaan Informasi bertugas dan bertanggung jawab untuk: a. Memutakhirkan informasi yang wajib diumumkan secara berkala b. Menyimpan,
memelihara
dan/atau
mengubah
informasi
dalam
format
yang
dibutuhkan dengan menggunakan sarana komunikasi yang dianggap efektif untuk pelayanan sesuai dengan kemampuan sumber daya Badan Publik, termasuk melakukan entry informasi ke dalam website. Bidang Pengelolaan Informasi bertanggung jawab kepada PPID serta berkoordinasi dengan Bidang Pelayanan Informasi dalam mekanisme layanan permintaan informasi. 4. Bidang Pelayanan Informasi bertugas dan bertanggung jawab untuk: a. Menerima dan melayani permintaan informasi serta menyampaikan salinan informasi yang dimohonkan. b. Memberikan informasi mengenai prosedur permohonan informasi, sarana dan membantu pemohon memperoleh informasi. c. Meneruskan permintaan informasi dari pemohon kepada PPID apabila tidak berada dalam daftar informasi yang dikuasainya. d. Menyatakan
permintaan
informasi
tidak
diterima
apabila
syarat
pengajuan
permintaan tidak lengkap serta membantu melengkapi syarat pengajuan permintaan informasi tersebut. e. Melayani, meregister dan meneruskan keberatan pemohon informasi kepada bagian PPID. Bidang Pelayanan Informasi berkoordinasi dengan Bidang Pengelolaan Informasi dan Bidang Pendokumentasian dan Pengarsipan dalam hal melayani permintaan permohonan informasi.
Standar Prosedur Layanan Informasi di BAPPEDA Provinsi Jawa Tengah
2
5. Bidang Pendokumentasian dan Pengarsipan bertugas dan bertanggung jawab untuk: a. Memelihara meja informasi serta papan pengumuman yang berada di bawah kewenangan Badan Publik setempat. b. Memelihara Daftar Informasi Publik yang mencakup 4 kategori informasi yang berada di bawah pengawasan Badan Publik. c. Mendistribusi dan mengarsipkan informasi-informasi yang diminta. Bidang Pendokumentasiaan dan Pengarsipan berkoordinasi dengan Bidang pelayanan dalam hal penampilan penyediaan informasi.
III. KATEGORI INFORMASI A.
INFORMASI YANG WAJIB DISEDIAKAN DAN DIUMUMKAN Informasi yang bersifat publik dikelompokkan berdasarkan subyek informasi sesuai dengan tugas pokok, fungsi dan kegiatan BAPPEDA. Dalam memberikan layanan informasi, BAPPEDA wajib menyediakan informasi sebagaimana diuraikan di bawah ini: 1. Informasi publik yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala meliputi: a. Informasi yang berkaitan dengan Profil BAPPEDA: 1) Informasi tentang kedudukan atau domisili beserta alamat lengkap BAPPEDA 2) Ruang lingkup kegiatan BAPPEDA 3) Visi Misi BAPPEDA 4) Tugas Pokok, Wewenang dan Fungsi BAPPEDA 5) Rencana Strategis dan Rencana Kerja Tahunan 6) Posisi Kelembagaan BAPPEDA dalam manajemen pemerintahan 7) Struktur Organisasi BAPPEDA 8) Gambaran umum setiap unit kerja di BAPPEDA 9) Data statistik pegawai BAPPEDA (Jumlah, Golongan, Pangkat, Tingkat Pendidikan). b. Ringkasan informasi yang berkaitan dengan program/kegiatan BAPPEDA: 1) Nama program/kegiatan. 2) Penanggung jawab dan pelaksana program/kegiatan 3) Target dan atau capaian program/kegiatan 4) Jadwal pelaksanaan program/kegiatan 5) Sumber dan jumlah pendanaan program/kegiatan
Standar Prosedur Layanan Informasi di BAPPEDA Provinsi Jawa Tengah
3
6) Agenda penting BAPPEDA. c.
Ringkasan informasi tentang kinerja BAPPEDA berupa narasi tentang realisasi kegiatan yang telah maupun sedang dilaksanakan beserta capaiannya.
d. Informasi tentang Dokumen-dokumen Perencanaan dan Pelaksanaan: 1) RPJPD 2) RPJMD 3) RKPD 4) APBD e. Ringkasan laporan keuangan yang terdiri dari: 1) Laporan Keuangan (audited) tahun sebelumnya 2) Laporan Realisasi Anggaran 3) Neraca dan Laporan Arus Kas 4) Daftar Aset dan Investasi. f.
Informasi tentang Prosedur Layanan Informasi termasuk hak dan tata cara memperoleh informasi serta Laporan Layanan/Akses Informasi Publik yang meliputi: 1) Jumlah permohonan informasi publik yang diterima 2) Tindak lanjut permintaan informasi 3) Waktu yang diperlukan dalam memenuhi setiap permohonan informasi 4) Jumlah pemberian dan penolakan permintaan informasi
g. Informasi tentang peraturan, keputusan dan/atau ketetapan beserta rancangannya yang berasal dari BAPPEDA atau produk hukum yang menjadi dasar terbitnya peraturan tersebut : 1) Undang-Undang 2) Peraturan Pemerintah 3) Peraturan Presiden 4) Permendagri 5) Peraturan Daerah 6) Peraturan Gubernur 7) SKB. h. Informasi tentang pengumuman Pengadaan Barang dan Jasa di BAPPEDA. 2. Informasi publik yang wajib diumumkan secara serta merta, yaitu semua informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum. Kegiatan di BAPPEDA tidak menghasilkan informasi yang termasuk kategori informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum. Namun bila
Standar Prosedur Layanan Informasi di BAPPEDA Provinsi Jawa Tengah
4
dipandang perlu, PPID BAPPEDA wajib mnyebarluaskan informasi tersebut dengan cara yang mudah dijangkau oleh masyarakat dan dalam bahasa yang mudah dipahami. 3. Informasi publik yang wajib tersedia setiap saat, meliputi: a. Daftar Informasi Publik b. Seluruh informasi lengkap yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala dapat dimasukkan ke dalam klasifikasi informasi publik yang tersedia setiap saat di BAPPEDA. c.
Informasi tentang organisasi, administrasi, kepegawaian dan keuangan antara lain: 1) Pedoman pengelolaan organisasi, administrasi, personil dan keuangan 2) Anggaran BAPPEDA serta laporan keuangannya 3) Data statistik yang dibuat dan dikelola BAPPEDA
d. Informasi tentang peraturan, keputusan atau ketetapan Badan Publik beserta dokumen pendukungnya maupun peraturan, keputusan dan ketetapan yang telah disahkan atau ditetapkan, sekurang-kurangnya terdiri atas: 1) Dokumen Pendukung (Naskah Akademik, kajian atau pertimbangan yang mendasari terbitnya peraturan, keputusan atau kebijakan tersebut) 2) Masukan-masukan yang diterima dari berbagai pihak 3) Risalah rapat dan proses pembentukannya 4) Tahap perumusan peraturan, keputusan atau kebijakan tersebut 5) Peraturan, keputusan dan atau kebijakan yang telah diterbitkan e. Surat-surat perjanjian dengan pihak ketiga berikut dokumen pendukungnya (MoU). f.
Surat menyurat pimpinan dan pegawainya dalam rangka pelaksanaan tugas pokok dan fungsi BAPPEDA
g. Data-data inventarisasi barang di BAPPEDA h. Rencana strategis dan rencana kerja BAPPEDA i.
Agenda Kerja Unit Kerja (Bidang) di BAPPEDA
j.
Informasi mengenai kegiatan pelayanan informasi
publik yang dilaksanakan
BAPPEDA. k. Pidato atau Sambutan Kepala BAPPEDA dalam berbagai kesempatan
Standar Prosedur Layanan Informasi di BAPPEDA Provinsi Jawa Tengah
5
B.
INFORMASI YANG DIKECUALIKAN Mendasarkan pada Tugas Pokok dan Fungsi BAPPEDA yang paling utama adalah melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang perencanaan pembangunan daerah dan statistik maka tidak ada informasi yang dikecualikan untuk BAPPEDA. Namun jika dirasa terdapat informasi yang perlu dirahasiakan dalam suatu dokumen, PPID dapat menghitamkan atau mengaburkan bagian-bagian yang merupakan kategorin informasi yang bersifat rahasia.
C.
KOMPONEN PENDUKUNG LAYANAN INFORMASI Untuk dapat melaksanakan kegiatan layanan informasi ini secara efektif dan efisien, Unit PID perlu menyediakan komponen pendukung sebagai berikut: 1. Sistem Informasi “Pengelolaan Informasi dan Dokumen� 2. Website 3. Sarana dan Prasarana Sarana dan prasarana yang dibutuhkan yaitu: a. Meja Layanan Informasi b. Daftar Informasi Publik c. Seperangkat komputer yang terhubung dengan jaringan internet (untuk mengakses website). 4. Sumber Daya Manusia Diperlukan sumber daya manusia yang memiliki kompetensi sesuai dengan bidang tugas di dalam Unit PID. Beberapa kompetensi yang harus diperhatikan antara lain: a. Kompetensi PPID yaitu kompetensi yang berhubungan dengan pemahaman nilai-nilai dasar UU KIP b. Kompetensi manajerial Staf PID yaitu kompetensi yang mencerminkan aktivitas manajerial dan kinerja yang dibutuhkan dalam proses pelayanan informasi public c. Kompetensi fungsional Staf PID yaitu kompetensi yang mencerminkan kemampuan yang terkait dengan ketrampilan profesional dan teknis dalam menanggapi permintaan informasi, mengklasifikasi jenis-jenis permintaan informasi dan menindaklanjuti permintaan informasi.
Standar Prosedur Layanan Informasi di BAPPEDA Provinsi Jawa Tengah
6
IV. MEKANISME PROSEDUR LAYANAN INFORMASI A. MEKANISME PENAYANGAN INFORMASI YANG WAJIB DIUMUMKAN Mekanisme Penayangan Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan di media informasi (website, papan pengumuman, majalah, brosur, leaflet) sesuai dengan pengelompokan Informasi yang Wajib disediakan dan Diumumkan adalah sebagai berikut: 1. Staf PPID mengumpulkan dan memilah-milah informasi-informasi dari unit kerja (dalam hal ini Bidang), menyusun Daftar Isian Informasi Yang Wajib Disediakan dan Diumumkan, lalu diserahkan kepada PPID. PPID berkoordinasi dengan Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi untuk memutuskan informasi yang akan dipublikasikan. Catatan: Penanggung jawab informasi adalah kepala bidang masing-masing. 2. Setelah disetujui, Daftar Isian Informasi Publik ditayangkan melalui website BAPPEDA (www.bappeda.jatengprov.go.id / www.bappedajateng.info ) dan diumumkan melalui papan pengumuman di BAPPEDA Provinsi Jawa Tengah. B. MEKANISME LAYANAN PERMOHONAN INFORMASI
PPID
Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi
Tim Pengelolaan Informasi Tim Pelayanan Informasi
Tim Pendokumentasian dan Pengarsipan
Gambar 2. Mekanisme Layanan Permohonan Informasi
Standar Prosedur Layanan Informasi di BAPPEDA Provinsi Jawa Tengah
7
Mekanisme Layanan Permohonan Informasi sebagai berikut; 1. Pemohon
dapat
mengunjungi
website
www.bappeda.jatengprov.go.id
/
www.bappedajateng.info atau kantor BAPPEDA di jalan Pemuda No. 127 – 133 Semarang untuk mengajukan permohonan informasi. 2. Pemohon Informasi mengajukan permohonan informasi kepada PPID melalui Bidang Pelayanan Informasi. Pemohon informasi diwajibkan mengisi Formulir Permohonan Informasi (Lampiran 3) di Meja Layanan Informasi secara lengkap, terdiri dari : a. Data diri yaitu: Nama, Alamat, Nomor Telepon, Nomor Identitas dan Fotocopy identitas diri. b. Data mengenai informasi yang diminta: perihal (subyek), sumber informasi, format informasi (lisan, soft copy atau print out/hard copy) dan tujuan penggunaan informasi. c.
Formulir Permohonan Informasi diserahkan kepadan Petugas Pelayanan Informasi yang akan mencatat informasi tersebut ke Register Permohonan Informasi (Lampiran 5) lalu memberikan nomor pendaftaran.
d. Selain Formulir Permohonan Informasi, pemohon juga diwajibkan membuat Surat Pernyataan pemanfaatan informasi sesuai tujuan permintaan informasi (Lampiran 4). 3. Bila informasi yang dimaksudkan adalah informasi yang termasuk ke dalam informasi yang wajib disediakan dan dipublikasikan, maka Petugas Pelayanan Informasi dapat mengakses database dan website untuk mencari informasi yang diminta. Jika tersedia di database dan website, Petugas Pelayanan Informasi segera menyampaikan informasi yang diminta kepada Pemohon Informasi dan mencatat tindakan yang telah dilakukan dalam Register Permohonan Informasi, lalu menyimpan Formulir Permohonan Informasi. 4. Jika permohonan informasi tidak dapat langsung ditindaklanjuti dikarenakan tidak terdapat di database atau website dan perlu pertimbangan khusus untuk mempublikasikan informasi tersebut, maka selambat-lambatnya 10 hari kerja PPID memberikan jawaban melalui Pemberitahuan Tertulis (Lampiran 6). 5. Dalam hal perlu pertimbangan khusus untuk mempublikasikan informasi, maka PPID meminta pertimbangan kepada Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi berkenaan dengan informasiinformasi yang sekiranya dapat dipublikasikan atau tidak jika terdapat informasi yang di luar kategori yang sudah ditetapkan. Hasil analisa PPID dan tim Pertimbangan Pelayanan Informasi terhadap daftar permohonan informasi disampaikan kepada Bidang Pelayanan Informasi paling lambat 2 hari kerja berikutnya. 6. Jika hasil analisa Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi dan PPID menyatakan informasi yang diminta termasuk dalam informasi yang dikecualikan, maka Bidang Pelayanan Informasi Standar Prosedur Layanan Informasi di BAPPEDA Provinsi Jawa Tengah
8
segera membuat Surat Jawaban Resmi (Lampiran 6b) kepada Pemohon Informasi dan mengirimkannya paling lambat 2 hari kerja berikutnya. 7. Jika hasil analisa Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi dan PPID menyatakan informasi yang diminta termasuk dalam informasi yang tidak dikecualikan, maka Bidang Pelayanan Informasi segera membuat Surat Jawaban Resmi (Lampiran 6a) kepada Pemohon Informasi dan mengirimkannya paling lambat 2 hari kerja berikutnya. 8. Jika informasi telah tersedia, dapat diserahkan kepada Pemohon Informasi melalui Petugas Pelayanan Informasi dengan mencatatnya di dalam Register Informasi Siap Ambil (Lampiran 7). 9. Pemohon dapat mengambil informasi yang dibutuhkannya pada waktu yang telah ditetapkan dengan menunjukkan/mencantumkan nomor Surat Jawaban Resmi dan tanda pengenal. 10. Dokumen yang tidak diambil sampai tenggang waktu berakhir maka akan diserahkan kepada Unit PID untuk diarsipkan. 11. Bidang Pelayanan Informasi berkoordinasi dengan Bidang Pengelolaan Informasi dan Bidang Pendokumentasian dan Pengarsipan dalam hal jenis dan format informasi yang dibutuhkan.
Standar Prosedur Layanan Informasi di BAPPEDA Provinsi Jawa Tengah
9