PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PARA ROTARY CLUBES
Em sua reunião de novembro passado, o conselho diretor do RI adotou uma revisão do Plano Estratégico que entrará em vigor a partir de 1º de julho de 2010 (veja anexo). O plano foi condensado em três prioridades, todas igualmente importantes para o futuro do Rotary. São elas: • • •
Apoiar e fortalecer os clubes. Dar mais enfoque e expansão aos serviços humanitários. Aumentar a projeção da imagem pública da organização
Da mesma forma, RI recomenda que os distritos e, principalmente, os clubes façam os seus planos estratégicos. Por que é importante que os clubes tenham um plano estratégico? Hoje, a preocupação maior de todos os clubes é com relação ao aumento do quadro social. Mas, por que, ou melhor, para que admitir novos sócios? O que eles farão no clube? Como podemos admitir sócios interessados em trabalhar pelos propósitos do nosso clube, se mesmo nós, muitas vezes, não sabemos o que pretendemos fazer? Como podemos convencer outras pessoas a se juntarem a nós, se não temos uma forma clara e objetiva de lhes comunicar nossa missão? Alem de prover respostas para essas questões, um plano bem estruturado traz inúmeras outras vantagens. Por exemplo: o recrutamento de sócios passa a ser dirigido para suprir as competências necessárias à realização das atividades planejadas. Também fica muito mais fácil administrar o clube, pois o plano vai prever o que deve ser realizado, quando e quem são os responsáveis pela atividade. Uma das primeiras recomendações do Plano de Liderança de Clube é que se faça um planejamento estratégico de longo prazo, com metas anuais, apoiadas nos quatro elementos dos clubes eficazes: manutenção e aumento do quadro social, realização de projetos de prestação de serviços, apoio à Fundação Rotária (contribuições e participações nos programas) e formação de líderes para servir além do âmbito do clube. Mas, planejar, não é coisa que se possa sair fazendo, sem mais nem menos. Existe toda uma metodologia e uma série de recomendações. A primeira delas é que quanto mais lideranças forem envolvidas no planejamento, maior a possibilidade de sucesso. Neste sentido, além do presidente atual, devem ser envolvidos o presidente anterior e os presidentes eleito e indicado, se houver, além dos membros do Conselho Diretor. . Montada a equipe básica que irá conduzir o planejamento, deve ser escolhido o coordenador. Se houver no clube companheiro que tenha competência nessa área, não hesite em convidá-lo para a equipe. Deve ser feito um cronograma de trabalho, pois serão necessárias diversas sessões para se chegar a um bom resultado. Uma providência indispensável á a realização de inventário do clube e o diagnóstico da situação atual. Não se pode planejar sem conhecer efetivamente o clube. Para tanto, o preenchimento das “Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs” deve anteceder o início das sessões de planejamento.
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PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PARA ROTARY CLUBES Sugestão de roteiro: 1ª. sessão: Leitura e discussão sobre as “Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubes” e resumo da situação atual do clube, pontos fortes e pontos fracos. 2ª. sessão: Ações estratégicas para neutralizar/eliminar os pontos fracos, maximizar os pontos fortes e melhorar a atuação do clube junto à comunidade. Principais características almejadas para o clube. 3ª. sessão: Definição da Missão, Visão e Valores do clube 4ª. sessão: Estabelecimento de metas e plano de ação. Anexos, seguem formulários adaptados do roteiro de planejamento estratégico recomendado por RI. Se quiser saber mais sobre o assunto entre no site www.rotary.org e faça busca sobre “Plano Estratégico” Agora, é o melhor momento para começar a planejar o futuro do seu clube, desde que, é claro, o assunto seja bem conduzido junto ao presidente e o conselho diretor atuais. No entanto, se não for agora, poderá fazê-lo durante a sua gestão. O plano estratégico não é uma panacéia que vai resolver todos nossos problemas, mas, certamente, é uma bússola que poderá mostrar o melhor caminho e como aproveitar os ventos favoráveis para chegar ao nosso objetivo principal que é servir a comunidade.
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PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PARA ROTARY CLUBES 1º passo: apresentar situação atual - pontos fortes e pontos fracos e principais características do clube elaborando as declarações de Missão, Visão e Valores do clube (ver formulário anexo). 2º passo: ações estratégicas – realizar discussão em grupo para responder os três itens abaixo: a) Que medidas devemos adotar para maximizar/explorar os pontos fortes do clube?
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b) Que medidas devemos adotar para minimizar/neutralizar os pontos fracos do clube?
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c) Que ações estratégicas deverão ser acionadas para atender às necessidades do clube e da comunidade?
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PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PARA ROTARY CLUBES Missão Propósito: Elaborar uma declaração de Missão. Instruções: 1. Primeiro, individualmente, faça o seguinte:
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Procure identificar palavras que possam descrever a missão do seu Clube. Lembre-se que a missão diz respeito à razão de ser do seu Clube.
A missão deve responder o que o Clube se propõe a fazer, e para quem. O enunciado da missão é uma declaração concisa do propósito e das responsabilidades do seu Clube perante os seus públicos: Por que o Clube existe? O que o Clube faz? Para quem faz? Começar cada oração com um verbo no infinitivo. Indicar o propósito para o qual o Clube existe. •
Exemplos: •
Facilitar... Promover... Fomentar... Fornecer... Prestar...
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Prestar serviços humanitários...
2. Então, em seu grupo, compartilhe suas respostas com os demais e construam uma frase que represente a opinião do grupo sobre a declaração de missão do seu Clube.
DECLARAÇÃO DE MISSÃO:
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PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PARA ROTARY CLUBES
Visão Propósito: Elaborar uma declaração de Visão. Instruções: 1. Primeiro, individualmente, faça o seguinte:
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Procure identificar palavras que possam descrever a visão do seu Clube. Lembre-se que o enunciado da visão é a descrição do futuro desejado para o seu Clube. Esse enunciado reflete o alvo a ser procurado: pelos esforços individuais; pelos esforços dos sócios e pela alocação dos recursos.
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O enunciado da visão deve ser prático, realista, visível e facilitar a resposta às seguintes perguntas: -
No que o Clube quer se tornar?
-
Qual direção é apontada?
-
Onde nós estaremos?
-
O que o Clube será?
-
Em que direção devemos apontar nossos esforços?
-
Estamos ajudando a construir o que?
2. Então, em seu grupo, compartilhe suas respostas com os demais e construam uma frase que represente a opinião do grupo sobre a declaração de visão do seu Clube.
DECLARAÇÃO DE VISÃO:
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PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PARA ROTARY CLUBES _______________________________________________________ _______________________________________________________
Valores Propósito: Elaborar uma declaração de Valores. Instruções: 1. Primeiro, individualmente, faça o seguinte:
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Procure identificar palavras que possam descrever os valores do seu Clube. Lembre-se que os valores dizem respeito a uma forma compartilhada de comportamento.
Valores são princípios, ou crenças, que servem de guia, ou critério, para os comportamentos, atitudes e decisões de todas e quaisquer pessoas, que no exercício das suas responsabilidades, e na busca dos seus objetivos, estejam executando a Missão, na direção da Visão. •
Definem e facilitam a participação das pessoas no desenvolvimento da Missão, Visão e dos próprios Valores;
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Facilitam no comprometimento entre os sócios;
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Facilitam o comprometimento dos sócios com a comunidade e a sociedade.
•
São inegociáveis e os mais perenes do seu Clube.
2. Então, em seu grupo, compartilhe suas respostas com os demais e construam uma grade de valores que represente a opinião do grupo sobre os valores do seu Clube.
DECLARAÇÃO DE VALORES (no mínimo cinco):
1. ________________________________________________________________________ 2. ________________________________________________________________________ 3. ________________________________________________________________________ 4. ________________________________________________________________________ Roberto Herrera EGD 2005-06 Distrito 4420 – São Paulo - Brasil
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PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PARA ROTARY CLUBES 5. ________________________________________________________________________ 6. ________________________________________________________________________ 7. ________________________________________________________________________ 8. ________________________________________________________________________ 9. ________________________________________________________________________ 10. ________________________________________________________________________
METAS E AÇÕES ano 2010-11 _____ ano 2011-12 _____ ano 2012-13 _____ Meta: Descreva resumidamente:
Ações:
Datas
Pessoas
O que (qual ação vai ser desenvolvida)?
Quando (quando a ação será realizada)?
Quem (quem será o responsável pela sua implantação)?
Por que (por que foi definida esta ação - qual o resultado esperado)?
Onde (onde a ação será desenvolvida - abrangência)?
Como (como a ação vai ser implementada – passos da ação)?
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PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PARA ROTARY CLUBES
Recursos/Informações Requeridas (orçamento, facilidades, equipamentos, etc...)
Potenciais Obstáculos e Soluções
... E assim sucessivamente para outras metas
ESTRATÉGIAS Propósito: Elaborar plano de metas. Instruções: 1. Primeiro, individualmente, faça o seguinte:
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Faça uma rápida leitura das metas sugeridas em cada uma das comissões permanentes.
As metas devem expressar a forma como acreditamos que nosso Clube atingira seus objetivos. Recomenda-se o estabelecimento de metas para um período de três anos. Exemplos:
Quadro Social – Posicionados para crescer de 10% a 15% ao ano.
Projetos de Prestação de Serviços – O Clube estabeleceu metas de atendimento para 2 (dois) projetos na comunidade local. Fundação Rotária – O Clube estabeleceu metas de arrecadação para o Fundo Anual de Programas e Fundo Permanente 10% acima do ano anterior para os próximos 3 anos. Relações Públicas – O Clube divulgará na mídia local e por outros meios suas ações na comunidade. Capacitação de Liderança – O Clube participará no Distrito de todo ciclo de treinamento recomendado por RI.
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PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PARA ROTARY CLUBES 2. Então em grupo, compartilhe suas respostas os demais, acrescentando pelo menos uma nova meta às que constam de cada uma das comissões permanente. Administração de Clubes Realizar trimestralmente prestação de contas do movimento financeiro (Previsão orçamentária X Real).
Enviar semanalmente o boletim do Clube aos sócios, Clubes do distrito e lideranças rotárias.
Informar as mudanças no quadro social ao RI no prazo máximo de 30 dias de sua ocorrência.
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Desenvolver sistema de controle de gestão integrando secretaria e tesouraria.
•
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Imagem Pública Trabalhar a imagem pública de Rotary divulgado os projetos do Clube e obter recursos de RI destinados a este fim. ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ Roberto Herrera EGD 2005-06 Distrito 4420 – São Paulo - Brasil
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PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PARA ROTARY CLUBES Iniciativas (Como fazer): •
Certificar-se de que a Comissão de Relações Públicas do Clube seja treinada para conduzir campanhas de divulgação através dos diferentes tipos mídia.
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Implementar Programa de Conscientização Pública dirigida a empresários e profissionais com vistas a divulgar o que é o Rotary e o que faz.
•
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DQS Crescimento liquido anual de 2 novos sócios e retenção de 100% do quadro social.
Participar com no mínimo 3 sócios do Clube no Seminário Distrital sobre Desenvolvimento do Quadro Social.
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Desenvolver plano de recrutamento que vise representar a diversidade da comunidade e promover a comissão de retenção.
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Indicar um rotariano experiente como mentor para cada novo sócio.
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Envolver todos os sócios em projetos do Clube
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PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PARA ROTARY CLUBES Projeto de Prestação de Serviços
Avenida de Serviços à Comunidade: Prestar assistência aos Projetos Permanentes do Clube e identificar outras oportunidades na comunidade.
Avenida de Serviços Profissionais: Homenagear profissionais nas seguintes áreas: Educação, Imprensa, Jovem Empreendedor, Comércio e Indústria. __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________
Iniciativas (Como fazer): •
Certificando-se de que a CPPS do Clube sabe como planejar e conduzir projetos de prestação de serviços.
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Envolver todos os sócios do Clube nos programas de orientação a jovens e de reconhecimento de mérito profissional.
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Fundação Rotária
Participar dos programas da Fundação Rotária Indicar um jovem profissional para o programa de IGE
Contribuir financeiramente para a Fundação Rotária: Contribuir para o Fundo Anual de Programas tendo como meta alcançar US$ 50,0 mil nos próximos três anos. __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________
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PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PARA ROTARY CLUBES __________________________________________________________ ________________________________ Iniciativas (Como fazer): •
Certificando-se de que a comissão da Fundação Rotária está familiarizada com os programas da Fundação e decidida a conseguir apoio financeiro à entidade.
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Utilizar subsídios da Fundação Rotária em apoio aos projetos do Clube.
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EXEMPLO DE MISSÃO, VISÃO E VALORES:
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