Pacte d’engagements mutuels p10 à

 Faire appel à des méthodes éco-responsables lors de l’organisation de manifestations.  Mutualiser les projets et/ou ressources aussi fréquemment que possible.

Les signataires s’engagent à :  Favoriser, à leurs échelles respectives, la mise en œuvre d’actions respectueuses de l’environnement.  Encourager la sensibilisation et l’implication des citoyens vers une consommation responsable.

6- Engagements de mise en œuvre, de suivi et d’évaluation de la Charte :

La mise en œuvre d’une démarche d’évaluation continue permet de vérifier la cohérence des actions entreprises. Le partenariat entre la Ville et les associations doit s’appuyer sur la transparence, l’information partagée et des échanges réguliers.

La ville de Bassens s’engage à :  Favoriser dans la durée des soutiens publics en fonction des compétences de chacun.  Favoriser la co-construction d’une politique associative avec les associations locales.  Evaluer l’organisation administrative et territoriale qui prend en compte la transversalité de la vie associative.

Les responsables associatifs s’engagent à :  Veiller à la vitalité associative par un renouvellement des projets.  Veiller à la formation des bénévoles, notamment celles proposées par la Ville.  Désigner des interlocuteurs associatifs représentatifs et identifiés.  Rendre compte de manière claire :  De la réalité de la conduite du projet associatif au regard des objectifs  De l’impact des actions portées  De la satisfaction des publics sur les actions conduites  Des engagements pris dans le partenariat avec les pouvoirs publics

Les signataires s’engagent à :  Développer une culture partagée de l’évaluation qualitative et quantitative  Favoriser un ancrage territorial du tissu associatif  Favoriser la transversalité des projets associatifs et municipaux

Déclinaisons opérationnelles

A – LES RELATIONS AVEC LES ASSOCIATIONS

1- Les Conventions :

Les conventions seront signées entre la collectivité et l’association au regard du fonctionnement des deux parties. Certaines associations fonctionnent en année civile et d’autres en année scolaire.

 1-1 Les Conventions Obligatoires

Elles sont annuelles, obligatoires (Loi du 6 février 1992, Loi du 9 janvier 1993, Décret 93-568 du 27 mars), et régissent l’ensemble des rapports entre la Commune et l’association en ce qui concerne la mise à disposition par la Commune de moyens (locaux, matériel, fluides…). L’attestation d’assurance justifiant la couverture de l’association et de son matériel pour les périodes en cours doit être fournie au moment de la signature de la convention.

 1-2 Les Conventions Particulières

Une convention particulière pourra être passée à l’initiative d’une association ou de la Mairie. Elle permettra la mise en commun des moyens nécessaires à la réalisation d’actions ou de manifestations à caractère exceptionnel se déroulant en plus des activités ordinaires de celle-ci.  1-3 Les Conventions d’Objectifs

(Obligatoire pour les associations recevant une subvention > à 23 000€) Signer une convention d’objectifs, c’est fixer des objectifs communs et des critères d’évaluations, indicateurs de résultat. Une évaluation par an reste indispensable. Le renouvellement de celle-ci sera envisagé au regard des résultats et permettra de réévaluer l’attribution d’une éventuelle subvention.

2 - Les subventions

Un dossier de subvention spécifique, à retirer auprès du Service Vie Associative et Sportive, doit être rempli pour toute demande.

 2-1 Subvention annuelle de fonctionnement

(cf dossier Vie Associative et Sportive) La ville de Bassens a tout pouvoir pour arrêter le budget et définir librement les principales actions à mener notamment dans le domaine des activités physiques et sportives, culturelles et artistiques. L’association, si elle sollicite la commune, devra remplir un dossier de demande de subventions fourni par le service gestionnaire.

Déclinaisons opérationnelles

Il comportera : - le projet associatif (cf. dossier de demande de subvention) - le compte de résultat de la saison écoulée - les soldes de banques et de caisse - le budget prévisionnel équilibré de la saison à venir - le compte-rendu de l’assemblée générale comprenant le rapport moral, les explications du rapport financier et du budget prévisionnel, le projet associatif pour la saison suivante - le récapitulatif des adhérents - les documents autres pouvant être indispensables au service gestionnaire Suite au retour du dossier de demande de subvention pour l’année suivante fin octobre, une analyse en sera faite permettant d’attribuer 1/3 de la subvention au premier trimestre. Le solde sera versé courant novembre après retour du bilan de l’assemblée générale fin septembre (cf dossier Vie Associative et Sportive).  2-2 Subvention pour « Manifestation Exceptionnelle »

La demande devra être adressée au service gestionnaire (avant le travail réalisé pour budget de l’année suivante). Elle comportera la description du projet, le budget prévisionnel (cf dossier Vie Associative et Sportive). Le bilan financier détaillé adressé à la fin de la manifestation enclenchera le versement de cette subvention.

 2-3 Subvention compensatoire d’équipements

Elle peut être versée aux associations n’utilisant pas les équipements municipaux ou achetant leur propre matériel spécifique. La demande devra être adressée au service gestionnaire (avant l’achat du matériel). Elle comportera la description du projet et le budget prévisionnel (cf dossier Vie Associative et Sportive).  2-4 Subvention Partenariale

Elle peut être versée aux associations participant à des manifestations ou dispositifs organisés par la collectivité (hors forum des associations).

Cas particulier des sections sportives du CMOB

Le Club Municipal Omnisports de Bassens est une association qui regroupe plusieurs sections sportives. Le fait d’adhérer au CMOB permet aux sections sportives de bénéficier prioritairement des services de la part de la collectivité.  Mise à disposition de : • créneaux sur les équipements sportifs communaux • locaux de rangement de matériels • bureau au château des Griffons • salle de réunion, de foyer (si possible) • moyens logistiques pour les manifestations diverses

 Aide : • au montage de dossiers de subventions extérieures • à la comptabilité • à l’élaboration des bulletins de paie, URSAAF, Médecine du travail, ...

Cas particulier des associations dont le siège social n’est pas sur la commune

Les associations qui n’ont pas leur siège social sur la commune s’engagent à signer la charte. En contrepartie, la commune étudiera les moyens qui peuvent être mis en œuvre pour les accueillir.

3 - Développement Durable et Responsabilité Sociétale des Associations

Conformément aux grands principes de l’axe Exemplarité/Responsabilité, la Ville de Bassens et les associations engagent des actions de développement durable et de Responsabilité Sociétale des Organisations, en intégrant les pratiques environnementales dans leur fonctionnement, leurs projets et leurs manifestations. Chaque partie contribue au développement durable à travers l’éco-conception des supports de communication, la réduction et la valorisation des déchets, l’optimisation des ressources (achats, eau, énergie…) et le développement des mobilités douces.

 3-1 Appui de la mission Développement Durable

La mission développement durable de la collectivité ainsi que l’ensemble des services municipaux se tiennent à la disposition des structures associatives du territoire pour les aider à mettre en œuvre des projets pédagogiques éco-citoyens, des manifestations plus responsables ou la recherche d’appel à projets pour faciliter des financements multipartites.

 3-2 Des outils à la disposition des associations

La Ville propose :

- sur son site internet, différents guides spécifiques aux manifestations responsables (rubrique Agenda 21) et des liens pratiques. - des oriflammes et des banderoles de la ville pour les manifestations (à demander préalablement auprès du service gestionnaire).

Conseil Départemental de la Gironde :

Le Département de la Gironde, en partenariat avec l’ADEME Aquitaine a initié depuis 2008 un dispositif d’accompagnement et de développement des manifestations responsables en Gironde. Un kit pratique est disponible sur le site internet du Département : www.gironde.fr

B - LES DEMANDES ET LES RÈGLES D’UTILISATION D’ÉQUIPEMENTS

La collectivité se réserve le droit de modifier tout ou partie des dispositions définies ci-après, en cas de contexte sanitaire qui impose un protocole spécifique et une organisation particulière (ex. COVID 19).

L’utilisation de salles spécifiques pour une durée déterminée ou la mise à disposition à titre permanent nécessitent le respect des règles de sécurité au regard du nombre de personnes reçues et la nature du matériel stocké.

1 - Locaux mis à disposition à titre permanent

La mise à disposition à titre gratuit de locaux municipaux à une association n’est en aucun cas définitive. Elle sera formalisée par la signature d’une convention revue chaque année. Les clés pour utiliser les locaux mis à disposition seront remises à la signature de la convention et devront être restituées à l’échéance de celle-ci. Un état des lieux sera fait annuellement au renouvellement de celle-ci.

Maintenance des locaux

La Mairie s’engage à assurer les réparations et travaux de nature immobilière. L’association assure l’entretien périodique et maintient d’une manière générale les lieux en parfait état de propreté. Elle ne peut effectuer de modifications sans autorisation de la Municipalité. Le service Vie Associative et Sportive, gestionnaire des équipements est le seul interlocuteur auprès des associations, via les services municipaux concernés. Cas particulier : l’Espace Michel Serres est géré par le Service des Politiques Contractuelles ; il regroupe 3 associations et a son propre Règlement Intérieur.

2 - Les locaux mis à disposition à titre provisoire

La mise à disposition de salles pour une utilisation temporaire, ou ponctuelle (animations, réunions, etc…) doit faire l’objet d’une demande écrite au service gestionnaire.

En fin d’utilisation, les lieux devront être remis en état, le matériel rangé, et les accès sécurisés. Un état des lieux contradictoire sera réalisé le jour de la remise des clés des locaux et à la fin de la mise à disposition de ceux-ci. Si la remise en état de la salle n’est pas conforme (ménage non fait par exemple…), les frais occasionnés par l’intervention du personnel municipal seront imputés à l’association.

3 - Locaux sous alarme

Certains locaux sont équipés d’une alarme soit automatique, soit manuelle.

Dans tous les cas, les associations sont informées des horaires d’utilisation assujettis aux alarmes de ces locaux et sont tenues de les respecter.

Toute intervention du prestataire pour déclenchement de l’alarme ou absence de mise en service sera facturée à l’association concernée.

4 - Utilisation de locaux et d’équipements lors de l’organisation d’une manifestation à caractère exceptionnel

Les manifestations à caractère exceptionnel organisées par les associations doivent faire l’objet d’une demande par le biais du « dossier de renseignements » envoyé par le service gestionnaire, à retourner avant la fin du mois de juin pour la saison à venir.

Si cette procédure ne peut être suivie, l’organisateur devra faire parvenir sa demande au moins deux mois avant la date de la manifestation.

Une réponse lui sera envoyée après étude des besoins (installation – matériel – personnel – etc…)

Certaines manifestations de grande envergure, pourront donner lieu à une réunion conjointe avec l’organisateur et les services municipaux concernés (animation par exemple pour la logistique) et à l’élaboration d’un dossier « manifestation associative » complet destiné à l’information de tous les services concernés pour suite à donner.

Un dossier de subvention pourra être constitué dans le cadre d’une manifestation à caractère exceptionnel. (Cf Rubrique Subventions)

Toute diffusion au public devra être faite après la validation de la manifestation par le service gestionnaire.

Dans tous les cas, l’association devra afficher dans l’enceinte de la manifestation la banderole ainsi que les beach flags de la Ville de Bassens indiquant son partenariat.

L’association, en tant qu’organisateur, doit assurer sa manifestation, et selon son type, prendre à sa charge toutes les mesures de sécurité indispensables au bon déroulement de celle-ci : - Service d’ordre - Service de sécurité - Agent SSIAP dans les gymnases ou salles couvertes et fermées - Déclaration préalable auprès des services de police et d’incendie

C - DISPOSITIONS COMPLÉMENTAIRES

1 - Attribution des créneaux horaires

Les créneaux horaires attribués seront stipulés dans une annexe jointe à la convention, après concertation avec l’association pour l’ensemble de la saison. Ceci à l’exception des périodes de congés scolaires qui feront l’objet d’un planning particulier anticipé pour l’ensemble des associations sportives, culturelles, artistiques… Toutefois, il sera possible d’utiliser les installations durant ces périodes. L’association devra alors retourner l’imprimé ad hoc envoyé par le service gestionnaire dans les délais demandés, afin d’organiser en amont, le travail de ses agents pour l’entretien des locaux.

2 - Equipements sportifs

 2-1 Créneaux pour la compétition

Les sections sportives s’engagent à fournir un calendrier hebdomadaire des compétitions du week-end à venir, le mercredi matin dernier délai au Service Vie Associative et Sportive.

Les sections auront pour obligation d’informer le service gestionnaire de tout changement de calendrier (dates, horaires, lieux, etc) ainsi que les rencontres non prévues initialement (matches amicaux, coupe, etc), y compris celles se déroulant pendant les créneaux d’entrainements.

 2-2 Conditions d’utilisation

Une installation quelle qu’elle soit, n’est accessible qu’en présence du responsable de l’activité.

Elle doit être libérée dès la fin du créneau attribué, après rangement du matériel, afin que l’association disposant du créneau suivant puisse en prendre possession dans de bonnes conditions.

Le planning d’utilisation de chaque équipement est affiché sur place. Il doit être strictement respecté.

 2-3 Responsabilité et sécurité

Chaque association est tenue de fournir au Service Vie Associative et Sportive le nom du ou des responsables pour chacun des créneaux horaires attribués.

Ce responsable doit être présent sur l’installation pendant toute la durée de mise à disposition de l’équipement. Il est indispensable qu’il soit majeur. Dans le cas où l’éducateur est mineur, le responsable doit être une tierce personne majeure. Pas d’accès à l’équipement en l’absence d’un responsable. Le responsable est garant de la fermeture de l’équipement à l’issue de son créneau d’utilisation.

Dans le cas d’un accident lié au mauvais rangement du matériel, la responsabilité de l’association ayant utilisé l’installation en dernier peut être engagée. Le matériel et les équipements municipaux mis à la disposition de l’association sont sous la responsabilité de chaque utilisateur. Le service gestionnaire doit être systématiquement prévenu de toute anomalie ou dégradation survenue sur ceux-ci.

L’association doit s’assurer qu’elle peut, en toute circonstance, appeler les secours en cas d’accident.

Chacune d’elles doit avoir pendant ses activités sa propre pharmacie, maitriser les plans d’évacuation des sites et connaitre le positionnement et le fonctionnement d’un Défribillateur Automatique Externe (DAE) le plus proche.

 2-4 Obligations d’affichage

Chaque association est tenue au regard de l’article 12 du Décret du 31/08/93 d’afficher les documents suivants : - les diplômes et titres des éducateurs sportifs exerçant dans l’équipement, - les cartes professionnelles des éducateurs sportifs rémunérés.

3 - Prêt de minibus

La commune dispose de minibus qui peuvent être mis à disposition de toutes les associations de la commune (sportives, culturelles, artistiques…).

Ceux-ci sont prioritairement mis à disposition pour les jeunes lors de déplacements en compétition hors département.

Afin d’organiser ce prêt équitablement, le calendrier des compétitions officielles de chaque section, devra parvenir au Service Vie Associative et Sportive dès sa publication et au minimum 3 semaines au plus tard avant le déplacement.

En tout état de cause, la confirmation pour la réservation du véhicule devra être faite pour chaque déplacement à l’aide de l’imprimé ad hoc, accompagné des pièces justificatives indispensables le lundi précédent la mise à disposition. Une réponse sera apportée le mercredi au plus tard.

L’association doit souscrire et fournir une attestation d’assurance couvrant, les dommages corporels, matériels et immatériels pouvant être causés lors du premier prêt du minibus par la collectivité.

Le chauffeur identifié sur l’imprimé sera seul responsable en cas de contravention. Celle-ci lui sera ré-imputée ainsi que les points de pénalité sur son permis de conduire. (cf dossier Vie Associative et Sportive).

D - LES OBLIGATIONS ADMINISTRATIVES DES ASSOCIATIONS

Dans ce chapitre, il est fait un rappel succinct des obligations et recommandations prévues par les différents textes législatifs.

Ces obligations favoriseront une relation partenariale entre la commune et les associations notamment sur le plan logistique pour mise à disposition d’équipement ou de locaux, financier, prêt divers, etc…

1 - Le registre spécial

L’article 5 de la Loi du 1er Juillet 1901 et les articles 6 à 30 du Décret du 16 août 1901 font obligation à toute Association déclarée de tenir un registre spécial.

La loi impose de transcrire sur ce registre uniquement les déclarations obligatoires : - modifications des statuts, - changement dans l’administration, - changement d’adresse, - acquisition ou aliénation d’immeubles - dissolution de l’association.

Il est rappelé que l’association a trois mois pour déclarer à la Préfecture tous changements intervenus. La date du récépissé de la Préfecture doit être portée sur le registre au regard des modifications.

L’association fera obligatoirement parvenir au Service Vie Associative et Sportive, tous les changements suscités ainsi qu’une photocopie des récépissés de la Préfecture.

2 - Le registre des délibérations

Il n’est pas obligatoire, mais fortement conseillé, il permettra de prouver la validité des décisions des réunions les plus importantes (Assemblées Générales, Conseils d’Administration).

L’association fera parvenir au service gestionnaire, une copie du compte-rendu de son Assemblée Générale et des Assemblées Générales de ses sections si elle en possède.

3 - Les comptes de l’association

L’exercice comptable est obligatoirement d’un an. La période de référence est celle allant du 1er janvier au 31 décembre. Une association subventionnée à hauteur de 1.500 € ou plus, peut être soumise au contrôle de la Chambre Régionale des Comptes. Une association sportive subventionnée par l’État au travers de l’Agence Nationale du Sport (A.N.S.), quel que soit le montant de l’aide accordée, peut être contrôlée par la Cour des Comptes.

Une association subventionnée ne peut reverser tout ou partie d’une subvention à un autre organisme (association, société ou collectivité). Toute autorité publique (État, Région, Département, Communauté de Communes, Métropole, Commune) qui subventionne directement ou indirectement une association peut lui demander les comptes de l’exercice écoulé.

L’association devra faire parvenir obligatoirement avec le dossier de subventions fourni par le Service Vie Associative et Sportive, son compte de résultat et son bilan certifiés par le Président, le Trésorier, le contrôleur aux comptes ou le commissaire aux comptes, ainsi que le budget prévisionnel de l’année à venir.

4 - Les assurances

L’association doit souscrire une assurance Responsabilité Civile Générale couvrant, les dommages corporels, matériels et immatériels pouvant être causés lors de la pratique des activités nécessaires à la réalisation de son objet. Les locaux utilisés (périodiquement, temporairement ou occasionnellement) par l’association devront être couverts, comme suit :

- les dommages matériels et immatériels causés par un incendie, une explosion ou l’action de l’eau,

- les dommages aux biens appartenant, loués ou confiés à l’association,

- les dommages résultant du vol.

L’attestation fournie annuellement au service gestionnaire, mentionnant ces garanties et les lieux assurés, sera obligatoirement jointe lors de la signature de la convention.

Pour le secteur sportif :

Le Président est tenu d’informer ses adhérents de l’intérêt à souscrire un contrat d’assurance Individuel Accident ayant pour objet de proposer des garanties supplémentaires en cas de dommage corporel.

Lorsque cette assurance est comprise dans le prix de la licence, la section doit indiquer distinctement le prix de cette souscription et le licencié a le droit de refuser de souscrire au contrat.

La section doit donc proposer à ses adhérents plusieurs formules de garanties. Elle doit, en outre, remettre une notice définissant les garanties du contrat. La mention portée sur la licence selon laquelle le titulaire déclare avoir pris connaissance de l’existence d’un tel contrat, ne satisfait pas aux exigences de la Loi.

Tout manquement à cette obligation peut engendrer des poursuites à l’encontre de la section.

5 - Information sur l’organisation des manifestations exceptionnelles

L’association peut organiser chaque année jusqu’à six manifestations exceptionnelles au cours desquelles il y a exonération complète des taxes (à l’exception de la SACEM).

Pour bénéficier de cette exonération, les conditions à remplir sont les suivantes : - organiser des activités non habituelles (loto, soirée, kermesse, tournoi) - la durée de la manifestation est au maximum de soixante-douze heures, - l’association devra établir un bilan financier de chaque manifestation exceptionnelle (il peut être demandé par les services fiscaux).