Implementando+ Controles+Financieros+ + + +
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GIIRS Mercados Emergentes Guía de Recursos para la Evaluación: Implementando Controles Financieros
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I. Definición:+¿Qué+son+los+Controles+Financieros?! ! Los!Controles!Financieros!son!el!medio!por!el!cual!los!recursos!financieros!de!una!organización!se! dirigen,!supervisan,!y!se!miden.! ! ! II. ¿Por+qué+necesitas+Controles+Financieros?! ! Los!Controles!Financieros!juegan!un!papel!importante!en!la!organización,!ya!que!garantizan!la! exactitud!de!la!información!financiera,!eliminando!el!fraude!y!protegen!los!recursos!tangibles!e! intangibles!de!la!organización.!Estos!procedimientos!de!control!interno!reducen!la!variación!de!los! procesos,!lo!que!lleva!a!resultados!más!predecibles.!! ! ! III. Mejores+Prácticas:+Controles+Financieros+a+Considerar! ! Los!temas!a!considerar!incluyen,!pero!no!se!limitan!a:!la!separación!de!funciones,!como!cuentas!por! cobrar!y!cuentas!por!pagar;!la!segregación!de!funciones!relacionadas!para!comprobar!la!escritura;! los!administrativos!que!tendrán!acceso!a!los!sistemas!de!software!de!contabilidad,!tarjetas!de! crédito!y!tarjetas!de!cajero!automático;!y!manejo!de!inventario!y!seguimiento!del!inventario!y! suministros!a!través!del!tiempo.! ! A!continuación!se!muestra!una!lista!completa!de!los!pasos!y!las!medidas!que!una!empresa!puede! seguir!para!asegurar!que!los!controles!financieros!se!encuentren!bajo!control;!la!lista!ha!sido! adaptada!para!emprendedores!en!los!mercados!emergentes.!Dependiendo!del!tamaño!de!la! empresa,!la!industria!y!los!recursos,!los!siguientes!controles!pueden!o!no!aplicar!o!ser!necesarios1.! ! + + +
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! 1!Esta!lista!ha!sido!desarrollada!a!través!de!la!información!proporcionada!por!Go!Lite,!una!compañía!estadounidense!de!ropa!deportiva.! Go!Lite!es!una!Empresa!B!y!generosamente!ha!compartido!con!nosotros!su!enfoque!en!el!propósito!de!esta!guía.! Página!1!de!6!
GIIRS ME Guía de Recursos: Implementando Controles Financieros! + Políticas+de+Administración/Empleados+ La+implementación+de+las+políticas+de+administración+adecuadas+y+la+contratación+de+ empleados+calificados,+es+el+primer+paso+importante+para+asegurar+que+la+información+ financiera+de+su+empresa+se+encuentre+estandarizada+y+sea+precisa.+ ! • Contrate!personal!contable!y!financiero!que!cuente!con!experiencia!previa!y!asegúrese!que!los! estándares!relevantes!de!contabilidad!sean!revisados!e!implementados!en!toda!la!organización! con!el!fin!de!reportar!información!financiera!precisa.!Es!posible!que!desee!contratar!a!un! contador!que!está!certificado!por!la!asociación!de!la!contabilidad!nacional,!ya!que,!en!la!mayoría! de!los!casos,!sólo!ellos!pueden!auditar!oficialmente!y!revisar!los!estados!financieros.! • El!personal!de!contabilidad!deberán! informar!directamente!a!un!miembro! de!la!alta!dirección.! • Cuente!con!un!Libro!Mayor!detallado! y!otro!general.!! • Las!políticas!de!la!empresa!deben! estar!en!su!lugar!para!llevar!a!cabo! los!procedimientos!financieros,!tales! como!el!manejo!del!Libro!Mayor,!el! detalle!de!Cuentas!Contables,!el! proceso!de!cierre!de!los!estados! financieros,!conciliaciones,! cancelaciones!de!cuentas!inactivas,!y! de!las!cuentas!suspendidas.! • El!equipo!de!directivo!debe!revisar!y! evaluar!constantemente!el! desempeño!financiero!de!la!empresa! y!también!durante!las!revisiones! periódicas!del!desempeño!de!los! empleados,!asegúrese!de!que!el! personal!contable!y!financiero!cuente! con!los!conocimientos!y!habilidades! necesarias.! • Una!clara!separación!de!funciones! debe!existir!entre!las!siguientes!funciones:!ventas,!realización!de!pedidos,!recepción,! facturación,!cuentas!por!pagar,!y!conciliación!de!cuentas.!Ningún!empleado!debe!controlar!una! operación!financiera!de!principio!a!fin.!Al!menos!dos!personas!deben!ser!responsables!de!cada! transacción.! ! + + Página!2!de!6!
GIIRS ME Guía de Recursos: Implementando Controles Financieros! + Cuentas+por+Cobrar,+Créditos+y+Colecciones+ Las+Cuentas+por+Cobrar+representan+el+dinero+que+los+clientes+le+deben+su+negocio+por+bienes+ o+servicios+que+han+comprado+a+crédito.+El+mantener+registros+precisos,+guardar+sus+ archivos+y+confirmar+solvencia+de+sus+clientes+puede+garantizar+que+los+pagos+sean+ realizados+en+tiempo+y+evitar+fraudes.+ • Garantizar!que!se!reciban!todos!los!fondos!entrantes,!manteniendo!una!seguridad!adecuada,! depositarlos!en!tiempo,!debidamente!registrados,!y!reconciliados.! • Exigir!informes!del!buró!de!crédito!a!todos!los!clientes!antes!de!emitir!crédito,!si!aplica!a!su! país.!Algunas!compañías!de!buró!de!crédito!que!podrían!tener!operaciones!en!su!país!son:! o Experian!U!http://www.experianplc.com! o TransUnion!U!http://www.transunion.com! o Compuscan!U!http://www.compuscan.co.za! o Kutz!Univar!U!http://www.kutzgroup.tripod.com! • Requerir!revisiones!periódicas!de!los!clientes!clave!para!asegurar!su!solvencia!financiera.!! • Limitar!el!acceso!a!sólo!el!personal!autorizado!al!sistema!para!modificar!los!límites!y/o! términos!de!crédito.! • Requerir!la!autorización!del!administrador!para!realizar!ajustes!y/o!amortizaciones!de!los! saldos!cuentas!por!cobrar.! • Requerir!conciliaciones!mensuales!de!los!estados!de!cuenta!en!el!Libro!Mayor.! • Limitar!el!acceso!a!los!archivos!de!los!clientes!a!solo!el!personal!apropiado.! • Enviar!los!estados!de!cuenta!por!correo!y!por!email!a!los!clientes.! ! ! Cuentas+por+pagar/Compras+ Las+Cuentas+por+Pagar+representan+las+deudas+que+su+compañía+debe+a+proveedores+y+los+ acreedores.+Mantener+registros+precisos,+guardar+sus+archivos+y+establecer+directrices+claras+ para+los+procedimientos+de+pago+y+conocer+el+plazo+de+pago+de+sus+proveedores+para+ prevenir+el+fraude.+ • Asegurar!que!los!fondos!que!se!desembolsen,!sean!solamente!con!la!autorización!de!la! administración,!para!propósitos!del!negocio!y!que!se!registren!adecuadamente.! • Las!políticas!y!procedimientos!de!la!compañía!sobre!las!cuentas!por!pagar!y!los!procesos!de! compra!debe!ser!claros!para!todos!los!empleados!de!contabilidad!y!finanzas.! • Limitar!el!acceso!a!modificar,!agregar,!o!eliminar!órdenes!de!compra!a!solo!el!personal! apropiado.! • Limpiar!los!archivos!viejos!y!obsoletos!de!los!proveedores!de!manera!periódica.! • Tener!un!sistema!para!la!revisión!de!la!factura,!y!la!orden!de!compra,!una!persona!debe!estar! presente!antes!al!liberar!el!pago!al!proveedor.! • Los!ajustes!a!los!saldos!de!las!cuentas!por!pagar!deberán!ser!aprobados!por!la!administración.! • Los!cheques!deberán!estar!asegurados!adecuadamente!y!el!acceso!deberá!ser!restringido!a!solo! el!personal!apropiado.! Página!3!de!6!
GIIRS ME Guía de Recursos: Implementando Controles Financieros! • • • • • •
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! Requerir!la!firma!del!propietario!o!del!gerente!de!operaciones!para!todos!los!cheques!manuales.! Investigar!los!cheques!faltantes!(de!acuerdo!a!la!numeración)!y!verificar!que!no!hayan!sido! robados!o!utilizados!para!fines!no!autorizados.! Conciliar!mensualmente!los!Estados!de!cuenta!bancarios!en!el!libro!mayor!y!también!deberán! ser!revisados!por!la!dirección.! Los!estados!de!cuenta!de!los!principales!proveedores!son!reconciliados!mensualmente!y! revisados!por!la!dirección.! Las!transferencias!bancarias!sólo!se!deberán!ejecutar!por!el!propietario!o!la!alta!dirección.! Tener!un!proceso!claro!para!el!reembolso!de!gastos.!El!personal!de!contabilidad!deberá!revisar! los!reportes!de!gastos!en!detalle!y!deberá!reembolsar!solamente!los!gastos!que!tengan!recibos! válidos!y!con!aprobación!de!la!gerencia.! Otorgar!tarjetas!de!crédito!solo!a!los!empleados!con!necesidades!claramente!definidas!(por! ejemplo,!viajes!largos).!Contar!con!una!tarjeta!de!crédito!de!la!empresa!para!el!personal!no! directivo.!Permitir!el!acceso!a!esta!tarjeta!a!través!de!la!autorización!del!contador!y!el!gerente,!a! través!de!una!orden!de!compra!formal.!
! ! Nómina+de+sueldos+ Mantener+los+registros+precisos+de+nómina+es+esencial+para+tener+una+contabilidad+exacta,+la+ presentación+de+informes+del+gobierno,+y+las+buenas+prácticas+de+recursos+humanos.+No+sólo+ puede+ayudar+a+calcular+los+ingresos+de+su+empresa+correctamente,+también+le+ayuda+a+darle+ seguimiento+del+pago+en+tiempo+a+sus+empleados,+y+cuánto+se+les+paga.+Esto+puede+ayudarle+a+ ser+un+mejor+administrador,+y+mantener+alta+la+moral+de+sus+empleados.! • Garantizar!que!los!desembolsos!de!nómina!sean!hechos!sólo!con!la!autorización!adecuada,!que! dicho!desembolso!sea!correctamente!registrado!y!que!los!requisitos!legales!adicionales!(tales! como!requisitos!legales)!sean!cumplidos!adecuadamente.! • Contar!con!políticas!y!procedimientos!que!rigen!los!procesos!de!nómina;!detallando!plazos,! responsabilidades,!acciones!existentes,!responsabilidades,!etc.! • Limitar!el!acceso!a!solo!el!Director!General!o!al!propietario!de!la!compañía!para!a!agregar,! modificar!y!eliminar!registros!del!archivo!maestro!de!los!empleados.!Requerir!la!aprobación!de! la!gerencia!para!modificar!datos!significativos!(es!decir,!salarios,!etc.).! • Restringir!los!archivos!de!la!nómina!al!personal!apropiado.! ! ! Activos+fijos+ Gestionar+cuidadosamente+sus+activos+fijos+tales+como;+edificios,+mobiliario+y+equipo,+ asegurarse+que+los+activos+están+protegidos,+cuidados+y+debidamente+valoradas+en+sus+ estados+financieros.+ • Garantizar!que!los!activos!fijos!se!adquieran!y!eliminen!sólo!con!la!debida!autorización,!y!que!se! mantengan!en!lugar!seguro,!y!debidamente!registrados.! ! Página!4!de!6!
GIIRS ME Guía de Recursos: Implementando Controles Financieros! • • • • • • • • •
! Contar!con!políticas!y!procedimientos!que!rijan!los!procesos!relacionados!con!los!activos!fijos!y! que!detallen!los!plazos!de!la!compañía,!responsabilidades,!acciones,!etc.! Asegurar!adecuadamente!los!activos!fijos.! Conciliar!anualmente!el!inventario!físico!para!validar!condición!y!existencia!de!los!activos.! Limitar!el!acceso!al!registro!de!los!activos!fijos!al!personal!apropiado.! Requerir!la!aprobación!de!la!administración!para!la!venta!y!amortización!de!activos.! La!compra!de!los!activos!fijos!deberá!ser!aprobada!antes!de!adquirir!el!bien.! Las!valuaciones!de!los!activos!son!revisadas!periódicamente!para!asegurarse!de!su!relevancia.! Obtener!la!documentación!de!apoyo!antes!de!registrar!el!activo!fijo.!! Mantener!la!documentación!de!soporte!en!un!área!segura!y!permitir!el!acceso!solamente!al! personal!apropiado.!
! ! Inventario+ Inventario+definido+como+las+materias+primas,+bienes+de+trabajos+en+proceso+y+bienes+ terminados+por+completo,+son+uno+de+los+activos+empresariales+más+importantes,+ya+que+es+ una+de+las+principales+fuentes+de+generación+de+ingresos+y+ganancias.+Las+políticas+de+gestión+ pueden+ayudar+a+su+compañía+a+conocer+la+cantidad+adecuada+de+inventario+disponible+con+ el+fin+de+maximizar+sus+ingresos.! • Garantizar!que!el!envío!y/o!recepción!del!inventario!se!realice!con!la!debida!autorización!y! documentación,!y!que!el!inventario!sea!debidamente!registrado!y!guardado.!! • Contar!con!políticas!y!procedimientos!de!la!compañía!que!rijan!los!procesos!relacionados!con!el! inventario!detallando!plazos,!responsabilidades,!acciones!y!responsabilidades.! • Guardar!el!inventario!de!manera!adecuada!y!que!los!ajustes!al!proceso!del!inventario!sean! restringidos!a!cierto!personal!autorizado.! • Llevar!a!cabo!revisiones!periódicas!para!validar!la!existencia!y!las!condiciones!del!inventario.! • Recibir!inventario!solamente!con!la!documentación!de!soporte!válida!(es!decir,!la!orden!de! compra).! • Verificar!la!cantidad!y!la!calidad!del!inventario!recibido!para!todas!las!órdenes!de!compra.!El! inventario!recibido!deberá!compararse!contra!el!conocimiento!de!embarque,!la!lista!de! empaque,!ficha!sobre!las!formas!de!recepción!previa!a!número!y/o!un!registro.! • Revisar!y!conciliar!las!ordenes!de!recepción!en!el!sistema!diariamente.!Estos!procesos!deberán! ser!realizados!por!la!dirección.! • Mantener!los!archivos!de!inventario!en!un!área!segura!y!restringir!el!acceso!al!personal! apropiado.! • Requerir!la!revisión!y!la!aprobación!de!la!administración!al!realizar!la!amortización!de! inventario.! • Acompañar!todos!los!envíos!de!inventario!con!una!orden!válida.! • La!Administración!deberá!revisar!periódicamente!las!órdenes!de!compra!abiertas,!los!reportes! de!antigüedad!del!inventario!y!conciliarlos!diariamente,!etc.! Página!5!de!6!
GIIRS ME Guía de Recursos: Implementando Controles Financieros! ! Registrar!todos!los!envíos!y!la!administración!deberá!revisarlos!y!conciliarlos!diariamente.!
• ! ! Cierre+Financiero+o+Reporteo+ La+gestión+cuidadosa+de+su+información+financiera,+garantiza+la+emisión+precisa+y+a+tiempo+ de+sus+reportes,+esto+es+un+componente+esencial+de+un+control+financiero+efectivo.+Así+mismo+ proporcionará+a+la+administración+con+una+visión+más+clara+de+la+situación+financiera+de+la+ compañía+al+final+de+cada+periodo;+lo+que+es+de+vital+importancia+para+tomar+decisiones+ estratégicas,+al+igual+que+informar+a+los+inversionistas.++ • Garantizar!que!los!datos! financieros!sean!registrados,! consolidados,!y!reportados!de! manera!precisa,!oportuna,!y!en! cumplimiento!con!las!Normas! Internacionales!de!Información! Financiera!(NIIF)!o!sus!normas! nacionales.! • Contar!con!políticas!y! procedimientos!para!llevar!a! cabo!el!proceso!de!cierre! financiero!detallando!los!plazos,!responsabilidades,!acciones,!responsabilidades,!etc.! • Tener!políticas!referentes!a!la!segregación!de!responsabilidades!dentro!de!la!reconciliación! cuentas,!y!el!proceso!de!aprobación!y!revisión!de!la!administración.! • Requerir!la!aprobación!de!la!administración!para!todos!los!registros!o!ajustes!y/o!registros! manuales.! • Establecer!un!proceso!de!presupuestos!y!previsiones.!El!análisis!de!las!tendencias!se!usa! (horizontalmente!y!verticalmente)!con!el!fin!de!comprobar!los!resultados,!investigar!y!resolver! cualquier!variación!inusual.! • Restringir!el!registro!o!la!revisión!de!registros!contables!a!cierto!personal.!! ! ! Programa+de+contabilidad+ Los+softwares+pueden+ser+muy+útiles+para+el+personal+contable+en+el+registro+y+notificación+ de+las+transacciones+financieras+de+la+empresa.+El+software+automatiza+las+tareas+que+ consumen+mucho+tiempo,+lo+que+reduce+los+costos+de+contabilidad+y+que+facilitan+la+ comunicación+oportuna.+ • •!Si!utiliza!un!software!de!contabilidad,!deberá!ser!protegido!por!contraseña!y!el!acceso!a!la! información!y!a!los!campos!editables!deberán!ser!limitados!al!personal!apropiado.! ! !
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