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BI-Fundament - Datenharmonisierung und –zusammenführung
Qualität durch Delegation
Der Delegationsansatz vereinfacht Datenharmonisierung und leitet die nachhaltige Steigerung der Datenqualität. Unternehmen verschaffen sich hiermit eine verlässliche Basis für Konsolidierungs- und Reportingprozesse im Rahmen ihrer BI-Anwendungen. Benedikt Fahrland und Clemens Grötz, bebit Informationstechnik GmbH
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ämpfen Sie in Ihrer Organisation auch tagtäglich mit einer heterogenen ERP-Systemlandschaft oder kommen durch Übernahmen stetig neue Datenquellen hinzu? Werden mit Geschäftspartnern Joint Ventures geplant oder soll die internationale Neuordnung von Produktion und Vertrieb der Unternehmensgruppe mehr Schlagkraft verleihen? Für die interne IT bedeutet jeder dieser Fälle zunächst eines: Mehr! Insbesondere mit Blick auf das ganzheitliche Berichtswesen/ Reporting als auch der betriebswirtschaftlichen Konsolidierungsanforderungen müssen zusätzliche Systeme, legale Einheiten und Kontenpläne in das wertorientierte
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Management – ganz im Sinne der Business Intelligence – eingebunden werden. Schließlich sind die Aktualität und die Qualität der Berichte wesentliche Grundlage für jede operative und strategische Maßnahme als auch für jede nachhaltige Planung. Mit anderen Worten: Die Unternehmen erhalten Daten aus den unterschiedlichsten Quellen mit gleichen oder vergleichbaren finanztechnischen und produktbezogenen Inhalten. Diese Informationen müssen jedoch mit Blick auf die Unternehmenssteuerung und die regulativen Vorgaben gemeinsam ausgewertet und in einheitliche ReportingStrukturen überführt werden.
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Man hat es hier folglich mit dem klassischen ETL-Prozess im Rahmen von Business Intelligence zu tun. Die Daten werden dabei aus einer Reihe operativer Systeme in ein zentrales Datenbank-gestütztes Data Warehouse zusammengeführt. Wie mit der Abkürzung ETL (Extraktion, Transformation und Laden) treffend beschrieben, werden hierzu die Daten zunächst aus den Quellsystemen extrahiert und in einer so genannten Staging Area zwischengespeichert. Es folgt nun eine Bereinigung und Aufbereitung, um die Daten in die gewünschte Form und Qualität zu bringen. Im Anschluss werden sie in die Ziel–Datenbank überführt (transformiert) und in dem Data Warehouse gespeichert. Dort stehen grundlegende Analysetechniken - Online Analytical Processing (OLAP), Data Mining und Alerting – zur Verfügung, um die Informationen auswerten und interpretieren zu können. Häufig anzutreffen ist die Problematik unterschiedlicher Quellsysteme im Bereich der Konsolidierung und der Unternehmensplanung. Unternehmen steht im Rahmen von SAP ERP Financials mit dem Modul Strategic Enterprise Management (SEM) das notwendige technische Rüstzeug zur Verfügung. Mit der SEM-Komponente BCS (Business Consolidation System) wird hier ein flexibles Werkzeug geboten, das die interne und externe Konsolidierung auf derselben Datenbasis unterstützt. Funktionen zur Währungsumrechnung, Konzernaufrechung, Umgliederung, Allokation etc. lassen grundlegende Aufgaben in der Konsolidierung und dem Reporting in einem hohen Maß automatisieren. Zugleich werden Unternehmen befähigt, Simulationen durchzuspielen, um beispielsweise den Einfluss von geänderten Buchungskreisen oder Konsolidierungsregeln im Vorfeld bewerten zu können. Ein weiterer Pluspunkt von SAP SEM-BCS ist die reibungslose Integration mit den Planungskomponenten BPS (Business Planning and Simulation) und IP (Integrated Planning). Diese werden aufgrund ihres Funktionsumfangs und der technischen Ausgereiftheit auch in der Zukunft Bestand haben bzw. werden im Rahmen der weiteren Entwicklung Integrations- und Migrationsmöglichkeiten angeboten, so dass Investitionssicherheit besteht. Die prinzipielle Leistungsstärke von SAP SEM-BCS beruht im entscheidenden Maße auf dem unterliegenden Data Warehouse. Es unterstützt die mehrdimensionale Datenhaltung mit nahezu beliebigen frei defi nierbaren Parallelhierarchien. Auf diese Weise wird es den Unternehmen ermöglicht, auf einem Datenbestand unterschiedliche Konsolidierungs- und Auswertungssichten, etwa nach Gesellschaften, Profit-Center, Vertriebsgebiete o.ä., einzurichten.
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Fünf Faktoren für die erfolgreiche Umsetzung des Delegationsansatzes 1.
Gehen Sie von den Zielinformationen aus und definieren Sie darauf basierend die Anforderungen.
2.
Bestimmen Sie zunächst die Zielstruktur der benötigten Daten und kommunizieren Sie diese frühzeitig.
3.
Stellen Sie einen Fahrplan mit definierten Terminen für die dezentralen Datenmelder auf.
4.
Beschreiben Sie den Prozessfluss detailliert.
5.
Beziehen Sie die dezentralen Datenlieferanten in die Konzeption ein und berücksichtigen Sie deren Zuordnungsproblematiken.
…und fünf Aspekte, die es unbedingt zu vermeiden gilt 1.
Erwarten Sie nicht gleich zu Beginn die Erfüllung aller Vorgaben. Die Datenqualität sollte jedoch sukzessive gesteigert werden.
2.
Lassen Sie die Anwender nicht ohne ausführliches Nutzerhandbuch oder eine Schulung bereits am Umgang mit der Technik scheitern.
3.
Starten Sie nicht gleich mit einem Produktivlauf ohne die Möglichkeit zum Test der Dateneinspeisung angeboten zu haben.
4.
Lassen Sie keine Verzögerungen im Terminplan zu, beginnen Sie jedoch moderat mit den Erinnerungen und ggf. Sanktionen.
5.
Bieten Sie den dezentralen Datenmeldern gezielte Unterstützung in der Steigerung der Datenqualität an, wenn Sie Probleme feststellen.
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Architektur im Delegationsansatz
Voraussetzung, dieses Potenzial nun tatsächlich auszuschöpfen, ist die Versorgung des Data Warehouses mit Stamm- und Bewegungsdaten aus den einzelnen Einheiten eines Unternehmens bzw. einer Unternehmensgruppe. In der Praxis entscheidet die technisch-organisatorische Umsetzung dieser Aufgabe maßgeblich über die Flexibilität und Effizienz im Berichtswesen/Reporting. Dabei lassen sich grundsätzlich zwei Ansätze unterscheiden, die einzelnen Informationen mit der notwendigen Qualität und Struktur zu versehen. Bei dem traditionellen Vorgehen obliegt diese Arbeit ausschließlich dem Datenempfänger, also den zuständigen Mitarbeitern in den zentralen Abteilungen. Sie erhalten die Daten ohne Anpassungen aus den Quellsystemen übermittelt und müssen im Anschluss die Informationen aus den lokalen Gliederungen eigenhändig in die Zielstruktur des Konzerns transformieren. Alternativ steht den Organisationen der Delegationsansatz zur Wahl, der die Verantwortung für die Anpassung der Informationen bei den Datenlieferanten belässt. Der große Pluspunkt dieses von bebit entwickelten Vorgehens liegt in der effizienten Datenharmonisierung und nachhaltigen Erhöhung der Datenqualität, die Unternehmen damit automatisch einleiten. Im Falle des traditionellen Vorgehens müssen in der zentralen Buchhaltung nahezu für sämtliche dezentralen Systeme Mappings (Zuordnungslogiken) hinterlegt sein, um die Strukturen der einzelnen Unternehmensbereiche und Konzernfirmen auf die zentralen Kontenpläne abzubilden. 100%ig lässt sich dieser Vorgang nur schwerlich automatisieren, da in der Regel manuelle Anpassungen an den Daten (Umbuchungen) vorgenommen werden müssen, da
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für die einzelnen Einheiten oftmals unterschiedliche regulative Vorschriften gelten. Im schlimmsten Fall müssen begleitende Informationen aus Excel-Tabellen, mitgelieferten Word- oder PDF-Dokumenten manuell in das zentrale Data Warehouse eingepflegt werden. Treten in der späteren Zusammenführung oder Validierung Probleme auf, kann sich jede Nachfrage zu einer kleinen Abenteuertour entwickeln, da die Mitarbeiter in der Zentrale zunächst andere Datenstrukturen im Blick haben als die Kollegen in den Organisationseinheiten, die nur „ihre“ ursprünglichen Formate sehen. Gleichfalls arbeitsaufwändig gestalten sich die Anpassungen in den zentralen Konsolidierungs- und Berichtsstrukturen, die beispielsweise durch eine Firmenübernahme oder organisatorische Umgruppierung erforderlich werden. Schon die Änderung des Kontenplans in der Zentrale verlangt, dass im Staging-Bereich jeder MappingAlgorithmus angefasst werden muss. Neue Kontenstrukturen in den dezentralen Einheiten werden oftmals in der Zentrale erst registriert, wenn der eingespielte Konsolidierungslauf plötzlich Probleme aufwirft. Der Delegationsansatz belässt den zuständigen Mitarbeitern in den dezentralen Einheiten nun ihre gewohnten Systeme. Parallel wird ihnen aber auf dem zentralen System ein Zugang eingerichtet, über die sie Informationen in der gewünschten Form und Qualität direkt in das Data Warehouse hochladen. Mit Hilfe von Filterdefinitionen, Variablensetzung und Zuordnungsrichtlinien werden die Daten von ihnen sofort in die benötigte Struktur gebracht. Die Mitarbeiter vor Ort stehen folglich selbst in der Pflicht, ihre Daten aufzubereiten und zu validieren. Die Stärken des Delegationsansatzes fallen insbesondere ins Gewicht, wenn die einzelnen Einheiten unterschiedliche Kontenpläne pfl egen oder Änderungsarbeiten anstehen. Wurden beispielsweise Änderungen an dem Kontenplan eines Tochterunternehmens vorgenommen, obliegt es den Mitarbeitern der dezentralen Einheit, diese in Informationsübertragung nachzubilden. Für die Kollegen in der Zentrale ist dieser Vorgang vollständig transparent und belastet deren Arbeit nicht. Oftmals werden an die einzelnen Unternehmensgliederungen Informationswünsche gestellt, die in den dortigen Berichtssystemen nicht geleistet werden. Wird beispielsweise für das Reporting der Unternehmensgruppe die Umsatzaufteilung nach Ländergruppen verlangt, in einer kleineren Organisationseinheit jedoch nur eine Gesamtumsatzziffer geführt, ist es für die Mitarbeiter vor Ort meist ein Leichtes, aufgrund ihrer Kenntnisse eine realistische Umsatzverteilung für die einzelnen Regionen vorzunehmen und die Informationen in
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Als SAP-Dienstleister sorgt bebit dafür, dass Unternehmen ihre SAP-Lösung optimal nutzen können. Unser Portfolio reicht von der Basisbetreuung über SAP-Implementierungen, Hosting und Application Management bis hin zum HR Business Process Outsourcing. bebit ist ein Unternehmen der Bilfinger Berger Gruppe und beschäftigt über 130 Mitarbeiter. das übergreifende Reporting einzupflegen. In der Zentrale müssen daher weniger Kapazitäten für qualitätssichernde Arbeiten bereitgestellt werden als das beim traditionellen Vorgehen der Fall wäre. Der Delegationsansatz im Reporting verlangt naturgemäß eine sorgfältige Vorbereitung, die neben der Technik insbesondere organisatorische Maßnahmen beinhaltet. Aus den Erfahrungen bereits realisierter Projekte hat bebit einige grundlegende Leitlinien für eine schnelle, erfolgreiche Umsetzung (siehe Tabelle) aufgestellt. Wichtig ist dabei vor allem, welche Informationen in welcher Qualität für das zentrale Berichtswesen gefordert sind. Die Struktur dieser Zielinformationen muss den dezentralen Datenlieferanten kommuniziert werden. Ein ausführliches Nutzerhandbuch und eine begleitende Schulung sind folglich Pflicht. Auch wenn zu Beginn nicht sofort das perfekte Erfüllen aller Anforderungen erwartet werden kann, sollte man es nicht an Konsequenz fehlen lassen und die stetige Optimierung der Datenqualität im Auge behalten. Die technischen Vorarbeiten sind vergleichsweise überschaubar. Mit den jüngsten Versionen von SAP NetWeaver und SAP Business Intelligence ist es sogar möglich, dass der Anwender seine vertraute Excel- oder Web-Umgebungen behalten kann. Die entsprechende Infrastruktur lässt sich mit Hilfe des Konzepts von BI Integ-
rated Planning einrichten. Die Funktionen der im Grunde zur Modellierung von Planungsszenarien entworfenen Werkzeuge lassen sich problemlos ebenso für die Reporting-Belange heranziehen. Anstelle von Planungslayouts werden hier mit dem SAP Business Explorer (BEx) einfach entsprechende Web- oder Excel-orientierte Templates für die Berichte und die Datenmeldung inklusive Upload-, Mapping- und Validierungsfunktionen erstellt. Ob und in welchem Umfang der Delegationsansatz in Frage kommt, ist für jedes Unternehmen individuell zu entscheiden. Eine einfache Orientierungshilfe bietet die Faustregel „Je selbständiger die Konzerneinheiten agieren, desto eher bietet sich der Delegationsansatz an“. Selbst wenn aus Gründen der Unternehmensstrategie ein zentraler Ansatz angestrebt wird, macht es mitunter Sinn zunächst eine Mischform im Reporting zu fahren, um beispielsweise den Staging-Aufwand in der Übergangszeit zu begrenzen. Ungeachtet des jeweils favorisierten Ansatzes ist es ratsam, den Paradigmenwechsel im Reporting zu beherzigen, der sich letztlich hinter dem Delegationsprinzip verbirgt: Im Berichtswesen/Reporting zählen fortan die realen Erfordernisse („Welche Informationen benötigen wir?“) anstatt sich nur mit dem Gegebenen („Welche Daten stehen uns zur Verfügung?“) abzugeben.
Clemens Grötz, Consultant SAP Business Intelligence, bebit Informationstechnik GmbH
Benedikt Fahrland, Leiter SAP Business Intelligence, bebit Informationstechnik GmbH
bebit Informationstechnik GmbH Dynamostraße 17 68165 Mannheim
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Telefon: Telefax: E-Mail: Online:
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