SKUTECZNE ZARZĄDZANIE ZMIANĄ W FIRMIE

Maria Mikułowicz psycholog

Na początek zadam Wam krótkie pytanie: jesteście za czy przeciw zmianom? Hmmm… a może odpowiedzieliście, że to zależy? No właśnie, od czego zależy sukces w zarządzaniu zmianą w firmie? Pomyślcie teraz o Waszym pozytywnym doświadczeniu związanym ze zmianą, która została wprowadzona z powodzeniem. Co takiego zostało zrobione, że proces się udał? Być może wymieniliście komunikację, planowanie, znajomość tego, jak reagują ludzie i jak z nimi rozmawiać. Skoncentrujmy się na tych elementach i zobaczmy, co konkretnie możecie zrobić, aby skutecznie zarządzić zmianą w Waszej rzeczywistości. Pomoże nam w tym strategia 3Z: zaplanuj, zakomunikuj, zrozum swoich pracowników i rozmawiaj z nimi.

Zaplanuj

Badania Johna Kottera (emerytowanego profesora Harvard Business School) przeprowadzone wśród ponad 100 firm pokazują, że 70% z nich zawodzi w swoich wysiłkach związanych z zarządzaniem zmianą z powodu braku metodologii i przestrzegania wielu krytycznych faz. Kotter dedykuje ośmiostopniowy model, a priori mający zastosowanie do każdej transformacji w kontekście biznesowym.

STOPIEŃ 1. Wykorzystaj poczucie, że zmiana jest konieczna. Obserwuj i podkreślaj wszystkie sytuacje, gdzie dochodzi do problemów w obecnej sytuacji, a mogą być one rozwiązane za pomocą elementów, które przyniesie zmiana. Pytanie, które należy zadać: Czy mój zespół lub dział ma realne poczucie, że zmiana jest konieczna?

STOPIEŃ 2. Zbuduj koalicję. Żaden pojedynczy lider, bez względu na to, jak błyskotliwy, nie gromadzi zasobów potrzebnych do wprowadzania zmian. Dlatego konieczne jest utworzenie koalicji, która połączy wszystkie niezbędne talenty: władzę, wiedzę, przywództwo i wiarygodność.

Pytania, które należy sobie zadać: kto wokół mnie może być potencjalną osobą wspierającą zmiany? Kim są kluczowi ludzie, liderzy lub menedżerowie napędzający zmiany?

STOPIEŃ 3. Rozwiń wizję.

Aby zmobilizować ludzi w swojej firmie do zmiany, lider musi zdefiniować wizję (tj. opis zamierzonej przyszłości), która jest ambitna, ale realistyczna, precyzyjna i elastyczna.

Pytanie: Czy cel zmiany („dokąd”, „dlaczego”) i strategia są dla mnie jasne?

STOPIEŃ 4.

Zaprezentuj wizję.

Lider musi podjąć znaczące wysiłki w zakresie komunikacji i dialogu, aby przyciągnąć uwagę pracowników. Obejmuje to korzystanie ze wszystkich dostępnych kanałów: spotkań, biuletynów, notatek, nieformalnych dyskusji itp.

Pytania, które należy zadać: Czy cel jest jasny dla wszystkich? Czy każdy wie, jak proces zmiany wpływa na jego pracę? Czy lider wie, jak jego występ będzie ceniony?

STOPIEŃ 5. Usuń bariery dla zmian. Lider musi zapewnić to, że najważniejsze przeszkody zostaną usunięte, aby zespoły mogły przeprowadzić pracę nad zmianą. Pytania, które należy zadać: Jakie są największe bariery dla zespołów, aby pomyślnie zakończyć pracę nad zmianami? Kto wokół mnie będzie wykazywał opór? Z jakiego powodu?

STOPIEŃ 6. Wykaż krótkoterminowe wyniki. Aby utrzymać mobilizację wszystkich w odniesieniu do zmian, konieczne jest skupienie się na osiągnięciu widocznych wyników pośrednich. Czas od sześciu do dziesięciu miesięcy to maksimum, aby pokazać pierwsze namacalne wyniki.

Pytania, które należy zadać: Jakie są krótkoterminowe wyniki, które należy przekazać? Jak, kiedy i komu je przekazać? Czy sposób, w jaki je komunikuję, zachęca do wysiłków moich współpracowników?

STOPIEŃ 7.

Oprzyj się na wczesnych wynikach w celu przyspieszenia zmian. Wczesne wyniki często wskazują na potrzebę dalszych zmian. Pytania, które należy zadać: Czy są potrzebne jakieś inne zmiany? Co można zrobić, aby utrzymać tempo zmian?

STOPIEŃ 8. Osadzanie nowych praktyk w kulturze firmy. Aby dokonać trwałej zmiany, trzeba osadzić nowe praktyki w kulturze firmy. Ale ta ewolucja może nastąpić tylko na końcu programu zmian: nowe wartości mogą zostać ustanowione tylko wtedy, gdy opierają się na nowych sposobach działania, z udowodnionym sukcesem. Pytania, które należy sobie zadać: Co zrobić, aby nie wrócić do starych nawyków?

Zakomunikuj

Informacja o zmianie powinna być prosta i jasna. Dobrze sprawdza się tu technika 5W (ang. What? Who?

Żaden pojedynczy lider, bez względu na to, jak błyskotliwy, nie gromadzi zasobów potrzebnych do wprowadzania zmian. Dlatego konieczne jest utworzenie koalicji, która połączy wszystkie niezbędne talenty: władzę, wiedzę, przywództwo i wiarygodność.

When? Where? Why?):

1. Co? (ang. What?) – czyli o jakiej zmianie mówimy?

2. Kto? (ang. Who?) – czyli kogo dotyczy ta zmiana?

3. Gdzie? (ang. Where?) – gdzie zostanie wprowadzona ta zmiana?

4. Kiedy? (ang. When?) – kiedy zmiana zostanie wprowadzona?

5. Dlaczego (ang. Why?) – dlaczego zmiana zostanie wprowadzona? Co ta zmiana przyniesie firmie? Jak pracownicy będą mogli skorzystać z tej zmiany?

6. Warto dodać też dodatkowy element: jak?

• W jaki sposób ta zmiana zostanie wprowadzona?

• W jaki sposób pracownicy będą wspierani w radzeniu sobie z tymi wyzwaniami?

• Czego konkretnie oczekuje się od każdej osoby?

• Jak wybrać priorytety w pracy (priorytety 1., 2., 3. i dlaczego)? Tak skonstruowana informacja może być przekazana zarówno ustnie, jak i pisemnie.

Zrozum swoich pracowników i rozmawiaj z nimi

Każda osoba inaczej może reagować na zmianę. Elementem wspólnym wszystkich osób w sytuacji zmiany jest przechodzenie przez kolejne etapy zgodnie ze schematem reakcji na zmiany według Elizabeth Kübler-Ross: zaprzeczenie, złość, targowanie się, depresja i akceptacja. Niektórzy przejdą przez nie szybciej, inni – wolniej. Czasami możecie ob -