Organização
Escola Secundária de Avelar Brotero
Sector em análise:
Biblioteca Escolar
Análise efectuada por:
José Alberto Moreno, professor bibliotecário
Data de realização:
10 de Dezembro de 2010
Análise SWOT S – W – Forças – Fraquezas / Strengths – Weaknesses O –T – Oportunidades – Ameaças / Opportunities – Threats
Caracterização e objectivos da ferramenta: - Esta ferramenta/relatório baseia-se nos conceitos de Análise SWOT com extensões que a permitem objectivar e quantificar. - A análise SWOT é uma ferramenta de planificação estratégica utilizada para avaliar as Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças que envolvem um projecto ou uma tomada de decisão. - É um elemento de análise da situação que envolve a actuação da instituição, quer em termos internos quer externos. - A situação da instituição é analisada pelo relacionamento de dois vectores: Forças-Fraquezas (S-W) resultantes de uma análise da envolvente interna e - Oportunidades-Ameaças (O-T) resultante de uma análise da envolvente externa. - Constitui um auxiliar na estruturação de um plano estratégico de acordo com o perfil SWOT o que será obtido pela construção de um SWOT Matrix. - Pode ser utilizado para análise de parceiros/concorrentes - Será realizada no início do ano escolar pelo coordenador da biblioteca escolar. Metodologia Esta ferramenta/relatório baseia-se nos conceitos de Análise SWOT com extensões que a permitem objectivar e quantificar. 1. Começa-se por decidir quais os principais vectores da análise SWOT a serem aplicados ao grupo de instituições com actuação similar. 2. Depois explicitam-se as lógicas e razões que balizam cada vector assim seleccionado. 3. Para cada vector da análise, escolhe-se um factor de ponderação, ou seja, a sua importância no conjunto. O total dos pesos SW e OT deve ser 100%. 4. Com base nos vectores anteriores, aplicando a lógica escolhida, avalia-se cada valor para a instituição a analisar. 5. A escala a utilizar será de 0=nulo a 10=total. 6. Esta ferramenta fornece dois valores que são a relação entre as Forças e as Fraquezas e a relação entre as Oportunidades e as Ameaças. 7. A ferramenta situa a instituição em análise num Mapa de Posicionamento SWOT. O quadrante em que a instituição se encontra identifica a situação geral. 8. Será realizada no início do ano escolar pelo coordenador da biblioteca escolar. 9. Devem existir outras ferramentas para avaliação externa e autoavaliação. 10. Os parâmetros de ponderação dos vectores SWOT devem estar de acordo com os parâmetros das restantes ferramentas de avaliação
FACTORES (Entre parênteses, indica-se o valor atribuído a cada indicador, num total de 10 para cada área) ANÁLISE INTERNA ANÁLISE EXTERNA Recursos físicos (15%) Recursos financeiros (15%) (1) Área (2) Orçamento próprio (2) Equipamento Verbas: (1) Mobiliário (2) RBE (2) Zonas funcionais (2) PNL (1) Localização (2) Outros protocolos / outros projectos (1) Instalações (2) Donativos / Mecenas (1) Segurança Enquadramento institucional (20%) (1) Acesso à internet (sem fios, por cabo) (2) Apoio do órgão de gestão da escola Recursos documentais (20%) (2) Representação nas estruturas e órgãos pedagógicos (1) Adequação às necessidades (2) Integração no PCA, no PEA, no PAA e no RI e nos projectos da (1) Renovação escola e do agrupamento (1) Diversidade de suportes (2) Integração na RBE (1) Tratamento documental: Registo, Classificação, (2) Carreira de PB na Administração Pública Cotação Parcerias institucionais (20%) (1) Tratamento documental: Indexação (2) SABE (1) Informatização do catálogo (1,5) Catálogo concelhio (1) OPAC (1,5) Empréstimo interbibliotecário (1) Empréstimo domiciliário (2) Centros de Formação (1) Empréstimo em sala de aula (0,5) Autarquia e Junta de Frequesia (1) Política de Desenvolvimento de Colecção (1,5) Formação interna / interacção com PTE Recursos humanos (20%) (0,5) Instituições de Solidariedade Social Equipa (0,5) Instituições Desportivas, recreativas e culturais (1) nº de elementos Cultura pedagógica (30%) (1) horas (4) Trabalho colaborativo (1) estabilidade (2) Articulação curricular (1) perfil (2) Aprendizagem baseada em recursos (1) formação (2) Competências TIC dos docentes (1) diversidade de formação base Comunidade educativa (15%) (2) Liderança do coordenador (3) Cultura de participação dos encarregados de educação (2) Relações interpessoais (1) Uso das TIC pelos E.E Gestão (25%) (4) Cultura de utilização da biblioteca (2) Articulação PAB com PAE, PEA e restantes PA (2) Uso das TIC e ferramentas Web pela comunidade escolar (1) Sistema de auto-avaliação (1) Plano de acção (1) Marketing da BE/Difusão da informação (1) Regimento (1) Manual de procedimentos (1) Horário de atendimento (1) Verbas geradas pela BE (1) Relatório de execução financeira Serviços (20%) (1) Apoio ao utilizador (1) Guia do utilizador (2) Apoio curricular (2) Formação para as literacias (2) Promoção da leitura (2) Produção de materiais ESAB / BE / SWOT / p.2
Factores Internos –POSITIVO Área Equipamento Mobiliário Localização Instalações Segurança Acesso à Internet Zonas funcionais Adequação às necessidades Renovação Tratamento documental (cat./class/cotaç) Empréstimo domiciliário Empréstimos em sala de aula Equipa: nº de elementos Liderança do coordenador Relações interpessoais Articulação PA/PAE/PE/PCE/PCT Plano de Acção Marketing da BE / Difusão da Informação Horário de Atendimento Apoio ao utilizador Guia do utilizador Promoção da leitura Produção de materiais Factores Externos – POSITIVO Outros protocolos/projectos Apoio do órgão de gestão Representação nas estruturas / órgãos pedagógicos Integração no PCA / PEA / PAA / RI / Projectos Integração na RBE Carreira de PB SABE Centros de Formação Trabalho colaborativo Articulação curricular Cultura de utilização da biblioteca
Factores Internos – NEGATIVO Diversidade de suportes Tratamento documental (índexação) Informatização do catálogo OPAC PDC Equipa: nº de horas Equipa: estabilidade Equipa: diversidade de formação base Equipa (perfil) Equipa: formação Sistema de autoavaliação Regimento Manual de Procedimentos Verbas geradas pela BE Relatório de execução financeira Apoio curricular Formação para as literacias
Factores Externos – NEGATIVO Orçamento próprio Verbas RBE Verbas PNL Donativos/Mecenas Catálogo concelhio Empréstimo inter-bibliotecário Autarquia e Junta de Freguesia Formação interna/ interacção com o PTE IPSS Instituições desportivas, recreativas e culturais Aprendizagem baseada em recursos Competências TIC dos docentes Cultura de participação dos EE Uso das TIC pelos E.E. Uso das TIC e ferramentas Web pela comunidade escolar
ESAB / BE / SWOT / p.3
#
Vantagens
Descrição Forças
1 2 3
Área Equipamento Mobiliário
4
Localização
5
Instalações
6
Segurança
7
Acesso à Internet
8
Zonas funcionais
9
Adequação às necessidades
10
Renovação
11 12 13 14 15
Tratamento documental (cat/class/cotaç) Empréstimo domiciliário Empréstimo em sala de aula Equipa (nº de elementos) Liderança do coordenador
16 17 18 19
Relações interpessoais Articulação PA/PAE/PE/PCE/PCT Plano de Acção Marketing da BE / Difusão da informação
20
Horário de Atendimento
21
Apoio ao utilizador / formação para as literacias
22 23
Guia do utilizador Promoção da leitura
24
Produção de materiais
A área está adequada para os utilizadores e os serviços. 16 computadores fornecidos pelo PTE, mais 6 em uso. Uniforme, suficiente, de muito boa qualidade, respeitando as orientações da RBE No núcleo central da escola, acessível, a partir dos dois blocos de aulas, da direcção e dos restantes serviços. O único aspecto negativo, não superável, são as grandes distâncias perorridas, dada a dimensão da escola. Boas condições de salubridade, ventilação e luminosidade. Boas condições acústicas e infraestruturada para novas tecnologias. Aquecimento central Plano de emergência adequado, diferentes acessos e portas de emergência. Sinalizadores de incêndio. Caixas de acesso a internet em todos os pavimentos. Os computadores estão todos ligados à Internet. Rede wireless em todo o espaço. Bem definidas. Regulamentadas, contemplando todas as valências. Os recursos não existem em extensão, mas são equilibradamente adequados às necessidades. Foi definida uma estratégia de renovação, bem apoiada pela direcção e pela escola. As 3 fases de tratamento documental encontram-se concluídas Praticado favoravelmente Praticado favoravelmente Suficiente Progressivamente reconhecido e respeitado pela comunidade educativa. Pró-activo na promoção da BE. Promoção de planos colaborativos com a comunidade Integração do PA da BE com os restantes documentos Proposto no presente ano lectivo, para um período de 3 anos. Plano em elaboração. Início de difusão por blogue e definição de newsletter. Contínuo, contempla os diferentes períodos do dia e os utentes na sua plenitude. Em desenvolvimento. Definidos planos colaborativos com alguns docentes. Articulação com o mGabinete do Aluno, Área de Projecto. Existente, eficiente e com boa qualidade gráfica Concurso Nacional de Leitura em desenvolvimento pela primeira vez. Concurso de Poesia. Reforço da literatura. Painéis de promoção de leitura. Produção de materiais na área da literacia da informação, ética da informação e área gráfica.
ESAB / BE / SWOT / p.4
Valor 1 2 1 1
1
1 1
2 1 1 1 1 1 1 2 2 2 1 1 1 1
1 2
2
1
Diversidade de suportes
2 3 4 5
Tratamento documental (indexação) Informatização do catálogo OPAC Política de desenvolvimento de colecção
6
Equipa (nº de horas)
7
Equipa (estabilidade)
8
Equipa (diversidade de formação base)
9 10 11
Equipa (perfil) Equipa (formação) Sistema de autoavaliação
12 13 14 15 16
Regimento Manual de Procedimentos Verbas geradas pela BE Relatório de execução financeira Apoio curricular
17
Formação para as literacias
Fraquezas Carência de recursos electrónicos em diferentes suportes. Necessidade de selecção e avaliação de recursos electrónicos em linha Pratica de falsa indexação, seguindo o assunto principal da CDU 75% informatizado. Não existe catálogo online Não existe uma Política de Desenvolvimento de Colecção e um Plano de Actuação. Há 2 elementos da equipa com 2 blocos de 90 m cada, para além do PB, Os restantes 4 elementos, apresentam 1 tempo semanal de 45 m. Os seus elementos têm variado anualmente, o mesmo sucedendo com os PB/coordenadores da BE. Desadequada, os departamentos não se encontram todos representados. Não está de acordo com as necessidades da escola Nenhum elemento da equipa base possui formação creditada Em desenvolvimento no presente ano lectivo, não foi anteriormente desenvolvido. Existente mas a necessitar de revisão Inexistente, embora em elaboração pela RBC. Inexistentes Inexistente Apesar de algumas experiências de sucesso, a necessitar de forte investimento em programas colaborativos, Insuficiente ou quase.
1
1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2
Oportunidades 1 2
Outros protocolos/projectos Apoio do órgão de gestão
3 4 5 6 7
Representação nas estruturas /órgãos pedagógicos Integração no PCA/ PEA / PAA / RI / Projectos Integração na RBE Carreira de PB SABE
8 9
Centro de Formação Trabalho colaborativo
10
Articulação Curricular
11
Cultura de utilização da BE
Verbas da escola para reforço do fundo documental Tem havido o reconhecimento do valor da BE na escola e do trabalho do PB Coordenador como elemento do CP BE plenamente referenciada nos documentos estratégicos Integrada na RBE desde 2003 Em institucionalização Reuniões periódicas. Partilha de acções e apoio semanal no tratamento documental. Partilha de documentação. Formação TIC dos docentes Reforço progressivo de práticas colaborativas com a comunidade escolar e com as instituições da RedeCsal A escola encontra-se bem organizada em termos de articulação pedagógica, com quem se articula. A BE é muito frequentada pelos alunos, professores e funcionários não docentes.
ESAB / BE / SWOT / p.5
2 2 2 2 2 2 2 2 4 2 3
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Orçamento próprio Verbas RBE Verbas PNL Donativos / Mecenas Catálogo concelhio Empréstimo inter-bibliotecário Autarquia /Junta de freguesia Formação interna/Interacção com o PTE IPSS Instituições desportivas, recreativas e culturais Aprendizagem baseada em recursos
12
Competências TIC dos docentes
13
Cultura de participação dos Encarregados de Educação
14
Uso das TIC pelos EE
15
Uso das TIC e ferramentas Web pela comunidade escolar
Ameaças A definir. Inexistentes, mesmo no processo de requalificação Inexistentes, não contemplada. Inexistentes Inexistente. Inexistente. Pouca expressão de relações de cooperação Pouco expressiva. Reduzida expressão de relações de cooperação Reduzida expressão de relações de cooperação Quase inexistente, pela tradição do uso central do manual escolar. Em crescimento, mas pouco aplicadas no processo de ensino-aprendizagem. Escassa presença online e pouco uso de ferramentas Web 2.0. EE pouco interessados na vida da BE, apesar de avanços no seu interesse e participação na cultura da escola Pouco relevante, embora seja uma realidade pouco conhecida. Situação mediana, pouco expressiva, a implementar.
ESAB / BE / SWOT / p.6
2 2 2 2 1,5 1,5 0,5 0,5 0,5 0,5 3 2
4
1 3
Análise SWOT - Vector Forças/Fraquezas VECTORES DE ANÁLISE 1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
RECUSOS FÍSICOS GESTÃO RECURSOS DOCUMENTAIS SERVIÇOS RECURSOS HUMANOS
Peso relativo
Valor para a ESAB (Escala de 0=Nulo a 10=Total)
15% 25% 20% 20% 20% 100%
10 5 5 6 5
Análise SWOT – Vector Oportunidades/Ameaças Valor para a ESAB Peso Àrea/Secção em análise (Escala de 0=Ameaça a relativo 10=Oportunidade) RECURSOS FINANCEIROS 15% 2 INSTITUCIONAL 20% 10 PARCERIAS 20% 4 CULTURA PEDAGÓGICA 30% 6 COMUNIDADE EDUCATIVA 15% 4 100%
ESAB / BE / SWOT / p.7
Valorização 1,50 1,25 1,00 1,20 1,00
5,95
Valorização 0,30 2,00 0,80 1,80 0,60
5,50