A jour mars 2011
1. Présentation de Google docs 2. L'accès à Google Docs 3. Créer ses documents 3.1 La création 3.2 L'enregistrement 3.3 L'historique du document 3.4 Créer un formulaire
4. Gérer & organiser ses documents 5. Importer des Documents 6. Partager et publier ses documents 7. Exporter ses documents 8. La particularité du copier/coller
1. Présentation de Google docs Google Docs (ou Google Documents) est une suite bureautique en ligne basée sur la technologie du « Cloud Computing*» et permet de créer et collaborer sur des documents, tableurs, ou présentations. Le système Google Docs est accessible de n’importe PC ayant un accès internet, via un simple navigateur (CHROME, Mozilla Firefox, Internet Explorer...). Outre les fonctions classiques d'une suite bureautique telle que celle de Microsoft (Office) ou OpenOffice, Google Docs offre en plus une solution inégalée à ce jour de partage collaboratif en temps réel des documents, le tout dans une suite bureautique 100% gratuite (pour le moment...). En s'affranchissant de son PC et de sa boîte email (indispensable pour envoyer votre dernière prose à vos collègues), Google, via son Google Docs, devient un acteur majeur des suites bureautique.
* Le Cloud computing est un concept qui consiste à déporter sur des serveurs distants des traitements informatiques traditionnellement localisés sur un serveur local ou sur le poste de l'utilisateur, ainsi que la gestion au quotidien de des fichiers en résultant.
1. Présentation de Google docs Que contient Google Documents ? - Un tableur en ligne qui permet aux utilisateurs de créer, modifier, partager et manipuler des feuilles de calcul grâce à une interface WYSIWYG, comme un tableur logiciel classique mais dans un simple navigateur web. - Une nouvelle fonctionnalité associée au tableur : la création de formulaires. - Un traitement de texte : contenant toutes les principales fonctions de ce genre d'outils. - Une logiciel de présentation, concurrent direct de Power Point ou Impress, fonctionnant par la création de diapositives successives, et, comme ses ainés, l'affichage d'un diaporama pour la présentation du document. - Un logiciel de dessin : minimaliste, il s'apparente à PAINT de Microsoft. - Un module d'importation de documents existant, permettant de convertir les formats les plus connus (Excel, Word, …) en format Google Docs
2. L'accès à Google Docs Pour accéder à Google docs, il faut se rendre sur le site de Google, puis accéder au services supplémentaires. Une fois sur le site www.google.fr, www.google.fr dans le menu en haut de la page google, il faut cliquer sur plus... plus ...puis sur Documents. Documents
Comme pour la plupart des services de Google, Google Documents nécessite d'être connecté à un compte utilisateur. Connectons nous avec les identifiants suivants: Email: monemail Mot de passe: monmotdepasse puis Connexion. Connexion
Une fois connecté, Google Documents s'ouvre sur la page d'accueil du compte :
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(1) Bouton de création d'un nouveau document (7) (2) Bouton d'importation de documents existant sur PC (3) Zone de présentation des collections de documents Une collection correspond en fait à un dossier regroupant divers documents de touts types (tableur, présentation...) (4) Liste des fichiers de la collection ouverte chaque lien présenté dans cette zone correspond à un fichier de la collection ouverte (ici accueil). Un simple clic sur le lien ouvre le fichier concerné dans un nouvel onglet. (5) Zone d'aperçu du dernier document ouvert (6) Zone d'organisation de sa collection de documents (7) Zone de partage des documents
3. Créer ses documents 3.1 La création Le principe est le même pour tout les éléments de google docs : tableur, présentation, traitement de texte et dessin. Pour créer un nouveau fichier, cliquez sur le bouton CREER UN ELEMENT. Une liste déroulante s'ouvre vous proposant tous les types de document existants.
Une fois votre type de document choisi, Google Docs va créé un nouvel onglet contenant à la fois la partie programme (le tableur, le traitement de texte...) et la partie document vierge à partir duquel vous pourrez travailler.
Créons notre première feuille de calcul... Pour cela, cliquez sur créer UN DOCUMENT, puis sur FEUILLE DE CALCUL
En réaction, Google Docs ouvre un nouvel onglet
Vous retrouvez le menu et les barres d'outils d'un tableur...
Ainsi que votre feuille de calcul...
...qui, par défaut, n'est pas enregistrée...
Pour terminer la création de notre feuille de calcul, nous allons lui attribuer un nom. Pour cela cliquez sur le menu FICHIER, puis sur le sous-menu RENOMMER.
En réaction, Google docs affiche cette boîte de dialogue
Il nous suffit de renommer la feuille et de cliquer sur OK
Notre onglet s'appelle maintenant TEST...
et sont état est passé automatiquement à Enregistré.
3.2 L'enregistrement de vos documents De ce point de vu, Google Doc à une particularité : il va enregistrer automatiquement votre documents à un intervalle régulier de quelques...secondes... après chaque modifications. Du coup, la fréquence de ces enregistrements à un avantage majeur, c'est que je peux laisser en plan mon travail sur le document, et ne pas me soucier de savoir si j'ai oublié de l'enregistrer ou non... Google fera le travail à ma place. L'inconvénient du système, c'est que parfois, on ne souhaite pas enregistrer son travail... Mais la encore, Google à penser à tout...
3.3 L'historique du document Il s'agit sans doutes d'une des fonctions majeure du système. Dans le cas énoncé ci dessus, elle permettra de revenir en arrière très simplement dans le document. Mais sa véritable utilité concerne le partage du document entre plusieurs utilisateurs Notez que jamais auparavant, un fonctionnalité si puissante n'a été proposé gratuitement par un éditeur.
Pour accéder à cette fonction, toujours à partir de notre exemple de feuille de calcul, cliquez sur le menu FICHIER, puis sur le sous-menu HISTORIQUE DES REVISIONS En réaction, vous verrez apparaître à droite une fenêtre contenant l'historique du document
En cliquant sur l'une des révisions proposées, Google Docs vous affiche à l'écran la partie du document concernée, et vous propose de restaurer cette révision c'est à dire de supprimer les modifications qui ont été apportées au document à ce moment précis.
Dans le cas de documents partagés entre plusieurs utilisateurs, ici Neptua et Bibneptune, Google Docs permettra de revenir sur les modifications effectuées par chaque utilisateur... L'antériorité des modifications ainsi proposée est considérable, et permet de revenir très loin en arrière.
Notez toutefois que seul les utilisateurs ayant un droit de modification peuvent accéder à cette fonction (voir chapitre 6)
3.4 Créer un formulaire Google Docs nous apporte une nouvelle fonctionnalité très appréciable, qui vous permet désormais de publier des sondages, inscription en ligne ou tout autre type de questionnaire et de récolter les résultats directement dans votre feuille de calcul Google Docs. Pour cela, cliquez sur Créer un élément, puis sur Formulaire La page de construction du formulaire s'ouvre dans un nouvel onglet qui va vous permettre de construire votre formulaire en ajoutant divers éléments, comme des questions, des questions à choix multiple, des listes déroulantes... Vous pourrez ensuite très simplement soit, envoyer ce formulaire à une liste de contacts emails, soit, via un lien fournis par Google Docs, mettre à disposition ce formulaire sur votre site internet ou sur votre Blog. La consultation des réponses ouvrira automatiquement une feuille de calcul avec les réponses formulés. Vous pourrez à tout moment, via cette feuille de calcul, modifier votre formulaire. Les inscriptions aux ateliers de L'ECM sont créées par cet outil.
La zone en jaune représente un élément du formulaire. Vous pouvez rajouter des éléments (liste déroulante, case à cocher, questions...) en utilisant ce bouton
A tout moment, vous pouvez obtenir l'aperçu de votre formulaire en cliquant sur ce lien
Vous pouvez envoyer ce formulaire à une liste de destinataires et consulter les réponses reçues
Les boutons d'édition permettent de dupliquer, éditer ou supprimer un élément
4. Gérer & organiser ses documents Google Docs offre une solution de gestion de document qui se rapproche dans son utilisation de l'explorateur Windows. Il vous permet de créer des collections, sorte de dossiers dans lequel vous pourrez classer vos documents. Encore une fois, la création d'une collection se fait à partir du bouton CREER UN ELEMENT.
Une fois vos collections créées, vous pouvez classer vos fichiers avec un simple glisser/déplacer
Vous pouvez mettre aussi vos fichier à la corbeille, Pour cela cliquez sur le fichier avec le bouton droit de la souris, et choisissez le sous menu « Déplacer vers la corbeille »
5. Importer des Documents L'une des fonctions très pertinente de Google Docs est l'importation des types de fichiers Les plus connus. - Word, Open Office, StarOffice, HTML, et RTF pour le traitement de texte - Fichiers Excel et OpenDocuments et CSV pour les tableurs - et les fichiers PDF
Il suffit pour cela d'indiquer vos fichiers à télécharger via le lien « Sélectionnez les fichiers à importer »
Vous pouvez ainsi importer plusieurs fichiers en même temps, en choisissant leur Collection de destination & leur niveau de partage. Notez les limitations de taille des fichiers à importer : - 1 Mo pour les documents de type traitement de texte - 20 Mo pour les documents de type tableur - 2 Mo pour les images et les fichiers PDF. L'espace total dont dispose chaque compte Google est de 1Go (1024 Mo). Cet espace peut être encore augmenter moyennant un abonnement aux services 0.5$ par mois pour 20 Go d'espace disponible : autant dire que Google met la barre très haut du point de vu du prix de revient par Gigaoctets...
6. Partager ses documents Les options de partage de fichier se trouvent sur la gauche De l'écran, et indique la situation du fichier sélectionné. L'exemple ci-contre indique un fichier partagé entre 3 comptes utilisateurs différents ayant chacun des droits de modification. Pour modifier ces droits, il suffit de cliquer sur votre fichier, puis sur « Actions » puis « Partager », et enfin « Paramètres de partage »
La fenêtre de partage s'ouvre, et vous permet de modifier le partage Ce lien permet un accès instantané au document partagé, Il vous suffit de le copier, et de le diffuser aux personnes que vous souhaitez inviter à partager ce document. Cette zone vous indique les noms des comptes Google ayant actuellement accès, et le type d'accès autorisé Vous pouvez très facilement rajouter un compte en saisissant une adresse email ou le nom du compte à partager
Vous pouvez définir les options de visibilités de votre fichier : - Public : votre fichier se trouvera dans l'index global des résultats de recherche de Google. Tout Internaute, ou qu'il soit, peut y accéder sans autorisations. Il s'agit donc d'une option à manipuler avec précaution...
- Les utilisateurs disposant du lien : c'est vous qui décidez qui accède au fichier. Ce Dernier ne figure pas dans les recherches de Google. - Privé : Vous décider des autorisations de chacun (voir page précédente) Ces paramètres de partage peuvent être attribués par fichier, ou par collection. Dans le cas d'une collection, tous les fichiers de cette dernières auront du coup les mêmes attributs de partage.
L'une des distinction à bien comprendre : un compte Utilisateur Google ne représente pas forcément un seul utilisateur. Vous pouvez, via un compte, vous connecter sur le même documents sur plusieurs ordinateurs à la fois. Il n'est donc pas toujours pertinent d'attribuer un compte par utilisateur. Toutefois, si vous souhaitez utiliser à fond la technique de l'historique, il dans ce cas pertinent d'attribuer un compte à chaque utilisateur.
Publier ses documents 2 possibilités : 1. Google propose de mettre en ligne un document avec une adresse spécifique que vous pouvez transmettre : le document est visible de tout le monde Pour cela, cliquer sur la flèche à droite du bouton « Partager » en haut à droite. Il est possible d'envoyer directement ce document par mail, mais il est possible aussi de « publier/incorporer sur le web».
Publier ses documents
Google génère une adresse automatique avec une taille d'affichage que l'on peut modifier. Il n'y a rien à faire à part donner l'adresse à qui veut 2. Nous pouvons aussi copier-coller le lien qui apparaît sur note site internet dans un article Que l'on veut mettre en ligne
7. Exporter ses documents Si Google Docs vous permet d'importer vos documents, il permet aussi très simplement d'effectuer l'opération inverse avec la fonction « Télécharger ». Vous la trouverez en cliquant sur votre fichier à exporter avec le bouton droit de la souris, ou directement dans votre document, via le menu « Fichier ».
Il ne vous reste qu'à choisir le format de conversion souhaité, et, une fois le traitement terminé, Google vous proposera de télécharger le fichier converti. Les formats d'export gérés par le systèmes sont les mêmes que pour l'importation vue précédemment
8. En conclusion Google propose une suite bureautique qui, sous ses aspects austère, se révèle extrêmement puissante, même si l'on est encore loin du panel de fonctions d'un Excel ou d'un Word (que nous n'utilisons pas au quotidien, d'ailleurs). L'aspect collaboratif le destine vraisemblablement aujourd'hui à un usage en entreprise plus qu'individuel, et saura convaincre même les plus réfractaires au partage de documents. Rappelons qu'aujourd'hui, Google Docs est TOTALEMENT GRATUIT... Pour combien de temps encore ? De plus, cette suite bureautique évolue à une vitesse stupéfiante. De nouvelles fonctionnalités apparaissent régulièrement. Le Cloud Computing, fer de lance du développement actuel de Google, nous permet de nous affranchir de la puissance de nos PC, des mises à jour de logiciels, et de la gestion au quotidien de nos documents (sauvegarde, organisation...).
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