SEMINÁRIO DISTRITAL SOBRE DESENVOLVIMENTO DO QUADRO SOCIAL Guia para Líderes Inclui CD-ROM
242-PT—(309)
Esta é a edição de 2009 do Guia para Líderes do Seminário Distrital sobre Desenvolvimento do Quadro Social (242-PT), para ser usada nos seminários de 2009-10, 2010-11 e 2011-12. As informações aqui contidas são baseadas nos estatutos prescritos para o Rotary Club, no regimento interno recomendado para o clube, nos estatutos e no regimento interno do RI e no código normativo do Rotary, os quais devem ser consultados se necessitar de dados mais detalhados. Alterações a esses documentos que venham a ser efetuadas pelo conselho de legislação ou conselho diretor do RI após a impressão do manual revogam as normas aqui dispostas. Este guia foi elaborado pela divisão de capacitação de líderes do Rotary International. Dúvidas ou comentários devem ser direcionados a: Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 EUA E-mail: leadership.training@rotary.org Telefone: +1-847-866-3000 Fax: +1-847-866-9446
Conteúdo
Planejamento e Organização Propósito do seminário Logística Agenda Preparação dos líderes de treinamento Como utilizar este guia Como utilizar o roteiro das sessões Avaliação
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Sessões Sessão plenária de abertura Sessão 1: Plano para desenvolvimento do quadro social Sessão 2: Imagem pública e quadro social Mesas-redondas A: Ex-participantes de programas B: Orientação continuada C: Diversidade do quadro social D: Orientação de novos sócios E: Gerações mais jovens F: Projetos de prestação de serviços G: Apadrinhamento de novos clubes Sessão plenária de encerramento
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O capítulo Planejamento e Organização destina-se ao organizador da reunião e além de fornecer informações logísticas, inclui instruções para utilização do guia que devem ser copiadas e distribuídas aos líderes de treinamento. O capítulo sobre as sessões inclui dois roteiros e perguntas para as sete mesas-redondas, os quais devem ser distribuídos aos respectivos líderes de treinamento.
Planejamento e Organização
O Guia para Líderes do Seminário Distrital sobre Desenvolvimento do Quadro Social (242-PT) fornece as informações necessárias à realização do treinamento de acordo com as diretrizes estipuladas pelo conselho diretor. Este material é produzido em nove idiomas e enviado a todos os distritos rotários. Além da versão impressa, o guia encontra-se disponível no CD-ROM anexo, o qual contém também slides ilustrativos que podem ser adaptados às características de cada distrito e usados em projeção multimídia ou impressão em cores. Se necessitar mais informações sobre treinamento e logística, consulte o Manual do Instrutor Distrital (246-PT), e se tiver dúvidas sobre como desenvolver o quadro social, contate o coordenador regional do quadro social do RI.
Propósito do seminário É preciso que o quadro social do Rotary International aumente continuamente para que possamos atender à crescente necessidade mundial de serviços voluntários e garantir a existência de nossos clubes. O propósito do seminário distrital do quadro social é preparar líderes entrantes de clube e distrito para contribuir aos esforços de aumento e retenção do número de sócios. O seminário suplementa os trabalhos da assembleia distrital, durante a qual os líderes entrantes de clube aprendem sobre suas responsabilidades, estabelecimento de metas e formação e fortalecimento de equipe.
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O seminário distrital sobre desenvolvimento do quadro social deve tratar de dificuldades enfrentadas pelos distritos no que se refere a: • Importância do desenvolvimento do quadro social • Retenção de sócios • Recrutamento de novos sócios • Fundação de novos clubes • Recursos
Logística O conselho diretor do RI recomenda que o seminário tenha meio dia ou um dia de duração e seja realizado imediatamente após a assembleia distrital, em abril ou maio.
Participantes O seminário deve incluir: • Participantes −− Presidentes eleitos de clube −− Integrantes entrantes da comissão de desenvolvimento do quadro social do clube −− Integrantes entrantes das comissões distritais de: Expansão Relações públicas Fundação Rotária Programas −− Governadores assistentes −− Governador indicado −− Ex-participantes de programas do RI e da Fundação Rotária −− Todos os rotarianos interessados • Governador eleito (responsável pela programação geral) • Integrantes da comissão distrital de capacitação (responsáveis pelo aconselhamento sobre aspectos ligados ao treinamento) • Integrantes entrantes da comissão distrital de desenvolvimento do quadro social (responsável pelo planejamento e execução do seminário) • Líderes de treinamento (responsáveis por facilitar os grupos de discussão) −− Coordenadores regionais do quadro social do RI (RRIMCs) −− Ex-governadores de distrito −− Outros rotarianos experientes, como presidentes de comissão distrital de relações públicas, da Fundação Rotária e de programas, coordenador regional da Fundação Rotária e coordenador de ex-participantes de programas da Fundação
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Incentivo à participação A participação no seminário distrital é voluntária, ficando a critério dos distritos decidir se querem promover o encontro a todos os interessados ou entre aqueles rotarianos que desempenham funções de liderança relacionadas a desenvolvimento do quadro social. Considere estas dicas: Divulgação do evento • Certifique-se de que o conteúdo do seminário atende às necessidades dos participantes e aos interesses dos rotarianos no distrito. • Divulgue a programação para que os rotarianos saibam o que devem esperar e compreendam como o evento os beneficiará. • Realize o seminário em data e local convenientes. Convite aberto a diferentes participantes • Dê destaque ao fato de que o evento será paralelo à assembleia distrital. • Divulgue materiais promocionais, inclusive informações de contato, no site do distrito. • Inclua na carta mensal do governador informações sobre o seminário. • Inclua no formulário de inscrição para a assembleia distrital um campo para inscrição no seminário. Convite para participantes-alvo • Elabore uma lista de participantes potenciais. Peça a governadores assistentes e presidentes eleitos de clube que forneçam os nomes dos sócios que estarão envolvidos com o desenvolvimento do quadro social no ano seguinte. • Envie cartas-convite e os materiais de inscrição a esses rotarianos com pelo menos dois meses de antecedência. Envie lembretes quando o seminário estiver se aproximando. • Peça aos governadores assistentes que deem continuidade com telefonemas ou e-mails.
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Exemplo de agenda para o seminário Este guia foi elaborado para abordar os assuntos incluídos na agenda a seguir em um período de quatro horas e meia.
Início
Término
Sugestão de duração 30 min 30 min 90 min
30 min 30 min
30 min 30 min
Item do programa Inscrição Sessão plenária de abertura Sessão 1 Plano para desenvolvimento do quadro social Sessão 2 Imagem pública e quadro social Mesas-redondas Ex-participantes de programas Orientação continuada Diversidade do quadro social Orientação de novos sócios Gerações mais jovens Projetos de prestação de serviços Apadrinhamento de novos clubes Mesas-redondas Mesmos tópicos Sessão plenária de encerramento
Adapte esta agenda de modo a atender às necessidades do distrito e incluir intervalos, refeições e outros detalhes, conforme apropriado. Caso novos tópicos sejam adicionados, elabore roteiros que ajudem os líderes de treinamento a conduzir as respectivas sessões. Ao programar a agenda de treinamento, considere as sugestões a seguir: • Desperte o interesse pelos tópicos citando exemplos específicos ao distrito. • Utilize técnicas de treinamento apropriadas à cultural local. • Aumente o interesse pela programação usando formatos variados, inclusive painéis de discussão, apresentações audiovisuais e atividades em grupos (veja “Atividades interativas” na página 7). • Use as fontes disponíveis de informações regionais e distritais, como: −− Seção Sócios do site www.rotary.org, a qual inclui recursos, melhores práticas e dados estatísticos distritais, regionais e mundiais. −− Relatórios sobre o quadro social divulgados na seção Acesso ao Portal do site www.rotary.org. −− Suplementos regionais contidos no Guia para Desenvolvimento do Quadro Social (417-PT). −− Resultados de pesquisas de clube e distrito. −− Coordenadores regionais do quadro social do RI (RRIMCs). 4
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Preparação dos líderes de treinamento Os líderes de treinamento selecionados para facilitar as discussões costumam ter diferentes níveis de conhecimento. O treinamento padronizado visa garantir uniformidade no desempenho de suas funções. Se possível, o instrutor distrital deve conduzir esse treinamento pelo menos duas semanas antes do seminário distrital sobre desenvolvimento do quadro social. O enfoque deve ser em ensinar técnicas de facilitação e dar oportunidade para que os instrutores possam praticar liderando uma das sessões. Veja mais informações no capítulo 3 do Manual de Capacitação Distrital (246-PT). Forneça aos líderes de treinamento os seguintes materiais: Antes do seminário • Como utilizar este guia (página 5) • Guias das sessões que irão facilitar • Cópia da agenda do seminário Durante o seminário • Slides e folhas-tarefa para as sessões que irão facilitar • Flipchart e marcadores de texto, se for o caso
Como utilizar este guia Este guia oferece aos líderes de treinamento instruções sobre como abordar os tópicos recomendados pelo conselho diretor do RI. Ele não trata de assuntos regionais nem tenta substituir a ampla experiência rotária e pessoal dos facilitadores. Os líderes de treinamento têm a liberdade de adaptar as sessões de acordo com seus conhecimentos para oferecer um programa relevante aos clubes do distrito. A versão eletrônica do guia, inclusive os slides, está disponível para ajudar na adaptação do conteúdo à região. Antes de usar os slides, coloque o número de seu distrito e introduza as modificações que julgar apropriadas. Considere adicionar fotos de atividades e projetos distritais ou informações sobre questões regionais constantes da seção Sócios do site www.rotary.org. Este guia contém três tipos de sessões: 1. As sessões plenárias incluem discursos e apresentações audiovisuais para transmitir informações inspiradoras e motivacionais aos participantes. 2. Os grupos de discussão, com 15 a 25 participantes cada, são moderados por líderes de treinamento que utilizam perguntas para incentivar debates. Este método motiva a troca de conhecimentos e experiências e o aprendizado com colegas. Os líderes de treinamento devem ser flexíveis e garantir o bom ritmo das discussões, certificando-se ao mesmo tempo de que o tópico em questão seja devidamente abordado. Para mais informações sobre discussões facilitadas, consulte o Manual do Instrutor Distrital (246-PT). S E M INÁR IO DIS T R ITAL S OB R E DE S EN V O LV I M EN TO D O Q U A D R O S O C I A L — G uia para Lí deres
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3. As discussões em mesa-redonda, com menos de 10 participantes, são conversas informais sobre assuntos específicos. Este formato permite que os integrantes do grupo escolham o que querem discutir e incentiva a participação de todos. Forneça uma folha com perguntas relacionadas ao tópico, inclusive referentes ao distrito. Neste tipo de debate, os líderes de treinamento servem mais como recurso do que facilitadores.
Como utilizar o roteiro das sessões Questões para discussão Exemplos de perguntas que os líderes de treinamento podem apresentar aos participantes com o intuito de incentivar debate sobre determinado assunto.
Pontos-chave São declarações concisas que ajudam os líderes de treinamento a enfatizar os conceitos mais importantes que devem ser transmitidos aos participantes, Recomenda-se que os líderes apresentem os pontos-chave em suas próprias palavras.
Lembretes ao instrutor Contêm informações, dicas e instruções para ajudar os líderes de treinamento a facilitar os debates.
Avisos sobre slides Indicam quando um slide deve ser projetado para dar início a uma sessão ou listar pontos-chave. Os slides encontram-se no CD-ROM que acompanha esta publicação e também estão disponíveis para download no site www.rotary.org, podendo ser modificados para atender às necessidades do distrito.
Avisos sobre folhas-tarefa O texto contém avisos para indicar aos líderes de treinamento quando fizerem referência às folhas-tarefa relativas à sessão, as quais colocadas como anexo no fim de cada sessão. Cópias destas devem ser distribuídas aos participantes no início da sessão.
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Atividades interativas Os líderes de treinamento podem decidir incorporar atividades interativas com o propósito de manter o interesse do grupo na sessão. Este método permite que os participantes expressem suas idéias e vejam como aplicar na prática o que aprenderam. O equilíbrio entre discussões facilitadas e interação maximizará a retenção do que está sendo apresentado. Exemplos de atividades: • Conhecer os colegas Os participantes falam sobre si próprios e a respeito de um tópico prédeterminado para que possam se conhecer e ao mesmo tempo iniciar discussões sobre o assunto programado para a sessão. Esta metodologia promove participação e propicia um ambiente de aprendizado mais informal. • Discussão com parceiro Cada participante analisa independentemente determinada questão, a discute com um parceiro e depois, se houver tempo, compartilha suas idéias com o grupo inteiro. Este método garante que todos os participantes tenham a oportunidade de expor suas opiniões. • Eleição Em uma lista de tópicos escritos no flipchart, os participantes assinalam uma ou duas opções de sua preferência. Este método permite acessar rapidamente as principais necessidades e preocupações dos participantes. • Pequenos grupos Os participantes são divididos em pequenos grupos para possibilitar melhor diálogo e interação durante a sessão. A formação dos grupos pode ser aleatória ou ter base em interesses comuns, como hobbies, devendo cada grupo ser composto por três a cinco pessoas. • Dramatização Participantes atuam em papéis específicos para demonstrar determinada idéia ou situação. Este método funciona melhor com pequenos grupos, nos quais as pessoas não se sentem tão inibidas. • Atividade de encerramento No final da sessão, participantes escolhem um dos itens que aprenderam e definem que ação irão tomar em função de tal item. Este método faz com que os participantes reflitam sobre o que aprenderam e sobre o que irão fazer para colocar as idéias em prática.
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Avaliação A avaliação permite aos organizadores do encontro identificar os pontos fracos e fortes do seminário e aprimorar futuros treinamentos. Certifique-se de alocar tempo suficiente para que todos possam preencher o questionário. Um exemplo de avaliação encontra-se nas páginas 9-10 e pode ser adaptado às circunstâncias locais. Os líderes de treinamento devem avaliar o conteúdo e a logística do treinamento que receberam antes do seminário e a eficácia deste em prepará-los para o desempenho de suas funções no seminário distrital do quadro social. O exemplo do formulário de avaliação nas páginas 11-12 deve ser usado pelos líderes de treinamento após a condução das sessões para avaliar tanto o treinamento que receberam quanto aquele que acabaram de ministrar no seminário. Adapte o formulário conforme considerar necessário. Os resultados da avaliação devem ser compartilhados com o governador eleito, o governador indicado e o sucessor do presidente da comissão distrital de desenvolvimento do quadro social. As informações coletadas são para uso exclusivo do distrito.
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Exemplo — Avaliação do seminário pelos participantes Agradecemos o preenchimento deste formulário. Sua opinião é vital para avaliarmos os métodos de treinamento utilizados e contribuirá ao aprimoramento dos próximos seminários.
Dados do participante Queira assinalar o cargo que estará desempenhando no próximo ano rotário. Presidente de clube
Secretário de clube
Membro do conselho diretor do clube
Presidente de comissão de clube
Membro de comissão de clube
Governador assistente
Membro de comissão distrital
Presidente de comissão distrital
Outro
Programação Avalie seu conhecimento sobre os tópicos a seguir:
TÓPICO
ANTES DO SEMINÁRIO
Nenhum conhecimento
Algum conhecimento
DEPOIS DO SEMINÁRIO
Vasto conhecimento
Nenhum conhecimento
Algum conhecimento
Vasto conhecimento
Concordo até certo ponto
Discordo até certo ponto
Discordo
Não se aplica
Retenção de sócios Recrutamento de sócios Ferramentas de avaliação do clube Imagem pública Tendências do desenvolvimento do quadro social nos distritos Planejamento para o próximo ano Outro: Forneça sua opinião sobre as seguintes afirmações:
Concordo As apresentações das sessões plenárias foram inspiradoras. Os líderes de treinamento foram eficazes na facilitação dos grupos de discussão. Um número adequado de métodos de ensino foi usado durante o seminário. Os slides apresentados contribuíram para o aprendizado. Os tópicos discutidos em grupo foram relevantes para o meu papel de líder. Consegui obter idéias práticas dos grupos de discussão.
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Logística Forneça sua opinião sobre as seguintes afirmações:
Concordo
Concordo até certo ponto
Discordo até certo ponto
Discordo
Recebi a notificação sobre o seminário com devida antecedência. Recebi as informações necessárias no kit de inscrição. A data do seminário foi conveniente. O local do seminário foi conveniente. Relacione os tópicos que deveriam ter sido incluídos no seminário.
Comentários e sugestões adicionais:
Gostaria de obter mais informações sobre:
Nome (opcional): Nome do clube (opcional): Informações de contato (opcional): Agradecemos sua colaboração.
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Não se aplica
Exemplo — Avaliação do seminário pelo líder de treinamento Seus comentários sobre o treinamento que recebeu, o programa do seminário distrital sobre desenvolvimento do quadro social e os materiais de treinamento são de imenso valor e nos ajudarão a aprimorar o evento no próximo ano. Agradecemos sua participação no seminário e o preenchimento deste questionário. Forneça sua opinião sobre as seguintes afirmações:
Concordo
Concordo até certo ponto
Discordo até certo ponto
Discordo
Não se aplica
O tempo dedicado à preparação dos líderes de treinamento foi adequado. Tive tempo suficiente para prepararme para o seminário distrital sobre desenvolvimento do quadro social. Os materiais do Guia para Líderes do Seminário Distrital sobre Desenvolvimento do Quadro Social eram de fácil utilização. O tempo dedicado a cada sessão do seminário foi adequado. Relacione os tópicos aos quais não foi dedicado tempo suficiente:
Nas sessões em que fui o facilitador, os participantes estavam bem preparados para discutir os tópicos. Os assuntos tratados nas sessões foram suficientemente discutidos. Os roteiros das sessões foram ferramentas eficazes nos grupos de discussão. Os participantes das sessões em que fui facilitador entenderam os materiais apresentados. Os participantes fizeram perguntas sobre assuntos que não foram abordados nos roteiros das sessões. O aspecto e formato dos materiais de treinamento incentivaram a participação. Os slides apresentados facilitaram o aprendizado. As folhas-tarefa facilitaram o aprendizado. S E M INÁR IO DIS T R ITAL S OB R E DE S EN V O LV I M EN TO D O Q U A D R O S O C I A L — G uia para Lí deres
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Forneça sua opinião sobre as seguintes afirmações:
Concordo
Concordo até certo ponto
Discordo até certo ponto
Discordo
Não se aplica
O tamanho das salas dos grupos de discussão foi adequado. A data do seminário foi conveniente. O local do seminário foi conveniente. Relacione os tópicos que deveriam ter sido incluídos no seminário.
Como o seminário distrital sobre desenvolvimento do quadro social poderia ser aperfeiçoado?
Comentários adicionais:
Agradecemos sua colaboração.
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Sessão plenária de abertura (30 minutos)
A sessão plenária de abertura define o tom do seminário e é a primeira oportunidade de os governadores eleitos se dirigirem aos participantes. Os discursos devem ser motivadores, inspiradores e transmitir as seguintes informações básicas:
Materiais Projete os slides 1 a 3
Bem-vindos ao Seminário do Distrito XXXX sobre Desenvolvimento do Quadro Social Seminário do distrito XXXX | 1 1
Metas distritais para desenvolvimento do quadro social • Liste as metas do distrito para o próximo ano
Seminário do distrito XXXX | 2
Propósito Slide 1 • Explique porque o seminário é excelente oportunidade de discutir dificuldades para desenvolver o quadro social enfrentadas por clubes e distritos e como definir estratégias para superá-las. • Explique como o desenvolvimento do quadro social do distrito contribuirá ao aumento da prestação de serviços e ao companheirismo nos Rotary Clubs e distritos e no RI.
Metas do distrito Slide 2 • Destaque as metas do distrito relacionadas à retenção de sócios, recrutamento de novos sócios e fundação de clubes. • Apresente os líderes distritais (governadores assistentes e presidentes entrantes da comissão distrital de desenvolvimento do quadro social, de expansão e de relações públicas) que oferecerão apoio aos clubes em seus esforços de desenvolvimento do quadro social.
S ess ã o plenária de abertura
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Tendências do desenvolvimento do quadro social • Liste as tendências no distrito, região e mundo. (Veja dados estatísticos em www.rotary.org.)
Seminário do distrito XXXX | 3
Tendências do desenvolvimento do quadro social Slide 3 • Forneça dados estatísticos sobre os clubes (tamanho, número de homens e mulheres, faixa etária dos sócios e tempo de afiliação) referentes ao mundo rotário em geral, às regiões e aos distritos. Dados estão disponíveis na seção Sócios no site www.rotary.org. • Relacione as dificuldades referentes ao desenvolvimento do quadro social enfrentadas no distrito e esclareça como os líderes distritais ajudarão os clubes a superá-las.
Logística • Apresente a agenda do seminário, inclusive os horários de intervalos e refeições. • Esclareça detalhes logísticos relacionados aos grupos de discussão e às mesas-redondas.
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S essão plenária de abertura
OBSERVAÇõES
Sessão 1: Plano para desenvolvimento do quadro social ( 9 0 minutos)
Objetivos Esta sessão visa preparar os participantes para: 1. Compreender o uso de ferramentas de avaliação do clube. 2. Elaborar um plano preliminar para desenvolvimento do quadro social.
Roteiro da sessão Boas-vindas e objetivos 5 minutos Ferramentas de Avaliação do Clube 60 minutos Plano para o próximo ano 20 minutos Revisão 5 minutos
Materiais Slides
Materiais informativos
4. Título da sessão 5. Objetivos 6. Meta do Rotary Club de Harbor Town 7. Dados demográficos 8. Objetivos
1. Resumo 2. Levantamento de classificações do Rotary Club de Harbor Town 3. Levantamento da Diversidade do Quadro Social 4. Levantamento de 25 Minutos sobre o Quadro Social 5. Análise sobre o nível de satisfação dos sócios 6. Plano para desenvolvimento do quadro social
S ess ã o 1: Plano para desenvolvimento do quadro social
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OBSERVAÇõES Lembretes ao instrutor • Para informações adicionais sobre como facilitar esta sessão, consulte “Como utilizar o roteiro das sessões”. • O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Queira modificá-lo de acordo com a sua audiência, inserindo sempre que possível exemplos relacionados ao seu distrito. • Ao ver o símbolo interativa.
, considere desenvolver uma atividade
• Informações e publicações rotárias atualizadas podem ser encontradas em www.rotary.org. O Guia para Desenvolvimento do Quadro Social (417-PT) e as Ferramentas para Avaliação do Clube (somente na web) são os recursos principais do RI para desenvolvimento do quadro social. Se considerar útil, distribua cópias dessas duas publicações aos participantes.
Boas-vindas e objetivos Projete o slide 4 Título da sessão 1 Lembretes ao instrutor • Diferentes clubes abordam a questão de recrutamento de diferentes maneiras. Se os recursos desta sessão não forem apropriados ou não atenderem às necessidades dos clubes do distrito, procure adaptá-los de modo a torná-los mais relevantes ou use outros materiais pertinentes. • Utilize dados estatísticos disponíveis no Acesso ao Portal e em www.rotary.org. • Apresente-se aos participantes e explique sua função como facilitador.
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S essão 1 : P lano para desenvolvimento do quadro social
(5 minutos) das
às
Sessão 1: Plano para desenvolvimento do quadro social Seminário do distrito XXXX | 4 1
OBSERVAÇõES • Informe as regras que o grupo deverá seguir para que as discussões sejam eficazes, tais como evitar interrupções quando um participante estiver falando, ouvir de bom grado a todos os comentários e evitar o uso de telefones celulares. • Peça aos participantes que consultem o resumo da sessão (folha-tarefa 1) e sugira que façam anotações. • Considere começar a sessão com uma atividade interativa relacionada ao tópico em questão. • Analise os objetivos da sessão com os participantes.
Projete o slide 5 Objetivos
Objetivos
Peça aos participantes que consultem a folha-tarefa 1 Resumo da sessão 1: Plano para desenvolvimento do quadro social
• Compreender o uso de ferramentas de avaliação do clube • Elaborar um plano preliminar para desenvolvimento do quadro social
Seminário do distrito XXXX | 5 2
Pontos-chave • Em preparação ao seminário de treinamento de presidentes eleitos de clube e à assembleia distrital, líderes de clube e distrito devem esboçar as metas de desenvolvimento do quadro social de seus clubes usando as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs. • Para que possam aumentar o número de sócios, clubes e distritos precisam recrutar novos sócios e reter os atuais.
S ess ã o 1: Plano para desenvolvimento do quadro social
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OBSERVAÇõES
Ferramentas de Avaliação do Clube
(60 minutos) das
às
Lembretes ao instrutor • Informe aos participantes que eles ajudarão o Rotary Club de Harbor Town a determinar como alcançar a meta de aumento de 20% do quadro social, que atualmente conta com 50 sócios. • Explique que para atingir este porcentual, o clube deverá recrutar 10 novos sócios e evitar toda e qualquer baixa, ou recrutar 15, com base no fato de que todo ano em torno de cinco sócios deixam o clube.
Projete o slide 6 Meta do Rotary Club de Harbor Town
Como o Rotary Club de Harbor Town planeja alcançar sua meta?
Meta do Rotary Club de Harbor Town • 60 sócios até 30 de junho • 50 sócios atualmente • 5 sócios saem todo ano
Seminário do distrito XXXX | 6
Pontos-chave • No Guia para Desenvolvimento do Quadro Social e no suplemento que o acompanha, Ferramentas de Avaliação Clube, o RI oferece recursos e sugestões de atividades para ajudar os clubes a identificar sócios potenciais e incentivar a participação dos sócios atuais. • Para que possam desenvolver estratégias de recrutamento e se tornar mais dinâmicos, os clubes devem compreender a demografia do quadro social atual e identificar sócios novos pertencentes a grupos que não estão representados.
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S essão 1 : P lano para desenvolvimento do quadro social
OBSERVAÇõES Lembretes ao instrutor • Dê 10 minutos para a realização desta atividade. • Peça aos participantes que formem grupos de quatro a seis integrantes para preencher a folha-tarefa usando a lista de classificações e suas próprias comunidades como referência. • Registre no flipchart as três principais classificações que cada grupo sugeriu.
Peça aos participantes que consultem a folha-tarefa 2 Levantamento de classificações do Rotary Club de Harbor Town
Que classificações o Rotary Club de Harbor Town deveria preencher? Como o clube deveria contatar pessoas de tais grupos de profissionais de modo a identificar sócios potenciais? Ponto-chave • A diversificação do quadro social em termos de profissão, faixa etária, sexo, etnia e religião oferece ao clube mais habilidades, contatos comunitários e interesses.
S ess ã o 1: Plano para desenvolvimento do quadro social
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OBSERVAÇõES Lembretes ao instrutor • Dê 10 minutos para a realização desta atividade. • Explique que embora os participantes saibam as profissões que devem ser enfocadas pelo Rotary Club de Harbor Town, eles precisam identificar outros grupos demográficos a ser considerados durante o recrutamento de novos sócios. • Peça aos participantes que se dividam em grupos de quatro ou seis para preencher a folha-tarefa usando as informações demográficas fornecidas. • Anote no flipchart o perfil demográfico de sócios potenciais para o Rotary Club de Harbor Town.
Projete o slide 7 Dados demográficos Peça aos participantes que consultem a folha-tarefa 3 Levantamento da Diversidade do Quadro Social
Além de profissões, que outras características demográficas o Rotary Club de Harbor Town deveria considerar em seus esforços para identificar sócios potenciais? Como o clube poderia contatar pessoas dos grupos demográficos que não estão devidamente representados no quadro social?
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S essão 1 : P lano para desenvolvimento do quadro social
Dados demográficos Rotary Club de Harbor Town
Profissionais da comunidade
Média de idade
65
45
Sexo
85% homens 15% mulheres
50% homens 50% mulheres
Etnia
90% europeus 10% latino-americanos
60% europeus 30% africanos 20% latino-americanos
Religião
50% católicos 50% protestantes
40% católicos 30% protestantes 20% muçulmanos 10% outras
Seminário do distrito XXXX | 7
OBSERVAÇõES
Pontos-chave • O Levantamento de 25 Minutos sobre o Quadro Social ajuda os clubes a criar uma relação de sócios potenciais. • Além disso, este recurso conscientiza os sócios de que eles interagem diariamente com rotarianos potenciais.
Peça aos participantes que consultem a folha-tarefa 4 Levantamento de 25 Minutos sobre o Quadro Social
Quando seria uma boa ocasião para pedir aos sócios que preencham o questionário para levantamento? Como o seu clube mantém os sócios interessados e envolvidos? Como o seu clube retém os sócios que estão pensando em deixar o clube por questões financeiras? Ou por pressão no trabalho? Ou devido a circunstâncias familiares? Como o seu clube identifica os motivos pelos quais os sócios pedem baixa?
S ess ã o 1: Plano para desenvolvimento do quadro social
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OBSERVAÇõES
Ponto-chave • As Ferramentas para Avaliação do Clube incluem diversos recursos que ajudam a determinar que tipo de sócio tende a pedir baixa e porque, tais como: –– O Modelo de Retenção de Sócios pode ser usado quando se quer determinar o número de sócios que deixaram o clube em certo período de tempo. –– O Perfil de Baixa de Sócios indica o período de tempo em que os sócios permaneceram ligados ao clube antes de dar baixa. Ao informar-se sobre tais tendências, os clubes podem adaptar suas estratégias de retenção de sócios. –– O Questionário de Baixa de Sócio ajuda a determinar as razões pelas quais os sócios saem do clube e auxilia, consequentemente, o estabelecimento de estratégias de retenção. –– O Questionário de Satisfação do Sócio assiste na identificação de razões pelas quais os sócios atuais poderiam vir a dar baixa e sugere atividades que ajudem a mantê-los no clube.
Lembretes ao instrutor • Dê 10 minutos para a realização desta atividade. • Peça aos participantes que se dividam em grupos de quatro ou seis para preencher a folha-tarefa.
Peça aos participantes que consultem a folha-tarefa 5 Análise sobre o nível de satisfação dos sócios
O que o clube pode fazer para reter seus sócios?
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S essão 1 : P lano para desenvolvimento do quadro social
OBSERVAÇõES
Pontos-chave • Pode ser conveniente fundar um novo Rotary Club quando sócios potenciais não puderem ingressar no clube existente ou quando os sócios atuais estiverem saindo porque o horário das reuniões não lhes é conveniente. • Os Rotary Clubs geralmente se reúnem no café-da-manhã, almoço ou jantar e, às vezes, os encontros são conduzidos sem nenhuma refeição. • Os rotarianos que perceberem que a comunidade pode ser favorecida com um novo Rotary Club devem notificar o governador de distrito. • Os clubes, por sua vez, que puderem contribuir para o dinamismo de um novo clube, são incentivados a apadrinhá-lo.
S ess ã o 1: Plano para desenvolvimento do quadro social
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OBSERVAÇõES
Plano para o próximo ano
(20 minutos) das
Lembretes ao instrutor • Dê 15 minutos para a realização desta atividade. • Explique aos participantes que eles se dedicarão a esboçar as metas de desenvolvimento do quadro social de seus próprios clubes, bem como as estratégias para alcançá-las. • Peça que trabalhem independentemente ou com sócios do mesmo clube.
Peça aos participantes que consultem a folha-tarefa 6 Plano para desenvolvimento do quadro social
Qual será a primeira medida de seu plano estratégico para desenvolvimento do quadro social? Qual será a medida mais importante de seu plano estratégico para desenvolvimento do quadro social?
24
S essão 1 : P lano para desenvolvimento do quadro social
às
OBSERVAÇõES
Revisão
(5 minutos) das
às
Lembretes ao instrutor • Cheque os objetivos para certificar-se de que todos os tópicos foram devidamente abordados. Responda às perguntas apresentadas pelos participantes. • Usando a folha de resumo, peça aos participantes para compartilhar algo que tenham aprendido e uma medida que implementarão como resultado desta sessão. Informe-os se deverão se dirigir à pessoa ao lado ou ao grupo inteiro. • Agradeça aos participantes.
Projete o slide 8 Objetivos
Objetivos
Peça aos participantes que consultem a folha-tarefa 1 Resumo da sessão 1
• Compreender o uso de ferramentas de avaliação do clube • Elaborar um plano preliminar para desenvolvimento do quadro social
Seminário do distrito XXXX | 8 2
Encerramento
S ess ã o 1: Plano para desenvolvimento do quadro social
25
Folha-tarefa 1: Resumo da sessão 1
OBSERVAÇõES
Observações
Plano para desenvolvimento do quadro social Aprendi...
Irei...
26
S essão 1 : P lano para desenvolvimento do quadro social
Contatos
Folha-tarefa 2: Levantamento de classificaçõesOBSERVAÇõES do Rotary Club de Harbor Town Preencha esta folha para ajudar o Rotary Club de Harbor Town a analisar seu levantamento de classificações. Responda às perguntas com base nos dados demográficos da sua própria comunidade. (Observação: Este exercício foi retirado das Ferramentas de Avaliação do Clube que se encontram em www.rotary.org.)
Levantamento de classificações do Rotary Club de Harbor Town Classificações representadas atualmente Contabilidade Seguro de automóvel
Porcentual do quadro social atual 8 8
Completa? Não Não
Construção
6
Não
Manufatura de roupa
10
Sim
Venda de roupas
10
Sim
Advocacia comercial
4
Não
Consultoria
10
Sim
Advocacia empresarial 10
Sim
Classificações representadas atualmente Cirurgia odontológica Ex-participantes de programas da Fundação Saúde pública Optometria Tecnologia de internet Marketing Cirurgia médica Banco comercial
Porcentual do quadro social atual 6 2
Completa? Não Não
2
Não
2
Não
4
Não
10
Sim
8
Não
1. Que classificações existentes na comunidade não estão devidamente representadas neste clube?
2. Algum empreendimento do ano passado teve impacto significativo na economia local?
3. As classificações preenchidas no quadro social atual do clube refletem a demografia dos negócios locais? O que pode ser feito para que as classificações representem melhor a comunidade?
4. Quais são as 10 classificações que poderiam ser adicionadas à lista atual? Faça um círculo ao redor das três classificações que acha que o clube deveria enfocar primeiramente.
S ess ã o 1: Plano para desenvolvimento do quadro social
27
Folha-tarefa 3: Levantamento da Diversidade OBSERVAÇõES do Quadro Social Preencha esta folha para ajudar o Rotary Club de Harbor Town a analisar seu quadro social. Use como base os dados demográficos fornecidos. (Observação: Este exercício foi retirado das Ferramentas de Avaliação do Clube que se encontram em www.rotary.org.) Use esta lista de verificação para identificar as características do Rotary Club de Harbor Town que correspondem ao perfil demográfico dos profissionais da comunidade. Não Sim Não sei As idades dos sócios do clube refletem as faixas etárias dos profissionais da comunidade. A composição do clube no que se refere ao número de homens e mulheres é representativa da comunidade profissional local. As religiões presentes na comunidade estão devidamente representadas no quadro social do clube. Os sócios do clube refletem a diversidade étnica da comunidade. As classificações profissionais refletem a população de empresários e profissionais da comunidade. O clube é diversificado. O clube precisa continuar seus esforços para aumentar a diversidade de seu quadro social. Em que grupos o clube deve enfocar para fazer com que seu quadro social inclua as profissões existentes na comunidade?
Como o clube pode contatar os profissionais destes grupos demográficos?
28
S essão 1 : P lano para desenvolvimento do quadro social
Folha-tarefa 4:deLevantamento de 25Sócios Minutos sobre o Levantamento 25 Minutos sobre em Potencial OBSERVAÇõES Quadro Social Seu nome
Data
Seu telefone Seu e-mail Considere colegas de trabalho, líderes comunitários e conhecidos que possam se qualificar como rotarianos potenciais: Seus vizinhos: 1. Sexo masculino
Profissão
2. Sexo feminino
Profissão
3. Sexo masculino
Profissão
4. Sexo feminino
Profissão
Seu supervisor imediato (se aplicável): 5.
Cargo
Outros profissionais de sua empresa: 6.
Cargo
Líderes comunitários que demonstram dedicação à prestação de serviços: 7.
Profissão
8.
Profissão
Ex-participantes de programas do RI ou da Fundação Rotária com quem mantém contato: 9.
Profissão
Colegas em associações profissionais: 10.
Profissão
11.
Profissão
Ferramentas de Avaliação do Clube 21 S ess ã o 1: Plano para desenvolvimento do quadro social
29
OBSERVAÇõES
Outros conhecidos: 12. Médico 13. Dentista 14. Consultor financeiro 15. Líder religioso 16. Advogado 17. Consultor de negócios 18. Contador 19. Veterinário 20. Consultor de informática 21. Ger. de relações públicas 22. Empresário 23. Exec. de organiz. sem fins lucrat 24. Diretor de escola 25. Outro
Conhecido não mencionado acima com quem teve contato profissional na última semana: 26. Nome
Profissão
Conhecido não mencionado acima com quem teve contato profissional no último mês: 27. Nome
Profissão
28. Nome
Profissão
Conhecido com quem trabalhou em serviço voluntário, seja em atividade rotária ou não-rotária: 29. Nome
Profissão
30. Nome
Profissão
S essão 1 : P lano 3022 Rotary International
para desenvolvimento do quadro social
Folha-tarefa 5: Análise sobre o nível de satisfação dos OBSERVAÇõES sócios Após analisar os dados a seguir, preencha esta folha para ajudar o Rotary Club de Harbor Town a avaliar o nível de satisfação dos sócios. (Observação: Este exercício foi retirado das Ferramentas de Avaliação do Clube que se encontram em www.rotary.org.)
Dados do Questionário de Satisfação do Sócio • 85% dos sócios sentem-se bem-vindos no clube. Entre os 15% que não se sentem bem-vindos, 75% indicaram que os outros sócios não tentam interagir com eles e 50% declararam que se sentem isolados devido à sua faixa etária ou sexo. • 65% dos sócios sentem-se à vontade para compartilhar suas opiniões com os líderes do clube. As razões mais comuns citadas por aqueles que não se sentem à vontade são: os líderes estão sempre ocupados e alguns sócios acham que são muito novos no clube para dirigir-se a eles. • 50% dos sócios participaram de um projeto do clube. Dos que participaram, 90% tomaram a iniciativa de se oferecer para fazer parte do projeto. • Verificou-se que 80% dos sócios indicaram estar satisfeitos ou muito satisfeitos com sua participação nas atividades do clube. As principais razões mencionadas por aqueles que não estão satisfeitos são: falta de projetos de boa qualidade, falta de apoio dos outros sócios e falta de conhecimento. Os sócios indicaram que estavam envolvidos ou queriam envolver-se nas seguintes atividades: Participando atualmente (%)
Gostaria de participar (%)
Desenvolvimento do quadro social 25
10
Projetos locais
55
40
Projetos internacionais de prestação de serviços
5
40
Relações públicas de clube
20
10
Arrecadação de fundos
25
20
Fundação Rotária
10
30
Atividades de companheirismo
35
10
Análise Com base nos resultados do levantamento, o que pode ser concluído sobre os costumes do clube?
S ess ã o 1: Plano para desenvolvimento do quadro social
31
Qual é a principal medida a ser tomada pelo Rotary Club de Harbor Town para que mais sócios se envolvam nas atividades do clube?
OBSERVAÇõES
Como o clube deve determinar a que projetos dar continuidade? Quem deve estar envolvido no processo de decisão?
Que tipos de projetos o clube deve planejar para o próximo ano?
Que atividades de companheirismo devem ser implementadas?
32
S essão 1 : P lano para desenvolvimento do quadro social
Folha-tarefa 6: Plano para desenvolvimento do quadro social OBSERVAÇõES Ao elaborar o plano para desenvolvimento do quadro social do seu clube, consulte a comissão distrital de desenvolvimento do quadro social, o Guia para Desenvolvimento do Quadro Social (417-PT) e as Ferramentas de Avaliação do Clube (www.rotary.org). Plano para desenvolvimento do quadro social do Rotary Club de Meta para o ano rotário de 20
-
:
sócios até 30 de junho (
% de aumento)
Média anual de sócios que deixam o clube: A meta de retenção é diminuir a média anual de baixa para
sócios.
Para alcançar a meta e compensar a perda de sócios, o clube deve recrutar
novos sócios.
Estratégia de recrutamento Escolha as ferramentas de avaliação que serão usadas pelo clube para determinar os tipos de pessoas que deverão ser recrutadas. Indique o mês em que a avaliação será feita e a comissão ou pessoa que estará encarregada desta tarefa.
Ferramenta Levantamento das Classificações
Prazo final
Indivíduo/grupo responsável
Levantamento da Diversidade do Quadro Social Levantamento de 25 Minutos sobre o Quadro Social Diretrizes para Aumentar a Eficácia do Rotary Club Outro: Outro:
Estratégia de retenção Escolha as ferramentas de avaliação que serão usadas pelo clube para determinar como manter o interesse dos sócios nas atividades. Indique o mês em que a avaliação será feita e a comissão ou pessoa que estará encarregada da tarefa.
Ferramenta Modelo de Retenção*
Prazo final
Indivíduo/grupo responsável
Perfil de Baixa de Sócios* Questionário de Satisfação do Sócio Questionário de Baixa de Sócio Diretrizes para Aumentar a Eficácia do Rotary Club Proposta de clube novo para o governador Outro: Outro: *Essas ferramentas requerem os dados do quadro social do clube, os quais estão disponíveis através do Acesso ao Portal em www.rotary.org. S ess ã o 1: Plano para desenvolvimento do quadro social
33
Responsabilidades dos sócios do clube
OBSERVAÇõES
Que responsabilidades terão os sócios no que se refere ao desenvolvimento do quadro social do clube? (Assinale todos os itens aplicáveis.) Identificar sócios potenciais Assumir responsabilidade semanal ou fazer parte de comissão de clube Participar de um projeto de prestação de serviços Participar de um evento de confraternização Outro: Outro: Como as responsabilidades serão comunicadas aos sócios? (Assinale todos os itens aplicáveis.) Reunião semanal Boletim semanal Website do clube Orientação de novos sócios Outro: Outro:
Responsabilidades da comissão de desenvolvimento do quadro social Analise as responsabilidades da comissão de desenvolvimento do quadro social que seguem abaixo e adicione aquelas específicas a seu clube. • Estabelecer as metas da comissão voltadas ao alcance das metas do clube. • Orientar os sócios a respeito da importância de recrutar e reter rotarianos qualificados. • Conduzir levantamentos de classificações para assegurar a diversidade profissional do clube. • Conduzir avaliações sobre o clube para garantir a eficácia das iniciativas de desenvolvimento do quadro social. • Se apropriado, desenvolver um plano de ação que permita ao clube apadrinhar a fundação de um novo Rotary Club no distrito. • Outro: • Outro:
Medidas futuras
34
S essão 1 : P lano para desenvolvimento do quadro social
OBSERVAÇõES
Sessão 2: Imagem pública e quadro social ( 3 0 minutos)
Objetivos Esta sessão visa preparar os participantes para: 1. Compreender o papel das relações públicas no recrutamento e retenção de sócios. 2. Identificar as melhores práticas para aprimoramento da imagem pública do clube.
Roteiro da sessão Objetivos 5 minutos Relações públicas para o clube 20 minutos Revisão 5 minutos
Materiais Slides 9. Título da sessão 2 10. Objetivos 11. Relações públicas bem-sucedidas: Rotary Club de Celaya, Guanajuato, México 12. Relações públicas bem-sucedidas: Rotary Club de Gwangju-East, Gwangju, Coreia 13. Relações públicas bem-sucedidas: Rotary Club de Antigua, Antigua e Barbuda 14. Relações públicas bem-sucedidas: Rotary Club de Kawaguchi/Hatogaya Bunan, Saitama, Japão
15. Relações públicas bem-sucedidas: Distrito 7510, EUA 16. Relações públicas bem-sucedidas: Distrito 5100, EUA 17. Objetivos
Materiais informativos 7. Resumo da sessão 2 8. Melhores práticas de relações públicas
S ess ã o 2: I magem p ú blica e quadro social
35
OBSERVAÇõES Lembretes ao instrutor • Para obter informações adicionais sobre como facilitar esta sessão, bem como uma lista de atividades interativas, consulte a seção “Como utilizar o roteiro das sessões”. • O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais, queira modificá-lo de acordo com a sua audiência, inserindo sempre que possível exemplos relacionados ao distrito. • Ao ver o símbolo interativa.
, considere desenvolver uma atividade
• Para informações atualizadas, acesse www.rotary.org.
Objetivos Projete o slide 9 Título da sessão 2 Lembretes ao instrutor • Analise os objetivos da sessão com os participantes.
(5 minutos) das
às
Sessão 2: Imagem pública e o quadro social
Seminário do distrito XXXX | 9 3
• Chame atenção à folha de resumo e incentive os participantes a usá-la no decorrer da sessão.
Projete o slide 10 Objetivos Peça aos participantes que consultem a folha-tarefa 7 Resumo da sessão 2
Objetivos • Compreender o papel das relações públicas no recrutamento e retenção de sócios • Identificar as melhores práticas para aprimoramento da imagem pública do clube
Seminário do distrito XXXX | 10 4
36
S essão 2 : Imagem p ública e quadro social
OBSERVAÇõES
Relações públicas para o clube
(20 minutos) das
às
Pontos-chave • Práticas de relações públicas podem ser usadas para informar o público sobre o que o Rotary é e faz. Para Rotary Clubs, isto significa compartilhar seu trabalho com a comunidade. • Relações públicas resultam em uma imagem positiva dos clubes, o que por sua vez aumenta o interesse de sócios potenciais e de voluntários e contribui para que os rotarianos tenham orgulho de pertencer ao clube. • Quando o trabalho de clubes e distritos é divulgado adequadamente pelos meios locais de comunicação, o Rotary International recebe um número maior de formulários de sócios potenciais interessados em conhecer a organização.
Algum de vocês poderia dar um exemplo de como campanhas de relações públicas aumentam o interesse do público pelo clube? Algum de vocês poderia explicar como campanhas de relações públicas contribuem para que os sócios sintam-se orgulhosos de pertencer ao clube?
S ess ã o 2: I magem p ú blica e quadro social
37
OBSERVAÇõES
Projete os slides 11 a 16 Relações públicas bem-sucedidas
Rotary Club de Celaya, Guanajuato, México
Pontos-chave • O Rotary Club de Celaya, Guanajuato, México, colocou outdoors em um estádio local e nos arredores da cidade. • O Rotary Club de Gwangju-East, Gwangju, Coreia, utilizou outdoors nas principais estações de trem da cidade para promover projetos hídricos. • O Rotary Club de Antígua, Antígua e Barbuda, usou dois outdoors para promover o aniversário do Rotary. O primeiro ministro Baldwin Spencer participou da cerimônia de inauguração dos anúncios, a qual recebeu cobertura da mídia.
Seminário do distrito XXXX | 11
Rotary Club de Gwangju-East, Gwangju, Coreia
Seminário do distrito XXXX | 12
Rotary Club de Antigua, Antígua e Barbuda
Foto cortesia do Rotary Clklub de Antigua
• O Rotary Club de Kawaguchi/Hatogaya Bunan, Saitama, Japão, instalou um outdoor eletrônico em área comercial de Tóquio. O anúncio mostra uma criança recebendo a vacina da pólio e destaca o emblema do Rotary. Seminário do distrito XXXX | 13
• O Distrito 7510, EUA, divulgou em seu website um vídeo com anúncio de utilidade pública. Rotary Club de Kawaguchi/Hatogaya Bunan, Saitama, Japão
Foto cortesia do Rotary Club de Kawaguchi/Hatogaya Bunan.
• O Distrito 5100, EUA, veiculou um anúncio de meia página em revista que conta com 40.000 assinantes.
Seminário do distrito XXXX | 14
38
Distrito 7510 (EUA)
Distrito 5100 (EUA)
Seminário do distrito XXXX | 15
Seminário do distrito XXXX | 16
S essão 2 : Imagem p ública e quadro social
OBSERVAÇõES
O que seu clube tem feito para aprimorar a imagem pública na comunidade? Qual foi o êxito obtido pelo clube na área de relações públicas? Quais foram as dificuldades enfrentadas pelo clube na área de relações públicas? Lembretes ao instrutor • Dê 15 minutos para a realização desta atividade. • Peça aos participantes que trabalhem individualmente.
Peça aos participantes que consultem a folha-tarefa 8 Melhores Práticas de Relações Públicas
Que práticas de relações públicas considera que causarão maior impacto nos esforços de desenvolvimento do quadro social do seu clube?
S ess ã o 2: I magem p ú blica e quadro social
39
OBSERVAÇõES
Revisão
(5 minutos) das
às
Lembretes • Cheque os objetivos para certificar-se de que todos os tópicos foram devidamente abordados. Responda às perguntas apresentadas. • Usando a folha de resumo, peça aos participantes para compartilhar algo que tenham aprendido e uma medida que implementarão como resultado desta sessão. Informe-os se deverão se dirigir à pessoa ao lado ou ao grupo inteiro. • Agradeça aos participantes.
Projete o slide 17 Objetivos Peça aos participantes que consultem a folha-tarefa 7 Resumo da sessão 2
Objetivos • Compreender o papel das relações públicas no recrutamento e retenção de sócios • Identificar as melhores práticas para aprimoramento da imagem pública do clube
Seminário do distrito XXXX | 17 4
Encerramento
40
S essão 2 : Imagem p ública e quadro social
Folha-tarefa 7: Resumo da sessão 2
OBSERVAÇõES
Observações
Imagem pública e quadro social
Contatos
Aprendi...
Irei...
S ess ã o 2: I magem p ú blica e quadro social
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Folha-tarefa 8: Melhores práticas de relações públicas OBSERVAÇõES Das práticas a seguir, quais são usadas pelo seu clube e quais pretende implementar no ano que vem?
Usada atualmente
Quer implementar
Prática Indicar uma pessoa ou comissão para encarregar-se de relações públicas. Garantir que a pessoa ou comissão encarregada de relações públicas determine, juntamente com as devidas comissões do clube, o que deve ser promovido ao público e quando. Encomendar ou baixar materiais de relações públicas do RI para uso local. Desenvolver um plano de relações públicas que inclua o que será promovido, quando, a quem e por quem, bem como o meios de comunicação a ser usados. Trabalhar com a comissão distrital de relações públicas na coordenação de atividades desta área implementadas com outros clubes da região. Criar e atualizar o site do clube de modo que seja atraente para sócios potenciais Pedir que todos os sócios usem o distintivo de lapela do clube, estejam preparados para falar sobre o clube e convidem sócios potenciais. Certificar-se que todos os sócios sejam capazes de descrever o Rotary de maneira clara e concisa.
Práticas adicionais
42
S essão 2 : Imagem p ública e quadro social
Mesas-redondas ( 3 0 minutos)
Objetivos Esta sessão visa preparar os participantes para: 1. Discutir um tópico específico de seu interesse. 2. Identificar estratégias para abordar o tópicos e fortalecer o Rotary Club.
Roteiro da sessão Os presentes escolhem a mesa de discussão da qual querem tomar parte 5 minutos Discussão 25 minutos
Materiais Slide
Questões para discussão
18. Título da sessão — Mesas-redondas
Mesa-redonda A: Ex-participantes de programas Mesa-redonda B: Orientação continuada Mesa-redonda C: Diversidade do quadro social Mesa-redonda D: Orientação de novos sócios Mesa-redonda E: Gerações mais jovens Mesa-redonda F: Projetos de Prestação de Serviços Mesa-redonda G: Apadrinhamento de novos clubes
M esas- redondas
43
Lembretes ao instrutor • Para obter informações adicionais sobre como facilitar esta sessão, bem como uma lista de atividades interativas, consulte “Como utilizar o roteiro das sessões”. • O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Queira modificá-lo de acordo com a audiência, inserindo sempre que possível exemplos relacionados ao seu distrito. • Para informações atualizadas, acesse www.rotary.org. • Coloque em cada mesa o tópico a ser tratado e apresente as perguntas para discussão. • Peça aos participantes que escolham um tópico de seu interesse e uma das mesas, e comecem a discutir com outros integrantes do grupo. Explique que as perguntas podem ser usadas, se necessário, para guiar as discussões. • Analise os objetivos da sessão com os participantes.
Projete o slide 18 Objetivos Mesas-redondas
Seminário do distrito XXXX | 18 8
44
M esas - redondas
Mesa-redonda A: Ex-participantes de programas 1. Que ex-participantes de programas (Intercâmbio de Grupos de Estudos, Bolsas Educacionais, Rotaract, etc.) costumam ser recrutados pelo seu clube?
2. Que práticas seu clube usa para entrar em contato com ex-participantes de programas do RI e da Fundação Rotária e recrutá-los?
3. Quais são os desafios normalmente enfrentados pelo seu clube para recrutar ex-participantes de programas?
4. Que práticas foram bem-sucedidas nos esforços do seu clube para recrutar ex-participantes de programas?
5. Quem é responsável pelo recrutamento de ex-participantes de programas?
6. Qual é o papel do distrito no recrutamento de ex-participantes de programas?
7. Que tipo de iniciativa o distrito deveria implementar para recrutamento de ex-participantes de programas?
Que medidas tomará após este seminário para recrutar ex-participantes de programas?
M esas- redondas
45
Mesa-redonda B: Orientação continuada 1. O que é orientação continuada?
2. Quais são os desafios normalmente enfrentados no desenvolvimento de um programa de orientação continuada?
3. O que deve ser incluído em um programa de orientação continuada?
4. Quem deve estar envolvido com o programa de orientação continuada?
5. Quais são os melhores métodos para execução de um programa de orientação continuada?
6. Como o distrito apoia as atividades de orientação continuada?
7. Que recursos distritais estão disponíveis? E que recursos do RI?
Que medidas tomará após este seminário para desenvolver ou aprimorar o programa de orientação continuada do clube e distrito?
46
M esas - redondas
Mesa-redonda C: Diversidade do quadro social 1. Como a diversidade do quadro social pode beneficiar seu clube?
2. O seu clube reflete a população profissional da sua comunidade, não só no que se refere às profissões em si, mas também a sexo, etnia, faixa etária, etc.?
3. Quais são os desafios normalmente enfrentados pelo seu clube para recrutar sócios com o intuito de diversificar o quadro social?
4. Que estratégias são eficazes no recrutamento de sócios quando o objetivo é contribuir à diversidade do quadro social?
5. Quais são os desafios enfrentados pelo seu clube para reter os sócios quando o propósito é aumentar a diversidade do quadro social?
6. Que estratégias são eficazes na retenção de sócios quando o intuito é melhorar diversidade do quadro social?
7. Como o distrito contribui à diversidade do quadro social dos clubes?
Que medidas tomará após este seminário para aumentar a diversidade do seu clube e distrito?
M esas- redondas
47
Mesa-redonda D: Orientação de novos sócios 1. O que é orientação de novos sócios?
2. Quando esta deve ser iniciada?
3. Quais são os desafios geralmente enfrentados no desenvolvimento de um programa de orientação de novos sócios?
4. O que deve ser incluído em um programa de orientação de novos sócios?
5. Quem deve estar envolvido no programa de orientação de novos sócios?
6. Quais são os melhores métodos para a implementação de um programa de orientação de novos sócios?
7. Como o distrito apoia as atividades de orientação de novos sócios?
8. Que recursos distritais estão disponíveis? E que recursos do RI?
Que medidas tomará após este seminário para desenvolver ou aprimorar o programa de orientação de novos sócios do clube e distrito?
48
M esas - redondas
Mesa-redonda E: Gerações mais jovens 1. Rotarianos de que faixa etária são considerados jovens?
2. Como o clube recruta sócios jovens?
3. Quais são os desafios enfrentados pelo seu clube para recrutar sócios jovens?
4. Como o seu clube retém sócios jovens?
5. Quais são os desafios enfrentados pelo seu clube para reter os sócios jovens?
6. Que estratégias podem ser usadas para incentivar os sócios jovens a participar das atividades do clube? Tais estratégias são diferentes daquelas usadas para os sócios mais velhos?
7. Como o distrito ajuda os clubes a recrutar e reter sócios jovens?
Que medidas tomará após este seminário para recrutar e reter sócios jovens, bem como para incentivá-los a participar das atividades do clube?
M esas- redondas
49
Mesa-redonda F: Projetos de prestação de serviços 1. Como os projetos de prestação de serviços se relacionam com o recrutamento de novos sócios?
2. Como os projetos de prestação de serviços se relacionam com a retenção de sócios?
3. Que tipos de projetos de prestação de serviços realizados pelo seu clube têm obtido êxito?
4. Quais foram os desafios enfrentados pelo seu clube quanto à implementação de projetos de prestação de serviços?
5. Como poderia envolver todos os sócios nos projetos de prestação de serviços do clube?
6. Como poderia incentivar a participação dos novos sócios?
7. Como o clube poderia usar a internet para incentivar os residentes da comunidade a participar dos projetos de prestação de serviços?
8. Como a comissão de desenvolvimento do quadro social poderia colaborar com a comissão de projetos de prestação de serviços?
9. Qual é o papel do distrito no aprimoramento dos projetos de prestação de serviços em apoio ao desenvolvimento do quadro social?
Que medidas tomará após este seminário para utilizar os projetos de prestação de serviços como meio de aumentar o quadro social no clube e distrito?
50
M esas - redondas
Mesa-redonda G: Apadrinhamento de novos clubes 1. Como você costuma orientar os novos Rotary Clubs?
2. Por quantos meses ou anos considera que o seu clube deve ajudar um novo clube a planejar as reuniões semanais? E os projetos de prestação de serviços?
3. Como um clube novo deve organizar seu conselho diretor? E suas comissões?
4. Como um novo clube pode reter os sócios fundadores?
5. Como um clube novo pode identificar e recrutar novos sócios? Qual é a melhor época para recrutar novos sócios?
6. Que recursos distritais estão disponíveis? E que recursos do RI?
Que medidas tomará após este seminário para fortalecer os clubes novos do distrito?
M esas- redondas
51
Sessão plenária de encerramento (30 minutos)
A sessão plenária de encerramento marca o término do treinamento e dos debates realizados durante o seminário e é a última oportunidade para sumarizar pontos importantes a ser tratados durante o ano rotário. Os governadores eleitos devem usar os tópicos abaixo no desenvolvimento de seu discurso de encerramento.
Sumário das realizações • Lembre os participantes de que o conhecimento adquirido no seminário será útil aos esforços de desenvolvimento do quadro social.
Metas de clube e distrito • Sumarize as metas distritais de desenvolvimento do quadro social e como os Rotary Clubs podem apoiar tais metas. • Destaque as estratégias para superar dificuldades e alcançar as metas do clube e distrito. • Peça aos participantes para se comprometerem a fazer com que o desenvolvimento do quadro social seja um esforço contínuo nos clubes. • Enfatize que um quadro social forte é essencial para servir eficazmente a outros clubes, à comunidade local e internacional, ao distrito e ao RI. • Lembre os participantes que a equipe de líderes distritais e os coordenadores regionais e zonais do quadro social do RI estão disponíveis para ajudá-los nos esforços de desenvolvimento do quadro social.
Reconhecimentos • Agradeça a participação dos rotarianos neste seminário. • Agradeça a dedicação dos presentes a seus distritos.
S ess ã o plenária de encerramento
53
LEVE SEUS INSTRUTORES
AO PRÓXIMO PATAMAR
Veja no Manual de Capacitação Distrital: Métodos eficazes de treinamento Dicas para atrair participantes Como planejar eventos de treinamento
Disponível por meio do governador eleito ou no site do RI: www.rotary.org.
One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 EUA www.rotary.org
242-PT—(309)