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conferĂŞncia distrital
Esta é a edição de 2008 do Manual para a Conferência Distrital (800-PT), a ser usada pela comissão da conferência distrital na realização das conferências de 2009-10, 2010-11 e 2011-12. As informações aqui apresentadas têm por base os estatutos e regimento interno do RI e o código normativo do Rotary. Alterações a esses documentos que venham a ser efetuadas pelo conselho de legislação ou conselho diretor do RI revogarão as diretrizes mencionadas nesta publicação. Se tiver dúvidas ou comentários sobre este material, queira encaminhá-los a: Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 EUA E-mail: leadership.training@rotary.org Tel.: +1-847-866-3000 Fax: +1-847-866-9446
Conteúdo
1 Planejamento da Conferência Propósito....................................................... 1
Diretrizes....................................................... 1 Atribuições e responsabilidades................... 2 Participantes................................................. 4 Logística........................................................ 6 Gerenciamento de riscos.............................. 7 Levantamento das necessidades.................. 7 Programação................................................. 8 Assuntos rotários.......................................... 8 Seminário distrital de capacitação............... 11 Recursos........................................................ 12
2 Assuntos da Conferência Eleições distritais.......................................... 13
Votação.......................................................... 13 Resoluções..................................................... 14 Recurso.......................................................... 16
3 Promoção da Conferência Rotarianos..................................................... 17
Mídia............................................................. 18 Recursos........................................................ 18
Apêndices 1 Relatório da Conferência Distrital............ 19
2 Modelos de Avaliação................................ 21 3 Diretrizes para os que Planejam pela Primeira Vez............................................... 24 4 Avaliação dos Tópicos para a Conferência Distrital................................. 31 5 Modelo de Programa para a Conferência Distrital................................. 33 6 Modelo de Certificado de Credencial........ 35 7 Modelo de Orçamento............................... 36 8 Modelo de Inscrição e Confirmação.......... 37
1 Planejamento da Conferência O Manual para a Conferência Distrital foi elaborado para auxiliar a comissão encarregada de organizar o evento a fazêlo com base nas diretrizes estabelecidas pelo conselho diretor do RI, bem como nos estatutos e regimento interno do RI. As diretrizes apresentadas neste manual devem ser adaptadas às necessidades e tradições de cada distrito.
• Aprovar a taxa distrital, se esta não
tiver sido anteriormente definida na assembléia distrital ou no seminário de treinamento de presidentes eleitos de clube.
• Eleger o representante do distrito
para o conselho de legislação, caso a conferência esteja ocorrendo dois anos rotários antes da realização do próximo conselho.
• Eleger o membro da comissão de
Propósito
indicação para diretor do RI, como apropriado na zona do distrito.
O propósito da conferência distrital é promover o Objetivo do Rotary através de companheirismo, discursos inspiradores e debates de assuntos relacionados ao Rotary. O evento enfatiza programas do Rotary e atividades bem-sucedidas de clubes e distritos. Muitos rotarianos declararam que seu entusiasmo pela organização aumentou consideravelmente depois de terem assistido apresentações sobre o Intercâmbio de Jovens, o Intercâmbio de Grupos de Estudos ou as Bolsas Educacionais durante a conferência distrital.
As seguintes sugestões visam contribuir ao sucesso da conferência:
• Realizar a conferência em dois ou três dias.
• Evitar que coincida com feriados e outros eventos.
• Incluir grupos de discussão para incentivar a participação e troca de idéias.
• Proporcionar no mínimo nove horas de sessões plenárias e grupos de discussão de assuntos ligados ao Rotary e à Fundação Rotária.
• Convidar o representante do presiden-
Diretrizes As seguintes diretrizes, elaboradas pelo conselho diretor do RI, devem ser seguidas na condução da conferência distrital.
• Proporcionar ao representante do
presidente do RI a oportunidade de proferir dois discursos, além de breve pronunciamento por ocasião do encerramento da conferência.
• Discutir e ratificar o relatório de audi-
toria financeira do ano rotário anterior.
te do RI para participar de grupos de discussão e outras sessões do encontro.
• Incentivar o comparecimento de todos os inscritos às sessões plenárias e marcar as atividades envolvendo os cônjuges em horários que não coincidam com tais sessões.
• Apresentar à audiência os novos sócios, rotarianos que estão participando do evento pela primeira vez, bem como presidentes e dirigentes entrantes de clube.
M a n ua l pa r a a Con f e rê nc i a Di s t ri ta l 1
• Incluir os voluntários que tenham
• Indicar o presidente e os membros da
• Discutir as resoluções distritais. • Promover projetos de clube e distrito. • Organizar evento especial de orienta-
• Comparecer a conferências de outros
• Oferecer um seminário distrital de
• Indicar, juntamente com o presidente
participado de atividades do Rotary e da Fundação Rotária.
ção de novos sócios.
capacitação logo antes ou depois da conferência distrital para rotarianos interessados que tenham atuado como presidentes de clube ou servido por mais de três anos em cargo de liderança no clube.
• Manter os custos baixos de modo a
promover máximo comparecimento.
• Divulgar a conferência do ano seguinte e incentivar a pré-inscrição.
Atribuições e responsabilidades Para colocar em prática a visão do governador para a conferência distrital, é necessário a colaboração de diversos rotarianos do distrito.
Governador de distrito O governador preside o encontro e contribui para que o evento destaque oportunidades de prestação de serviços disponibilizadas pelo Rotary e pela Fundação Rotária, com vistas a motivar os rotarianos a se envolver com a organização além do âmbito do clube. O governador deve utilizar toda e qualquer oportunidade para promover ampla participação na conferência. Responsabilidades do governador de distrito:
2 M a n u a l p a r a a C o n f e r ê n c i a D i s t r i t a l
comissão da conferência distrital enquanto ainda for governador eleito. distritos durante seu mandato como governador eleito para obter idéias para sua própria conferência.
do clube anfitrião, um secretário para a conferência.
• Incluir o governador indicado no
quadro da comissão da conferência distrital çe apresentá-lo durante o evento.
• Incluir a participação do governador eleito no programa.
• Coordenar o planejamento, a organização e a condução da conferência.
• Colaborar com a comissão da confe-
rência distrital na elaboração de um programa abrangente e bem equilibrado conforme recomendado pelas diretrizes do conselho diretor.
• Promover a conferência na carta mensal.
• Assegurar que a mesma hospitalidade
e cortesia apropriadas ao presidente do RI sejam dirigidas a seu representante e cônjuge, e considerar a indicação de um assessor para o representante.
• Convidar governadores eleitos de outros distritos à conferência distrital.
• Garantir a representação de cada um
dos clubes do distrito, envolvendo-os na programação e nas atividades da conferência.
• Encorajar a conscientização da comunidade local por meio de um esforço bem planejado de relações públicas, antes, durante e após a conferência.
• Convidar representantes da comunidade local para participar do evento, conforme apropriado.
• Proferir discurso inspirador durante a conferência.
• Encaminhar ao representante adminis-
trativo de clubes e distritos dentro de 30 dias após a conferência o Relatório da Conferência Distrital (apêndice 1), as resoluções da conferência distrital e o relatório financeiro distrital apresentado na conferência, além de outros assuntos que exigem a atenção do conselho diretor do RI.
• Remeter uma cópia do Relatório da
Conferência Distrital a cada clube do distrito.
• Submeter relatório confidencial ao
presidente do RI sobre o rotariano que o representou na conferência.
Comissão da conferência distrital Sob a liderança do governador, esta comissão deve planejar e promover a conferência distrital, tomando as medidas necessárias para obter participação máxima no encontro. Responsabilidades do presidente da comissão:
• Formar subcomissões da conferência distrital e delegar responsabilidades conforme apropriado.
• Reunir-se com o representante do presidente do RI no fim do encontro para determinar a eficácia da conferência e discutir recomendações para o melhoramento do evento do ano seguinte.
Responsabilidades da comissão:
• Recomendar o local da conferência e coordenar aspectos logísticos.
• Coordenar as finanças do evento de
modo a assegurar amplo comparecimento.
• Incentivar a participação dos rotaria-
nos do distrito, dando ênfase aos novos rotarianos e representantes de todos os clubes do distrito.
• Promover a conferência distrital ao
público não-rotário, tal como mídia, líderes comunitários e beneficiários dos programas do Rotary.
• Colaborar com o instrutor distrital na
organização de um seminário distrital de capacitação a realizar-se imediatamente antes ou depois da conferência distrital.
Representante do presidente do RI Um representante do presidente do RI é escolhido para comparecer à conferência distrital e encontrar-se com rotarianos e cônjuges, além de prover informações sobre o presidente, o lema do ano e assuntos novos relacionados ao RI. O presidente do RI informa o governador sobre detalhes da participação de seu representante na programação, a responsabilidade pelas despesas, os assessores necessários e os protocolos adequados. Se o representante for de outro país, mas fluente no idioma local, procure organizar visitas a diversos clubes imediatamente antes ou após a conferência. Se ele não for fluente no idioma do distrito, indique um rotariano da localidade que possa servir de intérprete e cicerone durante o evento. Além disso, recomenda-se que sejam fornecidos dados sobre o distrito ao representante do presidente. Espera-se que os cônjuges, os quais também ajudam a promover os ideais e programas do Rotary, participem de atividades da conferência, inclusive encontros, eventos sociais e sessões plenárias.
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Os gastos pessoais de viagem de representantes e respectivos cônjuges são pagos pelo RI. O orçamento da conferência deve cobrir as despesas de transporte local, hotel e outras relacionadas ao encontro. É altamente recomendável que ao fim da conferência, o representante do presidente reúna-se com o governador eleito e o presidente da comissão da conferência para determinar se os requisitos do evento foram cumpridos e discutir maneiras para que a próxima conferência seja ainda mais eficaz. Além disso, o representante deve submeter um relatório da conferência ao presidente do RI após o evento.
Assessoria ao representante do presidente do RI Um assessor deve ser indicado para o representante do presidente e outros administradores do RI presentes na conferência. Este rotariano encarrega-se de oferecer ao representante e cônjuge a assistência necessária ao desempenho de suas atribuições e à efetiva participação no evento. Para mais detalhes, consulte as informações sobre o representante do presidente fornecidas pelo RI ao governador de distrito.
Clube anfitrião Em alguns casos, a comissão da conferência distrital pode compartilhar as responsabilidades com o clube anfitrião. Levando em consideração os costumes do distrito, estabeleça um sistema para delegar responsabilidades que seja do agrado da comissão e do clube anfitrião.
Governador eleito O governador eleito está encarregado de tarefas específicas na programação da conferência distrital em preparação ao seu papel de convocador da conferência do ano seguinte. 4 M a n u a l p a r a a C o n f e r ê n c i a D i s t r i t a l
Governador indicado O governador indicado poderá servir na comissão distrital da conferência em preparação para seu mandato.
Secretário da conferência O secretário auxilia o governador no planejamento do encontro, bem como na elaboração da ata e do Relatório da Conferência Distrital (apêndice 1).
Governadores assistentes e comissões distritais Os integrantes da equipe de líderes distritais devem promover e participar da conferência como parte de sua tarefa de apoiar Rotary Clubs eficazes. Sua presença no evento fornece ao governador de distrito a oportunidade de agradecer-lhes publicamente pelos seus esforços e de incentivar outros a servir além do âmbito do clube. Ademais, a equipe de líderes distritais também ajuda a divulgar o seminário distrital de capacitação, a realizar-se em conjunção com a conferência.
Instrutor distrital O instrutor distrital deve colaborar com a comissão da conferência distrital e o governador na coordenação do seminário distrital de capacitação, bem como na organização de outras reuniões de treinamento oferecidas durante a conferência.
Participantes A conferência distrital deve atrair o interesse de todos os rotarianos do distrito, inclusive dos grupos a seguir.
Sócios dos clubes Recomenda-se a todos os rotarianos do distrito que participem da conferência distrital. Cabe aos presidentes de Rotary Clubs certificarem-se de que seus clubes estejam adequadamente representados no evento. Além disso, todos os presidentes e presidentes eleitos de clube devem comparecer.
A participação na conferência pode ser usada para recuperar freqüência, desde que o encontro seja realizado durante período apropriado para recuperação. A divulgação desta informação aos rotarianos pode servir como incentivo adicional para que participem do evento.
Ordem de precedência Presidente (ou represen- Presidente indicado tante do presidente) Ex-diretores (com prioridade àqueles Presidente eleito que serviram há mais Vice-presidente tempo) Tesoureiro Ex-curadores (com prioridade àqueles Outros diretores que serviram há mais Ex-presidentes (com tempo) prioridade àqueles Ex-secretários gerais que serviram há mais (com prioridade àqueles tempo) que serviram há mais Presidente do conselho tempo) dos curadores Diretores eleitos Presidente eleito do conGovernadores de selho dos curadores distrito Vice-presidente do conMembros de comissões selho dos curadores do RI e da Fundação, Outros curadores membros de forçastarefa, assessores, Presidente, ex-prerepresentantes, lídesidente imediato, res de treinamento e vice-presidente, temembros de grupos de soureiro honorário do Rotary International na apoio (inclusive RRIMCs Grã-Bretanha e Irlanda e CRFRs)
Diretores indicados
Tesoureiros de clube
Ex-governadores de distrito (com prioridade àqueles que serviram há mais tempo)
Diretores de protocolo de clube
Curadores entrantes
Outros membros de conselho diretor de clube
Governadores eleitos de distrito
Presidentes de comissão de clube
Membros de comissão regional e zonal
Ex-governadores assistentes
Governadores assistentes
Rotarianos
Secretário/tesoureiro distrital
Ex-participantes de programas da Fundação Rotária
Comissão da conferência Famílias de rotarianos distrital Presidentes de clube Presidentes eleitos de clube Vice-presidentes de clube Secretários de clube
Secretário geral
Família rotária Os familiares dos rotarianos podem ser convidados para participar das sessões plenárias, se apropriado localmente. Procure programar eventos adequados para famílias, que envolvam entretenimento, mostras culturais e outros. Além
disso, homenagens a cônjuges e familiares durante a conferência distrital pode motivar seu contínuo apoio ao Rotary.
Parceiros no servir Incentiva-se os governadores a convidar rotaractianos, interactianos, participantes
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do Intercâmbio de Jovens, ex-partici pantes de programas da Fundação Rotária e outros a comparecer à conferência distrital.
Protocolo A seguinte ordem de precedência deverá ser obedecida em eventos formais no que se refere a administradores atuais, anteriores e futuros do RI e da Fundação Rotária, e respectivos cônjuges. Os administradores devem ser saudados apenas uma vez na forma estabelecida pelo protocolo. Cargos atuais têm precedência sobre cargos anteriores, os quais, por sua vez, têm precedência sobre cargos futuros. Rotarianos que ocuparam ou ocupam dois ou mais cargos deverão receber tratamento de acordo com o de mais alto escalão. Os cônjuges, por sua vez, devem receber o mesmo tratamento dos rotarianos que acompanham. Como cortesia, prioridade pode ser dada a rotarianos que estejam visitando o país com relação a rotarianos da localidade do mesmo nível hierárquico. Além disso, não-rotarianos com cargos de destaque podem ter precedência sobre os demais presentes, conforme costumes locais. O representante do presidente do RI deve receber o mesmo tratamento que seria oferecido ao presidente.
Logística Detalhes logísticos associados à conferência distrital devem ser especificados muito antes da realização do evento, de modo a garantir que o encontro seja agradável e bem organizado.
Duração O conselho diretor do RI recomenda que a duração da conferência seja de dois ou três dias. A época de realização do encon6 M a n u a l p a r a a C o n f e r ê n c i a D i s t r i t a l
tro fica a critério do distrito, desde que não coincida com a assembléia distrital, o instituto Rotary da zona e a assembléia internacional, nem seja conduzido no período que compreende os oito dias que precedem e que sucedem a convenção do RI.
Seleção do local Os distritos devem realizar a conferência em local que incentive máximo comparecimento a um preço razoável para os participantes. O evento pode ter lugar dentro ou fora do distrito. Com a autorização do conselho diretor do RI, o governador indicado pode escolher o local de sua conferência por meio de eleição envolvendo a maioria dos presidentes indicados de clubes do distrito, sendo que os clubes que não contarem com presidentes indicados poderão participar da eleição através de seus atuais presidentes.
Custos Para maximizar o índice de comparecimento à conferência, é importante que as despesas de participação no evento sejam razoáveis. Para tanto, é essencial que os custos com aluguel de sala, hospedagem e entretenimento sejam observados cuidadosamente. Cabe ao distrito decidir se os participantes pagarão uma taxa de inscrição que cubra os custos do evento, ou se fundos distritais deverão ser usados para tal fim. A venda de espaço publicitário para veiculação de anúncios no livreto da programação e a obtenção de patrocínio de comerciantes e empresários locais, ajuda a diminuir o custo de participação na conferência.
Inscrições O pacote de material de inscrição, inclusive o programa e as descrições das atividades para cônjuges e famílias, deve
ser enviado aos rotarianos cerca de oito semanas antes do evento. Se possível, ofereça aos interessados a possibilidade de se inscrever on-line no site distrital. Após o envio da correspondência, alguns distritos remetem materiais de inscrição também aos secretários de clube e solicitam que a conferência seja promovida nas reuniões ordinárias.
Avaliação
• O que pode ocorrer de errado? • Se algo errado acontecer, qual será a minha resposta ou a do distrito?
• Como os prejuizos serão pagos? Caso haja a possibilidade de algo dar errado, reduza o risco:
• Excluindo a atividade da programação • Alterando a atividade • Preparando um plano para lidar com qualquer eventualidade
Os participantes e os membros da comissão da conferência distrital devem avaliar o evento ao final do encontro. Veja o apêndice 2 para modelo de avaliação. Compartilhe os resultados obtidos com o governador eleito, o governador indicado e futuros membros da comissão para que estes possam usá-los no aprimoramento das próximas conferências.
Conferências distritais conjuntas Dois ou mais distritos podem organizar conferências conjuntas desde que obtenham aprovação do conselho diretor do RI e que estas não ocorram em dois anos consecutivos. Caso esteja planejando uma conferência distrital pela primeira vez, consulte o apêndice 3 para informações sobre subcomissões, contratos e outros detalhes.
Gerenciamento de riscos Gerenciamento de riscos é o processo de planejar, organizar, liderar e administrar as atividades de uma organização a fim de minimizar o efeito de acidentes. Ao coordenar as atividades da conferência, limite a responsabilidade dos rotarianos e do distrito respondendo às três perguntas a seguir:
• Unindo-se a outra organização que
aceite participar e compartilhar o risco
Embora acordos verbais sejam comuns em certas regiões, o RI recomenda com veemência que sejam assinados contratos que definam claramente as atribuições e responsabilidades das partes envolvidas e incluam cláusulas para limitar os riscos. Tais contratos devem ser lidos cuidadosamente e guardados por vários anos. É recomendável buscar a orientação de conselheiros jurídicos e agentes de saúde. Proteção pode ser obtida por meio de aquisição de personalidade jurídica ao distrito ou obtenção de seguro. Para mais detalhes, consulte o Manual de Procedimento.
Levantamento das necessidades A identificação de necessidades contribui ao desenvolvimento da programação. Solicite sugestões de diversos rotarianos quanto a apresentações e tópicos que deveriam ser incorporados à conferência distrital e procure incluir os sócios cujos clubes não tenham participado de encontros distritais recentes ou da última conferência distrital.
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Inúmeros métodos podem ser usados para obter informações sobre os interesses dos participantes potenciais. O uso de perguntas simples — Que tópicos gostaria de compreender melhor? O que gostaria que fosse incluído na programação da conferência? — pode contribuir à coleta de dados úteis. Escute o que os companheiros rotarianos têm a dizer, use as sugestões apresentadas para criar um programa que englobe suas preferências, interesses e preocupações, e que divulgue as informações recomendadas pelos líderes distritais e conselho diretor do RI. Utilize a Avaliação dos Tópicos para a Conferência Distrital (apêndice 4) antes de decidir os assuntos que serão incluídos na programação do encontro.
Programação O sucesso da conferência distrital depende principalmente de sua programação. As sessões devem incluir apresentações inovadoras e relevantes sobre o Rotary International e a Fundação Rotária, bem como sobre atividades de clube e de distrito. Tópicos especiais sugeridos pelo conselho diretor do RI ou pelo próprio distrito também devem ser abordados, sendo a aprovação final do programa responsabilidade do governador. Inclua uma mistura equilibrada de tópicos e apresentações de modo a atrair interesse pelo programa. Ao escolher os tópicos, considere as seguintes diretrizes:
• Convide palestrantes rotarianos e
não-rotarianos. Muitas vezes, oradores não-rotarianos estão capacitados para discorrer sobre assuntos de interesse rotário. Um professor, por exemplo, poderia falar sobre alfabetização.
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• Organize a conferência de modo que
tanto os sócios novos quanto os antigos possam aprender sobre o Rotary.
• Prepare sessões que incentivem a participação da audiência.
• Inclua atividades culturais. • Use painéis ou pequenos grupos de
discussão, simulações e apresentações audiovisuais.
• Incentive o companheirismo em todas as sessões.
Para enriquecer a programação da conferência, considere as seguintes sugestões:
• Organize um pequeno grupo de discus-
são para tratar de serviços profissionais através de estudos de caso. Tais estudos permitem aos participantes aplicar conceitos abstratos em situações reais. Procure exemplos em jornais, publicações comerciais e livros sobre negócios.
• Organize um painel para discutir pro-
jeto local com participantes de diversos clubes ou integrantes da comunidade, com o intuito de enfatizar a prestação de serviços comunitários.
Apresente o vídeo Isto É Rotary em programa de orientação de novos sócios.
• Prepare um jogo de perguntas e res-
postas sobre o Rotary que conte com a participação de rotarianos de diversos clubes do distrito.
Para modelo de programação, consulte o apêndice 5.
Assuntos rotários A conferência distrital deve incluir 70% de conteúdo relacionado ao Rotary. Além disso, é importante conhecer os interesses dos rotarianos e incorporá-los na programação do evento. Considere os seguintes tópicos ao planejar a conferência.
Lema do RI O lema do presidente do RI em exercício deve ser enfatizado durante a conferência distrital, evitando-se citar qualquer outro. Conferências realizadas após a assembléia internacional podem incluir tanto o lema do presidente quanto o do presidente eleito do RI.
Discursos do governador O governador de distrito deve fazer vários pronunciamentos durante a conferência, especialmente os de abertura e encerramento.
Discursos do representante do presidente do RI O discurso principal do representante sobre o lema do RI deve ocupar posição de destaque na programação. O governador ou um membro da comissão da conferência distrital deve entrar em contato com o representante para esclarecimentos quanto às apresentações. O representante deve discursar sobre a situação mundial do Rotary e fazer breve pronunciamento na sessão de encerramento.
Objetivo do Rotary e as Avenidas de Serviços Como pedra fundamental da filosofia do RI, o Objetivo do Rotary e as Quatro Avenidas de Serviços — Internos, Profissionais, à Comunidade e Internacionais — devem servir de base para a programação da conferência distrital. Os rotarianos devem compreender esses conceitos e ser capazes de aplicálos em seu trabalho no Rotary. Utilize a conferência como meio de proporcionar orientação continuada sobre a entidade destacando projetos de clube e distrito que abordem o Objetivo do Rotary ou formando pequenos grupos de discussão sobre como incorporar as Avenidas de Serviços em suas atividades rotárias.
O Objetivo do Rotary é estimular e fomentar o ideal de servir, como base de todo empreendimento digno, promovendo e apoiando: PRIMEIRO. O desenvolvimento do companheirismo como elemento capaz de proporcionar oportunidades de servir. SEGUNDO. O reconhecimento do mérito de toda ocupação útil e a difusão das normas de ética profissional. TERCEIRO. A melhoria da comunidade pela conduta exemplar de cada um na sua vida pública e privada. QUARTO. A aproximação dos profissionais de todo o mundo, visando à consolidação das boas relações, da cooperação e da paz entre as nações.
Elementos de um Rotary Club eficaz Parabenize os rotarianos pelos esforços empreendidos para tornar seus clubes mais eficazes. Homenageie clubes que tenham demonstrado eficácia por meio de:
• Aumento ou estabilidade do quadro social
• Projetos bem-sucedidos que atendam a necessidades das comunidades locais e de outros países
• Apoio à Fundação Rotária por inter-
médio de contribuições financeiras e participação em programas da entidade
• Treinamento de líderes capazes de
prestar serviços ao Rotary além do âmbito do clube M a n ua l pa r a a Con f e rê nc i a Di s t ri ta l 9
Para promover os elementos de um clube eficaz, procure divulgar projetos excepcionais de prestação de serviços nas próprias comunidades e em outros países. Poderá também convidar um sócio de clube homenageado com o Prêmio por Realizações Significativas do RI para apresentar o respectivo projeto durante sessão de grupo de discussão.
Projetos de clube Solicite a todos os clubes do distrito que providenciem uma mostra sobre pelo menos um projeto de clube, seja em um centro de confraternização ou outro local. Tais exibições podem incluir projetos distritais.
Programas do RI Destaque a participação dos clubes e do distrito nos programas do RI e convide participantes dos programas a seguir para relatar suas experiências, apresentar projetos de clube ou para integrar painéis de discussão. Programas do RI:
• Serviços à Comunidade • Interact • Rotaract • Grupos Rotarianos em Ação • Núcleos Rotary de Desenvolvimento Comunitário
• Grupos de Companheirismo do Rotary • Intercâmbio Rotário da Amizade • Voluntários do Rotary • Intercâmbio de Jovens • Prêmios Rotários de Liderança Juvenil • Serviços Profissionais • Serviços à Comunidade Mundial Envolva as comissões distritais específicas na escolha de tópicos relevantes às atividades do distrito.
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Programas da Fundação Rotária Para aumentar o conhecimento sobre a Fundação Rotária e incentivar a prestação de Serviços Internacionais, convide rotarianos envolvidos nos programas a seguir:
• Pólio Plus • Subsídios Humanitários, inclusive
Subsídios Distritais Simplificados, Subsídios “Saúde, Fome e Humanidade” (3-H), Subsídios Equivalentes e Subsídios para Serviços Voluntários.
• Programas Educacionais, inclusive as
Bolsas Educacionais, Intercâmbio de Grupos de Estudos, Subsídios Rotary para Professores Universitários e Bolsas Rotary pela Paz Mundial.
Considere as medidas a seguir ao apresentar pessoas que participaram e apoiaram programas da Fundação:
• Apresentar as mais recentes notícias sobre o Pólio Plus nas sessões plenárias.
• Convidar bolsistas atuais para discorrer sobre suas experiências ou áreas de estudos.
• Convidar uma equipe de Intercâmbio de Grupos de Estudos para conduzir uma sessão.
• Incluir sessão sobre o envolvimento do
distrito com os programas de subsídios da Fundação.
• Homenagear clubes com 100% de
Companheiros Paul Harris durante uma sessão plenária.
• Reconhecer Contribuintes Especiais da
Fundação Rotária que tenham apoiado a iniciativa Todos os Rotarianos, Todos os Anos.
Envolver as comissões distritais encarregadas de assuntos ligados à Fundação Rotária na escolha de tópicos relevantes às atividades do distrito.
Ex-participantes de programas Muitos ex-participantes de programas que continuam a defender a visão do Rotary de promoção da compreensão e paz mundial exercem cargos importantes na comunidade. A conferência distrital oferece a eles oportunidade excepcional de compartilhar suas experiências, motivar os rotarianos a apoiar os programas do RI e da Fundação Rotária, incentivar maior prestação de serviços e ajudar os distritos a destacar suas próprias realizações. Convide aqueles que estiveram envolvidos com Intercâmbio de Jovens, Intercâmbio de Grupos de Estudos, Interact, Rotaract e outros programas.
Novos sócios Inclua sessões dedicadas especialmente aos sócios novos. Considere as seguintes abordagens:
• Peça aos clubes para realizar cerimônias de admissão de novos sócios na conferência.
• Realize orientação distrital para novos sócios.
• Planeje um grupo de discussão para sócios novos.
• Programe um evento social para novos sócios e aqueles que os recrutaram.
Ajude os novos sócios a se sentir parte do distrito facilitando seu envolvimento nas atividades de companheirismo rotário durante a conferência. Ao interagir com sócios de outros clubes, os rotarianos novos poderão ampliar a visão que têm do Rotary e aprender sobre diversos aspectos da organização.
Relações públicas A conferência oferece oportunidade ideal para que os rotarianos do distrito recebam treinamento sobre relações públicas, o qual poderá incluir:
• A importância das relações públicas,
inclusive no que se refere à obtenção de apoio aos projetos de prestação de serviços e ao recrutamento de novos sócios.
• Materiais de relações públicas, tais como kits para a mídia, anúncios e pôsteres e como produzi-los.
• Utilização de novos meios de comunicação.
• Atividades bem-sucedidas de relações públicas conduzidas no distrito.
Solicite a assistência da comissão distrital de relações públicas na elaboração desta sessão. Poderá também convidar para conduzir o treinamento um rotariano que seja jornalista, especialista de marketing ou profissional de relações públicas.
Próxima conferência Gere entusiasmo pela conferência do ano seguinte incluindo uma apresentação no evento deste ano. Peça ao governador eleito que incentive os rotarianos a se inscrever com antecedência.
Seminário distrital de capacitação Colabore com a comissão distrital de capacitação na organização de um seminário distrital de capacitação a realizar-se juntamente com a conferência distrital. O seminário visa preparar líderes distritais que possuem as habilidades, os conhecimentos e a motivação necessários para servir o Rotary além do âmbito do clube. Os rotarianos que participam do encontro de treinamento tornam-se mais propensos a atuar como membros de comissão, governadores assistentes ou governadores de distrito. Diferentemente de outros encontros, a participação no seminário é facultativa.
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Recursos www.rotary.org — Veicula as mais recentes informações sobre o Rotary International e a Fundação Rotária. Contém publicações que podem ser baixadas gratuitamente. Guia para Líderes do Seminário Distrital de Capacitação (248-PT) — Contém informações sobre planejamento e condução do seminário. Inclui roteiros para grupos de discussão fundamentados em tópicos e elementos visuais recomendados pelo conselho diretor do RI. Manual do Instrutor Distrital (246-PT) — Apresenta as atribuições e responsabilidades do instrutor distrital e da comissão distrital de capacitação, bem como técnicas de treinamento e detalhes logísticos para realização de encontros de treinamento. Manual de Procedimento (035-PT) — Normas e diretrizes estabelecidas pelo conselho de legislação, conselho diretor do RI e conselho de curadores da Fundação. Revisado a cada três anos após o conselho de legislação, contém os documentos estatutários do RI. Orientação de Novos Sócios — Guia Prático para Clubes (414-PT) — Para rotarianos responsáveis pelos programas de orientação de sócios novos e potenciais. Catálogo do RI (019-PT) — Atualizado anualmente, contém publicações, audiovisuais, formulários e materiais do RI. Disponível on-line e na forma impressa.
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Lema do RI (900-PT) — Folheto sobre o lema do RI para o ano. Lema do RI (239-MU) — CD-ROM com os logotipos do lema atual do RI. Guia de Identidade Visual do RI (547-PT) — Útil à elaboração de publicações, website, emblemas e outros materiais informativos do Rotary. Inclui orientação sobre o uso apropriado dos emblemas do Rotary e dos programas do RI e da Fundação Rotária, bem como diretrizes quanto ao uso de cores, design, fotografias, nomes dos domínios e símbolos para identificação de projetos. Noções Básicas do Rotary (595-PT) — Publicação com informações essenciais aos rotarianos. Rotary World — Publicação trimestral sobre atividades do Rotary em todo o mundo. The Rotarian — Revista oficial do RI, publicada mensalmente, que divulga projetos de clube e distrito, decisões do conselho diretor e encontros do RI. Além da The Rotarian, são publicadas 32 revistas regionais em 23 idiomas.
2 Assuntos da Conferência A conferência distrital é ocasião propícia para tratar assuntos distritais importantes, como:
• Aprovação do relatório financeiro anual do distrito
• Estabelecimento da taxa distrital, se
não tiver sido estipulada na assembléia distrital ou no PETS
• Votação de resoluções • Escolha de integrante da comissão de indicação para diretor do RI
• Seleção do representante distrital no conselho de legislação
• Discussão de propostas a ser encaminhadas ao conselho de legislação
• Escolha do governador indicado Muitos distritos aproveitam a conferência para discutir relatórios do tesoureiro, obter endosso para atividades distritais, divulgar a fundação de novos clubes, entregar prêmios distritais, obter opiniões sobre o uso do Fundo Distrital de Utilização Controlada, etc.
Eleições distritais Durante a conferência, muitos distritos elegem o representante distrital no conselho de legislação e o integrante da comissão de indicação para diretor do RI.
Representante para o conselho de legislação Se o distrito preferir não selecionar o representante para o conselho de legislação através da comissão de indicação, poderá fazê-lo na própria conferência distrital. O distrito deve eleger um representante
para o conselho de legislação dois anos antes da realização do evento. Todo clube pode propor um de seus sócios, ou um sócio de qualquer clube do distrito, para concorrer na eleição para representante.
Membro para a comissão de indicação de diretor do RI A cada quatro anos, as zonas indicam um rotariano para servir mandato de dois anos como membro do conselho diretor do RI. A comissão de indicação de cada zona é composta de ex-governadores dos distritos da zona em questão, sendo que todo clube do distrito pode indicar um de seus sócios. O distrito deve selecionar o membro para a comissão de indicação de diretor do RI na conferência distrital tendo por base as indicações submetidas pelos clubes no ano rotário anterior ao encontro desta comissão. Em certos casos, uma votação via postal poderá ser conduzida para a escolha do rotariano.
Votação Todo sócio em dia com suas obrigações financeiras e pertencente a um clube do distrito representado na conferência distrital pode votar na maioria dos assuntos em pauta. As situações abaixo são exceções em que somente eleitores oficiais representando os respectivos clubes podem votar:
• Seleção do governador indicado (os
eleitores de um clube que tenha direito a mais de um eleitor devem emitir todos os seus votos a favor do mesmo candidato)
M a n u a l p a r a a C o n f e r ê n c i a D i s t r i t a l 13
• Eleição de membro e suplente para a comissão de indicação de diretor
• Composição e normas que regula-
mentarão a comissão de indicação de governador
• Eleição do representante e suplente do distrito a ser enviado para participar do conselho de legislação
• Valor da taxa distrital per capita Todo eleitor tem o direito de solicitar a votação de qualquer assunto submetido à atenção da conferência distrital, sendo que, neste caso, somente os eleitores oficiais têm direito a voto. Cada clube do distrito pode enviar pelo menos um eleitor à conferência distrital, com base no número de sócios registrados no mais recente relatório semestral. Anualmente os clubes devem selecionar, ratificar e enviar seu(s) eleitor(es) à conferência. Clubes com mais de 25 sócios podem selecionar um eleitor adicional para cada 25 sócios a mais (ou fração superior à metade desse número). O quadro abaixo fornece exemplos do número de eleitores ao qual os clubes têm direito:
Número de sócios até 37 38 a 62 63 a 87 88 a 112 113 a 137
Número de eleitores 1 2 3 4 5
Clubes suspensos ou desativados não têm direito a voto. Os eleitores devem estar presentes na conferência para usufruir do direito de votar. Para distritos com mais de um país, todo clube situado em país diferente daquele onde se realiza a conferência distrital pode, com a permissão do governador, designar um procurador para os eleitores ausentes, o qual pode 14 M a n u a l p a r a a C o n f e r ê n c i a D i s t r i t a l
ser sócio de qualquer clube do distrito desde que a procuração seja ratificada pelo presidente e pelo secretário do clube interessado. O procurador pode votar em nome dos eleitores ausentes e como eleitor de seu próprio clube.
Resoluções As propostas de resolução apresentadas nas conferências distritais enquadram-se em três categorias: proposta de resolução, petição ao conselho diretor e proposta de legislação. Proposta de legislação expressa a opinião dos participantes da conferência sobre assunto relativo ao distrito, tendo que estar em conformidade com os estatutos e o regimento interno do RI e respeitar o espírito e princípios rotários. A conferência deve examinar os assuntos apresentados à sua consideração pelo conselho diretor do RI e tomar as decisões pertinentes, inclusive a formulação de resoluções. O governador deve descrever no Relatório da Conferência Distrital (apêndice 1) as resoluções tomadas, como, por exemplo, se são resoluções de cortesia dirigidas ao clube anfitrião ou relativas a assuntos de maior importância. O relatório, a ser encaminhado ao secretário geral, deve se fazer acompanhar de cópias de resoluções mas não das resoluções de cortesia. Petição ao conselho diretor é uma resolução pela qual a conferência recomenda que o conselho diretor do Rotary International considere determinado assunto. Essas resoluções são encaminhadas pelo secretário geral ao conselho diretor, que as considera em sua próxima reunião. Propostas de legislação buscam a consideração e a deliberação pelo conselho de legislação e podem ser apresentadas sob a
forma de propostas de emenda ou propostas de resolução:
• Proposta de emenda é aquela que
busca alterar os documentos estatutários do RI (estatutos do RI, regimento interno do RI ou estatutos prescritos para o clube).
• Proposta de resolução é deliberada
pelo conselho de legislação, mas não visa modificar os documentos estatutários do RI.
Resolução do distrito CONSIDERANDO que (mencione os fatos, argumentos ou motivos da resolução) FICA DELIBERADO que os rotarianos do Distrito , reunidos em conferência distrital, expressem um voto de apreço aos que contribuíram ao sucesso do evento (ou qualquer que seja o assunto).
Petição ao conselho diretor CONSIDERANDO que (mencione os fatos, argumentos ou motivos da resolução) FICA DELIBERADO que os rotarianos do Distrito , reunidos em conferência distrital, recomendem ao conselho diretor do Rotary International que considere (indique o assunto que a conferência quer que o conselho diretor examine).
Proposta de emenda ou de resolução a ser encaminhada ao conselho de legislação FICA DELIBERADO que os rotarianos do Distrito , reunidos em conferência distrital, por meio desta apresentem a seguinte proposta de emenda ou resolução a ser encaminhada ao conselho de legislação:
PROPOSTA DE EMENDA Para (resuma o objetivo da proposta) Proposta pelo(a) FICA DELIBERADO pelo Rotary International que (nome do documento estatutário) tem, pelo presente, sua redação alterada, passando a vigorar da forma abaixo: (As propostas de emenda devem reproduzir todas as partes alteradas dos documentos, com os grifos correspondentes para mostrar adição e riscos sobrepostos ao texto para mostrar remoção.)
PROPOSTA DE RESOLUÇÃO Para (resuma o objetivo da proposta) Proposta pelo(a) FICA DELIBERADO pelo Rotary International que o conselho diretor do RI (inclua o texto da resolução).
M a n u a l p a r a a C o n f e r ê n c i a D i s t r i t a l 15
Processo de encaminhamento de proposta de legislação Clubes e conferências distritais têm o direito de apresentar propostas ao conselho de legislação, sendo que toda legislação proposta por clube deve ser aprovada na conferência. Se não houver tempo suficiente para a conferência considerar a proposta, pode ser feita votação pelo correio. Se a proposta for ratificada pela conferência (ou em votação pelo correio) e for considerada apropriada pelo governador de distrito para análise do conselho de legislação: 1. O governador assina um documento certificando que a conferência propõe ou ratifica a respectiva proposta de emenda ou de resolução. 2. O governador submete por escrito a proposta de emenda ou de resolução ao secretário geral, juntamente com sua certificação, no máximo dentro de até 45 dias após a conferência. A proposta deve ser recebida no RI até 31 de dezembro do ano rotário anterior ao do conselho de legislação (para o conselho de 2010 o prazo é 31 de dezembro de 2008; para o conselho de 2013 o prazo é 31 de dezembro de 2011). Até 30 de setembro do ano rotário em que o conselho de legislação será realizado, o secretário geral remete pelo correio a cada governador de distrito 10 exemplares da apostila com as propostas de legislação devidamente submetidas, um exemplar a
16 M a n u a l p a r a a C o n f e r ê n c i a D i s t r i t a l
cada membro do conselho de legislação e um exemplar ao secretário de todo clube que a solicitar. Os clubes podem analisar as propostas e compartilhar as opiniões com o representante distrital no conselho de legislação. Consulte o Manual de Procedimento (035-PT) para mais informações sobre o envio de propostas ao conselho de legislação.
Formatos para resoluções da conferência Uma cópia do texto de cada resolução da conferência distrital deve acompanhar o relatório da conferência e ser preparada de acordo com os formatos mostrados na página 15. Toda decisão da conferência deve ser claramente designada como sendo uma resolução do distrito, uma petição ao conselho diretor ou uma proposta de emenda ou de resolução para encaminhamento ao conselho de legislação.
Recurso Manual de Procedimento (035-PT) — Normas e diretrizes estabelecidas pelo conselho de legislação, conselho diretor do RI e conselho de curadores da Fundação. Uma nova edição é publicada a cada três anos após o conselho de legislação, contendo os documentos estatutários do RI.
3 Promoção da Conferência Distritos que realizaram conferências de sucesso começaram o planejamento fazendo a seguinte pergunta: “O que motivará os rotarianos do meu distrito a participar do encontro?” Para ser eficaz, a promoção da conferência deve ser multifacetada e cuidadosamente planejada, com enfoque nos benefícios ligados à participação no evento.
além de material sobre a conferência e de inscrição ao evento, destaques do programa, panfletos e dicas para despertar o interesse das famílias e dos cônjuges dos rotarianos.
• Criação de website para veicular as últimas informações sobre o evento.
• Envio de atualizações mensais aos redatores de boletins de clube.
• Envio de correspondências breves aos
Rotarianos
rotarianos sobre a conferência. Eis alguns exemplos de comunicações:
Um bom programa de publicidade requer habilidade e tempo. Para aproveitar os recursos e conhecimentos encontrados no próprio distrito, o presidente da comissão da conferência deve destacar uma pessoa para servir de contato com a comissão distrital de relações públicas, como um rotariano desse ramo ou com experiência na área de publicidade.
–– Cartas do governador, do presidente
Deve-se começar a trabalhar na propaganda desde cedo e intensificá-la à medida que o ano avança, mandando lembretes freqüentes aos rotarianos. Convém desenvolver um calendário para ajudar no planejamento e gerenciamento dos trabalhos, os quais devem abranger uma variedade de métodos promocionais.
–– Avisos gerais aos presidentes das
Considere as seguintes estratégias para gerar interesse pela conferência distrital:
• Inclusão de detalhes sobre a conferência distrital na carta mensal.
• Preparação de pacotes promocionais
para distribuição aos clubes contendo folha de sugestões para o redator do boletim do clube e para o presidente da comissão de promoção da conferência,
da comissão da conferência distrital ou de outras comissões aos presidentes e secretários de clubes
–– Cartas notificando rotarianos
específicos, como novos sócios ou detentores de certas classificações, a respeito de atividades de seu interesse comissões de promoção da conferência dos clubes que incluam listas das providências promocionais a ser tomadas
–– Convites aos dirigentes entrantes de clube
–– Cartas personalizadas do governador aos novos sócios
–– Cartas do cônjuge do governador aos cônjuges dos presidentes dos clubes
–– Cartões promocionais de leitura fácil e rápida
• Promover o seminário distrital de
capacitação como incentivo para que os dirigentes de clube participem da conferência.
M a n u a l p a r a a C o n f e r ê n c i a D i s t r i t a l 17
• Oferecer prêmio ao melhor projeto
de clube para incentivar maior participação, como inscrição gratuita na conferência do ano seguinte ou verbas para financiar projeto.
Mídia A cobertura da mídia gera entusiasmo entre rotarianos e divulga o trabalho do Rotary na comunidade. Procure oportunidades para promover a conferência distrital através da mídia local. Colabore com o presidente da comissão distrital de relações públicas para identificar aspectos dignos de divulgação na mídia, como oradores conhecidos, projetos interessantes, estudantes do Intercâmbio de Jovens patrocinados pelo distrito, bolsistas, integrantes de equipes de Intercâmbio de Grupos de Estudos e ex-participantes de programas da Fundação Rotária. Antes da conferência, elabore uma lista de jornalistas que possam ter interesse no Rotary, contatando-os de antemão para que planejem sua participação. Prepare, com pelo menos uma semana de antecedência, materiais para distribuir aos jornalistas, que comparecerão ao evento ou que tenham interesse nele. Para mais informações sobre como criar esse materiais consulte a publicação Relações Públicas Eficazes: Guia para Rotary Clubs.
18 M a n u a l p a r a a C o n f e r ê n c i a D i s t r i t a l
Recursos Relações Públicas Eficazes: Guia para Rotary Clubs (257-PT) — Informações básicas sobre como promover atividades de clube para atrair a atenção da mídia, comunidade e sócios potenciais. Funcionários da divisão de relações públicas do RI na sede mundial — Assistem clubes, distritos e o RI em seus esforços de relações públicas. Guia de Identidade Visual do RI (547-PT) — Guia para elaboração de publicações, websites e materiais de comunicação do Rotary. Inclui orientação sobre o uso apropriado dos emblemas do Rotary e dos programas do RI e da Fundação Rotária, bem como diretrizes quanto ao uso de cores, design, fotografias, nomes dos domínios e símbolos para identificação de projetos. Folhas de Dados sobre o Rotary (apenas na web) — Conjunto de folhas informativas para uso em esforços de relações públicas. Rotary PR Tips (apenas na web) — Boletim quinzenal enviado por e-mail com idéias para clubes e distritos promoverem o Rotary em suas comunidades. Faça sua assinatura pelo site www.rotary.org. Materiais da campanha Humanidade em Ação — Ferramentas de relações públicas, como anúncios de utilidade pública para televisão, rádio, imprensa, internet e outdoors, que destacam os esforços dos rotarianos relacionados a alfabetização, recursos hídricos, combate à fome e jovens em situações de risco.
Apêndice 1 Relatório da Conferência Distrital
Fevereiro de 2008
Formulário G: Relatório da Conferência Distrital
Fevereiro de 2008
As informações aqui fornecidas auxiliarão futuros líderes distritais a planejar e conduzir adequadamente as conferências distritais. Além disso, o regimento interno do RI estabelece que os governadores de distrito enviem este relatório ao Rotary International para que os dados sobre as conferências sejam devidamente compilados. Dentro de no máximo 30 dias após a conferência distrital, encaminhe este formulário, juntamente com o demonstrativo financeiro do distrito do ano anterior, cópias das resoluções adotadas e cópias de todas as deliberações da conferência, à equipe de suporte a clubes e distritos ou ao seguinte endereço: cdsreports@rotary.org. Nome do governador Distrito Primeiro dia da conferência
Último dia da conferência Dia/Mês/Ano
Dia/Mês/Ano
Local da conferência
ANEXOS 1. Queira assinalar todos os documentos enviados anexos a este relatório. Demonstrativo financeiro distrital do ano anterior (exigidos pelo regimento interno e conselho diretor do RI) Recomendações para o conselho diretor do RI Resoluções do distrito Propostas de emenda e/ou resoluções para o conselho de legislação Resumo dos principais projetos de prestação de serviços apresentados na conferência distrital
PARTICIPAÇÃO NA CONFERÊNCIA 2. A conferência foi realizada em conjunção com outro distrito?
Sim
Não
Caso afirmativo, nas questões a seguir forneça apenas o número de rotarianos e convidados do seu distrito 3. Número de clubes do distrito 4. Número de clubes representados na conferência 5. Número de rotarianos do distrito presentes na conferência 6. Número total de convidados 7. Número de participantes de programas da Fundação ou do RI presentes na conferência 8. Número de rotaractianos e interactianos que participaram da conferência Continua na página seguinte
Pág. 1 de 2
M a n u a l p a r a a C o n f e r ê n c i a D i s t r i t a l 19
PLANEJAMENTO DA CONFERÊNCIA A comissão da conferência distrital planeja e promove o evento. O governador pode indicar subcomissões para encarregarem-se de detalhes logísticos. 9. Quantas subcomissões da comissão da conferência distrital foram formadas? 10. Quantos rotarianos do distrito serviram em uma comissão ou subcomissão?
. .
11. Quais subcomissões colaboraram no planejamento da conferência distrital? (marque todas as opções aplicáveis) Reconhecimentos
Programa
Banquetes
Promoção
Credenciais
Recepção
Decoração
Inscrições
Entretenimentos
Resoluções
Avaliação
Diretores de protocolo
Estandes
Transporte
Finanças
Instalações
Hospedagem
Votação
Serviços gráficos
Outra
.
PROMOÇÃO DA CONFERÊNCIA 12. Quando a conferência distrital foi divulgada na comunidade? (marque todas as opções aplicáveis)
Durante a conferência anterior
Com 7 a 12 meses de antecedência
Com 2 a 6 meses de antecedência
Com até um mês de antecedência
Após a conferência distrital 13. Quais meios foram utilizados para incentivar o comparecimento de rotarianos à conferência distrital? (marque todas as opções aplicáveis) Malas-diretas
Outros encontros distritais
Carta mensal do governador
Desconto por inscrição antecipada
E-mail ou site na internet
Visita oficial do governador
Visitas de governadores assistentes a clubes
Outro
.
SEMINÁRIO DISTRITAL DE CAPACITAÇÃO 14. O distrito realizou um seminário de capacitação?
Sim
Não
15. Quando o seminário distrital de capacitação foi conduzido? Em conjunção com a conferência
Separadamente da conferência
16. Quantos rotarianos do distrito participaram do seminário distrital de capacitação? 17. Quantos clubes estiveram representados no seminário distrital de capacitação?
. .
Agradecemos sua colaboração. Queira guardar uma cópia deste relatório em seus arquivos.
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Apêndice 2 Modelos de Avaliação Avaliação de membro da comissão da conferência distrital
Conferência anual do Distrito Queira responder às perguntas abaixo visando fornecer o maior volume possível de informações ao presidente da comissão da conferência do próximo ano. Agradecemos sua colaboração.
Subcomissão de 1. Sua subcomissão tinha o número adequado de membros?
Sim
Não
Caso negativo, um número maior ou menor de membros seria recomendável?
2. O tempo que a subcomissão teve para trabalhar foi suficiente para que alcançasse Sim Não seus objetivos? Caso negativo, que mudanças recomendaria?
3. Que melhorias poderia sugerir para a conferência do próximo ano?
4. Anexe exemplares de cartas, circulares, materiais promocionais ou outros itens usados na sua conferência que possam auxiliar na organização da próxima conferência.
M a n u a l p a r a a C o n f e r ê n c i a D i s t r i t a l 21
Avaliação para os participantes
Conferência anual do distrito As suas respostas a este questionário nos ajudarão a aprimorar eventos distritais, como a conferência.
Dados do participante Rotariano Cargo atual (se aplicável) Parente Parceiro no servir (interactiano, rotaractiano, membro de Núcleo Rotary de Desenvolvimento Comunitário, Voluntário do Rotary) Ex-participante de programa da Fundação Rotária Estudante de Intercâmbio de Jovens Outro: Número de anos que é rotariano: 1 a 2
3 a 5
6 ou mais
Não é rotariano
Número de conferências distritais das quais participou: 0
1 a 2
3 a 5
6 ou mais
Conteúdo da programação Avalie as seguintes sessões da conferência de acordo com a escala abaixo. 1 = Excelente 2 = Boa 3 = Razoável 4 = Ruim 1. Plenária de abertura
1 2 3 4
2. Metas distritais (grupo de discussão)
1 2 3 4
3. Assuntos distritais (sessão plenária)
1 2 3 4
4. Fundação Rotária (sessão plenária)
1 2 3 4
5. Fundação Rotária (grupo de discussão)
1 2 3 4
6. Programas do RI (sessão plenária)
1 2 3 4
7. Programas do RI (grupo de discussão)
1 2 3 4
8. Plenária de encerramento
1 2 3 4
22 M a n u a l p a r a a C o n f e r ê n c i a D i s t r i t a l
Logística Avalie sua experiência na conferência distrital de acordo com a escala abaixo. 1 = concordo plenamente 2 = concordo 3 = discordo 4 = discordo totalmente 1. Fui notificado sobre a conferência com antecedência.
1 2 3 4
2. O processo de inscrição transcorreu sem problemas.
1 2 3 4
3. Recebi as informações necessárias no kit de inscrição.
1 2 3 4
4. A data da conferência distrital foi conveniente.
1 2 3 4
5. O local do evento foi ideal.
1 2 3 4
Conferências futuras Participará da próxima conferência?
Sim
Não
O que gostaria que fosse incluído na programação da conferência?
O que deveria ser eliminado da programação?
Comentários adicionais:
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Apêndice 3 Diretrizes para os que Planejam pela Primeira Vez Este apêndice é excelente recurso para rotarianos que estejam planejando a conferência distrital pela primeira vez.
Planejamento geral A execução das seguintes tarefas ajudam no planejamento de um evento eficaz.
• Desenvolvimento de plano de ação e
cronograma juntamente com os demais planejadores da conferência, inclusive o governador de distrito, os outros membros da comissão da conferência distrital e o instrutor distrital.
• Nomeação de membros da subcomis-
são para as diversas tarefas, de acordo com suas habilidades e interesses.
• Preparação de esboço da programação que atenda aos objetivos da conferência e seja apropriado aos objetivos do distrito.
• Escolha de oradores, painelistas, líderes de discussão, diretores de protocolo e outros participantes. Enviar a eles convites formais incluindo uma descrição clara das responsabilidades que deverão assumir.
• Seleção de local e hotel. Conseguir o
quanto antes um contrato especificando as datas da conferência e exigências.
• Envio de notificação aos participantes
com as datas do evento, e de materiais promocionais e de inscrição.
• Conseguir seguro adequado de prote-
ção contra terceiros e de propriedade para proteger o distrito e os organiza-
24 M a n u a l p a r a a C o n f e r ê n c i a D i s t r i t a l
dores da conferência contra ações de responsabilidade civil e danos à propriedade. O seguro deve cobrir todas as atividades da conferência, inclusive eventos de companheirismo, reuniões e banquetes. Para mais informações, contate o agente local de seguros ou consultor jurídico.
Contratos Durante o processo de planejamento, o distrito pode ter que assinar contratos relacionados a aluguel de sala, reserva de hotel, equipamentos de som, serviços de refeição e outros. Como esses contratos legalmente implicam compromisso financeiro, é recomendável que sejam analisados por um advogado ou pessoa com experiência neste ramo, para garantir que todos os documentos estejam em ordem. O principal objetivo da negociação de contrato é documentar os acordos que se referem a serviços esperados, taxas requeridas, datas de execução, compensação em caso de não cumprimento das medidas acordadas, e outros. Todas as despesas devem ser incluídas no contrato e negociadas de modo a não ultrapassar o orçamento da conferência. Muitos contratos de fornecedores incluem cláusulas negociáveis que tratam de não cumprimento de responsabilidade de alguma das partes, taxas e multas por cancelamento. Examine todos os contratos à medida que a conferência se aproximar, fazendo as alterações necessárias juntamente com
as partes envolvidas, desde que estas não excedam os limites do orçamento da conferência e tenham sido aprovadas pelo presidente da comissão da conferência ou outra pessoa autorizada. Esta é uma precaução que evitará com que haja despesas inesperadas e de última hora.
Subcomissões Dada à complexidade de se planejar e convocar uma conferência distrital, convém delegar responsabilidades às seguintes subcomissões. Garanta que cada qual compreenda seu orçamento e função, e saiba a quem se reportar.
• Premiações • Serviço de refeições
• Promoção • Recepção • Inscrições • Resoluções • Diretores de
• Credenciais • Decoração • Entretenimento protocolo • Exibições • Transporte • Finanças • Local da conferência • Acomodações • Eleição • Gráfica • Programas Premiações
• Selecionar os prêmios e certificados,
garantindo que o emblema do Rotary seja usado corretamente. Para a lista de vendedores licenciados de mercadorias com o emblema rotário consulte o Official Directory (007-EN).
• Manter contato com a subcomissão de
inscrições para verificar se aqueles que serão homenageados se inscreveram com antecedência e confirmar a presença destes no início da conferência.
Serviço de refeições Esta subcomissão coordena as refeições da conferência, colaborando estreitamente com a subcomissão do local da conferência. Responsabilidades
• Certificar de que o recinto onde as
refeições serão consumidas seja agradável e tenha entrada e saída de fácil acesso.
• Cuidar para que haja assentos suficientes para os participantes.
• Coordenar serviços de banquete adequados à programação.
• Colaborar com a subcomissão de inscrições para assegurar a distribuição mais eficaz dos vales-refeição.
• Trabalhar com a subcomissão de pro-
Esta subcomissão administra a outorga de prêmios aos homenageados durante a conferência. Responsabilidades
• Colaborar com o governador e com o
presidente da comissão da conferência para determinar o número de prêmios novos e já existentes e a ordem de entrega.
gramas para coordenar a apresentação dos oradores e convidados especiais.
• Selecionar o cardápio do banquete a ser aprovado pelo presidente da subcomissão da conferência.
• Providenciar serviços de limpeza.
M a n u a l p a r a a C o n f e r ê n c i a D i s t r i t a l 25
Credenciais Esta subcomissão verifica se o número e as qualificações dos eleitores selecionados pelos clubes do distrito estão em conformidade com o especificado no Manual de Procedimento (035-PT). Consulte o apêndice 6 para modelo de certificado de credencial. Responsabilidades
• Enviar com bastante antecedência os certificados de credenciais aos clubes do distrito.
• Checar os certificados para verificar se estão em ordem.
• Entregar o fichário à subcomissão de
eleição, a qual deve monitorar todos os pleitos e escrutínios durante a conferência.
Decoração Esta subcomissão coordena os detalhes de decoração da conferência. Responsabilidades
• Determinar a decoração do evento. • Usar decorações dos clubes e distrito sempre que possível.
• Obedecer às normas de segurança (por exemplo, utilizar apenas material que não seja inflamável).
• Verificar se o emblema do Rotary foi corretamente reproduzido.
• Expor as bandeiras de acordo com o protocolo nacional.
• Articular com os fornecedores para
coordenar a disposição de materiais de boas-vindas e sinais indicativos.
• Retirar e devolver todos os objetos decorativos depois do evento.
O Rotary International não oferece objetos decorativos para as conferências distritais. Adquira este tipo de material somente de fornecedores 26 M a n u a l p a r a a C o n f e r ê n c i a D i s t r i t a l
licenciados, seguindo as diretrizes do Rotary International quanto à reprodução do emblema. Para vendedores licenciados consulte o Official Directory. Para mais informações consulte o Manual de Procedimento e o Guia de Identidade Visual do Rotary International (547-PT).
Entretenimento Esta subcomissão contrata entretenimento e planeja atividades especiais ou excursões para os convidados. Cuide para que os espetáculos não conflitam com as sessões plenárias ou grupos de discussão. Responsabilidades
• Determinar que atividades de entre-
tenimento são desejadas, assim como quando e onde deverão acontecer.
• Providenciar transporte para os
artistas e instrumentos, bem como sua admissão aos devidos recintos.
• Colaborar com a subcomissão do local da conferência para assegurar que as instalações sejam apropriadas e que equipamentos audiovisuais estejam disponíveis.
Exibições Esta subcomissão coordena exibições, certificando-se de que apenas clubes e pessoas qualificadas participem. Responsabilidades
• Colaborar com o presidente da co-
missão da conferência distrital para determinar quem é elegível para expor na conferência.
• Coordenar com a subcomissão do local
da conferência para providenciar espaço para os expositores.
• Visitar o local da conferência para ava-
liar o espaço disponível e a capacidade da energia elétrica. Informar esses detalhes aos expositores em potencial,
bem como dados sobre a segurança patrimonial, diretrizes quanto à montagem e desmontagem dos estandes e o que o local proverá.
• Cooperar com a subcomissão de pro-
moção para notificar os clubes quanto à disponibilidade de espaço de exposição e os critérios a ser respeitados.
• Assegurar que os expositores usem
o emblema e nome do Rotary em todos os cartazes e mercadorias. Consulte www.rotary.org ou o Guia de Identidade Visual do RI para mais detalhes.
Finanças Esta subcomissão elabora o orçamento e monitora os dispêndios. Responsabilidades
• Determinar diretrizes financeiras, mé-
todos de contabilidade e de requisição, entre outros.
•
Analisar os termos e custos de pagamento de todos os contratos, o que ajudará na preparação do orçamento.
• Preparar o orçamento com base no
total arrecadado com as inscrições e nas despesas de reuniões distritais já realizadas.
Adaptar o modelo de orçamento (apêndice 7) conforme as necessidades específicas do evento.
Acomodações Esta subcomissão é responsável pela reserva de hotel para os participantes. Alguns distritos preferem que os próprios hotéis coordenem a reserva de quartos. Responsabilidades
• Contatar os hotéis para ver se há número suficiente de quartos.
• Pedir cotações por escrito que conte-
nham diária, normas de cancelamento, serviços de cortesia, data de pagamento e medidas a ser tomadas caso as partes não cumpram o acordo.
• Verificar com o hotel se o serviço de
carregadores de malas será suficiente durante os horários mais intensos de registro de hóspedes.
• Designar um membro da subcomissão
para servir de contato com a subcomissão de inscrições, de modo a assegurar que as reservas de quartos daqueles que se inscreveram antecipadamente tenham sido efetivadas.
Gráfica
• Providenciar serviços bancários e audi-
Esta subcomissão providencia a impressão de todos os materiais necessários.
• Liquidar todas as contas e enviar qual-
Responsabilidades
toria externa das contas finais.
quer saldo credor à pessoa responsável pelas verbas da conferência.
• Preparar um resumo das operações
financeiras para ser utilizado no planejamento do evento do próximo ano.
• Fornecer relatório sobre a situação financeira.
• Obter a aprovação do governador para qualquer mudança significativa do orçamento.
• Determinar o que precisa ser impresso, como papel timbrado e envelopes, crachás de participantes, programação do evento, cupons para refeições, formulários de inscrição, panfletos e material publicitário.
• Articular com a subcomissão de
entretenimento no sentido de obter permissão para reproduzir músicas
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protegidas por direitos autorais. O não cumprimento deste requisito pode acarretar processo judicial. Quando usar criações de terceiros, colocar a frase “Reproduzido com a autorização de (nome do detentor dos direitos autorais) sempre que necessário.
Programas Esta subcomissão trabalha com o governador no planejamento, coordenação e implementação da programação da conferência. Responsabilidades
• Coordenar a produção do programa
da conferência em cooperação com a subcomissão responsável pela parte gráfica.
• Confirmar a presença dos oradores,
pessoas que proporcionarão entretenimento e convidados especiais.
• Desenvolver, distribuir e coletar for-
mulários de avaliação dos membros de comissão e participantes da conferência. Veja apêndice 2 para modelo de avaliação.
Promoção Esta subcomissão é responsável por divulgar a conferência. Para mais detalhes veja o capítulo 3.
Recepção Esta subcomissão se encarrega de recepcionar os participantes. Responsabilidades
• Apresentar os novos sócios e novos clubes aos demais.
• Indicar anfitriões, principalmente em
ocasiões sociais, para dar atenção aos participantes e fazer com que sintamse à vontade.
28 M a n u a l p a r a a C o n f e r ê n c i a D i s t r i t a l
• Preparar crachás para os anfitriões para que sejam facilmente identificados pelos participantes.
Responsabilidades referentes aos convidados especiais
• Indicar anfitriões para convidados es-
peciais, oradores e administradores do Rotary. Os anfitriões devem receber os convidados por ocasião de sua chegada e acompanhá-los até a partida.
• Certificar que os convidados especiais
saibam onde se sentarão durante cada sessão.
• Entregar aos convidados especiais
exemplares do programa com informações sobre quaisquer eventos especiais.
• Providenciar, com o auxílio da subco-
missão local da convenção, itens que os convidados possam precisar, como tribuna, iluminação especial e microfone.
• Tomar providências para que a comis-
são da conferência distrital envie cartas de agradecimento aos convidados especiais após o encerramento do evento.
• Cuidar para que o representante do
presidente do RI tenha um assessor designado pelo governador. Para mais informações, consulte o capítulo 1.
Inscrições Esta subcomissão é encarregada da inscrição dos participantes, do recolhimento de taxas de inscrição e do cadastro das informações pertinentes. Responsabilidades
• Preparar e colocar em funcionamento
um sistema eficaz de inscrição e fornecer aos participantes o kit de materiais, contendo ingressos, programação, crachás e outros itens.
• Colaborar com a subcomissão de
promoção para estimular inscrições antecipadas.
• Preparar lista completa dos par-
ticipantes inscritos e oradores, compartilhando-a com as devidas subcomissões.
•
Manter registro contábil das taxas de inscrição arrecadadas, entregando o montante ao tesoureiro da conferência.
Para modelo de inscrição e de confirmação, consulte o apêndice 8.
Resoluções Esta subcomissão faz recomendações acerca de resoluções. Rotarianos experientes e bem versados em normas e procedimentos rotários devem integrá-la.
rotarianos sem crachás ao balcão de inscrições, reunir os convidados da mesa principal e monitorar o palco.
• Utilizar um sino ou outro método para
indicar aos participantes quando devem tomar seus lugares antes do início do evento.
• Conhecer a localização dos sanitários,
telefones de emergência, interruptores de luz, etc.
Transporte Esta subcomissão coordena o transporte de todos os participantes, como traslado e locomoção durante a conferência. Responsabilidades
Responsabilidades
• Examinar os fatos pertinentes a
• Determinar o número de veículos
• Preparar uma justificação concisa para
• Entrar em contato com o departa-
cada uma das propostas de resolução antes de fazer sua recomendação à conferência. cada recomendação.
Para mais detalhes, consulte o capítulo 2.
necessários ao evento, levando em consideração a época do ano e as condições meteorológicas. mento de polícia para verificar a possibilidade de obter licença especial de estacionamento.
• Procurar voluntários para ajudar no
Diretores de protocolo Os diretores de protocolo devem controlar todas as entradas, reservar assentos conforme necessário, manter a ordem, cuidar da segurança, promover companheirismo e auxiliar os dirigentes que estiverem presidindo o evento. O número de participantes da conferência determina quantos diretores de protocolo ela terá, sendo que um deles deve ser o líder dos demais. Antes de convidar rotarianos a servir neste cargo, deve-se saber os horários e locais em que deverão estar a postos. Responsabilidades
• Estar em local visível do lado de fora
das salas de reuniões, ajudar as pessoas a encontrar seus lugares, encaminhar
transporte dos participantes.
• Preparar um cronograma geral de
transporte, indicando horários, locais e motoristas.
• Estar em um balcão específico para
auxiliar visitantes com problemas de transporte.
Local da conferência Esta subcomissão deve encontrar um local adequado para a realização da conferência. Responsabilidades
• Apresentar à comissão da conferência
idéias de locais que podem acomodar o evento, os quais devem ter uma área geral de reuniões, salas para grupo de discussão e refeitório.
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• Levar em consideração o espaço ne-
• Comunicar à administração do local
• Auxiliar o governador nos procedi-
• Informar todas as subcomissões sobre
• Verificar se todos os equipamen-
Eleição
cessário para inscrições, exposições de clubes ou distritos, reuniões de líderes e outras atividades paralelas. mentos para fechamento de contrato relacionado ao local da conferência. Para informações sobre contratos, consulte a página 24. tos como microfones, alto-falantes, retroprojetores e iluminação estão funcionando. Certificar-se de que haja alguém disponível para fazer reparos nos equipamentos.
30 M a n u a l p a r a a C o n f e r ê n c i a D i s t r i t a l
as exigências quanto aos recintos, de forma que estejam arrumados para a conferência. os procedimentos para solicitar itens especiais, como equipamento de audiovisual, placas de avisos, água, etc.
Esta subcomissão prepara as cédulas eleitorais, identifica locais adequados para a realização do pleito e supervisiona todo o processo eleitoral. Consulte o capítulo 2 para mais detalhes.
Apêndice 4 Avaliação dos Tópicos para a Conferência Distrital
É descontraído
Forma futuros líderes
Apóia a Fundação Rotária
Atende a necessidades da comunidade local e global
Aumenta/retém o quadro social
Relevante aos rotarianos do distrito
Informativo
Atual
TÓPICO
Específico ao Rotary
Utilize esta folha-tarefa para determinar os tópicos que possam melhor informar e inspirar os rotarianos do distrito. Avalie cada tópico sugerido de acordo com os critérios básicos dispostos abaixo, sendo que cada critério vale um ponto. Com base nisso, inclua no programa os tópicos que tiverem o maior número de pontos.
TOTAL DE PONTOS
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32 M a n u a l p a r a a C o n f e r ê n c i a D i s t r i t a l É descontraído
Forma futuros líderes
Apóia a Fundação Rotária
Atende a necessidades da comunidade local e global
Aumenta/retém o quadro social
Relevante aos rotarianos do distrito
Informativo
Atual
Específico ao Rotary
TÓPICO TOTAL DE PONTOS
Apêndice 5 Modelo de Programa para a Conferência Distrital 1˚ DIA
15h00 Grupos de discussão
11h00 Inscrições e companheirismo Exibição de projetos de clube 12h30 Almoço Boas-vindas do presidente da comissão distrital da conferência Apresentação do governador do distrito, o qual passa a presidir a conferência O Rotary no Mundo — pronunciamento do representante do presidente do RI
Tópico da sessão: Metas distritais Questão para discussão: Como seu clube planeja alcançar as metas distritais? 16h00 Sessão plenária — Assuntos distritais Presidida pelo governador de distrito Relatórios dos grupos de discussão
Apresentações adicionais
Aviso sobre conferências futuras
Destaque aos rotarianos e famílias participando pela primeira vez de uma conferência distrital
Resoluções da conferência
Situação do distrito — governador do distrito 14h00 Intervalo 14h30 Sessão plenária de abertura Boas-vindas — presidente da conferência ou governador do distrito Lema do presidente do RI — representante do presidente do RI Avisos gerais Apresentação dos presidentes das subcomissões e líderes dos grupos de discussão — governador de distrito
Seleção do representante do distrito para o conselho de legislação ou discussão sobre proposta de legislação (dependendo do ano) Seleção do governador indicado de distrito, se apropriado (veja regimento interno do RI, seção 13.020) Aprovação do relatório financeiro anual do distrito Homenagem aos novos clubes e seus padrinhos 17h00 Intervalo 18h00 Banquete do governador Apresentação das pessoas sentadas à mesa principal Discurso principal — governador do distrito Entretenimento
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2˚ DIA
18h00 Banquete para clubes eficazes
08h00 Café da manhã especial para novos rotarianos e cônjuges; presidentes entrantes ou em final de mandato; ou ex-governadores Observações informais do representante do presidente 09h30 Sessão plenária — Fundação Rotária Presidida pelo governador de distrito Homenagem a convidados especiais, ex-governadores, rotarianos veteranos ou de destaque e ex-participantes de programas da Fundação Rotária Entrega de prêmios por realizações significativas Debates, painel de discussão ou discurso principal sobre a Fundação Rotária 10h30 Intervalo 11h00 Grupo de discussão Tópico da sessão: Fundação Rotária Questão para discussão: Como os clubes e o distrito poderiam colaborar com os programas da Fundação para prestar mais serviços local e internacionalmente? 12h30 Almoço da Fundação Rotária Relatórios dos grupos de discussão Homenagem a Companheiros Paul Harris, Contribuintes Especiais da Fundação Rotária, Benfeitores e Doadores Extraordinários 14h00 Atividades de companheirismo/ Passeios
34 M a n u a l p a r a a C o n f e r ê n c i a D i s t r i t a l
Reconhecimento a projetos e realizações de clube Entretenimento
3˚ DIA 09h00 Culto ecumênico 09h30 Sessão plenária — Programas do RI Presidida pelo governador de distrito Homenagem aos participantes de programas do RI Debates, painel de discussão ou discurso principal sobre os programas do RI 10h00 Intervalo 10h30 Grupo de discussão Tópico da sessão: Programas do RI Questões para discussão: De que programas do RI os clubes querem participar? Como os clubes podem se unir em apoio a esses programas? 12h00 Sessão plenária de encerramento Observações informais do representante do presidente Observações finais do governador Homenagem aos clubes que exibiram seus projetos e aos membros da comissão da conferência e subcomissões Avaliação da conferência Encerramento
Apêndice 6 Modelo de Certificado de Credencial Este formulário deve ser preenchido em duas vias, uma para o arquivo do clube e a outra para ser entregue ao eleitor o qual, por sua vez, deverá apresentá-la à subcomissão de credenciais por ocasião da conferência. Do Rotary Club de Data À subcomissão de credenciais da conferência anual do Distrito De acordo com o regimento interno do Rotary International, este clube selecionou o(s) seguinte(s) eleitor(es):
Total de sócios (excluindo-se os sócios honorários) deste clube, registrado no mais recente relatório semestral anterior à votação: Assinatura do presidente
Assinatura do secretário
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Apêndice 7 Modelo de Orçamento Receita prevista 1. Receita proveniente de taxas de inscrição a. Taxa de inscrição Rotarianos Outros b. Comparecimento previsto Rotarianos Outros Renda total proveniente de taxas de inscrição (comparecimento previsto multiplicado pelo valor da taxa) Rotarianos + Outros = Subtotal 2. Contribuições adicionais per capita/contribuições adicionais de clubes 3. Patrocínio (companhias ou empresas locais) 4. Subsídio do fundo distrital e/ou outras fontes Renda total prevista Despesas previstas 1. Promoção a. Postagem b. Gráfica c. Materiais d. Outros Total com promoção: 2. Decorações (placas, flores, etc.) 3. Entretenimento 4. Local da reunião a. Salas de reunião b. Refeições e gratificações c. Audiovisuais/equipamento técnico Despesa total com o local da reunião: 5. Impressão (programa, material de inscrição, etc.) 6. Recepção (bar, música, etc.) 7. Oradores e convidados especiais 8. Transporte 9. Diversos Total das despesas previstas
36 M a n u a l p a r a a C o n f e r ê n c i a D i s t r i t a l
Apêndice 8 Modelo de Inscrição e Confirmação Modelo de inscrição antecipada para clubes Conferência anual do Distrito Ao:
Presidente da subcomissão de inscrições
Do:
Rotary Club de
Data: Queira inscrever realizada nos dias
sócios deste clube na conferência distrital a ser em .
Segue anexo cheque no valor de rotarianos e inscrição de
para cobrir as taxas de convidados.
Modelo de inscrição antecipada individual Conferência anual do Distrito Ao:
Presidente da subcomissão de inscrições
Data: Queira efetuar minha inscrição na conferência distrital nos dias em . Nome Rotary Club de Classificação Nome no crachá da conferência Acomodações:
Individual Fumante
Data de check-in: Usuário de cadeira de rodas:
Duplo Outro: Não-fumante Data de check-out: Sim
Não
Restrições dietéticas Número de convidados Segue anexa a quantia de
.
Assinatura Número do quarto (para uso da subcomissão)
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Modelo de confirmação de inscrição e reserva de hotel Conferência anual do Distrito N°
Data de recebimento
Nome Clube Classificação Hotel
Datas
Diária
Número de convidados
Taxa de inscrição paga Agradecemos sua inscrição na conferência distrital. Ao chegar, apresente andar do este documento ao funcionário na recepção, localizada no hotel. Ali poderá pegar a programação, crachá, ingressos e outros materiais . a partir de
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