Manual da Comissão de Administração do Clube
Parte do Kit para Dirigente de Clube
226A-PT—(709)
Esta é a edição de 2009 do Manual da Comissão de Administração do Clube, para ser usada pelos clubes em 2010-11, 2011-12 e 2012-13. As informações aqui contidas são baseadas nos Estatutos Prescritos para o Rotary Club, no Regimento Interno Recomendado para o Clube, nos Estatutos e no Regimento Interno do RI e no Código Normativo do Rotary, os quais devem ser consultados se necessitar de mais detalhes. Alterações efetuadas em tais documentos pelo conselho de legislação de 2010, conselho diretor do RI ou conselho de curadores da Fundação após a impressão deste manual revogam as respectivas normas aqui dispostas.
Conteúdo Introdução
1
1 Atribuições e responsabilidades da comissão
3
Programação da reunião semanal Boletim e site do clube Frequência Companheirismo 2 Presidente da comissão de administração do clube A comissão Subcomissões Estabelecimento de metas Orçamento Comunicação 3 Recursos
4 5 6 7 9 10 11 11 12 13 15
Apêndices Seção sobre administração nas Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs Exemplo de programação da reunião semanal Questões para discussão — Assembleia distrital
18 20 21
Folhas-tarefas Resumo Metas Plano de ação Estudo de caso: Comissão de administração do clube
22 23 24 25
Introdução
Esta edição do Manual da Comissão de Administração do Clube foi elaborada para ajudar comissões do mundo todo a estabelecer metas e compreender suas atribuições. Considerando que as responsabilidades das comissões variam de acordo com as leis, culturas e procedimentos locais, as sugestões aqui contidas devem ser adaptadas às necessidades do clube. Nos campos “Mundo afora” verá exemplos de como as atribuições diferem de um clube a outro. Além disso, não deixe de ler as dicas dos campos “Lembrete”. Esta publicação é composta de três seções. A primeira descreve as principais responsabilidades da comissão, a segunda as atribuições do seu presidente e a terceira recursos úteis disponibilizados pelo RI e Fundação. Em seguida às seções, foram colocados os apêndices, inclusive as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs e uma lista de questões para discussão, além de folhas-tarefas para uso na assembleia distrital. Lembrete É importante que o presidente da comissão distribua cópias do capítulo 1 aos demais membros para que eles saibam quais são as suas responsabilidades.
Utilize este manual para se preparar para a função de presidente da comissão de administração do clube. Faça uma leitura antes da assembleia distrital e leve-o ao evento em si. Preste atenção especial às perguntas do apêndice 3 para aproveitar ao máximo os debates durante o encontro. Terminado o treinamento, esta publicação será útil ao seu trabalho com os demais rotarianos do clube. O Plano de Liderança de Clube recomenda que os Rotary Clubs possuam as seguintes comissões permanentes em sua estrutura administrativa: • Administração do clube • Desenvolvimento do quadro social • Relações públicas • Projetos de prestação de serviços • Fundação Rotária
MANUAL DA COMISSÃO DE ADMINISTRAÇÃO DO CLUBE
1
Toda comissão tem à disposição um manual, no qual estão destacadas suas responsabilidades, bem como recursos e materiais de apoio a seus integrantes. Entregue aos membros cópias de informações que lhe dizem respeito. Este manual é parte do Kit para Dirigente de Clube (225-PT) e pode ser baixado gratuitamente no site www.rotary.org ou comprado por meio do Catálogo do RI. Tenha sempre em mente que seu Rotary Club e mais de 33.000 outros fazem parte do Rotary International e que todos se beneficiam dos serviços e recursos proporcionados pela organização, entre eles publicações, informações no site www.rotary.org, subsídios da Fundação Rotária e apoio de funcionários da sede mundial em Evanston e de sete escritórios internacionais.
Comentários? Se tiver dúvidas ou comentários sobre este manual ou qualquer material de treinamento queira encaminhá-los a: Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698, EUA E-mail: leadership.training@rotary.org Tel.: +1-847-866-3000 Fax: +1-847-866-9446
2
MANUAL DA COMISSÃO DE ADMINISTRAÇÃO DO CLUBE
C A P Í T U L O
1
Atribuições e responsabilidades da comissão
Lembrete A comissão de administração do clube se dedica aos Serviços Internos e aos Serviços Profissionais.
A comissão de administração do clube conduz atividades associadas à operacionalização do clube. Eficácia administrativa possibilita ao Rotary Club prover serviços à comunidade, reter sócios e formar líderes capacitados a desempenhar funções no clube, no distrito e no Rotary International. São responsabilidades da comissão: • Estabelecer as metas da comissão voltadas ao alcance das metas anuais do clube. • Organizar programas semanais e especiais. • Produzir o boletim e o site do clube. Lembrete
• Ajudar o secretário do clube a monitorar o comparecimento às reuniões.
Subcomissões podem ser formadas para administrar as responsabilidades da comissão, especialmente no caso de clubes grandes.
• Promover companheirismo entre os sócios do clube. • Realizar atividades que favoreçam a operacionalização eficaz do clube. Ao ler mais abaixo os detalhes dessas responsabilidades, procure refletir sobre as metas da comissão, o plano de ação e os recursos que precisará durante o ano.
ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES DA COMISSÃO
3
Programação da reunião semanal Mundo afora Os assuntos tratados nas reuniões semanais variam de uma região a outra, dependendo da cultura local.
O presidente da comissão de administração do clube é responsável por desenvolver programações de reuniões semanais que forneçam aos sócios informações rotárias e os motivem a aumentar sua participação em iniciativas que atendem a necessidades do clube, da comunidade local e do mundo. De modo a planejar reuniões semanais eficazes, recomenda-se: • Preparar uma agenda para cada reunião semanal (veja apêndice 2: Exemplo de programação da reunião semanal). • Elaborar a programação com antecedência. • Relacionar os tópicos das reuniões aos projetos e atividades do clube. • Fazer rodízio de responsabilidades entre os membros da comissão no que se refere à programação das reuniões. • Realizar atividades de comemoração de dias, semanas e meses especiais. • Preparar planos de contingência, caso partes da programação tenham que ser canceladas.
Lembrete Ao preparar as programações das reuniões semanais, crie um plano de contingência caso o plano original não possa ser seguido. Por exemplo, pergunte a um dos sócios se ele pode dar uma palestra se for necessário.
Reuniões bem estruturadas que contam com programação atraente e relevante ajudam a aumentar os conhecimentos dos sócios sobre o Rotary, reforçar o valor da associação à entidade e conscientizar sobre as necessidades da comunidade local e internacional. Calendário do Rotary. O calendário do ano rotário serve de base ao planejamento das reuniões semanais. É recomendável que o novo lema do RI seja divulgado no início do ano. Chame atenção a eventos como a assembleia distrital, a conferência distrital e a convenção do RI, à medida que sejam realizados. Poderá incluir nas programações semanais atividades que se relacionem com as seguintes datas comemorativas:
Julho
Não há nenhuma comemoração especial
Agosto
Mês do Desenvolvimento do Quadro Social e Expansão
Setembro Outubro
Mês dos Serviços Profissionais
Novembro
Mês da Fundação Rotária Semana Mundial do Interact (semana do dia 5)
Dezembro
Mês da Família
Janeiro Fevereiro
Março
4
Mês das Novas Gerações
Mês da Conscientização Rotária Mês da Compreensão Mundial 23 de fevereiro — Dia da Paz e Compreensão Mundial / Aniversário do Rotary Mês da Alfabetização Semana Mundial do Rotaract (semana do dia 13)
MANUAL DA COMISSÃO DE ADMINISTRAÇÃO DO CLUBE
Abril
Mês da Revista
Maio
Não há nenhuma comemoração especial
Junho
Mês dos Grupos de Companheirismo do Rotary
Assembleia de clube. Cabe à comissão de administração planejar as assembleias com a ajuda do presidente e do secretário do clube. O evento oferece aos sócios a oportunidade de discutir os programas e as atividades do clube, bem como obter informações relevantes. Sócios novos devem ser especialmente incentivados a comparecer a esses encontros para aprender sobre o trabalho realizado pelo Rotary Club. Assembleias de clube possibilitam aos rotarianos: • Avaliar pontos fortes e fracos do clube. • Estabelecer metas e elaborar planos de ação. • Compreender como os planos de ação do clube são executados. • Coordenar as atividades das comissões. • Engajar-se em discussões informais que estimulem soluções criativas para projetos. • Aprender sobre o Rotary e seus programas. Tópicos relevantes para discussão incluem: • Metas anuais e de longo prazo. • Projetos de prestação de serviços e atividades do clube. • Estratégias de desenvolvimento do quadro social e de retenção de sócios. • Conferências distritais ou outros encontros do distrito e do RI. • Programas do Rotary. • Qualquer assunto que tenha recebido destaque em fórum de discussão. Em geral, clubes eficazes realizam de quatro a seis assembleias durante o ano, embora muitos prefiram fazê-lo mensalmente.
Boletim e site do clube Lembrete Para informações sobre o uso das Marcas do Rotary no boletim e no site do clube, consulte o Guia de Identidade Visual do RI (547-PT), disponível em www.rotary.org.
Outra importante responsabilidade da comissão é comunicar-se com os sócios através do boletim e site do clube. Este procedimento é fundamental para mantê-los informados sobre notícias que não foram divulgadas nas reuniões semanais. O boletim e o site do clube devem ser usados para: • Anunciar as reuniões semanais de clube. • Divulgar o horário das atividades do clube. • Discutir metas, planos e projetos do clube. • Veicular assuntos de destaque de outros clubes e distritos. • Enaltecer o companheirismo através da divulgação de eventos especiais da vida dos sócios.
ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES DA COMISSÃO
5
• Destacar assuntos de importância relacionados ao clube e ao Rotary International. • Promover os projetos de prestação de serviços e a participação dos sócios.
Lembrete O endereço do site do clube deve seguir as diretrizes do Rotary, por exemplo, www .rotary7600.org e www .rotaryclubcampinas.org. Para mais informações sobre o uso das Marcas do Rotary, consulte o Guia de Identidade Visual do RI (547-PT).
É essencial que os responsáveis pela elaboração do boletim e do site se comuniquem regularmente com comissões e líderes de outros clubes para assegurar a precisão dos dados publicados. Fontes de informação para o boletim e o site do clube incluem: • Membros do conselho diretor e presidentes de comissão de clube. • Carta mensal do governador. • Governador assistente e comissões distritais. • Encontros do clube e distritais, bem como do RI e da Fundação Rotária. • The Rotarian ou revistas rotárias regionais. • Rotary World e outras publicações do RI. • www.rotary.org. Considere o envio do boletim aos sócios via e-mail, ou a elaboração de uma versão on-line a ser veiculada no site do clube. Use as diretrizes abaixo ao criar o boletim ou site do clube: • Incluir os seguintes itens no cabeçalho: nome do clube, cidade, estado e país, e o número do distrito. • Publicar semanalmente.
Lembrete
• Incorporar fotos de sócios e eventos.
Os sócios que faltarem a três reuniões consecutivas devem ser informados de que uma quarta falta pode resultar no cancelamento do título de sócio. Defina com o secretário do clube quem será responsável por notificar os sócios que têm três faltas.
• Incluir o nome do clube sempre que usar a palavra Rotary e o emblema e logotipos da organização.
Frequência A comissão é responsável por ajudar o secretário a registrar a presença dos sócios e incentivar o comparecimento. Esta pode contribuir também certificando-se de que os sócios estejam familiarizados com as seguintes normas: • Todos os sócios devem comparecer às reuniões regulares de clube. • Um sócio é considerado presente se participar de pelo menos 60% de cada reunião. Incentivo à frequência. A frequência pode ser incentivada através das seguintes medidas: • Garantir que as reuniões sejam relevantes e atraentes.
Lembrete
• Enfatizar a importância de compensar as faltas.
Para mais detalhes, consulte a seção Frequência no Manual de Procedimento.
• Utilizar questionário para determinar os motivos pelos quais os sócios faltam às reuniões. • Homenagear sócios que tenham índices exemplares de comparecimento. • Designar sócios para fazer parte de comissões ou para executar tarefas específicas.
6
MANUAL DA COMISSÃO DE ADMINISTRAÇÃO DO CLUBE
Cancelamento do título de sócio. O título de sócio de um rotariano pode ser cancelado por uma ou duas das razões a seguir, exceto quando o conselho diretor do clube determinar o contrário: • Deixar de efetuar pagamento das cotas per capita dentro de 30 dias do prazo estipulado. • Deixar de comparecer a pelo menos 50% das reuniões semanais (inclusive as faltas compensadas) de Rotary Club em cada semestre do ano rotário. • Deixar de comparecer a pelo menos 30% das reuniões semanais do seu próprio Rotary Club em cada semestre do ano rotário. • Deixar de comparecer, sem recuperar frequência, a quatro reuniões consecutivas, sem a autorização do conselho diretor do clube. Relatórios de frequência. Uma de suas responsabilidades é submeter, com a colaboração do secretário do clube, relatórios mensais de frequência dentro de 15 dias após a última reunião do mês. Clubes que não pertencem a um distrito devem enviar seus relatórios de frequência ao Rotary International. O mesmo se aplica aos sócios cuja soma da idade e do número de anos de afiliação ao Rotary totalize pelo menos 85 anos.
Companheirismo Mundo afora A maneira como o companheirismo é incentivado varia de uma cultura a outra. Alguns clubes nos EUA reservam alguns minutos em cada reunião para falar sobre um evento agradável ocorrido na vida de um sócio, como o nascimento de uma criança.
O companheirismo se refere ao convívio cordial enfatizado nos Rotary Clubs e é o que mais incentiva os sócios a ser atuantes. Cabe à comissão de administração do clube assegurar que este seja parte integrante de toda reunião, projeto ou atividade de clube. O companheirismo pode ser enfatizado através das seguintes práticas: • Usar crachás durante as reuniões para facilitar a interação entre os presentes. • Sugerir que, a cada reunião, os sócios se sentem em lugares diferentes para favorecer o entrosamento. • Indicar um rotariano a cada semana para apresentar os novos sócios e palestrantes. • Incentivar o relacionamento com outros Rotary Clubs do distrito, da região e de todo o mundo. • Incluir cônjuges e parentes nas atividades de companheirismo e de prestação de serviços.
ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES DA COMISSÃO
7
Família rotária. A família rotária inclui rotaractianos, interactianos, membros do Inner Wheel, ex-participantes de programas da Fundação Rotária, estudantes de Intercâmbio de Jovens e parentes de rotarianos. Visando demonstrar apreço pelos rotarianos e demais membros da família rotária, procure implementar as seguintes atividades: • Destacar datas de aniversários. • Prestar assistência quando estiverem doentes, se sentindo sozinhos ou passando por dificuldades. • Apresentar condolências em casos de morte na família. • Comemorar aniversários, casamentos e formaturas.
8
MANUAL DA COMISSÃO DE ADMINISTRAÇÃO DO CLUBE
C A P Í T U L O
2
Presidente da comissão de administração do clube
Consulte o conselho diretor e demais rotarianos do clube, e outras pessoas do distrito e do Rotary International para saber o que é esperado de você e dos membros da comissão. É recomendável também que trabalhe com seu antecessor antes de iniciar o mandato. Faça as seguintes perguntas: • Qual é o seu papel como presidente da comissão? • Como pode colaborar com os membros da comissão em suas tarefas? Lembrete
• Quais são as suas metas anuais e de longo prazo?
Durante a assembleia distrital, discuta as perguntas do apêndice 3 com os presidentes de comissão de outros clubes.
• Que tipos de programações semanais deverão ser elaboradas? • Como a comissão pode motivar o comparecimento dos sócios às reuniões do clube? Como presidente da comissão, você é responsável por assegurar que esta cumpra suas atribuições. Há várias maneiras de se preparar para assumir a função de presidente. Além de participar das sessões de treinamento da assembleia distrital, você deve: • Ler este manual integralmente. • Familiarizar-se com os procedimentos e regulamentos que constam do regimento interno do clube. • Selecionar os membros da comissão, com a ajuda do presidente eleito. • Preparar os membros da comissão para o próximo ano. • Criar subcomissões se for necessário.
PRESIDENTE DA COMISSÃO DE ADMINISTRAÇÃO DO CLUBE
9
• Estabelecer as metas da comissão voltadas ao alcance das metas anuais e de longo prazo do clube. • Desenvolver um plano de comunicação para o ano. • Estabelecer metas anuais e de longo prazo do clube com o presidente eleito do clube. Quanto mais preparado você estiver, mais produtivo será o seu mandato. Ao tomar posse, você será responsável por: • Administrar o orçamento da comissão. • Trabalhar com outras comissões de clube e distrito na implementação de iniciativas que envolvem dois ou mais clubes. • Planejar e conduzir atividades e reuniões da comissão. • Informar o conselho diretor, o presidente e os sócios do clube sobre as atividades e os avanços rumo ao alcance das metas da comissão. Converse com o seu antecessor sobre as tarefas específicas ao clube. A preparação de uma lista de tarefas regulares ajuda a organizar e manter em dia o trabalho da comissão. As responsabilidades relacionadas acima estão descritas a seguir.
A comissão Lembrete O tesoureiro e o secretário do clube devem integrar esta comissão, sendo que o presidente do clube deve ser membro ex officio de todas as comissões do clube.
Colabore com o presidente eleito na seleção de membros da comissão e na realização de reuniões de planejamento antes do início do ano. Para garantir a continuidade dos trabalhos, os membros da comissão devem exercer, quando possível, mandatos de três anos consecutivos, e é importante que conheçam bem as normas do RI referentes à administração do clube. Ao selecionar novos membros, considere as seguintes características: • Atenção a detalhes. • Conhecimento das normas do Rotary. • Capacidade de organização. • Capacidade de comunicação oral e escrita. • Experiência em design ou edição. • Habilidades relativas ao uso de computadores e internet. Após formar a comissão, você será responsável por preparar seus integrantes para o ano seguinte. Para tanto, deverá: • Informar os novos membros sobre as atividades relacionadas ao plano estratégico do clube. • Emparceirar novos membros com outros mais experientes. • Incentivar a comunicação com pessoas que ocupam a mesma função em outros clubes. • Informar os membros sobre os recursos disponíveis à comissão. • Apresentar aos membros uma lista de atividades e encontros distritais.
10
MANUAL DA COMISSÃO DE ADMINISTRAÇÃO DO CLUBE
Subcomissões Mundo afora Os clubes têm a liberdade de formar comissões com base no número de sócios e em suas metas.
Dependendo do tamanho do clube e das metas estabelecidas, a comissão pode ser dividida em subcomissões como as seguintes ou outras definidas pelo próprio clube: • Programação semanal • Boletim e site do clube • Frequência • Companheirismo Utilize da melhor maneira possível as habilidades e os interesses dos membros aos designar-lhes tarefas e reconheça seus esforços e dedicação à comissão.
Estabelecimento de metas Lembrete Há várias ferramentas disponíveis para ajudar o clube no seu planejamento, inclusive Plano de Liderança de Clube, Guia para Planejamento Estratégico e Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs.
É sua responsabilidade garantir que a comissão alcance suas metas, as quais devem ter base nas metas anuais e de longo prazo do clube. Analise o plano estratégico do clube e determine o que o pode ser feito pela comissão para que este alcance a sua visão. As Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs são um guia prático cujo objetivo é auxiliar o presidente eleito do clube a estabelecer, com as comissões do clube, as metas anuais em apoio ao cumprimento das metas de longo prazo. O material conta com uma seção para cada comissão recomendada pelo clube e deve ser levado à assembleia distrital, onde terá a oportunidade de analisá-lo com o presidente e outros líderes do clube. Esse documento pode ser usado o ano inteiro e facilita a avaliação dos resultados em relação ao alcance das metas estabelecidas. Ele é revisado periodicamente, conforme apropriado. Metas eficazes. Para garantir que as metas estabelecidas sejam eficazes, certifique-se de que elas refletem precisamente as atribuições da comissão e os interesses do clube. As metas devem ser: • Participativas. Aqueles que participam da definição das metas e elaboração das estratégias para alcançá-las sentem-se mais envolvidos com o processo. Ao estabelecer as metas do clube, consulte os sócios e os líderes do clube e do distrito. • Mensuráveis. As metas devem ter um ponto tangível e claro a ser alcançado. • Desafiadoras. As metas devem ser desafiadoras o suficiente para ir além das conquistas do passado. • Realistas. Os rotarianos devem ser capazes de alcançar as metas com os recursos disponíveis. Compare as novas metas com as metas alcançadas anteriormente. • Delimitadas. As metas devem ter prazo ou cronograma de desenvolvimento.
PRESIDENTE DA COMISSÃO DE ADMINISTRAÇÃO DO CLUBE
11
Plano de ação. Colabore com os membros da comissão e com outros líderes do clube no desenvolvimento de um plano de ação que especifique os passos a ser seguidos para alcance de cada meta. As seguintes medidas podem facilitar a elaboração de um plano de ação: • Definir um prazo para cada passo. • Determinar quem será responsável por implementar cada passo. • Estabelecer critérios para medir o progresso dos trabalhos. • Considerar os recursos disponíveis em seu clube, distrito e RI. • Garantir recursos humanos, informativos e financeiros antes de implementar o plano de ação. • Avaliar o sucesso de metas passadas e do seu plano, fazendo as devidas alterações. Avalie regularmente suas metas para assegurar que esteja avançando em direção a seu alcance como previsto e faça os ajustes necessários. Motivação. É importante lembrar que rotarianos são voluntários e que seu envolvimento depende de estarem pessoalmente motivados. Uma de suas responsabilidades é garantir que os integrantes da comissão se mantenham interessados. Elementos motivadores incluem: • Garantia de que o alcance da meta beneficiará a comunidade e o clube, bem como o distrito e o Rotary. • Oportunidades para companheirismo. • Oportunidades para estabelecimento de contatos. • Convicção de que a meta é alcançável e o projeto ou atividade terá êxito. • Designação de tarefas que são desafiadoras e que requerem o uso de habilidades específicas. • Reconhecimento dos esforços e tempo gasto trabalhando para alcançar as metas da comissão. A identificação de elementos motivadores ajuda a manter o compromisso dos sócios com o Rotary e a encorajar sua participação nas atividades do clube.
Orçamento Antes de 1º de julho, determine, com a ajuda dos membros da comissão e o tesoureiro do clube, as verbas necessárias ao alcance das metas da comissão, inclusive as atividades planejadas de angariação de recursos. Assegure-se de que as necessidades financeiras da comissão sejam consideradas no orçamento do clube. Monitore os fundos, transações e relatórios da comissão, mantenha-se constantemente informado sobre o orçamento e reúna-se regularmente com o tesoureiro do clube, tomando medidas para correção imediata de erros ou problemas.
12
MANUAL DA COMISSÃO DE ADMINISTRAÇÃO DO CLUBE
Comunicação Antes do início do ano, desenvolva um plano para comunicação com outros líderes do clube, destacando com quem, quando e como irá comunicar-se, inclusive: • Membros da comissão. As comissões devem reunir-se regularmente para identificar e reavaliar os recursos, discutir projetos em andamento e novas iniciativas, e desenvolver estratégias para alcançar suas metas e as do clube. • Seu clube. Informe as atividades da comissão, inclusive planos de ação e progresso alcançado, aos sócios, ao presidente e ao conselho diretor do clube. • Outras comissões. Em geral, o trabalho de uma comissão afeta as atividades de outra. Canais eficazes de comunicação facilitam a coordenação de projetos e atividades realizadas pelas comissões. A comissão de administração do clube deve colaborar com as seguintes comissões: − Comissão de desenvolvimento do quadro social (para receber os novos sócios, informá-los sobre as normas e procedimentos do clube e envolvê-los nas atividades do clube). − Comissão de prestação de serviços e comissão da Fundação Rotária (para integrar a programação semanal com o boletim e os projetos do clube). − Comissão de relações públicas (para garantir que os sócios estejam a par da publicidade recebida pelo clube na comunidade e informá-los sobre como podem colaborar). • Seu distrito. Se a sua comissão necessitar de orientação ou informações, contate o governador assistente ou outros dirigentes distritais.
PRESIDENTE DA COMISSÃO DE ADMINISTRAÇÃO DO CLUBE
13
C A P Í T U L O
3
Recursos
Há vários recursos para ajudar sua comissão a desempenhar suas atribuições, como materiais produzidos pelo Rotary International, website do RI, companheiros rotarianos e funcionários da sede mundial.
Recursos informativos Lembrete Publicações podem ser baixadas do link www.rotary.org/pt /aboutus/sitetools /downloadlibrary ou encomendadas através de shop.rotary.org, shop.rotary@rotary.org ou do escritório internacional local.
• Manual do Secretário de Clube (229-PT) — Parte do Kit para Dirigente de Clube (225-PT), descreve as responsabilidades do secretário de clube. • Manual do Tesoureiro de Clube (220-PT) — Parte do Kit para Dirigente de Clube (225-PT), descreve as responsabilidades do tesoureiro de clube. • Carta mensal do governador — Correspondência enviada pelo governador de distrito com o propósito de informar e motivar os líderes de clube e divulgar as realizações dos clubes. • Manual de Procedimento (035-PT) — Contém normas e diretrizes estabelecidas pelo conselho de legislação, conselho diretor do RI e curadores da Fundação Rotária. Edição revisada é publicada a cada três anos, após o conselho de legislação. Inclui os documentos estatutários do RI. • Official Directory (007-EN) — Informações de contato para administradores, comissões, grupos de apoio e funcionários da secretaria do RI; lista mundial de distritos e governadores e lista de clubes em cada distrito, inclusive dados de contato.
RECURSOS
15
• Diretório distrital — Lista de atividades e líderes distritais (caso seu distrito produza referido material). • Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs — Auxilia na avaliação do clube e no estabelecimento das metas da comissão de administração do clube (veja apêndice 1). • Regimento Interno Recomendado para o Clube e Estatutos Prescritos para o Rotary Club — Versões atualizadas disponíveis no Manual de Procedimento e em www.rotary.org. • Rotary World — Jornal trimestral para líderes de clube e distrito. • The Rotarian (ou revista regional do Rotary) — Revista oficial do RI, publicada mensalmente, veicula informações sobre recursos para projetos de clube e distrito, decisões do conselho diretor do RI e encontros do RI. Além disso, 31 revistas regionais publicadas em 25 idiomas são oferecidas a rotarianos em todo o mundo. • Guia de Identidade Visual do RI (547-PT) — Guia para a elaboração de publicações rotárias. Inclui informações sobre o uso apropriado do emblema e Marcas do Rotary.
www.rotary.org Lembrete O site do RI oferece recursos on-line e informações sobre os diversos aspectos do Rotary. Por meio dele, rotarianos podem baixar publicações gratuitamente, encomendar materiais do Catálogo e verificar locais e horários de reuniões semanais.
• Guia para Planejamento Estratégico — Ferramenta on-line para ajudar os clubes a definir uma visão e metas anuais e de longo prazo. • Seção Administração de clube (clique em Sócios) — Oferece aos líderes do clube informações úteis sobre eficácia operacional e links a respeito dos seguintes assuntos: administração, desenvolvimento do quadro social, relações públicas, prestação de serviços, Fundação Rotária, recursos para os clubes, e outros. • Código Normativo do Rotary e Código Normativo da Fundação Rotária — Normas e diretrizes estabelecidas pelo conselho diretor do RI e pelo conselho de curadores da Fundação Rotária em apoio aos Estatutos e ao Regimento Interno do RI. Revisados após cada reunião do conselho diretor do RI e do conselho de curadores da Fundação.
Recursos humanos Informações de contato podem ser obtidas no Official Directory, no site www.rotary.org ou com o governador de distrito. • Governador assistente — Rotariano indicado para auxiliar o governador na administração de clubes. Ele visitará o seu clube trimestralmente, ou com maior frequência e está disponível para esclarecer dúvidas ou oferecer orientação. • Outros presidentes de comissão de clubes do distrito — Líderes capacitados a oferecer apoio a projetos e iniciativas de clube. • Governador de distrito — Administrador do RI responsável por apresentar estratégias que aumentem a eficácia dos clubes.
16
MANUAL DA COMISSÃO DE ADMINISTRAÇÃO DO CLUBE
• Ex-líderes de clube e ex-presidentes de comissão de clube — Rotarianos experientes que podem ajudá-lo a planejar o ano do seu mandato. Estão qualificados para liderar as atividades da comissão. • Grupos de apoio do RI e da Fundação Rotária — Grupos de rotarianos indicados pelo presidente do RI para auxiliar Rotary Clubs e distritos no cumprimento dos objetivos das ênfases presidenciais. • Equipe de Suporte a Clubes e Distritos (CDS) — Funcionários da secretaria e dos escritórios internacionais do RI capacitados para esclarecer dúvidas administrativas e encaminhar questões aos devidos encarregados do RI e da Fundação Rotária.
Recursos financeiros • Campanhas de arrecadação de fundos. • Fundos oferecidos por doadores individuais ou empresas locais. • Subsídios de outras fundações. • Subsídios da Fundação Rotária para financiamento de projetos humanitários de clubes e distritos.
RECURSOS
17
Apêndice 1: Seção sobre Administração nas Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs
Agosto de 2009
ȱ £ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ³ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ³¨ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ǯȱ ȱ ³¨ ȱ ȱ ȱ ȱ ä ȱ ȱ · ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ǰȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ à ǯȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ¤ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ Ç ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ à ȱ ȱ ȱ ȱ ·ȱŗķȱ ȱ ǯȱ ȱ ȱ ȱ ¨ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ǯ ¢ǯ ǯȱ ȱ
,! ȱ ³¨ ȱ ȱ ȱ ȱȱ
ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ³ ȱ ȱ ǵȱȱ
ȱ ¨ ȱ
ȱ ȱ ȱ ȱ ¹ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ø ǵȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ¨ ȱ £ ǵȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ³ ȱ ȱ ȱ·ȱ ǵȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱȱȱ ȱ ³ ȱ·ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ǵȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ · ȱ ȱ ȱ £ ǵȱ
ȱ ȱȱ
ȱ ȱȱ
ȱ ¨ ȱ
ȱ ¨ ȱ
ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ¨ ȱ ǰȱ ȱ ä ǰȱ ǯǵȱ ȱ ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ à ȱ ȱ ȱ ¤ ǵȱȱ ȱ ȱȱ ȱ ¨ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ǯ ¢ǯ ȱ ȱ £ ȱ ȱ ȱ ȱ à ǵȱ
ȱ ȱȱ
ȱ ¨ ȱ
ȱ ȱ ¹ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ·ȱ ǵȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ³ä ȱ ȱ ȱ ȱ ¨ ȱ DZȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ à ȱ ǵȱ
ȱ ȱȱ
ȱ ¨ ȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱ ȱ ȱ ¹ ȱ ȱ ȱ·ȱ £ ǵȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ¤ ȱ ¤ ǰȱ ȱ ȱ ¹ ȱ ȱ ³¨ ȱ ¤ ȱ ȱ ȱ ¹ ȱ ȱ ȱ ¨ ȱ ǵȱ ȱ ȱȱ ȱ ȱ ¹ ȱ ȱ ȱ £ ȱ ȱ ȱ ǵȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ Ç ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ¤ ǵȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ³¨ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ £ȱ ȱ ȱ ǵȱǻ ȱ ȱ ȱ ³ä ȱ ¤ Ǽȱ ȱ ä ȱ à ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ǯȱ ȱ ȱ ȱ ¤ȱ ȱ ȱ ȱ ³ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ DZȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ · ȱ ȱ ȱ ³¨ ȱ ¨ ȱ £ ȱ ȱ ȱ DZȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ǯȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ DZȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
18
ǻ ø Ǽȱ
MANUAL DA COMISSÃO DE ADMINISTRAÇÃO DO CLUBE
ȱ ȱ ȱ ȱ ȱø ȱ ¨ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ¢ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ à ȱ ȱǻ ȱ à ȱ ȱ ȱ ȱ ³¨ Ǽǯȱ ȱ ȱ ³ä ȱ ȱ ȱ ¨ ȱ £ ȱ ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ǯȱ ȱ
ȱ
ǻ Ǽȱ
ȱ ȱ Ç ȱ ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ¨ ȱ ȱ ȱ ¹ ȱ ǯȱ ȱ
ǻ ø Ǽȱ
ȱ ȱ ȱ ȱ ¨ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ à ǯȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ¤ȱ £ ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ £ ȱ ȱ ǯȱ ȱ
ȱ
ǻ ø Ǽȱ
ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ³ä ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ǯȱȱ ȱ
ȱ ȱ ¹ ȱ ȱ ¤ȱ ȱ ȱ ȱ Ç ȱ ȱ ·ȱ ȱ ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ¹ ȱ ǯȱ ȱ ǻ ø Ǽȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ¤ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ·ȱŗǚ ȱ ȱ ȱŗǚ ȱ £ ǰȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ¨ ȱ ȱ à ȱ ǯȱȱ
ȱ
ȱ ȱ ³ ȱ ȱ ȱ ȱ ¨ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ¹ ǯȱ ȱ ǻ ø Ǽȱ ȱ ȱ à ȱ ȱ ȱ ǰȱ ȱ ȱ à ȱ ǰȱ ¨ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ £ ȱ ǯȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ à ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ DZȱ
ȱ
ȱȱȱȱȱȱ ȱ ȱǻ ǼDZȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
ȱ ȱ ȱ ȱ DZȱ ȱȱȱȱȱȱ ȱ
RECURSOS
19
Apêndice 2: Exemplo de programação da reunião semanal Início
Término
Duração 5 min 30 min 20 min
30 min
5 min
20
Atividade Abertura da reunião De acordo com os costumes locais Refeição e intervalo para atividades de companheirismo Pronunciamento do presidente do clube Apresentação dos rotarianos visitantes e convidados Comunicações e avisos Relatórios das comissões Assuntos internos do clube Programação Apresentação do palestrante Palestra Observações finais do presidente Encerramento
MANUAL DA COMISSÃO DE ADMINISTRAÇÃO DO CLUBE
Apêndice 3: Questões para discussão — Assembleia distrital A leitura deste manual antes da assembleia distrital o ajudará a preparar-se para o treinamento, o qual incluirá grupos para discutir as questões abaixo. Para melhor responder às perguntas a seguir, fale com líderes de clube atuais e anteriores e reveja as primeiras partes deste manual. Quais são as responsabilidades da comissão de administração do clube e quais são suas atribuições como presidente da comissão?
Como você poderia manter a programação semanal do clube relevante e atraente?
Quais os seus planos para o boletim e site do clube?
Como pode colaborar com os membros da comissão em suas tarefas?
Quais são as metas anuais e as de longo prazo da comissão?
RECURSOS
21
A ser preenchida na assembleia distrital
Folha-tarefa 1: Resumo
OBSERVAÇÕES
Observações
Atribuições e responsabilidades Aprendi . . .
Irei . . .
22
MANUAL DA COMISSÃO DE ADMINISTRAÇÃO DO CLUBE
Contatos
A ser preenchida na assembleia distrital
Folha-tarefa 2: Metas
OBSERVAÇÕES
Utilize esta folha-tarefa para elaborar as metas anuais necessárias ao alcance da meta de três anos. Certifique-se de que suas metas sejam Participativas. Aqueles que participam da definição das metas e elaboração das estratégias para alcançá-las sentem-se mais envolvidos com o processo. Mensuráveis. As metas devem ter um ponto tangível e claro a ser alcançado. Desafiadoras. As metas devem ser desafiadoras o suficiente para superar as conquistas do passado. Realistas. Os rotarianos devem ser capazes de alcançar as metas com os recursos disponíveis. Delimitadas. As metas devem ter prazo final ou cronograma de desenvolvimento. Vocês deverão continuar a discutir estas metas preliminares juntamente com as equipes do clube e usar as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs na sessão 4. t Meta de longo prazo (meta para o clube alcançar daqui a três anos):
t Meta para o 1º ano:
t Meta para o 2º ano:
t Meta para o 3º ano:
RECURSOS
23
A ser preenchida na assembleia distrital
Folha-tarefa 3: Plano de ação
OBSERVAÇÕES
No espaço abaixo, escreva uma das metas anuais que estavam em sua folha-tarefa sobre metas. Em seguida, determine as etapas necessárias ao alcance da meta, indicando a pessoa responsável pela etapa, bem como o cronograma de desenvolvimento, os critérios para medir progresso e os recursos necessários.
Meta anual:
Quem é o responsável?
Etapa
Quanto tempo esta etapa levará?
1.
2.
3.
4.
5.
Recursos necessários:
24
MANUAL DA COMISSÃO DE ADMINISTRAÇÃO DO CLUBE
Como o progresso será medido?
Que recursos estão disponíveis?
A ser preenchida na assembleia distrital
Folha-tarefa 4: Estudo de caso: Comissão deOBSERVAÇÕES administração do clube Leia o estudo de caso abaixo e crie um plano detalhado de administração para o Rotary Club de Harbor Town usando a tabela na próxima página. Considere as seguintes questões ao desenvolver o plano. O Rotary Club de Harbor Town está localizado em uma cidade de 10.000 habitantes que conta com diversas microempresas e uma indústria pesqueira de pequeno porte. Contudo, nos últimos anos, a economia local tem sofrido, principalmente em virtude da pesca predatória. O clube que, com 25 sócios, já foi parte relevante da comunidade teve sua importância diminuída. Pouco mais da metade deles comparece às reuniões semanais, sentando-se ao lado das mesmas pessoas todas as vezes. Quase não há palestrantes de fora e as reuniões praticamente consistem da chamada de presença e almoço. Em geral, quando um dos sócios pede baixa, um amigo seu o acompanha. O pagamento das cotas do clube é enviado com atraso, e em alguns casos não é sequer coletado. Nos últimos anos, alguns líderes de clube não têm participado dos eventos distritais. Os relatórios não são arquivados e os registros do clube estão sempre desorganizados. As atividades de maior sucesso incluem um evento de venda de peixe frito em benefício ao centro de jovens local e um torneio de golfe que atrai residentes da vizinhança. Essas duas atividades têm sido conduzidas anualmente nos últimos quinze anos. Embora haja rotarianos dedicados no clube, estes parecem se distanciar cada vez mais. Recentemente, a governadora de distrito solicitou ao clube que busque maneiras de se aprimorar. Como o clube pode aprimorar suas reuniões semanais?
De que forma a melhoria da programação das reuniões semanais poderia aumentar o comparecimento?
Como o companheirismo pode ser incorporado às reuniões semanais de modo a fazer com que os sócios se envolvam mais?
Como o clube pode aprimorar as atividades que obtiveram sucesso para aumentar a satisfação de seus sócios?
RECURSOS
25
A ser preenchida na assembleia distrital OBSERVAÇÕES
Estudo de caso: Plano de ação
Etapa
Quem é o responsável?
Quanto tempo esta etapa levará?
1.
2.
3.
4.
5.
O que vocês aprenderam que pode ser usado no seu clube?
26
MANUAL DA COMISSÃO DE ADMINISTRAÇÃO DO CLUBE
Como o progresso será medido?
Que recursos estão disponíveis?
Plano de Liderança de Clube Guia para Planejamento Estratégico Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs Estes materiais devem ser usados juntos. Faça o download em www.rotary.org.
One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 EUA www.rotary.org
226A-PT—(709)