Support de cours Access 2016 Interrogation et utilisation by joel Green

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Support de cours

Ccess 2016™

Comment utiliser Access sous Windows ? Comment arrêter ou démarrer une session ? Utiliser le clavier, la souris, afficher le bureau, lancer une application, la fermer ?…

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De quoi est composée une fenêtre Access ? Comment utiliser la souris et le clavier avec Access ? Où se trouvent le ruban, les outils ? À quoi servent-ils ? Qu'est-ce qu'un formulaire, une table, une requête, une table ?… Comment utiliser une base Access existante ? Quels sont les modes d'affichage des données ? Comment se déplacer entre les données, les modifier, les filtrer, ajouter un nouvel enregistrement ?… Comment interroger les données de la base ? Trier les données recueillies, effectuer des calculs ou des regroupements sur ces données ?...

Comment afficher ces données dans des états ? Mettre en page et personnaliser la présentation de ces états ?... Comment effectuer une synthèse de tout ou partie des données sous forme de tableau ou de graphique croisé dynamique avec Access, avec Excel ?... Comment utiliser les données d'Access dans Word ? Faire un mailing ?...

Comment créer et modifier une base simple ? Créer des tables, des champs ?...

Comment travailler en mode "feuille de données" ? Naviguer dans les données, les sélectionner, les modifier, les présenter ?... Comment créer des formulaires pour saisir ou afficher les données ?...

Ce cours est accès sur l'interrogation d'une base de données existante et l'exploitation et la présentation des données extraites. Il répond à toutes les questions ci-dessus et bien d'autres encore, de manière simple, illustrée et commentée au point qu'il vous deviendra vite indispensable, posé à coté de votre ordinateur.

Cet ouvrage a été entièrement réalisé avec Microsoft ™ Word ®2016,

Images des fonds de couverture reproduite avec l'aimable autorisation de Microsoft ™

SOMMAIRE WINDOWS ................................................................................................................................ 3 SOURIS .............................................................................................................................................................. 3 1 2 3 4

CLAVIER ............................................................................................................................................................. 5 1 2 3 4 5

II.

STRUCTURE .................................................................................................................................................................7 COMPOSITION ............................................................................................................................................................7 BARRE DE TITRE ..........................................................................................................................................................8 RUBAN .........................................................................................................................................................................8 BARRE D'ÉTAT .............................................................................................................................................................9 BARRE ACCÉS RAPIDE .................................................................................................................................................9 MENUS CONTEXTUELS................................................................................................................................................9 BOITES DE DIALOGUE .............................................................................................................................................. 10

FENÊTRES WINDOWS 10 ................................................................................................................................ 14 1 2 3 4 5

PAVES ..........................................................................................................................................................................5 TOUCHES SPÉCIALES ...................................................................................................................................................5 TOUCHES DE RACCOURCI ...........................................................................................................................................6 TOUCHES AUTRES .......................................................................................................................................................6 ADAPTATION ...............................................................................................................................................................6

FENÊTRES STANDARDS ..................................................................................................................................... 7 1 2 3 4 5 6 7 8

PRINCIPE......................................................................................................................................................................3 UTILISATION ................................................................................................................................................................3 VOCABULAIRE .............................................................................................................................................................3 ADAPTATION ...............................................................................................................................................................4

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GUIDE / DIDACTICIEL ...................................................................................................................................... 20

ACCESS POUR QUOI FAIRE ..................................................................................................... 21 A. B. C. D.

CONFIGURATION ............................................................................................................................................ 21 INSTALLATION................................................................................................................................................. 21 ENTRER / QUITTER.......................................................................................................................................... 22 EXERCICES ....................................................................................................................................................... 22

LA STRUCTURE D'UNE BASE ACCESS .............................................................................................................. 25 1 2 3 4 5 6

TABLES...................................................................................................................................................................... 25 REQUÊTES ................................................................................................................................................................ 26 FORMULAIRES .......................................................................................................................................................... 26 ÉTATS........................................................................................................................................................................ 26 MACROS ................................................................................................................................................................... 26 MODULES ................................................................................................................................................................. 27

LA FENÊTRE ACCESS ........................................................................................................................................ 27

III. DIALOGUER AVEC ACCESS ..................................................................................................... 25

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

BARRE DE TITRE ....................................................................................................................................................... 28 MENU FICHIER ......................................................................................................................................................... 28 BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" ........................................................................................................................... 29 RUBAN ...................................................................................................................................................................... 30 VOLET DE NAVIGATION ........................................................................................................................................... 31 LE VOLET DROIT ....................................................................................................................................................... 34 MENUS CONTEXTUELS............................................................................................................................................. 35 ASCENSEURS ............................................................................................................................................................ 36 BARRE D'ÉTAT .......................................................................................................................................................... 36 ONGLETS D'OBJET .................................................................................................................................................... 37

LA SOURIS DANS ACCESS ................................................................................................................................ 38 1 2 3 4

RAPPEL DE QUELQUES FORMES DU POINTEUR ..................................................................................................... 38 DÉPLACEMENT ......................................................................................................................................................... 38 SÉLECTION ................................................................................................................................................................ 38 UTILISATION DU RUBAN ET DES OUTILS ................................................................................................................. 39

5 6

ANNULATION D'ACTIONS .........................................................................................................................................39 ANNULATION DE L'ANNULATION ............................................................................................................................40

LE CLAVIER DANS ACCESS................................................................................................................................40 1 2 3 4 5

DÉPLACEMENT AVEC LES TOUCHES .........................................................................................................................40 TOUCHES DE FONCTION ...........................................................................................................................................41 UTILISATION DU RUBAN ...........................................................................................................................................41 ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION ..................................................................................................................41 RÉPÉTITION DE LA DERNIÈRE ACTION .....................................................................................................................41

IV. UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS........................................................................ 43 L'OUVERTURE ET L'UTILISATION .....................................................................................................................43

LES FORMULAIRES ...........................................................................................................................................46 1 2 3 4 5 6 7 8

LES REQUÊTES SÉLECTION...............................................................................................................................51 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

MODES D'AFFICHAGE DES ÉTATS .............................................................................................................................78 CREATION DE L'ÉTAT ................................................................................................................................................78 PERSONNALISATION .................................................................................................................................................84 PRÉSENTATION .........................................................................................................................................................91 MISE EN PAGE .........................................................................................................................................................102

L'EXTRACTION ET LA SYNTHÈSE DES INFORMATIONS ................................................................................ 104 1 2 3 4

REQUÊTES D'ANALYSE CROISÉE .............................................................................................................................104 LIAISON DE DONNÉES VERS EXCEL.........................................................................................................................108 ÉTIQUETTES ............................................................................................................................................................115 ÉCHANGE DE DONNÉES AVEC WORD ....................................................................................................................118

CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE .............................................................................. 121

ASSISTANT .................................................................................................................................................................52 MODE CREATION ......................................................................................................................................................53 ENREGISTREMENT ....................................................................................................................................................55 CHAMPS ....................................................................................................................................................................56 TRI SUR UN CHAMP ..................................................................................................................................................60 CRITÈRES DE SÉLECTION ...........................................................................................................................................62 CALCULS ET REGROUPEMENTS ................................................................................................................................68 GÉNÉRATEUR D'EXPRESSION ...................................................................................................................................73 EXÉCUTION ...............................................................................................................................................................76 PROPRIÉTÉS ..............................................................................................................................................................76

LES ÉTATS .........................................................................................................................................................78 1 2 3 4 5

MODES D'AFFICHAGE DES FORMULAIRES ...............................................................................................................46 NAVIGATION DANS LES DONNÉES ...........................................................................................................................47 MODIFICATION DES DONNÉES .................................................................................................................................48 AJOUT D'UN NOUVEL ENREGISTREMENT ................................................................................................................48 SUPPRESSION D'UN ENREGISTREMENT...................................................................................................................49 RECHERCHE DE DONNÉES ........................................................................................................................................49 TRI DES ENREGISTREMENTS .....................................................................................................................................50 FILTRAGE DES ENREGISTREMENTS ..........................................................................................................................50

OUVERTURE D'UNE BASE EXISTANTE ......................................................................................................................43 FERMETURE DE LA BASE ..........................................................................................................................................44 ACTIVATION DU CONTENU ......................................................................................................................................44 ONEDRIVE .................................................................................................................................................................45

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1 2 3 4

LA CRÉATION ................................................................................................................................................ 121 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

CRÉATION A PARTIR D'UN MODÈLE.......................................................................................................................122 CRÉATION D'UNE BASE VIERGE ..............................................................................................................................122 CREATION D'UNE TABLE .........................................................................................................................................123 MODE FEUILLE DE DONNÉES .................................................................................................................................124 STRUCTURE DE LA TABLE .......................................................................................................................................124 CRÉATION DES CHAMPS .........................................................................................................................................125 SÉLECTION DU CHAMP ...........................................................................................................................................126 MODIFICATION DU NOM DU CHAMP ....................................................................................................................126 ORDRE DES CHAMPS ..............................................................................................................................................127 SUPPRESSION DU CHAMP ......................................................................................................................................127

LA GESTION DES DONNÉES .......................................................................................................................... 128 1 2 3

SAISIE DES DONNÉES ..............................................................................................................................................128 NAVIGATION DANS LES DONNÉES .........................................................................................................................129 SÉLECTION DES DONNÉES ......................................................................................................................................130

4 5 6 7 8 9 10 11

LA PRÉSENTATION DES DONNÉES ................................................................................................................ 137 1 2 3 4

HAUTEUR DES LIGNES ........................................................................................................................................... 137 LARGEUR DES COLONNES...................................................................................................................................... 138 POLICE .................................................................................................................................................................... 138 FORMAT DES NOMBRES ........................................................................................................................................ 139

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MODIFICATION DES DONNÉES .............................................................................................................................. 131 SUPPRESSION D'UN ENREGISTREMENT ................................................................................................................ 132 RECHERCHE DE DONNÉES ..................................................................................................................................... 132 REMPLACEMENT DE DONNÉES ............................................................................................................................. 133 ENREGISTREMENT DE LA PRÉSENTATION ............................................................................................................ 134 CALCULS SUR ENREGISTREMENTS ........................................................................................................................ 134 TRI DES ENREGISTREMENTS .................................................................................................................................. 135 FILTRAGE SIMPLE DES ENREGISTREMENTS .......................................................................................................... 136

LA SAISIE DES DONNÉES - LE FORMULAIRE ................................................................................................ 140 1 2 3 4

FORMULAIRE SIMPLE ............................................................................................................................................ 140 AUTRES FORMULAIRE............................................................................................................................................ 141 FORMULAIRE "DOUBLE AFFICHAGE" .................................................................................................................... 141 PRÉSENTATION ...................................................................................................................................................... 142

VI. EXERCICES ............................................................................................................................. 143 A. B.

NORTHWIND 2016........................................................................................................................................ 143 OUVRAGES.ACCDB........................................................................................................................................ 144

INDEX ............................................................................................................................................ 145

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I – WINDOWS Ce cours présente différentes rubriques repérées par une icône

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DES PROCÉDURES DÉCRIVENT LA MARCHE À SUIVRE POUR EFFECTUER UNE ACTION : 3 COMMANDES À SE RAPPELER : <CLIC G> POUR APPUYER SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX <CLIC D> POUR APPUYER SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS AVEC LE MAJEUR <DOUBLE CLIC> POUR APPUYER DEUX FOIS DE SUITE TRÈS RAPIDEMENT SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX

des informations viennent compléter ces procédures

des exemples viennent illustrer ces procédures

des conseils vous aident à mettre en pratique vos connaissances

des mises en garde vous permettent d'éviter les pièges ou d'en sortir

des exercices permettent de tester les procédures et d'appliquer vos connaissances

des procédures avancées décrivent des actions plus complexes

des emplacements vous permettent de prendre des notes directement sur le support en bas de chaque page

2 SOUVENT, UNE ACTION PEUT ÊTRE EFFECTUÉE SELON PLUSIEURS MÉTHODES :

1ÈRE MÉTHODE

2ÈME MÉTHODE

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Une méthode n'est pas meilleure qu'une autre mais l'une ou l'autre peut être mieux adaptée à votre manière de travailler. CES ACTIONS PEUVENT ÊTRE EFFECTUÉES AVEC PLUSIEURS MOYENS :

Avec le bouton gauche de la souris

Avec le bouton droit de la souris

Avec le clavier

Windows demande l’utilisation du bouton gauche et du bouton droit de la souris ainsi que du clavier. L'écran tactile, lui, est manipulé avec les doigts.

ELLES PEUVENT CONCERNER DIFFÉRENTS ENDROITS DE L'ÉCRAN : L'angle bas/gauche avec le MENU DÉMARRER L'angle bas/droite pour afficher le BUREAU Des emplacements spécifiques (NOTIFICATIONS, BARRE DES TÂCHES…) N'importe quelle zone de l'écran (MENU CONTEXTUEL).

I – WINDOWS

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Pour bien utiliser Windows 10, il faut savoir démarrer ou arrêter à volonté une session, passer simplement de l'écran d'accueil au bureau de Windows, lancer des applications et gérer les fichiers. L'utilisation de raccourcis clavier est conseillée.

La souris permet d'actionner les commandes des menus et de déplacer le pointeur ; le déplacement de la souris sur le tapis détermine le déplacement du pointeur à l'écran.

1 PRINCIPE

Le POINTEUR de la souris a le plus souvent la forme d’une flèche : Le déplacement de cette flèche est proportionnel à celui de la souris sur le tapis <CLIC G> (appuyer avec l'index sur le bouton gauche de la souris) affiche le point d’insertion à la position du pointeur : .C’est là que les données vont s’insérer <CLIC D> (appuyer avec le majeur sur le bouton droit de la souris) affiche la barre d'outils et le menu contextuel lié à la position du pointeur ou à l'objet sélectionné La ROULETTE permet de se déplacer dans le document comme avec l'ascenseur vertical ou de modifier le zoom du document (en gardant <CTRL> enfoncé) ; il est aussi possible d'appuyer sur le bouton de la roulette.

2 UTILISATION

Lorsque le pointeur a la forme d’un rond bleu , il est plus sage de ne rien faire et d’attendre qu’il reprenne une forme normale (le processeur est occupé)

Allonger et poser de manière souple la main au-dessus de la souris (main gauche ou droite selon que vous êtes gaucher ou droitier) - Vous êtes gaucher, activer alors dans le panneau de configuration de la souris Faire reposer l'index et le majeur sur les boutons gauche et droit de la souris sans trop courber les doigts - garder cette position et ne pas serrer la souris dans la main Déplacer la main et la souris va suivre - ne jamais regarder la souris mais l'écran Pour cliquer deux fois, relever l'index et le laisser rebondir sur le bouton de la souris La roulette centrale permet de faire défiler le document (soit en faisant tourner cette roulette, soit en cliquant dessus puis en déplaçant verticalement la souris), en maintenant <CTRL> enfoncé de modifier le zoom et en cliquant dans la barre des tâches de créer une nouvelle session d'une application en cours (avec CTRL).

3 VOCABULAIRE

signifie déplacer la souris pour placer le pointeur à l'endroit désiré <CLIC G> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton gauche de la souris <CLIC D> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton droit de la souris <DOUBLE CLIC> signifie appuyer 2 fois rapidement sur le bouton gauche de la souris <FAIRE GLISSER> signifie déplacer la souris tout en maintenant l'un de ses boutons enfoncé (généralement le gauche) puis relâcher ce bouton en fin d'action POINTER

4 ADAPTATION L'adaptation de la souris à son utilisateur est la condition essentielle à une utilisation aisée de Windows. Le panneau de configuration permet d'effectuer ces réglages.

<CLIC G> SUR CHOISIR L'ONGLET RÉGLER LA POSITION DU CURSEUR

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PANNEAU DE CONFIGURATION

DÉPLACER LA SOURIS POUR TESTER MODIFIER SI NÉCESSAIRE PUIS

POUR VALIDER

PANNEAU DE CONFIGURATION

<CLIC G> SUR CHOISIR L'ONGLET

RÉGLER LA POSITION DU CURSEUR

MODIFIER SI NÉCESSAIRE PUIS

<DOUBLE CLIC> SUR

(POUR TESTER)

I – WINDOWS

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Vérifier le bon réglage de la vitesse de la souris et du double-clic. Modifiez-les éventuellement

Le clavier est très utilisé dans Windows 10.

BARRE ESPACE

1 PAVES

Les claviers standards sont composés d'un pavé alphanumérique (pour le texte), d'un pavé numérique (à droite) et d'un pavé directionnel (au milieu). Il est conseillé de bien utiliser chaque pavé en fonction des données à saisir.

2 TOUCHES SPÉCIALES

Les touches spéciales se combinent aux autres touches (touches de raccourci) afin d'exécuter rapidement des actions définies dans une application donnée ou dans le système d'exploitation : <ALT>

à gauche de la barre espace

<CTRL>

au niveau de la barre espace aux extrémités droite et gauche

<MAJ>

flèches vers le haut au-dessus des touches <CTRL>

<ALTGR>

à droite de la barre espace

à côté des touches <CTRL> avec un symbole Windows

3 TOUCHES DE RACCOURCI La touche Windows

est utilisée sous Windows 10 pour appeler le menu démarrer. + TAB

AFFICHAGE FENÊTRES OUVERTES

AFFICHE LE BUREAU

RECHERCHE LOCALE DES

+ - ECHAP

ZOOME OU DÉZOOME

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APPEL MENU DÉMARRER

SAISIE

4 TOUCHES AUTRES

ALT + TAB

CARACTÈRES SAISIS

ÉCRAN PARAMÈTRES BASCULE ENTRE FENÊTRES

Les autres touches de raccourci sont communes à la plupart des applications du bureau et permettent d'effectuer directement sélections ou actions. VALIDATION D'UNE ACTION

<ENTRÉE>

TOUCHES DE FONCTION

(dépendent de l'application)

<ECHAP>

ANNULATION D'UNE ACTION

TOUCHES DE MODIFICATION

<ALT>

ÉTENDRE /ACTION INVERSEDIRECTION OPPOSÉE

ATTRIBUTION DE FORMAT / OPTIONS DE SÉLECTION / AJOUT

<CTRL>

<MAJ>

ACTIONS LIÉES À LA FENÊTRE D'APPLICATION (choix de

commandes, sélection options)

TOUCHES DE DÉPLACEMENT OU DE SÉLECTION

5 ADAPTATION

L'adaptation du clavier à son utilisateur est paramétrable.

PANNEAU DE CONFIGURATION

<CLIC G> SUR CHOISIR L'ONGLET

RÉGLER LA POSITION DES CURSEURS ESSAYER LE CLAVIER POUR TESTER MODIFIER SI NÉCESSAIRE POUR VALIDER

I – WINDOWS

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Vérifier le bon réglage du clavier. Modifiez-le éventuellement

Les fenêtres sont à la base du fonctionnement du bureau de Windows. Toute application, tout dossier, tout fichier de données (document) est ouvert dans une fenêtre. Leur contenu peut être très varié : des données texte, des données chiffres, des images, des icônes…

3 ÉTATS POSSIBLES :

1 STRUCTURE

plein écran : la fenêtre occupe alors la totalité de l'écran, quel que soit sa taille en fenêtre : la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran en icône : l'icône de la fenêtre s'affiche dans la barre des tâches, en bas de l'écran. Elle ne peut pas être déplacée DIFFÉRENTES CASES DES FENÊTRES :

réduit la fenêtre en icône

la case D'AGRANDISSEMENT la case de RESTAURATION

agrandit de fenêtre à plein écran réduit de plein écran à fenêtre

la case de FERMETURE

ferme la fenêtre

la case de RÉDUCTION

2 COMPOSITION

Une fenêtre, notamment d'application, est structurée de manière standard :

LA BARRE DE TITRE affiche le nom de la fenêtre LE RUBAN affiche les outils de la fenêtre regroupés dans des MENUS LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" affiche les outils les plus utilisés LA BARRE D'ÉTAT affiche des informations sur le contenu de la fenêtre DES MENUS CONTEXTUELS permettent de gérer les objets DES BOÎTES DE DIALOGUE précisent les actions

CASE D’AGRANDISSEMENT

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BARRE D’OUTILS "ACCÈS RAPIDE"

CASE DE RÉDUCTION RUBAN

BARRE DE TITRE

CASE DE FERMETURE

BARRE D'ÉTAT

Ouvrir Access et repérer les différents éléments de la fenêtre

3 BARRE DE TITRE

Elle affiche le nom de la fenêtre, pour une application le nom de l'application et du document. BARRE D’OUTILS "ACCÈS RAPIDE"

4 RUBAN

NOM DU DOCUMENT ET DE L'APPLICATION

CASES DE RÉDUCTION / AGGRANDISSEMENT

Le ruban propose les outils appropriés à la manipulation des données sélectionnées.

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR UNE SÉLECTION

I – WINDOWS

5 BARRE D'ÉTAT Elle donne des informations complémentaires. AFFICHAGES

N° DIAPOSITIVE

ZOOM

6 BARRE ACCÉS RAPIDE

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR L'UN DES OUTILS

7 MENUS CONTEXTUELS

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En haut et à gauche, elle permet un accès immédiat aux commandes.

Ils sont disponibles à tout moment dans les applications ou le système d'exploitation. Ils permettent d'afficher les principales commandes de gestion d'un objet.

BOUTON DROIT

le menu s’affiche

POINTER SUR UNE DIAPOSITIVE, UN OBJET, UNE SÉLECTION <CLIC D>

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Le système d'exploitation Windows et les applications fonctionnant sous ce système sont basées sur la notion d'objet ; un objet a des propriétés et permet de faire des actions : Ex1 : un balai a pour propriété d'être allongé, d'avoir un manche en plastique ou en bois et une brosse au bout ; l'action naturellement associée est de "balayer" Ex2 : une corbeille à papier peut avoir comme propriété d'être en plastique, verte, ajourée ; les actions associées vont être de la "remplir" et de la "vider". ces principes sont applicables à n'importe quelle sélection de l'écran (objet) ; le menu contextuel donne accès aux propriétés et aux actions associées Pointer sur la barre des tâches, <CLIC D> sur le bureau de Windows, sélectionner la corbeille, <CLIC D> Pointer sur le fond de l'écran, <CLIC D>

8 BOITES DE DIALOGUE

Le ruban de l'application ouverte affiche la plupart des outils nécessaires. Cependant, pour une utilisation plus avancée, les boites de dialogue proposent des options complémentaires.

BOUTON GAUCHE

DANS LE RUBAN, À DROITE DU TITRE DU GROUPE D’OUTILS

<CLIC> SUR LA CASE (lanceur de boîte de dialogue) la boîte de dialogue s’affiche

<CLIC G> ICI

Pointer sur cette case affiche un aperçu de la boite de dialogue et le raccourci clavier associé

POINTER ICI

Ouvrir Afficher la boîte de dialogue "police" et tester les différents zones Fermer l'application

le clavier est souvent plus rapide à utiliser que la souris pour le renseignement de boîtes de dialogue requérant beaucoup de saisie

I – WINDOWS

UNE ZONE VERS L'AVANT : <TAB>

BOUTON GAUCHE

ILL ON

(sélectionne le contenu de la zone) UNE ZONE VERS L'ARRIÈRE : <MAJ> <TAB> (sélectionne le contenu de la zone)

AFFICHER LE CONTENU DE LA BOITE DE DIALOGUE :

<CLIC G> SUR L'ONGLET AFFÉRENT POSITIONNER LE POINT D'INSERTION SUR UNE ZONE : <CLIC G> AU DÉBUT DE LA ZONE POUR SÉLECTIONNER LE CONTENU D'UNE ZONE : <DOUBLE CLIC> SUR LA ZONE

UNE BOÎTE DE DIALOGUE EST CONSTITUÉE DE DIVERSES ZONES : Les onglets Les cases à cocher Les zones de texte Les cases d'option Les zones de liste Les boutons de commande Les zones de liste déroutante

ONGLETS

ZONE DE LISTE DÉROULANTE

CASES À COCHER BOUTONS DE COMMANDE

12 a) ONGLET

Ils regroupent dans un même plan des éléments cohérents d'une boîte de dialogue.

CLAVIER BOUTON GAUCHE INFORMATIONS À ATTEINDRE

<CTRL><PGPREC> : UN ONGLET VERS L'AVANT <CTRL><PGSUIV> : UN ONGLET VERS L'ARRIÈRE

ILL ON

<CLIC G> SUR L'ONGLET DÉSIGNANT LES

<CLIC G> SUR L'ONGLET POUR AFFICHER SON CONTENU

b) ZONE DE TEXTE

Dans une zone de texte, il est nécessaire de saisir un certain nombre d'informations complémentaires sans lesquelles la commande ne pourrait s'effectuer.

CLAVIER

BOUTON GAUCHE

<DOUBLE CLIC> DANS LA ZONE DE TEXTE SAISIR LES INFORMATIONS DEMANDÉES

SAISIR LES INFORMATIONS DEMANDÉES <ENTRÉE> POUR VALIDER

POUR VALIDER

<TAB> JUSQU'À LA ZONE DE TEXTE

Si la zone de texte est vide, le curseur est positionné au début de la zone si la zone de texte est déjà pré-renseignée, le texte existant est sélectionné et les caractères frappés par l'utilisateur viennent en remplacement de ceux sélectionnés (Si ce qui est pré-renseigné ne convient pas, il n'est donc pas nécessaire de l'effacer.) Dans tous les cas, il suffit de saisir le nouveau texte Ne pas cliquer dans la zone si elle est déjà pré renseignée, le texte saisi viendrait s'inscrire au milieu de celui déjà existant c) ZONE DE LISTE

La liste de choix possibles est affichée, le choix actuel étant en surbrillance.

BOUTON GAUCHE

POINTER DANS LA ZONE VOULUE CLIQUER SUR LES FLÈCHES DE DÉFILEMENT <CLIC G> SUR L'OPTION CHOISIE POUR VALIDER

CLAVIER

<TAB> POUR ATTEINDRE LA ZONE UTILISER LES FLÈCHES POUR SE DÉPLACER JUSQU'À L'OPTION VOULUE <ENTRÉE> POUR VALIDER

I – WINDOWS

d) ZONE DE LISTE DÉROULANTE

Elle est basée sur le même principe que la zone de liste, le signe affiché dans la case de droite permet d'afficher les choix disponibles. <CLIC G> ICI POUR AFFICHER LA LISTE

e) CASE À COCHER

ILL ON

Une case à cocher est une option qu'il est possible d'activer ou de désactiver. Une zone de cases à cocher propose une ou plusieurs cases dont le choix n'est normalement pas exclusif. Une case activée est cochée (comporte une coche bleue).

CLAVIER

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> DANS LA CASE POUR L'ACTIVER <CLIC G> DANS LA CASE POUR LA DÉSACTIVER POUR VALIDER

<ALT> ENFONCÉ

TAPER LA LETTRE SOULIGNÉE DE L'OPTION <ENTRÉE> POUR VALIDER

f) CASE D'OPTION

<CLIC G> SUR UNE CASE POUR LA COCHER

Une zone de cases d'options propose une ou plusieurs cases dont le choix est exclusif. Une seule case peut être activée dans une zone. Une case activée comporte un cercle plein bleu ; une case non activée comporte un cercle vide.

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> DANS LA CASE POUR L'ACTIVER <CLIC G> DANS UNE AUTRE CASE pour désactiver la précédente POUR VALIDER

<CLIC G> SUR UNE CASE POUR L'ACTIVER

<ALT> ENFONCÉ

CLAVIER

TAPER LA LETTRE SOULIGNÉE DE L'OPTION

14 g) BOUTON DE COMMANDE

Le bouton de commande permet de fermer une boîte de dialogue en acceptant ou en refusant les modifications apportées. Le bouton par défaut est entouré de bleu.

CLAVIER BOUTON GAUCHE

<ENTRÉE> POUR <OK> <ECHAP> POUR <ANNULER> <ALT>+ LETTRE DU BOUTON POUR AUTRES

ILL ON

<CLIC G> SUR LE BOUTON DÉSIRÉ

VALIDE LES MODIFICATIONS

NE LES PREND PAS EN COMPTE

CAS

<CLIC G> SUR UN BOUTON DE COMMANDE (le bouton par

défaut est encadré de bleu)

"APPLIQUER" met en œuvre immédiatement les choix effectués sans fermer la boite de dialogue

Sortir d'une boîte de dialogue à l'aide des boutons de commande Fermer une boîte de dialogue, que l'on a ouverte uniquement pour en vérifier le contenu, par le bouton <annuler>

Les nouvelles fenêtres de Windows 10 utilisent un design beaucoup plus épuré, claqué sur celui des systèmes pour tablettes ou smartphone. Les règles de fonctionnement sont comparables mais l'interaction avec l'utilisateur est là encore simplifiée.

1 STRUCTURE 3 ÉTATS POSSIBLES :

plein écran : la fenêtre occupe alors la totalité de l'écran, quel que soit sa taille en fenêtre : la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran ; sa forme et sa taille sont personnalisables en icône : l'icône de la fenêtre s'affiche dans la barre des tâches, en bas de l'écran. Elle ne peut pas être déplacée DIFFÉRENTES CASES DES FENÊTRES :

la case de RÉDUCTION

la case D'AGRANDISSEMENT

la case de RESTAURATION la case de FERMETURE

agrandit de fenêtre à plein écran

: /

réduit la fenêtre en icône

réduit de plein écran à fenêtre :

ferme la fenêtre

I – WINDOWS

2 COMPOSITION

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permet de revenir en arrière dans l'affichage du contenu UNE BARRE DE TITRE affiche le nom de la fenêtre UN VOLET GAUCHE affiche des choix UN VOLET DROIT affiche DES LIENS HYPERTEXTE donnant accès à des options DIFFÉRENTES ZONES permettent de dialoguer avec l'ordinateur

BARRE DE TITRE

CASE DE RÉDUCTION

CASE D’AGRANDISSEMENT

CASE DE FERMETURE

LIENS HYPERTEXTE

VOLET GAUCHE

Ouvrir la fenêtre "paramètres" du "menu démarrer" Afficher les options de personnalisation Repérer les différents éléments de la fenêtre

3 BARRE DE TITRE

Elle remplit la même fonction que dans les fenêtres standard mais sa présentation est légèrement différente.

REVENIR EN ARRIÈRE

NOM DE LA FENÊTRE PRINCIPALE

CONTENU ACTUEL

CASES DE RÉDUCTION / AGGRANDISSEMENT

RECHERCHE

4 VOLET GAUCHE

ILL ON

Il est utilisé pour choisir les éléments dans la nouvelle interface. Les options correspondantes sont alors affichées dans le volet droit.

OPTIONS CORRESPONDANTES

ÉLÉMENT CHOISI

BOUTON GAUCHE

5 ZONES ACTIVES

<CLIC G> SUR UN CHOIX DU VOLET GAUCHE les options correspondantes s'affichent dans le volet droit

Elles correspondant aux différents éléments des boîtes de dialogue des anciennes fenêtres a) LIENS HYPERTEXTE

Ils permettent d'accéder à un contenu externe ou ne répondant pas encore aux nouvelles normes de Windows 10.

LIENS HYPERTEXTE

I – WINDOWS

BOUTON GAUCHE

ILL ON

<CLIC G> SUR LE LIEN HYPERTEXTE une fenêtre s'affiche avec les options correspondantes

Afficher Paramétrer le pointeur de la souris

b) INTERRUPTEURS

Ce sont des zones binaires de type oui / non, ouvert / fermé, comme un interrupteur électrique. Ils présentent donc deux états : /

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR L'INTERRUPTEUR POUR LE FAIRE CHANGER D'ÉTAT Il passe alternativement de "ouvert" à "fermé"

Afficher Désactiver puis réactiver l'affichage des applications récemment utilisées

c) CURSEUR

Il permet d'effectuer un paramétrage rapide.

BOUTON GAUCHE

JUSQU'À LA VALEUR DÉSIRÉE CORRESPOND À LA POSITION DU CURSEUR

<FAIRE GLISSER> LE CURSEUR

Afficher Modifier le nombre de lignes à faire défiler

18 d) CASE À COCHER

Une case à cocher est une option qu'il est possible d'activer ou de désactiver. Une case activée comporte une coche rouge.

BOUTON GAUCHE

POUR VALIDER

<CLIC G> SUR LA CASE POUR LA COCHER

ILL ON

<CLIC G> DANS LA CASE POUR L'ACTIVER <CLIC G> DANS LA CASE POUR LA DÉSACTIVER

Afficher Cocher puis décocher la case pour les accents natifs

e) ZONE DE TEXTE

La zone de texte permet de saisir des informations complémentaires.

BOUTON GAUCHE

CLAVIER

<CLIC G> DANS LA ZONE DE TEXTE SAISIR LE TEXTE AVEC LE CLAVIER

<CLIC G> ÉVENTUELLEMENT SUR

f) BOUTON DE COMMANDE

Ils sont peu utilisés dans cette interface car les informations sont pour la plupart enregistrées aussitôt, sans avoir à les valider. Il existe cependant des boutons de commande pour enregistrer, parcourir, modifier...

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR LE BOUTON DÉSIRÉ

I – WINDOWS

g) LISTE

Elles sont assez élaborées pour permettre de rajouter éventuellement des options.

<CLIC G> SUR UN ÉLÉMENT

AJOUTER UNE ÉLÉMENT

DISPONIBLES

POUR AFFICHER LES CHOIX

DANS LA LISTE

ILL ON

CHOIX

CHOIX ACTUEL

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR UN ÉLÉMENT POUR AFFICHER LA LISTE DES OPTIONS <CLIC G> SUR POUR AJOUTER UNE OPTION

Afficher Modifier la liste des applications dont on veut afficher l'état

20 h) LISTE DÉROULANTE

CHOIX ACTUEL

ILL ON

Leur principe est le même que pour les fenêtres standards, seule la présentation est différente.

CHOIX

DISPONIBLES

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR POUR AFFICHER LA LISTE <CLIC G> SUR L'ÉLÉMENT DÉSIRÉ

Afficher Le modifier

En cours de travail, il est possible de faire appel à une aide contextuelle très précise ou à un index recensant les informations disponibles. CASE AIDE

du clavier

de dialogue active

TOUCHE <F1>

DE LA boite

à droite du menu

II – ACCESS POUR QUOI FAIRE

ACCESS est un logiciel de gestion de bases de données relationnelles. Ce type de logiciel permet de gérer les données de manière organisée tout en autorisant l'accès à toute donnée contenue dans la base quelle que soit sa position.

ILL ON

Access 2016 bénéficie de la convivialité de Windows, ce qui lui permet de fonctionner en parfaite harmonie avec les autres applications, d'intégrer aisément des objets issus de ces autres applications et d'utiliser naturellement le cloud (stockage Skydrive, Microsoft Web App)

LA CONFIGURATION CONSEILLÉE EST LA SUIVANTE :        

ordinateur de type pentium™ à plusieurs noyaux de 2 à 3 GHz avec Windows 10 mémoire vive de 1 à 24 Go écran plat large de 19" à 24" résolution 1680/1050 couleurs 32 bits SSD (Solid State Disk) de 128 Go minimum disque dur 1 To Lecteur BlueRay / Graveur Souris Laser 2 boutons + roulette de qualité

Plus l'ordinateur sera puissant et mieux il sera équipé, plus agréable sera l'utilisation de Access – le SSD est maintenant quasiment indispensable

POUR INSTALLER Access S'assurer qu'il y a la place suffisante sur le disque dur Lancer Windows lancer l'installation à partir http://office.com/myaccount ou lancer le programme exécutable téléchargé ou Introduire le CD Rom ("Access" ou "Office") Suivre les instructions L’installation est complètement automatique si l’on choisit l’installation par défaut

(et dans les produits Office) Lancer l'application (Access) et travailler directement au sein de l'application. MENU DÉMARRER

ILL ON

BARRE DES TACHES

<CLIC G> SUR

AFFICHER LE BUREAU OU LA BARRE DES TÂCHES

<CLIC G> SUR

POUR SORTIR DE ACCESS

<CLIC G> SUR LA CASE DE FERMETURE OU

Lancer Access Quitter Access Relancer Access

(en haut, à gauche du menu) FERMER (en bas)

À partir de l'ordinateur (documents)

OUVRIR UNE BASE DE DONNÉE EXISTANTE

AFFICHER LE DOSSIER DE L'UTILISATEUR OÙ SE TROUVENT LES FICHIERS ACCESS (ACCDB) <DOUBLE CLIC> SUR LE FICHIER ACCESS À OUVRIR

Vous pouvez télécharger les exercices relatifs à ce manuel et les copier sur votre ordinateur dans un dossier spécifique. OUVRIR VOTRE NAVIGATEUR INTERNET SAISIR L'ADRESSE SUIVANTE :

http://www.ios.fr/public/exosAccess16n1.exe tout en minuscules <CLIC> SUR la boite de dialogue de téléchargement s'ouvre <CLIC G> SUR

II – ACCESS POUR QUOI FAIRE

ILL ON

<CLIC G> POUR OUVRIR LE DOSSIER

"TÉLÉCHARGEMENT"

Si l'antivirus bloque le téléchargement, le désactiver pour 10 minutes <clic d> sur l'antivirus dans la zone de notification

SI SMATSCREEN BLOQUE LE PROGRAMME

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

INDIQUER UN DOSSIER DE DÉCOMPRESSION (EX : MES DOCUMENTS/EXERCICES ACCESS)

<CLIC G> SUR

POUR VALIDER

Télécharger les exercices Vérifier que les fichiers sont décompressés

ILL ON

III –DIALOGUER AVEC ACCESS

ILL ON

VOUS ALLEZ ÉTABLIR AVEC VOTRE ORDINATEUR ET AVEC VOTRE LOGICIEL UN DIALOGUE : Vous allez lui demander d'effectuer un certain nombre d'opérations par l'intermédiaire de la souris et du clavier Vous allez en constater le résultat à l'écran Vous allez éditer ce résultat (impression, publication, mail, document joint…)

Dans tous les cas, il va être important de travailler en parfaite harmonie avec le logiciel de telle manière que chaque action de votre part détermine un résultat adéquat de la part d'ACCESS. S'il y a pleine compréhension entre l'utilisateur et le logiciel, il n'y a pas de conflit possible et donc pas de problèmes à résoudre

UNE BASE DE DONNÉES ACCESS EST COMPOSÉE DE DIFFÉRENTS OBJETS : Les tables Les requêtes Les formulaires

contiennent les données

permettent (entre autres) d'afficher les données des tables sont utilisés pour saisir et consulter les données

Les états permettent d'éditer les données sur un support, le plus souvent sous forme de synthèse Les macros et les modules vont servir à automatiser la base de données pour que quelqu'un qui ne connait pas ACCESS puisse l'utiliser.

1 TABLES

Les données y sont organisées ; chaque ligne de données correspond à un enregistrement et chaque colonne de données correspond à un champ.

dans le tableau ci-dessous (table "employés" de "Northwind"), l'enregistrement N°3 concerne l'employé Jan Kotas qui travaille pour telle société, possède telle adresse de messagerie et tel numéro de téléphone… Le champ "Adresse de messagerie" permet de collecter toutes les adresses de messagerie de tous les employés

ENREGISTREMENT CHAMP

2 REQUÊTES Les requêtes extraient les données en fonction de critères. CHAMP

ILL ON

CRITÈRE

3 FORMULAIRES

Les formulaires affichent les enregistrements un par un (mode formulaire) ou sous forme de tableau (mode feuille de données) pour les champs voulus.

VALEUR DU CHAMP POUR

L'ENREGISTREMENT EN COURS

LÉGENDE DU CHAMP

4 ÉTATS

5 MACROS

Les états donnent une vue de la base figée à un moment donné.

Les macros vont être associées à des boutons ou des menus pour permettre à l'utilisateur d'effectuer une action préenregistrée.

III –DIALOGUER AVEC ACCESS

6 MODULES

ILL ON

Les modules sont des programmes et font appel au langage Visual Basic.

Ces éléments sont disposés, à gauche de l'écran, dans le "VOLET DE NAVIGATION" (ou "VOLET DES OBJETS") ; ils peuvent être affichés dans différents modes selon que l'on crée, modifie ou utilise les données de la base

ACCESS ouvre une seule fenêtre dans laquelle s'affiche la base ouverte ainsi que tous les outils permettant de la manipuler. MENU FICHIER

ONGLETS DU RUBAN

RUBAN

GROUPE D'OBJETS

ONGLETS DES

OBJETS OUVERTS

OBJETS DU GROUPE

ENROULER OU DÉROULER LES OBJETS DU GROUPE

MODES D'AFFICHAGE DES OBJETS

VOLET DE NAVIGATION

(affichant les objets de la base)

Lancer ACCESS

À gauche, <CLIC G> sur Dans le volet de gauche, désigner

puis le dossier d'exercices

Dans le volet de droite, sélectionner la base de données <CLIC G> sur

LA FENÊTRE ACCESS EST COMPOSÉE DES ÉLÉMENTS SUIVANTS :

ILL ON

la barre de titre affiche le nom de la base de données le menu Access propose les commandes globales de gestion du document la barre d'outils "accès rapide" affiche les icônes des actions les plus courantes le ruban, composé d'onglets affiche des icônes symbolisant des actions et regroupées par nature le volet de navigation affiche selon les critères définis les différents groupes d'objets et les différents objets (tables, formulaires, états, requêtes, …) le volet droit affiche la feuille de propriété des objets en mode "création" les menus contextuels proposent pour une sélection en cours les outils et commandes les plus appropriés les ascenseurs permettent de se déplacer verticalement et horizontalement la barre d'état donne des informations sur la commande ou la sélection en cours les onglets d'objet affichent chaque objet ouvert dans son propre onglet

1 BARRE DE TITRE

La barre de titre est la barre de titre classique de toute fenêtre sous Windows.

2 MENU FICHIER

Il est situé à gauche de la barre de titre et propose les commandes plus globales liées à l'ouverture, l'enregistrement, l'impression de la base de données. MENU FICHIER

<CLIC G> SUR le menu se déroule

MENU FICHIER

III –DIALOGUER AVEC ACCESS

3 BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" Elle est située à la suite de l'icône de menu, à gauche de la barre de titres. <CLIC G> ICI POUR COCHER BARRE D'OUTILS ACCÈS RAPIDE

LES OUTILS À AFFICHER

La barre d'outils "ACCÈS RAPIDE" affiche les outils les plus couramment utilisés.

ILL ON

Enregistrer Annuler Rétablir Imprimer

Choisir les outils rapides Il est possible de modifier la position de la barre "accès rapide"

BARRE "ACCÈS RAPIDE"

<CLIC G> SUR

OU <CLIC D> DANS LA BARRE

Pour personnaliser la barre d'outils "accès rapide" <COCHER> LES COMMANDES À AFFICHER

Les commandes cochées sont affichées dans la barre sous forme d'outils

Afficher la barre d'outils "accès rapide" La personnaliser en ajoutant l'impression rapide (si elle ne figure pas déjà)

4 RUBAN Le ruban affiche une liste d'onglets. Les outils, regroupés par nature dans ces onglets, permettent d'effectuer très rapidement des opérations souvent complexes. ONGLETS

ILL ON

<CLIC G> SUR L'ONGLET les outils associés s'affichent dans le ruban

<CLIC G> SUR L'ONGLET

LES OUTILS S'AFFICHENT

<POINTEUR> immobile sur un outil affiche sa fonction dans une bulle d'aide a) LES ONGLETS

Lorsque qu'un onglet du ruban est au premier plan, les outils associés s'affichent. Ils correspondent aux actions les plus courantes et sont regroupés de manière homogène en fonction de leur utilisation.

ONGLET ACTIF

L'onglet "ACCUEIL" regroupe les principaux outils relatifs à la saisie et à la présentation des objets de la base

Les onglets affichés et les groupes d'outils qu'ils proposent dépendent de l'objet en cours (table, formulaire, état, requête, …) et de son mode d'affichage (création, page, …) b) LES GROUPES D'OUTILS

Le ruban peut être réduit et les groupes d'outils ne sont alors plus affichés (lorsque le ruban est réduit, seuls les en-têtes sont affichés).

BOUTON GAUCHE

<DOUBLE CLIC> SUR L'ONGLET ACTIF

BOUTON DROIT

<CLIC D> SUR UN ONGLET

<CLIC G> SUR

<CLIC G> ICI Dans la base en cours "NORTHWIND 2016", faire défiler les onglets du ruban Pour chaque onglet parcourir les outils (sans cliquer) et lire les bulles d'aide Réduire le ruban puis le restaurer

III –DIALOGUER AVEC ACCESS

5 VOLET DE NAVIGATION Le volet de navigation est situé à gauche de la fenêtre. Il regroupe les différents types d'objets (tables, formulaires, états, requêtes, …) par catégorie. AFFICHER OU NON LE VOLET DE NAVIGATION

GROUPES

ILL ON

MENU DES CATÉGORIES

AFFICHER OU NON LES OBJETS D'UN GROUPE

Chaque catégorie affiche des groupes auxquels sont associés des objets. Un objet peut être associé à plusieurs groupes a) CHOIX DE LA CATEGORIE

Il permet de choisir la catégorie.

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR DU MENU (selon le choix en cours, l'intitulé peut varier)

SÉLECTIONNER LA CATÉGORIE

AFFICHE LES OBJETS DE

AFFICHE LES OBJETS

GROUPES

DE LA BASE OUVERTE

LA BASE OUVERTE PAR

PAR TYPE D'OBJET

(TABLES, FORMULAIRES, ÉTATS…)

N'AFFICHE QUE LE

TYPE D'OBJET COCHÉ

AFFICHE LA TOTALITÉ DES OBJETS

Le menu contextuel affiche la structure de regroupement ; il permet aussi de modifier l'ordre de tri et le type d'affichage

CLIQUER SUR UNE CATÉGORIE POUR AFFICHER SES GROUPES DANS LE VOLET DE DROITE

ILL ON

Dans la base en cours "NORTHWIND 2016", afficher dans le volet de navigation tous les objets Access par type croissant et sous forme d'icônes

b) PERSONNALISATION

Les catégories et groupes peuvent être personnalisés.

BOUTON DROIT

<CLIC D> SUR LE MENU (selon le choix en cours, l'intitulé peut varier) <CLIC G> SUR

DANS LE VOLET DE GAUCHE, <CLIC G> SUR

permet d'ajouter une catégorie

permet d'ajouter un groupe

REMONTE D'UN NIVEAU L'ORDRE D'AFFICHAGE DE LA CATÉGORIE

III –DIALOGUER AVEC ACCESS Les objets non attribués peuvent alors être répartis dans les groupes.

BOUTON DROIT DANS LE VOLET DE NAVIGATION

ILL ON

SÉLECTIONNER LA BASE : AFFICHER LES OBJETS NON ATTRIBUÉS : <CLIC D> SUR L'OBJET VOULU

<CLIC G> SUR LE GROUPE VOULU l'objet est attribué au groupe

<CLIC G> ICI

requêtes

formulaires :

Dans la base en cours "NORTHWIND 2016", créer une catégorie "MA CATÉGORIE" Dans cette catégorie, créer 2 groupes : "MON GROUPE 1" et "MON GROUPE 2" Attribuer à "MON GROUPE 1" les objets suivants : tables :

Attribuer à "MON GROUPE 2" les objets suivants : tables : requêtes

formulaires : états

Afficher les objets non attribués

ILL ON

6 LE VOLET DROIT

Il affiche selon les cas (notamment en mode création), les propriétés de l'objet sélectionné, la liste des champs…

III –DIALOGUER AVEC ACCESS

7 MENUS CONTEXTUELS

BOUTON DROIT

<CLIC D> SUR

TÊTE DE COLONNE (CHAMP) MODE FEUILLE DE DONNÉES

ENREGISTREMENT (LIGNE) MODE FEUILLE DE DONNÉES

DONNÉES MODE FEUILLE DE DONNÉES

ILL ON

Ils sont liés au contexte d'utilisation et s'affichent sur un <CLIC D> à la position du pointeur de la souris. Selon la position du point d'insertion ou la sélection effectuée, le menu contextuel affiché concernera le texte, les tableaux, les images, ...

Dans la base en cours "NORTHWIND 2016", afficher les objets "TABLES" dans le "VOLET DE NAVIGATION" (fermer la fenêtre de connexion) Dans le "VOLET DE NAVIGATION", <DOUBLE CLIC> sur

droite de l'écran, l'icône

mode "feuille de données" est activée, sinon, cliquer dessus)

Dans le volet droit, sur l'onglet "COMMANDES" qui s'affiche Sélectionner une colonne - afficher le menu contextuel Sélectionner des données - afficher le menu contextuel Sélectionner une ligne - afficher le menu contextuel

(vérifier qu'en bas et à

8 ASCENSEURS

BOUTON GAUCHE

ILL ON

Les ascenseurs permettent de faire défiler horizontalement et verticalement la zone affichée. Le numéro de la ligne s'affiche dans une bulle d'aide lorsque l'on fait glisser le curseur verticalement dans une table en mode "FEUILLE DE DONNÉES".

<FAIRE GLISSER> LE CURSEUR AVEC LA SOURIS les lignes affichées correspondent à la position relative du curseur

ASCENSEURS

Dans la même table "COMMANDES" de la base "NORTHWIND 2016" Faire défiler les enregistrements avec l'ascenseur

9 BARRE D'ÉTAT

INFOS

La barre d'état, située en bas de la fenêtre ACCESS, affiche des informations sur l'action en cours, le mode d'affichage, le verrouillage du pavé numérique, ...

PAVÉ NUMÉRIQUE

Il est possible de choisr les informations affichées dans la barre d'état.

BOUTON DROIT

<CLIC D> DANS LA BARRE D'ÉTAT <CLIC G> POUR COCHER LES INFORMATIONS À AFFICHER

MODES D'AFFICHAGE

III –DIALOGUER AVEC ACCESS

10 ONGLETS D'OBJET Chaque nouvel objet ouvert s'affiche dans son propre onglet.

BOUTON DROIT

BOUTON GAUCHE

(à l'extrémité de la ligne d'onglets)

ONGLET DE LA TABLE "COMMANDES"

ONGLET ACTIF DONT LE CONTENU EST AFFICHÉ

TÊTES DE COLONNE / LÉGENDES DU CHAMP

ASCENSEURS

FILTRE ACTIF ZONE DE RECHERCHE

CASES DE DÉFILEMENT DES ENREGISTREMENTS

POINTER SUR L'ONGLET

ILL ON

<CLIC G> SUR

Dans la base en cours "NORTHWIND 2016", afficher les objets "REQUÊTES" dans le "VOLET DE NAVIGATION" <DOUBLE CLIC> sur

mode "feuille de données" est activée, sinon cliquer dessus)

à droite de l'écran, l'icône

dans le volet de navigation (vérifier qu'en bas et

Observer l'affichage de l'onglet correspondant

Fermer l'onglet

La souris permet d'utiliser les outils et les menus et de déplacer le pointeur.

1 RAPPEL DE QUELQUES FORMES DU POINTEUR

QUELQUES FORMES DU POINTEUR :

Un traitement s'exécute en arrière-plan et peut ralentir la machine.

Le processeur est en cours de travail ; attendre qu'il soit disponible.

Déplacement ou copie d'une sélection :

Déplacement ou sélection en mode "FEUILLE DE DONNÉES"

Positionnement du point d'insertion en saisie ou modification Accès à un lien hypertexte : :

Déplacement d'une sélection, d'un objet (mode création) Sélection de lignes (enregistrements) Sélection de colonnes (champs)

ILL ON

En fonction de sa position dans la fenêtre ou dans l'écran ainsi que du choix de telle ou telle commande, le pointeur de la souris peut prendre des formes variées.

Dans l'onglet "COMMANDES" de la même base "NORTHWIND 2013" Déplacer la souris en l'immobilisant sur différentes zones Observer le changement de forme du pointeur (ne pas cliquer)

2 DÉPLACEMENT

Il s'effectue avec la roulette de la souris ou avec les barres de défilement (ascenseurs)

Changer d'onglet : <CLIC G> sur l'onglet à afficher Déplacement vertical : <CLIC G> sur le triangle bas ou haut (ascenseur vertical) ou <FAIRE GLISSER> le curseur ou utiliser la molette de la souris Déplacement horizontal : <CLIC G> sur le triangle gauche ou droite (ascenseur horizontal) ou <FAIRE GLISSER> le curseur

Dans l'onglet "COMMANDES" de la même base "NORTHWIND 2016" Déplacer la zone affichée en utilisant la souris et les ascenseurs

3 SÉLECTION

La souris est particulièrement adaptée à des sélections rapides et précises. MODE FEUILLE DE DONNÉES

une "cellule" : pointeur en haut d'une cellule une ligne : pointeur en face de la ligne

une colonne : pointeur en haut de la colonne plusieurs lignes : pointeur en face de 1ère ligne plusieurs colonnes : pointeur au-dessus de 1ère colonne une plage de valeurs : pointeur sur la 1ère valeur

III –DIALOGUER AVEC ACCESS une plage de valeurs : pointeur sur la 1ère valeur

À L'ORIGINE DES LIGNES ET DES COLONNES

ILL ON

<CLIC G> <MAJ> enfoncé pointeur sur dernière valeur <CLIC G> l'ensemble des données:pointeur sur case sélection totale <CLIC G>

Dans l'onglet "COMMANDES" de la même base "NORTHWIND 2016" Sélectionner une ligne, plusieurs lignes Sélectionner une colonne, plusieurs colonnes Sélectionner une valeur, plusieurs valeurs puis quitter ACCESS

4 UTILISATION DU RUBAN ET DES OUTILS

La souris permet un accès rapide aux différentes commandes du ruban. RUBAN

<CLIC G> SUR UN ONGLET DU RUBAN affiche les outils associés

<POINTER> SUR UN OUTIL affiche une bulle d'aide

<CLIC G> SUR UN OUTIL effectue l'action associée

Si un outil est suivi du signe , la dernière variante utilisée de l'outil s'affiche <CLIC G> applique cette dernière ; pour afficher la liste, <CLIC G> sur de l'outil

5 ANNULATION D'ACTIONS

Si une action n'a pas le résultat escompté, il est possible de l'annuler. BARRE "ACCÈS RAPIDE"

<CLIC G> SUR

OU <CLIC G> SUR POUR DÉROULER LA LISTE <CLIC G> SUR L'ACTION À PARTIR DE LAQUELLE IL EST NÉCESSAIRE D'ANNULER

OUTILS

6 ANNULATION DE L'ANNULATION Une action annulée peut être rétablie. BARRE "ACCÈS RAPIDE"

<CLIC G> SUR

ILL ON

OU <CLIC G> SUR POUR DÉROULER LA LISTE <CLIC G> SUR L'ACTION À PARTIR DE LAQUELLE IL EST NÉCESSAIRE DE REPRENDRE

Le champs d'action de ces outils d'annulation et de rétablissement est relativement réduit sou Access

Le clavier permet de déplacer le curseur. Le pavé de flèches et les touches <TAB> du clavier vont permettre d'effectuer les opérations courantes de déplacement.

1 DÉPLACEMENT AVEC LES TOUCHES

Bien que la souris soit l'outil de déplacement privilégié, le clavier peut être pratique pour accéder à des zones éloignées de la partie affichée. MODE FEUILLE DE DONNÉES

 FLÈCHE DROITE  FLÈCHE GAUCHE  FLÈCHE BAS  FLÈCHE HAUT <CTRL>  <ORIGINE> <CTRL> <FIN> <CTRL>  FLÈCHE BAS <CTRL>  FLÈCHE HAUT

une valeur vers la droite une valeur vers la gauche une valeur vers le bas une valeur vers le haut origine de l'onglet actif fin de l'onglet actif en bas de la colonne active en haut de la colonne active

MODE FORMULAIRE ET FEUILLE DE DONNÉES

une valeur l'avant

<TAB>

une valeur vers l'arrière

<MAJ>

<TAB>

III –DIALOGUER AVEC ACCESS

2 TOUCHES DE FONCTION Les touches de fonction sont numérotées de <F1> à <F12>. Elles peuvent être employées seules ou en combinaison avec une touche spéciale. Aide Liste Fenêtre Orthographe Volet Enregistrer sous

3 UTILISATION DU RUBAN

Appelle l'assistance en ligne Déroule une zone de liste Passe d'un volet d'une fenêtre à l'autre Vérifie l'orthographe Affiche / masque le volet de navigation Ouvre la boîte de dialogue "ENREGISTRER SOUS"

ILL ON

L'utilisation du clavier pour accéder au ruban est plutôt réservée à des cas de dépannage (souris en panne…).

CLAVIER

EFFECTUER UNE ÉVENTUELLE SÉLECTION ENFONCER LA TOUCHE <ALT>

des cases avec lettres et/ou numéros s'affichent sur le ruban TAPER LE CARACTÈRE CORRESPONDANT À L'ONGLET VOULU AU CLAVIER les outils de l'onglet s'affichent et d'autres cases s'affichent près des outils TAPER LE CARACTÈRE CORRESPONDANT À L'OUTIL VOULU AU CLAVIER l'action liée à l'outil s'effectue

4 ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION

Si une action n'a pas le résultat escompté, il est possible de l'annuler avec le clavier mais immédiatement après.

5 RÉPÉTITION DE LA DERNIÈRE ACTION

Une action peut être répétée sur une autre sélection mais immédiatement après.

ILL ON

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

ILL ON

Dans l'utilisation d'ACCESS, deux cas de figures principaux sont à distinguer : Vous devez utiliser une base existante et à partir de cette base, recueillir et synthétiser des informations (1ère partie de ce cours). Vous devez créer une base de données simple (2ème partie de ce cours) ou plus complexe (voir "Access 2016 niveau 2") pour gérer de manière optimale un certain nombre d'informations Dans le premier cas de figure, les connaissances à acquérir sont moins importantes que dans le second ; dans le deuxième cas de figure, il est nécessaire de bien avoir assimilé toutes les connaissances liées au premier cas

La base de données à utiliser peut faire l'objet d'un programme complet avec des menus spécifiques donnant accès à toutes les fonctionnalités de l'application. Il est alors plus souvent nécessaire de savoir extraire les données et les synthétiser avec Excel que de connaître les fonctionnalités spécifiques et plus complexes d'ACCESS.

1 OUVERTURE D'UNE BASE EXISTANTE

L'ouverture de la base de données permet d'y accéder pour la consulter ou la modifier. MENU FICHIER

DANS LE VOLET DE GAUCHE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR UN DES FICHIERS PROPOSÉS (bases dernièrement utilisées) la base s'ouvre aussitôt

<CLIC G> SUR

SÉLECTIONNER LE DOSSIER PUIS LE FICHIER

<CLIC G> SUR

Ouvrir la base de données "NORTHWIND 2016" dans le dossier "EXERCICES" en utilisant

offre plusieurs possibilités qui s'affichent en cliquant sur le triangle bas

du bouton de commande

à droite

44 ouvre en accès partagé (autorise l'accès à d'autres utilisateurs) ouvre en lecture seule (interdit toute modification) ouvre en accès exclusif (interdit l'accès à d'autres utilisateurs) combine les deux modes précédents

2 FERMETURE DE LA BASE

MENU FICHIER DANS LE VOLET DE GAUCHE

<CLIC G> SUR

ILL ON

L'ouverture d'une autre base de données ferme automatiquement la base en cours. La case de fermeture ferme à la fois la base en cours et ACCESS. Il peut cependant y avoir plusieurs sessions ACCESS simultanées.

Fermer la base de données "NORTHWIND 2016" avec le menu "fichier"

3 ACTIVATION DU CONTENU

Une base qui est automatisée propose des menus et possède des macros et des modules Visual Basic qui sont automatiquement désactivés lorsqu'on ouvre la base dans ACCESS. Le message ci-dessous apparait alors sous le ruban à l'ouverture d'une telle base. Vous pouvez activer ce contenu si vous êtes sûr des fichiers ouverts (par exemple pour les exercices liés à ce livre).

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR (à la fin du message) une fois la base reconnue comme fiable, l'avertissement n'est plus affiché

Si vous êtes vigilant sur l'origine des fichiers que vous recevez (fichiers Word, Excel, Access, …), vous pouvez réactiver globalement l'exécution des macro-commandes en allant dans , puis dans le volet gauche

fichiers approuvés dans .

et enfin sur Il suffit alors de cocher dans ou, de manière plus sécurisée, de désigner les ou les emplacements approuvés dans

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

Si la base fait l'objet d'un programme complet et homogène, il est déconseillé de manipuler les données hors des menus car d'éventuels contrôles de validité ou de cohérence sont alors court-circuités, ce qui peut provoquer des dommages irréparables dans la cohérence de la base. Les commandes ACCESS ne doivent alors être éventuellement utilisées qu'à des fins d'extraction de données dans un objectif de synthèse ou de manipulation externe

ILL ON

Si vous ne l'avez déjà fait, activer le contenu actif de la base "NORTHWIND 2016" Sélectionner l'employé de votre choix dans la liste et connectez-vous Tester les menus et les commandes de la base

Si le contenu actif de la base (menus) est activé, les commandes propres à l'application ACCESS même ont été le plus souvent désactivées, ce qui réduit les risques de mauvaise manipulation

4 ONEDRIVE

OneDrive (anciennement SKYDRIVE) est un espace de stockage en ligne (cloud) synchronisé automatiquement avec votre machine locale. Il met actuellement à disposition 15 Go plus 15 go pour les photos gratuitement et 1 024 Go supplémentaire avec un abonnement Office 365. Il bénéficie des applications Office 365 mais cet ensemble ne comprend pas d'application Access On Line. La structure d'Access est en effet incompatible avec le web.

Cependant, des fichiers Access peuvent être stockés sur OneDrive et leur version locale peut être accédée avec l'application locale de Access. Ce qui garantit leur disponibilité.

ILL ON

Les formulaires permettent de saisir, modifier et consulter les données.

MENU DU FORMULAIRE

ONGLET DU FORMULAIRE

DONNÉES DE

L'ENREGISTREMENT EN COURS

FAIRE DÉFILER, TRIER, FILTRER

LES ENREGISTREMENTS

1 MODES D'AFFICHAGE DES FORMULAIRES

Le formulaire peut être affiché selon plusieurs modes mais c'est le mode "FORMULAIRE" qui permet la saisie ou la modification simple des données. FORMULAIRE : le formulaire est affiché prêt à être utilisé, le plus souvent présentant les données d'un seul enregistrement et dans sa propre fenêtre FEUILLE DE DONNÉES : le formulaire présente les données comme dans une feuille Excel PAGE : c'est le mode de finalisation du formulaire créé dans lequel on peut modifier la structure et la présentation avec les données affichées CRÉATION : c'est le mode de création et/ou de modification de la structure du formulaire.

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

BOUTON DROIT

BOUTON GAUCHE

DÉROULER LES OBJETS "FORMULAIRES" DU VOLET DE NAVIGATION

ILL ON

DÉROULER LES OBJETS "FORMULAIRES" DU VOLET DE NAVIGATION <DOUBLE CLIC> SUR LE NOM DU FORMULAIRE

le formulaire est affiché en mode formulaire si ce mode est disponible, dans le mode "feuille de données" sinon

SUR LE

FORMULAIRE

le formulaire est affiché en mode formulaire

D'autres modes sont disponibles : le mode "TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE" et le mode "GRAPHIQUE CROISÉ DYNAMIQUE"

Une fois le formulaire ouvert (en mode formulaire), l'affichage peut être modifié avec les icônes en bas et à droite de l'écran. ICÔNES D'AFFICHAGE (en bas et à droite) FORMULAIRE AFFICHÉ <CLIC G> SUR L'ICÔNE DE MODE VOULU

MODE CRÉATION

MODE FORMULAIRE

MODE FEUILLE DE DONNÉES

MODE PAGE

Ouvrir la base de données "NORTHWIND 2016" Fermer le formulaire de connexion Ouvrir le formulaire "LISTE DES EMPLOYÉS" L'afficher en mode "FEUILLE DE DONNÉES", "PAGE", "FORMULAIRE" puis le fermer

2 NAVIGATION DANS LES DONNÉES

La navigation en mode "FORMULAIRE", s'effectue à l'aide des cases de défilement en bas à gauche du formulaire. CASES DE DÉFILEMENT

La touche <TAB> permet de passer d'une zone de saisie à une autre Des boutons ou des liens gèrent des actions Une zone en bas du formulaire permet de gérer l'affichage des données N° ENREGISTREMENT

DERNIER ENREGISTREMENT

CHERCHER UN ENREGISTREMENT

ACTUEL

1ER ENREGISTREMENT

ÉTAT DU FILTRE ENREGISTREMENT SUIVANT NOUVEL ENREGISTREMENT

Ouvrir le formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base en cours "NORTHWIND 2016", Faire défiler les enregistrements dans un sens puis dans l'autre Aller au dernier enregistrement puis revenir au premier

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

Dans le même formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base "NORTHWIND 2016" N'afficher que les employés habitant "Chambéry" puis annuler le filtre N'afficher que les employés n'habitant pas "Chambéry" puis annuler le filtre

ILL ON

Ces requêtes permettent de visualiser dans l'ordre désiré les données issues d'une ou plusieurs tables en mode "FEUILLE DE DONNÉES". C'est un outil indispensable pour extraire les données désirées d'une base pour les présenter de manière synthétiques (dans un tableau Excel par exemple). ELLES PERMETTENT DE

visualiser ou modifier des parties de tables pour des champs spécifiques sélectionner les enregistrements sur lesquels on veut agir trier des enregistrements interroger plusieurs tables et regrouper les données sur une seule feuille effectuer des calculs sur des données utiliser d'autres requêtes si les calculs sont complexes générer des graphiques Les requêtes de sélection permettent d'extraire d'une ou plusieurs tables les enregistrements correspondant aux critères définis dans la requête.

La requête de sélection est préalable à tout autre type de requête et permet de s'assurer que les enregistrements qui vont être ajoutés, modifiés ou supprimés sont bien ceux que l'on souhaite

La requête est créée en mode "CRÉATION" ; son résultat s'affiche en mode "FEUILLE DE DONNÉES".

FEUILLE DE DONNÉES

MODE CRÉATION

CODE SQL CORRESPONDANT

FEUILLE DE DONNÉES : les informations de la table sont affichées sous forme d'une feuille très semblable à une feuille de travail Excel. Dans ce mode, les données peuvent être affichées et manipulées SQL : Le code Sql correspondant à la requête est affiché et peut être modifié directement si l'on connaît ce langage CRÉATION : c'est le mode de création et/ou de modification de la structure de la requête.

BOUTON DROIT

BOUTON GAUCHE

DÉROULER LES OBJETS " REQUÊTES " DU VOLET DE NAVIGATION

DÉROULER LES OBJETS "REQUÊTES" DU VOLET DE NAVIGATION <DOUBLE CLIC> SUR LE NOM DE LA REQUÊTE

ILL ON

<CLIC D> SUR LA REQUÊTE la requête s'affiche en "feuille de données

la requête s'affiche en "feuille de données"

1 ASSISTANT

C'est un moyen pratique et simple de construire une requête étape par étape, surtout lorsque l'on débute. ONGLET "CRÉER" GROUPE "REQUÊTES" (3ème bloc)

<CLIC G> SUR les assistants pour les différents types de requête s'affichent <CLIC G> SUR

POUR VALIDER

1 -SÉLECTIONNER LA TABLE OU LA REQUÊTE DONT ON VEUT SÉLECTIONNER

LES CHAMPS

2- SÉLECTIONNER LE CHAMP DE LA TABLE OU LA REQUÊTE

3 - <CLIC G> POUR PRENDRE LE CHAMP SÉLECTIONNÉ

CHAMPS SÉLECTIONNÉS

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

Pour rechercher une valeur précise existante, faire un copier/coller à partir de la feuille de données b) COMME "…"

CLAVIER

ILL ON

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITÈRES ET DE LA COLONNE DU 1ER CHAMP DE CRITÈRE SAISIR LE CRITÈRE EN UTILISANT LES CARACTÈRES GÉNÉRIQUES ADAPTÉS

Bien respecter espacement et accentuation pour les champs de type "texte" RÉPÉTER ÉVENTUELLEMENT L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP CONCERNÉ En mode "feuille de données", seuls les enregistrements satisfaisant les critères sont affichés CARACTÈRES GÉNÉRIQUES

? Remplace un Caractère unique à son emplacement * Remplace un ou plusieurs caractères # Remplace un Chiffre unique à son emplacement [ ] Remplace une liste de caractères [! ] Remplace une liste de caractères à exclure Cherbourg Colmar, Cherbourg, Chambéry Cherbourg, Chambéry

#ème 3ème ou 4ème … ch*r[!y] Cherbourg mais pas Chambéry

ch?r c*r* CH*

Tester les cas de figure cités dans l'exemple ci-dessus

c) ENTRE VAL1 ET VAL2

BOUTON GAUCHE

CLAVIER

<CLIC G> À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITÈRES ET DE LA COLONNE DU 1ER CHAMP DE CRITÈRE SAISIR LE CRITÈRE EN PRÉCISANT LES 2 BORNES DE L'INTERVALLE RÉPÉTER ÉVENTUELLEMENT L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP CONCERNÉ

En mode "feuille de données", seuls les enregistrements satisfaisant les critères sont affichés

La requête ci-dessous affiche les employés habitant une ville dont le code postal est compris entre 73000 et 74000 (limites comprises)

d) EST NULL - EST PAS NULL

BOUTON GAUCHE

ILL ON

Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2016" Réaliser la requête ci-avant puis la fermer sans l'enregistrer

CLAVIER

<CLIC G> À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITÈRES ET DE LA COLONNE DU 1ER CHAMP DE CRITÈRE SAISIR LE CRITÈRE "EST NULL" OU "EST PAS NULL"

Permet de sélectionner les enregistrements dont le champ concerné contient ou non des valeurs

La requête ci-dessous affiche les employés dont le champ "Notes" ne contient aucune information

Dans la base en cours "NORTHWIND 2016", créer une nouvelle requête telle que ci-dessus (sans fermer la précédente) Afficher les employés dont le champ "NOTES" est vide Fermer la requête sans l'enregistrer

Ce critère peut être utilisé pour tous les types de champs e) "ET"

Lorsque deux critères sont sur une même ligne, les enregistrements doivent satisfaire à la fois chacun des critères. La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg ayant pour fonction "représentant commercial"

LES CRITÈRES SUR UNE MÊME LIGNE SONT DE TYPE "ET"

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

ILL ON

Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2016" Réaliser la requête ci-dessus

"ET" peut aussi être utilisé au sein d'une même colonne.

La requête ci-dessous affiche les employés habitant une ville dont le code postal est supérieur à 60000 et inférieur ou égal à 74000

f) "OU"

Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2016" Réaliser la requête ci-avant

Lorsque deux critères sont sur des lignes différentes, il est créé un premier groupe d'enregistrements correspondant au premier critère auquel s'ajoute un deuxième groupe d'enregistrements satisfaisant au deuxième critère.

La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg ainsi que les employés ayant pour fonction "représentant commercial" (quelle que soit leur ville)

LES CRITÈRES SUR DES LIGNES DIFFÉRENTES SONT DE TYPE "OU"

Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2013" Réaliser la requête ci-dessus

ILL ON

"OU" peut aussi être utilisé au sein d'une même colonne.

La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg ou Colmar ainsi que les employés ayant pour fonction "représentant commercial"

LES CRITÈRES SUR DES LIGNES DIFFÉRENTES SONT DE TYPE "OÙ"

Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2016" Réaliser la requête ci-dessus

g) "ET" et "OU"

Lorsqu'il y a des critères à la fois sur une même ligne et sur des lignes différentes, il est formé autant de groupes d'enregistrements que de lignes de critères. La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg quelle que soit leur fonction et ceux habitant Colmar ayant pour fonction "représentant commercial"

LES CRITÈRES SUR DES LIGNES DIFFÉRENTES SONT DE TYPE "OÙ" LES CRITÈRES SUR UNE MÊME LIGNE SONT DE TYPE "ET"

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

ILL ON

Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2016" Réaliser la requête ci-avant

h) "ET" et " OU " DANS PLUSIEURS CHAMPS DE CRITÈRE

Tous ces critères peuvent être combinés pour obtenir le résultat voulu.

La requête ci-dessous affiche les employés habitant une ville dont le code postal est strictement supérieur à 60000 et inférieur ou égal à 74000, exerçant la profession de "représentant commercial" ou de "Vice-président des ventes" quelle que soit leur ville ainsi que les employés exerçant la profession de "représentant commercial" habitant Cherbourg

Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2016" Réaliser la requête ci-avant, l'enregistrer et la fermer

7 CALCULS ET REGROUPEMENTS

Les requêtes permettent d'effectuer des calculs à partir de tous les enregistrements ou de regroupements spécifiques de ces mêmes enregistrements. a) CALCULS

ILL ON

Les requêtes permettent de créer des "champs calculés" (qui n'ont d'existence qu'au sein de la requête) pour effectuer des calculs. Pour ces calculs peuvent être utilisés les opérateurs arithmétiques classiques + (addition), (soustraction), * (multiplication), / (division réelle), \ (division entière), … et les fonctions intégrées d'Access ANNÉE(), MOIS(), JOUR(), MAINTENANT(), … À partir de la table "COMMANDES", il est possible de calculer les délais de livraison en soustrayant la date d'expédition à la date de commande

…

Dans la base en cours "NORTHWIND 2016" Réaliser la requête ci-dessus à partir de la table "COMMANDES" L'enregistrer sous le nom "Commandes Délais de livraison

Une valeur peut être complétée d'une unité (ou de n'importe quel texte) en utilisant l'opérateur de concaténation de chaînes de caractères : "&"

OPÉRATEUR DE CONCATÉNATION

Dans la requête en cours "COMMANDES DÉLAIS DE LIVRAISON" de la base en cours "NORTHWIND 2016" Réaliser la requête ci-dessus (idem que précédemment mais avec l'unité "jour") L'enregistrer puis la fermer

…

Le résultat est aligné à gauche car ce n'est plus une valeur numérique mais le résultat d'une concaténation, donc une chaine de caractères

104

1 REQUÊTES D'ANALYSE CROISÉE

ILL ON

C'est un point crucial de l'utilisation d'une base de données. ACCESS traite les informations sous forme de données élémentaires et à ce niveau, elles sont difficilement exploitables de manière synthétique. Différents outils permettent d'en faire la synthèse sous forme de tableaux et de graphiques. Ces outils sont intégrés à ACCESS mais il peut aussi être intéressant d'utiliser des outils externes (tableur, traitement de texte…). Ce type de requête permet de présenter les données de manière très synthétique. a) ASSISTANT

Elles peuvent être créées avec l'assistant.

ONGLET "CRÉER" GROUPE "REQUÊTES" (3ème bloc)

<CLIC G> SUR l'assistant s'affiche et va guider l'utilisateur tout au long de la requête <CLIC G> SUR

POUR VALIDER DÉFINIR L'ORIGINE DE LA REQUÊTE : UNE TABLE, UNE AUTRE REQUÊTE OU LES DEUX

<CLIC G> SUR

DÉSIGNER LE CHAMP QUI SERA EN EN-TÊTE DE LIGNE AVEC <CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LE CHAMP QUI SERA EN EN-TÊTE DE COLONNE (si c'est une date, indiquer la périodicité)

<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LE CHAMP DE VALEUR QUI SERA À L'INTERSECTION AINSI QUE LA FONCTION ASSOCIÉE (si ce champ est numérique, ce sera le plus souvent la fonction "somme", sinon la fonction "compte") <CLIC G> SUR

NOMMER LA REQUÊTE ET CONSERVER <CLIC G> SUR

Au fur et à mesure de la création de la requête, les choix effectués s'affichent dans la zone "exemple"

EN-TÊTES DE COLONNES EN-TÊTES DE LIGNES CHAMP DE VALEUR

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

105

Pour créer une requête d'analyse croisée à partir de la table "COMMANDES"

<CLIC G> sur

de "COMMANDES" dans la liste des tables au-dessus

<CLIC G> sur

ILL ON

CONSERVER <CLIC G> sur

dans le groupe "REQUÊTES" de l'onglet "CRÉER", l'assistant s'affiche

<CLIC G> sur "VILLE D'EXPÉDITION" puis sur

<CLIC G> sur

SÉLECTIONNER "DATE D'EXPÉDITION"

<CLIC G> sur

pour mettre les dates en entête de colonne

dans les périodicités proposées pour afficher non pas toutes les dates mais un regroupement pour chaque mois

SÉLECTIONNER "MOIS"

pour mettre les villes en entête de ligne

<CLIC G> sur Associer la fonction "SOMME"au champ "FRAIS D'EXPÉDITION"

Nommer la requête "COMMANDES_ANALYSE CROISÉE"

étant sélectionné, <CLIC G> sur

ILL ON

106 Il est intéressant de comparer les résultats d'une requête "SÉLECTION" et d'une requête "ANALYSE CROISÉE", pour les mêmes informations et critères. Ainsi la requête sélection correspondante donne ceci :

…

b) REQUÊTE

La requête d'analyse croisée peut aussi être créée directement, sans assistant. ONGLET "CRÉER"

<CLIC G> SUR

GROUPE "REQUÊTES" (3ème bloc)

SÉLECTIONNER LA TABLE

<CLIC G> SUR

POUR AFFICHER LA LIGNE "ANALYSE"

<CLIC G> SUR

LIGNE D'ANALYSE

La ligne "ANALYSE" décrit l'affectation du champ dans l'analyse croisée Le terme "Non Affiché", est destiné aux champs utilisés pour les regroupements ou calculs, mais qui ne seront pas affichés dans la feuille de données

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

107

ILL ON

Créer la requête "SÉLECTION" suivante :

Afficher la feuille de données correspondante et l'enregistrer sous "PRODUITS REQUÊTE2"

…

Transformer la requête "PRODUITS REQUÊTE2" en requête "ANALYSE CROISÉE" avec en ligne les catégories, en colonne les noms des employés et en valeur les quantités et l'enregistrer sous "PRODUITS REQUÊTE2_ANALYSE CROISÉE

108

2 LIAISON DE DONNÉES VERS EXCEL Excel est l'outil idéal pour synthétiser les données d'une base que ce soit sous forme de tableau en utilisant les fonctions de base de données d'Excel ou de tableau ou graphique croisé dynamique (Un fichier de connexion est alors créé dans les "sources de données" de l'utilisateur et donc accessible directement comme connexion existante). a) CREATION D'UN TABLEAU SIMPLE

BOUTON GAUCHE

ILL ON

Il est possible de faire un simple copier/coller entre ACCESS (table, requête…) et Excel.

OUVRIR LA TABLE OU LA REQUÊTE SÉLECTIONNER LES DONNÉES "EN MODE FEUILLE DE DONNÉES" GLOBALEMENT OU PAR COLONNES LES COPIER DANS LE PRESSE-PAPIERS LES COLLER DANS LA FEUILLE EXCEL (format Excel)

les données collées sont indépendantes

Faire un copier-coller de la table "clients" dans Excel

b) CREATION D'UN TABLEAU AVEC LIAISON

Il est aussi possible de maintenir une liaison entre les données d'Access et les données d'Excel. Le tableau ainsi créé peut être modifié mais toute actualisation efface les modifications à moins que la connexion ait été coupée.

ONGLET "DONNÉES"

GROUPE "DONNÉES EXTERNES" (1er bloc)

<CLIC G> SUR

PUIS SUR SÉLECTIONNER LE FICHIER

<CLIC G> SUR

POUR VALIDER LA SOURCE (propriétés des liaisons de données)

POUR VALIDER LES INFORMATIONS D'INITIALISATION OLE SÉLECTIONNER LA TABLE OU LA REQUÊTE À IMPORTER POUR VALIDER

SÉLECTIONNER

POUR ACCEPTER L'IMPORTATION DES DONNÉES DANS EXCEL SOUS FORME DE

TABLEAU

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

109

POUR EXPLOITER DANS EXCEL LES DONNÉES DE LA REQUÊTE "Produits requête2" OUVRIR EXCEL

<clic g> sur

puis sur

sélectionner le fichier <clic g> sur

ILL ON

ONGLET "DONNÉES" - GROUPE "DONNÉES EXTERNES" (1er bloc)

pour valider la source (propriétés des liaisons de données)

valider les informations d'initialisation ole

sélectionner la table ou la requête à importer

pour valider

sélectionner

puis

pour accepter l'importation des données

ILL ON

110

…

Créer dans Excel en feuille 1 un tableau à partir de la requête "PRODUITS REQUÊTE2" Renommer la feuille 1 en "DONNÉES"

Préparer dans ACCESS une requête sélectionnant les données dont vous avez besoin puis rapatrier ces données sous forme de tableau dans la 1ère feuille et utiliser les fonctions de base de données dans les autres feuilles pour effectuer vos calculs

Penser à actualiser les données en cliquant sur de l'onglet "DONNÉES" groupe "CONNEXIONS" de Excel afin que ces dernières soient à jour de toute modification effectuée sur la base Si le fichier de données ACCESS a été renommé ou déplacé (cas probable des exercices de ce livre), cliquer dans Excel sur

de l'onglet "DONNÉES" groupe "CONNEXIONS" et

redéfinir le chemin d'accès par

Si vous voulez travailler directement sur les données importées, cliquer sur (vos données ne seront alors plus actualisées

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

111

c) CREATION D'UN TABLEAU CROISE DYNAMIQUE

Le tableau croisé dynamique peut être créé directement lors de la connexion ou s'appuyer sur le tableau précédemment importé.

ONGLET "DONNÉES"

<CLIC G> SUR

ILL ON

GROUPE "DONNÉES EXTERNES" (1er bloc)

PUIS SUR SÉLECTIONNER LE FICHIER

<CLIC G> SUR

POUR VALIDER LA SOURCE (propriétés des liaisons de données)

POUR VALIDER LES INFORMATIONS D'INITIALISATION OLE SÉLECTIONNER LA TABLE OU LA REQUÊTE À IMPORTER POUR VALIDER SÉLECTIONNER

le volet

POUR ACCEPTER L'IMPORTATION DES DONNÉES DANS EXCEL SOUS FORME DE TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE FAIRE GLISSER CHAQUE CHAMP À SA POSITION

le tableau croisé dynamique prend forme au fur et à mesure

FAIRE GLISSER

s'affiche à droite de la fenêtre

112 POUR EXPLOITER DANS EXCEL LES DONNÉES DE LA REQUÊTE "Produits requête2" SOUS FORME DE TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE, OUVRIR EXCEL ONGLET "DONNÉES" - GROUPE "DONNÉES EXTERNES" (1er bloc)

puis sur

ILL ON

<clic g> sur

sélectionner le fichier <clic g> sur

pour valider la source (propriétés des liaisons de données)

valider les informations d'initialisation ole

sélectionner la table ou la requête à importer

pour valider

pour importer les données dans Excel sous forme de tableau croisé dynamique

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

113

Faire glisser le champ "catégorie" sur la zone "lignes" Faire glisser le champ "nom" sur la zone "colonnes" Faire glisser le champ "SommeDeQuantité" sur la zone "valeurs"

ILL ON

Créer dans le même classeur Excel en feuille 2 un tableau croisé dynamique à partir de la requête "PRODUITS REQUÊTE2" - Renommer la feuille 2 en "TABLEAU CROISÉ"

d) CREATION D'UN GRAPHIQUE CROISE DYNAMIQUE

Le graphique croisé dynamique est créé de la même manière.

POUR FILTRER OU TRIER

114 Créer dans le même classeur Excel en feuille 2 en dessous du tableau ou en feuille 3 un graphique croisé dynamique à partir de la requête "PRODUITS REQUÊTE2" ; Renommer la feuille 3 en "GRAPHIQUE CROISÉ" puis enregistrer le classeur

e) CREATION D'UNE CONNEXION

ILL ON

Il reste alors à positionner le graphique dans la feuille, à éventuellement l'agrandir, modifier son type et l'enrichir

Chacune des opérations ci-dessus conduit à la création d'une connexion entre les fichiers Excel et ACCESS. Cette connexion se traduit concrètement par un fichier contenant toutes les caractéristiques de la connexion ; ce fichier est stocké dans le dossier "SOURCES DE DONNÉES" des documents de l'utilisateur

FICHIER DE CONNEXION

VENANT D'ÊTRE CRÉÉ

Ce fichier porte le suffixe ".ODC" et peut être ouvert en mode texte avec le bloc-notes pour modification (utilisateur expérimenté), notamment en cas de déplacement des fichiers

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

115

3 ÉTIQUETTES Cet assistant permet de créer des étiquettes standard ou personnalisées. ONGLET "CRÉER" GROUPE "ÉTATS"

(5ème

bloc)

SÉLECTIONNER LA REQUÊTE OU LA TABLE

ILL ON

<CLIC G> SUR l'assistant s'affiche et guide l'utilisateur tout au long de la requête SÉLECTIONNER LE FABRICANT DE L'ÉTIQUETTE SÉLECTIONNER LA RÉFÉRENCE DE L'ÉTIQUETTE <CLIC G> SUR

SÉLECTIONNER LES ÉLÉMENTS DE MISE EN FORME DU TEXTE DES ÉTIQUETTES

<CLIC G> SUR

SAISIR DU TEXTE DIRECTEMENT SI NÉCESSAIRE

<SÉLECTIONNER> LES CHAMPS DÉSIRÉS AVEC <ENTRÉE> ENTRE CHAQUE LIGNE ET UN ESPACE ENTRE CHAQUE CHAMP <CLIC G> SUR

INDIQUER DE LA MÊME MANIÈRE L'ORDRE DE TRI

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR NOMMER L'ÉTAT

POUR AFFICHER LES ÉTIQUETTES

Si un problème de présentation se pose, afficher les étiquettes en mode "PAGE" et effectuer les modifications de présentation et de mise en page comme dans n'importe quel état. Revenir en mode "APERÇU AVANT IMPRESSION" pour juger du résultat

Les étiquettes figurent sous le nom qui leur a été donné dans la liste des états

Pour faire un mailing à tous nos clients, nous avons acheté une boîte d'étiquettes autocollantes (rester dans le standard : Avery…) et nous allons imprimer nom, adresse, et autres informations dessus SÉLECTIONNER la requête "CLIENTS (ÉTENDU)"

<CLIC G> sur (groupe "ÉTATS" de l'onglet "CRÉER") l'assistant s'affiche et va guider l'utilisateur tout au long de la requête SÉLECTIONNER

le fabricant de l'étiquette : "Avery"

la référence: (indiquée sur la boîte) SÉLECTIONNER

<CLIC G> sur

SÉLECTIONNER

la mise en forme du texte des étiquettes comme ci-dessous

116

ILL ON

<CLIC G> sur SAISIR directement le texte : "PERSONNEL" Appuyer sur <ENTRÉE> SÉLECTIONNER le champ "NOM" dans le volet de gauche puis <CLIC G> sur Taper un espace SÉLECTIONNER le champ "PRÉNOM" dans le volet de gauche puis <CLIC G> sur Appuyer sur <ENTRÉE> SÉLECTIONNER le champ "ADRESSE" dans le volet de gauche puis <CLIC G> sur Appuyer sur <ENTRÉE> SÉLECTIONNER le champ "CODE POSTAL" dans le volet de gauche puis <CLIC G> sur Taper un espace SÉLECTIONNER le champ "VILLE" dans le volet de gauche puis <CLIC G> sur le résultat doit être identique à ci-dessous

<CLIC G> sur SÉLECTIONNER le champ "NOM" dans le volet de gauche puis <CLIC G> sur pour indiquer un tri par nom

<CLIC G> sur NOMMER l'état "ÉTIQUETTES CLIENTS" CHOISIR <CLIC G> sur EN MODE "PAGE"

ONGLET

ONGLET SÉLECTIONNER en haut de l'étiquette "personnel" CHOISIR une police de taille 11 italique SÉLECTIONNER les champs "nom" "prénom" METTRE en gras

SÉLECTIONNER "marges étroite"

ONGLET

<CLIC G> sur puis sur

<CLIC G> sur

pour visualiser les étiquettes

pour les imprimer

ILL ON

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

117

Comme dans tout état, passer en mode "PAGE" pour mettre en forme individuellement les champs et en mode "CRÉATION" pour modifier ces mêmes champs

(notamment outil

)

À partir de la table "CLIENTS" et de la table "COMMANDES", extraire dans une requête les champs nécessaires pour créer des étiquettes à destination des clients ayant passé strictement moins de 3 commandes. Créer les étiquettes correspondantes sur des étiquettes Avery C2166 avec nom, prénom, adresse, code postal et le tout avec une présentation soignée (police de taille lisible et couleurs), mettre nom et prénom en gras taille 16. Enregistrer sous le nom "ÉTIQUETTES CLIENTS MOINS DE 3 COMMANDES"

4 ÉCHANGE DE DONNÉES AVEC WORD

ILL ON

118

Même s'il est aisé de faire directement des étiquettes dans ACCESS, Word est l'outil incontournable de traitement de texte, notamment pour les mailings. Il faut indiquer à Word dans quelle base puis dans quelle table ou requête se trouvent les données puis insérer les champs à leur position dans le texte. Les champs seront alors remplacés par leur valeur dans le mailing. ONGLET "PUBLIPOSTAGE"

GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2ème bloc)

<CLIC G> SUR

OUVRIR LE DOCUMENT PRINCIPAL (lettre normale servant de base au mailing) OU SAISIR LE TEXTE

ET CHOISIR

DÉSIGNER LE DOSSIER CONTENANT LA BASE PUIS LA BASE ELLE-MÊME PUIS VALIDER LES PROPRIÉTÉS DE LIAISON PUIS SÉLECTIONNER LA REQUÊTE OU LA TABLE POUR VALIDER

GROUPE "CHAMPS D'ÉCRITURE ET D'INSERTION" (3ème bloc)

<CLIC G> DANS LE TEXTE À LA POSITION D'INSERTION

<CLIC G> SUR DE ET INSÉRER LE PREMIER CHAMP <ENTRÉE> POUR CRÉER UN PARAGRAPHE OU <MAJ> <ENTRÉE> POUR ALLER À LA LIGNE IDEM POUR TOUS LES CHAMPS À INSÉRER METTRE EN FORME ÉVENTUELLEMENT LES CHAMPS PUIS ENREGISTRER LA LETTRE

GROUPE "APERÇU DES RÉSULTATS" (4ème bloc)

<CLIC G> SUR

DE "PUBLIPOSTAGE" POUR AFFICHER LES VALEURS DES CHAMPS

FAIRE DÉFILER AVEC

GROUPE "TERMINER" (dernier bloc)

<CLIC G> SUR

(idem pour revenir aux champs mêmes)

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

119

ILL ON

vous pouvez fusionner dans un nouveau fichier ou fusionner directement vers l'imprimante

À partir de la table "CLIENTS" et de la table "COMMANDES", extraire dans une requête les champs nécessaires pour créer des étiquettes à destination des clients ayant passé strictement moins de 3 commandes. Créer un courrier de mailing dans Word correspondant à celui-ci-dessous L'enregistrer sous le nom "lettre aux clients ayant passé moins de 3 commandes"

120 Si les valeurs s'affichent dans Word avec plusieurs décimales, aller dans les OPTIONS de Word, (à la fin) et cocher

ILL ON

OPTIONS AVANCÉES, groupe

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE

121

ILL ON

Dans ce cas de figure, la base de données est à créer complètement ; Ce sera à priori une base simple ne comprenant qu'une seule table (ou plusieurs tables mais sans liaison entre elles) et sa manipulation s'effectuera en mode feuille de données, un mode dont l'utilisation est très proche de celle d'Excel (la création de bases complexes est étudiée dans le cours de second niveau).

Faîtes bien à ce niveau la différence entre Excel et ACCESS. Excel est un tableur conçu pour traiter des données de synthèse sous forme de tableau (même si ses fonctionnalités ont évolué et qu'il peut gérer des données comme des enregistrements sous forme de lignes et à travers un masque de saisie)

ACCESS est conçu pour traiter des données multiples sous forme organisée de telle manière que toute donnée disponible soit accessible (Access permet de faire la synthèse de ces données sous forme de tableau mais Excel peut aussi être utilisé en liaison avec Access pour faire cette synthèse et permet de manipuler les tableaux ou graphiques de manière plus élaborée et plus simple)

ACCESS, dès l'ouverture, propose de créer une base vierge, de créer une nouvelle base à partir de modèles ou d'utiliser une base existante (liste des dernières bases utilisées).

BASE VIERGE

BASES RÉCENTES

AUTRES BASES

À PARTIR D'UN MODÈLE

122

1 CRÉATION A PARTIR D'UN MODÈLE Des modèles sont disponibles avec ACCESS ; il n'est alors pas vraiment nécessaire de procéder à une analyse complexe puisque la structure de la base est prédéfinie. MENU FICHIER

ILL ON

DANS LE VOLET PRINCIPAL <CLIC G> SUR UN DES MODÈLES PROPOSÉS CONSERVER LE NOM OU DONNER UN NOUVEAU NOM À LA BASE

<CLIC G> SUR

À moins de bénéficier de sharepoint et de vouloir partager les données avec d'autres utilisateurs par l'intermédiaire de Sql Server, ne choisir que des modèles d'applications de bureau

Créer une base sur le modèle "CONTACTS" La nommer "ADRESSES" et la parcourir La fermer

2 CRÉATION D'UNE BASE VIERGE

L'utilisateur choisit de créer de toutes pièces la base de données après avoir procédé à l'analyse des informations.

MENU FICHIER

DANS LE VOLET PRINCIPAL

<CLIC G> SUR DONNER UN NOM À LA BASE

<CLIC G> SUR

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE

ILL ON

123

il est important de donner un nom à la base

L'extension du nom de fichier d'une base ACCESS est.ACCDB

Une seule base de données peut être ouverte à la fois. L'ouverture d'une base fermera automatiquement une autre déjà ouverte ; mais il peut y avoir en même temps plusieurs sessions d'ACCESS avec une base différente dans chaque session

Lancer ACCESS 2016 Créer un fichier de base de données vide nommé "OUVRAGES"

3 CREATION D'UNE TABLE

Une table regroupe des informations relatives à un même sujet (personnel, clients, factures, stock, livres, auteurs...). Les données peuvent être du texte, des dates, des nombres, des valeurs logiques… Le nombre, le contenu et les relations des tables sont définis lors de l'analyse (absolument indispensable pour une base complexe) Une table vide est automatiquement proposée lors de la création d'une nouvelle base (avec un champ de numérotation automatique). Il ne reste qu'à la renseigner.

CHAMP DE NUMÉROTATION CRÉÉ AUTOMATIQUEMENT

La procédure de création de nouvelles tables est semblable à celle des autres objets de la base. ONGLET "CRÉER"

GROUPE "TABLES" (2ème bloc)

<CLIC G> SUR POUR CRÉER LA NOUVELLE TABLE EN MODE "FEUILLE DE DONNÉES" il faut maintenant renseigner les différents champs à inclure dans la table

Dans la base en cours "OUVRAGES", Observer la table vide proposée

124

4 MODE FEUILLE DE DONNÉES Une table peut être affichée selon plusieurs modes ; le mode "FEUILLE DE DONNÉES" permet une gestion simple des données, de leur structure et de leur présentation. Les informations sont alors affichées sous forme d'une feuille très semblable à une feuille de travail Excel

ILL ON

est alors activé en bas et à droite de l'écran

5 STRUCTURE DE LA TABLE

UNE TABLE EST CONSTITUÉE DE CHAMPS ET D'ENREGISTREMENTS : Chaque enregistrement contient les données propres à un élément de la table (l'employé, le client, le produit...). Un enregistrement correspond à une ligne. Chaque champ contient des informations de nature homogène (le nom, le prénom, le code, le libellé ...). Un champ correspond à une colonne. à la création de la table, un premier champ "N°" existe déjà ; ce champ en numération automatique unique permet d'identifier les enregistrements

CHAMPS

NOM DE LA TABLE

ENREGISTREMENTS

FAIRE DÉFILER, TRIER, FILTRER LES ENREGISTREMENTS

Éviter d'intervenir sur une table appartenant à une base complexe dont on connaît mal la structure ; toutes les sécurités, filtres et verrous mis en place dans les formulaires pour éviter une saisie inadéquate ou incomplète seraient alors inactifs

128 Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Insérer un champ vierge à droite du champ "Editeur" Le supprimer

1 SAISIE DES DONNÉES

ILL ON

Les données sont disposées en lignes, chaque ligne correspondant à un enregistrement. L'ajout d'un enregistrement crée une nouvelle ligne à la fin de la feuille de données.

BOUTON GAUCHE

MODE FEUILLE DE DONNÉES TABLE OUVERTE <CLIC G> SUR LE 1ER CHAMP VIDE APRÈS

BOUTON DROIT

MODE FEUILLE DE DONNÉES SÉLECTIONNER UNE LIGNE (enregistrement) <CLIC D>

<CLIC G> SUR

ZONE DÉFILEMENT MODE FEUILLE DE DONNÉES

<CLIC G> SUR

DE LA ZONE DE

DÉFILEMENT

ONGLET "ACCUEIL"

GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4ème bloc) MODE FEUILLE DE DONNÉES

<CLIC G> SUR

SAISIR LA PREMIÈRE INFORMATION PUIS <TAB> SAISIR LES INFORMATIONS DE CHAQUE CHAMP EN FAISANT <TAB> ENTRE CHAQUE SAISIE

le changement d'enregistrement valide la saisie

<CLIC D> NOUVEL

ENREGISTREMENT

NOUVEL ENREGISTREMENT

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE

129

ILL ON

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Saisir les données comme ci-dessous

Le presse-papier est très pratique pour insérer des données, que ce soit un tableau complet, une ou plusieurs lignes (enregistrements) ou une ou plusieurs colonnes (valeurs de champ). Cette opération peut être effectuée aussi bien à partir d'une autre table ACCESS que d'un tableau Excel. La seule contrainte à respecter est la suivante : Si vous ajoutez des lignes, sélectionnez la dernière ligne de la table avec le sélecteur

d'enregistrement sur lequel vous faites un <CLIC DROIT> (les enregistrements sont alors ajoutés) Si vous collez des valeurs de champ en colonne à la place de valeurs existantes, sélectionner la colonne concernée en cliquant sur la tête de colonne sur laquelle vous faîtes un <CLIC DROIT>

(les valeurs du presse-papiers remplacent celles existantes dès la 1ère valeur)

2 NAVIGATION DANS LES DONNÉES

Il suffit de cliquer sur une donnée pour que la ligne, donc l'enregistrement, soit sélectionné. L'ascenseur vertical permet de choisir les lignes à afficher.

ZONE DE DÉFILEMENT

ENREGISTREMENT EN COURS

130 La zone de défilement permet la navigation entre les enregistrements, la recherche et le filtrage. N° ENREGISTREMENT ACTUEL

1ER ENREGISTREMENT

CRÉER UN NOUVEL ENREGISTREMENT

ENREGISTREMENT SUIVANT

CHERCHER UN ENREGISTREMENT

DERNIER ENREGISTREMENT

ÉTAT DU FILTRE

ILL ON

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Faire défiler les enregistrements avec les outils de la zone de défilement

Il est aussi possible d'atteindre directement un enregistrement spécifique. ONGLET "ACCUEIL"

GROUPE RECHERCHER" (5ème bloc)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LA POSITION DE L'ENREGISTREMENT À ATTEINDRE

Il est possible d'accéder à un enregistrement spécifique soit en cliquant sur cet enregistrement s'il est affiché à l'écran, soit en tapant directement le N° de l'enregistrement dans la zone de défilement puis <ENTRÉE>

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Accéder au dernier enregistrement, au premier, au 18ème

3 SÉLECTION DES DONNÉES

La sélection des données va précéder leur modification ou leur suppression. Elle s'effectue de manière aussi naturelle que dans un tableur. SÉLECTION

Sélection d'une donnée : POINTER au-dessus de la donnée (forme du pointeur ) puis <CLIC G> Sélection de plusieurs données (forme du pointeur ) puis FAIRE GLISSER sur les données Sélection d'une ligne : en début de ligne sur (forme du pointeur ) puis <CLIC G>

POINTER

Sélection de la table entière : POINTER à l'intersection des têtes de lignes et de colonnes sur <CLIC G> ICI

(forme du pointeur

) puis <CLIC G>

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE Le ruban permet aussi d'effectuer une sélection globale.

131

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE RECHERCHER" (5ème bloc)

<CLIC G> SUR

ILL ON

<CLIC G> SUR Pour annuler une sélection, cliquer n'importe où dans la table

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Sélectionner avec la souris le 1er enregistrement puis le dernier Sélectionner toute la table avec la souris, avec le menu puis annuler la sélection

4 MODIFICATION DES DONNÉES

Contrairement à un fichier de bureautique classique type Word™, Excel™, Powerpoint™…, toute modification de données est immédiatement enregistrée dans la base. Seules les modifications de structure, de mise en forme ou de macros/modules ont besoin d'être explicitement enregistrées. Pour modifier directement les données d'une table, il suffit de cliquer avec la souris sur la cellule (intersection ligne/colonne) contenant l'information désirée.

Si les données du champ servent de clé à la table, la modification est impossible

BOUTON GAUCHE

TABLE AFFICHÉE (en mode feuille de données) AFFICHER L'ENREGISTREMENT DÉSIRÉ AVEC L'ASCENSEUR OU LES CASES DE DÉFILEMENT <CLIC G> SUR LA CELLULE CONTENANT L'INFORMATION À MODIFIER METTRE À JOUR DES NOUVELLES DONNÉES

le déplacement sur une autre cellule valide la modification Si vous vous apercevez en cours de saisie que vous faîtes une erreur, la touche <ECHAP> du clavier rétablit les données (s'il n'y a pas eu changement de champ) ou la touche

de la barre d'outils "ACCÈS RAPIDE" (s'il y a eu changement de champ)

Si la manipulation est répétitive, penser à utiliser le presse papiers couper/copier/coller Si la manipulation est globale, l'utilisation d'une requête de mise à jour est appropriée

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Remplacer le sujet "Météorologie" par "Météo" pour chacun des enregistrements concernés

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE

137

Pour réafficher/filtrer les enregistrements, cliquer dans le ruban sur ou dans la zone de défilement sur

ou utiliser le menu contextuel

dans la colonne adéquate

ILL ON

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", N'afficher que les ouvrages dont le sujet est "Aventures" puis annuler le filtre N'afficher que les ouvrages dont le sujet est "Aventures" et l'auteur "Jules Vernes" Annuler le filtre

Pour des raisons de lisibilité, il peut être utile de modifier la police, la hauteur des lignes ou la largeur des colonnes. La méthodologie est proche de celle d'Excel™.

1 HAUTEUR DES LIGNES

La hauteur des lignes s'adapte automatiquement à celle de la police choisie mais elle peut être modifiée. Ce sont toutes les lignes de la table qui sont ici concernées.

BOUTON GAUCHE

BOUTON DROIT

<CLIC D>DANS UNE CASE DE SÉLECTION D'ENREGISTREMENT

POINTEUR SUR LE BORD INFÉRIEUR DE LA CASE DE SÉLECTION D'UNE LIGNE ÉTIRER LA LIGNE VERS LE HAUT OU VERS LE BAS POUR ADAPTER SA HAUTEUR

SAISIR LA HAUTEUR

toutes les lignes sont modifiées

POUR VALIDER

ONGLET "ACCUEIL"

GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4ème bloc)

<CLIC G> SUR SAISIR LA HAUTEUR POUR VALIDER

<CLIC D> SUR LA CASE DE SÉLECTION

FAIRE GLISSER POUR MODIFIER LA HAUTEUR DES LIGNES

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Affecter la hauteur "18" aux lignes ou l'adapter globalement avec la souris

138

2 LARGEUR DES COLONNES Comme pour les lignes, La largeur des colonnes peut être modifiée et adaptée aux données saisies. Cependant, seules les colonnes sélectionnées sont modifiées.

BOUTON DROIT

BOUTON GAUCHE

<CLIC D> SUR LE TITRE DE CHAMP

ILL ON

SÉLECTIONNER LA OU LES COLONNES POINTEUR SUR LE BORD DROIT DE LA TÊTE

D'UNE COLONNE SÉLECTIONNÉE ÉTIRER VERS LA DROITE OU VERS LA GAUCHE

SAISIR LA LARGEUR

POUR VALIDER

ONGLET "ACCUEIL"

GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4ème bloc)

<CLIC G> SUR

SAISIR LA LARGEUR

POUR VALIDER

FAIRE GLISSER POUR MODIFIER

OU <CLIC D> SUR UNE TÊTE DE COLONNE

Un <DOUBLE CLIC> avec la forme sur le bord droit de la tête d'une des colonnes sélectionnées ajuste la largeur des colonnes aux données contenues

3 POLICE

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Adapter la largeur des colonnes à leur contenu

La modification de la police concerne ici la totalité des données. ONGLET "ACCUEIL"

GROUPE "MISE EN FORME DU TEXTE" (6ème bloc)

<CLIC G> SUR UN DES OUTILS DU RUBAN

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Affecter la police Calibri 12 vert foncé

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 139 Les champs reçoivent tous la même mise en forme mais les champs de type "mémo" peuvent recevoir des attributs spécifiques, indépendamment du reste de la feuille de données. (cette mise en forme est plus facile en mode formulaire). ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "MISE EN FORME DU TEXTE" (6ème bloc)

ILL ON

DANS UNE CELLULE DU CHAMP DE TYPE "MÉMO" SÉLECTIONNER UN MOT (ou un caractère… comme dans Word) <CLIC G> SUR UN DES OUTILS DU RUBAN

Seule la sélection est affectée par la mise en forme choisie (sauf l'alignement qui concerne le paragraphe) Si les attributs affectent l'ensemble des données, c'est que le champ n'est pas réellement en "mémo" ; il faut alors lui assigner ce type dans les propriétés en mode "création" Le codage des champs "MÉMO" est de type "HTML"

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Mettre à jour le champ "Commentaires" comme ci-après

4 FORMAT DES NOMBRES

Le format des nombres permet d'affecter aux valeurs une présentation adaptée en gérant le nombre de décimales. ONGLET "CHAMPS"

GROUPE "MISE EN FORME" (4ème bloc) SÉLECTIONNER LE OU LES CHAMPS DE VALEUR <CLIC G> SUR UN DES OUTILS FORMAT NOMBRE (avec virgule)

FORMAT POURCENTAGE

(%)

FORMAT MONÉTAIRE

+ OU – DE DÉCIMALES

(€)

Ne pas oublier que les modifications de structure et de mise en forme doivent être enregistrées (contrairement aux modifications de données)

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Assigner un format monétaire en euros sans décimales au champ valeur comme ci-dessous- Enregistrer les modifications de structure et mise en forme

140

Le formulaire permet d'afficher les données issues des tables d'une base de données ou les réponses d'une requête et éventuellement de créer, modifier ou supprimer ces données. Plusieurs types de formulaires peuvent être créés automatiquement :

ILL ON

Le formulaire "simple" affiche tous les champs d'un seul enregistrement Le formulaire "plusieurs éléments" s'affiche en mode feuille de données " Le formulaire "double affichage" affiche dans le premier volet horizontal tous les champs d'un seul enregistrement (sélectionné dans le second volet) et dans le second volet tous les enregistrements en mode "FEUILLE DE DONNÉES Le formulaire s'affiche en mode "PAGE" et peut recevoir ainsi toutes les améliorations souhaitées – pour saisir ou modifier les données, revenir en mode "FORMULAIRE

1 FORMULAIRE SIMPLE

C'est le plus courant. Il affiche la totalité des informations d'un enregistrement. Sa création est complètement automatique. ONGLET "CRÉER" GROUPE "FORMULAIRES" (4ème bloc)

SÉLECTIONNER LA TABLE À PARTIR DE LAQUELLE LE FORMULAIRE DOIT ÊTRE CRÉÉ

<CLIC G> SUR le formulaire s'affiche tout prêt à l'écran

VALEUR DES CHAMPS

ÉTIQUETTES DES CHAMPS

VI – EXERCICES

143

ILL ON

C'est la base exemple utilisée pour le premier grand chapitre de cet ouvrage "Utiliser et interroger une base ACCESS". La base intitulée "NORTHWIND 2016 IOS" comporte la correction des différents exercices proposés.

144

ILL ON

C'est la base exemple utilisée pour le deuxième grand chapitre de cet ouvrage "Créer et modifier une base simple". La base intitulée "OUVRAGES IOS" comporte la correction des différents exercices.

PRÉSENTATION DONNÉES, 137 PRÉSENTATION DU FORMULAIRE, 142 PROPRIÉTÉS (REQUÊTES), 76 QUADRILLAGE BORDURES (ÉTAT), 98, 100 QUITTER, 22 RECHERCHE DONNÉES, 132 RECHERCHE DONNÉES (FORMULAIRES), 49 REGROUPEMENT ET TRI (ÉTAT), 86 REGROUPEMENTS (ÉTAT), 81 REGROUPEMENTS (REQUÊTES), 70 REMPLACEMENT DONNÉES, 133 RÉPÉTITION DE LA DERNIÈRE ACTION, 41 REQUÊTE ANALYSE CROISÉE, 104 REQUÊTE SÉLECTION, 51 REQUÊTES, 26 RUBAN, 30, 39, 41 SAISIE DONNÉES, 128 SAISIE DONNÉES (FORMULAIRE), 140 SÉLECTION, 38 SÉLECTION CHAMPS, 126 SÉLECTION DE CHAMPS (ÉTAT), 80 SÉLECTION DONNÉES, 130 SOURIS, 3, 38 STRUCTURE, 25 STRUCTURE TABLES, 124 SUPPRESSION DES CHAMPS, 127 SUPPRESSION D'UN CHAMP (ÉTAT), 91 SUPPRESSION ENREGISTREMENTS, 132 SUPPRESSION ENREGISTREMENTS (FORMUL.), 49 TABLES, 25 TITRE ET VISUALISATION (ÉTAT), 82 TITRES (ÉTAT), 96 TOTAUX (ÉTAT), 95 TOTAUX ET DÉTAIL (ÉTAT), 87 TOUCHES DE FONCTION, 41 TOUCHES SPÉCIALES, 5 TRI (ÉTAT), 81 TRI (REQUÊTES), 60 TRI ENREGISTREMENTS, 135 TRI ENREGISTREMENTS (FORMULAIRES), 50 VOLET DE NAVIGATION, 31 WORD ETIQUETTES, 115 WORD MAILING, 118 ZONE DE LISTE, 12 ZONE DE LISTE DÉROULANTE, 13 ZONE DE TEXTE, 12, 18

ILL ON

FENÊTRE ACCESS, 27 FERMETURE BASE, 44 FILTRAGE ENREGISTREMENTS (FORMULAIRES), 50 FILTRAGE SIMPLE ENREGISTREMENTS, 136 FORMAT DES NOMBRES (ÉTAT), 98 FORMAT DES NOMBRES (FEUILLE), 139 FORMULAIRE DOUBLE AFFICHAGE, 141 FORMULAIRE PLUSIEURS ÉLÉMENTS, 141 FORMULAIRE SIMPLE, 140 FORMULAIRES, 26, 46 GÉNÉRATEUR D'EXPRESSION (REQUÊTES), 73 GESTION CHAMPS (REQUÊTES), 56 GESTION DONNÉES, 128 GROUPES D'OUTILS, 30 GUIDE, 20 HAUTEUR DES LIGNES, 137 IMAGE (ÉTAT), 90 LARGEUR DES COLONNES (FEUILLE), 138 LIAISON DE DONNÉES EXCEL, 108 LIGNES (ÉTAT), 92 MACRO-COMMANDES, 26 MENU ACCESS, 28 MENUS CONTEXTUELS, 9, 35 MISE EN FORME (ÉTAT), 92 MISE EN FORME AUTOMATIQUE (ÉTAT), 91 MISE EN FORME CONDITIONNELLE (ÉTAT), 100 MISE EN PAGE (ÉTAT), 102 MODE FEUILLE DE DONNÉES, 124 MODIFICATION DONNÉES, 131 MODIFICATION DONNÉES (FORMULAIRES), 48 MODULES, 27 NAVIGATION DONNÉES, 129 NAVIGATION DONNÉES (FORMULAIRES), 47 NOM DES CHAMPS, 126 ONGLETS, 12, 30 ONGLETS D'OBJET, 37 OPÉRATIONS (REQUÊTES), 69 ORDRE DES CHAMPS, 127 OUTILS, 39 OUVERTURE BASE, 43 PERSONNALISATION ÉTAT, 84 POINTEUR, 38 POLICE (FEUILLE), 138 PRESENTATION (ÉTAT), 91

ACTIVATION CONTENU, 44 AFFICHAGE ÉTATS, 78 AFFICHAGE FORMULAIRES, 46 AJOUT D'UN CHAMP (ÉTAT), 90 AJOUT ENREGISTREMENTS (FORMULAIRES), 48 ANNULATION D'ACTIONS, 39 ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION, 41 ANNULATION DE L'ANNULATION, 40 ASCENSEURS, 36 ASSISTANT ÉTAT, 79 ASSISTANT REQUÊTES, 52 BARRE DE TITRE, 28 BARRE D'ÉTAT, 36 BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE", 29 BARRES D’OUTILS, 8 BOITES DE DIALOGUE, 10 BOUTON DE COMMANDE, 14, 18 CALCULS (REQUÊTES), 68 CALCULS SUR ENREGISTREMENTS, 134 CASE A COCHER, 13, 18 CASE D'OPTION, 13 CHAMPS CONCATÉNÉS (REQUÊTES), 58 CLAVIER, 5, 40 COLONNES (ÉTAT), 84, 94 CONFIGURATION, 21 CRÉATION BASE ( MODÈLE), 122 CREATION BASE SIMPLE, 121 CRÉATION BASE VIERGE, 122 CRÉATION CHAMPS, 125 CRÉATION ÉTAT, 78, 83 CRÉATION REQUÊTES, 53 CRÉATION TABLES, 123 CRITÈRES DE SÉLECTION (REQUÊTES), 62 CRITÈRES MULTITABLES (REQUÊTES), 72 DÉPLACEMENT, 38, 40 DIDACTICIEL, 20 DISPOSITION (ÉTAT), 82 ENREGISTREMENT DONNÉES, 16 ENREGISTREMENT PRÉSENTATION, 134 ENREGISTREMENT REQUÊTES, 55 ETATS, 26, 78 EXCEL CONNEXION, 114 EXCEL GRAPHIQUE CROISÉ DYNAMIQUE, 113 EXCEL TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE, 111 EXCEL TABLEAU SIMPLE, 108 EXÉCUTION REQUÊTES, 76 EXERCICES, 22 EXTRACTION SYNTHÈSE INFORMATIONS, 104

ILL ON

Pour des raisons de lisibilité, il est employé dans cet ouvrage les termes de Windows pour Microsoft ™ Windows ®, Word pour Microsoft ™ Word ®, Excel pour Microsoft ™ Excel ®, Access pour Microsoft ™ Access ®, Powerpoint pour Microsoft ™ Powerpoint ® , Outlook pour Microsoft ™ Outlook ®, Edge pour Microsoft ™ Edge ® . Par ailleurs, toutes les copies d'écrans, images et icones ont été reproduites avec l'aimable autorisation de Microsoft ™

Tous les efforts ont été faits, et le temps nécessaire consacré, pour que cet ouvrage soit aussi fiable et rigoureux que possible. Cependant, ni l'auteur, ni l'éditeur ne sauraient être tenus pour responsable des conséquences de son utilisation ou des atteintes au droit des brevets ou des personnes qui pourraient résulter de cette utilisation. Toute reproduction, même partielle de cet ouvrage, et par quelque procédé que ce soit, est interdite sans autorisation préalable de iOs (acquisition de licences) et passible d'une peine prévue par la loi sur la protection des droits d'auteur.

Dépôt légal 1er Trim 2016 ISBN 978-2-916950-45-7

ILL ON

Ce support de cours est destiné à accompagner votre formation dans l'apprentissage de ce logiciel.

Il peut être utilisé en auto-formation mais il est le support idéal d'une formation menée par un formateur.

C'est un manuel d'apprentissage organisé sous forme de leçons, ou chaque brique de connaissance acquise est réutilisée dans les leçons suivantes et avec des exercices à réaliser pour bien mémoriser les actions. Les fichier d’exercices sont téléchargeables sur le site de l'éditeur (lien dans le support de cours) où vous pourrez aussi éventuellement vérifier vos acquis grâce à des tests de connaissance en ligne. Des emplacements sont prévus sur chaque page pour prendre des notes afin de bien se souvenir des recommandations de votre formateur.

Existent aussi

Après votre formation, n'hésitez-pas à reprendre ce manuel et à refaire les exercices pour bien ancrer ce que vous avez appris dans votre esprit.

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