Cours Outlook 2007 by joel Green

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OUTLOOK 2007â&#x201E;˘ utilisation

Comment utiliser Outlook ? De quoi est composée une fenêtre Outlook ? Comment utilise-t-on la souris et le clavier avec Outlook ? Où se trouvent le ruban, la barre d'outils ? À quoi servent-ils ? Comment utiliser la messagerie? Quelles sont les règles à suivre pour créer un compte, envoyer un message, recevoir un message … Comment utiliser le calendrier ? Comment créer un rendez-vous, émettre un rappel, inviter des contacts à une réunion ? Comment gérer les contacts ? En ajouter, les regrouper, compléter les informations ?… Comment créer des tâches ? Consulter leur état d’achèvement, les marquer comme finies… Comment créer des notes ? … Enfin, Comment gérer les fichiers Outlook ? Les sauvegarder ?

Ce cours répond à toutes ces questions et bien d'autres encore, de manière simple, illustrée et commentée au point qu'il vous deviendra vite indispensable, posé à coté de votre ordinateur

Cet ouvrage a été entièrement réalisé avec Microsoft ™ Word 2007 ®,

Images des fonds de couverture reproduite avec l'aimable autorisation de Microsoft ™

SOMMAIRE I.

OUTLOOK POUR QUOI FAIRE ......................................................................................... 3 A. B. C. D.

II. A. B. C. D.

LA CONFIGURATION OPTIMALE ....................................................................................................... 3 LA PROCÉDURE D'INSTALLATION ..................................................................................................... 3 L'OUVERTURE / LA FERMETURE ....................................................................................................... 3 LES EXERCICES................................................................................................................................... 4

UTILISER WINDOWS ...................................................................................................... 7 LA SOURIS ......................................................................................................................................... 7 LE CLAVIER ........................................................................................................................................ 8 LES FENÊTRES.................................................................................................................................... 8 LES MENUS ET BARRES D’OUTILS ................................................................................................... 10 1 2 3 4

LES BOITES DE DIALOGUE ............................................................................................................... 12 1 2 3 4 5 6 7

F. G. H.

LE MENU DÉMARRER ............................................................................................................................ 10 LES BARRES D’OUTILS ............................................................................................................................ 11 LES ICÔNES DE NOTIFICATION ............................................................................................................... 11 LES MENUS CONTEXTUELS .................................................................................................................... 12 LES ONGLETS ......................................................................................................................................... 13 LA ZONE DE TEXTE ................................................................................................................................. 13 LA ZONE DE LISTE .................................................................................................................................. 14 LA ZONE DE LISTE DÉROULANTE ........................................................................................................... 14 LA CASE A COCHER ................................................................................................................................ 14 LA CASE D'OPTION ................................................................................................................................. 15 LE BOUTON DE COMMANDE ................................................................................................................. 15

LE VOLET OUTLOOK ........................................................................................................................ 16 LA ZONE D'AFFICHAGE.................................................................................................................... 17 LE GUIDE / LE DIDACTICIEL ............................................................................................................. 17

III. LA MESSAGERIE .......................................................................................................... 19 A.

PARAMÉTRER LA MESSAGERIE ....................................................................................................... 19 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

ENVOYER UN MESSAGE .................................................................................................................. 28 1 2 3 4 5 6

INDIQUER LES DESTINATAIRES .............................................................................................................. 28 L'OBJET DU MESSAGE ............................................................................................................................ 29 COMPOSER LE MESSAGE ....................................................................................................................... 29 ENVOYER LE MESSAGE .......................................................................................................................... 30 JOINDRE DES FICHIERS .......................................................................................................................... 30 S'ASSURER DE LA RÉCEPTION ................................................................................................................ 32

RECEVOIR DES MESSAGES .............................................................................................................. 33 1 2 3 4 5 6 7 8

CRÉER UN COMPTE ............................................................................................................................... 19 PARAMÉTRER LE COMPTE .................................................................................................................... 22 INFORMATIONS UTILISATEURS ............................................................................................................. 23 TESTER LE COMPTE ............................................................................................................................... 24 COMPLÉTER LE PARAMÉTRAGE ............................................................................................................ 24 ACCÈS A INTERNET ................................................................................................................................ 25 MODIFIER UN COMPTE ......................................................................................................................... 25 SUPPRIMER UN COMPTE ....................................................................................................................... 25 RÉPARER UN COMPTE .......................................................................................................................... 25 COMPTE PAR DÉFAUT ........................................................................................................................... 25 PAPIER A LETTRE - POLICES ................................................................................................................... 26 SIGNATURE ............................................................................................................................................ 26 FORMAT DES MESSAGES ....................................................................................................................... 27

LIRE LES MESSAGES ............................................................................................................................... 34 RÉPONDRE À UN MESSAGE REÇU ......................................................................................................... 35 CLASSER LES MESSAGES ........................................................................................................................ 35 SUPPRIMER LES MESSAGES ................................................................................................................... 36 LES MESSAGES DOUTEUX ...................................................................................................................... 37 BLOQUER DES EXPÉDITEURS ................................................................................................................. 38 ORGANISER LES MESSAGES ................................................................................................................... 39 CRÉER DES RÈGLES DE RÉCEPTION ........................................................................................................ 40

LES FLUX RSS ................................................................................................................................... 43

IV. LE CALENDRIER ........................................................................................................... 45 A.

LE RENDEZ-VOUS ........................................................................................................................... 45 1 2 3 4 5 6 7

LA RÉUNION ................................................................................................................................... 51 1 2

A. B. C. D. E. F.

FAIRE UNE DEMANDE DE RÉUNION ...................................................................................................... 51 CRÉER UNE RÉUNION ............................................................................................................................ 52

LE CALENDRIER .............................................................................................................................. 53 1 2 3 4 5 6 7 8

AFFICHER LA PÉRIODICITÉ DÉSIRÉE ....................................................................................................... 45 CRÉER UN RENDEZ-VOUS ...................................................................................................................... 46 RENSEIGNER UN RENDEZ-VOUS ............................................................................................................ 47 MODIFIER UN RENDEZ-VOUS ................................................................................................................ 48 METTRE EN FORME LE RENDEZ-VOUS ................................................................................................... 49 PERSONNALISER LES CATÉGORIES ......................................................................................................... 49 PERSONNALISER LE RENDEZ-VOUS ........................................................................................................ 50

CRÉER UN GROUPE ................................................................................................................................ 53 CRÉER UN CALENDRIER ......................................................................................................................... 54 AFFICHER UN CALENDRIER .................................................................................................................... 54 MANIPULER DES RENDEZ-VOUS ............................................................................................................ 55 AFFICHER LES JOURS FÉRIÉS .................................................................................................................. 55 PARTAGER UN CALENDRIER .................................................................................................................. 56 AFFICHER UN CALENDRIER PARTAGÉ .................................................................................................... 57 PUBLIER UN CALENDRIER ...................................................................................................................... 58

LES CONTACTS ............................................................................................................ 61 CRÉER UN CONTACT ...................................................................................................................... 61 CRÉER UNE LISTE DE DISTRIBUTION .............................................................................................. 63 AFFICHER LES CONTACTS ............................................................................................................... 64 ACTIVITÉ DES CONTACTS ............................................................................................................... 65 LA LOCALISATION DES CONTACTS ................................................................................................. 66 JOINDRE UN CONTACT ................................................................................................................... 67

VI. LES TÂCHES ................................................................................................................. 69 A. B. C. D.

CRÉER UNE TACHE ......................................................................................................................... 70 MODIFIER UNE TACHE ................................................................................................................... 71 TERMINER UNE TÂCHE .................................................................................................................. 72 AFFICHER LES TACHES .................................................................................................................... 73

VII. LES NOTES .................................................................................................................. 75 A. B. C.

CRÉER UNE NOTE ........................................................................................................................... 75 MODIFIER LES CARACTÉRISTIQUES ................................................................................................ 76 AFFICHER LES NOTES...................................................................................................................... 76

VIII. GERER LES FICHIERS OUTLOOK .................................................................................... 77 A. B. C. D. E.

CRÉER UN FICHIER OUTLOOK......................................................................................................... 77 DÉFINIR LE FICHIER PAR DÉFAUT ................................................................................................... 78 LA SUPPRESSION DES FICHIERS ...................................................................................................... 79 LE COMPACTAGE D'UN FICHIER ..................................................................................................... 79 LA SAUVEGARDE D'UN FICHIER ..................................................................................................... 80

IX. EXERCICES................................................................................................................... 81 A.

IOS.PST ........................................................................................................................................... 81

Ce livre présente différentes rubriques repérées par une icone DES PROCÉDURES DÉCRIVENT LA MARCHE À SUIVRE POUR EFFECTUER UNE ACTION : ACTION

3 COMMANDES À SE RAPPELER : <CLIC G> POUR APPUYER SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX <CLIC D>

POUR APPUYER SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS AVEC LE MAJEUR

<DOUBLE CLIC> POUR APPUYER DEUX FOIS DE SUITE TRÈS RAPIDEMENT SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX

des informations viennent compléter ces procédures INFOS

des exemples viennent illustrer ces procédures EXEMPLE

des conseils vous aident à mettre en pratique vos connaissances CONSEIL

des mises en garde vous permettent d'éviter les pièges ou d'en sortir ATTENTION

EXERCICE

des exercices permettent de tester les procédures et de mettre vos connaissances à l'épreuve

des procédures avancées décrivent des actions plus complexes AVANCÉ

des emplacements vous permettent de prendre des notes directement sur le support NOTES

en bas de chaque page

2 Souvent, une action peut être effectuée selon plusieurs méthodes : 1ÈRE MÉTHODE

2ÈME MÉTHODE

ACTION

Une méthode n'est pas meilleure qu'une autre mais l'une ou l'autre peut être mieux adaptée à votre manière de travailler.

Ces actions peuvent être effectuées avec plusieurs moyens :

Avec le bouton gauche de la souris

Avec le bouton droit de la souris

Avec le clavier

Elles peuvent concerner différents endroits de l'écran : le menu "DÉMARRER" de Windows le bureau de Windows

le panneau de configuration la barre d'outils accès rapide la barre d'outils de la fenêtre

le menu de l'application le ruban de l'application

Selon votre dextérité et vos préférences, vous travaillerez avec le bouton gauche de la souris et les outils du ruban, vous appellerez des menus contextuels avec le bouton droit où vous utiliserez les touches du clavier, quelquefois plus rapides pour certaines actions.

Tout au long de cet ouvrage, vous apprendrez à vous familiariser avec ces éléments et à choisir ce qui vous convient le mieux !

I – OUTLOOK POUR QUOI FAIRE

I. OUTLOOK POUR QUOI FAIRE Outlook est un logiciel d'organisation. Il permet de gérer naturellement ses messages, ses rendez-vous et ses contacts. Il permet aussi de suivre les tâches à effectuer et de créer simplement des notes. Il faut distinguer deux stades dans son utilisation : le paramétrage qui peut parfois être assez complexe L'utilisation proprement dite qui est graphique et intuitive.

INFOS

Outlook bénéficie de la convivialité de Windows, ce qui lui permet de fonctionner en parfaite harmonie avec les autres applications Windows et d'intégrer aisément des objets issus d'autres applications

A A.. LLA AC CO ON NFFIIG GU UR RA ATTIIO ON NO OP PTTIIM MA ALLE E La configuration conseillée est la suivante : ordinateur de type pentium™ Core ou I7 avec Windows mémoire vive de 2 Go écran plat 22" résolution 1980/1024 couleurs 32 bits disque dur 500 Go Lecteur DVD / Graveur Souris laser 2 boutons + roulette de qualité Plus l'ordinateur sera puissant et mieux il sera équipé, plus agréable sera l'utilisation de Outlook INFOS

B B.. LLA AP PR RO OC CÉ ÉD DU UR RE ED D''IIN NS STTA ALLLLA ATTIIO ON N

AVANCÉ

POUR INSTALLER OUTLOOK s'assurer qu'il y a la place suffisante sur le disque dur lancer Windows introduire le CD Rom Office dans le lecteur suivre les instructions L’installation est complètement automatique si l’on choisit l’installation par défaut

C C.. LL''O OU UV VE ER RTTU UR RE E // LLA A FFE ER RM ME ETTU UR RE E L'installation affiche Outlook dans le menu démarrer et sur le bureau.Il peut aussi être intéressant de glisser un raccourci dans la barre de lancement rapide, en bas du bureau.

ACTION

POUR LANCER OUTLOOK :

POUR FERMER OUTLOOK: <CLIC G> SUR LA CASE DE FERMETURE

<CLIC G> SUR

(en haut du menu)

NOTES

MENU WINDOWS

MENU FICHIER (en QUITTER

haut, à gauche)

(en haut à gauche)

D D..

LLE ES SE EX XE ER RC CIIC CE ES S

Vous pouvez télécharger les exercices relatifs à ce manuel et les copier sur votre ordinateur dans un dossier spécifique. CRÉER UN DOSSIER ACTION

MENU WINDOWS

(volet de droite) la fenêtre "documents" s'affiche DANS LE VOLET DE DROITE

le nouveau dossier est créé SAISIR AUSSITÔT "COURS OFFICE" PUIS <ENTRÉE>

le dossier est créé dans les documents de l'utilisateur

NOTES

I – OUTLOOK POUR QUOI FAIRE

5 TÉLÉCHARGER LES EXERCICES OUVRIR VOTRE NAVIGATEUR INTERNET

ACTION

SAISIR L'ADRESSE SUIVANTE :

http://www.ios.fr/public/exosoutlook07n1.exe <CLIC G>

SUR

la boite de dialogue de téléchargement s'ouvre <CLIC G> SUR POUR CONFIRMER

DÉCOMPRESSER LES EXERCICES ACTION

DANS LA BOITE DE DIALOGUE "TÉLÉCHARGEMENT" À UN ÉVENTUEL MESSAGE DE WINZIP (Winzip est le logiciel qui permet de

compresser les fichiers) <CLIC G> SUR INDIQUER LE DOSSIER DE DÉCOMPRESSION

"COURS OFFICE" DE "DOCUMENTS" POUR VALIDER

INSTALLER LES EXERCICES ACTION

<CLIC G> SUR SAISIR LE CODE SUIVANT : 256DGH24P1348 POUR VALIDER

<CLIC G> SUR

POUR FERMER

WINZIP

les exercices sont maintenant présents dans le dossier "cours office" de "documents"

NOTES

II – UTILISER WINDOWS

II. UTILISER WINDOWS L'utilisation d'outlook 2007 est simple pour autant que l'on maitrise : Le clavier pour saisir les données La souris pour les manipuler Les fenêtres dans lesquelles ces mêmes données s'affichent Les outils, le menu et la barre des tâches, qui permettent de traiter ces données et/ou de manipuler l'environnement.

A A.. LLA AS SO OU UR RIIS S La souris permet d'actionner les commandes du menu et de déplacer le pointeur ; le déplacement de la souris sur le tapis détermine le déplacement du pointeur à l'écran. C'est un outil indispensable pour une utilisation optimale d'ACCESS. PRINCIPE Le POINTEUR a le plus souvent la forme d’une flèche : ou d'une croix ; son déplacement est proportionnel à celui de la souris sur le tapis <CLIC G> (appuyer avec l'index sur le bouton gauche de la souris) sélectionne la cellule à la position du pointeur : C’est là que les données vont s’insérer <CLIC D> (appuyer avec le majeur sur le bouton droit de la souris) affiche la barre d'outils et le menu contextuel lié à la position du pointeur ou à l'objet sélectionné La ROULETTE permet de se déplacer dans la feuille comme avec l'ascenseur vertical ou de modifier le zoom (en gardant <ctrl> enfoncé) ATTENTION

Lorsque le pointeur a la forme d’un rond bleu , il est plus sage de ne rien faire et d’attendre qu’il reprenne une forme normale (le processeur est occupé)

UTILISATION Allonger et poser de manière souple la main au dessus de la souris (main gauche ou droite selon que vous êtes gaucher ou droitier) - Vous êtes gaucher, activer dans le panneau de configuration de la souris Faire reposer l'index et le majeur sur les boutons gauche et droit de la souris sans trop courber les doigts - garder cette position et ne pas serrer la souris dans la main Déplacer la main et la souris va suivre - ne jamais regarder la souris mais l'écran Pour cliquer deux fois, relever l'index et le laisser rebondir sur le bouton gauche de la souris La roulette centrale permet de faire défiler le document et en maintenant <CTRL> enfoncé de modifier le zoom VOCABULAIRE POINTER signifie déplacer la souris pour placer le pointeur à l'endroit désiré <CLIC G> signifie enfoncer p relâcher très vite le bouton gauche de la souris <CLIC D> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton droit de la souris <DOUBLE CLIC signifie appuyer deux fois de suite et rapidement sur le bouton gauche de la souris <FAIRE GLISSER> signifie déplacer la souris tout en maintenant l'un de ses boutons enfoncé (généralement le gauche) puis relâcher ce bouton en fin d'action

B B.. LLE EC CLLA AV VIIE ER R Le clavier permet principalement de saisir les données ; toutes les actions de manipulation et de déplacement étant dévolues à la souris.

BARRE ESPACE

Les claviers standards sont composés d'un pavé alphanumérique (pour le texte), d'un pavé numérique (à droite pour les chiffres et les opérateurs) et d'un pavé directionnel (au milieu). Il est conseillé de bien utiliser chaque pavé en fonction des données à saisir. Les touches spéciales sont les touches suivantes : <ALT>

à gauche de la barre espace

<CTRL>

aux extrémités droite et gauche de la barre espace

<MAJ>

flèches vers le haut au dessus des touches <CTRL>

<ALTGR>

à droite de la barre espace

à coté des touches <CTRL> avec un symbole Windows

Elles se combinent aux autres touches du clavier (touches de raccourci) afin d'obtenir de manière rapide des actions définies dans une application donnée ou dans le système d'exploitation.

C C.. LLE ES S FFE EN NÊ ÊTTR RE ES S Les fenêtres sont à la base du fonctionnement de Windows. Toute application, tout dossier, tout fichier de données (classeur, document…) est ouvert dans une fenêtre. Leur contenu est très varié : texte, chiffres, images, icônes….

ATTENTION

Sous W INDOWS, il existe une fenêtre par document ouvert et non plus une fenêtre par application ouverte. Avec ACCESS, il n'y a qu'une base d'ouverte par fenêtre d'application. Pour ouvrir plusieurs bases, il faut lancer plusieurs fois l'application. Dans une fenêtre d'application, l'ouverture d'une nouvelle base provoque la fermeture de la précédente

LES FENÊTRES ONT TROIS ÉTATS POSSIBLES : plein écran : la fenêtre occupe alors la totalité de l'écran en fenêtre : la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran sa forme et sa taille sont personnalisables en icône : l'icône s'affiche dans la barre des tâches, en bas de l'écran.

II – UTILISER WINDOWS LES DIFFÉRENTES CASES DES FENÊTRES :

la case de RÉDUCTION

réduit la fenêtre en icône

la case D'AGRANDISSEMENT la case de RESTAURATION la case de FERMETURE

agrandit de fenêtre à plein écran restaure de plein écran à fenêtre ferme la fenêtre

LA COMPOSITION DES FENÊTRES : LE MENU affiche les commandes LA BARRE D'OUTILS affiche les outils les plus utilisés (personnalisable) LA BARRE D'ÉTAT affiche des informations sur le contenu de la fenêtre COMPOSITION D'UNE FENÊTRE (OUTLOOK)

BARRE DE TITRE

BARRE D’OUTILS

CASE

CASE DE RÉDUCTION

D’AGRANDISSEMENT

CASE DE FERMETURE

VOLET DE TÂCHES

BARRE D'ÉTAT

La position et la taille d'une fenêtre peuvent être modifiées.

ACTION

DIMENSIONNER UNE FENÊTRE POINTER sur L'ANGLE DE LA FENÊTRE ou FAIRE GLISSER JUSQU'À LA DIMENSION DÉSIRÉE

DÉPLACER UNE FENÊTRE POINTER sur LA BARRE DE TITRE: FAIRE GLISSER JUSQU'À LA POSITION DÉSIRÉE

le pointeur peut aussi être positionné sur un des cotés de la fenêtre ; il prend alors la INFOS

NOTES

forme ou selon que l'un ou l'autre des cotés horizontaux ou verticaux ait été sélectionné ; seule la longueur ou la hauteur de la fenêtre peut alors être modifiée

D D.. LLE ES SM ME EN NU US SE ETT B BA AR RR RE ES SD D’’O OU UTTIILLS S Les menus WINDOWS affichent de manière hiérarchique les commandes associées.

1 LE MENU DÉMARRER Le menu DÉMARRER est un menu particulier, toujours accessible à gauche en bas et à gauche de l'écran dans la barre des tâches, qui donne accès directement aux applications et à la configuration de l’ordinateur. <CLIC G> POUR DÉROULER LE MENU

LE MENU DÉMARRER : ACTION

<CLIC G> SUR

MENU WINDOWS

le menu s’affiche <CLIC G> SUR LE MENU VOULU le sous menu s’affiche

permet de revenir an arrière dans l’affichage des sous-menus INFOS

OUTLOOK

NOTES

II – UTILISER WINDOWS

LANCER UN PROGRAMME : ACTION

<CLIC G> SUR

MENU WINDOWS

le menu s’affiche

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LE DOSSIER CONTENANT LE PROGRAMME PUIS SUR LE PROGRAMME LUI MÊME Le menu correspond à des raccourcis stockés dans le sous-dossier "menu démarrer" du dossier "documents and settings" de l’utilisateur AVANCÉ

2 LES BARRES D’OUTILS Plusieurs barres d’outils sont disponibles et affichés en bas de l’écran, de part et d’autre de la barre des tâches. Parmi elles, la barre de langue et la barre de lancement rapide.

ACTION

AFFICHER / NE PLUS AFFICHER UNE BARRE D’OUTILS: POINTER DANS LA BARRE DES TÂCHES <CLIC D> <CLIC G> SUR BARRES D’OUTILS <CLIC G> SUR LA BARRE À AFFICHER OU À NE PLUS AFFICHER

INFOS

Les poignées permettent de modifier la largeur de la barre d’outils et éventuellement de la déplacer – les chevrons permettent d’afficher les outils non affichés

POIGNÉE

SUITE OUTLOOK

Il peut alors être nécessaire de déverrouiller la barre des tâches ATTENTION

3 LES ICÔNES DE NOTIFICATION Elles sont affichées en bas et à droite de l’écran et affichent des informations sur le système d’exploitation et les processus résidents.

ACTION

AFFICHER DES INFORMATIONS :

MODIFIER LES CARACTÉRISTIQUES :

POINTER SUR L’ICÔNE

<CLIC D> SUR L’ICÔNE OUTLOOK

NOTES

12 4 LES MENUS CONTEXTUELS Lorsqu'un <CLIC D> est effectué sur une sélection en mode création, un menu "contextuel" s'affiche. Ces menus disponibles à tout moment que ce soit dans les applications ou dans le système d'exploitation. Ils permettent d'afficher les principales commandes de gestion d'un objet.

ACTION

MENU CONTEXTUEL POINTER sur UN OBJET <CLIC D>

le menu s’affiche

E E..

LLE ES SB BO OIITTE ES SD DE ED DIIA ALLO OG GU UE E

Outlook conserve la présentation avec un menu et une barre d'outils. le clavier est plus rapide à utiliser que la souris pour le renseignement de boîtes de dialogue requérant beaucoup de saisie et lors de la saisie des enregistrements CONSEIL

Avec le clavier : une zone vers l'avant <TAB> (sélectionne le contenu de la zone)

une zone vers l'arrière <MAJ> <TAB> (sélectionne le contenu de la zone)

Avec la souris : afficher le contenu de la boite de dialogue positionner le point d'insertion sur une zone pour sélectionner le contenu d'une zone

<CLIC G> sur l'onglet afférent <CLIC G> au début de la zone <DOUBLE CLIC> sur la zone

Une boîte de dialogue est constituée de diverses zones : les onglets les zones de texte les zones de liste

COMMANDE "OPTIONS" DE OUTLOOK ONGLETS

CASE D'OPTIONS

CASE À COCHER

BOUTONS DE COMMANDE

les cases à cocher les cases d'option les boutons de commande

II – UTILISER WINDOWS

"APPLIQUER" applique immédiatement les choix effectués sans fermer la boite de dialogue INFOS

CONSEIL

Sortir d'une boîte de dialogue à l'aide des boutons de commande Fermer une boîte de dialogue, que l'on a ouverte uniquement pour en vérifier le contenu, par le bouton <ANNULER>

1 LES ONGLETS Ils regroupent dans un même plan des éléments cohérents d'une boîte de dialogue.

ACTION

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR L'ONGLET MARQUANT LES INFORMATIONS À ATTEINDRE

CLAVIER UN ONGLET VERS L'AVANT <CTRL><PGPR> UN ONGLET VERS L'ARRIÈRE <CTRL><PGSV>

<CLIC G> SUR L’ONGLET

2 LA ZONE DE TEXTE Dans une zone de texte, il est nécessaire de saisir un certain nombre d'informations complémentaires sans lesquelles la commande ne pourrait s'effectuer.

ACTION

BOUTON GAUCHE

<DOUBLE CLIC> DANS LA ZONE DE TEXTE SAISIR LES INFORMATIONS DEMANDÉES <OK> POUR VALIDER

CONSEIL

ATTENTION

NOTES

CLAVIER

<TAB> JUSQU'À LA ZONE DE TEXTE SAISIR LES INFORMATIONS DEMANDÉES

<ENTRÉE> POUR VALIDER

Si la zone de texte est vide, le curseur est positionné au début de la zone si elle est déjà pré-renseignée, le texte existant est sélectionné et les caractères frappés par l'utilisateur viennent en remplacement de ceux sélectionnés. Si ce qui figure ne convient pas, il n'est pas nécessaire de l'effacer, Dans tous les cas, il suffit donc de saisir le nouveau texte ne pas cliquer dans la zone si elle est déjà sélectionnée, le texte saisi viendrait s'inscrire au milieu de celui déjà existant

14 3 LA ZONE DE LISTE Dans une zone de liste, une liste de choix possibles est affichée, le choix actuel étant en sur brillance.

ACTION

CLAVIER

BOUTON GAUCHE POINTER DANS LA ZONE VOULUE CLIQUER SUR LES FLÈCHES DE DÉFILEMENT <CLIC G> SUR L'OPTION CHOISIE <OK> POUR VALIDER

<TAB> POUR ATTEINDRE LA ZONE UTILISER LES FLÈCHES POUR SE DÉPLACER JUSQU'À LA ZONE VOULUE

<ENTRÉE> POUR VALIDER

2-<CLIC G> SUR UNE POLICE POUR LA VISUALISER DANS LA ZONE APERÇU

1-<CLIC G> POUR FAIRE DÉFILER LES POLICES

4 LA ZONE DE LISTE DÉROULANTE Elle est basée sur le même principe que la zone de liste, le signe affiché dans la case de droite permet d'afficher les choix disponibles.

<CLIC G> SUR LA FLÈCHE POUR AFFICHER LA PARTIE INFÉRIEURE DE LA LISTE

5 LA CASE A COCHER Une case à cocher est une option qu'il est possible d'activer ou de désactiver. Une zone de cases à cocher propose une ou plusieurs cases dont le choix n'est le plus souvent pas exclusif. Une case activée est cochée (comporte une croix).

ACTION

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> DANS LA CASE POUR L'ACTIVER <CLIC G> DANS LA CASE POUR LA DÉSACTIVER <OK> POUR VALIDER

<CLIC G> DANS LA CASE POUR LA COCHER

NOTES

CLAVIER

<TAB> POUR ATTEINDRE LA ZONE UTILISER LES FLÈCHES POUR SE DÉPLACER

<ENTRÉE> POUR VALIDER

II – UTILISER WINDOWS

6 LA CASE D'OPTION Une zone de cases d'options propose une ou plusieurs cases dont le choix est exclusif. Une seule case peut être activée dans une zone. Une case activée comporte un cercle plein ; une case non activée comporte un cercle vide.

ACTION

CLAVIER

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> DANS LA CASE POUR L'ACTIVER <CLIC G> DANS UNE AUTRE CASE POUR DÉSACTIVER LA PRÉCÉDENTE <OK> POUR VALIDER

<TAB> POUR ATTEINDRE LA ZONE UTILISER LES FLÈCHES POUR SE DÉPLACER JUSQU'À LA ZONE VOULUE

<ENTRÉE> POUR VALIDER

<CLIC G> DANS UNE CASE D'OPTION POUR L'ACTIVER

7 LE BOUTON DE COMMANDE Le bouton de commande permet de fermer une boîte de dialogue en acceptant ou en refusant les modifications apportées. Le bouton par défaut est entouré de bleu.

ACTION

CLAVIER

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR LE BOUTON DÉSIRÉ <OK> VALIDE LES MODIFICATIONS APPORTÉES <ANNULER> NE LES PREND PAS EN COMPTE

<TAB> POUR ATTEINDRE LA ZONE UTILISER LES FLÈCHES POUR SE DÉPLACER JUSQU'À LA ZONE VOULUE

<ENTRÉE> POUR VALIDER

BOUTONS DE COMMANDE (LE BOUTON PAR DÉFAUT EST ENCADRÉ DE BLEU )

"APPLIQUER" applique immédiatement les choix effectués sans fermer la boite de dialogue INFOS

CONSEIL

NOTES

toujours sortir d'une boîte de dialogue à l'aide des boutons de commande fermer une boîte de dialogue, que l'on a ouverte uniquement pour en vérifier le contenu, par le bouton <ANNULER>

FF.. LLE EV VO OLLE ETT O OU UTTLLO OO OK K Ce volet affiche les différents modules de Outlook.

DÉTAIL DU MODULE SÉLECTIONNÉ

MODULE SÉLECTIONNÉ

Outlook est un logiciel très complet dont les différents modules permettent de répondre à des besoins d'organisation et de communication dans l'entreprise : LE MODULE MESSAGERIE PERMET DE

Envoyer et de recevoir des messages transitant par Internet ou Microsoft Exchange S'abonner à des flux RSS Gérer ces messages et les organiser LE MODULE CALENDRIER PERMET DE

Créer des rendez-vous à des dates et heures précises par catégories Gérer ces rendez-vous, les déplacer, les copier, en être prévenu à l'avance … Afficher ces rendez-vous par jour, semaine ou par mois LE MODULE CONTACTS PERMET DE

Enregistrer tout nouveau contact (client, prospect, fournisseur, relation…) Gérer toutes les informations relatives à ces contacts Associer ces contacts avec la messagerie, le calendrier ou les tâches LE MODULE TÂCHES PERMET DE

Faire une liste de toutes les choses importantes à faire Indiquer pour toutes ces tâches une date de début et surtout une date limite Rappeler les échéances en cours et mettre en évidence les échéances dépassées

NOTES

II – UTILISER WINDOWS

G G.. LLA A ZZO ON NE ED D''A AFFFFIIC CH HA AG GE E Elle affiche à l'ouverture un écran d'accueil synthétisant les informations des différents modules puis le contenu du module sélectionné par l'utilisateur.

H H..

LLE EG GU UIID DE E // LLE ED DIID DA AC CTTIIC CIIE ELL

En cours de travail, il est possible de faire appel à une aide contextuelle, à la leçon du didacticiel concernée ou à un index recensant les informations disponibles. LES DIFFÉRENTS MOYENS D'OBTENIR DE L'AIDE DE LA boite

CASE AIDE TOUCHE <FI> MENU

du clavier

de l’application

de dialogue active

IV –LE CALENDRIER

III. LA MESSAGERIE Elle va permettre d'échanger des messages et éventuellement des fichiers avec d'autres utilisateurs. LES 2 TYPES LES PLUS COURANTS DE MESSAGERIE SONT : POP3 : les messages sont téléchargés sur l'ordinateur et supprimés du serveur

HTTP : les messages sont toujours stockés sur le serveur de votre fournisseur d'accès

ACCÉDER À LA MESSAGERIE : ACTION

<CLIC G> SUR

DANS LA PARTIE BASSE DU VOLET GAUCHE

le détail du module s'affiche dans la partie haute

<CLIC G> SUR UN DOSSIER affiche son contenu dans le volet d'affichage

A A.. P PA AR RA AM MÉ ÉTTR RE ER R LLA AM ME ES SS SA AG GE ER RIIE E Avant de pouvoir utiliser la messagerie, il faut tout d'abord avoir un compte de messagerie (une boîte Email) puis renseigner les informations du compte ou des comptes dans Outlook.

1 CRÉER UN COMPTE Dans une entreprise, le compte est créé par le service informatique pour chacun des utilisateurs. Le plus souvent, l'entreprise possède un nom de domaine auxquels sont rattachés les comptes utilisateurs.

EXEMPLE

NOTES

L'entreprise s'appelle "transports bretons" Elle a acheté le nom de domaine "tbr.fr" auprès d'une société spécialisée qui héberge en même temps ce nom de domaine http://www.tbr.fr Un serveur de messagerie est associé à ce nom de domaine pour lequel l'hébergeur fournit les indications de server pop et smtp Les utilisateurs reçoivent des noms simples reprenant le prénom et le nom : Ainsi Pierre Dedupont aura pour adresse professionnelle : Pierre.dedupont@tbr.fr

20 Pour les particuliers, de nombreuses sociétés proposent des comptes gratuits permettant de créer une adresse personnelle et souvent des services associés : Google Yahoo La poste Créer un compte à la poste EXEMPLE

NOTES

Aller sur le site de la poste : http://www.laposte.net <CLIC G> sur "créer votre boîte"

IV –LE CALENDRIER

EXEMPLE

ce compte est alors accessible à partir du webmail du fournisseur d'adresses :

il peut aussi être paramétré dans Outlook.

CONSEIL

NOTES

Il est recommandé de créer un compte de messagerie personnel indépendant de votre fournisseur d'accès ; autrement, si vous êtes amenés à changer de fournisseur d'accès (comme cela est probable puisque tous proposent des prix, des techniques, des services ou une qualité de service qui varient dans le temps et en fonction des régions), il faudra prévenir tous vos contacts de votre nouvelle adresse et vous en perdrez certainement dans l'opération.

22 1 PARAMÉTRER LE COMPTE Pour paramétrer le compte dans Outlook, il suffit normalement de connaître : L'adresse de messagerie Le mot de passe associé Il est plus sûr cependant de posséder les informations techniques qui sont fournies par le fournisseur d'adresses : Le serveur de courrier entrant (serveur pop3) Le serveur de courrier sortant (serveur smtp) MENU OUTILS <CLIC G> SUR ACTION

DANS L'ONGLET

, <CLIC G> SUR ACTIVÉ PUIS

le logiciel paramètre automatiquement les serveurs

CONFIGURATION MANUELLE ACTION

COCHER

EN BAS DE

LA FENÊTRE PRÉCÉDENTE PUIS , RENSEIGNER LES ÉLÉMENTS NOTAMMENT LES SERVEURS POP ET SMTP

(ils sont le plus souvent de la forme POP.NOMDUDOMAINE et SMTP.NOMDUDOMAINE) <CLIC G> SUR PUIS

NOTES

POUR VÉRIFIER QUE TOUT FONCTIONNE

IV –LE CALENDRIER

2 INFORMATIONS UTILISATEURS Avant de pouvoir utiliser la messagerie, il est indispensable de la paramétrer. NOM DE L'UTILISATEUR DU COMPTE : RENSEIGNER LE NOM

ACTION

RENSEIGNER L'ADRESSE DE MESSAGERIE

remplacer le cas échéant la chaîne de caractères "sociéte.com" par votre fournisseur d'accès (orange.fr, cegetel.fr, free.fr, bbox.fr…) INFOS

AVANCÉ

Le nom de domaine suivant @ (arrobase : prononcer "at") peut varier ; cela peut être : Le nom de votre fournisseur d'accès ex : orange.fr Le nom d'un fournisseur d'adresses gratuites : google.fr Le nom du domaine de votre entreprise : tbr.fr NOM DES SERVEURS : INDIQUER LE SERVEUR DE TYPE POP INDIQUER LE SERVEUR DE TYPE SMTP

ACTION

Seuls les serveurs de type "pop3" permettent la récupération des messages ; les autres types de serveurs ne permettent que la consultation en ligne sur Internet INFOS

AVANCÉ

Là encore, la première partie des noms de serveur "POP." Ou "POP3" puis "SMTP." reste le plus souvent constante mais la deuxième partie va dépendre de votre connexion : Le serveur de votre fournisseur d'accès ex : orange.fr Le serveur de votre fournisseur d'adresses gratuites : google.fr Le nom du domaine de votre entreprise : tbr.fr CONNEXION À LA MESSAGERIE : SAISIR LE NOM DU COMPTE

(souvent le nom avec l'initiale du prénom)

ACTION

SAISIR LE MOT DE PASSE

CONSEIL

conservez bien précieusement le document ou le fichier fourni par votre fournisseur d'adresses sur lequel figurent ces informations

ATTENTION

S'assurer que la case passe à chaque fois

NOTES

est cochée pour ne pas retaper le mot de

24 Pour notre adresse personnelle à la poste, le paramétrage sera le suivant : EXEMPLE

il est nécessaire ici pour le serveur SMTP d'activer l'authentification dans l'onglet des paramètres supplémentaires (voir chapitres 4 et 5 suivants)

3 TESTER LE COMPTE Ce test permet de vérifier le bon fonctionnement par l'envoi d'un message test. TESTER LE PARAMÉTRAGE : DANS LA BOITE DE DIALOGUE PRÉCÉDENTE ACTION

<CLIC G> SUR

4 COMPLÉTER LE PARAMÉTRAGE Il est intéressant de nommer le compte de manière parlant et de donner une adresse de réponse. COMPLÉTER LE PARAMÉTRAGE : DANS LA MÊME BOITE DE DIALOGUE ACTION

<CLIC G> SUR ONGLET

NOTES

IV –LE CALENDRIER

5 ACCÈS A INTERNET Il s'effectue normalement par le même moyen que pour le navigateur. ACCÈS A INTERNET : DANS LA MÊME BOITE DE DIALOGUE ACTION

<CLIC G> SUR ONGLET

ce paramètre est valable en entreprise et pour la plupart des liaisons adsl

6 MODIFIER UN COMPTE Les différentes informations peuvent être modifiées en sélectionnant un compte et en choisissant "modifier". MENU OUTILS ACTION

<CLIC G> SUR DANS L'ONGLET <CLIC G> SUR

, SÉLECTIONNER LE COMPTE

7 SUPPRIMER UN COMPTE Un comte qui ne fonctionne plus doit être supprimé, sinon la messagerie envoie un message d'erreur à chaque fois qu'elle essaie de s'y connecter. MENU OUTILS ACTION

<CLIC G> SUR DANS L'ONGLET <CLIC G> SUR

, SÉLECTIONNER LE COMPTE

8 RÉPARER UN COMPTE Outlook peut essayer de réparer un compte qui ne fonctionne plus (si ce mauvais fonctionnement est du à un problème interne). MENU OUTILS ACTION

<CLIC G> SUR DANS L'ONGLET <CLIC G> SUR

, SÉLECTIONNER LE COMPTE

9 COMPTE PAR DÉFAUT C'est celui qui sera utilisé pour l'envoi des messages à défaut d'en spécifier un autre. MENU OUTILS ACTION

NOTES

<CLIC G> SUR DANS L'ONGLET <CLIC G> SUR

, SÉLECTIONNER LE COMPTE

EXERCICE

créer un compte de messagerie personnel, en vous aidant des paramètres des boites de dialogue ci-dessus, à la poste.net. Paramétrez-le dans Outlook, testez le, indiquez le comme adresse de réponse et définissez le comme par défaut s'il ne l'est pas déjà.

10 PAPIER A LETTRE - POLICES Outlook permet de définir une police et un papier à lettre utilisés pour tout nouveau message. PAPIER A LETTRES - POLICES: ACTION

MENU OUTILS OPTIONS ONGLET

SUR

SUR

POUR SÉLECTIONNER UN THÈME COMPLET

SUR

POUR SÉLECTIONNER UNE POLICE ET SES ATTRIBUTS

POUR VALIDER

sélectionner le thème de votre choix EXERCICE

11 SIGNATURE Elle va permettre de personnaliser l'envoi d'u message. CRÉER UNE SIGNATURE : ACTION

MENU OUTILS OPTIONS ONGLET

SUR

SUR POUR CRÉER UNE NOUVELLE SIGNATURE ET LUI DONNER UN NOM DANS LE VOLET BAS, SAISIR LE TEXTE ET LE METTRE EN FORME JOINDRE ÉVENTUELLEMENT UNE CARTE DE VISITE DU GESTIONNAIRE DE CONTACTS

SUR POUR VALIDER

créer une signature simple liée à l'adresse que vous avez créée EXERCICE

NOTES

IV –LE CALENDRIER

12 FORMAT DES MESSAGES Le format par défaut est le format HTML. Le conserver car c'est le plus riche. FORMAT : ACTION

MENU OUTILS OPTIONS ONGLET

NOTES

B B.. E EN NV VO OY YE ER RU UN NM ME ES SS SA AG GE E Avec l'ADSL ou tout moyen de connexion moderne, vous êtes en ligne de manière permanente et pouvez envoyer et recevoir les messages à tout moment. CRÉER UN NOUVEAU MESSAGE : ACTION

<CLIC G> SUR

DANS LA BARRE D'OUTILS

1 INDIQUER LES DESTINATAIRES Les destinataires peuvent être choisis dans la liste des contacts ou saisis manuellement ; s'ils sont connus, ils sont proposés après la saisie de quelques caractères. SAISIR LES DESTINATAIRES : <CLIC G> SUR ACTION

POUR CHOISIR UN DESTINATAIRE DANS LA LISTE DE CONTACTS

OU SAISIR DIRECTEMENT L'ADRESSE DU DESTINATAIRE : IDEM POUR

POUR D'ÉVENTUELS DESTINATAIRES EN COPIE SEULE

de la fenêtre principale permet de rechercher un destinataire

NOTES

IV –LE CALENDRIER

S'il y a plusieurs destinataires, séparer les adresse par un point-virgule INFOS

Pour envoyer un message à plusieurs destinataires sans que ces destinataires soient AVANCÉ

visibles les uns pour les autres, utiliser

2 L'OBJET DU MESSAGE Tout message doit avoir un objet.

ACTION

OBJET : <CLIC G> DANS LA ZONE SAISIR L'OBJET

3 COMPOSER LE MESSAGE Il reste à saisir le texte du message. Il est saisi dans la partie basse de la fenêtre. Word est utilisé comme éditeur par défaut avec ses outils de correction et de mise en forme. SAISIR LE TEXTE : <CLIC G> DANS LA PARTIE BASSE DE LA FENÊTRE ACTION

NOTES

SAISIR LE TEXTE LE METTRE EN FORME

30 4 ENVOYER LE MESSAGE Une fois le message saisi, il ne reste plus qu'à l'envoyer. ENVOYER LE MESSAGE : ACTION

<CLIC G> SUR le message part généralement aussitôt permet d'utiliser un autre compte que le compte par défaut

INFOS

envoyer un message simple du type ci-dessous à votre voisin en mettant en copie toutes les autres personnes présentes EXERCICE

5 JOINDRE DES FICHIERS Il n'est pas rare de devoir envoyer un fichier à quelqu'un. La messagerie est le moyen idéal puisque le fichier est reçu sur un ordinateur et peut être alors réutilisé ou modifié. JOINDRE DES FICHIERS : ACTION

<CLIC G> SUR

DANS LA BARRE D'OUTILS DU MESSAGE SÉLECTIONNER LE DOSSIER SÉLECTIONNER LE OU LES DOCUMENTS (AVEC <CTRL> OU <MAJ>)

<CLIC G> SUR

NOTES

IV –LE CALENDRIER Les documents joints s'affichent dans la zone "attacher" : INFOS

La plupart des boites permettent maintenant de stocker de 1 à 10 Go de données 1 - ouvrir Excel faire le tableau suivant :

EXERCICE

l'enregistrer dans "documents" sous le nom : "tableau" 2 - ouvrir word faire le courrier suivant

L'enregistrer dans "documents"sous le nom "lettre"

NOTES

32 6 S'ASSURER DE LA RÉCEPTION Pour les messages importants, il est préférable de s'assurer de la bonne réception du message par une confirmation de lecture. CONFIRMATION DE LECTURE : LE MESSAGE ÉTANT OUVERT ACTION

INFOS

EXERCICE

SUR LE MENU COCHER L'UNE OU/ET L'AUTRE DES CASES SUIVANTES

L'accusé de réception est envoyé automatiquement lorsque le message arrive dans la boite aux lettres du destinataire. La confirmation de lecture est proposée au destinataire du message à la suite de l'ouverture du message Créer un message comme suit Attacher les documents créés précédemment Demander un accusé de réception et de lecture L'envoyer aux mêmes destinataires que précédemment

IV –LE CALENDRIER

C C.. R RE EC CE EV VO OIIR RD DE ES SM ME ES SS SA AG GE ES S Les messages que vous envoyez sont affichés dans la boite d'envoi jusqu'à leur départ ; une fois envoyés, les messages sont stockés dans les "éléments envoyés". Les messages qui vous recevez sont stockés chez votre fournisseur de messagerie (serveur interne, Orange, Free, Bouygues, Sfr…) jusqu'à leur réception dans la "boîte de réception de Outlook" ; ils sont alors effacés sur le serveur de messagerie distant. Il est intéressant de paramétrer Outlook pour envoyer et recevoir automatiquement les messages à intervalles de temps définis. Une bulle d'information dans la zone de notification vous informe alors des nouveaux messages dont l'objet s'affiche en transparence ENVOYER / RECEVOIR : ACTION

INFOS

<CLIC G> SUR

POUR RÉCUPÉRER MANUELLEMENT VOS MESSAGES ENTRANTS ET ENVOYER MANUELLEMENT VOS MESSAGES SORTANTS

La boîte de réception s'affiche en gras s'il y a des messages non lus et indique entre parenthèses le nombre de messages non lus . Ces messages sont eux même affichés en gras Faîtes un envoyer/recevoir manuel puis consulter la boîte de réception

EXERCICE

Les comptes faisant l'objet de "ENVOYER/RECEVOIR" peuvent être paramétrés dans OUTILS – OPTIONS - ONGLET AVANCÉ

NOTES

34 1 LIRE LES MESSAGES Les messages sont affichés dans la boite de réception. Les messages en gras n'ont pas encore été lus. Dans la partie inférieure de la boîte de réception s'affiche le contenu du message.

BOÎTE DE RÉCEPTION

MESSAGE SÉLECTIONNÉ

MESSAGES DE LA BOÎTE DE RÉCEPTION APERÇU DU MESSAGE SÉLECTIONNÉ DOSSIER sélectionné

INFOS

ACTION

Pour qu'un message soit considéré comme lu : le garder sélectionné plus de quelque secondes (si paramétré dans les options) l'ouvrir <CLIC D> marquer comme lu il passe alors de gras à maigre et il est supprimé du nombre de messages à lire indiqués à la suite de "boite de réception" . OUVRIR UN MESSAGE : <DOUBLE CLIC> SUR LE MESSAGE il s'affiche dans sa propre fenêtre Ouvrir le dernier message reçu

EXERCICE

NOTES

IV –LE CALENDRIER

FERMER UN MESSAGE : <CLIC G> SUR

EN HAUT À GAUCHE POUR FERMER LA FENÊTRE DE MESSAGE

ACTION

2 RÉPONDRE À UN MESSAGE REÇU Pour répondre à un message reçu, il n'est pas nécessaire de redéfinir tous les éléments du message. RÉPONDRE : <CLIC G> SUR LE MESSAGE ACTION

(ou éventuellement répondre à tous)

SUR

RENSEIGNER LE MESSAGE L'ENVOYER

Il est aussi possible de transférer rapidement à un contact un message reçu en INFOS

sélectionnant le message à transmettre puis en cliquant sur Répondre brièvement aux différents messages que vous venez de recevoir

EXERCICE

Après sélection du message dans la boite de réception : et du message

vous permet de répondre directement à l'auteur (s)

vous permet de le transférer à quelqu'un d'autre permet de le supprimer permet d'en assurer un suivi dans le temp

3 CLASSER LES MESSAGES Si vous utilisez régulièrement votre messagerie, les messages s'amassent dans la boîte de réception et il devient rapidement difficile de s'y retrouver. Un minimum de classement est alors de rigueur (idem pour les éléments envoyés). CRÉER UN NOUVEAU DOSSIER : ACTION

DANS LE VOLET DE GAUCHE <CLIC D> SUR SAISIR LE NOM DU NOUVEAU DOSSIER MODIFIER ÉVENTUELLEMENT DANS LA LISTE LE DOSSIER RACINE (sous-dossier POUR VALIDER

NOTES

d'un dossier)

36 Créer un dossier "Affaires en cours" dans la boite de réception y déplacer tous les messages reçus ce jour EXERCICE

CLASSER LES MESSAGES : ACTION

À PARTIR DE LA BOITE DE RÉCEPTION, IL SUFFIT DE FAIRE GLISSER LES MESSAGES DANS LE DOSSIER CONCERNÉ

Déplacer dans le dossier "Affaires en cours" de la boite de réception tous les messages reçus ce jour EXERCICE

4 SUPPRIMER LES MESSAGES Les messages supprimés sont en fait simplement déplacés dans le dossier nommé . Il faut régulièrement vider ce dernier. SUPPRIMER UN MESSAGE : SÉLECTIONNER LE MESSAGE ACTION

<CLIC G> SUR le message est déplacé dans le dossier "éléments supprimés" VIDER LE DOSSIER "ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS" : SÉLECTIONNER LE DOSSIER

<CLIC D> Supprimer quelques uns des messages reçus puis vider le dossier "éléments supprimés" EXERCICE

NOTES

IV –LE CALENDRIER

5 LES MESSAGES DOUTEUX De très nombreuses méthodes sont utilisées pour détourner frauduleusement les mails de leur simple rôle de message : Le spam ou pourriel : c'est un message, le plus souvent commercial et non sollicités ; cela peut devenir très gênant lorsque l'on reçoit plus de spams que de messages réels mais ce n'est pas vraiment dangereux. Les messages infectés : ils peuvent être infectés par des virus ou des spywares/malwares ; ces derniers sont un peu moins nocifs que les virus et plus utilisés à des fins de récupération de données Le hameçonnage : il consiste à vous envoyer un faux mail semblant provenir d'une structure officielle (grande société, banque, site marchand, paypal…) et vous demandant le plus souvent confirmation d'informations confidentielles sous un faux prétexte. Le lien inclus dans le message vous emmène sur un site quasiment identique au site original afin de vous amener à délivrer des informations confidentielles (n° de compte, de carte bleue, mot de passe…) Pour éviter les problèmes : Posséder un antivirus efficace quotidiennement mis à jour des nouvelles définitions de virus. Lancer un contrôle complet de l'ordinateur environ une fois par semaine. Posséder un anti-spyware efficace. Cette fonctionnalité est maintenant le plus souvent incluse dans les anti-virus. Faire une analyse régulière. Ne pas ouvrir les messages douteux. Juste vérifier dans le volet de lecture qu'il est bien douteux. Le supprimer ou le mettre dans le courrier indésirable Ne jamais cliquer sur un lien d'un message douteux pour accéder à un site sur internet ; c'est la base de fonctionnement du hameçonnage. ATTENTION

CONSEIL

NOTES

Se méfier et détruire sans les ouvrir les messages en langue anglaises non attendus notamment ceux commençant par "hi" plusieurs moyens d'éviter la plupart de ces problèmes :  Ne pas indiquer son adresse Email de manière lisible sur un site web (par exemple comme contact). Des logiciels les récupèrent automatiquement pour créer des fichiers à des fins de spam. Si nécessaire, mettre une image dans laquelle figure votre adresse Email.  Utiliser une adresse Email spécifique pour tous les formulaires de contact des sites web que vous êtes amenés à renseigner et la gérer à part de votre adresse professionnelle et de votre adresse personnelle.  Ne pas aller sur les sites de vente de pharmacie, de montres… et évidement sur les sites pornographiques. Vos adresses Email et éventuellement celles de vos contacts pourraient être récupérées malgré vous pendant votre navigation.

38 DÉTRUIRE UN MESSAGE DOUTEUX : ACTION

SÉLECTIONNER LE MESSAGE ENFONCER LA TOUCHE "MAJ" (SHIFT / FLÈCHE VERTICALE DU CLAVIER) ET APPUYER PARALLÈLEMENT SUR LA TOUCHE"SUPP" DU CLAVIER

le message n'est pas déplacé mais supprimé Supprimer définitivement un ou plusieurs des messages reçus EXERCICE

6 BLOQUER DES EXPÉDITEURS Les messages non sollicités peuvent être automatiquement aiguillés dans un dossier spécial nommé "courrier indésirable". COURRIER INDÉSIRABLE : SÉLECTIONNER LE MESSAGE ACTION

les courriers en provenance de cet expéditeur seront automatiquement dirigés vers le dossier "COURRIER INDÉSIRABLE" (mais les messages déjà reçus ne seront pas supprimés) Bloquez les messages en provenance d'un de vos voisins et testez en le bon fonctionnement EXERCICE

Les spams ou pourriels proviennent souvent de plusieurs adresses d'un même domaine et c'est alors ce domaine qu'il faut mettre dans les expéditeurs bloqués. COURRIER INDÉSIRABLE : SÉLECTIONNER UN MESSAGE ACTION

<CLIC D> ONGLET

SUR SAISIR LE NOM DE DOMAINE SANS HTTP//WWW . EX : SOCIETE.DE PUIS

POUR VALIDER

les courriers en provenance de tous les expéditeurs de ce domaine seront automatiquement dirigés vers le dossier "COURRIER INDÉSIRABLE"

ATTENTION

NOTES

Ne pas mettre dans les expéditeurs bloqués des noms de domaine comme "gmail", "yahoo" ou tout autre fournisseur générique de comptes de messagerie

IV –LE CALENDRIER

DIFFÉRENTES ADRESSE POUR UN MÊME DOMAINE

Cette boîte de dialogue permet aussi de gérer les destinataires approuvés et de modifier chacune des 2 listes. INFOS

7 ORGANISER LES MESSAGES Outlook peut vous aider à classer vos messages manuellement ou automatiquement. ORGANISER DANS DES DOSSIERS : ACTION

SÉLECTIONNER LES MESSAGES À DÉPLACER MENU OUTILS

le volet d'organisation s'affiche <CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LE DOSSIER DE DESTINATION

SUR

40 METTRE LES MESSAGES EN COULEUR : ACTION

SÉLECTIONNER UN MESSAGE DE LA PROVENANCE DÉSIRÉE MENU OUTILS

le volet d'organisation s'affiche <CLIC G> SUR MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LA COULEUR

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

OU POUR FERMER LE VOLET D'ORGANISATION

classer vos messages par couleur en fonction de la provenance (une pour chacun de vos voisins) EXERCICE

8 CRÉER DES RÈGLES DE RÉCEPTION Un bon moyen de ne pas avoir à trier régulièrement ses messages consiste à créer des règles de routage de telle manière que, automatiquement, les messages soient dirigés vers le dossier adéquat en fonction notamment de leur origine. CRÉER UNE RÈGLE SIMPLE DE CLASSEMENT: SÉLECTIONNER UN MESSAGE SERVANT DE BASE À LA RÈGLE ACTION

<CLIC D> COCHER LES CASES VOULUES SÉLECTIONNER LE DOSSIER DE RÉCEPTION POUR VALIDER

NOTES

IV –LE CALENDRIER

Créer un sous-dossier de la boîte de réception pour chacune des provenances possibles et créer les règles adéquates pour classer automatiquement les messages EXERCICE

CRÉER UNE RÈGLE COMPLEXE : MENU OUTILS ACTION

<CLIC G> SUR

SÉLECTION DE LA RÈGLE

RENSEIGNEMENT DES CRITÈRES DE LA RÈGLE SÉLECTIONNÉE

NOTES

42 PARAMETRER LES REGLES : 1- SÉLECTIONNER LA RÈGLE CORRESPONDANT AUX CONDITIONS DE RÉCEPTION ACTION

DANS LE SECOND VOLET EN BAS,

<CLIC G> SUR LE LIEN

POUR PRÉCISER LE DOSSIER

<CLIC G> SUR 2- SÉLECTIONNER LES RÈGLES CORRESPONDANT AUX DESTINATAIRES (ÉTAPE 2)

DANS LE SECOND VOLET EN BAS,

<CLIC G> SUR LE LIEN

POUR PRÉCISER L'ADRESSE DE L'ÉMETTEUR

<CLIC G> SUR 3- SÉLECTIONNER LES RÈGLES CORRESPONDANT AUX ACTIONS COCHER LES CASES SUPPLÉMENTAIRES CORRESPONDANTES DANS LE SECOND VOLET EN BAS,

<CLIC G> SUR LE LIEN

POUR PRÉCISER LE MESSAGE

<CLIC G> SUR 4- DÉFINIR LES EXCEPTIONS COCHER LES CASES CORRESPONDANTES <CLIC G> SUR

DANS UN NOM À LA RÉGLE ET L'ACTIVER

<CLIC G> SUR

Créer une règle de ce type pour l'un des émetteurs des messages reçus EXERCICE

NOTES

IV –LE CALENDRIER

D D..

LLE ES S FFLLU UX XR RS SS S

Jusqu'à l'arrivée des flux RSS, un internaute qui désirait savoir s'il y avait du nouveau sur ses sites ou forums préférés n'avait d'autre solution que d'y aller voir régulièrement (et souvent pour rien). Le principe du flux RSS est basé sur ce constat et c'est alors le site lui-même qui vous prévient des nouveautés. Les flux sont signalés par une icône du type ou . Outlook permet de lire les flux RSS. Un flux RSS n'est en fait qu'un fichier texte au format xml avec une structure codifiée : un titre, une description courte et un lien vers l'article concerné. AVANCÉ

<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1"?> <rss version="2.0"> <channel> <title>Mon site web</title> <link>http://monsiteweb.com</link> <description>Les news de mon site web</description> <item> TITRE <title>nouvelle info</title> LIEN <link>adresse internet de l'article</link> IDENTIFIANT UNIQUE <guid isPermaLink="false">1</guid> DESCRIPTION <description>description courte de l'article.</description> <pubDate>Wed, 29 Nov 2008 19:30:00 GMT</pubDate> </item> </channel> </rss>

S'ABONNER A UN FLUX RSS : À PARTIR DE VOTRE NAVIGATEUR ACTION

<CLIC G> SUR L'ICÔNE DE FLUX RSS

DU SITE AUQUEL VOUS DÉSIREZ VOUS

ABONNÉ LA LISTE DES FLUX DU SITE S'AFFICHE

<CLIC G> SUR

DU FLUX DÉSIRÉ

Si le flux s'ajoute à un autre lecteur de flux (navigateur internet par exemple), vous AVANCÉ

NOTES

pouvez aussi faire un <CLIC D> sur l'icône l'adresse dans le presse-papiers Dans Outlook, dans le volet de navigation à gauche, <CLIC D> SUR PUIS COLLER L'ADRESSE

et copier

EXEMPLE

Pour m'abonner au flux cinéma du journal "le monde" : je vais sur le site du monde : http://www.lemonde.fr Je descends en bas et à gauche de la page d'accueil sur la liste des flux

je clique sur le flux auquel je veux m'abonner : je clique sur ou si Outlook n'est pas mon lecteur de flux par défaut je fais <CLIC D> sur je copie l'adresse du flux dans le presse-papiers (CTRL C): http://www.lemonde.fr/rss/sequence/0,2-3476,1-0,0.xml# Dans Outlook, dans le volet de navigation à gauche je fais <CLIC D> SUR PUIS je colle l'adresse à partir du presse-papiers (CTRL V) puis

le flux est ajouté dans la liste des flux : il suffit de le sélectionner pour avoir la liste des infos et de cliquer sur

pour ouvrir ce dernier dans le navigateur

FLUX SÉLECTIONNÉ

DÉTAIL DU FLUX SÉLECTIONNÉ

Abonnez-vous à un des flux de votre choix du journal "le monde" EXERCICE

IV –LE CALENDRIER

IV. LE CALENDRIER Le calendrier va permettre de gérer l'emploi du temps de manière efficace.

INFOS

La plupart des "organiseurs" et beaucoup de téléphones portables sont maintenant synchronisables avec Outlook ; vous pouvez donc avoir à disposition en déplacement votre emploi du temps, le modifier et mettre à jour Outlook de ces modifications (idem éventuellement pour les contacts). ACCEDER AU CALENDRIER :

ACTION

<CLIC G> SUR

DANS LE VOLET EN BAS À GAUCHE

le calendrier s'affiche

A A.. LLE ER RE EN ND DE EZZ--V VO OU US S Le calendrier va permettre d'afficher les événements enregistrés.

1 AFFICHER LA PÉRIODICITÉ DÉSIRÉE L'affichage des événements dans Outlook peut être complètement personnalisé et adapté aux habitudes de chacun. Il reprend les principaux types de présentation des agendas professionnels.

ACTION

MODIFIER L'AFFICHAGE : DANS LA BARRE D'OUTILS <CLIC G> SUR L'OUTIL APPROPRIÉ POUR "SEMAINE" ET "MOIS" DES OPTIONS SONT PROPOSÉES

tester les différents modes d'affichage EXERCICE

NOTES

46 AFFICHER LA PÉRIODE : DANS LE VOLET GAUCHE, EN HAUT ACTION

<CLIC G> SUR OU DU MOIS POUR LE FAIRE DÉFILER <CLIC G> EN FACE DE LA LIGNE POUR AFFICHER LA PÉRIODE CORRESPONDANTE OU <CLIC G> SUR LE JOUR POUR AFFICHER LE JOUR DANS LE VOLET DROIT MODIFIER ÉVENTUELLEMENT L'AFFICHAGE AVEC

Vous pouvez aussi faire défiler les périodes avec la roulette de la souris INFOS

faire varier conjointement les périodes affichées et les modes d'affichage EXERCICE

2 CRÉER UN RENDEZ-VOUS Le rendez-vous est la base de fonctionnement du calendrier. CRÉER UN RENDEZ-VOUS : ACTION

<CLIC G> SUR OU <DOUBLE CLIC> SUR LA DATE À LAQUELLE DOIT AVOIR LIEU LE RENDEZ-VOUS RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE

NOTES

IV –LE CALENDRIER

Créer deux rendez-vous comme ci-dessus EXERCICE

3 RENSEIGNER UN RENDEZ-VOUS Une fois le rendez-vous créé, il faut en renseigner les diverses composantes.

ACTION

RENSEIGNER UN RENDEZ-VOUS : SAISIR L'OBJET SAISIR L'EMPLACEMENT (les emplacements déjà utilisés sont proposés) INDIQUER LA CATÉGORIE DU CALENDRIER (une couleur y est associée) MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LES HEURES (décocher alors ) PRÉVOIR UN RAPPEL (il sera affiché sur l'ordinateur tant de temps avant le rendez-vous) INDIQUER VOTRE DISPONIBILITÉ POUR D'AUTRES CHOSES (disponible, indisponible…) SAISIR ÉVENTUELLEMENT UN TEXTE COMPLÉMENTAIRE INDIQUER ÉVENTUELLEMENT LES CONTACTS ASSOCIÉS INDIQUER ÉVENTUELLEMENT UNE CATÉGORIE D'ACTIVITÉ

POUR VALIDER LE RENDEZ-VOUS

Compléter les deux rendez-vous ci-dessus EXERCICE

NOTES

48 4 MODIFIER UN RENDEZ-VOUS Le calendrier permet une modification graphique des rendez-vous. ouvrir un rendez-vous <double clic> sur le rendez-vous Déplacer un rendez-vous sélectionner le rendez-vous et le faire glisser avec la souris à son nouvel emplacement Déplacer un rendez-vous sélectionner le rendez-vous et le faire glisser avec la souris à son nouvel emplacement en maintenant <CTRL> enfoncé Modifier la durée sélectionner le rendez-vous et faire glisser le bord vertical droit ou gauche avec la souris Créer le rendez-vous comme suit puis essayer de le déplacer, le copier, modifier sa durée ; enfin, le remettre dans son état initial EXERCICE

MISE EN FORME DU TEXTE SÉLECTIONNÉ

NOTES

IV –LE CALENDRIER

5 METTRE EN FORME LE RENDEZ-VOUS Les options de mises en forme sont celles du traitement de texte et sont affichées dans l'onglet du ruban. METTRE EN FORME LE RENDEZ-VOUS : <CLIC G> SUR ACTION

METTRE EN FORME LE TEXTE

<CLIC G> SUR INSÉRER LES ÉLÉMENTS DÉSIRÉS

Modifier le rendez-vous et Attacher les fichiers "lettre" et "tableau" précédemment créés. EXERCICE

6 PERSONNALISER LES CATÉGORIES A la première utilisation d'une catégorie, Outlook propose de la personnaliser.

Les catégories d'activité du calendrier sont liées à des couleurs et peuvent être personnalisées à tout moment. PERSONNALISER LES CATÉGORIES: ACTION

<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER UNE CATÉGORIE

<CLIC G> SUR SAISIR LE NOUVEAU NOM

NOTES

Vous pouvez à tout moment, modifier, supprimer ou créer des catégories INFOS

personnaliser les catégories comme ci-dessus EXERCICE

7 PERSONNALISER LE RENDEZ-VOUS Il est possible d'ajouter un certain nombre de caractéristiques au rendez-vous. CARACTÉRISTIQUES : DANS LE RUBAN ONGLET ACTION

POUR FIXER L'IMPORTANCE DU RENDEZ-VOUS POUR INDIQUER LA DISPONIBILITÉ DE L'AUTEUR NOTAMMENT EN CAS DE DEMANDE DE RÉUNION

POUR ÉVITER D'AVOIR À RÉÉCRIRE UN RENDEZ-VOUS PÉRIODIQUE

Tester les caractéristiques supplémentaires du rendez-vous. EXERCICE

NOTES

IV –LE CALENDRIER

B B..

LLA AR RÉ ÉU UN NIIO ON N

La réunion est un concept difficile à gérer et grand consommateur de temps. Outlook est un outil puissant pour gérer les réunions à partir du moment où ceux-ci utilisent Outlook pour gérer leur emploi du temps

1 FAIRE UNE DEMANDE DE RÉUNION Trouver une date et une heure qui convienne à tous les participants potentiels d'une réunion est un exercice qui demande de très nombreux allers et retours d'informations entre généralement une secrétaire organisatrice et les participants. Outlook résume cet exercice à la "demande de réunion". FAIRE UNE DEMANDE DE RÉUNION : DANS LA BARRE D'OUTILS ACTION

<CLIC G> SUR

INDIQUER LES DESTINATAIRES INDIQUER LES DATES, DURÉE ET EMPLACEMENT DE LA RÉUNION

POUR ENVOYER LA DEMANDE

la réunion est automatiquement créée dans le calendrier

Outlook vous prévient si vous n'êtes pas libre aux dates et heures indiquées INFOS

NOTES

52 Envoyer une demande de réunion sur le modèle ci-avant aux autres participants EXERCICE

2 CRÉER UNE RÉUNION Il est aussi possible de créer la réunion dans le calendrier et à partir de là, d'y inviter des participants. CRÉER UNE RÉUNION : CRÉER LA RÉUNION COMME UN RENDEZ-VOUS ACTION

<CLIC G> SUR

l'onglet

s'affiche au lieu de l'onglet

INDIQUER LES DESTINATAIRES INDIQUER LES DATES, DURÉE ET EMPLACEMENT DE LA RÉUNION

POUR ENVOYER LA DEMANDE

la réunion est automatiquement créée dans le calendrier

Créer une réunion sur le modèle ci-dessus. EXERCICE

NOTES

IV –LE CALENDRIER

AFFICHER LA PLANIFICATION ACTION

<CLIC G> SUR DU GROUPE si les calendriers des participants sont partagés, Outlook est en mesure d'afficher la disponibilité de ces derniers

Afficher la planification de la réunion précédente. EXERCICE

Pour annuler la réunion, il suffit que l'organisateur la supprime dans son calendrier INFOS

C C.. LLE EC CA ALLE EN ND DR RIIE ER R Le calendrier, en tant qu'entité, va pouvoir être copié, déplacé, supprimé ou partagé.

1 CRÉER UN GROUPE Si plusieurs calendriers doivent être gérés, il peut être intéressant de les regrouper CRÉER UN GROUPE DANS LE VOLET DE GAUCHE. SÉLECTIONNER ACTION

<CLIC D> OU DANS LE VOLET EN DESSOUS, <CLIC G> SUR SAISIR LE NOM

NOTES

54 Créer un groupe de calendriers nommé "EMPLOIS DU TEMPS" EXERCICE

2 CRÉER UN CALENDRIER Plusieurs calendriers avec des finalités différentes peuvent être créés. CRÉER UN CALENDRIER DANS LE VOLET DE GAUCHE ACTION

<CLIC D> SAISIR LE NOM DU NOUVEAU CALENDRIER POUR VALIDER

Dans le groupe "EMPLOIS DU TEMPS" Créer deux nouveaux calendriers nommés "perso" et "pro" EXERCICE

3 AFFICHER UN CALENDRIER A partir du moment où plusieurs calendriers existent, il est possible de choisir lequel ou lesquels afficher. AFFICHER UN CALENDRIER ACTION

DANS LE VOLET DE GAUCHE COCHER LE CALENDRIER À AFFICHER POUR VALIDER

Pour avoir une vue complète de l'emploi du temps d'une ou plusieurs personnes, plusieurs calendriers peuvent être affichés en même temps, côte à côte ou en superposition. AFFICHAGE EN SUPERPOSITION DANS LE VOLET DE GAUCHE ACTION

<CLIC D> OU

<CLIC D> SUR UN CALENDRIER

la superposition est très pratique pour avoir une vue synthétique d'un emploi tu temps

NOTES

IV –LE CALENDRIER ATTENTION

Lorsque vous créer un rendez-vous avec des calendriers en superposition, assurezvous que le rendez-vous est créé dans le bon calendrier

4 MANIPULER DES RENDEZ-VOUS Si vous disposez de plusieurs calendriers, savoir copier ou déplacer des rendezvous ou des réunions de l'un à l'autre peut être pratique. MANIPULER DES RENDEZ-VOUS : ACTION

AFFICHER LES CALENDRIERS CÔTE À CÔTE <FAIRE GLISSER> LES ÉVÉNEMENTS D'UN CALENDRIER À L'AUTRE POUR LES COPIER IDEM AVEC LA TOUCHE <MAJ> ENFONCÉE POUR LES DÉPLACER

Déplacer tous les événements précédemment créés (réunion et rendez-vous) du calendrier précédent dans les calendriers "perso" ou "pro" selon leur nature EXERCICE

5 AFFICHER LES JOURS FÉRIÉS Les jours fériés sont souvent des éléments importants de la gestion d'un emploi du temps qu'il soit personnel ou professionnel. Outlook permet de les intégrer. MENU OUTILS OPTIONS ACTION

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR COCHER "FRANCE" POUR VALIDER

56 Il est aussi possible de rajouter d'autres éléments comme les vacances scolaires en allant chercher les éléments sur des sites spécialisés INFOS

EXEMPLE

Pour rajouter les vacances scolaires, Faîtes une recherche dans votre moteur de recherche préféré avec les mots clés comme "calendrier vacances scolaires Outlook" Vous trouverez plusieurs liens (ex: http://collection.sasfepu.free.fr/) Télécharger le fichier des vacances scolaires Si le fichier est une archive, le décompresser Dans Outlook, menu Fichier Importer/Exporter

Désigner le fichier par

puis

Sélectionner le calendrier puis Cocher

s'il ne l'est pas déjà

6 PARTAGER UN CALENDRIER Partager son calendrier, c'est le rendre accessible aux autres. Outlook le permet uniquement si vous êtes connectés à un serveur Exchange (inclus dans Windows server 2003 ou 2008)

EXEMPLE

Le service commercial d'une entreprise compte un directeur, 4 commerciaux et une secrétaire. Chacun des commerciaux partage son calendrier. La secrétaire qui gère l'emploi du temps de son directeur a alors aussi accès aux emplois du temps des commerciaux : Le directeur sait à tout moment chez qui ils sont La secrétaire peut convoquer une réunion en quelques secondes sans risque qu'un participant lui dise qu'il est indisponible PARTAGER UN CALENDRIER: SÉLECTIONNER LE CALENDRIER

ACTION

<CLIC D> COCHER INDIQUER LES DESTINATAIRES ENVOYER

le calendrier sera alors accessible par les destinataires

AVANCÉ

NOTES

Si vous possédez un agenda Google, vous pouvez aussi utiliser l'outil de synchronisation Outlook/Google afin que chaque calendrier se mettre automatiquement à jour des modifications de l'autre (adresse de l'outil : http://dl.google.com/ googlecalendarsync/ GoogleCalendarSync_Installer.exe) puis partager votre agenda Google.

IV –LE CALENDRIER Il est aussi possible de n'envoyer qu'une vue du calendrier à un moment donné.

ENVOYER UN CALENDRIER: <CLIC G> sur ACTION

RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE POUR VALIDER

une vue du calendrier au format ics est jointe au mail RENSEIGNER LE MAIL L'ENVOYER

Envoyer votre calendrier "pro" aux autres personnes présentes EXERCICE

7 AFFICHER UN CALENDRIER PARTAGÉ Il est pratique d'afficher les calendriers partagés dans un nouveau groupe. Ainsi, la recherche de date pour des réunions notamment, pourra se faire automatiquement. AFFICHER UN CALENDRIER PARTAGÉ: <CLIC G> SUR ACTION

SAISIR LE NOM POUR VALIDER

le calendrier s'affiche si le droit vous en a été donné

NOTES

58 8 PUBLIER UN CALENDRIER Outlook permet de publier un calendrier sur internet, soit sur un emplacement spécifique ( ), soit sur un emplacement commun (

). PUBLIER UN CALENDRIER SUR INTERNET:

ACTION

SÉLECTIONNER LE CALENDRIER <CLIC D> RENSEIGNER LA BOÎTE DE DIALOGUE POUR VALIDER

le calendrier est maintenant accessible sur internet

Il est nécessaire de s'inscrire préalablement sur Microsoft Online (inscription gratuite avec adresse de messagerie et mot de passe) pour pouvoir utiliser ce service INFOS

NOTES

IV â&#x20AC;&#x201C;LE CALENDRIER

Le destinataire, lorsqu'il recevra le message, pourra soit afficher le calendrier, soit s'y abonner.

NOTES

V –LES CONTACTS

V. LES CONTACTS C'est ici que sont gérées toutes les informations concernant les contacts. ACCEDER AUX CONTACTS : ACTION

<CLIC G> SUR

DANS LE VOLET EN BAS À GAUCHE

A A.. C CR RÉ ÉE ER RU UN NC CO ON NTTA AC CTT Les contacts ou les groupes de contact peuvent être créés simplement. CRÉER UN NOUVEAU CONTACT : ACTION

<DOUBLE CLIC> DANS LA ZONE CONTACT ou <CLIC G> SUR RENSEIGNER LES DIFFÉRENTES INFORMATIONS

POUR ENREGISTRER LE CONTACT ET FERMER

permet d'inclure dans la fiche la photo du contact (si vous possédez cette INFOS

dernière) l'onglet donne accès à tous les attributs de traitement de texte nécessaires pour mettre en forme les notes

NOTES

INCLURE UNE PHOTO DÉROULER POUR MODIFIER LE CHAMP

Un ruban spécifique permet alors de gérer le contact. On y retrouve beaucoup d'outils communs avec la messagerie INFOS

Saisir le contact "François Legrand" tel que ci-dessus. EXERCICE

Un moyen simple d'ajouter un contact est de le faire à partir de la messagerie. Ainsi, les informations connues peuvent être renseignées automatiquement et un lien est fait entre le contact et les messages adressés ou reçus.

ACTION

ENREGISTRER UN CONTACT DE MESSAGERIE: DANS LA MESSAGERIE, VOLET HAUT, SÉLECTIONNER LE MESSAGE DANS LE VOLET BAS, SÉLECTIONNER L'ADRESSE DE MESSAGERIE <CLIC D> SÉLECTIONNER LE MESSAGE

V –LES CONTACTS

Ajouter en tant que contact toutes les personnes avec lesquelles vous échangé des messages. Inventez le cas échéant les éléments que vous ne connaissez pas EXERCICE

B B.. C CR RÉ ÉE ER RU UN NE E LLIIS STTE ED DE ED DIIS STTR RIIB BU UTTIIO ON N Une liste de distribution est une liste de contacts homogènes quant à la nature des envois. Par exemple, il peut y avoir une liste "fournisseurs", une liste "clients," une liste "personnel"… CRÉER UNE LISTE DE DISTRIBUTION : ACTION

<CLIC G> SUR

SÉLECTIONNER NOMMER LA LISTE

MEMBRES DE LA LISTE DE DISTRIBUTION

SÉLECTIONNER LES MEMBRES DE LA LISTE : ACTION

<CLIC G> SUR la liste des contacts s'affiche SÉLECTIONNER LES MEMBRES AVEC <CTRL>

<CLIC G> SUR les contacts sélectionnés s'affichent à la suite POUR AJOUTER LES MEMBRES

<CLIC G> SUR

POUR ENREGISTRER LA LISTE DE DISTRIBUTION

64 Créer une liste de distribution nommée "personnel" dans laquelle vous mettrez toutes les personnes avec lesquelles vous échangé des messages EXERCICE

Il est aussi possible de créer directement les membres en cliquant sur INFOS

C C.. A AFFFFIIC CH HE ER R LLE ES SC CO ON NTTA AC CTTS S Les contacts peuvent être affichés en fonction de leur nombre et des informations qu'ils contiennent de la manière la plus appropriée. AFFICHER LES CONTACTS : <CLIC G> SUR LA CASE D'OPTION DANS LE VOLET DE GAUCHE. ACTION

les contacts sont affichés selon le critère voulu

AVANCÉ

Chaque fiche contact est au format Vcard, ce qui permet de gérer chaque fiche contact comme une entité autonome. Ainsi, il est possible de joindre une fiche Vcard à la signature de l'émetteur

CONTACTS

Tester l'affichage des contacts selon les différentes modalités EXERCICE

NOTES

LISTES

V –LES CONTACTS

D D.. A AC CTTIIV VIITTÉ ÉD DE ES SC CO ON NTTA AC CTTS S Outlook permet d'afficher toute l'activité liée à un contact : mails reçus ou envoyés, réunions … ACTIVITÉ DES CONTACTS: AFFICHER LE CONTACT ACTION

INFOS

<CLIC G> SUR DE L'ONGLET les événements liés à ce contact s'affichent <DOUBLE CLIC> SUR UN ÉVÉNEMENT L'AFFICHE

Pour sélectionner les éléments à afficher dans les activités, faire un <CLIC D> sur le carnet d'adresses concerné (dans le volet gauche) et choisir Dans l'onglet prendre en compte

, <CLIC G> sur

et cocher les éléments à

Pour choisir les colonnes de données à afficher, faire un <CLIC D> sur une tête de AVANCÉ

colonne et choisir voulue

- faire alors glisser le champ requis à la position

Parcourir vos contacts, afficher leurs activités comme ci-dessus EXERCICE

NOTES

E E.. LLA A LLO OC CA ALLIIS SA ATTIIO ON ND DE ES SC CO ON NTTA AC CTTS S Outlook propose aussi de situer géographiquement les contacts.

LOCALISATION

LOCALISATION DES CONTACTS: AFFICHER LE CONTACT ACTION

<CLIC G> SUR DE L'ONGLET une carte géographique s'affiche sur une page internet

V –LES CONTACTS

Essayez de localiser vos contacts (n'oubliez-pas qu'il faut avoir indiqué une adresse pour cela) EXERCICE

FF.. JJO OIIN ND DR RE EU UN NC CO ON NTTA AC CTT Un contact peut être joint directement à partir de sa fiche. LOCALISATION DES CONTACTS: AFFICHER LE CONTACT ACTION

<CLIC G> SUR à un standard ip)

<CLIC G> SUR

POUR L'APPELER (votre

ordinateur doit être équipé d'un modem ou relié

POUR LUI ENVOYER UN MAIL

POUR L'INVITER À UNE RÉUNION

Essayez de joindre vos contacts vos contacts par l'un ou l'autre de ces moyens(les éléments nécessaires doivent être renseignés dan la fiche) EXERCICE

NOTES

VIII –LES NOTES

VI. LES TÂCHES Il est souvent pratique de faire le point de son travail en écrivant sur un papier la liste des choses à faire. Outlook permet de faire la même chose en mieux puisque à chaque élément de la liste est lié une date de début et une date d'échéance. ACCEDER AUX TÂCHES : ACTION

<CLIC G> SUR

Liste détaillée

Affichage chronologique

NOTES

DANS LE VOLET EN BAS À GAUCHE

A A..

C CR RÉ ÉE ER RU UN NE E TTA AC CH HE E

La création de la tâche et de ces caractéristiques est la première étape. CRÉER UNE TACHE : <DOUBLE CLIC> DANS LE VOLET DROIT ACTION

<CLIC G> SUR (RUBAN) RENSEIGNER LES PARAMÈTRES DE LA TÂCHE

créer une tâche comme ci-dessus pour le mois en cours EXERCICE

INFOS

NOTES

<clic g> sur de l'onglet "tâches" permet d'enregistrer des informations complémentaires relatives à une tâche permettant éventuellement de la valoriser.

VIII –LES NOTES

B B.. M MO OD DIIFFIIE ER RU UN NE E TTA AC CH HE E Une tâche peut évidemment être modifiée mais ses paramètres peuvent aussi être enrichis d'une affectation de la tâche à un contact ou d'une automatisation de la périodicité de la tâche lors de la création ou lors de la modification. MODIFIER UNE TÂCHE : <DOUBLE CLIC> SUR LA TÂCHE ACTION

AFFECTER UNE TÂCHE : LA TÂCHE ÉTANT OUVERTE ACTION

<CLIC G> SUR RENSEIGNER LE DESTINATAIRE

<CLIC G> SUR le message avec la tâche à accomplir et ses caractéristiques est envoyé au destinataire

Modifier la tâche précédemment créée en l'affectant à votre voisin – Lui envoyer le mail EXERCICE

NOTES

72 Une tâche répétitive n'a pas besoin d'être recréée à chaque fois. AUTOMATISER UNE TÂCHE : CRÉER LA TÂCHE ACTION

<CLIC G> SUR RENSEIGNER LES ÉLÉMENTS POUR VALIDER

l'information s'affiche dans la tâche :

Modifier la tâche précédemment créée de telle manière qu'elle figure tous les mois à échéance du 15 EXERCICE

C C.. TTE ER RM MIIN NE ER RU UN NE E TTÂ ÂC CH HE E Il faut bien tenir à jour les tâches en cours et les tâches terminées afin que les tâches en retard notamment soient bien mises en évidence. TERMINER UNE TÂCHE : DANS LA FENÊTRE D'ACCUEIL DE OUTLOOK ACTION

COCHER LA CASE DE LA TÂCHE TERMINÉE

les tâches de la période terminées sont en gris et barrées

Entre le début et la fin de la tâche, son état d'avancement peut être géré dans la zone INFOS

NOTES

VIII –LES NOTES

Indiquer la tâche précédente comme "terminée" EXERCICE

D D.. A AFFFFIIC CH HE ER R LLE ES S TTA AC CH HE ES S Les tâches peuvent être affichées de différentes manières. MODIFIER L'AFFICHAGE DES TÂCHES : ACTION

DANS LE VOLET DE GAUCHE <CLIC G> SUR LE TYPE D'AFFICHAGE DÉSIRÉ

Faire varier les types d'affichage EXERCICE

INFOS

Les tâches peuvent être classées dans des catégories ; il est possible d'en assurer un suivi et leur contenu peut être rendu privé (groupe OPTIONS de la tâche) Tester les options décrites ci-dessus

EXERCICE

NOTES

VIII –LES NOTES

VII. LES NOTES Il est pratique de pouvoir afficher l'équivalent des "post-it" avec Outlook. ACCEDER AUX NOTES : ACTION

<CLIC G> SUR

DANS LE VOLET EN BAS À GAUCHE

A A..

C CR RÉ ÉE ER RU UN NE EN NO OTTE E

La procédure est identique à celle des autres modules. CRÉER UNE NOTE : <DOUBLE CLIC> DANS LE VOLET DROIT ACTION

<CLIC G> SUR RENSEIGNER LA NOTE <CLIC G> SUR POUR FERMER LA NOTE

NOTES

76 La note ouverte peut être déplacée sur le bureau de Windows en la faisant simplement glisser INFOS

créer une note comme ci-dessus – la déplacer sur le bureau – l'afficher au premier plan EXERCICE

B B.. M MO OD DIIFFIIE ER R LLE ES SC CA AR RA AC CTTÉ ÉR RIIS STTIIQ QU UE ES S La note peut être caractérisée par une couleur particulière ; elle peut aussi être affectée à une catégorie ou transférée à un contact. CARACTÉRISTIQUES DE LA NOTE : <CLIC D> SUR LA NOTE FERMÉE OU <CLIC G> SUR ACTION

À L'ANGLE HAUT-GAUCHE DE LA NOTE OUVERTE

MODIFIER LES CARACTÉRISTIQUES

changer la couleur de la note créée précédemment et la classer dans une catégorie EXERCICE

C C.. A AFFFFIIC CH HE ER R LLE ES SN NO OTTE ES S L'affichage des notes peut être personnalisé. MODIFIER L'AFFICHAGE : <CLIC G> DANS LE VOLET GAUCHE SUR LE MODE D'AFFICHAGE VOULU ACTION

Modifier l'affichage des notes EXERCICE

IX –EXERCICES

VIII.

GERER LES FICHIERS OUTLOOK

Outlook présente l'avantage de contenir tous les éléments évoqués dans un seul fichier. Ceci est particulièrement pratique pour la sauvegarde des données.

INFOS

Le fichier Outlook se situe par défaut à l'emplacement suivant : C:\Users\NomUtilisateur\AppData\Local\Microsoft\Outlook Il est de la forme .pst

A A.. C CR RÉ ÉE ER RU UN N FFIIC CH HIIE ER RO OU UTTLLO OO OK K Un fichier Outlook peut être créé en n'importe quel emplacement. Il est nécessaire si deux fichiers sont en ligne d'indiquer lequel sera celui par défaut. CRÉER UN FICHIER OUTLOOK : <CLIC G> SUR ACTION

(tout en base de la liste) INDIQUER L'EMPLACEMENT DU FICHIER LUI DONNER UN NOM ET LE CAS ÉCHÉANT UN MOT DE PASSE POUR VALIDER

EMPLACEMENT

Créer dans le dossier "documents" un nouveau fichier Outlook nommé "essai" EXERCICE

NOTES

B B.. D DÉ ÉFFIIN NIIR R LLE E FFIIC CH HIIE ER RP PA AR RD DÉ ÉFFA AU UTT Une fois le fichier créé, il faut définir le fichier qui sera utilisé par défaut ; si vous voulez notamment changer de fichier Outlook, il est nécessaire d'indiquer qu'il n'est plus le fichier par défaut avant de pouvoir le supprimer dans Outlook. FICHIER PAR DÉFAUT : ACTION

DANS LE MENU OUTILS – OPTIONS ONGLET

<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LE FICHIER

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR il faut redémarrer Outlook pour que les modifications soient prises en compte

Définir comme par défaut le fichier "essai" précédemment créé EXERCICE

NOTES

IX –EXERCICES

C C.. LLA AS SU UP PP PR RE ES SS SIIO ON ND DE ES S FFIIC CH HIIE ER RS S Les fichiers Outlook peuvent être supprimés. SUPPRIMER UN FICHIER : ACTION

DANS LE MENU OUTILS – OPTIONS ONGLET

<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LE FICHIER

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR le fichier supprimé ne doit pas être le fichier par défaut C'est la liaison avec le fichier qui est supprimée et non le fichier lui-même INFOS

Supprimer le fichier "essai" précédemment créé – vérifier qu'il existe toujours dans les documents EXERCICE

D D.. LLE EC CO OM MP PA AC CTTA AG GE ED D''U UN N FFIIC CH HIIE ER R Les fichiers Outlook ont tendance à prendre de l'importance et il est nécessaire de les compacter régulièrement pour limiter leur taille et améliorer les temps de réponse. COMPACTER UN FICHIER : ACTION

DANS LE MENU OUTILS – OPTIONS ONGLET

<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LE FICHIER

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR POUR VALIDER

Vérifier la taille du fichier Outlook en cours – Le compacter – Vérifier de nouveau l'espace utilisé EXERCICE

NOTES

E E.. LLA AS SA AU UV VE EG GA AR RD DE ED D''U UN N FFIIC CH HIIE ER R Pour sauvegarder vos données Outlook, il faut simplement faire une copie du fichier par défaut sur un autre support (cd, dvd, disque externe, clé usb…). Cette sauvegarde régulière des données est indispensable. Sauvegardez votre fichier Outlook EXERCICE

CONSEIL

INFOS

NOTES

Vous pouvez dans la même boite de dialogue ouvrir le dossier contenant le fichier avec pour trouver simplement ce dernier ; il faut ensuite fermer Outlook avant d'effectuer la copie. Les paramètres des comptes de messagerie ne sont pas inclus dans le fichier pst – mettez-bien de coté vos identifiant car vous en aurez besoin en cas de panne ou de changement de machine

IX â&#x20AC;&#x201C;EXERCICES

IX. EXERCICES A A..

IIO OS S..P PS STT

Le fichier exemple IOS.PST contient tous les exemples et exercices de ce cours.

NOTES

IX –EXERCICES

Pour des raisons de lisibilité, il est employé dans cet ouvrage les termes de Windows pour Microsoft ™ Windows ®, Word pour Microsoft ™ Word 2007 ®, Excel pour Microsoft ™ Excel 2007 ®, Access pour Microsoft ™ Access 2007 ®, Powerpoint pour Microsoft ™ Powerpoint 2007® , Outlook pour Microsoft ™ Outlook 2007®, Explorer pour Microsoft ™ Explorer ® . Par ailleurs, toutes les copies d'écrans, images et icones ont été reproduites avec l'aimable autorisation de Microsoft ™

Tous les efforts ont été faits, et le temps nécessaire consacré, pour que cet ouvrage soit aussi fiable et rigoureux que possible. Cependant, ni l'auteur, ni l'éditeur ne sauraient être tenus pour responsable des conséquences de son utilisation ou des atteintes au droit des brevets ou des personnes qui pourraient résulter de cette utilisation. Toute reproduction, même partielle de cet ouvrage, et par quelque procédé que ce soit, est interdite sans autorisation préalable et passible d'une peine prévue par la loi sur la protection des droits d'auteur.

Dépôt légal 2ème Trim 2007 ISBN 978-2-916950-05-1

Ce support de cours est destiné à accompagner votre formation dans l'apprentissage de ce logiciel. Il peut être utilisé en auto-formation mais il est le support idéal d'une formation menée par un formateur. C'est un manuel d'apprentissage organisé sous forme de leçons, ou chaque brique de connaissance acquise est réutilisée dans les leçons suivantes et avec des exercices à réaliser pour bien mémoriser les actions. Le fichier d’exercice est téléchargeable sur le site de l'éditeur où vous pourrez aussi éventuellement vérifier vos acquis grâce à des tests de connaissance en ligne. Des emplacements sont prévus sur chaque page pour prendre des notes afin de bien se souvenir des recommandations de votre formateur. Après votre formation, n'hésitez-pas à reprendre ce manuel et à refaire les exercices pour bien ancrer ce que vous avez appris dans votre esprit.

Existent aussi Windows Vista 1er niveau utilisation Excel 2007, 1er niveau utilisation Word 2007, 1er niveau utilisation Powerpoint 2007, 1er niveau utilisation Internet, Explorateur IE8, messagerie LiveMail Windows Vista, 2èm niveau configuration Word 2007, 2ème niveau, Faire un document long Excel 2007, 2ème niveau, Base de données, tableaux croisés… Excel 2007, 2ème niveau, Graphiques, solveur, macros… Access 2007, 1er et 2ème niveau, utilisation et programmation Maintenance micro Réseaux versions spécifiques 2010 disponibles

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