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EXCEL 2010™ NIVEAU 1 - utilisation
Comment utiliser Excel sous Windows ? De quoi est composée une fenêtre Excel ? Comment utilise-t-on la souris et le clavier avec Excel ? Où se trouvent le ruban, la barre de formule ? À quoi servent-ils ? Qu'est-ce qu'une cellule, une plage, une référence ? Comment créer un classeur ? Quelles sont les règles à suivre pour saisir des données ? Comment faire des totaux avec des formules, des fonctions ? Sur une feuille, entre plusieurs feuilles, créer des séries… Comment présenter les données d'une cellule, d'un tableau, d'une feuille ? Comment mettre des couleurs, des bordures, afficher les chiffres, les dates ? Comment recopier une mise en forme à un autre endroit ? Comment utiliser un thème de présentation, créer son propre thème ? Quand et comment modifier la structure de la feuille ? Sélectionner, créer, supprimer, modifier, cacher des lignes, des colonnes, des feuilles, des classeurs… Pourquoi et comment vérifier qu'il n'y a pas d'erreur ? Quelles méthodes simples permettent de s'assurer que le tableau, la feuille de travail, le classeur sont justes et comment les fiabiliser dans le temps ? Où et comment créer un graphique ? Quel type utiliser pour représenter mes données ? Comment modifier sa présentation, sa position, sa taille ? Pourquoi et comment finaliser le classeur ? Sous quelle forme l'éditer ? Comment le faire tenir sur une page, l'envoyer par mail, le publier sur internet, le partager avec des amis ou des collègues ? Comment être sûr de retrouver mon classeur Excel quand j'en aurais besoin ? Où, quand et comment l'enregistrer ? Enfin, qu'est-ce que Skydrive et ExcelWebApps ? Où et comment enregistrer mes classeurs dans le cloud, comment synchroniser les données avec mon ordinateur et comment utiliser Microsoft Excel en ligne ?
Ce cours répond à toutes ces questions et bien d'autres encore, de manière simple, illustrée et commentée au point qu'il vous deviendra vite indispensable, posé à coté de votre ordinateur
Cet ouvrage a été entièrement réalisé avec Microsoft ™ Word 2010 ®,
Images des fonds de couverture reproduite avec l'aimable autorisation de Microsoft ™
I.
EXCEL POUR QUOI FAIRE .................................................................................... 1 A. B. C. D.
II.
CONFIGURATION OPTIMALE ................................................................................................. 1 PROCÉDURE D'INSTALLATION ............................................................................................... 2 ENTRER / QUITTER ................................................................................................................. 2 UTILISER LES EXERCICES ......................................................................................................... 3
UTILISER WINDOWS ........................................................................................... 5 A. B. C. D. E. F. G. H. I.
LA SOURIS .............................................................................................................................. 5 LE CLAVIER ............................................................................................................................. 6 LES FENÊTRES......................................................................................................................... 7 LES MENUS ET BARRES D’OUTILS .......................................................................................... 8 LES BOITES DE DIALOGUE ...................................................................................................... 8 LE VOLET OFFICE .................................................................................................................. 10 LES BALISES ACTIVES ............................................................................................................ 10 LE PRESSE PAPIERS............................................................................................................... 11 LE GUIDE / LE DIDACTICIEL .................................................................................................. 12
III. DIALOGUER AVEC EXCEL .................................................................................. 13 A.
LA FENÊTRE EXCEL ............................................................................................................... 13 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
B.
LA SOURIS DANS EXCEL........................................................................................................ 23 1 2 3 4 5 6
C.
LA BARRE DE TITRE ..................................................................................................................... 14 LE MENU FICHIER ....................................................................................................................... 14 LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" ......................................................................................... 15 LE RUBAN ................................................................................................................................... 16 LES MENUS CONTEXTUELS ET BARRES D'OUTILS ....................................................................... 17 LA BARRE DE FORMULE .............................................................................................................. 18 LES ASCENSEURS - LE CURSEURS DE FRACTIONNEMENT ........................................................... 19 LA BARRE D'ÉTAT ........................................................................................................................ 20 LES ICONES D’AFFICHAGE ET LE ZOOM ...................................................................................... 20 LA ZONE DE SAISIE ...................................................................................................................... 21 RAPPEL DE QUELQUES FORMES DU POINTEUR ......................................................................... 23 LE DÉPLACEMENT DANS LE DOCUMENT .................................................................................... 24 LA SÉLECTION DANS LA FEUILLE ................................................................................................. 24 L'UTILISATION DU RUBAN ET DES OUTILS .................................................................................. 25 L'ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION................................................................................... 25 L'ANNULATION DE L'ANNULATION ............................................................................................ 26
LE CLAVIER DANS EXCEL ...................................................................................................... 26 1 2 3 4 5 6
LE DÉPLACEMENT AVEC LES TOUCHES ....................................................................................... 26 LES TOUCHES DE FONCTION ....................................................................................................... 27 LA SÉLECTION ............................................................................................................................. 27 L'UTILISATION DU RUBAN .......................................................................................................... 28 L'ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION................................................................................... 28 LA RÉPÉTITION DE LA DERNIÈRE ACTION ................................................................................... 28
IV. CRÉER UN CLASSEUR ........................................................................................ 29 A.
LA CRÉATION DU CLASSEUR ................................................................................................ 29 1 2
B.
LA SAISIE DES DONNÉES ...................................................................................................... 31 1 2 3 4 5 6
C.
LE MODÈLE NORMAL.................................................................................................................. 29 LES AUTRES MODÈLES ................................................................................................................ 30 LA SAISIE PROPRE ....................................................................................................................... 32 LES ENTRÉES LONGUES............................................................................................................... 34 LA SÉLECTION DES DONNÉES ..................................................................................................... 34 LA MODIFICATION DES DONNÉES .............................................................................................. 35 L'EFFACEMENT DES DONNES ..................................................................................................... 35 L'ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION................................................................................... 36
LES TYPES DE DONNÉES ....................................................................................................... 37 1 2 3
LES DONNÉES NUMÉRIQUES ...................................................................................................... 37 LES DONNÉES TEXTE ................................................................................................................... 38 LES FORMULES - LES FONCTIONS ............................................................................................... 40
D.
LES SÉRIES ............................................................................................................................ 51 1 2 3
V. A.
METTRE EN FORME LES DONNÉES................................................................... 55 LES STYLES PRÉDÉFINIS ET LES THÈMES............................................................................... 55 1 2 3 4 5 6
B.
LE STYLE DE TABLEAU ................................................................................................................. 55 LES COULEURS ............................................................................................................................ 57 LES POLICES ................................................................................................................................ 58 LES EFFETS .................................................................................................................................. 59 LES THÈMES ................................................................................................................................ 60 LE STYLE DE CELLULE .................................................................................................................. 61
LES CARACTÉRISTIQUES DE MISE EN FORME....................................................................... 62 1 2 3 4 5 6 7
C.
LES SÉRIES A UNE VALEUR .......................................................................................................... 51 LES SÉRIES A DEUX VALEURS ...................................................................................................... 52 LES LISTES PERSONNALISÉES ...................................................................................................... 53
LA POLICE ET LES ATTRIBUTS DE CARACTÈRES ........................................................................... 62 LES BORDURES ............................................................................................................................ 65 LE REMPLISSAGE ......................................................................................................................... 67 L'ALIGNEMENT ........................................................................................................................... 69 LE FORMAT DES NOMBRES......................................................................................................... 70 LE FORMAT DES DATES ET DES HEURES ..................................................................................... 72 L'ENREGISTREMENT DE LA MISE EN FORME .............................................................................. 73
LES MANIPULATIONS DE LA MISE EN FORME...................................................................... 76 1 2 3
LA RÉPÉTITION DE LA MISE EN FORME ...................................................................................... 76 LA COPIE DE LA MISE EN FORME ................................................................................................ 76 LA SUPPRESSION DE LA MISE EN FORME ................................................................................... 77
VI. MANIPULER LA STRUCTURE ............................................................................. 79 A.
LA LIGNE............................................................................................................................... 79 1 2 3 4 5 6
B.
LA COLONNE ........................................................................................................................ 85 1 2 3 4 5 6
C.
LA SÉLECTION DES COLONNES .................................................................................................... 85 L'INSERTION DES COLONNES ...................................................................................................... 86 LA SUPPRESSION DES COLONNES ............................................................................................... 87 LA LARGEUR DES COLONNES ...................................................................................................... 88 LE MASQUAGE DES COLONNES .................................................................................................. 90 L'AFFICHAGE DES COLONNES MASQUÉES .................................................................................. 90
LA CELLULE / LA PLAGE ........................................................................................................ 91 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
D.
LA SÉLECTION DES LIGNES .......................................................................................................... 79 L'INSERTION DES LIGNES ............................................................................................................ 80 LA SUPPRESSION DES LIGNES ..................................................................................................... 81 LA HAUTEUR DES LIGNES ............................................................................................................ 82 LE MASQUAGE DES LIGNES ........................................................................................................ 84 L'AFFICHAGE DES LIGNES MASQUÉES ........................................................................................ 84
LA SÉLECTION D'UNE PLAGE ....................................................................................................... 91 LE DÉPLACEMENT D'UNE PLAGE ................................................................................................ 92 LA COPIE D'UNE PLAGE ............................................................................................................... 93 LE COLLAGE SPÉCIAL ................................................................................................................... 94 LES OPERATIONS ENTRE PLAGES ................................................................................................ 94 LA TRANSPOSITION DE PLAGES .................................................................................................. 95 L'IMAGE ...................................................................................................................................... 95 LE DÉVERROUILLAGE DES PLAGES .............................................................................................. 96 LE MASQUAGE D'UNE PLAGE ..................................................................................................... 96 L'EFFACEMENT DES DONNÉES D'UNE PLAGE ............................................................................. 97
LA FEUILLE DE TRAVAIL ........................................................................................................ 97 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
LA SÉLECTION DES FEUILLES ....................................................................................................... 97 LE NOM DES FEUILLES ................................................................................................................ 98 LA COULEUR DES ONGLETS ........................................................................................................ 98 L'INSERTION DES FEUILLES ......................................................................................................... 99 LA SUPPRESSION DES FEUILLES ................................................................................................ 100 LE DÉPLACEMENT DES FEUILLES ............................................................................................... 100 LA COPIE DES FEUILLES ............................................................................................................. 101 LE MASQUAGE DES FEUILLES.................................................................................................... 102 L'AFFICHAGE DES FEUILLES MASQUÉES ................................................................................... 102 LA PROTECTION DES FEUILLES .................................................................................................. 103
11 LA DÉPROTECTION DES FEUILLES ............................................................................................. 105 12 LE GROUPE DE TRAVAIL............................................................................................................ 105 13 LES VOLETS DE TITRE ................................................................................................................ 107
E.
LE CLASSEUR ...................................................................................................................... 108 1 2 3
LE MASQUAGE DU CLASSEUR ................................................................................................... 108 LA PROTECTION DU CLASSEUR ................................................................................................. 109 LE PARTAGE DU CLASSEUR ....................................................................................................... 110
VII. VÉRIFIER LE CLASSEUR.................................................................................... 111 A.
LA VÉRIFICATION DU TEXTE ............................................................................................... 111 1 2 3 4 5 6
B.
LA VÉRIFICATION DES CHIFFRES ........................................................................................ 116 1 2 3 4 5 6 7
C.
LE TABLEAU SIMPLE ................................................................................................................. 116 LE TABLEAU COMPLEXE ............................................................................................................ 117 LA SAISIE DE DONNÉES à POSTÉRIORI ...................................................................................... 117 L'AFFICHAGE DES FORMULES ................................................................................................... 118 L'AUDIT DES FORMULES ........................................................................................................... 119 LA VÉRIFICATION DES ERREURS ............................................................................................... 119 LA FORMULE LOGIQUE ............................................................................................................. 120
LA RECHERCHE ET REMPLACEMENT.................................................................................. 120 1 2
D.
LA LANGUE ............................................................................................................................... 111 LA CORRECTION AUTOMATIQUE .............................................................................................. 111 LA VÉRIFICATION GLOBALE ...................................................................................................... 113 LES DICTIONNAIRES .................................................................................................................. 114 LES SYNONYMES ....................................................................................................................... 114 LA TRADUCTION ....................................................................................................................... 115
LA RECHERCHE ......................................................................................................................... 120 LE REMPLACEMENT .................................................................................................................. 121
LA PROTECTION (Synthèse) ............................................................................................... 122 1 2 3
LE DÉVERROUILLAGE DES PLAGES ............................................................................................ 122 LA PROTECTION DES FEUILLES.................................................................................................. 123 LA PROTECTION DU CLASSEUR ................................................................................................. 124
VIII. CRÉER UN GRAPHIQUE ................................................................................... 125 A.
LA CRÉATION DU GRAPHIQUE ........................................................................................... 125 1 2 3
B. C. D. E.
LE GRAPHIQUE INCORPORÉ ..................................................................................................... 125 LA FEUILLE GRAPHIQUE ............................................................................................................ 126 LE SPARKLINE............................................................................................................................ 127
LE TYPE DE GRAPHIQUE ..................................................................................................... 128 LE STYLE DU GRAPHIQUE ................................................................................................... 129 LA DISPOSITION DU GRAPHIQUE ....................................................................................... 130 LA MODIFICATION DU GRAPHIQUE ................................................................................... 130 1 2 3
SÉLECTION ................................................................................................................................ 130 LA DIMENSION ......................................................................................................................... 131 LA POSITION ............................................................................................................................. 131
IX. PRÉPARER LE CLASSEUR ................................................................................. 133 A. B.
LES INFORMATIONS DU CLASSEUR .................................................................................... 133 LA PROTECTION DU CLASSEUR .......................................................................................... 134 1 2 3 4
C.
LA VÉRIFICATION ............................................................................................................... 138 1 2 3 4
X. A.
LA FINALISATION ...................................................................................................................... 134 LE CHIFFREMENT ...................................................................................................................... 135 LES AUTORISATIONS ................................................................................................................. 136 LA SIGNATURE NUMÉRIQUE .................................................................................................... 137 L'INSPECTION............................................................................................................................ 138 LA COMPATIBILITÉ .................................................................................................................... 139 L’ACCESSIBILITÉ ........................................................................................................................ 140 LES VERSIONS ........................................................................................................................... 140
ÉDITER LE CLASSEUR ...................................................................................... 143 LA VISUALISATION ............................................................................................................. 143 1 2 3
LE MODE NORMAL ................................................................................................................... 143 LE ZOOM ................................................................................................................................... 143 LE MODE PLEIN ÉCRAN ............................................................................................................. 144
4 5 6
B.
LA MISE EN PAGE ............................................................................................................... 146 1 2 3 4 5 6 7 8 9
C.
LA TAILLE .................................................................................................................................. 146 LES MARGES ............................................................................................................................. 147 L'ORIENTATION ......................................................................................................................... 148 L'ARRIÈRE-PLAN ........................................................................................................................ 148 L'ÉCHELLE.................................................................................................................................. 149 LES ENTÊTES / PIEDS DE PAGE .................................................................................................. 149 LE SAUT DE PAGE ...................................................................................................................... 150 LA ZONE D'IMPRESSION............................................................................................................ 151 LES TITRES ................................................................................................................................. 152
L'IMPRESSION .................................................................................................................... 153 1 2 3
D.
LE MODE MISE EN PAGE ........................................................................................................... 145 LE MODE APERÇU DES SAUTS DE PAGE .................................................................................... 145 LES OPTIONS D'AFFICHAGE....................................................................................................... 146
L'IMPRESSION RAPIDE .............................................................................................................. 153 L'IMPRESSION STANDARD ........................................................................................................ 153 PROPRIÉTÉS .............................................................................................................................. 153
LA PUBLICATION ................................................................................................................ 154 1 2 3 4
LES FORMATS............................................................................................................................ 154 LE MESSAGE ÉLECTRONIQUE .................................................................................................... 155 L'ESPACE DE TRAVAIL SHAREPOINT .......................................................................................... 156 INTERNET .................................................................................................................................. 156
XI. GÉRER LES FICHIERS EXCEL ............................................................................ 157 A.
L'OUVERTURE D'UN CLASSEUR .......................................................................................... 157 1 2 3
B.
L'ENREGISTREMENT D'UN CLASSEUR ................................................................................ 160 1 2
C.
LA CRÉATION D'UN NOUVEAU CLASSEUR ................................................................................ 157 L'OUVERTURE D'UN CLASSEUR EXISTANT ................................................................................ 158 L'OUVERTURE D'UN FICHIER D'UN AUTRE TYPE ....................................................................... 159 L'ENREGISTREMENT STANDARD ............................................................................................... 160 L'ENREGISTREMENT COMPATIBLE............................................................................................ 161
LES OPTIONS ...................................................................................................................... 162
XII. WINDOWS LIVE .............................................................................................. 163 A.
STOCKAGE SKYDRIVE ......................................................................................................... 163 1 2 3 4 5 6 7
B.
CRÉER UN DOSSIER ................................................................................................................... 164 IMPORTER DES FICHIERS .......................................................................................................... 164 GÉRER lES FICHIERS .................................................................................................................. 165 AFFICHER UN CLASSEUR ........................................................................................................... 165 PARTAGER DES DOCUMENTS ................................................................................................... 166 ENREGISTRER UN FICHIER A PARTIR D'EXCEL ........................................................................... 168 SYNCHRONISER LES FICHIERS ................................................................................................... 169
EXCEL WEB APP.................................................................................................................. 169 1 2 3 4 5 6
L'ONGLET ACCUEIL.................................................................................................................... 170 L'ONGLET INSÉRER.................................................................................................................... 171 LES GRAPHIQUES ...................................................................................................................... 172 LE MENU FICHIER...................................................................................................................... 172 LA BARRE D'OUTILS ACCÈS RAPIDE ........................................................................................... 173 L'ENREGISTREMENT.................................................................................................................. 173
XIII. EXERCICES ...................................................................................................... 175 A. B. C. D. E. F. G.
COMMANDE DE FLEURS .................................................................................................... 175 BILAN.................................................................................................................................. 177 COMPTES ........................................................................................................................... 180 SOMME .............................................................................................................................. 181 SÉRIES................................................................................................................................. 182 EMPRUNT........................................................................................................................... 183 TRANSPORT ........................................................................................................................ 184
Ce cours présente différentes rubriques repérées par une icône
DES PROCÉDURES DÉCRIVENT LA MARCHE À SUIVRE POUR EFFECTUER UNE ACTION :
3 COMMANDES À SE RAPPELER : <CLIC G> POUR APPUYER SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX <CLIC D>
POUR APPUYER SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS AVEC LE MAJEUR
<DOUBLE CLIC> POUR APPUYER DEUX FOIS DE SUITE TRÈS RAPIDEMENT SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX
des informations viennent compléter ces procédures INFOS
des exemples viennent illustrer ces procédures
des conseils vous aident à mettre en pratique vos connaissances
des mises en garde vous permettent d'éviter les pièges ou d'en sortir
des exercices permettent de tester les procédures et d'appliquer vos connaissances EXERCICE
des procédures avancées décrivent des actions plus complexes
des emplacements vous permettent de prendre des notes directement sur le support en bas de chaque page
1ÈRE MÉTHODE
2ÈME MÉTHODE
Une méthode n'est pas meilleure qu'une autre mais l'une ou l'autre peut être mieux adaptée à votre manière de travailler.
Avec le bouton gauche de la souris
Avec le bouton droit de la souris Avec le clavier Selon votre dextérité, vous travaillerez simplement avec le bouton gauche de la souris, vous appellerez des menus contextuels avec le bouton droit où vous utiliserez les touches du clavier, qui sont quelquefois plus rapides pour certaines actions.
le menu "DÉMARRER" de Windows le bureau de Windows le panneau de configuration la barre d'outils accès rapide la barre d'outils de la fenêtre le menu de l'application le ruban de l'application Là encore, en fonction de l'action que vous effectuez, vous pourrez choisir le menu démarrer, les raccourcis du bureau, la barre de lancement rapide…selon vos préférences.
Tout au long de cet ouvrage, vous apprendrez à vous familiariser avec ces éléments et à choisir ce qui vous convient le mieux !
I - EXCEL POUR QUOI FAIRE
1
Excel est un logiciel de la famille des tableurs. Il permet de gérer naturellement les données de type numérique sous forme de tableaux ou de graphiques, d'insérer en complément des données de toutes natures, de les organiser, de les présenter et de les éditer. le choix d’un modèle (évite de partir de zéro dans la création du document) la saisie des libellés puis des données la saisie des formules et fonctions la mise en forme du tableau (enrichit sa présentation) la vérification éventuelle du texte (correcteur orthographique et grammatical) L'enrichissement du texte (graphiques, images, objets incorporés...) La mise en page (adapte les données à leurs support, taille, orientation, marges, entête, pied de page...) l'aperçu avant impression (valide la présentation du document) l'édition (impression, publication, envoi vers un destinataire…) le plus souvent la dernière étape
INFOS
Excel 2010 bénéficie de la convivialité de Windows, ce qui lui permet de fonctionner en parfaite harmonie avec les autres applications (y compris Microsoft Web App) et d'intégrer aisément des objets issus de ces autres applications
ordinateur de type pentium™ à plusieurs noyaux de 2 à 3 GHz avec Windows Seven mémoire vive de 1 à 42 Go écran plat large de 19" à 24" résolution 1680/1050 couleurs 32 bits disque dur 1 To Lecteur BlueRay / Graveur Souris Laser 2 boutons + roulette de qualité Plus l'ordinateur sera puissant et mieux il sera équipé, plus agréable sera l'utilisation d'Excel INFOS
NOTES
2
POUR INSTALLER EXCEL S'assurer qu'il y a la place suffisante sur le disque dur Lancer Windows Introduire le CD Rom ("Excel" ou "Office") ou lancer le programme exécutable téléchargé Suivre les instructions L’installation est complètement automatique si l’on choisit l’installation par défaut
Lancer l'application (Excel) et travailler directement au sein de l'application. AFFICHER LE BUREAU OU LA BARRE DES TÂCHES
<CLIC G> SUR (en bas, à gauche)
MENU WINDOWS
<CLIC G>
SUR
<CLIC G> SUR LA CASE DE FERMETURE OU
(en haut, à gauche du ruban) (en bas)
Lancer Excel Quitter Excel Lancer Excel
À partir de l'ordinateur (documents) AFFICHER LE DOSSIER DE L'UTILISATEUR OÙ SE TROUVENT LES DOCUMENTS (documents)
<DOUBLE CLIC> SUR LE CLASSEUR EXCEL À OUVRIR
À partir du menu Windows.
<CLIC G> SUR
MENU WINDOWS (en bas, à gauche)
(volet de droite) le dossier s’ouvre dans une fenêtre <DOUBLE CLIC> SUR LE CLASSEUR EXCEL À OUVRIR
NOTES
I - EXCEL POUR QUOI FAIRE Vous pouvez télécharger les exercices relatifs à ce manuel et les copier sur votre ordinateur dans un dossier spécifique.
MENU WINDOWS (volet de droite) la fenêtre "documents" s'affiche DANS LE VOLET DE DROITE
<CLIC D> le nouveau dossier est créé SAISIR AUSSITÔT "COURS OFFICE" PUIS <ENTRÉE>
le dossier est créé dans les documents de l'utilisateur
NOTES
3
4 OUVRIR VOTRE NAVIGATEUR INTERNET ACTION
SAISIR L'ADRESSE SUIVANTE :
http://www.ios.fr/public/exosExcel10n1.exe <CLIC G> SUR la boite de dialogue de téléchargement s'ouvre <CLIC G> SUR POUR CONFIRMER
DANS LA BOITE DE DIALOGUE "TÉLÉCHARGEMENT" À UN ÉVENTUEL MESSAGE DE
ACTION
WINZIP (Winzip est le logiciel qui permet de
compresser les fichiers) <CLIC G> SUR INDIQUER LE DOSSIER DE DÉCOMPRESSION
"COURS OFFICE" DE "DOCUMENTS" POUR VALIDER
ACTION
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
POUR FERMER
WINZIP
les exercices sont présents dans le dossier "cours office" de "documents"
NOTES
II – UTILISER WINDOWS
5
le clavier pour saisir les données la souris pour les manipuler les fenêtres dans lesquelles ces mêmes données s'affichent la barre des tâches, les outils et les menus qui permettent de traiter ces données et/ou de manipuler l'environnement.
La souris permet d'actionner les commandes des menus et de déplacer le pointeur ; le déplacement de la souris sur le tapis détermine le déplacement du pointeur à l'écran. Le POINTEUR de la souris a le plus souvent la forme d’une flèche ou d'une croix Son déplacement est proportionnel à celui de la souris sur le tapis <CLIC G> (appuyer avec l'index sur le bouton gauche de la souris) sélectionne la cellule à la position du pointeur ; c’est dans cette cellule que les données vont s’insérer <CLIC D> (appuyer avec le majeur sur le bouton droit de la souris) affiche la barre d'outils et le menu contextuel lié à la position du pointeur ou à la sélection La ROULETTE permet de se déplacer dans le document comme avec l'ascenseur vertical ou de modifier le zoom du document (en gardant <CTRL> enfoncé) ; il est aussi possible d'appuyer sur le bouton de la roulette. ATTENTION
Lorsque le pointeur a la forme d’un rond bleu , il est plus sage de ne rien faire et d’attendre qu’il reprenne une forme normale (le processeur est occupé)
Allonger et poser de manière souple la main au-dessus de la souris (main gauche ou droite selon que vous êtes gaucher ou droitier) - Vous êtes gaucher, activer alors dans le panneau de configuration de la souris Faire reposer l'index et le majeur sur les boutons gauche et droit de la souris sans trop courber les doigts - garder cette position et ne pas serrer la souris dans la main Déplacer la main et la souris va suivre - ne jamais regarder la souris mais l'écran Pour cliquer deux fois, relever l'index et le laisser rebondir sur le bouton de la souris La roulette centrale permet de faire défiler le document (soit en faisant tourner cette roulette, soit en cliquant dessus puis en déplaçant verticalement la souris ), en maintenant <CTRL> enfoncé de modifier le zoom et en cliquant dans la barre des tâches de créer une nouvelle session d'une application en cours
NOTES
6 signifie déplacer la souris pour placer le pointeur à l'endroit désiré <CLIC G> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton gauche de la souris <CLIC D> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton droit de la souris <DOUBLE CLIC> signifie appuyer 2 fois rapidement sur le bouton gauche de la souris <FAIRE GLISSER> signifie déplacer la souris tout en maintenant l'un de ses boutons enfoncé (généralement le gauche) puis relâcher ce bouton en fin d'action POINTER
Le clavier permet principalement de saisir les données ; toutes les actions de manipulation et de déplacement étant dévolues à la souris.
BARRE ESPACE
Les claviers standards sont composés d'un pavé alphanumérique (pour le texte), d'un pavé numérique (à droite) et d'un pavé directionnel (au milieu). Il est conseillé de bien utiliser chaque pavé en fonction des données à saisir. <ALT>
à gauche de la barre espace
<CTRL>
aux extrémités droite et gauche de la barre espace
<MAJ>
flèches vers le haut au-dessus des touches <CTRL>
<ALTGR>
à droite de la barre espace
<WINDOWS>
à côté des touches <CTRL> avec un symbole Windows
Elles se combinent aux autres touches du clavier (touches de raccourci) afin d'obtenir de manière rapide des actions définies dans Excel ou dans le système d'exploitation.
NOTES
II – UTILISER WINDOWS
7
Les fenêtres sont à la base du fonctionnement de Windows. Toute application, tout dossier, tout fichier de données (document) est ouvert dans une fenêtre. Leur contenu peut être très varié : des données texte, des données chiffres, des images, des icônes…. dans W INDOWS SEVEN, il existe une fenêtre par fichier ouvert ATTENTION
plein écran : la fenêtre occupe alors la totalité de l'écran, quel que soit sa taille en fenêtre : la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran ; sa forme et sa taille sont personnalisables en icône : l'icône de la fenêtre s'affiche dans la barre des tâches, en bas de l'écran. elle ne peut pas être déplacée la case de RÉDUCTION
réduit la fenêtre en icône
la case D'AGRANDISSEMENT
agrandit de fenêtre à plein écran
la case de RESTAURATION
réduit de plein écran à fenêtre
la case de FERMETURE
ferme la fenêtre
affiche les outils de la fenêtre LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" affiche les outils les plus utilisés LA BARRE D'ÉTAT affiche des informations sur le contenu de la fenêtre LE RUBAN
BARRE D’OUTILS "ACCÈS RAPIDE"
RUBAN
CASE DE RÉDUCTION BARRE DE TITRE
BARRE D'ÉTAT
NOTES
CASE D’AGRANDISSEMENT
CASE DE FERMETURE
8 La position et la taille d'une fenêtre peuvent être modifiées.
POINTER sur L'ANGLE DE LA FENÊTRE ou FAIRE GLISSER LE POINTEUR DE LA SOURIS JUSQU'À LA DIMENSION DÉSIRÉE DE LA FENÊTRE
POINTER sur LA BARRE DE TITRE: FAIRE GLISSER JUSQU'À LA POSITION DÉSIRÉE DE LA FENÊTRE
le pointeur peut aussi être positionné sur un des côtés de la fenêtre ; il prend alors la INFOS
forme ou selon que l'un ou l'autre des cotés horizontaux et verticaux ait été sélectionné ; seule la longueur ou la hauteur de la fenêtre peuvent alors être modifiées
Agiter sa barre de titre pour mettre une fenêtre plein-écran et réduire les autres, La faire glisser vers l'extérieur pour l'afficher sur une moitié verticale de l'écran,
Lorsqu'un <CLIC D> est effectué sur une sélection, une barre d'outils et un menu dits "contextuels" s'affichent. Ils vont proposer les outils et les commandes appropriés à la manipulation des données sélectionnées.
POINTER sur UN OBJET <CLIC D>
menu et barre d'outils s’affichent
Le ruban de l'application ouverte affiche la plupart des outils nécessaires. Pour une utilisation avancée, les boites de dialogue proposent des options complémentaires. DANS LE RUBAN, À DROITE DU TITRE DU GROUPE D’OUTILS <CLIC> SUR LA CASE (lanceur de boîte de dialogue)
la boîte de dialogue s’affiche
<CLIC G> ICI
Pointer sur cette case affiche un aperçu de la boite de dialogue et le raccourci clavier associé INFOS
POINTER ICI
II – UTILISER WINDOWS
9
le clavier est souvent plus rapide à utiliser que la souris pour le renseignement de boîtes de dialogue requérant beaucoup de saisie
une zone vers l'avant <TAB> (sélectionne le contenu de la zone) une zone vers l'arrière <MAJ> <TAB> (sélectionne le contenu de la zone) afficher le contenu de la boite de dialogue <CLIC G> sur l'onglet afférent positionner le point d'insertion sur une zone <CLIC G> au début de la zone pour sélectionner le contenu d'une zone <DOUBLE CLIC> sur la zone les onglets les zones de texte les zones de liste les zones de liste déroutante
les cases à cocher les cases d'option les boutons de commande
ONGLETS
ZONE DE LISTE
ZONE DE LISTE DÉROULANTE
CASES À COCHER
BOUTONS DE COMMANDE
"APPLIQUER" applique immédiatement les choix effectués sans fermer une boite de dialogue INFOS
CONSEIL
NOTES
Toujours sortir d'une boîte de dialogue à l'aide des boutons de commande fermer une boîte de dialogue, que l'on a ouverte uniquement pour en vérifier le contenu, par le bouton <ANNULER>
10 Ce volet s'affiche à gauche ou à droite de l'écran après l'appel de certaines commandes. <CLIC G> POUR FERMER LE VOLET
<CLIC G> sur
DU VOLET
Excel propose une balise active s'il n'est pas en mesure d'effectuer l'action demandée, si elle lui parait incohérente ou s'il reconnaît le type de données.
VOUS VENEZ D'EFFECTUER UNE OPÉRATION ET LA BALISE ACTIVE
S'AFFICHE
POINTER sur LA BALISE ACTIVE
<CLIC> SUR
NOTES
DE LA BALISE ACTIVE ET EFFECTUER LE CHOIX APPROPRIÉ
II – UTILISER WINDOWS
11
Le PRESSE PAPIERS a pour fonction de permettre le transfert d'information entre documents, quelle que soit l’application d’origine. Les informations qui y sont placées s'ajoutent à celles existantes. Le presse-papier fait l’objet d’un groupe d’outils au début de l’onglet "ACCUEIL" du ruban de l’application. ENLEVER ET METTRE DANS LE PRESSE-PAPIER
COLLER LE CONTENU DU PRESSE-PAPIER
COPIER ET METTRE DANS LE PRESSE-PAPIER
OPTIONS DE COLLAGE
COPIER LA MISE EN FORME
Le PRESSE-PAPIERS permet de conserver les derniers éléments enregistrés pour une utilisation future INFOS
Le PRESSE-PAPIERS peut aussi être utilisé, dans l'ordinateur ou dans l'explorateur, pour copier ou déplacer des dossiers ou des fichiers entiers
<COUPER> <COPIER> <COLLER>
supprime les données sélectionnées et les place dans le presse-papiers fait une copie des données et les place dans le presse papiers insère les données à partir du presse-papiers à la position du pointeur
SÉLECTIONNER LES DONNÉES LES COUPER DANS LE PRESSE PAPIERS POINTEUR DANS LE DOCUMENT D'INSERTION LES COLLER À LA POSITION DU POINT D'INSERTION
<CTRL><X>
<CTRL><C>
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
<CLIC D>
<CLIC D>
SÉLECTIONNER LES DONNÉES LES COPIER DANS LE PRESSE PAPIERS POINTEUR DANS LE DOCUMENT D'INSERTION LES COLLER À LA POSITION DU POINT D'INSERTION
<CTRL><V>
<CLIC G> SUR <CLIC D>
NOTES
12 En cours de travail, il est possible de faire appel à une aide contextuelle très précise, à la leçon du didacticiel concernée ou à un index recensant les informations disponibles.
CASE AIDE
DE LA BOITE DE DIALOGUE ACTIVE
TOUCHE <FI> DU CLAVIER CASE
NOTES
DE LA FENÊTRE
III – DIALOGUER AVEC EXCEL
13
Vous allez lui demander d'effectuer un certain nombre d'opérations par l'intermédiaire de la souris et du clavier Vous allez en constater le résultat à l'écran Vous allez éditer ce résultat (impression, publication, mail, document joint…). Dans tous les cas, il va être important de travailler en parfaite harmonie avec le logiciel de telle manière que chaque action de votre part détermine un résultat adéquat de la part d'Excel. S'il y a pleine compréhension entre l'utilisateur et le logiciel, il n'y a pas de conflit possible et donc pas de problèmes à résoudre
L'écran d'Excel est composé d'une fenêtre par document. Chaque fenêtre propose le document ouvert ainsi que tous les outils permettant de le manipuler.
RUBAN BARRE D’OUTILS "ACCÈS RAPIDE"
ONGLETS DU RUBAN BARRE DE TITRE
MENU FICHIER CURSEUR DE FRACTIONNEMENT ONGLET/ASCENSEUR
CURSEUR DE FRACTIONNEMENT HORIZONTAL CURSEUR DE FRACTIONNEMENT VERTICAL
ONGLETS DE FEUILLES BARRE D'ÉTAT
Reconnaître sur votre écran les différentes composantes d'Excel représentées cidessus
NOTES
14 LA BARRE DE TITRE affiche le nom du document et de l'application (Excel) LE MENU FICHIER propose les commandes globales de gestion du document LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" affiche les icônes qui symbolisent les actions les plus courantes (outils) LE RUBAN, composé d'onglets affiche des icônes regroupées par nature symbolisant les actions LES MENUS ET BARRES D'OUTILS CONTEXTUELS proposent pour une sélection en cours les outils et commandes les plus appropriés LA BARRE DE FORMULE PERMET D'AFFICHER OU MODIFIER LE CONTENU D'UNE CELLULE ; la saisie ou la modification peut se faire directement dans la cellule LES ASCENSEURS ET CURSEURS DE FRACTIONNEMENT permettent de se déplacer verticalement et horizontalement avec la souris et de partager l'écran LA BARRE D'ÉTAT donne des informations sur la commande en cours, l'environnement et la position du point d'insertion LES ICÔNES D'AFFICHAGE et LE ZOOM permettent de passer d'un mode d'affichage et/ou d'un grossissement à un autre LA ZONE DE SAISIE affiche le document, le point d'insertion, la barre de sélection…
1 LA BARRE DE TITRE La barre de titre est la barre de titre classique d'une fenêtre sous Windows.
2 LE MENU FICHIER Il propose les commandes plus globales liées à l'ouverture, l'enregistrement, l'impression du document.
<CLIC G> SUR le menu se déroule
À GAUCHE DU RUBAN
MENU FICHIER
Dérouler le menu "Fichier" Le refermer
III – DIALOGUER AVEC EXCEL
15
3 LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" Elle est située à la suite de l'icône de menu, à gauche de la barre de titres.
BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE"
La barre d'outils "ACCÈS RAPIDE" affiche les outils les plus couramment utilisés. <CLIC G> ICI POUR CHOISIR LES OUTILS À AFFICHER ENREGISTRER ANNULER REFAIRE
BARRE "ACCÈS RAPIDE" <CLIC D>
DANS LA BARRE
ou
Pour personnaliser la barre d'outils "accès rapide" <CLIC G> SUR OU <CLIC D> <COCHER> LES COMMANDES À AFFICHER
dans la barre même
Les commandes cochées sont affichées sous forme d'outils INFOS
Afficher la barre d'outils "accès rapide" La personnaliser en ajoutant l'impression rapide (si elle ne figure pas déjà)
NOTES
16
4 LE RUBAN Le ruban affiche une liste d'onglets. Les outils, regroupés par nature dans ces onglets, permettent d'effectuer très rapidement des opérations souvent complexes.
ONGLETS <CLIC G> SUR L'ONGLET les outils associés s'affichent dans le ruban <CLIC G> SUR L'ONGLET LES OUTILS S'AFFICHENT
<POINTEUR> immobile sur un outil affiche sa fonction dans une bulle d'aide INFOS
Ils regroupent les outils de manière homogène en fonction de leur utilisation. L'onglet actif est au premier plan.
ONGLET ACTIF
L'onglet "accueil" regroupe les outils les plus utilisés, relatifs à la saisie et à la présentation des données INFOS
Les onglets affichés et leur disposition peuvent varier ; en fonction de la tâche en cours ou de la sélection, de nouveaux onglets vont s'afficher au début ou à la fin du ruban (blog, image, tableau…)
Lorsque qu'un onglet du ruban est au premier plan, les outils associés s'affichent. Ils se présentent sous forme de blocs logiques correspondant aux actions les plus courantes.
TITRE DU BLOC
NOTES
III – DIALOGUER AVEC EXCEL 17 Lorsque l'on réduit le ruban, seuls les onglets sont affichés et les groupes d'outils associés ne le sont plus.
BOUTON GAUCHE <DOUBLE CLIC> SUR L'ONGLET ACTIF
BOUTON DROIT <CLIC D> SUR UN ONGLET
<CLIC G> ICI
Faire défiler les onglets du ruban Pour chaque onglet parcourir les outils (sans cliquer) et lire les bulles d'aide Réduire le ruban puis le restaurer
5 LES MENUS CONTEXTUELS ET BARRES D'OUTILS Ils sont liés au contexte d'utilisation et s'affichent sur un <CLIC D> à la position du pointeur de la souris. Selon la position du point d'insertion ou la sélection effectuée, le menu contextuel affiché concernera le texte, les tableaux, les images...
BOUTON DROIT <CLIC G> DANS LA FEUILLE OU EFFECTUER UNE ÉVENTUELLE SÉLECTION SOURIS POINTANT SUR LA SÉLECTION <CLIC D> POUR AFFICHER LE MENU CONTEXTUEL <CLIC G> SUR UNE COMMANDE POUR L'ACTIVER
NOTES
18 Dans le classeur en cours, Appeler le menu contextuel d'une cellule Appeler le menu contextuel des barres d'outils Appeler le menu contextuel d'une ligne, d'une colonne Appeler le menu contextuel d'un onglet de feuille de travail
Une barre d'outils regroupant les principaux outils de mise en forme s'affiche en complément du menu contextuel.
BOUTON GAUCHE <CLIC G> DANS LA FEUILLE OU EFFECTUER UNE ÉVENTUELLE SÉLECTION SOURIS POINTANT SUR LA SÉLECTION <CLIC D> POUR AFFICHER LA BARRE D'OUTILS <CLIC G> SUR UNE COMMANDE POUR L'ACTIVER
Dans le classeur en cours, Effectuer les mêmes opérations que pour les menus contextuels
6 LA BARRE DE FORMULE La barre de formule permet d'afficher, saisir ou modifier les données de la cellule active. Elle est située sous le ruban et s'ouvre lors de saisie ou de modification.
BARRE DE FORMULE
DÉVELOPPER/RÉDUIRE
RUBAN RÉDUIT
LA BARRE
CASE DE VALIDATION
RÉFÉRENCE DE LA CELLULE SÉLECTIONNÉE
CONTENU DE LA CELLULE
CASE D'ANNULATION
CASE D'ANNULATION
LISTE DES FONCTIONS
CASE DE VALIDATION
CONTENU DE LA CELLULE
DÉVELOPPER/RÉDUIRE LA BARRE
NOTES
III – DIALOGUER AVEC EXCEL COORDONNÉES
19 de la cellule active (colonne - ligne)
LISTE des plages nommées ou <CLIC G> pour dérouler la liste
liste des fonctions
CASE D'ANNULATION <CLIC G> sur cette case
pour annuler une entrée ou <ECHAP>
CASE DE VALIDATION <CLIC G> sur cette case
pour valider une entrée ou <ENTRÉE>
affichant le contenu de la cellule active pour modifier dans la ligne d'information, <CLIC G> dans cette zone ZONE DE SAISIE
La barre de formule peut être développée pour afficher une formule de grande taille.
BOUTON GAUCHE <CLIC G>
SUR
(extrémité droite de la barre)
BOUTON GAUCHE <CLIC G>
SUR
(extrémité droite de la barre)
7 LES ASCENSEURS - LE CURSEURS DE FRACTIONNEMENT Ils font défiler horizontalement et verticalement la partie affichée de la feuille. Le N°de ligne s'affiche dans une bulle lorsque l'on fait glisser le curseur verticalement.
BOUTON GAUCHE <FAIRE GLISSER> LE CURSEUR AVEC LA SOURIS
les cellules affichées correspondent à la position relative du curseur CURSEUR DE FRACTIONNEMENT ASCENSEUR
Le curseur de fractionnement vertical est positionné en haut de l'ascenseur horizontal au niveau du trait en relief. Il partage une fenêtre à la position désirée en deux volets en faisant glisser le curseur CURSEUR DE FRACTIONNEMENT
Le curseur de fractionnement horizontal est positionné sur l'ascenseur horizontal, à droite, à l'intersection des 2 ascenseurs, au niveau du trait en relief . Il partage une fenêtre à la position désirée en deux volets CURSEUR DE FRACTIONNEMENT
Le curseur de fractionnement délimitant la zone "onglets de feuille" et la zone "ascenseur horizontal" modifie l'espace alloué à chacune des zones CURSEUR DE FRACTIONNEMENT
Dans le classeur en cours, Séparer la fenêtre en volets horizontaux et verticaux Modifier la disposition onglets de feuille/ascenseur horizontal – annuler les volets
20
8 LA BARRE D'ÉTAT La barre d'état, située en bas de la fenêtre EXCEL, affiche des informations sur l'action en cours, le document ouvert, la page affichée, la langue utilisée, etc.
ÉTAT D'EXCEL SAISIE, MODIFICATION
MACRO ICÔNES D'AFFICHAGE
ÉVENTUELLE
ZOOM
BOUTON DROIT <CLIC D> <CLIC G>
DANS LA BARRE D'ÉTAT SUR LES INFOS À AFFICHER
9 LES ICONES D’AFFICHAGE ET LE ZOOM Elles sont situées, dans la barre d'état, à l’extrémité droite.
Affiche le document en mode "normal" (mode normal de travail) Affiche le document en mode "mise en page" (présentation avant édition) Affiche le document en mode "saut de page" (présentation avant impression)
BOUTON GAUCHE <CLIC G> SUR L'ICÔNE APPROPRIÉE l'affichage choisi est adopté
BOUTON GAUCHE <CLIC G> SUR L'ICÔNE "MODE PAGE" ou <CLIC G> SUR EN HAUT À DROITE DE LA FENÊTRE SI MODE "PLEIN ÉCRAN"
Dans le classeur en cours, utiliser les différents modes d'affichage puis revenir en mode "normal"
NOTES
III – DIALOGUER AVEC EXCEL
21
10 LA ZONE DE SAISIE LES LIGNES IDENTIFIÉES PAR DES NUMÉROS DE LIGNE LES COLONNES IDENTIFIÉES PAR DES LETTRES DE COLONNE LES CELLULES, À L'INTERSECTION DES LIGNES ET DES COLONNES LES PLAGES, SÉLECTION D'UNE OU PLUSIEURS CELLULES LE POINT D’INSERTION SYMBOLISE L’ENDROIT OÙ LES DONNÉES VONT ÊTRE INSÉRÉES LA CASE DE SÉLECTION TOTALE SÉLECTIONNE LA TOTALITÉ DE LA FEUILLE AFFICHÉE LES FEUILLES DE TRAVAIL IDENTIFIÉES PAR DES ONGLETS DE FEUILLE LES ONGLETS DE FEUILLE AVEC LES CASES DE DÉFILEMENT CASE DE SÉLECTION TOTALE
NUMÉRO DE LIGNE
LETTRE DE COLONNE
CELLULE ACTIVE
ZONE D'AFFICHAGE
ASCENSEURS
CASES DE DÉFILEMENT DES ONGLETS DE FEUILLES
ONGLETS DE FEUILLES
La zone de saisie affiche la structure de la feuille de travail, chaque feuille étant composée de lignes (l'axe des X d'un modèle orthonormé) et de colonnes (l'axe des Y ). Le numéro de la ligne et la lettre de colonne à l'intersection desquelles se trouve une cellule constituent ses références ou son adresse. L'insertion ou la suppression de lignes et/ou de colonnes provoque l'incrémentation en plus ou en moins du numéro des lignes ou des lettres de colonnes suivantes
La ligne part de l'extrémité gauche de la feuille et se poursuit jusqu'à son extrémité droite. Les lignes sont numérotées de 1 à 1 048 576 sur le bord gauche de la feuille. Le menu contextuel va permettre d'insérer de nouvelles lignes dans une feuille, d'en supprimer, d’en modifier la hauteur, etc
La colonne part du haut de la feuille et se poursuit jusqu'en bas. Il y a 16384 colonnes numérotées de A à XFD sur le bord supérieur de la feuille. Le menu contextuel va permettre d'insérer de nouvelles colonnes dans une feuille, d'en supprimer, d’en modifier la largeur, etc
NOTES
22 La cellule est l'intersection d'une ligne et d'une colonne. La cellule est définie par deux coordonnées, celle de la colonne et celle de la ligne. Ce sont ses références (ou son adresse). La cellule est l'élément de base de la structure. A1 est la première cellule, XFD1048576 la dernière. Une ligne est donc composée de 16384 cellules et une colonne de 1048576. Dans le classeur en cours, Appuyer en même temps sur les touches <CTRL> et <ORIGINE> pour aller en A1 Appuyer sur les touches <CTRL> et <BAS> puis sur les touches <CTRL> et <DROITE> Revenir en A1 avec <CTRL> et <ORIGINE>
La plage est un ensemble de cellules contiguës sélectionnées par l'utilisateur. Elle est identifiée par les coordonnées de la cellule de départ et de la cellule de fin. La plage permet de considérer un ensemble de cellules comme une entité à part entière et d'affecter globalement à ces cellules des caractéristiques définies Il peut y avoir autant de plages que nécessaire ; elles peuvent recevoir un nom. Ce dernier permet de rendre plus aisée la compréhension de la feuille de travail Dans le classeur en cours Sélectionner la plage "B2:D4" Annuler la sélection en cliquant en A1
Le point d'insertion a la forme d'un trait vertical clignotant au sein de la barre de formule ou de la cellule lors de la saisie ou de la modification. Dans les autres cas, le pointeur de la souris a la forme d'une croix dans la zone d'affichage ; la cellule sélectionnée est entourée d'un cadre
La case de sélection totale est à l'angle supérieur gauche de la feuille de travail. Elle va permettre de sélectionner l'ensemble des cellules de la feuille pour des opérations globales
CASE DE SÉLECTION TOTALE
Dans le classeur en cours Sélectionner la totalité des cellules de la feuille 1 Annuler la sélection en cliquant en A1
NOTES
III – DIALOGUER AVEC EXCEL
23
La feuille de travail est assimilable à une feuille de papier à carreaux ou chaque ligne porte un numéro et chaque colonne une lettre. Une feuille de travail est un modèle à deux dimensions puisqu'il n'y a que deux axes, la largeur (l'axe des x ou nombre de colonnes) et la hauteur (l'axe des y ou nombre de lignes).
Un classeur permet de rassembler plusieurs feuilles ayant un sujet commun : Un classeur est un modèle à trois dimensions, la 3ème dimension étant la profondeur (l'axe des z ou le nombre de feuilles de travail). La partie inférieure de la fenêtre contient plusieurs cases permettant de faire défiler les onglets des feuilles de travail, les onglets eux-mêmes ainsi que l'ascenseur horizontal. DERNIER ONGLET DÉFILEMENT DES ONGLETS DANS LE SENS DES TRIANGLES
ONGLETS DES DIFFÉRENTES FEUILLES DU CLASSEUR
CRÉER UNE NOUVELLE FEUILLE DE TRAVAIL
PREMIER ONGLET
BOUTON GAUCHE <DOUBLE CLIC> ou <CLIC D> RENOMMER SUR L'ONGLET SAISIR LE NOUVEAU NOM OU MODIFIER L’EXISTANT <CLIC G> EN DEHORS DE L'ONGLET POUR LE FERMER Dans le classeur en cours Faire un <DOUBLE CLIC> sur l'onglet "FEUILLE1" Saisir "test" et valider en cliquant en A1 ou par <ENTRÉE>
La souris permet d'utiliser les outils et les menus et de déplacer le pointeur.
1 RAPPEL DE QUELQUES FORMES DU POINTEUR En fonction de sa position dans la fenêtre ou dans l'écran ainsi que du choix de telle ou telle commande, le pointeur de la souris peut prendre des formes variées. : Forme courante du pointeur (déplacement sur la feuille ou sélection de cellules) : Déplacement ou copie d'une sélection) : Un traitement s'exécute en arrière-plan et peut ralentir la machine. : Le processeur est en cours de travail ; attendre qu'il soit disponible. : Positionnement du point d'insertion dans le texte : Accès à un lien hypertexte : Déplacement d'une sélection, d'un objet : Sur l'angle inférieur gauche d'une sélection <FAIRE GLISSER> pour créer une série incrémentée
24
2 LE DÉPLACEMENT DANS LE DOCUMENT une ligne vers le haut une ligne vers le bas relativement à longueur une colonne à gauche une colonne à droite relativement à largeur
<CLIC G> sur le triangle en haut de l'ascenseur vertical <CLIC G> sur le triangle en bas l'ascenseur vertical <FAIRE GLISSER> le curseur de l'ascenseur vertical <CLIC G> sur le triangle à gauche de l'ascenseur horizontal <CLIC G> sur le triangle à droite de l'ascenseur horizontal <FAIRE GLISSER> le curseur de l'ascenseur horizontal
UNE LIGNE VERS LE HAUT POSITION RELATIVE
UNE LIGNE VERS LE BAS
Une bulle d'aide indique au fur et à mesure du déplacement le numéro de la ligne ou la lettre de colonne
BARRE DE FORMULE <CLIC G> SUR
(le petit triangle bas de la barre de formule)
SAISIR LA RÉFÉRENCE DE LA CELLULE <ENTRÉE>
Dans le classeur en cours, Utiliser les ascenseurs horizontaux et verticaux / lire les bulles d'aide Se rendre en H12 avec la zone adresse de la barre de formule
3 LA SÉLECTION DANS LA FEUILLE La souris est particulièrement adaptée à des sélections rapides et précises. une cellule une ligne une colonne plusieurs lignes plusieurs colonnes une plage (1) une plage (2)
série de plages feuille entière plage multifeuilles plage multifeuilles annuler une plage multifeuilles
pointeur sur cellule pointeur sur numéro de ligne pointeur sur lettre de colonne pointeur sur 1er numéro de ligne pointeur sur 1ère lettre de colonne pointeur dans première cellule pointeur dans première cellule
<CLIC G> <CLIC G> <CLIC G> <FAIRE GLISSER> <FAIRE GLISSER> <FAIRE GLISSER> <CLIC G> <MAJ> ENFONCÉ pointeur sur dernière cellule <CLIC G> idem plage (1) <CTRL> ENFONCÉ pointeur sur case sélection totale <CLIC G> sélection plage sur 1ère feuille <CTRL>ENFONCÉ pointeur sur onglet feuille <CLIC G> sur chaque onglet sélection plage sur 1ère feuille <MAJ>ENFONCÉ pointeur sur onglet dern.feuille <CLIC G> pointeur sur onglet dern.feuille <CLIC D> DISSOCIER LES FEUILLES
III – DIALOGUER AVEC EXCEL
25
<CLIC G> dans le document annule la sélection
Dans le classeur en cours, sélectionner la plage B3:C6 - annuler la sélection sélectionner la plage B3:C6 - ajouter à cette sélection la plage D9:E11 puis B14:C16 - annuler la sélection sélectionner la ligne 3 ajouter à cette sélection les lignes 6 et 9 - annuler la sélection sélectionner la colonne B ajouter à cette sélection les colonnes E et G - annuler la sélection sélectionner les lignes 3 à 9 - annuler la sélection sélectionner les colonnes B à G - annuler la sélection sélectionner la plage B3:C6 dans la feuille - étendre la sélection jusqu'à feuille 3 enlever de la sélection la feuille 2 - annuler la sélection
4 L'UTILISATION DU RUBAN ET DES OUTILS La souris permet un accès rapide aux différentes commandes du ruban. RUBAN <CLIC G> SUR UN ONGLET DU RUBAN AFFICHE
BARRE D'OUTILS
LES OUTILS ASSOCIÉS
SUR UN OUTIL <POINTER> AFFICHE UNE BULLE D'AIDE <CLIC G> EFFECTUE L'ACTION ASSOCIÉE
ATTENTION
Si un outil est accompagné du signe , l'outil lui-même affiche la dernière variante utilisée et un <CLIC G> applique cette dernière ; pour afficher tous les choix, <CLIC G> sur de l'outil Dans le classeur en cours, <CLIC G> en b2 puis saisir 25 <CLIC G> sur de la barre de formule <CLIC G> sur (gras) puis sur (italique) du groupe police de l'onglet accueil du ruban
5 L'ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION Si une action n'a pas le résultat escompté, il est possible de l'annuler. BARRE ACCÈS RAPIDE <CLIC G> SUR OU <CLIC G> SUR POUR DÉROULER LA LISTE <CLIC G> SUR L'ACTION À PARTIR DE LAQUELLE VOUS DÉSIREZ ANNULER
NOTES
26 Dans le classeur en cours, Annuler les actions précédemment effectuées une par une
6 L'ANNULATION DE L'ANNULATION Une action annulée peut être rétablie. BARRE ACCÈS RAPIDE <CLIC G> SUR OU <CLIC G> SUR POUR DÉROULER LA LISTE <CLIC G> SUR L'ACTION À PARTIR DE LAQUELLE VOUS DÉSIREZ RÉTABLIR
ATTENTION
les annulations ne tiennent pas compte de la notion de feuille mais concernent les opérations effectuées sur la totalité du classeur Rétablir les actions précédentes
CONSEIL
avant d'effectuer une opération dont vous n'êtes pas sûr, enregistrez votre travail ; si les choses se passent mal et que vous n'arrivez pas à revenir en arrière, il vous suffira de fermer le classeur sans l'enregistrer puis de le rouvrir.
Le clavier permet de déplacer le curseur ; <F5> permet d'aller à une page précise.
1 LE DÉPLACEMENT AVEC LES TOUCHES Bien que la souris soit l'outil de déplacement privilégié, le clavier est pratique pour accéder à des zones du document éloignées de la partie affichée. une cellule vers la droite FLÈCHE DROITE une cellule vers la gauche FLÈCHE GAUCHE une cellule vers le bas FLÈCHE BAS une cellule vers le haut FLÈCHE HAUT cellule A1 de la feuille active <CTRL> <ORIGINE> fin de la zone active de la feuille <CTRL><FIN> bord droit de la zone active <CTRL> FLÈCHE DROITE bord gauche de la zone active <CTRL> FLÈCHE GAUCHE bas de la zone active <CTRL> FLÈCHE BAS haut de la zone active <CTRL> FLÈCHE HAUT d'un écran vers le bas <PGSUIV> un écran vers le haut <PGPREC> feuille précédente <CTRL><PGPREC> feuille suivante <CTRL><PGSUIV>
NOTES
III – DIALOGUER AVEC EXCEL
27
2 LES TOUCHES DE FONCTION Les touches de fonction sont numérotées de <F1> à <F12>. Elles peuvent être employées seules ou en combinaison avec une touche spéciale. <F1> <F2> <F3> <F4>
appel de l'assistance en ligne modification d'une cellule existante liste des noms de plages référence absolue du contenu d'une cellule
AIDE MODIFIE NOM ABSOLU OU RÉPÉTER
<F5> <F6> <F7> <F8> <F9> <F10> ALT <F1> <F12>
VA FENÊTRE ORTHOGRAPHE EXTENSION CALCUL MENU GRAPHIQUE ENREGISTRER
répète la dernière action déplacement vers une cellule précise passage d'un volet d'une fenêtre à l'autre vérification de l'orthographe active ou désactive le mode extension sélection lancement du calcul manuel de la feuille équivalent de <alt> insère un graphique enregistrer le classeur
La touche <F5> permet de se déplacer précisément d'un endroit à l'autre du document.
CLAVIER <F5> SAISIR L'ADRESSE POUR VALIDER
3 LA SÉLECTION Le clavier peut être utilisé pour des sélections. UNE CELLULE ÉTENDRE EXTENSION SÉLECTION
NOTES
<FLÈCHES> CURSEUR SUR 1 CELLULE <MAJ>ENFONCÉ <FLÈCHES> ÈRE CURSEUR SUR 1 CELLULE <F8> <FLÈCHES> CURSEUR SUR CELLULE ÈRE
28
4 L'UTILISATION DU RUBAN Comme pour la sélection, l'utilisation du clavier pour accéder au ruban est plutôt réservée à des cas de dépannage (souris en panne…).
CLAVIER EFFECTUER UNE ÉVENTUELLE SÉLECTION ENFONCER LA TOUCHE <ALT>
des cases avec lettres et/ou numéros s'affichent sur le ruban TAPER LE CARACTÈRE CORRESPONDANT À L'ONGLET VOULU AU CLAVIER les outils de l'onglet s'affichent et d'autres caractères s'affichent près des outils TAPER LE CARACTÈRE CORRESPONDANT À L'OUTIL VOULU AU CLAVIER l'action liée à l'outil s'effectue
5 L'ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION Si une action n'a pas le résultat escompté, il est possible de l'annuler.
CLAVIER <CTRL><Z> (OU <ALT> <RETOUR ARRIÈRE>) autant de fois que nécessaire
6 LA RÉPÉTITION DE LA DERNIÈRE ACTION Une action peut être répétée sur une autre sélection mais immédiatement après.
CLAVIER <CTRL><Y> (OU <F4>) autant de fois que nécessaire
NOTES
29
IV - CRÉER UN CLASSEUR
Choisir le modèle (si nécessaire) Adapter l'affichage de l'écran (plein écran, zoom) Saisir les données (hors données calculées : libellés d'abord puis valeurs ensuite) Saisir les formules ou fonctions (données calculées : somme, moyenne...) Vérifier le tableau Mettre en forme le tableau Créer un graphique (si nécessaire) Définir la taille du support papier, l'orientation et les marges Protéger la feuille de travail (déverrouiller les cellules de données) Éditer le document
Il faut considérer ces étapes comme les différentes vérifications d'une Check-list. Ainsi pour les deux premières étapes, il suffit la plupart du temps de dire "ok" et il n'y a rien à faire. Ces étapes ne sont pas obligatoirement indépendantes les unes des autres. Ainsi, la vérification de l'orthographe et une partie de la mise en forme pourront être faites lors de la saisie des données
ATTENTION
il est indispensable d'enregistrer régulièrement, au minimum entre chacune de ces étapes
Il peut être basé sur une modèle ou créé de toutes pièce. Le modèle correspond à un ensemble de caractéristiques communes qui permet de ne pas partir de zéro. un modèle enregistre un certain nombre de caractéristiques : contenu, mise en page, mise en forme, styles, macros
1 LE MODÈLE NORMAL C'est un modèle qui regroupe les caractéristiques standards d'un classeur Excel.
MENU FICHIER <CLIC G> SUR <CTRL><N>
<CLIC G> SUR
NOTES
30 L'écran d'accueil d'Excel propose déjà un classeur vierge appelé "classeur N°" et basé sur ce même modèle normal
BOUTON DROIT DANS LE DOSSIER VOULU DU POSTE DE TRAVAIL
(à priori un sous-dossier de "documents") <CLIC D> NOMMER LE FICHIER <ENTRÉE> <DOUBLE CLIC> SUR LE FICHIER POUR L'OUVRIR DANS EXCEL
Créer un nouveau classeur standard dans Excel – le fermer sans l'enregistrer Créer un nouveau classeur standard Excel à partir du dossier "documents" L'ouvrir dans Excel, le fermer puis le supprimer
2 LES AUTRES MODÈLES Si le tableau est particulier et présente une certaine complexité (notes de frais, feuille de présence, facture…), il est pratique de partir d'un modèle existant.
MENU FICHIER SÉLECTIONNER LE GROUPE DE MODÈLES SÉLECTIONNER LE MODÈLE
<CLIC G>
SUR
IV - CRÉER UN CLASSEUR
Créer un classeur basé sur le modèle "relevé de facturation" Tester ses fonctionnalités, le fermer sans l'enregistrer
Une constante peut être un nombre, une date, une heure ou du texte ; sa valeur ne change pas à moins d'être directement modifiée par l'utilisateur. Une formule est une combinaison de valeurs constantes et d'opérateurs ; sa valeur peut donc varier si les valeurs d'autres cellules de la feuille sont modifiées "25", "32", "maison" sont des constantes "=somme(b2:c5)", "=c6 + d8" sont des formules
NOTES
31
32 La saisie des données est la première étape de création d'une feuille Excel. Qu'elle soit numérique (chiffres) ou alphanumérique (texte), qu'elle soit constituée de chiffres, caractères, formules ou fonctions, la procédure obéit aux mêmes règles. dans la barre de formule. dans la cellule concernée L'utilisateur va intervenir au choix à l'un ou l'autre de ces emplacements.
Saisir d'abord les titres de ligne et de colonnes (libellés) Saisir ensuite les données (valeurs à l'intersection des lignes et colonnes de titre) Saisir enfin les formules de calcul (totaux…) vous pouvez faire un minimum de mise en forme (largeur de colonne) si cela facilite la saisie Lorsqu'une cellule est sélectionnée, elle est encadrée et son contenu est affiché dans la barre de formule Dans tous les cas, Excel détermine automatiquement la nature des entrées
1 LA SAISIE PROPRE La saisie concerne le plus souvent une cellule.
ACTION
<CLIC G> SUR LA CELLULE À RENSEIGNER TAPER LES CARACTÈRES, CHIFFRES OU LETTRES, CONSTITUANT L'ENTRÉE ils s'affichent au fur et à mesure
CURSEUR SUR LA CELLULE À RENSEIGNER TAPER LES CARACTÈRES, CHIFFRES OU LETTRES, CONSTITUANT L'ENTRÉE
<CLIC G> SUR LA CASE POUR VALIDER (la même cellule reste sélectionnée)
ils s'affichent au fur et à mesure <ENTRÉE> POUR VALIDER LES DONNÉES (la cellule en dessous est sélectionnée)
ou
ou
<CLIC G> SUR LA CASE
ATTENTION
CLAVIER
BOUTON GAUCHE
POUR ANNULER
<ECHAP> POUR ANNULER LA SAISIE
Toujours commencer la saisie des données dans la première feuille de travail du classeur (s'assurer que l'onglet "feuille1" est activé) et à l'origine de la feuille (l'angle supérieur gauche du tableau de données doit être en A1) Ne mélangez pas saisie et mise en forme : ne laissez pas de lignes ou de colonnes blanches à des fins esthétiques; Excel ne comprendrait plus vos données (la mise en forme d'Excel permettra d'arriver au résultat souhaité d'une manière plus adaptée) Créer un nouveau classeur (fermer les éventuels classeurs ouverts) Dans la 1ère feuille et en observant attentivement la barre de formule : <CLIC G> dans la cellule B2 et saisir "125" avec le clavier numérique Annuler la saisie (ne pas la valider)
NOTES
33
IV - CRÉER UN CLASSEUR L'erreur la plus fréquente est d'oublier de valider la saisie ! N'oubliez pas de faire ATTENTION
<ENTRÉE> ou <CLIC G> sur la case
à la fin de votre saisie
La saisie peut concerner une ou plusieurs plages de cellules.
BOUTON GAUCHE <SÉLECTIONNER> LA OU LES PLAGES TAPER LES DONNÉES DE LA 1ÈRE CELLULE <CLIC G> SUR LA CASE DE VALIDATION ÈME <CLIC G> SUR LA 2 CELLULE TAPER LES DONNÉES DE LA 2ÈME CELLULE <CLIC G> SUR LA CASE
DE VALIDATION …
CLAVIER <SÉLECTIONNER> LA OU LES PLAGES TAPER LES DONNÉES DE LA 1ÈRE CELLULE <ENTRÉE> POUR VALIDER LES DONNÉES TAPER LES DONNÉES DE LA 2ÈME CELLULE <ENTRÉE> POUR VALIDER LES DONNÉES RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR LES AUTRES CELLULES
Dans le classeur en cours et sur la 1ère feuille Saisir le tableau suivant :
L'enregistrer sous le nom "commande de fleurs" puis le fermer
<ENTRÉE> <MAJ><ENTRÉE> <TAB> <MAJ><TAB>
cellule suivante cellule précédente une cellule vers la droite une cellule vers la gauche
La procédure pour saisir une même valeur dans toutes les cellules de la plage sélectionnée est identique hormis le fait qu'il faut appuyer simultanément sur les touches <CTRL> et <ENTRÉE> (au lieu de <ENTRÉE> seule) après avoir saisi la valeur
CLAVIER SÉLECTIONNER LA PLAGE SAISIR LA VALEUR <CTRL><ENTRÉE>
NOTES
34 Afficher ou créer un nouveau classeur Dans la 1ère feuille Sélectionner la plage B2:C8 et taper "74" avec le clavier numérique Valider avec les touches <CTRL><ENTRÉE>
2 LES ENTRÉES LONGUES La longueur de la suite de caractères saisis peut excéder la taille de la cellule contenante. Il est possible d'adapter à posteriori la taille de la cellule mais cela n'est pas toujours nécessaire
si la partie décimale est trop longue, les chiffres surnuméraires n'apparaissent pas et la valeur est arrondie si la partie entière est trop longue, l'affichage est en notation scientifique (si le format n'est pas automatique, des dièses remplacent les chiffres de la cellule ) le libellé se poursuit dans la cellule adjacente si celle-ci est inoccupée le libellé est tronqué si la cellule adjacente est renseignée. Dans le classeur en cours et dans la 2ème feuille, saisir : 45,5555555555555555 la valeur arrondie est affichée 489658975644456555 la valeur est affichée sous forme scientifique anticonstitutionnellement l'affichage se poursuit dans la cellule adjacente "12" dans la cellule adjacente le libellé précédent est tronqué
3 LA SÉLECTION DES DONNÉES La sélection est préalable à toute action (saisie, modification, mise en forme…) une cellule une petite plage une grande plage série de plages la feuille entière
pointeur sur cellule pointeur dans première cellule pointeur dans première cellule se déplacer avec l'ascenseur pointeur dans dernière cellule idem plage (1) pointeur sur case sélection totale
<CLIC G> <FAIRE GLISSER> <CLIC G> <MAJ>ENFONCÉ <CLIC G> <CTRL>ENFONCÉ <CLIC G>
La sélection s'effectue en transparence sans altérer la présentation des données
Tester les procédures de sélection dans la 1ère feuille du classeur en cours
NOTES
35
IV - CRÉER UN CLASSEUR
4 LA MODIFICATION DES DONNÉES Il est toujours possible de modifier le contenu d'une cellule, que ce soit en cours de saisie ou une fois la saisie effectuée ; il est plus simple de le faire en cours de saisie et avant validation.
la touche <RETOUR ARRIÈRE> efface les caractères en cours de saisie, un par un et de la fin de la saisie vers le début la touche
Echap
<ECHAP> annule la totalité de la saisie en cours
la case <ANNULATION>
annule la totalité de la saisie en cours
<F2> <CLIC G> dans la barre de formule <DOUBLE CLIC> dans la cellule
permettent de passer en mode modification
5 L'EFFACEMENT DES DONNES L'effacement des données permet de vider le contenu des cellules. Si d'autres données doivent remplacer le contenu actuel, il n'est pas nécessaire d'effacer ce contenu avant saisie (les nouvelles données remplacent les anciennes).
CLAVIER
CLAVIER
SE POSITIONNER DEVANT LES CARACTÈRES À SUPPRIMER
SE POSITIONNER APRÈS LES CARACTÈRES À SUPPRIMER
ou
ou
SÉLECTIONNER LES CARACTÈRES À SUPPRIMER
SÉLECTIONNER LES CARACTÈRES À SUPPRIMER EMPLOYER LA TOUCHE
Suppr
EMPLOYER LA TOUCHE
ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ÉDITION" (dernier bloc)
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA PLAGE DE CELLULES
<CLIC D> la mise en forme de la cellule est conservée
SÉLECTIONNER LA PLAGE DE CELLULES
<CLIC G>
Dans la 1ère feuille du classeur en cours En B2, effacer le contenu avec le menu contextuel En B3, effacer le contenu avec le ruban En C2, effacer le contenu avec En C3, faire un <DOUBLE CLIC> Effacer le contenu avec
NOTES
Suppr
SUR
36 Une méthode plus simple consiste à sélectionner la cellule ou les caractères de la cellule à effacer puis à saisir directement les nouvelles données à la place des anciennes
ATTENTION
Si la modification est refusée, vérifier que la feuille de travail n'est pas protégée (voir page 103) ou finalisée (voir page 134)
En mode modification, <FAIRE GLISSER > pour sélectionner des caractères <DOUBLE CLIC> pour sélectionner un mot
de direction pour se déplacer <MAJ> + FLÈCHES de direction pour étendre la sélection <CTRL> + FLÈCHES pour atteindre un mot <CTRL>+ <MAJ> + flèches pour étendre la sélection d'un mot ou d'une ligne <MAJ>+ <ORIGINE> pour étendre la sélection au début de la ligne <MAJ>+ <FIN> pour étendre la sélection a la fin de la ligne <CTRL>+ <ORIGINE> pour atteindre le début des données de la barre <CTRL>+ <FIN> pour atteindre la fin des données de la barre <CTRL><MAJ>+ <ORIGINE> pour étendre la sélection au début des données de la barre de formule <CTRL><MAJ>+ <FIN> pour étendre la sélection a la fin des données de la barre de formule FLÈCHES
6 L'ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION Il est aussi toujours possible d'annuler une action ou plusieurs actions erronées.
BOUTON DROIT <CLIC
G> SUR
CLAVIER <CTRL><Z>
Dans la 2ème feuille du classeur en cours <CLIC G> sur la cellule ou est affiché "anticonstitutionnellement" <CLIC G> dans la barre de formule entre "ti" et "tu" Suppr
Essayer les touches <SUPPR> et Valider les modifications Annuler avec la modification
NOTES
<RETOUR ARRIÈRE>
37
IV - CRÉER UN CLASSEUR
1 LES DONNÉES NUMÉRIQUES Une donnée numérique est un nombre mais peut être aussi une date ou une heure. Excel sait reconnaître automatiquement les données numériques. Un nombre doit être saisi tel quel, tous chiffres à la suite, la mise en forme du nombre intervenant dans un second temps ; les nombres sont à priori justifiés à droite. Excel accepte les caractères spéciaux suivants dans une saisie numérique : +-()/%*E le symbole monétaire, le séparateur de millier et le séparateur décimal sont également acceptés : € <espace> Le format standard est affecté par défaut aux cellules d'une feuille de travail. Excel remplace ce format par le format adapté en fonction de la saisie (%, €...). Saisir d'abord les valeurs brutes, sans mise en forme, puis affecter le format du nombre (plutôt que de saisir à la fois valeur et format) - seul le % fait exception à cette règle (on peut saisir directement X%) Dans le classeur en cours Dans une cellule vierge, saisir 1500€ Dans la cellule au-dessous, saisir 1500F Remarquer que dans le 1er cas, l'alignement se fait à droite (c'est un nombre) et dans le second cas, l'alignement se fait à gauche (il est reconnu comme du texte)
Les dates et les heures sont reconnues et peuvent faire l'objet de calculs. Les dates sont considérées comme nombres entiers et les heures comme nombres décimaux.
CLAVIER SÉLECTIONNER LA CELLULE DE SAISIE SAISIR LA DATE OU L'HEURE <ENTRÉE> POUR VALIDER
l'alignement automatique à droite indique qu'il s'agit d'un nombre
Les dates doivent être saisies avec le séparateur / (slash) les heures doivent être saisies avec le séparateur : (deux points) ATTENTION
13/07/11 14:20
Si l'alignement ne s'effectue pas automatiquement à droite à la validation, la saisie n'est pas reconnue comme heure ou date et aucun calcul ne pourra être effectué avec C'est dans un second temps, à l'aide du format que vous donnerez la présentation définitive à la date ou à l'heure (ex 30 juillet 2006 ou 14h 20 mn)
NOTES
38 ATTENTION
Comme pour les autres formats de nombre, si vous saisissez directement les dates et les heures telles que vous voulez les voir afficher, vous prenez le risque que Excel ne les reconnaisse pas, les considère comme du texte et ne puisse faire de calcul avec Dans le classeur en cours, dans une cellule vierge, Saisir : 30/06/11 – valider puis saisir 11:45:30 – valider (vérifier que tout s'aligne à droite) Fermer le classeur sans l'enregistrer
2 LES DONNÉES TEXTE Les données alphanumériques sont les données qui ne sont pas considérées par Excel comme des nombres ou des formules. Les libelles sont automatiquement alignés à gauche. Pour entrer en tant que texte des caractères qui sont numériques, le plus sûr est de les saisir sous forme de formule du type : ="256"
ATTENTION
Si vous saisissez le nombre et que vous lui donnez le format "texte", il sera quand même pris en compte dans les calculs
La zone de texte permet de créer au sein de la feuille de travail une zone destinée à du texte, texte qui peut alors recevoir une mise en forme particulière. ONGLET "INSERTION" GROUPE "TEXTE" (avant-dernier bloc)
<CLIC G> SUR <FAIRE GLISSER> POUR POSITIONNER ET DÉFINIR LA TAILLE DE LA ZONE DE TEXTE (la largeur de la zone est fixe et la saisie se poursuit éventuellement sur d'autres lignes) ou <CLIC G> (taille de zone standard) la taille de la zone s'agrandit horizontalement au fur et à mesure de la saisie SAISIR LE TEXTE <CLIC G> EN DEHORS DE LA ZONE POUR VALIDER
<CLIC G> dans la zone de texte affiche le point d'insertion à l'intérieur et sélectionne la zone de texte (elle est entourée d'un cadre avec sur les côtés et aux angles) POINTER sur
un bord de la zone de texte sélectionnée (forme ) permet son déplacement en faisant glisser la souris <CLIC D> sur un bord de la zone de texte sélectionnée permet l'affichage de son menu contextuel
39
IV - CRÉER UN CLASSEUR Un commentaire est annexé à une cellule. Il est affiché dans une bulle d'aide ; un petit triangle rouge en haut et à droite de la cellule désigne les cellules annotées.
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA CELLULE
<CLIC D> SAISIR LE TEXTE <CLIC G> EN DEHORS POUR VALIDER
La cellule annotée est marquée d'un triangle rouge
Le commentaire n'est normalement affiché que lorsque l'utilisateur pointe la souris sur la cellule commentée ; il peut cependant être affiché en permanence.
BOUTON DROIT
BOUTON DROIT
SÉLECTIONNER LA CELLULE
SÉLECTIONNER LA CELLULE
<CLIC D> Le commentaire reste toujours affiché ; il se manipule comme une zone de texte
<CLIC D> Le commentaire n'est plus affiché
Ouvrir le classeur "commande de fleurs" Sélectionner la cellule dont le contenu est "pivoines" Indiquer comme commentaire : "délais de 8 jours" Pointer sur le commentaire pour l'afficher
BOUTON DROIT
BOUTON DROIT
SÉLECTIONNER LA CELLULE
SÉLECTIONNER LA CELLULE
<CLIC D>
<CLIC D>
ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ÉDITION" (dernier bloc) SÉLECTIONNER LA CELLULE
<CLIC G> sur
Dans le classeur "commande de fleurs" Modifier le commentaire précédent en "délais de 15 jours" Afficher le commentaire en permanence
NOTES
40
3 LES FORMULES - LES FONCTIONS Les formules ou les fonctions sont des types de données particulières. Elles prennent le plus souvent en compte les valeurs enregistrées dans d'autres cellules de la feuille de travail. La position de ces cellules est indiquée par leurs références. Une formule permet d'effectuer des calculs et d'afficher le résultat dans une cellule et ce, à partir de nombres et/ou d'autres cellules. les cellules intervenant dans le calcul sont définies par leurs références (lettre de colonne et N° de ligne)
des opérateurs les mettent en relation : + (plus), - (moins), * (multiplié), / (divisé). Les formules peuvent être arithmétiques, logiques ou texte selon les opérateurs
<CLIC G> DANS LA CELLULE OÙ DOIT S'AFFICHER LE RÉSULTAT DU CALCUL TAPER = (SIGNE ÉGAL) l'indicateur "entrer" s'inscrit dans la barre d'état à gauche <CLIC G> SUR LA PREMIÈRE CELLULE SAISIR L'OPÉRATEUR <CLIC G> SUR LA SECONDE CELLULE VALIDER PAR OU <ENTRÉE> Lors de la saisie, utiliser le pavé numérique à droite du clavier sur lequel vous avez les chiffres de 1 à 9, les opérateurs et une touche <ENTRÉE> l'idéal est d'utiliser la souris dans la main droite pour désigner les cellules ou les plages et d'avoir la main gauche sur le pavé numérique pour les opérateurs (+ - / *)
OPÉRATEURS
OPÉRANDE
SÉPARATEUR
OPÉRANDE
données ou références de cellules contenant les données faisant l'objet du calcul OPÉRATEURS
symboles indiquant l'opération à effectuer SÉPARATEURS
symboles permettant de combiner les différentes opérations (parenthèses)
NOTES
41
IV - CRÉER UN CLASSEUR Ne pas oublier de faire précéder les références de la cellule de = (égal) ATTENTION
+ * / % ^ (1)
PLUS MOINS MULTIPLIÉ DIVISÉ POURCENTAGE PUISSANCE
= < > <> <= >= & #non# #et# #ou#
ÉGAL INFÉRIEUR À SUPÉRIEUR À DIFFÉRENT INFÉRIEUR OU ÉGAL SUPÉRIEUR OU ÉGAL CONCATÉNATION NON LOGIQUE ET LOGIQUE OU LOGIQUE
LA FORMULE ARITHMÉTIQUE
C'est la plus courante ; elle permet de manipuler des chiffres. =a5+b5
ADDITIONNE LES CELLULES A5 ET B5
=a5-1
SOUSTRAIT 1 À LA VALEUR DE LA CELLULE A5
=a5*3
MULTIPLIE LA VALEUR DE LA CELLULE A5 PAR 3
=a5/2
DIVISE LA VALEUR DE LA CELLULE A5 PAR 2
Dans le classeur "commande de fleurs" Faire le total des quantités avec l'opérateur arithmétique "+" Calculer la colonne "valeur" pour chaque type de fleur en multipliant quantité par prix Enregistrer et fermer le classeur "commande de fleurs"
NOTES
42 (2)
LA FORMULE LOGIQUE
La formule logique est un type particulier de formule qui effectue un test et donne le résultat vrai/faux. +a5=10 +a5>1
donne vrai si a5 est égal à 10 et faux autrement donne vrai si a5 est supérieur à 1 et faux autrement
Dans un classeur vierge, reproduire les 2 exemples ci-dessus
La formule logique, associée à un format conditionnel est un excellent moyen d'introduire une formule de vérification dans un tableau (3)
LA FORMULE TEXTE
La formule texte manipule les chaines de caractères au lieu de chiffres. +"tic"&"tac" +B2 & B3
affiche tictac affiche tictac
si le contenu de B2 est "tic" et celui de B3 "tac" B2 et B3 sont remplacés par leur contenu Dans le même classeur, reproduire l'exemple ci-dessus Fermer le classeur sans l'enregistrer (4)
LA FORMULE MATRICIELLE
La formule matricielle est un type particulier de formule à employer lorsque la même formule est répétée dans une plage de cellules adjacentes. Elle permet de ne saisir qu'une seule fois la formule pour l'ensemble des cellules, cette dernière faisant référence à l'ensemble des cellules concernées.
CLAVIER SÉLECTIONNER LA PLAGE DE CELLULES SAISIR LA FORMULE EN INCLUANT TOUTES LES PLAGES DE RÉFÉRENCE (pas d'accolades)
<CTRL><MAJ><ENTRÉE>
ATTENTION
NOTES
CLAVIER SÉLECTIONNER UNE CELLULE DE LA PLAGE MODIFIER LA FORMULE
(ne pas mettre d'accolades) <CTRL><MAJ><ENTRÉE>
EXCEL convertit automatiquement les lettres minuscules d'une formule (ou d'une fonction) en majuscules. S'il ne le fait pas, c'est que celle-ci n'est pas valide ou n'est pas reconnue comme telle. Vérifier la saisie. Si la formule est reconnue comme valeur mais n'est pas acceptée, "ERR" s'affiche Vérifier alors la syntaxe
IV - CRÉER UN CLASSEUR Créer un nouveau classeur Se rendre en "feuille 3" Saisir le tableau suivant (les formules et fonction sont affichées en clair pour la compréhension du tableau mais doivent être saisies comme des formules et non des données)
Enregistrer le classeur sous le nom "bilan" et le fermer
Les fonctions sont des formules intégrées et prédéfinies suivies d'un ou plusieurs arguments et obéissant à une syntaxe précise. Dans un tableau, elles s'utilisent souvent en combinaison avec des formules et sont précédées du signe = (égal).
=FONCTION(ARG1;ARG2;ARG3;ARGN) = ÉGAL indique à Excel qu'une fonction suit (...) PARENTHÈSES les parenthèses encadrent les arguments de la fonction ARG1 ARG2..ARGN définissent les différentes variables dont la valeur est à renseigner (emplacement, valeur, chaîne, condition) ; POINT VIRGULE caractère séparateur d'arguments indispensable " " GUILLEMETS encadrent un argument texte (1)
LA SOMME
C'est la fonction la plus utilisée et la plus utile. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ÉDITION" (dernier bloc) <CLIC G> SUR LA CELLULE OU DOIT S'INSCRIRE LA SOMME <CLIC G> SUR La fonction utilisée par Excel pour faire la somme est normalement la fonction " SOMME" mais en fonction du contexte (format automatique de tableau), ce peut être aussi la fonction "SOUS.TOTAL" : les références peuvent en être des adresses de cellules mais aussi une formulation du type "cette ligne de telle colonne à telle colonne" Pour une autre fonction que "SOMME" (moyenne, nombre), <CLIC G> sur de et sélectionner la fonction adéquate ( propose toujours la fonction "SOMME" même si une autre fonction a été utilisée précédemment)
NOTES
43
44 ATTENTION
Dans un tableau de valeurs, pour le 3ème total de ligne, Excel fera un total vertical et non horizontal - le rectifier en faisant glisser la souris sur la plage adéquate.
Ouvrir le classeur "commande de fleurs" Remplacer dans le total des quantités les opérateurs arithmétiques par des sommes
Totaliser la colonne "valeur" Enregistrer puis fermer (2)
LA SOMME D'UN TABLEAU CARRÉ
Lorsque le tableau que l'on crée est un tableau carré (somme des lignes = somme des colonnes), la somme du tableau peut être effectuée en un clic de souris.
BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER TOUT LE TABLEAU PLUS 1 LIGNE ET UNE COLONNE VIDES POUR LES TOTAUX
<CLIC G> SUR
SÉLECTION
Ouvrir le classeur "somme" feuille "exercice" Faire les totaux des tableaux en un minimum d'opérations Effacer ces totaux en une seule opération Effectuer le total global des lignes des tableaux (somme de toutes les activités de toutes les régions) - le garder ouvert
NOTES
45
IV - CRÉER UN CLASSEUR Saisir le tableau suivant sur la feuille 1 d'un nouveau classeur
Faire les totaux en une opération Enregistrer le classeur sous le nom "transport" puis le fermer (3)
LES FONCTIONS COURANTES
Elles sont disponibles par le biais de l'assistant fonction ou en direct.
BARRE DE FORMULE <CLIC G> SUR
ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ÉDITION" (dernier bloc)
l'assistant fonction rentre en action
<CLIC G> DANS LA CELLULE DE SAISIE <CLIC G> SUR DE <CLIC G> SUR LA FONCTION
DE LA BARRE DE FORMULE SÉLECTIONNER LA CATÉGORIE PUIS LA FONCTION (ou poser une question) DÉFINIR LES ARGUMENTS POUR VALIDER
MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LA PLAGE <ENTRÉE> POUR VALIDER
Ouvrir le classeur "commande de fleurs" Effacer les formules des lignes de total Indiquer sur cette ligne la moyenne de chaque colonne Remettre des sommes hormis pour la colonne "prix" Enregistrer et fermer le classeur
NOTES
46
<CLIC G> DANS LA CELLULE (DE SOMME PAR EXEMPLE) POUR LA SÉLECTIONNER <CLIC G> (OU DOUBLE CLIC) SUR LA FONCTION À REMPLACER DANS LA BARRE DE FORMULE Les fonctions s'affichent à gauche de la formule à la place de la référence de cellule <CLIC G> SUR LA FONCTION À UTILISER <CLIC G> SUR POUR VALIDER
CHOIX DE L A NOUVELLE FONCTION
FONCTION ACTUELLE
La barre d'état de Excel affiche une zone dans laquelle figurent un certain nombre d'informations relatives à la sélection en cours et calculées en temps réel. BARRE D'ÉTAT EFFECTUER LA SÉLECTION CONSULTER LA BARRE D'ÉTAT (en bas à droite)
Les procédures standard de sélection (monozone ou multizones) peuvent être appliquées <FAIRE GLISSER> <CTRL> pour ajouter (touche ) <MAJ> pour étendre (touche )
BARRE D'ÉTAT AVANT OU APRÈS LA SÉLECTION <CLIC D> SUR LA ZONE DE LA BARRE D'ÉTAT AFFICHANT LE RÉSULTAT COCHER L'UNE OU L'AUTRE DES FONCTIONS PROPOSÉES
<CLIC D> POUR LISTER LES FONCTIONS
COCHER LA FONCTION À AFFICHER
Dans le classeur "somme" Effectuer une sélection de valeur (ex : de B2 à E5) Afficher les fonctions "SOMME" et "MOYENNE" et visualiser les résultats dans la barre d'état Tester les autres fonctions puis fermer le classeur
47
IV - CRÉER UN CLASSEUR Les références définissent la position de la cellule par rapport aux lignes et par rapport aux colonnes (comme dans un jeu de bataille navale). Elles peuvent aussi être définies par rapport à la feuille de travail pour une plage 3D (en 3 dimensions).
ou
: : :
références relatives références absolues références mixtes
: :
PLAGE 3D AVEC NOMS DE FEUILLE PAR DÉFAUT PLAGE 3D AVEC NOMS DE FEUILLE SPÉCIFIQUES
: référence par défaut la position de la plage ou de la cellule dans le repère (orthonormé) est définie par rapport à la position de la cellule devant recevoir l'entrée. RÉFÉRENCES ABSOLUES : toutes les coordonnées sont précédées du signe $. la position est définie par rapport à l'origine des axes et reste invariable. RÉFÉRENCES MIXTES : une des coordonnées de la cellule est précédée du signe $. Sa position est définie par rapport à l'origine de l'un des axes et reste invariable par rapport à celui-ci. L'autre coordonnée varie. RÉFÉRENCES RELATIVES
la modification de la structure de la feuille de travail (insertion ou suppression de lignes ou de colonnes) est dans tous les cas prise en compte mais c'est au niveau de la copie ou de la saisie de données que les résultats peuvent être très différents selon le type de référence utilisé
CLAVIER EFFECTUER LA SAISIE APPUYER SUR LA TOUCHE <F4> UNE 1ÈRE FOIS APPUYER SUR LA TOUCHE <F4> UNE 2ÈME FOIS APPUYER SUR LA TOUCHE <F4> UNE 3ÈME FOIS AU SEIN DE LA BARRE DE FORMULE EN COURS DE SAISIE OU DE MODIFICATION POUR FAIRE VARIER LA NATURE DES RÉFÉRENCES
Pensez à utiliser les références absolues pour le dénominateur lorsque vous effectuez un calcul de pourcentage ou lorsque vous multipliez les valeurs d'une colonne par un coefficient
ATTENTION
NOTES
L'indication des références d'une cellule ou d'une plage doit s'effectuer en désignant cette cellule ou cette plage avec la souris, et non en saisissant manuellement ces références
48 Ouvrir le classeur "transport" En colonne G, ajouter un libellé "pourcentage" Calculer le pourcentage de la 1ère activité par rapport au total des activités Mettre le dénominateur en référence absolue ($F$6) Copier en glissant le résultat sur les cellules du dessous Enregistrer
ATTENTION
L'indication des références d'une cellule ou d'une plage s'effectue en désignant cette cellule ou cette plage avec la souris, et non en saisissant manuellement ces références
Un calcul concernant plusieurs feuilles s'effectue aussi naturellement qu'un calcul interne à une feuille.
BOUTON GAUCHE SAISIR LA FORMULE OU LA FONCTION <CLIC G> SUR L'ONGLET DE 1ÈRE FEUILLE SÉLECTIONNER LA PLAGE EN FAISANT GLISSER LA SOURIS <MAJ> ENFONCÉ <CLIC G> SUR L'ONGLET DE DERNIÈRE FEUILLE VALIDER la syntaxe d'Excel est la suivante : FEUILLE!PLAGE
des parenthèses encadrent les références dans la plupart des formules Pour faire dans la feuille 5 la somme de la cellule B2 à partir de la feuille 1 jusqu'à la feuille 4, il faut effectuer les opération suivantes : <CLIC G> sur la cellule B2 de la feuille 5 (celle devant recueillir la somme)
<CLIC G> sur somme (ne pas se préoccuper de ce qu'Excel inscrit entre parenthèses) <CLIC G> sur l'onglet de la feuille 1 - <CLIC G> en B2 <MAJ ENFONCÉ> - <CLIC G> sur l'onglet de la feuille 4 <CLIC G> sur Excel inscrit : en B2 de la feuille 5 soit somme de la cellule b2 à partir de la feuille 1 jusqu'à la feuille 4
NOTES
IV - CRÉER UN CLASSEUR les procédures standard de sélection peuvent être appliquées : <FAIRE GLISSER> <CTRL> pour ajouter (touche ) <MAJ> pour étendre (touche )
FEUILLE 3 FEUILLE 2 FEUILLE 1
TO TA UX LI
TOTAUX FEUILLES
GN ES
TOTAUX COLONNES
Dans le classeur transport, saisir le tableau suivant sur la feuille 2
Saisir le tableau suivant sur la feuille 3
Saisir le tableau suivant sur la feuille 4
Effectuer le total de chacun des tableaux et un calcul de % comme sur la 1ère feuille Sur la feuille 5 , recopier l'un des tableaux, effacer les données spécifiques et Effectuer une consolidation (un total) des 4 premières feuilles avec des formule de type , enregistrer puis fermer
49
50 Ouvrir le classeur bilan Sur la feuille 3, effacer les valeurs des lignes chiffre d'affaires et charges (comme cidessous)
Saisir le tableau suivant sur la feuille 1 :
Saisir le tableau suivant sur la feuille 2 :
Sur la feuille 3, remplacer les valeurs des lignes chiffre d'affaires et charges par les rĂŠfĂŠrences aux cellules de total de chacune des feuilles saisies (comme ci-dessous)
Enregistrer les modifications puis fermer le classeur
NOTES
51
IV - CRÉER UN CLASSEUR
Les séries permettent de réduire au minimum la saisie des libellés. Elles trouvent aussi leur utilité dans la saisie des données mêmes si celles-ci ont un caractère logique. Il suffit de faire glisser le contenu d'une cellule pour que celui-ci soit intelligemment extrapolé dans les cellules de copie
1 LES SÉRIES A UNE VALEUR Une action par défaut est associée à chaque type de donnée, le plus souvent soit incrémentation, soit recopie à l'identique.
BOUTON GAUCHE SAISIR LES DONNÉES DANS LA CELLULE <CLIC G> SUR LA CELLULE COMPORTANT LES DONNÉES <FAIRE GLISSER> LA CASE DE RECOPIE (en bas à droite de la sélection)
la sélection peut être étendue dans n'importe quelle direction CELLULE SÉLECTIONNÉE COCHER LA FONCTION À AFFICHER
QUADRILLAGE
CASE DE RECOPIE
Une balise active s'affiche à l'issue de la recopie ; elle permet de corriger éventuellement le choix par défaut qui a été effectué
En tirant la case de recopie avec le bouton droit de la souris, un choix de diverses opérations est offert
52 Ouvrir le classeur "séries" Aller en feuille "série 1 valeur" Faire glisser la poignée de recopie de chaque cellule de la première ligne vers le bas (environ 10 lignes) Observer le résultat et corriger éventuellement la série avec la balise active
ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ÉDITION" (dernier bloc) SAISIR LES DONNÉES DANS LA CELLULE SÉLECTIONNER LA CELLULE DE DONNÉES ET LES CELLULES ADJACENTES CONCERNÉES
<CLIC G> SUR L'OUTIL
(en fonction de la position des cellules adjacentes)
Dans le classeur "séries", feuille "série 1 valeur" Annuler les opérations précédentes Recommencer avec l'outil
2 LES SÉRIES A DEUX VALEURS Lorsque cela est possible, il est intéressant de sélectionner deux cellules au lieu d'une avant de tirer la case de recopie de la sélection. Excel possède alors tous les éléments requis pour calculer le pas (la différence) et extrapoler la série.
BOUTON GAUCHE <SÉLECTIONNER> LES 2 CELLULES COMPORTANT LES DONNÉES <FAIRE GLISSER> LA CASE DE RECOPIE AVEC LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS CELLULES DÉJÀ RENSEIGNÉES POIGNÉE DE RECOPIE PLAGE OÙ VA S'INSCRIRE LA SÉRIE
NOTES
IV - CRÉER UN CLASSEUR
53
Dans le classeur "séries" Aller en feuille "série 2 valeurs" Faire glisser la poignée de recopie de la sélection des deux premières cellules de chaque colonne vers le bas (environ 10 lignes) Observer le résultat
3 LES LISTES PERSONNALISÉES Excel est à même de raisonner sur des listes existantes et de les reconstituer (jours, mois…). Une fonctionnalité intéressante consiste à créer ses propres listes.
MENU FICHIER SÉLECTIONNER UNE LISTE EXISTANTE DANS UNE FEUILLE DE TRAVAIL
dans le volet de gauche (tout en bas de la liste) (et non ajouter) POUR VALIDER
Il est aussi possible à ce niveau de saisir directement dans la boîte de dialogue les éléments de la liste (appuyer sur <ENTRÉE> après chaque éléments) puis de cliquer sur
À partir du moment où la liste est enregistrée, elle peut être réutilisée dans tout nouveau classeur.
BOUTON GAUCHE SAISIR TRÈS EXACTEMENT L'UN DES ÉLÉMENTS DE LA LISTE DANS LA PREMIÈRE CELLULE TIRER LA CASE DE RECOPIE INCRÉMENTÉE DE LA CELLULE SUR LES CELLULES ADJACENTES
(dans n'importe quelle direction) LÂCHER LE BOUTON DE LA SOURIS
la liste est reconstituée entièrement ou partiellement Dans le classeur "séries " Afficher la feuille "liste personnalisée" Créer une liste personnalisée à partir des données Vérifier dans un nouveau classeur qu'elle est bien disponible
NOTES
V - METTRE EN FORME LES DONNÉES
55
La mise en forme met en évidence les chiffres les plus importants et rend la présentation esthétique. Cette mise en forme peut être affectée globalement et donc très rapidement ou bien personnalisée. La mise en forme va concerner la totalité ou une partie des caractères contenus dans la cellule, le caractère devenant la plus petite unité de mise en forme
ATTENTION
Attention, les commandes de mise en forme ne sont pas accessibles lorsque la feuille de travail est protégée (voir page 103) ou finalisée (voir page 134)
Un style de tableau prédéfini permet d'affecter en une seule fois l'ensemble des caractéristiques de mise en forme au tableau. Une fois cette première mise en forme effectuée, la modification devient un jeu d'enfant.
1 LE STYLE DE TABLEAU L'affectation du style de tableau est simple et complète. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "STYLE (5ème bloc) <CLIC G> DANS LE TABLEAU À METTRE EN FORME
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LE STYLE CHOISI
56 À partir du moment où un style de tableau a été affecté, Il suffit de déplacer la souris sur les styles de tableau pour que les données affichent temporairement les caractéristiques du style Afficher le classeur "bilan" feuille 3 appliquer un style de tableau
Une fois ce style appliqué, revenir sur l'outil et déplacer la souris sur les choix pour observer la modification temporaire de la mise en forme dans le tableau Le format automatique est plus qu'une simple mise en forme ; les données y sont reconnues sous forme d'une table et les formules que propose automatiquement Excel sont alors des formules de table. Il est alors aisé d'agrandir la table en faisant glisser la marque à l'angle extérieur droit du tableau vers le bas ou vers la droite Les nouvelles lignes ou colonnes du tableau sont déjà correctement mises en forme avec les formules le plus souvent appropriées Dans le classeur "séries" Afficher la feuille "table en format automatique" Agrandir le tableau vers le bas puis vers la droite en faisant glisser la marque à l'angle extérieur droit du tableau puis fermer sans enregistrer
M ARQUE À FAIRE GLISSER
Affecter le format automatique de préférence après avoir mis les formules
Excel applique en même temps que les caractéristiques de mise en forme un filtre automatique qu'il peut être nécessaire de désactiver.
ONGLET "DONNÉES" BLOC "TRIER ET FILTRER" (3ème bloc)
<CLIC G> SUR les marques de filtre automatique en début de colonne
NOTES
disparaissent
V - METTRE EN FORME LES DONNÉES Dans le classeur "bilan" feuille 3 Désactiver le filtre automatique
ATTENTION
L'utilisation du "style de tableau automatique" provoque le mappage " XML" des plages de données concernées (voir onglet développeur, sources xml), ce qui entre autres interdit le partage du classeur
2 LES COULEURS Ce sont ici les couleurs de police. ONGLET "MISE EN PAGE" BLOC "THÈMES"
(1er
bloc)
<CLIC G> DANS LE TABLEAU À METTRE EN FORME <CLIC G> SUR DÉPLACER LA SOURIS SUR LES COULEURS POUR JUGER DE L'EFFET SUR LA SÉLECTION <CLIC G> SUR LE JEU DE COULEURS CHOISI
Dans le classeur "bilan" feuille 3 Affecter les couleurs de police de votre choix
NOTES
57
58
3 LES POLICES Tout un choix de polices différentes est proposé ici. Seul le texte auquel est affecté un style rapide sera concerné. ONGLET "MISE EN PAGE" BLOC "THÈMES"
(1er
bloc)
<CLIC G> DANS LE TABLEAU À METTRE EN FORME <CLIC G> SUR DÉPLACER LA SOURIS SUR LES POLICES POUR JUGER DE L'EFFET SUR LA SÉLECTION <CLIC G> SUR LA POLICE CHOISIE
ATTENTION
Si une police a déjà été affectée directement (avec l'outil police), le tableau conserve la police affectée et ne prend pas en compte les polices du thème Dans le classeur "bilan" feuille 3 Affecter les polices de votre choix
NOTES
V - METTRE EN FORME LES DONNÉES
4 LES EFFETS Les effets de thème sont des jeux de lignes et d'effets de remplissage. ONGLET "MISE EN PAGE" BLOC "THÈMES"
(1er
bloc)
<CLIC G> DANS LE TABLEAU À METTRE EN FORME <CLIC G> SUR DÉPLACER LA SOURIS SUR LES CHOIX PROPOSÉS POUR JUGER DE L'EFFET SUR LA SÉLECTION <CLIC G> SUR L'EFFET DÉSIRÉ
NOTES
59
60
5 LES THÈMES Un thème est une combinaison de couleurs, de polices et d'effets. Il a pour avantage de permettre une présentation élaborée de manière rapide et efficace d'un document auquel les styles rapides ont été appliqués. ONGLET "MISE EN PAGE" BLOC "THÈMES"
(1er
bloc)
<CLIC G> DANS LE TABLEAU À METTRE EN FORME
<CLIC G>
SUR DÉPLACER LA SOURIS SUR LES THÈMES POUR JUGER DE L'EFFET SUR LA SÉLECTION <CLIC G> SUR LE THÈME CHOISI
Dans le classeur "bilan" feuille 3 Affecter le thème de votre choix
NOTES
V - METTRE EN FORME LES DONNÉES
6 LE STYLE DE CELLULE Le style de cellule va venir compléter le style de tableau pour mettre en forme des cellules particulières (libellés, titres…). ONGLET "ACCUEIL" bloc)
GROUPE "STYLE (5ème
SÉLECTIONNER LA OU LES CELLULES À METTRE EN FORME
<CLIC G> SUR si un style de tableau a été préalablement affecté, déplacer la souris sur les styles et observez les modifications sur la cellule sélectionnée <CLIC G> SUR LE STYLE CHOISI
Dans le classeur "bilan" feuille 3 Affecter le style de cellule de votre choix aux titres de colonnes
NOTES
61
62 On retrouve les caractéristiques de mise en forme exploitées par le style de tableau prédéfini ou les thèmes. Elles peuvent être appliquées indépendamment de tout style automatique ou en complément.
1 LA POLICE ET LES ATTRIBUTS DE CARACTÈRES Une police regroupe un ensemble de caractères (lettres, chiffres et divers) ayant une forme homogène (pleins, déliés, forme des caractères). Leur taille s'exprime en points. Le standard est de type "Arial" ou "times new roman" de taille 11 ou 12. La police et les attributs de caractère doivent être choisis pour améliorer la lisibilité du tableau. Ils sont appliqués à une cellule, à une plage de cellules, à plusieurs plages de cellules ou aux caractères sélectionnés d'une cellule. Les outils, l'onglet "police" de la boite de dialogue "format de cellule" ou le clavier permettent de les affecter. Ils sont disponibles dans le ruban ou la barre d'outils. (1)
LA BARRE D'OUTILS
La barre d'outils propose des outils de mise en forme des cellules.
BOUTON DROIT EFFECTUER UNE SÉLECTION <CLIC D> DANS LA SÉLECTION POINTER SUR UN OUTIL
sa fonction s'affiche dans une bulle d'aide (2)
LE RUBAN
L'onglet "accueil" du ruban propose dans le bloc "police" (le 2ème) la plupart des outils nécessaires à la présentation. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "POLICE" (2ème bloc)
<CLIC G> SUR L'ONGLET "ACCUEIL" (s'il n'est pas déjà affiché) les outils correspondants s'affichent DANS LE GROUPE "POLICE" POINTER SUR L'OUTIL sa fonction s'affiche dans une bulle d'aide
LANCEUR DE BOÎTE DE DIALOGUE
NOTES
V - METTRE EN FORME LES DONNÉES (3)
DESCRIPTION
Les outils sont particulièrement efficaces pour mettre en forme les données.
BOUTON GAUCHE EFFECTUER LA SÉLECTION
<CLIC G> SUR L'OUTIL POUR L'ACTIVER OU POUR DÉROULER SA LISTE Les outils affichent l'état actuel de la sélection et permettent de le modifier : outil activé
la sélection possède la caractéristique liée à l'outil
(ici, le texte sélectionné est en gras)
outil non activé la sélection ne possède pas la caractéristique de l'outil ou la sélection n'est pas homogène (ici, le texte sélectionné n'est pas en gras)
CHOIX DE LA POLICE CHOIX DE LA TAILLE DE POLICE GRAS ITALIQUE SOULIGNEMENT POLICE PLUS GRANDE POLICE PLUS PETITE BORDURES COULEUR DE REMPLISSAGE COULEUR DE POLICE
ATTENTION
dans le cas d'une liste déroulante, le seul déplacement sur les éléments de la liste affectent à la sélection leurs caractéristiques à des fins de visualisation un <CLIC G> sur l'élément entérine le choix Dans le classeur "bilan" feuille 3 Vérifier le zoom (110 %) Mettre les titres de ligne et de colonne en arial 12 marron foncé Mettre toutes les lignes de données en arial 11 marron clair Mettre les lignes de données "résultat brut" et "résultat net" en gras Mettre la ligne de données % en italique
NOTES
63
64 Elle propose, les mêmes outils. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "POLICE" (2ème bloc) EFFECTUER LA SÉLECTION
<CLIC G>
SUR LE LANCEUR DE BOÎTES DE DIALOGUE
(à droite du titre du groupe "police")
SÉLECTIONNER LES OPTIONS POUR VALIDER
La zone "aperçu" donne une représentation en temps réel de l'affectation à la sélection des différentes options Dans le classeur "bilan" feuille 2 Vérifier le zoom (110 %) Mettre les titres de ligne et de colonne en verdana 12 marron foncé Mettre toutes les lignes de données en verdana 11 marron clair Mettre les lignes de données "résultat brut" et "résultat net" en gras Mettre la ligne de données % en italique
NOTES
V - METTRE EN FORME LES DONNÉES Les touches de mise en forme directe vont permettre de modifier la mise en forme des caractères. Elles sont rappelées ici pour information.
2 LES BORDURES Les cellules sélectionnées peuvent recevoir diverses bordures permettant de structurer et de présenter un tableau de manière optimale. Cet outil est disponible dans la barre d'outils contextuelle et dans le ruban. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "POLICE" (2ème bloc) EFFECTUER LA SÉLECTION
<CLIC G>
SUR
DE
PUIS SUR LA BORDURE ADÉQUATE
L'apparence de l'outil peut varier et dépend de la dernière option utilisée
NOTES
65
66 Les choix y sont proposés de manière plus visuelle. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "POLICE" (2ème bloc) EFFECTUER LA SÉLECTION
<CLIC G>
SUR LE LANCEUR DE BOÎTES DE DIALOGUE
(à droite du titre du groupe "police")
ONGLET OU
<CLIC G>
SUR DE PUIS SUR SÉLECTIONNER LES OPTIONS POUR VALIDER
<CLIC G> dans la zone ou sur un outil
Sélectionner le style de ligne Sélectionner la couleur de ligne Appliquer ces caractéristiques avec les outils de "présélection" ou de "bordures" Les outils "présélections" permettent d'apposer en une seule fois un quadrillage ou un contour - les outils bordure permettent de choisir précisément la bordure ; pour l'appliquer, <CLIC G> sur l'outil ou dans la représentation
NOTES
67
V - METTRE EN FORME LES DONNÉES Elles peuvent être enlevées globalement ou une à une. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "POLICE" (2ème bloc)
BOITE DE DIALOGUE "FORMAT CELLULE" ONGLET "BORDURE" MÊME PROCÉDURE QUE POUR LES APPOSER
OUTIL
ou
même procédure que pour les apposer ou <CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
Dans le classeur "bilan" feuille 3 Mettre un quadrillage marron de séparation de toutes les cellules Mettre un trait épais marron foncé au-dessus et au-dessous de "résultat brut" et "net" Encadrer le tableau d'un trait double marron foncé
3 LE REMPLISSAGE Les cellules sélectionnées peuvent être enrichies d'une couleur et d'un motif de fond. Cet outil est disponible dans la barre d'outils contextuelle et dans le ruban. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "POLICE" (2ème bloc) EFFECTUER LA SÉLECTION
<CLIC G>
SUR
DE
PUIS SUR LE MOTIF ADÉQUAT
La couleur de l'outil peut varier et dépend de la dernière option utilisée
DONNE ACCÈS À UNE PALETTE DE COULEURS
NOTES
68 Les choix y sont proposés de manière plus visuelle. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "POLICE" (2ème bloc) EFFECTUER LA SÉLECTION
<CLIC G>
SUR LE LANCEUR DE BOÎTES DE DIALOGUE
(à droite du titre du groupe "police")
ONGLET SÉLECTIONNER LES OPTIONS POUR VALIDER
DONNE ACCÈS À UNE PALETTE DE COULEURS
Dans le classeur "bilan" feuille 3 Mettre une couleur de fond gris clair pour les titres de ligne et de colonne Mettre un fond jaune clair pour les lignes de "résultat brut" et de "résultat net"
Le bouton "motifs et texture" donne accès à des combinaisons "couleurs/motifs" du meilleur effet. BOITE DE DIALOGUE "FORMAT DE CELLULE" ONGLET "REMPLISSAGE" SÉLECTION EFFECTUÉE
<CLIC G> SUR CHOISIR LES OPTIONS POUR VALIDER
69
V - METTRE EN FORME LES DONNÉES Couleur et motif peuvent être enlevés. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "POLICE" (2ème bloc)
BOITE DE DIALOGUE "FORMAT CELLULE" ONGLET "REMPLISSAGE <CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
4 L'ALIGNEMENT L'alignement concerne la position des données au sein de la cellule. Il s'effectue dans le sens horizontal comme dans le sens vertical ou même à un stade intermédiaire. Ces outils sont disponibles dans le ruban et pour certains, dans la barre d'outils contextuelle. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ALIGNEMENT" (3ème bloc) EFFECTUER LA SÉLECTION <CLIC G> SUR L'OUTIL ADÉQUAT
Alignement vertical du contenu des cellules de la sélection Alignement horizontal du contenu des cellules de la sélection Orientation du contenu des cellules de la sélection Gestion du retrait du contenu des cellules de la sélection Renvoie automatiquement à la ligne le contenu des cellules de la sélection (au lieu de tronquer ou prolonger l'affichage sur la cellule voisine) Fusionne les cellules sélectionnées en une seule cellule et centre les données dans cette cellule
Les choix y sont proposés de manière plus visuelle. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ALIGNEMENT" (3ème bloc) EFFECTUER LA SÉLECTION
<CLIC G>
SUR LE LANCEUR DE BOÎTES DE DIALOGUE
ONGLET SÉLECTIONNER LES OPTIONS POUR VALIDER
NOTES
(à droite du titre du groupe "alignement")
70 permet de présenter le contenu sur plusieurs lignes en adaptant la hauteur de la ligne. ajuste la taille des caractères à l'écran pour qu'ils tiennent dans la cellule fusionne les cellules sélectionnées en une seule cellule
FAIRE PIVOTER POUR MODIFIER L'ORIENTATION DU TEXTE
Dans le classeur "bilan" feuille 3 Modifier l'alignement horizontal et vertical des titres et données pour améliorer la présentation
5 LE FORMAT DES NOMBRES Les nombres reçoivent un format adapté au type de données qu'ils représentent. Il est important de différencier l'affichage des données à l'écran des valeurs utilisées dans les calculs. Quelle que soit la précision affichée, Excel utilise la valeur saisie pour ses calculs (ex : affiché : 2,56 / calculé réel : 2,555555). Ces outils sont disponibles dans le ruban et dans la barre d'outils contextuelle. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE " NOMBRE" (4ème bloc) EFFECTUER LA SÉLECTION <CLIC G> SUR L'OUTIL ADÉQUAT
Liste déroulante des différents formats Format monétaire Format pourcentage Format milliers (avec séparateur) Ajoute une décimale Enlève une décimale
NOTES
71
V - METTRE EN FORME LES DONNÉES
Les choix y sont proposés de manière plus visuelle. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE " NOMBRE" (4ème bloc) EFFECTUER LA SÉLECTION
<CLIC G>
SUR LE LANCEUR DE BOÎTES DE DIALOGUE
(à droite du titre du groupe "nombre")
ONGLET SÉLECTIONNER LES OPTIONS POUR VALIDER
SÉLECTIONNER LA CATÉGORIE
PUIS SÉLECTIONNER LE FORMAT
NOTES
72 utiliser le séparateur de milliers pour les nombres importants saisir la valeur décimale suivie de la touche % pour les pourcentages
STANDARD MONÉTAIRE MILLIERS
% SCIENTIFIQUE
Excel décide du format selon la donnée saisie Selon devise spécifiée par défaut dans Windows Milliers séparés par un espace nombres négatifs entre parenthèses Chiffre multiplié par 100 Affiche le chiffre en exponentiel
- 12345,67 - 12.345,67 € - 12 345,67 (12.345,67) - 1234567,00 % - 11,23 E+0,4
Quand vous modifiez le format des nombres, il arrive que la valeur ne tienne plus dans la largeur d'origine de la colonne, Excel adapte alors automatiquement cette largeur au nouveau format Dans le classeur "bilan" feuille 3 Centrer les titres de colonne Aligner à gauche les titres de ligne Mettre un format euro sans décimale aux valeurs (hors %)
6 LE FORMAT DES DATES ET DES HEURES Les dates et les heures sont dans la réalité des chiffres, entiers pour les dates et fractions décimales pour les heures, qui peuvent s'afficher selon le format souhaité. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE " NOMBRE" (4ème bloc) EFFECTUER LA SÉLECTION
<CLIC G>
SUR LE LANCEUR DE BOÎTES DE DIALOGUE
(à droite du titre du groupe "nombre")
CATÉGORIE "DATE" SÉLECTIONNER LE FORMAT POUR VALIDER SAISIR LES DATES SOUS LA FORME : 01/01/00 SAISIR LES HEURES SOUS LA FORME 17:59:00 SÉPARER PAR UN ESPACE UNE DATE ET UNE HEURE FIGURANT DANS LA MÊME CELLULE
ATTENTION
À la fin de la saisie, si les caractères s'alignent à gauche et non à droite, Excel n'a pas reconnu une date ou une heure dans les données ; il faut donc saisir si possible en ne tapant que des chiffres et aucun format Dans le classeur "bilan" feuille 3 Remplacer les années par 31/12/09, 31/12/10, et 31/12/11 Afficher sous la forme "mois + année"
NOTES
V - METTRE EN FORME LES DONNÉES
73
7 L'ENREGISTREMENT DE LA MISE EN FORME Le moyen le plus rapide et le plus efficace pour mettre en forme une feuille de travail est d'affecter dans l'ordre un style de tableau, un thème, des couleurs, des polices, des styles de cellule puis des caractéristiques de mise en forme spécifiques avec les outils ou la boite de dialogue "format de cellule". La nouvelle présentation peut être enregistrée pour une utilisation future soit en tant que nouveau thème pour la partie couleurs, polices… soit en tant que nouveau style de cellule pour l'ensemble de la mise en forme de la cellule sélectionnée, soit en tant que nouveau style de tableau pour l'ensemble des caractéristiques de mise en forme du tableau. Le nouveau thème prend en compte les nouvelles caractéristiques du thème (couleurs, polices, effets). ONGLET "MISE EN PAGE" BLOC "THÈMES"
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
(1er
bloc)
DE
en bas
NOMMER LE THÈME POUR VALIDER
Dans le classeur "bilan" feuille 3 Personnaliser le thème puis l'enregistrer sous le nom "thème financier"
NOTES
74 Le nouveau style de cellule prend en compte les nouvelles caractéristiques de la cellule sélectionnée. ONGLET "ACCUEIL" bloc)
GROUPE "STYLE (5ème
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR NOMMER LE STYLE DE CELLULE POUR VALIDER
Dans le classeur "bilan" feuille 3 Enregistrer la présentation des cellules d'entête de colonne sous le nom "entête date"
NOTES
V - METTRE EN FORME LES DONNÉES
75
Le nouveau style de tableau prend en compte les nouvelles caractéristiques du style (couleurs, polices, alignements, bordures, formats…). ONGLET "ACCUEIL" bloc)
GROUPE "STYLE (5ème
SÉLECTIONNER LE TABLEAU MIS EN FORME
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR NOMMER LE STYLE DE TABLEAU POUR VALIDER
Dans le classeur "bilan" feuille 3 Personnaliser le tableau puis enregistrer le style de tableau sous le nom "style de tableau financier"
NOTES
76 La mise en forme peut être répétée ou copiée avec souris.
1 LA RÉPÉTITION DE LA MISE EN FORME Une mise en forme venant d'être effectuée peut être répétée sur une autre partie du texte si les deux actions sont immédiatement successives. CLAVIER EFFECTUER UNE 1ÈRE MISE EN FORME SÉLECTIONNER LES DONNÉES À PRÉSENTER <CTRL><Y> ou <F4>
les données sélectionnées reçoivent la même mise en forme que celle affectée auparavant Dans le classeur "bilan" feuille 3 Augmenter d'une taille le titre de la 1ère colonne et le mettre en bleu très foncé Répéter la modification sur les autres titres de colonne de la feuille
2 LA COPIE DE LA MISE EN FORME Lorsque des données ont déjà été mises en forme, et que d'autres plages doivent recevoir une mise en forme identique, il est pratique de simplement recopier la mise en forme existante plutôt que de réaffecter à plusieurs reprises les caractéristiques de mise en forme ou de créer un style. Le plus souvent, c'est la mise en forme complète d'un ensemble de cellules (un tableau) que l'on recopiera sur un autre ensemble de cellules (un autre tableau).
BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LES CELLULES DONT LA MISE EN FORME EST À COPIER
<CLIC G> SUR L'ICÔNE <CLIC G> SUR LA 1ÈRE CELLULE DU TABLEAU DEVANT RECEVOIR LA MISE EN FORME
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LES CELLULES COMPORTANT LA MISE EN FORME À COPIER <CLIC D> COPIER DANS LE PRESSE-PAPIERS SÉLECTIONNER LA 1ÈRE CELLULE DU TABLEAU DEVANT RECEVOIR LA MISE EN FORME
<CLIC D>
(OPTIONS DE COLLAGE)
<DOUBLE CLIC> sur permet de reproduire la mise en forme plusieurs fois ; dans ce cas, un nouveau <CLIC G> sur ou <ECHAP> permettent de sortir de la copie de la mise en forme
ATTENTION
NOTES
Penser à désactiver le pinceau une fois la copie terminée sinon vous allez recopier cette mise en forme à chaque clic de la souris
V - METTRE EN FORME LES DONNÉES
BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LA CELLULE POSSÉDANT LA MISE EN FORME FAIRE GLISSER LA CASE DE RECOPIE INCRÉMENTÉE AVEC LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS CHOISIR
Dans le classeur "bilan" feuille 3, sélectionner l'ensemble de la feuille Recopier la mise en forme de la feuille sur les autres feuilles du même classeur et l'adapter le cas échéant
3 LA SUPPRESSION DE LA MISE EN FORME À tout moment, il est possible de supprimer la mise en forme affectée. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ÉDITION" (le dernier) SÉLECTIONNER LES DONNÉES COMPORTANT LA MISE EN FORME
<CLIC G>
SUR
La mise en forme est effacée Dans le classeur bilan Effacer la mise en forme que vous avez recopiée sur la deuxième feuille de travail puis annuler cette action Enregistrer puis fermer le classeur "bilan"
NOTES
77
79
VI - MANIPULER LA STRUCTURE
Dans la mise au point d'un tableau, il est souvent nécessaire d'ajouter des éléments ou d'en enlever avant d'obtenir le produit définitif. Excel permet d'agir sur les différentes entités, que ce soient lignes, colonnes, cellules, plages ou feuilles. La manipulation est plus rapide et évite de passer par des boîtes de dialogue lorsqu'Excel reconnaît l'entité concernée (ligne, colonne, plage, feuille...) Le menu contextuel propose les commandes liées à la manipulation de l'entité Seule une sélection préalable permet la manipulation directe avec la souris
ATTENTION
N'oubliez pas que lorsque vous sélectionnez une ligne entière, vous sélectionnez 16 384 cellules et que lorsque vous sélectionnez une colonne entière, vous sélectionnez 1 048 576 cellules ; Ne faire ces sélections que pour des manipulations globales (pas pour la mise en forme par exemple)
L'insertion, comme la suppression de lignes, fait varier le numéro des lignes suivantes, en + ou -, du nombre de lignes insérées ou supprimées. Les formules, que leurs références soient relatives ou absolues, sont automatiquement adaptées à la nouvelle structure.
1 LA SÉLECTION DES LIGNES La sélection d'une ou plusieurs lignes entières s'effectue de préférence avec la souris.
BOUTON GAUCHE
CLAVIER
<CLIC G> SUR LE NUMÉRO D'UNE LIGNE LA
<MAJ><ESPACE> SÉLECTIONNE LA LIGNE A
SÉLECTIONNE
LAQUELLE APPARTIENT LA OU LES CELLULES SÉLECTIONNÉE
ou <FAIRE GLISSER> LE POINTEUR SUR LES NUMÉROS DE LIGNE POUR LES SÉLECTIONNER
Comme dans la plupart des manipulations de sélection, utiliser <CTRL> pour ajouter une sélection et <MAJ> pour étendre une sélection Ouvrir le classeur "commande de fleurs" Sélectionner avec la souris la ligne 1 Sélectionner avec la souris les lignes 4 à 6 Sélectionner avec la souris la ligne 3 et 6
NOTES
80
2 L'INSERTION DES LIGNES Les lignes insérées viennent s'ajouter au-dessus de la première ligne sélectionnée. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "CELLULES" (avant dernier) SÉLECTIONNER LE(S) NUMÉRO(S) DE LIGNES
<CLIC G>
SUR
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LE(S) NUMÉRO(S) DE LIGNE
<CLIC D> DANS LA SÉLECTION il y a autant de lignes vierges d'insérées que de lignes sélectionnées
Si les données sur lesquelles vous travaillez ont été reconnues en tant que tableau Excel (mettre sous forme de tableau), Excel insérera automatiquement une ligne si une seule cellule (ou plusieurs cellules mais sur la même ligne) est sélectionnée, une colonne si plusieurs cellules de lignes différentes sont sélectionnées Plutôt que de faire une sélection élaborée, il est aussi possible de ne sélectionner que
des cellules et de préciser la commande avec
ATTENTION
de
Si Excel ne comprend pas, il demande de préciser ce qui est à insérer (cellules, lignes, colonnes)
La souris permet d'effectuer l'insertion des lignes de manière très graphique mais la forme adéquate du pointeur n'est pas toujours facile à trouver.
BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LA LIGNE EN DESSOUS DE CELLE OÙ SERONT INSÉRÉES LES NOUVELLES LIGNES <MAJ> ENFONCÉ, POINTEUR SUR LA CASE DE RECOPIE (en bas, à droite du N° de ligne)
le pointeur prend la forme <FAIRE GLISSER> D'AUTANT DE LIGNES QUE NÉCESSAIRE VERS LE BAS une balise avec un petit pinceau propose de recopier la mise en forme des autres lignes LIGNES SÉLECTIONNÉES
CASE DE RECOPIE FORME DU POINTEUR
NOTES
81
VI - MANIPULER LA STRUCTURE Dans toutes ces manipulations, préférer le menu contextuel ou le ruban, plus souples, à la souris Dans le classeur "commande de fleurs" Insérer deux lignes au-dessous de la ligne 3 (entre tulipes et iris) Insérer les lignes "tournesols" et "renoncules"
Compléter la colonne valeur Vérifier la cohérence du tableau
3 LA SUPPRESSION DES LIGNES La suppression de lignes se fait selon les mêmes principes que l'insertion. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "CELLULES" (avant dernier) SÉLECTIONNER LE(S) NUMÉRO(S) DE LIGNE
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LE(S) NUMÉRO(S) DE LIGNE <CLIC D>DANS LA SÉLECTION
<CLIC G> SUR les lignes sélectionnées sont supprimées Si les données sur lesquelles vous travaillez ont été reconnues en tant que tableau Excel (mettre sous forme de tableau), Excel supprimera automatiquement une ligne si une seule cellule (ou plusieurs cellules mais sur la même ligne) est sélectionnée, une colonne si plusieurs cellules de lignes différentes sont sélectionnées Plutôt que de faire une sélection élaborée, il est aussi possible de ne sélectionner que
des cellules et de préciser la commande avec
ATTENTION
NOTES
de
Si Excel ne comprend pas, il demande de préciser ce qui est à insérer (cellules, lignes, colonnes)
82 La souris permet d'effectuer la suppression des lignes de manière très graphique mais la forme adéquate du pointeur n'est pas toujours facile à obtenir.
BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LES LIGNES À SUPPRIMER <MAJ> ENFONCÉ, POINTEUR SUR LA CASE DE RECOPIE (en bas, à droite du N° de ligne)
le pointeur prend la forme <FAIRE GLISSER> D'AUTANT DE LIGNES QUE NÉCESSAIRE VERS LE HAUT LIGNES SÉLECTIONNÉES
CASE DE RECOPIE FORME DU POINTEUR
Dans toutes ces manipulations, préférer le menu contextuel ou le ruban, plus souples, à la souris Dans le classeur "commande de fleurs" Supprimer les deux lignes créées précédemment pour obtenir le résultat suivant
Puis annuler la suppression
4 LA HAUTEUR DES LIGNES La hauteur des lignes dans Excel s'adapte automatiquement à la police choisie (12,75 pt pour une police de 10, 15 pt pour une police de 12 …) mais elle peut être modifiée. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "CELLULES" (avant dernier) SÉLECTIONNER LE(S) NUMÉRO(S) DE LIGNE
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LE(S) NUMÉRO(S) DE LIGNE
<CLIC D>DANS LA SÉLECTION <CLIC G>
SUR
SAISIR LA HAUTEUR POUR VALIDER
NOTES
SAISIR LA HAUTEUR POUR VALIDER
VI - MANIPULER LA STRUCTURE 83 La souris permet de modifier la hauteur des lignes de manière graphique et simple.
BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LES LIGNES À MODIFIER POINTEUR SUR LE BORD INFÉRIEUR DE LA CASE DU NUMÉRO D'UNE LIGNE ÉTIRER LA LIGNE VERS LE HAUT OU VERS LE BAS POUR ADAPTER SA HAUTEUR
si plusieurs lignes sont sélectionnées, toutes sont modifiées LIGNES SÉLECTIONNÉES
FORME DU POINTEUR FAIRE GLISSER POUR MODIFIER LA HAUTEUR
Il peut être nécessaire de redonner la même hauteur que la police à des lignes. ONGLET "ACCUEIL"
BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LES LIGNES CONCERNÉES POINTEUR SUR LE BORD INFÉRIEUR DE LA CASE DU NUMÉRO D'UNE LIGNE <DOUBLE CLIC>
GROUPE "CELLULES" (avant dernier) SÉLECTIONNER LE(S) NUMÉRO(S) DE LIGNE
<CLIC G>
Dans le classeur "commande de fleurs" Affecter la hauteur de 18 points aux lignes 2 à 8 Affecter la hauteur de 20 points à la ligne 1
NOTES
SUR
84
5 LE MASQUAGE DES LIGNES Il peut être utile de ne pas afficher certaines données ; masquer les lignes contenant ces données permet d'atteindre cet objectif. Celles-ci ne sont alors plus visibles et à priori non imprimées. ONGLET "ACCUEIL" BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LE(S) NUMÉRO(S) DE LIGNE À
GROUPE "CELLULES" (avant dernier) SÉLECTIONNER LE(S) NUMÉRO(S) DE LIGNE À MASQUER
MASQUER
<CLIC D>DANS LA SÉLECTION <CLIC G>
SUR
BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LES LIGNES CONCERNÉES POINTEUR SUR LE BORD INFÉRIEUR DE LA CASE DU NUMÉRO DE LA DERNIÈRE LIGNE DE LA SÉLECTION ÉTIRER LE BORD INFÉRIEUR DE LA CASE JUSQU'À SON BORD SUPÉRIEUR
les lignes sélectionnées ne sont plus affichées Même si les lignes ne sont plus visibles, les numéros de ligne manquant indiquent à
l'utilisateur que des lignes sont masquées
6 L'AFFICHAGE DES LIGNES MASQUÉES Le processus de réaffichage des lignes masquées est sensiblement le même.
ONGLET "ACCUEIL" BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LES LIGNES MASQUÉES + UNE LIGNE AVANT ET UNE LIGNE APRÈS <CLIC D>DANS LA SÉLECTION
GROUPE "CELLULES" (avant dernier) SÉLECTIONNER LES LIGNES MASQUÉES + UNE LIGNE AVANT ET UNE LIGNE APRÈS
<CLIC G>
NOTES
SUR
85
VI - MANIPULER LA STRUCTURE
BOUTON GAUCHE
POINTEUR SUR LA LIMITE OU LES NUMÉROS DE LIGNE SONT ABSENTS
POINTER ICI
forme du pointeur <DOUBLE CLIC> où ÉTIRER LA LIGNE JUSQU'À LA BONNE HAUTEUR
les lignes sélectionnées sont réaffichées
POUR AFFICHER POUR MASQUER LIGNES 4 ET 5 MASQUÉES
Dans le classeur "commande de fleurs" Masquer les lignes "tournesols" et "renoncules" Les réafficher
L'insertion, comme la suppression de colonnes, fait varier les lettres des colonnes suivantes, en plus ou en moins, du nombre de colonnes insérées ou supprimées. Les formules, que leurs références soient relatives ou absolues, sont automatiquement adaptées à la nouvelle structure de la feuille.
1 LA SÉLECTION DES COLONNES La sélection d'une ou plusieurs colonnes entières s'effectue de préférence avec la souris.
BOUTON GAUCHE
CLAVIER
<CLIC G> SUR LA LETTRE D'UNE COLONNE LA SÉLECTIONNE
<CTRL><ESPACE> SÉLECTIONNE LA
ou <FAIRE GLISSER> LE POINTEUR SUR LES
COLONNE A LAQUELLE APPARTIENT LA OU LES
LETTRES DE COLONNE POUR SÉLECTIONNER
CELLULES SÉLECTIONNÉE
Comme dans la plupart des manipulations de sélection, utiliser <CTRL> pour ajouter une sélection et <MAJ> pour étendre une sélection
NOTES
86 Dans le classeur "commande de fleurs" Sélectionner la colonne B Sélectionner les colonnes B et D Sélectionner les colonnes B à D
2 L'INSERTION DES COLONNES Les colonnes insérées viennent s'ajouter à gauche de la première colonne sélectionnée. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "CELLULES" (avant dernier) SÉLECTIONNER LA OU LES LETTRES DE COLONNES
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LES LETTRES DE COLONNES
<CLIC D> DANS LA SÉLECTION <CLIC G> SUR il y a autant de colonnes vierges d'insérées que de colonnes sélectionnées
il y a autant de colonnes vierges d'insérées que de colonnes sélectionnée
Si les données sur lesquelles vous travaillez ont été reconnues en tant que tableau Excel (mettre sous forme de tableau), Excel insérera automatiquement une ligne si une seule cellule (ou plusieurs cellules mais sur la même ligne) est sélectionnée, une colonne si plusieurs cellules de lignes différentes sont sélectionnées Plutôt que de faire une sélection élaborée, il est aussi possible de ne sélectionner que
des cellules et de préciser la commande avec
ATTENTION
de
Si Excel ne comprend pas, il demande de préciser ce qui est à insérer (cellules, lignes, colonnes)
La souris permet d'effectuer l'insertion des colonnes de manière très graphique mais la forme adéquate du pointeur n'est pas toujours facile à trouver.
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA COLONNE À GAUCHE DE LAQUELLE DOIVENT ÊTRE INSÉRÉES LES NOUVELLES COLONNES <MAJ> ENFONCÉ, POINTEUR SUR LA CASE DE RECOPIE (en bas, à droite de la lettre de colonne)
le pointeur prend la forme <FAIRE GLISSER> D'AUTANT DE COLONNES QUE NÉCESSAIRE VERS LA DROITE
NOTES
87
VI - MANIPULER LA STRUCTURE COLONNE SÉLECTIONNÉE CASE DE RECOPIE
FORME DU POINTEUR
Dans toutes ces manipulations, préférer le menu contextuel ou le ruban, plus souples, à la souris Dans le classeur "commande de fleurs" Insérer deux colonnes devant la colonne B Les appeler "nom scientifique" et description" Renseigner ces colonnes
3 LA SUPPRESSION DES COLONNES La suppression de colonnes se fait selon les mêmes principes que l'insertion. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "CELLULES" (avant dernier) SÉLECTIONNER LA OU LES LETTRES DE COLONNES
<CLIC G> SUR les colonnes sélectionnées sont supprimées
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LES LETTRES DE COLONNES <CLIC D>DANS LA SÉLECTION
les colonnes sélectionnées sont supprimées
Si les données sur lesquelles vous travaillez ont été reconnues en tant que tableau Excel (mettre sous forme de tableau), Excel supprimera automatiquement une ligne si une seule cellule (ou plusieurs cellules mais sur la même ligne) est sélectionnée, une colonne si plusieurs cellules de lignes différentes sont sélectionnées
NOTES
88 Plutôt que de faire une sélection élaborée, il est aussi possible de ne sélectionner que
des cellules et de préciser la commande avec
ATTENTION
de
Si Excel ne comprend pas, il demande de préciser ce qui est à insérer (cellules, lignes, colonnes)
La souris permet d'effectuer la suppression des colonnes de manière très graphique mais la forme adéquate du pointeur n'est pas toujours facile à obtenir.
BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LES COLONNES À SUPPRIMER <MAJ> ENFONCÉ, POINTEUR SUR LA CASE DE RECOPIE (en
bas, à droite de la lettre de colonne)
le pointeur prend la forme <FAIRE GLISSER> D'AUTANT DE COLONNES QUE NÉCESSAIRE VERS LA GAUCHE FORME DU POINTEUR COLONNES SÉLECTIONNÉES
CASE DE RECOPIE
Dans toutes ces manipulations, préférer le menu contextuel ou le ruban, plus souples, à la souris Dans le classeur "commande de fleurs" Supprimer les deux colonnes créées devant la colonne B Annuler la suppression
4 LA LARGEUR DES COLONNES La largeur des colonnes dans Excel est par défaut de 10,71 caractères (80 PIXELS) ; cette largeur peut être modifiée et adaptée aux données saisies. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "CELLULES" (avant dernier)
BOUTON DROIT
SÉLECTIONNER LA OU LES LETTRES DE COLONNES SÉLECTIONNER LA OU LES LETTRES DE COLONNES
<CLIC D>DANS LA SÉLECTION <CLIC G>
SUR
SAISIR LA HAUTEUR POUR VALIDER
SAISIR LA HAUTEUR POUR VALIDER
89
VI - MANIPULER LA STRUCTURE
La souris permet de modifier simplement la largeur des colonnes.
BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LES COLONNES À MODIFIER POINTEUR SUR LE BORD DROIT DE LA CASE DE LETTRE D'UNE COLONNE ÉTIRER LA COLONNE VERS LA DROITE OU VERS LA GAUCHE POUR ADAPTER SA LARGEUR
si plusieurs colonnes sont sélectionnées, toutes sont modifiées
COLONNES SÉLECTIONNÉES
FAIRE GLISSER POUR MODIFIER
Il est possible d'adapter la largeur des colonnes sélectionnées à la taille de la plus longue donnée contenue dans une des cellules de chacune des colonnes ou de leur rendre leur taille d'origine.
ONGLET "ACCUEIL" BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LES COLONNES CONCERNÉES
GROUPE "CELLULES" (avant dernier) SÉLECTIONNER LA OU LES LETTRES DE COLONNES
POINTEUR SUR LE BORD DROIT DE LA CASE DE LETTRE D'UNE COLONNE
(idem largeur)
<CLIC G>
<DOUBLE CLIC> OU
Dans le classeur "commande de fleurs" Mettre la largeur de la colonne de libelles à 13,55 Ajuster les autres colonnes
NOTES
SUR
90
5 LE MASQUAGE DES COLONNES Il peut être utile de ne pas afficher ou de ne pas imprimer certaines données ; masquer les colonnes contenant ces données permet d'atteindre cet objectif. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "CELLULES" (avant dernier)
BOUTON DROIT
SÉLECTIONNER LA OU LES LETTRES DE COLONNES À MASQUER
SÉLECTIONNER LA OU LES LETTRES DE COLONNES À MASQUER
<CLIC D>DANS LA SÉLECTION <CLIC G>
SUR
Même si les colonnes ne sont plus visibles, les lettres de colonne manquantes indiquent à l'utilisateur que des colonnes sont masquées LETTRES B ET C NON AFFICHÉES
BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LES COLONNES CONCERNÉES POINTEUR SUR LE BORD DROIT DE LA CASE DE LETTRE DE LA DERNIÈRE COLONNE DE LA SÉLECTION ÉTIRER LE BORD DROIT DE LA CASE JUSQU'À LA CASE DE LA COLONNE PRÉCÉDENTE
les colonnes ne sont plus affichées
6 L'AFFICHAGE DES COLONNES MASQUÉES Le processus de réaffichage des colonnes masquées est sensiblement le même. ONGLET "ACCUEIL" BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LES COLONNES MASQUÉES
GROUPE "CELLULES" (avant dernier) SÉLECTIONNER LES COLONNES MASQUÉES + 1 COLONNE AVANT ET 1 COLONNE APRÈS
+ 1 COLONNE AVANT ET 1 COLONNE APRÈS <CLIC D>DANS LA SÉLECTION <CLIC G>
SUR
BOUTON GAUCHE POINTEUR SUR LA LIMITE OU LES NUMÉROS DE COLONNE MANQUENT
POINTER ICI FAIRE GLISSER JUSQU'À LA LARGEUR DE COLONNE DÉSIRÉE <DOUBLE CLIC> affiche les colonnes en adaptant leur largeur à celle des données les plus longues
91
VI - MANIPULER LA STRUCTURE COLONNES B ET C MASQUÉES
POUR AFFICHER
POUR MASQUER
Dans le classeur "commande de fleurs" Masquer les colonnes "nom scientifique" et "description" Réafficher les colonnes
La cellule et à un niveau d'agrégation supérieur, la plage, sont les entités dont les manipulations sont les plus puissantes et les plus perfectionnées. Elles vont pouvoir recevoir un nom, un format particulier, être déplacées, copiées, verrouillées.
1 LA SÉLECTION D'UNE PLAGE Elle s'effectue de préférence avec la souris.
BOUTON GAUCHE Une plage
pointeur dans première cellule
<FAIRE GLISSER>
OU
pointeur dans première cellule
Une plage multifeuilles
pointeur dans dernière cellule première feuille active
Une série de plages
pointeur sur onglet dern.feuille idem plages
<CLIC G> <MAJ>ENFONCÉ <CLIC G> SÉLECTION PLAGE <MAJ>ENFONCÉ <CLIC G>
<CTRL>ENFONCÉ
CLAVIER (pour info) Une cellule Étendre d'une cellule Étendre la sélection de la cellule active à la cellule a1 Étendre la sélection de la cellule active à la fin du tableau Une plage
NOTES
curseur sur cellule curseur sur cellule
<FLÈCHES> <MAJ><FLÈCHES>
curseur sur cellule
<CTRL><MAJ><ORIGINE>
curseur sur cellule
<CTRL><MAJ><FIN>
curseur début de plages
<F8><FLÈCHES>
92
2 LE DÉPLACEMENT D'UNE PLAGE Le déplacement de la plage conserve intacte les références des cellules de la plage. Ce déplacement peut indifféremment avoir lieu au sein d'une feuille de travail, entre deux feuilles de travail d'un même classeur ou de deux classeurs différents. Lorsque l'emplacement d'origine et l'emplacement de destination sont tous les deux affichés à l'écran, faire glisser les données avec la souris Lorsque l'emplacement d'origine et l'emplacement de destination sont éloignés, utiliser le couper/coller (presse-papier) PRESSE-PAPIERS BOUTON GAUCHE
SÉLECTIONNER LA PLAGE À DÉPLACER
SÉLECTIONNER LA PLAGE À DÉPLACER POINTEUR SOUS LA SÉLECTION
COUPER
<CLIC G> SUR LA 1ÈRE CELLULE DE LA PLAGE
forme du pointeur <FAIRE GLISSER> À LA NOUVELLE POSITION
DE DESTINATION COLLER
RELÂCHER LE BOUTON DE LA SOURIS
CLAVIER
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA PLAGE À DÉPLACER
SÉLECTIONNER LA PLAGE À DÉPLACER
<CLIC D> <CLIC G> SUR LA 1ÈRE
<CTRL> X <CLIC G> SUR LA 1ÈRE
CELLULE DE DESTINATION
CELLULE DE DESTINATION
<CLIC D
<CTRL>V
SÉLECTIONNER LA PLAGE À DÉPLACER
<CLIC G> SUR<CLIC G> SUR LA 1ÈRE CELLULE DE DESTINATION
<CLIC G> SUR
Il est aussi possible de glisser des données d'une feuille de travail à l'autre.
BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LA PLAGE À DÉPLACER <ALT> ENFONCÉ <FAIRE GLISSER> LA SÉLECTION VERS L'ONGLET DE FEUILLE DE TRAVAIL DU CLASSEUR DÉSIRÉ
la feuille de travail cible s'affiche POSITIONNER LA SÉLECTION DANS LA FEUILLE LÂCHER LE BOUTON DE LA SOURIS LÂCHER LA TOUCHE <ALT>
Dans le classeur "commande de fleurs" Sélectionner la plage A1:D8 La déplacer en B10 avec la souris Annuler le déplacement La déplacer en A156 avec le couper/coller Annuler le déplacement La déplacer dans le troisième onglet de feuille en A1 avec la souris Annuler le déplacement
93
VI - MANIPULER LA STRUCTURE
3 LA COPIE D'UNE PLAGE La copie permet de créer plus rapidement un tableau en le recopiant à partir d'un tableau existant, totalement ou en partie, avec ou sans sa mise en forme puis en le modifiant si nécessaire. Elle peut s'effectuer à n'importe quel endroit de la feuille, dans une autre feuille du même classeur ou d'un autre classeur ou dans un document d'une autre application (tableau Excel dans Word par exemple). Lorsque l'emplacement d'origine et l'emplacement de destination sont tous les deux affichés à l'écran, faire glisser les données avec la souris Lorsque l'emplacement d'origine et l'emplacement de destination sont éloignés, utiliser le couper/coller (presse-papier) PRESSE-PAPIERS SÉLECTIONNER LA PLAGE À DÉPLACER
BOUTON GAUCHE
COPIER
SÉLECTIONNER LA PLAGE À DÉPLACER POINTEUR SOUS LA SÉLECTION
<CLIC G> SUR LA 1ÈRE CELLULE DE LA PLAGE DE DESTINATION
forme du pointeur <CTRL> ENFONCÉ
COLLER
+ le pointeur prend la forme <FAIRE GLISSER> À LA NOUVELLE POSITION RELÂCHER LE BOUTON DE LA SOURIS RELÂCHER <CTRL>
CLAVIER BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA PLAGE
SÉLECTIONNER LA PLAGE
<CLIC D> <CLIC G> SUR LA 1ÈRE
<CTRL> C <CLIC G> SUR LA 1ÈRE
CELLULE DE DESTINATION
CELLULE DE DESTINATION
<CLIC D>
<CTRL>V
SÉLECTIONNER LA PLAGE
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LA 1ÈRE CELLULE DE DESTINATION
<CLIC G> SUR
Il est aussi possible de glisser des données entre deux feuilles de travail.
BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LA PLAGE À COPIER <ALT> ET <CTRL>ENFONCÉ <FAIRE GLISSER> LA SÉLECTION VERS L'ONGLET DE FEUILLE DE TRAVAIL DU CLASSEUR DÉSIRÉ
le pointeur prend la forme
+
et la feuille de travail cible s'affiche
POSITIONNER LA SÉLECTION DANS LA FEUILLE LÂCHER LE BOUTON DE LA SOURIS LÂCHER LES TOUCHES <ALT> ET <CTRL>
NOTES
94 Dans le classeur "commande de fleurs" Sélectionner la plage A1:D8 La copier en B10 avec la souris puis annuler la copie La copier en A156 avec le copier/coller puis annuler la copie La copier dans un autre onglet de feuille avec la souris puis annuler la copie
4 LE COLLAGE SPÉCIAL Il est possible de ne copier au choix que les valeurs, le format, les formules ou les annotations des cellules de la plage sélectionnée ou d'en copier le contenu complet.
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA PLAGE À COPIER LA COPIER DANS LE PRESSE-PAPIERS
ONGLET "ACCUEIL", GROUPE "PRESSE-PAPIER" (1er bloc) SÉLECTIONNER LA PLAGE À COPIER
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LA 1ÈRE CELLULE DE DESTINATION
SÉLECTIONNER LA CELLULE DE DESTINATION
<CLIC D> SÉLECTIONNER LES OPTIONS DE COLLAGE
<CLIC G> SUR
DE SÉLECTIONNER LES OPTIONS DE COLLAGE
POUR VALIDER
ATTENTION
POUR VALIDER
La boite de dialogue affichée est différente selon que le contenu du presse-papier soit un objet (image, forme, graphique…) ou des données provenant d'une autre application
5 LES OPERATIONS ENTRE PLAGES EXCEL permet d'exécuter directement des opérations entre des plages différentes, sans passer par une formule mais seules figurent alors dans la plage cible les valeurs résultant de ces calculs.
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA PLAGE À COPIER LA COPIER DANS LE PRESSE-PAPIERS
ONGLET "ACCUEIL", GROUPE "PRESSE-PAPIER" (1er bloc) SÉLECTIONNER LA PLAGE À COPIER
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LA 1ÈRE CELLULE DE DESTINATION
SÉLECTIONNER LA CELLULE DE DESTINATION
<CLIC D> SÉLECTIONNER L'OPÉRATION POUR VALIDER
<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER L'OPÉRATION POUR VALIDER
DE
95
VI - MANIPULER LA STRUCTURE
6 LA TRANSPOSITION DE PLAGES EXCEL permet de transposer les valeurs d'une plage en inversant les lignes et les colonnes et en remplaçant les formules par les valeurs.
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA PLAGE À COPIER LA COPIER DANS LE PRESSE-PAPIERS
ONGLET "ACCUEIL", GROUPE "PRESSE-PAPIER" (1er bloc) SÉLECTIONNER LA PLAGE À COPIER
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LA 1ÈRE CELLULE DE DESTINATION
SÉLECTIONNER LA CELLULE DE DESTINATION
<CLIC D> COCHER LA CASE TRANSPOSÉ POUR VALIDER
<CLIC G> SUR
DE
COCHER LA CASE TRANSPOSÉ POUR VALIDER
Penser à recalculer le tableau avant cette opération sinon les valeurs résultantes transposées seront fausses
7 L'IMAGE La "copie comme image" prend une photo de la sélection et permet d'en coller l'image.
SÉLECTIONNER LA PLAGE
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
DE
CONSERVER LES PARAMÈTRES (écran/image)
<CLIC G> SUR LA CELLULE DE DESTINATION
<CLIC G> SUR
Dans le classeur "commande de fleurs" Sélectionner la plage A1:D8 La copier comme image en B10 avec la souris puis annuler la copie
NOTES
96
8 LE DÉVERROUILLAGE DES PLAGES Les cellules sont par défaut toutes verrouillées ; cela signifie que lorsque la protection de la feuille est activée, ni le contenu des cellules, ni leur mise en forme ne peuvent être modifiés. Il est cependant possible de déverrouiller certaines cellules (VOIR PAGE 103 PROTECTION DE LA FEUILLE). ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "CELLULES" (avant dernier)
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA PLAGE À DÉVERROUILLER
SÉLECTIONNER LA PLAGE À DÉVERROUILLER
<CLIC D> ONGLET
<CLIC G> SUR
DÉSACTIVER LA CASE
DE
POUR VALIDER
la cellule verrouillée est déverrouillée, la cellule déverrouillée est verrouillée
POUR VALIDER
Dans le classeur "commande de fleurs" Déverrouiller la plage B2:C7
9 LE MASQUAGE D'UNE PLAGE Un champ de cellules peut être masqué ; dans ce cas, son résultat reste affiché dans la feuille de travail mais la formule produisant ce résultat n'est plus ni visible dans la barre de formule ni accessible lorsque la protection est activée. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "CELLULES" (avant dernier)
BOUTON DROIT
SÉLECTIONNER LA PLAGE À MASQUER
SÉLECTIONNER LA PLAGE À MASQUER
<CLIC D> <CLIC G> SUR ONGLET ACTIVER LA CASE POUR VALIDER
Dans le classeur "commande de fleurs" Masquer la plage B8:D8 et D2:D7 Enregistrer puis fermer
NOTES
DE
97
VI - MANIPULER LA STRUCTURE
10 L'EFFACEMENT DES DONNÉES D'UNE PLAGE Les données saisies dans une plage, la mise en forme d'une plage, les formules contenues dans une plage ou encore les annotations associées peuvent être effacées. ONGLET "ACCUEIL" BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA PLAGE À EFFACER
<CLIC D> -
GROUPE "ÉDITION" (dernier) SÉLECTIONNER LA PLAGE À EFFACER
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LA COMMANDE VOULUE
la structure de la feuille de travail n'est pas modifiée
Les feuilles de travail peuvent être manipulées aussi aisément que les lignes ou les colonnes.
1 LA SÉLECTION DES FEUILLES La sélection des feuilles concernées est préalable aux actions concernant ces feuilles. NOUVELLE FEUILLE
DÉFILEMENT ONGLETS ONGLETS
ensemble feuille
pointeur sur case sélection totale
<CLIC G>
une feuille
pointeur sur onglet feuille
<CLIC G>
plusieurs feuilles
idem feuille <CTRL>ENFONCÉ pointeur sur onglet 1 ère feuille
série de feuilles toutes les feuilles
pointeur sur onglet dernière feuille pointeur sur onglet feuille
Ouvrir le classeur "bilan" Sélectionner la 1ère feuille Sélectionner la 3ème feuille Sélectionner de la 1ère à la 3ème feuille Sélectionner la 1ère et la 3ème feuille
NOTES
<CLIC G> <CLIC G> <MAJ>ENFONCÉ <CLIC G> <CLIC D>
98
2 LE NOM DES FEUILLES Lorsque l'on utilise plusieurs feuilles de travail, il est pratique de les nommer pour les différencier.
BOUTON GAUCHE <DOUBLE CLIC> SUR L'ONGLET DE FEUILLE A RENOMMER SAISIR LE NOUVEAU NOM
BOUTON DROIT <CLIC D> SUR L'ONGLET DE FEUILLE A RENOMMER SAISIR LE NOUVEAU NOM
ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "CELLULES" (avant dernier) SÉLECTIONNER LA PLAGE À MASQUER
<CLIC G> SUR DANS
<CLIC G> SUR SAISIR LE NOUVEAU NOM
Dans le classeur "bilan" Nommer la première feuille "ventes" Nommer la seconde feuille "charges" et nommer la feuille de synthèse "résultat"
3 LA COULEUR DES ONGLETS Affecter des couleurs différentes aux onglets est aussi un bon moyen de les différencier. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "CELLULES" (avant dernier)
BOUTON DROIT
SÉLECTIONNER LA PLAGE À MASQUER
<CLIC D> SUR L'ONGLET DE FEUILLE À COLORIER
<CLIC G> SUR DANS
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LA COULEUR VOULUE
Dans le classeur "bilan" Colorer les onglets de feuilles
99
VI - MANIPULER LA STRUCTURE
4 L'INSERTION DES FEUILLES Le nombre de feuilles disponibles par défaut (pour tout nouveau classeur) est paramétrable dans les options de Excel ; il peut y en avoir 256 au maximum.
BOUTON GAUCHE <CLIC G> SUR
À L'EXTRÉMITÉ DES
ONGLETS DE FEUILLE
une feuille numérotée est insérée à la suite des onglets de feuille existantes
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER AUTANT D'ONGLETS QUE DE FEUILLES À INSÉRER <CLIC D> SUR L'ONGLET SÉLECTIONNÉ DEVANT LAQUELLE DOIVENT ÊTRE INSÉRÉES LES NOUVELLES FEUILLES
<CLIC D> SÉLECTIONNER FEUILLE POUR VALIDER
Autant de feuilles sont insérées devant l'onglet de feuille sélectionné ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "CELLULES" (avant dernier) SÉLECTIONNER LA PLAGE À DÉVERROUILLER
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR une feuille numérotée est insérée devant l'onglet de feuille active Dans le classeur "bilan" Insérer 2 nouvelles feuilles
NOTES
100
5 LA SUPPRESSION DES FEUILLES La suppression de feuilles se fait selon les mêmes principes. ONGLET "ACCUEIL" BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LES ONGLETS DES FEUILLES À SUPPRIMER
GROUPE "CELLULES" (avant dernier) SÉLECTIONNER LES ONGLETS DES FEUILLES À SUPPRIMER
<CLIC D> <CLIC G> SUR <CLIC G>
SUR
Dans le classeur "bilan" Supprimer les deux feuilles venant d'être insérées
6 LE DÉPLACEMENT DES FEUILLES Le déplacement des feuilles de travail est comparable au déplacement des lignes (vertical) ou des colonnes (horizontal) mais il s'effectue sur un 3ème axe.
BOUTON GAUCHE
SÉLECTIONNER LES ONGLETS DES FEUILLES À DÉPLACER LES FAIRE GLISSER À LEUR NOUVELLE POSITION
FAIRE GLISSER
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LES FEUILLES À DÉPLACER
ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "CELLULES" (avant dernier) SÉLECTIONNER LES FEUILLES À DÉPLACER
<CLIC D> INDIQUER LE CLASSEUR INDIQUER LA POSITION D'INSERTION POUR VALIDER
<CLIC G> SUR DANS
<CLIC G> SUR
Dans le classeur "bilan" Modifier l'ordre des feuilles de telle manière qu'il soit le suivant : Ventes, charges, résultat
NOTES
101
VI - MANIPULER LA STRUCTURE
7 LA COPIE DES FEUILLES La copie des feuilles de travail est comparable au déplacement. Elle peut s'effectuer entre deux classeurs par le menu.
BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LES FEUILLES À COPIER ENFONCER <CTRL> FAIRE GLISSER LES FEUILLES À LEUR NOUVELLE POSITION (sans lâcher le bouton gauche de la souris ni <CTRL>) LÂCHER LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS LÂCHER <CTRL>
FAIRE GLISSER <CTRL> ENFONCÉ
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LES FEUILLES À COPIER
ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "CELLULES" (avant dernier) SÉLECTIONNER LES FEUILLES À DÉPLACER
<CLIC D> INDIQUER LE CLASSEUR INDIQUER LA POSITION D'INSERTION COCHER LA CASE POUR VALIDER
Dans le classeur "bilan" Copier la feuille charges La nommer frais financiers puis la supprimer
NOTES
<CLIC G> SUR DANS
<CLIC G> SUR RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE
102
8 LE MASQUAGE DES FEUILLES Comme pour les lignes ou les colonnes, il peut être nécessaire de ne pas afficher certaines données ; une solution est alors de cacher la (es) feuille (s) les contenant.
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LES ONGLETS DES FEUILLES À MASQUER
<CLIC D>
ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "CELLULES" (avant dernier) SÉLECTIONNER LES FEUILLES À MASQUER
<CLIC G> SUR DANS
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR Dans le classeur "bilan" Masquer les feuilles "ventes" et "charges"
9 L'AFFICHAGE DES FEUILLES MASQUÉES Les feuilles masquées peuvent être à la demande réaffichées.
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LES ONGLETS AUTOURS DES FEUILLES MASQUÉES <CLIC D> SÉLECTIONNER LA FEUILLE POUR VALIDER
Dans le classeur "bilan" Réafficher les feuilles "ventes" et "charges"
NOTES
ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "CELLULES" (avant dernier)
<CLIC G> SUR DANS
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
103
VI - MANIPULER LA STRUCTURE
10 LA PROTECTION DES FEUILLES Lorsque la protection de la feuille est activée, il est impossible de faire la moindre modification sur la feuille de travail si le verrouillage des cellules n'a pas été modifié. (voir page 95 déverrouillage des cellules). ONGLET "RÉVISION", GROUPE "MODIFICATIONS" (4ème bloc)
ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "CELLULES" (avant dernier)
FEUILLE À PROTÉGER AFFICHÉE
FEUILLE À PROTÉGER AFFICHÉE
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR DANS
<CLIC G> SUR PARAMÉTRER LES AUTORISATIONS SAISIR ÉVENTUELLEMENT UN MOT DE PASSE POUR VALIDER
Dans une feuille protégée, seules les cellules non verrouillées peuvent être modifiées (contenu, mise en forme...) et par défaut, toutes les cellules sont verrouillées. pour effectuer des modifications, déprotéger la feuille avant d'effectuer ces modifications, reprotéger la feuille après puis sauvegarder Dans le classeur "bilan" Afficher la feuille "ventes", la protéger, essayer de la modifier puis la déprotéger Déverrouiller les cellules B2:D6 puis protéger la feuille Essayer de la modifier puis déprotéger la feuille, enregistrer le classeur et fermer
le mot de passe n'est pas obligatoire. Si un mot de passe a été indiqué (et confirmé) lors de la protection, il est nécessaire de le saisir pour déprotéger la feuille
ATTENTION
NOTES
Comme dans les versions précédentes d'Excel, il est impossible de protéger ou déprotéger plusieurs feuilles en mêmes temps en les sélectionnant préalablement
104 Dans une feuille protégée, certaines plages peuvent être réservées à certains utilisateurs. Il y a alors deux méthodes distinctes de gestion des autorisations : la 1ère globale : tout utilisateur qui tape le mot de passe accède à la plage la 2ème spécifique et liée à la gestion des autorisations affecte le droit de modification à un utilisateur identifié et reconnu par la gestion de la sécurité du système
ONGLET "RÉVISION", GROUPE "MODIFICATIONS" (4ème bloc) FEUILLE CONCERNÉE AFFICHÉE
<CLIC G> SUR CRÉE LA PLAGE À RENDRE DISPONIBLE SAISIR ÉVENTUELLEMENT UN MOT DE PASSE POUR VALIDER
la feuille doit être protégée pour que les autorisations soient effectives
ONGLET "RÉVISION", GROUPE "MODIFICATIONS" (4ème bloc) FEUILLE CONCERNÉE AFFICHÉE
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR AJOUTER UTILISATEURS ET DÉFINIR AUTORISATIONS POUR VALIDER
NOTES
105
VI - MANIPULER LA STRUCTURE
11 LA DÉPROTECTION DES FEUILLES La procédure pour déprotéger la feuille est similaire à la procédure de protection. ONGLET "RÉVISION", GROUPE "MODIFICATIONS" (4ème bloc)
ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "CELLULES" (avant dernier)
FEUILLE À PROTÉGER AFFICHÉE
FEUILLE À PROTÉGER AFFICHÉE
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR DANS
<CLIC G> SUR Ouvrir le classeur "commande de fleurs" et protéger la feuille de travail Modifier le prix des tulipes à 3 € (cellules déverrouillées) Essayer de modifier la formule de calcul de la valeur de cette ligne (cellules verrouillées et masquées) puis fermer sans enregistrer
12 LE GROUPE DE TRAVAIL Dans certains cas, des feuilles de travail présentent suffisamment de caractères communs pour qu'il puisse être avantageux de les traiter comme un ensemble. Il est alors intéressant de créer un groupe de travail, sélection momentanée de plusieurs feuilles de travail (de la même manière qu'une plage est une sélection momentanée de cellules) pour travailler sur toutes les feuilles du groupe en même temps. Vous travaillez au service financier du siège social d'une société qui possède plusieurs établissements ou filiales, vous faîtes alors un classeur dans lequel vous avez le même tableau (ventes, charges, amortissements, résultat…) par établissement sur chacune des feuilles avec une consolidation sur la dernière feuille Vous travaillez au service marketing d'une société qui vend sur le marché une cinquantaine de produits. vous faîtes alors un classeur dans lequel vous avez le même tableau (part de marché, statistiques de ventes, répartition…) par produit sur chacune des feuilles avec une synthèse sur la dernière feuille Vous travaillez dans une administration décentralisée, vous faîtes alors un classeur dans lequel vous avez le même tableau par centre sur chacune des feuilles avec une synthèse sur la dernière feuille
BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LES FEUILLES À GROUPER <CLIC G> SUR LA 1ÈRE FEUILLE <CTRL>ENFONCÉ SUR LES FEUILLES À AJOUTER AU GROUPE
idem pour désélectionner OU <MAJ>ENFONCÉ <CLIC G> SUR LA DERNIÈRE FEUILLE DU GROUPE
pour sélectionner d'une feuille à l'autre
NOTES
106
BOUTON GAUCHE
BOUTON DROIT
<CLIC G> SUR L'ONGLET D'UNE FEUILLE N'APPARTENANT PAS AU GROUPE
<CLIC D> SUR L'ONGLET D'UNE FEUILLE APPARTENANT AU GROUPE
Toutes les opérations de saisie, de mise en forme ou de modification de structure effectuées sur l'une d'entre elles affectent alors la totalité des feuilles sélectionnées Travailler de préférence sur la 1ère feuille Veiller à ne pas laisser de sélection avant de dissocier le groupe de travail
Il est toujours possible de recopier les caractéristiques de l'une des feuilles vers les autres, à posteriori. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ÉDITION" (7ème bloc) LE GROUPE ÉTANT CONSTITUÉ SÉLECTIONNER LES CELLULES À RECOPIER
<CLIC G>
SUR
RENSEIGNER LA BOÎTE DE DIALOGUE POUR VALIDER
Les manipulations de groupe de travail sont impossible si les données ont été mises ATTENTION
sous forme de tableau (
) ou comporte des mappages Xml
Ouvrir le classeur "commandes multiples" Insérer deux nouvelles feuille de travail Les nommer "commande 2" et "commande 3" Faire un groupe de travail avec les 3 feuilles Revenir sur la 1ère feuille et copier son contenu et son format sur les autres feuilles du groupe Effectuer les modifications suivantes sur la 1ére feuille : Roses : quantité : 60 Prix : 8 € - Mettre "roses " en gras Vérifier que les modifications ont été effectuées sur les autres feuilles Cliquer en "A1" puis dissocier le groupe Enregistrer et fermer
NOTES
107
VI - MANIPULER LA STRUCTURE
13 LES VOLETS DE TITRE Pour conserver les titres de lignes ou de colonnes à l'écran, il suffit de les figer ; ces titres restent affichés et accessibles quelle que soit la partie affichée du tableau. La plupart du temps, il suffit de figer la première ligne ou la première colonne.
ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "FENÊTRE" (4ème bloc)
<CLIC G>
ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "FENÊTRE" (4ème bloc)
<CLIC G>
SUR
SUR
Sur un tableau plus complexe, l'utilisateur définit les lignes ou colonnes à figer.
ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "FENÊTRE" (4ème bloc) POSITIONNER LE TABLEAU AVEC LES ASCENSEURS SÉLECTIONNER LA CELLULE D'ANGLE + 1 LIGNE DESSOUS ET 1 COLONNE À DROITE
<CLIC G>
ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "FENÊTRE" (4ème bloc)
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
SUR
LIGNE ET COLONNE FIGÉE
DISPOSITION DU RESTE DU TABLEAU PAR RAPPORT AUX VOLETS
Afficher le classeur "emprunt" Figer les volets pour que les titres du détail de l'emprunt soient toujours visibles (comme ci-dessus)
NOTES
108 Il est préférable d'organiser les données dans des feuilles de travail séparées (ou même dans des classeurs séparés) bien qu'il soit souvent nécessaire de reprendre des résultats ou des données d'une feuille de travail dans une autre. Dans le même ordre d'idée, il est fréquent que plusieurs feuilles de travail d'un même classeur traitent des étapes successives d'un même processus. Excel permet de résoudre de manière optimale la plupart de ces cas de figure. Dans tous les cas, les données doivent être très consciencieusement vérifiées et à la suite de cette vérification protégées afin de pérenniser leur fiabilité avant utilisation et/ou diffusion.
1 LE MASQUAGE DU CLASSEUR De la même manière que pour les lignes, les colonnes ou les feuilles, il est peut être nécessaire de ne pas afficher certaines données ; une solution est alors de cacher le (s) classeur (s) les contenant.
ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "FENÊTRE" (4ème bloc)
ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "FENÊTRE" (4ème bloc)
CLASSEUR À MASQUER AFFICHÉ
<CLIC G>
<CLIC G>
SUR
SUR SÉLECTIONNER LE CLASSEUR POUR VALIDER
Masquer le classeur "emprunt" L'afficher de nouveau
NOTES
109
VI - MANIPULER LA STRUCTURE
2 LA PROTECTION DU CLASSEUR La protection interdit la modification du fenêtrage du classeur ainsi que l'adjonction, la suppression, le déplacement ou la copie de feuilles de travail.
ONGLET "RÉVISION" GROUPE "MODIFICATIONS" (4ème bloc)
ONGLET " RÉVISION " GROUPE " MODIFICATIONS " (4ème bloc)
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR OU SUR "DÉPROTÉGER LE CLASSEUR" si l'intitulé se met à jour
COCHER LES ÉLÉMENTS À PROTÉGER SAISIR ÉVENTUELLEMENT LE MOT DE PASSE POUR VALIDER
SAISIR ÉVENTUELLEMENT LE MOT DE PASSE POUR VALIDER
ATTENTION
La protection du classeur n'est pas la protection de toutes les feuilles du classeur mais uniquement la protection de la structure et/ou du fenêtrage du classeur si un mot de passe a été indiqué lors de l'activation de la protection, il est nécessaire de l'indiquer lors de la procédure de déprotection si vous utilisez un mot de passe, utilisez le même pour l'ensemble de vos travaux (si vous l'oubliez, vous ne pourrez plus accéder aux données) le mot de passe à ce niveau n'empêche pas l'ouverture et l'affichage de la feuille de travail Dans le classeur "Emprunt" Protéger le classeur et essayer de supprimer des feuilles ou de modifier la position des fenêtres Fermer le classeur sans enregistrer ces modifications
NOTES
110
3 LE PARTAGE DU CLASSEUR Le partage va permettre à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur le classeur ; les différentes modifications sont alors fusionnées. ONGLET "RÉVISION" GROUPE "MODIFICATIONS" (4ème bloc)
<CLIC G> SUR COCHER POUR VALIDER
la mention
s'affiche dans la barre de titre
Le partage du classeur est impossible si les données ont été mises sous forme de ATTENTION
tableau (
) ou comporte des mappages Xml
Ouvrir le classeur "Commandes multiples" Partager le classeur Fermer le classeur L'onglet "avancé" propose les options de partage (notamment pour la résolution d'éventuels conflits)
NOTES
111
VII - VÉRIFIER LE CLASSEUR
Une fois les feuilles de travail renseignées et les tableaux réalisés, il faut procéder à une étape absolument indispensable même si fastidieuse ; c'est la vérification.
ATTENTION
Pourquoi cette vérification ? parce que personne d'autres que le créateur du tableau ne le fera (avez-vous déjà vu quelqu'un refaire à la calculatrice les totaux d'un tableau ?)
Les données texte (alphanumériques) appellent une vérification de type orthographe/grammaire Les données chiffre (numériques) appellent une vérification de type erreur de calcul Enfin, la cohérence globale de l'ensemble doit aussi être vérifiée.
L'orthographe d'une feuille de travail peut être vérifiée comme dans le traitement de texte.
1 LA LANGUE Les outils de vérification orthographique sont liés à la langue employée ; celle-ci est à priori le français, mais il est courant d'avoir à travailler dans des langues étrangères ; Excel permet d'utiliser la langue de son choix. MENU FICHIER EN BAS
(volet de gauche) VÉRIFIER LES OPTIONS
2 LA CORRECTION AUTOMATIQUE Les fautes sont alors corrigées au fur et à mesure de la saisie sans aucune manipulation de l'utilisateur en lieu et place des données erronées. TAPER UN MOT MAL ORTHOGRAPHE CONNU DE EXCEL APPUYER SUR LA BARRE ESPACE
le mot est automatiquement corrigé
ATTENTION
si la correction automatique ne fonctionne pas, vérifier que est coché dans les options Excel, volet "VÉRIFICATION", groupe "OPTIONS DE CORRECTION AUTOMATIQUE",
NOTES
bouton
, onglet "CORRECTION AUTOMATIQUE
112 Dans un nouveau classeur et dans une cellule d'une feuille vierge (la 1ère) saisir lentement et tel quel le texte suivant (même s'il n'a pas de sens) : " " observer au fur et à mesure les modifications effectuées par Excel
Si Excel ne propose pas la correction adéquate, vous pouvez la rajouter vous-mêmes.
MENU FICHIER EN BAS
(volet de gauche) <CLIC G> sur SAISIR LA MAUVAISE ORTHOGRAPHE DANS "REMPLACER" ET LA BONNE DANS "PAR" POUR STOCKER POUR VALIDER
CAS CORRIGÉS AUTOMATIQUEMENT
ACTIVER LA CORRECTION
MAUVAISE
BONNE ORTHOGRAPHE
ORTHOGRAPHE
Dans une cellule d'une feuille vierge du même classeur Enregistrer la correction automatique de "ceuiller" par "cueillir" Vérifier que lorsque vous taper "ceuiller", le mot est automatiquement corrigé Fermer sans enregistrer permet de gérer les exceptions aux règles
NOTES
VII - VÉRIFIER LE CLASSEUR
113
3 LA VÉRIFICATION GLOBALE Excel vérifie l'orthographe du texte des cellules comme celle du texte des commentaires sans sélection préalable. ONGLET "RÉVISION" GROUPE" "VÉRIFICATION" (1er bloc)
<CLIC G>
SUR
ou <F7>
MOT NON RECONNU
ACCEPTER LA CORRECTION PROPOSÉE
PROPOSITION DE CORRECTION
IGNORER IGNORER TOUT AJOUTER REMPLACER REMPLACER TOUT CORRECTION AUTO OPTIONS ANNULER OU ECHAP
passe à l'occurrence suivante sans modification ignore toutes les occurrences - crée une liste de mots à ignorer ajoute le mot trouvé au dictionnaire indiqué effectue la modification effectue la modification de toutes les occurrences ajoute le couple mot erroné/mot corrigé à la liste des corrections paramétrage des options du vérificateur stoppe la vérification et revient au texte initial
les fautes grammaticales sont corrigées en même temps que les fautes orthographiques Ouvrir le classeur "commande de fleurs" Saisir le texte suivant (avec les fautes) en dessous du tableau puis le texte suivant en tant que commentaire de la cellule C7 Corriger les fautes d'orthographe
NOTES
114
4 LES DICTIONNAIRES La commande <AJOUTER AU DICTIONNAIRE> permet d'enregistrer le mot à retenir dans un dictionnaire personnel "CUSTOM.DIC". La liste des dictionnaires est directement paramétrable par le bouton <OPTIONS> du correcteur orthographique et grammatical ainsi que le choix d'affichage des suggestions et des majuscules. MENU FICHIER EN BAS
(volet de gauche) <CLIC G> sur
À ce niveau, il est possible aussi bien de gérer les dictionnaires (création, suppression…) que de gérer les mots enregistrés dans les dictionnaires
5 LES SYNONYMES Le dictionnaire de synonymes permet d'afficher les éventuels synonymes d'un mot afin d'aider l'utilisateur à éviter des répétitions trop fréquentes. ONGLET "RÉVISION" GROUPE " VÉRIFICATION " (1er bloc) SÉLECTIONNER LA CELLULE OU EST LE MOT OU <DOUBLE CLIC> DANS LE MOT (si plusieurs mots dans la cellule)
<CLIC G> sur le volet s'ouvre à droite de l'écran les résultats de la recherche de synonymes s'affichent dans le volet
NOTES
115
VII - VÉRIFIER LE CLASSEUR <CLIC G> SUR UN LE MOT DÉSIRÉ DANS LA LISTE DES SYNONYMES POTENTIELS
MOT POUR LEQUEL UN SYNONYME EST RECHERCHÉ DICTIONNAIRE DANS LEQUEL LA RECHERCHE EST EFFECTUÉE
REVIENT EN ARRIÈRE
REPART VERS L'AVANT
1ER SENS DU MOT SYNONYMES POUR CE 1ER SENS <CLIC G> SUR UN DES MOTS POUR RECHERCHER UN SYNONYME DE CE
2
ÈME
SENS DU MOT
MOT
SYNONYMES POUR CE 2ÈME SENS
<ALT> enfoncé<CLIC G> ou <MAJ><F7>, sur le mot à rechercher dans le texte lancent directement la recherche dans le volet office si la cellule ne comprend qu'un seul mot
Branche développée Branche réduite
Dans le classeur "commande de fleurs" Remplacer "quantité", "prix" et "valeur" par des synonymes
6 LA TRADUCTION Word gère les langues de manière automatique et permet la traduction d'une langue vers l'autre. ONGLET "RÉVISION" GROUPE " LANGUE " (2ème bloc) SÉLECTIONNER LA CELLULE OU SE TROUVE LE MOT À TRADUIRE
<CLIC G> sur le volet s'ouvre à droite de l'écran les résultats de la traduction s'affichent dans le volet
NOTES
116
MOT À TRADUIRE
LANGUES SOURCE ET CIBLE
1ER SENS DU MOT TRADUCTIONS POUR CE 1ER SENS
Dans le classeur "commande de fleurs" Remplacer les titres de colonne par leur équivalent en anglais Fermer le classeur sans enregistrer
La vérification de l'exactitude des calculs dans le tableau de données est une étape aussi importante que sa création. Elle doit être effectuée après la saisie des formules et fonctions et peut s'effectuer de plusieurs manières :
1 LE TABLEAU SIMPLE Si le tableau est simple et ne doit être utilisé qu'une fois, il suffit de faire mentalement la somme des unités de chaque ligne et chaque colonne. FAIRE LA SOMME DU DERNIER CHIFFRE DE CHAQUE VALEUR VÉRIFIER QU'ELLE CORRESPOND AU DERNIER CHIFFRE DE LA VALEUR TOTALE
7+4+8+9+2+6 = 36 QUI SE TERMINE PAR 6 DONC LE TOTAL EST PROBABLEMENT BON
NOTES
117
VII - VÉRIFIER LE CLASSEUR
2 LE TABLEAU COMPLEXE Si le tableau est plus complexe et doit être réutilisé régulièrement, plutôt que de mettre les valeurs réelles dès le début, remplissez le d'abord de 1 ; la vérification est alors facile et rapide. SÉLECTIONNER TOUTES LES PLAGES DE DONNÉES "1" <CTRL><ENTRÉE> VÉRIFIER LES VALEURS TOTALES ANNULER
ZONE SÉLECTIONNÉE
Ouvrir le classeur "bilan", Remplacer les valeurs (et non les formules) des feuilles "ventes, charges et résultat" par des "1" Vérifier la cohérence des calculs
3 LA SAISIE DE DONNÉES À POSTÉRIORI Dans le cas où les données du classeur ne sont pas connues au moment de sa création, remplacez les 1 qui ont servi à vérifier les formules par la valeur 0 puis désactivez l'affichage de la valeur zéro afin d'avoir une présentation propre, claire et un tableau prêt à l'utilisation. SÉLECTIONNER TOUTES LES PLAGES DE DONNÉES "0" <CTRL> <ENTRÉE>
MENU FICHIER EN BAS
<CLIC G> sur (volet de gauche) DÉCOCHER POUR VALIDER
NOTES
118
Dans le même classeur "bilan" et pour chacune des feuilles Remplacer les "1" par des "0" Désactiver l'affichage des zéros EXERCICE
LES TOTAUX S'AFFICHENT AU FUR ET À MESURE DE LA SAISIE
4 L'AFFICHAGE DES FORMULES Pour les formules complexes et répétitives, Il est intéressant d'afficher les formules et non plus les valeurs résultantes de ces formules afin de vérifier leur cohérence. ONGLET "FORMULES" GROUPE "AUDIT DE FORMULES" (3ÈME BLOC ) <CLIC G> sur
(idem pour réafficher les résultats)
Dans le même classeur "bilan" et pour chacune des feuilles Afficher les formules, les vérifier puis réafficher les valeurs Enregistrer sous le nom "bilan matrice" puis fermer le classeur
NOTES
119
VII - VÉRIFIER LE CLASSEUR
5 L'AUDIT DES FORMULES S'il devient compliqué de s'y retrouver dans un tableau trop complexe, Excel propose des outils permettant de clarifier la structure logique du tableau. ONGLET "FORMULES" GROUPE "AUDIT DE FORMULES" (3ÈME BLOC )
ONGLET "FORMULES" GROUPE "AUDIT DE FORMULES" (3ÈME BLOC )
SÉLECTIONNER LA CELLULE À AUDITER
SÉLECTIONNER LA CELLULE À AUDITER
<CLIC G>
<CLIC G>
SUR
SUR
fait disparaître les flèches affichées
ANTÉCÉDENTS DÉPENDANTS
Ouvrir le classeur "transport" et afficher la feuille 5 Afficher les antécédents et les dépendants de la cellule F6 Effacer les flèches
6 LA VÉRIFICATION DES ERREURS Cet outil repère une formule "illogique" dans une suite logique de formules. Le résultat n'est pas à toute épreuve mais a l'avantage de mettre en évidence tout ce qui "pourrait" être une erreur. ONGLET "FORMULES" GROUPE "AUDIT DE FORMULES" (3ÈME BLOC ) <CLIC G> SUR la vérification s'effectue sur la totalité de la feuille de travail La liste de la même commande propose aussi ; il s'agit alors de rechercher les formules qui ont pour résultat la valeur erreur "ERR
Dans le classeur "transport", Renommer chaque feuille du nom de sa région (est, ouest…Total France) Vérifier les éventuelles erreurs dans le classeur
120
7 LA FORMULE LOGIQUE Un moyen simple et pratique de s'assurer qu'un tableau est toujours bon est d'y inclure une formule logique de vérification (malheureusement, ça ne fonctionne que pour les tableaux carrés : somme des lignes = somme des colonnes).
SÉLECTIONNER UNE CELLULE DU TABLEAU Y SAISIR UNE FORMULE LOGIQUE COMPARANT LA SOMME DES DONNÉES AU TOTAL GÉNÉRAL
le résultat affichera "vrai" si le tableau est juste et "faux" dans le cas contraire il est aussi possible d'y adjoindre un format conditionnel pour n'afficher le résultat que lorsqu'il est faux
FORMULE LOGIQUE
En G9 du tableau "transport", la formule logique "=somme(B2:E5=F6" compare la somme de la plage de données au total calculé en F6 des totaux de colonne. Dans le classeur "transport", onglet "Total France" Insérer en "F7" une formule logique de vérification Enregistrer et fermer le classeur
Dans un tableur, les procédures de recherche et de remplacement sont particulièrement utiles pour solutionner globalement une erreur mise en évidence lors de la vérification. Vous avez une colonne de calcul et vous avez indiqué la cellule $B$7 au lieu de la cellule $B$8 dans toutes les formules de la colonne, avec l'outil de recherche/remplacement, vous remplacez globalement $B$7 par $B$8 dans la colonne
1 LA RECHERCHE Une donnée peut faire l'objet d'une recherche afin de l'identifier, de la vérifier ou de la remplacer. Cette donnée peut être une valeur, un texte, un élément de formule, etc… ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ÉDITION" (dernier bloc)
CLAVIER
<CTRL><F> <CLIC G> <CLIC G>
SUR
SUR SAISIR LES DONNÉES À RECHERCHER
121
VII - VÉRIFIER LE CLASSEUR passe à l'occurrence suivante ferme la boîte de dialogue donne accès à la boite de dialogue de remplacement
L'onglet
L'OCCURRENCE PEUT ÊTRE COPIÉE/COLLÉE ICI
Le bouton
donne accès à des options complémentaires.
2 LE REMPLACEMENT Le remplacement fonctionne de manière identique à la recherche et utilise une boîte de dialogue similaire comprenant en plus la zone de remplacement. Il prend en compte le contenu réel de la cellule. Il est utile pour modifier globalement des formules. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ÉDITION" (dernier bloc)
CLAVIER
<CTRL><H> <CLIC G> <CLIC G>
SUR
SUR SAISIR LES DONNÉES À RECHERCHER SAISIR LES DONNÉES À REMPLACER
remplace toutes les occurrences de la feuille de travail effectue le remplacement dans la cellule en cours affiche la liste des occurrences dans un volet de la boîte de dialogue passe à l'occurrence suivante ferme la boîte de dialogue
NOTES
122
Le bouton
donne accès aux mêmes options complémentaires.
Dans le classeur "emprunt", Saisir "50 000" en B24 Remplacer dans toutes les formules "$B$8" par "$B$24" Observer le résultat puis fermer sans enregistrer
La protection va consister à s'assurer, une fois qu'un tableau a été conçu et vérifié, que les formules de ce tableau ne pourront pas être modifiées. Ainsi, quelles que soient les données saisies dans ce tableau, le tableau lui-même sera toujours juste. Le déverrouillage des plages que l'on veut pouvoir modifier à tout moment La protection des feuilles de travail du classeur La protection de la structure du classeur (fenêtres, structure de feuilles)
1 LE DÉVERROUILLAGE DES PLAGES Les cellules sont par défaut toutes verrouillées ; cela signifie que lorsque la protection de la feuille est activée, ni le contenu des cellules, ni leur mise en forme ne peuvent être modifiés. Il est cependant possible de déverrouiller certaines cellules. ONGLET "ACCUEIL" BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA PLAGE À DÉVERROUILLER
GROUPE "CELLULES" (avant dernier) SÉLECTIONNER LA PLAGE À DÉVERROUILLER
<CLIC D> ONGLET
<CLIC G> SUR
DÉSACTIVER LA CASE POUR VALIDER
POUR VALIDER
la cellule verrouillée est déverrouillée, la cellule déverrouillée est verrouillée
NOTES
123
VII - VÉRIFIER LE CLASSEUR
2 LA PROTECTION DES FEUILLES Lorsque la protection de la feuille est activée, il est impossible de faire la moindre modification sur la feuille de travail si le verrouillage des cellules n'a pas été modifié. ONGLET "RÉVISION", GROUPE "MODIFICATIONS" (4ème bloc)
ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "CELLULES" (avant dernier)
FEUILLE À PROTÉGER AFFICHÉE
FEUILLE À PROTÉGER AFFICHÉE
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR DANS
<CLIC G> SUR PARAMÉTRER LES AUTORISATIONS SAISIR ÉVENTUELLEMENT UN MOT DE PASSE POUR VALIDER
Dans une feuille protégée, seules les cellules non verrouillées peuvent être modifiées (contenu, mise en forme...) et par défaut, toutes les cellules sont verrouillées. pour effectuer des modifications, déprotéger la feuille avant d'effectuer ces modifications, reprotéger la feuille après puis sauvegarder
La procédure pour déprotéger la feuille est similaire à la procédure de protection. ONGLET "RÉVISION", GROUPE "MODIFICATIONS" (4ème bloc)
ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "CELLULES" (avant dernier)
FEUILLE À PROTÉGER AFFICHÉE
FEUILLE À PROTÉGER AFFICHÉE
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR DANS
<CLIC G> SUR
NOTES
124
3 LA PROTECTION DU CLASSEUR La protection interdit la modification du fenêtrage du classeur ainsi que l'adjonction, la suppression, le déplacement ou la copie de feuilles de travail.
ONGLET "RÉVISION" GROUPE "MODIFICATIONS" (4ème bloc)
ONGLET " RÉVISION " GROUPE " MODIFICATIONS " (4ème bloc)
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR OU SUR "DÉPROTÉGER LE CLASSEUR" si l'intitulé se met à jour
COCHER LES ÉLÉMENTS À PROTÉGER SAISIR ÉVENTUELLEMENT LE MOT DE PASSE POUR VALIDER
SAISIR ÉVENTUELLEMENT LE MOT DE PASSE POUR VALIDER
ATTENTION
La protection du classeur n'est pas la protection de toutes les feuilles du classeur mais uniquement la protection de la structure et/ou du fenêtrage du classeur si un mot de passe a été indiqué lors de l'activation de la protection, il est nécessaire de l'indiquer lors de la procédure de déprotection si vous utilisez un mot de passe, utilisez le même pour l'ensemble de vos travaux (si vous l'oubliez, vous ne pourrez plus accéder aux données) le mot de passe à ce niveau n'empêche pas l'ouverture et l'affichage de la feuille de travail
NOTES
VIII – CRÉER UN GRAPHIQUE
125
Les graphiques sont un complément indispensable aux tableaux. Ils matérialisent les données en les présentant d'une manière concise et claire. Ils sont automatiquement mis à jour en fonction de l'évolution des données. La sélection inclut le plus souvent données et libellés mais hors totaux, ceux-ci étant effectués au sein du graphe même.
SEULE LA ZONE ENCADRÉE EST À PRENDRE EN COMPTE DANS UN HISTOGRAMME (hors
totaux)
Les graphiques peuvent être incorporés dans une feuille de travail (avec un tableau), indépendants dans leur propre feuille (feuille graphique) ou inclus dans une cellule (sparkline ou graphe de tendance) : Un graphique incorporé va venir compléter et illustrer un tableau sur la même feuille de travail et sera imprimé avec lui Un graphique indépendant est seul sur sa propre feuille; il se suffit à lui-même ; il est souvent projeté sur un écran. Un sparkline s'affiche dans une cellule et vient le plus souvent illustrer une ligne de données
1 LE GRAPHIQUE INCORPORÉ C'est un objet qui vient illustrer le tableau dans la feuille de travail. ONGLET "INSERTION" GROUPE "GRAPHIQUES" (3ème bloc)
CLAVIER SÉLECTIONNER LES DONNÉES À REPRÉSENTER Y COMPRIS LIBELLÉS et HORS
SÉLECTIONNER LES DONNÉES À REPRÉSENTER Y COMPRIS LIBELLÉS et HORS TOTAUX <CLIC G> SUR LE TYPE DE GRAPHE DÉSIRÉ
TOTAUX
<ALT> <F1>
<CLIC G> SUR LA PRÉSENTATION RETENUE le graphe est créé en milieu d'écran Ouvrir le classeur "bilan" et afficher la feuille "ventes" Créer un graphique incorporé du type ci-après
NOTES
126
LA ZONE SÉLECTIONNÉE EST EN BLEU
2 LA FEUILLE GRAPHIQUE C'est une feuille du classeur, au même titre que la feuille de travail, mais spécifiquement conçue pour recevoir un graphique.
CLAVIER SÉLECTIONNER LES DONNÉES DU TABLEAU À REPRÉSENTER Y COMPRIS LIBELLÉS HORS TOTAUX <F11>
le graphe par défaut (histogramme simple) est créé sur sa propre feuille graphique CHOISIR LE TYPE DE GRAPHE DANS LE RUBAN RENOMMER ÉVENTUELLEMENT LA FEUILLE GRAPHIQUE
Préférer autant que possible la feuille graphique, plus simple à mettre en œuvre (simplement F11) et toujours bien proportionnée Penser à utiliser la touche <CTRL> pour adjoindre des plages non contiguës
NOTES
VIII – CRÉER UN GRAPHIQUE
127
Afficher la feuille "résultat" du classeur "bilan" Sélectionner les deux premières lignes de données (ca, charges) et leurs libelles Créer un objet graphique colonnes 3D (histogramme) dans la feuille de travail Nommer la feuille "structure
LA ZONE SÉLECTIONNÉE EST EN BLEU
3 LE SPARKLINE Le sparkline est un graphe simple qui s'affiche dans une cellule et affiche le plus souvent une tendance. ONGLET "INSERTION" ONGLET "INSERTION" ème GROUPE "GRAPHIQUES SPARKLINE" (4 bloc) GROUPE "GRAPHIQUES SPARKLINE" (4ème bloc) SÉLECTIONNER LES DONNÉES À REPRÉSENTER <CLIC G> SUR LE TYPE DE GRAPHE DÉSIRÉ
<CLIC G> SUR LA CELLULE DEVANT ACCUEILLIR LE SPARKLINE <CLIC G> SUR LE TYPE DE GRAPHE DÉSIRÉ
<CLIC G> SUR LA CELLULE DEVANT ACCUEILLIR LE SPARKLINE POUR VALIDER
NOTES
SÉLECTIONNER LES DONNÉES À REPRÉSENTER POUR VALIDER
128
Le sparkline se recopie comme le contenu d'une cellule avec la case de recopie incrémentée. La cellule accueillant le sparkline peut aussi recevoir du texte Afficher la feuille "résultat" du classeur "bilan" Sélectionner les données de la première ligne (740, 900, 1100) Créer un sparkline dans la colonne F en face des données Le recopier vers le bas du tableau Modifier le type de sparkline pour les résultats bruts et nets Inscrire du texte dans la cellule du sparkline (évolution positive par ex)
FAIRE GLISSER POUR RECOPIER
Les graphiques en 2 dimensions - leurs données sont représentées par rapport à 2 axes, un axe horizontal et un axe vertical Les graphiques en 3 dimensions - leurs données sont représentées par rapport à 3 axes, un axe horizontal, un axe vertical et un axe de profondeur ATTENTION
Certains graphiques ne sont pas des vrais graphiques en 3 dimensions ; ils sont représentés sur 2 axes mais leurs marques (la forme de représentation utilisée) est en 3 dimensions ONGLET "CRÉATION" GROUPE "TYPE" (1er bloc) GRAPHIQUE SÉLECTIONNÉ
<CLIC G>
SUR SÉLECTIONNER LE TYPE DE GRAPHIQUE POUR VALIDER
NOTES
VIII – CRÉER UN GRAPHIQUE
Afficher la feuille "charges" du classeur "bilan Créer un graphique incorporé "histogramme 3d" Changer le type du graphe en "cônes 3D"
Excel dispose de tout un choix de styles de graphique (comme pour le tableau), qui proposent des caractéristiques de mise en forme homogènes et esthétiques. ONGLET "CRÉATION" GROUPE "STYLES DU GRAPHIQUE" (4ème bloc) ACTION
GRAPHIQUE SÉLECTIONNÉ <CLIC G> SUR UN STYLE PROPOSÉ
utiliser éventuellement l'ascenseur pour afficher un plus grand choix
Dans la feuille "charges" du classeur "bilan Modifier le style du graphe précédemment créé
129
130 La disposition propose des combinaisons d'éléments du graphique et de positionnement de ces éléments dans le graphique (la légende à tel endroit, le titre à tel endroit, les titres des axes dans tel sens, des étiquettes de données à tel endroit…). ONGLET "CRÉATION" GROUPE "DISPOSITIONS DU GRAPHIQUE" (3ème bloc) GRAPHIQUE SÉLECTIONNÉ <CLIC G> SUR UNE DISPOSITION PROPOSÉE
utiliser éventuellement l'ascenseur pour afficher un plus grand choix
Dans la feuille "charges" du classeur "bilan Choisir une disposition parmi celles proposées
En ce qui concerne le graphique incorporé, il peut être sélectionné, déplacé au sein de la feuille de travail ou redimensionné.
1 SÉLECTION Avant de pouvoir modifier les caractéristiques d'un graphique incorporé, il faut le sélectionner.
BOUTON GAUCHE POINTEUR DANS LE GRAPHIQUE
le pointeur de la souris prend la forme d'une croix <CLIC G> le graphe est entouré d'un cadre en relief Pour ne plus sélectionner le graphe, il suffit de cliquer en dehors
NOTES
VIII – CRÉER UN GRAPHIQUE
GRAPHE NON SÉLECTIONNÉ
ATTENTION
131
GRAPHE SÉLECTIONNÉ
Si la souris n'a pas la forme de croix, ce n'est pas le graphe entier mais juste un élément du graphe qui est sélectionné avec les éventuelles conséquences d'une action inadéquate Dans la feuille "charges" du classeur "bilan Sélectionner le graphe puis annuler la sélection
2 LA DIMENSION La dimension du graphique dans la feuille est le plus souvent adéquate ; l'utilisateur peut cependant à tout moment l'adapter en l'augmentant ou la diminuant.
BOUTON GAUCHE LE GRAPHIQUE ÉTANT SÉLECTIONNÉ POINTEUR SUR UNE DES ZONES DE SÉLECTION AU MILIEU D'UN CÔTÉ OU SUR UN ANGLE
ces zones sont identifiables par 3 points successifs … si l'on pointe la souris sur une de ces zones, elle change de forme : <FAIRE GLISSER> POUR MODIFIER LA TAILLE DU GRAPHIQUE
ATTENTION
,
,
,
Si le graphique n'est pas complet (libellés non affichés), agrandir le graphique ou réduire la taille des polices Dans la feuille "charges" du classeur "bilan Agrandir le graphe précédemment créé
3 LA POSITION Le graphique peut être positionné n'importe où dans la feuille de travail.
BOUTON GAUCHE POINTEUR DANS LE GRAPHIQUE (le pointeur de la souris prend la forme d'une croix
<FAIRE GLISSER> LE GRAPHIQUE À SA NOUVELLE POSITION
NOTES
)
132 ATTENTION
Si la souris n'a pas la forme de croix, ce n'est pas le graphe entier mais juste un élément du graphe qui est sélectionné et avec les éventuelles conséquences d'un déplacement inadéquat Dans la feuille "charges" du classeur "bilan Repositionner le graphe précédemment créé en dessous des données Fermer le classeur
Il est possible de déplacer un graphe entre 2 feuilles (graphiques ou de travail). ONGLET "CRÉATION" GROUPE "EMPLACEMENT" (5ème bloc)
GRAPHIQUE SÉLECTIONNÉ, <CLIC G> SUR INDIQUER LA DESTINATION POUR VALIDER
NOTES
IX – PRÉPARER LE DOCUMENT
Avant de partager ou d’'éditer le document, il est préférable d’en vérifier les informations.
Les informations du document vont permettre de l'identifier dans la multitude de fichiers de l'ordinateur. MENU FICHIER EST SÉLECTIONNÉ DANS LA COLONNE DE GAUCHE
le volet, tout à droite, permet d’afficher, de saisir ou de modifier les informations
MOTS CLÉS À SAISIR
PROPRIÉTÉS SUPPLÉMENTAIRES
Ouvrir conjointement tous les classeurs créés lors du stage Pour chacun des classeurs, saisir ses propriétés, enregistrer puis fermer Renseigner bien les propriétés de chaque classeur pour le retrouver aisément même longtemps après
NOTES
133
134 La protection assure la confidentialité du document et des informations qu’il contient.
1 LA FINALISATION Cette fonction permet de dire "ce document est terminé : c’est la version finale" et de le différencier des versions intermédiaires sans regarder la date de création. MENU FICHIER EST SÉLECTIONNÉ DANS LA COLONNE DE GAUCHE
<CLIC G>
SUR
POUR VALIDER
l'icône
ATTENTION
s'affiche au début de la barre d'état
Un document finalisé n'est plus modifiable - annuler la finalisation de la même manière pour effectuer une modification Une ligne d'information s'affiche sous le menu et permet de dépanner les utilisateurs bloqués :
POUR PASSER OUTRE À LA FINALISATION
Ouvrir le classeur "bilan" Le Rendre "final"
NOTES
IX – PRÉPARER LE DOCUMENT
135
2 LE CHIFFREMENT Le chiffrement permet d’assurer la sécurité de documents confidentiels en les cryptant à l'aide d'une clé (mot de passe). MENU FICHIER EST SÉLECTIONNÉ DANS LA COLONNE DE GAUCHE
<CLIC G>
SUR
<CLIC G>
SUR SAISIR LE MOT DE PASSE POUR VALIDER
RESSAISIR LE MOT DE PASSE (vérification) POUR VALIDER
Une fois le document crypté,
affiche
Le mot de passe est demandé à l'ouverture du document
ATTENTION
L'utilisation des mots de passe est sensible ; utilisez des mots de passe non significatifs, longs, mélangeant lettres et chiffres et les conserver en lieu sûr (dans des fichiers dans un dossier spécial texte par exemple). À noter que la casse est prise en compte dans le mot de passe (a est différent de A) Mettre une clé de 128 caractères (ou +) pour limiter les possibilités de décryptage par un logiciel spécialisé – évidemment, de tels mots de passe ne se saisissent pas mais se manipulent par copier/coller ; il faut donc les conserver (fichier texte)
136 Chiffrer le classeur "bilan" avec un mot de passe (ex:"9geyrTVJ78DQsxcvFT1") L'enregistrer, le fermer, le rouvrir, supprimer le mot de passe et enregistrer
3 LES AUTORISATIONS Elles vont permettre de nuancer l'accès au classeur selon les personnes. Cependant, leur gestion est soumise à un abonnement auprès de Microsoft. MENU FICHIER EST SÉLECTIONNÉ DANS LA COLONNE DE GAUCHE
<CLIC G>
SUR
SÉLECTIONNER LE TYPE DE RESTRICTION POUR VALIDER
donne accès à un service en ligne gratuit de gestion des autorisations basé sur Windows Live Id ; un assistant paramètre alors l’ordinateur afin qu’il puisse utiliser ce service
NOTES
IX – PRÉPARER LE DOCUMENT
137
4 LA SIGNATURE NUMÉRIQUE Elle permet d'authentifier l'origine du document, soit localement (créer sa propre identification) soit vis-à-vis de tiers (utilisation de services achetés auprès de fournisseurs sur Office Marketplace). MENU FICHIER EST SÉLECTIONNÉ DANS LA COLONNE DE GAUCHE
<CLIC G>
SUR
si vous possédez déjà une signature ou pour créer une signature locale <CLIC G>
SUR
POUR SÉLECTIONNER UN CERTIFICAT
permet d’acquérir une signature authentifiée
NOTES
138 Un certain nombre de fonctions permettent de maitriser les informations liées au document, sa lisibilité, son accessibilité, les différentes versions de ce document…
1 L'INSPECTION L'inspection du classeur informe l'utilisateur de toute information non visible afin de lui laisser le choix de la conserver ou la supprimer. MENU FICHIER EST SÉLECTIONNÉ DANS LA COLONNE DE GAUCHE
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR un volet s'affiche en dessous du ruban pour saisir, visualiser ou modifier les informations
Inspecter le classeur "bilan"
NOTES
IX – PRÉPARER LE DOCUMENT
2 LA COMPATIBILITÉ La compatibilité gère les éléments propres à la version 2010 et les différencie des éléments propres aux autres versions afin d’en assurer la compatibilité. MENU FICHIER EST SÉLECTIONNÉ DANS LA COLONNE DE GAUCHE
<CLIC G> SUR <CLIC G>
SUR POUR VALIDER
Vérifier la compatibilité du classeur "bilan"
139
140
3 L’ACCESSIBILITÉ L‘accessibilité vérifie l’adaptation du classeur aux personnes souffrant d’un handicap. MENU FICHIER EST SÉLECTIONNÉ DANS LA COLONNE DE GAUCHE
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR le vérificateur d’accessibilité s’affiche dans le volet de droite POUR VALIDER
Les résultats s'affichent dans le volet droit
Vérifier l’accessibilité du classeur "bilan"
4 LES VERSIONS Pour plus de sécurité, Excel conserve la trace des différentes versions d’un classeur et gère ses propres sauvegardes indépendamment de l’utilisateur. MENU FICHIER EST SÉLECTIONNÉ DANS LA COLONNE DE GAUCHE
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR UNE DES VERSIONS PROPOSÉES Cette version s'affiche dans une nouvelle fenêtre
NOTES
IX – PRÉPARER LE DOCUMENT
141
Vérifier et éventuellement paramétrer les options d’enregistrement automatique dans
de
du menu
Une ligne d'information s'affiche sous le menu et permet de dépanner les utilisateurs bloqués :
REMPLACE PAR LA VERSION AFFICHÉE LA VERSION ACTUELLE
Les fichiers non enregistrés sont sauvegardés dans le dossier : C:\Users\Nom_Utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Excel
Si vous fermez un classeur sans l’enregistrer, Excel en conserve une copie que vous pouvez restaurer et même comparer à une autre version pour choisir la bonne. MENU FICHIER EST SÉLECTIONNÉ DANS LA COLONNE DE GAUCHE
CLIQUER ICI
CLIQUER SUR LA VERSION AFFICHÉE
la version choisie du document s’affiche dans une nouvelle fenêtre Une ligne d'information s'affiche sous le menu et permet de remplacer le classeur par un plus ancien
REMPLACE LA VERSION ACTUELLE PAR LA VERSION AFFICHÉE
NOTES
X – ÉDITER LE DOCUMENT
143
Les feuilles Excel peuvent être éditées en entier ou bien en effectuant préalablement une sélection.
Excel offre plusieurs possibilités de visualisation du travail.
1 LE MODE NORMAL C'est le mode normal de travail dans Excel. Il affiche les feuilles du classeur telles quelles et sans préjuger de leur finalité (feuille de papier, mail, blog, web…). ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "AFFICHAGES CLASSEUR"(1er bloc)
BARRE D'ÉTAT : <CLIC G> SUR 1ère icône en bas à droite
<CLIC G> SUR
2 LE ZOOM Le ZOOM va permettre de modifier le rapport entre la taille réelle du document et sa taille affichée à l'écran, ceci dans tous les modes évoqués ci-dessus. ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "ZOOM"
BOUTON GAUCHE
(3ème
bloc)
<CTRL>ENFONCE UTILISER LA ROULETTE DE LA SOURIS
ou
SÉLECTIONNER LE TAUX
<CLIC G> SUR à droite de la barre des tâches FAIRE GLISSER OU UTILISER
OU
pour choisir la valeur du zoom
NOTES
<CLIC G> SUR POUR VALIDER
144
permet de zoomer sur la cellule, la plage ou l'objet sélectionné tout en conservant les entêtes de lignes et de colonnes
permet de réafficher la feuille normalement
infos
À tout moment,
réaffiche la page normalement
Tester les 3 outils de zoom dans le classeur "bilan"
3 LE MODE PLEIN ÉCRAN Le mode PLEIN ÉCRAN utilise la totalité de l'écran et non plus une fenêtre de document contenue dans une fenêtre d'application ; C'est un mode qui permet d'avoir une vue globale du document sans ruban, ni barre d'état. ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "AFFICHAGES CLASSEUR"(1er bloc)
<CLIC G> SUR
ATTENTION
Attention à ne pas sortir du "plein écran" en cliquant sur la croix rouge (ce qui fermerait le classeur) mais en utilisant la touche <ECHAPPEMENT>en haut et à gauche du clavier Afficher la feuille "résultat" du classeur "bilan" en "plein écran" Sortir du "plein écran
NOTES
X – ÉDITER LE DOCUMENT
145
4 LE MODE MISE EN PAGE Il affiche la feuille en cours telle qu'elle sera éditée avec les caractéristiques de mise en page associées. C'est un mode qui va être très utile pour faire le lien entre la feuille de travail (un immense tableau de 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes) et le support de destination (feuille A4, page web, blog…). ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "AFFICHAGES CLASSEUR"(1er bloc)
BARRE D'ÉTAT : <CLIC G> SUR 2ème icône en bas à droite
<CLIC G> SUR
Ce mode permet de voir et gérer les entêtes et pieds de page. Les données sont réparties en fonction des sauts de page éventuellement insérés Afficher la feuille "résultat" du classeur "bilan" en mode "mise en page" Revenir en mode "normal"
5 LE MODE APERÇU DES SAUTS DE PAGE Pour autant que des sauts de page manuels aient été insérés, ce mode permet de visualiser et gérer ces sauts de page. ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "AFFICHAGES CLASSEUR"(1er bloc)
BARRE D'ÉTAT : <CLIC G> SUR 3ème icône en bas à droite
<CLIC G> SUR
Sauf quelques cas de figure particuliers, il n'est pas conseillé de gérer manuellement les sauts de page
FAIRE GLISSER LE SAUT DE PAGE POUR LE DÉPLACER
NOTES
146
6 LES OPTIONS D'AFFICHAGE L'environnement de travail peut être paramétré par l'utilisateur. ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "AFFICHER" (2ème bloc) COCHER LES OPTIONS À AFFICHER DÉCOCHER LES OPTIONS À NE PAS AFFICHER
Le quadrillage est la trame de fond qui symbolise les lignes et les colonnes et délimite les cellules les titres sont les entêtes (numéros) de lignes et de colonnes (lettres) qui servent de référence aux cellules
La mise en page définit la position des éléments à éditer dans une page. Les outils de visualisation et de gestion de la mise en page sont regroupés dans un onglet spécifique à partir duquel il est possible d'appeler la boite de dialogue "mise en page". ONGLET " MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc)
<CLIC G> SUR LE LANCEUR DE BOÎTE DE DIALOGUE à droite du titre du groupe
1 LA TAILLE Le format A4 (21 x 29,7) est le format de papier le plus courant. ONGLET " MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc)
<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LA TAILLE
affiche l'onglet "page" de la boite de dialogue "mise en page"
NOTES
X – ÉDITER LE DOCUMENT
147
2 LES MARGES Les marges vont délimiter la zone imprimable de cette page. ONGLET " MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc)
<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LES MARGES
affiche l'onglet "marges" de la boite de dialogue "mise en page"
activer <CENTRER SUR LA PAGE HORIZONTALEMENT ET VERTICALEMENT> pour présenter le tableau au centre de la feuille
MARGE HAUT MARGE BAS MARGE GAUCHE MARGE DROITE MARGE ENTÊTE MARGE PIED DE PAGE CENTRER HORIZONTALEMENT CENTRER VERTICALEMENT
distance entre le bord supérieur de la page et le texte distance entre le bord inférieur de la page et le texte distance entre le bord gauche de la page et le texte distance entre le bord droit de la page et le texte distance entre le bord supérieur de la page et l'entête distance entre le bord inférieur de la page et le pied de page disposition de la zone imprimée dans la page disposition de la zone imprimée dans la page
Pour chacune des feuilles de travail du classeur "bilan" Mettre des marges étroites et centrer les données
NOTES
148
3 L'ORIENTATION C'est une caractéristique importante de la page qu'il va souvent être nécessaire de modifier ; il n'est pas rare d'imprimer un tableau en mode paysage pour l'avoir en entier sur la feuille. ONGLET " MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc)
<CLIC G> SUR CHOISIR L'ORIENTATION
Pour chacune des feuilles de travail du classeur "bilan", Choisir l'orientation "paysage"
4 L'ARRIÈRE-PLAN Une image peut être affichée en fond pour agrémenter la présentation. ONGLET " MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc)
<CLIC G> SUR CHOISIR UNE IMAGE DE LA BIBLIOTHÉQUE D'IMAGES POUR VALIDER
permet de revenir à une présentation plus sobre Choisir une image qui ne soit pas trop voyante de manière à ne pas occulter les données Pour la feuilles de travail "résultat" du classeur "bilan" Mettre une image en arrière-plan"
NOTES
X – ÉDITER LE DOCUMENT
149
5 L'ÉCHELLE Elle va permettre d'adapter les données à la page tout en conservant la proportion de ces données. ONGLET " MISE EN PAGE" GROUPE "MISE À L'ÉCHELLE" (3ème bloc) SÉLECTIONNER LE NOMBRE DE PAGES EN LARGEUR OU/ET SÉLECTIONNER LE NOMBRE DE PAGES EN HAUTEUR OU BIEN SÉLECTIONNER L'ÉCHELLE D'AGRANDISSEMENT/RÉDUCTION
Le lanceur de boite de dialogue affiche l'onglet "page" de la boite de dialogue "mise en page" avec les options d'échelle
Pour chacune des feuilles de travail du classeur "bilan", Choisir "1 page" en largeur et "1 page" en hauteur
6 LES ENTÊTES / PIEDS DE PAGE L'entête est le texte qui apparaît en haut de chaque page d'un document. ; le pied de page est le texte qui apparaît en bas de chaque page d'un document. Les entêtes et pieds de page peuvent être saisis directement dans la feuille si cette dernière est affichée en mode "mise en page". ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "AFFICHAGES CLASSEUR"(1er bloc)
BARRE D'ÉTAT : <CLIC G> SUR 2ème icône en bas à droite SAISIR ENTÊTE OU PIED DE PAGE
<CLIC G> SUR SAISIR ENTÊTE OU PIED DE PAGE
ONGLET " INSERTION" GROUPE "TEXTE"
(7ème
bloc)
<CLIC G> SUR l'affichage passe en mode "mise en page" et l'onglet "outils des entêtes et pieds de page" s'affiche l'entête est ouvert et en attente de saisie
NOTES
150 Lorsqu'un entête ou pied e page est en cours de saisie, un onglet permettant d'insérer des champs (page, nombre de pages, nom de la feuille de travail ou du classeur…) s'affiche. L'entête comme le pied de page est divisé en 3 zones dans lesquels il suffit de cliquer, de saisir le texte et d'insérer les champs proposés dans le ruban.
ONGLET " CRÉATION" GROUPE "ÉLÉMENTS ENTÊTES ET PIED DE PAGE" (3ème bloc) <CLIC G>
DANS LA ZONE DÉSIRÉE (gauche, milieu ou droite) DE L'ENTÊTE OU DU PIED DE PAGE
SAISIR LE TEXTE ÉVENTUEL <CLIC G> SUR LE CHAMP À INSÉRER RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHAQUE ZONE À RENSEIGNER
penser à laisser éventuellement des espaces entre texte et champ et entre champs d'une même zone
ATTENTION
Il faut cliquer en dehors d'un entête/pied de page ou appuyer sur la touche "échappement" du clavier pour que les autres outils redeviennent actifs.
SYNTAXE DU CHAMP EN COURS DE SAISIE
VALEUR DES CHAMPS
Quand on clique dans l'entête/pied de page, la syntaxe s'affiche sous la forme "&" plus le nom du champ : ; lorsque l'on sort, la valeur du champ s'affiche à la place Pour chacune des feuilles de travail du classeur "bilan" Mettre en entête l'heure puis le nom de la feuille et du classeur puis la date Mettre en pied de page le nom de votre société, rien au milieu puis la page courante sur le nombre de pages totales
7 LE SAUT DE PAGE EXCEL gère automatiquement les sauts de page, c'est à dire que lorsque la quantité de données saisie dépasse la capacité d'une feuille dans le format défini, il insère un saut de page automatique. Il est cependant possible d'insérer un saut de page manuel pour mieux maîtriser la présentation du document. " MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc)
" MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc)
SÉLECTIONNER UNE LIGNE ENTIÈRE
SÉLECTIONNER UNE COLONNE ENTIÈRE
<CLIC G> <CLIC G>
<CLIC G> <CLIC G>
SUR SUR
SUR SUR
Pour supprimer un saut de page, se positionner à droite ou au-dessous et choisir la ATTENTION
X – ÉDITER LE DOCUMENT Les modes "mise en page" et "aperçu des sauts de page" permettent de les visualiser et mieux les gérer.
151
FAIRE GLISSER LE SAUT DE PAGE POUR LE DÉPLACER
A moins d'avoir un travail très spécifique à faire (impression d'une portion d'un tableau ou tableau de très grande taille), il est recommandé de ne pas utiliser de sauts de page manuels et laisser Excel gérer les sauts de page en automatique Pour la feuille de travail "résultat" du classeur "bilan" Afficher en "aperçu avant impression" le tableau de données hors ligne et colonne de pourcentage sur la 1ère page en utilisant des sauts de page
8 LA ZONE D'IMPRESSION Excel est à même de déterminer la zone contenant les données et imprime cette zone ; dans certains cas, notamment lorsqu'on ne veut imprimer qu'une partie des données, il faut définir manuellement la zone d'impression. La feuille de travail n'a rien de particulier - les données sont groupées et doivent être toutes imprimées, laisser Excel déterminer lui-même la zone d'impression Pour l'impression en cours, on ne veut imprimer qu'une partie de la feuille de travail, sélectionner la zone d'impression avec la souris " MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc)
SÉLECTIONNER LA ZONE À IMPRIMER
SÉLECTIONNER LA ZONE D'IMPRESSION AVEC
<CLIC G>
LA SOURIS
<CLIC G> <CLIC G>
ATTENTION
NOTES
MENU FICHIER SUR
DÉROULER SÉLECTIONNER
SUR
POUR VALIDER
SUR
Si vous devez de nouveau imprimer "normalement", penser à annuler la zone d'impression avec la commande "annuler" du même outil
152 Pour la feuille de travail "résultat" du classeur "bilan" Afficher en "aperçu avant impression" le tableau de données hors ligne et colonne de pourcentage
9 LES TITRES Si le tableau est de grande taille, il est utile de répéter les titres de lignes et de colonnes sur chacune des feuilles imprimées sous peine de ne plus savoir à quoi correspondent les données. ONGLET " MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc)
<CLIC G> SUR
l'onglet "feuille" de la boîte de dialogue "mise en page" s'affiche <CLIC G> SUR
DE
<CLIC G> DANS LA LIGNE DU TABLEAU À RÉPÉTER <CLIC G> SUR
POUR REVENIR À LA BOITE DE DIALOGUE
<CLIC G> SUR
DE
<CLIC G> SUR LA COLONNE DU TABLEAU À RÉPÉTER <CLIC G> SUR
POUR REVENIR À LA BOITE DE DIALOGUE
Les titres à l'impression sont un peu comme les volets à l'affichage
Ouvrir le classeur "Emprunt" Définir la zone d'impression et les titres de telle manière que sur chaque page imprimée, on puisse voir les données de remboursement et ce à quoi elles correspondent
NOTES
X – ÉDITER LE DOCUMENT
153
L'impression reste encore une finalités courante des feuilles Excel.
1 L'IMPRESSION RAPIDE Le lancement de l'impression est alors immédiat avec les éléments par défaut. BARRE "ACCÈS RAPIDE" <CLIC G> SUR l'impression est immédiate avec les options par défaut
2 L'IMPRESSION STANDARD Elle permet de choisir l'imprimante, le nombre de pages… MENU FICHIER <CLIC G> SUR un aperçu du document s’affiche à droite de la fenêtre
IMPRIME
PARAMÈTRES DE MISE EN PAGE
AFFICHE LES MARGES
AGRANDIT LA PAGE
Pour modifier les données mêmes, il est nécessaire de quitter le menu
3 PROPRIÉTÉS Les propriétés sont liées à l'imprimante et au pilote qui fait le lien avec le système. MENU FICHIER <CLIC G>
SUR
PARAMÉTRAGE DE L'IMPRIMANTE
154 La publication va consister à diffuser le document Excel afin que d'autres puissent en voir le contenu et éventuellement travailler avec.
1 LES FORMATS Le format "PDF" est un format sécurisé d'échange de documents indépendant des machines et système, le format "XPS" (XML Paper Specification), moins répandu, est un format de fichier électronique à présentation fixe qui préserve la mise en forme du document et permet le partage des fichiers. MENU FICHIER <CLIC G>
SUR
CATÉGORIE
<CLIC G>
SUR
<CLIC G>
SUR INDIQUER LE DOSSIER OU LA BIBLIOTHÈQUE D'ENREGISTREMENT
<CLIC G>
INFOS
SUR
Tous ces formats permettent de générer un nouveau document dans un format à priori non modifiable et indépendant de l'imprimante en ligne. Ils sont souvent utilisés pour faire circuler des documents sur un réseau ou sur internet
donne accès à quantité de formats d'échange
Imprimer la feuille de travail "résultat" du classeur "bilan" dans le format pdf Ouvrir le document généré, le visualiser puis le fermer Fermer le classeur
X – ÉDITER LE DOCUMENT
155
2 LE MESSAGE ÉLECTRONIQUE Le document est envoyé en pièce jointe avec comme objet le nom du fichier dans le format désiré. MENU FICHIER <CLIC G>
SUR
CATÉGORIE
<CLIC G>
SUR
Préférer le format "PDF" au format "DOCX" s'il n'est pas souhaitable que le destinataire puisse faire des modifications Si vous êtes reliés à internet avec des adresses propres, Envoyer le classeur "Emprunt" en pièce jointe de message électronique à la personne de votre choix Si vous êtes abonnés à un service de télécopie internet (envoi de télécopie à partir d'un logiciel de messagerie) , vous pouvez alors utiliser la commande INFOS
156
3 L'ESPACE DE TRAVAIL SHAREPOINT Microsoft Office SharePoint Server permet la publication des classeurs Excel afin que d'autres utilisateurs puissent accéder intégralement ou partiellement, aux données avec un simple navigateur. C'est une fonctionnalité liée à un réseau d'entreprise. MENU FICHIER <CLIC G>
SUR
CATÉGORIE
<CLIC G>
SUR
SÉLECTIONNER L'EMPLACEMENT POUR VALIDER
permet de désigner les éléments qui pourront être modifiés
Si vous avez accès à Excel Services (réseau d'entreprise), Enregistrer le classeur emprunt sur le serveur et ajouter les cellules "N°" et "principal"
4 INTERNET Il est possible d'enregistrer le document directement sur un espace de stockage web. MENU FICHIER <CLIC G>
SUR
CATÉGORIE
<CLIC G>
SUR
SÉLECTIONNER L'EMPLACEMENT POUR VALIDER
157
XI– GÉRER LES FICHIERS EXCEL
La gestion des fichiers concerne l'ouverture et l'enregistrement de ces fichiers ; la procédure d'enregistrement doit être menée à l'issue de chaque étape de la création d'un document et une fois le document terminé. Si le document ne doit plus évoluer, la finalisation le fige et l'enregistre automatiquement (voir page 134). À noter le terme de classeur est plutôt employé lorsque l'on travaille sur le contenu (données, mise en forme, mise en page...) / le terme de fichier lorsque que l'on manipule le document de manière externe en tant qu'entité, sans considération de son contenu (copie, suppression, déplacement, sauvegarde) et à partir du système d'exploitation La gestion des fichiers, est, au fil des versions, de plus en plus prise en charge par le système avec l'enregistrement automatique et la sauvegarde des versions
Excel propose à l'ouverture un document vierge dénommé "classeur 1" (2,3..). Il prendra son vrai nom, donné par l'utilisateur, dès qu'il aura été sauvegardé.
1 LA CRÉATION D'UN NOUVEAU CLASSEUR Il faut d'abord indiquer sur quel modèle il doit être basé (par défaut, le modèle "normal"). MENU FICHIER CLAVIER <CLIC G>
SUR
<CTRL><N> le document est créé immédiatement
<DOUBLE CLIC> SUR
158
2 L'OUVERTURE D'UN CLASSEUR EXISTANT Les fichiers peuvent être dans une bibliothèque, un espace de travail, sur le réseau… MENU FICHIER CLAVIER <CLIC G>
SUR SÉLECTIONNER LE CLASSEUR
<CLIC G>
<CTRL><O> SÉLECTIONNER AVEC LES FLÈCHES <ENTRÉE> SUR LE FICHIER
SUR
BARRE D'ADRESSE
ESPACES EN LIGNE
LIENS VERS LES DOSSIERS
CONTENU BIBLIOTHÈQUES
VOLET DE NAVIGATION
Les dossiers "favoris" sont proposés sous forme de liens dans le volet de gauche, la structure en cours en bas du volet de gauche, le chemin d'accès en haut dans la barre d'adresse et le contenu du dossier sélectionné dans le volet de droite. Chacune de ces zones permet d'accéder aux documents. LIENS <CLIC G>
BARRE D'ADRESSE <CLIC G>
SUR de DÉROULER LA STRUCTURE
SUR LE LIEN
VOLET DE NAVIGATION <CLIC G> SUR DE POUR DÉVELOPPER LE DOSSIER (voir les sous-dossiers) <CLIC G> SUR DE POUR RÉDUIRE LE DOSSIER (ne plus voir les sous-dossiers) <CLIC G> SUR UN DOSSIER POUR VOIR SON
CONTENU <CLIC G> SUR <DOUBLE CLIC> SUR LE DISQUE <DOUBLE CLIC> SUR LE DOSSIER <CLIC G> SUR LE CLASSEUR
CONTENU DANS LE VOLET DROIT
BIBLIOTHÈQUE <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
RÉSEAU <CLIC G> …
OU
SUR
POUR
159
XI– GÉRER LES FICHIERS EXCEL Vérifier que la mise à jour Office pour Windows Live est bien installée afin d'avoir accès aux espaces de travail partagés
Les classeurs les plus utilisés peuvent être épinglés dans une liste permanente en tête des "récents".
LISTE
<CLIC G> POUR ENLEVER DE LA LISTE
<CLIC G> POUR ÉPINGLER À LA LISTE
Garder la touche <CTRL> enfoncée pour ouvrir conjointement plusieurs documents
Fermer tous les classeurs Ouvrir le classeur "bilan" Ouvrir les classeurs "transport", "commande" et "emprunt" en une seule fois Les fermer Si Excel n'arrive pas à ouvrir un fichier, utiliser la commande ATTENTION
dans la liste
de commandes de
3 L'OUVERTURE D'UN FICHIER D'UN AUTRE TYPE Excel permet d'ouvrir sans manipulation particulière des fichiers de différents types (format). Lorsqu'il ne l'a pas reconnu, Il faut lui indiquer le format du fichier. MENU FICHIER <CLIC G>
SUR
<CLIC G>
SUR
SÉLECTIONNER LE TYPE DU FICHIER
NOTES
160 Pour ouvrir un fichier d'un autre type, procéder comme pour un fichier Excel. Excel le convertit automatiquement s'il est à même de le faire INFOS
Ouvrir le fichier "client.dbf" Le fermer
L'enregistrement d'un classeur provoque son inscription dans les mémoires de stockage de l'ordinateur. L'ordinateur éteint, il sera conservé et pourra être réutilisé.
INFOS
Excel enregistre automatiquement les informations de récupération (qui permettent de ne pas perdre les données en cas de plantage) toutes les 10 minutes et enregistre à la fermeture les documents non enregistrés par l'utilisateur
1 L'ENREGISTREMENT STANDARD L'enregistrement standard est le type d'enregistrement le plus rapide puisque son exécution est immédiate sans aucune information à saisir. BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE"
CLAVIER
<CLIC G>
SUR SAISIR LE NOM INDIQUER LE DOSSIER
<CLIC G>
<CTRL><S>
SUR
MENU FICHIER <CLIC G> OU
SUR
(pour modifier le nom, l'emplacement, le format…)
<CLIC G> POUR AJOUTER UN MOT-CLÉ AFFICHE LES PROPRIÉTÉS
161
XI– GÉRER LES FICHIERS EXCEL
Si le fichier à enregistrer est nouveau, la boite de dialogue <ENREGISTRER SOUS> est appelée automatiquement - si le fichier a déjà été enregistré, l'enregistrement est immédiat Pour enregistrer un document existant sous un autre nom, indiquer le nouveau nom à la place de l'ancien ; les deux documents coexisteront et évolueront indépendamment Le lecteur et le dossier indiqués sont ceux indiqués dans le volet "enregistrement" de , soit ici Si une bibliothèque est indiquée comme lieu d'enregistrement, c'est le dossier défini par
INFOS
des propriétés de la bibliothèque qui sera utilisé
<CLIC G> sur de pour afficher les dossiers du niveau donné les 3 icônes permettent de revenir en arrière, repartir en avant ou choisir un contenu précédemment affiché dans la boîte de dialogue
Si l'on réduit la taille de la boîte de dialogue d'enregistrement ou si l'on clique sur , elle affiche les propriétés.
2 L'ENREGISTREMENT COMPATIBLE Si dans une structure coexistent différentes versions d'Excel, le document "Excel 2010" au format .XLSX peut être enregistré au format .XLS "97-2003". Vérifier auparavant dans la préparation du document avec le "vérificateur de compatibilité". MENU FICHIER <CLIC G> CHOISIR
NOTES
SUR PUIS
<CLIC G>
SUR
162 Les options définissent ce que comprend l'enregistrement et comment il s'effectue. MENU FICHIER <CLIC G>
SUR
SÉLECTIONNER
(volet de gauche)
Afficher les options d'Excel pour le document "bilan" Fermer Excel
NOTES
XII – WINDOWS LIVE
163
Windows Live permet de travailler en ligne (sur internet) et donc à partir de n'importe quel poste (smartphones inclus) et de n'importe où dans le monde. Il permet notamment de stocker des documents et de les modifier avec la version locale (Excel sur le micro) ou la version en ligne (Excel Web App sur internet) de Microsoft Excel.
BARRE D'OUTILS BING LANCER VOTRE NAVIGATEUR
<CLIC G> SUR OU <CLIC G> SUR
DE LA BARRE "BING"
(en haut et à droite) DE LA PAGE D'ACCUEIL DE BING est le plus souvent automatique) <CLIC G> POUR DE DÉPLACER ENTRE LES DOSSIERS (et non <double clic>) SE CONNECTER AVEC SA W INDOWS LIVE ID (la connexion
L'espace de stockage évolue régulièrement.
BARRE D'OUTILS BING <CLIC G>
SUR LE NOM D'UTILISATEUR POUR AFFICHER LE PROFIL
<CLIC G> ICI
POINTER SUR
<CLIC G> SUR l'espace et son contenu s'affiche
DOSSIER PARTAGÉ DOSSIER NON PARTAGÉ DOSSIER PARTAGÉ AVEC LES PERSONNES SÉLECTIONNÉES
Un dossier "mes documents" accueille les documents personnels (privés) ; un dossier "public" accueille les documents à partager avec d'autres. Ouvrir votre navigateur Internet Afficher votre espace "skydrive" et vous déplacer entre les dossiers
164
1 CRÉER UN DOSSIER La procédure et sa finalité sont comparables à celles effectuées en local. BARRE SKYDRIVE <CLIC G>
SUR
<CLIC G> SUR NOMMER LE DOSSIER MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LES AUTORISATIONS <CLIC G>
SUR AJOUTER LES FICHIERS AU DOSSIER
Un "fil d'Ariane" indique en permanence notre position dans la structure :
<CLIC G> SUR UN DES NIVEAUX POUR Y ACCÉDER
Pour revenir à la page d'accueil de SkyDrive, POINTER sur <CLIC G> sur
NOUS SOMMES DANS LE DOSSIER "STAGES" DE "MES DOCUMENTS"
puis
Créer un dossier "stage" dans votre espace de stockage personnel Revenir au dossier racine (là où il y a mes "documents" et "public")
2 IMPORTER DES FICHIERS Les documents stockés sur l'ordinateur (ou un de ses périphériques) peuvent être importés dans votre espace de stockage. Cette opération est proposée dès la création du dossier mais peut s'effectuer à posteriori. BARRE SKYDRIVE <CLIC G> SUR LE DOSSIER DESTINATION POUR L'OUVRIR <CLIC G> SUR <FAIRE GLISSER> LES FICHIERS À PARTIR D'UNE FENÊTRE DE L'ORDINATEUR VERS LE NAVIGATEUR OU
<CLIC G>
SUR
SÉLECTIONNER LES FICHIERS PUIS <CLIC G> SUR
<CLIC G>
SUR
OU
POUR REVENIR AU DOSSIER
XII – WINDOWS LIVE
165
FAIRE GLISSER LES FICHIERS D'UNE FENÊTRE À L'AUTRE
Tranférer les fichiers d'exercice d'Excel dans le dossier "stages" EXERCICE
3 GÉRER LES FICHIERS Les documents de l'espace de stockage peuvent être supprimés, déplacés… BARRE SKYDRIVE <CLIC G> SUR LE DOSSIER POUR AFFICHER LES DOCUMENTS <POINTER> SUR UN FICHIER des informations sur le fichier et des commandes s'affichent <CLIC G> SUR LE FICHIER POUR L'AFFICHER
EXERCICE
LANCE LA VERSION
SUPPRIME LE
EN LIGNE D'EXCEL
DOCUMENT
INFORMATIONS SUR
COMMANDES
LE DOCUMENT
SUPPLÉMENTAIRES
Renommer le fichier "bilan" en "essai" Déplacer le fichier "essai" vers le dossier "public" Supprimer le fichier "essai"
4 AFFICHER UN CLASSEUR Les documents peuvent être affichés avec fiabilité dans le navigateur. BARRE SKYDRIVE <CLIC G> SUR LE DOCUMENT le document s'affiche en mode lecture <CLIC G>
SUR
POUR LANCER L'APPLICATION EXCEL 2010
OU
<CLIC G>
SUR
POUR UTILISER EXCEL W EB APP
166
LANCE EXCEL EN LOCAL
LANCE LA VERSION EN LIGNE D'EXCEL
PARTAGE LE DOCUMENT
Afficher le fichier "bilan" Le modifier puis l'enregistrer
5 PARTAGER DES DOCUMENTS Le partage des documents s'effectue par le biais du dossier racine les contenant ("mes documents", "public"…). Il permet à plusieurs utilisateurs éloignés de travailler conjointement et simultanément sur un classeur BARRE SKYDRIVE POINTER SUR ET <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LE DOSSIER À MODIFIER
<CLIC G>
POUR REVENIR À LA RACINE
SUR
<CLIC G> SUR <FAIRE GLISSER> LE CURSEUR POUR MODIFIER LES AUTORISATIONS <CLIC G> SUR POUR VALIDER Les autorisations s'affichent alors en bas du dossier : FAIRE GLISSER POUR MODIFIER LE PARTAGE
OPTIONS DE PARTAGE
CLIQUER POUR AFFICHER LES AMIS CONCERNÉS
DES NOTIFICATIONS SONT GÉNÉRÉES SUR LES RÉSEAUX PAS DE PARTAGE
DONT VOUS AVEZ RENSEIGNÉ LES COMPTES
Seuls les dossiers situés à la racine gèrent les autorisations de partage ATTENTION
Les autorisations de
NOTES
ne peuvent pas être modifiées
XII – WINDOWS LIVE 167 Il est aussi possible de sélectionner précisément les personnes en indiquant leur adresse E'mail ou en les sélectionnant dans les contacts. Une notification peut alors être envoyée pour les prévenir.
L'adresse du groupe est alors du type @groups.live.com Deux possibilités : 1 - Mettre ses documents personnels dans "mes documents" ceux partagés dans "public" 2 - Créer des dossiers spécifiques à la racine en fonction des autorisations de partage Modifier les autorisations de "mes documents" en (décocher éventuellement les personnes ajoutées individuellement) Créer à la racine un dossier "perso" non partagé Créer à la racine un dossier "affaires" partagé avec tout le monde
La page "office" de "Windows Live" distingue les dossiers en fonction de leurs autorisations.
<CLIC G> ICI
DOSSIERS NON PARTAGÉS
DOSSIERS PARTAGÉS
NOTES
168
6 ENREGISTRER UN FICHIER A PARTIR D'EXCEL Il est possible d'enregistrer directement à partir d'Excel dans un dossier de l'espace de travail. MENU FICHIER <CLIC G>
SUR
CATÉGORIE
<CLIC G> SUR EXCEL RÉCUPÈRE LES EMPLACEMENTS SKYDRIVE SÉLECTIONNER L'EMPLACEMENT
<CLIC G>
SUR
Enregistrer le document "bilan" dans le dossier "stage Excel"
DOSSIER CHOISI
CONTENU DU DOSSIER CHOISI
XII – WINDOWS LIVE
169
7 SYNCHRONISER LES FICHIERS La synchronisation des fichiers entre version locale et en ligne est pratique ; néanmoins, elle ne s'effectue pas dans "SkyDrive" mais dans un service autre, "folderShare", qui propose un espace de stockage plus réduit et ne permet pas la modification en ligne. BARRE SKYDRIVE POINTER SUR
<CLIC G>
SUR
<CLIC G> SUR Installer éventuellement FolderShare avec votre Windows id LANCER FOLDERSHARE À PARTIR DU MENU WINDOWS AFFICHER LES ICÔNES DE LA BARRE DE NOTIFICATION
<CLIC>
SUR
SÉLECTIONNER <CLIC G> SUR UNE DES COMMANDES DE CRÉATION DÉSIGNER LE DOSSIER LOCAL À SUIVRE (il s'affiche dans l'espace)
<CLIC G> SUR UN DES CHOIX
L'accès à la version en ligne d'Excel "EXCEL WEB APP" peut s'effectuer à partir d'un document Excel stocké dans SkyDrive ou bien en lançant directement "Excel Web App".
MENU WINDOWS LIVE
MENU WINDOWS LIVE
<CLIC G> <CLIC G>
<CLIC G>
SUR
<CLIC G>
SUR
SUR
SUR OUVRIR UN DOSSIER POINTER SUR UN DOCUMENT EXCEL
<CLIC G>
SUR
BARRE SKYDRIVE <CLIC G>
SUR
SÉLECTIONNER
Ouvrir "bilan" dans "EXCEL WEB APP"
NOTES
(à droite)
170 La présentation d'Excel Web App est très proche de celle de la version standard. BARRE D'OUTILS RAPIDE
ONGLETS PRINCIPAUX ET MENU "FICHIER"
BARRE DE FORMULE
RUBAN LANCER EXCEL DE L'ORDINATEUR
ZONE D'AFFICHAGE DES DONNÉES
ONGLETS DE FEUILLES
ATTENTION
Certains éléments peuvent empêcher l'ouverture d'un classeur sous "Excel Web App" (commentaires, formes…)
1 L'ONGLET ACCUEIL Il est très proche du même onglet de l'application locale Excel mais plus synthétique ; les outils sont regroupés par nature mais avec quelques outils en moins. Il répond cependant aux besoins de base de présentation et de vérification.
ATTENTION
Le pointeur de la souris ne change pas de forme et le "clic droit" ne fonctionne pas sous "Excel Web App"
Elle s'effectue de la même manière que dans Excel.
Mettez à jour les calculs avec l'outil
de
La plupart des options simples sont présentes mais pas de format de cellule complexe ni de mise en forme élaborée. L'affectation s'effectue de la même manière que dans Excel.
NOTES
XII – WINDOWS LIVE
171
Les 400 formules de Excel sont disponibles dans "EXCEL WEB APP" mais attention, aucun assistant ne vient aider l'utilisateur.
<CLIC G>
SUR LA CELLULE SAISIR LE SIGNE ÉGAL TAPER LA 1ÉRE LETTRE DE LA FORMULE <CLIC G> SUR LA FORMULE DÉSIGNER LA PLAGE CONCERNÉE EN FAISANT GLISSER LA SOURIS <ENTRÉE> POUR VALIDER
Dans le classeur "bilan", feuilles "ventes" et "charges" Ajouter une colonne "moyenne" en E et faire les calculs
2 L'ONGLET INSÉRER Il propose l'insertion de tableau, de graphiques ou de lien internet, là encore de manière simplifiée par rapport à l'application Excel.
Quelques différences entre le tableau (table) "Excel Web App" et le tableau "Excel". ONGLET "INSÉRER" GROUPE "TABLEAUX" (1ER BLOC ) SÉLECTIONNER L'EMPLACEMENT DU TABLEAU DANS LA FEUILLE <CLIC G> SUR RENOMMER ÉVENTUELLEMENT LES COLONNES ET SAISIR LES DONNÉES
NOTES
172
FAIRE GLISSER LA SOURIS POUR INDIQUER LE NOMBRE DE CELLULES DU TABLEAU
3 LES GRAPHIQUES "Excel Web App" convertit les graphes 3D en graphe à 2 dimensions et ne gère que les graphiques simples en deux dimensions. ONGLET "INSÉRER" GROUPE "GRAPHIQUES" (2ÈME BLOC ) SÉLECTIONNER LES DONNÉES DU TABLEAU DANS LA FEUILLE <CLIC G> SUR LE TYPE DE GRAPHIQUE <CLIC G> SUR LE MODÈLE DE GRAPHIQUE le graphique s'affiche dans son cadre POSITIONNER ET DIMENSIONNER LE GRAPHE DANS LA FEUILLE
Un onglet supplémentaire propose des outils de gestion du graphique dès que celui-ci est sélectionné (d'un simple <CLIC G> dans le graphique).
4 LE MENU FICHIER Il propose les fonctionnalités principales d'enregistrement et de partage.
NOTES
XII – WINDOWS LIVE
5 LA BARRE D'OUTILS ACCÈS RAPIDE Elle est simplifiée et ne comprend que les outils d'annulation.
6 L'ENREGISTREMENT Cette notion disparaît dans "Excel Web App" puisqu'il est entièrement pris en charge automatisé. Créer avec "Excel Web App" un classeur "bilan 2" aussi proche que possible de la feuille de travail "ventes" du classeur "bilan" (utiliser mais sans excès le copier/coller de l'un à l'autre)
NOTES
173
174
XIII –EXERCICES
175
Les divers exemples et exercices sont reproduits ici. Leurs corrigés sont téléchargeables sur notre site : leurs noms sont identiques mais comportent la mention "fini". Certains sont marqués comme "finaux" et leurs feuilles sont protégées (sans mot de passe) ; penser à modifier ces caractéristiques pour travailler directement dessus. Penser également à enregistrer régulièrement votre travail.
Créer un nouveau classeur et sur la 1ère feuille Saisir le tableau suivant :
L'enregistrer sous le nom "commande de fleurs" Sélectionner la cellule dont le contenu est "pivoines" Indiquer comme commentaire : "délais de 8 jours" Pointer sur le commentaire pour l'afficher Modifier le commentaire précédent en "délais de 15 jours" Afficher le commentaire en permanence Faire le total des quantités avec l'opérateur arithmétique "+" Calculer la colonne "valeur" pour chaque type de fleur en multipliant quantité par prix Enregistrer le classeur "commande de fleurs" Remplacer dans le total des quantités les opérateurs arithmétiques par des sommes
176 Totaliser la colonne "valeur" Effacer les formules des lignes de total Indiquer sur cette ligne la moyenne de chaque colonne Remettre des sommes hormis pour la colonne "prix" Enregistrer Insérer deux lignes au-dessous de la ligne 3 (entre tulipes et iris) Insérer les lignes "tournesols" et "renoncules"
Compléter la colonne valeur Vérifier la cohérence du tableau Supprimer les deux lignes créées précédemment pour obtenir le résultat suivant
Annuler la suppression Affecter la hauteur de 18 points aux lignes 2 à 8 Affecter la hauteur de 20 points à la ligne 1
Masquer les lignes "tournesols" et "renoncules" puis les réafficher Insérer deux colonnes devant la colonne B Les appeler "nom scientifique" et description"
Renseigner ces colonnes Supprimer les deux colonnes créées devant la colonne B Annuler la suppression Mettre la largeur de la colonne de libelles à 13,55 Ajuster les autres colonnes Masquer les colonnes "nom scientifique" et "description" puis les réafficher Déverrouiller la plage B2:C7 Masquer la plage B8:D8 et D2:D7 Protéger la feuille de travail Modifier le prix des tulipes à 3 € (cellules déverrouillées) Essayer de modifier la formule de calcul de la valeur de cette ligne (cellules verrouillées et masquées) Remplacer les titres de colonne par leur équivalent en anglais Annuler, enregistrer puis fermer
XIII –EXERCICES
Créer un nouveau classeur Se rendre en "feuille 3" Saisir le tableau suivant (les formules et fonction sont affichées en clair pour la compréhension du tableau mais doivent être saisies comme des formules et non des données)
Enregistrer le classeur sous le nom "bilan" Sur la feuille 3, effacer les valeurs des lignes chiffre d'affaires et charges (comme cidessous)
Saisir le tableau suivant sur la feuille 1 :
Saisir le tableau suivant sur la feuille 2 :
Sur la feuille 3, remplacer les valeurs des lignes chiffre d'affaires et charges par les références aux cellules de total de chacune des feuilles saisies (comme ci-dessous)
Enregistrer appliquer un style de tableau
177
178
Une fois ce style appliqué, revenir sur l'outil et déplacer la souris sur les choix pour observer la modification temporaire de la mise en forme dans le tableau Désactiver le filtre automatique Affecter les couleurs de police de votre choix Affecter les polices de votre choix Affecter le thème de votre choix Affecter le style de cellule de votre choix aux titres de colonnes Vérifier le zoom (110 %) Mettre les titres de ligne et de colonne en verdana 12 marron foncé Mettre toutes les lignes de données en verdana 11 marron clair Mettre les lignes de données "résultat brut" et "résultat net" en gras Mettre la ligne de données % en italique Mettre un quadrillage marron de séparation de toutes les cellules Mettre un trait épais marron foncé au-dessus et au-dessous de "résultat brut" et "net" Encadrer le tableau d'un trait double marron foncé Mettre une couleur de fond gris clair pour les titres de ligne et de colonne Mettre un fond jaune clair pour les lignes de "résultat brut" et de "résultat net" Modifier l'alignement horizontal et vertical des titres et données pour améliorer la présentation Centrer les titres de colonne Aligner à gauche les titres de ligne Mettre un format euro sans décimale aux valeurs (hors %) Remplacer les années par 31/12/09, 31/12/10, et 31/12/11 Afficher sous la forme "mois + année" Personnaliser le thème puis l'enregistrer sous le nom "thème financier" Enregistrer la présentation des cellules d'entête de colonne sous le nom "entête date" Personnaliser le tableau puis enregistrer le style de tableau sous le nom "style de tableau financier" Augmenter d'une taille le titre de la 1ère colonne et le mettre en bleu très foncé Répéter la modification sur les autres titres de colonne de la feuille Recopier la mise en forme de la feuille sur les autres feuilles du même classeur et l'adapter le cas échéant Nommer la première feuille "ventes" Nommer la seconde feuille "charges" et nommer la feuille de synthèse "résultat" Colorer les onglets de feuilles Modifier l'ordre des feuilles de telle manière qu'il soit le suivant : Ventes, charges, résultat Déverrouiller les cellules B2:D6 puis protéger la feuille Essayer de la modifier puis déprotéger la feuille Enregistrer le classeur Afficher la feuille "ventes" Créer un graphique incorporé du type ci-après
XIII –EXERCICES Afficher la feuille "résultat" Sélectionner les deux premières lignes de données (ca, charges) et leurs libelles Créer un objet graphique colonnes 3D (histogramme) dans la feuille de travail Nommer la feuille "structure" Afficher la feuille "résultat" Sélectionner les données de la première ligne (740, 900, 1100) Créer un sparkline dans la colonne F en face des données Le recopier vers le bas du tableau Modifier le type de sparkline pour les résultats bruts et nets Inscrire du texte dans la cellule du sparkline (évolution positive par ex) Afficher la feuille "charges" Créer un graphique incorporé "histogramme 3d" Changer le type du graphe en "cônes 3D" Modifier le style du graphe précédemment créé Choisir une disposition parmi celles proposées Sélectionner le graphe puis annuler la sélection Agrandir le graphe précédemment créé Repositionner le graphe précédemment créé en dessous des données Rendre "final" le classeur Chiffrer le classeur avec un mot de passe (ex:"9geyrTVJ78DQsxcvFT1") L'enregistrer, le fermer, le rouvrir, supprimer le mot de passe et enregistrer Inspecter le classeur " Vérifier la compatibilité du classeur Vérifier l’accessibilité du classeur Pour chacune des feuilles de travail du classeur Mettre des marges étroites et centrer les données Choisir l'orientation "paysage" Pour la feuilles de travail "résultat" Mettre une image en arrière-plan" Pour chacune des feuilles de travail Choisir "1 page" en largeur et "1 page" en hauteur Mettre en entête l'heure puis le nom de la feuille et du classeur puis la date Mettre en pied de page le nom de votre société, rien au milieu puis la page courante sur le nombre de pages totales Pour la feuille de travail "résultat" Afficher en "aperçu avant impression" le tableau de données hors ligne et colonne de pourcentage sur la 1ère page en utilisant des sauts de page Afficher en "aperçu avant impression" le tableau de données hors ligne et colonne de pourcentage Imprimer la feuille de travail "résultat" dans le formats pdf Ouvrir le document généré, le visualiser puis le fermer Si vous avez accès à Excel Services (réseau d'entreprise), Enregistrer le classeur emprunt sur le serveur et ajouter les cellules "N°" et "principal" Copier le classeur "bilan" dans "Skydrive" L'ouvrir dans Excel Web Apps Dans le classeur "bilan", feuilles "ventes" et "charges" Ajouter une colonne "moyenne" en E et faire les calculs
NOTES
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Ouvrir le classeur "comptes" et afficher la feuille "exo" Pointer sur les commentaires et saisir les formules de calculs Vérifier le tableau Appliquer un style de tableau
Une fois ce style appliqué, revenir sur l'outil et déplacer la souris sur les choix pour observer la modification temporaire de la mise en forme dans le tableau Dans le classeur "comptes" feuille "exo" Désactiver le filtre automatique Affecter les couleurs de police de votre choix Affecter la police de votre choix Affecter le thème de votre choix Affecter le style de cellule de votre choix aux titres de colonnes Enregistrer sous le nom "comptes finis" puis fermer
NOTES
XIII –EXERCICES
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Ouvrir le classeur "somme" Faire le total de la 1ère colonne du 1er tableau (outil ) Recopier ce total sur les autres cellules de la ligne avec la recopie incrémentée (tirer la cellule avec la souris) Idem pour les totaux de ligne du même tableau Faire le total de la 1ère colonne du 2ème tableau (outil ) Recopier ce total sur les autres cellules de la ligne avec l'outil Idem pour les totaux de ligne du même tableau Faire le total de la 1ère colonne du 3ème tableau (outil ) Recopier ce total sur les autres cellules de la ligne avec copier/coller Idem pour les totaux de ligne du même tableau Effacer ces totaux en une seule opération Faire les totaux de lignes et de colonnes de tous les tableaux en une seule opération ( ) Fermer le classeur sans l'enregistrer
NOTES
182
Ouvrir le classeur "series" Aller sur la feuille "tableau" Faire les totaux Sélectionner l 'ensemble du tableau Tirer la poignée de recopie vers le bas ou/et vers la gauche Observer le résultat Aller en feuille "série 1 valeur" Faire glisser la poignée de recopie de chaque cellule de la première ligne vers le bas (environ 10 lignes) Observer le résultat Corriger éventuellement la série avec la balise active Annuler les opérations précédentes Recommencer avec les outils Aller en feuille "série 2 valeurs" Faire glisser la poignée de recopie de la sélection des deux premières cellules de chaque colonne vers le bas (environ 10 lignes) Observer le résultat Afficher la feuille "liste personnalisée" Créer une liste personnalisée à partir des données Vérifier dans un nouveau classeur qu'elle est bien disponible Afficher la feuille "table en format automatique" Agrandir le tableau vers le bas puis vers la droite en faisant glisser la marque à l'angle extérieur droit du tableau puis fermer sans enregistrer Fermer le classeur sans l' enregistrer
NOTES
XIII –EXERCICES
Ouvrir le classeur "emprunt" Figer les volets pour que les titres du détail de l'emprunt soient toujours visibles Définir la zone d'impression et les titres de telle manière que sur chaque page imprimée, on puisse voir les données de remboursement et ce à quoi elles correspondent Faire un aperçu avant impression du classeur "Emprunt" avec les caractéristiques de zone d'impression et de titres préalablement définies Imprimer le classeur "Emprunt" au format "xps" Ouvrir le document généré, le visualiser puis le fermer Si vous êtes reliés à internet avec des adresses propres Envoyer le classeur "Emprunt" en pièce jointe de message électronique à la personne de votre choix Si vous avez accès à Excel Services (réseau d'entreprise), Enregistrer le classeur emprunt sur le serveur et ajouter les cellules "N°" et "principal Enregistrer le classeur "emprunt" en tant que page web à fichier unique Le visualiser avec le navigateur
NOTES
183
184
Saisir le tableau suivant sur la feuille 1 d'un nouveau classeur
Saisir le tableau suivant sur la feuille 3
Saisir le tableau suivant sur la feuille 4
Enregistrer le classeur sous le nom "transport" Renommer chaque feuille du nom de la région et colorier les onglets Effectuer le total de chacun des tableaux avec la fonction "somme" Copier la dernière feuille, la renommer "total France" La modifier et effectuer la consolidation des autres feuilles en faisant la somme des cellules correspondantes de chaque feuille de région – par exemple en B2 de "Total France" =SOMME('FEUIL1:FEUIL4'!B2) en mettant les noms réels des feuilles Calculer le total des ventes des régions pour vérification - somme de la plage de données 3D de la forme =SOMME('FEUIL1:FEUIL4'!B2:E5) en mettant les noms réels des feuilles Définir en B9 un coefficient d'actualisation pour obtenir la prévision 2011 par région par rapport à 2010 soit : valeur 2011 = valeur 2010 x (1 + coefficient) coefficient Est : 9 % coefficient Nord : 7 % coefficient Ouest :12 % coefficient Sud : 10 % Calculer les prévisions 2011 dans la colonne suivant le total dans chacune des feuilles et faire la consolidation de cette colonne dans "total France"
XIII –EXERCICES
185
Calculer la proportion pour 2011 de chacun des produits dans une colonne pourcentage dans chacune des feuilles et faire la consolidation de cette colonne dans "total France" Faire une présentation élaborée de vos feuilles de travail et choisir le format de nombre "euros" Saisir en G6 le commentaire suivant :"si la réalité est conforme à nos espoirs, notre groupe devrait dépasser les 4 Mrd d'euros dès l'année prochaine" et " Les résultats de l'exercice 2010 sont un peu en deçà des prévisions cependant, les perspectives 2011 sont très prometteuses, notamment avec une augmentation prévue de l'activité "transport international de 29 %" au-dessous du tableau (fusionner des cellules et faire un renvoi à la ligne automatique) Créer un graphique incorporé 3D dans chaque feuille de région (histogramme cônes, histogramme cônes, barres et barres pyramidales) Créer une feuille graphique représentant sous forme d'histogramme 3D le total France Appeler cette feuille "représentation", colorier son onglet et la mettre en dernier Vérifier vos tableaux et inclure une formule logique de vérification en "f7" de "total France" de type =SOMME(B2:E5)=F6 Protéger votre travail (déverrouiller les cellules de données et protéger les feuilles de travail et la structure du classeur) Enregistrer et fermer le classeur
NOTES
186
ACCÈS RAPIDE .................................. 15 AFFICHAGE COLONNES MASQUÉES 90 AFFICHAGE FEUILLES MASQUÉES .. 102 AFFICHAGE DES FORMULES ........... 118 AFFICHAGE LIGNES MASQUÉES ....... 84 ALIGNEMENT ................................... 69 ANNULATION ............................. 25, 28 ANNULATION DERNIÈRE ACTION .... 36 ASCENSEURS .................................... 19 ASSISTANT FONCTION ..................... 45 ATTRIBUTS DE CARACTÈRES ............ 62 AUDIT DES FORMULES ................... 119 AUTORISATIONS ............................ 136 AUTRES MODÈLES ........................... 30 BALISES ACTIVES .............................. 10 BARRE DE TITRE ............................... 14 BARRE D'ÉTAT .................................. 20 BARRE D'OUTILS .................... 8, 17, 62 BOITES DE DIALOGUE ........................ 8 BORDURES ....................................... 65 CALCUL AUTOMATIQUE .................. 46 CELLULE ........................................... 91 CHIFFREMENT ................................ 135 CLAVIER ....................................... 6, 26 COLLAGE SPÉCIAL ............................ 94 COLLER ............................................. 11 COLONNE ......................................... 85 COMMENTAIRES.............................. 39 COMPATIBILITÉ ...................... 139, 140 CONFIGURATION ............................... 1 COPIE ............................................... 11 COPIE LA MISE EN FORME ............... 76 COPIE FEUILLES .............................. 101 COPIE PLAGE .................................... 93 CORRECTION AUTOMATIQUE........ 111 COULEUR REMPLISSAGE .................. 67 COULEUR ONGLETS ......................... 98 COULEURS ....................................... 57 COUPER ........................................... 11 CREATION GRAPHIQUE .................. 125 CRÉATION D'UN DOCUMENT ........ 157 CURSEURS FRACTIONNEMENT ........ 19 DATES .............................................. 37 DÉPLACEMENT........................... 24, 26 DÉPLACEMENT FEUILLES ............... 100 DÉPLACEMENT D'UNE PLAGE .......... 92 DÉPROTECTION FEUILLES .............. 105 DÉVERROUILLAGE PLAGES....... 96, 122 DICTIONNAIRES ............................. 114 DIDACTICIEL ..................................... 12 DIMENSION ................................... 131 DISPOSITION DU GRAPHIQUE........ 130 DONNÉES NUMÉRIQUES.................. 37 DONNÉES TEXTE .............................. 38 EFFACEMENT DONNÉES .................. 97 EFFACEMENT DONNES .................... 35 EFFETS.............................................. 59 ENREGISTREMENT ......................... 160 ENREGISTREMENT MISE EN FORME 73
ENTRÉES LONGUES .......................... 34 EXERCICES .......................................... 3 FENÊTRE WORD ............................... 13 FENÊTRES ........................................... 7 FEUILLE DE TRAVAIL......................... 97 FINALISATION ................................ 134 FONCTIONS ...................................... 40 FORMAT DE CELLULE ....................... 64 FORMAT DATES ET DES HEURES ...... 72 FORMAT DES NOMBRES .................. 70 FORMES DU POINTEUR.................... 23 FORMULE ARITHMÉTIQUE ............... 41 FORMULE LOGIQUE ................. 42, 120 FORMULE MATRICIELLE ................... 42 FORMULE TEXTE .............................. 42 FORMULES ....................................... 40 GRAPHIQUE ................................... 125 GROUPE DE TRAVAIL ..................... 105 GROUPES D'OUTILS ......................... 16 GUIDE .............................................. 12 HAUTEUR DES LIGNES...................... 82 HEURES ............................................ 37 ICONES D’AFFICHAGE ...................... 20 IMPRESSION................................... 153 INSERTION DES COLONNES ............. 86 INSERTION DES FEUILLES ................. 99 INSERTION DES LIGNES .................... 80 INSPECTION ................................... 138 LANGUE ......................................... 111 LARGEUR DES COLONNES ................ 88 LIBELLE ............................................. 38 LISTES PERSONNALISÉES .................. 53 MANIPULATIONS MISE EN FORME .. 76 MASQUAGE COLONNES ................... 90 MASQUAGE FEUILLES .................... 102 MASQUAGE LIGNES ......................... 84 MASQUAGE CLASSEUR .................. 108 MASQUAGE PLAGE .......................... 96 MENU WORD ................................... 14 MENUS............................................... 8 MENUS CONTEXTUELS..................... 17 MESSAGE ÉLECTRONIQUE ............. 155 METTRE EN FORME ......................... 55 MODIFICATION DONNÉES ............... 35 MODIFICATION GRAPHIQUE .......... 130 NOM DES FEUILLES .......................... 98 NOMBRES ........................................ 37 ONGLETS .......................................... 16 OPERATIONS ENTRE PLAGES ........... 94 OUTIL BORDURE .............................. 65 OUTILS ....................................... 25, 62 OUTILS ALIGNEMENT ....................... 69 OUTILS FORMAT .............................. 70 PARTAGE DU CLASSEUR ................. 110 PLAGE .............................................. 91 POLICES ...................................... 58, 62 POSITION ....................................... 131 PRÉPARATION DOCUMENT ........... 133 PRESSE PAPIERS ............................... 11
PROTECTION (SYNTHÈSE) .............. 122 PROTECTION DES FEUILLES .... 103, 123 PROTECTION DU CLASSEUR ... 109, 124 PUBLICATION ................................. 154 QUITTER ............................................. 2 RECHERCHE .................................... 120 RÉFÉRENCES 3D ............................... 48 RÉFÉRENCES REL / ABS .................... 47 RÈGLE ............................................... 18 REMPLACEMENT ............................ 121 REMPLISSAGE .................................. 67 RÉPÉTITION ...................................... 28 RÉPÉTITION MISE EN FORME ........... 76 RUBAN ................................. 16, 25, 62 SAISIE ............................................... 32 SAISIE DES DONNÉES ....................... 31 SÉLECTION ......................... 24, 27, 130 SÉLECTION DES COLONNES.............. 85 SÉLECTION DES DONNÉES................ 34 SÉLECTION DES FEUILLES ................. 97 SÉLECTION DES LIGNES .................... 79 SÉLECTION D'UNE PLAGE ................. 91 SÉRIES A DEUX VALEURS .................. 52 SÉRIES A UNE VALEUR ..................... 51 SERVEUR DE DOCUMENTS ............. 156 SIGNATURE NUMÉRIQUE ............... 137 SOMME ............................................ 43 SOURIS ......................................... 5, 23 STRUCTURE ...................................... 79 STYLE DE CELLULE ............................ 61 STYLE DE TABLEAU ........................... 55 STYLE DU GRAPHIQUE ................... 129 STYLES PRÉDÉFINIS .......................... 55 SUPPRESSION MISE EN FORME ....... 77 SUPPRESSION COLONNES ................ 87 SUPPRESSION FEUILLES ................. 100 SUPPRESSION LIGNES ...................... 81 SYNONYMES .................................. 114 TABLEAU CARRÉ............................... 44 TABLEAU COMPLEXE...................... 117 TABLEAU SIMPLE ........................... 116 THÈMES............................................ 60 TOUCHES DE FONCTION .................. 27 TOUCHES DE MISE EN FORME ......... 65 TRADUCTION ................................. 115 TRANSPOSITION DE PLAGES ............ 95 TYPE DE GRAPHIQUE ..................... 128 TYPES DE DONNÉES ......................... 37 VÉRIFICATION DES CHIFFRES ......... 116 VÉRIFICATION DES ERREURS.......... 119 VÉRIFICATION DU TEXTE ................ 111 VÉRIFICATION GLOBALE ................. 113 VOLET OFFICE .................................. 10 VOLETS DE TITRE ............................ 107 WINDOWS.......................................... 5 ZONE DE SAISIE ................................ 21 ZONE DE TEXTE ................................ 38 ZOOM .............................................. 20
Pour des raisons de lisibilité, il est employé dans cet ouvrage les termes de Windows pour Microsoft ™ Windows ®, Word pour Microsoft ™ Word 2010 ®, Excel pour Microsoft ™ Excel 2010 ®, Access pour Microsoft ™ Access 2010 ®, Powerpoint pour Microsoft ™ Powerpoint 2010® , Outlook pour Microsoft ™ Outlook 2010®, Explorer pour Microsoft ™ Explorer ® . Par ailleurs, toutes les copies d'écrans, images et icones ont été reproduites avec l'aimable autorisation de Microsoft ™
Tous les efforts ont été faits, et le temps nécessaire consacré, pour que cet ouvrage soit aussi fiable et rigoureux que possible. Cependant, ni l'auteur, ni l'éditeur ne sauraient être tenus pour responsable des conséquences de son utilisation ou des atteintes au droit des brevets ou des personnes qui pourraient résulter de cette utilisation. Toute reproduction, même partielle de cet ouvrage, et par quelque procédé que ce soit, est interdite sans autorisation préalable et passible d'une peine prévue par la loi sur la protection des droits d'auteur.
188 Dépôt légal 2ème Trim 2010 ISBN 978-2-916950-10-5
Ce support de cours est destiné à accompagner votre formation dans l'apprentissage de ce logiciel. Il peut être utilisé en auto-formation mais il est le support idéal d'une formation menée par un formateur. C'est un manuel d'apprentissage organisé sous forme de leçons, ou chaque brique de connaissance acquise est réutilisée dans les leçons suivantes et avec des exercices à réaliser pour bien mémoriser les actions. Le fichier d’exercice est téléchargeable sur le site de l'éditeur où vous pourrez aussi éventuellement vérifier vos acquis grâce à des tests de connaissance en ligne. Des emplacements sont prévus sur chaque page pour prendre des notes afin de bien se souvenir des recommandations de votre formateur. Après votre formation, n'hésitez-pas à reprendre ce manuel et à refaire les exercices pour bien ancrer ce que vous avez appris dans votre esprit.
Existent aussi Windows 7, 1er niveau utilisation Word 2010, 1er niveau utilisation Access 2010, 1er niveau utilisation Outlook 2010, 1er niveau utilisation Powerpoint 2010, 1er niveau utilisation Internet, WindowsLiveMail, IE9 Windows 7, 2èm niveau configuration Word 2010, 2ème niveau, Faire un document long Excel 2010, 2ème niveau, Plan, liaisons, solveur, fonctions , macros Excel 2010, 2ème niveau, Base de données, Hypothèses, fonctions Access 2010, 2ème niveau programmation Maintenance micro Réseaux versions spécifiques 2007 disponibles 129 rue du Maréchal Foch 14750 Saint Aubin sur Mer ios@ios.fr - www.ios.fr/