E. LES CLA SSE URS EX CEL Il est préférable d'organiser les données dans des feuilles de travail séparées et/ou dans des classeurs séparés, bien qu'il soit souvent nécessaire de reprendre des résultats ou des données d'une feuille de travail dans une autre. Dans le même ordre d'idée, il est fréquent que plusieurs feuilles de travail d'un même classeur traitent des étapes successives d'un même processus. Excel permet de résoudre de manière optimale la plupart de ces cas de figure. Dans tous les cas, les données doivent être très consciencieusement vérifiées et à la suite de cette vérification protégées afin de pérenniser leur fiabilité.
1 LA VERIFICATION DU CLASSEUR La vérification du tableau de données est une étape aussi importante que sa création. Elle doit être effectuée après la saisie des formules et fonctions. ELLE PEUT S'EFFECTUER DE PLUSIEURS MANIÈRES :
A)
TABLEAU SIMPLE
Si le tableau est simple et ne doit être utilisé qu'une fois, il suffit de faire mentalement la somme des unités de chaque ligne et chaque colonne : TOTAL UNITES : PROCÉDURE
FAIRE LA SOMME DU DERNIER CHIFFRE DE CHAQUE VALEUR VÉRIFIER QU 'ELLE CORRESPOND ÀU DERNIER CHIFFRE DE LA VALEUR TOTALE
B)
TABLEAU COMPLEXE
Si le tableau est plus complexe et doit être réutilisé régulièrement, plutôt que de mettre les valeurs réelles, remplissez le de 1 ; la vérification est alors facile et rapide. SAISIE AUTOMATIQUE DE 1 : PROCÉDURE
EXERCICE
SÉLECTIONNER TOUTES LES PLAGES DE DONNÉES "1" <CTRL> < ENTRÉE> VÉRIFIER LES VALEURS TOTALES ANNULER
AFFICHER LE CLASSEUR "BILAN ", REMPLACER LES VALEURS (et non les formules) DES FEUILLES "VENTES, CHARGES ET RÉSULTAT " PAR DES "1" VÉRIFIER LA COHÉRENCE DES CALCULS
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C)
DONNEES SAISIES POSTERIEUREMENT
Dans le cas où les données du classeur ne sont pas connues au moment de sa création, remplacez les 1 qui ont servi à vérifier les formules par la valeur 0 puis désactivez l'affichage de la valeur zéro : SAISIE DE LA VALEUR 0 :
DESAFFICHAGE DES VALEURS ZERO : MENU OUTILS
PROCÉDURE
SÉLECTIONNER TOUTES LES PLAGES DE DONNÉES
OPTIONS
– ONGLET ZONE "FENÊTRE
DÉSACTIVER
"0" <CTRL> <ENTRÉE>
EXERCICE
POUR VALIDER
DANS LE MÊME CLASSEUR "BILAN " ET POUR CHACUNE DES FEUILLES REMPLACER LES "1" PAR DES "0" DÉSACTIVER L ' AFFICHAGE DES ZÉROS
D)
AFFICHAGE DES FORMULES
Il y a aussi la possibilité d'afficher les formules et non plus les valeurs résultantes afin de vérifier leur cohérence. AFFICHER LES FORMULES : MENU OUTILS PROCÉDURE
OPTIONS COCHER
- ONGLET ZONE " FENÊTRE" POUR VALIDER
EXERCICE
DANS LE MÊME CLASSEUR "BILAN " ET POUR CHACUNE DES FEUILLES AFFICHER LES FORMULES, LES VÉRIFIER PUIS RÉAFFICHER LES VALEURS FERMER LE CLASSEUR SANS ENREGISTRER LES MODIFICATIONS
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E)
LA FORMULE LOGIQUE
Si le tableau est destiné à être réutilisé très régulièrement, il peut être très intéressant d'y inclure une formule logique de vérification. METTRE UNE FORMULE DE VERIFICATION : PROCÉDURE
SÉLECTIONNER UNE CELLULE DU TABLEAU Y SAISIR UNE FORMULE LOGIQUE COMPARANT L A SOMME DES DONNÉES AU TOTAL GÉNÉRAL DE LA FORME SUIVANTE : LE RÉSULTAT AFFICHERA " VRAI" SI LE TABLEAU EST JUSTE ET "FAUX" DANS LE CAS CONTRAIRE ;
il est aussi possible d'y adjoindre un format conditionnel pour n'afficher le résultat que lorsqu'il est faux
DANS LE CLASSEUR "TRANSPORT", ONGLET"FRANCE" INSÉRER EN "F7" UNE FORMULE LOGIQUE DE VÉRIFICATION EXERCICE
2 LA PROTECTION DU CLASSEUR La protection va surtout consister à s'assurer, une fois qu'un tableau a été conçu et vérifié, que les formules de ce tableau ne pourront pas être modifiées. Ainsi, quelles que soient les données saisies dans ce tableau, le tableau lui-même sera toujours juste. LA PROTECTION SE DÉCOMPOSE EN TROIS PARTIES :
Le déverrouillage des plages des feuilles de travail du classeur l'on veut pouvoir modifier tout le temps La protection des feuilles de travail du classeur une fois qu'elles ont été vérifiées La protection de la structure du classeur (fenêtres, structure de feuilles
A)
LE DEVERROUILLAGE DES PLAGES (rappel)
Les cellules sont par défaut toutes verrouillées ; cela signifie que lorsque la protection de la feuille est activée, ni le contenu des cellules, ni leur mise en forme ne peuvent être modifiés. Il est cependant possible de déverrouiller certaines cellules (voir page 94) DEVERROUILLAGE D'UNE PLAGE : PROCÉDURE
SÉLECTIONNER LA PLAGE À DÉVERROUILLER <CLIC D> - MENU CONTEXTUEL
ONGLET DÉSACTIVER LA CASE VERROUILLAGE <OK> POUR VALIDER
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B)
LA PROTECTION DES FEUILLES (rappel)
Lorsque la protection de la feuille est activée, il est impossible de faire la moindre modification sur la feuille de travail. Seules les cellules non verrouillées acceptent la saisie ou la modification de données (voir page 100). PROTEGER UNE FEUILLE DE TRAVAIL : PROCÉDURE
FEUILLE À PROTÉGER ACTIVE MENU OUTILS PROTECTION MODIFIER ÉVENTUELLEMENT DES OPTIONS <OK>POUR VALIDER
C)
LA PROTECTION DU CLASSEUR
La protection interdit la modification du fenêtrage du classeur ainsi que l'adjonction, la suppression, le déplacement ou la copie de feuilles de travail. PROTEGER LE CLASSEUR : MENU OUTILS PROCÉDURE
PROTECTION
SÉLECTIONNER LES OPTIONS DE PROTECTION
<OK> POUR VALIDER la commande est alors disponible La protection du classeur n'est la protection de toutes les feuilles du classeur mais uniquement la protection de la structure et/ou du fenêtrage du classeur ATTENTION
CONSEIL
SI UN MOT DE PASSE A ÉTÉ INDIQUÉ LORS DE L'ACTIVATION DE LA PROTECTION, IL EST NÉCESSAIRE DE L' INDIQUER LORS DE LA PROCÉDURE DE DÉPROTECTION SI VOUS UTILISEZ UN MOT DE PASSE, UTILISEZ LE MÊME POUR L' ENSEMBLE DE VOS TRAVAUX (si vous l'oubliez,
vous ne pourrez plus accéder aux données) LE MOT DE PASSE À CE NIVEAU N' EMPÊCHE PAS L'OUVERTURE ET L'AFFICHAGE DE LA FEUILLE DE TRAVAIL
EXERCICE
DANS LE CLASSEUR "COMMANDES" PROTÉGER LA FEUILLE DE TRAVAIL , ESSAYER DE LA MODIFIER, LA DÉPROTÉGER DÉVERROUILLER LES CELLULES DE DONNÉES B2:C7, PROTÉGER LA FEUILLE, ESSAYER DE LA MODIFIER DÉPROTÉGER LA FEUILLE DE TRAVAIL, PROTÉGER LE CLASSEUR ET ESSAYER DE SUPPRIMER DES FEUILLES OU DE MODIFIER LA POSITION DES FENÊTRES FERMER LE CLASSEUR SANS ENREGISTRER CES MODIFICATIONS
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3 LE MASQUAGE DU CLASSEUR De la même manière que pour les lignes, les colonnes ou les feuilles, il est peut être nécessaire de ne pas afficher certaines données ; une solution est alors de cacher le (s) classeur (s) les contenant. MASQUER UN CLASSEUR : PROCÉDURE
SÉLECTIONNER LES FEUILLES À MASQUER MENU FENÊTRE MASQUER
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AFFICHER UN CLASSEUR : MENU FENÊTRE AFFICHER <SÉLECTIONNER> LE CLASSEUR <OK> POUR VALIDER
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