Excel 2019 Initiation

Support de cours

EXCEL 2019â„¢

Comment arrêter ou démarrer une session, utiliser le clavier, la souris, accéder au bureau, lancer une application, la fermer ?…

De quoi est composée une fenêtre Excel, comment utilise-t-on la souris et le clavier avec Excel ? Où se trouvent le ruban, la barre de formule ? À quoi servent-ils ?

Qu'est-ce qu'une cellule, une plage, une référence ?…

Comment créer un classeur, quelles sont les règles à suivre pour saisir des données, comment faire des totaux avec des formules, des fonctions, sur une feuille, entre plusieurs feuilles, créer des séries ?...

Comment présenter les données d'une cellule, d'un tableau, d'une feuille, comment mettre des couleurs, des bordures, afficher les chiffres, les dates, comment recopier une mise en forme à un autre endroit, comment utiliser un thème de présentation, créer son propre thème ?...

Quand et comment modifier la structure de la feuille, sélectionner, créer, supprimer, modifier, cacher des lignes, des colonnes, des feuilles, des classeurs ?...

Pourquoi et comment vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, quelles méthodes simples permettent de s'assurer que le tableau, la feuille de travail, le classeur sont justes et comment les fiabiliser dans le temps ?...

Où et comment créer un graphique, quel type utiliser pour représenter mes données, comment modifier sa présentation, sa position, sa taille ? ...

Pourquoi et comment préparer le classeur, sous quelle forme l'éditer, comment le faire tenir sur une page, l'envoyer par mail, le publier sur internet, le partager avec des amis ou des collègues ?...

Comment être sûr de retrouver mon classeur quand j'en aurais besoin, où, quand et comment l'enregistrer ?...

Comment utiliser le stockage OneDrive, créer un dossier, importer des fichiers, gérer les fichiers, afficher un classeur, partager un classeur, travailler simultanément à plusieurs ? …

Comment utiliser Excel On Line, quelles différences, quand l'utiliser ?...

Ce cours répond à toutes ces questions et bien d'autres encore, de manière simple, illustrée et commentée au point qu'il vous deviendra vite indispensable, posé à coté de votre ordinateur

Cet ouvrage a été entièrement réalisé avec Microsoft ™ Word ®,

Images des fonds de couverture reproduite avec l'aimable autorisation de Microsoft ™

SOMMAIRE I.

WINDOWS A. SOURIS 1.

2.

3.

4.

PRINCIPE UTILISATION VOCABULAIRE ADAPTATION

B. CLAVIER 1.

2.

3.

4.

5.

PAVES TOUCHES SPÉCIALES TOUCHES DE RACCOURCI WINDOWS TOUCHES DE RACCOURCI AUTRES ADAPTATION

C. FENÊTRES WINDOWS 10 1 2 3 4 5

STRUCTURE DES FENÊTRES COMPOSITION DES FENÊTRES BARRE DE TITRE VOLET GAUCHE ZONES ACTIVES

D. FENÊTRES D'APPLICATIONS 1 2 3 4 5 6 7 8 9

STRUCTURE DES FENÊTRES LA COMPOSITION DES FENÊTRES : BARRE DE TITRE BARRE D’OUTILS ACCÉS RAPIDE RUBAN BARRE D'ÉTAT MENUS CONTEXTUELS OUTILS CONTEXTUELS BOITES DE DIALOGUE

3 3 3 3 3 4

7 7 7 7 8 8

11 11 11

12 12 12 13 13 13 14 14 14

E. GUIDE / LE DIDACTICIEL

II.

EXCEL POUR QUOI FAIRE

25

A. CONFIGURATION OPTIMALE B. PROCÉDURE D'INSTALLATION C. ENTRER / QUITTER D. UTILISER LES EXERCICES

25 26 26 27

III. DIALOGUER AVEC EXCEL

29

A. LA FENÊTRE EXCEL 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

LA BARRE DE TITRE LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" LE MENU FICHIER LE RUBAN LE VOLET IDÉES LE BOUTON DE PARTAGE LE BOUTON DE COMMENTAIRES LES MENUS CONTEXTUELS ET BARRES D'OUTILS LA BARRE DE FORMULE LES ASCENSEURS - LE CURSEURS DE FRACTIONNEMENT LA BARRE D'ÉTAT LES MODES D’AFFICHAGE ET LE ZOOM LA ZONE DE SAISIE LES OUTILS D'ANALYSE RAPIDE

B. LA SOURIS DANS EXCEL 1.

2.

3.

4.

5.

RAPPEL DE QUELQUES FORMES DU POINTEUR LE DÉPLACEMENT DANS LE DOCUMENT L'UTILISATION DU RUBAN ET DES OUTILS L'ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION L'ANNULATION DE L'ANNULATION

29 30 30 31 32 34 35 35

36 36 37 38 38 39

C. LE CLAVIER DANS EXCEL 1.

2.

3.

4.

5.

6.

LE DÉPLACEMENT AVEC LES TOUCHES LES TOUCHES DE FONCTION LA SÉLECTION L'UTILISATION DU RUBAN L'ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION LA RÉPÉTITION DE LA DERNIÈRE ACTION

IV. CRÉER UN CLASSEUR A. LA CRÉATION DU CLASSEUR 1.

2.

40 40 40 41 41 41 41

49 49

LE MODÈLE NORMAL LES AUTRES MODÈLES

49 50

B. LA SAISIE DES DONNÉES

51

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

LA SAISIE SIMPLE LA SAISIE MULTIPLE LA SAISIE UNIQUE LES ENTRÉES LONGUES LA SÉLECTION DES DONNÉES LA MODIFICATION DES DONNÉES L'EFFACEMENT DES DONNÉES L'ANNULATION DE LA SAISIE

51 52 53 53

C. LES TYPES DE DONNÉES 1 2

LES DONNÉES NUMÉRIQUES LES DONNÉES TEXTE

D. LES FORMULES - LES FONCTIONS 1 2 3 4 5 6

LES FORMULES LES FONCTIONS LE CALCUL AUTOMATIQUE LES RÉFÉRENCES RELATIVES / ABSOLUES LES RÉFÉRENCES 3D EXERCICE

E. LES SÉRIES 1 2 3

V.

LES SÉRIES A UNE VALEUR LES SÉRIES A DEUX VALEURS LES LISTES PERSONNALISÉES

METTRE EN FORME LES DONNÉES A. LES STYLES PRÉDÉFINIS ET LES THÈMES 1.

2.

3.

4.

5.

6.

LE STYLE DE TABLEAU LES COULEURS LES POLICES LES EFFETS LES THÈMES LE STYLE DE CELLULE

B. LES CARACTÉRISTIQUES DE MISE EN FORME 1 2 3 4 5 6 7

LA POLICE ET LES ATTRIBUTS DE CARACTÈRES LES BORDURES LE REMPLISSAGE L'ALIGNEMENT LE FORMAT DES NOMBRES LE FORMAT DES DATES ET DES HEURES L'ENREGISTREMENT DE LA MISE EN FORME

C. LES MANIPULATIONS DE LA MISE EN FORME 1.

2.

3.

LA RÉPÉTITION DE LA MISE EN FORME LA COPIE DE LA MISE EN FORME LA SUPPRESSION DE LA MISE EN FORME

60 60 64 67 67

68 68 69 70

79 79 79 81 81

82 82 85 87 89 90

91 91 92 92

VI. MANIPULER LA STRUCTURE A. LA LIGNE 1.

2.

3.

4.

5.

6.

LA SÉLECTION DES LIGNES L'INSERTION DES LIGNES LA SUPPRESSION DES LIGNES LA HAUTEUR DES LIGNES LE MASQUAGE DES LIGNES L'AFFICHAGE DES LIGNES MASQUÉES

B. LA COLONNE 1.

2.

3.

4.

5.

6.

LA SÉLECTION DES COLONNES L'INSERTION DES COLONNES LA SUPPRESSION DES COLONNES LA LARGEUR DES COLONNES LE MASQUAGE DES COLONNES L'AFFICHAGE DES COLONNES MASQUÉES

C. LA CELLULE / LA PLAGE 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

LA SÉLECTION D'UNE PLAGE LE DÉPLACEMENT D'UNE PLAGE LA COPIE D'UNE PLAGE LES OPTIONS DE COLLAGE LES OPERATIONS ENTRE PLAGES LA TRANSPOSITION DE PLAGES L'IMAGE LE DÉVERROUILLAGE DES PLAGES LE MASQUAGE D'UNE PLAGE L'EFFACEMENT DES DONNÉES D'UNE PLAGE

D. LA FEUILLE DE TRAVAIL 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

LA SÉLECTION DES FEUILLES LE NOM DES FEUILLES LA COULEUR DES ONGLETS L'INSERTION DES FEUILLES LA SUPPRESSION DES FEUILLES LE DÉPLACEMENT DES FEUILLES LA COPIE DES FEUILLES LE MASQUAGE DES FEUILLES L'AFFICHAGE DES FEUILLES MASQUÉES LA PROTECTION DES FEUILLES LA DÉPROTECTION DES FEUILLES LE GROUPE DE TRAVAIL LES VOLETS DE TITRE

E. LE CLASSEUR 1.

2.

3.

LE MASQUAGE DU CLASSEUR LA PROTECTION DU CLASSEUR LE PARTAGE DU CLASSEUR

99 99 99 100 101 101

103 103 104 105 105

106 106 107 108 109 110 111 111

112

112 112 113 113 114 115 115 116 117

118 118 119 120

VII. VÉRIFIER LE CLASSEUR

133

A. LA VÉRIFICATION DU TEXTE

133

1.

2.

3.

4.

5.

6.

LA LANGUE LA CORRECTION AUTOMATIQUE LA VÉRIFICATION GLOBALE LES DICTIONNAIRES LES SYNONYMES LA TRADUCTION

B. LA VÉRIFICATION DES CHIFFRES 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

LE TABLEAU SIMPLE LE TABLEAU COMPLEXE LA SAISIE DE DONNÉES À POSTÉRIORI L'AFFICHAGE DES FORMULES LA VERIFICATION DES FORMULES LA VÉRIFICATION DES ERREURS LA FORMULE LOGIQUE

133 133 135 136 136 137

138 138 138 139

C. LA RECHERCHE ET REMPLACEMENT 1.

2.

LA RECHERCHE LE REMPLACEMENT

D. LA PROTECTION (Synthèse) 1.

2.

3.

LE DÉVERROUILLAGE DES PLAGES LA PROTECTION DES FEUILLES LA PROTECTION DU CLASSEUR

VIII. CRÉER UN GRAPHIQUE A. LA CRÉATION DU GRAPHIQUE 1.

2.

3.

LE GRAPHIQUE INCORPORÉ LA FEUILLE GRAPHIQUE LE SPARKLINE

B. LA SÉLECTION DU GRAPHIQUE C. LE TYPE DE GRAPHIQUE D. LE STYLE DU GRAPHIQUE E. LES FORMES DE GRAPHIQUE F. LES COULEURS DU GRAPHIQUE G.LA DISPOSITION DU GRAPHIQUE H. LES DIMENSIONS DU GRAPHIQUE I. LA POSITION DU GRAPHIQUE

IX. PRÉPARER LE CLASSEUR A. LES INFORMATIONS DU CLASSEUR B. LA PROTECTION DU CLASSEUR 1.

2.

3.

LA FINALISATION LE CHIFFREMENT LA SIGNATURE NUMÉRIQUE

C. LA VÉRIFICATION DU CLASSEUR 1.

2.

3.

4.

5.

6.

X.

L'INSPECTION L’ACCESSIBILITÉ LA COMPATIBILITÉ CLASSEURS NON ENREGISTRÉS L'HISTORIQUES DES VERSIONS LES OPTIONS DU NAVIGATEUR

ÉDITER LE CLASSEUR A. LA VISUALISATION 1.

2.

3.

4.

5.

LE MODE NORMAL LE ZOOM LE MODE MISE EN PAGE LE MODE APERÇU DES SAUTS DE PAGE LES OPTIONS D'AFFICHAGE

140 140 141

142 142 143

149 149 149 151 152

153 154

159 159 160 160 161 162

165 165 166 166

169 169 169 169 170

B. LA MISE EN PAGE 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

LA TAILLE LES MARGES L'ORIENTATION L'ARRIÈRE-PLAN LA MISE À L'ECHELLE LES ENTÊTES / PIEDS DE PAGE LE SAUT DE PAGE LA ZONE D'IMPRESSION LES TITRES

C. LA PUBLICATION 1.

2.

3.

4.

L'IMPRESSION LES FORMATS LA PUBLICATION LE MESSAGE ÉLECTRONIQUE

171 172 172 173 175 176 177

177 177 179 180 180

XI. OFFICE 365 EN LIGNE

185

A. STOCKAGE ONEDRIVE

185

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

CRÉER UN DOSSIER ACCÉDER À UN DOSSIER IMPORTER DES FICHIERS SELECTIONNER UN FICHIER GÉRER LES FICHIERS PARTAGER DES FICHIERS / DOSSIERS SE DÉPLACER DANS ONEDRIVE OUVRIR UN CLASSEUR EXCEL

B. EXCEL ON LINE 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

LE MENU FICHIER L'ONGLET ACCUEIL L'ONGLET INSERTION L'ENREGISTREMENT LES AUTRES APPLICATIONS PARTAGER UN CLASSEUR TRAVAILLER À PLUSIEURS EXERCICE

186

187

187 188 189 190 191 191

XII. GÉRER LES FICHIERS EXCEL

197

A. L'OUVERTURE D'UN CLASSEUR

197

1.

2.

3.

4.

LA CRÉATION D'UN NOUVEAU CLASSEUR L'OUVERTURE D'UN CLASSEUR EXISTANT ÉPINGLER UN CLASSEUR L'OUVERTURE D'UN FICHIER D'UN AUTRE TYPE

197 198 199

B. L'ENREGISTREMENT D'UN CLASSEUR 1.

2.

3.

4.

5.

L'ENREGISTREMENT AUTOMATIQUE L'ENREGISTREMENT STANDARD L'ENREGISTREMENT SOUS L'ENREGISTREMENT COMPATIBLE LES OPTIONS D'ENREGISTREMENT

XIII. EXERCICES A. COMMANDE DE FLEURS B. BILAN C. COMPTES D. SOMME E. SÉRIES F. EMPRUNT G.TRANSPORT

INDEX

200 200

205 205 208 211 212 213 214 215

219

Ce cours présente différentes rubriques repérées par une icône DES PROCÉDURES DÉCRIVENT LA MARCHE À SUIVRE POUR EFFECTUER UNE ACTION : 3 COMMANDES À SE RAPPELER : <CLIC G> POUR APPUYER SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX <CLIC D> POUR APPUYER SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS AVEC LE MAJEUR <DOUBLE CLIC> POUR APPUYER DEUX FOIS DE SUITE TRÈS RAPIDEMENT SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX

des informations viennent compléter ces procédures

des exemples viennent illustrer ces procédures

des conseils vous aident à mettre en pratique vos connaissances

des mises en garde vous permettent d'éviter les pièges ou d'en sortir

des exercices permettent de tester les procédures et d'appliquer vos connaissances. Ils peuvent être téléchargés à l'adresse suivante http://www.ios.fr/public/exosexcel19n1.zip

des procédures avancées décrivent des actions plus complexes des emplacements de chaque page vous permettent de prendre des notes directement sur le support en bas

Souvent, une action peut être effectuée selon plusieurs méthodes : 1ÈRE MÉTHODE

2ÈME MÉTHODE

Une méthode n'est pas meilleure qu'une autre mais l'une ou l'autre peut être mieux adaptée à votre manière de travailler.

2 Ces actions peuvent être effectuées avec plusieurs moyens :

Avec le bouton gauche de la souris

Avec le bouton droit de la souris

BOUTON GAUCHE

BOUTON DROIT

Avec le clavier

CLAVIER

Avec ASSISTANT CORTANA qui va vous proposer les commandes adéquates Windows demande l’utilisation du bouton gauche et du bouton droit de la souris ainsi que du clavier. L'écran tactile, lui, est manipulé avec les doigts.

Elles peuvent concerner différents endroits de l'écran : L'angle bas/gauche avec le MENU DÉMARRER L'angle bas/droite pour afficher le BUREAU Des emplacements spécifiques (NOTIFICATIONS, BARRE DES TÂCHES…) N'importe quelle zone de l'écran (MENU CONTEXTUEL).

Les outils du ruban, de 2 types

•

•

/ partie haute sélectionnée : action par défaut en fonction du contexte partie basse sélectionnée : donne accès à une liste d'actions

ensemble sélectionné : donne accès à une liste d'actions

I – WINDOWS

3

Pour bien utiliser Windows 10, il faut savoir démarrer ou arrêter à volonté une session, accéder simplement au bureau de Windows, lancer des applications et gérer les fichiers. L'utilisation de raccourcis clavier est conseillée.

La souris permet d'actionner les commandes des menus et de déplacer le pointeur ; le déplacement de la souris sur le tapis détermine le déplacement du pointeur à l'écran.

1. PRINCIPE Le POINTEUR de la souris a le plus souvent la forme d’une flèche : Le déplacement de cette flèche est proportionnel à celui de la souris sur le tapis <CLIC G> (appuyer avec l'index sur le bouton gauche de la souris) affiche le point d’insertion à la position du pointeur : .C’est là que les données vont s’insérer <CLIC D> (appuyer avec le majeur sur le bouton droit de la souris) affiche la barre d'outils et le menu contextuel lié à la position du pointeur ou à l'objet sélectionné La ROULETTE permet de se déplacer dans le document comme avec l'ascenseur vertical ou de modifier le zoom du document (en gardant <CTRL> enfoncé) ; il est aussi possible d'appuyer sur le bouton de la roulette.

Lorsque le pointeur a la forme d’un rond bleu , il est plus sage de ne rien faire et d’attendre qu’il reprenne une forme normale (le processeur est occupé)

2. UTILISATION Allonger et poser de manière souple la main au-dessus de la souris (main gauche ou droite selon que vous êtes gaucher ou droitier) - Vous êtes gaucher, activer alors dans le panneau de configuration de la souris Faire reposer l'index et le majeur sur les boutons gauche et droit de la souris sans trop courber les doigts - garder cette position et ne pas serrer la souris dans la main Déplacer la main et la souris va suivre - ne jamais regarder la souris mais l'écran Pour cliquer deux fois, relever l'index et le laisser rebondir sur le bouton de la souris La roulette centrale permet de faire défiler le document (soit en faisant tourner cette roulette, soit en cliquant dessus puis en déplaçant verticalement la souris), en maintenant <CTRL> enfoncé de modifier le zoom et en cliquant dans la barre des tâches de créer une nouvelle session d'une application en cours (avec CTRL).

3. VOCABULAIRE signifie déplacer la souris pour placer le pointeur à l'endroit désiré <CLIC G> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton gauche de la souris <CLIC D> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton droit de la souris <DOUBLE CLIC> signifie appuyer 2 fois rapidement sur le bouton gauche de la souris <FAIRE GLISSER> signifie déplacer la souris tout en maintenant l'un de ses boutons enfoncé (généralement le gauche) puis relâcher ce bouton en fin d'action POINTER

4

4. ADAPTATION L'adaptation de la souris à son utilisateur est la condition essentielle à une utilisation aisée de Windows. Le panneau de configuration permet d'effectuer ces réglages.

MENU DÉMARRER

PARAMÈTRES

(VOLET GAUCHE) <CLIC G> SUR

FAIRE GLISSER LE CURSEUR

a) MODIFIER LA TAILLE DU POINTEUR PARAMÈTRES ASSOCIÉS <CLIC G> SUR MODIFIER L'OPTION DÉSIRÉE

FAIRE GLISSER LE CURSEUR

I – WINDOWS b) MODIFIER LA COULEUR DU POINTEUR

5

<CLIC G> SUR UNE OPTION

c) MODIFIER L'ÉPAISSEUR DU POINTEUR

FAIRE GLISSER LE CURSEUR

d) MODIFIER LA VITESSE DU DOUBLE CLIC PARAMÈTRES ASSOCIÉS <CLIC G> SUR ONGLET "BOUTONS" RÉGLER LA POSITION DU CURSEUR

<DOUBLE CLIC> SUR

(POUR TESTER)

MODIFIER SI NÉCESSAIRE PUIS

FAIRE GLISSER LE CURSEUR

6 e) MODIFIER LA VITESSE DU POINTEUR PARAMÈTRES ASSOCIÉS <CLIC G> SUR ONGLET "OPTIONS DU POINTEUR" RÉGLER LA POSITION DU CURSEUR

DÉPLACER LA SOURIS POUR TESTER MODIFIER SI NÉCESSAIRE PUIS POUR VALIDER

FAIRE GLISSER LE CURSEUR

Vérifier le bon réglage de la vitesse de la souris et du double-clic.

Modifiez-les éventuellement

I – WINDOWS

7

Le clavier est très utilisé dans Windows 10.

1. PAVES Les claviers standards sont composés d'un pavé alphanumérique (pour le texte), d'un pavé numérique (à droite) et d'un pavé directionnel (au milieu). Il est conseillé de bien utiliser chaque pavé en fonction des données à saisir.

2. TOUCHES SPÉCIALES Les touches spéciales sont les touches suivantes : <ALT> à gauche de la barre espace <CTRL>

au niveau de la barre espace aux extrémités droite et gauche

<MAJ>

flèches vers le haut au-dessus des touches <CTRL>

<ALTGR>

à droite de la barre espace

<WINDOWS>

à côté des touches <CTRL> avec un symbole Windows

Elles se combinent aux autres touches (touches de raccourci) afin d'exécuter rapidement des actions définies dans une application donnée ou dans le système d'exploitation.

3. TOUCHES DE RACCOURCI WINDOWS La touche Windows

+D ++H

ECHAP

est utilisée sous Windows 10 pour appeler le menu démarrer.

AFFICHAGE FENÊTRES OUVERTES

APPEL MENU DÉMARRER

+ TAB

AFFICHE LE BUREAU

+ SAISIE

CARACTÈRES SAISIS

ZOOME OU DÉZOOME

+I

ÉCRAN PARAMÈTRES

PARTAGER

RECHERCHE LOCALE DES

ALT + TAB

BASCULE ENTRE FENÊTRES

8

4. TOUCHES DE RACCOURCI AUTRES Les autres touches de raccourci sont communes à la plupart des applications du bureau et permettent d'effectuer directement sélections ou actions. <ENTRÉE>

VALIDATION D'UNE ACTION TOUCHES DE FONCTION

<F1>À <F12>

(dépendent de l'application)

<CTRL>

<MAJ>

<ECHAP>

ANNULATION D'UNE ACTION

<INS> <SUPPR> <RETOUR>

TOUCHES DE MODIFICATION

ATTRIBUTION DE FORMAT / OPTIONS DE SÉLECTION / AJOUT

<ALT>

ÉTENDRE /ACTION INVERSEDIRECTION OPPOSÉE

<TAB> <ORIGINE> <FIN> <PGPR> <PGSV>

ACTIONS LIÉES À LA FENÊTRE D'APPLICATION (choix de

commandes, sélection options)

TOUCHES DE DÉPLACEMENT OU DE SÉLECTION

5. ADAPTATION L'adaptation du clavier à son utilisateur est paramétrable.

MENU DÉMARRER

PARAMÈTRES

(VOLET GAUCHE) <CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

a) ACCENTUER LES MAJUSCULES C'est une option très utile en français.

OPTIONS DE LANGUE

<CLIC G> SUR

POUR ACTIVER LES MAJUSCULES ACCENTUÉES

<CLIC G> POUR ACTIVER

I – WINDOWS b) MODIFIER LE CLAVIER

9

Il peut arriver que le clavier soit en mode "qwerty", clavier américain. Il est utile de savoir où le modifier OPTIONS DE LANGUE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

POUR L'AJOUTER

<CLIC G> SUR LE CLAVIER INADÉQUAT <CLIC G> SUR

POUR LE SUPPRIMER

c) SAISIR DES DONNÉES La saisie et la sélection des données est prédéfinie dans le système d'exploitation.

MENU DÉMARRER

PARAMÈTRES

(VOLET GAUCHE) <CLIC G> SUR

donne accès à des options supplémentaires

10 VĂŠrifier le bon rĂŠglage du clavier.

Modifiez-le ĂŠventuellement

I – WINDOWS

11

Les nouvelles fenêtres de Windows 10 utilisent un design beaucoup plus épuré, calqué sur celui des systèmes pour tablettes ou smartphone. Les règles de fonctionnement sont comparables mais l'interaction avec l'utilisateur est là encore simplifiée.

1 STRUCTURE DES FENÊTRES LES FENÊTRES ONT TROIS ÉTATS POSSIBLES : plein écran : la fenêtre occupe alors la totalité de l'écran, quel que soit sa taille en fenêtre : la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran ; sa forme et sa taille sont personnalisables en icône : l'icône de la fenêtre s'affiche dans la barre des tâches, en bas de l'écran. Elle ne peut pas être déplacée LES DIFFÉRENTES CASES DES FENÊTRES : la case de RÉDUCTION

réduit la fenêtre en icône

la case D'AGRANDISSEMENT

agrandit de fenêtre à plein écran

la case de RESTAURATION

réduit de plein écran à fenêtre

la case de FERMETURE

/

ferme la fenêtre

2 COMPOSITION DES FENÊTRES permet de revenir en arrière dans l'affichage du contenu UNE BARRE DE TITRE affiche le nom de la fenêtre UN VOLET GAUCHE affiche des choix UN VOLET DROIT affiche DES LIENS HYPERTEXTE donnant accès à des options DIFFÉRENTES ZONES permettent de dialoguer avec l'ordinateur

BARRE DE TITRE CASE DE RÉDUCTION CASE D’AGRANDISSEMENT CASE DE FERMETURE LIENS HYPERTEXTE VOLET GAUCHE

12

Les fenêtres sont à la base du fonctionnement de Windows. Toute application, tout fichier de données est ouvert dans une fenêtre. Leur contenu peut être très varié : des données texte, des données chiffres, des images, des icônes…Une fenêtre Excel s'ouvre pour chaque classeur.

1 STRUCTURE DES FENÊTRES LES FENÊTRES ONT TROIS ÉTATS POSSIBLES : plein écran : la fenêtre occupe alors la totalité de l'écran, quel que soit sa taille en fenêtre : la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran en icône : l'icône de la fenêtre s'affiche dans la barre des tâches, en bas de l'écran. Elle ne peut pas être déplacée LES DIFFÉRENTES CASES DES FENÊTRES : la case de RÉDUCTION

réduit la fenêtre en icône

la case D'AGRANDISSEMENT

agrandit de fenêtre à plein écran

la case de RESTAURATION

réduit de plein écran à fenêtre

la case de FERMETURE

ferme la fenêtre

la case D'OPTIONS DU RUBAN

affiche les options d'affichage du ruban

2 LA COMPOSITION DES FENÊTRES : Une fenêtre, notamment d'application, est structurée de manière standard : LA BARRE DE TITRE affiche le nom de la fenêtre LE RUBAN affiche les outils de la fenêtre regroupés dans des MENUS LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" affiche les outils les plus utilisés LA BARRE D'ÉTAT affiche des informations sur le contenu de la fenêtre DES MENUS CONTEXTUELS permettent de gérer les objets DES BOÎTES DE DIALOGUE précisent les actions

BARRE D’OUTILS "ACCÈS RAPIDE"

CASE DE RÉDUCTION RUBAN BARRE DE TITRE

BARRE D'ÉTAT

CASE D’AGRANDISSEMENT CASE DE FERMETURE

I – WINDOWS

13

Ouvrir Excel et repérer les différents éléments de la fenêtre

3 BARRE DE TITRE Elle affiche le nom de l'application et du document, l'utilisateur, la barre d'accès rapide et les cases d'option.

BARRE D’OUTILS "ACCÈS RAPIDE"

NOM DU DOCUMENT ET DE L'APPLICATION

CASES DE RÉDUCTION / AGGRANDISSEMENT

4 BARRE D’OUTILS ACCÉS RAPIDE En haut et à gauche, elle permet un accès immédiat aux commandes. Elle inclut l'activation de l'enregistrement automatique.

BOUTON GAUCHE <CLIC G> SUR L'UN DES OUTILS

5 RUBAN Le ruban propose les outils appropriés à la manipulation des données sélectionnées.

BOUTON GAUCHE POINTER DANS LA SÉLECTION POUR AFFICHER LA FINALITÉ DE L'OUTIL

14

6 BARRE D'ÉTAT Elle donne des informations complémentaires.

MODE D'AFFICHAGE

ÉTAT

ZOOM

7 MENUS CONTEXTUELS Ils sont disponibles à tout moment dans les applications ou le système d'exploitation. Ils permettent d'afficher les principales commandes de gestion d'un objet ou d'une sélection.

BOUTON GAUCHE POINTER DANS LA SÉLECTION <CLIC D> DANS LA SÉLECTION

8 OUTILS CONTEXTUELS Ils viennent en complément des menus contextuels.

BOUTON GAUCHE POINTER DANS LA SÉLECTION (WORD) OU <CLIC D> DANS LA SÉLECTION (EXCEL)

II – EXCEL POUR QUOI FAIRE

25

Excel est un logiciel de la famille des tableurs. Il permet de gérer naturellement les données de type numérique sous forme de tableaux ou de graphiques, d'insérer des données de toutes natures, de les organiser, de les présenter et de les éditer.

Pour bien l'utiliser, il faut distinguer plusieurs étapes dans son utilisation : Le choix d’un modèle (évite de partir de zéro dans la création du document) La saisie des libellés puis des données La saisie des formules et fonctions La mise en forme du tableau (enrichit sa présentation) La vérification des calculs et du texte (indispensable) L'enrichissement des données (graphiques, images, objets incorporés...)

La mise en page (adapte les données à leurs support, taille, orientation, marges, entête...)

L'aperçu avant impression (valide la présentation du document) L'édition (impression, publication, envoi vers un destinataire…) le plus souvent la dernière étape Excel 2019 bénéficie de la convivialité de Windows, ce qui lui permet de fonctionner en parfaite harmonie avec les autres applications, d'intégrer aisément des objets issus de ces autres applications et d'utiliser naturellement le cloud (stockage OneDrive, Microsoft Web App)

La configuration conseillée est la suivante : Ordinateur de type INTEL CORE™ à plusieurs noyaux de 2 à 4 GHz avec Windows 10 Mémoire vive de 8 à 24 Go Écran plat large de 19" à 24" résolution 1680/1050 Couleurs 32 bits SSD 128 Go pour démarrer rapidement Disque dur 1 To pour le stockage Lecteur BlueRay / Graveur Souris Laser 2 boutons + roulette de qualité Plus l'ordinateur sera puissant et mieux il sera équipé, plus agréable sera l'utilisation d'Excel

26

POUR INSTALLER EXCEL S'assurer qu'il y a la place suffisante sur le disque dur Lancer Windows lancer l'installation à partir http://office.com/myaccount ou lancer le programme exécutable téléchargé ou Introduire le CD Rom ("Excel" ou "Office") Suivre les instructions L’installation est complètement automatique si l’on choisit l’installation par défaut

Pour travailler dans Excel (ET DANS LES PRODUITS OFFICE) Lancer l'application à partir du menu démarrer ou de la barre des tâches MENU DÉMARRER <CLIC G> SUR LA VIGNETTE EXCEL

BARRE DES TÂCHES <CLIC G> SUR OU

<CLIC D> SUR <CLIC G> SUR UN DOCUMENT PROPOSÉ

Lancer l'application à partir d'un fichier Excel EXPLORATEUR AFFICHER LE DOSSIER DE L'UTILISATEUR OÙ SE TROUVENT LES DOCUMENTS (documents)

<DOUBLE CLIC> SUR LE CLASSEUR EXCEL À OUVRIR

Fermer le classeur ou l'application <CLIC G> SUR LA CASE DE FERMETURE OU

(en haut, à gauche du ruban) (en bas)

Lancer Excel Quitter Excel Lancer Excel

II – EXCEL POUR QUOI FAIRE

27

Vous pouvez télécharger les exercices relatifs à ce manuel et les copier sur votre ordinateur dans un dossier spécifique.

TÉLÉCHARGER LES EXERCICES OUVRIR VOTRE NAVIGATEUR INTERNET SAISIR L'ADRESSE SUIVANTE (ou la copier/coller dans le navigateur)

http://www.ios.fr/public/exosexcel19n1.zip tout en minuscules <VALIDER> la boite de dialogue de téléchargement s'ouvre en bas du navigateur avec une possible mise en garde

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

DE

Si l'antivirus bloque le téléchargement, le désactiver pour 10 minutes <clic d> sur l'antivirus dans la zone de notification

DÉCOMPRESSER LES EXERCICES SI SMATSCREEN BLOQUE LE PROGRAMME

<CLIC G>

SUR

<CLIC G> SUR INDIQUER UN DOSSIER DE DÉCOMPRESSION (EX : MES DOCUMENTS/EXERCICES EXCEL)

<CLIC G> SUR POUR VALIDER

:

28 Télécharger les exercices Vérifier que les fichiers sont décompressés

III – DIALOGUER AVEC EXCEL

29

Vous allez établir avec votre ordinateur et avec votre logiciel un dialogue : Vous allez lui demander d'effectuer un certain nombre d'opérations par l'intermédiaire de la souris et du clavier Vous allez en constater le résultat à l'écran Vous allez éditer ce résultat (impression, publication, mail, document joint…).

Dans tous les cas, il va être important de travailler en parfaite harmonie avec le logiciel de telle manière que chaque action de votre part détermine un résultat adéquat de la part d'Excel. S'il y a pleine compréhension entre l'utilisateur et le logiciel, il n'y a pas de conflit possible et donc pas de problèmes à résoudre

L'écran d'Excel est composé d'une fenêtre par document. Chaque fenêtre propose un classeur ouvert ainsi que tous les outils permettant de le manipuler.

BOUTON PARTAGE BARRE DE TITRE

BOUTON COMMENTAIRES

RUBAN BARRE D’OUTILS "ACCÈS RAPIDE"

ONGLETS DU RUBAN

MENU FICHIER

ONGLETS DE FEUILLES

BARRE D'ÉTAT

CURSEUR DE FRACTIONNEMENT ONGLET/ASCENSEUR

Reconnaître sur votre écran les différentes composantes d'Excel représentées ci-dessus

30 La fenêtre Excel est composée des éléments suivants :  LA BARRE DE TITRE affiche le nom du document et de l'application (Excel)  LE MENU FICHIER propose les commandes globales de gestion du document  LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" affiche les icônes symbolisant les actions les plus courantes (outils)  LE RUBAN, composé d'onglets affiche des icônes regroupées par nature symbolisant les actions incluant : ➢ LE VOLET IDÉES, pour afficher des suggestions ➢ LE BOUTON PARTAGE, pour partager des données ➢ LE BOUTON COMMENTAIRES, pour publier des commentaires et échanger des informations  LES MENUS ET BARRES D'OUTILS CONTEXTUELS proposent pour une sélection en cours les outils et commandes les plus appropriés  LA BARRE DE FORMULE PERMET D'AFFICHER OU MODIFIER LE CONTENU D'UNE CELLULE ; la saisie ou la modification peut se faire directement dans la cellule  LES ASCENSEURS ET CURSEURS DE FRACTIONNEMENT permettent de se déplacer verticalement et horizontalement avec la souris et de partager l'écran  LA BARRE D'ÉTAT donne des informations sur la commande, l'environnement, le point d'insertion…  LES ICÔNES D'AFFICHAGE et LE ZOOM permettent de passer d'un mode d'affichage et/ou d'un grossissement à un autre  LA ZONE DE SAISIE affiche le document, le point d'insertion, la barre de sélection LES OUTILS D'ANALYSE RAPIDE s'affichent à la demande lors d'une sélection…

1. LA BARRE DE TITRE La barre de titre est la barre de titre classique d'une fenêtre sous Windows avec la possibilité d'enregistrer automatiquement le classeur.

2. LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" Elle est située à la suite de l'icône de menu, à gauche de la barre de titres.

BARRE ACCÈS RAPIDE <CLIC D> DANS LA BARRE ou

La barre d'outils "ACCÈS RAPIDE" affiche les outils les plus couramment utilisés. <CLIC G> ICI POUR CHOISIR LES OUTILS À AFFICHER ENREGISTRER ANNULER REFAIRE

Pour personnaliser la barre d'outils "accès rapide" <CLIC G> SUR OU <CLIC D> <COCHER> LES COMMANDES À AFFICHER

dans la barre même

III – DIALOGUER AVEC EXCEL

Les commandes cochées sont affichées dans la barre

Afficher la barre d'outils "accès rapide" La personnaliser en ajoutant l'impression rapide (si elle ne figure pas déjà)

3. LE MENU FICHIER Il propose les commandes liées à l'ouverture, l'enregistrement, l'impression du document.

BOUTON GAUCHE <CLIC G> SUR À GAUCHE DU RUBAN le menu seMENU dérouleFICHIER

Dérouler le menu "Fichier" Le refermer

31

32

RETOUR

4. LE RUBAN Le ruban affiche une liste d'onglets. Les outils, regroupés par nature dans ces onglets, permettent d'effectuer très rapidement des opérations souvent complexes.

ONGLETS <CLIC G> SUR L'ONGLET les outils associés s'affichent dans le ruban <CLIC G> SUR L'ONGLET

LES OUTILS S'AFFICHENT

III – DIALOGUER AVEC EXCEL

33

<POINTEUR> immobile sur un outil affiche sa fonction dans une zone d'aide

a) LES ONGLETS Ils regroupent les outils de manière homogène en fonction de leur utilisation. L'onglet actif est au premier plan.

ONGLET ACTIF L'onglet "accueil" regroupe les outils les plus utilisés, relatifs à la saisie et à la présentation des données Les onglets affichés et leur disposition varie ; en fonction de la tâche en cours ou de la sélection, de nouveaux onglets vont s'afficher au début ou à la fin du ruban (blog, image, tableau…)

b) LES GROUPES D'OUTILS Lorsque qu'un onglet du ruban est au premier plan, les outils associés s'affichent. Ils se présentent sous forme de blocs logiques correspondant aux actions les plus courantes.

LE BLOC POLICE

TITRE DU BLOC

BOÎTE DE DIALOGUE ASSOCIÉE

34 c) DÉVELOPPER/RÉDUIRE Il est possible de réduire le ruban, seuls les onglets sont alors affichés et les groupes d'outils associés ne le sont plus.

BOUTON DROIT

BOUTON GAUCHE <CLIC G> SUR

<CLIC D> SUR UN ONGLET

(à droite du ruban)

OU <DOUBLE CLIC> SUR UN ONGLET ACTIF

<CLIC G> POUR MASQUER

Il suffit de cliquer sur un onglet pour afficher les outils du ruban et d'épingler le ruban pour réafficher les blocs d'outils en permanence.

BOUTON DROIT

BOUTON GAUCHE <CLIC G> SUR

<CLIC D> SUR UN ONGLET

(à droite du ruban)

OU <DOUBLE CLIC> SUR UN ONGLET ACTIF

< CLIC G> POUR ÉPINGLER <DOUBLE CLIC G> POUR ÉPINGLER Faire défiler les onglets du ruban Pour chaque onglet parcourir les outils (sans cliquer) et lire les bulles d'aide Réduire le ruban puis le rattacher

5. LE VOLET IDÉES L'outil s'affiche à l'extrémité du ruban lorsqu'Excel peut vous aider par des suggestions.

<CLIC G> SUR L'OUTIL le volet s'affiche à droite de la feuille Votre feuille de travail étant vierge <CLIC G> sur l'outil "idée"

III – DIALOGUER AVEC EXCEL

35

6. LE BOUTON DE PARTAGE À tout moment, il est possible de partager des données avec le bouton "partage", à l'extrémité droite et dans l'alignement des onglets du ruban. Ce partage fonctionne à partir de Onedrive, le "cloud" de Microsoft et s'affiche dans un volet à gauche de la feuille de travail. <CLIC G> SUR LE BOUTON le volet s'affiche à droite de la feuille ou une fenêtre s'ouvre SAISIR L'ADRESSE MAIL ENVOYER

Si vous n'êtes pas déjà sur Onedrive, Excel vous invite à charger votre fichier sur le cloud où à joindre une copie

Afficher le volet ou la fenêtre de partage

7. LE BOUTON DE COMMENTAIRES Il affiche les commentaires éventuels dans un volet à gauche de la feuille de travail et permet d'échanger avec les auteurs <CLIC G> SUR LE BOUTON le volet s'affiche à droite de la feuille CLIQUER DE NOUVEAU POUR FERMER LE VOLET

Afficher le volet "commentaires"

36

La souris permet d'utiliser les outils et les menus et de déplacer le pointeur.

1. RAPPEL DE QUELQUES FORMES DU POINTEUR En fonction de sa position dans la fenêtre ou dans l'écran ainsi que du choix de telle ou telle commande, le pointeur de la souris peut prendre des formes variées.

QUELQUES FORMES DU POINTEUR : : Forme courante du pointeur (déplacement sur la feuille ou sélection de cellules) : Déplacement ou copie d'une sélection : Un traitement s'exécute en arrière-plan et peut ralentir la machine. : Le processeur est en cours de travail ; attendre qu'il soit disponible. : Positionnement du point d'insertion dans le texte : Accès à un lien hypertexte : Déplacement d'une sélection, d'un objet : Sur l'angle inférieur gauche d'une sélection <FAIRE GLISSER> pour créer une série incrémentée

III – DIALOGUER AVEC EXCEL

37

2. LE DÉPLACEMENT DANS LE DOCUMENT Il est possible d'atteindre une cellule particulière ou de se déplacer en lignes ou en colonnes.

BARRE DE FORMULE <CLIC G> SUR LA ZONE NOM DE LA BARRE DE FORMULE SAISIR LA RÉFÉRENCE DE LA CELLULE <ENTRÉE>

Une ligne vers le haut <CLIC G> sur le triangle en haut de l'ascenseur vertical Une ligne vers le bas <CLIC G> sur le triangle en bas l'ascenseur vertical Relativement à longueur <FAIRE GLISSER> le curseur de l'ascenseur vertical Une colonne à gauche <CLIC G> sur le triangle à gauche de l'ascenseur horizontal Une colonne à droite <CLIC G> sur le triangle à droite de l'ascenseur horizontal Relativement à largeur <FAIRE GLISSER> le curseur de l'ascenseur horizontal VERS LE HAUT POSITION RELATIVE VERS LE BAS Une bulle d'aide indique au fur et à mesure du déplacement le numéro de la ligne ou la lettre de colonne Dans le classeur en cours Utiliser les ascenseurs horizontaux et verticaux / lire les bulles d'aide Se rendre en H12 avec la zone adresse de la barre de formule

La souris est particulièrement adaptée à des sélections rapides et précises. une cellule une ligne une colonne plusieurs lignes plusieurs colonnes une plage (1) une plage (2)

série de plages feuille entière plage multifeuilles plage multifeuilles annuler une

<CLIC G> POINTEUR SUR NUMÉRO DE LIGNE <CLIC G> POINTEUR SUR LETTRE DE COLONNE <CLIC G> POINTEUR SUR 1ER NUMÉRO DE LIGNE <FAIRE GLISSER> POINTEUR SUR 1ÈRE LETTRE DE COLONNE <FAIRE GLISSER> POINTEUR DANS PREMIÈRE CELLULE <FAIRE GLISSER> POINTEUR DANS PREMIÈRE CELLULE <CLIC G> <MAJ> ENFONCÉ POINTEUR SUR DERNIÈRE CELLULE <CLIC G> IDEM PLAGE (1) <CTRL> ENFONCÉ POINTEUR SUR CASE SÉLECTION TOTALe <CLIC G> SÉLECTION PLAGE SUR 1ÈRE FEUILLE <CTRL>ENFONCÉ POINTEUR SUR ONGLET FEUILLE <CLIC G> sur chaque onglet SÉLECTION PLAGE SUR 1ÈRE FEUILLE <MAJ>ENFONCÉ POINTEUR SUR ONGLET DERN.FEUILLE <CLIC G> POINTEUR SUR ONGLET DERN.FEUILLE <CLIC D> POINTEUR SUR CELLULE

PLAGE MULTIFEUILLES

<CLIC G> dans le document annule la sélection

DISSOCIER LES FEUILLES

38 Dans le classeur en cours, sélectionner la plage B3:C6 - annuler la sélection sélectionner la plage B3:C6 - ajouter à cette sélection la plage D9:E11 puis B14:C16 - annuler la sélection sélectionner la ligne 3 ajouter à cette sélection les lignes 6 et 9 - annuler la sélection sélectionner la colonne B ajouter à cette sélection les colonnes E et G - annuler la sélection sélectionner les lignes 3 à 9 - annuler la sélection sélectionner les colonnes B à G - annuler la sélection sélectionner la plage B3:C6 dans la feuille - étendre la sélection jusqu'à feuille 3 enlever de la sélection la feuille 2 - annuler la sélection

3. L'UTILISATION DU RUBAN ET DES OUTILS La souris permet un accès rapide aux différentes commandes du ruban.

RUBAN BARRE DE FORMULE <CLIC G> SUR UN ONGLET DU RUBAN AFFICHE LES OUTILS ASSOCIÉS

Si un outil est accompagné du signe

<POINTER> AFFICHE UNE BULLE D'AIDE <CLIC G> EFFECTUE L'ACTION ASSOCIÉE

, il affiche une liste d'options

Dans le classeur en cours, <CLIC G> en b2 puis saisir 25 <CLIC G> sur de la barre de formule <CLIC G> sur (gras) puis sur (italique) du groupe police de l'onglet accueil du ruban

4. L'ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION Si une action n'a pas le résultat escompté, il est possible de l'annuler.

BARRE ACCÈS RAPIDE <CLIC G> SUR OU <CLIC G> SUR POUR DÉROULER LA LISTE <CLIC G> SUR L'ACTION À PARTIR DE LAQUELLE VOUS DÉSIREZ ANNULER

Dans le classeur en cours, Annuler les actions précédemment effectuées une par une

III – DIALOGUER AVEC EXCEL

39

5. L'ANNULATION DE L'ANNULATION Une action annulée peut être rétablie.

BARRE ACCÈS RAPIDE <CLIC G> SUR OU <CLIC G> SUR POUR DÉROULER LA LISTE <CLIC G> SUR L'ACTION À PARTIR DE LAQUELLE VOUS DÉSIREZ RÉTABLIR

les annulations ne tiennent pas compte de la notion de feuille mais concernent les opérations effectuées sur la totalité du classeur Rétablir les actions précédentes

avant d'effectuer une opération dont vous n'êtes pas sûr, enregistrez votre travail ; si les choses se passent mal et que vous n'arrivez pas à revenir en arrière, il vous suffira de fermer le classeur sans l'enregistrer puis de le rouvrir.

40

Le clavier permet de déplacer le curseur.

1. LE DÉPLACEMENT AVEC LES TOUCHES Bien que la souris soit l'outil de déplacement privilégié, le clavier est pratique pour accéder à des zones du document éloignées de la partie affichée. une cellule vers la droite ➔ FLÈCHE DROITE une cellule vers la gauche  FLÈCHE GAUCHE une cellule vers le bas  FLÈCHE BAS une cellule vers le haut  FLÈCHE HAUT cellule A1 de la feuille active <CTRL>  <ORIGINE> fin de la zone active de la feuille <CTRL><FIN> bord droit de la zone active <CTRL> ➔ FLÈCHE DROITE bord gauche de la zone active <CTRL>  FLÈCHE GAUCHE bas de la zone active <CTRL>  FLÈCHE BAS haut de la zone active <CTRL>  FLÈCHE HAUT d'un écran vers le bas <PGSUIV> un écran vers le haut <PGPREC> feuille précédente <CTRL><PGPREC> feuille suivante <CTRL><PGSUIV>

2. LES TOUCHES DE FONCTION Les touches de fonction sont numérotées de <F1> à <F12>. Elles peuvent être employées seules ou en combinaison avec une touche spéciale.

<F1> ALT <F1> <F2> <F3> <F4> <F4> <F5> <F6> <F7> <F8> <F9> <F10> <F11> <F12>

AIDE GRAPHIQUE MODIFIE NOM ABSOLU RÉPÉTER PHOTO FENÊTRE ORTHOGRAPHE EXTENSION CALCUL MENU GRAPHIQUE ENREGISTRER

appel de l'assistance en ligne insère un graphique modification d'une cellule existante liste des noms de plages référence absolue du contenu d'une cellule répète la dernière action fait une copie de l'écran passage d'un volet d'une fenêtre à l'autre vérification de l'orthographe active ou désactive le mode extension sélection lancement du calcul manuel de la feuille équivalent de <alt> insère une feuille graphique enregistre le classeur

III – DIALOGUER AVEC EXCEL

41

3. LA SÉLECTION Le clavier peut être utilisé pour des sélections.

UNE CELLULE

CURSEUR SUR CELLULE ÈRE

ÉTENDRE

CURSEUR SUR 1

EXTENSION SÉLECTION

CURSEUR SUR 1ÈRE CELLULE

CELLULE

<FLÈCHES> <MAJ>ENFONCÉ <FLÈCHES> <F8> <FLÈCHES>

4. L'UTILISATION DU RUBAN Comme pour la sélection, l'utilisation du clavier pour accéder au ruban est plutôt réservée à des cas de dépannage (souris en panne…).

EFFECTUER UNE ÉVENTUELLE SÉLECTION ENFONCER LA TOUCHE <ALT>

des cases avec lettres et/ou numéros s'affichent sur le ruban TAPER LE CARACTÈRE CORRESPONDANT À L'ONGLET VOULU AU CLAVIER les outils de l'onglet s'affichent et d'autres caractères s'affichent près des outils TAPER LE CARACTÈRE CORRESPONDANT À L'OUTIL VOULU AU CLAVIER l'action liée à l'outil s'effectue

5. L'ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION Si une action n'a pas le résultat escompté, il est possible de l'annuler.

CLAVIER <CTRL><Z> (ou <alt> <retour arrière>) autant de fois que nécessaire

6. LA RÉPÉTITION DE LA DERNIÈRE ACTION Une action peut être répétée sur une autre sélection mais immédiatement après.

CLAVIER <CTRL><Y> (ou <F4>) autant de fois que nécessaire

IV – CRÉER UN CLASSEUR

49

Les étapes nécessaires à la création d'un document Excel sont les suivantes  Choisir le modèle (si nécessaire)  Adapter l'affichage de l'écran (plein écran, zoom)  Saisir les données (hors données calculées : libellés d'abord puis valeurs ensuite)  Saisir les formules ou fonctions (données calculées : somme, moyenne...)  Vérifier le tableau  Mettre en forme le tableau  Créer un graphique (si nécessaire)  Définir la taille du support papier, l'orientation et les marges  Protéger la feuille de travail (déverrouiller les cellules de données)  Éditer le document Ces étapes sont les différentes vérifications d'une Check-list. Ainsi pour les deux premières étapes, il suffit la plupart du temps de dire "ok" et il n'y a rien à faire.

Ces étapes ne sont pas obligatoirement indépendantes les unes des autres. Ainsi, la vérification de l'orthographe et une partie de la mise en forme pourront être faites lors de la saisie des données il est indispensable d'enregistrer régulièrement, au minimum entre chacune de ces étapes

Il peut être basé sur un modèle ou créé de toutes pièce. Le modèle correspond à un ensemble de caractéristiques communes qui permet de ne pas partir de zéro. un modèle enregistre un certain nombre de caractéristiques : contenu, mise en page, mise en forme, styles, macros

1. LE MODÈLE NORMAL C'est un modèle qui regroupe les caractéristiques standards d'un classeur Excel.

MENU FICHIER

<CLIC G> SUR

<CTRL><N>

L'écran d'accueil d'Excel propose déjà ce nouveau classeur appelé "classeur N° et basé sur ce même modèle normal

50 Il est aussi possible de créer un nouveau classeur standard en dehors d'Excel et directement dans un dossier à partir de l'ordinateur ou de l'explorateur.

ONGLET "ACCUEIL" BLOC "NOUVEAU" (3ème bloc) DANS LE DOSSIER VOULU DU POSTE DE TRAVAIL

(à priori un sous-dossier de "documents") <CLIC G> SUR

BOUTON DROIT DANS LE DOSSIER VOULU DU POSTE DE TRAVAIL

(à priori un sous-dossier de "documents") <CLIC D>

NOMMER LE FICHIER PUIS <ENTRÉE> <DOUBLE CLIC> SUR LE FICHIER POUR L'OUVRIR DANS EXCEL

Créer un nouveau classeur standard dans Excel – le fermer sans l'enregistrer Créer un nouveau classeur standard Excel à partir du dossier "documents" L'ouvrir dans Excel, le fermer puis le supprimer

2. LES AUTRES MODÈLES Si le tableau est particulier et présente une certaine complexité (notes de frais, feuille de présence, facture…), il est pratique de partir d'un modèle existant.

MENU FICHIER <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LE MODÈLE

<CLIC G> SUR

Créer un classeur basé sur le modèle "budget mensuel simple" Tester ses fonctionnalités, le fermer sans l'enregistrer

IV – CRÉER UN CLASSEUR

51

Les données peuvent être de deux types : constante ou formule Une constante peut être un nombre, une date, une heure ou du texte ; sa valeur ne change pas à moins d'être directement modifiée par l'utilisateur.

Une formule est une combinaison de valeurs constantes et d'opérateurs ; sa valeur peut donc varier si les valeurs d'autres cellules de la feuille sont modifiées "25", "32", "maison" sont des constantes "=somme(b2:c5)", "=c6 + d8" sont des formules

La saisie des données est la première étape de création d'une feuille Excel. Qu'elle soit numérique (chiffres) ou alphanumérique (texte), qu'elle soit constituée de chiffres, caractères, formules ou fonctions, la procédure obéit aux mêmes règles.

La saisie des données va s'afficher en deux endroits différents La barre de formule.

La cellule concernée L'utilisateur intervient au choix à l'un ou l'autre de ces emplacements.

Saisie Saisir d'abord les titres de ligne et de colonnes (libellés) Saisir ensuite les données (valeurs à l'intersection des lignes et colonnes de titre) Saisir enfin les formules de calcul (totaux…) vous pouvez faire un minimum de mise en forme (largeur de colonne) si cela facilite la saisie

1.

LA SAISIE SIMPLE La saisie concerne le plus souvent une cellule.

BOUTON GAUCHE <CLIC G> SUR LA CELLULE À RENSEIGNER TAPER LES CARACTÈRES, CHIFFRES OU LETTRES, CONSTITUANT L'ENTRÉE ils s'affichent au fur et à mesure <CLIC G> SUR LA CASE POUR VALIDER (la même cellule reste sélectionnée) OU

<CLIC G> SUR LA CASE

POUR ANNULER

CURSEUR SUR LA CELLULE À RENSEIGNER SAISIR CARACTÈRES, CHIFFRES, LETTRES, <ENTRÉE> POUR VALIDER LES DONNÉES ET DESCENDRE D'UNE CELLULE <TAB> POUR VALIDER LES DONNÉES ET ALLER SUR LA CELLULE À DROITE OU <ECHAP> POUR ANNULER LA SAISIE

Toujours commencer la saisie des données dans la première feuille de travail du classeur (s'assurer que l'onglet "feuille1" est activé) et à l'origine de la feuille (l'angle supérieur gauche du tableau de données doit être en A1)

52 Lorsqu'une cellule est sélectionnée, elle est encadrée et son contenu est affiché dans la barre de formule. Dans tous les cas, Excel détermine automatiquement la nature des entrées Ne mélangez pas saisie et mise en forme : ne laissez pas de lignes ou de colonnes blanches à des fins esthétiques ; Excel ne comprendrait plus vos données (la mise en forme d'Excel permettra d'arriver au résultat souhaité d'une manière plus adaptée) Créer un nouveau classeur (fermer les éventuels classeurs ouverts) Dans la 1ère feuille et en observant attentivement la barre de formule : <CLIC G> dans la cellule B2 et saisir "125" avec le clavier numérique Annuler la saisie (ne pas la valider)

L'erreur la plus fréquente est d'oublier de valider la saisie ! N'oubliez pas de faire <ENTRÉE> , <TAB> ou <CLIC G> sur la case

à la fin de votre saisie

2. LA SAISIE MULTIPLE La saisie peut concerner une ou plusieurs plages de cellules.

BOUTON GAUCHE <SÉLECTIONNER> LA OU LES PLAGES TAPER LES DONNÉES DE LA 1ÈRE CELLULE <ENTRÉE> POUR VALIDER LES DONNÉES TAPER LES DONNÉES DE LA 2ÈME CELLULE <ENTRÉE> POUR VALIDER LES DONNÉES RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR LES AUTRES CELLULES

<SÉLECTIONNER> LA OU LES PLAGES TAPER LES DONNÉES DE LA 1ÈRE CELLULE <CLIC G> SUR LA CASE DE VALIDATION <CLIC G> SUR LA 2ÈME CELLULE TAPER LES DONNÉES DE LA 2ÈME CELLULE <CLIC G> SUR LA CASE DE VALIDATION…

Dans le classeur en cours et sur la 1ère feuille Saisir le tableau suivant :

L'enregistrer sous le nom "commande de fleurs" puis le fermer

La procédure pour saisir une même valeur dans toutes les cellules de la plage sélectionnée est identique hormis le fait qu'il faut appuyer simultanément sur les touches <CTRL> et <ENTRÉE> (au lieu de <ENTRÉE> seule) après avoir saisi la valeur

IV – CRÉER UN CLASSEUR Le déplacement au sein des plages sélectionnées obéit aux règles suivantes <ENTRÉE> <MAJ><ENTRÉE> <TAB> <MAJ><TAB>

53

cellule suivante (en bas) cellule précédente (en haut) cellule suivante (vers la droite) cellule précédente (vers la gauche)

3. LA SAISIE UNIQUE Il peut arriver qu'il soit nécessaire, notamment dans un but de contrôle, de saisir la même valeur dans toute la plage.

<SÉLECTIONNER> LA OU LES PLAGES SAISIR LA VALEUR <CTRL><ENTRÉE>

Afficher ou créer un nouveau classeur Dans la 1ère feuille Sélectionner la plage B2:C8 et taper "74" avec le clavier numérique Valider avec les touches <CTRL><ENTRÉE>

4. LES ENTRÉES LONGUES La longueur de la suite de caractères saisis peut excéder la taille de la cellule contenante.

Il est possible d'adapter à posteriori la taille de la cellule mais cela n'est pas toujours nécessaire

Lorsque la saisie est numérique (chiffres) et dans le format standard Si la partie décimale est trop longue, les chiffres surnuméraires n'apparaissent pas et la valeur est arrondie Si la partie entière est trop longue, l'affichage est en notation scientifique (si le format n'est pas automatique, des dièses remplacent les chiffres de la cellule) Lorsque la saisie est alphanumérique (texte) Le libellé se poursuit dans la cellule adjacente si celle-ci est inoccupée Le libellé est tronqué si la cellule adjacente est renseignée.

Dans le classeur en cours et dans la 2ème feuille, saisir : 45,5555555555555555 la valeur arrondie est affichée 489658975644456555 la valeur est affichée sous forme scientifique anticonstitutionnellement l'affichage se poursuit dans la cellule adjacente "12" dans la cellule adjacente le libellé précédent est tronqué

54 a) LA ZONE DE TEXTE La zone de texte permet de créer au sein de la feuille de travail une zone destinée à du texte, texte qui peut alors recevoir une mise en forme particulière.

ONGLET INSERTION GROUPE "TEXTE" (avant dernier bloc)

<CLIC G> SUR PUIS SUR <FAIRE GLISSER> POUR POSITIONNER ET DÉFINIR LA TAILLE DE LA ZONE DE TEXTE (la largeur de la zone est fixe et la saisie se poursuit éventuellement sur d'autres lignes) ou <CLIC G> (taille de zone standard) la taille de la zone s'agrandit horizontalement au fur et à mesure de la saisie SAISIR LE TEXTE <CLIC G> EN DEHORS DE LA ZONE POUR VALIDER

Manipulations <CLIC G> dans la zone de texte affiche le point d'insertion à l'intérieur et sélectionne la zone de texte (elle est encadrée avec sur les côtés et les angles) POINTER sur

un bord de la zone de texte sélectionnée (forme ) permet son déplacement en faisant glisser la souris <CLIC D> sur un bord de la zone de texte permet l'affichage de son menu et de sa barre d'outils contextuels b) LES NOTES Une note est liée à une cellule. Elle est affichée dans une bulle d'aide.

(1) INSÉRER UNE NOTE

Un petit triangle rouge en haut et à droite de la cellule désigne les cellules annotées.

GROUPE "NOTES" (6ème

ONGLET RÉVISION bloc)

SÉLECTIONNER LA CELLULE

BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA CELLULE

<CLIC D> <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR SAISIR LE TEXTE <CLIC G> EN DEHORS POUR VALIDER

La cellule annotée est marquée d'un triangle rouge

IV – CRÉER UN CLASSEUR

55

(2) AFFICHER UNE NOTE

La note n'est normalement affichée que lorsque l'utilisateur pointe la souris sur la cellule commentée ; elle peut cependant être affiché en permanence.

GROUPE "NOTES" (6ème

ONGLET RÉVISION bloc)

SÉLECTIONNER LA CELLULE

BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA CELLULE

<CLIC G> SUR

<CLIC D> ne nécessite pas de sélection préalable puisque concerne la

totalité des notes Ouvrir le classeur "commande de fleurs" Sélectionner la cellule dont le contenu est le prix des pivoines "12" Indiquer comme note : " demander un meilleur prix au fournisseur" Pointer sur la note pour l'afficher puis afficher le commentaire en permanence (3) MODIFIER UNE NOTE

La note affichée, il est possible de modifier le texte.

GROUPE "NOTES" (6ème

BOUTON GAUCHE NOTE AFFICHÉE <CLIC G> DANS LA NOTE

ONGLET RÉVISION bloc)

NOTE AFFICHÉE SÉLECTIONNER LA NOTE

<CLIC G> SUR

Dans le classeur "commande de fleurs" Modifier la note précédente en "demander rapidement un meilleur prix au fournisseur" (4) METTRE EN FORME UNE NOTE

La mise en forme s'effectue lors de la saisie ou de la modification avec les outils de Word

GROUPE "POLICE"

ONGLET ACCUEIL bloc)

(2ème

NOTE EN MODE SAISIE OU MODIFICATION SÉLECTIONNER LES CARACTÈRES

BOUTON DROIT NOTE EN MODE SAISIE OU MODIFICATION

<CLIC D>

METTRE EN FORME LA NOTE

Dans le classeur "commande de fleurs" Modifier la présentation de la note comme ci-dessous

56 (5) EFFACER UNE NOTE

La note peut être effacée.

GROUPE "NOTES" (6ème

ONGLET RÉVISION bloc)

CELLULE DE NOTE SÉLECTIONNÉE NOTE SÉLECTIONNÉE ET ENCADRÉE APPUYER SUR Suppr

<SUPPR> OU

<CLIC G> SUR

<RETOUR ARRIÈRE>

BOUTON DROIT CELLULE DE NOTE SÉLECTIONNÉE

<CLIC D>

ONGLET ACCUEIL GROUPE "ÉDITION" (fin du ruban) CELLULE DE NOTE SÉLECTIONNÉE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

Dans le classeur "commande de fleurs" Effacer la note Annuler l'effacement (6) TRANSFORMER LA NOTE

La note peut être transformée en commentaire.

GROUPE "NOTES" (6ème

ONGLET RÉVISION bloc)

CELLULE DE NOTE SÉLECTIONNÉE

<CLIC G> SUR Dans le classeur "commande de fleurs" transformer la note en commentaire

DE

IV – CRÉER UN CLASSEUR c) LES COMMENTAIRES

57

Un commentaire est annexé à une cellule. Il permet éventuellement d'engager une conversation avec un autre utilisateur.

(1) INSÉRER UN COMMENTAIRE

Une marque en haut et à droite de la cellule signale qu'elle est commentée.

ONGLET RÉVISION GROUPE "COMMENTAIRES" (5ème bloc) SÉLECTIONNER LA CELLULE

BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA CELLULE

<CLIC D> <CLIC G> SUR SAISIR LE TEXTE

<CLIC G> SUR La cellule annotée est marquée d'une marque fuchsia Ouvrir le classeur "commande de fleurs" Sélectionner la cellule dont le contenu est "marguerites" Indiquer comme commentaire : "délais de 8 jours"

(2) AFFICHER UN COMMENTAIRE

Le commentaire n'est normalement affiché que lorsque l'utilisateur le demande.

BOUTON GAUCHE POINTER SUR LA CELLULE COMMENTÉE

Le commentaire s'affiche sous forme de conversation auquel un autre utilisateur peut répondre.

58 Ils peuvent cependant être affichés en permanence dans le volet droit.

ONGLET RÉVISION GROUPE "COMMENTAIRES" (5ème bloc)

<CLIC G> SUR Pointer sur le commentaire pour l'afficher puis afficher le volet commentaire

(3) MODIFIER UN COMMENTAIRE

Le commentaire affiché, il est possible de modifier le texte.

VOLET AFFICHÉ GROUPE "COMMENTAIRES" (5ème bloc) BOUTON GAUCHE POINTER SUR LA CELLULE COMMENTÉE DANS LE COMMENTAIRE

COMMENTAIRE AFFICHÉ <CLIC G> DANS LE TEXTE DU COMMENTAIRE

<CLIC G> SUR LE MODIFIER

<CLIC G> SUR le commentaire est modifié Dans le classeur "commande de fleurs" Modifier le commentaire précédent en "délais de 15 jours"

IV – CRÉER UN CLASSEUR

59

(4) RÉPONDRE À UN COMMENTAIRE

Un commentaire est une conversation à laquelle d'autres utilisateurs peuvent répondre.

VOLET AFFICHÉ GROUPE "COMMENTAIRES" (5ème bloc)

BOUTON GAUCHE

COMMENTAIRE AFFICHÉ

POINTER SUR LA CELLULE COMMENTÉE

<CLIC G> DANS LA ZONE "RÉPONDRE" SAISIR LE TEXTE

<CLIC G> SUR Dans le classeur "commande de fleurs" Répondre au commentaire "au maximum"

(5) EFFACER UN COMMENTAIRE

Il est possible de supprimer la conversation ou de la terminer.

VOLET AFFICHÉ GROUPE "COMMENTAIRES" (5ème bloc)

BOUTON GAUCHE

COMMENTAIRE AFFICHÉ

POINTER SUR LA CELLULE COMMENTÉE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

EN HAUT ET À DROITE POUR LA

TERMINER OU SUR

POUR L'EFFACER

OU SUR

CELLULE DE NOTE SÉLECTIONNÉE DE

<CLIC G> SUR Dans le classeur "commande de fleurs" terminer la conversation puis l'effacer

POUR LA

TERMINER

ONGLET ACCUEIL GROUPE "ÉDITION" (fin du ruban)

<CLIC G> SUR

EN HAUT ET À DROITE

POUR L'EFFACER

60

Les formules ou les fonctions sont des types de données particulières. Elles prennent le plus souvent en compte les valeurs enregistrées dans d'autres cellules de la feuille de travail. La position de ces cellules est indiquée par leurs références.

1 LES FORMULES Une formule permet d'effectuer des calculs et d'afficher le résultat dans une cellule et ce, à partir de nombres et/ou d'autres cellules.

Les cellules intervenant dans le calcul sont définies par leurs références (lettre de colonne et N° de ligne)

Des opérateurs les mettent en relation : + (plus), - (moins), * (multiplié), / (divisé).

Les formules peuvent être arithmétiques, logiques ou texte selon les opérateurs

<CLIC G> DANS LA CELLULE OÙ DOIT S'AFFICHER LE RÉSULTAT DU CALCUL TAPER = (SIGNE ÉGAL) -

l'indicateur "entrer" s'inscrit dans la barre d'état à gauche <CLIC G> SUR LA PREMIÈRE CELLULE SAISIR L'OPÉRATEUR <CLIC G> SUR LA SECONDE CELLULE VALIDER PAR OU <ENTRÉE> Lors de la saisie, utiliser le pavé numérique à droite du clavier sur lequel vous avez les chiffres de 1 à 9, les opérateurs et une touche <ENTRÉE> l'idéal est d'utiliser la souris dans la main droite pour désigner les cellules ou les plages et d'avoir la main gauche sur le pavé numérique pour les opérateurs (+ - / *)

COMPOSITION D'UNE FORMULE FONCTION

SÉPARATEURS

OPÉRATEURS

OPÉRANDES

CONTENU DE LA CELLULE SÉLECTIONNÉE CELLULE SÉLECTIONNÉE

IV – CRÉER UN CLASSEUR SYNTAXE

61

OPÉRANDE

données ou références de cellules contenant les données faisant l'objet du calcul OPÉRATEURS

symboles indiquant l'opération à effectuer SÉPARATEURS

symboles permettant de combiner les différentes opérations (parenthèses) Ne pas oublier de faire précéder les références de la cellule de = (égal)

LISTE DES OPERATEURS ARITHMÉTIQUES + PLUS MOINS * MULTIPLIÉ / DIVISÉ % POURCENTAGE ^ PUISSANCE

LOGIQUES = ÉGAL < INFÉRIEUR À > SUPÉRIEUR À <> DIFFÉRENT <= INFÉRIEUR OU ÉGAL >= SUPÉRIEUR OU ÉGAL & CONCATÉNATION #non# NON LOGIQUE #et# ET LOGIQUE #ou# OU LOGIQUE

a) LA FORMULE ARITHMÉTIQUE C'est la plus courante ; elle permet de manipuler des chiffres. =a5+b5

ADDITIONNE LES CELLULES A5 ET B5

=a5-1

SOUSTRAIT 1 À LA VALEUR DE LA CELLULE A5

=a5*3

MULTIPLIE LA VALEUR DE LA CELLULE A5 PAR 3

=a5/2

DIVISE LA VALEUR DE LA CELLULE A5 PAR 2

62 Dans le classeur "commande de fleurs", effacer les données de la colonne "valeur" Faire le total des quantités avec l'opérateur arithmétique "+" Calculer la colonne "valeur" pour chaque type de fleur en multipliant quantité par prix Enregistrer et fermer le classeur "commande de fleurs"

b) LA FORMULE LOGIQUE La formule logique est un type particulier de formule qui fait un test et affiche : vrai/faux.

LA FORMULE LOGIQUE +A5=10 +A5>1

donne vrai si A5 est égal à 10 et faux autrement donne vrai si A5 est supérieur à 1 et faux autrement

Dans un classeur vierge, reproduire les 2 exemples ci-dessus

La formule logique, associée à un format conditionnel est un excellent moyen d'introduire une formule de vérification dans un tableau

c) LA FORMULE TEXTE La formule texte manipule les chaines de caractères au lieu de chiffres.

LA FORMULE TEXTE +"tic"&"tac" affiche tictac +B2 & B3 affiche tictac si le contenu de B2 est "tic" et celui de B3 "tac" B2 et B3 sont remplacés par leur contenu Dans le même classeur, reproduire l'exemple ci-dessus Fermer le classeur sans l'enregistrer

IV – CRÉER UN CLASSEUR d) LA FORMULE MATRICIELLE

63

La formule matricielle est un type particulier de formule à employer lorsque la même formule est répétée dans une plage de cellules adjacentes. Elle permet de ne saisir qu'une seule fois la formule pour l'ensemble des cellules.

SÉLECTIONNER LA PLAGE DE CELLULES SAISIR LA FORMULE EN INCLUANT TOUTES LES PLAGES DE RÉFÉRENCE (pas d'accolades)

<CTRL><MAJ><ENTRÉE> Pour la modifier, il suffit de modifier une cellule de la plage puis de nouveau <CTRL><MAJ><ENTRÉE> EXCEL convertit automatiquement les lettres minuscules d'une formule (ou d'une fonction) en majuscules. S'il ne le fait pas, c'est que celle-ci n'est pas valide ou n'est pas reconnue comme telle.

Vérifier la saisie.

Si la formule est reconnue comme valeur mais n'est pas acceptée, "ERR" s'affiche - Vérifier alors la syntaxe

e) EXERCICE Créer un nouveau classeur Se rendre en "feuille 3" Saisir le tableau suivant (les formules et fonction sont affichées en clair pour la compréhension du tableau mais doivent être saisies comme des formules et non des données) Enregistrer le classeur sous le nom "bilan" et le fermer

64

2 LES FONCTIONS Les fonctions sont des formules intégrées et prédéfinies suivies d'un ou plusieurs arguments et obéissant à une syntaxe précise. Dans un tableau, elles s'utilisent souvent en combinaison avec des formules et sont précédées du signe = (égal).

Une fonction s'exprime toujours sous la forme : =FONCTION(ARG1;ARG2;ARG3;ARGN) = (...)

indique à Excel qu'une fonction suit PARENTHÈSES les parenthèses encadrent les arguments de la fonction ARG1 ARG2..ARGN définissent les différentes variables dont la valeur est à renseigner (emplacement, valeur, chaîne, condition) ; POINT-VIRGULE caractère séparateur d'arguments indispensable " " GUILLEMETS encadrent un argument texte ÉGAL

a) LA SOMME C'est la fonction la plus utilisée et la plus utile.

ONGLET ACCUEIL GROUPE "ÉDITION" (FIN DU RUBAN) <CLIC G> SUR LA CELLULE OU DOIT S'INSCRIRE LA SOMME <CLIC G> SUR VALIDER ÉVENTUELLEMENT

La fonction utilisée par Excel pour faire la somme est normalement la fonction "SOMME" mais en fonction du contexte (format automatique de tableau), ce peut être aussi la fonction "SOUS.TOTAL" : les références peuvent en être des adresses de cellules mais aussi une formulation du type "cette ligne de telle colonne à telle colonne" Pour une autre fonction que "SOMME" (moyenne, nombre), <CLIC G> sur et sélectionner la fonction adéquate ou sur

de de la barre de formule

Dans un tableau de valeurs, à partir du 3ème total de ligne, Excel privilégie le total vertical aux dépens du total horizontal – Prendre garde et rectifier éventuellement en faisant glisser la souris sur la plage adéquate.

IV – CRÉER UN CLASSEUR

65

Ouvrir le classeur "commande de fleurs" Remplacer dans le total des quantités les opérateurs arithmétiques par des sommes comme ci-dessous puis totaliser la colonne "valeur" Enregistrer puis fermer

b) LA SOMME D'UN TABLEAU CARRÉ Lorsque le tableau que l'on crée est un tableau carré (somme des lignes = somme des colonnes), la somme du tableau peut être effectuée en un clic de souris.

BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER TOUT LE TABLEAU PLUS 1 LIGNE ET UNE COLONNE VIDES POUR LES TOTAUX

<CLIC G> SUR Ouvrir le classeur "somme" feuille "exercice" Faire les totaux des tableaux en un minimum d'opérations Effacer ces totaux en une seule opération Effectuer le total global des lignes des tableaux (somme de toutes les activités de toutes les régions) - le garder ouvert

SÉLECTION Saisir le même tableau complété comme suit sur la feuille 1 d'un nouveau classeur Faire les totaux en une opération Enregistrer le classeur sous le nom "transport" puis le fermer

66 c) LES FONCTIONS COURANTES Elles sont disponibles directement.

ONGLET ACCUEIL GROUPE "ÉDITION" (fin du ruban) <CLIC G> DANS LA CELLULE DE SAISIE <CLIC G> SUR DE <CLIC G> SUR LA FONCTION MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LA PLAGE <ENTRÉE> POUR VALIDER

Ou par le biais d'un assistant fonction.

BARRE DE FORMULE <CLIC G> SUR

DE LA BARRE DE FORMULE

ONGLET FORMULES GROUPE "BIBLIOTHÈQUE DE FONCTIONS" (1er bloc) <CLIC G> DANS LA CELLULE DE SAISIE

SÉLECTIONNER LA CATÉGORIE PUIS LA FONCTION

(ou poser une question) l'assistant fonction rentre en action DÉFINIR LES ARGUMENTS

POUR VALIDER

<CLIC G> SUR OU SUR UNE BIBLIOTHÈQUE OU UNE FONCTION

RENSEIGNER LES INFORMATIONS DEMANDÉES PAR L'ASSISTANT

Ouvrir le classeur "commande de fleurs" Pour la colonne "prix", indiquer la moyenne Enregistrer et fermer le classeur

IV – CRÉER UN CLASSEUR

67

3 LE CALCUL AUTOMATIQUE La barre d'état de Excel affiche une zone dans laquelle figurent un certain nombre d'informations relatives à la sélection en cours et calculées en temps réel.

BARRE D'ÉTAT EFFECTUER LA SÉLECTION CONSULTER LA BARRE D'ÉTAT (en bas à droite)

<CLIC D> POUR COCHER LES FONCTIONS À AFFICHER Les procédures standard de sélection (monozone ou multizones) peuvent être appliquées - <FAIRE GLISSER> - <CTRL> pour ajouter (touche ) - <MAJ> pour étendre (touche )

<CLIC D> POUR LISTER LES

…FONCTIONS COCHER LA FONCTION À AFFICHER

Dans le classeur "somme" Effectuer une sélection de valeur (ex : de B2 à E5) Afficher les fonctions "SOMME" et "MOYENNE" et visualiser les résultats dans la barre d'état Tester les autres fonctions puis fermer le classeur

4 LES RÉFÉRENCES RELATIVES / ABSOLUES Les références définissent la position de la cellule par rapport aux lignes et par rapport aux colonnes (comme dans un jeu de bataille navale). Elles peuvent aussi être définies par rapport à la feuille de travail pour une plage 3D (en 3 dimensions).

Les références de la cellule peuvent être absolues, relatives ou mixtes : références relatives : références absolues ou : références mixtes : :

plage 3D avec noms de feuille par défaut plage 3D avec noms de feuille spécifiques

68

Les séries permettent de réduire au minimum la saisie des libellés. Elles trouvent aussi leur utilité dans la saisie des données mêmes si celles-ci ont un caractère logique.

Il suffit de faire glisser le contenu d'une cellule pour que celui-ci soit intelligemment extrapolé dans les cellules de copie

1 LES SÉRIES A UNE VALEUR Une action par défaut est associée à chaque type de donnée, le plus souvent soit incrémentation, soit recopie à l'identique.

ONGLET ACCUEIL GROUPE "ÉDITION" (dernier bloc) BOUTON GAUCHE SAISIR LES DONNÉES DANS LA CELLULE <CLIC G> SUR LA CELLULE COMPORTANT LES DONNÉES <FAIRE GLISSER> LA CASE DE RECOPIE

SAISIR LES DONNÉES DANS LA CELLULE SÉLECTIONNER LA CELLULE DE DONNÉES ET LES CELLULES ADJACENTES CONCERNÉES

<CLIC G> SUR L'OUTIL <CLIC G> SUR CHOISIR "SÉRIE…" POUR CRÉER UNE SÉRIE (en fonction de la position des cellules adjacentes)

(en bas à droite de la sélection) dans n'importe quelle direction

CELLULE SÉLECTIONNÉE

QUADRILLAGE Une balise active s'affiche à l'issue de la recopie le choix par défaut qui a été effectué

CASE DE RECOPIE ; elle permet de corriger éventuellement

En tirant la case de recopie avec le bouton droit de la souris, un choix de diverses opérations est offert

IV – CRÉER UN CLASSEUR

69

Ouvrir le classeur "séries" Aller en feuille "série 1 valeur" Faire glisser la poignée de recopie de chaque cellule de la première ligne vers le bas (environ 10 lignes) Observer le résultat et corriger éventuellement la série avec la balise active Annuler les opérations précédentes Recommencer avec l'outil

2 LES SÉRIES A DEUX VALEURS Lorsque cela est possible, il est intéressant de sélectionner deux cellules au lieu d'une avant de tirer la case de recopie de la sélection. Excel possède alors tous les éléments requis pour calculer le pas (la différence) et extrapoler la série.

BOUTON GAUCHE <SÉLECTIONNER> LES 2 CELLULES COMPORTANT LES DONNÉES <FAIRE GLISSER> LA CASE DE RECOPIE AVEC LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS CELLULES DÉJÀ RENSEIGNÉES POIGNÉE DE RECOPIE

PLAGE OÙ VA S'INSCRIRE LA SÉRIE

Dans le classeur "séries" Aller en feuille "série 2 valeurs" Faire glisser la poignée de recopie de la sélection des deux premières cellules de chaque colonne vers le bas (environ 10 lignes) Observer le résultat

70

3 LES LISTES PERSONNALISÉES Excel est à même de raisonner sur des listes existantes et de les reconstituer (jours, mois…). Une fonctionnalité intéressante consiste à créer ses propres listes.

MENU FICHIER SÉLECTIONNER UNE LISTE EXISTANTE DANS UNE FEUILLE DE TRAVAIL

dans le volet de gauche GROUPE

(en bas du groupe) (et non ajouter) POUR VALIDER

Il est aussi possible à ce niveau de saisir directement dans la boîte de dialogue les éléments de la liste (appuyer sur <ENTRÉE> après chaque éléments) puis de cliquer sur

À partir du moment où la liste est enregistrée, elle peut être réutilisée dans tout nouveau classeur.

BOUTON GAUCHE SAISIR TRÈS EXACTEMENT L'UN DES ÉLÉMENTS DE LA LISTE DANS LA PREMIÈRE CELLULE TIRER LA CASE DE RECOPIE INCRÉMENTÉE DE LA CELLULE SUR LES CELLULES ADJACENTES

(dans n'importe quelle direction) LÂCHER LE BOUTON DE LA SOURIS

la liste est reconstituée entièrement ou partiellement Dans le classeur "séries " Afficher la feuille "liste personnalisée" Créer une liste personnalisée à partir des données Vérifier dans un nouveau classeur qu'elle est bien disponible

V – METTRE EN FORME LES DONNÉES

79

La mise en forme met en évidence les chiffres importants et rend la présentation esthétique. Elle peut être affectée globalement et donc très rapidement ou bien personnalisée.

La mise en forme va concerner la totalité ou une partie des caractères contenus dans la cellule, le caractère devenant la plus petite unité de mise en forme Attention, les commandes de mise en forme ne sont pas accessibles lorsque la feuille de travail est protégée ou finalisée

Un style de tableau prédéfini permet d'affecter un ensemble de caractéristiques de mise en forme aux données du classeur.

Ne mettre sous forme de tableau qu'une fois le classeur terminé car une fois cette opération effectuée, les opérations en groupe de travail (sur plusieurs feuilles à la fois) sont impossibles

1. LE STYLE DE TABLEAU L'affectation du style de tableau est simple et complète.

ONGLET ACCUEIL GROUPE "STYLE (5ème bloc) <CLIC G> DANS LE TABLEAU À METTRE EN FORME

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LE STYLE CHOISI

…

.

80 À partir du moment où un style de tableau a été affecté, Il suffit de déplacer la souris sur les styles de tableau pour que les données affichent temporairement les caractéristiques du style Afficher le classeur "bilan" feuille 3 Appliquer un style de tableau Une fois ce style appliqué, revenir sur l'outil de mise en forme de tableaux et déplacer la souris sur les choix pour observer la modification temporaire de la mise en forme dans le tableau

Le format automatique est plus qu'une simple mise en forme ; les données y sont reconnues sous forme d'une table et les formules que propose automatiquement Excel sont alors des formules de table. Il est alors aisé d'agrandir la table en faisant glisser la marque à l'angle extérieur droit du tableau vers le bas ou vers la droite Les nouvelles lignes ou colonnes du tableau sont déjà correctement mises en forme avec les formules le plus souvent appropriées Dans le classeur "séries" Afficher la feuille "table en format automatique" Agrandir le tableau vers le bas puis vers la droite en faisant glisser la marque à l'angle extérieur droit du tableau puis fermer sans enregistrer

MARQUE À FAIRE GLISSER Affecter le format automatique après avoir mis les formules

Excel applique en même temps que les caractéristiques de mise en forme un filtre automatique qu'il peut

être nécessaire de désactiver en cliquant sur

de l'onglet "données"

Dans le classeur "bilan" feuille 3 Désactiver le filtre automatique

L'utilisation du "style de tableau automatique" provoque le mappage "XML" des plages de données concernées (voir onglet développeur, sources XML)

V – METTRE EN FORME LES DONNÉES

2. LES COULEURS Ce sont ici l'ensemble des couleurs aussi bien du fond des cellules que des graphiques.

ONGLET "MISE EN PAGE" BLOC "THÈMES"

(1er

bloc)

<CLIC G> DANS LE TABLEAU À METTRE EN FORME <CLIC G> SUR DÉPLACER LA SOURIS SUR LES COULEURS POUR JUGER DE L'EFFET SUR LA SÉLECTION <CLIC G> SUR LE JEU DE COULEURS CHOISI

Dans le classeur "bilan" feuille 3 Affecter les couleurs de votre choix

3. LES POLICES Tout un choix de polices différentes est proposé ici. Seul le texte auquel est affecté un style rapide sera concerné.

ONGLET "MISE EN PAGE" BLOC "THÈMES" (1er

bloc)

<CLIC G> DANS LE TABLEAU À METTRE EN FORME <CLIC G> SUR DÉPLACER LA SOURIS SUR LES POLICES POUR JUGER DE L'EFFET SUR LA SÉLECTION <CLIC G> SUR LA POLICE CHOISIE

Dans le classeur "bilan" feuille 3 Affecter les polices de votre choix

81

82

On retrouve les caractéristiques de mise en forme affectées par le style de tableau prédéfini ou les thèmes. Elles peuvent être appliquées indépendamment de tout style ou en complément.

1 LA POLICE ET LES ATTRIBUTS DE CARACTÈRES Une police regroupe un ensemble de caractères (lettres, chiffres et divers) ayant une forme homogène (pleins, déliés, forme des caractères). Leur taille s'exprime en points. Le standard est de type "Arial" ou "times new roman" de taille 11 ou 12. La police et les attributs de caractère doivent être choisis pour améliorer la lisibilité du tableau. Ils sont appliqués à une cellule, à une plage de cellules, à plusieurs plages de cellules ou aux caractères sélectionnés d'une cellule. Les outils, l'onglet "police" de la boite de dialogue "format de cellule" ou le clavier permettent de les affecter. a) LES OUTILS Ils sont disponibles dans le ruban ou la barre d'outils.

(1) LA BARRE D'OUTILS

La barre d'outils propose des outils de mise en forme des cellules.

BOUTON DROIT EFFECTUER UNE SÉLECTION <CLIC D> DANS LA SÉLECTION POINTER SUR UN OUTIL

sa fonction s'affiche dans une bulle d'aide

(2) LE RUBAN

L'onglet "accueil" du ruban propose dans le bloc "police" (le 2ème) la plupart des outils nécessaires à la présentation.

ONGLET ACCUEIL bloc)

GROUPE "POLICE" (2ème POINTER SUR L'OUTIL

sa fonction s'affiche

LANCEUR DE BOÎTE DE DIALOGUE

V – METTRE EN FORME LES DONNÉES

83

(3) DESCRIPTION

Les outils sont particulièrement efficaces pour mettre en forme les données.

BOUTON GAUCHE EFFECTUER UNE SÉLECTION

<CLIC G> SUR L'OUTIL POUR L'ACTIVER OU POUR DÉROULER SA LISTE Les outils affichent l'état actuel de la sélection et permettent de le modifier : outil activé

la sélection possède la caractéristique liée à l'outil

(ici, le texte sélectionné est en gras)

outil non activé la sélection ne possède pas la caractéristique de l'outil ou la sélection n'est pas homogène (ici, le texte sélectionné n'est pas en gras) CHOIX DE LA POLICE TAILLE DE POLICE

POLICE PLUS GRANDE POLICE PLUS PETITE BORDURES

GRAS ITALIQUE SOULIGNEMENT

COULEUR DE REMPLISSAGE COULEUR DE POLICE

dans le cas d'une liste déroulante, le seul déplacement sur les éléments de la liste affecte à la sélection leurs caractéristiques à des fins de visualisation un <CLIC G> sur l'élément entérine le choix Dans le classeur "bilan" feuille 3 Vérifier le zoom (110 %) Mettre les titres de ligne et de colonne en arial 12 marron foncé Mettre toutes les lignes de données en arial 11 marron clair Mettre les lignes de données "résultat brut" et "résultat net" en gras

b) LA BOITE DE DIALOGUE "FORMAT DE CELLULE" Elle propose, les mêmes outils plus quelques autres.

ONGLET ACCUEIL bloc)

GROUPE "POLICE" (2ème

<CLIC G> SUR LE LANCEUR DE BOÎTES DE DIALOGUE

(à droite du titre du groupe "police")

SÉLECTIONNER LES OPTIONS

POUR VALIDER

La zone "aperçu" donne une représentation en temps réel de l'affectation à la sélection des différentes options

84 Dans le classeur "bilan" feuille 2 Vérifier le zoom (110 %) Mettre les titres de ligne et de colonne en verdana 12 marron foncé Mettre toutes les lignes de données en verdana 11 marron clair Mettre les lignes de données "résultat brut" et "résultat net" en gras

c) LES TOUCHES DE MISE EN FORME Les touches de mise en forme directe vont permettre de modifier la mise en forme des caractères. Elles sont rappelées ici pour information.

Tester les raccourcis clavier sur une cellule de la feuille en cours Annuler l'opération

V – METTRE EN FORME LES DONNÉES

85

2 LES BORDURES Les cellules sélectionnées peuvent recevoir diverses bordures permettant de structurer et de présenter un tableau de manière optimale. a) OUTIL BORDURE Cet outil est disponible dans la barre d'outils contextuelle et dans le ruban.

ONGLET ACCUEIL bloc)

GROUPE "POLICE" (2ème

EFFECTUER LA SÉLECTION

<CLIC G> SUR

DE

PUIS CHOISIR LA BORDURE ADÉQUATE

L'apparence de l'outil peut varier et dépend de la dernière option utilisée

b) LA BOITE DE DIALOGUE "FORMAT DE CELLULE" Les choix y sont proposés de manière plus visuelle.

ONGLET ACCUEIL bloc)

GROUPE "POLICE" (2ème

EFFECTUER LA SÉLECTION <CLIC G> SUR LE LANCEUR DE BOÎTES DE DIALOGUE ONGLET

SÉLECTIONNER UN STYLE

SÉLECTIONNER UNE COULEUR

SÉLECTIONNER UN TYPE DE PRÉSÉLECTION OU UNE BORDURE SPÉCIFIQUE

POUR VALIDER

(à droite du titre du groupe "police")

86

<CLIC G> DANS LA ZONE OU SUR UN OUTIL

Il faut être logique dans l'ordre d'utilisation des caractéristiques de bordure  Sélectionner le style de ligne  Sélectionner la couleur de ligne  Appliquer ces caractéristiques avec les outils de "présélection" ou de "bordures" Les outils "présélections" permettent d'apposer en une seule fois un quadrillage ou un contour Les outils bordure permettent de choisir précisément la bordure ; pour l'appliquer, <CLIC G> sur l'outil ou dans la représentation

c) ENLEVER DES BORDURES Elles peuvent être enlevées globalement ou une à une.

ONGLET ACCUEIL bloc)

GROUPE "POLICE" (2ème

OUTIL

même procédure que pour les apposer ou <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR LE LANCEUR DE BOÎTES DE DIALOGUE (à droite du titre du groupe "police") ONGLET

(idem APPOSITION)

ou <CLIC G> SUR

Dans le classeur "bilan" feuille 3 Mettre un quadrillage marron de séparation de toutes les cellules Mettre un trait épais marron foncé au-dessus et au-dessous de "résultat brut" et "net" Encadrer le tableau d'un trait double marron foncé

V – METTRE EN FORME LES DONNÉES

87

3 LE REMPLISSAGE Les cellules sélectionnées peuvent être enrichies d'une couleur et d'un motif de fond. a) OUTIL COULEUR DE REMPLISSAGE Cette option est disponible dans la boite de dialogue "format de cellule" et dans le ruban.

ONGLET ACCUEIL bloc)

GROUPE "POLICE" (2ème

EFFECTUER LA SÉLECTION

<CLIC G> SUR

DE

PUIS SUR LA COULEUR ADÉQUATE

La couleur de l'outil peut varier et dépend de la dernière option utilisée

DONNE ACCÈS À UNE PALETTE DE COULEURS

b) LA BOITE DE DIALOGUE "FORMAT DE CELLULE" Les choix y sont proposés de manière plus visuelle.

ONGLET ACCUEIL bloc)

GROUPE "POLICE" (2ème

EFFECTUER LA SÉLECTION <CLIC G> SUR LE LANCEUR DE BOÎTES DE DIALOGUE ONGLET SÉLECTIONNER UNE COULEUR D'ARRIÈRE-PLAN OU SÉLECTIONNER UN STYLE ET UNE COULEUR DE MOTIF

POUR VALIDER

(à droite du titre du groupe "police")

88 Dans le classeur "bilan" feuille 3 Mettre une couleur de fond gris clair pour les titres de ligne et de colonne Mettre un fond jaune clair pour les lignes de "résultat brut" et de "résultat net"

DONNE ACCÈS À UNE PALETTE DE COULEURS

c) LES DÉGRADÉS Le bouton "motifs et texture" donne accès à des combinaisons de dégradés de couleurs.

ONGLET ACCUEIL bloc)

GROUPE "POLICE" (2ème

EFFECTUER LA SÉLECTION <CLIC G> SUR LE LANCEUR DE BOÎTES DE DIALOGUE ONGLET

<CLIC G> SUR POUR VALIDER

(à droite du titre du groupe "police")

V – METTRE EN FORME LES DONNÉES d) ENLEVER LE REMPLISSAGE Couleurs et motifs peuvent être enlevés.

89

ONGLET ACCUEIL bloc)

GROUPE "POLICE" (2ème

<CLIC G> SUR

DE

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR LE LANCEUR DE BOÎTES DE DIALOGUE (à droite du titre du groupe "police") ONGLET

<CLIC G> SUR

4 L'ALIGNEMENT L'alignement concerne la position des données au sein de la cellule. Il s'effectue dans le sens horizontal comme dans le sens vertical ou même à un stade intermédiaire. a) OUTILS ALIGNEMENT Ces outils sont disponibles dans le ruban et pour certains, dans la barre d'outils contextuelle.

ONGLET ACCUEIL GROUPE "ALIGNEMENT" (3ème bloc) EFFECTUER LA SÉLECTION <CLIC G> SUR L'OUTIL ADÉQUAT

Alignement vertical du contenu des cellules de la sélection Alignement horizontal du contenu des cellules de la sélection Orientation du contenu des cellules de la sélection Renvoie automatiquement à la ligne le contenu des cellules de la sélection (au lieu de tronquer ou prolonger l'affichage sur la cellule voisine) Gestion du retrait du contenu des cellules de la sélection Fusionne les cellules sélectionnées en une seule cellule et centre les données dans cette cellule

b) LA BOITE DE DIALOGUE "FORMAT DE CELLULE" Les choix y sont proposés de manière plus visuelle.

ONGLET ACCUEIL GROUPE "ALIGNEMENT" (3ème bloc) EFFECTUER LA SÉLECTION <CLIC G> SUR LE LANCEUR DE BOÎTES DE DIALOGUE ONGLET SÉLECTIONNER LES OPTIONS

POUR VALIDER

(à droite du titre du groupe "alignement")

90 Présente le contenu sur plusieurs lignes en adaptant la hauteur de la ligne.

Ajuste la taille des caractères à l'écran pour qu'ils tiennent dans la cellule Fusionne les cellules sélectionnées en une seule cellule

FAIRE PIVOTER POUR MODIFIER L'ORIENTATION DU TEXTE

Dans le classeur "bilan" feuille 3 Modifier l'alignement horizontal et vertical des titres et données pour améliorer la présentation

5 LE FORMAT DES NOMBRES Les nombres reçoivent un format adapté au type de données qu'ils représentent. Il est important de différencier l'affichage des données à l'écran des valeurs utilisées dans les calculs. Quelle que soit la précision affichée, Excel utilise la valeur saisie pour ses calculs (ex : affiché : 2,56 / calculé réel : 2,555555). a) OUTILS FORMAT Ces outils sont disponibles dans le ruban et dans la barre d'outils contextuelle.

ONGLET ACCUEIL bloc)

GROUPE "NOMBRE" (4ème

EFFECTUER LA SÉLECTION <CLIC G> SUR L'OUTIL ADÉQUAT

V – METTRE EN FORME LES DONNÉES

91

SÉLECTIONNER

MODIFIER

Dans le classeur "bilan" feuille 3 Personnaliser le tableau puis enregistrer le style de tableau sous le nom "style de tableau financier"

La mise en forme peut être répétée ou copiée avec souris.

1.

LA RÉPÉTITION DE LA MISE EN FORME

Une mise en forme venant d'être effectuée peut être répétée sur une autre partie du classeur si les deux actions sont immédiatement successives.

CLAVIER EFFECTUER UNE 1ÈRE MISE EN FORME SÉLECTIONNER LES DONNÉES À PRÉSENTER <CTRL><Y> ou <F4>

les données sélectionnées reçoivent la même mise en forme que celle affectée auparavant Dans le classeur "bilan" feuille 3 Augmenter d'une taille le titre de la 1ère colonne et le mettre en bleu très foncé Répéter la modification sur les autres titres de colonne de la feuille

92

2. LA COPIE DE LA MISE EN FORME Lorsque des données ont déjà été mises en forme, et que d'autres plages doivent recevoir une mise en forme identique, il est pratique de simplement recopier la mise en forme existante plutôt que de réaffecter à plusieurs reprises les caractéristiques de mise en forme. Le plus souvent, c'est la mise en forme complète d'un ensemble de cellules (un tableau) que l'on recopiera sur un autre ensemble de cellules (un autre tableau).

ONGLET ACCUEIL GROUPE "PRESSE-PAPIERS" (1er bloc) SÉLECTIONNER LES CELLULES DONT LA MISE EN FORME EST À COPIER

<CLIC G> SUR L'ICÔNE <CLIC G> SUR LA 1ÈRE CELLULE DU TABLEAU DEVANT RECEVOIR LA MISE EN FORME

SÉLECTIONNER LES CELLULES COMPORTANT LA MISE EN FORME À COPIER <CLIC D> COPIER DANS LE PRESSE-PAPIERS SÉLECTIONNER LA 1ÈRE CELLULE DU TABLEAU RECEVANT LA MISE EN FORME

<CLIC G> <DOUBLE CLIC> sur nouveau <CLIC G> sur

SUR

(options de collage)

permet de reproduire la mise en forme plusieurs fois ; dans ce cas, un ou <ECHAP> permettent de sortir de la copie de la mise en forme

Penser à désactiver le pinceau une fois la copie terminée sinon vous allez recopier cette mise en forme à chaque clic de la souris La recopie incrémentée permet aussi de de ne recopier que la mise en forme sur des cellules adjacentes en utilisant le bouton droit de la souris et la commande

Dans le classeur "bilan" feuille 3, sélectionner l'ensemble de la feuille Recopier la mise en forme sur les autres feuilles du classeur et l'adapter le cas échéant

3. LA SUPPRESSION DE LA MISE EN FORME À tout moment, il est possible de supprimer la mise en forme affectée.

ONGLET ACCUEIL GROUPE "ÉDITION" (fin du ruban) SÉLECTIONNER LES DONNÉES COMPORTANT LA MISE EN FORME

<CLIC G> SUR

DE

<CLIC G> SUR La mise en forme (thème, style, cellule, format…) est effacée Dans le classeur bilan Effacer la mise en forme que vous avez recopiée sur la deuxième feuille de travail Annuler cette action puis enregistrer puis fermer le classeur "bilan"

VI – MANIPULER LA STRUCTURE

99

Dans la mise au point d'un tableau, il est souvent nécessaire d'ajouter des éléments de structure ou d'en enlever avant d'obtenir le produit définitif. Excel permet d'agir sur les différentes entités, que ce soient lignes, colonnes, cellules, plages ou feuilles.

Avant toute manipulation d'un élément de structure, le sélectionner  La manipulation est plus rapide et évite de passer par des boîtes de dialogue lorsqu'Excel reconnaît l'entité concernée (ligne, colonne, plage, feuille...)  Le menu contextuel propose les commandes liées à la manipulation de l'entité  Seule une sélection préalable permet la manipulation directe avec la souris N'oubliez pas que lorsque vous sélectionnez une ligne entière, vous sélectionnez 16 384 cellules et que lorsque vous sélectionnez une colonne entière, vous sélectionnez 1 048 576 cellules ; Ne faire ces sélections que pour des manipulations globales (pas pour la mise en forme par exemple)

L'insertion, comme la suppression de lignes, fait varier le numéro des lignes suivantes, en + ou -, du nombre de lignes insérées ou supprimées. Les formules, que leurs références soient relatives ou absolues, sont automatiquement adaptées à la nouvelle structure.

1. LA SÉLECTION DES LIGNES La sélection d'une ou plusieurs lignes entières s'effectue de préférence avec la souris.

BOUTON GAUCHE <CLIC G> SUR LE NUMÉRO D'UNE LIGNE LA SÉLECTIONNE

ou <FAIRE GLISSER> LE POINTEUR SUR LES NUMÉROS DE LIGNE POUR LES SÉLECTIONNER

<MAJ><ESPACE> SÉLECTIONNE LA LIGNE À LAQUELLE APPARTIENT LA OU LES CELLULES SÉLECTIONNÉE

Comme dans la plupart des manipulations de sélection, utiliser <CTRL> pour ajouter une sélection et <MAJ> pour étendre une sélection Ouvrir le classeur "commande de fleurs" Sélectionner avec la souris la ligne 1 Sélectionner avec la souris les lignes 4 à 6 Sélectionner avec la souris la ligne 3 et 6

100

2. L'INSERTION DES LIGNES Les lignes insérées viennent s'ajouter au-dessus de la première ligne sélectionnée.

ONGLET ACCUEIL GROUPE "CELLULES" (6ème bloc)

BOUTON DROIT

SÉLECTIONNER AUTANT DE LIGNES QUE DE LIGNES À AJOUTER

SÉLECTIONNER AUTANT DE LIGNES QUE DE LIGNES À AJOUTER

<CLIC D> DANS LA SÉLECTION il y a autant de lignes d'insérées avant la 1ère ligne sélectionnée que de lignes sélectionnées

<CLIC G> SUR

Si les données sur lesquelles vous travaillez ont été reconnues en tant que tableau Excel (METTRE SOUS FORME DE TABLEAU), Excel insérera automatiquement une ligne si une seule cellule (ou plusieurs cellules mais sur la même ligne) est sélectionnée, une colonne si plusieurs cellules de lignes différentes sont sélectionnées Si Excel ne comprend pas, il demande de préciser ce qui est à insérer (cellules, lignes, colonnes)

il est aussi possible de ne sélectionner que des cellules et de préciser la commande

ou Dans le classeur "commande de fleurs" Insérer deux lignes au-dessous de la ligne 3 (entre tulipes et iris)

Insérer les lignes "Tournesols et renoncules"

devant

Compléter la colonne valeur Vérifier la cohérence du tableau

avec

de

VI – MANIPULER LA STRUCTURE

101

3. LA SUPPRESSION DES LIGNES La suppression de lignes se fait selon les mêmes principes que l'insertion.

ONGLET ACCUEIL GROUPE "CELLULES" (6ème bloc)

BOUTON DROIT

SÉLECTIONNER LES LIGNES À SUPPRIMER

SÉLECTIONNER AUTANT DE LIGNES QUE DE LIGNES À SUPPRIMER

<CLIC D> DANS LA SÉLECTION les lignes sélectionnées sont supprimées <CLIC G> SUR Si les données sur lesquelles vous travaillez ont été reconnues en tant que tableau Excel (METTRE SOUS FORME DE TABLEAU), Excel supprimera automatiquement une ligne si une seule cellule (ou plusieurs cellules mais sur la même ligne) est sélectionnée, une colonne si plusieurs cellules de lignes différentes sont sélectionnées il est aussi possible de ne sélectionner que des cellules et de préciser la commande

ou

avec

de

Si Excel ne comprend pas, il demande de préciser ce qui est à insérer (cellules, lignes, colonnes)

Dans le classeur "commande de fleurs" Supprimer les deux lignes créées précédemment pour obtenir le résultat d'origine Puis annuler la suppression

4. LA HAUTEUR DES LIGNES La hauteur des lignes dans Excel s'adapte automatiquement à la police choisie (12,75 pt pour une police de 10, 15 pt pour une police de 12 …) mais peut être modifiée directement avec la souris

BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LES LIGNES À MODIFIER POINTEUR SUR LE BORD INFÉRIEUR DE LA CASE DU NUMÉRO D'UNE LIGNE ÉTIRER LA LIGNE VERS LE HAUT OU VERS LE BAS POUR ADAPTER SA HAUTEUR

si plusieurs lignes sont sélectionnées, toutes sont modifiées FAIRE GLISSER POUR MODIFIER LA HAUTEUR

LIGNES SÉLECTIONNÉES

102 Où en précisant la hauteur.

ONGLET ACCUEIL GROUPE "CELLULES" (6ème bloc)

BOUTON DROIT

SÉLECTIONNER LES LIGNES

SÉLECTIONNER LES LIGNES

<CLIC D> <CLIC G> SUR

DANS LA SÉLECTION

PUIS SAISIR LA HAUTEUR

POUR VALIDER

Il peut être nécessaire de redonner la même hauteur avec la souris que la police à des lignes.

BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LES LIGNES CONCERNÉES POINTEUR SUR LE BORD INFÉRIEUR DE LA CASE DU NUMÉRO D'UNE LIGNE (pointeur : <DOUBLE CLIC>

Ou avec un menu ONGLET ACCUEIL GROUPE "CELLULES" (6ème bloc) SÉLECTIONNER LES LIGNES

<CLIC G> SUR

PUIS SUR

Dans le classeur "commande de fleurs" Affecter la hauteur de 18 points aux lignes 2 à 9 Affecter la hauteur de 20 points à la ligne 1

)

VI – MANIPULER LA STRUCTURE Soit avec un menu.

103

ONGLET ACCUEIL GROUPE "CELLULES" (6ème bloc)

BOUTON DROIT

SÉLECTIONNER LES LIGNES MASQUÉES

SÉLECTIONNER LES LIGNES MASQUÉES

(cad de la ligne d'avant à la ligne d'après)

(cad de la ligne d'avant à la ligne d'après) <CLIC D>

DANS LA SÉLECTION

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR Dans le classeur "commande de fleurs" Masquer les lignes "tournesols" et "renoncules" Les réafficher

L'insertion, comme la suppression de colonnes, fait varier les lettres des colonnes suivantes, en plus ou en moins, du nombre de colonnes insérées ou supprimées. Les formules, que leurs références soient relatives ou absolues, sont automatiquement adaptées à la nouvelle structure de la feuille.

1. LA SÉLECTION DES COLONNES La sélection d'une ou plusieurs colonnes s'effectue de préférence avec la souris.

BOUTON GAUCHE <CLIC G> SUR LA LETTRE D'UNE COLONNE LA SÉLECTIONNE

ou <FAIRE GLISSER> LE POINTEUR SUR LES

<CTRL><ESPACE> SÉLECTIONNE LA COLONNE À LAQUELLE APPARTIENT LA OU LES CELLULES SÉLECTIONNÉE

LETTRES DE COLONNE POUR SÉLECTIONNER

Comme dans la plupart des sélections, utiliser <CTRL> pour ajouter une sélection et <MAJ> pour étendre une sélection Dans le classeur "commande de fleurs" Sélectionner la colonne B Sélectionner les colonnes B et D Sélectionner les colonnes B à D

104

2. L'INSERTION DES COLONNES Les colonnes insérées viennent s'ajouter à gauche de la première colonne sélectionnée.

ONGLET ACCUEIL GROUPE "CELLULES" (6ème bloc)

BOUTON DROIT

SÉLECTIONNER AUTANT DE COLONNES QUE DE COLONNES À AJOUTER

SÉLECTIONNER AUTANT COLONNES QUE DE COLONNES À AJOUTER

<CLIC D> DANS LA SÉLECTION il y a autant de colonnes vierges d'insérées que de colonnes sélectionnées

<CLIC G> SUR

Si les données sur lesquelles vous travaillez ont été reconnues en tant que tableau Excel (METTRE SOUS FORME DE TABLEAU), Excel insérera automatiquement une ligne si une seule cellule (ou plusieurs cellules mais sur la même ligne) est sélectionnée, une colonne si plusieurs cellules de lignes différentes sont sélectionnées il est aussi possible de ne sélectionner que des cellules et de préciser la commande

ou

avec

de

Si Excel ne comprend pas, il demande de préciser ce qui est à insérer (cellules, lignes, colonnes)

Dans le classeur "commande de fleurs" Insérer deux colonnes devant la colonne "prix" Les appeler "nom scientifique" et description" Renseigner ces colonnes

VI – MANIPULER LA STRUCTURE

105

3. LA SUPPRESSION DES COLONNES La suppression de colonnes se fait selon les mêmes principes que l'insertion.

ONGLET ACCUEIL GROUPE "CELLULES" (6ème bloc)

BOUTON DROIT

SÉLECTIONNER AUTANT DE COLONNES QUE DE COLONNES À SUPPRIMER

SÉLECTIONNER AUTANT DE COLONNES QUE DE COLONNES À SUPPRIMER

<CLIC D> DANS LA SÉLECTION les colonnes sélectionnées sont supprimées <CLIC G> SUR Si les données sur lesquelles vous travaillez ont été reconnues en tant que tableau Excel (METTRE SOUS FORME DE TABLEAU), Excel supprimera automatiquement une ligne si une seule cellule (ou plusieurs cellules mais sur la même ligne) est sélectionnée, une colonne si plusieurs cellules de lignes différentes sont sélectionnées il est aussi possible de ne sélectionner que des cellules et de préciser la commande

ou

avec

de

Si Excel ne comprend pas, il demande de préciser ce qui est à insérer (cellules, lignes, colonnes)

Dans le classeur "commande de fleurs" Supprimer les deux colonnes créées devant la colonne B Annuler la suppression

4. LA LARGEUR DES COLONNES La largeur des colonnes dans Excel est par défaut de 10,71 caractères (80 PIXELS) ; cette largeur peut être modifiée et adaptée aux données saisies et ce, directement avec la souris.

BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LES COLONNES À MODIFIER POINTEUR SUR LE BORD DROIT DE LA CASE DE LETTRE D'UNE COLONNE (forme du pointeur ÉTIRER LA COLONNE VERS LA DROITE OU VERS LA GAUCHE POUR ADAPTER SA LARGEUR

si plusieurs colonnes sont sélectionnées, toutes sont modifiées SAISIR LA LARGEUR

POUR VALIDER

)

106 Où avec un menu.

ONGLET ACCUEIL GROUPE "CELLULES" (6ème bloc) SÉLECTIONNER LES COLONNES MASQUÉES + 1 COLONNE AVANT ET 1 COLONNE APRÈS

BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LES COLONNES MASQUÉES + 1 COLONNE AVANT ET 1 COLONNE APRÈS

<CLIC D>

DANS LA SÉLECTION

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR Dans le classeur "commande de fleurs" Masquer les colonnes "nom scientifique" et "description" Réafficher les colonnes

La cellule et à un niveau d'agrégation supérieur la plage sont les entités dont les manipulations sont les plus puissantes et les plus perfectionnées. Elles vont pouvoir recevoir un nom, un format particulier, être déplacées, copiées, verrouillées.

1. LA SÉLECTION D'UNE PLAGE Elle s'effectue de préférence avec la souris.

BOUTON GAUCHE Une plage

pointeur dans première cellule

<FAIRE GLISSER>

OU

pointeur dans première cellule

Une plage multifeuilles

pointeur dans dernière cellule première feuille active

Une série de plages

pointeur sur onglet dern.feuille idem plages

<CLIC G> <MAJ>ENFONCÉ <CLIC G> SÉLECTION PLAGE <MAJ>ENFONCÉ <CLIC G>

<CTRL>ENFONCÉ

VI – MANIPULER LA STRUCTURE

107

CLAVIER Une cellule Étendre d'une cellule Étendre la sélection de la cellule active à la cellule a1 Étendre la sélection de la cellule active à la fin du tableau Une plage

curseur sur cellule curseur sur cellule

<FLÈCHES> <MAJ><FLÈCHES>

curseur sur cellule

<CTRL><MAJ><ORIGINE>

curseur sur cellule

<CTRL><MAJ><FIN>

curseur début de plages

<F8><FLÈCHES>

2. LE DÉPLACEMENT D'UNE PLAGE Le déplacement de la plage conserve intacte les références des cellules de la plage. Ce déplacement peut indifféremment avoir lieu au sein d'une feuille de travail, entre deux feuilles de travail d'un même classeur ou de deux classeurs différents.

Lorsque l'emplacement d'origine et l'emplacement de destination sont tous les deux affichés à l'écran, faire glisser les données avec la souris Lorsque l'emplacement d'origine et l'emplacement de destination sont éloignés, utiliser le couper/coller (presse-papiers)

BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LA PLAGE À DÉPLACER POINTEUR SOUS LA SÉLECTION

forme du pointeur <FAIRE GLISSER> À LA NOUVELLE POSITION RELÂCHER LE BOUTON DE LA SOURIS

PRESSE-PAPIERS ACCUEIL GROUPE "PRESSE-PAPIERS" (1er)

BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA PLAGE

<CLIC D> <CLIC G> SUR LA 1ÈRE CELLULE DE DESTINATION

SÉLECTIONNER LA PLAGE <CTRL> X <CLIC G> SUR LA 1ÈRE CELLULE DE DESTINATION <CTRL>V

SÉLECTIONNER LA PLAGE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LA 1ÈRE CELLULE DE DESTINATION

<CLIC D> <CLIC G> SUR

108 Il est aussi possible de glisser des données d'une feuille de travail à l'autre.

BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LA PLAGE À DÉPLACER <ALT> ENFONCÉ <FAIRE GLISSER> LA SÉLECTION VERS L'ONGLET DE FEUILLE DE TRAVAIL DU CLASSEUR DÉSIRÉ

la feuille de travail cible s'affiche POSITIONNER LA SÉLECTION DANS LA FEUILLE LÂCHER LE BOUTON DE LA SOURIS LÂCHER LA TOUCHE <ALT>

Dans le classeur "commande de fleurs" Sélectionner la plage A1:F10 La déplacer en B12 avec la souris Annuler le déplacement La déplacer en A156 avec le couper/coller Annuler le déplacement La déplacer dans le troisième onglet de feuille en A1 avec la souris Annuler le déplacement

3. LA COPIE D'UNE PLAGE La copie permet de créer plus rapidement un tableau en le recopiant à partir d'un tableau existant, totalement ou en partie, avec ou sans sa mise en forme puis en le modifiant si nécessaire. Elle peut s'effectuer à n'importe quel endroit de la feuille, dans une autre feuille du même classeur ou d'un autre classeur ou dans un document d'une autre application (tableau Excel dans Word par exemple).

Lorsque l'emplacement d'origine et l'emplacement de destination sont tous les deux affichés à l'écran, faire glisser les données avec la souris Lorsque l'emplacement d'origine et l'emplacement de destination sont éloignés, utiliser le copier/coller (presse-papiers)

BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LA PLAGE À COPIER POINTEUR SOUS LA SÉLECTION <CTRL> ENFONCÉ

+ le pointeur prend la forme <FAIRE GLISSER> À LA NOUVELLE POSITION RELÂCHER LE BOUTON DE LA SOURIS RELÂCHER <CTRL>

VI – MANIPULER LA STRUCTURE

109

PRESSE-PAPIERS ACCUEIL GROUPE "PRESSE-PAPIERS" (1er)

BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA PLAGE

<CLIC D> <CLIC G> SUR LA 1ÈRE CELLULE DE DESTINATION

SÉLECTIONNER LA PLAGE <CTRL> C <CLIC G> SUR LA 1ÈRE CELLULE DE DESTINATION <CTRL>V

SÉLECTIONNER LA PLAGE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LA 1ÈRE CELLULE DE DESTINATION

<CLIC D> <CLIC G> SUR

Il est aussi possible de glisser des données d'une feuille de travail à l'autre.

BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LA PLAGE À DÉPLACER <ALT> ET <CTRL> ENFONCÉ <FAIRE GLISSER> LA SÉLECTION VERS L'ONGLET DE FEUILLE DE TRAVAIL DU CLASSEUR DÉSIRÉ

la feuille de travail cible s'affiche POSITIONNER LA SÉLECTION DANS LA FEUILLE LÂCHER LE BOUTON DE LA SOURIS LÂCHER LES TOUCHES <ALT> ET <CTRL>

Dans le classeur "commande de fleurs" Sélectionner la plage A1:F10 La copier en B12 avec la souris puis annuler la copie La copier en A156 avec le copier/coller puis annuler la copie La copier dans un autre onglet de feuille avec la souris puis annuler la copie

4. LES OPTIONS DE COLLAGE Elles permettent de ne copier que les valeurs, le format, les formules ou les annotations des cellules de la plage sélectionnée ou d'en copier le contenu complet.

PRESSE-PAPIERS BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA PLAGE LA COPIER DANS LE PRESSE-PAPIERS

SÉLECTIONNER LA PLAGE <COPIER> <CLIC G> SUR LA CELLULE DE DESTINATION

SÉLECTIONNER LA CELLULE DE DESTINATION

<CLIC D> SÉLECTIONNER UNE OPTION DE COLLAGE OU <CLIC G> SUR

DE

POINTER SUR L'OPTION POUR LA VISUALISER

<CLIC G> SUR

DE SÉLECTIONNER UNE OPTION DE COLLAGE

110

<POINTER> POUR VISUALISER

OPTIONS LES PLUS UTILISÉES

BOITE DE DIALOGUE

Les options proposées sont différentes selon que le contenu du presse-papiers soit un objet (image, forme, graphique…) ou des données provenant d'Excel ou d'une autre application

5. LES OPERATIONS ENTRE PLAGES Excel permet d'exécuter directement des opérations entre des plages différentes, sans passer par une formule mais seules figurent alors dans la plage cible les valeurs résultant de ces calculs.

PRESSE-PAPIERS BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA PLAGE LA COPIER DANS LE PRESSE-PAPIERS

SÉLECTIONNER LA PLAGE <COPIER> <CLIC G> SUR LA CELLULE DE DESTINATION

SÉLECTIONNER LA CELLULE DE DESTINATION

<CLIC D> <CLIC G> SUR

DE

SÉLECTIONNER L'OPÉRATION

POUR VALIDER

<CLIC G> SUR

DE

<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER L'OPÉRATION

POUR VALIDER

VI – MANIPULER LA STRUCTURE

111

6. LA TRANSPOSITION DE PLAGES Excel permet de transposer les valeurs d'une plage en inversant lignes et colonnes.

PRESSE-PAPIERS BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA PLAGE LA COPIER DANS LE PRESSE-PAPIERS SÉLECTIONNER LA CELLULE DE DESTINATION <CLIC D>

<CLIC G> SUR

DE

<CLIC G> SUR pointer sur l'option pour la visualiser

SÉLECTIONNER LA PLAGE <COPIER> <CLIC G> SUR LA CELLULE DE DESTINATION

<CLIC G> SUR

DE

<CLIC G> SUR

Dans la boîte de dialogue de collage spécial, cocher la case "transposé" :

7. L'IMAGE La "copie comme image" prend une photo de la sélection et permet d'en coller l'image.

ONGLET ACCUEIL GROUPE "PRESSE-PAPIERS" (1er bloc) <CLIC G> SUR

DE

<CLIC G> SUR CONSERVER LES PARAMÈTRES (écran/image)

<CLIC G> SUR LA CELLULE DE DESTINATION

<CLIC G> SUR

Dans le classeur "commande de fleurs" Sélectionner la plage A1:F10 La copier comme image en B12 avec la souris puis annuler la copie

112

8. L'EFFACEMENT DES DONNÉES D'UNE PLAGE Les données saisies dans une plage, la mise en forme d'une plage, les formules contenues dans une plage ou encore les annotations associées peuvent être effacées.

ONGLET ACCUEIL GROUPE "CELLULES" (avant dernier) SÉLECTIONNER LA PLAGE À EFFACER SÉLECTIONNER LA PLAGE À EFFACER APPUYER SUR <SUPP> OU <RET ARRIÈRE>

<CLIC G> SUR CHOISIR UNE OPTION

BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA PLAGE À EFFACER

<CLIC D> la structure de la feuille de travail n'est pas modifiée

Les feuilles de travail peuvent être manipulées aussi aisément que les lignes ou les colonnes.

1. LA SÉLECTION DES FEUILLES La sélection des feuilles concernées est préalable aux actions concernant ces feuilles.

DÉFILEMENT ONGLETS ONGLET ACTIF AUTRES ONGLETS NOUVELLE FEUILLE

SÉLECTION DE FEUILLES ensemble feuille pointeur sur case sélection totale une feuille plusieurs feuilles

pointeur sur onglet feuille idem feuille <CTRL>ENFONCÉ pointeur sur onglet 1 ère feuille

série de feuilles toutes les feuilles

pointeur sur onglet dernière feuille pointeur sur onglet feuille

Ouvrir le classeur "bilan" Sélectionner la 1ère feuille Sélectionner la 3ème feuille Sélectionner de la 1ère à la 3ème feuille Sélectionner la 1ère et la 3ème feuille

<CLIC G> <CLIC G> <CLIC G> <CLIC G> <MAJ>ENFONCÉ <CLIC G> <CLIC D>

VI – MANIPULER LA STRUCTURE

113

2. LE NOM DES FEUILLES Lorsque l'on utilise plusieurs feuilles de travail, il faut les nommer pour les différencier.

BOUTON DROIT

BOUTON GAUCHE <DOUBLE CLIC> SUR L'ONGLET DE FEUILLE A RENOMMER

<CLIC D> SUR L'ONGLET DE FEUILLE A RENOMMER ONGLET ACCUEIL

GROUPE "CELLULES" (6ème bloc)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR SAISIR LE NOUVEAU NOM <ENTRÉE> POUR VALIDER

Dans le classeur "bilan" Nommer la première feuille "ventes" Nommer la seconde feuille "charges" et nommer la feuille de synthèse "résultat"

3. LA COULEUR DES ONGLETS Affecter des couleurs différentes aux onglets est aussi un bon moyen de les différencier.

BOUTON DROIT <CLIC D> SUR L'ONGLET DE FEUILLE À COLORIER

BOUTON GAUCHE GROUPE "CELLULES" (6ème bloc)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR SÉLECTIONNER UNE COULEUR

Dans le classeur "bilan" Colorer les onglets de feuilles

114

4. L'INSERTION DES FEUILLES Le nombre de feuilles disponibles par défaut (pour tout nouveau classeur) est paramétrable dans les options de Excel ; il peut y en avoir 256 au maximum.

ONGLET ACCUEIL GROUPE "CELLULES" (6ème bloc)

BOUTON GAUCHE <CLIC G> SUR

À L'EXTRÉMITÉ DES ONGLETS

DE FEUILLE

une feuille numérotée est insérée à la suite des onglets des feuille existantes

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR une feuille numérotée est insérée devant l'onglet de feuille active

BOUTON DROIT SÉLECTIONNER AUTANT D'ONGLETS QUE DE FEUILLES À INSÉRER <CLIC D> SUR L'ONGLET DEVANT LAQUELLE DOIVENT ÊTRE INSÉRÉES LES NOUVELLES FEUILLES

<CLIC D> SÉLECTIONNER FEUILLE

POUR VALIDER

Autant de feuilles sont insérées devant l'onglet de feuille sélectionné Dans le classeur "bilan" Insérer 2 nouvelles feuilles

VI – MANIPULER LA STRUCTURE

115

5. LA SUPPRESSION DES FEUILLES La suppression de feuilles se fait selon les mêmes principes.

ONGLET ACCUEIL GROUPE "CELLULES" (6ème bloc)

BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LES ONGLETS DES FEUILLES À SUPPRIMER

SÉLECTIONNER LES ONGLETS DES FEUILLES

<CLIC D> <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

Cette opération ne peut pas être annulée avec l'outil Dans le classeur "bilan" Supprimer les deux feuilles venant d'être insérées

6. LE DÉPLACEMENT DES FEUILLES Le déplacement des feuilles de travail est comparable au déplacement des lignes (vertical) ou des colonnes (horizontal) mais il s'effectue sur un 3ème axe.

Dans un même classeur, il suffit de faire glisser la feuille de travail ou la sélection de feuilles de travail à la nouvelle position.

BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LES ONGLETS DES FEUILLES À DÉPLACER LES FAIRE GLISSER À LEUR NOUVELLE POSITION

FAIRE GLISSER NOUVELLE POSITION Dans le classeur "bilan" Modifier l'ordre des feuilles afin qu'il soit le suivant : Résultat, Ventes, Charges, Le modifier de nouveau afin qu'il soit : Ventes, Charges, Résultat

Entre classeurs, il est possible de faire glisser la feuille de travail d'un classeur à l'autre ou de passer par une boîte de dialogue.

BOUTON GAUCHE AFFICHER LES DEUX CLASSEURS CÔTE À CÔTE <FAIRE GLISSER> L'ONGLET DE FEUILLE D'UN CLASSEUR À L'AUTRE

la feuille adopte le thème du classeur

116 ONGLET ACCUEIL GROUPE "CELLULES" (6ème bloc)

BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LES FEUILLES À DÉPLACER

<CLIC D>

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR INDIQUER LE CLASSEUR DE DESTINATION INDIQUER LA POSITION D'INSERTION

POUR VALIDER

7. LA COPIE DES FEUILLES La copie des feuilles de travail est comparable au déplacement. Elle peut s'effectuer entre deux classeurs par le menu.

Dans un même classeur, il suffit de faire glisser la feuille de travail ou la sélection de feuilles de travail à la nouvelle position en maintenant la touche <CTRL> enfoncée.

BOUTON GAUCHE <CTRL> ENFONCÉ <FAIRE GLISSER> L'ONGLET DE FEUILLE À LA POSITION DE COPIE LÂCHER LE BOUTON DE LA SOURIS PUIS LÂCHER <CTRL> une feuille de même nom mais indicée (1,2,3…) s'affiche FAIRE GLISSER <CTRL> ENFONCÉ

VI – MANIPULER LA STRUCTURE 117 Entre classeurs, il est possible de faire glisser la feuille de travail d'un classeur à l'autre ou de passer par une boîte de dialogue.

BOUTON GAUCHE AFFICHER LES DEUX CLASSEURS CÔTE À CÔTE <CTRL> ENFONCÉ - <FAIRE GLISSER> L'ONGLET DE FEUILLE D'UN CLASSEUR À L'AUTRE LÂCHER LE BOUTON DE LA SOURIS PUIS LÂCHER <CTRL>

une feuille de même nom mais indicée (1,2,3…) s'affiche ONGLET ACCUEIL GROUPE "CELLULES" (6ème bloc)

BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LES FEUILLES À COPIER

<CLIC D>

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR INDIQUER LE CLASSEUR INDIQUER LA POSITION D'INSERTION COCHER LA CASE

POUR VALIDER

Dans le classeur "bilan", copier la feuille charges La nommer frais financiers puis la supprimer

8. LE MASQUAGE DES FEUILLES Comme pour les lignes ou les colonnes, il peut être nécessaire de ne pas afficher certaines données ; une solution est alors de cacher la (es) feuille (s) les contenant.

ONGLET ACCUEIL BOUTON DROIT

GROUPE "CELLULES" (6ème bloc)

SÉLECTIONNER LES FEUILLES À MASQUER

<CLIC D> <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR Dans le classeur "bilan" Masquer les feuilles "ventes" et "charges"

118

LA LIGNE À GAUCHE ET LA COLONNE AU-DESSUS DE LA CELLULE SÉLECTIONNÉE RESTERONT FIGÉES

LIGNE ET COLONNE FIGÉE

RESTE DU TABLEAU COHÉRENT PAR RAPPORT AUX VOLETS

Afficher le classeur "emprunt" Figer les volets pour que les titres de l'emprunt soient toujours visibles (comme cidessus)

Il est préférable d'organiser les données dans des feuilles de travail séparées (ou même dans des classeurs séparés) et de reprendre les résultats ou les données d'une feuille de travail dans une autre. De même, il est fréquent que plusieurs feuilles d'un classeur traitent des étapes successives d'un même processus. Excel permet de résoudre de manière optimale la plupart de ces cas de figure. Dans tous les cas, les données doivent être très consciencieusement vérifiées et, à la suite de cette vérification, protégées afin de pérenniser leur fiabilité avant utilisation et/ou diffusion.

1. LE MASQUAGE DU CLASSEUR Comme pour les lignes, les colonnes ou les feuilles, il est peut être nécessaire de ne pas afficher certaines données ; une solution est alors de cacher la fenêtre du classeur les contenant.

ONGLET " AFFICHAGE" GROUPE "FENÊTRE" (4ème bloc) CLASSEUR À MASQUER AFFICHÉ

<CLIC G> SUR la fenêtre contenant le classeur est masquée affiche une boite de dialogue avec les fenêtres des classeurs masqués permettant leur réaffichage Masquer le classeur "emprunt" L'afficher de nouveau

VI – MANIPULER LA STRUCTURE

119

2. LA PROTECTION DU CLASSEUR La protection interdit la modification du fenêtrage du classeur ainsi que l'adjonction, la suppression, le déplacement ou la copie de feuilles de travail.

ONGLET "RÉVISION" GROUPE "MODIFICATIONS" (fin du ruban)

<CLIC G> SUR COCHER LES ÉLÉMENTS À PROTÉGER SAISIR ÉVENTUELLEMENT LE MOT DE PASSE

POUR VALIDER

La protection du classeur n'est pas la protection de toutes les feuilles du classeur mais uniquement la protection de la structure et/ou du fenêtrage du classeur si un mot de passe a été indiqué lors de l'activation de la protection, il est nécessaire de l'indiquer lors de la procédure de déprotection si vous utilisez un mot de passe, utilisez-en un ou deux maximum pour l'ensemble de vos travaux (si vous l'oubliez, vous ne pourrez plus accéder aux données) le mot de passe à ce niveau n'empêche pas l'ouverture et l'affichage de la feuille de travail Dans le classeur "Emprunt" Protéger le classeur et essayer de supprimer des feuilles ou de modifier des fenêtres Fermer le classeur sans enregistrer ces modifications

120

3. LE PARTAGE DU CLASSEUR À tout moment, il est possible de partager des données avec le bouton "partage", à l'extrémité droite du ruban et ce à partir de Onedrive, le "cloud" de Microsoft. a) PARTAGE DIRECT Il s'effectue à partir du volet droit de partage.

<CLIC G> SUR LE BOUTON le volet s'affiche à droite de la feuille SAISIR UNE ADRESSE MAIL OU

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

POUR INVITER À PARTIR DES CONTACTS POUR CHOISIR LES DROITS DE L'INVITÉ

L'invité est alors affiché dans le volet de partage.

Si vous n'êtes pas déjà sur Onedrive, Excel vous invite à charger votre fichier sur le cloud où à joindre une copie

VI – MANIPULER LA STRUCTURE 121 b) L'ENVOI DU LIEN DE PARTAGE Si l'utilisateur n'a pas un accès direct, il est toujours possible de lui envoyer un lien de partage.

<CLIC G> SUR LE BOUTON SAISIR UNE ADRESSE MAIL

<CLIC G> SUR

POUR CHOISIR LES DROITS

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR l'invité reçoit un lien sur lequel il clique pour se connecter. il peut alors modifier les données

Ouvrir le classeur "Commandes multiples" Partager le classeur Le faire modifier par l'invité et constater les modifications Fermer le classeur

VII – VÉRIFIER LE CLASSEUR

133

Une fois les feuilles de travail renseignées et les tableaux réalisés, il faut procéder à une étape absolument indispensable même si fastidieuse, c'est la vérification.

Pourquoi cette vérification ? parce que personne d'autre que le créateur du tableau ne le fera (avezvous déjà vu quelqu'un refaire à la calculatrice les totaux d'un tableau ?)

Deux types de données sont à vérifier dans un classeur : Les données texte (alphanumériques) appellent une vérification de type orthographe/grammaire Les données chiffre (numériques) appellent une vérification de type erreur de calcul Enfin, la cohérence globale de l'ensemble doit aussi être vérifiée.

L'orthographe d'une feuille de travail peut être vérifiée comme dans le traitement de texte.

1. LA LANGUE Les outils de vérification orthographique sont liés à la langue employée ; celle-ci est à priori le français, mais il est courant d'avoir à travailler dans des langues étrangères ; Excel permet d'utiliser la langue de son choix.

MENU FICHIER EN BAS POUR GÉRER LES LANGUES UTILISÉES VÉRIFIER LA LANGUE UTILISÉE POUR AJOUTER UNE LANGUE POUR CHOISIR LA LANGUE PAR DÉFAUT

POUR VALIDER

2. LA CORRECTION AUTOMATIQUE Les fautes sont alors corrigées au fur et à mesure de la saisie sans aucune manipulation de l'utilisateur dès la frappe de la barre espace en lieu et place des données erronées.

Dans un nouveau classeur et dans une cellule d'une feuille vierge (la 1ère) saisir lentement et tel quel le texte suivant (même s'il n'a pas de sens) : " " observer au fur et à mesure les modifications effectuées par Excel

134 Si Excel ne propose pas la correction adéquate, vous pouvez la rajouter vous-mêmes.

MENU FICHIER EN BAS

(volet de gauche) POUR AFFICHER LES OPTIONS DE VÉRIFICATION <CLIC G> sur SAISIR LA MAUVAISE ORTHOGRAPHE DANS "REMPLACER" ET LA BONNE DANS "PAR" EX : POUR STOCKER

POUR VALIDER

CAS CORRIGÉS AUTOMATIQUEMENT ACTIVER LA CORRECTION

BONNE ORTHOGRAPHE

MAUVAISE ORTHOGRAPHE

si la correction automatique ne fonctionne pas, vérifier que dans la boite de dialogue ci-dessus Dans une cellule d'une feuille vierge du même classeur Enregistrer la correction automatique de "ceuillir" par "cueillir" Vérifier que lorsque vous taper "ceuillir", le mot est automatiquement corrigé Fermer sans enregistrer

permet de gérer les exceptions aux règles

est coché

VII – VÉRIFIER LE CLASSEUR

135

3. LA VÉRIFICATION GLOBALE Excel vérifie l'orthographe du texte des cellules comme celle du texte des commentaires sans sélection préalable.

ONGLET "RÉVISION" GROUPE " VÉRIFICATION" (1er bloc)

<F7>

<CLIC G> SUR

MOT NON RECONNU ACCEPTER LA CORRECTION PROPOSÉE

PROPOSITIONS DE CORRECTION

OPTIONS IGNORER IGNORER TOUT AJOUTER REMPLACER REMPLACER TOUT CORRECTION AUTO OPTIONS ANNULER OU ECHAP

passe à l'occurrence suivante sans modification ignore toutes les occurrences - crée une liste de mots à ignorer ajoute le mot trouvé au dictionnaire indiqué effectue la modification effectue la modification de toutes les occurrences ajoute le couple mot erroné/mot corrigé à la liste des corrections paramétrage des options du vérificateur stoppe la vérification et revient au texte initial

les fautes grammaticales sont corrigées en même temps que les fautes orthographiques

Ouvrir le classeur "commande de fleurs" Saisir le texte suivant (avec les fautes) en dessous du tableau puis le texte suivant en tant que commentaire de la cellule C7 Corriger les fautes d'orthographe

136

4. LES DICTIONNAIRES permet d'enregistrer le mot à retenir dans un dictionnaire personnel. La liste des dictionnaires est paramétrable par du correcteur orthographique et grammatical ainsi que le choix d'affichage des suggestions et des majuscules.

MENU FICHIER EN BAS

(volet de gauche) POUR AFFICHER LES OPTIONS DE VÉRIFICATION <CLIC G> sur

À ce niveau, il est possible aussi bien de gérer les dictionnaires (création, suppression…) que de gérer les mots enregistrés dans les dictionnaires

5. LES SYNONYMES Le dictionnaire de synonymes permet d'afficher les éventuels synonymes d'un mot afin d'aider l'utilisateur à éviter des répétitions trop fréquentes.

ONGLET "RÉVISION" GROUPE " VÉRIFICATION" (1er bloc) SÉLECTIONNER LA CELLULE OU EST LE MOT OU <DOUBLE CLIC> DANS LE MOT (si plusieurs mots

dans la cellule)

SÉLECTIONNER LA CELLULE OU EST LE MOT OU <DOUBLE CLIC> DANS LE MOT

<CLIC G> sur

(si plusieurs mots dans la cellule) <MAJ><F7> le volet s'ouvre à droite de l'écran et les résultats s'affichent dans le volet

VII – VÉRIFIER LE CLASSEUR

137

<CLIC G> sur un mot dans la liste des synonymes potentiels affiche les synonymes de ce mot

Dans le classeur "commande de fleurs" Remplacer "quantité", "prix" et "valeur" par des synonymes

6. LA TRADUCTION Word gère les langues de manière automatique et permet la traduction d'une langue vers l'autre.

GROUPE "

ONGLET "RÉVISION" bloc)

LANGUE " (4ème

SÉLECTIONNER LA CELLULE OU SE TROUVE LE MOT À TRADUIRE

<CLIC G> sur le volet s'ouvre à droite de l'écran les résultats de la traduction s'affichent dans le volet

MOT À TRADUIRE

TRADUCTION

Dans le classeur "commande de fleurs" Remplacer les titres de colonne par leur équivalent en anglais Fermer le classeur sans enregistrer

138

La vérification de l'exactitude des calculs dans le tableau de données est une étape aussi importante que sa création. Elle doit être effectuée après la saisie des formules et fonctions et peut s'effectuer de plusieurs manières.

1. LE TABLEAU SIMPLE Si le tableau est simple et ne doit être utilisé qu'une fois, il suffit de faire mentalement la somme des unités de chaque ligne et chaque colonne.

FAIRE LA SOMME DU DERNIER CHIFFRE DE CHAQUE VALEUR VÉRIFIER QU'ELLE CORRESPOND AU DERNIER CHIFFRE DE LA VALEUR TOTALE

7+4+8+9+2+6 = 36 QUI SE TERMINE PAR 6 DONC LE TOTAL EST TRÈS PROBABLEMENT BON

2. LE TABLEAU COMPLEXE Si le tableau est plus complexe et doit être utilisé régulièrement, plutôt que de mettre les valeurs réelles dès le début, remplissez le d'abord de 1 ; la vérification est alors facile et rapide.

SÉLECTIONNER TOUTES LES PLAGES DE DONNÉES "1" <CTRL><ENTRÉE> VÉRIFIER LES VALEURS TOTALES ANNULER

ZONE SÉLECTIONNÉE

Ouvrir le classeur "bilan", Remplacer les valeurs (et non les formules) des feuilles "ventes, charges et résultat" par "1" Vérifier la cohérence des calculs

VII – VÉRIFIER LE CLASSEUR

3.

139

LA SAISIE DE DONNÉES À POSTÉRIORI

Dans le cas où les données du classeur ne sont pas connues au moment de sa création, remplacez les 1 qui ont servi à vérifier les formules par la valeur 0 puis désactivez l'affichage de la valeur zéro afin d'avoir une présentation propre, claire et un tableau prêt à l'utilisation.

MENU FICHIER SÉLECTIONNER TOUTES LES PLAGES DE DONNÉES "0" <CTRL> <ENTRÉE> PUIS SI LES "0" S'AFFICHENT EN BAS

<CLIC G> sur (volet de gauche)

(à mi-hauteur) DÉCOCHER

pour valider

Dans le même classeur "bilan" et pour chacune des feuilles Remplacer les "1" par des "0" Désactiver l'affichage des zéros

LES TOTAUX S'AFFICHENT AU FUR ET À MESURE DE LA SAISIE

140 il est aussi possible d'y adjoindre un format conditionnel pour n'afficher le résultat que lorsqu'il est faux En G9 du tableau "TRANSPORT" feuille "TOTAL FRANCE", la formule logique "=somme(B2:E5)=F6" compare la somme de la plage de données au total calculé en F6 des totaux de colonne Dans le classeur "transport", onglet "Total France" Insérer en "G9" une formule logique de vérification Enregistrer et fermer le classeur

Dans un tableur, les procédures de recherche et de remplacement sont particulièrement utiles pour solutionner globalement une erreur mise en évidence lors de la vérification.

La recherche/remplacement concerne la plage sélectionnée ou toute la feuille s'il n'y a pas de sélection (ou le classeur si mentionné dans la boite de dialogue) Vous avez une colonne de calcul et vous avez indiqué la cellule $B$7 comme dénominateur au lieu de la cellule $B$8 dans toutes les formules de la colonne, avec l'outil de recherche/remplacement, vous remplacez globalement $B$7 par $B$8 dans toute la colonne

1. LA RECHERCHE Une donnée peut faire l'objet d'une recherche afin de l'identifier, de la vérifier ou de la remplacer.

Cette donnée peut être une valeur, un texte, un élément de formule, etc…

ONGLET ACCUEIL GROUPE " ÉDITION " (fin du ruban)

CLIC G> SUR

<CTRL><F>

<CLIC G> SUR SAISIR OU COLLER LES DONNÉES À RECHERCHER PASSE À L'OCCURRENCE SUIVANTE POUR FERMER LA BOITE DE RECHERCHE

L'OCCURRENCE PEUT ÊTRE COPIÉE/COLLÉE ICI

VII – VÉRIFIER LE CLASSEUR L'onglet

141

donne accès à la boite de remplacement

Le bouton

donne accès à des options complémentaires.

2. LE REMPLACEMENT Le remplacement fonctionne de manière identique à la recherche et utilise une boîte de dialogue similaire comprenant en plus la zone de remplacement. Il prend en compte le contenu réel de la cellule. Il est utile pour modifier globalement des formules.

ONGLET ACCUEIL GROUPE " ÉDITION " (dernier bloc)

CLIC G> SUR

<CLIC G>

<CTRL><H>

SUR SAISIR OU COLLER LES DONNÉES À RECHERCHER PASSE À L'OCCURRENCE SUIVANTE POUR FERMER LA BOITE DE REMPLACEMENT

remplace toutes les occurrences de la feuille de travail effectue le remplacement dans la cellule en cours affiche la liste des occurrences dans un volet de la boîte de dialogue

142 Les boutons remplacement

permettent d'inclure la mise en forme dans la recherche ou le

Dans le classeur "emprunt", Saisir "50 000" en B24 Remplacer dans toutes les formules "$B$8" par "$B$24" Observer le résultat puis fermer sans enregistrer

La protection va consister à s'assurer, une fois qu'un tableau a été conçu et vérifié, que les formules de ce tableau ne pourront pas être modifiées. Ainsi, quelles que soient les données saisies dans ce tableau, le tableau lui-même sera toujours juste.

LA PROTECTION SE DÉCOMPOSE EN TROIS PHASES : Le déverrouillage des plages que l'on veut pouvoir modifier à tout moment La protection des feuilles de travail du classeur La protection de la structure du classeur (fenêtres, structure de feuilles)

1. LE DÉVERROUILLAGE DES PLAGES Les cellules sont par défaut toutes verrouillées ; cela signifie que lorsque la protection de la feuille est activée, ni le contenu des cellules, ni leur mise en forme ne peuvent être modifiés ; Il est cependant possible d'en déverrouiller certaines.

ONGLET ACCUEIL BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA PLAGE À DÉVERROUILLER

GROUPE "CELLULES" (6ème bloc) SÉLECTIONNER LA PLAGE À DÉVERROUILLER

<CLIC D> <CLIC G> SUR

ONGLET

<CLIC G> SUR DÉCOCHER LA CASE

POUR VALIDER

POUR VALIDER

la cellule verrouillée est déverrouillée, la cellule déverrouillée est verrouillée

VII – VÉRIFIER LE CLASSEUR La procédure pour déprotéger la feuille est similaire à la procédure de protection.

ONGLET "RÉVISION" GROUPE "PROTÉGER" (avant dernier bloc) FEUILLE À PROTÉGER AFFICHÉE

<CLIC G> SUR

143

ONGLET ACCUEIL GROUPE "CELLULES" (6ème bloc) FEUILLE À PROTÉGER AFFICHÉE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

Dans le menu, presqu'aucun outil n'est actif ; la feuille est sans doute protégée…

Un message avertit si une manipulation est empêchée par la protection de la feuille

2. LA PROTECTION DU CLASSEUR La protection interdit la modification du fenêtrage du classeur ainsi que l'adjonction, la suppression, le déplacement ou la copie de feuilles de travail.

ONGLET "RÉVISION" GROUPE "MODIFICATIONS" (fin du ruban)

<CLIC G> SUR COCHER LES ÉLÉMENTS À PROTÉGER SAISIR ÉVENTUELLEMENT LE MOT DE PASSE

POUR VALIDER

La protection du classeur n'est pas la protection de toutes les feuilles du classeur mais uniquement la protection de la structure et/ou du fenêtrage du classeur si un mot de passe a été indiqué lors de l'activation de la protection, il est nécessaire de l'indiquer lors de la procédure de déprotection si vous utilisez un mot de passe, utilisez-en un ou deux maximum pour l'ensemble de vos travaux (si vous l'oubliez, vous ne pourrez plus accéder aux données) le mot de passe à ce niveau n'empêche pas l'ouverture et l'affichage de la feuille de travail

144

DU MENU DONNE ACCÉS À CETTE MÊME BOÎTE DE DIALOGUE

VIII – CRÉER UN GRAPHIQUE

149

Les graphiques sont un complément indispensable aux tableaux. Ils matérialisent les données en les présentant d'une manière concise et claire. Ils sont automatiquement mis à jour en fonction de l'évolution des données. La sélection inclut le plus souvent données et libellés mais hors totaux, ceux-ci étant effectués au sein du graphe même.

SEULE LA ZONE ENCADRÉE EST À PRENDRE EN COMPTE DANS UN HISTOGRAMME

(hors totaux)

Les graphiques peuvent être incorporés dans une feuille de travail (avec un tableau), indépendants dans leur propre feuille (feuille graphique) ou inclus dans une cellule (sparkline ou graphe de tendance) : Un graphique incorporé va venir compléter et illustrer un tableau sur la même feuille de travail et sera imprimé avec lui Un graphique indépendant est seul sur sa propre feuille ; il se suffit à lui-même ; il est souvent projeté sur un écran.

Un sparkline s'affiche dans une cellule et vient illustrer une ligne de données

1. LE GRAPHIQUE INCORPORÉ C'est un objet qui vient illustrer le tableau dans la feuille de travail.

ONGLET "INSERTION" GROUPE "GRAPHIQUES" (3ème bloc) SÉLECTIONNER LES DONNÉES À REPRÉSENTER Y COMPRIS LIBELLÉS ET HORS TOTAUX <CLIC G> SUR LE TYPE DE GRAPHE DÉSIRÉ SÉLECTIONNER LES DONNÉES À REPRÉSENTER Y COMPRIS LIBELLÉS et HORS TOTAUX

<ALT> <F1> le graphe est créé en milieu d'écran

<CLIC G> SUR LE GRAPHE DÉSIRÉ

ANALYSE RAPIDE SÉLECTIONNER LES DONNÉES À REPRÉSENTER

<CLIC G> SUR

À L'ANGLE DROIT DE LA SÉLECTION

<CLIC G> SUR <POINTER > SUR LES TYPES DE GRAPHIQUES POUR LES VISUALISER <CLIC G> SUR LE TYPE DE GRAPHIQUE SÉLECTIONNÉ

150

Ouvrir le classeur "bilan" et afficher la feuille "ventes" Créer un graphique incorporé du type ci-après (histogramme 3d)

LA ZONE SÉLECTIONNÉE EST ENCADRÉE

VIII – CRÉER UN GRAPHIQUE

151

2. LA FEUILLE GRAPHIQUE C'est une feuille du classeur, au même titre que la feuille de travail, mais spécifiquement conçue pour recevoir un graphique.

SÉLECTIONNER LES DONNÉES DU TABLEAU À REPRÉSENTER Y COMPRIS LIBELLÉS HORS TOTAUX <F11>

le graphe par défaut (histogramme simple) est créé sur sa propre feuille graphique CHOISIR LE TYPE DE GRAPHE DANS LE RUBAN RENOMMER ÉVENTUELLEMENT LA FEUILLE GRAPHIQUE

Préférer autant que possible la feuille graphique, plus simple à mettre en œuvre (simplement F11) et toujours bien proportionnée Penser à utiliser la touche <CTRL> pour adjoindre des plages non contiguës Afficher la feuille "résultat" du classeur "bilan" Sélectionner les deux premières lignes de données (ca, charges) et leurs libelles Créer un graphique 3D (histogramme) dans une feuille graphique nommée "structure"

LA ZONE SÉLECTIONNÉE EST ENCADRÉE

152

3. LE SPARKLINE Le sparkline est un graphe simple qui s'affiche dans une cellule et affiche le plus souvent une tendance.

ANALYSE RAPIDE SÉLECTIONNER LES DONNÉES À REPRÉSENTER

ONGLET "INSERTION" GROUPE "GRAPHES SPARKLINE" (6ème bloc)

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR LA CELLULE DEVANT ACCUEILLIR LE

À L'ANGLE DROIT DE LA

SÉLECTION

<CLIC G> SUR <POINTER > SUR LES TYPES DE GRAPHIQUES <CLIC G> SUR LE TYPE SÉLECTIONNÉ le sparkline s'affiche dans la cellule à droite de la

SPARKLINE <CLIC G> SUR LE TYPE DE GRAPHE DÉSIRÉ SÉLECTIONNER LES DONNÉES À REPRÉSENTER

POUR VALIDER il est aussi possible de faire l'inverse, cad de sélectionner d'abord les données et de finir en indiquant l'emplacement du sparkline

sélection

Le sparkline se recopie comme le contenu d'une cellule avec la case de recopie incrémentée.

La cellule accueillant le sparkline peut aussi recevoir du texte ou des chiffres Afficher la feuille "résultat" du classeur "bilan" Sélectionner les données de la première ligne (740, 900, 1100) Créer un sparkline dans la colonne F en face des données Le recopier vers le bas du tableau Modifier le type de sparkline pour les résultats bruts et nets Inscrire du texte dans la cellule du sparkline (évolution positive par ex)

VIII – CRÉER UN GRAPHIQUE

153

Avant de pouvoir modifier les caractéristiques d'un graphique incorporé, il faut le sélectionner.

BOUTON GAUCHE POINTEUR DANS LE GRAPHIQUE le pointeur de la souris prend la forme d'une croix

<CLIC G> le graphe est entouré d'un cadre en relief

ZONE DE TRAÇAGE OUTILS D'ANALYSE RAPIDE

GRAPHE SÉLECTIONNÉ Pour ne plus sélectionner le graphe, il suffit de cliquer en dehors

GRAPHE NON SÉLECTIONNÉ

Si la souris n'a pas la forme de croix, ce n'est pas le graphe entier mais juste un élément du graphe qui est sélectionné avec les éventuelles conséquences d'une action inadéquate Dans la feuille "ventes" du classeur "bilan Sélectionner le graphe puis annuler la sélection

154

Les graphiques d'Excel peuvent être classés en 2 catégories : Graphiques en 2 dimensions – représentation sur 2 axes : un axe horizontal et un vertical Graphiques en 3 dimensions - représentation sur 3 axes : un axe de profondeur en plus Certains graphiques ne sont pas des vrais graphiques en 3 dimensions ; ils sont représentés sur 2 axes mais leurs marques (la forme de représentation utilisée) sont en 3 dimensions

ONGLET "CRÉATION" GROUPE "TYPE" (4ème

bloc)

GRAPHIQUE SÉLECTIONNÉ

<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LE TYPE DE GRAPHIQUE À GAUCHE SÉLECTIONNER LE SOUS-TYPE DE GRAPHIQUE EN HAUT POINTER SUR PUIS SÉLECTIONNER LE GRAPHIQUE AU MILIEU

POUR VALIDER

SOUS-TYPE DE GRAPHE

POINTER POUR VISUALISER LE GRAPHE DANS UNE FENÊTRE

TYPES DE GRAPHES Afficher la feuille "charges" du classeur "bilan Créer un graphique incorporé "histogramme 3d"

IX – PRÉPARER LE CLASSEUR

159

Avant de partager ou d’'éditer le document, il est préférable d’en vérifier les informations.

Les informations du document vont permettre de l'identifier dans la multitude de fichiers de l'ordinateur.

MENU FICHIER SÉLECTIONNÉ (dans la colonne de gauche)

le volet, tout à droite, permet d’afficher, de saisir ou de modifier les informations

MOTS CLÉS À SAISIR

PROPRIÉTÉS SUPPLÉMENTAIRES

Ouvrir conjointement tous les classeurs créés lors du stage Pour chacun des classeurs, saisir ses propriétés, enregistrer puis fermer

Renseigner bien les propriétés de chaque classeur pour le retrouver aisément même longtemps après

160

La protection assure la confidentialité du document et des informations qu’il contient.

1. LA FINALISATION Cette fonction permet de dire "ce document est terminé : c’est la version finale" et de le différencier des versions intermédiaires sans regarder la date de création.

MENU FICHIER SÉLECTIONNÉ (dans la colonne de gauche)

<CLIC G> SUR

POUR VALIDER POUR ENREGISTRER

s'affiche dans la barre de titre

Un document finalisé n'est plus modifiable - annuler la finalisation de la même manière pour effectuer une modification À l'ouverture, une ligne d'information s'affiche sous le menu et permet de dépanner les utilisateurs bloqués POUR PASSER OUTRE À LA FINALISATION

Ouvrir le classeur "bilan" Le Rendre "final" Annuler

IX – PRÉPARER LE CLASSEUR

161

2. LE CHIFFREMENT Le chiffrement permet d’assurer la sécurité de documents confidentiels en les cryptant à l'aide d'une clé (mot de passe).

MENU FICHIER SÉLECTIONNÉ (dans la colonne de gauche)

<CLIC G> SUR

SAISIR LE MOT DE PASSE (2

fois)

POUR VALIDER ENREGISTRER LE DOCUMENT CHIFFRÉ

Répéter l'opération avec un mot de passe vide pour annuler le cryptage

Une fois le document crypté,

affiche

Le mot de passe est demandé à l'ouverture du document

162 L'utilisation des mots de passe est sensible ; utilisez des mots de passe non significatifs, longs, mélangeant lettres et chiffres et les conserver en lieu sûr (dans des fichiers "texte" dans un dossier spécial par exemple). La casse est prise en compte dans le mot de passe (a différent de A) Mettre une clé suffisante pour limiter les possibilités de décryptage par un logiciel spécialisé ; évidemment, de tels mots de passe ne se saisissent pas mais se manipulent par copier/coller ; il faut donc les conserver dans un fichier texte.

Chiffrer le classeur "bilan" avec un mot de passe (ex:"9geyrTVJ78") L'enregistrer, le fermer, le rouvrir, supprimer le mot de passe et enregistrer

3. LA SIGNATURE NUMÉRIQUE Elle permet d'authentifier l'origine du document, soit localement (créer sa propre identification) soit vis-à-vis de tiers (utilisation de services achetés auprès de fournisseurs sur Office Marketplace).

Consulter le site du gouvernement : https://immatriculation.ants.gouv.fr/Infos-pros/Le-certificatnumerique

a) CRÉER UN CERTIFICAT Il est recommandé de faire appel à un organisme certificateur reconnu. Mais Microsoft peut vous fournir un certificat.

EXPLORATEUR C:\PROGRAM FILES (X86)\MICROSOFT OFFICE\ROOT\OFFICE16 <DOUBLE CLIC> SUR ALLER À

NOMMER LE CERTIFICAT POUR VALIDER

Créer un certificat à votre nom

IX – PRÉPARER LE CLASSEUR b) UTILISER LE CERTIFICAT

163

Il suffit d'indiquer le certificat pour authentifier le classeur.

MENU FICHIER SÉLECTIONNÉ (dans la colonne de gauche)

<CLIC G> SUR

SÉLECTIONNER LE TYPE D'ENGAGEMENT POUR VALIDER

POUR AFFICHER LE CERTIFICAT

Certifiez le classeur "bilan"

c) CRÉER UNE LIGNE DE SIGNATURE La finalité est ici différente de celle du certificat. Lorsqu’une ligne de signature est insérée dans un fichier Excel, l’auteur peut spécifier des informations et des instructions à l’attention du signataire. Celui-ci voit alors la ligne de signature et une notification lui signifiant que sa signature est requise.

ONGLET INSERTION GROUPE "TEXTE" (avant dernier bloc)

<CLIC G> SUR

DE RENSEIGNER LA BOÎTE DE DIALOGUE POUR VALIDER

164

<DOUBLE CLIC G> SUR LA SIGNATURE <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR INDIQUER UN FICHIER DANS LEQUEL VOUS AVEZ ENREGISTRÃ&#x2030; UNE IMAGE DE VOTRE SIGNATURE MANUSCRITE

<CLIC G> SUR

IX – PRÉPARER LE CLASSEUR Le classeur signé affiche l'information :

165

Ainsi que la signature créée :

À l'ouverture du classeur, ce message s'affiche :

Signez le classeur "bilan"

Un certain nombre de fonctions permettent de maitriser les informations liées au document, sa lisibilité, son accessibilité, les différentes versions de ce document…

1. L'INSPECTION L'inspection du classeur informe l'utilisateur de toute information non visible afin de lui laisser le choix de la conserver ou la supprimer.

MENU FICHIER SÉLECTIONNÉ (dans la colonne de gauche)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

166 Inspecter le classeur "bilan"

2. L’ACCESSIBILITÉ L‘accessibilité vérifie l’adaptation du classeur aux personnes souffrant d’un handicap.

MENU FICHIER SÉLECTIONNÉ (dans la colonne de gauche)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR POUR VALIDER

Les résultats s'affichent dans le volet droit Vérifier l’accessibilité du classeur "bilan"

3. LA COMPATIBILITÉ La compatibilité gère les éléments propres à la version 2013 et les différencie des éléments propres aux autres versions afin d’en assurer la compatibilité.

MENU FICHIER SÉLECTIONNÉ (dans la colonne de gauche)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR POUR VALIDER

Vérifier la compatibilité du classeur "bilan"

X – ÉDITER LE CLASSEUR

169

Les feuilles Excel peuvent être éditées en entier ou en effectuant préalablement une sélection.

Excel offre plusieurs possibilités de visualisation du travail.

1. LE MODE NORMAL C'est le mode normal de travail dans Excel. Il affiche les feuilles du classeur telles quelles et sans préjuger de leur finalité (feuille de papier, mail, blog, web…).

ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "MODES D'AFFICHAGE" (1er bloc)

BARRE D'ÉTAT

<CLIC G> SUR 1ère icône en bas à droite

<CLIC G> SUR

2. LE ZOOM Le ZOOM permet de modifier le rapport entre la taille réelle du document et sa taille affichée à l'écran, ceci dans tous les modes évoqués ci-dessus.

ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "ZOOM"

(3ème

bloc)

<CLIC G> SUR L'UN DES OUTILS

BARRE D'ÉTAT

<FAIRE GLISSER> OU <CLIC G> SUR

OU

BOUTON GAUCHE <CTRL>ENFONCE UTILISER LA ROULETTE DE LA SOURIS

permet de choisir le coefficient de zoom dans une boîte de dialogue

permet de réafficher la feuille telle qu'elle est

permet de zoomer sur la cellule, la plage ou l'objet sélectionné

170 Tester les 3 outils de zoom dans le classeur "bilan"

3. LE MODE MISE EN PAGE Il affiche la feuille en cours telle qu'elle sera éditée avec les caractéristiques de mise en page associées. C'est un mode qui très utile pour faire le lien entre la feuille de travail (un immense tableau de 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes) et le support de destination (feuille A4, page web, blog…).

ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "MODES D'AFFICHAGE"(1er bloc)

BARRE D'ÉTAT

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

2ème icône en bas à droite

Ce mode permet de voir et gérer les entêtes et pieds de page. Les données sont réparties en fonction des sauts de page éventuellement insérés Afficher la feuille "résultat" du classeur "bilan" en mode "mise en page" Revenir en mode "normal"

X – ÉDITER LE CLASSEUR

171

affiche l'onglet "marges" de la boite de dialogue "mise en page"

activer <CENTRER SUR LA PAGE HORIZONTALEMENT ET VERTICALEMENT> pour présenter le tableau au milieu du support

OPTIONS : MARGE HAUT distance

entre le bord supérieur de la page et le texte MARGE BAS distance entre le bord inférieur de la page et le texte MARGE GAUCHE distance entre le bord gauche de la page et le texte MARGE DROITE distance entre le bord droit de la page et le texte MARGE ENTÊTE distance entre le bord supérieur de la page et l'entête MARGE PIED DE PAGE distance entre le bord inférieur de la page et le pied de page CENTRER HORIZONTALEMENT disposition de la zone imprimée dans la page CENTRER VERTICALEMENT disposition de la zone imprimée dans la page Pour chacune des feuilles de travail du classeur "bilan" Mettre des marges étroites et centrer les données

4. L'ORIENTATION C'est une caractéristique importante de la page qu'il va souvent être nécessaire de modifier ; il n'est pas rare d'imprimer un tableau en mode paysage pour l'avoir en entier sur la feuille.

ONGLET " MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE"

(2ème

bloc)

<CLIC G> SUR CHOISIR L'ORIENTATION

Pour chacune des feuilles de travail du classeur "bilan", Choisir l'orientation "paysage"

172

5. L'ARRIÈRE-PLAN Une image peut être affichée en fond pour agrémenter la présentation.

ONGLET " MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE"

(2ème

bloc)

<CLIC G> SUR CHOISIR UNE SOURCE PUIS UNE IMAGE

POUR VALIDER

permet alors de revenir à une présentation plus sobre Pour la feuille de travail "résultat" du classeur "bilan" Mettre une image en arrière-plan"

6. LA MISE À L'ECHELLE Elle permet d'adapter les données à la page en conservant la proportion de ces données.

ONGLET " MISE EN PAGE" GROUPE "MISE À L'ÉCHELLE" (3ème bloc) SÉLECTIONNER LE NOMBRE DE PAGES EN LARGEUR OU/ET SÉLECTIONNER LE NOMBRE DE PAGES EN HAUTEUR OU BIEN SÉLECTIONNER L'ÉCHELLE D'AGRANDISSEMENT/RÉDUCTION

X – ÉDITER LE CLASSEUR

173

Le lanceur de boite de dialogue affiche l'onglet "page" de la boite de dialogue "mise en page" avec les options d'échelle

Pour chacune des feuilles de travail du classeur "bilan" Choisir "1 page" en largeur et "1 page" en hauteur

7. LES ENTÊTES / PIEDS DE PAGE L'entête est le texte qui apparaît en haut de chaque page d'un document ; le pied de page est le texte qui apparaît en bas de chaque page d'un document. Les entêtes et pieds de page peuvent être saisis directement dans la feuille si cette dernière est en mode "mise en page".

ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "MODES D'AFFICHAGE"(1er bloc)

BARRE D'ÉTAT

<CLIC G> SUR 2ème icône en bas à droite

<CLIC G> SUR <CLIC G> DANS LA ZONE ADÉQUATE SAISIR L'ENTÊTE OU LE PIED DE PAGE

<CLIC G> DANS LA ZONE ADÉQUATE SAISIR L'ENTÊTE OU LE PIED DE PAGE ONGLET " INSERTION"

GROUPE "TEXTE" (avant dernier bloc)

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

<CLIC G> DANS LA ZONE ADÉQUATE SAISIR L'ENTÊTE OU LE PIED DE PAGE

174 Lorsqu'un entête ou pied de page est en cours de saisie, un onglet spécifique permettant d'insérer des champs (page, nombre de pages, nom de la feuille de travail ou du classeur…) s'affiche ONGLET " ENTÊTE – PIED DE PAGE" <CLIC G> DANS LA ZONE DÉSIRÉE (gauche, milieu ou droite) DE L'ENTÊTE OU DU PIED DE PAGE SAISIR LE TEXTE ÉVENTUEL <CLIC G> SUR LE CHAMP À INSÉRER RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHAQUE ZONE À RENSEIGNER

penser à laisser éventuellement des espaces entre texte et champ et entre champs d'une même zone

L'entête comme le pied de page est divisé en 3 zones dans lesquels il suffit de cliquer, de saisir le texte et d'insérer les champs proposés dans le ruban.

VALEUR DES CHAMPS

SYNTAXE DES CHAMPS EN COURS DE SAISIE Quand on clique dans l'entête/pied de page, la syntaxe s'affiche sous la forme "&" plus le nom du champ : ; lorsque l'on sort, la valeur du champ s'affiche à la place Il faut cliquer en dehors d'un entête/pied de page ou appuyer sur la touche "échappement" du clavier pour que les autres outils redeviennent actifs Pour chacune des feuilles de travail du classeur "bilan" Mettre en entête l'heure puis le nom de la feuille et du classeur puis la date Mettre en pied de page le nom de votre société, rien au milieu puis la page courante sur le nombre de pages totales

X – ÉDITER LE CLASSEUR

175

8. LE SAUT DE PAGE Excel gère automatiquement les sauts de page : lorsque la quantité de données saisie dépasse la capacité de la feuille, il insère un saut de page automatique. Il est cependant possible d'insérer un saut de page manuel pour mieux maîtriser la présentation du document.

ONGLET "MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc)

<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER UNE LIGNE OU UNE COLONNE ENTIÈRE OU UNE CELLULE

<CLIC D> SUR Pour supprimer un saut de page, se positionner à droite ou au-dessous et choisir la commande

Le mode "aperçu des sauts de page" permet de les visualiser et de mieux les gérer.

FAIRE GLISSER LES SAUTS DE PAGE POUR LES DÉPLACER

176 À moins d'avoir un travail très spécifique à faire (impression d'une portion d'un tableau ou tableau de très grande taille), il est recommandé de ne pas utiliser de sauts de page manuels et laisser Excel gérer les sauts de page en automatique (une page en largeur, une page en hauteur…)

Pour la feuille de travail "résultat" du classeur "bilan" Afficher en "aperçu avant impression" le tableau de données hors ligne et colonne de pourcentage sur la 1ère page en utilisant des sauts de page

9. LA ZONE D'IMPRESSION Excel est à même de déterminer la zone contenant les données et imprime cette zone ; dans certains cas, notamment lorsqu'on ne veut imprimer qu'une partie des données, il faut définir manuellement la zone d'impression.

Plusieurs cas de figure : La feuille de travail n'a rien de particulier - les données sont groupées et doivent être toutes imprimées, laisser Excel déterminer lui-même la zone d'impression La feuille de travail comporte des informations à imprimer et d'autres qu'il est inutile d'imprimer, effectuer une sélection et la définir comme zone d'impression Pour l'impression en cours, on ne veut imprimer qu'une partie de la feuille de travail, effectuer une sélection et choisir d'imprimer la sélection " MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc)

MENU FICHIER SÉLECTIONNER LA ZONE À IMPRIMER

SÉLECTIONNER LA ZONE D'IMPRESSION AVEC LA SOURIS

<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER DANS PARAMÈTRES

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR Si vous devez de nouveau imprimer "normalement", penser à annuler la zone d'impression avec la commande

du même outil

Pour la feuille de travail "résultat" du classeur "bilan" Afficher en "aperçu avant impression" le tableau de données hors ligne et colonne de pourcentage

X – ÉDITER LE CLASSEUR

177

10. LES TITRES Si le tableau est de grande taille, il est utile de répéter les titres de lignes et de colonnes sur chacune des feuilles imprimées sous peine de ne plus savoir à quoi correspondent les données.

ONGLET " MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE"

(2ème

bloc)

SÉLECTIONNER LA ZONE D'IMPRESSION AVEC LA SOURIS

<CLIC G> SUR l'onglet

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

de la boîte de dialogue "mise en page" s'affiche POUR SÉLECTIONNER LA LIGNE À RÉPÉTER PUIS

POUR REVENIR

POUR SÉLECTIONNER LA COLONNE À RÉPÉTER PUIS

POUR REVENIR

POUR VALIDER

Les titres sont à l'impression un peu ce que sont les volets à l'affichage

Ouvrir le classeur "Emprunt" Définir la zone d'impression et les titres de telle manière que sur chaque page imprimée, on puisse voir les données de remboursement

La publication va consister à diffuser le classeur Excel afin que d'autres puissent en voir le contenu et éventuellement travailler avec.

1. L'IMPRESSION L'impression reste une des finalités les plus courantes des feuilles Excel. a) L'IMPRESSION RAPIDE Le lancement de l'impression est alors immédiat avec les éléments par défaut.

BARRE ACCÈS RAPIDE BARRE ACCÈS RAPIDE

<CLIC G> SUR l'impression est immédiate avec les options par défaut

178 b) L'IMPRESSION STANDARD Elle permet de choisir l'imprimante, le nombre de pages…

MENU FICHIER <CLIC G> SUR un aperçu du document s’affiche à droite de la fenêtre

<CLIC G> SUR

LANCE L'IMPRESSION

PARAMÈTRES DE MISE EN PAGE

AGRANDIT LA PAGE

AFFICHE LES MARGES Pour modifier les données mêmes, il est nécessaire de quitter le menu

c) PROPRIÉTÉS Les propriétés sont liées à l'imprimante et au pilote qui fait le lien avec le système.

MENU FICHIER <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR PARAMÉTRAGE DE L'IMPRIMANTE

X – ÉDITER LE CLASSEUR

179

2. LES FORMATS Le format "PDF" est un format sécurisé d'échange de documents indépendant des machines et système, le format "XPS" (XML Paper Specification), moins répandu, est un format de fichier électronique à présentation fixe qui préserve la mise en forme du document et permet le partage des fichiers.

MENU FICHIER <CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR INDIQUER LE DOSSIER OU LA BIBLIOTHÈQUE D'ENREGISTREMENT

<CLIC G> SUR

donne accès à quantité de formats d'échange.

Tous ces formats permettent de générer un nouveau document et sont souvent utilisés pour faire circuler des documents sur un réseau ou sur internet

Exporter au format pdf le classeur "emprunt"

180

3. LA PUBLICATION Microsoft propose un service appelé "POWERBI" permettant de gérer et partager des flux de données synthétisées dans des tableaux de bord.

MENU FICHIER <CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

un message s'affiche : <CLIC G> SUR À ce niveau, il est possible d'envoyer le classeur entier ou uniquement les données du classeur vers PowerBi Voir le cours second niveau pour apprendre à utiliser PowerBi

4. LE MESSAGE ÉLECTRONIQUE Le classeur est envoyé en pièce jointe avec comme objet le nom du fichier dans le format désiré.

MENU FICHIER <CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

INDIQUER LE DESTINATAIRE

<CLIC G> SUR

X – ÉDITER LE CLASSEUR

181

LE FORMAT DÉPEND DU CHOIX CI-DESSUS

Si le classeur est enregistré sur OneDrive, envoyer simplement un lien comme ci-dessus pour pouvoir travailler à plusieurs dessus Préférer le format "PDF" au format "XLSX" s'il n'est pas souhaitable que le destinataire puisse faire des modifications Si vous êtes reliés à internet avec des adresses propres, Envoyer le classeur "Emprunt" en pièce jointe de message électronique à la personne de votre choix Si le classeur est sur One Drive, essayer de travailler à plusieurs dessus

XI.OFFICE 365 EN LIGNE

185

Windows permet de travailler en ligne (sur internet) et donc à partir de n'importe quel poste (smartphones inclus) et de n'importe où dans le monde. Il permet notamment de stocker des documents et de les modifier avec la version locale (Excel sur le micro) ou la version en ligne (Excel On Line sur internet) de Microsoft Excel.

OneDrive (anciennement SKYDRIVE) est un espace de stockage en ligne (cloud) synchronisé automatiquement avec votre machine locale. Il met actuellement à disposition 15 Go plus 15 go pour les photos gratuitement et 1 024 Go supplémentaire avec un abonnement Office 365.

B.NOTIFICATION

EXPLORATEUR <CLIC G> SUR Les fichiers stockés sur OneDrive s'affichent

<CLIC G> SUR

<CLIC G>

SUR

Vous travaillez en local sur votre ordinateur mais les dossiers sont automatiquement copiés sur un dossier en ligne accessible de partout dans le monde et d'autre part à l'abri des accidents pouvant survenir à l'ordinateur (bris, vol, incendie, eau…)

B.NOTIFICATION

ACCÈS EN LIGNE <CLIC G> SUR LE NAVIGATEUR SAISIR L'ADRESSE : HTTPS://ONEDRIVE.LIVE.COM/

<CLIC G> SUR

<CLIC G>

SUR

<CLIC G> ÉVENTUELLEMENT SUR RENSEIGNER ÉVENTUELLEMENT VOS IDENTIFIANTS

186 ACTUALISER ANNOTER AVANT / ARRIÈRE PARAMÈTRES ONEDRIVE

RECHERCHE

TRI

AFFICHAGE

Ouvrir votre navigateur Internet Afficher votre espace "ONEDRIVE"

1. CRÉER UN DOSSIER La procédure et sa finalité sont comparables à celles effectuées en local.

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR SAISIR LE NOM DU DOSSIER

<CLIC G> SUR À ce niveau, il est aussi possible de créer en ligne un document Word, un classeur Excel, une présentation Powerpoint…

Créer un dossier "stage Excel" à la racine

XI.OFFICE 365 EN LIGNE

187

2. OUVRIR UN CLASSEUR EXCEL Les classeurs peuvent être affichés et modifiés dans le navigateur avec les applications en ligne.

<CLIC G> SUR LE FICHIER POUR L'OUVRIR le fichier s'affiche dans l'application en ligne Afficher le fichier "commande de fleurs" Le modifier puis l'enregistrer

RUBAN DE EXCEL ONLINE

LANCER EXCEL EN LOCAL

L'accès à la version en ligne d'Excel "EXCEL ON LINE" peut s'effectuer à partir d'un classeur Excel stocké dans OneDrive ou bien en créant un nouveau classeur

SÉLECTIONNER LE CLASSEUR <CLIC G> SUR LE CLASSEUR

le classeur s'ouvre dans Excel On Line

CHEMIN DU FICHIER ONGLETS PRINCIPAUX ET MENU "FICHIER"

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

LANCER EXCEL EN LOCAL

RUBAN

188 La présentation du classeur est très proche de celle de la version standard.

BARRE DE FORMULE

ZONE D'AFFICHAGE DES DONNÉES

ONGLETS DE FEUILLES

Ouvrir "bilan" dans "EXCEL ON LINE"

Certains éléments non gérés peuvent empêcher l'ouverture d'un classeur sous "Excel On Line" (protection, commentaires, formes…)

1. LE MENU FICHIER Il propose les fonctionnalités principales d'enregistrement, d'impression et de partage.

MENU FICHIER <CLIC G> SUR LE MENU DÉSIRÉ

RÉAFFICHE LE MENU

XI.OFFICE 365 EN LIGNE

189

2. L'ONGLET ACCUEIL Il est très proche du même onglet de l'application locale Excel mais plus synthétique ; les outils sont regroupés par nature mais avec quelques outils en moins. Il répond cependant aux besoins de base de présentation et de vérification.

a) LA SAISIE ET LE CALCUL DE DONNEES Elle s'effectue de la même manière que dans l'application locale. Il est cependant prudent de garder les informations et les calculs à jour.

ONGLET DONNÉES bloc)

GROUPE "CONNEXIONS (1er

GROUPE "CALCUL (2ème

ONGLET DONNÉES bloc)

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR Mettre à jour le classeur "bilan"

b) LA MISE EN FORME DES DONNEES La plupart des options simples sont présentes mais pas de format de cellule complexe ni de mise en forme élaborée. L'affectation s'effectue de la même manière que dans Excel mais seuls les outils principaux sont disponibles dans l'onglet "accueil"

c) LA SAISIE DES FORMULES Les formules sont utilisables dans "EXCEL ON LINE" et les fonctions sont disponibles mais aucun assistant ne vient aider l'utilisateur.

CLAVIER

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR LA CELLULE SAISIR LE SIGNE ÉGAL TAPER LA 1ÉRE LETTRE DE LA FORMULE <CLIC G> SUR LA FORMULE DÉSIGNER LA PLAGE CONCERNÉE EN FAISANT GLISSER LA SOURIS <ENTRÉE> POUR VALIDER OU

<CLIC G> SUR

DE LA BARRE DE FORMULE POUR UTILISER UNE FONCTION

190 Dans le classeur " bilan ", effacer puis recalculer les sommes

3. L'ONGLET INSERTION Il propose l'insertion de fonctions, de tableau (table), de graphiques ou de lien internet, là encore de manière simplifiée par rapport à l'application Excel.

a) LE TABLEAU Quelques différences entre le tableau (table) "Excel On Line" et le tableau "Excel".

ONGLET "INSERTION" GROUPE "TABLEAUX" (2ème bloc) SÉLECTIONNER LA PLAGE OÙ CRÉER UN TABLEAU

<CLIC G> SUR RENOMMER ÉVENTUELLEMENT LES COLONNES ET SAISIR LES DONNÉES

XI.OFFICE 365 EN LIGNE b) LES GRAPHIQUES "Excel On Line" convertit les graphes 3D en graphe à 2 dimensions et ne gère que les graphiques simples en deux dimensions.

191

ONGLET " INSERTION " GROUPE "GRAPHIQUES" (5ème bloc) SÉLECTIONNER LES DONNÉES DU TABLEAU DANS LA FEUILLE <CLIC G> SUR LE TYPE DE GRAPHIQUE <CLIC G> SUR LE MODÈLE DE GRAPHIQUE le graphique s'affiche dans son cadre POSITIONNER ET DIMENSIONNER LE GRAPHE DANS LA FEUILLE

Un onglet supplémentaire propose des outils de gestion du graphique dès que celui-ci est sélectionné (d'un simple <CLIC G> dans le graphique).

4. L'ENREGISTREMENT Cette notion disparaît dans "Excel on line" puisqu'entièrement prise en charge et automatisée.

5. LES AUTRES APPLICATIONS L'accès aux autres applications en ligne peut s'effectuer à partir de Excel.

AUTRES APPLICATIONS EN LIGNE

Afficher les autres applications Microsoft en ligne

XII.GÉRER LES FICHIERS EXCEL

197

La gestion des fichiers concerne l'ouverture et l'enregistrement de ces fichiers ; si l'enregistrement automatique n'est pas activé et si vous travaillez en local, la procédure d'enregistrement doit être menée à l'issue de chaque étape de la création d'un document. À noter le terme de classeur est plutôt employé lorsque l'on travaille sur le contenu (données, mise en forme, mise en page...) / le terme de fichier lorsque que l'on manipule le classeur Excel de manière externe en tant qu'entité, sans considération de son contenu (copie, suppression, déplacement, sauvegarde) et à partir du système d'exploitation La gestion des fichiers, est, au fil des versions, de plus en plus prise en charge par le système avec l'enregistrement automatique et la sauvegarde des versions

Excel propose à l'ouverture un document vierge dénommé "classeur 1" (2,3..). Il prendra son vrai nom, donné par l'utilisateur, dès qu'il aura été sauvegardé.

1. LA CRÉATION D'UN NOUVEAU CLASSEUR Il faut d'abord indiquer sur quel modèle il doit être basé (par défaut, le modèle "normal").

MENU FICHIER <CLIC G> SUR

<CTRL><N> OU

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR UN MODÈLE

FICHIER ÉPINGLÉS

FICHIER PARTAGÉS

198

2. L'OUVERTURE D'UN CLASSEUR EXISTANT Les fichiers peuvent être dans une bibliothèque, un espace de travail, sur le réseau…

MENU FICHIER <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR UN DES CLASSEURS PROPOSÉS OU SÉLECTIONNER UNE LOCALISATION <CLIC G> SUR LE CLASSEUR

<CTRL><O> SÉLECTIONNER LA LOCALISATION SÉLECTIONNER LE CLASSEUR

FICHIER ÉPINGLÉ

CONTENU

Le bouton

permet de choisir précisément la destination.

Pour un ordinateur standard, l'organisation est la suivante :

CONTENU BIBLIOTHÈQUES

VOLET DE NAVIGATION

XII.GÉRER LES FICHIERS EXCEL

199

Garder la touche <CTRL> enfoncée pour ouvrir conjointement plusieurs documents pointer sur un classeur et Si Excel n'arrive pas à ouvrir un fichier, utiliser la commande

dans la liste de

commandes de Fermer tous les classeurs Ouvrir les classeurs "transport", "commande" et "emprunt" en une seule fois Les fermer

3. ÉPINGLER UN CLASSEUR Épingler un classeur pour l'avoir toujours sous la main.

<CLIC G> sur CLIQUER ICI

Le classeur est maintenant facilement disponible.

FICHIER ÉPINGLÉ

Épingler le classeur "commandes multiples"

200 Si l'on réduit la taille de la boîte de dialogue d'enregistrement ou si l'on clique sur , elle affiche les propriétés.

4. L'ENREGISTREMENT COMPATIBLE Si dans une structure coexistent différentes versions d'Excel, le classeur "Excel 2019" au format .XLSX peut être enregistré au format .XLS "97-2003". Vérifier auparavant dans la préparation du document avec le "vérificateur de compatibilité".

MENU FICHIER <CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR INDIQUER L'EMPLACEMENT <CLIC G> <CLIC G>

SUR

<CLIC G>

SUR

POUR DÉROULER LA LISTE

SUR

5. LES OPTIONS D'ENREGISTREMENT Les options définissent ce que comprend l'enregistrement et comment il s'effectue.

MENU FICHIER <CLIC G> SUR SÉLECTIONNER MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LES OPTIONS

POUR VALIDER

(volet de gauche)

XII.GÉRER LES FICHIERS EXCEL

À partir du classeur "bilan" Afficher les options d'enregistrement d'Excel Fermer Excel

201

XIII – EXERCICES

205

Les divers exemples et exercices sont reproduits ici. Leurs corrigés sont téléchargeables sur notre site (leurs noms sont identiques mais comportent la mention "fini"). Certains sont marqués comme "finaux" et leurs feuilles sont protégées (sans mot de passe) ; penser à modifier ces caractéristiques pour travailler.

Créer un nouveau classeur et sur la 1ère feuille Saisir le tableau suivant :

Enregistrer sous le nom "commande de fleurs" Sélectionner la cellule dont le contenu est le prix des pivoines "12" Indiquer comme note : " demander un meilleur prix au fournisseur" Pointer sur la note pour l'afficher puis afficher le commentaire en permanence Modifier la note précédente en "demander rapidement un meilleur prix au fournisseur" Modifier la présentation de la note comme ci-dessous transformer la note en commentaire Sélectionner la cellule dont le contenu est "marguerites" Indiquer comme commentaire : "délais de 8 jours" Pointer sur le commentaire pour l'afficher puis afficher le volet commentaire Modifier le commentaire précédent en "délais de 15 jours" Répondre au commentaire "au maximum" terminer la conversation puis l'effacer Effacer les données de la colonne "valeur" Faire le total des quantités avec l'opérateur arithmétique "+" Calculer la colonne "valeur" pour chaque type de fleur en multipliant quantité par prix Remplacer dans le total des quantités les opérateurs arithmétiques par des sommes comme ci-dessous puis totaliser la colonne "valeur"

206

Pour la colonne "prix", indiquer la moyenne Le mettre en forme esthétiquement Insérer deux lignes au-dessous de la ligne 3 (entre tulipes et iris)

Insérer les lignes "Tournesols et renoncules"

devant

Compléter la colonne valeur Vérifier la cohérence du tableau Affecter la hauteur de 18 points aux lignes 2 à 8 Affecter la hauteur de 20 points à la ligne 1 Insérer deux colonnes devant la colonne "prix" Les appeler "nom scientifique" et description" Renseigner ces colonnes

Mettre la largeur de la colonne de libelles à 13,55 Ajuster les autres colonnes Enregistrer Déverrouiller la plage D2:E9 Masquer la plage B10:F10 et F2:D9 Protéger la feuille de travail Modifier le prix des tulipes à 3 € (cellules déverrouillées) Essayer de modifier la formule de calcul de la valeur de cette ligne (cellules verrouillées et masquées) Remplacer "quantité", "prix" et "valeur" par des synonymes

XIII – EXERCICES Annuler Remplacer les titres de colonne par leur équivalent en anglais Annuler Enregistrer une dernière fois

207

208

Créer un nouveau classeur Se rendre en "feuille 3" puis saisir le tableau suivant (les formules et fonction sont affichées en clair pour la compréhension du tableau) Enregistrer le classeur sous le nom "bilan"

Enregistrer le classeur sous le nom "bilan" Sur la feuille 3, effacer les valeurs des lignes chiffre d'affaires et charges (ci-dessous)

Saisir le tableau suivant sur la feuille 1 :

Saisir le tableau suivant sur la feuille 2 :

Sur la feuille 3, remplacer les valeurs des lignes chiffre d'affaires et charges par les références aux cellules de total de chacune des feuilles saisies (comme ci-dessous)

XIII – EXERCICES

209

Enregistrer les modifications Afficher la feuille 3 Appliquer un style de tableau Désactiver le filtre automatique Affecter les couleurs, polices et thème de votre choix Affecter le style de cellule de votre choix aux titres de colonnes Vérifier le zoom (110 %) Mettre les titres de ligne et de colonne en arial 12 vert foncé Mettre toutes les lignes de données en arial 11 vert moyen Mettre les lignes de données "résultat brut" et "résultat net" en gras Mettre un quadrillage marron de séparation de toutes les cellules Mettre un trait épais marron foncé au-dessus et au-dessous de "résultat brut" et "net" Encadrer le tableau d'un trait double marron foncé Mettre une couleur de fond vert clair pour les titres de ligne et de colonne Modifier l'alignement horizontal et vertical des titres et données pour améliorer la présentation Centrer les titres de colonne Aligner à gauche les titres de ligne Mettre un format euro sans décimale aux valeurs (hors %) Personnaliser le thème puis l'enregistrer sous le nom "thème financier" Personnaliser le tableau puis enregistrer le style de tableau sous le nom "style de tableau financier Augmenter d'une taille le titre de la 1ère colonne et le mettre en vert très foncé Répéter la modification sur les autres titres de colonne de la feuille Enregistrer Recopier la mise en forme sur les autres feuilles du classeur et l'adapter le cas échéant Nommer la première feuille "ventes" Nommer la seconde feuille "charges" et nommer la feuille de synthèse "résultat" Colorer les onglets de feuilles Afficher la feuille "ventes", la protéger, essayer de la modifier puis la déprotéger Déverrouiller les cellules B2:D6 puis protéger la feuille Essayer de la modifier puis déprotéger la feuille, enregistrer le classeur Afficher les formules, les vérifier puis réafficher les valeurs Enregistrer Afficher la feuille "ventes" Créer un graphique incorporé du type ci-après (histogramme 3d) Afficher la feuille "résultat" Sélectionner les deux premières lignes de données (ca, charges) et leurs libelles Créer un objet graphique colonnes histogramme 3d dans une feuille graphique puis nommer la feuille "structure" Sélectionner les données de la première ligne (750, 900, 1100) Créer un sparkline dans la colonne F en face des données Le recopier vers le bas du tableau Modifier le type de sparkline pour les résultats bruts et nets Inscrire du texte dans la cellule du sparkline (évolution positive par ex)

Enregistrer

210 Afficher la feuille "charges" Créer un graphique incorporé "histogramme 3d" Modifier le style du graphe Modifier les couleurs du graphe Choisir une disposition parmi celles proposées Agrandir le graphe Repositionner le graphe précédemment créé en dessous des données Afficher la feuille "ventes" Attribuer les formes "cônes 3d" aux séries de données Afficher la feuille "résultat" Affecter des cônes au chiffre d'affaires, des pyramides aux charges et des parallélépipèdes aux amortissements Enregistrer Chiffrer le classeur "bilan" avec un mot de passe (ex:"9geyrTVJ78DQsxcvFT1") L'enregistrer, le fermer, le rouvrir, supprimer le mot de passe Enregistrer Afficher la feuille "résultat" du classeur "bilan" en mode "mise en page" Pour chacune des feuilles de travail Mettre des marges étroites et centrer les données Choisir "1 page" en largeur et "1 page" en hauteur Mettre en entête l'heure puis le nom de la feuille et du classeur puis la date Mettre en pied de page le nom de votre société, rien au milieu puis la page courante sur le nombre de pages totales Enregistrer Copier le classeur dans OneDrive L'ouvrir et modifier dans Excel Web App

XIII – EXERCICES

211

Ouvrir le classeur "comptes" et afficher la feuille "exo" Pointer sur les commentaires et saisir les formules de calculs Vérifier le tableau Appliquer un style de tableau

Une fois ce style appliqué, revenir sur l'outil et déplacer la souris sur les choix pour observer la modification temporaire de la mise en forme dans le tableau Dans le classeur "comptes" feuille "exo" Désactiver le filtre automatique Affecter les couleurs de police de votre choix Affecter la police de votre choix Affecter le thème de votre choix Affecter le style de cellule de votre choix aux titres de colonnes Enregistrer sous le nom "comptes finis" puis fermer

212

Ouvrir le classeur "somme" Faire le total de la 1ère colonne du 1er tableau (outil ) Recopier ce total sur les autres cellules de la ligne avec la recopie incrémentée (tirer la cellule avec la souris) Idem pour les totaux de ligne du même tableau Faire le total de la 1ère colonne du 2ème tableau (outil ) Recopier ce total sur les autres cellules de la ligne avec l'outil Idem pour les totaux de ligne du même tableau Faire le total de la 1ère colonne du 3ème tableau (outil ) Recopier ce total sur les autres cellules de la ligne avec copier/coller Idem pour les totaux de ligne du même tableau Effacer ces totaux en une seule opération Faire les totaux de lignes et de colonnes de tous les tableaux en une seule opération ( Fermer le classeur sans l'enregistrer

)

XIII – EXERCICES

213

Ouvrir le classeur "series" puis aller sur la feuille "tableau" Faire les totaux Sélectionner l'ensemble du tableau Tirer la poignée de recopie vers le bas ou/et vers la gauche Observer le résultat Aller en feuille "série 1 valeur" Faire glisser la poignée de recopie de chaque cellule de la première ligne vers le bas (environ 10 lignes) Observer le résultat Corriger éventuellement la série avec la balise active Annuler les opérations précédentes Recommencer avec les outils Aller en feuille "série 2 valeurs" Faire glisser la poignée de recopie de la sélection des deux premières cellules de chaque colonne vers le bas (environ 10 lignes) Observer le résultat Afficher la feuille "liste personnalisée" Créer une liste personnalisée à partir des données Vérifier dans un nouveau classeur qu'elle est bien disponible Afficher la feuille "table en format automatique" Agrandir le tableau vers le bas puis vers la droite en faisant glisser la marque à l'angle extérieur droit du tableau puis fermer sans enregistrer Fermer le classeur sans l'enregistrer

214

…

Ouvrir le classeur "emprunt" Figer les volets pour que les titres du détail de l'emprunt soient toujours visibles Définir la zone d'impression et les titres de telle manière que sur chaque page imprimée, on puisse voir les données de remboursement et ce à quoi elles correspondent Faire un aperçu avant impression du classeur "Emprunt" avec les caractéristiques de zone d'impression et de titres préalablement définies Imprimer le classeur "Emprunt" au format "xps" Ouvrir le document généré, le visualiser puis le fermer Si vous êtes reliés à internet avec des adresses propres Envoyer le classeur "Emprunt" en pièce jointe de message électronique à la personne de votre choix Enregistrer le classeur "emprunt" en tant que page web à fichier unique Le visualiser avec le navigateur

XIII – EXERCICES

215

Saisir le tableau suivant sur la feuille 1 d'un nouveau classeur Faire les totaux en une opération Enregistrer le classeur sous le nom "transport"

En colonne G, ajouter un libellé "pourcentage" Calculer le pourcentage de la 1ère activité par rapport au total des activités Mettre le dénominateur en référence absolue ($F$6) Copier en glissant le résultat sur les cellules du dessous Enregistrer Saisir le tableau suivant sur la feuille 2

Saisir le tableau suivant sur la feuille 3

Saisir le tableau suivant sur la feuille 4

Effectuer le total de chacun des tableaux et un calcul de % comme sur la 1ère feuille Sur la feuille 5 , recopier l'un des tableaux, effacer les données spécifiques et Effectuer une consolidation (un total) des 4 premières feuilles avec des formule de type , enregistrer puis fermer Enregistrer Renommer chaque feuille du nom de la région et colorier les onglets Effectuer le total de chacun des tableaux avec la fonction "somme" Copier la dernière feuille, la renommer "total France" La modifier et effectuer la consolidation des autres feuilles en faisant la somme des cellules correspondantes de chaque feuille de région – par exemple en B2 de "Total France" =SOMME('FEUIL1:FEUIL4'!B2) en mettant les noms réels des feuilles Calculer le total des ventes des régions pour vérification - somme de la plage de

216 données 3D de la forme =SOMME('FEUIL1:FEUIL4'!B2:E5) en mettant les noms réels des feuilles Définir en B9 un coefficient d'actualisation pour obtenir la prévision 2021 par région par rapport à 2020 soit : valeur 2021 = valeur 2020 x (1 + coefficient) coefficient Est : 9% coefficient Nord : 7% coefficient Ouest :12% coefficient Sud : 10% Calculer les prévisions 2021 dans la colonne suivant le total dans chacune des feuilles et faire la consolidation de cette colonne dans "total France" Enregistrer Calculer la proportion pour 2021 de chacun des produits dans une colonne pourcentage dans chacune des feuilles et faire la consolidation de cette colonne dans "total France" Enregistrer Faire une présentation élaborée de vos feuilles de travail avec le format de nombre "€" Saisir en G6 le commentaire suivant :"si la réalité est conforme à nos espoirs, notre groupe devrait dépasser les 4 Mrd d'euros dès l'année prochaine" et " Les résultats de l'exercice 2020 sont un peu en deçà des prévisions cependant, les perspectives 2021 sont très prometteuses, notamment avec une augmentation prévue de l'activité "transport international de 29 %" au-dessous du tableau (fusionner des cellules et faire un renvoi à la ligne automatique) Enregistrer Créer un graphique incorporé 3D dans chaque feuille de région (histogramme cylindres, histogramme cônes, barres et barres pyramidales) Créer une feuille graphique représentant sous forme d'histogramme 3D le total France Appeler cette feuille "représentation", colorier son onglet et la mettre en dernier Enregistrer Vérifier vos tableaux et inclure une formule logique de vérification en "G9 " de "total France" de type =SOMME(B2:E5)=F6 Protéger votre travail (déverrouiller les cellules de données et protéger les feuilles de travail et la structure du classeur) Enregistrer et fermer le classeur

XIII â&#x20AC;&#x201C; EXERCICES

217

218

ACCÈS RAPIDE, 30 AFFICHAGE DES COLONNES MASQUÉES, 108 AFFICHAGE DES FEUILLES MASQUÉES, 122 AFFICHAGE DES FORMULES, 140 AFFICHAGE DES LIGNES MASQUÉES, 103 ALIGNEMENT, 91 ANNULATION, 45, 48 ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION, 56 ASCENSEURS, 38 ASSISTANT FONCTION, 70 ATTRIBUTS DE CARACTÈRES, 84 AUDIT DES FORMULES, 140 AUTRES MODÈLES, 50 BARRE DE TITRE, 30 BARRE D'ÉTAT, 39 BARRE D'OUTILS, 36, 84 BARRES D’OUTILS, 18 BOITES DE DIALOGUE, 20 BORDURES, 87 BOUTON DE COMMANDE, 15, 24 CALCUL AUTOMATIQUE, 71 CASE A COCHER, 14, 23 CASE D'OPTION, 23 CELLULE, 109 CHIFFREMENT, 161 CLAVIER, 7, 47 COLLAGE SPÉCIAL, 112 COLONNE, 104 COMMENTAIRES, 58, 61 COMPATIBILITÉ, 166, 167, 168 CONFIGURATION, 25 COPIE DE LA MISE EN FORME, 98 COPIE DES FEUILLES, 120 COPIE D'UNE PLAGE, 111 CORRECTION AUTOMATIQUE, 133 COULEUR DE REMPLISSAGE, 89 COULEUR DES ONGLETS, 117 COULEURS, 81 CREATION DU GRAPHIQUE, 149 CRÉATION D'UN DOCUMENT, 197 CURSEURS DE FRACTIONNEMENT, 38 DATES, 57 DÉPLACEMENT, 44, 47 DÉPLACEMENT DES FEUILLES, 119 DÉPLACEMENT D'UNE PLAGE, 110 DÉPROTECTION DES FEUILLES, 125 DÉVERROUILLAGE DES PLAGES, 115, 145 DICTIONNAIRES, 136 DIDACTICIEL, 24 DISPOSITION DU GRAPHIQUE, 156 DONNÉES NUMÉRIQUES, 56 DONNÉES TEXTE, 57 EFFACEMENT DES DONNÉES, 116 EFFACEMENT DES DONNES, 54 EFFETS, 82 ENREGISTREMENT, 200

ENREGISTREMENT DE LA MISE EN FORME, 95 ENREGISTREMENT DONNÉES, 12 ENTRÉES LONGUES, 53 EXERCICES, 27 FENÊTRE WORD, 29 FEUILLE DE TRAVAIL, 116 FINALISATION, 160 FONCTIONS, 64 FORMAT DE CELLULE, 85 FORMAT DES DATES ET DES HEURES, 94 FORMAT DES NOMBRES, 92 FORMES DU POINTEUR, 43 FORMULE ARITHMÉTIQUE, 65 FORMULE LOGIQUE, 66, 142 FORMULE MATRICIELLE, 67 FORMULE TEXTE, 66 FORMULES, 64 GROUPE DE TRAVAIL, 125 GROUPES D'OUTILS, 33, 34 GUIDE, 24 HAUTEUR DES LIGNES, 101 HEURES, 57 ICONES D’AFFICHAGE, 39 IMPRESSION, 180 INSERTION DES COLONNES, 105 INSERTION DES FEUILLES, 118 INSERTION DES LIGNES, 100 INSPECTION, 165 LANGUE, 133 LARGEUR DES COLONNES, 106 LIBELLE, 57 LISTES PERSONNALISÉES, 78 MANIPULATIONS DE LA MISE EN FORME, 97 MASQUAGE DES COLONNES, 108 MASQUAGE DES FEUILLES, 121 MASQUAGE DES LIGNES, 103 MASQUAGE DU CLASSEUR, 128 MASQUAGE D'UNE PLAGE, 115 MENU WORD, 31 MENUS CONTEXTUELS, 19, 36 MESSAGE ÉLECTRONIQUE, 183 METTRE EN FORME, 79 MODIFICATION DES DONNÉES, 54 MODIFICATION DU GRAPHIQUE, 157 NOM DES FEUILLES, 117 NOMBRES, 56 ONGLETS, 22, 33 OPERATIONS ENTRE PLAGES, 113 OUTIL BORDURE, 87 OUTILS, 45, 84 OUTILS ALIGNEMENT, 91 OUTILS FORMAT, 92 PLAGE, 109 POLICES, 81, 84 POSITION, 157 PRÉPARATION DU DOCUMENT, 159

PROTECTION (SYNTHÈSE), 145 PROTECTION DES FEUILLES, 122, 146 PROTECTION DU CLASSEUR, 129, 147 PUBLICATION, 180 QUITTER, 26 RECHERCHE, 143 RÉFÉRENCES 3D, 73, 75 RÉFÉRENCES RELATIVES / ABSOLUES, 71 RÈGLE, 37 REMPLACEMENT, 144 REMPLISSAGE, 89 RÉPÉTITION, 48 RÉPÉTITION DE LA MISE EN FORME, 97 RUBAN, 32, 45, 84 SAISIE, 51, 52, 53 SAISIE DES DONNÉES, 51 SÉLECTION, 48, 153 SÉLECTION DES COLONNES, 104 SÉLECTION DES DONNÉES, 54 SÉLECTION DES FEUILLES, 116 SÉLECTION DES LIGNES, 99 SÉLECTION D'UNE PLAGE, 109 SÉRIES A DEUX VALEURS, 77 SÉRIES A UNE VALEUR, 76 SIGNATURE NUMÉRIQUE, 162 SOMME, 68 SOURIS, 3, 43 STYLE DE CELLULE, 83 STYLE DE TABLEAU, 79 STYLE DU GRAPHIQUE, 155, 156 STYLES PRÉDÉFINIS, 79 SUPPRESSION DE LA MISE EN FORME, 98 SUPPRESSION DES COLONNES, 106 SUPPRESSION DES FEUILLES, 119 SUPPRESSION DES LIGNES, 101 SYNONYMES, 136 TABLEAU CARRÉ, 69 TABLEAU COMPLEXE, 138 TABLEAU SIMPLE, 138 THÈMES, 82 TOUCHES DE FONCTION, 47 TOUCHES DE MISE EN FORME, 86 TOUCHES SPÉCIALES, 7 TRADUCTION, 137 TRANSPOSITION DE PLAGES, 114 TYPE DE GRAPHIQUE, 154 TYPES DE DONNÉES, 56 VÉRIFICATION DES CHIFFRES, 138 VÉRIFICATION DES ERREURS, 141 VÉRIFICATION DU TEXTE, 133 VÉRIFICATION GLOBALE, 135 VOLETS DE TITRE, 127 ZONE DE LISTE, 22 ZONE DE LISTE DÉROULANTE, 23 ZONE DE SAISIE, 40 ZONE DE TEXTE, 14, 22, 58 ZOOM, 39

Pour des raisons de lisibilité, il est employé dans cet ouvrage les termes de Windows pour Microsoft ™ Windows ®, Word pour Microsoft ™ Word ®, Excel pour Microsoft ™ Excel ®, Access pour Microsoft ™ Access ®, Powerpoint pour Microsoft ™ Powerpoint ® , Outlook pour Microsoft ™ Outlook ®, Edge pour Microsoft ™ Edge ® .

Par ailleurs, toutes les copies d'écrans, images et icones ont été reproduites avec l'aimable autorisation de Microsoft ™

Dépôt légal 4ème Trim 2019 ISBN 978-2-916950-55-6

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