Cours Outlook 2003

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LE MANUEL IL A ÉTÉ CONÇU POUR RÉPONDRE À PLUSIEURS OBJECTIFS :

situer Outlook dans le contexte plus général de la micro-informatique accompagner votre progression dans la connaissance de Outlook vous indiquer pour chaque manipulation la procédure à suivre vous aider dans tous les travaux que vous pourrez être amenés à effectuer en tant que guide et conseil CE SUPPORT PRÉSENTE DIFFÉRENTES RUBRIQUES REPÉRÉES PAR UNE ICONE

DES PROCÉDURES DÉCRIVENT LA MARCHE À SUIVRE POUR EFFECTUER UNE ACTION PROCÉDURE

Des informations viennent compléter ces procédures INFORMATION

des exemples viennent illustrer ces procédures EXEMPLE

Des conseils vous aident à mettre en pratique vos connaissances CONSEIL

Des mises en garde vous permettent d'éviter les pièges ou d'en sortir ATTENTION

DES EXERCICES PERMETTENT DE TESTER LES PROCÉDURES ET DE METTRE VOS CONNAISSANCES À L'ÉPREUVE EXERCICE

Des procédures avancées décrivent des actions plus complexes AVANCÉ

des emplacements vous permettent de prendre des notes directement sur le support en bas de chaque page. NOTES

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I. OUTLOOK Outlook est un logiciel très complet dont les différents modules permettent de répondre à des besoins d'organisation et de communication dans l'entreprise : LE MODULE MESSAGERIE PERMET DE

Envoyer et de recevoir des messages transitant par Internet Envoyer et recevoir des messages gérés en interne par Microsoft Exchange Gérer ces messages et les organiser LE MODULE CALENDRIER PERMET DE

Créer des rendez-vous à des dates et heures précises par catégories Être prévenu à l'avance de ces rendez-vous Gérer ces rendez-vous, les déplacer, les copier… Afficher ces rendez-vous par jour, semaine ou par mois LE MODULE CONTACTS PERMET DE

Enregistrer tout nouveau contact (client, prospect, fournisseur, relation…) Gérer toutes les informations relatives à ces contacts Associer ces contacts avec la messagerie, le calendrier ou les tâches LE MODULE TÂCHES PERMET DE

Faire une liste de toutes les choses importantes à faire Indiquer pour toutes ces tâches une de date de début et surtout une date limite Rappeler les échéances en cours et mettre en évidence les échéances dépassées

NOTES

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LANCER OUTLOOK :

PROCÉDURE

<CLIC G> SUR (barre de lancement rapide) ou <DOUBLE CLIC> sur l'icône Outlook (bureau)

FERMER OUTLOOK : <CLIC G> SUR

L'écran d'accueil synthétise les informations des différents modules.

NOTES

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II. LA MESSAGERIE IL EXISTE 3 TYPES DE MESSAGERIE : POP3 : les messages sont téléchargés sur l'ordinateur et supprimés du serveur

HTTP : les messages sont toujours stockés sur le serveur de votre fournisseur d'accès

IMAP : Idem mais technologie différente

ACCÉDER À LA MESSAGERIE : <CLIC G> SUR

DANS LE VOLET EN BAS À GAUCHE

PROCÉDURE

A A..

P PA AR RA AM MÉ ÉTTR RE ER R LLA AM ME ES SS SA AG GE ER RIIE E

1 CRÉER UN COMPTE Avant de pouvoir l'utiliser, il faut renseigner les informations du compte de messagerie. CRÉER UN COMPTE : MENU OUTILS - COMPTES DE MESSAGERIE ACTIVER PROCÉDURE

- <CLIC G> SUR

ACTIVER - <CLIC G> SUR RENSEIGNER LES DIFFÉRENTES ZONES TEL QUE CI-DESSOUS

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2 PARAMÉTRER UN COMPTE Avant de pouvoir utiliser la messagerie, il est indispensable de la paramétrer. NOM DE L'UTILISATEUR DU COMPTE : RENSEIGNER LE NOM RENSEIGNER L'ADRESSE DE MESSAGERIE PROCÉDURE

remplacer le cas échéant la chaîne de caractères "sociéte.com" par votre fournisseur d'accès (wanadoo.fr, 9online.fr, free.fr…) INFORMATION

AVANCÉ

CONSEIL

Le nom de domaine suivant @ (arrobase : prononcer "at") peut varier ; cela peut être : Le nom de votre fournisseur d'accès ex : wanadoo.fr Le nom d'un fournisseur d'adresses gratuites : ifrance.com Le nom du domaine de votre entreprise : coop.fr En tant que particulier, choisissez un fournisseur d'adresses dont la pérennité est assurée et indépendant de votre accès Internet ; ainsi, si vous changez de fournisseur d'accès, vous n'aurez pas à changer d'adresse et à prévenir tous vos contacts de vos nouvelles coordonnées NOM DES SERVEURS : INDIQUER LE SERVEUR DE TYPE POP INDIQUER LE SERVEUR DE TYPE SMTP

PROCÉDURE

Seuls les serveurs de type "pop3" permettent la récupération des messages ; les autres types de serveurs ne permettent que la consultation en ligne sur Internet INFORMATION

AVANCÉ

Là encore, la première partie des noms de serveur "POP." ou "SMTP." reste constante la deuxième partie va dépendre de votre connexion : Le serveur de votre fournisseur d'accès ex : wanadoo.fr Le serveur de votre fournisseur d'adresses gratuites : ifrance.com Le nom du domaine de votre entreprise : coop.fr CONNEXION À LA MESSAGERIE : SAISIR LE NOM DU COMPTE

(souvent le nom avec l'initiale du prénom) PROCÉDURE

SAISIR LE MOT DE PASSE

Pour ce faire, utiliser le document fourni par votre fournisseur d'adresses que vous conservez bien précieusement CONSEIL

NOTES

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S'assurer que la case

est cochée

ATTENTION

3 TESTER LE COMPTE Ce test permet de vérifier le bon fonctionnement par l'envoi d'un message test. TESTER LE PARAMETRAGE : DANS LA BOITE DE DIALOGUE PRÉCÉDENTE

<CLIC G> SUR PROCÉDURE

4 COMPLÉTER LE PARAMÉTRAGE DU COMPTE Des paramétrages complémentaires sont nécessaires avant d'utiliser la messagerie : Renommer le compte Indiquer une adresse de réponse Indiquer la connexion à utiliser par la messagerie PARAMÈTRES SUPPLÉMENTAIRES : DANS LA MÊME BOITE DE DIALOGUE

<CLIC G> SUR PROCÉDURE

NOTES

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RENOMMER LE COMPTE: ONGLET SAISIR UN LIBELLÉ PLUS PARLANT QUE "POPX" PROCÉDURE

ADRESSE DE RÉPONSE : SAISIR L'ADRESSE DE RÉPONSE DU COURRIER (SOUVENT LA MÊME QUE CELLE CRÉÉE) PROCÉDURE

l'adresse de réponse du courrier est le plus souvent l'adresse créée. Elle sera ainsi immédiatement renseignée quand un de vos correspondants recevant un de vos messages cliquera sur INFORMATION

MOYEN DE CONNEXION : ONGLET ACTIVER LE MOYEN DE CONNEXION UTILISÉ

PROCÉDURE

Si la connexion s'effectue par modem, indiquer la connexion à utiliser par défaut : INFORMATION

Les connexions dépendent de votre emplacement et du type de liaison que vous possédez (modem, numéris, Adsl, Réseau local…). Elles sont crées et affichées par le menu AVANCÉ

5 VALIDER LA CREATION DU COMPTE VALIDATION : <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR PROCÉDURE

NOTES

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6 SUPPRIMER UN COMPTE Un comte qui ne fonctionne plus doit être supprimé, sinon la messagerie envoie un message d'erreur à chaque fois qu'elle essaie de s'y connecter. SUPPRIMER UN COMPTE : MENU OUTILS COMPTES DE MESSAGERIE PROCÉDURE

ACTIVER

<CLIC G> SUR DANS LA LISTE DES COMPTES <CLIC G> SUR LE COMPTE À SUPPRIMER

<CLIC G> SUR POUR CONFIRMER LA SUPPRESSION

<CLIC G> SUR

CRÉER UN COMPTE SELON LES PARAMÈTRES DES BOITES DE DIALOGUE CI-DESSUS. LE SUPPRIMER

EXERCICE

NOTES

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7 PAPIER A LETTRE - POLICES Outlook permet de définir une police et un papier à lettre utilisés pour tout nouveau message. PAPIER A LETTRES - POLICES: MENU OUTILS OPTIONS PROCÉDURE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

POUR SÉLECTIONNER LA POLICE POUR SÉLECTIONNER LE PAPIER À LETTRE

POUR VALIDER

SÉLECTIONNER LA POLICE ET LE PAPIER À LETTRE DE VOTRE CHOIX

EXERCICE

8 LA SIGNATURE Elle va permettre de personnaliser l'envoi d'u message. CRÉER UNE SIGNATURE : MENU OUTILS OPTIONS PROCÉDURE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

POUR CRÉER UNE NOUVELLE SIGNATURE SAISIR LE TEXTE JOINDRE ÉVENTUELLEMENT UNE FICHE VCARD DU GESTIONNAIRE DE CONTACTS POUR VALIDER

Le bouton modifier permet aussi de faire appel à un éditeur html pour créer une signature plus élaborée INFORMATION

CRÉER UNE SIGNATURE SIMPLE POUR VOS MESSAGES

EXERCICE

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B B.. E EN NV VO OY YE ER RU UN NM ME ES SS SA AG GE E Si vous ne possédez qu'un modem, la meilleure solution consiste à composer le message et les documents liés hors ligne (non connecté) puis à les envoyer. Dans le cas contraire, vous êtes en ligne de manière permanente et pouvez envoyer et recevoir les messages au fur et à mesure. CRÉER UN NOUVEAU MESSAGE : <CLIC G> SUR PROCÉDURE

1 INDIQUER LES DESTINATAIRES Les destinataires peuvent être choisis dans la liste des contacts ou saisis manuellement ; s'ils sont connus, ils sont proposés après la saisie de quelques caractères. SAISIR LES DESTINATAIRES : <CLIC G> DANS LA ZONE SAISIR L'ADRESSE DU DESTINATAIRE : PROCÉDURE

<CLIC G> DANS LA ZONE SAISIR D'ÉVENTUELS DESTINATAIRES EN COPIE SEULE S'il y a plusieurs destinataires, séparer les adresse par un point-virgule INFORMATION

NOTES

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2 L'OBJET DU MESSAGE Tout message doit avoir un objet. OBJET : <CLIC G> DANS LA ZONE SAISIR L'OBJET PROCÉDURE

3 COMPOSER LE MESSAGE Il reste à saisir le texte du message. Il est saisi dans la partie basse de la fenêtre. Word est utilisé comme éditeur par défaut avec ses outils de correction et de mise en forme. SAISIR LE TEXTE : <CLIC G> DANS LA PARTIE BASSE DE LA FENÊTRE SAISIR LE TEXTE LE METTRE EN FORME PROCÉDURE

ENVOYER UN MESSAGE SIMPLE DU TYPE CI-DESSOUS À VOTRE VOISIN. IDEM MAIS SIMULTANÉMENT À PLUSIEURS DE VOS VOISINS

EXERCICE

NOTES

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4 JOINDRE DES FICHIERS Il n'est pas rare de devoir envoyer un fichier à quelqu'un. La messagerie est le moyen idéal puisque le fichier est reçu sur un ordinateur et peut être alors réutilisé ou modifié. ATTACHER DES DOCUMENTS : <CLIC G> SUR PROCÉDURE

DANS LA BARRE D'OUTILS SÉLECTIONNER LE DOSSIER SÉLECTIONNER LE OU LES DOCUMENTS (AVEC <CTRL> OU <MAJ>)

<CLIC G> SUR Les documents joints s'affichent dans la zone "attacher" : INFORMATION

5 S'ASSURER DE LA RÉCEPTION Pour les messages importants, il est préférable de s'assurer de la bonne réception du message par une confirmation de lecture. CONFIRMATION DE LECTURE : LE MESSAGE ÉTANT OUVERT

PROCÉDURE

INFORMATION

<CLIC G> SUR COCHER L'UNE OU/ET L'AUTRE DES CASES SUIVANTES

L'accusé de réception est envoyé automatiquement lorsque le message arrive dans la boite aux lettres du destinataire. La confirmation de lecture est proposée au destinataire du message à la suite de l'ouverture du message

6 ENVOYER LE MESSAGE Une fois le message composé, il ne reste plus qu'à l'envoyer. ENVOYER LE MESSAGE DANS LA BOÎTE D'ENVOI : <CLIC G> SUR PROCÉDURE

<CLIC G> SUR DE POUR ÉVENTUELLEMENT SÉLECTIONNER LE COMPTE À PARTIR DUQUEL L'ENVOI DOIT S'EFFECTUER LE MESSAGE S'AFFICHE ALORS DANS LA BOÎTE D'ENVOI

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ENVOYER LE MESSAGE À SON DESTINATAIRE : <CLIC G> SUR la connexion s'établit automatiquement si elle n'a pas été établie précédemment PROCÉDURE

Si la case d'option

de

INFORMATION

est activée dans les options de messagerie (menu OUTILS OPTIONS ONGLET

)

le message est envoyé automatiquement sans qu'il soit nécessaire de cliquer sur 1 - OUVRIR EXCEL FAIRE LE TABLEAU SUIVANT

EXERCICE

L'ENREGISTRER DANS "MES DOCUMENTS" SOUS LE NOM : "TABLEAU.XLS 2 - OUVRIR WORD FAIRE LE COURRIER SUIVANT

L'ENREGISTRER DANS "MES DOCUMENTS"SOUS LE NOM "LETTRE.DOC"

NOTES

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EXERCICE

SUITE CRÉER UN MESSAGE COMME CI-DESSOUS EN FONCTION DES DESTINATAIRES QUI VOUS SERONT INDIQUÉS ATTACHER LES DOCUMENTS CRÉÉS PRÉCEDEMMENT

7 RÉPONDRE À UN MESSAGE REÇU Pour répondre à un message reçu, il n'est pas nécessaire de redéfinir tous les éléments du message. RÉPONDRE : SÉLECTIONNER LES MESSAGE

<CLIC G> SUR PROCÉDURE

ou

RENSEIGNER LE MESSAGE L'ENVOYER

Il est aussi possible de transférer rapidement à un contact un message reçu en sélectionnant le message à transmettre puis en cliquant sur INFORMATION

RÉPONDRE AUX DIFFÉRENTS MESSAGE QUE VOUS VENEZ DE RECEVOIR

EXERCICE

NOTES

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C C..

R RE EC CE EV VO OIIR RD DE ES SM ME ES SS SA AG GE ES S

Les messages qui vous sont envoyés sont stockés chez votre fournisseur de messagerie (serveur interne, Wanadoo, 9online, La poste, AOL…) ; pour les récupérer, il suffit de se connecter. Les messages que vous envoyez sont stockés dans le boite d'envoi jusqu'à que la connexion soit effective et que vous choisissiez "envoyer/recevoir". Si vous êtes en permanence connectés, Outlook peut être paramétré pour envoyer et recevoir automatiquement les messages à intervalles définis. ENVOYER / RECEVOIR : DANS LE VOLET DE GAUCHE, SÉLECTIONNER SUR LE DOSSIER ADÉQUAT

<CLIC G> SUR PROCÉDURE

INFORMATION

POUR RÉCUPÉRER VOS MESSAGES ENTRANTS ET ENVOYER VOS

MESSAGES SORTANTS

La boîte de réception s'affiche en gras s'il y a des messages non lus et indique entre parenthèses le nombre de messages non lus . Ces messages sont eux même affichés en gras

Le menu principal "outils" "envoyer – recevoir" permet en sélectionnant l'un des comptes de choisir de recevoir la totalité des messages ou juste les entêtes et de ne traiter alors que les messages INFORMATION

marqués

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APRES SELECTION DU MESSAGE DANS LA BOITE DE RECEPTION : et INFORMATION

vous permet de répondre directement à l'auteur (s) du message

vous permet de le transférer à quelqu'un d'autre permet de l'imprimer

1 LIRE LES MESSAGES Les messages sont affichés dans la boite de réception. Les messages en gras n'ont pas encore été lus. Dans la partie inférieure de la boîte de réception s'affiche le contenu du message.

Messages du dossier sélectionné

Volet de navigation

Dossiers correspondants Aperçu du message sélectionné dossier sélectionné

INFORMATION

Pour qu'un message soit considéré comme lu : le garder sélectionné plus de quelque secondes l'ouvrir <CLIC D> marquer comme lu il passe alors de gras à maigre et il est supprimé du nombre de messages à lire indiqués à la suite de "boite de réception"

NOTES

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OUVRIR UN MESSAGE : <DOUBLE CLIC> SUR LE MESSAGE il s'affiche dans sa propre fenêtre PROCÉDURE

FERMER UN MESSAGE : <CLIC G> SUR PROCÉDURE

OUVRIR UN DES MESSAGES REÇUS DANS LA BOÎTE DE RÉCEPTION LE FERMER

EXERCICE

NOTES

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2 CLASSER LES MESSAGES Si vous utilisez régulièrement votre messagerie, les messages s'amoncellent rapidement et il devient difficile de s'y retrouver. Un minimum de classement est alors de rigueur. CRÉER UN NOUVEAU DOSSIER : DANS LE VOLET DE GAUCHE

<CLIC D> SUR PROCÉDURE

SAISIR LE NOM DU NOUVEAU DOSSIER SÉLECTIONNER DANS LA LISTE LE DOSSIER RACINE POUR VALIDER

INFORMATION

Le nouveau dossier apparaît dans la liste des dossiers

L'AFFICHER DANS LE VOLET DE NAVIGATION : FAIRE GLISSER LE DOSSIER DANS LE VOLET DE NAVIGATION À L'ENDROIT DÉSIRÉ PROCÉDURE

CRÉER UN DOSSIER "STAGE" DANS LA BOITE DE RÉCEPTION L'AFFICHER DANS LE VOLET DE NAVIGATION AU DESSOUS DE LA BOITE DE RÉCEPTION

EXERCICE

NOTES

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CLASSER LES MESSAGES :

PROCÉDURE

À PARTIR DE LA BOITE DE RÉCEPTION, IL SUFFIT DE FAIRE GLISSER LES MESSAGES DANS LE DOSSIER CONCERNÉ POUR AFFICHER CES MESSAGES, CLIQUER DANS LE DOSSIER CONCERNÉ (VOLET DE GAUCHE) DE LA BOITE DE RÉCEPTION FAIRE GLISSER LES MESSAGES REÇUS DE VOS VOISINS DE LA BOITE DE RÉCEPTION VERS LE DOSSIER "STAGE"

EXERCICE

3 SUPPRIMER LES MESSAGES Les messages ne devant pas êtres conservés sont aisément supprimés ; ils passent alors dans le dossier nommé jusqu'à que celui-ci soit vidé (<CLIC D>

).

SUPPRIMER UN MESSAGE : SÉLECTIONNER LES MESSAGES À SUPPRIMER (<CTRL> POUR AJOUTER)

<CLIC G> SUR

OU

<CLIC D>

SUR LE MESSAGE

PROCÉDURE

4 LES MESSAGES INFECTES Il est fréquent de recevoir des messages infectés par un virus ; ces messages sont le plus souvent interceptés par l'anti-virus si vous en avez un et mis alors en quarantaine. Ne pas utiliser la messagerie sans un anti-virus à jour sinon votre ordinateur ne fonctionnera pas correctement plus de quelques semaines ATTENTION

Se méfier et détruire sans les ouvrir les messages en langue anglaises non attendus et commentant par "hi" ATTENTION

DÉTRUIRE UN MESSAGE DOUTEUX : SÉLECTIONNER LE MESSAGE ENFONCER LA TOUCHE "MAJ" (SHIFT / FLÈCHE VERTICALE DU CLAVIER) ET APPUYER PARALLÈLEMENT SUR LA TOUCHE "SUPP" DU CLAVIER PROCÉDURE

Le message ainsi supprimé n'ira pas dans la corbeille mais sera réellement supprimé INFORMATION

SUPPRIMER UN OU PLUSIEURS DES MESSAGES REÇUS DE VOS VOISINS DE VOTRE BOITE DE RÉCEPTION PAR LES 2 MÉTHODES CI-DESSUS. – ESSAYER ÉVENTUELLEMENT DE LES RÉCUPÉRER EXERCICE

NOTES

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5 ORGANISER LES MESSAGES Outlook peut vous aider à classer vos messages manuellement ou automatiquement. ORGANISER DANS DES DOSSIERS : AFFICHER LE VOLET D'ORGANISATION PRÉCÉDENT <CLIC G> SUR PROCÉDURE

REMPLISSEZ LES INFORMATIONS

<CLIC G> SUR

CRÉER UNE RÈGLE SIMPLE POUR TRANSFÉRER LES MESSAGES DE VOS VOISINS VERS LE DOSSIER "STAGE"

EXERCICE

METTRE LES MESSAGES EN COULEUR : SÉLECTIONNER UN MESSAGE DE LA PROVENANCE DÉSIRÉE MENU OUTILS PROCÉDURE

le dossier "ORGANISER LA BOITE DE RÉCEPTION" s'affiche <CLIC G> SUR MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LA COULEUR

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

POUR FERMER LE VOLET D'ORGANISATION

CLASSER VOS MESSAGES PAR COULEUR EN FONCTION DE LA PROVENANCE (UNE POUR CHACUN DE VOS VOISINS) EXERCICE

NOTES

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6 CRÉER DES RÈGLES DE RÉCEPTION Un bon moyen de ne pas avoir à trier régulièrement ses messages consiste à créer des règles de routage de telle manière que, automatiquement, les messages soient dirigés vers le dossier adéquat en fonction notamment de leur origine. CRÉER UNE RÈGLE SIMPLE DE CLASSEMENT: SÉLECTIONNER LE MESSAGE DE L'ORIGINE VOULUE <CLIC D> PROCÉDURE

<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LE DOSSIER DE RÉCEPTION POUR VALIDER IDEM QUE PRÉCÉDEMMENT MAIS AVEC LA MÉTHODE CI-DESSUS

EXERCICE

CRÉER UNE RÈGLE COMPLEXE : MENU OUTILS PROCÉDURE

<CLIC G> SUR

NOTES

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PARAMÉTRER LES RÈGLES : SÉLECTIONNER LA RÈGLE CORRESPONDANT AUX CONDITIONS DE RÉCEPTION(ÉTAPE 1)

PROCÉDURE

DANS LA ZONE "DESCRIPTION", <CLIC G> SUR LE LIEN POUR PRÉCISER (ZONE 3)

<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LES RÈGLES CORRESPONDANT AUX DESTINATAIRES (ÉTAPE 2)

<CLIC G> SUR VOLET EN BAS SAISIR L'ADRESSE DE L'ÉMETTEUR DU MESSAGE OU DÉFINIR UNE AUTRE CONDITION

<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LES RÈGLES CORRESPONDANT AUX ACTIONS

<CLIC G> SUR

VOLET EN BAS

SÉLECTIONNER LE DOSSIER

<CLIC G> SUR

VOLET EN BAS

CHOISIR LA COULEUR

<CLIC G> SUR

VOLET EN BAS

RENSEIGNER LE MESSAGE

DANS LA ZONE "DESCRIPTION", <CLIC G> SUR LE LIEN POUR PRÉCISER (ZONE 3)

SOIT

<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LES RÈGLES CORRESPONDANT AUX EXCEPTIONS

<CLIC G> SUR DANS UN NOM À LA RÉGLE ET L'ACTIVER

<CLIC G> SUR CRÉER UNE RÈGLE POUR AUTOMATIQUEMENT METTRE DANS LE DOSSIER STAGE LES MESSAGES EN PROVENANCE DE VOS VOISINS ET AVEC UN MESSAGE D'ALERTE ET UNE COULEUR SPÉCIFIQUE POUR CHACUN CRÉEZ UNE NOUVELLE RÈGLE SUPPRIMANT AUTOMATIQUEMENT LES MESSAGES EN PROVENANCE DE EXERCICE L'UN DE VOS VOISINS (VOUS TESTEREZ LA RÈGLE MUTUELLEMENT)

NOTES

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7 BLOQUER DES EXPÉDITEURS Sur Internet, il est fréquent de recevoir des messages indésirables en provenance d'inconnus ; si ces messages sont répétitifs et provoquent une gène, le plus simple est de bloquer leur expéditeur. BLOQUER UN EXPÉDITEUR : SÉLECTIONNER LE MESSAGE

PROCÉDURE

LES COURRIERS EN PROVENANCE DE CET EXPÉDITEUR SERONT AUTOMATIQUEMENT DIRIGÉS VERS UN DOSSIER SPÉCIFIQUE (MAIS LES MESSAGES DÉJÀ REÇUS NE SERONT PAS SUPPRIMÉS BLOQUEZ LES MESSAGES EN PROVENANCE D'UN DE VOS VOISINS ET TESTEZ EN LE BON FONCTIONNEMENT

EXERCICE

NOTES

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D D.. G GÉ ÉR RE ER R LLE ES SM ME ES SS SA AG GE ES S 1 AFFICHER LES MESSAGES Les messages, reçus, envoyés, en cours… peuvent être affichés de différentes manières. AFFICHER LES MESSAGES : MENU AFFICHAGE <CLIC G> SUR LE MENU VOULU PROCÉDURE

les messages s'affichent selon le critère choisi

AFFICHER LES MESSAGES AVEC PUIS SANS VOLET DE NAVIGATION PUIS AVEC UN APERÇU PARTIEL

EXERCICE

2 TRIER LES MESSAGES Il est aussi aisé de trier les messages. TRIER LES MESSAGES : <CLIC G> SUR LA TÊTE DE COLONNE DU CHAMPS QUI SERT DE BASE AU TRI EX : PROCÉDURE

un <CLIC D> sur les entêtes de colonne permet de personnaliser les champs affichés

TRIER LES MESSAGES PAR ORIGINE PUIS PAR OBJET ET ENFIN PAR DATE DE RÉCEPTION

EXERCICE

NOTES

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3 SUIVRE LES MESSAGES IMPORTANTS Il est enfin possible d'assurer un suivi particulier de certains messages. ASSURER UN SUIVI DES MESSAGES : <CLIC G> SUR LE MESSAGE À SUIVRE PROCÉDURE

<CLIC G> SUR LE DRAPEAU DE VOTRE CHOIX

MARQUER 2 DE VOS MESSAGES COMME "À SUIVRE" AVEC UN DRAPEAU DE COULEUR DIFFÉRENTE

EXERCICE

NOTES

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III. LES CONTACTS C'est ici que sont conservées toutes les informations concernant les contacts. ACCÉDER AUX CONTACTS : <CLIC G> SUR

DANS LE VOLET EN BAS À GAUCHE

PROCÉDURE

A A..

C CR RÉ ÉE ER RU UN NC CO ON NTTA AC CTT

Vous pouvez alors créer des groupes de contact ou les contacts eux mêmes directement. CRÉER UN NOUVEAU CONTACT : <DOUBLE CLIC> DANS LA ZONE CONTACT ou <CLIC G> SUR RENSEIGNER LES DIFFÉRENTS ONGLETS PROCÉDURE

POUR CRÉER LE CONTACT

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SAISIR LES NOUVEAUX CONTACTS SUIVANTS

EXERCICE

Poste

Adresse E-Mail

Stagiaire1

Stagiaire1@xxxx.fr

Stagiaire2

Stagiaire2@xxxx.fr

Stagiaire3

Stagiaire3@xxxx.fr

Stagiaire4

Stagiaire4@xxxx.fr

Stagiaire5

Stagiaire5@xxxx.fr

Stagiaire6

Stagiaire6@xxxx.fr

Stagiaire7

Stagiaire7@xxxx.fr

Stagiaire8

Stagiaire8@xxxx.fr

Stagiaire9

Stagiaire9@xxxx.fr

EN INDIQUANT LES NOMS RÉELS ET DES INFORMATIONS FICTIVES RELATIVES AU DOMICILE ET AU BUREAU

B B..

C CR RÉ ÉE ER RU UN NE E LLIIS STTE ED DE ED DIIS STTR RIIB BU UTTIIO ON N

Une liste de distribution est une liste de contacts homogènes quant à la nature des envois. CRÉER UNE LISTE DE DISTRIBUTION : <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR DE <CLIC G> SUR PROCÉDURE

ONGLET NOMMER LE GROUPE

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SÉLECTIONNER LES MEMBRES DE LA LISTE : <CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LES MEMBRES AVEC <CTRL> PROCÉDURE

POUR AJOUTER LES MEMBRES POUR VALIDER LA CRÉATION

Il est aussi possible de créer directement les membres en cliquant sur INFORMATION

CRÉER LE GROUPE DE CONTACTS "STAGIAIRES" INCLURE DANS CE GROUPE LES MEMBRES PRÉCÉDEMMENT SAISIS EXERCICE

NOTES

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C C..

A AFFFFIIC CH HE ER R LLE ES SC CO ON NTTA AC CTTS S

Les contacts peuvent être affichés en fonction de leur nombre et des informations qu'ils contiennent de la manière la plus appropriée. AFFICHER LES CONTACTS : <CLIC G> SUR LA CASE D'OPTION DANS LE VOLET DE GAUCHE. PROCÉDURE

les contacts sont affichés selon le critère voulu Chaque fiche contact est au format Vcard, ce qui permet de gérer chaque fiche contact comme une entité autonome. Ainsi, il est possible de joindre une fiche Vcard à la signature de l'émetteur AVANCÉ

AFFICHER LES CONTACTS SELON LES DIFFÉRENTES MODALITÉS

EXERCICE

NOTES

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IV. LE CALENDRIER Le calendrier va permettre de gérer votre emploi du temps de manière efficace.

INFORMATION

La plupart des "organisers" et beaucoup de téléphones portables sont maintenant synchronisables avec Outlook ; vous pouvez donc avoir à disposition en déplacement votre emploi du temps, le modifier et mettre à jour Outlook de ces modifications (idem éventuellement pour les contacts).

ACCEDER AU CALENDRIER : <CLIC G> SUR

DANS LE VOLET EN BAS À GAUCHE

PROCÉDURE

A A..

LLE ER RE EN ND DE EZZ--V VO OU US S

Le calendrier va permettre d'afficher les événements enregistrés.

1 AFFICHER LA PÉRIODE DÉSIRÉE L'affichage des événements dans Outlook peut être complètement personnalisé et adapté aux habitudes de chacun. Il reprend les principaux types de présentation des agendas professionnels. MODIFIER L'AFFICHAGE : DANS LA BARRE D'OUTILS <CLIC G> SUR L'OUTIL APPROPRIÉ PROCÉDURE

TESTER LES DIFFÉRENTS MODES D'AFFICHAGE

EXERCICE

NOTES

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PROCÉDURE

AFFICHER LA PÉRIODE : <CLIC G> SUR LE MOIS POUR LE MODIFIER <CLIC G> SUR LE JOUR POUR L'AFFICHER DANS LE VOLET DROIT <CLIC G> EN FACE DE LA LIGNE POUR AFFICHER LA PÉRIODE

FAIRE VARIER CONJOINTEMENT LES PÉRIODES AFFICHÉES ET LES MODES D'AFFICHAGE

EXERCICE

2 CRÉER UN RENDEZ-VOUS Le rendez-vous est la base de fonctionnement du calendrier CRÉER UN RENDEZ-VOUS : <DOUBLE CLIC> SUR LA DATE À LAQUELLE DOIT AVOIR LIEU LE RENDEZ-VOUS RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE PROCÉDURE

NOTES

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3 RENSEIGNER UN RENDEZ-VOUS Une fois le rendez-vous créé, il faut en renseigner les diverses composantes. RENSEIGNER UN RENDEZ-VOUS : SAISIR L'OBJET SAISIR L'EMPLACEMENT (LES EMPLACEMENTS DÉJÀ UTILISÉS SONT PROPOSÉS) INDIQUER LA CATÉGORIE DU CALENDRIER (UNE COULEUR Y EST ASSOCIÉE) PROCÉDURE

MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LES HEURES (DÉCOCHER ALORS ) PRÉVOIR UN RAPPEL (IL SERA AFFICHÉ SUR L'ORDINATEUR TANT DE TEMPS AVANT LE RENDEZVOUS) INDIQUEZ VOTRE DISPONIBILITÉ POUR D'AUTRES CHOSES (DISPONIBLE, INDISPONIBLE…) SAISIR ÉVENTUELLEMENT UN TEXTE COMPLÉMENTAIRE INDIQUEZ ÉVENTUELLEMENT LES CONTACTS ASSOCIÉS INDIQUER ÉVENTUELLEMENT UNE CATÉGORIE D'ACTIVITÉ POUR VALIDER LE RENDEZ-VOUS LES CATÉGORIES PAR DÉFAUT, DU CALENDRIER OU D'ACTIVITÉ PEUVENT ÊTRE PERSONNALISÉES

EXERCICE

CRÉER UN RENDEZ-VOUS CORRESPONDANT AU STAGE QUE VOUS ÊTES EN TRAIN DE SUIVRE SELON LE MODÈLE CI-DESSUS

EXERCICE

4 MODIFIER UN RENDEZ-VOUS Le calendrier permet une modification graphique des rendez-vous. Le mode le plus adapté à ces modifications est le mode DÉPLACER UN RENDEZ-VOUS POINTER SUR LA BARRE VERTICALE BLEUE À GAUCHE DU RENDEZ-VOUS FAIRE GLISSER

MODIFIER LA DURÉE

POINTER SUR LIGNE HORIZONTALE AU DESSUS OU AU DESSOUS DU RENDEZ-VOUS FAIRE GLISSER

NOTES

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CRÉER UN RENDEZ-VOUS "CLIENT DUBOIS" SELON LE MODÈLE CI-DESSOUS À 9H30 LE 18 À VENIR. LE DÉPLACER DE 9H30 À 11H00 AVEC LA SOURIS L'ÉTENDRE DE 11H00/11H30 À 10H30/12H00 EXERCICE

B B..

P PA AR RA AM MÉ ÉTTR RE ER R LLE EC CA ALLE EN ND DR RIIE ER R

1 PERSONNALISER LES COULEURS Les catégories d'activité du calendrier sont liées à des couleurs et peuvent être personnalisées. PERSONNALISER LES COULEURS : <CLIC G> SUR PROCÉDURE

MODIFIER LES CATÉGORIES ASSOCIÉES AUX COULEURS

PERSONNALISER LES COULEUR SELON L'EXEMPLE CI-DESSUS

EXERCICE

NOTES

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2 PERSONNALISER LES CATÉGORIES DE RENDEZ-VOUS Il est aussi possible de créer ses propres catégories. PERSONNALISER LES CATÉGORIES : DANS LA BOITE DE DIALOGUE DE CRÉATION DE RENDEZ-VOUS EN BAS ET À DROITE PROCÉDURE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR SAISIR LA CATÉGORIE

<CLIC G> SUR

POUR LA CRÉER SÉLECTIONNER LA CATÉGORIE

<CLIC G> SUR

POUR L'ENLEVER

POUR VALIDER LA MODIFICATION POUR FERMER LA BOITE DES CATÉGORIES POUR FERMER LE RENDEZ-VOUS

FAITES CORRESPONDRE VOS CATÉGORIES À LA LISTE CI-DESSUS

EXERCICE

NOTES

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NOTES

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V. LES TÂCHES Il est souvent pratique de faire le point de son travail en écrivant sur un papier la liste des choses à faire. Outlook permet de faire la même chose en mieux puisque à chaque élément de la liste est lié une date de début et une date d'échéance. ACCÉDER AUX TÂCHES : <CLIC G> SUR

DANS LE VOLET EN BAS À GAUCHE

PROCÉDURE

A A..

C CR RÉ ÉE ER RU UN NE E TTA AC CH HE E

La création de la tâche et de ces caractéristiques est la première étape. CRÉER UNE TACHE : <DOUBLE CLIC> DANS LE VOLET DROIT OU <CLIC G> SUR RENSEIGNER LES PARAMÈTRES DE LA TÂCHE PROCÉDURE

Éditions I O S

page 35


CRÉER LA TÂCHE COMME CI-DESSUS POUR LE MOIS EN COURS

EXERCICE

L'onglet détail permet d'enregistrer des informations complémentaires relatives à une tâche terminée permettant éventuellement de la valoriser. INFORMATION

B B..

M MO OD DIIFFIIE ER RU UN NE E TTA AC CH HE E

Une tâche peut évidemment être modifiée mais ses paramètres peuvent aussi être enrichis d'une affectation de la tâche à un contact ou d'une automatisation de la périodicité de la tâche lors de la création ou lors de la modification. MODIFIER UNE TÂCHE : <DOUBLE CLIC> SUR LA TÂCHE PROCÉDURE

NOTES

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reproduction réservée


AFFECTER UNE TÂCHE : LA TÂCHE ÉTANT OUVERTE

<CLIC G> SUR PROCÉDURE

RENSEIGNER LE DESTINATAIRE

<CLIC G> SUR le message avec la tâche à accomplir et ses caractéristiques est envoyé au destinataire

ENVOYER À STAGIAIRE1 LA TÂCHE PRÉCÉDENTE COMME CI-DESSUS. STAGIAIRE1 POURRA L'ENVOYER AU DESTINATAIRE DE SON CHOIX

EXERCICE

Une tâche répétitive n'a pas besoin d'être recréée à chaque fois. AUTOMATISER UNE TÂCHE : CRÉER LA TÂCHE

<CLIC G> SUR PROCÉDURE

RENSEIGNER LES ÉLÉMENTS POUR VALIDER

<CLIC G> SUR AUTOMATISER LA TÂCHE PRÉCÉDENTE TOUS LES MOIS

EXERCICE

NOTES

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C C..

TTE ER RM MIIN NE ER RU UN NE E TTÂ ÂC CH HE E

Il faut bien tenir à jour les tâches en cours et les tâches terminées afin que les tâches en retard notamment soient bien mises en évidence. TERMINER UNE TÂCHE : DANS LA FENÊTRE D'ACCUEIL DE OUTLOOK COCHER LA CASE DE LA TÂCHE TERMINÉE

les tâches de la période terminées sont en gris et barrées PROCÉDURE

TERMINER LA TÂCHE "DÉCLARATION DE TVA"

EXERCICE

NOTES

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reproduction réservée


D D..

A AFFFFIIC CH HE ER R LLE ES S TTA AC CH HE ES S

L'affichage des tâches est varié. MODIFIER L'AFFICHAGE DES TÂCHES : DANS LE VOLET DE GAUCHE <CLIC G> SUR LE TYPE D'AFFICHAGE DÉSIRÉ PROCÉDURE

FAIRE VARIER LES TYPES D'AFFICHAGE

EXERCICE

NOTES

Éditions I O S

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NOTES

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reproduction réservée


VI. LES NOTES Il est pratique de pouvoir afficher l'équivalent des "post it" dans Outlook. ACCEDER AUX NOTES : <CLIC G> SUR

DANS LE VOLET EN BAS À GAUCHE

PROCÉDURE

A A..

C CR RÉ ÉE ER RU UN NE EN NO OTTE E

La procédure est identique à celle des autres modules. CRÉER UNE NOTE : <DOUBLE CLIC> DANS LE VOLET DROIT OU <CLIC G> SUR RENSEIGNER LA NOTE PROCÉDURE

<CLIC G> SUR

POUR FERMER LA NOTE

NOTES

Éditions I O S

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La note ouverte peut être déplacée sur le bureau de Windows et si l'affichage de l'écran le permet, la note par un "clic droit" peut être affiché toujours au premier plan du bureau INFORMATION

CRÉER UNE NOTE COMME CI-DESSUS – LA DÉPLACER SUR LE BUREAU – L'AFFICHER AU PREMIER PLAN

EXERCICE

B B.. M MO OD DIIFFIIE ER R LLE ES SC CA AR RA AC CTTE ER RIIS STTIIQ QU UE ES SD DE E LLA AN NO OTTE E La note peut être caractérisée par une couleur particulière ; elle peut aussi être affectée à une catégorie ou transférée à un contact. CARACTÉRISTIQUES DE LA NOTE : <CLIC D> SUR LA NOTE FERMÉE OU PROCÉDURE

<CLIC G> SUR

À L'ANGLE HAUT-GAUCHE DE LA NOTE OUVERTE MODIFIER LES CARACTÉRISTIQUES CHANGER LA COULEUR DE LA NOTE CREEE PRÉCÉDEMMENT

EXERCICE

C C..

A AFFFFIIC CH HE ER R LLE ES SN NO OTTE ES S

L'affichage des notes peut être personnalisé. MODIFIER L'AFFICHAGE : <CLIC G> DANS LE VOLET GAUCHE SUR LE MODE D'AFFICHAGE VOULU PROCÉDURE

CRÉER DEUX AUTRE NOTES DE VOTRE CHOIX ET LEUR AFFECTER UNE COULEUR DIFFÉRENTE. MODIFIER L'AFFICHAGE DES NOTES EXERCICE

NOTES

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reproduction réservée


VII. PARTAGER OUTLOOK Il est possible de partager dossiers, calendriers, tâches, notes de Outlook entre différents utilisateurs. Cependant, il est alors nécessaire d'utiliser un produit comme Microsoft Exchange qui va prendre en charge tout ce travail collaboratif. Sinon, tout partage est impossible Sans Microsoft Exchange ou un produit du même type, tout partage d'information via Outlook est impossible ATTENTION

A A..

LLE EC CO OU UR RR RIIE ER R

OUVRIR UN DOSSIER PUBLIC : MENU ATTEINDRE

PROCÉDURE

DOSSIER PUBLIC

Seuls les comptes Microsoft Exchange peuvent être partagés, les comptes pop ne peuvent pas l'être directement (mais leur contenu peut être récupéré par un compte Exchange) ATTENTION

NOTES

Éditions I O S

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B B..

LLE EC CA ALLE EN ND DR RIIE ER R

PARTAGER UN CALENDRIER : MENU OUTILS OPTIONS PROCÉDURE

INDIQUER LE DOSSIER DE DESTINATION POUR VALIDER

OUVRIR UN CALENDRIER PARTAGE: CALENDRIER AFFICHÉ DANS VOLER DE GAUCHE

"

PROCÉDURE

NOTES

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reproduction réservée


C C..

LLE ES SC CO ON NTTA AC CTTS S

PARTAGER LES CONTACTS: CONTACTS AFFICHÉS DANS VOLER DE GAUCHE, <CLIC> <DROIT> SUR UN DOSSIER DE CONTACTS PROCÉDURE

INDIQUER LES OPTIONS DE PARTAGE POUR VALIDER"

OUVRIR LES CONTACTS PARTAGES: CONTACTS AFFICHÉS DANS VOLER DE GAUCHE, <CLIC G> SUR PROCÉDURE

NOTES

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NOTES

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VIII. TABLE DES MATIERES I.

OUTLOOK

1

II.

LA MESSAGERIE

3

A.

PARAMÉTRER LA MESSAGERIE 1 2 3 4 5 6 7 8

B.

ENVOYER UN MESSAGE 1 2 3 4 5 6 7

C.

INDIQUER LES DESTINATAIRES L'OBJET DU MESSAGE COMPOSER LE MESSAGE JOINDRE DES FICHIERS S'ASSURER DE LA RÉCEPTION ENVOYER LE MESSAGE RÉPONDRE À UN MESSAGE REÇU

RECEVOIR DES MESSAGES 1 2 3 4 5 6 7

D.

LIRE LES MESSAGES CLASSER LES MESSAGES SUPPRIMER LES MESSAGES LES MESSAGES INFECTES ORGANISER LES MESSAGES CRÉER DES RÈGLES DE RÉCEPTION BLOQUER DES EXPÉDITEURS

GÉRER LES MESSAGES 1 2 3

III.

CRÉER UN COMPTE PARAMÉTRER UN COMPTE TESTER LE COMPTE COMPLÉTER LE PARAMÉTRAGE DU COMPTE VALIDER LA CREATION DU COMPTE SUPPRIMER UN COMPTE PAPIER A LETTRE - POLICES LA SIGNATURE

AFFICHER LES MESSAGES TRIER LES MESSAGES SUIVRE LES MESSAGES IMPORTANTS

LES CONTACTS

3 3 4 5 5 6 7 8 8

9 9 10 10 11 11 11 13

14 15 17 18 18 19 20 22

23 23 23 24

25

A.

CRÉER UN CONTACT

25

B.

CRÉER UNE LISTE DE DISTRIBUTION

26

C.

AFFICHER LES CONTACTS

28

IV.

LE CALENDRIER A.

LE RENDEZ-VOUS 1 2 3 4

B.

PARAMÉTRER LE CALENDRIER 1 2

V.

AFFICHER LA PÉRIODE DÉSIRÉE CRÉER UN RENDEZ-VOUS RENSEIGNER UN RENDEZ-VOUS MODIFIER UN RENDEZ-VOUS PERSONNALISER LES COULEURS PERSONNALISER LES CATÉGORIES DE RENDEZ-VOUS

LES TÂCHES A.

CRÉER UNE TACHE

I O S département formation

29 29 29 30 31 31

32 32 33

35 35


B.

MODIFIER UNE TACHE

36

C.

TERMINER UNE TÂCHE

38

D.

AFFICHER LES TACHES

39

VI.

LES NOTES A.

CRÉER UNE NOTE

41

B.

MODIFIER LES CARACTERISTIQUES DE LA NOTE

42

C.

AFFICHER LES NOTES

42

VII.

VIII.

41

PARTAGER OUTLOOK

43

A.

LE COURRIER

43

B.

LE CALENDRIER

44

C.

LES CONTACTS

45

TABLE DES MATIERES

47

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