Outlook 2010, communiquer avec Outlook by joel Green

Support de cours

OUTLOOK 2010â&#x201E;˘ utilisation

Comment utiliser Outlook ? De quoi est composée une fenêtre Outlook ? Comment utilise-t-on la souris et le clavier avec Outlook ? Où se trouvent le ruban, la barre d'outils ? À quoi servent-ils ? Comment utiliser la messagerie? Quelles sont les règles à suivre pour créer un compte, envoyer un message, recevoir un message … Comment utiliser le calendrier ? Comment créer un rendez-vous, émettre un rappel, inviter des contacts à une réunion ? Comment gérer les contacts ? En ajouter, les regrouper, compléter les informations ?… Comment créer des tâches ? Consulter leur état d’achèvement, les marquer comme finies… Comment créer des notes ? … Enfin, Comment gérer les fichiers Outlook ? Les sauvegarder ?

Ce cours répond à toutes ces questions et bien d'autres encore, de manière simple, illustrée et commentée au point qu'il vous deviendra vite indispensable, posé à coté de votre ordinateur

Cet ouvrage a été entièrement réalisé avec Microsoft ™ Word 2010 ®,

Images des fonds de couverture reproduite avec l'aimable autorisation de Microsoft ™

OUTLOOK POUR QUOI FAIRE ............................................................................. 1 A. B. C. D.

II.

CONFIGURATION OPTIMALE ................................................................................................. 1 PROCÉDURE D'INSTALLATION ............................................................................................... 1 ENTRER / QUITTER ................................................................................................................. 2 UTILISER LES EXERCICES ......................................................................................................... 2

UTILISER WINDOWS ........................................................................................... 5 A. B. C. D. E. F. G. H. I.

LA SOURIS .............................................................................................................................. 5 LE CLAVIER ............................................................................................................................. 6 LES FENÊTRES......................................................................................................................... 7 LES MENUS ET BARRES D’OUTILS .......................................................................................... 8 LES BOITES DE DIALOGUE ...................................................................................................... 8 LES VOLETS .......................................................................................................................... 10 LES BALISES ACTIVES ............................................................................................................ 10 LE PRESSE PAPIERS............................................................................................................... 10 LE GUIDE / LE DIDACTICIEL .................................................................................................. 11

III. LA MESSAGERIE ................................................................................................ 13 A.

PARAMÉTRER LA MESSAGERIE ............................................................................................ 13 1 2 3 4 5 6 7 8 9

ENVOYER UN MESSAGE ....................................................................................................... 22 1 2 3 4 5 6 7 8 9

INDIQUER LES DESTINATAIRES ................................................................................................... 23 SAISIR L'OBJET ............................................................................................................................ 24 COMPOSER LE MESSAGE ............................................................................................................ 24 ENVOYER LE MESSAGE ............................................................................................................... 24 METTRE EN FORME LE MESSAGE ............................................................................................... 24 SIGNER LE MESSAGE................................................................................................................... 26 JOINDRE DES FICHIERS ............................................................................................................... 27 S'ASSURER DE LA RÉCEPTION ..................................................................................................... 29 INDICATEURS ET BOUTONS DE VOTE ......................................................................................... 30

RECEVOIR DES MESSAGES ................................................................................................... 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9

D. E. F.

PARAMÉTRER LE COMPTE .......................................................................................................... 16 CONFIGURER LE COMPTE ........................................................................................................... 16 REMISER LES MESSAGES............................................................................................................. 18 TESTER LE COMPTE .................................................................................................................... 18 COMPLÉTER LE PARAMÉTRAGE ................................................................................................. 18 ACCÈDER A INTERNET................................................................................................................. 19 SUPPRIMER UN COMPTE ............................................................................................................ 19 REGROUPER LES COMPTES......................................................................................................... 20 L'AFFICHAGE ............................................................................................................................... 21

LA CONVERSATION ..................................................................................................................... 31 LIRE LES MESSAGES .................................................................................................................... 32 RÉPONDRE À UN MESSAGE REÇU .............................................................................................. 32 CLASSER LES MESSAGES ............................................................................................................. 33 TRIER LES MESSAGES .................................................................................................................. 34 SUPPRIMER LES MESSAGES ........................................................................................................ 35 LES MESSAGES DOUTEUX ........................................................................................................... 35 BLOQUER DES EXPÉDITEURS ...................................................................................................... 37 CRÉER DES RÈGLES DE RÉCEPTION ............................................................................................. 38

LES FLUX RSS ........................................................................................................................ 41 LES SMS................................................................................................................................ 43 LES RESEAUX SOCIAUX......................................................................................................... 44 1 2 3 4

AJOUTER L'INTERFACE ................................................................................................................ 44 PARAMÉTRER LE COMPTE .......................................................................................................... 45 LANCER UNE INVITATION ........................................................................................................... 46 LE VOLET DE PERSONNES ........................................................................................................... 46

IV. LE CALENDRIER ................................................................................................. 47 A.

LE RENDEZ-VOUS ................................................................................................................. 47 1 2 3 4 5 6 7

LA RÉUNION ......................................................................................................................... 51 1 2

A. B. C. D. E. F.

FAIRE UNE DEMANDE DE RÉUNION ........................................................................................... 51 Ajouter des participants ............................................................................................................. 53

LE CALENDRIER .................................................................................................................... 54 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

AFFICHER LA PÉRIODICITÉ DÉSIRÉE ............................................................................................ 47 CRÉER UN RENDEZ-VOUS ........................................................................................................... 48 RENSEIGNER UN RENDEZ-VOUS ................................................................................................. 49 MODIFIER UN RENDEZ-VOUS ..................................................................................................... 49 METTRE EN FORME LE RENDEZ-VOUS ........................................................................................ 50 PERSONNALISER LES CATÉGORIES .............................................................................................. 50 PERSONNALISER LE RENDEZ-VOUS ............................................................................................. 51

CRÉER UN CALENDRIER .............................................................................................................. 54 CRÉER UN GROUPE ..................................................................................................................... 55 COPIER / DEPLACER UN CALENDRIER ......................................................................................... 55 AFFICHER UN CALENDRIER ......................................................................................................... 56 COLORER LES CALENDRIERS ....................................................................................................... 56 MANIPULER DES RENDEZ-VOUS ................................................................................................. 57 PLANIFIER LES HEURES ............................................................................................................... 57 HEURES DE TRAVAIL ................................................................................................................... 58 JOURS FÉRIÉS .............................................................................................................................. 59 PUBLIER UN CALENDRIER ........................................................................................................... 60 PARTAGER UN CALENDRIER ....................................................................................................... 61 le volet droit................................................................................................................................ 62

LES CONTACTS .................................................................................................. 63 CRÉER UN CONTACT ............................................................................................................ 63 CRÉER UN GROUPE .............................................................................................................. 65 AFFICHER LES CONTACTS ..................................................................................................... 66 AFFICHER L'ACTIVITE............................................................................................................ 66 LOCALISER UN CONTACT...................................................................................................... 68 JOINDRE UN CONTACT ......................................................................................................... 69

VI. LES TÂCHES ....................................................................................................... 71 A. B. C. D. E. F. G.

CRÉER UNE TACHE ............................................................................................................... 71 AFFICHER LES TACHES .......................................................................................................... 72 MODIFIER UNE TACHE ......................................................................................................... 72 affecter UNE TÂCHE ............................................................................................................. 73 AUTOMATISER UNE TACHE .................................................................................................. 73 TERMINER UNE TÂCHE ........................................................................................................ 74 TRIER LES TÂCHES ................................................................................................................ 74

VII. LES NOTES ........................................................................................................ 75 A. B. C.

CRÉER UNE NOTE ................................................................................................................. 75 MODIFIER LES CARACTÉRISTIQUES ...................................................................................... 76 AFFICHER LES NOTES............................................................................................................ 76

VIII. GERER LES FICHIERS OUTLOOK ........................................................................ 77 A. B. C. D. E.

CRÉER UN FICHIER OUTLOOK............................................................................................... 77 DÉFINIR LE FICHIER PAR DÉFAUT ......................................................................................... 78 LA SUPPRESSION DES FICHIERS ............................................................................................ 79 LE COMPACTAGE D'UN FICHIER ........................................................................................... 80 LA SAUVEGARDE D'UN FICHIER ........................................................................................... 80

IX. EXERCICES ........................................................................................................ 81 A.

IOS.PST ................................................................................................................................. 81

Ce cours présente différentes rubriques repérées par une icône

DES PROCÉDURES DÉCRIVENT LA MARCHE À SUIVRE POUR EFFECTUER UNE ACTION :

3 COMMANDES À SE RAPPELER : <CLIC G> POUR APPUYER SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX <CLIC D>

POUR APPUYER SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS AVEC LE MAJEUR

<DOUBLE CLIC> POUR APPUYER DEUX FOIS DE SUITE TRÈS RAPIDEMENT SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX

des informations viennent compléter ces procédures INFOS

des exemples viennent illustrer ces procédures

des conseils vous aident à mettre en pratique vos connaissances

des mises en garde vous permettent d'éviter les pièges ou d'en sortir

des exercices permettent de tester les procédures et d'appliquer vos connaissances EXERCICE

des procédures avancées décrivent des actions plus complexes

des emplacements vous permettent de prendre des notes directement sur le support en bas de chaque page

1ÈRE MÉTHODE

2ÈME MÉTHODE

Une méthode n'est pas meilleure qu'une autre mais l'une ou l'autre peut être mieux adaptée à votre manière de travailler.

Avec le bouton gauche de la souris

Avec le bouton droit de la souris Avec le clavier Selon votre dextérité, vous travaillerez simplement avec le bouton gauche de la souris, vous appellerez des menus contextuels avec le bouton droit où vous utiliserez les touches du clavier, qui sont quelquefois plus rapides pour certaines actions.

le menu "DÉMARRER" de Windows le bureau de Windows le panneau de configuration la barre d'outils accès rapide la barre d'outils de la fenêtre le menu de l'application le ruban de l'application Là encore, en fonction de l'action que vous effectuez, vous pourrez choisir le menu démarrer, les raccourcis du bureau, la barre de lancement rapide…selon vos préférences.

Tout au long de cet ouvrage, vous apprendrez à vous familiariser avec ces éléments et à choisir ce qui vous convient le mieux !

I - OUTLOOK POUR QUOI FAIRE

Outlook est un logiciel d'organisation. Il permet de gérer naturellement ses messages, ses rendez-vous et ses contacts. Il permet aussi de suivre les tâches à effectuer et de créer simplement des notes. le paramétrage qui, selon l'utilisation, peut être simple ou complexe L'utilisation proprement dite qui est graphique et intuitive. Outlook 2010 bénéficie de la convivialité de Windows, ce qui lui permet de fonctionner en parfaite harmonie avec les autres applications INFOS

ordinateur de type pentium™ à plusieurs noyaux de 2 à 3 GHz avec Windows Seven mémoire vive de 1 à 42 Go écran plat large de 19" à 24" résolution 1680/1050 couleurs 32 bits disque dur 1 To Lecteur Blue Ray / Graveur Souris Laser 2 boutons + roulette de qualité Plus l'ordinateur sera puissant et mieux il sera équipé, plus agréable sera l'utilisation de Outlook INFOS

POUR INSTALLER OUTLOOK S'assurer qu'il y a la place suffisante sur le disque dur Lancer Windows Introduire le CD Rom ("Outlook" ou "Office") ou lancer le programme exécutable téléchargé Suivre les instructions L’installation est complètement automatique si l’on choisit l’installation par défaut

NOTES

Lancer l'application (Outlook) et travailler directement au sein de l'application. AFFICHER LE BUREAU OU LA BARRE DES TÂCHES

<CLIC G> SUR (en bas, à gauche)

MENU WINDOWS

SUR

<CLIC G> SUR LA CASE DE FERMETURE OU

(en haut, à gauche du ruban) (en bas)

Lancer Outlook Quitter Outlook Lancer Outlook

Vous pouvez télécharger les exercices relatifs à ce manuel et les copier sur votre ordinateur dans un dossier spécifique.

MENU WINDOWS (volet de droite) la fenêtre "documents" s'affiche DANS LE VOLET DE DROITE

<CLIC D> le nouveau dossier est créé SAISIR AUSSITÔT "COURS OFFICE" PUIS <ENTRÉE>

le dossier est créé dans les documents de l'utilisateur

NOTES

I - OUTLOOK POUR QUOI FAIRE

OUVRIR VOTRE NAVIGATEUR INTERNET SAISIR L'ADRESSE SUIVANTE :

ACTION exosoutlook10.exe

http://www.ios.fr/public/exosOutlook10.exe <CLIC G> SUR la boite de dialogue de téléchargement s'ouvre <CLIC G> SUR POUR CONFIRMER

DANS LA BOITE DE DIALOGUE "TÉLÉCHARGEMENT" ACTION

À UN ÉVENTUEL MESSAGE DE WINZIP (Winzip est le logiciel qui permet de

compresser les fichiers) <CLIC G> SUR INDIQUER LE DOSSIER DE DÉCOMPRESSION

"COURS OFFICE" DE "DOCUMENTS" POUR VALIDER

NOTES

ACTION

exosoutlook10.exe

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

POUR FERMER

WINZIP

les exercices sont prĂŠsents dans le dossier "cours office" de "documents"

NOTES

II – UTILISER WINDOWS

Le clavier pour saisir les données La souris pour les manipuler Les fenêtres dans lesquelles ces mêmes données s'affichent La barre des tâches, les outils et les menus qui permettent de traiter ces données et/ou de manipuler l'environnement.

La souris permet d'actionner les commandes des menus et de déplacer le pointeur ; le déplacement de la souris sur le tapis détermine le déplacement du pointeur à l'écran. Le POINTEUR de la souris a le plus souvent la forme d’une flèche ou d'une croix Son déplacement est proportionnel à celui de la souris sur le tapis <CLIC G> (appuyer avec l'index sur le bouton gauche de la souris) sélectionne à la position du pointeur ; <CLIC D> (appuyer avec le majeur sur le bouton droit de la souris) affiche le menu contextuel lié à la position du pointeur ou à la sélection La ROULETTE permet de se déplacer dans le document comme avec l'ascenseur vertical ou de modifier le zoom du document (en gardant <CTRL> enfoncé) ; il est aussi possible d'appuyer sur le bouton de la roulette. ATTENTION

Lorsque le pointeur a la forme d’un rond bleu , il est plus sage de ne rien faire et d’attendre qu’il reprenne une forme normale (le processeur est occupé)

Allonger et poser de manière souple la main au-dessus de la souris (main gauche ou droite selon que vous êtes gaucher ou droitier) - Vous êtes gaucher, activer alors dans le panneau de configuration de la souris Faire reposer l'index et le majeur sur les boutons gauche et droit de la souris sans trop courber les doigts - garder cette position et ne pas serrer la souris dans la main Déplacer la main et le pointeur va suivre - ne jamais regarder la souris mais l'écran Pour cliquer deux fois, relever l'index et le laisser rebondir sur le bouton de la souris La roulette centrale permet de faire défiler le document (soit en faisant tourner cette roulette, soit en cliquant dessus puis en déplaçant verticalement la souris ), en maintenant <CTRL> enfoncé de modifier le zoom et en cliquant dans la barre des tâches de créer une nouvelle session d'une application en cours

NOTES

6 <POINTER> signifie déplacer la souris pour placer le pointeur à l'endroit désiré <CLIC G> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton gauche de la souris <CLIC D> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton droit de la souris <DOUBLE CLIC> signifie appuyer 2 fois rapidement sur le bouton gauche de la souris <FAIRE GLISSER> signifie déplacer la souris tout en maintenant l'un de ses boutons enfoncé (généralement le gauche) puis relâcher ce bouton en fin d'action

Le clavier permet principalement de saisir les données ; toutes les actions de manipulation et de déplacement étant dévolues à la souris.

BARRE ESPACE

Les claviers standards sont composés d'un pavé alphanumérique (pour le texte), d'un pavé numérique (à droite) et d'un pavé directionnel (au milieu). Il est conseillé de bien utiliser chaque pavé en fonction des données à saisir. <ALT>

à gauche de la barre espace

<CTRL>

aux extrémités droite et gauche de la barre espace

<MAJ>

flèches vers le haut au-dessus des touches <CTRL>

<ALTGR>

à droite de la barre espace

à côté des touches <CTRL> avec un symbole Windows

Elles se combinent aux autres touches du clavier (touches de raccourci) afin d'obtenir de manière rapide des actions définies dans Outlook ou dans le système d'exploitation.

NOTES

II – UTILISER WINDOWS

Les fenêtres sont à la base du fonctionnement de Windows. Toute application, tout dossier, tout fichier de données (document) est ouvert dans une fenêtre. Leur contenu peut être très varié : des données texte, des données chiffres, des images, des icônes…. dans W INDOWS SEVEN, il existe une fenêtre par fichier ouvert ATTENTION

plein écran : la fenêtre occupe alors la totalité de l'écran, quel que soit sa taille en fenêtre : la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran ; sa forme et sa taille sont personnalisables en icône : l'icône de la fenêtre s'affiche dans la barre des tâches, en bas de l'écran. elle ne peut pas être déplacée la case de RÉDUCTION

réduit la fenêtre en icône

la case D'AGRANDISSEMENT

agrandit de fenêtre à plein écran

la case de RESTAURATION

réduit de plein écran à fenêtre

la case de FERMETURE

ferme la fenêtre

affiche les outils de la fenêtre LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" affiche les outils les plus utilisés LA BARRE D'ÉTAT affiche des informations sur le contenu de la fenêtre LE RUBAN

BARRE D’OUTILS "ACCÈS RAPIDE"

RUBAN

CASE DE RÉDUCTION BARRE DE TITRE

BARRE D'ÉTAT

NOTES

CASE D’AGRANDISSEMENT

CASE DE FERMETURE

8 La position et la taille d'une fenêtre peuvent être modifiées.

POINTER sur L'ANGLE DE LA FENÊTRE ou FAIRE GLISSER LE POINTEUR DE LA SOURIS JUSQU'À LA DIMENSION DÉSIRÉE DE LA FENÊTRE

POINTER sur LA BARRE DE TITRE: FAIRE GLISSER JUSQU'À LA POSITION DÉSIRÉE DE LA FENÊTRE

le pointeur peut aussi être positionné sur un des côtés de la fenêtre ; il prend alors la INFOS

forme ou selon que l'un ou l'autre des cotés horizontaux et verticaux ait été sélectionné ; seule la longueur ou la hauteur de la fenêtre peuvent alors être modifiées

Agiter sa barre de titre pour mettre une fenêtre plein-écran et réduire les autres, La faire glisser vers l'extérieur pour l'afficher sur une moitié verticale de l'écran,

Lorsqu'un <CLIC D> est effectué sur une sélection, un menu et éventuellement une barre d'outils dits "contextuels" s'affiche. Ils vont proposer les outils et les commandes appropriés à la manipulation des données sélectionnées.

POINTER sur UN OBJET <CLIC D>

menu et barre d'outils s’affichent

Le ruban de l'application ouverte affiche la plupart des outils nécessaires. Pour une utilisation avancée, les boites de dialogue proposent des options complémentaires. DANS LE RUBAN, À DROITE DU TITRE DU GROUPE D’OUTILS <CLIC> SUR LA CASE (lanceur de boîte de dialogue)

la boîte de dialogue s’affiche

<CLIC G> ICI

NOTES

II – UTILISER WINDOWS

le clavier est souvent plus rapide à utiliser que la souris pour le renseignement de boîtes de dialogue requérant beaucoup de saisie

une zone vers l'avant (sélectionne le contenu de la zone) une zone vers l'arrière (sélectionne le contenu de la zone)

afficher le contenu de la boite de dialogue <CLIC G> sur l'onglet afférent positionner le point d'insertion sur une zone <CLIC G> au début de la zone pour sélectionner le contenu d'une zone <DOUBLE CLIC> sur la zone les onglets les zones de texte les zones de liste les zones de liste déroutante

les cases à cocher les cases d'option les boutons de commande

ZONE DE LISTE DEROULANTE

CASES A COCHER

BOUTONS DE COMMANDE

"APPLIQUER" applique immédiatement les choix effectués sans fermer une boite de dialogue INFOS

CONSEIL

NOTES

Sortir d'une boîte de dialogue à l'aide des boutons de commande Fermer une boîte de dialogue, que l'on a ouverte uniquement pour en vérifier le contenu, par le bouton <ANNULER>

10 Ils affichent à gauche ou à droite de l'écran et affichent des informations complémentaires et homogènes. <CLIC G> POUR FERMER LE VOLET

VOLET "LECTURE"

BARRE DES TÂCHES

VOLET "NAVIGATION" VOLET DE PERSONNES"

Les logiciels Office proposent une balise active s'ils ne sont pas en mesure d'effectuer l'action demandée, si elle parait incohérente ou s'il reconnaît le type de données.

VOUS VENEZ D'EFFECTUER UNE OPÉRATION ET LA BALISE ACTIVE

S'AFFICHE

POINTER sur LA BALISE ACTIVE

<CLIC> SUR

DE LA BALISE ACTIVE ET EFFECTUER LE CHOIX APPROPRIÉ

Le PRESSE PAPIERS a pour fonction de permettre le transfert d'information entre documents, quelle que soit l’application d’origine. Les informations qui y sont placées s'ajoutent à celles existantes. Le presse-papier fait l’objet d’un groupe d’outils le plus souvent au début de l’onglet "ACCUEIL" du ruban de l’application. ENLEVER ET METTRE

COLLER LE CONTENU DU PRESSE-PAPIER OPTIONS DE COLLAGE

NOTES

DANS LE PRESSE-PAPIER

COPIER ET METTRE DANS LE PRESSE-PAPIER COPIER LA MISE EN FORME

II – UTILISER WINDOWS

Le PRESSE-PAPIERS permet de conserver les derniers éléments enregistrés pour une utilisation future INFOS

Le PRESSE-PAPIERS peut aussi être utilisé, dans l'ordinateur ou dans l'explorateur, pour copier ou déplacer des dossiers ou des fichiers entiers

supprime les données sélectionnées et les place dans le presse-papiers fait une copie des données et les place dans le presse papiers insère les données à partir du presse-papiers à la position du pointeur

SÉLECTIONNER LES DONNÉES LES COUPER DANS LE PRESSE PAPIERS POINTEUR DANS LE DOCUMENT D'INSERTION LES COLLER À LA POSITION DU POINT D'INSERTION

<CLIC G> SUR

SÉLECTIONNER LES DONNÉES LES COPIER DANS LE PRESSE PAPIERS POINTEUR DANS LE DOCUMENT D'INSERTION LES COLLER À LA POSITION DU POINT D'INSERTION

En cours de travail, il est possible de faire appel à une aide contextuelle précise, à la leçon du didacticiel concernée ou à un index recensant les informations disponibles. TOUCHE <FI> DU CLAVIER

BOITE DE DIALOGUE

CASE

DE LA FENÊTRE

III –LA MESSAGERIE

Elle permet d'échanger des messages et éventuellement des fichiers avec d'autres utilisateurs. SMTP : Le courrier est remis directement au serveur de courrier du destinataire. Le protocole SMTP fonctionne grâce à des commandes textuelles POP3 : Le protocole POP (protocole bureau de poste) permet d'aller récupérer son courrier sur un serveur distant (le serveur POP). Il permet de consulter les mails hors connexion IMAP : les messages sont conservés sur le serveur dans le but de pouvoir les consulter de différents clients de messagerie ; il comporte des fonctionnalités avancées : boîtes aux lettres multiples, tri… SMTP

utilise le port 25,

POP3

utilise le port 110 et

IMAP

utilise le port 143

AVANCÉ

<CLIC G> SUR

EN BAS DU VOLET GAUCHE

le détail du module s'affiche dans la partie haute

<CLIC G> SUR UN DES DOSSIER affiche son contenu dans le volet d'affichage

Avant de pouvoir utiliser la messagerie, il faut tout d'abord avoir un compte de messagerie (une boîte aux lettres) puis renseigner les informations du compte ou des comptes dans Outlook. Dans une entreprise, le compte est créé par le service informatique pour chacun des utilisateurs. Le plus souvent, l'entreprise possède un nom de domaine auxquels sont rattachés les comptes utilisateurs.

EXEMPLE

L'entreprise s'appelle "transports bretons" Elle a acheté le nom de domaine "www.tbr.fr" auprès d'une société spécialisée qui héberge en même temps ce nom de domaine "http://www.tbr.fr" sur ses serveurs. Un serveur de messagerie est associé à ce nom de domaine pour lequel l'hébergeur fournit les indications de server POP et SMTP, ici : POP.TBR.FR et SMTP.TBR.FR Les utilisateurs reçoivent des noms simples reprenant le prénom et le nom : Ainsi Pierre Dedupont aura pour adresse professionnelle : Pierre.dedupont@tbr.fr

Pour les particuliers, de nombreuses sociétés proposent des comptes gratuits permettant de créer une adresse personnelle avec souvent des services associés :

NOTES

Microsoft™ Live (Live, Hotmail)

Yahoo (Yahoo! Mail)

Google (Gmail)

La poste

EXEMPLE

Créer un compte à la poste Aller sur le site de la poste : http://www.laposte.net <CLIC G> sur "créer votre boîte"

NOTES

III –LA MESSAGERIE

ce compte est alors accessible à partir du "web mail" du fournisseur d'adresses :

il peut aussi être paramétré dans Outlook afin de stocker les messages et pièces jointes localement. Il est recommandé de créer un compte de messagerie personnel indépendant de votre fournisseur d'accès ; autrement, si vous êtes amenés à changer de fournisseur d'accès (comme cela est probable puisque tous proposent des prix, des techniques, des services ou une qualité de service qui varient dans le temps et en fonction des régions), il faudra prévenir tous vos contacts de votre nouvelle adresse et vous en perdrez certainement dans l'opération. Créer un compte à votre nom à La Poste et consultez-le en ligne

NOTES

1 PARAMÉTRER LE COMPTE Outlook vous permet de recueillir vos messages sur votre ordinateur. Si le comte de messagerie est de type "POP", les messages recueillis sont automatiquement supprimés en ligne (et ne pourront plus être consultés que dans votre messagerie locale). S'il est de type IMAP, les deux messageries, en ligne et locale, vont pouvoir être synchronisées (dossiers, messages…). ATTENTION

Pour éviter que la messagerie soit ralentie ou bloquée par le nombre de messages stockés en ligne, vérifier que l'option

n'est pas activée dans les paramètres d'options avancées des propriétés du compte

Pour paramétrer le compte dans Outlook, il faut connaître : L'adresse de messagerie Le mot de passe associé

2 CONFIGURER LE COMPTE Il est utile de posséder les informations techniques fournies par le fournisseur d'adresses Le serveur de courrier entrant (serveur POP3 ou IMAP) Le serveur de courrier sortant (serveur SMTP) MENU FICHIER SÉLECTIONNER

(volet de gauche)

SUR

Pour les serveurs IMAP, laisser la configuration automatique Pour les serveurs POP, configurer manuellement

RENSEIGNER LES PARAMÈTRES DU COMPTE NOM, ADRESSE ET MOT DE PASSE PUIS

le logiciel, s'il le peut, paramètre automatiquement les serveurs

III –LA MESSAGERIE

VALIDER CHOISIR EN BAS DE LA FENÊTRE PRÉCÉDENTE PUIS RENSEIGNER LES ÉLÉMENTS NOTAMMENT LES SERVEURS POP ET SMTP

(ils sont de la forme "pop.nomdudomaine" et "smtp.nomdudomaine") <CLIC G> SUR

POUR VÉRIFIER QUE TOUT FONCTIONNE

PUIS

Pour notre adresse personnelle à la poste, le paramétrage sera le suivant : EXEMPLE

il est nécessaire ici pour le serveur smtp d'activer l'authentification dans l'onglet des paramètres supplémentaires (voir chapitres 4 et 5 suivants)

NOTES

3 REMISER LES MESSAGES La remise peut s'effectuer dans un seul fichier Outlook pour tous les comptes ou dans des fichiers différents (pour différencier par exemple messages professionnels et messages personnels sans avoir à changer de logiciel).

POUR DÉSIGNER UN SEUL FICHIER DE REMISE POUR TOUS LES COMPTES

Par défaut, un fichier Outlook est créé par compte de messagerie

4 TESTER LE COMPTE Ce test permet de vérifier le bon fonctionnement par l'envoi d'un message test. DANS LA BOITE DE DIALOGUE PRÉCÉDENTE

<CLIC G> SUR

5 COMPLÉTER LE PARAMÉTRAGE Il est intéressant de nommer le compte et de donner une adresse de réponse. DANS LA MÊME BOITE DE DIALOGUE

<CLIC G> SUR ONGLET

NOTES

III –LA MESSAGERIE

6 ACCÈDER A INTERNET L'accès s'effectue normalement par le même moyen que pour le navigateur. DANS LA MÊME BOITE DE DIALOGUE

<CLIC G> SUR ONGLET

ce paramètre est valable en entreprise et pour la plupart des liaisons ADSL

7 SUPPRIMER UN COMPTE Un comte qui ne fonctionne plus doit être supprimé, sinon la messagerie envoie un message d'erreur à chaque fois qu'elle essaie de s'y connecter. MENU FICHIER SÉLECTIONNER

(volet de gauche)

SUR

SUR SÉLECTIONNER LE COMPTE

<CLIC G> SUR Si le compte devrait normalement fonctionner, essayer de le modifier manuellement avec ou de le réparer avec Sinon, le supprimer et le récréer de toutes pièces Le compte par défaut est celui qui sera utilisé pour l'envoi des messages à défaut d'en spécifier un autre. Dans la même fenêtre, sélectionner le compte puis permettent de modifier l'ordre des comptes, le 1er étant celui par défaut Créer un compte de messagerie personnel, en vous aidant des paramètres des boites de dialogue ci-avant, à la poste.net. Paramétrez-le dans Outlook, dans un nouveau fichier, testez-le, indiquez le comme adresse de réponse, définissez le comme par défaut s'il ne l'est pas déjà, vérifier l'existence du fichier correspondant dans votre dossier "Documents\Fichiers Outlook"

NOTES

8 REGROUPER LES COMPTES Pour l'envoi/réception notamment, il est nécessaire de définir les comptes concernés. Ces derniers seront alors mis à jour automatiquement ou manuellement par l'utilisation du bouton

ONGLET "ENVOYER / RECEVOIR" GROUPE "ENVOYER ET RECEVOIR" (1er bloc)

SUR SUR

GROUPE D'ENVOI/RÉCEPTION GÉRER LES COMPTES DU GROUPE

AUTOMATISER LA RÉCEPTION

SUR INCLURE OU NON LE COMPTE DANS LE GROUPE D'ENVOI/RÉCEPTION

COMPTE SÉLECTIONNÉ

CARACTÉRISTIQUES DU COMPTE SÉLECTIONNÉ

NOTES

III –LA MESSAGERIE

9 L'AFFICHAGE Les volets peuvent être ou non affichés. Leur taille et position sont paramétrables. <CLIC G> POUR FERMER LE VOLET

VOLET "LECTURE"

BARRE DES TÂCHES

VOLET "NAVIGATION" VOLET DE PERSONNES"

ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "DISPOSITION/VOLET" (4ème, 5éme bloc)

SUR L'UN DES OUTILS

SUR L'AFFICHAGE

Comme tous les volets, le pointeur change de forme à la limite de 2 volets et permet alors de modifier la taille de l'un ou l'autre des volets

22 Pour fermer un volet, choisir

ou <CLIC G> sur

<CLIC G> POUR FERMER LE VOLET

Tester les paramètres d'affichage

Avec l'ADSL ou tout moyen de connexion moderne, vous êtes en ligne de manière permanente et pouvez envoyer et recevoir les messages quasiment en temps réel. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "NOUVEAU" (1er bloc)

<CLIC G> SUR

ÉMETTEUR DESTINATAIRE COPIE COPIE INVISIBLE OBJET

TEXTE DU MESSAGE

CARTE DE VISITE ATTACHÉE

RAPPEL DES ÉLÉMENTS LIÉS AU DESTINATAIRE

NOTES

III –LA MESSAGERIE

1 INDIQUER LES DESTINATAIRES Les destinataires peuvent être choisis dans la liste des contacts ou saisis manuellement ; s'ils sont connus, ils sont proposés après la saisie de quelques caractères.

<CLIC G> SUR

POUR CHOISIR UN DESTINATAIRE DANS LE CARNET D'ADRESSE

OU SAISIR DIRECTEMENT L'ADRESSE DU DESTINATAIRE : PERMET DE DÉSIGNER DES DESTINATAIRES EN COPIE SEULE

S'il y a plusieurs destinataires, les adresse sont séparées par un point-virgule

ouvre la même fenêtre que

1-<CLIC G> SUR LE NOM 2- <CLIC G> SUR LE BOUTON 3-VALIDER

Pour envoyer un message à plusieurs destinataires sans que ces destinataires soient visibles les uns pour les autres, utiliser contacts (qui s'ouvre lorsque l'on clique sur

NOTES

disponible dans la fenêtre des ) ou dans l'onglet "options"

2 SAISIR L'OBJET Tout message doit avoir un objet.

<CLIC G> DANS LA ZONE SAISIR L'OBJET

3 COMPOSER LE MESSAGE Il reste à saisir le texte du message, dans la partie basse de la fenêtre. Word est utilisé comme éditeur par défaut avec ses outils de correction et de mise en forme. <CLIC G> DANS LA PARTIE BASSE DE LA FENÊTRE SAISIR LE TEXTE LE METTRE EN FORME

4 ENVOYER LE MESSAGE Une fois le message saisi, il ne reste plus qu'à l'envoyer. DANS LA FENÊTRE DE MESSAGE

<CLIC G> SUR POUR MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LE COMPTE D'ENVOI (si différent du compte par défaut)

SUR

Écrire le message suivant : objet : "Rendez-vous" texte :"Réunion de travail du lundi 31. 14h00 : diaporama - 15h00 : discussion par groupe - 16h00 : synthèse - 17h00 : conclusion Cordialement "

L'envoyer à votre voisin

5 METTRE EN FORME LE MESSAGE On retrouve dans Outlook les principales fonctions de Word, ce qui permet d'appliquer un thème, d'affecter des styles, de mettre en forme précisément les caractéristiques de police et de paragraphe, d'insérer toutes sortes d'éléments ou de traduire le texte.

NOTES

III –LA MESSAGERIE

Plusieurs formats peuvent être utilisés pour l'envoi de messages. Le format "html" est le standard le plus riche. Il permet (ainsi que le format "texte enrichi") d'utiliser des mises en forme élaborées. ONGLET "FORMAT DU TEXTE" GROUPE "FORMAT"

(2ème

bloc)

VÉRIFIER QUE LE FORMAT EST BIEN "HTML" SINON

SUR

Un thème est une combinaison de couleurs, de polices et d'effets. Il a pour avantage de permettre une présentation élaborée de manière rapide et efficace d'un message auquel des styles ont été appliqués (polices et effets peuvent être modifiés). GROUPE "THÈMES"

(1er

ONGLET "OPTIONS" bloc)

SUR DÉPLACER LA SOURIS SUR LES THÈMES POUR JUGER DE L'EFFET SUR LA SÉLECTION <CLIC G> SUR LE THÈME CHOISI

Le style comprend des caractéristiques de mise en forme liées au thème. Ainsi, un style "titre 1" va proposer une présentation différente selon le thème choisi ONGLET "FORMAT DU TEXTE" GROUPE "STYLE" (5ème bloc) SÉLECTIONNER LE TEXTE OU CLIQUER DANS LE PARAGRAPHE POINTER SUR LE STYLE POUR AFFICHER SA PRÉSENTATION <CLIC G> SUR LE STYLE CHOISI

On retrouve ici les procédures de Word (les caractéristiques choisies remplacent celles du thème pour la sélection). ONGLET "FORMAT DU TEXTE" GROUPE "POLICE" (3ème bloc) SÉLECTIONNER LE TEXTE <CLIC G> SUR UN OUTIL

NOTES

26 Idem pour le paragraphe (les caractéristiques choisies remplacent celles du thème pour le paragraphe). ONGLET "FORMAT DU TEXTE" GROUPE "PARAGRAPHE" (4ème bloc)

DANS LE PARAGRAPHE SUR UN OUTIL

Envoyer un message simple du type ci-dessous à votre voisin en mettant en copie toutes les autres personnes présentes Le mettre en forme de manière élaborée en choisissant un thème et en appliquant des styles

6 SIGNER LE MESSAGE La signature permet de personnaliser le message en fonction de l'adresse d'envoi. ONGLET "MESSAGE" GROUPE "INCLURE"

(4ème

bloc)

ONGLET "INSERTION" GROUPE "INCLURE" (1er bloc)

SUR

SUR POUR CRÉER UNE NOUVELLE SIGNATURE ET LUI DONNER UN NOM DANS LE VOLET BAS, SAISIR LE TEXTE ET LE METTRE EN FORME JOINDRE ÉVENTUELLEMENT UNE CARTE DE VISITE DU GESTIONNAIRE DE CONTACTS

SUR POUR VALIDER

la signature ainsi créée s'affiche dans une liste de l'outil

NOTES

III –LA MESSAGERIE

27 ASSOCIER UN THÈME

Pour associer un thème (ensemble de styles homogènes + fond…) à la signature onglet

puis bouton

de la fenêtre "signature"

Créer une signature liée pour l'adresse que vous avez créée

7 JOINDRE DES FICHIERS A défaut de partager un fichier avec d'autres (voir Windows Live), il est souvent pratique d'envoyer le fichier concerné. Le fichier est reçu sur un ordinateur ou un Smartphone ou il peut être alors être affiché et éventuellement réutilisé. ONGLET "MESSAGE" GROUPE "INCLURE" (4ème bloc)

ONGLET "INSERTION" GROUPE "INCLURE" (1er bloc)

SUR SÉLECTIONNER LE DOSSIER SÉLECTIONNER LE OU LES DOCUMENTS (AVEC <CTRL> OU <MAJ>)

<CLIC G> SUR POUR VALIDER

les fichiers joints d'affichent dans l'entête du message

NOTES

28 La plupart des serveurs bloquent encore les messages supĂŠrieurs Ă 5 Mo ATTENTION

1 - ouvrir word faire le courrier suivant

L'enregistrer dans "documents"sous le nom "lettre" 2 - ouvrir Excel faire le tableau suivant :

l'enregistrer dans "documents" sous le nom : "tableau"

NOTES

III –LA MESSAGERIE

8 S'ASSURER DE LA RÉCEPTION Pour les messages importants, il est préférable de s'assurer de la bonne réception du message par une confirmation de lecture. ONGLET "OPTIONS" GROUPE "SUIVI"

(4ème

bloc)

DANS LA FENÊTRE DE MESSAGE (avant de l'envoyer) COCHER L'UNE OU/ET L'AUTRE DES CASES SUIVANTES

L'accusé de réception est envoyé automatiquement lorsque le message arrive dans la boite aux lettres du destinataire. La confirmation de lecture est proposée au destinataire du message à la suite de l'ouverture du message Créer un message comme suit Attacher les documents créés précédemment Demander un accusé de réception et de lecture L'envoyer aux mêmes destinataires que précédemment

NOTES

9 INDICATEURS ET BOUTONS DE VOTE Des indicateurs permettent de définir l'importance et d'assurer un suivi du message. Des boutons de vote permettent de donner son avis sur un point de manière formalisée ONGLET "MESSAGE" GROUPE "INDICATEURS" (5ème bloc)

ONGLET "OPTIONS" GROUPE "SUIVI"

(5ème

bloc)

<CLIC G> SUR CHOISIR LE TYPE DE BOUTONS

<CLIC G> SUR

Envoyer un message avec "importance haute" et "boutons de vote" du type : "Bonjour, pouvez-vous me donner votre avis ?" à votre voisin

Les messages que vous envoyez sont affichés dans la boite d'envoi jusqu'à leur départ ; une fois envoyés, les messages sont stockés dans les "éléments envoyés". Les messages que vous recevez sont stockés chez votre fournisseur de messagerie (serveur interne, Orange, Free, Bouygues, Sfr, Hotmail, Gmail…) jusqu'à leur réception dans la "boîte de réception de Outlook" ; ils sont alors effacés sur le serveur de messagerie Pop(désactiver ) Paramétrer Outlook pour envoyer et recevoir automatiquement les messages à intervalles de temps définis. Une bulle d'information dans la zone de notification vous informe alors des nouveaux messages dont l'objet s'affiche en transparence. BARRE OUTILS RAPIDE <CLIC G> SUR pour récupérer vos messages entrants et envoyer vos messages sortants ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ENVOYER/RECEVOIR" (dernier bloc)

ONGLET "ENVOYER/RECEVOIR" GROUPE "ENVOYER ET RECEVOIR" (1er bloc)

<CLIC G> SUR

III –LA MESSAGERIE

CLAVIER <F9> La boîte de réception s'affiche en gras s'il y a des messages non lus et indique entre parenthèses le nombre de messages non lus . Ces messages sont eux même affichés en gras Faîtes un envoyer/recevoir manuel puis consulter la boîte de réception

Les comptes faisant l'objet de "ENVOYER/RECEVOIR" sont paramétrés dans de l'onglet

(voir page 19)

1 LA CONVERSATION Une conversation regroupe les messages qui ont le même objet, les messages étant triés de manière à ce que le message le plus récent figure en premier.

DÉVELOPPER LA CONVERSATION POINTER POUR AFFICHER LA BULLE D'INFORMATIONS

MESSAGES DE LA RÉDUIRE LA CONVERSATION AU NIVEAU DE CE MESSAGE

CONVERSATION DÉVELOPPÉE

CONVERSATION

2 LIRE LES MESSAGES Les messages sont affichés dans la boite de réception. Les messages en gras n'ont pas encore été lus. Le volet de lecture affiche le contenu du message.

LECTURE DU MESSAGE

BOÎTE DE RÉCEPTION MESSAGE SÉLECTIONNÉ

ÉLÉMENTS LIÉS À L'ÉMETTEUR

Pour qu'un message soit considéré comme lu : le garder sélectionné plus de quelque secondes (si paramétré dans les options) l'ouvrir <CLIC G> sur (groupe indicateurs) <CLIC D> marquer comme lu il passe alors de gras à maigre et il est supprimé du nombre de messages à lire indiqués à la suite de "boite de réception" .

<DOUBLE CLIC> SUR LE MESSAGE il s'affiche dans sa propre fenêtre

<CLIC G> SUR EN HAUT À DROITE la fenêtre de message se ferme

Ouvrir le dernier message reçu

3 RÉPONDRE À UN MESSAGE REÇU Pour répondre à un message reçu, il n'est pas nécessaire de redéfinir tous les éléments du message. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "RÉPONDRE" (3ème bloc)

<CLIC G> SUR

LE MESSAGE

(OU ÉVENTUELLEMENT RÉPONDRE À TOUS) RENSEIGNER LE MESSAGE PUIS L'ENVOYER <CLIC G>

SUR

Il est aussi possible de transférer rapidement à un contact un message reçu en sélectionnant le message à transmettre puis en cliquant sur

III –LA MESSAGERIE

ATTENTION

envoie le message de réponse à tous les destinataires du message À utiliser avec modération Répondre brièvement aux différents messages que vous venez de recevoir

permettent de répondre directement au message

permet de le transférer à quelqu'un d'autre permet de le supprimer (groupe supprimer 2ème bloc)

permet de le marquer comme "lu" ou "non lu" (groupe indicateurs 6ème bloc)

4 CLASSER LES MESSAGES Si vous utilisez régulièrement votre messagerie, les messages s'amassent dans la boîte de réception et il devient rapidement difficile de s'y retrouver. Un minimum de classement est alors de rigueur (idem pour les éléments envoyés). DANS LE VOLET DE GAUCHE

SUR

SAISIR LE NOM DU NOUVEAU DOSSIER MODIFIER ÉVENTUELLEMENT DANS LA LISTE LE DOSSIER RACINE (sous-dossier d'un dossier) POUR VALIDER

1-SAISIR LE NOM

2-<CLIC G> SUR LE DOSSIER

3-VALIDER

Créer un dossier "Affaires en cours" dans la boite de réception y déplacer tous les messages reçus ce jour

34 Outlook peut vous aider à classer vos messages manuellement ou automatiquement.

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "DÉPLACER"

BOUTON GAUCHE

(5ème

bloc)

SÉLECTIONNER LE MESSAGE

SÉLECTIONNER LE MESSAGE <FAIRE GLISSER> LE MESSAGE DANS SON NOUVEAU DOSSIER

SUR INDIQUER LA DESTINATION

Déplacer dans le dossier "Affaires en cours" de la boite de réception tous les messages reçus ce jour

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "INDICATEURS" (6ème bloc) MESSAGE SÉLECTIONNÉ

SUR SUR LA CATÉGORIE CHOISIE

5 TRIER LES MESSAGES Les messages au sein de la boîte de réception ou des dossiers peuvent être triés. ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "RÉORGANISATION" (3ème bloc) <CLIC G> SUR UN CRITÉRE DE TRI les messages sont triés dans l'ordre du critère <CLIC G> SUR POUR AFFICHER TOUS LES CRITÈRES

NOTES

III –LA MESSAGERIE

Un ordre croissant ou décroissant vient compléter le critère

CRITÈRE DE TRI

ORDRE DE TRI

Dans le dossier "Affaires en cours" de la boite de réception Classer les messages par ordre chronologique croissant

6 SUPPRIMER LES MESSAGES Les messages supprimés sont en fait simplement déplacés dans le dossier nommé . ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "SUPPRIMER" (2ème bloc) SÉLECTIONNER LE MESSAGE

<CLIC G> SUR le message est déplacé dans le dossier "éléments supprimés" supprime les éléments redondants déplace la conversation entière dans les éléments supprimés Vider régulièrement le dossier

(<CLIC D> puis

)

Supprimer quelques-uns des messages reçus puis vider le dossier "éléments supprimés"

7 LES MESSAGES DOUTEUX De très nombreuses méthodes sont utilisées pour détourner frauduleusement les mails de leur simple rôle de message : Le spam ou pourriel : c'est un message, le plus souvent commercial et non sollicité ; cela peut devenir très gênant lorsque l'on reçoit plus de spams que de messages réels mais ce n'est pas vraiment dangereux. Les messages infectés : ils peuvent être infectés par des virus ou des spywares/malwares ; ces derniers sont un peu moins nocifs que les virus et le plus souvent utilisés à des fins de récupération de données

NOTES

36 Le hameçonnage (phishing): il consiste à vous envoyer un faux mail semblant provenir d'une structure officielle (grande société, banque, site marchand, paypal…) et vous demandant le plus souvent confirmation d'informations confidentielles sous un faux prétexte. Le lien inclus dans le message vous emmène sur un site quasiment identique au site original afin de vous amener à délivrer des informations confidentielles (n° de compte, de carte bleue, mot de passe…) Posséder un antivirus efficace quotidiennement mis à jour des nouvelles définitions de virus. Lancer un contrôle complet de l'ordinateur environ une fois par semaine. Posséder un anti-spyware efficace. Cette fonctionnalité est maintenant le plus souvent incluse dans les anti-virus. Faire une analyse régulière. Ne pas ouvrir les messages douteux. Juste vérifier dans le volet de lecture qu'il est bien douteux. Le supprimer ou le mettre dans le courrier indésirable Ne jamais cliquer sur un lien d'un message douteux pour accéder à un site sur internet ; c'est la base de fonctionnement du hameçonnage. ATTENTION

Se méfier et détruire sans les ouvrir les messages en langue anglaises non attendus notamment ceux commençant par "hi" ainsi que (à moins d'avoir des échanges réels avec l'un de ces pays) ceux provenant de pays Africains (côte d'ivoire) ou de l'est (Russie…) Plusieurs moyens d'éviter la plupart de ces problèmes :  Ne pas indiquer son adresse Email de manière lisible sur un site web (par exemple comme contact). Des logiciels les récupèrent automatiquement pour créer des fichiers à des fins de spam. Si nécessaire, mettre une image dans laquelle figure votre adresse Email.  Utiliser une adresse Email spécifique pour tous les formulaires de contact des sites web que vous êtes amenés à renseigner et la gérer à part de votre adresse professionnelle et de votre adresse personnelle.  Utiliser les adresses jetables de plus en plus souvent proposées par vos fournisseurs d'adresses Ne pas aller sur les sites de vente de pharmacie, de montres… et évidemment sur les sites pornographiques. Vos adresses Email et éventuellement celles de vos contacts pourraient être récupérées malgré vous pendant votre navigation SÉLECTIONNER LE MESSAGE ENFONCER LA TOUCHE "MAJ" (SHIFT / FLÈCHE VERTICALE DU CLAVIER) APPUYER PARALLÈLEMENT SUR LA TOUCHE "SUPP" DU CLAVIER

le message n'est pas déplacé mais supprimé Supprimer définitivement un ou plusieurs des messages reçus

NOTES

III –LA MESSAGERIE

8 BLOQUER DES EXPÉDITEURS Les messages non sollicités peuvent être automatiquement aiguillés dans un dossier spécial nommé "courrier indésirable". ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "SUPPRIMER" (2ème bloc) SÉLECTIONNER LE MESSAGE

SUR

<CLIC G> SUR le message est déplacé dans le dossier "COURRIER INDÉSIRABLE" Vider régulièrement le dossier

(<CLIC D> puis

)

Bloquez les messages en provenance d'un de vos voisins et testez en le bon fonctionnement

Les spams ou pourriels proviennent souvent de plusieurs adresses d'un même domaine et c'est alors ce domaine qu'il faut mettre dans les expéditeurs bloqués.

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "SUPPRIMER" (2ème bloc) SÉLECTIONNER LE MESSAGE

SUR

SUR

ONGLET

SUR SAISIR LE NOM DE DOMAINE SANS HTTP//WWW . EX : SOCIETE.RU PUIS

POUR VALIDER

les courriers en provenance de tous les expéditeurs de ce domaine seront automatiquement dirigés vers le dossier

ATTENTION

Ne pas mettre dans les expéditeurs bloqués des noms de domaine comme "Gmail", "Hotmail", "Yahoo" ou tout autre fournisseur générique de comptes de messagerie Cette boîte de dialogue permet aussi de gérer les destinataires approuvés et de modifier directement chacune des 2 listes

NOTES

38 Un bon moyen d'éviter une partie des spams est d'interdire les domaines de niveau supérieur (international), c’est-à-dire directement les terminaisons de certains pays.

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "SUPPRIMER" (2ème bloc) SÉLECTIONNER LE MESSAGE

SUR

SUR

ONGLET

SUR

COCHER LES PAYS À BLOQUER. PUIS

POUR VALIDER

les courriers en provenance des domaines avec la terminaison correspondante seront automatiquement dirigés vers le dossier

1- COCHER LES PAYS À PROSCRIRE

Bloquer les courriers en provenance de la Russie et de la côte d'ivoire

9 CRÉER DES RÈGLES DE RÉCEPTION Un bon moyen de ne pas avoir à trier régulièrement ses messages consiste à créer des règles de routage de telle manière que, automatiquement, les messages soient dirigés vers le dossier adéquat en fonction notamment de leur origine.

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "DÉPLACER" (5ème bloc) SÉLECTIONNER LE MESSAGE

SUR

SUR PARAMÉTRER LA RÈGLE PUIS

NOTES

POUR VALIDER

III –LA MESSAGERIE

Créer un sous-dossier de la boîte de réception - y classer les messages provenant de votre voisin et créer une règle pour que les messages s'y déplacent automatiquement

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "DÉPLACER" (5ème bloc) SÉLECTIONNER LE MESSAGE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

SÉLECTION DE LA RÈGLE

RENSEIGNEMENT DES CRITÈRES DE LA RÈGLE SÉLECTIONNÉE

40 DANS LE SECOND VOLET EN BAS OU EN COCHANT LES CASES CORRESPONDANTES DE L'ASSISTANT PUIS

SÉLECTIONNER LA FINALITÉ GÉNÉRALE

2- SÉLECTIONNER LES PARAMÈTRES CORRESPONDANT AUX DESTINATAIRES <CLIC G> SUR LE LIEN POUR PRÉCISER L'ADRESSE DE L'ÉMETTEUR 3- SÉLECTIONNER LES PARAMÈTRES CORRESPONDANT AUX CONDITIONS DE RÉCEPTION <CLIC G> SUR LE LIEN POUR PRÉCISER LE DOSSIER

SÉLECTIONNER LES PARAMÈTRES CORRESPONDANT AUX ACTIONS

<CLIC G> SUR LE LIEN 5-

POUR PRÉCISER LE MESSAGE

DÉFINIR LES EXCEPTIONS DANS UN NOM À LA RÉGLE ET L'ACTIVER

<CLIC G> SUR

Créer une règle de ce type pour l'un des émetteurs des messages reçus

La liste des règles s'affiche dans la fenêtre dans la quelles elles peuvent être gérées.

OUTILS DE GESTION DES RÈGLES

LISTE DES RÈGLES ACTIVES DESCRIPTION DE LA RÈGLE SÉLECTIONNÉE

III –LA MESSAGERIE

Jusqu'à l'arrivée des flux RSS, un internaute qui désirait savoir s'il y avait du nouveau sur ses sites ou forums préférés n'avait d'autre solution que d'y aller voir régulièrement (et souvent pour rien). Le principe du flux RSS est basé sur ce constat et c'est alors le site lui-même qui vous prévient des nouveautés. Les flux sont signalés par une icône du type ou . Outlook permet de lire les flux RSS. Un flux RSS n'est en fait qu'un fichier texte au format xml avec une structure codifiée : un titre, une description courte et un lien vers l'article concerné. <?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1"?> <rss version="2.0"> <channel> <title>Mon site web</title> <link>http://monsiteweb.com</link> <description>Les news de mon site web</description> <item> TITRE <title>nouvelle info</title> LIEN <link>adresse internet de l'article</link> IDENTIFIANT UNIQUE <guid isPermaLink="false">1</guid> DESCRIPTION <description>description courte de l'article.</description> <pubDate>Wed, 29 Nov 2008 19:30:00 GMT</pubDate> </item> </channel> </rss>

À PARTIR DE VOTRE NAVIGATEUR

<CLIC G> SUR L'ICÔNE DE FLUX RSS

DU SITE AUQUEL VOUS DÉSIREZ VOUS

ABONNÉ

la liste des flux du site s'affiche <CLIC G> SUR

DU FLUX DÉSIRÉ

Si le flux s'ajoute à un autre lecteur de flux (navigateur internet par exemple), vous pouvez aussi faire un <CLIC D> sur l'icône l'adresse dans le presse-papiers Dans Outlook, dans le volet de navigation à gauche, <CLIC D> SUR PUIS COLLER L'ADRESSE

NOTES

et copier

42 Pour m'abonner au flux cinéma du journal "l'express" : je vais sur le site : http://www.lexpress.fr Je clique en haut et à droite de la page d'accueil sur l'icône des flux La page des flux s'affiche je clique sur le flux auquel je veux m'abonner : je clique sur

ou si Outlook n'est pas mon lecteur de flux par défaut (c'est souvent le navigateur internet – vérifier dans Windows)

je fais <CLIC D> sur puis sur je copie l'adresse du flux dans le presse-papiers (CTRL C): http://rss.feedsportal.com/c/568/f/9922/index.rss# Dans Outlook, dans le volet de navigation à gauche je fais <CLIC D> sur puis je colle l'adresse à partir du presse-papiers (CTRL V) puis

le flux est ajouté dans la liste des flux : il suffit de le sélectionner pour avoir la liste des infos et de cliquer sur pour ouvrir ce dernier dans le navigateur

DÉTAIL DU FLUX FLUX SÉLECTIONNÉ

SÉLECTIONNÉ AFFICHER L'ARTICLE COMPLET DANS LE NAVIGATEUR

ABONNEZ-VOUS À UN DES FLUX DE VOTRE CHOIX DU JOURNAL "L'EXPRESS" (ou autre)

III –LA MESSAGERIE

Outlook peut aussi permettre de recevoir les SMS. Il faut cependant prendre un abonnement spécifique. MENU FICHIER SÉLECTIONNER

NOTES

SUR

(volet de gauche)

44 Les réseaux sociaux sont désormais intégrés à Outlook ; ils font maintenant partie aussi bien de l'environnement personnel que professionnel.

1 AJOUTER L'INTERFACE Outlook propose de communiquer avec Windows Live Messenger. Pour utiliser d'autres "réseaux sociaux", il faut ajouter un programme qui va permettre à Outlook de communiquer avec le réseau en question.

A la première utilisation du volet social, Outlook propose de gérer les réseaux.

SUR SUR LE RÉSEAU À AJOUTER SUR LE FICHIER À TÉLÉCHARGER (langue française et à priori version x86)

INSTALLER LE PROGRAMME

Pour installer FACEBOOK <CLIC G> sur

<CLIC G> sur <CLIC G> sur

NOTES

III –LA MESSAGERIE

2 PARAMÉTRER LE COMPTE Le programme installé, il faut paramétrer le compte tel qu'utilisé sur le réseau. COCHER LE RÉSEAU À CONNECTER SAISIR LE NOM D'UTILISATEUR SAISIR LE MOT DE PASSE

SUR

LE RÉSEAU EST MAINTENANT AFFICHE

RENSEIGNER LE PROFIL

SE CONNECTER

NOTES

3 LANCER UNE INVITATION À la réception d'un message, une invitation peut être lancée.

SUR SUR SUR

4 LE VOLET DE PERSONNES Selon le module de Outlook, il affiche les informations sociales relatives à la personne sélectionnée (émetteur, destinataire, contact, invité d'une réunion…). ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "VOLET DE PERSONNES" (4ème ou 5éme bloc)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

BASCULER ENTRE LES AFFICHAGES RÉDUIRE LE VOLET

NATURE DES INFORMATIONS AFFICHÉES

NOTES

IV – LE CALENDRIER

Le calendrier va permettre de gérer l'emploi du temps de manière efficace.

<CLIC G> SUR

EN BAS DU VOLET GAUCHE

le détail du module s'affiche dans la partie haute

<CLIC G> SUR UN DES CALENDRIERS affiche son contenu dans le volet d'affichage

Le calendrier va permettre d'afficher les événements enregistrés.

1 AFFICHER LA PÉRIODICITÉ DÉSIRÉE L'affichage des événements dans Outlook peut être complètement personnalisé et adapté aux habitudes de chacun. Il reprend les principaux types de présentation des agendas professionnels. Le plus souvent, le calendrier par défaut suffit.

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ORGANISER" (3ème bloc)

<CLIC G> SUR L'OUTIL APPROPRIÉ

pour la périodicité "mois" des options sont proposées

Tester les différents modes d'affichage

EN HAUT DU CALENDRIER OU DANS LE VOLET HAUT GAUCHE

<CLIC G> SUR

DU MOIS

POUR FAIRE DÉFILER

<CLIC G> en face de la ligne dans le volet gauche pour afficher la semaine correspondante Vous pouvez aussi faire défiler les périodes avec la roulette de la souris

NOTES

Faire varier les périodes affichées et les modes d'affichage

2 CRÉER UN RENDEZ-VOUS Le rendez-vous est la base de fonctionnement du calendrier. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "NOUVEAU" (1er bloc)

BOUTON GAUCHE <DOUBLE CLIC> SUR LA DATE DU CALENDRIER RENSEIGNER LES ÉLÉMENTS

<CLIC G> SUR RENSEIGNER LES ÉLÉMENTS

Créer deux rendez-vous comme ci-dessus

NOTES

IV – LE CALENDRIER

3 RENSEIGNER UN RENDEZ-VOUS Une fois le rendez-vous créé, il faut en renseigner les diverses composantes. SAISIR L'OBJET SAISIR L'EMPLACEMENT (les emplacements déjà utilisés sont proposés) INDIQUER LA CATÉGORIE DU CALENDRIER (une couleur y est associée) MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LES HEURES (décocher alors

) PRÉVOIR UN RAPPEL (il sera affiché sur l'ordinateur tant de temps avant le rendez-vous) INDIQUER VOTRE DISPONIBILITÉ POUR D'AUTRES ACTIVITÉS (disponible, indisponible…) SAISIR ÉVENTUELLEMENT UN TEXTE COMPLÉMENTAIRE

POUR VALIDER LE RENDEZ-VOUS

Compléter les 2 rendez-vous précédents

4 MODIFIER UN RENDEZ-VOUS Le calendrier permet une modification graphique des rendez-vous. Ouvrir un rendez-vous Déplacer un rendez-vous Copier un rendez-vous

Modifier la durée

<DOUBLE CLIC> sur le rendez-vous SÉLECTIONNER le rendez-vous et le FAIRE GLISSER avec la souris à son nouvel emplacement SÉLECTIONNER le rendez-vous et le FAIRE GLISSER avec la souris à son nouvel emplacement en maintenant <CTRL> enfoncé SÉLECTIONNER le rendez-vous et FAIRE GLISSER le bord vertical droit / gauche (affichage mois) ou le bord haut / bas (affichage semaine et jour) avec la souris

Créer le rendez-vous comme suit puis essayer de le déplacer, le copier, modifier sa durée ; enfin, le remettre dans son état initial

MISE EN FORME DU TEXTE DU RENDEZ-VOUS

5 METTRE EN FORME LE RENDEZ-VOUS Les fonctionnalités de traitement de texte permettent d'enrichir le contenu.

METTRE EN FORME LE TEXTE

INSÉRER LES ÉLÉMENTS DÉSIRÉS

RÉVISER LE TEXTE

Enrichir le texte du rendez-vous "client Dubois" Attacher les fichiers "lettre" et "tableau" précédemment créés

6 PERSONNALISER LES CATÉGORIES Les catégories d'activité du calendrier sont liées à des couleurs et personnalisables. ONGLET "RENDEZ-VOUS" GROUPE "INDICATEURS" (5ème bloc)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR SÉLECTIONNER UNE CATÉGORIE

<CLIC G> SUR SAISIR LE NOUVEAU NOM POUR VALIDER

IV – LE CALENDRIER

Personnaliser les catégories comme ci-avant Affecter la catégorie "RV professionnels" au rendez-vous "client Dubois" précédent

7 PERSONNALISER LE RENDEZ-VOUS Il est possible d'ajouter un certain nombre de caractéristiques au rendez-vous. ONGLET "RENDEZ-VOUS" GROUPE "INDICATEURS" (5ème bloc) et "OPTIONS" (4ème bloc) POUR GARDER LES DÉTAILS CONFIDENTIELS

POUR INDIQUER L'IMPORTANCE DU RENDEZ-VOUS POUR INDIQUER LA DISPONIBILITÉ DE L'AUTEUR NOTAMMENT EN CAS DE DEMANDE DE RÉUNION POUR QU'UN MESSAGE DE RAPPEL S'AFFICHE POUR ÉVITER D'AVOIR À RÉÉCRIRE UN RENDEZ-VOUS PÉRIODIQUE

POUR LES RENDEZ-VOUS SOUS D'AUTRES LONGITUDES

Afficher le rendez-vous "client Dubois" L'indiquer comme importance "haute", "occupé", Rappel "3 heures" puis enregistrer

Outlook est un outil puissant pour gérer les réunions à partir du moment où les participants utilisent Outlook pour gérer leur emploi du temps.

1 FAIRE UNE DEMANDE DE RÉUNION Trouver une date et une heure qui convienne à tous les participants potentiels d'une réunion est un exercice qui demande de très nombreux allers et retours d'informations entre généralement une secrétaire organisatrice et les participants. Outlook résume cet exercice complexe à la "demande de réunion". ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "NOUVEAU" (1er bloc)

<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LE CARNET D'ADRESSES À UTILISER INDIQUER LES DESTINATAIRES (obligatoires, facultatifs) ET L'EMPLACEMENT INDIQUER DATES ET DURÉE

POUR ENVOYER LA DEMANDE

la réunion est automatiquement créée dans le calendrier

NOTES

(ressources)

1- CARNET D'ADRESSES

2- SÉLECTIONNER LE DESTINATAIRE

3- INCLURE LE DESTINATAIRE DANS LA LISTE

Envoyer aux participants comme ci-dessus une invitation à une réunion sur le modèle ci-dessous ÉTAT ACTUEL DE LA RÉUNION

affiche votre calendrier pour vérifier si vous êtes libre aux dates et heures indiquées

NOTES

IV – LE CALENDRIER

2 AJOUTER DES PARTICIPANTS Ajouter des participants à un rendez-vous, c'est aussi créer une réunion. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "NOUVEAU" (1er bloc)

BOUTON GAUCHE <DOUBLE CLIC> SUR LA DATE DU CALENDRIER RENSEIGNER LES ÉLÉMENTS

<CLIC G> SUR RENSEIGNER LES ÉLÉMENTS

<CLIC G> SUR l'onglet

s'affiche au lieu de l'onglet

INDIQUER LES DESTINATAIRES INDIQUER LES DATES, DURÉE ET EMPLACEMENT DE LA RÉUNION

POUR ENVOYER LA DEMANDE

la réunion est créée dans le calendrier

AFFICHE LES CALENDRIERS DES PARTICIPANTS (si

partagés)

AFFICHE LES ÉVENTUELLES RÉPONSES

CATÉGORIE

Créer une réunion sur le modèle ci-dessus en partant d'un rendez-vous

NOTES

54 ONGLET "RÉUNION" GROUPE "AFFICHER" (2ème bloc)

<CLIC G> SUR si les calendriers des participants sont partagés, Outlook est en mesure d'afficher la disponibilité de ces derniers

Afficher la planification de la réunion précédente

Pour annuler la réunion, il suffit que l'organisateur la supprime dans son calendrier ou

qu'il clique sur

Le calendrier, en tant qu'entité, peut être copié, déplacé, supprimé ou partagé. Il est lié au fichier Outlook (.pst)

1 CRÉER UN CALENDRIER Plusieurs calendriers avec des finalités différentes peuvent être créés. ONGLET "DOSSIER" GROUPE "NOUVEAU" (1er bloc)

BOUTON DROIT DANS LE VOLET GAUCHE

<CLIC G> SUR

SAISIR LE NOM DU NOUVEAU CALENDRIER POUR VALIDER

NOTES

IV – LE CALENDRIER

Créer deux nouveaux calendriers nommés "perso" et "pro"

2 CRÉER UN GROUPE Si plusieurs calendriers sont nécessaires, il peut être intéressant de les regrouper. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "GÉRER LES CALENDRIERS" (4ème bloc)

BOUTON DROIT DANS LE VOLET DE GAUCHE AU NIVEAU DE

<CLIC G> SUR

SAISIR LE NOM DU NOUVEAU GROUPE DE CALENDRIER POUR VALIDER

Créer un groupe de calendriers nommé "EMPLOI DU TEMPS"

3 COPIER / DEPLACER UN CALENDRIER Les calendriers une fois créés sont aisément manipulables. ONGLET "DOSSIER" GROUPE "ACTIONS" (2ème bloc)

<CLIC G> SUR pour le copier

BOUTON GAUCHE <FAIRE GLISSER> LE CALENDRIER À SA NOUVELLE POSITION <CTRL> ENFONCÉ POUR LE COPIER

L'outil

BOUTON DROIT <CLIC D> INDIQUER LE NOUVEL EMPLACEMENT <CLIC D> (pour le copier)

ne propose pas de le déplacer vers un groupe

ATTENTION

Le bouton droit propose aussi et

le calendrier dans la liste

Déplacer les deux nouveaux calendriers nommés "perso" et "pro" dans le groupe de calendriers nommé "EMPLOIS DU TEMPS"

NOTES

4 AFFICHER UN CALENDRIER Si plusieurs calendriers existent, il est possible de choisir lesquels afficher. DANS LE VOLET DE GAUCHE COCHER LE CALENDRIER À AFFICHER POUR VALIDER

si il y a plusieurs calendriers, ils s'affichent côte à côte

Pour avoir une vue complète de l'emploi du temps d'une ou plusieurs personnes, plusieurs calendriers peuvent être affichés, côte à côte ou en superposition.

ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "RÉORGANISATION" (2ème bloc) <CLIC G>

SUR

BOUTON DROIT <CLIC D>

Idem pour revenir à l'affichage normal

L'outil

n'est actif que si plusieurs calendriers sont affichés

ATTENTION

Afficher en superposition les deux calendriers nommés "perso" et "pro" puis les afficher côte à côte Lorsque vous créer un rendez-vous avec des calendriers en superposition, assurezvous que le rendez-vous est créé dans le bon calendrier

5 COLORER LES CALENDRIERS Les codes de couleurs sont encore les plus simples et les plus parlants. ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "COULEUR" (3ème bloc) CALENDRIER AFFICHÉ

BOUTON DROIT CALENDRIER AFFICHÉ

SUR CHOISIR LA COULEUR

Colorer le calendrier "pro" en vert et le calendrier "perso" en bleu

NOTES

IV – LE CALENDRIER

6 MANIPULER DES RENDEZ-VOUS Si vous disposez de plusieurs calendriers, il est pratique de savoir copier ou déplacer des rendez-vous ou des réunions de l'un à l'autre.

BOUTON GAUCHE AFFICHER LES CALENDRIERS CÔTE À CÔTE <FAIRE GLISSER> LES ÉVÉNEMENTS D'UN CALENDRIER À L'AUTRE POUR LES COPIER IDEM AVEC LA TOUCHE <MAJ> ENFONCÉE POUR LES DÉPLACER

Déplacer les événements précédemment créés (réunion et rendez-vous) du calendrier par défaut dans les calendriers "perso" ou "pro" selon leur nature

7 PLANIFIER LES HEURES Un mode d'affichage spécial permet de mieux planifier son emploi du temps, notamment lorsque l'on utilise plusieurs calendriers. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ORGANISER" (3ème bloc) CALENDRIERS AFFICHÉS

<CLIC G> SUR le calendrier s'affiche horizontalement en heures selon l'échelle de temps des outils de réorganisation permet de modifier l'échelle de temps en bas à droite peut permettre de rajouter un calendrier dans l'affichage "planification"

NOTES

58 Afficher les calendriers "perso" ou "pro" en mode "planification"

8 HEURES DE TRAVAIL Les heures de travail peuvent être gérées à part.

MENU FICHIER

(volet de gauche)

SÉLECTIONNER

PARAMÉTRER VOTRE SEMAINE DE TRAVAIL

les éléments seront repris dans les calendriers

Paramétrer vos horaires de travail réels

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ORGANISER"

(3ème

bloc)

CALENDRIERS AFFICHÉS

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR le calendrier n'affiche plus que les heures de travail

NOTES

IV – LE CALENDRIER

Afficher les calendriers "perso" ou "pro" en mode "planification" avec uniquement les heures de travail

9 JOURS FÉRIÉS Les jours fériés sont souvent des éléments importants de la gestion d'un emploi du temps qu'il soit personnel ou professionnel. Outlook permet de les intégrer. MENU FICHIER

SÉLECTIONNER

(volet de gauche)

PUIS DANS LES

<CLIC G> SUR les jours fériés dans les calendriers Il est aussi possible de rajouter d'autres éléments comme les vacances scolaires en allant chercher les éléments sur des sites spécialisés

EXEMPLE

POUR RAJOUTER LES VACANCES SCOLAIRES, FAÎTES UNE RECHERCHE DANS VOTRE MOTEUR DE RECHERCHE PRÉFÉRÉ AVEC DES MOTS CLÉS COMME "CALENDRIER VACANCES SCOLAIRES OUTLOOK" VOUS TROUVEREZ PLUSIEURS LIENS (EX: HTTP://WWW.EDUCATION.GOUV.FR/PID184/LE-CALENDRIER-SCOLAIRE.HTML) TÉLÉCHARGER LE FICHIER DES VACANCES SCOLAIRES DANS OUTLOOK, MENU FICHIER

Désigner le fichier par

puis

Sélectionner le calendrier puis <CLIC G> sur s'il ne l'est pas déjà les vacances sont importées dans le calendrier principal

NOTES

10 PUBLIER UN CALENDRIER Partager son calendrier, c'est le rendre accessible aux autres. Outlook le permet si vous êtes connectés à un serveur EXCHANGE (inclus dans Windows server), si vous avez accès à un serveur WEBDAV ou encore en le publiant sur OFFICE.COM. Le service commercial d'une entreprise compte un directeur, 4 commerciaux et une secrétaire. Chacun des commerciaux partage son calendrier. La secrétaire qui gère l'emploi du temps de son directeur a alors aussi accès aux emplois du temps des commerciaux et peut convoquer une réunion en quelques secondes

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "PARTAGER"

(5ème

bloc)

CALENDRIER AFFICHÉ

SUR

SUR MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LES OPTIONS POUR VALIDER

ATTENTION

Il est nécessaire de s'inscrire préalablement sur Microsoft Online (inscription gratuite avec adresse de messagerie et mot de passe) pour pouvoir utiliser ce service

Il est proposé de partager immédiatement le calendrier en envoyant le lien par mail. Si vous avez accès à MICROSOFT ONLINE ou à un serveur WEBDAV, publiez votre calendrier "pro" et partagez le avec votre voisin

NOTES

IV – LE CALENDRIER

11 PARTAGER UN CALENDRIER Ce partage s'effectue après la publication. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "PARTAGER" (5ème bloc) CALENDRIER AFFICHÉ

<CLIC G> SUR un message avec un lien d'abonnement est proposé à l'envoi INDIQUER LE DESTINATAIRE PUIS ENVOYER

Le destinataire reçoit le message et doit cliquer sur

<CLIC G> POUR S'ABONNER

Le calendrier s'affiche alors dans le groupe "autres calendriers" d'Outlook.

Vous avez reçu de votre voisin un mail pour partager son calendrier. Abonnez-vous à son calendrier et demander lui de faire une modification pour vérifier la mise à jour sur votre ordinateur Il est aussi possible de n'envoyer qu'une vue du calendrier à un moment donné avec

NOTES

12 LE VOLET DROIT Lorsque le module "calendrier" n'est pas affiché, les éléments importants restent visibles dans le volet droit.

CALENDRIER DU MOIS EN COURS

RÉUNIONS ET RENDEZ-VOUS DU JOUR

ÉVÈNEMENTS JOURS SUIVANTS

NOTES

V –LES CONTACTS

C'est ici que sont gérées toutes les informations concernant les contacts.

<CLIC G> SUR

EN BAS DU VOLET GAUCHE

le détail du module s'affiche dans la partie haute

<CLIC G> SUR UN DES GROUPES affiche les contacts du groupe dans le volet d'affichage

Les contacts ou les groupes de contact peuvent être créés simplement. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "NOUVEAU"

(1er

bloc)

<CLIC G> SUR RENSEIGNER LES ÉLÉMENTS

INCLURE UNE PHOTO

DÉROULER POUR

MISE EN FORME DE

MODIFIER LE CHAMP

L'ESPACE NOTES

64 l'onglet donne accès à tous les attributs de traitement de texte nécessaires pour mettre en forme les notes Saisir le contact "François Legrand" tel que ci-dessus

Un moyen simple d'ajouter un contact est de le faire à partir de la messagerie. Ainsi, les informations connues peuvent être renseignées automatiquement et un lien est créé entre contact et messages adressés ou reçus.

BOUTON DROIT

BOUTON GAUCHE

DANS LA BOÎTE DE RÉCEPTION SÉLECTIONNER LE MESSAGE DANS LE VOLET DE LECTURE POINTER SUR L'ÉMETTEUR

si la carte de visite est jointe, les éléments sont pré remplis

COMPLÉTER PUIS ENREGISTRER

1- POINTER

SUR

SUR COMPLÉTER PUIS ENREGISTRER

2- CLIQUER 3- VALIDER

Ajouter en tant que contact toutes les personnes avec lesquelles vous échangé des messages. Inventez le cas échéant les éléments que vous ne connaissez pas

L'émetteur une fois répertorié dans les contacts, il suffit de pointer sur son nom dans le volet de lecture de la messagerie pour l'afficher.

NOTES

V –LES CONTACTS

Un groupe de contacts est une liste de contacts homogènes quant à la nature des envois. Par exemple, il peut y avoir un groupe "fournisseurs", un groupe "clients," un groupe "personnel"… ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "NOUVEAU"

(1er

bloc)

<CLIC G> SUR SAISIR LE NOM DU NOUVEAU GROUPE

<CLIC G> SUR

POUR AJOUTER LES CONTACTS

SÉLECTIONNER LES MEMBRES AVEC <CTRL> PUIS <CLIC G> SUR ou <DOUBLE CLIC> SUR LE NOM DU CONTACT

les contacts sélectionnés s'affichent à la suite, séparés par un point-virgule POUR VALIDER

<CLIC G> SUR le groupe s'affiche en gras dans la liste des contacts

Créer un groupe de contacts nommé "stage" dans laquelle vous mettrez toutes les personnes avec lesquelles vous échangé des messages

NOTES

66 Les contacts peuvent être affichés de différentes manières. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "AFFICHAGE ACTUEL" (4ème bloc) <CLIC G> SUR

UN DES OUTILS

Chaque fiche contact est au format Vcard. Ainsi, il est possible de joindre un fichier Vcard à la signature de l'émetteur Tester l'affichage des contacts selon les différentes modalités

Outlook permet d'afficher toute l'activité sociale d'un contact : articles, flux, liens, mails reçus ou envoyés, réunions … ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "DISPOSITION" (3ème bloc) EN AFFICHAGE "CARTES DE VISITE"

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR REDIMENSIONNER LES VOLETS

NOTES

V –LES CONTACTS

Parcourir vos contacts, afficher leurs activités comme ci-dessus

En mode liste, pour choisir les colonnes de données à afficher, faire un <CLIC D> sur une tête de colonne et choisir - faire alors glisser le champ requis à la position voulue. Il est aussi possible de regrouper les champs avec

NOTES

68 Outlook propose aussi de situer géographiquement les contacts. ONGLET "CONTACTS" GROUPE "AFFICHER" (2ème bloc) CONTACT AFFICHÉ

<CLIC G> SUR le navigateur ouvre la carte sous BING

LOCALISER SUR UNE CARTE

V –LES CONTACTS

Essayez de localiser vos contacts (n'oubliez-pas qu'il faut avoir indiqué une adresse pour cela)

Un contact peut être joint directement à partir de sa fiche. ONGLET "CONTACTS" GROUPE "COMMUNIQUER" (3ème bloc) CONTACT AFFICHÉ

<CLIC G> SUR PUIS POUR L'APPELER (votre ordinateur doit être équipé d'un modem ou relié à un standard IP)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

POUR LUI ENVOYER UN MAIL

POUR L'INVITER À UNE RÉUNION

INVITER À

ENVOYER UN MAIL

UNE RÉUNION TÉLÉPHONER

Essayez de joindre vos contacts par l'un ou l'autre de ces moyens (les éléments nécessaires doivent être renseignés dans la fiche)

NOTES

VI –LES TÂCHES

Il est souvent pratique de faire le point de son travail en écrivant sur un papier la liste des choses à faire. Outlook permet de faire la même chose en mieux puisqu'à chaque élément de la liste est lié une date de début, une date d'échéance et un rappel.

<CLIC G> SUR

EN BAS DU VOLET GAUCHE

le détail du module s'affiche dans la partie haute

<CLIC G> ÉVENTUELLEMENT SUR UN GROUPE affiche les tâches dans le volet d'affichage

La création de la tâche et de ses caractéristiques est la première étape. ONGLET "ACCUEIL" AFFICHAGE LISTE GROUPE "NOUVEAU" (1er bloc)

<CLIC G> SUR

<TAB> OU <CLIC G> PASSE D'UNE ZONE À L'AUTRE

RENSEIGNER LES ÉLÉMENTS

Créer une tâche comme ci-dessus pour le mois en cours

72 ONGLET "TÂCHE" GROUPE "AFFICHER" (2ème bloc)

<CLIC G> SUR RENSEIGNER LES ÉLÉMENTS

Les tâches peuvent être affichées de différentes manières. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "AFFICHAGE ACTUEL" (6ème bloc)

ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE " AFFICHAGE ACTUEL " (1er bloc)

<CLIC G> SUR LE TYPE D'AFFICHAGE DÉSIRÉ <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LE TYPE D'AFFICHAGE DÉSIRÉ

Faire varier les types d'affichage

Une tâche peut évidemment être modifiée mais ses paramètres peuvent aussi être enrichis d'une affectation de la tâche à un contact ou d'une automatisation de la périodicité de la tâche lors de la création ou lors de la modification.

BOUTON GAUCHE <DOUBLE CLIC > SUR LA TÂCHE

Modifier la tâche créée pour y renseigner les détails ci-dessus

NOTES

VI –LES TÂCHES

Une tâche peut être affectée à une personne précise, alors avertie par mail.

ONGLET "TÂCHE" GROUPE "GÉRER LA TÂCHE" (3ème bloc)

BOUTON DROIT <CLIC D>

<CLIC G> SUR RENSEIGNER

<CLIC G> SUR le message avec la tâche à accomplir et ses caractéristiques est envoyé au destinataire Modifier la tâche précédemment créée en l'affectant à votre voisin – Lui envoyer le mail

Une tâche répétitive n'a pas besoin d'être recréée à chaque fois. ONGLET "TÂCHE" GROUPE "PÉRIODICITÉ" (4ème bloc)

<CLIC G> SUR RENSEIGNER LA BOÎTE DE DIALOGUE POUR VALIDER

l'information s'affiche dans la tâche :

Modifier la tâche précédemment créée de telle manière qu'elle figure tous les mois à échéance du 15

74 Il faut bien tenir à jour les tâches en cours et les tâches terminées afin que les tâches en retard notamment soient bien mises en évidence.

ONGLET "TÂCHE" GROUPE "GÉRER LA TÂCHE" (3ème bloc)

BOUTON DROIT <CLIC D>

<CLIC G> SUR La tâche terminée est barrée

Indiquer la tâche précédente comme "terminée"

La liste des tâches peut être triée. ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "RÉORGANISATION" (2ème bloc) <CLIC G> SUR LE CRITÈRE DE TRI <CLIC G> sur pour inverser

BOUTON GAUCHE <CLIC G> SUR LE TITRE DE COLONNE

idem pour inverser l'ordre de tri

Trier les tâches selon les différents critères

permet de choisir les champs à afficher

Les tâches peuvent être classées dans des catégories ; il est possible d'en assurer un suivi et leur contenu peut être rendu privé (groupe OPTIONS de la tâche) Tester les options décrites ci-dessus

NOTES

VII –LES NOTES

Il est pratique de pouvoir afficher l'équivalent des "post-it" avec Outlook.

<CLIC G> SUR

EN BAS DU VOLET GAUCHE

le détail du module s'affiche dans la partie haute

La procédure est identique à celle des autres modules. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "NOUVEAU"

(1er

bloc)

BOUTON DROIT DANS LE VOLET D'AFFICHAGE

<CLIC G> SUR SAISIR LA NOTE

SUR

POUR FERMER

La note ouverte peut être déplacée sur le bureau de Windows en la faisant simplement glisser Créer une note comme ci-dessus – la déplacer sur le bureau – l'afficher au premier plan

NOTES

76 La note peut être classée, enregistrée (format .msg), affectée à un contact… <CLIC G> SUR

À L'ANGLE HAUT-GAUCHE DE LA NOTE OUVERTE OU <CLIC D> SUR LA NOTE FERMÉE MODIFIER LES CARACTÉRISTIQUES

Changer la couleur de la note créée précédemment et la classer dans une catégorie

L'affichage des notes peut être personnalisé. ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "RÉORGANISATION" (2ème bloc) <CLIC G> SUR L'UN DES OUTILS

Modifier l'affichage des notes

NOTES

VIII –GÉRER LES FICHIERS

Outlook présente l'avantage de contenir tous les éléments évoqués dans un seul fichier. Ceci est particulièrement pratique pour la sauvegarde des données. Le fichier Outlook se situe par défaut à l'emplacement suivant : C:\Users\NomUtilisateur\AppData\Local\Microsoft\Outlook Il est au format .pst

ATTENTION

Seuls les profils sont conservés au niveau du système d'exploitation (adresses, mots de passe, serveurs…)

Un fichier Outlook peut être créé en n'importe quel emplacement. Il est nécessaire si deux fichiers sont en ligne d'indiquer lequel sera celui par défaut. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "NOUVEAU"

(1er

bloc)

SUR

SUR SAISIR LE NOM DU FICHIER POUR VALIDER

78 Éviter de multiplier les fichiers Outlook Lors de la création des comptes de messagerie, Outlook crée automatiquement un nouveau fichier pour chaque compte Indiquer lui d'en utiliser un déjà existant par <parcourir> Créer un nouveau fichier Outlook nommé "essai"

Il faut vérifier le fichier utilisé par défaut ; Pour notamment changer de fichier Outlook, il est nécessaire d'indiquer que celui-ci n'est plus le fichier par défaut avant de pouvoir le supprimer dans Outlook. MENU FICHIER SÉLECTIONNER

SUR

SUR

(volet de gauche)

ONGLET <CLIC G> SUR LE NOUVEAU FICHIER PAR DÉFAUT

<CLIC G> SUR le nouveau fichier par défaut est précédé du signe

Définir comme par défaut le fichier "essai" précédemment créé

NOTES

VIII –GÉRER LES FICHIERS

La liaison entre Outlook et le fichier de données peut être supprimée. MENU FICHIER SÉLECTIONNER

SUR

SUR

(volet de gauche)

ONGLET <CLIC G> SUR LE FICHIER À SUPPRIMER (ne doit pas être le fichier par défaut)

<CLIC G> SUR la liaison entre Outlook et le fichier est supprimée mais le fichier même n'est pas supprimé

ATTENTION

Si le fichier à supprimer est utilisé pour la remise des messages d'un compte de messagerie, les messages de compte sont supprimés mais pas le profil Vérifier dans les paramètres des comptes de messagerie (même fenêtre mais onglet ) et pour chaque compte qu'il n'utilise pas le fichier à supprimer et si c'est le cas, modifier le fichier de remise.

Supprimer la liaison entre Outlook et le fichier "essai" précédemment créé – vérifier qu'il existe toujours dans les fichiers Outlook de "documents" puis le supprimer réellement

NOTES

80 Les fichiers Outlook ont tendance à prendre de l'importance et il faut les compacter régulièrement pour limiter leur taille et améliorer les temps de réponse. MENU FICHIER SÉLECTIONNER

SUR

SUR

(volet de gauche)

ONGLET <CLIC G> SUR LE FICHIER À COMPACTER

SUR

Vérifier la taille du fichier Outlook en cours – Le compacter – Vérifier de nouveau l'espace utilisé Le fichier à ce niveau peut être renommé – ne pas le renommer directement dans son dossier sinon Outlook ne pourrait plus le trouver

Pour sauvegarder vos données Outlook, il faut simplement faire une copie du fichier par défaut sur un autre support (cd, dvd, disque externe, clé USB…). Cette sauvegarde régulière des données est indispensable. DANS LA BOITE DE DIALOGUE PRÉCÉDENTE <CLIC G> SUR FERMER OUTLOOK

POUR OUVRIR LE DOSSIER CONTENANT LE FICHIER

EFFECTUER LA COPIE

Sauvegardez votre fichier Outlook

Les paramètres des comptes de messagerie ne sont pas inclus dans le fichier pst – mettez-bien de côté vos identifiants car vous en aurez besoin en cas de panne ou de changement de machine

NOTES

IX â&#x20AC;&#x201C;EXERCICES

Le fichier exemple IOS.PST contient tous les exemples et exercices de ce cours.

NOTES

Pour des raisons de lisibilité, il est employé dans cet ouvrage les termes de Windows pour Microsoft ™ Windows ®, Word pour Microsoft ™ Word 2010 ®, Excel pour Microsoft ™ Excel 2010 ®, Access pour Microsoft ™ Access 2010 ®, Powerpoint pour Microsoft ™ Powerpoint 2010® , Outlook pour Microsoft ™ Outlook 2010®, Explorer pour Microsoft ™ Explorer ® . Par ailleurs, toutes les copies d'écrans, images et icones ont été reproduites avec l'aimable autorisation de Microsoft ™

Tous les efforts ont été faits, et le temps nécessaire consacré, pour que cet ouvrage soit aussi fiable et rigoureux que possible. Cependant, ni l'auteur, ni l'éditeur ne sauraient être tenus pour responsable des conséquences de son utilisation ou des atteintes au droit des brevets ou des personnes qui pourraient résulter de cette utilisation. Toute reproduction, même partielle de cet ouvrage, et par quelque procédé que ce soit, est interdite sans autorisation préalable et passible d'une peine prévue par la loi sur la protection des droits d'auteur.

84 Dépôt légal 2ème Trim 2010 ISBN 978-2-916950-13-6

Ce support de cours est destiné à accompagner votre formation dans l'apprentissage de ce logiciel. Il peut être utilisé en auto-formation mais il est le support idéal d'une formation menée par un formateur. C'est un manuel d'apprentissage organisé sous forme de leçons, ou chaque brique de connaissance acquise est réutilisée dans les leçons suivantes et avec des exercices à réaliser pour bien mémoriser les actions. Le fichier d’exercice est téléchargeable sur le site de l'éditeur où vous pourrez aussi éventuellement vérifier vos acquis grâce à des tests de connaissance en ligne. Des emplacements sont prévus sur chaque page pour prendre des notes afin de bien se souvenir des recommandations de votre formateur. Après votre formation, n'hésitez-pas à reprendre ce manuel et à refaire les exercices pour bien ancrer ce que vous avez appris dans votre esprit.

Existent aussi Windows 7, 1er niveau utilisation Excel 2010, 1er niveau utilisation Word 2010, 1er niveau utilisation Access 2010, 1er niveau utilisation Powerpoint 2010, 1er niveau utilisation Internet, WindowsLiveMail, IE9 Windows 7, 2èm niveau configuration Word 2010, 2ème niveau, Faire un document long Excel 2010, 2ème niveau, Plan, liaisons, solveur, fonctions , macros Excel 2010, 2ème niveau, Base de données, Hypothèses, fonctions Access 2010, 2ème niveau programmation Maintenance micro Réseaux versions spécifiques 2007 disponibles 129 rue du Maréchal Foch 14750 Saint Aubin sur Mer ios@ios.fr - www.ios.fr/