Outlook 2013

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Support de cours

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OUTLOOK 2013™

MESSAGERIE, CONTACTS, CALENDRIER

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TÂCHES, NOTES

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De quoi est composée une fenêtre Outlook ? Comment utilise-t-on la souris et le clavier avec Outlook ? Où se trouvent le ruban, la barre d'outils ? À quoi servent-ils ?

Comment utiliser la messagerie? Quelles sont les règles à suivre pour créer un compte, envoyer un message, recevoir un message …

Comment utiliser le calendrier ? Comment créer un rendez-vous, émettre un rappel, inviter des contacts à une réunion ?

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Comment gérer les contacts ? En ajouter, les regrouper, compléter les informations ?…

AN

Comment créer des tâches ? Consulter leur état d’achèvement, les marquer comme finies…

Comment créer des notes ? …

Enfin, Comment gérer les fichiers Outlook ? Les sauvegarder ?

Ce cours répond à toutes ces questions et bien d'autres encore, de manière simple, illustrée et commentée au point qu'il vous deviendra vite indispensable, posé à coté de votre ordinateur

Microsoft ™ Word 2013 ®,

Images des fonds de couverture reproduite avec l'aimable autorisation de Microsoft ™

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TI Cet ouvrage a été entièrement réalisé avec

I.

WINDOWS

1

A. LE MICRO-ORDINATEUR B. LA MANIPULATION SOURIS CLAVIER DEMARRER / ARRÊTER L'ACCUEIL / LE BUREAU APPLICATIONS GUIDE / LE DIDACTICIEL

2 4 5 7 8 11

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1.

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1 2

II.

OUTLOOK POUR QUOI FAIRE

13

A. CONFIGURATION OPTIMALE C. PROCÉDURE D'INSTALLATION D. ENTRER / QUITTER E. UTILISER LES EXERCICES

13 13 14 14

17

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III. LA MESSAGERIE

A. CRÉER UN COMPTE DE MESSAGERIE

17

LE COMPTE PROFESSIONNEL LE COMPTE PERSONNEL LE COMPTE MICROSOFT

17 18 20

B. PARAMÉTRER LA MESSAGERIE

23

PARAMÉTRER LE COMPTE CONFIGURER LE COMPTE REMISER LES MESSAGES TESTER LE COMPTE COMPLÉTER LE PARAMÉTRAGE MODIFIER UN COMPTE SUPPRIMER UN COMPTE REGROUPER LES COMPTES L'AFFICHAGE EXERCICE

C. ENVOYER UN MESSAGE

D. RECEVOIR DES MESSAGES LA CONVERSATION LIRE LES MESSAGES RÉPONDRE À UN MESSAGE REÇU CLASSER LES MESSAGES TRIER LES MESSAGES SUPPRIMER LES MESSAGES LES MESSAGES DOUTEUX BLOQUER DES EXPÉDITEURS CRÉER DES RÈGLES DE RÉCEPTION EXERCICE

E. LES FLUX RSS

30 31 31 31 31 33 34 35 35 36

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N

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INDIQUER LES DESTINATAIRES SAISIR L'OBJET COMPOSER LE MESSAGE ENVOYER LE MESSAGE METTRE EN FORME LE MESSAGE SIGNER LE MESSAGE JOINDRE DES FICHIERS S'ASSURER DE LA RÉCEPTION INDICATEURS ET BOUTONS DE VOTE EXERCICE

LL

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23 23 25 26 26 26 27 27 28 29

TI

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

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1.

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49

F. LES RESEAUX SOCIAUX 1.

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3.

50

AJOUTER LE COMPTE AFFICHER LES INFORMATIONS LE VOLET DE PERSONNES

50 51 51

IV. LE CALENDRIER

53

A. LE RENDEZ-VOUS

53

AFFICHER PÉRIODE ET PÉRIODICITÉ CRÉER UN RENDEZ-VOUS RENSEIGNER UN RENDEZ-VOUS MODIFIER UN RENDEZ-VOUS METTRE EN FORME LE RENDEZ-VOUS ASSOCIER DES FICHIERS CRÉER UN RAPPEL PERSONNALISER LES CATÉGORIES PERSONNALISER LE RENDEZ-VOUS

53 54 54 55 56 56 57 57 58

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B. LA RÉUNION

FAIRE UNE DEMANDE DE RÉUNION ACCEPTER / REFUSER AJOUTER DES PARTICIPANTS AFFICHER LA PLANIFICATION

58 60 60 61

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58

C. LE CALENDRIER

LES CONTACTS

A. CRÉER UNE TACHE B. AFFICHER LES TACHES C. MODIFIER UNE TACHE D. AFFECTER UNE TÂCHE E. AUTOMATISER UNE TACHE F. TERMINER UNE TÂCHE G.TRIER LES TÂCHES H. SUPPRIMER UNE TÂCHE

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N

VI. LES TÂCHES

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A. CRÉER UN CONTACT B. ENREGISTRER UN CONTACT DE MESSAGERIE C. AFFICHER LA CARTE DE VISITE D. CRÉER UN GROUPE E. AFFICHER LES CONTACTS F. AFFICHER L'ACTIVITE G.MODIFIER UN CONTACT H. LOCALISER UN CONTACT I. JOINDRE UN CONTACT

62 62 62 63 63 64 64 64 65 66 66 67 68 69 69 70

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V.

61

CRÉER UN GROUPE DE CALENDRIER CRÉER UN CALENDRIER REGROUPER DES CALENDRIERS COPIER / DEPLACER UN CALENDRIER RENOMMER UN CALENDRIER AFFICHER/MASQUER UN CALENDRIER SUPERPOSER LES CALENDRIERS COLORER LES CALENDRIERS MANIPULER DES RENDEZ-VOUS PLANIFIER LES HEURES HEURES DE TRAVAIL JOURS FÉRIÉS PUBLIER UN CALENDRIER PARTAGER UN CALENDRIER S'ABONNER À UN CALENDRIER PARTAGER UN CALENDRIER OUTLOOK.COM OU .FR

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VII. LES NOTES

83

A. CRÉER UNE NOTE B. GÉRER LA NOTE C. AFFICHER LES NOTES

83 84 84

VIII. GERER LES FICHIERS OUTLOOK

85 85 86 87 87 88 88 89

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A. CRÉER UN FICHIER OUTLOOK B. DÉFINIR LE FICHIER PAR DÉFAUT C. SUPPRIMER UN FICHIER D. COMPACTER UN FICHIER D. PROTÉGER UN FICHIER E. SAUVEGARDER UN FICHIER F. SYNCHRONISER LES DONNÉES

IX. DOSSIER PÉDAGOGIQUE

91

A. IOS.PST

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LL TI AN

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Ce cours présente différentes rubriques repérées par une icône DES PROCÉDURES DÉCRIVENT LA MARCHE À SUIVRE POUR EFFECTUER UNE ACTION : 3 COMMANDES À SE RAPPELER : <CLIC G> POUR APPUYER SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX <CLIC D> POUR APPUYER SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS AVEC LE MAJEUR <DOUBLE CLIC> POUR APPUYER DEUX FOIS DE SUITE TRÈS RAPIDEMENT SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX

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des informations viennent compléter ces procédures

des exemples viennent illustrer ces procédures

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des conseils vous aident à mettre en pratique vos connaissances

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des mises en garde vous permettent d'éviter les pièges ou d'en sortir

<CLIC G> sur

TI

des exercices permettent de tester les procédures et d'appliquer vos connaissances OUVRIR votre navigateur internet SAISIR l'adresse :

la boite de dialogue de téléchargement s'ouvre pour confirmer

LL

<CLIC G> sur

des procédures avancées décrivent des actions plus complexes

bas de chaque page

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des emplacements vous permettent de prendre des notes directement sur le support en

Souvent, une action peut être effectuée selon plusieurs méthodes :

1ÈRE MÉTHODE

2ÈME MÉTHODE

Une méthode n'est pas meilleure qu'une autre mais l'une ou l'autre peut être mieux adaptée à votre manière de travailler.

EC

Ces actions peuvent être effectuées avec plusieurs moyens :

Avec le bouton gauche de la souris Avec le bouton droit de la souris

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Avec le clavier

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Windows demande l’utilisation du bouton gauche et du bouton droit de la souris ainsi que du clavier.

Elles vont s'exercer le plus souvent sur : La barre d'accès rapide Le ruban

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Le volet bas

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LL

TI Le menu contextuel

1

I –WINDOWS

Windows 8 est la dernière version du système d'exploitation de Microsoft. Il propose une ergonomie améliorée, une plus grande rapidité, l’implémentation de nouvelles technologies et des fonctionnalités nouvelles

EC

Rappelons quelques notions de base de la micro-informatique, non indispensables mais bien utiles pour comprendre le fonctionnement du système.

Ces notions permettent d'avoir une meilleure compréhension de l'outil Informatique ; la gestion des fichiers comme leur sécurité ne peut qu'en être améliorée.

L'informatique est le fruit de la synergie de deux entités :

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- le matériel (hard) - les logiciels (soft)

MATERIEL

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Un micro-ordinateur est composé des éléments suivants : un microprocesseur (au minimum) des mémoires un ou plusieurs périphériques d'entrée un ou plusieurs périphériques de sortie

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DONNÉES

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TI LOGICIELS

Elles sont représentées sous forme électrique dans les circuits de l'ordinateur, ces derniers, équipés de transistors, ne pouvant présenter que deux états de fonctionnement, ouvert ou fermé (soit 1 ou 0).

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FICHIERS

Le fichier est le niveau d'agglomération des données ou des programmes exploitable par l'utilisateur. Leur manipulation s'effectue par le biais du système d'exploitation.

APPLICATIONS Les applications sont des programmes écrits en un langage adapté à l'ordinateur et lui permettant d'effectuer un certain nombre de tâches de façon rapide et précise.

2 Sur micro-ordinateur, les plus courants sont :

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Les traitements de texte qui permettent, comme leur nom l'indique de traiter du texte (données alphanumériques). Le plus connu est Word Les tableurs qui permettent de traiter des chiffres (données numériques) ; ils offrent des possibilités de mise en forme élaborée des tableaux et graphiques ; le plus connu est Excel les bases de données permettent de gérer des données ainsi que leurs relations ; elles sont particulièrement utiles dès lors que les données sont en quantité importante ; Les plus connues sont : Access, Oracle™ , Sql Server™, Mysql™...

On distingue aussi les logiciels de PAO (Publication), de CAO (Conception), de CFAO (Conception et Fabrication), de EAO (Enseignement)... ainsi que tous les logiciels ayant une finalité plus technique (Comptabilité, Facturation, Paie...).

SYSTÈME D'EXPLOITATION Il assure en grande partie l'interface entre l'ordinateur et les applications (le Hard et le Soft).

Le système d'exploitation est composé d'un ensemble de programmes qui assurent

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le bon déroulement des applications le transfert des données entre mémoire centrale et périphériques le rangement et l'accès aux fichiers de programme et aux fichiers de données l'installation automatique de nouveaux périphériques (plug & play puis hot plug & play)

Pour bien utiliser Windows, il faut savoir démarrer ou arrêter à volonté une session, passer simplement de l'écran d'accueil au bureau de Windows, lancer des applications et gérer les fichiers. L'utilisation de raccourcis clavier est conseillée.

TI

1. SOURIS

La souris permet d'actionner les commandes des menus et de déplacer le pointeur ; le déplacement de la souris sur le tapis détermine le déplacement du pointeur à l'écran. a) PRINCIPE

LL

Le POINTEUR de la souris a le plus souvent la forme d’une flèche : Le déplacement de cette flèche est proportionnel à celui de la souris sur le tapis <CLIC G> (appuyer avec l'index sur le bouton gauche de la souris) affiche le point d’insertion à la position du pointeur : .C’est là que les données vont s’insérer

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<CLIC D> (appuyer avec le majeur sur le bouton droit de la souris) affiche la barre d'outils et le menu contextuel lié à la position du pointeur ou à l'objet sélectionné La ROULETTE permet de se déplacer dans le document comme avec l'ascenseur vertical ou de modifier le zoom du document (en gardant <CTRL> enfoncé) ; il est aussi possible d'appuyer sur le bouton de la roulette.

Lorsque le pointeur a la forme d’un rond bleu , il est plus sage de ne rien faire et d’attendre qu’il reprenne une forme normale (le processeur est occupé)

EC

I –WINDOWS 3 b) UTILISATION Allonger et poser de manière souple la main au-dessus de la souris (main gauche ou droite selon que vous êtes gaucher ou droitier) - Vous êtes gaucher, activer alors dans le panneau de configuration de la souris Faire reposer l'index et le majeur sur les boutons gauche et droit de la souris sans trop courber les doigts - garder cette position et ne pas serrer la souris dans la main Déplacer la main et la souris va suivre - ne jamais regarder la souris mais l'écran Pour cliquer deux fois, relever l'index et le laisser rebondir sur le bouton de la souris La roulette centrale permet de faire défiler le document (soit en faisant tourner cette roulette, soit en cliquant dessus puis en déplaçant verticalement la souris), en maintenant <CTRL> enfoncé de modifier le zoom et en cliquant dans la barre des tâches de créer une nouvelle session d'une application en cours (avec CTRL). c) VOCABULAIRE

signifie déplacer la souris pour placer le pointeur à l'endroit désiré <CLIC G> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton gauche de la souris <CLIC D> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton droit de la souris <DOUBLE CLIC> signifie appuyer 2 fois rapidement sur le bouton gauche de la souris <FAIRE GLISSER> signifie déplacer la souris tout en maintenant l'un de ses boutons enfoncé (généralement le gauche) puis relâcher ce bouton en fin d'action

AN

H

POINTER

d) ADAPTATION

L'adaptation de la souris à son utilisateur est la condition essentielle à une utilisation aisée de Windows. Le panneau de configuration permet d'effectuer ces réglages.

TI <CLIC G> SUR

LL

CHOISIR L'ONGLET RÉGLER LA POSITION DU CURSEUR

DÉPLACER LA SOURIS POUR TESTER LE RÉGLAGE POUR

<CLIC G> SUR

N

O

MODIFIER SI NÉCESSAIRE PUIS VALIDER

CHOISIR L'ONGLET RÉGLER LA POSITION DU CURSEUR

<DOUBLE CLIC> SUR

(POUR TESTER LE RÉGLAGE)

MODIFIER SI NÉCESSAIRE PUIS

4

2. CLAVIER Le clavier est très utilisé dans Windows.

EC

BARRE ESPACE

H

a) PAVES

AN

Les claviers standards sont composés d'un pavé alphanumérique (pour le texte), d'un pavé numérique (à droite) et d'un pavé directionnel (au milieu). Il est conseillé de bien utiliser chaque pavé en fonction des données à saisir. b) TOUCHES SPÉCIALES

Les touches spéciales sont les touches suivantes : à gauche de la barre espace

<ALT> <CTRL>

au niveau de la barre espace aux extrémités droite et gauche

TI

<MAJ>

flèches vers le haut au-dessus des touches <CTRL>

<ALTGR>

à droite de la barre espace

<WINDOWS>

à côté des touches <CTRL> avec un symbole Windows

c) TOUCHES DE RACCOURCI WINDOWS

LL

Elles se combinent aux autres touches (touches de raccourci) afin d'exécuter rapidement des actions définies dans une application donnée ou dans le système d'exploitation.

BASCULE DE L’ACCUEIL À LA DERNIÈRE APPLICATION

+ TAB

AFFICHE LE BUREAU

+/-

ZOOME OU DÉZOOME SUR L’ÉLÉMENT

+ SAISIE

+H

PARTAGER

+I

+ MAJ + .

ANCRE UNE APPLICATION SUR LA GAUCHE

ALT + TAB

+ .

BASCULE ENTRE APPLICATIONS DU BUREAU ET DE L’ACCUEIL BASCULE ENTRE FENÊTRES

N

+D

O

La touche Windows est très utilisée sous Window, notamment pour passer de l’interface d’accueil à la dernière application et réciproquement

RECHERCHE LOCALE DES CARACTÈRES SAISIS

PARAMÈTRES

ANCRE UNE APPLICATION SUR LA DROITE

I –WINDOWS 5 d) TOUCHES DE RACCOURCI AUTRES Les autres touches de raccourci sont communes à la plupart des applications du bureau et permettent d'effectuer directement sélections ou actions. <ENTRÉE> <F1>À <F12>

EC <CTRL>

<MAJ>

VALIDATION D'UNE ACTION TOUCHES DE FONCTION

<ECHAP> <INS> <SUPPR> <RETOUR>

ATTRIBUTION DE FORMAT / OPTIONS DE SÉLECTION / AJOUT

<ALT>

ÉTENDRE /ACTION INVERSEDIRECTION OPPOSÉE

<TAB> <ORIGINE> <FIN> <PGPR> <PGSV>

(dépendent de l'application)

ANNULATION D'UNE ACTION TOUCHES DE MODIFICATION ACTIONS LIÉES À LA FENÊTRE D'APPLICATION (choix de

commandes, sélection options)

TOUCHES DE DÉPLACEMENT OU DE SÉLECTION

H

e) ADAPTATION L'adaptation du clavier à son utilisateur est paramétrable.

CHOISIR L'ONGLET RÉGLER LA POSITION DES CURSEURS ESSAYER LE CLAVIER POUR TESTER LE RÉGLAGE

TI

AN

<CLIC G> SUR

MODIFIER SI NÉCESSAIRE POUR VALIDER

LL

3. DEMARRER / ARRÊTER

Après avoir mis en marche l’ordinateur, et plus ou moins vite selon sa puissance, l’écran de connexion s’affiche. a) OUVRIR UNE SESSION La session correspond au temps d’utilisation entre connexion et déconnexion de l'utilisateur.

S'il ne l'est pas encore, démarrer l'ordinateur et se connecter

N

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UNE FOIS L'ORDINATEUR DÉMARRÉ <CLIC G> SUR SON ICÔNE (nom + image) SAISIR SON MOT DE PASSE VALIDER - l'écran d'accueil "démarrer" s'affiche

6 b) METTRE EN VEILLE Windows 8 privilégie la mise en veille à l'arrêt complet de la machine. Les ordinateurs gèrent maintenant correctement la mise en veille avec une consommation presque nulle et de nombreuses applications restent alors fonctionnelles (courrier, serveur mais pas serveur multimédia…)

BOUTON GAUCHE

<POINTER> SUR UN ANGLE DROIT DE L'ÉCRAN

EC <CLIC G>

SUR

<CLIC G> <CLIC G>

SUR SUR

H

Mettre l'ordinateur en veille puis le réactiver

c) ARRÊTER L'ORDINATEUR

AN

Windows 8 privilégie la mise en veille à l'arrêt complet de la machine. Les ordinateurs gèrent maintenant correctement la mise en veille avec une consommation presque nulle et de nombreuses applications restent alors fonctionnelles (courrier, serveur, serveur multimédia…).

BOUTON GAUCHE

<POINTER> SUR UN ANGLE DROIT DE L'ÉCRAN

<CLIC G>

SUR

TI

<CTRL> <ALT> <SUP>

d) CHANGER D'UTILISATEUR

SUR

<CLIC G> <CLIC G>

SUR SUR ARRÊTER

LL

(en bas et à droite)

<CLIC G>

Lors d'un changement d'utilisateur, les tâches en cours de l'utilisateur actuel (applications, document…ouverts) sont conservées et l'utilisateur les retrouve lorsqu'il se reconnecte.

CHANGER D'UTILISATEUR

O

BOUTON GAUCHE

<POINTER> SUR UN ANGLE DROIT DE L'ÉCRAN <CLIC G>

SUR

<CLIC G>

SUR

N

<CTRL> <ALT> <SUP>

CHANGER D'UTILISATEUR

Windows retient vos mots de passe d'accès à Internet (sites marchands, site ftp pour transfert de fichiers…). Une solution de sécurité est de verrouiller l'écran par

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I –WINDOWS

4. L'ACCUEIL / LE BUREAU L'interface Windows 8 est un compromis entre l'interface Windows classique et l'interface des divers Smartphone ou tablettes. Elle a pour nom "MÉTRO".

Pour utiliser très simplement les principales fonctionnalités de l'ordinateur, l'écran "DÉMARRER" est très pratique ; les utilisateurs des susdits smartphone ou tablettes seront en environnement familier.

Pour utiliser pleinement l'ordinateur dans des fonctionnalités de bureautique ou d'informatique, les utilisateurs plus avertis retrouveront leurs repères dans le "BUREAU" de Windows.

EC

a) PRESENTATION L'écran affiché est très différent de l'écran habituel des anciennes versions. C'est l'écran d'accueil (ou écran "démarrer") qui s'affiche au lieu de l'habituel "bureau".

L'écran d'accueil se présente ainsi :

TI

AN

H Le bureau, plus familier, se présente ainsi :

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O

LL

8 b) BUREAU La première manipulation à connaître est celle qui permet d'accéder au bureau

BOUTON GAUCHE

<POINTER> SUR UN ANGLE DROIT DE L'ÉCRAN

EC

SUR OU EN BAS À GAUCHE DE LA BARRE DES TÂCHES

<CLIC G>

+D

<CLIC G>

SUR

Afficher le bureau

H

c) BASCULE

Il faut aussi savoir passer du bureau à l'écran d'accueil et réciproquement.

AN

BASCULER ENTRE "ECRAN D'ACCUEIL" ET "BUREAU"

BOUTON GAUCHE

<POINTER> EN HAUT DE L'ANGLE DROIT REDESCENDRE LA SOURIS

TI

+ D POUR AFFICHER LE BUREAU OU

L'APPLICATION DU BUREAU EN COURS

POUR AFFICHER L'ÉCRAN D'ACCUEIL

bascule écran d'accueil / dernière application utilisée

<CLIC G> SUR

OU EN BAS À GAUCHE DE LA BARRE DES TÂCHES

<CLIC G>

SUR

LL

Faîtes des allers/retours entre écran d'accueil et bureau pour vous familiariser avec cette procédure

5. APPLICATIONS

O

Elles figurent sous la forme de tuiles dans l'écran d'accueil ou sous la forme de raccourci dans la barre des tâches.

Elles n'obéissent pas aux mêmes règles selon que ce soient :

N

des applications "WINDOWS" du bureau des applications "MÉTRO" de l'accueil.

Les applications "métro" sont proches de celles que l'on trouve sur des smartphones ou tablettes, les applications du bureau restent les applications Windows classiques.

Toutes peuvent cependant être lancées à partir des tuiles de l'accueil.

9

I –WINDOWS Utiliser la roulette de la souris pour faire défiler rapidement les tuiles du bureau

a) LANCER UNE APPLICATION L'application s'ouvre dans une fenêtre pour une application Windows ou plein-écran pour les applications "métro".

EC

ACCUEIL

BUREAU

SUR LA TUILE DE L'APPLICATION L'application s'affiche plein écran

<CLIC G>

SUR L'ICÔNE DE L'APPLICATION la fenêtre de l'application s'affiche

<CLIC G>

Lancer l'application OUTLOOK

H

b) FERMER UNE APPLICATION

AN

Une application de l'accueil se ferme selon ses propres règles, différentes de celles d'une application du bureau.

FERMER UNE APPLICATION DE L'ACCUEIL

TOUT EN HAUT DE L'APPLICATION la souris prend la forme d'une main <FAIRE GLISSER> VERS LE BAS DE L'ECRAN

<POINTER>

TI

<ALT> <F4>

BOUTON GAUCHE

FERMER UNE APPLICATION DU BUREAU

LL BOUTON GAUCHE

<POINTER>

A DROITE DE LA BARRE DE TITRE

<CLIC G> CASE DE FERMETURE

Fermer l'application OUTLOOK

N

O

<ALT> <F4>

10 c) WINDOWS STORE Windows Store est l'équivalent des magasins en ligne proposés par Apple (IOS) ou Google (ANDROÏD). Les "applications" proposées, à part quelques-unes spécifiques à Microsoft, sont les mêmes bestsellers que dans les autres boutiques mentionnées.

BOUTON GAUCHE

EC

SUR SELECTIONNER LE TYPE D'APPLICATION GRATUITE OU PAYANTE

<CLIC G>

Les applications disponibles s'affichent <CLIC G> SUR L'APPLICATION A INSTALLER

<CLIC G>

SUR

H

Pour installer les jeux "Microsoft Solitaire collections"

AN

Je clique sur

Je clique sur

LL

Je clique sur

TI

Je clique sur

Microsoft tient à jour les applications installées. Si vous possédez déjà une application, un message comme celui-ci s'affiche avant l'installation

N

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11

I –WINDOWS

EC

H

L'APPLICATION FIGURE SUR L'ÉCRAN D'ACCUEIL

AN

Installer les jeux "Microsoft Solitaire collections" Les lancer pour s'assurer qu'ils fonctionnent

6. GUIDE / LE DIDACTICIEL

En cours de travail, il est possible de faire appel à une aide contextuelle très précise ou à un index recensant les informations disponibles.

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LL

TI

LES DIFFÉRENTS MOYENS D'OBTENIR DE L'AIDE CASE AIDE DE LA boite de dialogue active TOUCHE <F1> du clavier BOUTON à l'extrémité droite de la barre de titre de l'application

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N

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LL TI AN

H EC

II - OUTLOOK POUR QUOI FAIRE

13

Outlook est un logiciel d'organisation. Il permet de gérer naturellement ses messages, ses rendez-vous, ses contacts… Il permet aussi de suivre les tâches à effectuer et de créer simplement des notes.

EC

Il faut distinguer deux stades dans son utilisation : le paramétrage qui, selon l'utilisation, peut être simple ou complexe L'utilisation proprement dite, intuitive avec une interface graphique Outlook 2013 bénéficie de la convivialité de Windows, ce qui lui permet de fonctionner en parfaite harmonie avec les autres applications

H

La configuration conseillée est la suivante :

ordinateur de type pentium™ à plusieurs noyaux de 2 à 3 GHz avec Windows 8 mémoire vive de 1 à 24 Go écran plat large de 19" à 24" résolution 1680/1050 ou plus couleurs 32 bits

AN

   

 disque dur 1 To - SSD 256 Mo (indispensable maintenant)  Lecteur BlueRay / Graveur  Souris Laser 2 boutons + roulette de qualité

TI

Plus l'ordinateur sera puissant et mieux il sera équipé, plus agréable sera l'utilisation d'Outlook

LL

N

O

POUR INSTALLER OUTLOOK S'assurer qu'il y a la place suffisante sur le disque dur Lancer Windows lancer l'installation à partir http://office.com/myaccount ou lancer le programme exécutable téléchargé ou Introduire le CD Rom ("Outlook" ou "Office") Suivre les instructions L’installation est complètement automatique si l’on choisit l’installation par défaut

14

L'application fonctionne en tant que service en tâche de fond.

ACCUEIL

<CLIC G>

SUR LA TUILE OUTLOOK

BARRE DES TACHES AFFICHER LE BUREAU OU LA BARRE DES TÂCHES

<CLIC G>

SUR

<CLIC G> SUR LA CASE DE FERMETURE OU

(en haut, à gauche du ruban) FERMER (en bas)

Vous pouvez télécharger les exercices relatifs à ce manuel et les copier sur votre ordinateur dans un dossier spécifique.

TÉLÉCHARGER LES EXERCICES OUVRIR VOTRE NAVIGATEUR INTERNET SAISIR L'ADRESSE :

tout en minuscules <CLIC> SUR la boite de dialogue de téléchargement s'ouvre <CLIC G> SUR

DECOMPRESSER LES EXERCICES SI W INDOWS BLOQUE LE PROGRAMME <CLIC G> SUR SI L'ANTIVIRUS BLOQUE LE PROGRAMME <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

INDIQUER UN DOSSIER DE DÉCOMPRESSION (EX : MES DOCUMENTS/EXERCICES OUTLOOK)

<CLIC G> SUR POUR VALIDER

:

II - OUTLOOK POUR QUOI FAIRE

15

EC

Télécharger les exercices Vérifier que les fichiers sont décompressés

N

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LL

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H

N

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LL TI AN

H EC

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III –LA MESSAGERIE

Elle permet d'échanger des messages et aussi des fichiers avec d'autres utilisateurs.

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LES TYPES LES PLUS COURANTS DE MESSAGERIE SONT : SMTP : Le courrier est remis directement au serveur de courrier du destinataire. Le protocole SMTP fonctionne grâce à des commandes textuelles POP3 : Le protocole POP (protocole bureau de poste) permet d'aller récupérer son courrier sur un serveur distant (le serveur POP). Il permet de consulter les mails hors connexion IMAP : les messages sont conservés sur le serveur dans le but de pouvoir les consulter de différents clients de messagerie ; il comporte des fonctionnalités avancées : boîtes aux lettres multiples, tri…

SMTP

utilise le port 25,

POP3

utilise le port 110 et

IMAP

utilise le port 143

AN

H <CLIC G> SUR

EN BAS DE LA FENÊTRE

le détail du module s'affiche dans la partie haute du volet gauche

<CLIC G> SUR UN DES DOSSIER

affiche son contenu dans le volet d'affichage

TI

1. LE COMPTE PROFESSIONNEL

Dans une structure professionnelle, le compte est créé par le service informatique pour chacun des utilisateurs. Le plus souvent, cette structure possède un nom de domaine auxquels sont rattachés les comptes utilisateurs.

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L'entreprise s'appelle "transports bretons" Elle a acheté le nom de domaine "www.tbr.fr" auprès d'une société spécialisée qui héberge en même temps ce nom de domaine "http://www.tbr.fr" sur ses serveurs.

Un serveur de messagerie est associé à ce nom de domaine pour lequel l'hébergeur fournit les indications de server POP et SMTP, ici : POP.TBR.FR et SMTP.TBR.FR Les utilisateurs reçoivent des noms simples reprenant le prénom et le nom : Ainsi Pierre Dedupont aura pour adresse professionnelle : Pierre.dedupont@tbr.fr

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2. LE COMPTE PERSONNEL Il est toutefois toujours utile, ne serait-ce qu'à titre personnel, de posséder plusieurs adresses de messagerie. De nombreuses sociétés proposent des comptes gratuits permettant de créer une adresse personnelle avec souvent des services associés : Microsoft™ Live (Outlook, Live)

Yahoo (Yahoo! Mail)

Google (Gmail)

La poste

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Créer un compte à la poste Aller sur le site de la poste : http://www.laposte.net <CLIC G> sur "créer votre boîte"

N

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AN

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19

III –LA MESSAGERIE

H

EC Ce compte est alors accessible à partir du "web mail" du fournisseur d'adresses en saisissant ses coordonnées tout en haut de la page d'accueil :

LL

TI

AN il peut aussi être paramétré dans Outlook afin de stocker les messages et pièces jointes localement

O

Créer un compte à votre nom à La Poste et consultez-le en ligne

N

Il est recommandé de créer un compte de messagerie personnel indépendant de votre fournisseur d'accès ; autrement, si vous êtes amenés à changer de fournisseur d'accès (comme cela est probable puisque tous proposent des prix, des techniques, des services ou une qualité de service qui varient dans le temps et en fonction des régions), il faudra prévenir tous vos contacts de votre nouvelle adresse et vous en perdrez certainement dans l'opération.

20

3. LE COMPTE MICROSOFT Pour pouvoir installer les logiciels Microsoft en ligne, il est indispensable de posséder un compte Microsoft. Ce compte permet aussi d'envoyer, recevoir ses mails, d'enregistrer ses rendez-vous, ses contacts…

EC

POINTER EN BAS ET À DROITE DE L'ÉCRAN

<CLIC G>

SUR

<CLIC G>

SUR

<CLIC G>

SUR

H

Pour créer un compte Microsoft <CLIC G> sur

puis renseigner les informations de compte

LL

TI

AN <CLIC G> sur

puis renseigner les informations de sécurité

N

O

21

III –LA MESSAGERIE Saisir les caractères de contrôle

Indiquer le moyen de réception du code de sécurité

EC

Consulter ce moyen et relever le code (ici sur l'adresse de messagerie de secours)

AN

H Saisir le code

N

O

LL

TI

Le compte est créé

22 Pour consulter le compte en ligne, se rendre sur http://www.outlook.com et saisir ses identifiants :

TI

AN

H

EC Le domaine des adresses Microsoft "Outlook.com" ou "Outlook.fr" et le logiciel "Outlook" sont deux choses différentes

N

O

LL

Créer un compte "Microsoft" à votre nom et consultez-le en ligne

23

III –LA MESSAGERIE

Avant de pouvoir utiliser la messagerie, il faut tout d'abord avoir un compte de messagerie (une boîte aux lettres) puis renseigner les informations du compte ou des comptes dans Outlook.

1 PARAMÉTRER LE COMPTE Outlook vous permet de recueillir vos messages sur votre ordinateur.

EC

Si le comte de messagerie est de type "POP", les messages recueillis sont supprimés sur le serveur (et ne pourront plus être consultés que dans votre messagerie locale).

S'il est de type IMAP, les deux messageries, en ligne et locale, vont pouvoir être synchronisées (dossiers, messages…).

Pour éviter que la messagerie soit ralentie ou bloquée par le nombre de messages stockés

H

en ligne, vérifier que l'option n'est pas activée dans les paramètres d'options avancées des propriétés du compte

Pour paramétrer le compte dans Outlook, il faut connaître :

AN

L'adresse de messagerie Le mot de passe associé Les serveurs entrant et sortant

2 CONFIGURER LE COMPTE

Les informations techniques sont accessibles auprès du fournisseur d'adresses ou par interrogation sur GOOGLE :

MENU FICHIER

<CLIC G>

(volet de gauche)

SUR

LL

SÉLECTIONNER

TI

Le serveur de courrier entrant (serveur POP3 ou IMAP) Le serveur de courrier sortant (serveur SMTP)

Pour la plupart des serveurs (IMAP en particulier), la configuration automatique fonctionne très bien.

PUIS

N

le logiciel paramètre automatiquement les serveurs

O

RENSEIGNER LES PARAMÈTRES DU COMPTE NOM, ADRESSE ET MOT DE PASSE

24

EC

Pour les serveurs POP, la configuration manuelle est parfois nécessaire.

VALIDER CHOISIR

H

EN BAS DE LA FENÊTRE PRÉCÉDENTE PUIS RENSEIGNER LES ÉLÉMENTS NOTAMMENT LES SERVEURS POP ET SMTP

(ils sont de la forme "pop.nomdudomaine" et "smtp.nomdudomaine") INDIQUER LE FICHIER DE DONNÉES OUTLOOK À UTILISER

LL

TI

AN

PUIS

il peut être nécessaire pour le serveur smtp d'activer l'authentification dans l'onglet (serveur SMTP de laposte par exemple)

N

O

de

Les abonnements "box internet" des particuliers imposent le plus souvent d'utiliser le serveur sortant du fournisseur d'accès ; indiquer alors : smpt.free.fr, smtp.bbox.fr, smtp.orange.fr…. comme serveurs sortant

25

III –LA MESSAGERIE Pour notre adresse sur le domaine de l'entreprise :

H

EC 3 REMISER LES MESSAGES

TI

AN

La remise peut s'effectuer dans un seul fichier Outlook pour tous les comptes ou dans des fichiers différents.

POUR DÉSIGNER UN SEUL FICHIER DE REMISE POUR TOUS LES COMPTES

LL

indiquer toujours le même fichier Outlook sous peine d'avoir un fichier .pst par compte

N

O

Pour différencier par exemple messages professionnels et messages personnels sans avoir à changer de logiciel, utiliser un fichier outlook différent pour chacun

26

4 TESTER LE COMPTE Ce test permet de vérifier le bon fonctionnement par l'envoi d'un message test. Il est activé par défaut et se lance avant la fermeture de la fenêtre.

<CLIC G> SUR

EC

5 COMPLÉTER LE PARAMÉTRAGE Il est intéressant de nommer le compte et de donner une adresse de réponse.

H

<CLIC G> SUR

RENSEIGNER LES ÉLÉMENTS

AN

6 MODIFIER UN COMPTE

MENU FICHIER SÉLECTIONNER

TI

La modification du compte gère les mêmes paramètres.

(volet de gauche)

SUR

<CLIC G> <CLIC G> <CLIC G>

SUR SUR LE COMPTE POUR LE SÉLECTIONNER SUR

MODIFIER LE COMPTE SÉLECTIONNÉ

MODIFIER LE FICHIER DE REMISE DU COMPTE SÉLECTIONNÉ

N

O

LL

<CLIC G>

81

VI –LES TÂCHES

Une tâche peut être affectée à une personne précise, alors avertie par mail.

ONGLET "TÂCHE" GROUPE "GÉRER LA TÂCHE" (3ème bloc)

BOUTON DROIT

TÂCHE OUVERTE TÂCHE NON OUVERTE

EC

<CLIC D>

<CLIC G> SUR RENSEIGNER

H

<CLIC G> SUR le message avec la tâche à accomplir et ses caractéristiques est envoyé au destinataire

Modifier la tâche précédemment créée en l'affectant à votre voisin – Lui envoyer le mail

AN

Une tâche répétitive n'a pas besoin d'être recréée à chaque fois et peut être automatisée.

ONGLET "TÂCHE"

<CLIC G> SUR

TI

GROUPE "PÉRIODICITÉ" (4ème bloc)

RENSEIGNER LA BOÎTE DE DIALOGUE

l'information s'affiche dans la tâche :

N

O

LL

POUR VALIDER

Modifier la tâche précédemment créée de telle manière qu'elle figure tous les mois à échéance du 15

82 Il faut bien tenir à jour les tâches en cours et les tâches terminées afin que les tâches en retard notamment soient bien mises en évidence.

ONGLET "TÂCHE" GROUPE "GÉRER LA TÂCHE" (3ème bloc)

BOUTON DROIT

TÂCHE OUVERTE TÂCHE NON OUVERTE

EC

<CLIC D>

<CLIC G> SUR

La tâche terminée est barrée

Indiquer la tâche précédente comme "terminée"

H

AN

La liste des tâches étant affichée, elle peut être triée.

ONGLET "AFFICHAGE"

GROUPE "RÉORGANISATION" (2ème bloc)

<CLIC G> SUR LE CRITÈRE DE TRI <CLIC G> sur pour inverser

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR LE TITRE DE COLONNE

idem pour inverser l'ordre de tri

Une tâche (terminée) peut être supprimée.

ONGLET "TÂCHE" GROUPE "ACTIONS"

(1er

bloc)

TÂCHE OUVERTE

TÂCHE NON OUVERTE

<CLIC G> SUR Supprimer la tâche terminée

<CLIC G>

N

O

LL

TI

Trier les tâches selon les différents critères

SUR LA TÂCHE PUIS <SUPP>

83

VII –LES NOTES

Il est pratique de pouvoir afficher l'équivalent des "post-it" avec Outlook.

<CLIC G> SUR

PUIS SUR

EN BAS DE LA FENÊTRE

le détail du module s'affiche dans la partie haute du volet gauche

EC

<CLIC G> SUR UN DES DOSSIERS DE NOTES affiche son contenu dans le volet d'affichage

AN

H La procédure est identique à celle des autres modules.

ONGLET "ACCUEIL"

GROUPE "NOUVEAU"

bloc)

BOUTON DROIT DANS LE VOLET DES NOTES (zone vide volet droit)

<CLIC D>

TI

<CLIC G> SUR

(1er

SAISIR LES ÉLÉMENTS

<CLIC G> SUR POUR FERMER LA NOTE elle est automatiquement enregistrée

Créer une note comme ci-dessus –l'afficher au premier plan

N

O

LL La note ouverte peut être est gérée comme une fenêtre de Windows

84

Le contenu de la note peut être modifié comme n'importe quel texte après avoir ouvert la note. La note elle-même peut être classée, enregistrée (format .msg), affectée à un contact…

BOUTON DROIT

EC

BOUTON GAUCHE

NOTE OUVERTE

<CLIC G>

SUR

(angle haut gauche)

NOTE FERMÉE <CLIC D> SUR LA NOTE

AN

H Changer la couleur de la note créée précédemment et la classer dans une catégorie

TI

L'affichage des notes d'un dossier peut être personnalisé.

ONGLET "AFFICHAGE"

<CLIC G> SUR L'UN DES OUTILS

N

O

Modifier l'affichage des notes

LL

GROUPE "RÉORGANISATION" (2ème bloc)

VIII –GERER LES FICHIERS OUTLOOK

85

Outlook présente l'avantage de contenir tous les éléments évoqués dans un seul fichier.

Ceci est particulièrement pratique pour la sauvegarde des données.

EC

Le fichier Outlook se situe par défaut à l'emplacement suivant : C:\USERS\ NOMUTILISATEUR \DOCUMENTS\FICHIERS OUTLOOK ; Il est au format .PST

Un fichier Outlook peut être créé en n'importe quel emplacement. Il est nécessaire si deux fichiers sont en ligne d'indiquer lequel sera celui par défaut.

H GROUPE "NOUVEAU"

(1er

ONGLET "ACCUEIL"

bloc)

AN

<CLIC G>

SUR

PUIS SUR

SUR SAISIR LE NOM DU FICHIER

<CLIC G>

POUR VALIDER

O

LL

TI Éviter de multiplier les fichiers Outlook Lors de la création des comptes de messagerie, Outlook crée automatiquement un nouveau fichier pour chaque compte, indiquer lui d'en utiliser un déjà existant plus global

N

86 Créer un nouveau fichier Outlook nommé "essai"

Il faut vérifier le fichier utilisé par défaut ; pour notamment changer de fichier Outlook, il est nécessaire d'indiquer que celui-ci n'est plus le fichier par défaut avant de pouvoir le supprimer dans Outlook.

EC

MENU FICHIER

SÉLECTIONNER

<CLIC G>

(volet de gauche)

SUR

H

<CLIC G>

SUR

AN

ONGLET <CLIC G> SUR LE NOUVEAU FICHIER PAR DÉFAUT

<CLIC G> SUR le nouveau fichier par défaut est précédé du signe

LL

TI Définir comme par défaut le fichier "essai" précédemment créé

N

O

VIII –GERER LES FICHIERS OUTLOOK

87

La liaison entre Outlook et le fichier de données peut être supprimée.

ONGLET "FICHIERS DE DONNÉES"

<CLIC G>

SUR LE FICHIER À SUPPRIMER (ne doit pas être le fichier par défaut)

EC

<CLIC G> SUR la liaison entre Outlook et le fichier est supprimée mais le fichier même n'est pas supprimé

Le fichier .pst même se supprime comme tout autre fichier dans l'explorateur

H

Si le fichier à supprimer est utilisé pour la remise des messages d'un compte de messagerie, les messages de compte ne sont plus accessibles mais figurent toujours dans le fichier .pst

AN

Vérifier dans les paramètres des comptes de messagerie (même fenêtre mais onglet ) et pour chaque compte qu'il n'utilise pas le fichier à supprimer et si c'est le cas, modifier le fichier de remise (sinon, OUTLOOK met le fichier par défaut.

LL

TI

Outlook ouvert, essayer de supprimer le fichier "essai" précédemment créé dans son dossier Supprimer la liaison entre Outlook et ce fichier "essai" Vérifier qu'il existe toujours dans les fichiers Outlook de "documents" puis essayer de nouveau de le supprimer

Les fichiers Outlook ont tendance à prendre de l'importance et il faut les compacter régulièrement pour limiter leur taille et améliorer les temps de réponse.

SUR LE FICHIER À COMPACTER

<CLIC G>

SUR

<CLIC G>

SUR POUR VALIDER

N

<CLIC G>

O

ONGLET "FICHIERS DE DONNÉES"

la taille du fichier diminue sensiblement, d'autant plus que le dernier compactage est éloigné Vérifier la taille du fichier Outlook en cours – Le compacter – Vérifier de nouveau l'espace utilisé

88

Un mot de passe peut sécuriser l'accès au fichier.

ONGLET "FICHIERS DE DONNÉES" SUR LE FICHIER À PROTÉGER

<CLIC G>

SUR

<CLIC G>

SUR

EC

<CLIC G>

POUR VALIDER

le mot de passe est demandé à l'ouverture du fichier

AN

H des données est indispensable.

TI

Pour sauvegarder les données Outlook, il faut simplement faire une copie du fichier (par défaut) sur un autre support (cd, dvd, disque externe, clé USB…). Cette sauvegarde régulière

ONGLET "FICHIERS DE DONNÉES"

LL

<CLIC G> SUR LE FICHIER À SAUVEGARDER <CLIC G> SUR une fenêtre de l'explorateur de fichier ouvre le dossier contenant le fichier FERMER OUTLOOK EFFECTUER LA COPIE COMME POUR N'IMPORTE QUEL FICHIER

O

Si Outlook est actif, la copie ne peut s'effectuer, l'accès au fichier étant bloqué

N

Sauvegardez votre fichier Outlook

Les paramètres des comptes de messagerie ne sont pas inclus dans le fichier pst – mettezbien de côté vos identifiants car vous en aurez besoin en cas de panne ou de changement de machine

VIII –GERER LES FICHIERS OUTLOOK

89

Il est important de pouvoir synchroniser les informations entre son ordinateur et ses smartphones, tablettes et autres.

Pour un instrument sous Windows8, pas de problème. Tout se passe naturellement avec des outils semblables.

Pour Androïd,

EC

Les comptes de type POP ou IMAP doivent être paramétrés dans l'application adéquate du téléphone (EMAIL) tout en indiquant bien si vous souhaitez conserver les messages sur le serveur ou non (si vous les conservez, il faudra supprimer à plusieurs reprises les messages non désirés…).

Les comptes de type Exchange peuvent être paramétrés en choisissant "comptes" de "paramètres" puis "ajouter un compte Microsoft Exchange ActiveSync"

H

Le plus simple étant d'utiliser un compte outlook.com ou outlook.fr. De nombreuses applications gratuites (dont OUTLOOK.com de MICROSOFT) permettent la synchronisation avec un instrument Android ou Apple.

N

O

LL

TI

AN

Les logiciels propriétaires des fabricants (KIES de SAMSUNG par exemple) permettent aussi la synchronisation des calendriers, contacts…

N

O

LL TI AN

H EC

IX â&#x20AC;&#x201C; DOSSIER PEDAGOGIQUE ET EXERCICES

91

Le fichier exemple IOS.PST contient tous les exemples et exercices de ce cours.

N

O

LL

TI

AN

H

EC

N

O

LL TI AN

H EC

H

EC AN

Pour des raisons de lisibilité, il est employé dans cet ouvrage les termes de Windows pour Microsoft ™ Windows ®, Word pour Microsoft ™ Word 2013 ®, Excel pour

Microsoft ™ Excel 2013 ®, Access pour Microsoft ™ Access 2013 ®, Powerpoint pour Microsoft ™ Powerpoint 2013® , Outlook pour Microsoft ™ Outlook 2013®, Explorer pour Microsoft ™ Internet Explorer ® .

TI

Par ailleurs, toutes les copies d'écrans, images et icones ont été reproduites avec l'aimable autorisation de Microsoft ™

N

O

LL Tous les efforts ont été faits, et le temps nécessaire consacré, pour que cet ouvrage soit aussi fiable et rigoureux que possible. Cependant, ni l'auteur, ni l'éditeur ne sauraient être tenus pour responsable des conséquences de son utilisation ou des atteintes au droit des brevets ou des personnes qui pourraient résulter de cette utilisation.

Toute reproduction, même partielle de cet ouvrage, et par quelque procédé que ce soit, est interdite sans autorisation préalable de iOs (acquisition de licences) et passible d'une peine prévue par la loi sur la protection des droits d'auteur.

94 Dépôt légal 4ème Trim 2013 ISBN 978-2-916950-32-7

EC

Ce support de cours est destiné à accompagner votre formation dans l'apprentissage de ce logiciel.

Il peut être utilisé en auto-formation mais il est le support idéal d'une formation menée par un formateur.

C'est un manuel d'apprentissage organisé sous forme de leçons, ou chaque brique de connaissance acquise est réutilisée dans les leçons suivantes et avec des exercices à réaliser pour bien mémoriser les actions.

Les fichiers d’exercice sont téléchargeables sur le site de l'éditeur où vous pourrez aussi éventuellement vérifier vos acquis grâce à des tests de connaissance en ligne.

H

Des emplacements sont prévus sur chaque page pour prendre des notes afin de bien se souvenir des recommandations de votre formateur.

AN

Après votre formation, n'hésitez-pas à reprendre ce manuel et à refaire les exercices pour bien ancrer ce que vous avez appris dans votre esprit.

Existent aussi

Joomla 3, faire un site Web

Windows 8, 1er niveau utilisation

Word 2013, 1er niveau utilisation Excel 2013, 1er niveau utilisation

TI

Windows 7, 1er niveau utilisation

Excel 2013, 2ème niveau graphiques, gestion, solveur, plan, fonctions Φ

LL

Excel 2013, 2ème niveau traitement de données, si, tableaux croisés, macros ,vba

Word 2013, 2ème niveau longs documents Word 2013, 2ème niveau publipostage Publisher 2013 Access 2013, 1er niveau utilisation Word 2010, 1er niveau utilisation Access 2010, utilisation et interrogation

Outlook 2010, 1er niveau utilisation Internet, WindowsLiveMail, IE9

129 rue du Maréchal Foch 14750 Saint Aubin sur Mer ios@ios.fr - www.ios.fr/

N

Excel 2010, 1er niveau utilisation

O

Powerpoint 2013