Sage paie i7

SAGE ™

PAIE i7

N

O

LL

TI

AN

H

EC

Support de cours

Comment utiliser Sage™ paie i7 sous Windows ? Lancer l'application, la fermer, les fenêtres, la barre de titre, le volet gauche, le ruban...

Comment paramétrer Sage™ paie i7 ? Les paramètres société, les paramètres DADS-U, les paramètres de contrôle…

EC

Comment est structurée Sage™ paie i7 ? Les caisses, les cotisations, les constantes, les rubriques, les variables, les événements...

Comment gérer les salariés dans Sage™ paie i7 ? L'état civil, les coordonnées, le contrat, le poste, les congés, la DADS-U…

Comment créer les bulletins de salaires dans Sage™ paie i7 ? Les rubriques, les absences, les heures supplémentaires, les valeurs de base, le bulletin calculé…

H

Comment faire la paie avec Sage™ paie i7 ? Le calcul des bulletins, l'édition des bulletins, le règlement des salariés...

AN

Comment déclarer les cotisations avec Sage™ paie i7? Les charges, la DUCS, la DSN, la DADS-U, le bilan social...

Comment clôturer le mois de paie avec Sage™ paie i7 ? La sauvegarde, la clôture intermédiaire, la clôture mensuelle, l'ouverture du mois, l'exercice...

Comment transférer les données en comptabilité ? Le paramétrage, le transfert vers la comptabilité, l'importation dans la comptabilité...

Cet ouvrage a été entièrement réalisé avec Microsoft ™ Word 2013 ®,

Images des fonds de couverture reproduite avec l'aimable autorisation de Microsoft ™

N

O

LL

TI

Ce cours répond à toutes ces questions et bien d'autres encore, de manière simple, illustrée et commentée au point qu'il vous deviendra vite indispensable, posé à coté de votre ordinateur.

I.

WINDOWS

1

A. LE MICRO-ORDINATEUR B. LA MANIPULATION SOURIS CLAVIER DEMARRER / ARRÊTER L'ACCUEIL / LE BUREAU APPLICATIONS

2 4 5 7 8

EC

1.

2.

3.

4.

5.

1 2

II.

SAGE PAIE I7 POUR QUOI FAIRE

11

A. CONFIGURATION OPTIMALE B. PROCÉDURE D'INSTALLATION C. ENTRER / QUITTER D. UTILISER LES EXERCICES

11 11 11 12

III. DIALOGUER AVEC SAGE PAIE I7

15 15

H

A. ORGANISATION

16

C. FENÊTRE DE DOCUMENT PAIE I7

18

1.

2.

FICHIER PRH MODULE PAIE

15 16

B. FENÊTRE D'APPLICATION PAIE I7

DISPOSITION DES FENÊTRES MANIPULATION DES FENÊTRES FENÊTRES DE LISTE MENU CONTEXTUEL

D. ANNULATION

IV. LES PARAMÈTRES DE PAIE A. PARAMÈTRES DE STRUCTURE ÉTABLISSEMENT DEPARTEMENT SERVICE

B. PARAMETRES DE LA DADS 1.

2.

CONGES PAYES ACCIDENTS DU TRAVAIL

LA STRUCTURE DE LA PAIE A. CAISSES URSSAF PÔLE EMPLOI ARRCO AGIRC PRÉVOYANCE APEC RATTACHEMENT CAISSES / ÉTABLISSEMENT

B. COTISATIONS C. CONSTANTES 1.

2.

3.

4.

5.

LISTE CODES MÉMOS ARBRE DE VISUALISATION MODIFICATION CREATION

21 21 21 22 22

23 23 23

24 24

25

25 25 26 26 27 28 28 29

N

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

20

O

C. PARAMETRES DE PAIE D. PARAMETRES DE CONTRÔLE

V.

18 19 19 20

LL

1.

2.

3.

17 17 17 17

TI

1.

2.

3.

4.

BARRE DE TITRE MENU SAGE MENU DU MODULE BARRE D'ÉTAT

AN

1.

2.

3.

4.

30 32 33 33 34 34 34

D. RUBRIQUES 1.

2.

3.

4.

5.

6.

35

LISTE ARBRE DE VISUALISATION STRUCTURE MODIFICATION CRÉATION COMPTABILITÉ

35 35 36 36 41 42

E. VARIABLES

43

LISTE MODIFICATION CREATION

43 44 44

F. NATURES D'ÉVÉNEMENTS

45

EC

1.

2.

3.

1.

2.

3.

LISTE MODIFICATION CREATION

45 45 46

VI. LA GESTION DES SALARIÉS

47

A. BULLETINS MODÈLES

47

CRÉER UN BULLETIN MODÈLE GÉRER LES RUBRIQUES DU MODÈLE DUPLIQUER UN BULLETIN MODÈLE

47 48 50

H

1.

2.

3.

B. FICHES DE PERSONNEL

A. BULLETIN SALARIÉ

A. LE CALCUL DES BULLETINS B. L'ÉDITION DES BULLETINS C. LE RÈGLEMENT DES SALARIÉS 1.

2.

3.

ORDRES DE PAIEMENT VIREMENT DES SALAIRES EDITION DES CHEQUES

76 77 79 80 81 82 84 84

85 85 85 86 86 87 87

N

VIII. LA PAIE

75

O

SELECTION GESTION DES HEURES GESTION DES ABSENCES LISTE DES ABSENCES RUBRIQUES PAR POPULATION PRÉPARATION PAR RUBRIQUES

75

LL

RUBRIQUES CONGÉS – ABSENCES HEURES SUPPLÉMENTAIRES AUTRES VARIABLES VALEURS DE BASE BULLETIN CALCULÉ ÉDITION ETAT DU BULLETIN

B. PAIE SALARIÉS 1.

2.

3.

4.

5.

6.

52 53 54 55 56 57 58 59 60

TI

VII. LES BULLETINS SALARIÉS 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

51

ETAT CIVIL COORDONNÉES CONTRAT POSTE PAIE CONGÉS DADS-U ADMINISTRATIF EXERCICE

AN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

89

89 90 98 98 99 99

IX. LA DÉCLARATION DES COTISATIONS

101

A. ÉDITION DES CHARGES 1.

2.

3.

101

ÉDITION DES CHARGES PATRONALES ÉDITION DES CHARGES SALARIALES RÉSUMÉ DES COTISATIONS

101 103 105

B. DUCS

107

1.

2.

3.

4.

5.

6.

107 107 108 109 110 111

EC

RATTACHEMENT RUB DUCS RATTACHEMENT CAISSES DE REGROUPEMENT GÉNÉRATION DUCS EXPLOITATION DUCS MODIFICATION DUCS TRANMISSION DUCS

C. DSN

112

GÉNÉRATION DE LA DSN SUIVI DES DSN AFFICHAGE D'UNE DSN MODIFICATION D'UNE DSN ENVOI DE LA DSN

112 113 113 114 115

H

1.

2.

3.

4.

5.

D. DADS-U

116

PARAMÉTRAGE GÉNÉRATION DE LA DADS-U SUIVI DE LA DADS-U AFFICHAGE DE LA DADS-U MODIFICATION DE LA DADS-U ENVOI DE LA DADS-U

116 116 117 117 118 119

AN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

E. BILAN SOCIAL 1.

2.

X.

120

CALCUL DU BILAN SOCIAL ÉDITION DU BILAN SOCIAL

120 120

LA CLÔTURE

1.

2.

RUBRIQUE SALARIÉ

B. TRANSFERT COMPTABLE C. IMPORTATION A. IOS.PRH B. IOS AVANT CLOTURE.PRH

129 129 129 130

131 132

133

O

XII. DOSSIER PÉDAGOGIQUE

LL

XI. LE TRANSFERT EN COMPTABILITÉ A. PARAMÉTRAGE

123 125 126 127 127

TI

A. CLOTURE INTERMEDIAIRE B. SAUVEGARDE C. CLÔTURE MENSUELLE D. OUVERTURE DU MOIS E. EXERCICE

123

133 158

N

N

O

LL TI AN

H EC

Ce cours présente différentes rubriques repérées par une icône DES PROCÉDURES DÉCRIVENT LA MARCHE À SUIVRE POUR EFFECTUER UNE ACTION : 3 COMMANDES À SE RAPPELER : <CLIC G> POUR APPUYER SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX <CLIC D> POUR APPUYER SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS AVEC LE MAJEUR <DOUBLE CLIC> POUR APPUYER DEUX FOIS DE SUITE TRÈS RAPIDEMENT SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX

EC

des informations viennent compléter ces procédures

des exemples viennent illustrer ces procédures

H

des conseils vous aident à mettre en pratique vos connaissances

AN

des mises en garde vous permettent d'éviter les pièges ou d'en sortir

<CLIC G> sur

TI

des exercices permettent de tester les procédures et d'appliquer vos connaissances OUVRIR votre navigateur internet SAISIR l'adresse : E

la boite de dialogue de téléchargement s'ouvre <CLIC G> sur

LL

pour confirmer

des procédures avancées décrivent des actions plus complexes

bas de chaque page

N

O

des emplacements vous permettent de prendre des notes directement sur le support en

Souvent, une action peut être effectuée selon plusieurs méthodes :

1ÈRE MÉTHODE

2ÈME MÉTHODE

Une méthode n'est pas meilleure qu'une autre mais l'une ou l'autre peut être mieux adaptée à votre manière de travailler.

EC

Ces actions peuvent être effectuées avec plusieurs moyens : Avec le bouton gauche de la souris Avec le bouton droit de la souris

H

Avec le clavier

AN

Windows demande l’utilisation du bouton gauche et du bouton droit de la souris ainsi que du clavier.

Elles vont s'exercer le plus souvent sur : Le menu

Le ruban

N

O

LL

TI Le menu contextuel

Le volet gauche

1

I –WINDOWS

Windows est le système d'exploitation PC de Microsoft. Il propose une ergonomie améliorée, une plus grande rapidité, l’implémentation de nouvelles technologies et des fonctionnalités nouvelles

EC

Rappelons quelques notions de base de la micro-informatique, non indispensables mais bien utiles pour comprendre le fonctionnement du système.

Ces notions permettent d'avoir une meilleure compréhension de l'outil Informatique ; la gestion des fichiers comme leur sécurité ne peut qu'en être améliorée.

L'informatique est le fruit de la synergie de deux entités :

H

- le matériel (hard) - les logiciels (soft)

MATERIEL

Un micro-ordinateur est composé des éléments suivants :

AN

un microprocesseur (au minimum) des mémoires un ou plusieurs périphériques d'entrée un ou plusieurs périphériques de sortie

données

DONNÉES

M é m oi Traitement des re données vi v MICROPROCESSEUR e (d e tr a v sous forme ail électrique

Disque dur / ssd

LL

LOGICIELS

Stockage de données

TI

Affichage des

Périphérique usb

Lecteur DVD / BR

N

FICHIERS

O

Elles sont représentées dans les circuits de l'ordinateur, ces derniers, équipés de transistors, )ne pouvant présenter que deux états de fonctionnement, ouvert ou fermé (soit 1 ou 0).

Le fichier est le niveau d'agglomération des données ou des programmes exploitable par l'utilisateur. Leur manipulation s'effectue par le biais du système d'exploitation.

APPLICATIONS

Les applications sont des programmes écrits en un langage adapté à l'ordinateur et lui permettant d'effectuer un certain nombre de tâches de façon rapide et précise.

2 Sur micro-ordinateur, les plus courants sont :

EC

Les traitements de texte qui permettent, comme leur nom l'indique de traiter du texte (données alphanumériques). Le plus connu est Word Les tableurs qui permettent de traiter des chiffres (données numériques) ; ils offrent des possibilités de mise en forme élaborée des tableaux et graphiques ; le plus connu est Excel les bases de données permettent de gérer des données ainsi que leurs relations ; elles sont particulièrement utiles dès lors que les données sont en quantité importante ; Les plus connues sont : Access, Oracle™ , Sql Server™, Mysql™...

On distingue aussi les logiciels de PAO (Publication), de CAO (Conception), de CFAO (Conception et Fabrication), de EAO (Enseignement) Enfin, les logiciels ayant pour finalité l'accomplissement d'une fonction précise (Paie, Facturation, Compta...).

SYSTÈME D'EXPLOITATION Il assure en grande partie l'interface entre l'ordinateur et les applications (le Hard et le Soft).

H

Le système d'exploitation est composé d'un ensemble de programmes qui assurent

AN

le bon déroulement des applications le transfert des données entre mémoire centrale et périphériques le rangement et l'accès aux fichiers de programme et aux fichiers de données l'installation automatique de nouveaux périphériques (plug & play puis hot plug & play)

Pour bien utiliser Windows, il faut savoir démarrer ou arrêter à volonté une session, passer simplement de l'écran d'accueil au bureau de Windows, lancer des applications et gérer les fichiers. L'utilisation de raccourcis clavier est conseillée.

TI

1. SOURIS

La souris permet d'actionner les commandes des menus et de déplacer le pointeur ; le déplacement de la souris sur le tapis détermine le déplacement du pointeur à l'écran.

LL

a) PRINCIPE

Le POINTEUR de la souris a le plus souvent la forme d’une flèche : Le déplacement de cette flèche est proportionnel à celui de la souris sur le tapis <CLIC G> (appuyer avec l'index sur le bouton gauche de la souris) affiche le point d’insertion à la position du pointeur : .C’est là que les données vont s’insérer

O

N

<CLIC D> (appuyer avec le majeur sur le bouton droit de la souris) affiche la barre d'outils et le menu contextuel lié à la position du pointeur ou à l'objet sélectionné La ROULETTE permet de se déplacer dans le document comme avec l'ascenseur vertical ou de modifier le zoom du document (en gardant <CTRL> enfoncé) ; il est aussi possible d'appuyer sur le bouton de la roulette.

Lorsque le pointeur a la forme d’un rond bleu , il est plus sage de ne rien faire et d’attendre qu’il reprenne une forme normale (le processeur est occupé)

EC

I –WINDOWS 3 b) UTILISATION Allonger et poser de manière souple la main au-dessus de la souris (main gauche ou droite selon que vous êtes gaucher ou droitier) - Vous êtes gaucher, activer alors dans le panneau de configuration de la souris Faire reposer l'index et le majeur sur les boutons gauche et droit de la souris sans trop courber les doigts - garder cette position et ne pas serrer la souris dans la main Déplacer la main et la souris va suivre - ne jamais regarder la souris mais l'écran Pour cliquer deux fois, relever l'index et le laisser rebondir sur le bouton de la souris La roulette centrale permet de faire défiler le document (soit en faisant tourner cette roulette, soit en cliquant dessus puis en déplaçant verticalement la souris), en maintenant <CTRL> enfoncé de modifier le zoom et en cliquant dans la barre des tâches de créer une nouvelle session d'une application en cours (avec CTRL). c) VOCABULAIRE

signifie déplacer la souris pour placer le pointeur à l'endroit désiré <CLIC G> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton gauche de la souris <CLIC D> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton droit de la souris <DOUBLE CLIC> signifie appuyer 2 fois rapidement sur le bouton gauche de la souris <FAIRE GLISSER> signifie déplacer la souris tout en maintenant l'un de ses boutons enfoncé (généralement le gauche) puis relâcher ce bouton en fin d'action POINTER

AN

H

d) ADAPTATION

L'adaptation de la souris à son utilisateur est la condition essentielle à une utilisation aisée de Windows. Le panneau de configuration permet d'effectuer ces réglages.

TI <CLIC G> SUR

LL

CHOISIR L'ONGLET RÉGLER LA POSITION DU CURSEUR

DÉPLACER LA SOURIS POUR TESTER LE RÉGLAGE POUR

<CLIC G> SUR

N

O

MODIFIER SI NÉCESSAIRE PUIS VALIDER

CHOISIR L'ONGLET RÉGLER LA POSITION DU CURSEUR

<DOUBLE CLIC> SUR

(POUR TESTER LE RÉGLAGE)

MODIFIER SI NÉCESSAIRE PUIS

4

2. CLAVIER Le clavier est très utilisé dans Windows et les logiciels de gestion sous Windows.

EC

BARRE ESPACE

H

a) PAVES

AN

Les claviers standards sont composés d'un pavé alphanumérique (pour le texte), d'un pavé numérique (à droite) et d'un pavé directionnel (au milieu). Il est conseillé de bien utiliser chaque pavé en fonction des données à saisir. b) TOUCHES SPÉCIALES

Les touches spéciales sont les touches suivantes : à gauche de la barre espace

<ALT> <CTRL>

au niveau de la barre espace aux extrémités droite et gauche

TI

<MAJ>

flèches vers le haut au-dessus des touches <CTRL>

<ALTGR>

à droite de la barre espace

<WINDOWS>

à côté des touches <CTRL> avec un symbole Windows

c) TOUCHES DE RACCOURCI WINDOWS

LL

Elles se combinent aux autres touches (touches de raccourci) afin d'exécuter rapidement des actions définies dans une application donnée ou dans le système d'exploitation.

BASCULE DE L’ACCUEIL À LA DERNIÈRE APPLICATION

+ TAB

AFFICHE LE BUREAU

+/-

ZOOME OU DÉZOOME SUR L’ÉLÉMENT

+ SAISIE

+H

PARTAGER

+I

+ MAJ + .

ANCRE UNE APPLICATION SUR LA GAUCHE

ALT + TAB

+ .

BASCULE ENTRE APPLICATIONS DU BUREAU ET DE L’ACCUEIL BASCULE ENTRE FENÊTRES

N

+D

O

La touche Windows est très utilisée sous Windows, notamment pour passer de l’interface d’accueil à la dernière application et réciproquement

RECHERCHE LOCALE DES CARACTÈRES SAISIS

PARAMÈTRES

ANCRE UNE APPLICATION SUR LA DROITE

I –WINDOWS 5 d) TOUCHES DE RACCOURCI AUTRES Les autres touches de raccourci sont communes à la plupart des applications du bureau et permettent d'effectuer directement sélections ou actions. <ENTRÉE> <F1>À <F12>

EC

<CTRL>

<MAJ>

VALIDATION D'UNE ACTION TOUCHES DE FONCTION

<ECHAP> <INS> <SUPPR> <RETOUR>

ATTRIBUTION DE FORMAT / OPTIONS DE SÉLECTION / AJOUT

<ALT>

ÉTENDRE /ACTION INVERSEDIRECTION OPPOSÉE

<TAB> <ORIGINE> <FIN> <PGPR> <PGSV>

(dépendent de l'application)

ANNULATION D'UNE ACTION TOUCHES DE MODIFICATION ACTIONS LIÉES À LA FENÊTRE D'APPLICATION (choix de

commandes, sélection options)

TOUCHES DE DÉPLACEMENT OU DE SÉLECTION

<CLIC G> SUR CHOISIR L'ONGLET RÉGLER LA POSITION DES CURSEURS ESSAYER LE CLAVIER POUR TESTER LE RÉGLAGE MODIFIER SI NÉCESSAIRE

TI

AN

H

e) ADAPTATION L'adaptation du clavier à son utilisateur est paramétrable.

POUR VALIDER

LL

3. DEMARRER / ARRÊTER

Après avoir mis en marche l’ordinateur, et plus ou moins vite selon sa puissance, l’écran de connexion s’affiche. a) OUVRIR UNE SESSION La session correspond au temps d’utilisation entre connexion et déconnexion de l'utilisateur.

S'il ne l'est pas encore, démarrer l'ordinateur et se connecter

N

O

UNE FOIS L'ORDINATEUR DÉMARRÉ <CLIC G> SUR SON ICÔNE (nom + image) SAISIR SON MOT DE PASSE VALIDER - l'écran d'accueil "démarrer" s'affiche

6 b) METTRE EN VEILLE Windows privilégie la mise en veille à l'arrêt complet de la machine. Les ordinateurs gèrent maintenant correctement la mise en veille avec une consommation presque nulle et de nombreuses applications restent alors fonctionnelles (courrier, serveur mais pas serveur multimédia…)

BOUTON GAUCHE

EC

<POINTER> SUR UN ANGLE DROIT DE L'ÉCRAN <CLIC G>

SUR

<CLIC G> <CLIC G>

SUR SUR

H

Mettre l'ordinateur en veille puis le réactiver

c) ARRÊTER L'ORDINATEUR

AN

Arrêter l'ordinateur est cependant un élément de sécurité.

BOUTON GAUCHE

<POINTER> SUR UN ANGLE DROIT DE L'ÉCRAN

<CLIC G>

SUR

TI

<CTRL> <ALT> <SUP>

(en bas et à droite)

SUR

<CLIC G> <CLIC G>

SUR SUR ARRÊTER

LL

d) CHANGER D'UTILISATEUR

<CLIC G>

Lors d'un changement d'utilisateur, les tâches en cours de l'utilisateur actuel (applications, document…ouverts) sont conservées et l'utilisateur les retrouve lorsqu'il se reconnecte.

O

BOUTON GAUCHE

<POINTER> SUR UN ANGLE DROIT DE L'ÉCRAN <CLIC G>

SUR

<CLIC G>

SUR

N

<CTRL> <ALT> <SUP>

Windows retient vos mots de passe d'accès à Internet (sites marchands, site ftp pour transfert de fichiers…). Une solution de sécurité est de verrouiller l'écran par

7

I –WINDOWS

4. L'ACCUEIL / LE BUREAU L'interface Windows 8 est un compromis entre l'interface Windows classique et l'interface des divers Smartphone ou tablettes. Elle a pour nom "MÉTRO".

Pour utiliser très simplement les principales fonctionnalités de l'ordinateur, l'écran "DÉMARRER" est très pratique ; les utilisateurs des susdits smartphone ou tablettes seront en environnement familier.

Pour utiliser pleinement l'ordinateur dans des fonctionnalités de bureautique ou d'informatique, les utilisateurs plus avertis retrouveront leurs repères dans le "BUREAU" de Windows.

EC

a) PRESENTATION L'écran affiché est très différent de l'écran habituel des anciennes versions. C'est l'écran d'accueil (ou écran "démarrer") qui s'affiche au lieu de l'habituel "bureau".

L'écran d'accueil se présente ainsi :

TI

AN

H Le bureau, plus familier, se présente ainsi :

N

O

LL

8 b) BUREAU La première manipulation à connaître est celle qui permet d'accéder au bureau

BOUTON GAUCHE

<POINTER> SUR UN ANGLE DROIT DE L'ÉCRAN

EC +D

<CLIC G>

SUR

<CLIC G>

SUR

H

Afficher le bureau

c) BASCULE

AN

Il faut aussi savoir passer du bureau à l'écran d'accueil et réciproquement.

BASCULER ENTRE "ECRAN D'ACCUEIL" ET "BUREAU"

BOUTON GAUCHE

<POINTER> EN HAUT DE L'ANGLE DROIT

TI

REDESCENDRE LA SOURIS

+ D POUR AFFICHER LE BUREAU OU

L'APPLICATION DU BUREAU EN COURS

POUR AFFICHER L'ÉCRAN D'ACCUEIL

LL

bascule écran d'accueil / dernière application utilisée

<CLIC G> SUR

Faîtes des allers/retours entre écran d'accueil et bureau pour vous familiariser avec cette procédure

5. APPLICATIONS

O

Elles figurent sous la forme de tuiles dans l'écran d'accueil ou sous la forme de raccourci dans la barre des tâches.

Elles n'obéissent pas aux mêmes règles selon que ce soient :

N

des applications "WINDOWS" du bureau des applications "MÉTRO" de l'accueil.

Les applications "métro" sont proches de celles que l'on trouve sur des smartphones ou tablettes, les applications du bureau restent les applications Windows classiques.

Toutes peuvent cependant être lancées à partir des tuiles de l'accueil.

9

I –WINDOWS Utiliser la roulette de la souris pour faire défiler rapidement les tuiles du bureau

a) LANCER UNE APPLICATION L'application s'ouvre dans une fenêtre pour une application Windows ou plein-écran pour les applications "métro".

EC <CLIC G>

ACCUEIL

BUREAU

SUR LA TUILE DE L'APPLICATION

SUR L'ICÔNE DE L'APPLICATION la fenêtre de l'application s'affiche

<CLIC G>

L'application s'affiche plein écran

H

Lancer l'application SAGE PAIE I7

AN

b) FERMER UNE APPLICATION

Une application de l'accueil se ferme selon ses propres règles, différentes de celles d'une application du bureau.

TI

BUREAU

<POINTER> À DROITE DE LA BARRE DE TITRE <CLIC G> CASE DE FERMETURE OU <ALT> <F4>

TOUT EN HAUT DE L'APPLICATION la souris prend la forme d'une main <FAIRE GLISSER> VERS LE BAS DE L'ÉCRAN OU <ALT> <F4>

<POINTER>

N

O

LL

Fermer l'application SAGE PAIE I7

ACCUEIL

N

O

LL TI AN

H EC

II - SAGE PAIE I7 POUR QUOI FAIRE

11

SAGE Paie i7 permet d'assurer la paie d'une entreprise, en conformité avec les règlements en vigueur.

EC

La configuration conseillée est la suivante :

ordinateur de type pentium™ à plusieurs noyaux de 2 à 4 GHz avec Windows 8 mémoire vive de 2 à 24 Go écran plat large de 19" à 24" résolution 1680/1050 - couleurs 32 bits disque dur 1 To Lecteur-graveur Dvd/BlueRay Souris Laser 2 boutons + roulette de qualité

H

     

AN

Plus l'ordinateur sera puissant et mieux il sera équipé, plus agréable sera l'utilisation de sage paie

LL

TI

POUR INSTALLER SAGE PAIE I7 S'assurer qu'il y a la place suffisante sur le disque dur Lancer Windows lancer l'installation à partir du site de sage™ ou lancer le programme exécutable téléchargé ou Introduire le CD Rom Suivre les instructions L’installation est complètement automatique si l’on choisit l’installation par défaut

2 manières de travailler dans SAGE PAIE Lancer l'application (sage paie) et travailler directement au sein de l'application.

SUR LA TUILE SAGE PAIE I7

BARRE DES TACHES

AFFICHER LE BUREAU OU LA BARRE DES TÂCHES

<CLIC G>

N

<CLIC G>

O

ACCUEIL

SUR L'ICONE

12 Pour sortir de sage paie i7 : MENU FICHIER

BOUTON GAUCHE

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR LA CASE DE

<CLIC G> SUR

gauche du ruban) FERMER (en bas)

FERMETURE

(en haut, à

MENU FICHIER QUITTER

EC

Lancer sage paie i7 Quitter sage paie i7 Lancer sage paie i7

À partir de l'ordinateur (documents) et ouvrir un fichier existant

H

AFFICHER LE DOSSIER DE L'UTILISATEUR OÙ SE TROUVENT LES DOCUMENTS (documents)

AN

<DOUBLE CLIC> SUR LE FICHIER SAGE (suffixe .PRH) À OUVRIR

Vous pouvez télécharger les exercices relatifs à ce manuel et les copier sur votre ordinateur dans un dossier spécifique.

TÉLÉCHARGER LES EXERCICES

TI

OUVRIR VOTRE NAVIGATEUR INTERNET SAISIR L'ADRESSE :

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR SI L'ANTIVIRUS BLOQUE LE PROGRAMME <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

INDIQUER UN DOSSIER DE DÉCOMPRESSION (EX : MES DOCUMENTS/EXERCICES)

<CLIC G> SUR POUR VALIDER

:

N

O

DECOMPRESSER LES EXERCICES SI W INDOWS BLOQUE LE PROGRAMME

LL

tout en minuscules <CLIC> SUR la boite de dialogue de téléchargement s'ouvre

II - SAGE PAIE I7 POUR QUOI FAIRE

13

EC

Télécharger les exercices Vérifier que les fichiers sont décompressés (à priori C:\SUPPORTS IOS\SAGEPAIEI7\EXERCICES)

N

O

LL

TI

AN

H

N

O

LL TI AN

H EC

III – DIALOGUER AVEC SAGE100 PAIE

15

EC

Vous allez établir avec votre ordinateur et avec votre logiciel un dialogue : Vous allez lui demander d'effectuer un certain nombre d'opérations par l'intermédiaire de la souris et du clavier Vous allez en constater le résultat à l'écran Vous allez éditer ce résultat (impression, publication, mail, document joint…).

Dans tous les cas, il va être important de travailler en parfaite harmonie avec le logiciel de telle manière que chaque action de votre part détermine un résultat adéquat de sa part. S'il y a pleine compréhension entre l'utilisateur et le logiciel, il n'y a pas de conflit possible et donc pas de problèmes à résoudre

H

AN

La gestion RH est organisée autour d'un fichier principal qu'il faut ouvrir après avoir lancé l'application "SAGE PAIE & RH". Dans un second temps, il faut associer un module à ce fichier (paie, formation, gestion rh…)

1. FICHIER PRH

C'est le fichier général dont chacun des modules va gérer une facette.

BOUTON GAUCHE

MENU FICHIER SUR DÉSIGNER L'EMPLACEMENT SÉLECTIONNER LE FICHIER

<CLIC G>

TI

AFFICHER LE DOSSIER CONTENANT LE FICHIER

<CLIC G>

SUR LE FICHIER "PRH"

O

LL

<DOUBLE CLIC>

SUR

Le fichier en cours doit être fermé avant de pouvoir en ouvrir un autre

N

Ouvrir le fichier ios.prh

16

2. MODULE PAIE Le fichier principal étant ouvert, il faut maintenant indiquer que c'est le module "paie" qui va être utilisé avec les données de ce fichier.

MENU SAGE

EC <CLIC G>

SUR

Lancer le module "paie"

H

Elle affiche en fond le menu "SAGE" actif.

AN MENU DU MODULE OUVERT

BARRE DE TITRE

MENU SAGE

MODULE PAIE

LL

TI

FENETRE DU MENU SAGE ACTIF

BARRE D'ÉTAT

O

Reconnaître sur votre écran les différentes composantes représentées ci-dessus

N

L'écran est composé des éléments suivants :  BARRE DE TITRE  MENU CONTEXTUEL  MENU PAIE  BARRE D'ÉTAT  MENU SAGE

III – DIALOGUER AVEC SAGE100 PAIE

17

1. BARRE DE TITRE La barre de titre est la barre de titre classique d'une fenêtre sous Windows et affiche le nom de l'application, du fichier comptable et l'exercice.

Repérer la barre de titre et les informations qu'elle affiche

EC

2. MENU SAGE

Il propose différents écrans permettant d'accéder à des informations complémentaires sous forme de pavés, comme dans l'interface métro de windows8. L'accueil permet notamment de lancer le module adéquat (paie, dsn, formation…)

H

BOUTON GAUCHE

<CLIC G>

SUR UN MENU POUR AFFICHER L'ÉCRAN

AN

Afficher l'un après l'autre chacun des menus

3. MENU DU MODULE

Une fois le module "paie" lancé, Il affiche les différentes commandes permettant de gérer la paie même.

SUR LE MENU POUR LE DÉROULER

POUR DÉROULER

<ALT> + LETTRE SOULIGNÉE DU MENU

Tester les différents menus avec la souris puis le clavier Afficher la liste des constantes

N

O

<CLIC G>

LL

<CLIC G>

TI

BOUTON GAUCHE

4. BARRE D'ÉTAT La barre d'état donne des informations sur le fichier, le mois traité, la date, etc.

18

Elle affiche les informations liées au module ouvert.

Il est recommandé d'utiliser les fenêtres une par une, d'ouvrir celle dont on a besoin puis de la fermer lorsqu'elle est inutile, plutôt que de gérer de multiples fenêtres à l'écran

1. DISPOSITION DES FENÊTRES

EC

Les fenêtres ont trois états possibles : plein écran : en fenêtre : en icône

:

la fenêtre occupe alors la totalité de l'écran, quel que soit sa taille la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran ; sa forme et sa taille sont personnalisables l'icône de la fenêtre s'affiche dans la barre des tâches, en bas de l'écran. elle ne peut pas être déplacée

H

Les différentes cases en haut et à droite des fenêtres permettent d'afficher ces états : réduit la fenêtre en icône agrandit de fenêtre à plein écran

case de RESTAURATION

réduit de plein écran à fenêtre

case de FERMETURE

ferme la fenêtre

AN

case de RÉDUCTION case D'AGRANDISSEMENT

DE FENÊTRE A ICONE <CLIC G> CASE DE RÉDUCTION

TI

DE PLEIN ÉCRAN A ICONE

FERMER UNE FENÊTRE

<CLIC G> CASE RESTAURATION

D'ICONE A ÉTAT ANTÉRIEUR <CLIC G> SUR DE L'ICÔNE EN BAS ET À GAUCHE DE L'ÉCRAN

O

<CLIC G> CASE DE FERMETURE

DE PLEIN ÉCRAN A FENÊTRE

LL

<CLIC G> CASE DE RÉDUCTION

DE FENÊTRE A PLEIN ÉCRAN <CLIC G> CASE D'AGRANDISSEMENT

Afficher la fenêtre de la liste des constantes plein-écran, restaurez-la en fenêtre puis réduisez la en icône - Restaurez-la de nouveau en fenêtre

N

III – DIALOGUER AVEC SAGE100 PAIE

19

2. MANIPULATION DES FENÊTRES La position et la taille d'une fenêtre peuvent être modifiées.

BOUTON GAUCHE

BOUTON GAUCHE

EC

POINTER sur LA BARRE DE TITRE: FAIRE GLISSER JUSQU'À LA POSITION DÉSIRÉE DE LA FENÊTRE POUR MODIFIER LA POSITION

POINTER sur L'ANGLE DE LA FENÊTRE

formes

ou

du pointeur

FAIRE GLISSER LE POINTEUR DE LA SOURIS JUSQU'À LA DIMENSION DÉSIRÉE DE LA FENÊTRE POUR MODIFIER LA TAILLE

le pointeur peut aussi être positionné sur un des côtés de la fenêtre ; il prend alors la forme

H

ou selon que l'un ou l'autre des cotés horizontaux et verticaux ait été sélectionné ; seule la longueur ou la hauteur de la fenêtre peuvent alors être modifiées Modifier la position et la taille de la fenêtre de la liste des constantes Restaurez sa taille et position antérieure

AN

3. FENÊTRES DE LISTE

Elles affichent des listes d'éléments et les outils nécessaires pour les gérer.

MENU LISTES

<CLIC G>

SUR UNE LISTE

TI <CLIC G>

POUR AJOUTER, MODIFIER,

SUPPRIMER… UN ÉLÉMENT DE LA LISTE

LL <CLIC G>

POUR RECHERCHER, FILTRER,

SÉLECTIONNER… DANS LA LISTE

N

O

20

4. MENU CONTEXTUEL Il est disponible lorsqu'une fenêtre contenant une liste d'enregistrements est ouverte

BOUTON DROIT

AN

H

EC

EFFECTUER UNE SÉLECTION SOURIS POINTANT SUR LA SÉLECTION <CLIC D> POUR AFFICHER LE MENU CONTEXTUEL <CLIC G> SUR UNE COMMANDE POUR L'ACTIVER

Afficher le menu contextuel d'une constante

TI

MENU ÉDITION

<CLIC G>

SUR

<CTRL> Z

N

O

LL

Le système permet d'annuler certaines actions (mais pas les actions de suppression de pièces, journaux ou autres)

21

IV– LES PARAMÉTRES DE PAIE

La paie est structurée en fonction de chaque entité juridique (une paie par structure). Un fichier principal permet d'appeler les modules souhaités (paie, formation, prêts…).

EC

Il est nécessaire de créer la structure de l'entité gérée : établissement, départements, services, unités… les salariés seront rattachés à cette structure.

1. ÉTABLISSEMENT Figurent ici le ou les établissements principaux ; ils correspondent le plus souvent à une entité juridique…

MENU LISTES COMMANDE

H

SUR POUR CRÉER OU RENSEIGNER LES INFORMATIONS

<CLIC G>

POUR MODIFIER L'ÉTABLISSEMENT SÉLECTIONNÉ

POUR VALIDER

AN

<CLIC G> SUR L'ONGLET POUR AFFICHER LES INFORMATIONS LIÉES

RATTACHEMENT OBLIGATOIRE CONVENTION COLLECTIVE

<CLIC G> POUR RATTACHER LES BANQUES

TI

<CLIC G> SUR L'ONGLET POUR AFFICHER LES INFORMATIONS LIÉES

LL

et

N

O

Dans la fenêtre d'établissement, créer l'établissement "informatique & industrie" comme ci-dessus et lui rattacher les banques ci-dessous:

22

2. DEPARTEMENT Un établissement est structuré en départements.

MENU LISTES COMMANDE ONGLET SUR POUR CRÉER UN ÉTABLISSEMENT RENSEIGNER LES INFORMATIONS

<CLIC G>

EC

POUR VALIDER

H

3. SERVICE

AN

Modifier les départements comme ci-dessus

Un département est composé de services.

MENU LISTES

ONGLET

TI

COMMANDE

SUR POUR CRÉER UN SERVICE RENSEIGNER LES INFORMATIONS

<CLIC G>

N

O

LL

POUR VALIDER

Modifier les services comme ci-dessus

23

IV– LES PARAMÉTRES DE PAIE

Ces paramètres sont rattachés à la notion d'établissement. Ils peuvent donc être différents d'un établissement à l'autre.

1. CONGES PAYES Ils sont habituellement gérés du 01er juin au 31 mai.

EC

MENU LISTES COMMANDE

ONGLET PARAMÉTRES DADS

VALIDER OU MODIFIER L'INFORMATION POUR VALIDER

H

Modifier le mois de clôture des congés comme ci-dessus pour l'établissement "informatique & industrie"

2. ACCIDENTS DU TRAVAIL

LL

TI

AN

L'onglet principal "DADS" gère les paramètres généraux.

Les taux d'accident du travail sont gérés ici.

COMMANDE ONGLET PARAMÉTRES DADS

Modifier les taux AT comme ci-dessus

N

SUR SUR UNE CELLULE SAISIR LES INFORMATIONS <ENTRÉE> POUR VALIDER

<CLIC G> <CLIC G>

O

MENU LISTES

24

Des informations générales communes à tous les éléments de paie et notamment les choix qui seront disponibles dans les diverses listes déroulantes sont paramétrés ici,.

MENU FICHIER COMMANDE SUR SÉLECTIONNER L'ONGLET VALIDER OU MODIFIER LES INFORMATIONS

<CLIC G>

EC

POUR VALIDER

TI

AN

H MENU FICHIER COMMANDE SUR VALIDER OU MODIFIER LES INFORMATIONS

<CLIC G>

LES VALEURS SAISIES SERONT

COMPRISES ENTRE CES LIMITES

N

O

POUR VALIDER

LL

Les valeurs limites ou couleurs de certaines rubriques notamment sont gérées ici.

25

V– LA STRUCTURE DE PAIE

Elle définit les caisses de cotisations, les constantes, les rubriques, les variables, les événements…

Elles collectent les cotisations sociales patronales et salariales.

EC 1. URSSAF

L'union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales est un réseau d'organismes privés, délégataires du service public ; elles sont réparties à raison d'une Urssaf par région administrative, soit 22 depuis le 1er janvier 2014.

MENU LISTES

H

COMMANDE

SÉLECTIONNER

<DOUBLE CLIC G>

OU

POUR MODIFIER

AN

ONGLET ADRESSE

VALIDER OU MODIFIER LES INFORMATIONS POUR VALIDER

O

LL

TI Modifier les coordonnées de L'URSSAF comme ci-dessus

N

26

2. PÔLE EMPLOI Pôle emploi gère les cotisations d'assurance chômage (anciennement collectées par l'ASSEDIC).

MENU LISTES COMMANDE SÉLECTIONNER

<DOUBLE CLIC G>

OU

POUR MODIFIER

EC

ONGLET ADRESSE

VALIDER OU MODIFIER LES INFORMATIONS POUR VALIDER

TI

AN

H Modifier les coordonnées de Pôle emploi comme ci-dessus

LL

3. ARRCO

L’ARRCO (Association pour le régime de retraite complémentaire des salariés) gère le régime de retraite complémentaire de l’ensemble des salariés du secteur privé, cadres compris.

MENU LISTES

SÉLECTIONNER

<DOUBLE CLIC G>

OU

POUR MODIFIER

ONGLET ADRESSE VALIDER OU MODIFIER LES INFORMATIONS POUR VALIDER

N

O

COMMANDE

27

V– LA STRUCTURE DE PAIE

H

EC Modifier les coordonnées de L'ARRCO comme ci-dessus

AN

4. AGIRC

Le régime AGIRC est le régime de retraite complémentaire du régime ARRCO pour les salariés cadres.

MENU LISTES COMMANDE

<DOUBLE CLIC G>

OU

TI

SÉLECTIONNER

POUR MODIFIER

ONGLET ADRESSE

VALIDER OU MODIFIER LES INFORMATIONS

N

O

LL

POUR VALIDER

Modifier les coordonnées de L'AGIRC comme ci-dessus

28

5. PRÉVOYANCE Les employeurs ont l'obligation de souscrire une prévoyance pour les cadres de l'entreprise, avec au minimum une garantie décès.

MENU LISTES COMMANDE SÉLECTIONNER OU

EC

<DOUBLE CLIC G>

POUR MODIFIER ONGLET ADRESSE

VALIDER OU MODIFIER LES INFORMATIONS POUR VALIDER

TI

AN

H Modifier les coordonnées de la caisse de prévoyance comme ci-dessus

LL

6. APEC

L'APEC, l'Association pour l'emploi des cadres, est une association française privée et paritaire, financée par les cotisations des cadres et des entreprises, dont l'objectif est de faciliter la recherche d'emploi de ces derniers.

COMMANDE SÉLECTIONNER OU

POUR MODIFIER

ONGLET ADRESSE VALIDER OU MODIFIER LES INFORMATIONS POUR VALIDER

N

<DOUBLE CLIC G>

O

MENU LISTES

29

V– LA STRUCTURE DE PAIE

EC

Modifier les coordonnées de L'APEC comme ci-dessus

H

7. RATTACHEMENT CAISSES / ÉTABLISSEMENT Les caisses doivent être rattachées aux établissements (Ce rattachement est indispensable au

AN

bon fonctionnement du logiciel).

MENU LISTES COMMANDE

SUR

POUR MODIFIER L'ÉTABLISSEMENT SÉLECTIONNÉ

SUR SUR

SUR DE SÉLECTIONNER LA CAISSE

<CLIC G>

POUR VALIDER

TI

<CLIC G> <CLIC G> <CLIC G>

O

LL

idem jusqu'à ce que toutes les caisses soient rattachées <CLIC G> SUR POUR FERMER

RATTACHEMENT CAISSES

N <CLIC G>

POUR AJOUTER

Rattacher toutes les caisses à l'établissement I&I

30

La valeur des cotisations est mise à jour régulièrement. Au 01 janvier 2015, leurs valeurs sont les suivantes : Smic : le taux horaire est de 9,61 € soit un montant mensuel brut de 1 457,55 €. Le minimum garanti augmente de 0,2 % ; il est fixé à 3,52 € Le Plafond de la Sécurité sociale est de :

EC

Base mensuelle 3 170 €

Base trimestrielle 9 510 €

Base annuelle 38 040 €

6 340 €

19 020 €

76 080 €

9 510 €

28 530 €

114 120 €

12 680 €

38 040 €

152 160 €

H

Plafond de la Sécurité sociale (Tranche A = TA) Assiette maximum Tranche 2 (ARRCO) Assiette maximum Tranche B (AGIRC) Assiette maximum Tranche C (AGIRC)

AN

Le montant de la Tranche A des rémunérations versées au salarié est égal à un plafond de la Sécurité sociale, soit Tranche A : partie de la rémunération allant ici de 1 à 3.170 euros bruts.

Le montant de la Tranche B est égal à 4 fois le plafond de la Sécurité sociale, soit Tranche B : partie de la rémunération allant ici de 3.170 euros à 12.680 euros bruts. À compter du 1er janvier 2015, le taux de l'abattement de la base de CSG et CRDS pour frais professionnels est de 1,75%. Cet abattement s'applique à la fraction de la rémunération qui ne dépasse pas 152.160 euros pour l'année 2015 (4 PASS). Au-delà, la CSG et la CRDS sont calculées sur 100% de la rémunération.

TI

Cotisations de Sécurité sociale

Salarié

Employeur

Total

Maladie Maternité Invalidité Décès

Totalité rémunération

0,75%

12,80%

13,55%

Contribution solidarité autonomie

Totalité rémunération

Assurance vieillesse plafonnée Assurance vieillesse déplafonnée

Accident du travail

/

0,30%

0,30%

6,85%

8,50%

15,35%

Totalité rémunération

0,30%

1,80%

2,10%

Totalité rémunération

/

3,45% 5,25%*

3,45% 5,25%*

Totalité rémunération

/

Taux variable

Taux variable

Tranche A

(1)

N

O

Allocations familiales

LL

Assiette

Depuis le 1er janvier 2015, le taux de cotisation patronale allocations familiales est fixé à 3,45% pour les employeurs éligibles à la réduction Fillon pour leurs salariés dont la rémunération n’excède pas 1,6 fois le montant du Smic calculé sur un an. Dans les autres cas, le taux de la cotisation allocations familiales reste fixé à 5,25%.

31

V– LA STRUCTURE DE PAIE Cotisations Logement (FNAL) Assiette Entreprise moins de 20 salariés Entreprise de 20 salariés ou plus

EC CSG non déductible

CSG déductible

Tranche A

(1)

de 1 à 3.170 au-delà de 3.170

Employeur

Total

/

0,10%

0,10%

/

0,40% 0,50%

0,40% 0,50%

Contribution Sociale Généralisée (CSG) Assiette

Salarié

Employeur

Total

98,25% du salaire brut (2) + part patronale de prévoyance et/ou retraite supplémentaire

2,40%

/

2,40%

98,25% du salaire brut (2) + part patronale de prévoyance et/ou retraite supplémentaire

5,10%

/

5,10%

98,25% du salaire brut (2) + part patronale de prévoyance et/ou retraite supplémentaire

7,50%

/

7,50%

H

AN

Total CSG déductible et CSG non déductible

Salarié

Contribution au Remboursement de la Dette Sociale (CRDS)

CRDS

Salarié

Employeur

Total

98,25% du salaire brut (2) + part patronale de prévoyance et/ou retraite supplémentaire

0,50%

/

0,50%

Employeur

Total

TI

Assiette

Forfait social

Assiette

LL

Taux au 1er janvier 2015

Salarié

Éléments de rémunération hors assiette des cotisations sociales mais assujettis à la CSG (participation, intéressement …)

/

8,00%

8,00%

Assiette Chômage

(1)

Tranche A et Tranche B

Salarié

Employeur

Total

2,40%

4,00%

6,40%

/

N

FNGS (AGS)

Tranche A et Tranche B

O

Cotisations d’Assurance Chômage et Fonds National de Garantie des Salaires (FNGS) Ces cotisations sont recouvrées par les URSAFF pour le compte du Pôle Emploi

0,30%

0,30%

Le taux de la cotisation due par les employeurs à l'Unedic pour certains CDD de moins de 3 mois est majoré, depuis le 1er juillet 2013. Alors que ce taux est, en règle générale, de 4%, il est porté, par avenant à la convention d'assurance chômage, à 7%, 5,5% ou 4,5%. La part salariale reste à 2,4%.

32 Cotisations retraites et retraite complémentaire ARRCO et AGIRC Taux de cotisation à la charge Taux de cotisation à la du salarié charge de l’employeur ARRCO

AGIRC

Tranche A

3,10 %

4,65 %

Tranche B

8,10 %

12,15 %

Tranche B

7,8 %

12,75 %

La répartition est décidée au sein de l’entreprise jusqu'au taux de 20 %. De 20 % à 20,55 %, la répartition est de 0,36 % à la charge du salarié et 0,19 % à la charge de l’employeur.

Tranche C

EC AGIRC CET

Sur tout le salaire

0,13 %

0,22 %

Tranche 1

0,80 %

1,20 %

Tranche 2 ou B

0,90 %

1,30 %

AGIRC GMP

Cotisation forfaitaire

75,51

123,51

APEC

Tranche A et B

0,024

0,036

AGFF

H

Taux des cotisations de prévoyance Taux

Part salariale

Part patronale

Incapacité de travail

0,67%

0,47%

0,39%

Dont mensualisation

dont 0,26%

-

dont 0,26%

Invalidité

0,27%

0,03%

0,15%

Décès

0,32%

0,03%

0,20%

1,31%

0,53%

0,78%

Assurance charges patronales

0,18%

-

0,18%

TOTAL

1,49%

0,53%

0,96%

TOTAL

TI

AN

Cotisation

LL

Une constante peut être : définie légalement et mise à jour périodiquement (plafond sécurité sociale) ; unique caractéristique de l'entreprise (horaire société) ; propre à un salarié ou un groupe de salariés mais dont la définition est constante (ancienneté) ; résultante de la combinaison de plusieurs autres constantes (13ème mois).

N

O

Une zone "mémo" permet de filtrer les constantes par onglets ; cette zone est libre

33

V– LA STRUCTURE DE PAIE

1. LISTE La liste des constantes est affichée globalement ou par nature. Elles peuvent être modifiées ; C'est ici que l'on peut en ajouter ou en supprimer.

MENU LISTES COMMANDE ONGLET TOUT

EC

SÉLECTIONNER LA CONSTANTE ET/OU

<CLIC G>

SUR L'UN DES OUTILS

Afficher la lister des constantes

H

CODES MÉMOS

VISUALISATION

TI

AN

ARBRE DE

2. CODES MÉMOS

LL

Les constantes "SAGE" sont de type prédéfinies, non supprimables et gérées directement dans le plan de paie Sage

Les codes mémo permettent d'étiqueter (tip) et regrouper des constantes.

MENU OPTIONS SUR MODIFIER LE CODE MÉMO

<CLIC G>

SUR

N

O

<CLIC G>

Afficher la liste des codes mémos

34

3. ARBRE DE VISUALISATION Il permet d'afficher les constantes par nature. Il vient en complément des onglets qui permettent de filtrer les constantes par code mémo MENU OPTIONS COCHER

l'arbre s 'affiche

EC

Afficher l'arbre de visualisation et le tester

4. MODIFICATION

La valeur de certaines constantes doit être régulièrement mise à jour : plafonds, smic…

MENU LISTES

H

COMMANDE

ONGLET TOUT

SÉLECTIONNER LA CONSTANTE

AN

OU POUR MODIFIER SAISIR LA NOUVELLE VALEUR

<DOUBLE CLIC G>

POUR VALIDER

LL

TI

SAISIR LES NOUVELLES VALEURS

Rechercher et mettre à jour les constantes suivantes : plafosoc : 3170 € - smic : 9,61 € comme ci-dessus

O

5. CREATION

Il peut aussi être nécessaire d'ajouter de nouvelles constantes au fur et à mesure de l'évolution des lois sociales ou fiscales.

COMMANDE SUR CHOISIR LE TYPE DE CONSTANTE RENSEIGNER LES INFORMATIONS

<CLIC G>

POUR VALIDER

N

MENU LISTES

35

V– LA STRUCTURE DE PAIE

EC

Les rubriques de paie sont les différentes lignes qui figurent sur les bulletins de paie. On distingue trois types de rubriques : Les rubriques de brut qui font partie de la rémunération brute du salarié et vont servir à déterminer l'assiette de calcul des cotisations sociales.

Les rubriques de cotisation qui viennent en déduction du brut.

Les rubriques non soumises qui n'interviennent pas dans le calcul de l'assiette des cotisations. Elles augmentent ou diminuent la rémunération nette.

1.

LISTE

La liste des rubriques est affichée globalement ou par nature. Elles peuvent être modifiées ; on peut en ajouter ou en supprimer.

MENU LISTES

H

COMMANDE

ONGLET TOUT

SÉLECTIONNER LA RUBRIQUE

AN

ET/OU <CLIC G> SUR L'UN DES OUTILS

CODES MÉMOS

Afficher la lister des rubriques

N

2. ARBRE DE VISUALISATION

O

LL

TI ARBRE DE VISUALISATION

Il permet d'afficher les rubriques par nature. Il vient en complément des onglets qui permettent de filtrer les rubriques par code mémo MENU OPTIONS COCHER

l'arbre s 'affiche Afficher l'arbre de visualisation et le tester

36

3. STRUCTURE Les rubriques ont pour résultat la combinaison de 3 éléments : LA BASE

LE TAUX

LE NOMBRE

Le taux est à indiquer, le nombre est le plus souvent 1 et la base peut être :

EC

La part du brut inférieure au Smic : La part du brut supérieure au Smic : La totalité du brut après abattement : Le brut non exonéré : La tranche A du plafond de sécurité sociale : La tranche B du plafond de sécurité sociale: La tranche C du plafond de sécurité sociale:

PRO_PEXO

:

BRUTABAT

:

PRO_PNEXO CAE_PNEXO TA

:

TAB

:

TABC

:

:

:

4. MODIFICATION

H

Les différentes cotisations, entre autres, doivent être régulièrement mises à jour, le plus souvent le taux mais aussi parfois la base.

MENU LISTES

AN

COMMANDE

ONGLET TOUT

SÉLECTIONNER LA CAISSE DE COTISATION DANS LE VOLET GAUCHE SÉLECTIONNER LA RUBRIQUE

<DOUBLE CLIC G>

OU

POUR MODIFIER

POUR VALIDER

ONGLET À AFFICHER

O

PART SALARIALE

LL

TI

ONGLET SAISIR LA NOUVELLE VALEUR (nombre, taux, base…)

METTRE À JOUR LES LIGNES

N

PART PATRONALE

Rechercher les rubriques correspondant aux taux de cotisation du chapitre "cotisations" et les mettre à jour comme ci-après Procéder par caisse à l'aide de l'arbre de visualisation

118

5. MODIFICATION DE LA DADS-U La DADS-U peut être complétée et modifiée.

<CLIC G>

SUR

POUR AFFICHER LA LISTE PAR SALARIÉ

VOLET DROIT

EC

SÉLECTIONNER LE SALARIÉ VOLET GAUCHE

SAISIR OU MODIFIER LES INFORMATIONS

<CLIC G>

SUR

TI

AN

H SÉLECTIONNER

LES INFORMATIONS

N

O

Parcourir les informations par salarié

LL

LE SALARIÉ

COMPLÉTER OU MODIFIER

119

IX– LA DÉCLARATION DES COTISATIONS

6. ENVOI DE LA DADS-U La DADS-U terminée et vérifiée peut être envoyée.

SÉLECTIONNER LA DADS-U

SUR PARAMÉTRER LES INFORMATIONS D'ENVOI

<CLIC G>

EC

<CLIC G> SUR faire un essai en mode "test" avant l'envoi réel

N

O

LL

TI

AN

H

120 Le bilan social est une synthèse statistique annuelle. Il faut le calculer puis l'éditer.

1. CALCUL DU BILAN SOCIAL Si des modifications sont effectuées, faire un nouveau recalcul.

MENU ANNEXES COMMANDE

EC

SUR RENSEIGNER LES INFORMATIONS

<CLIC G>

POUR VALIDER

AN

H PÉRIODE À PRENDRE EN COMPTE

Lancer la génération du bilan social pour l'année en cours

TI

2. ÉDITION DU BILAN SOCIAL

Il ne reste plus qu'à imprimer le bilan social.

MENU ANNEXES

SUR RENSEIGNER LES INFORMATIONS

<CLIC G>

POUR VALIDER

N

O

LL

COMMANDE

Calculer puis imprimer en "aperçu avant impression" le bilan social de l'année en cours

121

IX– LA DÉCLARATION DES COTISATIONS

N

O

LL

TI

AN

H

EC

122

N

O

LL TI AN

H EC

123

X– LA CLÔTURE

Elle va figer les valeurs de la période en concordance avec les salaires versés et les montants déclarés.

Elle permet de clôturer les bulletins des salariés sélectionnés.

EC

MENU GESTION COMMANDE

<CLIC G>

SUR

AJOUTER ÉVENTUELLEMENT UN CRITÈRE DE TRI AVEC SÉLECTIONNER L'ÉTENDUE POUR LE CRITÈRE AVEC CONFIRMER OU MODIFIER LA DATE DU BULLETIN

H

POUR VALIDER

bien vérifier le rapport de clôture qui s'imprime (ou s'enregistre en pdf)

AN DÉFINIR L'ÉTENDUE

LL

TI

INSÉRER LE CRITÈRE SÉLECTIONNÉ

Si les bulletins n'ont pas été édités, la clôture ne s'effectue pas

N

O

permet de sélectionner les salariés un par un

124 FERME LA FENÊTRE APRÈS UTILISATION

SÉLECTIONNER AVEC <CTRL>

H

EC AN

Clôturer les bulletins de l'établissement principal pour la période en cours pour les salariés MOREAU, RICHARD, ROBERT et THOMAS et vérifier que l'état de la paie correspond à ci-dessous

La liste des salariés affiche l'état de chacun.

IMPRIMÉ NON CLÔTURÉ

TI IMPRIMÉ ET CLÔTURE INTERMÉDIAIRE

N

O

LL

125

X– LA CLÔTURE

Elle consiste simplement à faire une copie du fichier .prh. Il est indispensable d'en faire régulièrement et au minimum avant et après chaque clôture. Il faut les stocker sur un disque à part, si possible situé dans un emplacement géographique différent. Un cloud sécurisé est une bonne solution.

EC

BOUTON DROIT

BOUTON GAUCHE

AFFICHER LE DOSSIER CONTENANT LE FICHIER <CTRL> ENFONCÉ <FAIRE GLISSER> LA COPIE DU FICHIER "PRH" À SON EMPLACEMENT DE SAUVEGARDE

AFFICHER LE DOSSIER CONTENANT LE FICHIER SUR LE FICHIER .PRH AFFICHER LE DOSSIER DE SAUVEGARDE

<CLIC D> <CLIC D>

AN

H Le fichier en cours doit être fermé avant de pouvoir le copier

LL

TI

Renommer les différentes copies de manière significative afin de les conserver. En cas de problème, il suffit d'ouvrir la copie adéquate

Faire une copie du fichier ios.prh et la nommer " ios - copie avant clôture"

N

O

126

Elle va définitivement valider les bulletins de paie du mois. Elle fige tous les calculs et permet de s'assurer que les cotisations sont cohérentes avec les bulletins. En fin d'année, elle se transforme automatiquement en clôture annuelle.

MENU GESTION COMMANDE SUR

EC

<CLIC G>

POUR VALIDER LA CLÔTURE POUR VALIDER L'IMPRESSION

bien vérifier le rapport de clôture qui s'imprime (ou s'enregistre en pdf)

AN

H La liste des salariés affiche l'état de chacun.

LL

TI IMPRIMÉ ET CLÔTURÉ

Faire la clôture de la période en cours

N

O

127

X– LA CLÔTURE

L'ouverture du mois suivant suit la clôture du mois en cours.

MENU GESTION COMMANDE POUR VALIDER

AN

H

EC

la liste des salariés affiche le nouveau mois de paie sans état d'avancement

N

O

LL

TI

Effectuer la paie du nouveau mois avec les variables de base Éditer les bulletins en pdf Éditer le récapitulatif des ordres de paiement Faire une sauvegarde Clôturer le mois de paie Ouvrir le nouveau mois de paie

N

O

LL TI AN

H EC

129

XI – LE TRANSFERT EN COMPTABILITÉ

La paie du mois clôturée, il faut transmettre les éléments en comptabilité afin que les écritures soient passées automatiquement.

EC

Les informations comptables doivent être correctement paramétrées afin que les montants puissent être reversés dans les comptes adéquats du logiciel de comptabilité.

1. RUBRIQUE

Les comptes associés aux rubriques doivent être paramétrés.

MENU LISTES COMMANDE

H

ONGLET TOUT

SÉLECTIONNER LA CAISSE DE COTISATION DANS LE VOLET GAUCHE SÉLECTIONNER LA RUBRIQUE

<DOUBLE CLIC G>

OU

POUR MODIFIER

AN

ONGLET VÉRIFIER LE JOURNAL ET LES COMPTES ASSOCIÉS

(ainsi que leur existence dans le logiciel comptable)…)

POUR VALIDER

LL

TI LA PART SALARIALE DE LA RUBRIQUE

2100 SERA VERSÉE DANS LE COMPTE 43100000 PAR L'INTERMÉDIAIRE DU JOURNAL 009

N

O Vérifier une dernière fois les comptes associés aux rubriques

130

2. SALARIÉ Les comptes associés aux salariés doivent être paramétrés.

VOLET DROIT RUBAN

EC <CLIC G>

SUR

DE

<CLIC G>

SUR

UN COMPTE AUXILIAIRE COMPTABLE (42XXXXX)

Vérifier une dernière fois les comptes associés aux salariés

N

O

LL

TI

AN

H DOIT CORRESPONDRE À

131

XI – LE TRANSFERT EN COMPTABILITÉ

Le transfert comptable est simple et consiste en la génération d'un fichier "texte" qu'il faudra importer à partir du logiciel comptable.

MENU GESTION COMMANDE SUR CONFIRMER OU MODIFIER LES INFORMATIONS

<CLIC G>

EC

POUR VALIDER

la fenêtre d'enregistrement du fichier s'ouvre DÉSIGNER LE CHEMIN D'ACCÈS ENREGISTRER LE FICHIER

N

O

LL

TI

AN

H

132 Le dossier proposé par Sage paie i7 pour l'enregistrement est un sous-dossier "transfert" du dossier de programmes du logiciel ; ce dossier étant verrouillé sous les dernières versions de Windows, utiliser plutôt un sous-dossier de mes documents.

Effectuer la "passation comptable"

EC

Il faut maintenant importer le fichier généré dans le logiciel comptable.

OUVRIR LE LOGICIEL COMPTABLE MENU FICHIER COMMANDE

SUR

H

<CLIC G>

SÉLECTIONNER DÉSIGNER LE MÊME DOSSIER QUE POUR L'EXPORT

O

LL

TI

AN

<CLIC G> SUR vérifier l'existence et la cohérence des écritures dans le journal comptable

Si vous en avez la possibilité, effectuer l'import dans la compta.

Vérifier les éléments importés

N

Même si tout semble bien se passer, vérifier très méticuleusement que les bons montants sont au bon endroit.

133

XII – DOSSIER PÉDAGOGIQUE

C'est le fichier qui correspond aux exercices du cours.

H

EC

Lancer sage paie i7 Télécharger les exercices http://www.ios.fr/public/exossagepaiei7.exe Ouvrir le fichier ios.prh Lancer le module "paie" Dans la fenêtre d'établissement, Créer l'établissement "informatique & industrie" comme ci-dessus et lui rattacher les banques ci-dessous:

et

AN

Modifier les départements comme ci-dessous

TI

N

O

LL

Modifier les services comme ci-dessous

Modifier le mois de clôture des congés en "mai"

134 Modifier les taux AT comme ci-dessous

Modifier les coordonnées de l'Urssaf comme ci-dessous

AN

H

EC Modifier les coordonnées de Pôle emploi comme ci-dessous

LL

TI Modifier les coordonnées de l'Arrco comme ci-dessous

N

O

135

XII – DOSSIER PÉDAGOGIQUE Modifier les coordonnées de l'Agirc comme ci-dessous

EC

Modifier les coordonnées de la caisse de prévoyance comme ci-dessous

TI

AN

H

N

O

LL

Modifier les coordonnées de l'Apec comme ci-dessous

Rattacher toutes les caisses à l'établissement I&I Mettre à jour tous les taux et assiettes de cotisations, si vous ne les avez pas, allez chercher ces informations sur internet Rechercher et mettre à jour les constantes PLAFOSOC et SMIC Vérifiez les comptes comptables et le journal associés aux différents rubriques et si

136 possible, leur existence dans le logiciel comptable Créer l'événement "prime mensuelle" en dupliquant l'événement "prime trimestrielle avec l'outil comme ci-dessous :

Afficher la liste des bulletins modèles Créer le bulletin modèle suivant

EC

Pour le modèle en cours de création, activer les rubriques suivantes :

N

O

LL

TI

AN

H

137

XII – DOSSIER PÉDAGOGIQUE

AN

H

EC

N

O

LL

TI

Enregistrer le bulletin par puis le rouvrir Dans le bulletin modèle en cours de création, désactiver les rubriques 7120 à 7124 Supprimer les rubriques de taxe sur les salaires (5800 à 5860) des bulletins modèles "cadre horaire" et "employés" Activer la rubrique 12 "complément différentiel salaire" pour une valeur de 1000 € pour le plan de paie en cours Renommer le bulletin modèle "cadre horaire" en "cadre" Dupliquer le bulletin modèle 10 dirigeant et le nommer 12 "gérant salarié minoritaire" Attribuer les mêmes rubriques qu'au bulletin modèle 11 "gérant" créé précédemment Créer un salarié "Jean MARTIN" et renseigner son état civil comme ci-dessous

138 Renseigner les coordonnĂŠes de "Jean MARTIN" comme ci-dessous

AN

H

EC Renseigner les informations contractuelles de "Jean MARTIN" comme ci-dessous

N

O

LL

TI

139

XII – DOSSIER PÉDAGOGIQUE Renseigner le poste occupé par "Jean MARTIN" comme ci-dessous

AN

H

EC Renseigner les informations concernant la paie de "Jean MARTIN" comme ci-dessous

N

O

LL

TI

140 Renseigner les congĂŠs de "Jean MARTIN" comme ci-dessous

AN

H

EC Renseigner la situation administrative et fiscale de "Jean MARTIN" comme ci-dessous

N

O

LL

TI

141

XII – DOSSIER PÉDAGOGIQUE Renseigner les informations notamment comptables de "Jean MARTIN" comme cidessous

TI

AN

H

EC renseigner les autres salariés comme ci-dessous

N

O

LL

142

N

O

LL TI AN

H EC

143

XII – DOSSIER PÉDAGOGIQUE

N

O

LL

TI

AN

H

EC

144

N

O

LL TI AN

H EC

145

XII – DOSSIER PÉDAGOGIQUE

N

O

LL

TI

AN

H

EC

146

N

O

LL TI AN

H EC

147

XII – DOSSIER PÉDAGOGIQUE

N

O

LL

TI

AN

H

EC

148

N

O

LL TI AN

H EC

149

XII – DOSSIER PÉDAGOGIQUE

N

O

LL

TI

AN

H

EC

150

N

O

LL TI AN

H EC

151

XII – DOSSIER PÉDAGOGIQUE

N

O

LL

TI

AN

H

EC

152

N

O

LL TI AN

H EC

153

XII – DOSSIER PÉDAGOGIQUE

N

O

LL

TI

AN

H

EC

154

N

O

LL TI AN

H EC

155

XII – DOSSIER PÉDAGOGIQUE

N

O

LL

TI

AN

H

EC

156

N

O

LL

TI

AN

H

EC Afficher le bulletin du mois (janvier) pour le salarié "Jean MARTIN", activer puis supprimer la rubrique 60 (commission CA…), saisir 1000 € en rubrique 1300 (prime exceptionnelle) Renseigner les absences de "Jean MARTIN" à partir de l'exemple ci-dessous

157

XII – DOSSIER PÉDAGOGIQUE Renseigner les absences de "Pierre MOREAU" à partir de l'exemple ci-dessous

EC

Vérifier les RTT et cumuls de congés des salariés Saisir les heures supplémentaires de "Pierre MOREAU" à partir de l'exemple ci-dessous

Saisir une prime pour "Pierre MOREAU" à partir de l'exemple ci-dessous

AN

H LL

TI

Vérifier les variables des salariés pour le mois de paie en cours Afficher le bulletin de "Pierre MOREAU" et ajouter une prime de 50 € à la prime exceptionnelle comme dans l'exemple ci-dessous Vérifier le bulletin et enregistrer les modifications Afficher les bulletins calculés de chaque salarié Les vérifier le bulletin et les enregistrer Sélectionner les salariés Richard, Robert et Thomas Saisir 9 heures supplémentaires sur le mois pour les salariés sélectionnés comme cidessous - Aller vérifier pour chacun des bulletins salariés que les heures figurent bien

Saisir 1 journée d'absence pour les salariés sélectionnés comme ci-dessous Aller vérifier pour chacun des bulletins salariés que les absences figurent bien

O

N

Recalculer tous les bulletins pour le mois de paie en cours et l'établissement principal Imprimer en pdf les bulletins de l'établissement principal pour la période en cours et vérifier les Éditer le récapitulatif des ordres de paiement de l'établissement principal pour la période en cours et vérifier qu'ils correspondent aux bulletins Éditer et vérifier le récapitulatif des charges patronales de l'établissement principal pour la période en cours Éditer et vérifier le récapitulatif des charges salariales de l'établissement principal pour la période en cours Éditer et vérifier le résumé des charges sociales de l'établissement principal pour la période en cours

158

TI

AN

H

EC

Vérifier le rattachement des codes DUCS de chacune des rubriques Vérifier le rattachement de chacune des caisses Lancer la génération de la DUCS pour la période en cours Ouvrir la DUCS générée et parcourir les onglets et informations La vérifier Faire une simulation de transmission de la DUCS Lancer la génération de la DSN pour la période en cours Ouvrir la DSN générée Afficher la DSN générée selon les différents modes La vérifier Faire une simulation de transmission de la DSN Lancer la génération de la DADS-U pour l'année en cours Ouvrir la DADS-U générée La vérifier Faire une simulation de transmission de la DADS-U Lancer la génération du bilan social pour l'année en cours Calculer puis imprimer en "aperçu avant impression" le bilan social de l'année en cours Faire une sauvegarde du fichier de paie et la renommer "avant clôture mois …"

Faire la clôture de la période en cours Effectuer la paie du nouveau mois avec les variables de base Éditer les bulletins en pdf Éditer le récapitulatif des ordres de paiement Faire une sauvegarde et la renommer "après clôture mois …"

Clôturer le mois de paie Ouvrir le nouveau mois de paie Vérifier une dernière fois les comptes associés aux rubriques et les comptes associés aux salariés Effectuer la "passation comptable" et, si vous en avez la possibilité, l'import dans la compta.

Vérifier les éléments importés

C'est le même fichier avant qu'il ne soit clôturé.

N

O

LL

H

EC Pour des raisons de lisibilité, il est employé dans cet ouvrage les termes de Sage paie

AN

i7 ® pour la paie i7 de l'éditeur SAGE™, Windows pour Microsoft ™ Windows ®, Word pour Microsoft ™ Word 2013 ®, Excel pour Microsoft ™ Excel 2013 ®, Access pour Microsoft ™ Access 2013 ®, Powerpoint pour Microsoft ™ Powerpoint 2013® , Outlook pour Microsoft ™ Outlook 2013®, Explorer pour Microsoft ™ Internet

TI

Explorer ® .

Par ailleurs, toutes les copies d'écrans, images et icones ont été reproduites avec l'aimable autorisation de Microsoft ™

N

O

LL Tous les efforts ont été faits, et le temps nécessaire consacré, pour que cet ouvrage soit aussi fiable et rigoureux que possible. Cependant, ni l'auteur, ni l'éditeur ne sauraient être tenus pour responsable des conséquences de son utilisation ou des atteintes au droit des brevets ou des personnes qui pourraient résulter de cette utilisation.

Toute reproduction, même partielle de cet ouvrage, et par quelque procédé que ce soit, est interdite sans autorisation préalable de iOs (acquisition de licences) et passible d'une peine prévue par la loi sur la protection des droits d'auteur.

160 Dépôt légal 2ème Trim 2015 ISBN 978-2-916950-38-9

EC

Ce support de cours est destiné à accompagner votre formation dans l'apprentissage de ce logiciel. Il n'a ni la prétention, ni l'objectif d'être exhaustif mais plutôt de donner une compréhension synthétique de l'utilisation du logiciel.

Il peut être utilisé en auto-formation mais il est le support idéal d'une formation menée par un formateur.

C'est un manuel d'apprentissage organisé sous forme de leçons, ou chaque brique de connaissance acquise est réutilisée dans les leçons suivantes et avec des exercices à réaliser pour bien mémoriser les actions.

H

Les fichiers d’exercice sont téléchargeables sur le site de l'éditeur où vous pourrez aussi éventuellement vérifier vos acquis grâce à des tests de connaissance en ligne.

Des emplacements sont prévus sur chaque page pour prendre des notes afin de bien se souvenir des recommandations de votre formateur.

AN

Après votre formation, n'hésitez-pas à reprendre ce manuel et à refaire les exercices pour bien ancrer ce que vous avez appris dans votre esprit.

Existent aussi

Joomla 3, faire un site Web Sage 100 & 30, Compta i7

Word 2013, 1er niveau utilisation Excel 2013, 1er niveau utilisation

TI

Windows 8, 1er niveau utilisation

Access 2013, 1er niveau utilisation

Publisher 2013, utilisation Powerpoint 2013, utilisation Windows 8, 2ème niveau configuration Word 2013, 2ème niveau publipostage

Excel 2013, 2ème niveau tableaux croisés base de données

Excel 2013, 2ème niveau Graphique, consolidation, nom, plan, solveur…

Access 2013, Développer une application Réseaux (maj 03/14), Maintenance micro…

Existent aussi en version 2010, 2007, 2003, xp…

129 rue du Maréchal Foch 14750 Saint Aubin sur Mer ios@ios.fr - www.ios.fr/

N

O

Word 2013, 2ème niveau longs documents

LL

Outlook 2013, utilisation