Cours Word 2003, le mailing, le modele by joel Green

LE MANUEL IL A ÉTÉ CONÇU POUR RÉPONDRE À PLUSIEURS OBJECTIFS :

situer Word dans le contexte plus général de la micro-informatique accompagner votre progression dans la connaissance de Word vous indiquer pour chaque manipulation la procédure à suivre vous aider dans tous les travaux que vous pourrez être amenés à effectuer en tant que guide et conseil CE SUPPORT PRÉSENTE DIFFÉRENTES RUBRIQUES REPÉRÉES PAR UNE ICONE

DES PROCÉDURES DÉCRIVENT LA MARCHE À SUIVRE POUR EFFECTUER UNE ACTION PROCÉDURE

Des informations viennent compléter ces procédures INFORMATION

des exemples viennent illustrer ces procédures EXEMPLE

Des conseils vous aident à mettre en pratique vos connaissances CONSEIL

Des mises en garde vous permettent d'éviter les pièges ou d'en sortir ATTENTION

DES EXERCICES PERMETTENT DE TESTER LES PROCÉDURES ET DE METTRE VOS CONNAISSANCES À L'ÉPREUVE EXERCICE

Des procédures avancées décrivent des actions plus complexes AVANCÉ

des emplacements vous permettent de prendre des notes directement sur le support en bas de chaque page. NOTES

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LE MODÈLE Un modèle va servir de base à la création de nouveaux documents. C'est en quelque sorte un moule qui permet de prédéfinir les nouveaux documents en y incluant du texte, des styles, des insertions automatiques, des barres d'outils et même des macro-commandes. PROCÉDURE DE CREATION D'UN MODÈLE : PROCÉDURE

PASSER EN REVUE LES DOCUMENTS CRÉÉ RÉCEMMENT LES CLASSER EN CATÉGORIE CHOISIR POUR CHAQUE CATÉGORIE UN DOCUMENT REPRÉSENTATIF CRÉER LES STYLES (facultatif) CRÉER LES INSERTIONS (facultatif) CRÉER LES BARRES D'OUTILS (facultatif) CRÉER LES MACRO-COMMANDES (facultatif) ENLEVER DE CE DOCUMENT TOUS LES ÉLÉMENTS SPÉCIFIQUES ENREGISTRER LE MODÈLE

I. LE STYLE Le style est l'enregistrement, sous un nom des caractéristiques de mise en forme du paragraphe et/ou des caractères de ce paragraphe. Il est beaucoup plus rapide d'attacher un style à un texte que de mettre en forme séparément les différents éléments le constituant. L'intérêt du style, est qu'il suffit de modifier le style pour modifier automatiquement toutes les occurrences auxquelles le style est attaché. (ex : vous avez un document de 100 pages avec une douzaines de titres de niveau1 auxquels sont attachés le style "titre1", si vous modifiez la police et la couleur du style titre1, tous les titres du document sont instantanément modifiés). UTILISATION DES STYLES :

<CLIC G> DANS LE PARAGRAPHE AFFECTER UN STYLE PRÉDÉFINI MODIFIER SA MISE EN FORME DE CARACTÈRES ET PARAGRAPHES ENREGISTRER LA NOUVELLE MISE EN FORME DU STYLE

tous les paragraphes auxquels ce style est affecté prennent la nouvelle mise en forme Voir support niveau 2 "le long document" pour plus de détails sur le style CONSEIL

NOTES

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page 1

A A..

LLA AS STTR RU UC CTTU UR RE ED DE E LLA AM MIIS SE EE EN N FFO OR RM ME E

LA MISE EN FORME DU TEXTE S'EFFECTUE À DIFFÉRENTS NIVEAUX : LES STYLES DE PARAGRAPHE COMPORTENT LES CARACTÉRISTIQUES DE MISE EN FORME DU PARAGRAPHE ET DES CARACTÈRES DU PARAGRAPHE

ils sont affichés dans la zone de style (mode normal)- ils sont symbolisés par dans la zone style de la barre de mise en forme lorsqu'il n'y a pas de style de caractères à la position du point d'insertion ou lorsque celle-ci est déroulée LES STYLES DE CARACTÈRES NE COMPORTENT QUE DES CARACTÉRISTIQUES DE MISE EN FORME DE CARACTÈRES. ils sont affichés dans la zone style de la barre de mise en forme

ils sont symbolisés par utilisés.

dans la zone style de la barre de mise en forme. Ils sont peu

LA MISE EN FORME DIRECTE DE PARAGRAPHE OU DE CARACTÈRES (OUTILS DE MISE ENFORME, COMMANDE POLICE, PARAGRAPHE..)

leurs caractéristiques sont affichées par les différents outils de la barre de mise en forme LES STYLES DE LISTE correspondent

à la présentation des listes à puces

LES STYLES DE TABLEAUX proposent une présentation complète du tableau (idem mise en forme automatique de Excel)

Cette structure peut être affichée dans le volet office en sélectionnent le texte puis en affichant le volet office "révéler la mise en forme INFORMATION

NOTES

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reproduction réservée

IL EXISTE DEUX GRANDES FAMILLES DE STYLES :

LES STYLES DE L'UTILISATEUR correspondent à l'enregistrement par l'utilisateur sous un nom donné d'une mise en forme spécifique. Ils ne sont pas associés à des blocs de texte par défaut et sont donc moins souples et moins puissants que les styles prédéfinis de Word. LES STYLES PRÉDÉFINIS sont livrés avec Word et correspondent à la mise en forme de blocs de texte spécifiques (adresse, entête, titre…). Ils possèdent une mise en forme par défaut qui peut être modifiée mais ne peuvent être ni supprimés, ni renommés. Ils sont liés au modèle de document utilisé et sont automatiquement rattachés à tout nouveau document basé sur ce modèle STYLES PRÉDÉFINIS :

STYLES DE L'UTILISATEUR :

PROCÉDURE

CONSEIL

Toujours utiliser les styles prédéfinis de Word ; il existe des styles pour chaque type de bloc de texte de tous les types de documents. Modifier dans un second temps la mise en forme pour la faire correspondre à vos désirs

B B..

LL''A AFFFFE EC CTTA ATTIIO ON ND DU US STTY YLLE E

Que le style soit prédéfini, ou qu'il ait été créé par l'utilisateur, il s'applique de la même manière.

PROCÉDURE

<POINT D'INSERTION> DANS LE PARAGRAPHE <CLIC G> SUR

DE A GAUCHE DE LA BARRE DE MISE EN FORME <FAIRE DÉFILER> LES STYLES <CLIC G> SUR LE STYLE DÉSIRÉ

<CLIC G> SUR

DE LA BARRE DE MISE EN FORME POUR AFFICHER LE VOLET OFFICE FAIRE DÉFILER LES STYLES DE

<CLIC G> SUR LE STYLE À APPLIQUER

NOTES

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DEFINIR LES STYLES A AFFICHER : DANS LE VOLET OFFICE (à droite de l'écran), EN BAS PROCÉDURE

<CLIC G> SUR

DE SÉLECTIONNER LE TYPE DE STYLE OU DE MISE EN FORME À AFFICHER

Afficher de préférence les styles disponibles ou tous le styles ; l'affichage de toutes les mises en forme perturbe par la quantité de mises en forme disponibles CONSEIL

Pour afficher la totalité des styles, enfoncer <MAJ> tout en déroulant la zone style AVANCÉ

C C.. LLA AM MO OD DIIFFIIC CA ATTIIO ON ND DU US STTY YLLE E Il est possible de modifier la mise en forme du style prédéfini. Vérifier auparavant que le paramétrage de votre logiciel est correct. VERIFIER LE PARAMÉTRAGE DE LA MODIFICATION DU STYLE : PROCÉDURE

MENU OUTILS OPTIONS ONGLET COCHER POUR VALIDER

NOTES

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reproduction réservée

MODIFIER LE STYLE : PROCÉDURE

MODIFIER LA MISE EN FORME DU PARAGRAPHE AYANT REÇU LE STYLE (caractères LE SÉLECTIONNER RÉAPPLIQUER LE STYLE DE LA MÊME MANIÈRE QUE LORS DE SON AFFECTATION

/ paragraphe)

POUR VALIDER LA BOÎTE DE DIALOGUE DE CONFIRMATION

Tous les paragraphes auxquels le style modifié est affecté adoptent la nouvelle présentation INFORMATION

Si vous cochez la case , Word répercutera automatiquement sur tous les paragraphes auxquels est affecté ce style toute modification effectuée sur l'un ou l'autre de ces paragraphes, ce qui n'est pas toujours souhaitable ATTENTION

NOTES

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D D..

LLE EV VO OLLE ETT ""S STTY YLLE ES SE ETT M MIIS SE EE EN N FFO OR RM ME E""

Le volet style permet de modifier et d'organiser les styles. AFFICHER LE VOLET STYLE : PROCÉDURE

<CLIC G> SUR ou

DE LA BARRE D'OUTILS "MISE EN FORME"

MENU FORMAT

Sélectionne le texte ayant la même mise en forme

Styles disponibles <CLIC G> sur le style pour l'appliquer au texte

Crée un nouveau style à partir de la mise en forme sélectionnée

Détermine les styles ou mises en forme à afficher dans la zone "style" de la barre de mise en forme et dans la zone "choisir la mise en forme à appliquer" du volet styles"

NOTES

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SÉLECTIONNER LE TEXTE AYANT LA MÊME MISE EN FORME : <CLIC G> DANS DU TEXTE COMPORTANT LE STYLE À MODIFIER PROCÉDURE

AFFICHER LE VOLET STYLE

<CLIC G> SUR ou DE SOUS SÉLECTIONNER TOUTES LES OCCURRENCES

La boite de dialogue pour modifier un style est identique à la boite nouveau style. Son fonctionnement est le même. MODIFIER UN STYLE EXISTANT (BOITE DE DIALOGUE) : <CLIC G> DANS DU TEXTE COMPORTANT LE STYLE À MODIFIER PROCÉDURE

AFFICHER LE VOLET STYLE

<CLIC G> SUR

DE MODIFIER RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE

SOUS

CREER UN NOUVEAU STYLE (BOITE DE DIALOGUE) : PROCÉDURE

<CLIC G> SUR

DU VOLET "STYLES ET MISE EN FORME" RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE

nom du style à créer type du style à créer paragraphe ou caractère Style de base du nouveau style / correspond au style de la sélection en cours style appliqué au paragraphe suivant

Mise en forme associée au style

Mise à jour automatique du style si modification de texte ayant ce style Intègre le style au modèle dont provient le document

Accès aux boites de dialogue de mise en forme

NOTES

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Utiliser de préférence les styles prédéfinis de Word et modifier la mise en forme associée CONSEIL

le style normal ne peut pas être modifié en direct mais doit l'être par cette boîte de dialogue

ATTENTION

OPTIONS BOITE DE DIALOGUE NOUVEAU STYLE / MODIFIER LE STYLE: Indiquez le nom du style à créer ou à modifier dans la zone prévue : Choisissez le type de style "paragraphe" ou "caractère" :

Choisissez un style existant qui va servir de base à l’élaboration du nouveau style : Choisir le style appliqué directement au paragraphe suivant celui auquel est appliqué le nouveau style. Affectez directement les caractéristiques de base grâce aux outils intégrés :

Ou Indiquez les caractéristiques de mise en forme plus élaborées:

Donnez éventuellement une combinaison de touches permettant d’affecter directement ce nouveau style

Indiquez éventuellement si le nouveau style doit être intégré au modèle dont provient le document par la case à cocher

NOTES

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Les boites de dialogue sont identiques à celles de la commande format (caractères, paragraphe, bordure, cadre INFORMATION

E E.. R RÈ ÈG GLLE ES SD D''U UTTIILLIIS SA ATTIIO ON ND DE ES SS STTY YLLE ES S L'affectation d'un style peut rentrer en conflit avec une mise en forme directe préalable. De même, un texte auquel est affecté un style peut recevoir une mise en forme complémentaire. RÈGLES AVANCÉ

le style de paragraphe assigne les caractéristiques de mise en forme (de paragraphe et de caractères) enregistrées à la place de ceux existants (idem pour style de caractères) <CTRL> <Q> rend au paragraphe la mise en forme par défaut et supprime les modifications apportées concernant la mise en forme du paragraphe et des caractères du paragraphe <CTRL> <BARRE ESPACE> rend à la sélection la mise en forme par défaut et supprime les modifications apportées concernant la mise en forme des caractères du paragraphe la modification d'un style ne modifie que le style lié à ce document la modification d'un modèle peut s'effectuer à partir d'un document lié à ce modèle par la case à cocher

(bouton de commande modifier)

seuls les documents à créer basés sur le même modèle prendront en compte les nouvelles caractéristiques du style modifié (après ajout au modèle) la modification du style normal du modèle normal ne modifie pas le style normal des autres modèles la modification du style normal peut entraîner la modification des styles basés sur ce style 'normal" de même que si un style est basé sur un autre, la modification du style de base entraîne la modification du style encours ; cependant, seules les TOUCHES <CTRL> <BARRE ESPACE> ou <Q> font prendre en compte au texte la modification du style.

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DANS LE DOCUMENT "EXERCICE LONG DOCUMENT" CORRIGER ÉVENTUELLEMENT LES FAUTES D'ORTHOGRAPHE AVEC LE CLIC DROIT MODIFIER LE STYLE NORMAL DU TEXTE EN ARIAL 12 BLEU FONCÉ AFFECTER LE STYLE "TITRE 1" AUX PARAGRAPHE DE TITRES EXERCICE AFFECTER LA MISE EN FORME COMME CI-DESSOUS (POLICE ET PARAGRAPHES) AU PREMIER PARAGRAPHE DE TITRE "LA STRUCTURE DE L'ENTREPRISE" ET MODIFIER LE STYLE "TITRE1" POUR QU'IL PRENNE EN COMPTE CES NOUVELLES CARACTÉRISTIQUES MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LES CARACTÉRISTIQUES DE LA MISE EN FORME POUR LES TITRES AUXQUELLES ELLE NE CONVIENT PAS (TITRE TROP LONG) MODIFIER LA MISE EN FORME AFFECTÉE À L'UN DES TITRES (POLICE ET PARAGRAPHES) SANS MODIFIER LE STYLE VÉRIFIER QUE <CTRL> <BARRE ESPACE> PUIS <CTRL> Q RENDENT LES CARACTÉRISTIQUES DE BASE DU STYLE TELLES QUE DÉFINIES PRÉCÉDEMMENT

NOTES

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II. L'INSERTION AUTOMATIQUE Une insertion automatique peut concerner un texte, un graphique, une image, un tableau ou une combinaison de ces éléments dont l'utilisation est fréquente. Les données sont stockées non pas avec le document mais avec le modèle de document et sont rappelées par une ABRÉVIATION afin d'être insérées dans le document. Un certain nombre d'insertions automatiques sont déjà disponibles dans le modèle "normal" et accessibles par le menu insertion INFORMATION

QUAND UTILISER L'INSERTION AUTOMATIQUE : pour les formules de politesse pour des mots, des noms propres ou des expressions à la fois compliqués et fréquemment utilisés (vocabulaire spécifique à une organisation) pour des clauses de contrat commerciaux ou juridiques -

1 STOCKER LES DONNÉES Avant tout, il est nécessaire de stocker les données devant faire l'objet d'insertions.

PROCÉDURE

SÉLECTIONNER LES DONNÉES <ALT> <F3>

ou AFFICHER LA BARRE INSERTION AUTOMATIQUE

<CLIC G> SUR ACCEPTER L'ABRÉVIATION OU LA MODIFIER POUR VALIDER

SÉLECTIONNER LES DONNÉES MENU INSERTION INSERTION AUTOMATIQUE ACCEPTER L'ABRÉVIATION OU LA MODIFIER POUR VALIDER

Utiliser une abréviation très courte de préférence si vous utilisez les raccourcis clavier pour insérer l'insertion automatique CONSEIL

Une fois les données stockées, elles peuvent être réutilisées autant de fois que nécessaire dans tous les types de document INFORMATION

NOTES

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UTILISATION AVEC UN MODÈLE: dans la boite de dialogue, indiquer le modèle à utiliser dans AVANCÉ

Si stockées dans un autre modèle que NORMAL.DOT, elles ne sont disponibles que dans les documents basés sur ce modèle ATTENTION

2 L'INSERTION DES DONNÉES STOCKÉES L'insertion automatique permet de gagner beaucoup de temps avec les documents comportant des éléments répétitifs. L'insertion se fait lors de la saisie.

PROCÉDURE

AFFICHER LA BARRE INSERTION AUTOMATIQUE POSITIONNER LE POINT D'INSERTION DANS LE DOCUMENT

<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER L'ABRÉVIATION

les données stockées sont insérées

le menu INSERTION INSERTION AUTOMATIQUE

POSITIONNER LE POINT D'INSERTION DANS LE DOCUMENT TAPER LE DÉBUT DE L'ABRÉVIATION DE L'ENTRÉE <F3>

l'abréviation est remplacée par les données stockées

et l'outil

, onglet

permettent d'accéder à la boite de dialogue complète

INFORMATION

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lorsque vous n'avez que peu d'insertions et qu'elles sont connues utilisez les combinaisons suivantes : <ALT> <F3> pour enregistrer l'insertion, <F3> pour l'insérer si les données stockées sont nombreuses et si elles doivent être organisées utilisez la boîte de dialogue - dans ce cas, codifiez de manière logique vos abréviations

CONSEIL

Si l'insertion automatique n'est pas reconnue, laisser un espace après l'abréviation et avant de faire <F3> si l'insertion n'est toujours pas reconnue, vérifier l'attachement du modèle auquel appartient l'insertion ATTENTION

3 L'IMPRESSION DES DONNÉES STOCKÉES Si les données stockées sont nombreuses, Il est possible de les imprimer avant une mise à jour. IMPRIMER LES DONNÉES STOCKÉES : MENU FICHIER PROCÉDURE

SÉLECTIONNER INSERTIONS AUTOMATIQUES <OK> POUR VALIDER

4 LA MODIFICATION DES DONNÉES STOCKÉES La procédure pour modifier les données stockées sous une abréviation est la même que pour la création. Il suffit de confirmer à Word la modification. MODIFIER L'INSERTION : PROCÉDURE

SÉLECTIONNER LES DONNÉES SAISIR UN COD EXISTANT <OK> POUR ACCEPTER LA MODIFICATION

5 LA SUPPRESSION DES DONNÉES STOCKÉES L'abréviation correspondant à des données stockées et non utilisées peut être supprimée. SUPPRIMER L'INSERTION : AFFICHER LA BOÎTE DE DIALOGUE COMPLÈTE D'INSERTION AUTOMATIQUE PROCÉDURE

INFORMATION

<CLIC G> SUR L'ABRÉVIATION À SUPPRIMER <FERMER> Lors de l'enregistrement du document ayant donné lieu au stockage de l'insertion, Word peut proposer l'enregistrement des modifications apportées au modèle de document, c'est à dire l'enregistrement des insertions créées afin de pouvoir les réutiliser avec tout nouveau document basé sur le modèle indiqué - accepter dans ce cas l'enregistrement du modèle

NOTES

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CRÉER UN NOUVEAU DOCUMENT SAISIR DEUX FORMULES DE POLITESSE, UNE POUR LES HOMMES, L'AUTRE POUR LES FEMMES EX : EXERCICE

"veuillez agréer, monsieur, mes sincères salutations" "veuillez agréer, madame, mes salutations les plus sincères" LES SÉLECTIONNER LES ENREGISTRER SOUS FORME D'INSERTION AUTOMATIQUE EX : "mr" POUR LA 1ÈRE ET "mme" POUR LA 2ÉME FERMER LE DOCUMENT

NOTES

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III. LES BARRES D'OUTILS La barre d'outils affiche des petites icônes, les outils permettant d'effectuer très rapidement des opérations souvent complexes. La nature et la position des barres affichées peuvent être modifiées. Une barre personnalisée peut être créée. <POINTEUR> immobile sur un outil affiche sa fonction dans une bulle d'aide INFORMATION

A A.. LLE ES SP PR RIIN NC CIIP PA ALLE ES SB BA AR RR RE ES SD D''O OU UTTIILLS S Les barres d'outils offrent les outils adaptés au contexte de travail :  LA BARRE STANDARD PERMET D'EFFECTUER LES ACTIONS LES PLUS FRÉQUENTES INDÉPENDAMMENT DE LA NATURE DES DONNÉES

 LA BARRE MISE EN FORME PERMET D'EFFECTUER LA MISE EN FORME DES CARACTÈRES ET DES PARAGRAPHES - dans les versions antérieures, on l'appelait le ruban

 LA BARRE "TABLEAUX ET BORDURES" PERMET DE CHOISIR L'ENCADREMENT DES DONNÉES : <CLIC G> SUR

DE LA BARRE STANDARD POUR L'AFFICHER

 LA BARRE BASE DE DONNÉES PERMET LA LIAISON ET L'INTERROGATION DES BASES DE DONNÉES

 LA BARRE DESSIN PERMET L'INTÉGRATION DE TOUTES FORMES GRAPHIQUES : <CLIC G> SUR

DE LA BARRE STANDARD POUR L'AFFICHER

 LA BARRE FORMULAIRE PERMET DE CRÉER ET D'UTILISER DES FORMULAIRES

 LA BARRE FUSION ET PUBLIPOSTAGE PERMET D’EFFECTUER DES MAILINGS ET DES ÉTIQUETTES

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 LA BARRE WEB PERMET À W ORD DE LIRE DES DOCUMENTS HTML

 LA BARRE CADRE PERMET DE CRÉER DES CADRES DANS UNE PAGE WORD

 LA BARRE WORD ART PERMET DE CRÉER DES TITRES AVEC UNE PRÉSENTATION ÉLABORÉE

<CLIC D> sur une barre d'outils office permet de choisir les barres que l'on désire afficher INFORMATION

B B.. A AFFFFIIC CH HE ER RU UN NE EB BA AR RR RE E Lorsqu'on affiche une barre d'outils, elle apparaît à la dernière position d'utilisation.

PROCÉDURE

<CLIC D> AU SEIN D'UNE BARRE D'OUTILS AFFICHÉE <CLIC G> SUR LA BARRE À AFFICHER POUR LA COCHER ET DONC L'AFFICHER

idem pour la décocher et ne plus l'afficher s'il n'y a pas de barre d'outils affichée, passer par le menu

MENU PRINCIPAL AFFICHAGE BARRE D'OUTILS <CLIC G> SUR LA BARRE D'OUTILS À AFFICHER POUR LA COCHER <CLIC G> SUR LA BARRE D'OUTILS À NE PLUS AFFICHER POUR LA DÉCOCHER <OK> POUR VALIDER

des options de présentations peuvent être paramétrées dans la boîte de dialogue PERSONNALISER onglet OPTIONS de la liste des barres d'outils. INFORMATION

NOTES

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C C.. G GÉ ÉR RE ER R LLE ES SB BA AR RR RE ES S Les barres peuvent être masquées, déplacées ou dimensionnées. Elles peuvent être figées sur un coté de l'écran ou libres et affichées dans n'importe quelle zone de l'écran. faire glisser la barre de titre PROCÉDURE pour la déplacer

DÉPLACER UNE BARRE LIBRE/ SOURIS <FAIRE GLISSER> LA BARRE DE TITRE DE LA

<clic g> pour masquer la barre d'outils

BARRE

REDIMENSIONNER UNE BARRE / SOURIS <FAIRE GLISSER> UN BORD MASQUER UNE BARRE / SOURIS <CLIC G> SUR À DROITE DE LA BARRE

faire glisser un bord pour redimensionner la barre

DÉPLACER UNE BARRE NON LIBRE : PROCÉDURE

POINTER SUR LE COTÉ GAUCHE DE LA BARRE

LE POINTEUR DE LA SOURIS CHANGE DE FORME FAIRE GLISSER LE POINTEUR À LA NOUVELLE POSITION DE LA BARRE

S'il n'y pas la place nécessaire pour afficher la barre d'outils en entier, elle se termine par Cliquer sur cette forme pour afficher les autres boutons de la barre INFORMATION

La barre d'outils affiche des petites icônes, les outils permettant d'effectuer très rapidement des opérations souvent complexes. La nature et la position des barres affichées peuvent être modifiées. Une barre personnalisée peut être créée. <POINTEUR> immobile sur un outil affiche sa fonction dans une bulle d'aide INFORMATION

AFFICHER LA BARRE D'OUTILS DESSIN LA METTRE SOUS FORME DE PALETTE LIBRE LA DÉPLACER À L'AUTRE BOUT DE L'ÉCRAN MODIFIER SA FORME EXERCICE LA POSITIONNER EN BAS DE L'ÉCRAN, PUIS AU MILIEU DE L'ÉCRAN LA MASQUER

NOTES

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D D.. C CR RÉ ÉE ER RU UN NE EN NO OU UV VE ELLLLE EB BA AR RR RE E Pour rendre plus accessible les outils que vous utilisez le plus souvent, il est possible de créer sa propre barre d'outils. CRÉER UNE BARRE D’OUTILS : MENU CONTEXTUEL / BARRES D’OUTILS PROCÉDURE

PERSONNALISER ONGLET BARRE D'OUTILS DONNER UN NOM À LA BARRE ET INDIQUER LE MODÈLE AUQUEL ON VEUT LA LIER PERSONNALISER LA BARRE D'OUTILS EN AJOUTANT OU ENLEVANT DES OUTILS

CRÉER UNE NOUVELLE BARRE D'OUTILS APPELÉE "MA BARRE" LA LIER AU MODÈLE GLOBAL "NORMAL.DOT" EXERCICE

E E.. P PE ER RS SO ON NN NA ALLIIS SE ER RU UN NE EB BA AR RR RE E La solution la plus consiste quand même à modifier les barres existantes en supprimant les outils non utilisés et en rajoutant ceux qui n'y figurent pas et qui sont régulièrement utilisés.

PROCÉDURE

<CLIC G> SUR À L'EXTRÉMITÉ DE LA BARRE D'OUTILS AJOUTER / SUPPRIMER DES BOUTONS POINTER SUR LE TYPE DE BOUTONS PROPOSÉS (correspondant à la barre

personnaliser- ex : standard) <CLIC G> SUR LES BOUTONS À ENLEVER OU AJOUTER OU

voir cadre à droite

MENU CONTEXTUEL / BARRES D’OUTILS

PERSONNALISER ONGLET CHOISIR UNE CATÉGORIE DE COMMANDES

(volet gauche) < CLIC G> SUR UNE COMMANDE PROPOSÉE (volet droite) LA FAIRE GLISSER À PARTIR DE LA BOITE JUSQU'À UNE BARRE POUR L’AJOUTER FAIRE GLISSER UN OUTIL EN DEHORS DE LA BARRE POUR L'ENLEVER POUR SORTIR

NOTES

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Il faut penser à spécifier le modèle lié dans la zone barre d'outils ne soit disponible que dans ce modèle

pour que la

CONSEIL

Il peut être intéressant de rendre facilement accessibles les insertions automatiques le plus souvent utilisées dans une barre d'outils. CRÉER UNE BARRE D'OUTIL INSERTION AUTOMATIQUE : <CLIC D> DANS UNE BARRE D'OUTIL PROCÉDURE

PERSONNALISER AFFICHER L'ONGLET NOMMER LA BARRE "INSERTION AUTOMATIQUE" ET INDIQUER LE MODÈLE AUQUEL ON VEUT LA LIER AFFICHER L'ONGLET CHOISIR LA CATÉGORIE "INSERTION AUTOMATIQUE"

CHOISIR LE MODÈLE CONTENANT LES INSERTIONS FAIRE GLISSER L'INSERTION CHOISIE DANS LA BARRE D'OUTILS NOUVELLEMENT CRÉÉE <CLIC D> SUR LE BOUTON INSÉRÉ MODIFIER LE NOM DU BOUTON (NOM COURT BULLE D'AIDE DU BOUTON) CHOISIR LA COMMANDE "PAR DÉFAUT" CHOISIR UNE NOUVELLE IMAGE PAR LA COMMANDE "MODIFIER L'IMAGE" <FERMER> DE LA BOITE DE DIALOGUE PRÉCÉDENTE POUR SORTIR

NOTES

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INFORMATION

Les commandes de modification d'un outil sont accessibles en choisissant la commande personnaliser du menu contextuel de gestion des barres d'outils et en faisant un <CLIC D>sur l'outil à modifier

FF.. R RÉ ÉTTA AB BLLIIR RU UN NE EB BA AR RR RE E A tout moment, la configuration d'origine des barres peut être rétablie. RÉTABLIR UNE BARRE D'OUTILS : MENU CONTEXTUEL / BARRES D’OUTILS PROCÉDURE

PERSONNALISER ONGLET BARRE D'OUTILS <CLIC G> SUR LA BARRE D'OUTILS FERMER POUR SORTIR

AJOUTER À LA BARRE D'OUTILS "MA BARRE" LES OUTILS SUIVANTS : "PETITES MAJUSCULES" CATÉGORIE FORMAT "DOUBLE SOULIGNÉ" CATÉGORIE FORMAT "RÉTABLIR PARAGRAPHE" CATÉGORIE FORMAT EXERCICE "AJOUTER/SUPPRIMER ESPACEMENT AU DESSUS" CATÉGORIE FORMAT "STYLE NORMAL" CATÉGORIE FORMAT "PARAGRAPHE SOLIDAIRE" CATÉGORIE FORMAT LES INSERTIONS AUTOMATIQUES CORRESPONDANT AUX FORMULES DE POLITESSE CRÉES PRÉCÉDEMMENT (MR, MME, MLLE) MODIFIER LE TEXTE DES OUTILS "INSERTION AUTOMATIQUE" MODIFIER LES IMAGES FAIRE AFFICHER L'IMAGE DANS L'OUTIL ET LE TEXTE DANS UNE BULLE D'AIDE

NOTES

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IV. LES MACRO-COMMANDES Une macro-commande est une suite de tâches regroupées en une seule commande, créée et sauvegardée par l’utilisateur afin d’en disposer pour des travaux répétitifs. Une macro peut être liée à un document ou à un modèle.

A A.. LL’’E EN NR RE EG GIIS STTR RE EM ME EN NTT D D’’U UN NE EM MA AC CR RO O--C CO OM MM MA AN ND DE E Pour enregistrer une macro-commande, il suffit d’activer l’enregistrement et d’indiquer à Word la suite de commandes à retenir en les exécutant une par une.

PROCÉDURE

AFFICHER LA BARRE D'OUTILS VISUAL BASIC

<CLIC G> SUR

MENU OUTILS MACRO

<DOUBLE CLIC> dans la barre d’état (au milieu) sur d’enregistrement de macro

ouvre aussi la boite de dialogue

INFORMATION

DÉMARRER L’ENREGISTREMENT D’UNE MACRO : PROCÉDURE

ACCEPTER OU MODIFIER LE NOM PROPOSÉ POUR LA MACRO ASSOCIER ÉVENTUELLEMENT LA MACRO À UNE BARRE D’OUTILS, UN MENU OU UNE COMBINAISON DE TOUCHES DU CLAVIER (Il est préférable de le faire postérieurement) POUR VALIDER

Le curseur prend la forme d’une cassette qui indique le mode "enregistrement" de macro et la barre d’outils macro s’affiche avec un bouton Pause et un bouton Stop. EFFECTUER UNE À UNE, TOUTES LES OPÉRATIONS QUI DOIVENT CONSTITUER LA MACRO

SUSPENDRE OU STOPPER L’ENREGISTREMENT : PROCÉDURE

pour suspendre l’enregistrement de la macro

pour reprendre l’enregistrement de la macro

<CLIC G> pour stopper l’enregistrement de la macro La macro est maintenant disponible à l’exécution

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Les macro peuvent être rendues disponibles dans les modèles au même titre que les barres d’outils, les menus ou les styles INFORMATION

B B.. LL’’E EX XÉ ÉC CU UTTIIO ON ND D’’U UN NE EM MA AC CR RO O--C CO OM MM MA AN ND DE E Les macro-commandes peuvent donc être rappelées à tout moment par leur nom ou, si c’est le cas, le bouton d’une barre d’outils ou l’option d’un menu auquel la macro est associée.

PROCÉDURE

<CLIC G> SUR LE BOUTON DE LA BARRE D'OUTILS VISUAL BASIC la macro répète instantanément la série d’opérations que l’utilisateur y a enregistrée

MENU OUTILS MACRO SÉLECTIONNER LA MACRO DÉSIRÉE

Il est préférable de se placer dans un environnement de départ de l'exécution identique à celui de l'enregistrement CONSEIL

CRÉER UNE MACRO-COMMANDE MODIFIANT L'IMPRIMANTE EN LIGNE LE TEMPS DE L'IMPRESSION (EXEMPLE : IMPRIMANTE FAX) PUIS REMETTANT EN LIGNE L'IMPRIMANTE PAR DÉFAUT L'ASSOCIER À UN OUTIL DISPONIBLE POUR TOUS LES NOUVEAUX DOCUMENTS DANS LA BARRE D'OUTIL EXERCICE

STANDARD À COTÉ DE L'OUTIL

NOTES

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V. LA CREATION ET L’UTILISATION DU MODÈLE Le modèle présente un gain de temps appréciable pour la création de documents d'un type défini (courrier commerciaux, lettres de rappels, procédures…)

A A.. C CR RE EA ATTIIO ON ND D''U UN N FFIIC CH HIIE ER RM MO OD DÈ ÈLLE E Le modèle est créé à partir d'un document existant. CRÉER UN MODÈLE : PROCÉDURE

OBSERVER VOTRE TRAVAIL QUOTIDIEN ET REGROUPER EN CATÉGORIES LES DOCUMENTS QUE VOUS ÊTRES AMENÉS À FAIRE POUR CHAQUE CATÉGORIE, OUVRIR UN DOCUMENT TYPIQUE QUI SERVIRA DE BASE AU MODÈLE ENLEVER TOUT CE QUI EST PARTICULIER ET NE CONSERVER QUE CE QUI EST COMMUN AUX DOCUMENTS DE CE TYPE MENU FICHIER ENREGISTRER SOUS DANS LA BOITE À LISTE TYPE DU FICHIER, CHOISIR SAISIR LE NOM POUR VALIDER LE SUFFIXE ".DOT" ET LE CHEMIN D'ACCÈS SONT INDIQUÉS AUTOMATIQUEMENT À L'ENREGISTREMENT - PRÉCISER SIMPLEMENT L'ONGLET

INFORMATION

AVANCÉ

Le fichier est sauvegardé avec le suffixe .dot. Le modèle met alors à la disposition des documents auxquels il est attaché du texte, des styles, des insertions automatiques et des barres d'outils. Ce modèle sera alors proposé à toute création d'un nouveau document

il est possible au moment de l'enregistrement de créer son propre onglet de modèles en cliquant sur

pour créer un nouveau dossier

AVANCÉ

OUVRIR "LETTRE1.DOC" SUPPRIMER LE DESTINATAIRE SUPPRIMER LE TEXTE À PARTIR DE "nous avons le plaisir" JUSQU'À "réception de la présente" ENREGISTRER LE DOCUMENT COMME MODÈLE SOUS LE NOM "COMMANDE ARRIVÉE" DANS UN NOUVEL EXERCICE ONGLET APPELÉ " MES MODÈLES" FERMER LE MODÈLE CRÉER UN NOUVEAU DOCUMENT BASÉ SUR CE MODÈLE, LE RENSEIGNER D'UN TEXTE DE VOTRE CHOIX, L'ENREGISTRER SOUS LE NOM "ARRIVÉE D'ARBRES FRUITIERS"

NOTES

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B B.. A ATTTTA AC CH HE ER RU UN NM MO OD DÈ ÈLLE E Si aucun modèle n'a été indiqué lors de la création du document ou si vous désirez attacher un nouveau modèle, le sélectionner dans la boîte à liste. Le texte n'est alors pas modifié ; seule la présentation du texte et l'environnement de travail l'est. ATTACHER UN MODÈLE : PROCÉDURE

MENU OUTILS MODÈLES ET COMPLÉMENTS ONGLET POUR SÉLECTIONNER LE MODÈLE POUR VALIDER

Le chemin par défaut de stockage des modèles est lié au profil de l'utilisateur : INFORMATION

CONSEIL

Il est quelquefois nécessaire de faire <CTRL> <BARRE ESPACE> pour que le texte prenne les nouvelles caractéristiques de présentation et <CTRL> <Q> pour que le texte adopte la nouvelle disposition

NOTES

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reproduction réservée

remplace à chaque ouverture du document les caractéristiques des styles du documents par celles des styles du modèle attaché AVANCÉ

DANS LE DOCUMENT PRÉCÉDEMMENT CRÉE : "ARRIVÉE D'ARBRES FRUITIERS" ATTACHER LE MODÈLE "LETTRE PROFESSIONNELLE FRANCE" RÉASSIGNER ÉVENTUELLEMENT LES CARACTÉRISTIQUES DES STYLES LIÈES AU MODÈLE EXERCICE

C C.. O OR RG GA AN NIIS SE ER RE EN NTTR RE EM MO OD DÈ ÈLLE ES SE ETT D DO OC CU UM ME EN NTTS S Les styles, les insertions automatiques, les barres d'outils sont à priori liées à un document, et le cas échéant à un modèle de document ; il est intéressant de pouvoir les copier d'un document ou d'un modèle à l'autre plutôt que de les recréer de toutes pièces.

1 MODIFIER UN STYLE DU MODÈLE A PARTIR DU DOCUMENT Les styles peuvent être utilisés tels quels dans le documents ou modifiés selon de nouveaux besoins de mise en forme au sein du document. On pourra alors les intégrer au modèle si l’on veut rendre disponible leurs nouvelles caractéristiques disponibles dans les nouveaux documents basés sur ce modèle. MODIFIER UN STYLE DU MODÈLE : PROCÉDURE

SÉLECTIONNER UN PARAGRAPHE MIS EN FORME MENU FORMAT DANS LE VOLET "STYLES ET MISE EN FORME"

<CLIC G> SUR ou <CLIC D> MODIFIER SUR LE STYLE À MODIFIER EFFECTUER LES MODIFICATIONS

(EN BAS À GAUCHE)

COCHER POUR VALIDER

Si cette option n’est pas validée, le style (ou sa modification) ne reste disponible que dans le document ou l’opération à été effectuée INFORMATION

2 APPORTER DES STYLES DANS LE DOCUMENT A PARTIR DU MODÈLE Pour disposer d’un style contenu dans un modèle, il suffit d’attacher le modèle contenant le style voulu. AJOUTER UN STYLE AU MODÈLE : DANS LA BOITE DE DIALOGUE DE CRÉATION OU DE MODIFICATION DE STYLE PROCÉDURE

(EN BAS À GAUCHE)

COCHER POUR VALIDER

NOTES

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page 25

3 ORGANISER ENTRE DOCUMENTS OU MODÈLES Cette possibilité permet de gagner un temps énorme dans l'organisation de son travail. ORGANISER LES STYLES: PROCÉDURE

MENU OUTILS MODÈLES ET COMPLÉMENTS SÉLECTIONNER LE TYPE D'INFORMATION A MANIPULER (STYLES, INSERTIONS, BARRES, MACROS) OUVRIR LES DOCUMENTS OU MODÈLES DÉSIRÉS DANS LA PARTIE GAUCHE ET DROITE DE LA BOÎTE

DE DIALOGUE COPIER, SUPPRIMER, RENOMMER SELON BESOINS LA BOITE DE DIALOGUE

OUVRIR "LETTRE2.DOC" CRÉER UN MODÈLE APPELÉ "LETTRE ENVOI DE DEVIS" EN CRÉANT LES STYLES, LES INSERTIONS AUTOMATIQUES ET UNE BARRE D'OUTILS PERSONNALISÉE PROPOSANT LES INSERTIONS NÉCESSAIRES EXERCICE ENREGISTRER LE MODÈLE DANS "MES MODÈLES" ET LE FERMER CRÉER UN NOUVEAU DOCUMENT BASÉ SUR CE MODÈLE, LE RENSEIGNER D'UN TEXTE DE VOTRE CHOIX, L'ENREGISTRER SOUS LE NOM "ENVOI DU DEVIS BERTRAND

EXERCICE

CRÉER UN NOUVEAU DOCUMENT BASÉ SUR LE MODÈLE "COMMANDE ARRIVÉE" Y IMPORTER LES STYLES, INSERTIONS AUTOMATIQUES ET BARRE D'OUTIL DU MODÈLE "LETTRE ENVOI DE DEVIS" RENSEIGNER LE DOCUMENT ET L'ENREGISTRER

NOTES

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reproduction réservée

LE MAILING Le mailing ou publipostage est une des fonctions les plus puissantes des traitements de texte modernes. Il consiste à créer automatiquement à partir d'un document type (lettre, étiquette...) et d'un fichier de données autant de documents personnalisés que nécessaire..

VI. LA LETTRE TYPE La lettre type résulte de la fusion entre un fichier de données (Word, Excel, Access, extraction base centralisée...) et un document principal proche d'un document classique.(exemple : lettre.doc). Ces procédures sont aussi valables pour les télécopies en choisissant l'option adéquate dans la boite de dialogue principale.

PROCÉDURE

PROCÉDURE DE CREATION D'UN MAILING : UTILISER L'ASSISTANT FUSION ET PUBLIPOSTAGE ou SUIVRE LES ÉTAPES SUIVANTES CRÉATION DU DOCUMENT PRINCIPAL LIAISON AVEC LE FICHIER DE DONNÉES INSERTION DES CHAMPS DU FICHIER DE DONNÉES DANS LE DOCUMENT PRINCIPAL FUSION DES DEUX ABOUTISSANT AU MAILING.

C’est à partir du document principal que s'effectuent les opérations de fusion par la barre d’outils PUBLIPOSTAGE La barre d'outils "Fusion et Publipostage" s'affiche dans le document principal et permet de mener à bien les différentes étapes de ce processus.

NOTES

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page 27

A A..

LL''A AS SS SIIS STTA AN NTT FFU US SIIO ON NE ETT P PU UB BLLIIP PO OS STTA AG GE E

Il s'affiche dans le volet Office et vient assister l'utilisateur pendant toute l'opération. ASSISTANT FUSION ET PUBLIPOSTAGE : PROCÉDURE

<CLIC G> SUR

NOUVEAU DOCUMENT MENU OUTILS LETTRES ET PUBLIPOSTAGE FUSION ET PUBLIPOSTAGE

le volet s'affiche

1 ÉTAPE 1

TYPE DE DOCUMENT : <CLIC G> SUR LA CASE D'OPTION PROCÉDURE

SUR

2 ÉTAPE 2

SELECTION DU DOCUMENT DE BASE : <CLIC G> SUR LA CASE D'OPTION PROCÉDURE

SUR

NOTES

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reproduction réservée

3 ÉTAPE 3

CREATION DES DESTINATAIRES : PROCÉDURE

<CLIC G> SUR LA CASE D'OPTION <CLIC G>

SUR

<CLIC G> SUR SAISIR LES CARACTÉRISTIQUES DE CHAQUE DESTINATAIRE ENREGISTRER LE FICHIER DE DONNÉES

SUR

champs de la ligne d’en-tête

zone de saisie des enregistrements

écrit les données saisies et vide les zones pour ajouter un enregistrement supprime l’enregistrement de la source Sélectionne les champs à afficher Ouvre un tableau pour choisir les enregistrements recherche d'une donnée

atteindre premier enregistrement

atteindre enregistrement précédent

enregistrement courant

atteindre enregistrement suivant

atteindre dernier enregistrement

ferme la boite de dialogue en validant l’ensemble des données saisies ou modifiées

Le format d'enregistrement par défaut est le format .mdb d'access. Le dossier par défaut est le dossier "mes sources de données" de chaque utilisateur AVANCÉ

NOTES

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4 ÉTAPE 4

ÉCRITURE DE LA LETTRE : INSÉRER LE BLOC D'ADRESSE PROCÉDURE

INSÉRER LA FORMULE DE SALUTATION

PROCÉDURE

SUR

INSERTION DU BLOC D'ADRESSE: <CLIC G> À LA POSITION DE L'ADRESSE <CLIC G> SUR RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE POUR VALIDER

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reproduction réservée

INSERTION DE LA FORMULE DE SALUTATION : <CLIC G> À LA POSITION DE LA FORMULE DE SALUTATION PROCÉDURE

SUR

RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE POUR VALIDER

5 ÉTAPE 5

APERÇU DE VOS LETTRES : PROCÉDURE

<CLIC G> SUR

POUR VISUALISER LA LETTRE CORRESPONDANT AUX DIFFÉRENT

ENREGISTREMENTS

<CLIC G> SUR

POUR MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LA LISTE DES

DESTINATAIRES

SUR

NOTES

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6 ÉTAPE 6

FIN DE LA FUSION : PROCÉDURE

EXERCICE

<CLIC G> SUR

POUR VISUALISER INDIVIDUELLEMENT CHACUNE DES LETTRES GÉNÉRÉES EFFECTUER ÉVENTUELLEMENT DES MODIFICATIONS

VOTRE SOCIÉTÉ DE VENTE DE FLEURS PAR CORRESPONDANCE VOUS DEMANDE DE FAIRE UN MAILING POUR VANTER LES MÉRITES D'UNE PROMOTION : 5 FUCHSIAS GRATUITS POUR TOUTE COMMANDE SUPÉRIEURE À 50 EUROS FAITES UN PUBLIPOSTAGE À VOS CLIENTS DONT UN ÉCHANTILLON FIGURE DANS LE TABLEAU CIDESSOUS EN UTILISANT L'ASSISTANT "FUSION ET PUBLIPOSTAGE" GÉNÉRER LES LETTRES MAIS NE LES IMPRIMEZ PAS.

UTILISER ÉVENTUELLEMENT LE DOCUMENT "EXO LETTRE FLEUR" EN REMPLACANT LES ZONES EN SURLIGNÉ GRIS PAR LES CHAMPS APPROPRIÉS ET EN MODIFIANT LE TENEUR DU TEXTE PUIS EN L'ENREGISTRANT SOUS LE NOM "LETTRE MAILING FLEURS"

NOTES

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reproduction réservée

B B.. LLA AC CR RE EA ATTIIO ON ND DE E TTO OU UTTE ES SP PIIÈ ÈC CE ES S Le publipostage s'effectue très facilement manuellement. Il convient toujours de distinguer le document principal du fichier de données. LE DOCUMENT PRINCIPAL EST COMPOSÉ DE DEUX PARTIES DIFFÉRENTES :

LE TEXTE FIXE qui sera identique quelque soit le document généré LE TEXTE VARIABLE qui sera propre à chacune des lignes d'enregistrement du fichier de données. Le texte variable sera indiqué dans le document de base par la présence de champs de données insérés par l'utilisateur et issus du fichier de données.

1 LE DOCUMENTS PRINCIPAL Que ce soit en saisissant une nouveau document de toutes piéces ou bien en adaptant un document existant, la première étape consiste à créer un nouveau document destiné à recevoir le texte de la lettre. SAISIE DU TEXTE FIXE DU DOCUMENT DE BASE : PROCÉDURE

<CLIC G> SUR

NOUVEAU DOCUMENT BARRE STANDARD SAISIR LE TEXTE NORMALEMENT MAIS EN LAISSANT DES BLANCS LA OU LE TEXTE SERA DIFFÉRENT D'UNE LETTRE À L'AUTRE

Il est ici indispensable de respecter les règles de saisie de texte dans Word ainsi que les règles de mise en forme avec les boites de dialogue "police" et "paragraphe" ATTENTION

Il est aussi possible d'ouvrir un document existant, d'en supprimer les parties inadéquates et de l'enregistrer sous un autre nom. CREATION A PARTIR D'UN DOCUMENT EXISTANT : PROCÉDURE

OUVRIR LE DOCUMENT ADÉQUAT CONSERVER LE TEXTE QUI CONVIENT SUPPRIMER LE TEXTE QUI NE CONVIENT PAS ENREGISTRER LE DOCUMENT SOUS UN NOUVEAU NOM

Le document étant créé, il faut le déclarer comme DOCUMENT PRINCIPAL DE PUBLIPOSTAGE. DÉCLARATION DU DOCUMENT PRINCIPAL : AFFICHER LA BARRE D'OUTILS "FUSION ET PUBLIPOSTAGE" PROCÉDURE

<CLIC G> SUR DE LA BARRE D'OUTILS FUSION PUBLIPOSTAGE le document actuel sera le document principal de la fusion en préparation OUVRIR LE DOCUMENT "EXO LETTRE FLEUR.DOC" DÉCLARER CE DOCUMENT COMME DOCUMENT PRINCIPAL

EXERCICE

NOTES

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2 LE FICHIER DE DONNÉES Le document de données va contenir plusieurs lignes, chacune des lignes correspondant à un enregistrement. Chaque enregistrement va contenir plusieurs valeurs (texte ou chiffre), chacune de ces valeurs correspondant à un champ particulier.

PROCÉDURE

CREATION DU DOCUMENT DE DONNÉES : AFFICHER LE VOLET OFFICE "FUSION ET PUBLIPOSTAGE" ÉTAPE 3 <CLIC G> SUR LA CASE D'OPTION <CLIC G>

SUR

SAISIR LES DESTINATAIRES ENREGISTRER LE FICHIER DE DONNÉES

A ce niveau, il est possible d'utiliser les entêtes de champs (nom du champ) proposés par Word ou d'en créer de nouveaux. DÉFINITION DES NOMS DE CHAMPS : DANS LA BOITE DE DIALOGUE DE SAISIE PROCÉDURE

<CLIC G> SUR AJOUTER OU SUPPRIMER LES NOMS DE CHAMPS NÉCESSAIRES MODIFIER LEUR ORDRE AVEC "MONTER" OU "DESCENDRE" POUR VALIDER

DANS LE DOCUMENT "EXO LETTRE FLEUR.DOC" CRÉER LA LISTE DE DESTINATAIRES SUIVANTE (TENIR COMPTE DE L'ORDRE DES CHAMPS)

EXERCICE

NOTES

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reproduction réservée

DOCUMENT DE DONNÉES :

PROCÉDURE

MODIFIER LES DONNÉES : <CLIC G> SUR DE LA BARRE FUSION PUBLIPOSTAGE <CLIC G> SUR L'ENREGISTREMENT À MODIFIER <CLIC G> SUR MODIFIER L'ENREGISTREMENT

NOTES

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3 COMPLÉTER LE DOCUMENT PRINCIPAL La saisie de la partie variable s'effectue à l'aide de l'outil <INSÉRER UN CHAMP DE FUSION>.

PROCÉDURE

SAISIE DES CHAMPS : SAISIR LE TEXTE "NORMAL" À L'ENDROIT DÉSIRÉ, <CLIC G> SUR ACTIVER DE PRÉFÉRENCE <CLIC G> SUR LE CHAMPS À INSÉRER RÉPÉTER L'OPÉRATION AUTANT DE FOIS QUE NÉCESSAIRE

les noms de champs apparaissent entre chevrons << >> INFORMATION

EXERCICE

DANS LE DOCUMENT PRINCIPAL "EXO LETTRE FLEUR.DOC" INSÉRER LES CHAMPS DE DONNÉES EN REMPLAÇANT LES ZONES VARIABLES PAR LE CHAMP DE DONNÉES CORRESPONDANT (POUR FACILITER LE TRAVAIL TOUTES LES ZONES VARIABLES SONT SURLIGNÉES EN GRIS CLAIR)

NOTES

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reproduction réservée

Une fois le texte et les champs saisis, la barre d’outils permet de visualiser les valeurs associées aux champs insérés. VISUALISER LE PUBLIPOSTAGE : PROCÉDURE

<CLIC G>SUR MODE PUBLIPOSTAGE les valeurs de l’enregistrement courant prennent la place des noms de champs correspondant dans le document principaL <CLIC G> SUR UN DES OUTILS SUIVANTS pour parcourir les différentes valeurs ( enregistrements ) à travers le document principal <CLIC G> SUR MODE PUBLIPOSTAGE Pour revenir à l’affichage des noms de champs VISUALISER "EXO LETTRE FLEUR.DOC" EN MODE PUBLIPOSTAGE ET FAIRE DÉFILER LES ENREGISTREMENTS PUIS REVENIR À L'AFFICHAGE DES NOMS DE CHAMP

EXERCICE

4 LA MISE EN FORME La mise en forme des champs s'effectue de la même manière que pour du texte normal dans le document principal. MISE EN FORME : SÉLECTIONNER L'ENSEMBLE DU CHAMPS UTILISER LA BARRE D'OUTIL DE MISE EN FORME OU LES BOITES DE DIALOGUE POLICE ET PARAGRAPHE EXERCICE

Pour afficher les codes de champ, choisir l’option

dans Outils Options affichage

AVANCÉ

Pour distinguer les champs du reste du texte, vous pouvez les mettre en surbrillance avec l'outil CONSEIL

Il peut être nécessaire d'ouvrir directement le fichier des données et d'y modifier des caractéristiques de mise en forme comme la police puis d'enregistrer si 'lon veut retrouver ces éléments dans le document de fusion. ATTENTION

METTRE EN FORME "EXO LETTRE FLEUR.DOC"

EXERCICE

NOTES

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5 LA FUSION LA FUSION PEUT SE FAIRE VERS DIFFÉRENTES CIBLES.

A l'écran, un fichier "lettre-type1" va être créé ; ce document est composé d'autant de lettres personnalisées (séparées par un saut de section) que d'enregistrements dans le fichier de données ; il est à ce niveau possible de vérifier les documents avant impression. A l'impression, les lettres personnalisées sont directement imprimées sans contrôle intermédiaire. L'outil

permet de vérifier la cohérence de la fusion.

avec un message électronique, il faut alors indiquer le champ d'adresse Email et si le document Word est en fichier joint ou non

CONSEIL

Faire la fusion à l'écran dans des documents "LETTRE-TYPE N°" ; cela permet de faire autant d'essais que nécessaire afin d'avoir des documents parfaits et de procéder éventuellement à une modification ne concernant qu'une lettre type, avant l'impression sans avoir à recommencer toute la fusion Sauf exception, il ne sert à rien de conserver les documents de type "LETTRE-TYPE N°" après impression puisqu'ils peuvent à tout moment être reconstitués

INFORMATION

A L’ÉCRAN : PROCÉDURE

A L’IMPRIMANTE :

VERS UN EMAIL :

<CLIC G>SUR

<CLIC G> SUR

FUSIONNER VERS UN NOUVEAU DOCUMENT

FUSIONNER DIRECTEMENT VERS L'IMPRIMANTE

FUSIONNER VERS UN MESSAGE ÉLECTRONIQUE

Word crée un document contenant les lettres personnalisées correspondant au enregistrements fusionnes INFORMATION

EXERCICE

DANS LE DOCUMENT PRINCIPAL "EXO LETTRE FLEUR.DOC" EFFECTUER LA FUSION À L'ÉCRAN (AUTANT DE FOIS QUE NÉCESSAIRE JUSQU'À OBTENTION DE LETTRES PARFAITES PRÊTES À ÊTRE IMPRIMÉES)

NOTES

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reproduction réservée

C C.. A AU UTTR RE ES SS SO OU UR RC CE ES SD DE ED DO ON NN NÉ ÉE ES S 1 DÉCLARATION D'UN FICHIER EXISTANT Si le document de données existe déjà, il suffit de le désigner à ce niveau. Ce fichier peut être de n'importe quelle nature (texte, Word, Excel, Access, Mdb…)

ÉTAPE 3

PROCÉDURE

<CLIC G> SUR MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LE TYPE DE FICHIER SÉLECTIONNER LE DOCUMENT POUR VALIDER

La boite de dialogue pointe automatiquement vers le dossier "mes sources de données" de l'utilisateur (il est cependant possible de désigner un autre dossier) INFORMATION

NOTES

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page 39

VOIR DOSSIER PÉDAGOGIQUE "LETTRE MAILING 1.DOC" SAISIR LE DOCUMENT PRINCIPAL SAISIR LE FICHIER DE DONNÉES DANS W ORD SOUS FORME DE TABLEAU ET L'ENREGISTRER (DONNÉES) LIER LES DEUX PAR LE PUBLIPOSTAGE - INSÉRER LES CHAMPS - METTRE EN FORME EXERCICE EFFECTUER LA FUSION À L'ÉCRAN JUSQU'À OBTENTION DE DOCUMENTS PARFAITS

EXERCICE

VOIR DOSSIER PÉDAGOGIQUE "LETTRE MAILING 2.DOC" SAISIR LE DOCUMENT PRINCIPAL ET LIER LE DOCUMENT PRINCIPAL AU FICHIER "CLIENTS 2.XLS" INSÉRER LES CHAMPS - METTRE EN FORME EFFECTUER LA FUSION À L'ÉCRAN JUSQU'À OBTENTION DE DOCUMENTS PARFAITS

VOIR DOSSIER PÉDAGOGIQUE "LETTRE MAILING 3.DOC" SAISIR LE DOCUMENT PRINCIPAL ET LIER LE DOCUMENT PRINCIPAL À LA TABLE "CLIENTS" DU FICHIER "CLIENTS 3.MDB" - EFFECTUER LA FUSION À L'ÉCRAN JUSQU'À OBTENTION DE DOCUMENTS PARFAITS EXERCICE

Dans un fichier de type "tableur", il peut être nécessaire d'indiquer la plage à prendre en compte par le message suivant INFORMATION

NOTES

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reproduction réservée

2 CREATION D’UN LIEN AVEC UN FICHIER EXTERNE La connexion entre un document principal Word et un fichier de données externe est enregistrée dans les sources de données de l'utilisateur. Le fichier de base de données pourra être un fichier ACCESS ou de n'importe quelle base pour laquelle un pilote ODBC a été installé.

INFORMATION

Le pilote ODBC est un programme qui permet de connecter comme par un tuyau un fichier d'un type donné comportant des données et une application d'un autre type lui aussi spécifié à même d'utiliser ces données

ÉTAPE 1 : <CLIC G> SUR PROCÉDURE

ou <CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

NOTES

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page 41

ÉTAPE 2 : <CLIC G> SUR PROCÉDURE

ÉTAPE 3 : SÉLECTIONNER LE DOSSIER OU SE TROUVE LE FICHIER DE DONNÉES PUIS LE FICHIER LUI-MÊME PROCÉDURE

NOTES

page 42

reproduction réservée

ÉTAPE 4 : SÉLECTIONNER LES DONNÉES DANS LA LISTE PROPOSÉE PROCÉDURE

ÉTAPE 5 : DÉCRIRE ET NOMMER LE FICHIER DE CONNEXION POUR L'ENREGISTRER PROCÉDURE

NOTES

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page 43

Le fichier de connexion créé est maintenant proposé dans les sources de données : INFORMATION

VOIR DOSSIER PÉDAGOGIQUE "LETTRE MAILING 4.DOC" CRÉER UNE NOUVELLE SOURCE DE DONNÉES POINTANT VERS LA REQUÊTE "CLIENTS FRANÇAIS" DU FICHIER "CLIENTS 4.MDB" LIER LE FICHIER DE CONNEXION CRÉÉ AU DOCUMENT PRINCIPAL EXERCICE EFFECTUER LA FUSION À L'ÉCRAN JUSQU'À OBTENTION DE DOCUMENTS PARFAITS

NOTES

page 44

reproduction réservée

D D.. LLE ES SM MO OTTS SC CLLÉ ÉS S Il est possible d'insérer des mots clés qui vont permettre de notamment de faire dépendre les données affichées d 'une condition. INSÉRER UN MOT CLÉ : POSITIONNER LE POINTEUR PROCÉDURE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LE MOT CLÉ le mot clé est inséré

"Si Alors Sinon" est l'un des mots clés les plus utilisés ; il permet notamment de tester la valeur d'une variable et d'effectuer une action ou une autre selon cette valeur. SI ALORS SINON : PROCÉDURE

RENSEIGNER LE CHAMP SERVANT À LA COMPARAISON INDIQUER L'OPÉRATEUR LOGIQUE INDIQUER LA VALEUR DE COMPARAISON INDIQUER LE TEXTE À AFFICHER SI LA CONDITION EST REMPLIE INDIQUER LE TEXTE À AFFICHER SI LA CONDITION N'EST PAS REMPLIE

La syntaxe n'a pas évolué depuis les versions DOS et est la suivante : AVANCÉ

OUVRIR "LETTRE MAILING 3.DOC" – L'ENREGISTRER SOUS LE NOM "LETTRE MAILING 5.DOC" INSÉRER LE CHAMP DE FUSION "SI ALORS SINON" AVEC LES CONDITIONS TELLES QUE CI-DESSUS EFFECTUER LA FUSION À L'ÉCRAN JUSQU'À OBTENTION DE DOCUMENTS PARFAITS EXERCICE

NOTES

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page 45

NOTES

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VII. L'ÉTIQUETTE Les étiquettes obéissent aux mêmes principes de base que les lettres-types.

A A.. LL''A AS SS SIIS STTA AN NTT FFU US SIIO ON NE ETT P PU UB BLLIIP PO OS STTA AG GE E Il s'affiche dans le volet Office et vient assister l'utilisateur pendant toute l'opération. ASSISTANT FUSION ET PUBLIPOSTAGE : PROCÉDURE

<CLIC G> SUR

NOUVEAU DOCUMENT MENU OUTILS LETTRES ET PUBLIPOSTAGE FUSION ET PUBLIPOSTAGE

1 ÉTAPE 1

TYPE DE DOCUMENT : <CLIC G> SUR LA CASE D'OPTION PROCÉDURE

SUR

2 ÉTAPE 2

SÉLECTION DU DOCUMENT DE BASE : <CLIC G> SUR LA CASE D'OPTION PROCÉDURE

<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LE FORMAT D'ÉTIQUETTE REQUIS POUR VALIDER

SUR

NOTES

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page 47

CONSEIL

N'acheter que des étiquettes au standard Avery ; c'est indiqué sur la boite ; alors, vous n'aurez qu'à indiquer la référence des étiquettes ; autrement, le paramétrage des étiquettes est particulièrement complexe.

3 ÉTAPE 3

SÉLECTION DES DESTINATAIRES : <CLIC G> SUR LA CASE D'OPTION ADÉQUATE PROCÉDURE

page 48

SUR

reproduction réservée

4 ÉTAPE 4

DISPOSITION : <CLIC G> À LA POSITION DE L'ADRESSE PROCÉDURE

<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LA PRÉSENTATION POUR VALIDER

SUR

Éditions I O S

page 49

5 ÉTAPE 5

APERÇU DE VOS ÉTIQUETTES : PROCÉDURE

ÉVENTUELLEMENT <CLIC G> SUR DESTINATAIRES

POUR MODIFIER LA LISTE DES

SUR

6 ÉTAPE 6

FIN DE LA FUSION : PROCÉDURE

<CLIC G> SUR

POUR MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LES

ÉTIQUETTES GÉNÉRÉES IMPRIMER FAIRE LES ÉTIQUETTES POUR LES DESTINATAIRES SUIVANTS À RAISON DE 14 ÉTIQUETTES PAR PAGE SUR 2 COLONNES.

EXERCICE

NOTES

page 50

reproduction réservée

B B.. LLA AC CR RE EA ATTIIO ON ND DE E TTO OU UTTE ES SP PIIÈ ÈC CE ES S Il convient la encore de distinguer le document principal du fichier de données.

1 LE DOCUMENTS PRINCIPAL La première étape consiste à créer un nouveau document destiné à recevoir les étiquettes. FUSION ET PUBLIPOSTAGE : MENU OUTILS - LETTRES ET PUBLIPOSTAGE PROCÉDURE

- onglet

SÉLECTION DU TYPE D'ÉTIQUETTES (nombre, taille) : PROCÉDURE

<CLIC G> SUR

ET SÉLECTIONNER LE FORMAT D'ÉTIQUETTE REQUIS

POUR VALIDER

Éditions I O S

page 51

2 LE FICHER DE DONNÉES Il est nécessaire ici d'indiquer ou saisir le fichier de données. Les procédure sont ici identiques au publipostage. FICHIER DE DONNÉES : PROCÉDURE

<CLIC G> SUR

DE LA BARRE FUSION PUBLIPOSTAGE

3 COMPLÉTER LE DOCUMENT PRINCIPAL La saisie de la partie variable s'effectue à l'aide de l'outil <INSÉRER UN CHAMP DE FUSION> SAISIE DES CHAMPS : <CLIC G> À L'ENDROIT DÉSIRÉ DE LA 1ÉRE ÉTIQUETTE, PROCÉDURE

<CLIC G> SUR

INSÉRER DES CHAMPS DE FUSION

ACTIVER DE PRÉFÉRENCE <CLIC G> SUR LE CHAMPS À INSÉRER - RÉPÉTER L'OPÉRATION AUTANT DE FOIS QUE NÉCESSAIRE

L'outil

permet de reconduire sur toutes les étiquettes les modifications effectuées sur la première

INFORMATION

NOTES

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Une fois le texte et les champs saisis, la barre d’outils permet de visualiser les valeurs associées aux champs insérés. VISUALISER LE PUBLIPOSTAGE : PROCÉDURE

<CLIC G>SUR MODE PUBLIPOSTAGE les valeurs de l’enregistrement courant prennent la place des noms de champs correspondant dans le document principaL <CLIC G> SUR UN DES OUTILS SUIVANTS pour parcourir les différentes valeurs ( enregistrements ) à travers le document principal <CLIC G> SUR MODE PUBLIPOSTAGE Pour revenir à l’affichage des noms de champs VOIR DOSSIER PÉDAGOGIQUE "ÉTIQUETTES" CRÉER LES ÉTIQUETTES CORRESPONDANTES EN LIAISON AVEC LE FICHIER DE DONNÉES "DONNÉES ETIQUETTES.DOC AU FORMAT AVERY 08562 (3,39 * 9,9)

EXERCICE

4 LA MISE EN FORME La mise en forme des champs s'effectue de la même manière que pour du texte normal dans le document principal.

PROCÉDURE

MISE EN FORME : SÉLECTIONNER L'ENSEMBLE DU CHAMPS UTILISER LA BARRE D'OUTIL DE MISE EN FORME OU LES BOITES DE DIALOGUE POLICE ET PARAGRAPHE METTRE EN FORME LES ÉTIQUETTES

EXERCICE

5 LA FUSION LA FUSION PEUT SE FAIRE VERS DIFFÉRENTES CIBLES.

A l'écran, un fichier "étiquette 1" va être créé ; ce document est composé d'autant d'étiquettes que d'enregistrements dans le fichier de données ; il est à ce niveau possible de vérifier les étiquettes avant impression. A l'impression, les étiquettes sont directement imprimées sans contrôle intermédiaire. avec un message électronique, il faut alors indiquer le champ d'adresse Email et si le document Word est en fichier joint ou non L'OUTIL

PERMET DE VÉRIFIER LA COHÉRENCE DE LA FUSION.

NOTES

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page 53

Il est fortement recommandé de faire la fusion à l'écran dans des documents "ETIQUETTES N°" ; cela permet de faire autant d'essais que nécessaire afin d'avoir des étiquettes parfaites CONSEIL

A L’ÉCRAN : PROCÉDURE

A L’IMPRIMANTE :

VERS UN EMAIL :

<CLIC G>SUR

<CLIC G> SUR

FUSIONNER VERS UN NOUVEAU DOCUMENT

FUSIONNER DIRECTEMENT VERS L'IMPRIMANTE

FUSIONNER VERS UN MESSAGE ÉLECTRONIQUE

Word crée un document contenant les étiquettes correspondant au enregistrements fusionnes Sauf exception, ces documents "ETIQUETTES N°" ne sont pas à conserver INFORMATION

Faites un essai sur les 2 premières pages avec du papier normal puis Penser à mettre le papier spécial étiquettes avant de lancer l'impression définitive. ATTENTION

EFFECTUER LA FUSION DES ÉTIQUETTES À L'ÉCRAN (AUTANT DE FOIS QUE NÉCESSAIRE JUSQU'À OBTENTION D'ÉTIQUETTES PARFAITES PRÊTES À IMPRIMER) EXERCICE

NOTES

page 54

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VIII. L'ENVELOPPE Les enveloppes obéissent aux mêmes principes que les étiquettes.

<CLIC G> SUR

NOUVEAU DOCUMENT MENU OUTILS LETTRES ET PUBLIPOSTAGE FUSION ET PUBLIPOSTAGE

1 ÉTAPE 1

TYPE DE DOCUMENT : <CLIC G> SUR LA CASE D'OPTION PROCÉDURE

SUR

2 ÉTAPE 2

SÉLECTION DU DOCUMENT DE BASE : <CLIC G> SUR LA CASE D'OPTION PROCÉDURE

<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LES OPTIONS D'ENVELOPPE REQUISES POUR VALIDER

SUR

NOTES

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page 55

3 ÉTAPE 3

SÉLECTION DES DESTINATAIRES : <CLIC G> SUR LA CASE D'OPTION ADÉQUATE PROCÉDURE

SUR

NOTES

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4 ÉTAPE 4

DISPOSITION : <CLIC G> À LA POSITION DE L'ADRESSE PROCÉDURE

<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LA PRÉSENTATION POUR VALIDER

SUR

NOTES

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page 57

5 ÉTAPE 5

APERÇU DE VOS ENVELOPPES : PROCÉDURE

ÉVENTUELLEMENT <CLIC G> SUR DESTINATAIRES

POUR MODIFIER LA LISTE DES

SUR

6 ÉTAPE 6

FIN DE LA FUSION : <CLIC G> SUR PROCÉDURE

POUR MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LES

ÉTIQUETTES GÉNÉRÉES IMPRIMER FAIRE LES ENVELOPPES POUR LES DESTINATAIRES SUIVANTS AU FORMAT 110/220.

EXERCICE

NOTES

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B B.. LLA AC CR RE EA ATTIIO ON ND DE E TTO OU UTTE ES SP PIIÈ ÈC CE ES S Les étiquettes peuvent aussi se faire très facilement manuellement. Il convient toujours de distinguer le document principal du fichier de données.

1 LE DOCUMENTS PRINCIPAL La première étape consiste à créer un nouveau document destiné à recevoir les enveloppes. FUSION ET PUBLIPOSTAGE : MENU OUTILS - LETTRES ET PUBLIPOSTAGE PROCÉDURE

- onglet

SÉLECTION DU TYPE D'ENVELOPPE : PROCÉDURE

<CLIC G> SUR

ET SÉLECTIONNER LE FORMAT D'ENVELOPPE REQUIS

POUR VALIDER

NOTES

Éditions I O S

page 59

2 LE FICHER DE DONNÉES Il est nécessaire ici d'indiquer ou saisir le fichier de données. Les procédures sont ici identiques au publipostage. FICHIER DE DONNÉES : PROCÉDURE

<CLIC G> SUR

DE LA BARRE FUSION PUBLIPOSTAGE

3 COMPLÉTER LE DOCUMENT PRINCIPAL La saisie de la partie variable s'effectue à l'aide de l'outil <INSÉRER UN CHAMP DE FUSION> SAISIE DES CHAMPS : <CLIC G> À L'ENDROIT DÉSIRÉ DE L'ENVELOPPE, PROCÉDURE

<CLIC G> SUR

INSÉRER DES CHAMPS DE FUSION

ACTIVER DE PRÉFÉRENCE <CLIC G> SUR LE CHAMPS À INSÉRER - RÉPÉTER L'OPÉRATION AUTANT DE FOIS QUE NÉCESSAIRE

NOTES

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Une fois le texte et les champs saisis, la barre d’outils permet de visualiser les valeurs associées aux champs insérés. VISUALISER LE PUBLIPOSTAGE : PROCÉDURE

<CLIC G>SUR MODE PUBLIPOSTAGE les valeurs de l’enregistrement courant prennent la place des noms de champs correspondant dans le document principaL <CLIC G> SUR UN DES OUTILS SUIVANTS pour parcourir les différentes valeurs ( enregistrements ) à travers le document principal <CLIC G> SUR MODE PUBLIPOSTAGE Pour revenir à l’affichage des noms de champs VOIR DOSSIER PÉDAGOGIQUE "ENVELOPPES" CRÉER LES ENVELOPPES CORRESPONDANTES EN LIAISON AVEC LE FICHIER DE DONNEES "DONNÉES ETIQUETTES.DOC AU FORMAT 110-220

EXERCICE

4 LA MISE EN FORME La mise en forme des champs s'effectue de la même manière que pour du texte normal dans le document principal.

PROCÉDURE

MISE EN FORME : SÉLECTIONNER L'ENSEMBLE DU CHAMPS UTILISER LA BARRE D'OUTIL MISE EN FORME OU LES BOITES DE DIALOGUE POLICE ET PARAGRAPHE METTRE EN FORME LES ENVELOPPES

EXERCICE

NOTES

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5 LA FUSION LA FUSION PEUT SE FAIRE VERS DIFFÉRENTES CIBLES.

A l'écran, un fichier "enveloppes 1" va être créé ; ce document est composé d'autant d'enveloppes que d'enregistrements dans le fichier de données ; il est à ce niveau possible de vérifier les enveloppes avant impression. A l'impression, les enveloppes sont directement imprimées sans contrôle intermédiaire. avec un message électronique, il faut alors indiquer le champ d'adresse Email et si le document Word est en fichier joint ou non L'OUTIL

PERMET DE VÉRIFIER LA COHÉRENCE DE LA FUSION.

Il est fortement recommandé de faire la fusion à l'écran dans des documents "ENVELOPPES N°" ; cela permet de faire autant d'essais que nécessaire afin d'avoir des enveloppes parfaites CONSEIL

A L’ÉCRAN : PROCÉDURE

A L’IMPRIMANTE :

VERS UN EMAIL :

<CLIC G>SUR

<CLIC G> SUR

FUSIONNER VERS UN NOUVEAU DOCUMENT

FUSIONNER DIRECTEMENT VERS L'IMPRIMANTE

FUSIONNER VERS UN MESSAGE ÉLECTRONIQUE

Word crée un document contenant les étiquettes correspondant au enregistrements fusionnes Sauf exception, ces documents "ENVELOPPES N°" ne sont pas à conserver INFORMATION

EFFECTUER LA FUSION DES ENVELOPPES À L'ÉCRAN (AUTANT DE FOIS QUE NÉCESSAIRE JUSQU'À OBTENTION D'ÉTIQUETTES PARFAITES PRÊTES À IMPRIMER) EXERCICE

NOTES

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IX. LE FORMULAIRE Word offre la possibilité de concevoir des formulaires

Le formulaire est un document Word dans lequel on insère des champs spéciaux de formulaire (case à cocher, liste déroulant, zone de saisie). L’exploitation du formulaire nécessite la protection du document qui autorise la saisie dans chaque champ de formulaire en interdisant l’accès au reste du document.

A A.. LLA AC CR RE EA ATTIIO ON ND DU U FFO OR RM MU ULLA AIIR RE E Pour créer un formulaire il faut tout d’abord créer un nouveau document basé éventuellement sur un modèle prévu à cet effet. On y saisit alors le texte ordinaire des rubriques (questions, réponses) qui font l’objet du formulaire, et on y ajoute les champ spéciaux qui conviennent.

1 L’INSERTION DE CHAMP DE FORMULAIRE Pour ce faire, il est nécessaire d'afficher la barre d'outils "FORMULAIRE". BARRE FORMULAIRE : <CLIC D> DANS LES BARRES D'OUTILS PROCÉDURE

COCHER LA BARRE

LA ZONE DE TEXTE

La zone de texte peut recevoir en saisie toute sorte de chaîne de caractères. Cependant, il est possible de contrôler la saisie en donnant des options sur le type de caractères acceptés ou la longueur de la chaîne autorisée. INSÉRER UNE ZONE DE TEXTE : PROCÉDURE

<CLIC G> SUR L'OUTIL <DOUBLE CLIC> SUR LA ZONE INSÉRÉE

choisir d’abord le type de données du champ Texte à saisir longueur maxi de la chaîne

possibilité d’associer une macro à la saisie

permet de faire apparaître un texte d’aide dans la barre d’état

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format à adopter pour la donnée

nom du signet auquel on associe la zone de texte

page 63

LA CASE A COCHER

Le champ case à cocher permet de présenter des questions dont les réponses sont du type Oui ou Non. Son utilisation s’avère être la plus simple. INSÉRER UNE CASE A COCHER : PROCÉDURE

<CLIC G> SUR L'OUTIL <DOUBLE CLIC> SUR LA ZONE INSÉRÉE : donne la même taille que la police du paragraphe

possibilité d’associer une macro à la saisie

permet de faire apparaître un texte d’aide

état de la case à cocher en début de saisie

nom du signet représentant la case à cocher

LA LISTE DÉROULANTE

Elle fonctionne comme les listes déroutantes des barres d’outils de Word et on peut, grâce aux options, leur assigner les valeurs souhaitées. INSÉRER UNE LISTE DÉROULANTE : PROCÉDURE

<CLIC G> SUR L'OUTIL <DOUBLE CLIC> SUR LA ZONE INSÉRÉE saisie d’un des choix possibles de la liste déroutante ajouter le choix ci-dessus à la liste retirer le choix ci-dessus de la liste possibilité d’associer une macro à la saisie permet de faire apparaître un texte d’aide

page 64

liste des choix possibles.

permet de modifier l’ordre des choix dans la liste

nom du signet associé à ce champ

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2 LA MODIFICATION D’UN CHAMP FORMULAIRE Il est possible de modifier le formulaire à posteriori.

PROCÉDURE

MODIFIER UN CHAMP FORMULAIRE : <DOUBLE CLIC> SUR LE CHAMP À MODIFIER La boite de dialogue d’options du champ concerné apparaît MODIFIER LES OPTIONS À REVOIR <OK> POUR VALIDER

Le champ est modifié

LL’’E EX XP PLLO OIITTA ATTIIO ON ND DU U FFO OR RM MU ULLA AIIR RE E

B B..

Le formulaire, une fois qu’il est élaboré et près à l’emploi, doit être protégé afin de ne laisser accessible que les champs permettant son exploitation. PROTÉGER LE FORMULAIRE : PROCÉDURE

<CLIC G> SUR (OUTIL PROTECTION ) Le document est protégé L’utilisateur final du formulaire peut alors saisir du texte, cocher des cases, sélectionner des choix dans les listes déroutantes sans modifier le reste du document

INFORMATION

C C..

LLA AM MIIS SE EE EN N FFO OR RM ME ED DU U FFO OR RM MU ULLA AIIR RE E

Des outils classiques du mode tableau sont associes à la barre de formulaire en complément des outils standard de la barre de mise en forme. MISE EN FORME : PROCÉDURE

<CLIC G> SUR

RÉALISER LE FORMULAIRE FIGURANT DANS LE DOSSIER PÉDAGOGIQUE

EXERCICE

NOTES

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LE RÉPERTOIRE

Appelé "catalogue" dans les versions précédentes, le répertoire permet de recueillir les caractéristiques des destinataires comme dans un vrai répertoire. Sa mise en œuvre suit la même logique que les autres documents de publipostage. ASSISTANT FUSION ET PUBLIPOSTAGE : PROCÉDURE

<CLIC G> SUR

NOUVEAU DOCUMENT MENU OUTILS LETTRES ET PUBLIPOSTAGE FUSION ET PUBLIPOSTAGE

<CLIC G> SUR LA CASE D'OPTION

ÉTAPES : À LA FIN DE CHAQUE ÉTAPE <CLIC G> SUR PROCÉDURE

NOTES

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XI. DOSSIER PÉDAGOGIQUE ET EXERCICES A A.. E EX XE ER RC CIIC CE ED D''IIN NIITTIIA ATTIIO ON N..D DO OC C

NOTES

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B B.. LLE ETTTTR RE E11..D DO OC C

NOTES

page 68

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C C.. LLE ETTTTR RE E22..D DO OC C

NOTES

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D D.. LLE ETTTTR RE E33..D DO OC C

NOTES

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E E.. E EX XO O LLE ETTTTR RE E FFLLE EU UR R..D DO OC C // E EX XO OD DO ON NN NE EE ES S..D DO OC C

OUVRIR LE DOCUMENT "EXO LETTRE FLEUR.DOC" SUPPRIMER TOUTES LES DONNÉES NON CONSTANTES DÉCLARER CE DOCUMENT COMME DOCUMENT PRINCIPAL EXERCICE

(pour faciliter le travail toutes les zones non constantes sont surlignées en gris clair) attention à ne pas supprimer les marques de paragraphe ! CRÉER LA LISTE DE DESTINATAIRES CI-DESSUS (tenir compte de l'ordre des champs) INSÉRER LES CHAMPS DE DONNÉES À LEUR PLACE ET LES METTRE EN FORME EFFECTUER LA FUSION À L'ÉCRAN

(autant de fois que nécessaire jusqu'à obtention de lettres parfaites prêtes à imprimer)

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FF.. LLE ETTTTR RE EM MA AIILLIIN NG G 11..D DO OC C // D DO ON NN NÉ ÉE ES S 11..D DO OC C

SAISIR LE DOCUMENT PRINCIPAL SAISIR LE FICHIER DE DONNÉES DANS W ORD SOUS FORME DE TABLEAU ET L'ENREGISTRER (DONNÈES1) LIER LES DEUX PAR LE PUBLIPOSTAGE - INSÉRER LES CHAMPS - METTRE EN FORME EXERCICE EFFECTUER LA FUSION À L'ÉCRAN JUSQU'À OBTENTION DE DOCUMENTS PARFAITS

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G G..

LLE ETTTTR RE EM MA AIILLIIN NG G 22..D DO OC C // C CLLIIE EN NTTS S22..X XLLS S

SAISIR LE DOCUMENT PRINCIPAL ET LIER LE DOCUMENT PRINCIPAL AU FICHIER "CLIENTS 2.XLS" INSÉRER LES CHAMPS - METTRE EN FORME EFFECTUER LA FUSION À L'ÉCRAN JUSQU'À OBTENTION DE DOCUMENTS PARFAITS EXERCICE

NOTES

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H H.. LLE ETTTTR RE EM MA AIILLIIN NG G 33..D DO OC C // C CLLIIE EN NTTS S 33..M MD DB B

SAISIR LE DOCUMENT PRINCIPAL LIER LE DOCUMENT PRINCIPAL À LA TABLE "CLIENTS" DU FICHIER "CLIENTS 3.MDB" EFFECTUER LA FUSION À L'ÉCRAN JUSQU'À OBTENTION DE DOCUMENTS PARFAITS EXERCICE

NOTES

page 74

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II..

EXERCICE

LLE ETTTTR RE EM MA AIILLIIN NG G 44..D DO OC C // C CLLIIE EN NTTS S 44..M MD DB B

CRÉER UNE NOUVELLE SOURCE DE DONNÉES POINTANT VERS LA REQUÊTE "CLIENTS FRANÇAIS" DU FICHIER "CLIENTS 4.MDB" LIER LE FICHIER DE CONNEXION CRÉÉ AU DOCUMENT PRINCIPAL EFFECTUER LA FUSION À L'ÉCRAN JUSQU'À OBTENTION DE DOCUMENTS PARFAITS

NOTES

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JJ.. LLE ETTTTR RE EM MA AIILLIIN NG G 55..D DO OC C

NOTES

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K K.. E ETTIIQ QU UE ETTTTE ES S..D DO OC C // D DO ON NN NÉ ÉE ES SE ETTIIQ QU UE ETTTTE ES S..D DO OC C

CRÉER LES ÉTIQUETTES CORRESPONDANTES EN LIAISON AVEC LE FICHIER DE DONNEES "DONNÉES ETIQUETTES.DOC AU FORMAT AVERY 08562 (3,39 * 9,9)

EXERCICE

NOTES

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LL.. E EN NV VE ELLO OP PP PE ES S..D DO OC C // D DO ON NN NÉ ÉE ES SE ETTIIQ QU UE ETTTTE ES S..D DO OC C

CRÉER LES ENVELOPPES CORRESPONDANTES EN LIAISON AVEC LE FICHIER DE DONNÉES "DONNÉES ETIQUETTES.DOC AU FORMAT 110-220 EXERCICE

NOTES

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M M..

FFO OR RM MU ULLA AIIR RE E..D DO OC C

RÉALISER LE FORMULAIRE CI-DESSUS LE TESTER

EXERCICE

NOTES

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NOTES

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TABLE DES MATIERES L LE EM MO OD DÈ ÈL LE E I.

LE STYLE

LA STRUCTURE DE LA MISE EN FORME

L'AFFECTATION DU STYLE

LA MODIFICATION DU STYLE

LE VOLET "STYLES ET MISE EN FORME"

RÈGLES D'UTILISATION DES STYLES

II.

L'INSERTION AUTOMATIQUE 1 2 3 4 5

III.

STOCKER LES DONNÉES L'INSERTION DES DONNÉES STOCKÉES L'IMPRESSION DES DONNÉES STOCKÉES LA MODIFICATION DES DONNÉES STOCKÉES LA SUPPRESSION DES DONNÉES STOCKÉES

LES BARRES D'OUTILS

11 11 12 13 13 13

LES PRINCIPALES BARRES D'OUTILS

AFFICHER UNE BARRE

C. D.

GÉRER LES BARRES CRÉER UNE NOUVELLE BARRE

17 18

PERSONNALISER UNE BARRE

RÉTABLIR UNE BARRE

IV.

LES MACRO-COMMANDES L’ENREGISTREMENT D’UNE MACRO-COMMANDE L’EXÉCUTION D’UNE MACRO-COMMANDE

A. B.

LA CREATION ET L’UTILISATION DU MODÈLE

21 21 22

CREATION D'UN FICHIER MODÈLE

ATTACHER UN MODÈLE

ORGANISER ENTRE MODÈLES ET DOCUMENTS

1 2 3

MODIFIER UN STYLE DU MODÈLE A PARTIR DU DOCUMENT APPORTER DES STYLES DANS LE DOCUMENT A PARTIR DU MODÈLE ORGANISER ENTRE DOCUMENTS OU MODÈLES

25 25 26

L LE EM MA AIIL LIIN NG G VI.

LA LETTRE TYPE A.

L'ASSISTANT FUSION ET PUBLIPOSTAGE 1 2 3 4 5 6

ÉTAPE 1 ÉTAPE 2 ÉTAPE 3 ÉTAPE 4 ÉTAPE 5 ÉTAPE 6

LA CREATION DE TOUTES PIÈCES 1 2

Éditions I O S

LE DOCUMENTS PRINCIPAL LE FICHIER DE DONNÉES

27 28 28 28 29 30 31 32

33 33 34

page 1

3 4 5

COMPLÉTER LE DOCUMENT PRINCIPAL LA MISE EN FORME LA FUSION

AUTRES SOURCES DE DONNÉES 1 2

VII.

DÉCLARATION D'UN FICHIER EXISTANT CREATION D’UN LIEN AVEC un fichier EXTERNE

LES MOTS CLÉS

L'ÉTIQUETTE A.

ÉTAPE 1 ÉTAPE 2 ÉTAPE 3 ÉTAPE 4 ÉTAPE 5 ÉTAPE 6

LA CREATION DE TOUTES PIÈCES 1 2 3 4 5

VIII.

LE DOCUMENTS PRINCIPAL LE FICHER DE DONNÉES COMPLÉTER LE DOCUMENT PRINCIPAL LA MISE EN FORME LA FUSION

L'ENVELOPPE A.

ÉTAPE 1 ÉTAPE 2 ÉTAPE 3 ÉTAPE 4 ÉTAPE 5 ÉTAPE 6

LA CREATION DE TOUTES PIÈCES 1 2 3 4 5

IX.

LE DOCUMENTS PRINCIPAL LE FICHER DE DONNÉES COMPLÉTER LE DOCUMENT PRINCIPAL LA MISE EN FORME LA FUSION

LE FORMULAIRE A.

LA CREATION DU FORMULAIRE L’INSERTION DE CHAMP DE FORMULAIRE

1 a) b) c)

39 41

45 47 47 47 48 49 50 50

51 51 52 52 53 53

L'ASSISTANT FUSION ET PUBLIPOSTAGE 1 2 3 4 5 6

36 37 38

LA ZONE DE TEXTE LA CASE A COCHER LA LISTE DÉROULANTE

LA MODIFICATION D’UN CHAMP FORMULAIRE

55 55 55 56 57 58 58

59 59 60 60 61 62

63 63 63 63 64 64

L’EXPLOITATION DU FORMULAIRE

LA MISE EN FORME DU FORMULAIRE

LE RÉPERTOIRE

XI.

DOSSIER PÉDAGOGIQUE ET EXERCICES

EXERCICE D'INITIATION.DOC

LETTRE1.DOC

LETTRE2.DOC

LETTRE3.DOC

page 2

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EXO LETTRE FLEUR.DOC / EXO DONNEES.DOC

LETTRE MAILING 1.DOC / DONNﾃ右S 1.DOC

LETTRE MAILING 2.DOC / CLIENTS2.XLS

LETTRE MAILING 3.DOC / CLIENTS 3.MDB

LETTRE MAILING 4.DOC / CLIENTS 4.MDB

LETTRE MAILING 5.DOC

ETIQUETTES.DOC / DONNﾃ右S ETIQUETTES.DOC

ENVELOPPES.DOC / DONNﾃ右S ETIQUETTES.DOC

FORMULAIRE.DOC

ﾃ嬰itions I O S

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