Cours Word 2007 1er niveau by joel Green

Support de cours

WORD 2007â&#x201E;˘ utilisation

Comment utiliser une application sous Windows ? De quoi est composée une fenêtre Word ? Comment utilise-t-on la souris et le clavier avec Word ? Où se trouvent le ruban ou les barres d'outils ? A quoi servent-ils ? Qu'est-ce que les marges et comment les définir ? Comment créer un document ? Quelles sont les règles à suivre pour saisir les données ? Comment utiliser la reconnaissance vocale pour ne pas avoir à saisir les données au clavier ? Pourquoi et comment créer un paragraphe ? Comment aller à la ligne ? Quel mode d'affichage utiliser et quand ? Comment sélectionner les données, les déplacer, les remplacer, les copier ? Comment insérer une image, un tableau, une forme ? Comment présenter le document ? Comment changer la police, sa taille, les couleurs où le graissage affecté aux caractères ? Comment disposer le document ? Comment gérer les espaces entre les marges et le texte, entre les paragraphes, entre les lignes d'un même paragraphe ? Comment aligner le texte ? Comment recopier une mise en forme à un autre endroit ? Comment supprimer une mise en forme, utiliser un thème de présentation, un style rapide, les modifier et les enregistrer ? Comment reconnaître et corriger les fautes d'orthographe ? de grammaire, trouver un synonyme, traduire un mot ou un texte en une autre langue, remplacer un mot ou un texte par un autre ? Pourquoi et comment finaliser le document ? Sous quelle forme l'éditer ? Comment l'imprimer, l'envoyer par mail, le publier sur internet, le partager avec des amis ou des collègues ? Enfin, comment être sûr de le retrouver quand j'en aurais besoin ? Où, quand et comment l'enregistrer ?

Ce livre répond à toutes ces questions et bien plus encore, de manière simple, illustrée et commentée au point qu'il vous deviendra vite indispensable, à coté de votre ordinateur

Cet ouvrage a été entièrement réalisé avec Microsoft ™ Word 2007 ®,

Cover illustration by Ángel Corral Arias". http://trazo.deviantart.com/gallery/ Image des fonds de couverture reproduite avec l'aimable autorisation de Microsoft ™

SOMMAIRE I. ..... WORD POUR QUOI FAIRE ........................................................................................ 1 A. ... CONFIGURATION OPTIMALE ........................................................................................................1 B..... PROCÉDURE D'INSTALLATION ......................................................................................................2 C..... ENTRER / QUITTER ........................................................................................................................2 D. ... UTILISER LES EXERCICES ................................................................................................................3

II. .... UTILISER WINDOWS ................................................................................................ 5 A. ... LA SOURIS .....................................................................................................................................5 B..... LE CLAVIER ....................................................................................................................................6 C..... LES FENÊTRES................................................................................................................................7 D. ... LES MENUS ET BARRES D’OUTILS .................................................................................................8 E. .... LES BOITES DE DIALOGUE .............................................................................................................8 F. .... LE VOLET OFFICE .........................................................................................................................10 G. ... LES BALISES ACTIVES ...................................................................................................................10 H. ... LE PRESSE PAPIERS......................................................................................................................11 I. ..... LE GUIDE / LE DIDACTICIEL .........................................................................................................12

III.... DIALOGUER AVEC WORD ...................................................................................... 13 A. ... LA FENÊTRE WORD .....................................................................................................................13 LA BARRE DE TITRE .................................................................................................................................. 14 LE MENU WORD....................................................................................................................................... 14 LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" ....................................................................................................... 15 LE RUBAN ................................................................................................................................................. 16 LES BARRES D'OUTILS ET MENUS CONTEXTUELS ..................................................................................... 17 LA RÈGLE .................................................................................................................................................. 18 LES ASCENSEURS - LE CURSEUR DE FRACTIONNEMENT .......................................................................... 18 LA BARRE D'ÉTAT ..................................................................................................................................... 19 LES ICONES D’AFFICHAGE ET LE ZOOM .................................................................................................... 20 LA ZONE DE SAISIE ................................................................................................................................... 20

B..... LA SOURIS DANS WORD .............................................................................................................22 RAPPEL DE QUELQUES FORMES DU POINTEUR ....................................................................................... 22 LE DÉPLACEMENT DANS LE DOCUMENT ................................................................................................. 22 LA SÉLECTION DANS LE DOCUMENT ........................................................................................................ 23 L'UTILISATION DU RUBAN ET DES OUTILS ............................................................................................... 24 L'ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION ................................................................................................ 24 L'ANNULATION DE L'ANNULATION .......................................................................................................... 24

C..... LE CLAVIER DANS WORD ............................................................................................................25 LE DÉPLACEMENT AVEC LES TOUCHES .................................................................................................... 25 LES TOUCHES DE FONCTION .................................................................................................................... 25 LA SÉLECTION DANS LE DOCUMENT ........................................................................................................ 26 L'UTILISATION DU RUBAN ........................................................................................................................ 27 L'ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION ................................................................................................ 27 LA RÉPÉTITION DE LA DERNIÈRE ACTION ................................................................................................. 27

IV. .. CRÉER UN DOCUMENT .......................................................................................... 29 A. ... LA CREATION DU NOUVEAU DOCUMENT ..................................................................................29 LE MODÈLE NORMAL ............................................................................................................................... 30 LES AUTRES MODÈLES ............................................................................................................................. 30

B..... L'AFFICHAGE A L'ÉCRAN .............................................................................................................31 LE MODE PAGE......................................................................................................................................... 32 LE MODE LECTURE PLEIN ÉCRAN ............................................................................................................. 33 LE MODE WEB .......................................................................................................................................... 34 LE MODE PLAN ......................................................................................................................................... 35 LE MODE BROUILLON .............................................................................................................................. 36 LE ZOOM .................................................................................................................................................. 37 LES MINIATURES ...................................................................................................................................... 38 L'EXPLORATEUR DE DOCUMENT.............................................................................................................. 39

C. .... LA MISE EN PAGE ....................................................................................................................... 39 LA TAILLE ..................................................................................................................................................40 l'ORIENTATION .........................................................................................................................................40 LES MARGES .............................................................................................................................................41 LA BOITE DE DIALOGUE "MISE EN PAGE" ................................................................................................42 L'ENCADREMENT......................................................................................................................................44 LE FILIGRANE ............................................................................................................................................45 LA COULEUR .............................................................................................................................................46

D. ... LA SAISIE..................................................................................................................................... 47 LA SAISIE MANUELLE ................................................................................................................................47 L'EXTRACTION AVEC UN SCANNER...........................................................................................................48 LA RECONNAISSANCE VOCALE .................................................................................................................49 LES SYMBOLES MASQUES ........................................................................................................................52 L'EFFACEMENT DES DONNÉES .................................................................................................................54 LA COUPURE DES MOTS ...........................................................................................................................55

E. .... LA MODIFICATION...................................................................................................................... 56 LA SÉLECTION DES DONNÉES ...................................................................................................................56 LE REMPLACEMENT DES DONNÉES ..........................................................................................................57 LE DÉPLACEMENT DES DONNÉES .............................................................................................................57 LA COPIE DES DONNÉES ...........................................................................................................................59

F. .... L'INSERTIONS D'ÉLÉMENTS ........................................................................................................ 61 LE SYMBOLE .............................................................................................................................................61 L'IMAGE CLIPART......................................................................................................................................61 LE FICHIER IMAGE ....................................................................................................................................62 LE TABLEAU ..............................................................................................................................................63 LA FORME .................................................................................................................................................64

V. .... METTRE EN FORME LE DOCUMENT ...................................................................... 65 A. .... LA POLICE ET LES ATTRIBUTS DE CARACTÈRES .......................................................................... 65 LES OUTILS ...............................................................................................................................................65 LA BOITE DE DIALOGUE POLICE ...............................................................................................................67 LES TOUCHES DE MISE EN FORME ...........................................................................................................68

B. .... LE PARAGRAPHE ET SES CARACTÉRISTIQUES............................................................................. 69 LES OUTILS ...............................................................................................................................................69 LA RÈGLE ..................................................................................................................................................71 LA BOITE DE DIALOGUE PARAGRAPHE .....................................................................................................72 L'AFFECTATION DES CARACTÉRISTIQUES .................................................................................................73

C. .... LES MANIPULATIONS DE LA MISE EN FORME............................................................................ 86 LA RÉVÉLATION DE LA MISE EN FORME ...................................................................................................86 LA SÉLECTION DE LA MISE EN FORME ......................................................................................................86 LA RÉPÉTITION DE LA MISE EN FORME ....................................................................................................87 LA COPIE DE LA MISE EN FORME .............................................................................................................87 LA SUPPRESSION DE LA MISE EN FORME .................................................................................................89

D. ... LES THÈMES ET LES STYLES RAPIDES .......................................................................................... 90 L'AFFECTATION DU STYLE RAPIDE ............................................................................................................90 LES COULEURS ..........................................................................................................................................91 LES POLICES ..............................................................................................................................................92 LES EFFETS ................................................................................................................................................93 LES THÈMES..............................................................................................................................................93 LA MODIFICATION DU STYLE RAPIDE .......................................................................................................94 LA MODIFICATION DU THÈME .................................................................................................................95

VI.... VÉRIFIER LE DOCUMENT ....................................................................................... 97 A. .... LA LANGUE ................................................................................................................................. 97 B. .... LA VÉRIFICATION AUTOMATIQUE EN COURS DE FRAPPE ......................................................... 98 L'ORTHOGRAPHE ......................................................................................................................................98 LA GRAMMAIRE .......................................................................................................................................99

C. .... LA CORRECTION AUTOMATIQUE EN COURS DE FRAPPE ........................................................... 99 LA CORRECTION DES FAUTES COURANTES ..............................................................................................99 L'ENREGISTREMENT DES FAUTES COURANTES ......................................................................................100 LES AUTRES TYPES DE FAUTES CORRIGÉES ............................................................................................102 LES EXCEPTIONS .....................................................................................................................................102

D. ... LA VÉRIFICATION GLOBALE.......................................................................................................103 L'ORTHOGRAPHE ................................................................................................................................... 104 LA GRAMMAIRE ..................................................................................................................................... 105

E. .... LES DICTIONNAIRES ..................................................................................................................106 F. .... LES SYNONYMES .......................................................................................................................106 G. ... LA TRADUCTION .......................................................................................................................108 LES BULLES D'AIDE ................................................................................................................................. 108 LE VOLET "TRADUCTION"....................................................................................................................... 108 LA TRADUCTION DE TOUT LE DOCUMENT ............................................................................................. 109

H. ... LA RECHERCHE ..........................................................................................................................110 LA RECHERCHE SIMPLE .......................................................................................................................... 110 LA RECHERCHE HORS MISE EN FORME .................................................................................................. 111 LA RECHERCHE AVEC UNE MISE EN FORME SPÉCIFIQUE ....................................................................... 111 LA RECHERCHE D'UNE MISE EN FORME SEULE ...................................................................................... 111 LA RECHERCHE D'UN TEXTE LONG ......................................................................................................... 112 LA RECHERCHE DE CARACTÈRES SPÉCIAUX............................................................................................ 112

I. ..... LE REMPLACEMENT ..................................................................................................................112 LE REMPLACEMENT SIMPLE................................................................................................................... 112 LE REMPLACEMENT HORS MISE EN FORME .......................................................................................... 113 LE REMPLACEMENT AVEC UNE MISE EN FORME SPÉCIFIQUE ............................................................... 113 LE REMPLACEMENT D'UNE MISE EN FORME SEULE .............................................................................. 114 LE REMPLACEMENT DE CARACTÈRES SPÉCIAUX .................................................................................... 115

J. .... LES STATISTIQUES .....................................................................................................................115

VII. . ÉDITER LE DOCUMENT ........................................................................................ 117 A. ... LA PRÉPARATION DU DOCUMENT............................................................................................117 LES PROPRIÉTÉS ..................................................................................................................................... 117 L'INSPECTION ......................................................................................................................................... 117 LE CHIFFREMENT ................................................................................................................................... 118 LES AUTORISATIONS .............................................................................................................................. 119 LA SIGNATURE NUMÉRIQUE .................................................................................................................. 119 LA FINALISATION .................................................................................................................................... 120 LA COMPATIBILITÉ ................................................................................................................................. 120

B..... L'APERÇU AVANT IMPRESSION .................................................................................................121 C..... L'IMPRESSION ...........................................................................................................................122 L'IMPRESSION RAPIDE ........................................................................................................................... 122 L'IMPRESSION STANDARD ..................................................................................................................... 122 LES TYPES DE SORTIE.............................................................................................................................. 124

D. ... LA PUBLICATION .......................................................................................................................124 LE MESSAGE ÉLECTRONIQUE ................................................................................................................. 124 LE BLOG .................................................................................................................................................. 125 LE SERVEUR DE GESTION DE DOCUMENTS ............................................................................................ 125 L'ESPACE DE TRAVAIL ............................................................................................................................. 126 LA PAGE WEB ......................................................................................................................................... 126

VIII. GÉRER LES FICHIERS WORD ................................................................................. 127 A. ... L'OUVERTURE D'UN DOCUMENT .............................................................................................127 LA CRÉATION D'UN NOUVEAU DOCUMENT .......................................................................................... 127 L'OUVERTURE D'UN FICHIER EXISTANT ................................................................................................. 128 L'OUVERTURE D'UN FICHIER D'UN AUTRE TYPE .................................................................................... 130

B..... L'ENREGISTREMENT D'UN DOCUMENT ....................................................................................130 L'ENREGISTREMENT STANDARD ............................................................................................................ 130 L'ENREGISTREMENT COMPATIBLE ......................................................................................................... 131 LA PROTECTION DU DOCUMENT ........................................................................................................... 132 LES OPTIONS .......................................................................................................................................... 134

IX. .. EXERCICES ............................................................................................................ 135 A. ... EXERCICE D'INITIATION.............................................................................................................135 B..... STRUCTURE DE L'ENTREPRISE...................................................................................................136 C..... COURRIERS................................................................................................................................138 D. ... LETTRES 1, 2, 3 et 4 ...................................................................................................................139

Ce livre présente différentes rubriques repérées par une icone DES PROCÉDURES DÉCRIVENT LA MARCHE À SUIVRE POUR EFFECTUER UNE ACTION : ACTION

3 COMMANDES À SE RAPPELER : <CLIC G> POUR APPUYER SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX <CLIC D>

POUR APPUYER SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS AVEC LE MAJEUR

<DOUBLE CLIC> POUR APPUYER DEUX FOIS DE SUITE TRÈS RAPIDEMENT SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX

Des informations viennent compléter ces procédures INFOS

des exemples viennent illustrer ces procédures EXEMPLE

CONSEIL

Des conseils vous aident à mettre en pratique vos connaissances

Des mises en garde vous permettent d'éviter les pièges ou d'en sortir ATTENTION

Des exercices permettent de tester les procédures et de mettre vos connaissances à l'épreuve EXERCICE

Des procédures avancées décrivent des actions plus complexes AVANCÉ

NOTES

Des emplacements vous permettent de prendre des notes directement sur le support en bas de chaque page

Souvent, une action peut être effectuée selon plusieurs méthodes : 1ÈRE MÉTHODE

2ÈME MÉTHODE

ACTION

Une méthode n'est pas meilleure qu'une autre mais l'une ou l'autre peut être mieux adaptée à votre manière de travailler.

Ces actions peuvent être effectuées avec plusieurs moyens :

Avec le bouton gauche de la souris

Avec le bouton droit de la souris

Avec le clavier

Selon votre dextérité, vous travaillerez simplement avec le bouton gauche de la souris, vous appellerez des menus contextuels avec le bouton droit où vous utiliserez les touches du clavier, qui sont quelquefois plus rapides pour certaines actions.

Elles peuvent concerner différents endroits de l'écran : le menu "DÉMARRER" de Windows le bureau de Windows

le panneau de configuration la barre d'outils accès rapide la barre d'outils de la fenêtre

le menu de l'application le ruban de l'application

Là encore, en fonction de l'action que vous effectuez, vous pourrez choisir le menu de l'application, les outils du ruban ou la souris…selon vos préférences.

Tout au long de cet ouvrage, vous apprendrez à vous familiariser avec ces éléments et à choisir ce qui vous convient le mieux !

I - WORD POUR QUOI FAIRE

I. WORD POUR QUOI FAIRE Word est un logiciel de la famille des traitements de texte. Il permet de gérer naturellement les données de type texte et d'insérer en complément des données de toutes natures, de les organiser et de les présenter. Pour bien l'utiliser, il faut distinguer plusieurs étapes dans son utilisation : Le choix d’un modèle (pour éviter de partir de zéro dans la création du document) L'adaptation du texte à son support (taille, orientation, marges...si différentes du modèle) La saisie du texte qui se fait au kilomètre (avec correction orthographique et grammaticale en temps réel) La mise en forme du texte qui permet de le présenter et de le disposer (attributs de caractères ou de paragraphe, insertion d'images, styles) L'enrichissement du texte (entêtes, pieds de page, images, tableaux, graphiques...) La vérification finale du texte (avec le vérificateur orthographique et grammatical) La préparation puis l'édition (impression, publication…) L'enregistrement définitif afin de conserver le document sur l'ordinateur

INFOS

Word 2007 bénéficie de la convivialité de Windows, ce qui lui permet de fonctionner en parfaite harmonie avec les autres applications et d'intégrer aisément des objets issus de ces autres applications

A A.. C CO ON NFFIIG GU UR RA ATTIIO ON NO OP PTTIIM MA ALLE E La configuration conseillée est la suivante :      

ordinateur de type pentium™ à plusieurs noyaux de 2 à 3 GHz avec Windows mémoire vive de 1 à 2 Go écran plat 17" ou 19" résolution 1280/1024 couleurs 32 bits disque dur 250 Go Lecteur DVD / Graveur Souris optique 2 boutons + roulette de qualité

Plus l'ordinateur sera puissant et mieux il sera équipé, plus agréable sera l'utilisation de Word INFOS

NOTES

B B.. P PR RO OC CÉ ÉD DU UR RE ED D''IIN NS STTA ALLLLA ATTIIO ON N

AVANCÉ

POUR INSTALLER WORD S'assurer qu'il y a la place suffisante sur le disque dur Lancer Windows Introduire le CD Rom "Word" ou "Office" dans le lecteur Suivre les instructions L’installation est complètement automatique si l’on choisit l’installation par défaut

C C.. E EN NTTR RE ER R // Q QU UIITTTTE ER R 3 manières de travailler dans Word (et dans les produits Office) Lancer l'application (Word) et travailler directement au sein de l'application. POUR LANCER WORD

POUR SORTIR DE WORD <CLIC G> SUR LA CASE DE FERMETURE

ACTION

<CLIC G> SUR (en bas, à gauche)

MENU WINDOWS

OU MENU WORD(en haut, à gauche)

(en bas à droite)

A partir de l'ordinateur (documents)

ACTION

OUVRIR UN DOCUMENT EXISTANT AFFICHER LE DOSSIER DE L'UTILISATEUR OÙ SE TROUVENT LES DOCUMENTS (documents) <DOUBLE CLIC> SUR LE DOCUMENT W ORD À OUVRIR

A partir du menu Windows. OUVRIR UN DOCUMENT EXISTANT ACTION

<CLIC G> SUR

MENU WINDOWS (en bas, à gauche)

(volet de droite) le dossier s’ouvre dans une fenêtre <DOUBLE CLIC> SUR LE DOCUMENT W ORD À OUVRIR

NOTES

I - WORD POUR QUOI FAIRE

D D.. U UTTIILLIIS SE ER R LLE ES SE EX XE ER RC CIIC CE ES S Vous pouvez télécharger les exercices relatifs à ce manuel et les copier sur votre ordinateur dans un dossier spécifique. CRÉER UN DOSSIER ACTION

MENU WINDOWS

(volet de droite) la fenêtre "documents" s'affiche DANS LE VOLET DE DROITE

le nouveau dossier est créé SAISIR AUSSITÔT "COURS OFFICE" PUIS <ENTRÉE>

le dossier est créé dans les documents de l'utilisateur

NOTES

4 TÉLÉCHARGER LES EXERCICES ACTION

OUVRIR VOTRE NAVIGATEUR INTERNET SAISIR L'ADRESSE SUIVANTE :

http://www.ios.fr/public/exosWord07n1.exe <CLIC G> SUR la boite de dialogue de téléchargement s'ouvre <CLIC G> SUR POUR CONFIRMER

DÉCOMPRESSER LES EXERCICES ACTION

DANS LA BOITE DE DIALOGUE

"TÉLÉCHARGEMENT" À UN ÉVENTUEL MESSAGE DE WINZIP (Winzip est le logiciel qui permet de

compresser les fichiers) <CLIC G> SUR INDIQUER LE DOSSIER DE DÉCOMPRESSION

"COURS OFFICE" DE "DOCUMENTS" POUR VALIDER

INSTALLER LES EXERCICES ACTION

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

POUR FERMER

WINZIP

les exercices sont présents dans le dossier "cours office" de "documents"

NOTES

II – UTILISER WINDOWS

II. UTILISER WINDOWS L'utilisation de Word 2007 est simple pour autant que l'on maitrise : Le clavier pour saisir les données La souris pour les manipuler Les fenêtres dans lesquelles ces mêmes données s'affichent Les outils, le menu et la barre des tâches, qui permettent de traiter ces données et/ou de manipuler l'environnement.

A A.. LLA AS SO OU UR RIIS S La souris permet d'actionner les commandes du menu et de déplacer le pointeur ; le déplacement de la souris sur le tapis détermine le déplacement du pointeur à l'écran. C'est un outil indispensable pour une utilisation optimale de Word. PRINCIPE Le POINTEUR a le plus souvent la forme d’une flèche : ; son déplacement est proportionnel à celui de la souris sur le tapis <CLIC G> (appuyer avec l'index sur le bouton gauche de la souris) sélectionne la cellule à la position du pointeur : C’est là que les données vont s’insérer <CLIC D> (appuyer avec le majeur sur le bouton droit de la souris) affiche la barre d'outils et le menu lié à la position du pointeur ou à l'objet sélectionné La ROULETTE permet de se déplacer dans la feuille comme avec l'ascenseur vertical ou de modifier le zoom du document (en gardant <ctrl> enfoncé) ATTENTION

Lorsque le pointeur a la forme d’un rond bleu , il est plus sage de ne rien faire et d’attendre qu’il reprenne une forme normale (le processeur est occupé)

UTILISATION Allonger et poser de manière souple la main au dessus de la souris (main gauche ou droite selon que vous êtes gaucher ou droitier) - Vous êtes gaucher, activer dans le panneau de configuration de la souris Faire reposer l'index et le majeur sur les boutons gauche et droit de la souris (sans trop courber les doigts) - garder cette position (ne pas trop serrer la souris) Déplacer la main et la souris va suivre (ne jamais regarder la souris mais l'écran) Pour cliquer deux fois, relever l'index et le laisser rebondir sur le bouton gauche de la souris La roulette centrale permet de faire défiler le document et en maintenant <CTRL> enfoncé de modifier le zoom

NOTES

6 VOCABULAIRE POINTER signifie déplacer la souris pour placer le pointeur à l'endroit désiré <CLIC G> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton gauche de la souris <CLIC D> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton droit de la souris <DOUBLE CLIC> signifie appuyer deux fois de suite et rapidement sur le bouton gauche de la souris <FAIRE GLISSER> signifie déplacer la souris tout en maintenant l'un de ses boutons enfoncé (généralement le gauche) puis relâcher ce bouton en fin d'action

B B.. LLE EC CLLA AV VIIE ER R Le clavier permet principalement de saisir les données ; toutes les actions de manipulation et de déplacement étant dévolues à la souris. PAVÉ ALPHANUMÉRIQUE

PAVÉ NUMÉRIQUE

BARRE ESPACE PAVÉ DIRECTIONNEL

Les claviers standards sont composés d'un pavé alphanumérique (pour le texte), d'un pavé numérique (à droite) et d'un pavé directionnel (au milieu). Il est conseillé de bien utiliser chaque pavé en fonction des données à saisir. Les touches spéciales sont les touches suivantes : <ALT>

à gauche de la barre espace

<CTRL>

aux extrémités droite et gauche de la barre espace

<MAJ>

flèches vers le haut au dessus des touches <CTRL>

<ALTGR>

à droite de la barre espace

à coté des touches <CTRL> avec un symbole Windows

Elles se combinent aux autres touches du clavier (touches de raccourci) afin d'obtenir de manière rapide des actions définies dans Word ou dans le système d'exploitation.

NOTES

II – UTILISER WINDOWS

C C.. LLE ES S FFE EN NÊ ÊTTR RE ES S Les fenêtres sont à la base du fonctionnement de Windows. Toute application, tout dossier, tout fichier de données (classeur, document…) est ouvert dans une fenêtre. Leur contenu est très varié : texte, chiffres, images, icônes….

ATTENTION

dans W INDOWS, il existe une fenêtre par document ouvert et non plus une fenêtre par application ouverte.

LES FENÊTRES ONT TROIS ÉTATS POSSIBLES : plein écran : la fenêtre occupe alors la totalité de l'écran en fenêtre : la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran sa forme et sa taille sont personnalisables en icône : l'icône s'affiche dans la barre des tâches, en bas de l'écran. LES DIFFÉRENTES CASES DES FENÊTRES : la case de RÉDUCTION

réduit la fenêtre en icône

la case D'AGRANDISSEMENT la case de RESTAURATION la case de FERMETURE

agrandit de fenêtre à plein écran réduit de plein écran à fenêtre ferme la fenêtre

LA COMPOSITION DES FENÊTRES : LE RUBAN affiche les outils de la fenêtre LA BARRE "ACCÈS RAPIDE" affiche les outils les plus utilisés (personnalisable) LA BARRE D'ÉTAT affiche des informations sur le contenu de la fenêtre COMPOSITION D'UNE FENÊTRE (WORD)

BARRE D’OUTILS "ACCÈS RAPIDE"

RUBAN

BARRE DE TITRE CASE DE RÉDUCTION

BARRE D'ÉTAT

NOTES

CASE D’AGRANDISSEMENT

CASE DE FERMETURE

8 La position et la taille d'une fenêtre peuvent être modifiées.

ACTION

DÉPLACER UNE FENÊTRE

DIMENSIONNER UNE FENÊTRE POINTER sur L'ANGLE DE LA FENÊTRE FAIRE GLISSER JUSQU'À LA DIMENSION DÉSIRÉE DE LA FENÊTRE

POINTER sur LA BARRE DE TITRE: FAIRE GLISSER JUSQU'À LA POSITION DÉSIRÉE DE LA FENÊTRE

le pointeur peut aussi être positionné sur un des cotés de la fenêtre ; il prend alors la INFOS

forme ou selon que l'un ou l'autre des cotés horizontaux ou verticaux ait été sélectionné ; seule la longueur ou la hauteur de la fenêtre peut alors être modifiée

D D.. LLE ES SM ME EN NU US SE ETT B BA AR RR RE ES SD D’’O OU UTTIILLS S Lorsqu'un <CLIC D> est effectué sur une sélection, une barre d'outils et un menu dit "contextuels" s'affichent. Ils vont proposer les outils et les commandes appropriés à la manipulation des données sélectionnées. Ils sont disponibles à tout moment que ce soit dans les applications ou dans le système d'exploitation. Ils permettent d'afficher les principales commandes de gestion d'un objet

ACTION

AFFICHER UNE BARRE D’OUTILS POINTER SUR UNE SÉLECTION OU UN OBJET (W ORD) la barre d'outils s’affiche en transparence prés de la sélection DÉPLACER LE POINTEUR SUR LA BARRE D'OUTILS elle s’affiche normalement

ACTION

MENU CONTEXTUEL <CLIC D> SUR UNE SÉLECTION OU UN OBJET (W ORD) le menu s’affiche

E E..

LLE ES SB BO OIITTE ES SD DE ED DIIA ALLO OG GU UE E

Le ruban de l'application ouverte affiche la plupart des outils nécessaires. Cependant, pour une utilisation plus pointue, les boites de dialogue proposent des options complémentaires.

ACTION

NOTES

OUVRIR LES BOITES DE DIALOGUE DANS LE RUBAN, À DROITE DU TITRE DU GROUPE D’OUTILS <CLIC G> SUR LA CASE la boîte de dialogue s’affiche

II – UTILISER WINDOWS

<CLIC G> ICI

le clavier est souvent plus rapide à utiliser que la souris pour le renseignement de boîtes de dialogue requérant beaucoup de saisie CONSEIL

Avec le clavier : une zone vers l'avant <TAB> (sélectionne le contenu de la zone)

une zone vers l'arrière <MAJ> <TAB> (sélectionne le contenu de la zone)

Avec la souris : afficher le contenu de la boite de dialogue <CLIC G> sur l'onglet afférent positionner le point d'insertion sur une zone <CLIC G> au début de la zone pour sélectionner le contenu d'une zone <DOUBLE CLIC> sur la zone

Une boîte de dialogue est constituée de diverses zones : les onglets les zones de texte les zones de liste

les cases à cocher les cases d'option les boutons de commande

COMMANDE "POLICE" DE WORD ONGLETS

ZONE DE LISTE

ZONE DE LISTE DÉROULANTE

CASES À COCHER

BOUTONS DE COMMANDE

"APPLIQUER" applique immédiatement les choix effectués sans fermer la boite de dialogue INFOS

CONSEIL

toujours sortir d'une boîte de dialogue à l'aide des boutons de commande (si possible). fermer une boîte de dialogue, que l'on a ouverte uniquement pour en vérifier le contenu, par le bouton <ANNULER>

FF.. LLE EV VO OLLE ETT O OFFFFIIC CE E Ce volet s'affiche automatiquement à droite de l'écran après certaines commandes. <CLIC G> POUR FERMER LE VOLET

FERMER LE VOLET OFFICE ACTION

<CLIC G> sur

G G..

LLE ES SB BA ALLIIS SE ES SA AC CTTIIV VE ES S

Word propose une balise active s'il n'est pas en mesure d'effectuer l'action demandée, si elle lui parait incohérente ou s'il reconnaît le type de données. UTILISER LES BALISES ACTIVES vous venez d'effectuer une opération et la balise active

s'affiche

ACTION

POINTER sur LA BALISE ACTIVE

<CLIC> SUR

NOTES

DE LA BALISE ACTIVE ET EFFECTUER LE CHOIX APPROPRIÉ

II – UTILISER WINDOWS

H H..

LLE EP PR RE ES SS SE EP PA AP PIIE ER RS S

Le PRESSE PAPIERS a pour fonction de permettre le transfert d'informations entre documents, quelle que soit l’application d’origine. Les informations qui y sont placées s'ajoutent à celles existantes. Le presse-papier fait l’objet d’un groupe d’outils au début de l’onglet "ACCUEIL" du ruban de l’application. ENLEVER ET METTRE DANS LE PRESSE-PAPIER

COLLER LE CONTENU DU PRESSE-PAPIER

COPIER ET METTRE DANS LE PRESSE-PAPIER

OPTIONS DE COLLAGE

COPIER LA MISE EN FORME

Le presse-papiers permet de conserver les derniers éléments enregistrés pour une utilisation future INFOS

Le PRESSE-PAPIERS peut aussi être utilisé, dans l'ordinateur ou dans l'explorateur, pour copier ou déplacer des dossiers ou des fichiers entiers AVANCÉ

<COUPER> supprime les données sélectionnées (les place dans le presse-papiers) <COPIER> copie des données sélectionnées (les place dans le presse-papiers) <COLLER> insère les données à partir du presse-papiers à la position du pointeur

ACTION

DÉPLACER DES DONNÉES

COPIER DES DONNÉES

SÉLECTIONNER LES DONNÉES LES COUPER DANS LE PRESSE PAPIERS POINTEUR DANS LE DOCUMENT D'INSERTION LES COLLER À LA POSITION DU POINT D'INSERTION

SÉLECTIONNER LES DONNÉES LES COPIER DANS LE PRESSE PAPIERS POINTEUR DANS LE DOCUMENT D'INSERTION LES COLLER À LA POSITION DU POINT D'INSERTION

COUPER <CTRL><X> ACTION

NOTES

COPIER <CTRL><C>

<CLIC G> SUR

COLLER <CTRL><V> <CLIC G> SUR <CLIC D>

II.. LLE EG GU UIID DE E // LLE ED DIID DA AC CTTIIC CIIE ELL En cours de travail, il est possible de faire appel à une aide contextuelle très précise, à la leçon du didacticiel concernée ou à un index recensant les informations disponibles. LES DIFFÉRENTS MOYENS D'OBTENIR DE L'AIDE CASE AIDE

DE LA boite

de dialogue active

TOUCHE <FI>

du clavier CATÉGORIE des options de l’application

Word semble ne pas fonctionner correctement : <CLIC G> sur AVANCÉ

NOTES

Word puis dans la catégorie

<CLIC G> sur

du menu

III – DIALOGUER AVEC WORD

III. DIALOGUER AVEC WORD Vous allez établir avec votre ordinateur et avec votre logiciel un dialogue : Vous allez lui demander d'effectuer un certain nombre d'opérations par l'intermédiaire de la souris et du clavier Vous allez en constater le résultat à l'écran Vous allez éditer ce résultat (impression, publication, mail, document joint…). CONSEIL

Dans tous les cas, il va être important de travailler en parfaite harmonie avec le logiciel de telle manière que chaque action de votre part détermine un résultat adéquat de la part de Word. S'il y a pleine compréhension entre l'utilisateur et le logiciel, il n'y a pas de conflit possible et donc pas de problèmes à résoudre

A A.. LLA A FFE EN NÊ ÊTTR RE EW WO OR RD D L'écran de WORD est composé d'une fenêtre par document. Chaque fenêtre propose le document ouvert ainsi que tous les outils permettant de le manipuler.

MENU WORD

BARRE D’OUTILS "ACCÈS RAPIDE"

RUBAN

BARRE DE TITRE

ONGLETS DU RUBAN

CURSEUR DE FRACTIONNEMENT HORIZONTAL

BARRE D'ÉTAT

NOTES

14 La fenêtre Word est composée des éléments suivants :  LA BARRE DE TITRE affiche le nom du document et de l'application (Word)  LE MENU WORD propose les commandes globales de gestion du document  LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" affiche les icônes qui symbolisent les actions les plus courantes (outils)  LE RUBAN, composé d'onglets affiche des icônes regroupées par nature symbolisant les actions  LES MENUS ET BARRES D'OUTILS CONTEXTUELS proposent pour une sélection en cours les outils et commandes les plus appropriés  LA RÈGLE affiche les caractéristiques du paragraphe en cours  LES ASCENSEURS ET CURSEURS DE FRACTIONNEMENT permettent de se déplacer verticalement et horizontalement avec la souris et de partager l'écran  LA BARRE D'ÉTAT donne des informations sur la commande en cours, l'environnement et la position du point d'insertion  LES ICÔNES D'AFFICHAGE et LE ZOOM permettent de passer d'un mode d'affichage et/ou d'un grossissement à un autre  LA ZONE DE SAISIE affiche le document, le point d'insertion, la barre de sélection

1 LA BARRE DE TITRE La barre de titre est la barre de titre classique d'une fenêtre sous Windows.

2 LE MENU WORD Il propose les commandes plus globales liées à l'ouverture, l'enregistrement, l'impression du document. MENU WORD ACTION

<CLIC G> SUR le menu se déroule

MENU WORD

III – DIALOGUER AVEC WORD 3 LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE"

Elle est située à la suite de l'icône de menu, à gauche de la barre de titres.

BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE"

La barre d'outils "ACCÈS RAPIDE" affiche les outils les plus couramment utilisés. <CLIC G> ICI POUR CHOISIR LES OUTILS À AFFICHER

Enregistrer Annuler Refaire MODIFIER LA POSITION DE LA BARRE "ACCÈS RAPIDE" <CLIC D> DANS LA BARRE ACTION

Pour personnaliser la barre d'outils "accès rapide" <CLIC G> SUR AVANCÉ

OU <CLIC D>

dans la barre

Les commandes cochées sont affichées sous forme d'outils INFOS

NOTES

16 4 LE RUBAN Le ruban affiche les onglets et leurs outils. Les outils, regroupés logiquement et par nature dans ces onglets, permettent d'effectuer rapidement les actions.

ACTION

AFFICHER LES OUTILS ASSOCIÉS À UN ONGLET <CLIC G> SUR L'ONGLET les outils associés s'affichent dans le ruban <POINTEUR> immobile sur un outil affiche sa fonction dans une bulle d'aide

INFOS

A) LES ONGLETS

Ils regroupent les outils de manière homogène en fonction de leur utilisation. ONGLET ACTIF

L'onglet "accueil" regroupe les outils les plus utilisés, relatifs à la saisie et à la présentation du texte INFOS

AVANCÉ

Les onglets affichés et leur disposition peuvent varier ; en fonction de la tâche en cours ou de la sélection, de nouveaux onglets vont s'afficher au début ou à la fin du ruban (blog, image, tableau…) B) LES GROUPES D'OUTILS

Lorsque qu'un onglet du ruban a été mis au premier plan, les outils associés s'affichent. Ils sont présentés sous forme de blocs logiques et correspondent aux actions les plus courantes. Lorsque l'on réduit le ruban, seuls les onglets sont affichés et les groupes d'outils associés ne le sont plus. LE GROUPE POLICE

TITRE DU GROUPE

ACTION

NOTES

RÉDUIRE LE RUBAN <DOUBLE CLIC> SUR L'ONGLET ACTIF ou <CLIC D> SUR UN ONGLET (idem pour restaurer le ruban)

III – DIALOGUER AVEC WORD

EXERCICE

Faire défiler les onglets du ruban Pour chaque onglet parcourir les outils (sans cliquer) et lire les bulles d'aide Réduire le ruban puis le restaurer

5 LES BARRES D'OUTILS ET MENUS CONTEXTUELS A) LA BARRE D'OUTIL

Dés qu'une sélection est faite, une barre d'outils regroupant les principaux outils de mise en forme s'affiche automatiquement. AFFICHER LA BARRE D'OUTILS EFFECTUER UNE SÉLECTION EN FIGEANT LA SOURIS SUR CETTE SÉLECTION À LA FIN ACTION

la barre d'outils s'affiche en transparence DÉPLACER LE POINTEUR DE LA SOURIS SUR LA BARRE

la barre d'outils s'affiche normalement et les outils sont effectifs

Un <CLIC D> affiche directement la barre d'outils INFOS

EXERCICE

Ouvrir le document "exercice d'initiation", Faire un <DOUBLE CLIC> sur le mot "entreprise" de la 1ère phrase du 1er paragraphe "Une entreprise n'est pas un rassemblement d'hommes travaillant ensemble" Le mot s'affiche sur un fond bleu : il est sélectionné Promener la souris sur la barre d'outils qui s'affiche puis annuler la sélection B) LES MENUS CONTEXTUELS

Ils sont liés au contexte d'utilisation et s'affichent sur un <CLIC D> à la position du pointeur de la souris. Selon la position du point d'insertion ou la sélection effectuée, le menu contextuel affiché concernera le texte, les tableaux, les images... SUR UNE IMAGE ACTION

NOTES

DANS LE TEXTE

DANS UN TABLEAU

18 APPELER UN MENU CONTEXTUEL ACTION

EXERCICE

EFFECTUER UNE ÉVENTUELLE SÉLECTION SOURIS POINTANT SUR LA SÉLECTION <CLIC D> POUR AFFICHER LE MENU CONTEXTUEL <CLIC G> SUR UNE COMMANDE POUR L'ACTIVER

Dans le document "exercice d'initiation", Faire un <DOUBLE CLIC> sur le mot "entreprise" de la 1ère phrase du 1er paragraphe Afficher le menu contextuel

6 LA RÈGLE La règle est une symbolisation de la disposition des éléments (texte, image, tableau…) dans la page. Elle a une double fonction : passive (état de la sélection) et active (modifier l'état de la sélection). IL EXISTE DEUX RÈGLES : une règle horizontale une règle verticale.

ACTION

ONGLET AFFICHAGE GROUPE "AFFICHER/MASQUER" (2ème bloc) COCHER OU DÉCOCHER

POUR LES AFFICHER OU NON

ou <CLIC G> SUR au dessus de l'ascenseur vertical

Dans le document "exercice d'initiation" Afficher les règles horizontale et verticale EXERCICE

7 LES ASCENSEURS - LE CURSEUR DE FRACTIONNEMENT Ils permettent de faire défiler horizontalement et verticalement la partie affichée du document. Le numéro de la page s'affiche dans une bulle d'aide lorsque l'on fait glisser le curseur verticalement. Si le document possède un plan, ce dernier s'affiche aussi dans la bulle d'aide.

UTILISER LES ASCENSEURS ACTION

FAIRE GLISSER LE CURSEUR AVEC LA SOURIS

le texte affiché correspond à la position relative du curseur

Le curseur de fractionnement vertical est positionné en haut de l'ascenseur horizontal au niveau du trait noir. Il permet de partager une fenêtre à la position désirée en deux volets en faisant glisser le curseur CURSEUR DE FRACTIONNEMENT

Dans le document "exercice d'initiation", utiliser l'ascenseur vertical pour changer le texte affiché EXERCICE

III – DIALOGUER AVEC WORD 8 LA BARRE D'ÉTAT

La barre d'état, située en bas de la fenêtre Word, affiche des informations sur l'action en cours, le document ouvert, la page affichée, la langue utilisée, etc.

N° PAGE RÉEL /

NOMBRE DE MOTS LANGUE

NOMBRE TOTAL

DU DOCUMENT

MACRO-COMMANDES

ICÔNES D'AFFICHAGE

Il est possible de choisir les informations affichées dans la barre d'état.

ACTION

NOTES

PERSONNALISER LA BARRE D'ÉTAT <CLIC D> DANS LA BARRE D'ÉTAT <CLIC G> SUR LES INFOS À AFFICHER

ZOOM

20 9 LES ICONES D’AFFICHAGE ET LE ZOOM Elles sont situées, dans la barre d'état, à l’extrémité droite.

ICONES : Affiche le document en mode "page" (mode normal de travail) Affiche le document en mode "lecture plein écran" (pratique) Affiche le document en mode "web" (tel qu'affiché dans un navigateur web) Affiche le document en mode "plan" (pour gérer la structure du document) Affiche le document en mode "brouillon" (pour ordinateur lent ou voir la structure) CHANGER LE MODE D'AFFICHAGE ACTION

<CLIC G> SUR L'ICÔNE APPROPRIÉE l'affichage choisi est adopté

REVENIR AU MODE PAGE <CLIC G> SUR L'ICÔNE "MODE PAGE" ou <CLIC G> SUR

EN HAUT À DROITE DE LA FENÊTRE SI EN MODE "PLEIN ÉCRAN"

Dans le document "exercice d'initiation", utiliser les différents modes d'affichage puis revenir en mode "page" EXERCICE

10 LA ZONE DE SAISIE Elle se crée au fur et à mesure que le texte est saisi selon une structure propre (elle n'est pas préexistante comme dans une feuille de travail Excel par exemple). Elle est composée des éléments suivants : Le point d’insertion symbolise l’endroit où les données vont être insérées La barre de sélection permet la sélection d’ensembles de données Les balises actives vont s'afficher lorsqu'un problème se pose A) LE POINT D'INSERTION

Le point d'insertion est un trait vertical clignotant qui symbolise la position du curseur (là où on est dans le texte). Il faut le positionner là où l'on veut saisir le texte.

ACTION

BOUTON GAUCHE POINTER À L'ENDROIT DÉSIRÉ DU TEXTE <CLIC G>

le point d'insertion clignote à l'endroit désiré

CLAVIER UTILISER LES TOUCHES DE DÉPLACEMENT

le point d'insertion se déplace au fur et à mesure dans la direction indiquée

Dans le document "exercice d'initiation", utiliser la souris puis le clavier pour déplacer le point d'insertion EXERCICE

NOTES

III – DIALOGUER AVEC WORD

B) LA BARRE DE SÉLECTION

La barre de sélection est une colonne invisible, à gauche de l'écran, en vis à vis du texte. Le pointeur y prend la forme d'une flèche orientée vers la droite . SÉLECTION : <CLIC G> <DOUBLE CLIC> <FAIRE GLISSER> verticalement <DOUBLE CLIC> et <FAIRE GLISSER> <CTRL> enfoncé <CLIC G>

ligne en vis à vis paragraphe en vis à vis lignes multiples paragraphes multiples ensemble du document

C) PERSONNALISER L'AFFICHAGE

L'environnement de travail doit être adapté à l'utilisateur. MENU WORD ACTION

<CLIC G> SUR en bas partie droite du menu DANS LE VOLET DE GAUCHE, CHOISIR COCHER OU DÉCOCHER LES OPTIONS POUR VALIDER

Les options ci-dessus conviennent à la plupart des cas de figure INFOS

CONSEIL

Un simple <CLIC G> sur l'outil "AFFICHER TOUT" onglet "ACCUEIL", bloc "PARAGRAPHE" permet d'afficher ou de masquer la totalité des "caractères non imprimables". Il est indispensable de les afficher pour travailler Dans le document "exercice d'initiation", afficher tous les symboles masqués avec

EXERCICE

NOTES

l'outil

B B..

LLA AS SO OU UR RIIS SD DA AN NS SW WO OR RD D

La souris permet d'utiliser les outils et les menus et de déplacer le pointeur.

1 RAPPEL DE QUELQUES FORMES DU POINTEUR En fonction de sa position dans la fenêtre ou dans l'écran ainsi que du choix de telle ou telle commande, le pointeur de la souris peut prendre des formes variées. QUELQUES FORMES DU POINTEUR : :

Forme courante du pointeur (déplacement ou copie d'une sélection)

Un traitement s'exécute en arrière-plan (peut ralentir la machine)

Le processeur est en cours de travail (attendre qu'il soit disponible)

Positionnement du point d'insertion dans le texte

Accès à un lien hypertexte

Sélection dans la barre de sélection

2 LE DÉPLACEMENT DANS LE DOCUMENT Le déplacement s'effectue avec la roulette de la souris ou avec les barres de défilement (ascenseurs). une ligne vers le haut <CLIC G> sur le triangle (en haut de la barre de défilement verticale) une ligne vers le bas <CLIC G> sur le triangle (en bas de la barre de défilement verticale) relativement à la longueur <FAIRE GLISSER> le curseur (barre de défilement verticale) une page vers je début <CLIC G> sur le double triangle haut (en bas de la barre de défilement verticale) une page vers la fin <CLIC G> sur le double triangle bas (en bas de la barre de défilement verticale) UNE LIGNE VERS LE HAUT

POSITION RELATIVE

UNE LIGNE VERS LE BAS UN ÉLÉMENT VERS LE DÉBUT (PAGE) TYPE D'ÉLÉMENT (PAGE, NOTE, TITRE…)

UN ÉLÉMENT VERS LA FIN (PAGE)

III – DIALOGUER AVEC WORD

EXERCICE

Ouvrir le document "structure de l'entreprise", utiliser les différents éléments de l'ascenseur vertical pour changer le texte affiché Fermer le document "structure de l'entreprise",

3 LA SÉLECTION DANS LE DOCUMENT La souris est particulièrement adaptée à des sélections rapides et précises. ACTION

<CLIC G> FAIRE GLISSER

DANS LE TEXTE Sélection d'un mot Sélection de mots entiers Sélection d'un mot Sélection du paragraphe Sélection de phrase

DANS LA BARRE DE SÉLECTION Sélection d'une ligne Sélection de lignes Sélection d'un paragraphe Sélection du document Sélection du document

SÉLECTION un mot <CLIC G> ou <DOUBLE CLIC> sur le mot une phrase <CTRL><CLIC G> dans la phrase la ligne en vis à vis <CLIC G> dans la barre de sélection le paragraphe en vis à vis <DOUBLE CLIC> dans la barre de sélection des lignes multiples <FAIRE GLISSER> sur les lignes dans la barre de sélection des paragraphes multiples <DOUBLE CLIC> et <FAIRE GLISSER> dans la barre de sélection

l'ensemble du document <CTRL> enfoncé <CLIC G> ou <TRIPLE CLIC> dans la barre de sélection un bloc de texte standard (lié au texte) <FAIRE GLISSER> sur le bloc à sélectionner plusieurs mots, lignes, paragraphes, blocs de texte standards <CTRL> enfoncé, EFFECTUER LA SÉLECTION un bloc de texte libre (par rapport à la structure du texte) <ALT> enfoncé <FAIRE GLISSER> sur le bloc à sélectionner plusieurs blocs de texte EFFECTUER LA PREMIÈRE SÉLECTION <CTRL> enfoncé, FAIRE LES SÉLECTIONS SUIVANTES

<CLIC G> dans le document annule la sélection INFOS

Dans le document "exercice d'initiation", tester les différentes procédures de sélection EXERCICE

NOTES

24 4 L'UTILISATION DU RUBAN ET DES OUTILS La souris permet un accès rapide aux différentes commandes du ruban. RUBAN BARRE D'OUTILS

ACTION

<CLIC G> SUR UN ONGLET DU RUBAN AFFICHE LES OUTILS ASSOCIÉS

<POINTER> SUR UN OUTIL AFFICHE UNE BULLE D'AIDE <CLIC G> SUR UN OUTIL EFFECTUE L'ACTION ASSOCIÉE

Si un outil est suivi de ATTENTION

, l'outil lui-même affiche la dernière variante utilisée et un

<CLIC G> applique cette dernière ; pour afficher tous les choix, <CLIC G> sur

de l'outil

Dans le document "exercice d'initiation", mettre les mots "entreprise", "ensemble", "structure" et "objectif" (1er paragraphe de texte) en gras (<CLIC G> dans le mot puis EXERCICE

<CLIC G> sur

) puis en italique (idem mais outil

)

5 L'ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION Si une action n'a pas le résultat escompté, il est possible de l'annuler. BARRE "ACCÈS RAPIDE"

<CLIC G> SUR

ACTION

<CLIC G> SUR POUR DÉROULER LA LISTE <CLIC G> SUR L'ACTION À PARTIR DE LAQUELLE IL EST NÉCESSAIRE D'ANNULER Dans le document "exercice d'initiation", annuler une par une toutes les actions effectuées EXERCICE

6 L'ANNULATION DE L'ANNULATION Une action annulée peut être rétablie. BARRE "ACCÈS RAPIDE" ACTION

<CLIC G> SUR autant de fois que nécessaire Dans le document "exercice d'initiation", rétablir toutes les actions annulées

EXERCICE

NOTES

III – DIALOGUER AVEC WORD

C C.. LLE EC CLLA AV VIIE ER RD DA AN NS SW WO OR RD D Le clavier permet de déplacer le curseur. Le pavé de flèches du clavier permet d'effectuer les opérations courantes de déplacement au sein du document ; la touche <F5> permet d'aller à une page précise.

1 LE DÉPLACEMENT AVEC LES TOUCHES Bien que la souris soit l'outil de déplacement privilégié, le clavier est pratique pour accéder à des zones du document éloignées de la partie affichée. <ORIGINE> () mot suivant <CTRL> FLÈCHE DROITE () fin de la ligne <FIN> mot précédent <CTRL> FLÈCHE GAUCHE () début du document <CTRL> <ORIGINE> () bas de la fenêtre <CTRL> <PGSV> fin du document <CTRL> <FIN> haut de la fenêtre <CTRL> <PGPR> caractère suivant FLÈCHE DROITE () paragraphe suivant <CTRL> FLÈCHE BAS () caractère précédent FLÈCHE GAUCHE () paragr. précédent <CTRL> FLÈCHE HAUT () ligne suivante FLÈCHE BAS () écran suivant <PGSU> ligne précédente FLÈCHE HAUT () écran précédent <PGPR> début de la ligne

EXERCICE

Dans le document "exercice d'initiation" Aller au début du document avec <CTRL><ORIGINE> Aller à la fin du document avec <CTRL><FIN> puis aller au milieu du document Déplacer le point d'insertion en début de ligne (<ORIGINE>) puis en fin de ligne (<FIN>) Fermer le document "exercice d'initiation"

2 LES TOUCHES DE FONCTION Les touches de fonction sont numérotées de <F1> à <F12>. Elles peuvent être employées seules ou en combinaison avec une touche spéciale.

NOTES

26 La touche <F5> permet de se déplacer précisément d'un endroit à l'autre du document.

ACTION

CLAVIER

<F5> SAISIR LE NUMÉRO DE PAGE

Une fois la boite "ATTEINDRE" fermée, <MAJ><F5> permet de revenir successivement aux dernières positions INFOS

Pour se déplacer par rapport à la position actuelle en plus ou en moins, rajouter le CONSEIL

signe + (plus) ou le signe – (moins). Ex:

AVANCÉ

avance de 3 pages

cette boîte de dialogue permet aussi de se déplacer d'une section à l'autre, d'un signet à l'autre, d'une annotation ou d'une note de bas de page à l'autre (sans oublier vers une équation, vers un graphique, vers un champ, vers un tableau, vers un objet...) ; c'est l'équivalent de l'icône en bas de l'ascenseur vertical.

3 LA SÉLECTION DANS LE DOCUMENT Le clavier peut le cas échéant être utilisé pour des sélections : par caractères ou par lignes

par mots ou par paragraphes <CTRL> + <MAJ> + <touches de direction> jusqu'au début de la ligne

point d'insertion dans la ligne + <MAJ><ORIGINE>

jusqu'à la fin de la ligne

point d'insertion dans la ligne + <MAJ><FIN>

jusqu'au début du document

jusqu'à la fin du document

jusqu'en haut de la fenêtre

jusqu'en bas de la fenêtre

l'ensemble du document

<CTRL><5> (du pavé numérique désactivé)

les touches du pavé de flèches annulent la sélection INFOS

III – DIALOGUER AVEC WORD 4 L'UTILISATION DU RUBAN Comme pour la sélection, l'utilisation du clavier pour accéder au ruban est plutôt réservée à des cas de dépannage (souris en panne…).

ACTION

CLAVIER EFFECTUER UNE ÉVENTUELLE SÉLECTION ENFONCER LA TOUCHE <ALT>

des cases avec lettres et/ou numéros s'affichent sur le ruban TAPER LE CARACTÈRE CORRESPONDANT À L'ONGLET VOULU AU CLAVIER les outils de l'onglet s'affichent et d'autres cases s'affichent prés des outils TAPER LE CARACTÈRE CORRESPONDANT À L'OUTIL VOULU AU CLAVIER l'action liée à l'outil s'effectue

5 L'ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION Si une action n'a pas le résultat escompté, il est possible de l'annuler immédiatement après.

ACTION

CLAVIER

6 LA RÉPÉTITION DE LA DERNIÈRE ACTION Une action peut être répétée sur une autre sélection mais immédiatement après.

ACTION

CLAVIER

NOTES

IV – CRÉER UN DOCUMENT

IV. CRÉER UN DOCUMENT Dès son ouverture, Word propose un document vierge dans lequel on peut aussitôt commencer à travailler. Les étapes de conception d'un document sont les suivantes :  Choisir éventuellement un modèle (si nécessaire)  Adapter l'affichage de l'écran (application et document plein écran / zoom)  Définir la taille du support papier, l'orientation et les marges  Saisir les données  Mettre en forme les données  Vérifier les données  Enrichir le document (images, tableaux, objets divers…)  Préparer le document pour l'édition  Éditer le document (impression, publication…)  Enregistrer une dernière fois le document Word CONSEIL

ATTENTION

Il faut considérer ces étapes comme les différentes vérifications d'une Check-list. Ainsi pour les trois premières étapes, il suffit la plupart du temps de dire "ok" et il n'y a rien à faire. Ces étapes sont aussi moins indépendantes que dans les versions précédentes. Ainsi, la vérification de l'orthographe et une partie de la mise en forme pourront être faites lors de la saisie des données il est indispensable d'effectuer un enregistrement au minimum entre chacune de ces étapes

A A.. LLA AC CR RE EA ATTIIO ON ND DU UN NO OU UV VE EA AU UD DO OC CU UM ME EN NTT Tout nouveau document est créé à partir d'un modèle. Un modèle correspond à un ensemble de caractéristiques communes à un type de document. Il permet de ne pas partir de zéro lorsqu'on crée un document. Il évite aussi de reprendre un document existant, de le modifier et de l'enregistrer sous un autre nom.

AVANCÉ

un modèle enregistre un certain nombre de caractéristiques : mise en page, mise en forme, styles, macros, composants QuickPart (anciennement insertion automatique), barres d'outils....

1 LE MODÈLE NORMAL C'est un modèle qui regroupe les caractéristiques les plus communes d'un document Word. CRÉER UN NOUVEAU DOCUMENT ACTION

CLAVIER

MENU WORD

<CLIC G> SUR L'écran d'accueil de WORD propose dés l'ouverture un document vierge appelé "document1" basé sur ce modèle normal INFOS

ACTION

BOUTON DROIT

CRÉER UN DOCUMENT STANDARD A PARTIR D'UN DOSSIER DANS LE DOSSIER VOULU DU POSTE DE TRAVAIL (à priori un sous-dossier de "DOCUMENTS") <CLIC D> NOUVEAU NOMMER LE FICHIER PUIS <ENTRÉE> <DOUBLE CLIC> SUR LE FICHIER POUR L'OUVRIR DANS W ORD

EXERCICE

Créer un nouveau document standard dans Word - fermer Word sans enregistrer Créer un nouveau document standard Word dans votre dossier "documents" – le nommer "essai" – le fermer - l'ouvrir- le fermer

2 LES AUTRES MODÈLES Si le document est d'un type particulier et présente une certaine complexité (calendrier, curriculum vitae, fax, mémo, ordre du jour...), il est pratique de partir d'un modèle existant. CRÉER UN NOUVEAU DOCUMENT A PARTIR D'UN MODÈLE ACTION

<CLIC G> SUR

MENU W ORD

SÉLECTIONNER LE GROUPE DE MODÈLES DANS LE VOLET GAUCHE SÉLECTIONNER LE MODÈLE DANS LE VOLET DU MILIEU SI LE MODÈLE EST SUR "MICROSOFT ONLINE"

ou SI C'EST UN MODÈLE LOCAL

IV – CRÉER UN DOCUMENT

Il est possible de rechercher un modèle dans la zone de recherche au dessus du volet AVANCÉ

INFOS

AVANCÉ

EXERCICE

central La fenêtre "nouveau document" permet d'avoir accès à de nombreux modèles aussi bien des modèles locaux (installés sur l'ordinateur en même temps que Word) que des modèles online (téléchargeables sur le site de Microsoft) Les modèles classiques sont au format .DOTX et sont stockés par nature dans un dossier "1036" ; Ce dossier est normalement installé dans un sous dossier de PROGRAMMES selon le chemin suivant : C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1036 Créer un nouveau document basé sur le modèle "lettre urbain" Le parcourir Le fermer sans l'enregistrer

B B..

LL''A AFFFFIIC CH HA AG GE EA A LL''É ÉC CR RA AN N

Word offre la possibilité d'afficher le document en plusieurs modes différents ; chacun de ces modes est adapté à une situation particulière. Les icônes associées sont disposées en bas et à droite de l'écran, dans la barre d'état INFOS

NOTES

32 1 LE MODE PAGE Le mode PAGE affiche à l'écran le texte tel qu'il va être imprimé tout en autorisant la totalité des modifications.

ACTION

ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "AFFICHAGES DOCUMENT" (1er bloc) BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR à droite de la barre des tâches

CONSEIL

<CLIC G> SUR

Utilisez le mode PAGE pour la totalité des opérations si votre ordinateur le permet. Utilisez impérativement ce mode pour la mise en forme

CARACTÉRISTIQUES le texte apparaît avec sa mise en forme tel qu'il va être imprimé les règles cochées sont affichées les images sont affichées et dimensionnées correctement le passage d'une page à la suivante est visible à l'écran les notes sont insérées et affichées à leurs positions réelles les entêtes et bas de page sont affichés comme à l'impression et accessibles la pagination s'effectue au fur et à mesure de la saisie ou des modifications les symboles de page sont affichés en bas de l'ascenseur vertical

Afficher le document "structure de l'entreprise" en mode page EXERCICE

IV – CRÉER UN DOCUMENT 2 LE MODE LECTURE PLEIN ÉCRAN

Le mode PLEIN ÉCRAN affiche le texte sur la totalité de l'écran et non plus dans une fenêtre ; C'est un mode complémentaire des précédents. Il permet d'avoir une vue globale du document avant son impression. C'est certainement le mode le plus productif.

ACTION

ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "AFFICHAGES DOCUMENT" (1er bloc) BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR à droite de la barre des tâches

SUR

en haut et au milieu permet de changer de page INFOS

et Le bouton

en bas et au bout de chaque page permettent aussi de changer de page en haut et à droite permet de sortir du mode "plein écran"

CARACTÉRISTIQUES le texte apparaît sur toute la surface de l'écran il n'y a plus ni ruban, ni ascenseurs mais une barre d'outils simplifiée en haut à droite permet d'autoriser la modification du texte

NOTES

34 Afficher le document "structure de l'entreprise" en mode "lecture plein écran" puis revenir en mode "page" EXERCICE

3 LE MODE WEB Le mode WEB permet de créer un document qui sera publiable et visualisable sur INTERNET à l'aide d'un navigateur (explorer).

ACTION

ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "AFFICHAGES DOCUMENT" (1er bloc) BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR à droite de la barre des tâches

SUR

Pour sortir du mode "WEB", choisir un autre mode d'affichage (mode page) à droite de la barre d'état ou par l'onglet "AFFICHAGE" du ruban INFOS

CARACTÉRISTIQUES Visualisation des arrière-plans Texte proportionnel et renvoyé à la ligne afin de s'ajuster à la taille de la page Graphismes positionnés comme dans un navigateur Web Afficher le document "structure de l'entreprise" en mode "web" puis revenir en mode "page" EXERCICE

NOTES

IV – CRÉER UN DOCUMENT 4 LE MODE PLAN

Le mode PLAN est idéal pour la conception de documents longs (livre, thése, rapport, procédure…). Il offre une présentation structurée et permet des manipulations globales du document. Il présente l'avantage d'inciter et d'aider l'utilisateur à mieux conceptualiser ses idées. ONGLET "AFFICHAGE" ACTION

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR à droite de la barre des tâches

GROUPE "AFFICHAGES DOCUMENT" (1er bloc)

SUR

Sortir du mode "plan" en choisissant un autre mode d'affichage (mode page) à droite de INFOS

la barre d'état (ou par l'onglet "AFFICHAGE" ou <CLIC G> sur

dans le ruban)

CARACTÉRISTIQUES la structure du document est affichée des styles sont attachés à chaque niveau de titre ce qui permet de les différencier le texte lié aux différents niveaux de titre peut être ou non développé les niveaux de titre peuvent être modifiés le texte lié à un titre et le titre lui même peuvent être déplacés dans le document les niveaux de titre peuvent être numérotés selon le format désiré une table des matières peut être créée à partir de la structure du plan Afficher le document "structure de l'entreprise" en mode plan puis revenir en mode page EXERCICE

Si aucun style de titre n'est utilisé, le mode plan ne peut pas être utilisé avec profit ATTENTION

NOTES

36 5 LE MODE BROUILLON Il est conçu pour permettre l'utilisation de Word sur des ordinateurs lents. Il présente l'avantage de permettre de manipuler les éléments de structure (saut de page, de section…)

ACTION

ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "AFFICHAGES DOCUMENT" (1ER BLOC) BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR à droite de la barre des tâches

SUR

Afficher le document "structure de l'entreprise" en mode "brouillon" – revenir en mode "page" EXERCICE

NOTES

IV – CRÉER UN DOCUMENT 6 LE ZOOM

Le ZOOM va permettre de modifier le rapport entre la taille réelle du document et sa taille affichée à l'écran, ceci dans tous les modes évoqués ci-dessus.

ACTION

ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "ZOOM" (3ÈME BLOC) BOUTON GAUCHE

CHOISIR UN DES MODES PROPOSÉS

<CTRL> ENFONCE, UTILISER LA ROULETTE DE LA SOURIS OU

<CLIC G> SUR à droite de la barre des tâches FAIRE GLISSER OU UTILISER CHOISIR LA VALEUR

EXERCICE

NOTES

OU OU

POUR

<CLIC G> SUR

Afficher le document "structure de l'entreprise" L'afficher successivement en mode brouillon, en mode page, en mode plein écran, en mode plan et combiner ces modes avec la modification du zoom.

38 7 LES MINIATURES Le volet "MINIATURES" de l'onglet "AFFICHAGE " propose une présentation très pratique, particulièrement pour les documents longs.

ACTION

ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "AFFICHER/MASQUER" (2ème bloc) COCHER

La même commande permet de le désactiver INFOS

Le volet de droite, représentant la page, peut être affiché dans la taille et le mode désiré à l'aide des icônes d'affichage et du zoom INFOS

Afficher le volet "miniatures" du document "structure de l'entreprise" - l'enlever EXERCICE

NOTES

IV – CRÉER UN DOCUMENT 8 L'EXPLORATEUR DE DOCUMENT

Il propose lui aussi une présentation en deux volets : celui de gauche affichant la structure du document, celui de droite affichant le contenu de la structure.

ACTION

ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "AFFICHER/MASQUER" (2ème bloc) COCHER

INFOS

La même commande permet de le désactiver Le volet de droite représentant la page peut être affiché dans la taille et le mode désiré à l'aide des icônes d'affichage et du zoom Afficher le document "structure de l'entreprise" avec l'explorateur de documents Fermer le document "structure de l'entreprise"

EXERCICE

C C..

LLA AM MIIS SE EE EN NP PA AG GE E

Avant de commencer à travailler dans un document Word, il peut être nécessaire de redéfinir les dimensions du papier, les dimensions de la zone imprimable et l'orientation de la page (si celles ci sont différentes du modèle du document). RUBAN ACTION

ONGLET "MISE EN PAGE"

les options courantes sont dans le bloc "MISE EN PAGE" (2ème bloc à partir de la gauche)

La plupart des options standards peuvent être directement sélectionnées dans le ruban les options moins courantes sont accessibles dans la boîte de dialogue "mise en page" INFOS

40 1 LA TAILLE La taille de la page est le principal élément qui définit la disposition du texte.

ACTION

ONGLET "MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (2ÈME BLOC)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LA TAILLE DÉSIRÉE le document s'adapte aux dimensions indiquées

"Autres tailles de papier" appelle la boite de dialogue " MISE EN PAGE" AVANCÉ

Dans le document "exercice d'initiation", modifier la taille de la page de A4 en A3 ; Observer les modifications – revenir en A4 EXERCICE

2 L'ORIENTATION L'orientation de la page définit son utilisation de manière horizontale ou verticale. "MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (2ÈME BLOC)

ACTION

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR L'ORIENTATION DÉSIRÉE

INFOS

feuille verticale

feuille horizontale (aussi appelé à l'italienne)

Dans le document "exercice d'initiation", modifier l'orientation en mode "paysage"; Observer les modifications – revenir en mode "portrait" EXERCICE

NOTES

IV – CRÉER UN DOCUMENT 3 LES MARGES Les marges déterminent la distance entre le bord du papier et la zone utilisée pour les données.

ACTION

ONGLET "MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (2ÈME BLOC)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LES MARGES DÉSIRÉES le texte s'organise entre les marges indiquées

"marges personnalisées" appelle la boite de dialogue "MISE EN PAGE" AVANCÉ

Dans le document "exercice d'initiation", modifier les marges et observer les modifications – revenir aux marges "normales" EXERCICE

NOTES

42 4 LA BOITE DE DIALOGUE "MISE EN PAGE" Elle propose, en plus des options courantes, des réglages personnalisés plus élaborés.

ACTION

"MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (2ÈME BLOC) BOUTON GAUCHE

<DOUBLE CLIC> AU NIVEAU DES RÈGLES HORIZONTALE OU VERTICALE

<CLIC G> SUR

en bas du bloc "mise en page"

L'onglet "papier" permet de déterminer précisément largeur et hauteur de la feuille.

NOTES

IV – CRÉER UN DOCUMENT L'onglet "marge" affiche les options d'orientation et de taille des marges.

INFOS

ATTENTION

CONSEIL

l'option crée des documents destinés à être imprimés ou photocopiés en recto-verso - les marges gauche et droite deviennent les marges intérieure et extérieure et la marge de reliure s'ajoute dans ce cas à la marge intérieure en aucun cas, les marges indiquées ne doivent être inférieures à celles admises par l'imprimante par défaut - cela conduirait à imprimer en dehors de la zone minimum admise par l'imprimante pour utiliser la totalité de la feuille, mettez les marges à zéro, Word propose de les corriger : accepter et les marges utilisées seront alors les plus petites acceptées par l'imprimante par défaut Pour que tout nouveau document prenne les caractéristiques indiquées, <CLIC G> sur

AVANCÉ

le bouton Dans le document "exercice d'initiation", modifier l'orientation et la valeur des marges ; Observer les modifications

EXERCICE

NOTES

44 5 L'ENCADREMENT Les pages d'un document peuvent être encadrées.

ACTION

ONGLET "MISE EN PAGE" GROUPE "ARRIÈRE PLAN DE PAGE" (3ème bloc)

SUR

La couleur de fond de la page peut aussi être sélectionnée à ce niveau INFOS

Parcourez la liste des motifs ; ceux-ci sont nombreux et originaux – modifiez leur taille CONSEIL

pour obtenir l'effet désiré avec Dans le document "exercice d'initiation", encadrer la page du motif de votre choix – Faire varier la taille du motif et observer l'effet

EXERCICE

NOTES

IV – CRÉER UN DOCUMENT 6 LE FILIGRANE Le filigrane est un motif en transparence sur le fond de la page.

ACTION

ONGLET "MISE EN PAGE" GROUPE "ARRIÈRE PLAN DE PAGE" (3ème bloc)

SUR

permet de choisir une image existante et de l'utiliser comme AVANCÉ

filigrane Dans le document "exercice d'initiation", mettre le filigrane "urgent", le supprimer puis annuler la suppression

EXERCICE

NOTES

46 7 LA COULEUR Une palette complète permet d'accéder à un choix de couleurs illimité.

ACTION

ONGLET "MISE EN PAGE" GROUPE "ARRIÈRE PLAN DE PAGE" (3ème bloc)

SUR

permet d'accéder à à une palette complète AVANCÉ

permet d'obtenir des effets visuels très esthétiques AVANCÉ

EXERCICE

Dans le document "exercice d'initiation", mettre une couleur de fond "bleu clair" puis appliquer un dégradé "diagonal bas" Fermer le document exercice d'initiation sans l'enregistrer

IV – CRÉER UN DOCUMENT

D D.. LLA AS SA AIIS SIIE E Il y a plusieurs manières de mettre du texte dans un document Word : Le saisir manuellement avec le clavier L'extraire à partir d'un document papier en utilisant un scanner. Le dicter à Word en utilisant la reconnaissance vocale de Windows

1 LA SAISIE MANUELLE La saisie du texte se fait au kilomètre : l'utilisateur frappe son texte sans se préoccuper des retours à la ligne (Word gère ces derniers). La mise en forme, sauf exception, doit être faite après la saisie. Les données doivent être saisies indépendamment de tout critère de présentation (espace entre paragraphes, espace entre données et début de ligne, etc.). La mise en forme prendra en charge cette présentation. RÈGLES saisir les données au kilomètre (Word gère la disposition des mots sur une ligne) respecter la structure du texte en termes de paragraphe (n'appuyer sur la touche "ENTRÉE" qu'à bon escient, c'est à dire pour créer un nouveau paragraphe) respecter la casse minuscules/MAJUSCULES (même si la correction est possible) respecter la ponctuation (Word l'utilise pour comprendre la structure du document : un espace après une virgule ou un point, un espace avant et après un point-virgule…) ne pas laisser de lignes vides ou de paragraphes vides dans le texte CRÉER UN PARAGRAPHE APPUYER SUR LA TOUCHE <ENTRÉE> ACTION

INFOS

ATTENTION

EXERCICE

NOTES

En grammaire, un paragraphe est le développement d'une idée. Lorsque l'on change de sujet, un nouveau paragraphe doit être créé. Dans Word, c'est exactement la même chose, autrement dit à la structure de fond du texte correspond une structure de forme - un certain nombre de caractéristiques sont rattachées à la notion de paragraphe, caractéristiques inutilisables si la saisie est incorrecte les listes font exception à cette règle : dans une liste, faire un paragraphe pour le titre puis un paragraphe pour chacun des éléments de la liste Créer un nouveau document standard Vérifier que vous êtes en mode page, Vérifier que le papier est A4, que le mode est "portrait" et les marges "étroites" Encadrer les pages du motif de votre choix – penser à diminuer la taille du motif Mettre le filigrane "urgent" Adopter un fond de couleur "bleu clair" et appliquer un dégradé "diagonal bas" Saisir le texte du document "exercice d'initiation" en respectant les paragraphes (saisie au kilomètre, <entrée> après chaque paragraphe de titre, idem à la fin de chaque paragraphe de texte) et sans se préoccuper des fautes d'orthographe (à corriger éventuellement plus tard) Enregistrer votre document sous le nom "saisie de texte" puis le fermer

48 2 L'EXTRACTION AVEC UN SCANNER Le scanner numérise le document et un logiciel de reconnaissance de caractères (OCR : Optical Character Recognition) reconnait alors un texte imprimé; il crée un document standard (rft) que Word peut ouvrir. Le détail de la méthodologie dépend du scanner, du logiciel de numérisation et du logiciel de reconnaissance de caractères ; globalement la procédure est standard. Mettre le document papier dans le scanner Le numériser en tant que document texte (et non image) Lancer le logiciel OCR (s'il ne se lance pas automatiquement) Ouvrir le document généré avec Word Corriger fautes d'orthographe et de grammaire soulignées Relire attentivement le document (souvent, on trouve des mots hors contexte) Enregistrer le document au format Word

EXEMPLE

MENU WINDOWS

SUR

CHOISIR

SUR

POUR VISUALISER LA NUMÉRISATION

SUR

SI L'APERÇU EST OK

SÉLECTIONNER "DOCUMENT RTF" SI L'OPTION EST DISPONIBLE

NOTES

IV – CRÉER UN DOCUMENT

Il n'y a pas de logiciel d'OCR inclus dans Windows ; il faut l'acquérir à part. ATTENTION

EXERCICE

Imprimer le document "exercice d'initiation" Le numériser Si vous possédez un logiciel d'OCR, le traiter et le récupérer dans Word

3 LA RECONNAISSANCE VOCALE La reconnaissance vocale n'est plus un gadget amusant comme elle pouvait l'être il y a quelques années. On peut comparer son évolution à celle des correcteurs orthographiques d'abord lourds et maladroits qui sont devenus fiables et quasiment indispensables. Elle se compose de deux éléments : La reconnaissance vocale proprement dit consiste à utiliser la voix humaine pour donner des ordres à l'ordinateur ou bien encore pour dicter du texte dans un traitement de texte. La synthèse vocale consiste à faire parler l'ordinateur (l'ordinateur lit du texte à "haute voix") A) PARAMÉTRAGE

La reconnaissance vocale nécessite un minimum de paramétrage de votre part ; notamment, vous devez faire reconnaître votre voix par l'ordinateur de manière à ce qu'il n'y ait pas de confusion dans le processus de reconnaissance même.

ACTION

PANNEAU DE CONFIGURATION WINDOWS

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

NOTES

50 Le paramétrage de la reconnaissance vocale est indispensable ; c'est le seul moyen d'obtenir un résultat plus qu'acceptable ; c'est une phase d'apprentissage pour l'ordinateur pour reconnaitre votre timbre, vos inflexions, votre prononciation… ASSISTANT PREMIÈRE UTILISATION <CLIC> SUR ACTION

ÉTALONNER LE MICROPHONE (choisir

le type et lire le texte)

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

si vous désirez avoir un volet d'aide à droite de votre écran avec les principales commandes <CLIC G> SUR COCHER

si vous désirez utiliser régulièrement la reconnaissance vocale pour apprendre dans le détail à l'utiliser

Ces étapes peuvent aussi être effectuées individuellement. COMMENCER LA RECONNAISSANCE VOCALE ACTION

<CLIC> SUR la barre de reconnaissance vocale s'affiche

si c'est la première utilisation, suivre les instructions de l'assistant pour paramétrer le logiciel (speech) DIRE "COMMENCER L'ÉCOUTE" POUR COMMENCER LA RECONNAISSANCE VOCALE

ou <CLIC> SUR

INFOS

Il vous est demandé à l'initialisation de lire un texte afin que le logiciel apprenne votre voix ; il faut le faire ainsi que le second texte proposé ; une fois les paramètres de reconnaissance enregistrés, le logiciel continuera à apprendre de lui-même à chaque fois que vous l'utiliserez Paramétrez la reconnaissance vocale sur votre ordinateur Lancer la reconnaissance vocale

EXERCICE

NOTES

IV – CRÉER UN DOCUMENT

B) UTILISATION

La reconnaissance vocale va permettre de faire exécuter des commandes au système d'exploitation mais surtout elle va permettre de dicter un texte dans un traitement de texte et accessoirement, de le manipuler. Deux commandes principales : COMMENCER L'ÉCOUTE (pour passer de l'état de veille à l'état actif) ARRÊTER L'ÉCOUTE (pour passer de l'état actif à l'état de veille)

La plupart des commandes sont en langage dit naturel (le plus souvent verbe à l'infinitif + complément d'objet). Elles différent évidemment entre les commandes liées au système et celles liées à l'application. DICTÉE ACTION

OUVREZ W ORD COMMENCER L'ÉCOUTE LIRE LE TEXTE DISTINCTEMENT EN ÉTANT BIEN POSITIONNÉ PAR RAPPORT AU MICROPHONE

le texte s'inscrit dans la page au fur et à mesure ARRÊTER L'ÉCOUTE POUR TERMINER

Quelques commandes de base : Nouveau paragraphe Supprimer

Sélectionner " " Annuler

Texte inscrit dans Word après lecture de "exercice d'intiation" EXEMPLE

puis pour corriger et à voix haute SÉLECTIONNER "l'asie" 1 OK la vie SÉLECTIONNER "l'organigramme etat schéma" "l'organigramme est un schéma" 6 OK

NOTES

52 Créer un nouveau document Lire le texte suivant EXERCICE

Le corriger L'enregistrer sous le nom "reconnaissance vocale"

CONSEIL

Utilisez la reconnaissance vocale pour inscrire du texte dans Word mais corrigez le normalement avec la souris et les outils classiques de correction Utilisez la reconnaissance vocale pour gérer le système si vous souffrez d'un handicap

4 LES SYMBOLES MASQUES Ce sont des caractères non imprimés ayant une signification particulière, propres à Word. Ils peuvent être affichés à l'écran en mode PAGE mais ils ne sont pas imprimés et ne sont pas affichés en mode "PLEIN ÉCRAN".

ACTION

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "PARAGRAPHE" (3ème bloc)

<CLIC G> SUR POUR LES AFFICHER idem pour ne plus les afficher

CONSEIL

toujours afficher les symboles masqués – il n'est pas possible de comprendre la structure du texte s'ils ne sont pas affichés le fait de cliquer sur

AVANCÉ

NOTES

a pour effet d'activer ou de désactiver la case à cocher " TOUS"

du volet "AFFICHAGE" de . S'il y a d'autres cases à cocher d'activées, les caractères correspondant resteront dans tous les cas affichés

IV – CRÉER UN DOCUMENT

SYMBOLES MASQUES <MAJ><ENTRÉE> <ENTRÉE>

FIN DE LIGNE PARAGRAPHE

passage à la ligne manuel nouveau paragraphe à la ligne

TABULATION

passage à la tabulation suivante

ESPACE

insertion d'un espace entre deux mots

ESPACE INSÉCABLE

TIRET INSÉCABLE

<TAB>

CELLULE (de tableau)

évite la séparation de deux mots en fin de ligne point de séparation d'un mot si ce mot est à la fin d'une ligne évite la coupure d'un mot composé en fin de ligne changement de cellule / nouvelle ligne

TRAIT D'UNION CONDITIONNEL

les touches <6> et <8> correspondent aux chiffres du pavé alphabétique - certains de ces caractères sont accessibles par la boîte de dialogue "caractères spéciaux" INFOS

EXERCICE

ACTION

Dans un nouveau document vierge Afficher les symboles masqués Créer tous les symboles du tableau ci-dessus METTRE UN ESPACE INSÉCABLE SE POSITIONNER À L'ENDROIT DÉSIRÉ <CTRL><MAJ><ESPACE > POUR INSÉRER UN ESPACE INSÉCABLE les mots reliés par un espace insécable ne seront jamais séparés sur 2 lignes différentes Dans le même document

EXERCICE

Affichage des symboles masqués activé , taper le texte : "vingt mille tonnes" Se positionner devant le texte et insérer des espaces (barre espace) afin de repousser le texte vers la ligne suivante : le mot est coupé:

hors en français, un nombre ne doit pas être coupé ou séparé de son unité Annuler avec l'outil annuler Remplacer les espaces entre "vingt" et "mille" et "mille" et "tonnes" par des espaces insécables (<CTRL><MAJ><ESPACE>) et insérer de nouveaux des espaces afin de repousser le texte vers la ligne suivante: l'ensemble du texte passe sur la ligne suivante :

Désactiver l'affichage des symboles masqués

NOTES

pour vérifier que tout est ok

ACTION

EXERCICE

METTRE UN TIRET INSÉCABLE SE POSITIONNER À L'ENDROIT DÉSIRÉ <CTRL>< 8> POUR INSÉRER UN TIRET INSÉCABLE les mots reliés par un tiret insécable ne seront jamais séparés sur 2 lignes différentes Affichage des symboles masqués activé , saisir le prénom Jean-Michel Effectuer la même opération que ci-dessus le texte est coupé entre jean et Michel :

hors en français, les deux parties d'un nom composé ne doivent pas être séparées Annuler avec l'outil annuler Remplacer le tiret entre jean et Michel par un tiret insécable (<ctrl> <8>) Insérer de nouveaux des espaces ou des tabulations : l'ensemble du texte passe sur la ligne suivante :

Désactiver l'affichage des symboles masqués

pour vérifier que tout est ok

5 L'EFFACEMENT DES DONNÉES L'effacement des caractères s'effectue avec la touche <SUPPR> (en dessous de la touche <INSER> pavé directionnel) ou avec <RETOUR ARRIÈRE> (à l'angle haut et droit du pavé alphabétique). RETOUR ARRIÈRE SUPPRESSION

<SUPPR> ACTION

POSITIONNER LE POINT D'INSERTION AU DÉBUT DU TEXTE À SUPPRIMER

<RETOUR ARRIÈRE> POSITIONNER LE POINT D'INSERTION À LA FIN DU TEXTE À SUPPRIMER

EXERCICE

<RETOUR ARRIÈRE> autant que

SÉLECTIONNER LE TEXTE À SUPPRIMER APPUYER SUR <SUPPR> autant que nécessaire

APPUYER SUR

la suppression s'effectue de gauche à droite

la suppression s'effectue de droite à gauche

nécessaire

Dans le même document, taper le mot "anticonstitutionnellement" Se positionner au milieu du mot entre "ti" et "tu" Supprimer les caractères à gauche du point d'insertion avec <RETOUR ARRIÈRE> Supprimer les caractères à droite du point d'insertion avec <SUPPR> Sélectionner le reste du mot avec <DOUBLE CLIC> Supprimer le reste du mot avec < SUPPR> puis annuler les suppressions

IV – CRÉER UN DOCUMENT 6 LA COUPURE DES MOTS

Les mots trop longs peuvent être coupés automatiquement ou manuellement en fin de phrase pour respecter l'équilibre du texte. "MISE EN PAGE" GROUPE " MISE EN PAGE " (2ème bloc)

ACTION

<CLIC G> SUR <COCHER> "AUTOMATIQUE"

EXERCICE

ACTION

Ouvrir le document "structure de l'entreprise" Activer la coupure automatique des mots et observer les modifications Désactiver la coupure automatique des mots Fermer le document sans enregistrer les modifications

CLAVIER SE POSITIONNER À L'ENDROIT OU LE MOT DOIT ÊTRE COUPÉ <CTRL><6> POUR INSÉRER UN TRAIT D'UNION CONDITIONNEL

INFOS

si le mot reste en fin de ligne, la première partie suivie d'un trait d'union reste sur la 1 ère ligne et la seconde partie passe sur la seconde ligne si le mot se retrouve après modifications en milieu de phrase, le trait d'union disparaît Dans le même document vierge que précédemment

EXERCICE

Affichage des symboles masqués désactivé Dans " anticonstitutionnellement" Se positionner au milieu du mot entre "ti" et "tu" Insérer un trait d'union conditionnel avec <ctrl> <6> : rien ne se passe Se positionner devant le texte et insérer des espaces (barre espace) afin de repousser le texte vers la ligne suivante, le mot est séparé par un trait d'union

Fermer le document sans l'enregistrer à la fin de la liste permet de définir la largeur de la zone de coupure AVANCÉ

NOTES

E E..

LLA AM MO OD DIIFFIIC CA ATTIIO ON N

En cours de saisie du document et à fortiori, une fois celui-ci saisi, de nombreuses fonctions vont permettre de corriger ce dernier, de l'améliorer et de manipuler les éléments le constituant de multiples manières. La sélection est l'étape préalable à la plupart des manipulations. Cette sélection concerne un bloc de texte, une colonne, une image, les cellules d'un tableau...

1 LA SÉLECTION DES DONNÉES Elle peut s'effectuer dans le texte ou en face du texte, dans la barre de sélection. un mot

<CLIC G> dans le mot ou <DOUBLE CLIC> sur le mot

une phrase

<CTRL><CLIC G> dans la phrase

la ligne en vis à vis

<CLIC G> dans la barre de sélection

le paragraphe en vis à vis

<DOUBLE CLIC> dans la barre de sélection

des lignes multiples

un bloc de texte standard

<FAIRE GLISSER> sur les lignes dans la barre de sélection <DOUBLE CLIC> et <FAIRE GLISSER> dans la barre de sélection <CTRL> enfoncé <CLIC G> ou <TRIPLE CLIC> dans la barre de sélection <FAIRE GLISSER> sur le bloc à sélectionner

un bloc de texte libre (indépendant de la structure)

<ALT> enfoncé <FAIRE GLISSER> sur le bloc à sélectionner

plusieurs blocs de texte

EFFECTUER LA 1ÈRE SÉLECTION <CTRL> enfoncé EFFECTUER LES AUTRES SÉLECTIONS

des paragraphes multiples l'ensemble du document

une image ACTION

<CLIC G> FAIRE GLISSER

CONSEIL

<CLIC G> DANS L'IMAGE les poignées permettent de manipuler l'image DANS LE TEXTE DANS LA BARRE DE SÉLECTION Sélection d'un mot Sélection d'une ligne Sélection de mots entiers Sélection de lignes Sélection d'un mot Sélection d'un paragraphe Sélection du paragraphe Sélection du document Sélection de phrase Sélection du document

La sélection automatique des mots n'est pas contraignante puisque vous pouvez revenir en arrière avec la souris ; la sélection automatique du mot est alors annulée ANNULATION DE SÉLECTION : <CLIC G> DANS LE TEXTE ANNULE TOUTE SÉLECTION

ACTION

ATTENTION

EXERCICE

souvenez-vous que la barre de sélection est la colonne invisible à gauche du texte dans laquelle le pointeur de la souris change de direction et se tourne vers le texte Tester dans le document "saisie de texte" les différentes méthodes de sélection (si vous n'êtes pas allés jusqu'au bout de la saisie du document "saisie de texte", utiliser à partir d'ici le document "exercice d'initiation" en lieu et place du document "saisie de texte")

IV – CRÉER UN DOCUMENT 2 LE REMPLACEMENT DES DONNÉES Le texte sélectionné dans le document est remplacé par le texte tapé au clavier. REMPLACER LA SÉLECTION ACTION

SÉLECTIONNER LE TEXTE À REMPLACER SAISIR LE NOUVEAU TEXTE

celui-ci prend la place de l'ancien

ATTENTION

Attention à ne pas laisser de données en cours de sélection ! le seul fait d'appuyer sur une touche du clavier peut provoquer l'effacement du texte sélectionné. penser alors à <CLIC G> sur

EXERCICE

dans la barre d'outils pour annuler

Dans le document "saisie de texte", dans le premier paragraphe Remplacer le mot "entreprise" par le mot "société" Remplacer le mot "structure par le mot "organisation" Remplacer "fondamental" par "principal" Annuler une par une les modifications

3 LE DÉPLACEMENT DES DONNÉES Trois manières d'effectuer un déplacement : LE DÉPLACEMENT SIMPLE LE GLISSER-DÉPLACER LE COUPER-COLLER CONSEIL

Utilisez le GLISSER-DÉPLACER quand les données à déplacer et l'endroit ou vous voulez les mettre sont simultanément affichés à l'écran (donc proches l'un de l'autre) Utilisez le COUPER-COLLER lorsque les données à déplacer et l'endroit ou vous voulez les mettre sont éloignés A) LE DÉPLACEMENT SIMPLE

Il permet le déplacement de données au sein ou entre des documents Word. DÉPLACEMENT SIMPLE ACTION

SÉLECTIONNER LES DONNÉES <F2> POINT D'INSERTION AU NOUVEL EMPLACEMENT <ENTRÉE> PROVOQUE LEUR INSERTION

Tester le déplacement simple dans le document "saisie de texte" EXERCICE

NOTES

58 B) LE GLISSER-DÉPLACER

Le GLISSER-DÉPLACER est idéal pour déplacer des données lorsque les emplacements d'origine et de destination sont tous deux affichés à l'écran. Sinon, le COUPER-COLLER est plus pratique.

ACTION

(MÊME DOCUMENT)

(DEUX DOCUMENTS)

SÉLECTIONNER LES DONNÉES AVEC LA SOURIS POSITIONNER LE POINTEUR DANS LA SÉLECTION <FAIRE GLISSER> LA SÉLECTION AU NOUVEL EMPLACEMENT RELÂCHER LE BOUTON DE LA SOURIS

INFOS

OUVRIR LES DEUX DOCUMENTS ORGANISER LEUR PRÉSENTATION À L'ÉCRAN

(cote à cote - mosaïque) <CLIC G> DANS LE DOCUMENT SOURCE SÉLECTIONNER LES DONNÉES <FAIRE GLISSER> LA SÉLECTION AU NOUVEL EMPLACEMENT DANS LE SECOND DOCUMENT RELÂCHER LE BOUTON DE LA SOURIS

Le pointeur de la souris prend la forme d'une flèche orientée vers la marge gauche et suivie d'un cadre en pointillé lors du déplacement. un point d'insertion en grisé symbolise la position d'insertion des données Tester le "glisser-déplacer" dans le document "saisie de texte"

EXERCICE

C) LE COUPER – COLLER

Le couper-coller se décompose en différentes étapes : la sélection des éléments à déplacer leur suppression du texte et insertion dans le presse-papiers leur collage à la position désirée Il peut être effectué de trois manières différentes avec les outils du ruban avec le menu contextuel avec les raccourcis claviers Pour effectuer le couper/coller, trois possibilités : GROUPE " PRESSE-PAPIERS"

CLAVIER

ACTION

BOUTON DROIT

SÉLECTIONNER LE TEXTE

<CLIC G> SUR-

<CTRL> X

POSITIONNER LE POINT D'INSERTION

POSITIONNER LE POINT

D'INSERTION

<CTRL>V (autant de fois que nécessaire)

<CLIC G> SUR

NOTES

SÉLECTIONNER LE TEXTE

<CLIC D> SUR

IV – CRÉER UN DOCUMENT Ces procédures peuvent être effectuées au sein d'un document Word, entre deux documents Word ou entre des documents appartenant à des applications différentes INFOS

Au début du document "saisie de texte" rajouter le qualificatif "performante" : EXERCICE

Le déplacer avec la souris au deuxième chapitre de la manière suivante : Annuler Sélectionner le texte suivant au début du document "saisie de texte" EXERCICE

Le déplacer avec le presse-papiers entre les deux paragraphes suivants de telle manière que la cohérence des paragraphes soit préservée. Idem mais en déplaçant le texte à la toute fin du document. Idem en déplaçant le texte dans un nouveau document vierge Annuler

4 LA COPIE DES DONNÉES Son principe est le même que celui du déplacement ; les données d'origine sont conservées. A) LA COPIE SIMPLE

Il permet la copie de données au sein ou entre des documents Word.

ACTION

CLAVIER SÉLECTIONNER LES DONNÉES <MAJ><F2> POINT D'INSERTION À L'EMPLACEMENT DE COPIE <ENTRÉE> PROVOQUE LA COPIE

Tester la "copie simple" dans le document "saisie de texte" EXERCICE

NOTES

60 B) LE GLISSER-COPIER

Le GLISSER-COPIER est très pratique pour copier des données lorsque l'emplacement d'origine et l'emplacement de destination sont proches à l'écran.

ACTION

(DEUX DOCUMENTS)

(MÊME DOCUMENT) SÉLECTIONNER LES DONNÉES AVEC LA SOURIS POSITIONNER LE POINTEUR DANS LA SÉLECTION <CTRL>ENFONCÉ <FAIRE GLISSER> LA SÉLECTION AU NOUVEL EMPLACEMENT RELÂCHER LE BOUTON DE LA SOURIS RELÂCHER <CTRL>

OUVRIR LES DEUX DOCUMENTS ORGANISER LEUR PRÉSENTATION À L'ÉCRAN

(cote à cote - mosaïque) <CLIC G> DANS LE DOCUMENT SOURCE SÉLECTIONNER LES DONNÉES AVEC LA SOURIS

<CTRL>ENFONCÉ <FAIRE GLISSER> LA SÉLECTION AU NOUVEL EMPLACEMENT DANS LE SECOND DOCUMENT RELÂCHER LE BOUTON DE LA SOURIS RELÂCHER

INFOS

<CTRL>

Le pointeur de la souris prend la forme d'une flèche orientée vers la marge gauche, suivie d'un cadre en pointillé accompagné d'un carré avec le signe + lors de la copie. un point d'insertion en grisé symbolise la position de copie des données C) LE COPIER - COLLER

Le couper-coller se décompose en différentes étapes : la sélection des éléments à déplacer leur copie dans le presse-papiers leur collage à la position désirée Il peut être effectué de trois manières différentes avec les outils du ruban avec le menu contextuel avec les raccourcis claviers Pour effectuer le copier/coller, trois possibilités : GROUPE " PRESSE-PAPIERS"

CLAVIER

ACTION

BOUTON DROIT

SÉLECTIONNER LE TEXTE

<CLIC G> SUR-

SÉLECTIONNER LE TEXTE

<CTRL> C

POSITIONNER LE POINT D'INSERTION

POSITIONNER LE POINT

D'INSERTION

<CTRL>V (autant de fois que nécessaire)

<CLIC G> SUR

<CLIC D> SUR

Cette procédure peut être effectuée au sein d'un document Word, entre deux documents Word ou entre des documents appartenant à des applications différentes INFOS

NOTES

IV – CRÉER UN DOCUMENT

Au début du document "saisie de texte", rajouter le qualificatif "performante" : EXERCICE

Le copier avec la souris au deuxième chapitre de la manière suivante :

Sélectionner le texte suivant au début du document "saisie de texte" EXERCICE

Le copier avec le presse-papiers entre les deux paragraphes suivants de telle manière que la cohérence des paragraphes soit préservée. Idem mais en collant le texte à la toute fin du document. Idem en collant le texte dans un nouveau document vierge

AVANCÉ

Il est possible de créer un lien entre les 2 documents afin que les éléments collés soient automatiquement mis à jour de toute modification effectuée dans le document d'origine en utilisant "collage spécial" de . (Ex :tableau Excel dans document Word)

FF.. LL''IIN NS SE ER RTTIIO ON NS SD D''É ÉLLÉ ÉM ME EN NTTS S 1 LE SYMBOLE Word permet l'insertion dans le texte de caractères particuliers pour agrémenter ou illustrer le document. Ces caractères sont issus de polices spéciales.

ACTION

ONGLET "INSERTION" GROUPE "SYMBOLES" (dernier bloc)

SUR LE SYMBOLE L'INSÈRE (

affiche les polices de symboles)

Dans le document "saisie de texte", insérer un symbole ™ (marque déposée) à la suite du titre principal EXERCICE

2 L'IMAGE CLIPART Il est aussi aisé, dans Word, de gérer une image que du texte.

ACTION

ONGLET "INSERTION" GROUPE "ILLUSTRATIONS" (3ème bloc)

<CLIC G> SUR le volet "images clipart" s'ouvre SAISIR UN MOT CLEF

<CLIC G> SUR les résultats de la recherche s'affichent

NOTES

ACTION

INSÉRER UNE IMAGE CLIPART <CLIC G> DANS LE TEXTE POUR POSITIONNER LE POINTEUR POINTER SUR L'IMAGE SÉLECTIONNÉE ses caractéristiques s'affichent <CLIC G> SUR L'IMAGE elle est insérée FERME LE VOLER DE RECHERCHE

INFOS

<CLIC G> sélectionne l'image dans le document <FAIRE GLISSER> l'image pour la déplacer d'un paragraphe à l'autre MODIFIER L'ALIGNEMENT DU PARAGRAPHE pour la positionner Dans le document "saisie de texte", insérer une image clipart dans le titre entre "entreprise" et "structure"

EXERCICE

AVANCÉ

Pour pouvoir placer l'image clipart n'importe où indépendamment du texte, sélectionner l'image puis dans l'onglet "FORMAT", groupe "ORGANISER" choisir puis l'une des options proposées :

3 LE FICHIER IMAGE Des images enregistrées sous les formats les plus variés peuvent être insérées dans un document.

ACTION

ONGLET "INSERTION" GROUPE "ILLUSTRATIONS" (3ème bloc)

<CLIC G> DANS LE TEXTE POUR POSITIONNER LE POINTEUR <CLIC G> SUR une fenêtre affiche les dossiers de l'ordinateur SÉLECTIONNER L'IMAGE DANS SON DOSSIER <CLIC G> SUR l'image insérée est liée à la structure du texte

AVANCÉ

NOTES

Pour pouvoir placer l'image clipart n'importe où indépendamment du texte, sélectionner l'image puis dans l'onglet "FORMAT", groupe "ORGANISER" choisir puis l'une des options proposées

IV – CRÉER UN DOCUMENT

Lorsque l'image est sélectionnée, elle est encadrée avec des ronds à chaque angle et au milieu de chaque coté et d'un ronds vert au dessus - Faire glisser la forme AVANCÉ

entière avec ou

EXERCICE

pour la déplacer ou faire glisser un des ronds

pour la modifier ou faire pivoter le rond vert

avec

pour faire pivoter l'image

Dans le document "saisie de texte", insérer une image à partir d'un fichier (jpg, bmp, gif, tif…), tester par rapport à la structure du texte, la déplacer, modifier sa taille puis la supprimer

4 LE TABLEAU La conception du tableau est basée sur la notion de cellule. Il est adapté à la présentation de listes et pour cela remplace avantageusement les tabulations ; il permet aussi de créer des tableaux simples lorsque l'on ne possède pas de tableur. ONGLET "INSERTION" GROUPE "TABLEAU" (2ème bloc)

ACTION

<CLIC G> DANS LE TEXTE POUR POSITIONNER LE POINTEUR (dans un paragraphe vide) <CLIC G> SUR <FAIRE GLISSER> LA SOURIS POUR DÉFINIR LE NOMBRE DE LIGNES ET DE COLONNES

Il est aussi possible de dessiner complètement le tableau

ACTION

ONGLET "INSERTION" GROUPE "TABLEAU" (2ème bloc)

<CLIC G> DANS LE TEXTE POUR POSITIONNER LE POINTEUR (dans un paragraphe vide) <CLIC G>

SUR

CHOISIR FAIRE GLISSER LA SOURIS EN FORME DE CRAYON POUR DESSINER LE CADRE DU TABLEAU RELÂCHER LE BOUTON DE LA SOURIS DESSINER LES SÉPARATIONS DE LIGNE DESSINER LES SÉPARATIONS DE COLONNE

ou de faire appel à des tableaux tout faits ONGLET "INSERTION" ACTION

GROUPE "TABLEAU" (2ème bloc)

<CLIC G> DANS LE TEXTE POUR POSITIONNER LE POINTEUR (dans un paragraphe vide) <CLIC G>

SUR

CHOISIR <CLIC G> SUR LE TABLEAU VOULU

NOTES

64 DÉPLACEMENT <TAB> <MAJ> <TAB> <CTRL <MAJ> <ENTRÉE> SÉLECTION / SOURIS <FAIRE GLISSER> dans la cellule

déplacement d'une cellule vers la droite déplacement d'une cellule vers la gauche scinde le tableau en 2 (insère un paragraphe d'une ligne au dessus de la ligne active) sélection caractères (si la sélection va au delà de la cellule, la totalité de la cellule est sélectionnée et les flèches étendent la sélection à des cellules entières)

<FAIRE GLISSER> barre sélection ligne

sélection de lignes de cellules

<FAIRE GLISSER> barre sélection cellule

sélection de cellules

<FAIRE GLISSER> barre sélection colonne

sélection de colonnes SÉLECTION CARACTÈRES

SÉLECTION COLONNE

SÉLECTION CELLULE

SÉLECTION LIGNE

Le tableau est pratique pour mettre des éléments côte à côte : il suffit de ne pas mettre de bordure – faire glisser les séparations pour modifier la taille des lignes et colonnes AVANCÉ

Reproduire le tableau du document "lettre1" EXERCICE

5 LA FORME Des formes diverses sont disponibles pour compléter texte et image. ONGLET "INSERTION" GROUPE "ILLUSTRATIONS" (3ème bloc) ACTION

SUR SÉLECTIONNER LA FORME PUIS DESSINER LA FORME EN FAISANT GLISSER LA SOURIS

AVANCÉ

Lorsque la forme est sélectionnée, elle est encadrée de ronds verts Faire glisser la forme entière avec la forme de pointeur pour la déplacer ou faire glisser un des ronds avec la forme de pointeur pour la modifier

EXERCICE

Dans le tableau précédent Dessiner une flèche du nom jusqu'à la quantité pour chaque ligne puis fermer sans enregistrer

V – METTRE EN FORME LE DOCUMENT

V. METTRE EN FORME LE DOCUMENT La MISE EN PAGE va définir les caractéristiques de chacune des pages du document par rapport au texte qu'il contient (taille, disposition, marges, thème, couleur...). La PRÉSENTATION des caractères du document va consister à affecter une police et des attributs (police, taille de police, gras, italique…) au texte saisi (que ce soit un caractère, un mot, une phrase…). La DISPOSITION du document va consister à affecter des caractéristiques aux paragraphes de texte (alignement, interligne, retraits, espace entre paragraphes…).

A A.. LLA AP PO OLLIIC CE EE ETT LLE ES SA ATTTTR RIIB BU UTTS SD DE E C CA AR RA AC CTTÈ ÈR RE ES S Une police regroupe un ensemble de caractères (lettres, chiffres et divers) ayant une forme homogène (pleins, déliés, forme des caractères). Leur taille s'exprime en points. Le standard est de type "Arial" ou "times new roman" de taille 12.

1 LES OUTILS Ils sont disponibles dans le ruban ou la barre d'outils contextuelle. A) LA BARRE D'OUTILS

La barre d'outils s'affiche dés qu'une sélection est effectuée dans le texte, d'abord en transparence puis si l'on déplace le pointeur dessus, avec une visibilité normale.

BARRE D'OUTILS

ACTION

EFFECTUER UNE SÉLECTION

la barre d'outils s'affiche en transparence POINTER SUR LA BARRE D'OUTIL la barre d'outils s'affiche normalement POINTER SUR UN OUTIL

sa fonction s'affiche dans une bulle d'aide Dans le document "saisie de texte", effectuer une sélection au choix puis pointer sur la barre d'outils pour l'afficher EXERCICE

NOTES

66 B) LE RUBAN

L'onglet "ACCUEIL" du ruban propose dans le bloc "POLICE" (le 2ème) la plupart des outils nécessaires à la présentation. ONGLET "ACCUEIL" ACTION

GROUPE "POLICE" (2ème bloc) POINTER SUR L'OUTIL

sa fonction s'affiche dans une bulle d'aide

C) DESCRIPTION

Les outils sont particulièrement efficaces pour mettre en forme le texte. UTILISATION DES OUTILS ACTION

EFFECTUER LA SÉLECTION <CLIC G> SUR L'OUTIL POUR L'ACTIVER OU POUR DÉROULER LA LISTE

Les outils affichent l'état actuel de la sélection et permettent de la modifier : INFOS

outil activé la sélection possède la caractéristique liée à l'outil (ici, le texte sélectionné est en gras) outil non activé la sélection ne possède pas la caractéristique de l'outil ou la sélection n'est pas homogène (ici, le texte sélectionné n'est pas en gras)

OUTILS CHOIX DE LA POLICE CHOIX DE LA TAILLE DE POLICE POLICE PLUS GRANDE POLICE PLUS PETITE STYLE RAPIDE EFFACE LA MISE EN FORME GRAS ITALIQUE SOULIGNEMENT BARRÉ INDICE (caractères plus petits et plus bas que le milieu de la ligne) EXPOSANT (caractères plus petits et plus haut que le milieu de la ligne ) CASSE (MAJUSCULES / minuscules) COULEUR DE SURBRILLANCE (surlignage) COULEUR DE POLICE

NOTES

V – METTRE EN FORME LE DOCUMENT ATTENTION

EXERCICE

dans le cas d'une liste déroulante, le seul déplacement sur les éléments de la liste affecte à la sélection leurs caractéristiques à des fins de visualisation un <CLIC G> sur l'élément entérine le choix Dans le document "saisie de texte", Avec la barre d'outils ou le ruban, au choix Sélectionner le titre "la structure de l'entreprise" et mettre en forme la police et les attributs : verdana - 18 - bleu foncé - souligné Mettre en forme la police et les attributs du paragraphe de texte qui suit : garamond - 12 - bleu - italique

2 LA BOITE DE DIALOGUE POLICE Elle propose, en plus des attributs classiques, d'autres moins utilisés mais non moins utiles. ONGLET "ACCUEIL" ACTION

GROUPE "POLICE" (2ème bloc) EFFECTUER LA SÉLECTION

<CLIC G> "POLICE"

NOTES

SUR

À DROITE DU TITRE DU BLOC

BOUTON DROIT EFFECTUER LA SÉLECTION

<CLIC D> la boite de dialogue s'affiche

68 La zone "aperçu" donne une représentation en temps réel de l'affectation à la sélection des différentes options INFOS

EXERCICE

Dans le document "saisie de texte" et en utilisant la boite de dialogue "police" Sélectionner le titre "la structure de l'entreprise" Essayer les options de la zone effet, notamment "relief", "empreinte" et "contour" Mettre en forme la police et les attributs du titre : arial - 14 - bleu foncé – majuscule – ombré – souligné hachuré de la même couleur que la police L'onglet "espacement" permet de gérer précisément l'espacement entre les caractères

AVANCÉ

et la position des caractères sur la ligne

Tester l'espacement des caractères et leur position dans le document en cours puis annuler EXERCICE

3 LES TOUCHES DE MISE EN FORME Les touches de mise en forme directe vont permettre de modifier la mise en forme des caractères. Elles sont rappelées ici pour information. AFFECTATION CLAVIER :

CTRL + ESPACE

Efface la mise en forme

CONSEIL

A retenir et utiliser : <MAJ><F3> <CTRL><BARRE ESPACE> <CTRL> Q

pour changer la casse de la sélection revenir à la présentation d'origine des caractères (sélection) pour revenir à la disposition d'origine des paragraphes

Dans le document "saisie de texte", tester les différentes casses (min/MAJ) sur le titre "la structure de l'entreprise" EXERCICE

NOTES

V – METTRE EN FORME LE DOCUMENT

B B.. LLE EP PA AR RA AG GR RA AP PH HE EE ETT S SE ES SC CA AR RA AC CTTÉ ÉR RIIS STTIIQ QU UE ES S Visuellement, un paragraphe correspond à un bloc de texte homogène ; grammaticalement, il correspond au développement d'une idée. Dans Word, Il est défini par la marque . Cette marque correspond à la frappe de la touche <ENTRÉE>. CONSEIL

Le paragraphe étant un ensemble, il est inutile de le sélectionner pour lui affecter ses caractéristiques. Il suffit de cliquer dedans pour y positionner le point d'insertion. Les outils ou boites de dialogue vont alors refléter les caractéristiques du paragraphe ainsi désigné et permettre de les modifier

LES CARACTÉRISTIQUES DU PARAGRAPHE SONT : son alignement sa distance par rapport aux marges le nombre de lignes précédent ou suivant le paragraphe la taille des interlignes les puces le précédant la bordure l'encadrant ainsi que sa trame de fond les tabulations ses caractéristiques de pagination (monobloc, solidaire,...) ELLES SONT MODIFIABLES AVEC : les outils du ruban ou de la barre d'outils la règle la boîte de dialogue paragraphe les touches de mise en forme directe.

1 LES OUTILS Ils sont disponibles dans le ruban ou la barre d'outils contextuelle. A) LA BARRE D'OUTILS

La barre d'outils contextuelle s'affiche dés qu'une sélection est effectuée dans le texte, d'abord en transparence puis si l'on déplace le pointeur dessus avec une visibilité normale. BARRE D'OUTILS ACTION

<CLIC D> DANS UN PARAGRAPHE la barre d'outils s'affiche POINTER SUR L'OUTIL (sa fonction s'affiche dans une bulle d'aide ) Dans le document "saisie de texte", effectuer une sélection, garder le pointeur immobile pour afficher la barre d'outils puis pointer celle-ci pour la rendre visible

EXERCICE

NOTES

70 B) LE RUBAN

L'onglet "ACCUEIL" du ruban propose dans le bloc "PARAGRAPHE" (le 3ème) la plupart des outils nécessaires à la disposition du texte. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "PARAGRAPHE" (3ème bloc) ACTION

POINTER SUR L'OUTIL

sa fonction s'affiche dans une bulle d'aide

C) DESCRIPTION

Les outils sont particulièrement efficaces pour mettre en forme le texte. UTILISATION DES OUTILS ACTION

EFFECTUER LA SÉLECTION <CLIC G> SUR L'OUTIL POUR L'ACTIVER OU POUR DÉROULER LA LISTE

Les outils affichent l'état actuel de la sélection et permettent de la modifier : INFOS

outil activé la sélection possède la caractéristique liée à l'outil (ici, le paragraphe sélectionné est aligné à gauche) outil non activé la sélection ne possède pas la caractéristique de l'outil ou la sélection n'est pas homogène (ici, la sélection est hétérogène)

OUTILS LISTE À PUCES LISTE NUMÉROTÉE LISTE HIÉRARCHIQUE DIMINUER RETRAIT AUGMENTER RETRAIT TRIE LES DONNÉES AFFICHE/CACHE LES SYMBOLES MASQUÉS ALIGNEMENT GAUCHE ALIGNEMENT CENTRÉ ALIGNEMENT DROIT ALIGNEMENT JUSTIFIÉ (alignement sur les cotés gauche et droit à la

fois en jouant sur l'espace entre les mots) INTERLIGNE TRAME DE FOND BORDURE EXTÉRIEURE

NOTES

V – METTRE EN FORME LE DOCUMENT ATTENTION

EXERCICE

dans le cas d'une liste déroulante, le seul déplacement sur les éléments de la liste affecte à la sélection leurs caractéristiques à des fins de visualisation un <CLIC G> sur l'élément entérine le choix Dans le document "saisie de texte" Affecter au paragraphe de titre "la structure de l'entreprise" la mise en forme suivante : "alignement centré" Affecter au paragraphe de texte qui suit la mise enforme suivante : "alignement gauche –interligne de 1,15 li" Dans le dernier paragraphe, créer une liste à puce

2 LA RÈGLE Il existe deux règles : une règle horizontale et une règle verticale. La règle horizontale va représenter les retraits de paragraphes, les marges, les tabulations, les séparations de colonnes... RETRAIT GAUCHE

TYPE DE TABULATION

RETRAIT 1ÉRE LIGNE

MARGE GAUCHE

RETRAIT DROIT

MARGE DROITE

La règle verticale représente le document dans sa hauteur avec les marges hautes et basses

EXERCICE

NOTES

Dans le document "saisie de texte" Affecter au paragraphe de titre "la structure de l'entreprise" la mise en forme suivante : "retraits gauche et droit de 3 cm" Affecter au 1er paragraphe de texte la mise enforme suivante : "retrait gauche de 0,5 cm / retrait 1ère ligne de 1,5 cm / retrait droit de 1 cm"

72 3 LA BOITE DE DIALOGUE PARAGRAPHE Elle propose, en plus des caractéristiques classiques, d'autres plus avancées. Seules celles du premier onglet "retraits et espacements" nous intéressent ici. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "PARAGRAPHE" (3ème bloc)

BOUTON DROIT

ACTION

POINT D'INSERTION DANS LE PARAGRAPHE

SUR

À DROITE DU TITRE DU BLOC

POINT D'INSERTION DANS LE PARAGRAPHE

<CLIC D> la boite de dialogue s'affiche

ALIGNEMENTS, RETRAITS ET ESPACEMENTS

DÉFINIT L'ALIGNEMENT HORIZONTAL DU PARAGRAPHE

DÉFINIT LA DISTANCE ENTRE LE PARAGRAPHE EN COURS ET LES M ARGES

DÉFINIT LA DISTANCE ENTRE LA 1ÈRE LIGNE DU PARAGRAPHE EN COURS ET LA M ARGE

DÉFINIT LA DISTANCE

DÉFINIT LA

SÉPARANT LE PARAGRAPHE EN COURS DU PRÉCÉDENT ET DU SUIVANT

DISTANCE ENTRE CHAQUE LIGNE DU PARAGRAPHE

DONNE ACCÈS À LA BOÎTE DE DIALOGUE "TABULATIONS"

alignement GAUCHE CENTRÉ DROIT JUSTIFIÉ

le texte s'aligne sur le retrait gauche le texte s'aligne entre les retraits le texte s'aligne sur le retrait droit le texte s'aligne à la fois sur les retraits gauche et droit

retraits distance entre le texte et la marge gauche distance entre le texte et la marge droite distance entre la première ligne et la marge gauche ère un retrait négatif de 1 ligne permet de présenter des paragraphes "à la française" ou de créer des listes... RETRAIT GAUCHE RETRAIT DROIT RETRAIT 1ÈRE LIGNE

espaces ESPACEMENT AVANT ESPACEMENT APRÈS INTERLIGNE

NOTES

espace précédant le paragraphe espace suivant le paragraphe espacement entre les lignes du paragraphe

V – METTRE EN FORME LE DOCUMENT 4 L'AFFECTATION DES CARACTÉRISTIQUES

L'affectation des caractéristiques s'effectue plutôt avec la souris mais peut aussi se faire avec le clavier à l'aide des touches de mise en forme directe. A) L'ALIGNEMENT

L'alignement du paragraphe détermine la position du texte par rapport aux retraits.

ACTION

BOUTON GAUCHE

CLAVIER

<CLIC G> SUR L'UN DES OUTILS D'ALIGNEMENT ou BOITE DE DIALOGUE "PARAGRAPHE"

EXERCICE

Dans le document "saisie de texte" Affecter au 2ème paragraphe de titre "structure et organigramme" la mise en forme suivante : "alignement centré" Affecter au paragraphe de texte qui suit la mise en forme suivante : "alignement gauche" B) LES RETRAITS

Les retraits permettent de définir la distance entre les marges et le texte du paragraphe : Le retrait gauche détermine la distance entre marge gauche et paragraphe de texte. Le retrait droit détermine la distance entre marge droite et paragraphe de texte. Le retrait de la 1ère ligne détermine la distance entre 1ère ligne et marge gauche

ACTION

BOUTON GAUCHE DÉPLACER LES SYMBOLES ADÉQUATS SUR LA RÈGLE EN LES FAISANT GLISSER AVEC LA SOURIS

ou <CLIC G> SUR DIMINUER RETRAIT AUGMENTER RETRAIT ou BOITE DE DIALOGUE "PARAGRAPHE

NOTES

CLAVIER

EXERCICE

Dans le document "saisie de texte" Affecter au premier paragraphe de titre "la structure de l'entreprise" la mise en forme suivante : "retraits gauche et droit de 3,5 cm" Affecter au paragraphe de texte qui suit la mise en forme suivante : "gauche – retrait gauche de 1 cm / retrait 1ère ligne de 1,5 cm / retrait droit de 0,5 cm" C) LES INTERLIGNES / AÉRER LE PARAGRAPHE

L'interligne détermine la distance entre 2 lignes du paragraphe.

ACTION

BOUTON GAUCHE

CLAVIER

SUR L'OUTIL ET SÉLECTIONNER L'INTERLIGNE

ou BOITE DE DIALOGUE "PARAGRAPHE

ATTENTION

EXERCICE

Le choix de "au moins" laisse à Word la possibilité d'adapter la hauteur des lignes à la taille de la police alors que "exactement" tronquera les caractères trop hauts Dans le document "saisie de texte" Affecter au paragraphe de texte qui suit le deuxième paragraphe de titre "structure et organigramme" la mise en forme suivante : "interligne d'au moins 16 pts" D) LES ESPACES – AÉRER LE DOCUMENT

Il est préférable d'utiliser cette possibilité de créer un espacement avant ou après le paragraphe plutôt que de créer des paragraphes vierges de séparation.

ACTION

BOUTON GAUCHE BOITE DE DIALOGUE "PARAGRAPHE

NOTES

CLAVIER

V – METTRE EN FORME LE DOCUMENT l'outil interligne

propose quelques options d'espacement

INFOS

CONSEIL

EXERCICE

dans un document court, séparer des paragraphes en appuyant autant de fois que nécessaire sur la touche <ENTRÉE> ne pose pas de problèmes. Cependant, c'est une mauvaise habitude car dans les documents longs, l'utilisation des styles perd la plus grande partie de son efficacité. Il est donc recommandé d'utiliser le plus souvent possible les attributs du paragraphe Dans le document "saisie de texte" Affecter au paragraphe de titre "structure de l'entreprise" la mise en forme suivante "espace avant 9 pt / espace après 4 pt" E) LA LISTE

La création d'une liste obéit à des règles simples. SAISIE DES ÉLÉMENTS DE LA LISTE <ENTRÉE> ENTRE CHAQUE ÉLÉMENT POUR CRÉER UN PARAGRAPHE PAR ÉLÉMENT DE LISTE ACTION

Les outils du ruban adéquats sont regroupés au début du groupe "paragraphe" de INFOS

l'onglet "accueil" (1)

LISTE AVEC SYMBOLES

Plutôt que de mettre un tiret devant chaque élément d'une liste, Word offre la possibilité de faire précéder chaque élément d'un signe plus esthétique.

ACTION

OUTILS SÉLECTIONNER LES PARAGRAPHES CONCERNÉS

<CLIC G> SUR (ruban/barre d'outils) <CLIC G> SUR LE TYPE DE SYMBOLE CHOISI

NOTES

BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LES PARAGRAPHES CONCERNÉS

<CLIC D> <CLIC G> SUR LE TYPE DE SYMBOLE CHOISI

76 Le symbole choisi peut être modifié par la commande

Dans le document "saisie de texte" Sélectionner la liste de fin du document, paragraphe "les différente fonctions" EXERCICE

Affecter les puces suivantes aux éléments de la liste : cette puce est accessible par le bouton (2)

LISTE NUMÉROTÉE

Les numéros offrent aussi une grande variété de formats.

ACTION

OUTILS

BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LES PARAGRAPHES CONCERNÉS SÉLECTIONNER LES PARAGRAPHES CONCERNÉS

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LE TYPE DE NUMÉRO CHOISI

NOTES

<CLIC D> <CLIC G> SUR LE TYPE DE NUMÉRO CHOISI

V – METTRE EN FORME LE DOCUMENT

NOTES

78 Le type de numérotation affecté peut être modifié par la commande

Les numéros affectés aux éléments de la liste peuvent être modifiés par INFOS

ou par le menu contextuel

Dans le document "saisie de texte" Sélectionner la liste de fin du document, dans le paragraphe "les différente fonctions" EXERCICE

Remplacer les puces par les numéros suivants : cette puce est accessible par Commencer la numérotation à 3 puis revenir à 1 par

NOTES

V – METTRE EN FORME LE DOCUMENT (3)

HIÉRARCHISATION

Il est aussi possible de hiérarchiser les données en créant une liste à plusieurs niveaux. HIÉRARCHISER LES DONNÉES SÉLECTIONNER LES PARAGRAPHES CONCERNÉS ACTION

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LE TYPE DE PRÉSENTATION CHOISI

F) LES TABULATIONS

Les taquets de tabulations sont des repères qui permettent de positionner rapidement le texte d'un paragraphe dans le sens horizontal. Les tabulations sont liées au paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion. Elles sont beaucoup moins utilisées car les tableaux assurent de manière autrement plus simple les mêmes fonctionnalités.

INFOS

NOTES

Les tabulations standards sont disposées tous les 1,25 cm, cette distance étant elle même modifiable. L'utilisateur peut définir lui même ses propres taquets de tabulations. Ces tabulations prennent le pas sur les tabulations intégrées, seules subsistant alors les tabulations situées à la droite des tabulations ainsi personnalisées

80 (1)

UTILISATION DES TABULATIONS

Les taquets de tabulation sont comparables à ceux d'une vieille machine à écrire. La touche <TAB> passe d'un taquet à un autre. En fonction de l'alignement des taquets et des points de suite qui leurs sont liés, le texte s'inscrit à gauche, à droite ou est centré par rapport au taquet, avec ou sans caractères de remplissage.

ACTION

EN COURS DE SAISIE <CTRL> <TAB> POSITIONNE LE POINT D'INSERTION À LA TABULATION DÉSIRÉE SAISIR LE TEXTE

CONSEIL

APRÈS LA SAISIE <CLIC G> DEVANT LE TEXTE DÉJÀ SAISI POUR Y POSITIONNER LE POINT D'INSERTION APPUYER SUR LA TOUCHE <TAB> DU CLAVIER

Les taquets de tabulation permettent de créer des listes. Pour créer des tableaux, utiliser le TABLEAU (voir page 63) (2)

TYPES DE TABULATIONS

Le texte va venir s'appuyer à gauche ou à droite de la marque de tabulation ou encore être centré par rapport à cette marque. TYPES DE TABULATIONS taquet de tabulation avec alignement à gauche taquet de tabulation centré taquet de tabulation avec alignement à droite taquet de tabulation avec alignement sur le séparateur décimal taquet de tabulation barre retrait de 1ère ligne retrait négatif (3)

INSERTION DE TABULATIONS

Les tabulations sont définies en fonction de leur distance au point zéro de la règle (marge gauche), en fonction de l'alignement du texte qui prend appui sur elles et enfin des caractères remplissant l'espace de tabulation non occupé par du texte. RÈGLE ACTION

POINT D'INSERTION DANS LE PARAGRAPHE

a l'extrémité gauche de la règle <CLIC G> SUR L'ICÔNE SYMBOLISANT LA TABULATION EN COURS (ex : ) POUR MODIFIER LE TYPE DE TABULATION <CLIC G> À LA POSITION DE LA RÈGLE DÉSIRÉE POUR INSÉRER LA TABULATION

NOTES

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "PARAGRAPHE" (3ème bloc) POINT D'INSERTION DANS LE PARAGRAPHE BOITE DE DIALOGUE "PARAGRAPHE

<CLIC G> SUR INDIQUER SA DISTANCE, SON ALIGNEMENT, LES ÉVENTUELS POINTS DE SUITE POUR CRÉER LA TABULATION

V – METTRE EN FORME LE DOCUMENT DÉFINITION DES TABULATIONS

Les points de suite vont remplir l'espace entre la marge gauche ou la précédente tabulation et la tabulation actuelle INFOS

(4)

SUPPRESSION DES TABULATIONS

Les tabulations peuvent être effacées individuellement ou globalement. RÈGLE

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "PARAGRAPHE" (3ème bloc)

ACTION

POINT D'INSERTION DANS LE PARAGRAPHE <FAIRE GLISSER> LA TABULATION EN DEHORS DE LA RÈGLE <RELÂCHER> LE BOUTON DE LA SOURIS

CURSEUR DANS LE PARAGRAPHE BOITE DE DIALOGUE "PARAGRAPHE

<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LA TABULATION

enlève toutes les tabulations du paragraphe INFOS

(5)

DÉPLACEMENT DES TABULATIONS

Les tabulations peuvent être déplacées le long de la règle. RÈGLE ACTION

NOTES

POINT D'INSERTION DANS LE PARAGRAPHE RÈGLE AFFICHÉE <FAIRE GLISSER> LA TABULATION À SA NOUVELLE POSITION <RELÂCHER> LE BOUTON DE LA SOURIS

82 G) LES BORDURES ET LA TRAME DE FOND

Les bordures vont concerner le texte sélectionné, un objet, ou une cellule d'un tableau mais le plus souvent un paragraphe entier. Il est possible de paramétrer le style de la bordure, sa couleur ainsi que sa trame de fond. (1)

LES BORDURES

Si du texte est sélectionné, c'est un cadre qui sera dessiné autour de la sélection ; si rien n'est sélectionné, c'est le paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion qui recevra le type de bordure choisi. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "PARAGRAPHE" (3ème bloc) ACTION

EFFECTUER LA SÉLECTION OU POSITIONNER LE POINT D'INSERTION DANS LE PARAGRAPHE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR L'OUTIL CHOISI

L'outil affiché dans le bloc "PARAGRAPHE" est le dernier outil "bordure" utilisé ; il peut donc varier par rapport à celui représenté INFOS

ATTENTION

L'encadrement d'un paragraphe de titre nécessite de paramétrer précisément les retraits gauche et droit de ce paragraphe qui vont définir la position des bordures gauche et droite de l'encadrement Dans le document "saisie de texte" Rajouter des bordures au premier paragraphe de titre "entreprise et structure"

EXERCICE

NOTES

V – METTRE EN FORME LE DOCUMENT (2)

LA TRAME DE FOND

La trame de fond va définir la couleur et la texture du paragraphe ou de la sélection. Elle obéit aux mêmes règles de sélection que la bordure. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "PARAGRAPHE" (3ème bloc) ACTION

POINT D'INSERTION DANS LE PARAGRAPHE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LA COULEUR CHOISIE

ATTENTION

La trame de fond d'un paragraphe de titre, nécessite de paramétrer précisément les retraits gauche et droit de ce paragraphe qui vont définir les limites du fond de couleur

EXERCICE

Dans le document "saisie de texte" Rajouter une trame de fond claire au premier paragraphe de titre "la structure de l'entreprise" (3)

LA BOITE DE DIALOGUE "BORDURE ET TRAME"

La boite de dialogue "BORDURE ET TRAME" affiche des choix plus exhaustifs. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "PARAGRAPHE" (3ème bloc) ACTION

POINT D'INSERTION DANS LE PARAGRAPHE

<CLIC G> SUR <CLIC G> dernière commande de la liste

NOTES

84 LES BORDURES

LA TRAME DE FOND

EXERCICE

Dans le document "saisie de texte" Rajouter des bordure doubles bleues et une trame de fond bleu clair au deuxième paragraphe de titre "structure et organigramme" Modifier les retraits pour améliorer la présentation

V – METTRE EN FORME LE DOCUMENT

H) LES LETTRINES

Word permet de présenter un paragraphe en mettant la première lettre en majuscule et en grand et en la décalant par rapport au reste du paragraphe (comme sur les livres anciens). C'est la lettrine. ONGLET "INSERTION" ACTION

GROUPE "TEXTE" (avant dernier bloc)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR UN DES CHOIX DE LISTE

A la fin de la liste,

donne accès à des paramétrages plus élaborés

INFOS

Dans le document "saisie de texte" Mettre une lettrine à chacun des deux premiers paragraphes de texte EXERCICE

NOTES

C C.. LLE ES SM MA AN NIIP PU ULLA ATTIIO ON NS SD DE E LLA AM MIIS SE EE EN N FFO OR RM ME E La mise en forme des éléments d'un texte, que ce soit celle de caractères ou de paragraphes, peut être répétée ou copiée à l'aide de la souris, sans avoir à la recréer de toutes pièces.

1 LA RÉVÉLATION DE LA MISE EN FORME Elle va permettre d'afficher la mise en forme affectée à une sélection. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "STYLE" (4ème bloc)

ACTION

SUR

<CLIC G> SUR "INSPECTEUR DE STYLE" (en bas au milieu) <CLIC G>

SUR "RÉVÉLER MISE EN FORME" FERMER LA BOÎTE "INSPECTEUR DE STYLES" ET LE VOLET "STYLES"

le volet "révéler la mise en forme" s'affiche

Dans le document "saisie de texte" Révéler la mise en forme de plusieurs sélections de votre choix EXERCICE

2 LA SÉLECTION DE LA MISE EN FORME Il est possible de sélectionner toutes les occurrences ayant la même mise en forme.

ACTION

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "MODIFICATION" (dernier bloc) SÉLECTIONNER LE TEXTE

SUR

tout le texte ayant la même mise en forme dans le document est sélectionné

NOTES

V – METTRE EN FORME LE DOCUMENT

EXERCICE

Dans le document "saisie de texte" Faire une sélection et sélectionner toutes les occurrences ayant la mise en forme correspondante

3 LA RÉPÉTITION DE LA MISE EN FORME Une mise en forme venant d'être effectuée peut être répétée sur une autre partie du texte si les deux actions sont immédiatement successives.

ACTION

EFFECTUER UNE 1ÈRE MISE EN FORME SÉLECTIONNER LE TEXTE À PRÉSENTER (police et attributs) OU <CLIC G> DANS

EXERCICE

CLAVIER

BOUTON GAUCHE

EFFECTUER UNE 1ÈRE MISE EN FORME SÉLECTIONNER LE TEXTE À PRÉSENTER

(police et attributs) OU <CLIC G>

DANS LE

PARAGRAPHE

<CLIC G> SUR (barre accès rapide) le texte sélectionné reçoit la même mise en forme que celle préalablement affectée

<CTRL><Y> ou <F4> le texte sélectionné reçoit la même mise en forme que celle préalablement affectée

Dans le document "saisie de texte" Rechercher la 1ère occurrence du mot "entreprise" dans le texte (pas dans les titres) La mettre en gras – recopier la mise en forme sur les autres occurrences du mot "entreprise" Idem pour le mot "structure" mais en italique

4 LA COPIE DE LA MISE EN FORME Lorsqu'un texte a déjà été mis en forme, et que d'autres parties du document doivent recevoir une mise en forme identique, il est plus rapide de recopier la mise en forme existante plutôt que de réaffecter à plusieurs reprises les caractéristiques de mise en forme.

ACTION

POLICE SÉLECTIONNER LE TEXTE MIS EN FORME

<CLIC G> SUR DE LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" le pointeur prend la forme d'un pinceau <CLIC G> DANS LE MOT OU <FAIRE GLISSER> LE PINCEAU SUR LE TEXTE À METTRE EN FORME

INFOS

NOTES

POLICE SÉLECTIONNER LE TEXTE COMPORTANT LA MISE EN FORME

<CTRL><MAJ><C> le pointeur prend la forme d'un pinceau <CTRL><MAJ><V> DANS LE MOT OU SUR LE TEXTE À METTRE EN FORME

<DOUBLE CLIC> sur permet de reproduire la mise en forme plusieurs fois ; dans ce cas, un nouveau <CLIC G> sur ou <ECHAP> permettent de sortir de la copie de la mise en forme

ACTION

PARAGRAPHE SÉLECTIONNER LA MARQUE DU PARAGRAPHE COMPORTANT LA MISE EN FORME À COPIER

<CLIC G> SUR (barre d'outils "ACCÈS RAPIDE") le pointeur prend la forme d'un pinceau <CLIC G> DANS LE PARAGRAPHE DEVANT

PARAGRAPHE SÉLECTIONNER LA MARQUE DU PARAGRAPHE COMPORTANT LA MISE EN FORME À COPIER

<CTRL><MAJ><C> le pointeur prend la forme d'un pinceau <CTRL><MAJ><V> DANS LE PARAGRAPHE DEVANT RECEVOIR LA MÊME MISE EN FORME

RECEVOIR LA MÊME MISE EN FORME

AVANCÉ

La mise en forme étant associée à la marque de paragraphe faire les opérations suivantes : <SÉLECTIONNER> LA MARQUE DU PARAGRAPHE MISE EN FORME LA <COPIER> DANS LE PRESSE-PAPIERS LA <COLLER> DEVANT LA MARQUE EXISTANTE <SUPPRIMER> LA MARQUE PRÉCÉDENTE le paragraphe adopte la mise en forme

, il est aussi possible de

COPIE DE LA MISE EN FORME POLICE ET PARAGRAPHE ACTION

SÉLECTIONNER LE PARAGRAPHE COMPORTANT LA MISE EN FORME À COPIER (<DOUBLE CLIC> en face du paragraphe)

<CLIC G> SUR (barre d'outils "ACCÈS RAPIDE") le pointeur prend la forme d'un pinceau <CLIC G> DANS LE PARAGRAPHE QUI DOIT RECEVOIR LA MISE EN FORME ou <FAIRE GLISSER> DANS LA BARRE DE SÉLECTION DEVANT LES PARAGRAPHES QUI DOIVENT RECEVOIR LA MISE EN FORME (le pointeur est tourné vers le texte)

INFOS

ATTENTION

EXERCICE

NOTES

<DOUBLE CLIC> sur permet de reproduire la mise en forme plusieurs fois ; dans ce cas, un nouveau <CLIC G> sur ou <ECHAP> permettent de sortir de la copie de la mise en forme Penser à désactiver le pinceau une fois la copie terminée sinon vous allez recopier cette mise en forme à chaque clic de la souris Dans le document "saisie de texte" recopier la mise en forme des caractères (présentation) et des paragraphes (disposition) du premier paragraphe de titre sur les autres paragraphes de titre et du premier paragraphe de texte sur les autres paragraphes de texte avec le pinceau

V – METTRE EN FORME LE DOCUMENT 5 LA SUPPRESSION DE LA MISE EN FORME

La mise en forme de police de caractères ou de paragraphe est affectée par rapport à une situation existante définie par un style (un ensemble de caractéristiques de mise en forme auquel on donne un nom). A tout moment, il est possible de revenir au style d'origine du document. Pour supprimer les attributs de police rajoutés : ONGLET "ACCUEIL" ACTION

GROUPE "POLICE" (2ème bloc)

CLAVIER

SÉLECTIONNER LE TEXTE COMPORTANT LA MISE EN FORME

SÉLECTIONNER LE TEXTE COMPORTANT LA

<CLIC G> SUR le texte sélectionné reprend la mise en forme initiale

<CTRL><BARRE ESPACE> le texte sélectionné reprend la mise en forme initiale

MISE EN FORME

Pour supprimer les caractéristiques de paragraphe rajoutés : ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "PARAGRAPHE" (3ème bloc) ACTION

CLAVIER

<CLIC G> DANS LE PARAGRAPHE COMPORTANT

LA MISE EN FORME

LA MISE EN FORME <CTRL><Q>

<CLIC G> SUR le paragraphe reprend la mise en forme initiale

le paragraphe reprend la mise en forme initiale

Ces raccourcis clavier sont pratiques et il est utile de les mémoriser CONSEIL

EXERCICE

NOTES

Dans le document "saisie de texte" Effacer la mise en forme "police" et "paragraphe" du 1 er paragraphe de titre avec la souris puis du 1er paragraphe de texte avec le clavier Annuler les modifications Saisir, mettre en forme et enregistrer l'un des courriers du dossier pédagogique de votre choix : lettre 1, 2 ou 3 (penser à utiliser les retraits gauche pour disposer le texte horizontalement et les espaces avant/après pour disposer le texte verticalement)

D D..

LLE ES S TTH HÈ ÈM ME ES SE ETT LLE ES SS STTY YLLE ES SR RA AP PIID DE ES S

Un style rapide permet d'affecter globalement des caractéristiques de mise en forme à du texte.

1 L'AFFECTATION DU STYLE RAPIDE Elle s'effectue aisément après simulation de l'application des différents styles. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "STYLE" (4ème bloc) ACTION

<CLIC G> DANS LE PARAGRAPHE À METTRE EN FORME DÉPLACER LA SOURIS SUR LES STYLES POUR JUGER DE L'EFFET SUR LA SÉLECTION <CLIC G> SUR LE STYLE CHOISI

INFOS

Utiliser l'ascenseur

pour afficher les styles non affichés ou <CLIC G> sur

pour

afficher tous les styles

Il suffit de déplacer la souris sur les styles rapides pour que la sélection affiche temporairement les caractéristiques du style INFOS

EXERCICE

NOTES

Dans le document "saisie de texte", affecter les styles rapides suivant : "titre" au titre principal du document "titre 1" aux paragraphes de titre "paragraphe" à la liste en fin de document – mettre des puces aux éléments de la liste et ramener le retrait gauche vers la marge

V – METTRE EN FORME LE DOCUMENT 2 LES COULEURS Ce sont ici les couleurs de police. ONGLET "MISE EN PAGE" ACTION

GROUPE "MISE EN PAGE" (1er bloc)

SUR DÉPLACER LA SOURIS SUR LES COULEURS POUR JUGER DE L'EFFET SUR LA SÉLECTION <CLIC G> SUR LE JEU DE COULEURS CHOISI

Plus les "styles rapides" sont utilisés, plus les présentations liées aux thèmes ou aux couleurs sont variées INFOS

Affecter les couleurs de votre choix au document "saisie de texte" EXERCICE

NOTES

92 3 LES POLICES Tout un choix de polices différentes est proposé ici. Seul le texte auquel est affecté un style rapide sera concerné. ONGLET "MISE EN PAGE" ACTION

GROUPE "MISE EN PAGE" (1er bloc)

SUR DÉPLACER LA SOURIS SUR LES POLICES POUR JUGER DE L'EFFET SUR LA SÉLECTION <CLIC G> SUR LA POLICE CHOISIE

Affecter la police de votre choix au document "saisie de texte" EXERCICE

NOTES

V – METTRE EN FORME LE DOCUMENT 4 LES EFFETS

Les effets de thème sont des jeux de lignes et d'effets de remplissage. ONGLET "MISE EN PAGE" ACTION

GROUPE "MISE EN PAGE" (1er bloc)

SUR DÉPLACER LA SOURIS SUR LES EFFETS POUR JUGER DE L'EFFET SUR LA SÉLECTION <CLIC G> SUR L'EFFET DÉSIRÉ

5 LES THÈMES Un thème est une combinaison de couleurs, de polices et d'effets. Il a pour avantage de permettre une présentation élaborée de manière rapide et efficace d'un document auquel les styles rapides ont été appliqués.

ACTION

ONGLET "MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (1er bloc)

SUR DÉPLACER LA SOURIS SUR LES THÈMES POUR JUGER DE L'EFFET SUR LA SÉLECTION <CLIC G> SUR LE THÈME CHOISI

NOTES

Affecter le thème de votre choix au document "saisie de texte" EXERCICE

6 LA MODIFICATION DU STYLE RAPIDE Les styles prédéfinis peuvent être personnalisés pour correspondre aux besoins. ONGLET "ACCUEIL" ACTION

GROUPE "STYLE" (avant dernier bloc) AFFECTER LES STYLES RAPIDES POUR UN PARAGRAPHE DONNÉ, MODIFIER LA MISE EN FORME (police de caractères, attributs,

caractéristiques du paragraphe…) <CLIC D> SUR LE NOM DU STYLE (groupe "STYLES" ou volet "STYLES") OU RÉAFFECTER LE STYLE RAPIDE (le même et de la même manière)

Word propose de modifier le style existant ou d'écraser la mise en forme ajoutée pour retrouver le style d'origine CHOISIR POUR VALIDER

le style est modifié et tous les paragraphes auquel il est affecté prennent immédiatement la nouvelle présentation

NOTES

V – METTRE EN FORME LE DOCUMENT

Dans le document "saisie de texte", modifier le style "titre 1" EXERCICE

ATTENTION

CONSEIL

A priori, ne pas cocher toute modification de texte ayant reçu un style entrainerait automatiquement la modification du style et de tous les paragraphes l'ayant reçu, ce qui pose souvent des problèmes (retraits de titres ayant une trame ou une bordure par exemple) Vérifier que est coché dans les options d'éditions de Word si la mise à jour du style n'est pas demandée par Word. (en bas et à droite du menu)

, "OPTIONS AVANCÉES", groupe "ÉDITION"

7 LA MODIFICATION DU THÈME Il est possible d'enregistrer sous un nouveau nom, toutes les modifications du thème effectuées ; cela permet de les réutiliser pour d'autres documents. ONGLET "MISE EN PAGE" ACTION

GROUPE "MISE EN PAGE" (1er bloc) EFFECTUER LES MODIFICATIONS

SUR

<CLIC G> SUR

(en bas)

NOMMER LE THÈME POUR L'ENREGISTRER

Dans le document "saisie de texte", effectuer de nouvelles modifications (polices, couleurs…) puis enregistrer le thème sous le nom "mon thème" EXERCICE

NOTES

VI – VÉRIFIER LE DOCUMENT

VI. VÉRIFIER LE DOCUMENT Un certain nombre de tâches de vérification sont effectuées en cours de saisie, ce qui permet de réagir immédiatement. De toutes manières, il est préférable de procéder à la vérification du document avant de le finaliser, ceci afin d'éviter que d'éventuelles modifications viennent remettre en cause une présentation élaborée.

A A..

LLA A LLA AN NG GU UE E

Tous les outils de vérification sont liés à la langue employée ; celle-ci est à priori le français, mais il est courant d'avoir à travailler dans des langues étrangères ; Word permet d'utiliser la langue de son choix. ONGLET " RÉVISION" GROUPE "VÉRIFICATION" (1er bloc) ACTION

SUR DÉFINIR LA LANGUE SÉLECTIONNER LA LANGUE POUR VALIDER

NOTES

B B.. LLA AV VÉ ÉR RIIFFIIC CA ATTIIO ON NA AU UTTO OM MA ATTIIQ QU UE EE EN N C CO OU UR RS SD DE E FFR RA AP PP PE E Tout mot posant problème est souligné en rouge pour une faute d'orthographe et en vert pour une faute de grammaire.

1 L'ORTHOGRAPHE Le vérificateur orthographique vérifie l'existence des mots saisis dans le dictionnaire (mais indépendamment de leur contexte).

ACTION

BOUTON DROIT

<CLIC D> SUR LE MOT MAL ORTHOGRAPHIÉ (EX : <CLIC G> SUR LA CORRECTION DE VOTRE CHOIX

EXERCICE

CONSEIL

)

Dans un nouveau document vierge SAISIR "1er chiox" le mot "chiox" est souligné en rouge <CLIC D> choix Vérifier que les paramètres suivant sont activés dans les options de vérification de Word sinon, les fautes ne sont pas soulignées et il n'y a pas de corrections proposées.

(en bas et à droite du menu) , "VÉRIFICATION", groupe "lors de la correction orthographique et grammaticale dans Word"

EXERCICE

NOTES

Afficher le document "exercice d'initiation" – corriger les fautes d'orthographe soulignées en rouge puis annuler l'ensemble des corrections Faire la même chose dans le document "saisie de texte" et enregistrer

VI – VÉRIFIER LE DOCUMENT 2 LA GRAMMAIRE

Le vérificateur grammatical vérifie l'observance des règles de grammaire française.

ACTION

BOUTON DROIT

<CLIC D> SUR LE MOT MAL ACCORDÉ (EX : <CLIC G> SUR LA CORRECTION DE VOTRE CHOIX

EXERCICE

)

Dans un nouveau document vierge Saisir "la finalité et les objectifs sont respectées" le mot "respectées" est souligné en vert <CLIC D> respectés Saisir "les oiseau" puis un espace le mot "oiseau" est souligné en vert <CLIC D> les oiseaux

C C.. LLA AC CO OR RR RE EC CTTIIO ON NA AU UTTO OM MA ATTIIQ QU UE EE EN N C CO OU UR RS SD DE E FFR RA AP PP PE E Les fautes peuvent alors être corrigées au fur et à mesure de la saisie en lieu et place des données erronées.

1 LA CORRECTION DES FAUTES COURANTES La correction automatique s'effectue sans aucune manipulation de l'utilisateur. EFFECTUER UNE CORRECTION AUTOMATIQUE TAPER UN MOT MAL ORTHOGRAPHE CONNU DE W ORD ACTION

APPUYER SUR LA BARRE ESPACE

le mot est automatiquement corrigé Si la correction automatique ne fonctionne pas, vérifier dans les options de vérification ATTENTION

de Word que menu

est activé (

, "vérification", groupe "options de correction automatique", bouton , onglet "correction automatique")

NOTES

en bas et à droite du

100 Dans le même document vierge Saisir lentement et tel quel le texte suivant (même s'il n'a pas de sens) : EXERCICE

" " Observer au fur et à mesure les modifications effectuées par Word

2 L'ENREGISTREMENT DES FAUTES COURANTES Beaucoup de cas d'erreur sont déjà enregistrés ; il est possible de rajouter ses propres cas afin qu'ils soient automatiquement corrigés lors de la frappe. STOCKER LA CORRECTION ACTION

AVANCÉ

EXERCICE

NOTES

LE MOT MAL ORTHOGRAPHIÉ EST SOULIGNÉ EN ROUGE (EX : <CLIC D> SUR LE MOT MAL ORTHOGRAPHIÉ POINTER SUR "CORRECTION AUTOMATIQUE" POINTER SUR LA CORRECTION ADÉQUATE <CLIC G> SUR CETTE CORRECTION

)

Une fois les cas d'erreurs stockés, les fautes d'orthographe seront corrigées autant de fois que nécessaire dans tous les types de document si stockés avec le modèle NORMAL.DOT, uniquement dans les documents basés sur le modèle indiqué dans le cas contraire Dans le même document vierge Créer la correction automatique de "enteprise" par "entreprise" Saisir "enteprise" puis un espace et constater la correction

VI – VÉRIFIER LE DOCUMENT

101

Si Word ne propose pas la correction correcte, vous pouvez la rajouter. STOCKER LA CORRECTION ACTION

LE MOT MAL ORTHOGRAPHIÉ EST SOULIGNÉ EN ROUGE (EX : <CLIC D> SUR LE MOT MAL ORTHOGRAPHIÉ POINTER SUR "CORRECTION AUTOMATIQUE"

)

<CLIC G> sur SAISIR LA MAUVAISE ORTHOGRAPHE DANS "REMPLACER" ET LA BONNE DANS "PAR"

POUR STOCKER POUR VALIDER

EXERCICE

NOTES

Dans le même document vierge Enregistrer la correction automatique de "ceuillir" par "cueillir" de la manière indiquée ci-dessus Vérifier que lorsque vous taper "ceuillir", le mot est automatiquement corrigé

102 3 LES AUTRES TYPES DE FAUTES CORRIGÉES Word corrige automatiquement les cas de figure suivant :

INFOS

Il peut être nécessaire de désactiver certaines options afin d'éviter que Word soit amené à faire automatiquement un certain nombre de choses contre le gré de l'utilisateur

CONSEIL

Désactiver cours de frappe

dans les options de vérification en

4 LES EXCEPTIONS Lorsque dans un cas de figure particulier, la correction est inadéquate, il suffit de la corriger. Word la considère alors comme une exception. ANNULER UNE CORRECTION ACTION

EXERCICE

NOTES

CRÉER UNE EXCEPTION

TAPER LE TEXTE

Word corrige la "faute"

REVENIR EN ARRIÈRE AVEC LA TOUCHE <RETOUR ARRIÈRE>

le mot corrigé est souligné en bleu :

POINTER SUR LA BALISE ACTIVE <CLIC G> POUR DÉROULER LES OPTIONS

ANNULER LE REMPLACEMENT

ARRÊTER LA CORRECTION AUTOMATIQUE

Dans le même document vierge Taper "PAr" SOIT Taper lettre "P" majuscule, lettre "A" majuscule, lettre "r" minuscule, " "espace, Word corrige la 2ème majuscule <RETOUR ARRIÈRE> - Word rétablit la 2ème majuscule Enregistrer l'exception et la visualiser dans les options de correction automatique

VI – VÉRIFIER LE DOCUMENT GÉRER LES EXCEPTIONS ACTION

MENU WORD

(en bas et à droite) "VÉRIFICATION" (dans le volet de gauche) GROUPE "OPTIONS DE CORRECTION AUTOMATIQUE" <CLIC G> SUR ONGLET "CORRECTION AUTOMATIQUE" <CLIC G>

SUR

D D..

LLA AV VÉ ÉR RIIFFIIC CA ATTIIO ON NG GLLO OB BA ALLE E

Si la vérification en cours de frappe n'est pas activée, il est possible de vérifier un mot dont l'orthographe est douteuse en le sélectionnant ou de vérifier globalement l'ensemble du document (orthographe et grammaire) en n'effectuant aucune sélection préalable. ONGLET " RÉVISION" GROUPE "VÉRIFICATION" (1er bloc) ACTION

<CLIC G> sur ou <F7> Word s'arrête sur les fautes d'orthographe et de grammaire

NOTES

103

104 1 L'ORTHOGRAPHE la vérification peut porter sur un mot du document une partie du document le document

: : :

SÉLECTIONNER LE MOT EFFECTUER LA SÉLECTION NE PAS FAIRE DE SÉLECTION

si vous souhaitez qu'une partie du texte ne soit pas prise en compte lors de la vérification, il est possible de l'exclure AVANCÉ

OPTIONS IGNORER IGNORER TOUT AJOUTER AU DICTIONNAIRE MODIFIER REMPLACER TOUT CORRECTION AUTOMATIQUE OPTIONS RÉTABLIR FERMER ANNULER OU ECHAP

EXERCICE

passe à l'occurrence suivante sans modification ignore toutes les occurrences - crée une liste des mots à ignorer ajoute le mot trouvé au dictionnaire indiqué effectue la modification effectue la modification de toutes les occurrences ajoute le mot erroné/mot corrigé à la liste des corrections paramétrage des options du vérificateur annule la dernière modification effectuée ferme la boite de dialogue en conservant les modifications stoppe la vérification et revient au texte initial

Afficher le document "exercice d'initiation" Le corriger avec le vérificateur Le fermer sans l'enregistrer les "erreurs" grammaticales sont proposées en même temps que les "erreurs" orthographiques

INFOS

NOTES

VI – VÉRIFIER LE DOCUMENT 2 LA GRAMMAIRE Word possède un vérificateur grammatical capable de déceler les fautes de grammaire, d'énoncer la règle de grammaire explicitant la faute, de proposer une correction, d'analyser les fautes de style ou de typographie et d'effectuer une synthèse statistique du document.

OPTIONS IGNORER IGNORER TOUJOURS PHRASE SUIVANTE REMPLACER EXPLICATION OPTIONS RÉTABLIR ANNULER OU ECHAP

EXERCICE

ne tient pas compte de l'erreur et continue la vérification ignore la règle grammaticale pour le reste du document ignore les autres erreurs de la phrase et passe à la suivante remplace le cas échéant l'erreur par la suggestion explique la règle grammaticale ayant trait à l'erreur paramétrage des options du vérificateur grammatical annule la dernière modification effectuée stoppe la vérification et revient au texte initial

Afficher le document "saisie de texte" Le corriger avec le vérificateur L'enregistrer puis le fermer L'icône , en bas, à droite de la barre d'état, indique que Word a trouvé des fautes <CLIC G> sur l'icône permet la correction sous forme de menu contextuel

INFOS

NOTES

105

106

E E..

LLE ES SD DIIC CTTIIO ON NN NA AIIR RE ES S

La commande <AJOUTER AU DICTIONNAIRE> permet d'enregistrer le mot à retenir dans un dictionnaire personnel "CUSTOM.DIC". La liste des dictionnaires comme le choix d'affichage des suggestions et des majuscules sont paramétrables par le bouton <OPTIONS> du correcteur orthographique et grammatical. DICTIONNAIRES ACTION

MENU WORD

(en bas et à droite) "VÉRIFICATION" (dans le volet de gauche) GROUPE "LORS DE LA VÉRIFICATION AUTOGRAPHIQUE DANS LES PROGRAMMES OFFICE" <CLIC G>

SUR

À ce niveau, il est possible aussi bien de gérer les dictionnaires (création, suppression…) que de gérer les mots de ces dictionnaires INFOS

FF.. LLE ES SS SY YN NO ON NY YM ME ES S Le dictionnaire de synonymes permet d'afficher les synonymes d'un mot afin d'éviter des répétitions trop fréquentes.

ACTION

ONGLET " RÉVISION" GROUPE "VÉRIFICATION" (1er bloc) BOUTON DROIT

<CLIC D> SUR LE MOT <CLIC G> SUR LE SYNONYME À UTILISER CLAVIER

NOTES

<CLIC G> OU <DOUBLE CLIC> DANS LE MOT <CLIC G> SUR le volet s'ouvre à droite de l'écran - les résultats s'affichent dans le volet

VI – VÉRIFIER LE DOCUMENT

107

CONTINUER LA RECHERCHE <CLIC G> SUR UN LE MOT DÉSIRÉ DANS LA LISTE DES SYNONYMES POTENTIELS ACTION

MOT POUR LEQUEL UN SYNONYME EST RECHERCHÉ

DICTIONNAIRE DANS LEQUEL LA RECHERCHE EST EFFECTUÉE

REVIENT EN ARRIÈRE

REPART VERS L'AVANT

1ER SENS DU MOT SYNONYMES POUR CE 1ER SENS

<CLIC G> SUR UN DES MOTS POUR RECHERCHER UN SYNONYME DE CE MOT

2ÈME SENS DU MOT SYNONYMES POUR CE 2ÈME SENS

<ALT> enfoncé<CLIC G> ou <MAJ><F7>, sur le mot à rechercher dans le texte lance directement la recherche dans le volet office INFOS

OPTIONS Développe les synonymes correspondant à la signification indiquée Réduit les synonymes correspondant à la signification indiquée Permet d'insérer le synonyme ou de lancer une nouvelle recherche à partir de ce mot

EXERCICE

NOTES

Dans le document "saisie de texte", rechercher des synonymes du mot "structure" 1ère ligne du 3ème paragraphe de texte Étendre la recherche au sens "disposition" de "ordre" Remplacer "structure" par le mot "composition"

108

G G..

LLA A TTR RA AD DU UC CTTIIO ON N

Il est courant de devoir travailler en plusieurs langues. Word gère les langues de manière automatique et permet la traduction d'une langue vers l'autre.

1 LES BULLES D'AIDE Cette traduction peut même se faire quasiment en temps réel puisque le fait de pointer sur un mot suffit pour afficher sa traduction dans une bulle d'aide. ONGLET " RÉVISION" GROUPE "VÉRIFICATION" (1er bloc) ACTION

<CLIC G> sur SÉLECTIONNER LA LANGUE

à partir de maintenant, il suffit de pointer sur un mot pour que sa traduction s'affiche

EXERCICE

Dans le document "saisie de texte", Afficher les bulles d'aide de traduction en anglais puis parcourir le document avec la souris pour afficher la traduction des mots

2 LE VOLET "TRADUCTION" Si l'utilisation d'une langue étrangère est plus rare, le volet "traduction" est suffisant.

ACTION

BOUTON DROIT

<CLIC D> SUR LE MOT

le volet rechercher s'affiche LIRE LES INFORMATIONS DANS LE VOLET

NOTES

ONGLET " RÉVISION" GROUPE "VÉRIFICATION" (1er bloc)

<CLIC G> OU <DOUBLE CLIC> DANS LE MOT <CLIC G> sur le volet rechercher s'affiche (paramétrer éventuellement la langue cible) LIRE LES INFORMATIONS DANS LE VOLET

VI – VÉRIFIER LE DOCUMENT Dans le document "saisie de texte", rechercher la traduction en anglais du mot "composition" 1ère ligne du 3 ème paragraphe de texte EXERCICE

3 LA TRADUCTION DE TOUT LE DOCUMENT Cette fonctionnalité utilise un service Web dédié de "Office Marketplace" pour traduire le document. Les résultats, notamment de "français" vers "anglais", sont assez impressionnants. TRADUIRE TOUT LE DOCUMENT DANS LE VOLET "TRADUCTION" ACTION

<CLIC G> SUR DE la page est traduite dans le navigateur Web un copier/coller suffit pour la rapatrier dans Word

Traduire le document "saisie de texte", ramener le texte traduit dans un nouveau document Word" et le corriger éventuellement EXERCICE

NOTES

109

110

H H..

LLA AR RE EC CH HE ER RC CH HE E

La recherche peut concerner un texte, une mise en forme ou une combinaison des deux.

1 LA RECHERCHE SIMPLE C'est la plus courante et la plus simple.

ACTION

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "MODIFICATION" (dernier bloc) SÉLECTIONNER LE TEXTE

<CLIC G> SUR

ACTION

CLAVIER

BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LE TEXTE

SÉLECTIONNER LE TEXTE

<CLIC D> POURSUIT LA RECHERCHE

POUR LANCER LA RECHERCHE

permet d'afficher les options de recherche INFOS

Dans le document "saisie de texte", rechercher les occurrences du mot " ENTREPRISE" EXERCICE

NOTES

VI – VÉRIFIER LE DOCUMENT 2 LA RECHERCHE HORS MISE EN FORME

111

RECHERCHER UN TEXTE INDÉPENDAMMENT DE SA MISE EN FORME SAISIR LE TEXTE ACTION

LANCER LA RECHERCHE AVEC

3 LA RECHERCHE AVEC UNE MISE EN FORME SPÉCIFIQUE RECHERCHER UN TEXTE AVEC UNE MISE EN FORME SPÉCIFIQUE DANS LA BOITE DE DIALOGUE DE RECHERCHE ACTION

METTRE EN FORME LE TEXTE RECHERCHÉ AVEC LE BOUTON LANCER LA RECHERCHE AVEC

Dans le document "structure de l'entreprise", rechercher le mot "ENTREPRISE" ayant la mise en forme "police tahoma 12 points italique couleur bleu foncé" EXERCICE

ATTENTION

Bien penser à désactiver les attributs de mise en forme avec la recherche

à l'issue de

4 LA RECHERCHE D'UNE MISE EN FORME SEULE RECHERCHER UNE MISE EN FORME SEULE NE RIEN SAISIR DANS LA ZONE RECHERCHER ACTION

<CLIC G> SUR LE BOUTON INDIQUER LES CARACTÉRISTIQUES DE MISE EN FORME LANCER LA RECHERCHE AVEC

Dans le document "structure de l'entreprise", rechercher la mise en forme "police tahoma 12 points, gras italique" EXERCICE

ATTENTION

INFOS

NOTES

Bien penser à désactiver les attributs de mise en forme avec la recherche

à l'issue de

112 5 LA RECHERCHE D'UN TEXTE LONG RECHERCHER UN TEXTE LONG ACTION

SÉLECTIONNER LE TEXTE LE COPIER DANS LE PRESSE-PAPIERS LE COLLER DANS LA ZONE RECHERCHER LANCER LA RECHERCHE AVEC

Dans le document "structure de l'entreprise", rechercher le texte "chacun des membres de l'entreprise" EXERCICE

6 LA RECHERCHE DE CARACTÈRES SPÉCIAUX RECHERCHER DES CARACTÈRES SPÉCIAUX NE RIEN SAISIR DANS LA ZONE À RENSEIGNER ACTION

<CLIC G> SUR LE BOUTON SÉLECTIONNER LE CARACTÈRE À RECHERCHER LANCER LA RECHERCHE AVEC

les marques afférentes à la recherche doivent être affichées dans le document (Outil

)

Dans le document "structure de l'entreprise", rechercher le caractère "trait d'union conditionnel" EXERCICE

II..

LLE ER RE EM MP PLLA AC CE EM ME EN NTT

Le remplacement obéit aux mêmes procédures que la recherche, hormis le fait qu'une zone supplémentaire permet de saisir le texte venant en remplacement de celui recherché. La prise en compte des caractéristiques de mise en forme est semblable pour la zone de remplacement et pour la zone de recherche.

1 LE REMPLACEMENT SIMPLE

ACTION

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "MODIFICATION" (dernier bloc) SÉLECTIONNER LE TEXTE

<CLIC G> SUR

VI – VÉRIFIER LE DOCUMENT

113

OPTIONS Passe à l'occurrence suivante sans modification Passe à l'occurrence suivante tout en effectuant la modification Effectue la totalité des remplacements en une seule fois

INFOS

ATTENTION

CONSEIL

si une partie du document est sélectionnée, le remplacement ne s'applique qu'à elle. dans le cas contraire, le remplacement concerne l'ensemble du document (comme pour la recherche) N'oubliez pas de tenir compte des accords masculin / féminin, du singulier / pluriel, des formes "du" et "de la"… Procédez en plusieurs étapes pour ne pas oublier d'occurrences ; utilisez une syntaxe de type : remplacer "un objectif" par "une finalité" puis "l'objectif" par "la finalité" et enfin "objectif" par "finalité

2 LE REMPLACEMENT HORS MISE EN FORME REMPLACER UN TEXTE INDÉPENDAMMENT DE SA MISE EN FORME SAISIR LE TEXTE À RECHERCHER ET LE TEXTE DE REMPLACEMENT ACTION

LANCER LA RECHERCHE AVEC ACCEPTER LE REMPLACEMENT AVEC

Dans le document "structure de l'entreprise", remplacer le texte "entreprise" par le texte "firme" - annuler EXERCICE

3 LE REMPLACEMENT AVEC UNE MISE EN FORME SPÉCIFIQUE REMPLACER UN TEXTE AVEC UNE MISE EN FORME SPÉCIFIQUE SAISIR LE TEXTE À RECHERCHER ET LE TEXTE DE REMPLACEMENT ACTION

LES METTRE EN FORME AVEC LE BOUTON LANCER LA RECHERCHE AVEC ACCEPTER LE REMPLACEMENT AVEC

NOTES

114

EXERCICE

Dans le document "structure de l'entreprise", remplacer le texte "entreprise" ayant la mise en forme "police tahoma 12 points gras italique" par le texte "firme" avec la mise en forme "police arial 12 couleur bleu foncé "

ATTENTION

Bien penser à désactiver les attributs de mise en forme avec recherche

après la

4 LE REMPLACEMENT D'UNE MISE EN FORME SEULE REMPLACER UNE MISE EN FORME SEULE ACTION

NE RIEN SAISIR DANS LA ZONE RECHERCHE NI DANS LA ZONE REMPLACER <CLIC G> DANS LA ZONE "RECHERCHER"

<CLIC G> SUR LE BOUTON SÉLECTIONNER LA MISE EN FORME À RECHERCHER <CLIC G> DANS LA ZONE "REMPLACER"

<CLIC G> SUR LE BOUTON SÉLECTIONNER LA MISE EN FORME DE REMPLACEMENT LANCER LA RECHERCHE AVEC ACCEPTER LE REMPLACEMENT AVEC

ATTENTION

INFOS

EXERCICE

NOTES

Bien penser à désactiver les attributs de mise en forme avec recherche

après la

La combinaison de mise en forme de caractères et de paragraphes provoque la recherche de toutes chaînes de caractères comportant la mise en forme spécifiée et ce uniquement au sein des paragraphes disposés comme spécifié Dans le document "structure de l'entreprise", remplacer la mise en forme "police tahoma 12 points italique gras italique" par la mise en forme "police arial 12 points italique couleur bleue"

VI – VÉRIFIER LE DOCUMENT 5 LE REMPLACEMENT DE CARACTÈRES SPÉCIAUX

115

REMPLACER DES CARACTÈRES SPÉCIAUX <CLIC G> DANS LA ZONE "RECHERCHER" ACTION

<CLIC G> SUR LE BOUTON SÉLECTIONNER LE CARACTÈRE À RECHERCHER <CLIC G> DANS LA ZONE "REMPLACER"

<CLIC G> SUR LE BOUTON SÉLECTIONNER LE CARACTÈRE DE REMPLACEMENT LANCER LA RECHERCHE AVEC ACCEPTER LE REMPLACEMENT AVEC

les marques afférentes à la recherche doivent être affichées dans le document (Outil

)

Dans le document "structure de l'entreprise", remplacer le caractère "marque de paragraphe" par le caractère "fin de ligne" puis annuler EXERCICE

JJ..

LLE ES SS STTA ATTIIS STTIIQ QU UE ES S

Il est possible d'obtenir une analyse statistique quantitative du document.

ACTION

ONGLET "RÉVISION" GROUPE "VÉRIFICATION" (1er bloc)

<CLIC G> SUR

Afficher les statistiques quantitatives puis qualitatives du document "saisie de texte" EXERCICE

NOTES

116

NOTES

VII – ÉDITER LE DOCUMENT

117

VII. ÉDITER LE DOCUMENT Les documents Word peuvent être édités dans leur totalité, par pages ou en effectuant préalablement une sélection d'une partie du document.

A A.. LLA AP PR RÉ ÉP PA AR RA ATTIIO ON ND DU UD DO OC CU UM ME EN NTT Avant d'éditer le document, il est préférable de le préparer puis d'effectuer une visualisation complète à l'aide du mode "aperçu avant impression" pour être sûr de sa présentation.

1 LES PROPRIÉTÉS Les propriétés du document vont permettre de l'identifier dans la multitude de fichiers de l'ordinateur. Il est important de les renseigner au mieux. MENU WORD ACTION

un volet s'affiche en dessous du ruban pour saisir, visualiser ou modifier les informations

EXERCICE

Dans le document "saisie de texte" Saisir les propriétés du document Enregistrer

2 L'INSPECTION L'inspection du document consiste à informer l'utilisateur de toute information non visible contenue dans le document afin de lui laisser le choix de conserver ou supprimer ces informations. MENU WORD ACTION

<CLIC G> SUR un volet s'affiche en dessous du ruban pour saisir, visualiser ou modifier les informations

NOTES

118

Inspecter le document "saisie de texte" EXERCICE

3 LE CHIFFREMENT Le chiffrement va permettre de limiter les possibilités de piratage du document en le cryptant à l'aide d'une clé (mot de passe). MENU WORD ACTION

SUR

VII – ÉDITER LE DOCUMENT ATTENTION

CONSEIL

EXERCICE

119

L'utilisation des mots de passe est dangereuse ; utilisez des mots de passe non significatifs, longs, mélangeant lettres et chiffres et les conserver en lieu sur (dans des fichiers texte par exemple). A noter que la casse est prise en compte dans le mot de passe (a est différent de A) Mettre une clé de 128 caractères (ou +) pour limiter les possibilités de décryptage par un logiciel spécialisé – évidemment, de tels mots de passe ne se saisissent pas mais se manipulent par copier/coller ; il faut donc les conserver tels quels (dans une fichier texte par exemple) Chiffrer le document "saisie de texte" avec le mot de passe "3fhyrHUJ45DQsxcvFT1" L'enregistrer, le fermer, le rouvrir, supprimer le mot de passe et enregistrer (mettez par exemple le mot de passe dans le presse-papiers lors de l'enregistrement et collez le lors de l'ouverture)

4 LES AUTORISATIONS Elles vont permettre de nuancer l'accès au document selon les personnes. Cependant, leur gestion est soumise à un abonnement auprès de Microsoft. MENU WORD ACTION

5 LA SIGNATURE NUMÉRIQUE Elle va permettre d'authentifier l'origine du document, soit localement (créer sa propre identification) soit vis-à-vis de tiers (utilisation de services achetés auprès de fournisseurs sur Office Marketplace). MENU WORD ACTION

si vous possédez déjà une signature ou pour créer une signature locale pour acquérir une signature authentifiée

NOTES

120 6 LA FINALISATION Cette fonction va permettre de dire "ce document est terminé : ceci est la version finale" et de le différencier des versions intermédiaires autrement qu'en regardant la date de création. MENU WORD ACTION

POUR VALIDER

l'icône

ATTENTION

s'affiche dans la barre d'état

Un document finalisé n'est plus modifiable - annuler la finalisation de la même manière pour effectuer une modification Rendre "final" le document "saisie de texte" puis annuler la finalisation

EXERCICE

7 LA COMPATIBILITÉ La compatibilité gère les éléments du document propres à la version 2007 et les différencie des éléments qui sont communs aux autres versions afin de pouvoir en assurer la compatibilité. MENU WORD ACTION

POUR VALIDER

Vérifier la compatibilité du document "saisie de texte" EXERCICE

NOTES

VII – ÉDITER LE DOCUMENT

121

B B.. LL''A AP PE ER RÇ ÇU UA AV VA AN NTT IIM MP PR RE ES SS SIIO ON N L'aperçu avant impression permet de voir à l'écran les pages telles qu'elles seront imprimées ; c'est une étape indispensable. Il permet d'avoir une vue plus synthétique du document et d'en affiner la visualisation. MENU WORD ACTION

Désactiver l'outil

pour pouvoir effectuer des modifications dans le texte

CONSEIL

INFOS

comme

permettent de sortir de ce mode

RUBAN APERÇU AVANT IMPRESSION

INFOS

permet d'accéder aux options d'impression

PRINCIPALES OPTIONS : DESSINS COULEURS ET ARRIÈRE-PLAN PROPRIÉTÉS TEXTE MASQUÉ METTRE À JOUR LES CHAMPS METTRE À JOUR LES DONNÉES LIÉES

NOTES

inclut dans l'impression les dessins effectue l'impression sans bloquer l'ordinateur impression les propriétés du document inclut dans l'impression le texte masqué met à jour le résultat avant l'impression met à jour les valeurs avant l'impression

122

C C..

LL''IIM MP PR RE ES SS SIIO ON N

1 L'IMPRESSION RAPIDE Le lancement de l'impression est alors immédiat. MENU WORD ACTION

2 L'IMPRESSION STANDARD Elle permet de choisir l'imprimante, le nombre de pages… MENU WORD ACTION

Imprimer le document "saisie de texte" EXERCICE

NOTES

VII – ÉDITER LE DOCUMENT OPTIONS : IMPRIMER Choisit l'entité à imprimer (document, résumé, annotations...)

COPIES Indique le nombre d'exemplaires désirés (1 par défaut)

ÉTENDUE définit les pages à imprimer

IMPRIMER Détermine

le type de pages à imprimer

IMPRIMER DANS FICHIER

crée un fichier d'impression réutilisable IMPRESSION RECTO-VERSO

imprime des 2 cotés de la feuille si l'imprimante le permet COPIES ASSEMBLÉES Trie les copies pour éditer

NOTES

des exemplaires complets l'un après l'autre

123

124 3 LES TYPES DE SORTIE En plus des imprimantes installées physiquement, Word permet d'utiliser des imprimantes virtuelles qui vont générer un document "PDF", un document "IMAGE WRITER", un document "XPS" (XML Paper Specification est un format de fichier électronique à présentation fixe qui préserve la mise en forme du document et permet le partage des fichiers ) ou encore un document FAX.

INFOS

Tous ces formats permettent de générer un nouveau document dans un format à priori non modifiable et indépendant de l'imprimante en ligne. Ils sont souvent utilisés pour faire circuler des documents sur un réseau ou sur internet Imprimer le document "saisie de texte" dans l'un des formats ci-dessus Ouvrir le document généré, le visualiser puis le fermer

EXERCICE

D D..

LLA AP PU UB BLLIIC CA ATTIIO ON N

La publication va consister à diffuser le document Word afin que d'autres puissent en voir le contenu et éventuellement travailler avec.

1 LE MESSAGE ÉLECTRONIQUE Le document Word est envoyé en pièce jointe avec comme objet le nom du fichier. MENU WORD ACTION

SAISIR L'ADRESSE DU DESTINATAIRE POUR FAIRE PARTIR LE MESSAGE

Si vous êtes reliés à internet avec des adresses définies, envoyer le document "saisie de texte" en pièce jointe de mail à la personne de votre choix EXERCICE

Si vous êtes abonnés à un service de télécopie internet, vous pouvez alors utiliser la INFOS

NOTES

commande

VII – ÉDITER LE DOCUMENT 2 LE BLOG

125

Un blog est une sorte de journal publié par un individu ou un groupe de personnes, qui rassemble commentaires, anecdotes, opinions, photos… accessibles par des liens hypertexte. Chacun peut y contribuer en apportant ses propres informations. MENU WORD ACTION

un nouveau document s'ouvre avec les données de l'original et un emplacement pour le titre du message

L'onglet "billet de blog" s'affiche pour permettre de créer un compte de blog, gérer les comptes et publier le message INFOS

3 LE SERVEUR DE GESTION DE DOCUMENTS Un serveur de gestion de documents est un emplacement centralisé permettant à des utilisateurs de gérer et de suivre des fichiers (par exemple, une bibliothèque SharePoint). C'est une fonctionnalité liée à un réseau d'entreprise. MENU WORD ACTION

SÉLECTIONNER LE DOSSIER DE DESTINATION POUR VALIDER

NOTES

126 4 L'ESPACE DE TRAVAIL L'espace de travail peut être sur internet ou un serveur interne. Il va permettre le partage du document avec d'autres utilisateurs. MENU WORD ACTION

le volet "gestion de documents" s'affiche INDIQUER L'ADRESSE DE L'ESPACE DE TRAVAIL <CLIC G>

SUR

POUR CRÉER CELUI-CI

5 LA PAGE WEB Il est possible d'enregistrer le document pour le publier sur le Web. MENU WORD ACTION

SUR DE SÉLECTIONNER L'UNE DES OPTIONS

AVANCÉ

Le choix "page web à fichier unique" crée un fichier au format MHTML qui inclut toutes les données dont il a besoin (contrairement au format HTML qui va les chercher dans les dossiers indiqués) Enregistrer le document "saisie de texte" en tant que page web à fichier unique Le visualiser avec le navigateur

EXERCICE

NOTES

VIII – GÉRER LES FICHIERS WORD

127

VIII. GÉRER LES FICHIERS WORD La gestion des fichiers concerne l'ouverture et l'enregistrement de ces fichiers ; la procédure d'enregistrement doit être menée à l'issue de chaque étape de la création d'un document et une fois le document terminé. Si le document ne doit plus évoluer, la finalisation le fige et l'enregistre automatiquement (voir page 120).

INFOS

A noter le terme de document est plutôt employé lorsque l'on travaille sur le contenu (données, mise en forme, mise en page...) / le terme de fichier est employé lorsque que l'on manipule le document de manière externe en tant qu'entité, sans considération de son contenu (copie, suppression, déplacement, sauvegarde) et à partir du système d'exploitation

A A.. LL''O OU UV VE ER RTTU UR RE ED D''U UN ND DO OC CU UM ME EN NTT Word propose dés l'ouverture un document vierge dénommé "document 1" (2,3...). Il prendra son vrai nom, donné par l'utilisateur, dés qu'il aura été enregistré.

1 LA CRÉATION D'UN NOUVEAU DOCUMENT Pour créer un nouveau document, il est nécessaire d'indiquer sur quel modèle il doit être basé. Par défaut, tout nouveau document est basé sur le modèle "normal". MENU WORD ACTION

SÉLECTIONNER "DOCUMENT VIERGE"

<CLIC G> SUR

NOTES

CLAVIER

<CTRL><N> le document est créé aussitôt

128 2 L'OUVERTURE D'UN FICHIER EXISTANT Les fichiers sont à priori dans "documents" ou un sous-dossier de "documents" et c'est le contenu de ce dossier "documents" qui s'affiche dans la boite de dialogue. MENU WORD

CLAVIER

ACTION

<CTRL><O> SÉLECTIONNER AVEC LES FLÈCHES <ENTRÉE> SUR LE FICHIER

SÉLECTIONNER LE DOCUMENT

BARRE D'ADRESSE

LIENS VERS LES DOSSIERS COURANTS

CONTENU

VOLET DE NAVIGATION

C'est le dossier "documents" de l'utilisateur qui est proposé en premier. Les dossiers "probables" sont proposés sous forme de liens en haut du volet de gauche, la structure en cours en bas du volet de gauche, le chemin d'accès en haut dans la barre d'adresse et le contenu du dossier sélectionné dans le volet de droite. Chacune de ces zones permet d'accéder aux documents. LIENS ACTION

BARRE D'ADRESSE <CLIC G>

SUR de DÉROULER LA STRUCTURE

SUR LE LIEN

VOLET DE NAVIGATION <CLIC G>

SUR

LE DOSSIER (voir

CONTENU POUR DÉVELOPPER

les sous-dossiers)

<CLIC G> SUR DE POUR RÉDUIRE LE DOSSIER (ne plus voir les sous-dossiers) <CLIC G> SUR UN DOSSIER POUR VOIR SON CONTENU DANS LE VOLET DROIT

<CLIC G> SUR <DOUBLE CLIC> SUR LE DISQUE <DOUBLE CLIC> SUR LE DOSSIER <CLIC G> SUR LE DOCUMENT

POUR

VIII – GÉRER LES FICHIERS WORD

INFOS

les 3 icônes permettent d'aller en arrière, en avant ou choisir un contenu précédemment affiché dans la boîte de dialogue (comme dans un navigateur internet)

CONSEIL

Si vous avez utilisé le document récemment, il figure dans la liste "documents récents" à droite du menu, une fois celui-ci affiché

garder la touche <CTRL> enfoncée pour ouvrir conjointement plusieurs documents CONSEIL

EXERCICE

Fermer tous les documents Ouvrir le document "structure de l'entreprise" Ouvrir les documents "lettre1", "lettre2" et "lettre3" conjointement Les fermer

OPTIONS CRÉE UN NOUVEAU DOSSIER AU SEIN DU DOSSIER ACTUEL MODIFIE L'AFFICHAGE DES FICHIERS DÉTERMINE LE TYPE DE FICHIER À AFFICHER

Si Word n'arrive pas à ouvrir un fichier (docx ou autre), utiliser la commande CONSEIL

NOTES

dans la liste de commande de

129

130 3 L'OUVERTURE D'UN FICHIER D'UN AUTRE TYPE Word permet d'ouvrir sans manipulation particulière des fichiers de différents types (format). Il faut cependant lui indiquer, lorsqu'il ne l'a pas reconnu, le format du susdit fichier. MENU WORD ACTION

SUR

SÉLECTIONNER LE TYPE DU FICHIER

Pour ouvrir un fichier d'un autre type, procéder comme pour un fichier Word. Word le convertit automatiquement s'il est à même de le faire INFOS

B B..

LL''E EN NR RE EG GIIS STTR RE EM ME EN NTT D D''U UN ND DO OC CU UM ME EN NTT

L'enregistrement d'un fichier va provoquer son inscription dans les mémoires de stockage de l'ordinateur. Une fois l'ordinateur éteint, celui-ci sera conservé et pourra être réutilisé.

INFOS

Word enregistre automatiquement les informations de récupération (qui permettent de ne pas perdre les données en cas de plantage) toutes les 10 minutes ce qui met l'utilisateur à l'abri de mauvaises surprises

1 L'ENREGISTREMENT STANDARD L'enregistrement standard est le type d'enregistrement le plus rapide puisque son exécution est immédiate sans aucune information à saisir. BARRE D'OUTILS ACCÈS RAPIDE ACTION

CLAVIER

SUR SAISIR LE NOM INDIQUER LE DOSSIER

SUR

Si le fichier à enregistrer est nouveau, la boite de dialogue <ENREGISTRER SOUS> est appelée - si le fichier a déjà été enregistré, l'enregistrement est immédiat INFOS

NOTES

VIII – GÉRER LES FICHIERS WORD

131

Le lecteur et le dossier indiqués sont ceux indiqués dans le volet "enregistrement" de INFOS

CONSEIL

Pour enregistrer un document existant sous un autre nom, il suffit d'indiquer ici le nouveau nom à la place de l'ancien ; les deux documents coexisteront et évolueront indépendamment <CLIC G> sur de niveau donné

pour afficher les dossiers du

INFOS

les 3 icônes permettent de revenir en arrière, repartir en avant ou choisir un contenu précédemment affiché dans la boîte de dialogue (comme dans un navigateur internet)

2 L'ENREGISTREMENT COMPATIBLE Si dans une structure coexistent différentes versions de Word, le document "Word 2007" au format .DOCX peut être enregistré au format .DOC "97-2003" sans perte d'information. Vérifier auparavant avec le "vérificateur de compatibilité". Il peut alors être utilisé avec des versions plus anciennes. MENU WORD ACTION

NOTES

132 3 LA PROTECTION DU DOCUMENT L'auteur d'un document peut le protéger pour empêcher toute modification ; c'est quelque chose qu'il ne faut pas faire pour n'importe quel document mais si cela est nécessaire, alors il faut le faire comme il faut. A) LE CHIFFREMENT (rappel)

Le chiffrement va permettre de limiter les possibilités de piratage du document en le cryptant à l'aide d'une clé (mot de passe). MENU WORD ACTION

ATTENTION

CONSEIL

SUR

L'utilisation des mots de passe est dangereuse ; utilisez des mots de passe non significatifs, longs, mélangeant lettres et chiffres et le conserver en lieu sur (fichier texte). A noter que la casse est prise en compte (a est différent de A) Mettre une clé de 128 caractères (ou +) pour limiter les possibilités de décryptage par un logiciel spécialisé B) LES RESTRICTIONS

Les restrictions vont permettre de réduire les possibilités de modification du document. Elles vont porter sur la mise en forme, le contenu et les autorisations.

ACTION

ONGLET "RÉVISION" BLOC "PROTÉGER" (dernier bloc)

SUR

le volet "restreindre la mise en forme et les modifications" s'affiche

NOTES

VIII – GÉRER LES FICHIERS WORD ACTIVER LES RESTRICTIONS ACTIVER OU NON LA RESTRICTION DE LA MISE EN FORME ACTION

ACTIVER OU NON LA RESTRICTION DU CONTENU

ACTIVER OU NON LES EXCEPTIONS À CES RÈGLES SÉLECTIONNER LES ZONES DU DOCUMENT POUVANT ÊTRE MODIFIÉES ET LES UTILISATEURS ASSOCIÉS

les zones sélectionnées passent en gris ACTIVER LA PROTECTION INDIQUER SI LA PROTECTION EST LIÉE À UN MOT DE PASSE OU SI SEUL LE PROPRIÉTAIRE DU DOCUMENT PEUT MODIFIER LES ZONES MODIFIABLES

la protection est active aussitôt

Le volet OFFICE propose alors de passer de zone modifiable en zone modifiable INFOS

Pour que la protection soit conservée, le document doit être enregistré ATTENTION

NOTES

133

134 DÉSACTIVER LES RESTRICTIONS ACTION

SUR

SUR POUR DÉSACTIVER LA PROTECTION

EXERCICE

Dans le document "saisie de texte" Activer les restrictions de modification de contenu en "lecture seule" sauf le 1er paragraphe de texte "une entreprise…fondamental." que tout le monde peut modifier - Enregistrer le document - vérifier les restrictions en passant de zone en zone - les annuler et réenregistrer

4 LES OPTIONS Les options d'enregistrement vont permettre de définir précisément ce que comprend l'enregistrement et de quelle manière il s'effectue. MENU WORD ACTION

(volet de gauche)

CONSEIL

NOTES

Activer de préférence si le document est destiné à être partagé afin que les autres utilisateurs puissent avoir accès aux polices de caractères utilisées

IX – EXERCICES

135

IX. EXERCICES A A..

EXERCICE

NOTES

E EX XE ER RC CIIC CE ED D''IIN NIITTIIA ATTIIO ON N

Saisir le texte ci-dessous Le corriger au fur et à mesure de la saisie ou/et postérieurement L'enregistrer sous le nom "saisie de texte"

136

B B.. S STTR RU UC CTTU UR RE ED DE E LL''E EN NTTR RE EP PR RIIS SE E Ouvrir le document "saisie de texte" Le mettre en forme tel que ci-dessous EXERCICE

NOTES

IX – EXERCICES

137



NOTES

138

C C..

C CO OU UR RR RIIE ER RS S

Pour l'un ou l'autre des courriers suivants :

EXERCICE

NOTES

Saisir le texte du courrier brut Enregistrer le document Corriger éventuellement les fautes en cours de saisie avec <CLIC D> Enregistrer Effectuer la disposition horizontale des paragraphes (retraits) Enregistrer Effectuer la disposition verticale des paragraphes (espaces avant et après) Enregistrer Effectuer la mise en forme des caractères de chaque paragraphe (polices et attributs) Enregistrer Insérer éventuellement les images Les disposer et les habiller Utiliser éventuellement le tableau pour mettre des éléments côte à côte Enregistrer Effectuer les éventuelles modifications Enregistrer Effectuer un aperçu avant impression Faire les dernières modifications Enregistrer Imprimer

IX – EXERCICES

139

D D.. LLE ETTTTR RE E 11

NOTES

140

E E..

NOTES

LLE ETTTTR RE E22

IX – EXERCICES

141

FF.. LLE ETTTTR RE E33

NOTES

142

G G..

NOTES

LLE ETTTTR RE E44

INDEX ACCÈS RAPIDE 15 AFFICHAGE 31 ALIGNEMEN 73 ANNULATION 24, 27 APERÇU AVANT IMPRESSION 121 ASCENSEURS 18 ATTRIBUTS DE CARACTÈRES 65 AUTORISATIONS 119 BALISES ACTIVES 10 BARRE DE SÉLECTION 21 BARRE DE TITRE 14 BARRE D'ÉTAT 19 BARRE D'OUTILS 8, 17, 65, 69 BLOG 125 BOITE DIALOGUE PARAGRAPHE 72 BOITE DIALOGUE POLICE 67 BOITES DE DIALOGUE 8 BORDURES 82 BULLES D'AIDE 108 CHIFFREMENT 118 CLAVIER 6, 25 COMPATIBILITÉ 120 CONFIGURATION 1 COPIE DES DONNÉES 59 COPIE MISE EN FORME 87 COPIE SIMPLE 59 COPIER - COLLER 60 CORRECTION AUTOMATIQUE 99 CORRIGER LES FAUTES 99 COULEUR 46, 91 COUPER – COLLER 58 COUPURE DES MOTS 55 CRÉATION D'UN DOCUMENT 127 CURSEURS DE FRACTIONNEMENT 18 DÉPLACEMENT 22, 25, 57 DÉPLACEMENT SIMPLE 57 DICTIONNAIRES 106 DIDACTICIEL 12 EFFACEMENT 54 EFFETS 93 ENCADREMENT 44 ENREGISTREMENT 130 ENREGISTRER LES FAUTES 100 ESPACE DE TRAVAIL 126 ESPACES 74 EXCEPTIONS 102 EXERCICES 3

EXPLORATEUR DE DOCUMENT 39 FENÊTRE WORD 13 FENÊTRES 7 FICHIER IMAGE 62 FILIGRANE 45 FINALISATION 120 FORME 64 FORMES DU POINTEUR 22 GLISSER-COPIER 60 GLISSER-DÉPLACER 58 GRAMMAIRE 99, 105 GROUPES D'OUTILS 16 GUIDE 12 ICONES D’AFFICHAGE 20 IMAGE CLIPART 61 IMPRESSION 122 INSPECTION 117 INSTALLATION 2 INTERLIGNES 74 LANGUE 97 LISTE 75 MARGES 41 MENU WORD 14 MENUS 8 MENUS CONTEXTUELS 17 MESSAGE ÉLECTRONIQUE 124 METTRE EN FORME 65 MINIATURES 38 MISE EN FORME 86 MISE EN PAGE 39 MODE BROUILLON 36 MODE LECTURE PLEIN ÉCRAN 33 MODE PAGE 32 MODE PLAN 35 MODE WEB 34 MODÈLE NORMAL 30 MODÈLES 30 NOUVEAU DOCUMENT 29 ONGLETS 16 ORIENTATION 40 ORTHOGRAPHE 98, 104 OUTILS 24, 65 OUVERTURE D'UN DOCUMENT 127 PAGE WEB 126 PARAGRAPHE 69 POINT D'INSERTION 20 POLICE 65

POLICES 92 PRÉPARATION DU DOCUMENT 117 PRESSE PAPIERS 11 PROPRIÉTÉS 117 PROTECTION 132 PUBLICATION 124 QUITTER 2 RECHERCHE 110 RECONNAISSANCE VOCALE 49 RÈGLE 18, 71 REMPLACEMENT 57, 112 RÉPÉTITION 27 RÉPÉTITION MISE EN FORME 87 RETRAITS 73 RÉVÉLATION MISE EN FORME 86 RUBAN 16, 24, 66, 70 SAISIE 47 SAISIE MANUELLE 47 SCANNER 48 SÉLECTION 23, 26, 56 SÉLECTION MISE EN FORME 86 SERVEUR DE DOCUMENTS 125 SIGNATURE NUMÉRIQUE 119 SOURIS 5, 22 STATISTIQUES 115 STYLES RAPIDES 90 SUPPRESSION MISE EN FORME 89 SYMBOLE 61 SYMBOLES MASQUES 52 SYNONYMES 106 TABLEAU 63 TABULATIONS 79 TAILLE 40 THÈMES 90, 93 TOUCHES DE FONCTION 25 TOUCHES DE MISE EN FORME 68 TRADUCTION 108 TRAME DE FOND 82 TYPES DE FAUTES 102 VÉRIFICATION GLOBALE 103 VOLET "TRADUCTION" 108 VOLET OFFICE 10 WINDOWS 5 ZONE DE SAISIE 20 ZOOM 20, 37

Pour des raisons de lisibilité, il est employé dans cet ouvrage les termes de Windows pour Microsoft ™ Windows ®, Word pour Microsoft ™ Word 2007 ®, Excel pour Microsoft ™ Excel 2007 ®, Access pour Microsoft ™ Access 2007 ®, Powerpoint pour Microsoft ™ Powerpoint 2007® , Outlook pour Microsoft ™ Outlook 2007®, Explorer pour Microsoft ™ Explorer ® . Par ailleurs, toutes les copies d'écrans, images et icones ont été reproduites avec l'aimable autorisation de Microsoft ™

Tous les efforts ont été faits, et le temps nécessaire consacré, pour que cet ouvrage soit aussi fiable et rigoureux que possible. Cependant, ni l'auteur, ni l'éditeur ne sauraient être tenus pour responsable des conséquences de son utilisation ou des atteintes au droit des brevets ou personnes qui pourraient en résulter. Toute reproduction, même partielle et par quelque procédé que ce soit, est interdite sans autorisation préalable (achat de licence possible sur http://www.ios-fr.com) et passible d'une peine prévue par la loi sur la protection des droits d'auteur.

Dépôt légal 4ème Trim. 2007 ISBN 978-2-916950-02-0

Ce support de cours est destiné à accompagner votre formation dans l'apprentissage de ce logiciel. Il peut être utilisé en auto-formation mais il est le support idéal d'une formation menée par un formateur. C'est un manuel d'apprentissage organisé sous forme de leçons, ou chaque brique de connaissance acquise est réutilisée dans les leçons suivantes et avec des exercices à réaliser pour bien mémoriser les actions. Le fichier d’exercice est téléchargeable sur le site de l'éditeur où vous pourrez aussi éventuellement vérifier vos acquis grâce à des tests de connaissance en ligne. Des emplacements sont prévus sur chaque page pour prendre des notes afin de bien se souvenir des recommandations de votre formateur. Après votre formation, n'hésitez-pas à reprendre ce manuel et à refaire les exercices pour bien ancrer ce que vous avez appris dans votre esprit.

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