Cours Word 2007 2ème niveau, le publipostage by joel Green

Support de cours

WORD 2007™ NIVEAU 2 – PUBLIPOSTAGE (LETTRES TYPE, ÉTIQUETTES, ENVELOPPES…)

Qu’est-ce qu’un modèle ? À quoi sert-il, comment le créer, le rattacher, comment utiliser les styles, intégrer un composant quick part, enregistrer des macro-commandes, les exécuter, les modifier? Comment faire un mailing (publipostage) ? Pour imprimer des lettres, des étiquettes, des enveloppes, des formulaires, pour envoyer des mails, en utilisant des contacts Outlook…?

Ce cours répond à toutes ces questions et bien plus encore, de manière simple, illustrée et commentée au point qu'il vous deviendra vite indispensable, à coté de votre ordinateur

Cet ouvrage a été entièrement réalisé avec Microsoft ™ Word 2007 ®,

Image des fonds de couverture reproduite avec l'aimable autorisation de Microsoft ™

SOMMAIRE I.

LES LETTRE ET MESSAGES .............................................................................................. 1 A.

L'ASSISTANT FUSION ET PUBLIPOSTAGE .......................................................................................... 1 1 2 3 4 5 6

LA CRÉATION DE TOUTES PIÈCES ...................................................................................................... 6 1 2 3 4 5 6

II. A. B.

DÉCLARATION D'UN FICHIER EXISTANT................................................................................................. 12 CRÉATION D’UN LIEN AVEC UN FICHIER EXTERNE ................................................................................ 13

LA DÉFINITION DE RÈGLES .............................................................................................................. 15

L'ÉTIQUETTE................................................................................................................ 17 LES MODÈLES D'ÉTIQUETTES .......................................................................................................... 17 L'ASSISTANT FUSION ET PUBLIPOSTAGE ........................................................................................ 18 1 2 3 4 5 6

DOCUMENT PRINCIPAL ........................................................................................................................... 6 FICHIER DE DONNÉES .............................................................................................................................. 7 COMPLÉTER LE DOCUMENT PRINCIPAL .................................................................................................. 8 APERÇU DE LA FUSION .......................................................................................................................... 10 MISE EN FORME .................................................................................................................................... 10 FUSION .................................................................................................................................................. 11

LES AUTRES SOURCES DE DONNÉES ............................................................................................... 12 1 2

SÉLECTION DU TYPE DE DOCUMENT ....................................................................................................... 2 SÉLECTION DU DOCUMENT ..................................................................................................................... 2 SÉLECTION DES DESTINATAIRES .............................................................................................................. 2 ÉCRITURE DE LA LETTRE .......................................................................................................................... 3 APERÇU DE LA LETTRE ............................................................................................................................. 4 FIN DE LA FUSION .................................................................................................................................... 5

SÉLECTION DU TYPE DE DOCUMENT ..................................................................................................... 18 SÉLECTION DU DOCUMENT ................................................................................................................... 18 SÉLECTION DES DESTINATAIRES ............................................................................................................ 19 DISPOSITION DES ÉTIQUETTES .............................................................................................................. 19 APERÇU DES ÉTIQUETTES ...................................................................................................................... 20 FIN DE LA FUSION .................................................................................................................................. 20

LA CRÉATION DE TOUTES PIÈCES .................................................................................................... 21 1 2 3 4 5

DOCUMENT PRINCIPAL ......................................................................................................................... 21 FICHIER DE DONNÉES ............................................................................................................................ 22 COMPLÉTER LE DOCUMENT PRINCIPAL ................................................................................................ 22 APERÇU DE LA FUSION .......................................................................................................................... 22 FUSION .................................................................................................................................................. 23

III. L'ENVELOPPE .............................................................................................................. 25 A. B.

LES MODÈLES D'ENVELOPPES ......................................................................................................... 25 L'ASSISTANT FUSION ET PUBLIPOSTAGE ........................................................................................ 26 1 2 3 4 5 6

SÉLECTION DU TYPE DE DOCUMENT ..................................................................................................... 26 SÉLECTION DU DOCUMENT ................................................................................................................... 26 SÉLECTION DES DESTINATAIRES ............................................................................................................ 27 DISPOSITION DES ENVELOPPES ............................................................................................................. 27 APERÇU DES ENVELOPPES ..................................................................................................................... 28 FIN DE LA FUSION .................................................................................................................................. 28

LA CRÉATION DE TOUTES PIÈCES .................................................................................................... 29 1 2 3 4 5

DOCUMENT PRINCIPAL ......................................................................................................................... 29 FICHIER DE DONNÉES ............................................................................................................................ 30 COMPLÉTER LE DOCUMENT PRINCIPAL ................................................................................................ 30 APERÇU DE LA FUSION .......................................................................................................................... 30 FUSION .................................................................................................................................................. 31

IV. LE RÉPERTOIRE ............................................................................................................ 33 1 2 3 4 5 6

SÉLECTION DU TYPE DE DOCUMENT ..................................................................................................... 33 SÉLECTION DU DOCUMENT ................................................................................................................... 33 SÉLECTION DES DESTINATAIRES ............................................................................................................ 33 DISPOSITION .......................................................................................................................................... 34 APERÇU DU RÉPERTOIRE ....................................................................................................................... 34 FIN DE LA FUSION .................................................................................................................................. 34

V. A.

LE FORMULAIRE .......................................................................................................... 35 LA CRÉATION DU FORMULAIRE ..................................................................................................... 35 1 2 3

ONGLET DÉVELOPPEUR ......................................................................................................................... 35 MODE CRÉATION ................................................................................................................................... 35 INSERTION DU CONTRÔLE ..................................................................................................................... 35

L’EXPLOITATION DU FORMULAIRE ................................................................................................ 37

VI. DOSSIER PÉDAGOGIQUE ET EXERCICES ........................................................................ 39 A. B. C. D. E. F. G. H. I.

EXO LETTRE FLEUR.DOCx / EXO LETTRE FLEUR DONNEES.DOCx .................................................. 39 LETTRE MAILING 1.DOCx / DONNÉES 1.DOCx ............................................................................... 40 LETTRE MAILING 2.DOCx / CLIENTS2.XLS....................................................................................... 41 LETTRE MAILING 3.DOCX / CLIENTS 3.ACCDB ................................................................................ 42 LETTRE MAILING 4.DOCX / CLIENTS 4.ACCDB ............................................................................... 43 LETTRE MAILING 5.DOCX : CLIENTS5.XLSX..................................................................................... 44 ETIQUETTES.DOCX / DONNÉES ETIQUETTES.DOCX ...................................................................... 45 ENVELOPPES.DOCx / DONNÉES ETIQUETTES.DOCx ....................................................................... 46 FORMULAIRE.DOCx ........................................................................................................................ 46

Ce livre présente différentes rubriques repérées par une icone DES PROCÉDURES DÉCRIVENT LA MARCHE À SUIVRE POUR EFFECTUER UNE ACTION : 3 COMMANDES À SE RAPPELER : ACTION

<CLIC G> POUR APPUYER SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX

POUR APPUYER SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS AVEC LE MAJEUR

<DOUBLE CLIC> POUR APPUYER DEUX FOIS DE SUITE TRÈS RAPIDEMENT SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX

des informations viennent compléter ces procédures INFOS

des exemples viennent illustrer ces procédures EXEMPLE

des conseils vous aident à mettre en pratique vos connaissances CONSEIL

des mises en garde vous permettent d'éviter les pièges ou d'en sortir ATTENTION

EXERCICE

des exercices permettent de tester les procédures et de mettre vos connaissances à l'épreuve. Pour télécharger les exercices : ouvrir votre navigateur internet saisir l'adresse suivante : http://www.ios.fr/public/exosWord07mm.exe <CLIC G> sur la boite de dialogue de téléchargement s'ouvre <CLIC G> sur pour confirmer

des procédures avancées décrivent des actions plus complexes AVANCÉ

des emplacements vous permettent de prendre des notes directement sur le support NOTES

en bas de chaque page

Souvent, une action peut être effectuée selon plusieurs méthodes : 1ÈRE MÉTHODE

2ÈME MÉTHODE

ACTION

Une méthode n'est pas meilleure qu'une autre mais l'une ou l'autre peut être mieux adaptée à votre manière de travailler.

Ces actions peuvent être effectuées avec plusieurs moyens :

Avec le bouton gauche de la souris

Avec le bouton droit de la souris

Avec le clavier

Elles peuvent concerner différents endroits de l'écran : le menu "DÉMARRER" de Windows le bureau de Windows

le panneau de configuration la barre d'outils accès rapide la barre d'outils de la fenêtre

le menu de l'application le ruban de l'application

Selon votre dextérité et vos préférences, vous travaillerez avec le bouton gauche de la souris et les outils du ruban, vous appellerez des menus contextuels avec le bouton droit où vous utiliserez les touches du clavier, quelquefois plus rapides pour certaines actions.

Tout au long de cet ouvrage, vous apprendrez à vous familiariser avec ces éléments et à choisir ce qui vous convient le mieux !

I – LA LETTRE – LE MESSAGE Le mailing consiste à remplacer un certain nombre de données variables d'un document par le nom du champ où ces données sont stockées, généralement dans un fichier de type Word, Excel ou de base de données. Le document principal peut être une lettre appelée alors "lette type", un message électronique (courriel), une enveloppe ou une étiquette.

I. LES LETTRE ET MESSAGES La lettre et/ou le message électronique vont résulter de la fusion entre un fichier de données (Word, Excel, Access, extraction base centralisée...) dans lequel les données sont regroupées dans des champs et un document principal proche d'un document classique contenant non pas les données mais les champs.

ACTION

PROCÉDURE DE CRÉATION D'UN MAILING AFFICHER L'ONGLET "PUBLIPOSTAGE" DU RUBAN ET SUIVRE LES ÉTAPES SUIVANTES  CRÉATION DU DOCUMENT PRINCIPAL  CONNEXION AVEC LE FICHIER DE DONNÉES  INSERTION DES CHAMPS DU FICHIER DE DONNÉES DANS LE DOCUMENT PRINCIPAL  FUSION DES DEUX ABOUTISSANT AU MAILING. C’EST À PARTIR DU DOCUMENT PRINCIPAL QUE S'EFFECTUENT LES OPÉRATIONS DE FUSION

A A.. LL''A AS SS SIIS STTA AN NTT FFU US SIIO ON NE ETT P PU UB BLLIIP PO OS STTA AG GE E Il s'affiche dans le volet Office et vient assister l'utilisateur pendant toute l'opération. Il n'est pas indispensable de l'utiliser car la procédure de mailing n'est pas très compliquée.

ACTION

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2ème bloc)

SUR

<CLIC G> SUR le volet s'affiche à gauche de l'écran – c'est là que va se dérouler l'assistant

NOTES

1 SÉLECTION DU TYPE DE DOCUMENT

VOLET OFFICE ACTION

<CLIC G> SUR LA CASE D'OPTION <CLIC G>

SUR

2 SÉLECTION DU DOCUMENT

VOLET OFFICE ACTION

<CLIC G> SUR LA CASE D'OPTION <CLIC G>

SUR

3 SÉLECTION DES DESTINATAIRES

VOLET OFFICE ACTION

<CLIC G> SUR LA CASE D'OPTION <CLIC G> SUR <CLIC G>

SUR SAISIR LES CARACTÉRISTIQUES DE CHAQUE DESTINATAIRE ENREGISTRER LE FICHIER DE DONNÉES (FICHIER DE TYPE MDB DANS LE DOSSIER SOURCES DE DONNÉES)

NOTES

SUR

I – LA LETTRE – LE MESSAGE

MODIFIE LES TITRES DE COLONNE

AJOUTE UNE NOUVELLE LIGNE

ZONE DE SAISIE DES ENREGISTREMENTS

SUPPRIME LA LIGNE SÉLECTIONNÉE

Le format d'enregistrement par défaut est le format ".mdb". Le dossier par défaut est le dossier "mes sources de données" de chaque utilisateur AVANCÉ

4 ÉCRITURE DE LA LETTRE

VOLET OFFICE ACTION

POSITIONNER LE POINT D'INSERTION

SUR CHOISIR LES CARACTÉRISTIQUES D'AFFICHAGE

4 VOLET OFFICE ACTION

POSITIONNER LE POINT D'INSERTION

SUR CHOISIR LES CARACTÉRISTIQUES D'AFFICHAGE

SUR

5 APERÇU DE LA LETTRE

VOLET OFFICE ACTION

<CLIC G> SUR

POUR VISUALISER LA LETTRE CORRESPONDANT AUX DIFFÉRENT

ENREGISTREMENTS

<CLIC G> SUR DESTINATAIRES

NOTES

SUR

POUR MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LA LISTE DES

I – LA LETTRE – LE MESSAGE

6 FIN DE LA FUSION

Pour le message électronique, l'option proposée est INFOS

VOLET OFFICE ACTION

<CLIC G> SUR

POUR VISUALISER INDIVIDUELLEMENT CHACUNE DES LETTRES GÉNÉRÉES ET ÉVENTUELLEMENT LES MODIFIER OU SUR

EXERCICE

POUR LES IMPRIMER DIRECTEMENT

Votre société de vente de fleurs par correspondance vous demande de faire un mailing pour vanter les mérites d'une promotion : 5 fuschias gratuits pour toute commande supérieure à 50 euros Faites un publipostage à vos clients dont un échantillon figure dans le tableau cidessous en utilisant l'assistant "fusion et publipostage"

Générer les lettres mais ne les imprimez pas. Utiliser éventuellement le document "exo lettre jolie plante" en remplaçant les zones en surligné gris par les blocs appropriés et en modifiant la teneur du texte

NOTES

B B.. LLA AC CR RÉ ÉA ATTIIO ON ND DE E TTO OU UTTE ES SP PIIÈ ÈC CE ES S Le publipostage s'effectue très simplement sans passer par l'assistant. Il convient toujours de distinguer le document principal du fichier de données. Le document principal est composé de deux parties différentes : LE TEXTE FIXE qui sera identique quelque soit le document généré LE TEXTE VARIABLE qui sera propre à chacune des lignes d'enregistrement du fichier de données. Le texte variable sera indiqué dans le document de base par la présence des champs de données insérés par l'utilisateur et issus du fichier de données.

1 DOCUMENT PRINCIPAL Que ce soit en saisissant un nouveau document de toutes pièces ou bien en adaptant un document existant, la première étape consiste à créer un nouveau document destiné à recevoir le texte de la lettre.

ACTION

ATTENTION

NOUVEAU DOCUMENT

DOCUMENT EXISTANT

<CLIC G> SUR

OUVRIR LE DOCUMENT ADÉQUAT CONSERVER LE TEXTE QUI CONVIENT SUPPRIMER LE TEXTE QUI NE CONVIENT PAS ENREGISTRER LE DOCUMENT SOUS UN NOUVEAU NOM

NOUVEAU DOCUMENT

BARRE STANDARD SAISIR LE TEXTE NORMALEMENT MAIS EN LAISSANT DES BLANCS LA OU LE TEXTE SERA DIFFÉRENT D'UNE LETTRE À L'AUTRE

Il est ici indispensable de respecter les règles de saisie de texte dans Word ainsi que les règles de mise en forme avec les boites de dialogue " POLICE" et "PARAGRAPHE"

Le document étant créé, il faut le déclarer comme document principal de publipostage.

ACTION

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2ème bloc)

SUR

SUR

Ouvrir le document "exo lettre fleur.doc" Déclarer ce document comme document principal EXERCICE

NOTES

I – LA LETTRE – LE MESSAGE

2 FICHIER DE DONNÉES Le document de données va contenir plusieurs lignes, chacune des lignes correspondant à un enregistrement. Chaque enregistrement va contenir plusieurs valeurs (texte ou chiffre), chacune de ces valeurs correspondant à un champ particulier.

ACTION

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2ème bloc)

SUR

SAISIR DIRECTEMENT LES DONNÉES <TAB> ENTRE CHAQUE COLONNE

C'est ici la même fenêtre que dans l'assistant INFOS

Dans le document "exo lettre fleur.doc" Créer la liste de destinataires suivante (tenir compte de l'ordre des champs) EXERCICE

et l'enregistrer Word peut maintenant utiliser les contacts de Outlook dans les publipostages en choisissant INFOS

NOTES

ACTION

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2ème bloc)

SUR

GÉRER LES ENREGISTREMENTS

MODIFIER LE FICHIER SOURCE

3 COMPLÉTER LE DOCUMENT PRINCIPAL Il faut maintenant insérer les champs dans le document principal.

ACTION

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "CHAMPS D'ÉCRITURE ET D'INSERTION" (3ème bloc) POSITIONNER LE POINTEUR À L'EMPLACEMENT DE L'ADRESSE

SUR

ET CHOISIR LA PRÉSENTATION

POSITIONNER LE POINTEUR À L'EMPLACEMENT DES SALUTATIONS

SUR ET CHOISIR LA FORMULE POSITIONNER LE POINTEUR À L'EMPLACEMENT DU CHAMP SUIVANT

<CLIC G> SUR de PUIS SUR LE CHAMP DÉSIRÉ répéter l'ensemble des opérations pour chaque champ à insérer

NOTES

I – LA LETTRE – LE MESSAGE

les noms de champs apparaissent entre chevrons INFOS

l'outil les met en évidence sur fond gris Penser à laisser un espace entre les champs de fusion

EXERCICE

AVANCÉ

Dans le document principal "exo lettre fleur.doc" Insérer les champs de données en remplaçant les zones variables par le champ de données correspondant (pour faciliter le travail toutes les zones variables sont surlignées en gris clair) - utiliser d'abord les outils "BLOC D'ADRESSE" et "LIGNE DE SALUTATION" puis les supprimer et utiliser l'outil "INSÉRER UN CHAMP DE FUSION" L'outil permet de faire la correspondance entre les noms de champ du document de données et les noms de champ reconnus par word – Bien vérifier que tous les champs sont reconnus sinon, faire la correspondance

4 APERÇU DE LA FUSION Une fois le texte et les champs saisis, il faut visualiser le résultat de la fusion à l'écran.

ACTION

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "APERÇU DES RÉSULTATS" (4ème bloc)

<CLIC G> SUR (idem pour désactiver) les champs de fusion sont remplacés par leur valeur pour l'enregistrement donné L'outil

permet de faire défiler les enregistrements

INFOS

Afficher "exo lettre fleur.doc" en mode "APERÇU" et faire défiler les enregistrements puis revenir à l'affichage des noms de champ EXERCICE

5 MISE EN FORME La mise en forme des champs s'effectue de la même manière que pour du texte normal dans le document principal. MISE EN FORME SÉLECTIONNER L'ENSEMBLE DU CHAMPS ACTION

UTILISER LES OUTILS DU RUBAN

Pour afficher les codes de champ, cocher

AVANCÉ

dans les options avancées de Word, menu Pour distinguer les champs du reste du texte, vous pouvez les mettre en surbrillance CONSEIL

avec l'outil Mettre en forme "exo lettre fleur.doc" EXERCICE

NOTES

I – LA LETTRE – LE MESSAGE

6 FUSION La fusion peut se faire de différentes manières : A l'écran, un fichier "lettres1" va être créé ; ce document est composé d'autant de lettres personnalisées (séparées par un saut de section) que d'enregistrements dans le fichier de données ; il est alors possible de modifier les documents un à un avant impression. A l'impression, les lettres personnalisées sont directement imprimées sans contrôle intermédiaire. Sous forme de message électronique, le champ d'adresse Email est alors utilisé et l'envoi est immédiat

CONSEIL

Faire la fusion à l'écran dans des documents "LETTREN°" ; cela permet de faire autant d'essais que nécessaire afin d'avoir des documents parfaits et de procéder éventuellement à une modification ne concernant qu'une lettre type, avant l'impression sans avoir à recommencer toute la fusion - Sauf exception, il ne sert à rien de conserver ces documents "LETTREN°" après impression puisqu'ils peuvent à tout moment être reconstitués ONGLET "PUBLIPOSTAGE"

ACTION

GROUPE "TERMINER" (5ème bloc)

SUR CHOISIR LA DESTINATION

EXERCICE

NOTES

A partir du document principal "exo lettre fleur.doc" Effectuer la fusion à l'écran (autant de fois que nécessaire jusqu'à obtention de lettres parfaites prêtes à être imprimées) puis en tant que messages électroniques Vérifier dans votre messagerie que les messages sont bien partis

C C..

LLE ES SA AU UTTR RE ES SS SO OU UR RC CE ES SD DE ED DO ON NN NÉ ÉE ES S

1 DÉCLARATION D'UN FICHIER EXISTANT Si le document de données existe déjà, il suffit de le désigner à ce niveau. Ce fichier peut être de n'importe quelle nature (texte, Word, Excel, Access, Mdb…)

ACTION

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2ème bloc)

SUR

<CLIC G> SUR Word pointe alors vers les "sources de données" mais il est possible d'indiquer un autre dossier DÉSIGNER LE FICHIER

la liaison s'effectue

Dans un fichier de type "tableur", il peut être nécessaire d'indiquer la feuille ou la plage à prendre en compte INFOS

I – LA LETTRE – LE MESSAGE

EXERCICE

Voir dans les exercices "lettre mailing 1.doc" Saisir le document principal Saisir le fichier de données dans Word sous forme de tableau et l'enregistrer (données) Lier les deux par le publipostage - insérer les champs - mettre en forme Effectuer le publipostage

EXERCICE

Voir dans les exercices "lettre mailing 2.doc" Saisir le document principal et lier le document principal au fichier "clients 2.xls" Insérer les champs - mettre en forme puis effectuer le publipostage

EXERCICE

Voir dans les exercices "lettre mailing 3.doc" Saisir le document principal et lier le document principal à la table "clients" du fichier "clients 3.accdb" puis effectuer le publipostage

2 CRÉATION D’UN LIEN AVEC UN FICHIER EXTERNE La connexion entre un document principal Word et un fichier de données externe est enregistrée dans les sources de données de l'utilisateur. Le fichier de base de données pourra être un fichier ACCESS ou de n'importe quelle base pour laquelle un pilote ODBC a été installé.

AVANCÉ

ACTION

Le pilote ODBC est un programme qui permet de connecter comme par un tuyau un fichier d'un type donné comportant des données et une application d'un autre type lui aussi spécifié à même d'utiliser ces données ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2ème bloc)

SUR

SUR

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR il est aussi possible de créer la nouvelle source directement à partir du dossier "mes sources de données" des documents de l'utilisateur :

NOTES

14 SÉLECTIONNER ACTION

SÉLECTIONNER LE DOSSIER OU SE TROUVE LE FICHIER DE DONNÉES PUIS LE FICHIER LUI-MÊME

SÉLECTIONNER LES DONNÉES DANS LA LISTE PROPOSÉE

DÉCRIRE ET NOMMER LE FICHIER DE CONNEXION POUR L'ENREGISTRER

Le fichier de connexion créé est maintenant proposé dans les sources de données de l'utilisateur : AVANCÉ

EXERCICE

NOTES

Voir dans les exercices "lettre mailing 4.doc" Créer une nouvelle source de données pointant vers la requête "clients français" du fichier "clients 4.accdb" Lier le fichier de connexion créé au document principal Effectuer le publipostage

I – LA LETTRE – LE MESSAGE

D D.. LLA AD DÉ ÉFFIIN NIITTIIO ON ND DE ER RÈ ÈG GLLE ES S Il est possible de définir des règles qui vont permettre notamment de faire dépendre les données affichées de conditions.

ACTION

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "CHAMPS D'ÉCRITURE ET D'INSERTION" (3ème bloc)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LA RÈGLE DÉSIRÉE le mot clé est inséré

"Si Alors Sinon" est l'une des expressions les plus utilisées ; elle permet notamment de tester la valeur d'une variable et d'effectuer une action ou une autre selon cette valeur. SI ALORS SINON ACTION

RENSEIGNER LE CHAMP SERVANT À LA COMPARAISON INDIQUER L'OPÉRATEUR LOGIQUE INDIQUER LA VALEUR DE COMPARAISON INDIQUER LE TEXTE À AFFICHER SI LA CONDITION EST REMPLIE INDIQUER LE TEXTE À AFFICHER SI LA CONDITION N'EST PAS REMPLIE

La syntaxe n'a pas évolué depuis les versions DOS : AVANCÉ

<maj><f9> sur un champ affiche successivement le champ et son résultat

EXERCICE

CONSEIL

Ouvrir "lettre mailing 5 brut.doc" (fichier de données clients5.xlsx) Insérer les champ de fusion et la règle "si alors sinon" avec les conditions telles que cidessus puis effectuer le publipostage Pour afficher le champ au lieu du résultat, <maj> <f9> ou options avancées d'affichage Pour afficher le résultat numérique avec une mise en forme appropriée, utiliser la syntaxe standard du format : \# "# ###" affiche un nombre avec le format :

EXEMPLE

NOTES

II – L'ÉTIQUETTE

II. L'ÉTIQUETTE Les étiquettes obéissent aux mêmes principes de base que les lettres.

A A..

LLE ES SM MO OD DÈ ÈLLE ES SD D''É ÉTTIIQ QU UE ETTTTE ES S

Des modèles d'étiquettes prêts à l'emploi sont proposés, notamment sur Microsoft Office Online. MODÈLES D'ÉTIQUETTES ACTION

<CLIC G> SUR

MENU W ORD

SÉLECTIONNER LE GROUPE DE MODÈLES "MICROSOFT OFFICE ONLINE" SÉLECTIONNER LE TYPE DE MODÈLE "ÉTIQUETTES" SÉLECTIONNER LA CATÉGORIE DE MODÈLES

SÉLECTIONNER LE MODÈLE DANS LE VOLET DU MILIEU

Créer des étiquettes basées sur le modèle professionnel suivant EXERCICE

B B..

LL''A AS SS SIIS STTA AN NTT FFU US SIIO ON NE ETT P PU UB BLLIIP PO OS STTA AG GE E

Il s'affiche dans le volet Office et vient assister l'utilisateur pendant toute l'opération.

ACTION

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2ème bloc)

SUR

SUR

1 SÉLECTION DU TYPE DE DOCUMENT

VOLET OFFICE ACTION

<CLIC G> SUR LA CASE D'OPTION <CLIC G>

SUR

2 SÉLECTION DU DOCUMENT

VOLET OFFICE ACTION

SUR

II – L'ÉTIQUETTE

3 SÉLECTION DES DESTINATAIRES

VOLET OFFICE ACTION

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR DÉSIGNER LE FICHIER DE DONNÉES PUIS

POUR VALIDER

SUR

4 DISPOSITION DES ÉTIQUETTES

VOLET OFFICE ACTION

POSITIONNER LE POINT D'INSERTION

SUR CHOISIR LES CARACTÉRISTIQUES D'AFFICHAGE DUPLIQUE LA PRÉSENTATION SUR TOUTES LES ÉTIQUETTES

SUR

5 APERÇU DES ÉTIQUETTES

VOLET OFFICE ACTION

<CLIC G> SUR

OU POUR VISUALISER LES ÉTIQUETTES CORRESPONDANT AUX DIFFÉRENT ENREGISTREMENTS

SUR

6 FIN DE LA FUSION

VOLET OFFICE ACTION

<CLIC G> SUR POUR VISUALISER INDIVIDUELLEMENT CHAQUE PAGE D'ÉTIQUETTES GÉNÉRÉE ET ÉVENTUELLEMENT LES MODIFIER OU SUR

POUR LES IMPRIMER DIRECTEMENT

Créer des étiquettes à partir du fichier "Données etiquettes" pour obtenir une présentation comme ci-dessous EXERCICE

NOTES

II – L'ÉTIQUETTE

C C.. LLA AC CR RÉ ÉA ATTIIO ON ND DE E TTO OU UTTE ES SP PIIÈ ÈC CE ES S Il convient là encore de distinguer le document principal du fichier de données.

1 DOCUMENT PRINCIPAL La première étape consiste à créer un document destiné à recevoir les étiquettes.

ACTION

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2ème bloc)

SUR

SUR RENSEIGNER LES OPTIONS POUR VALIDER

NOTES

ACTION

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2ème bloc)

SUR

SÉLECTIONNER UNE OPTION

3 COMPLÉTER LE DOCUMENT PRINCIPAL Il faut maintenant insérer les champs dans les étiquettes. La encore, le bloc d'adresses est très pratique.

ACTION

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "CHAMPS D'ÉCRITURE ET D'INSERTION" (3ème bloc) POSITIONNER LE POINTEUR À L'EMPLACEMENT DE L'ADRESSE

SUR

ET CHOISIR LA PRÉSENTATION

SUR

POUR DUPLIQUER SUR LES AUTRES ÉTIQUETTES

4 APERÇU DE LA FUSION Une fois le texte et les champs saisis, il faut visualiser le résultat de la fusion à l'écran.

ACTION

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "APERÇU DES RÉSULTATS" (4ème bloc)

<CLIC G> SUR (idem pour désactiver) les champs de fusion sont remplacés par leur valeur pour l'enregistrement donné L'outil INFOS

NOTES

permet de faire défiler les enregistrements

II – L'ÉTIQUETTE

5 FUSION ONGLET "PUBLIPOSTAGE" ACTION

GROUPE "TERMINER" (5ème bloc)

SUR CHOISIR LA DESTINATION

CONSEIL

ATTENTION

Il est fortement recommandé de faire la fusion à l'écran dans des documents "ETIQUETTES N°" ; cela permet de faire autant d'essais que nécessaire afin d'avoir des étiquettes parfaites Faites un essai sur les 2 premières pages avec du papier normal puis mettre le papier spécial étiquettes avant de lancer l'impression définitive Créer des étiquettes pour les destinataires suivants à raison de 14 étiquettes par page sur 2 colonnes

EXERCICE

NOTES

III – L'ENVELOPPE

III. L'ENVELOPPE Les enveloppes obéissent aux mêmes principes que les étiquettes.

A A..

LLE ES SM MO OD DÈ ÈLLE ES SD D''E EN NV VE ELLO OP PP PE ES S

Des modèles d'enveloppes prêts à l'emploi sont proposés, notamment sur Microsoft Office Online. MODÈLES D'ENVELOPPES ACTION

<CLIC G> SUR

MENU W ORD

SÉLECTIONNER LE GROUPE DE MODÈLES "MICROSOFT OFFICE ONLINE" SÉLECTIONNER LE TYPE DE MODÈLE "ENVELOPPES" SÉLECTIONNER LE MODÈLE DANS LE VOLET DU MILIEU

Créer des enveloppes basées sur le modèle suivant EXERCICE

NOTES

B B..

LL''A AS SS SIIS STTA AN NTT FFU US SIIO ON NE ETT P PU UB BLLIIP PO OS STTA AG GE E

Il s'affiche dans le volet Office et vient assister l'utilisateur pendant toute l'opération.

ACTION

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2ème bloc)

SUR

SUR

1 SÉLECTION DU TYPE DE DOCUMENT

VOLET OFFICE ACTION

<CLIC G> SUR LA CASE D'OPTION <CLIC G>

SUR

2 SÉLECTION DU DOCUMENT

VOLET OFFICE ACTION

SUR

III – L'ENVELOPPE

3 SÉLECTION DES DESTINATAIRES

VOLET OFFICE ACTION

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR DÉSIGNER LE FICHIER DE DONNÉES PUIS

POUR VALIDER

SUR

4 DISPOSITION DES ENVELOPPES

VOLET OFFICE ACTION

POSITIONNER LE POINT D'INSERTION EN MILIEU D'ENVELOPPE

SUR SAISIR ÉVENTUELLEMENT D'AUTRES INFORMATIONS EN HAUT À GAUCHE CHOISIR LES CARACTÉRISTIQUES D'AFFICHAGE

SUR

5 APERÇU DES ENVELOPPES

VOLET OFFICE ACTION

<CLIC G> SUR

OU POUR VISUALISER LES ENVELOPPES CORRESPONDANT AUX DIFFÉRENT ENREGISTREMENTS

SUR

6 FIN DE LA FUSION

VOLET OFFICE ACTION

<CLIC G> SUR

POUR VISUALISER INDIVIDUELLEMENT CHACUNE DES ENVELOPPES GÉNÉRÉES ET ÉVENTUELLEMENT LES MODIFIER OU SUR

POUR LES IMPRIMER DIRECTEMENT

Créer des enveloppes à partir du fichier "Données etiquettes" pour obtenir une présentation comme ci-dessous EXERCICE

NOTES

III – L'ENVELOPPE

C C.. LLA AC CR RÉ ÉA ATTIIO ON ND DE E TTO OU UTTE ES SP PIIÈ ÈC CE ES S Il convient là encore de distinguer le document principal du fichier de données.

1 DOCUMENT PRINCIPAL La première étape consiste à créer un document de type "enveloppe".

ACTION

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2ème bloc)

SUR SUR RENSEIGNER LES OPTIONS POUR VALIDER

NOTES

ACTION

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2ème bloc)

SUR

SÉLECTIONNER UNE OPTION

3 COMPLÉTER LE DOCUMENT PRINCIPAL Il faut maintenant insérer les champs sur les enveloppes. La encore, le bloc d'adresses est très pratique.

ACTION

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "CHAMPS D'ÉCRITURE ET D'INSERTION" (3ème bloc) POSITIONNER LE POINTEUR À L'EMPLACEMENT DE L'ADRESSE

ATTENTION

SUR

ET CHOISIR LA PRÉSENTATION

Vérifier que tous les champs ont bien été reconnus ; si ce n'est pas le cas, cliquer sur et effectuer la correspondance : ex :

4 APERÇU DE LA FUSION Une fois le texte et les champs saisis, il faut visualiser le résultat de la fusion à l'écran.

ACTION

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "APERÇU DES RÉSULTATS" (4ème bloc)

<CLIC G> SUR (idem pour désactiver) les champs de fusion sont remplacés par leur valeur pour l'enregistrement donné L'outil INFOS

NOTES

permet de faire défiler les enregistrements

III – L'ENVELOPPE

5 FUSION ONGLET "PUBLIPOSTAGE" ACTION

GROUPE "TERMINER" (5ème bloc)

SUR CHOISIR LA DESTINATION

Créer des enveloppes pour les destinataires du fichier "données etiquettes" EXERCICE

NOTES

IV – LE RÉPERTOIRE

IV. LE RÉPERTOIRE Appelé "catalogue" dans les versions précédentes, le répertoire permet de recueillir les caractéristiques des destinataires comme dans un vrai répertoire. Sa mise en œuvre suit la même logique que les autres documents de publipostage.

ACTION

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2ème bloc)

SUR

SUR

1 SÉLECTION DU TYPE DE DOCUMENT

VOLET OFFICE ACTION

<CLIC G> SUR LA CASE D'OPTION <CLIC G>

SUR

2 SÉLECTION DU DOCUMENT

VOLET OFFICE ACTION

SUR

3 SÉLECTION DES DESTINATAIRES

VOLET OFFICE ACTION

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR DÉSIGNER LE FICHIER DE DONNÉES

SUR

4 DISPOSITION

VOLET OFFICE ACTION

POSITIONNER LE POINT D'INSERTION EN MILIEU D'ENVELOPPE

PUIS SUR LES CHAMPS À INSÉRER SUR

5 APERÇU DU RÉPERTOIRE

VOLET OFFICE ACTION

<CLIC G> SUR

OU POUR VISUALISER LES ENVELOPPES CORRESPONDANT AUX DIFFÉRENT ENREGISTREMENTS

SUR

6 FIN DE LA FUSION

VOLET OFFICE ACTION

<CLIC G> SUR

POUR VISUALISER INDIVIDUELLEMENT CHACUNE DES PAGES GÉNÉRÉES ET ÉVENTUELLEMENT LES MODIFIER OU SUR

POUR LES IMPRIMER DIRECTEMENT

Créer un r2pertoire à partir du fichier "Données etiquettes" EXERCICE

NOTES

V – LE FORMULAIRE

V. LE FORMULAIRE Word offre la possibilité de concevoir des formulaires Le formulaire est un document Word dans lequel on insère des champs spéciaux de formulaire (liste déroulant, zone de saisie). L’exploitation du formulaire nécessite la protection du document qui autorise la saisie dans chaque champ de formulaire en interdisant l’accès au reste du document. Son intérêt est limité car les données ne sont pas stockées

A A.. LLA AC CR RÉ ÉA ATTIIO ON ND DU U FFO OR RM MU ULLA AIIR RE E Il faut tout d’abord créer un nouveau document basé éventuellement sur un modèle. On y saisit alors le texte ordinaire des rubriques (questions, réponses) qui font l’objet du formulaire, et on y ajoute les contrôles qui conviennent.

1 ONGLET DÉVELOPPEUR Cet onglet, normalement masqué, doit être affiché pour pouvoir utiliser les contrôles. MENU WORD ACTION

(en bas et à droite) CATÉGORIE STANDARD (volet de gauche) <CLIC G> SUR L'onglet "développeur" s'affiche à l'extrémité du ruban <CLIC G> SUR

2 MODE CRÉATION Il permet la "fabrication" du formulaire ; la protection de ce dernier sera activée pour son utilisation.

ACTION

ONGLET "DÉVELOPPEUR" GROUPE "CONTRÔLES" (2ème bloc)

SUR

3 INSERTION DU CONTRÔLE Comme dans un modèle prédéfini, des contrôles (pour insérer blocs de texte, images, tableaux…) peuvent être ajoutés au formulaire.

ACTION

ONGLET "DÉVELOPPEUR" GROUPE "CONTRÔLES" (2ème bloc) POSITIONNER LE POINT D'INSERTION <CLIC G> SUR UN DES CONTRÔLES INSERTION BLOC DE TEXTE

INSERTION IM AGE

INSERTION DATE

(à partir d'un calendrier)

EXERCICE

Créer un nouveau document Insérer un bloc de texte, une image, une date Tester les contrôles insérés puis fermer le document sans l'enregistrer

36 A) LA ZONE DE TEXTE

La zone de texte peut recevoir selon sa nature du texte simple ou du texte enrichi. INSÉRER UNE ZONE DE TEXTE <CLIC G> SUR L'OUTIL POUR DU TEXTE SIMPLE OU ACTION

POUR DU TEXTE ENRICHI

la zone est insérée <CLIC G> SUR LA ZONE POUR SAISIR LE TEXTE B) LA LISTE DÉROULANTE

Elle fonctionne comme les listes déroutantes des barres d’outils de Word ; on peut leur assigner les valeurs souhaitées. INSÉRER UNE LISTE DÉROULANTE <CLIC G> SUR L'OUTIL OU ACTION

la zone <CLIC G> SUR

est insérée POUR SAISIR LA LISTE

TITRE DU CONTRÔLE

LISTE DES CHOIX POSSIBLES.

VERROUILLE LE CONTRÔLE

AJOUTER LE CHOIX CIDESSUS À LA LISTE RETIRER LE CHOIX CIDESSUS DE LA LISTE MODIFIER L’ORDRE DES CHOIX DANS LA LISTE

C) LE CONTRÔLE CALENDRIER

Il permet de choisir une date dans un calendrier. INSÉRER UNE DATE ACTION

NOTES

<CLIC G> SUR L'OUTIL

V – LE FORMULAIRE

B B.. LL’’E EX XP PLLO OIITTA ATTIIO ON ND DU U FFO OR RM MU ULLA AIIR RE E Le formulaire, une fois qu’il est élaboré et prêt à l’emploi, doit être protégé afin de ne laisser accessibles que les champs permettant son exploitation.

ACTION

ONGLET "DÉVELOPPEUR" GROUPE "PROTÉGER" (4ème bloc) SORTIR DU MODE "CRÉATION"

SUR

SUR DANS LE VOLET GAUCHE COCHER "LIMITER…" CHOISIR "AUTORISER UNIQUEMENT… REMPLISSAGE DE FORMULAIRES"

SUR INDIQUER ÉVENTUELLEMENT UN MOT DE PASSE

L’utilisateur final du formulaire peut alors saisir du texte, sélectionner des choix dans les listes déroutantes… sans modifier le reste du document INFOS

Réaliser le formulaire figurant dans le dossier pédagogique puis le tester EXERCICE

NOTES

VI – EXERCICES

VI. DOSSIER PÉDAGOGIQUE ET EXERCICES A A.. E EX XO O LLE ETTTTR RE E FFLLE EU UR R..D DO OC CX X // E EX XO O LLE ETTTTR RE E FFLLE EU UR RD DO ON NN NE EE ES S..D DO OC CX X

EXERCICE

Ouvrir le document "exo lettre fleur.doc" Supprimer toutes les données non constantes Déclarer ce document comme document principal (pour faciliter le travail toutes les zones non constantes sont surlignées en gris clair) ATTENTION À NE PAS SUPPRIMER LES MARQUES DE PARAGRAPHE ! Créer la liste de destinataires ci-dessus (tenir compte de l'ordre des champs) Insérer les champs de données à leur place et les mettre en forme Effectuer la fusion à l'écran (autant de fois que nécessaire jusqu'à obtention de lettres parfaites prêtes à imprimer)

B B..

LLE ETTTTR RE EM MA AIILLIIN NG G 11..D DO OC CX X // D DO ON NN NÉ ÉE ES S 11..D DO OC CX X

VI – EXERCICES

EXERCICE

Saisir le document principal Saisir le fichier de données dans Word sous forme de tableau et l'enregistrer (données) Lier les deux par le publipostage - insérer les champs - mettre en forme Effectuer la fusion à l'écran jusqu'à obtention de documents parfaits

C C.. LLE ETTTTR RE EM MA AIILLIIN NG G 22..D DO OC CX X // C CLLIIE EN NTTS S22..X XLLS S

EXERCICE

Saisir le document principal et lier le document principal au fichier "clients 2.xls" Insérer les champs - mettre en forme Effectuer la fusion à l'écran jusqu'à obtention de documents parfaits

D D.. LLE ETTTTR RE EM MA AIILLIIN NG G 33..D DO OC CX X // C CLLIIE EN NTTS S 33..A AC CC CD DB B

EXERCICE

NOTES

Saisir le document principal Lier le document principal à la table "clients" du fichier "clients 3.mdb" Effectuer la fusion à l'écran jusqu'à obtention de documents parfaits

VI – EXERCICES

E E..

EXERCICE

NOTES

LLE ETTTTR RE EM MA AIILLIIN NG G 44..D DO OC CX X // C CLLIIE EN NTTS S 44..A AC CC CD DB B

Créer une nouvelle source de données pointant vers la requête "clients français" du fichier "clients 4.accdb" Lier le fichier de connexion créé au document principal Effectuer la fusion à l'écran jusqu'à obtention de documents parfaits

FF.. LLE ETTTTR RE EM MA AIILLIIN NG G 55..D DO OC CX X :: C CLLIIE EN NTTS S55..X XLLS SX X

EXERCICE

NOTES

Ouvrir "lettre mailing 5 brut.doc" (fichier de données clients5.xlsx) Insérer les champ de fusion et la règle "si alors sinon" avec les conditions telles que cicontre puis effectuer le publipostage

VI – EXERCICES

G G.. E ETTIIQ QU UE ETTTTE ES S..D DO OC CX X // D DO ON NN NÉ ÉE ES SE ETTIIQ QU UE ETTTTE ES S..D DO OC CX X

Créer des étiquettes à partir du fichier "Données etiquettes" pour obtenir une présentation comme ci-dessous EXERCICE

H H.. E EN NV VE ELLO OP PP PE ES S..D DO OC CX X // D DO ON NN NÉ ÉE ES SE ETTIIQ QU UE ETTTTE ES S..D DO OC CX X

Créer des enveloppes au format 110-220 à partir du fichier "Données etiquettes" pour obtenir une présentation comme ci-dessus EXERCICE

II.. FFO OR RM MU ULLA AIIR RE E..D DO OC CX X

Réaliser le formulaire ci-dessus Le tester EXERCICE

Pour des raisons de lisibilité, il est employé dans cet ouvrage les termes de Windows pour Microsoft ™ Windows ®, Word pour Microsoft ™ Word 2007 ®, Excel pour Microsoft ™ Excel 2007 ®, Access pour Microsoft ™ Access 2007 ®, Powerpoint pour Microsoft ™ Powerpoint 2007® , Outlook pour Microsoft ™ Outlook 2007®, Explorer pour Microsoft ™ Explorer ® . Par ailleurs, toutes les copies d'écrans, images et icones ont été reproduites avec l'aimable autorisation de Microsoft ™

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Dépôt légal 4ème Trim. 2007 ISBN 978-2-916950-07-5

Ce support de cours est destiné à accompagner votre formation dans l'apprentissage de ce logiciel. Il peut être utilisé en auto-formation mais il est le support idéal d'une formation menée par un formateur. C'est un manuel d'apprentissage organisé sous forme de leçons, ou chaque brique de connaissance acquise est réutilisée dans les leçons suivantes et avec des exercices à réaliser pour bien mémoriser les actions. Le fichier d’exercice est téléchargeable sur le site de l'éditeur où vous pourrez aussi éventuellement vérifier vos acquis grâce à des tests de connaissance en ligne. Des emplacements sont prévus sur chaque page pour prendre des notes afin de bien se souvenir des recommandations de votre formateur. Après votre formation, n'hésitez-pas à reprendre ce manuel et à refaire les exercices pour bien ancrer ce que vous avez appris dans votre esprit.

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