Word 2010, long documents, modèles, objets

Support de cours

WORD 2010™ NIVEAU 2 - FAIRE UN LONG DOCUMENT (RAPPORT, THÈSE, LIVRE…)

Qu’est-ce qu’un modèle ? À quoi sert-il, comment le créer, le rattacher, comment utiliser les styles, intégrer un composant quick part, enregistrer des macro-commandes, les exécuter, les modifier?

Comment créer un document long document ? Un rapport, une procédure, une thèse, un livre ? Quelles sont les règles à suivre pour saisir et structurer les données ?

Comment enrichir le document ? Créer des entêtes, des pieds de page, écrire des notes de bas de page, faire des renvois, une bibliographie, une table des illustrations, un index, une table des matières ?

Comment réviser le document ? Insérer un commentaire, suivre les modifications effectuées ?

Comment intégrer un objet externe ? Une zone de texte, une image, une forme, un objet WordArt, un tableau, un graphique, un objet Smart Art, une équation, un lien hypertexte ?

Comment intégrer un tableau Excel dans Word ? En le figeant, en le gardant à jour ?

Qu’est-ce qu’un document maître ? Quand l’utiliser, comment le créer, comment créer des sous-documents ?

Comment personnaliser le ruban ? Ajouter des outils, modifier l'ordre ?

Ce cours répond à toutes ces questions et bien plus encore, de manière simple, illustrée et commentée au point qu'il vous deviendra vite indispensable, à coté de votre ordinateur

Cet ouvrage a été entièrement réalisé avec Microsoft ™ Word 2010 ®,

Images des fonds de couverture reproduite avec l'aimable autorisation de Microsoft ™

I.

LE MODÈLE ......................................................................................................... 1 A.

LE STYLE ................................................................................................................................. 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9

B.

LES COMPOSANTS QUICK PARTS ......................................................................................... 11 1 2 3 4

C.

L'ONGLET DÉVELOPPEUR ........................................................................................................... 14 L’ENREGISTREMENT D’UNE MACRO-COMMANDE .................................................................... 15 L’EXÉCUTION D’UNE MACRO-COMMANDE ................................................................................ 17 LA MODIFICATION DE LA MACRO-COMMANDE......................................................................... 18 LES CONTRÔLES .......................................................................................................................... 18 LA SECURITE DES MACROS ......................................................................................................... 19

LE MODÈLE .......................................................................................................................... 20 1 2 3 4

II.

L'ENREGISTREMENT DU COMPOSANT QUICK PART ................................................................... 11 L'INSERTION DES COMPOSANTS QUICK PARTS .......................................................................... 12 LA MODIFICATION DES COMPOSANTS QUICK PARTS ................................................................. 13 LA SUPPRESSION DU COMPOSANT QUICK PART ........................................................................ 13

LES MACRO-COMMANDES .................................................................................................. 14 1 2 3 4 5 6

D.

LE GROUPE STYLE ......................................................................................................................... 2 LE VOLET "STYLES"........................................................................................................................ 3 LA STRUCTURE DE LA MISE EN FORME ........................................................................................ 5 LA RÉVÉLATION DE LA MISE EN FORME ....................................................................................... 6 LA MISE A JOUR DU STYLE ............................................................................................................ 6 LA CRÉATION DU STYLE ................................................................................................................ 7 LA MODIFICATION DU STYLE ........................................................................................................ 9 LA GESTION DES "STYLE" .............................................................................................................. 9 LES RÈGLES D'UTILISATION DES STYLES ...................................................................................... 10

LA CRÉATION DU FICHIER MODÈLE ............................................................................................ 20 L'ORGANISATION DES ÉLÉMENTS .............................................................................................. 21 LA MODIFICATION DU MODÈLE ................................................................................................. 23 L'ATTACHEMENT DU MODÈLE.................................................................................................... 24

LE DOCUMENT LONG ....................................................................................... 25 A.

L'ENRICHISSEMENT DU DOCUMENT LONG ......................................................................... 25 1 2 3 4 5 6 7 8

B.

LE PLAN ET LA TABLE DES MATIÈRES ................................................................................... 47 1 2 3

C.

LA SECTION ................................................................................................................................. 25 LES ENTÊTES / LES PIEDS DE PAGE ............................................................................................. 28 LES NOTES DE BAS DE PAGE ....................................................................................................... 35 LES RENVOIS ............................................................................................................................... 37 LA BIBLIOGRAPHIE ...................................................................................................................... 39 LA TABLES DES ILLUSTRATIONS .................................................................................................. 41 L’INDEX ....................................................................................................................................... 42 LE MULTICOLONNAGE ................................................................................................................ 45 LA CRÉATION DU PLAN ............................................................................................................... 47 LA MODIFICATION DU PLAN ....................................................................................................... 50 LA TABLE DES MATIÈRES ............................................................................................................ 51

LA RÉVISION DU DOCUMENT .............................................................................................. 52 1 2 3 4 5

INSÉRER UN COMMENTAIRE ...................................................................................................... 52 AFFICHER LE VOLET DE VÉRIFICATION ....................................................................................... 53 ACTIVER LE SUIVI DES MODIFICATIONS ..................................................................................... 53 ENTÉRINER LES COMMENTAIRES ET MODIFICATIONS ............................................................... 54 AFFICHER LES COMMENTAIRES ET MODIFICATIONS .................................................................. 54

III. LE DOCUMENT MAITRE .................................................................................... 57 A. B. C. D. E. F. G. H.

CRÉATION DU DOCUMENT MAITRE .................................................................................... 57 LA CRÉATION D’UN SOUS-DOCUMENT................................................................................ 58 L'AFFICHAGE DU SOUS-DOCUMENT .................................................................................... 59 LA MODIFICATION DU DOCUMENT ..................................................................................... 60 L’IMPORTATION DE DOCUMENTS EXTERNES ...................................................................... 60 FUSION ET DIVISION DE SOUS-DOCUMENTS....................................................................... 61 SUPPRESSION D’UN SOUS-DOCUMENT ............................................................................... 61 VERROUILLAGE D’UN SOUS-DOCUMENT ............................................................................ 62

IV. LES OBJETS ....................................................................................................... 63 A.

LA ZONE DE TEXTE ............................................................................................................... 63 1 2 3

B.

L'IMAGE................................................................................................................................ 66 1 2 3

C.

A. B. C.

L'INSERTION DE L'OBJET ............................................................................................................. 96 L'ORGANIGRAMME .................................................................................................................... 98 LA PRÉSENTATION DU SMART ART ............................................................................................. 99 LA DISPOSITION DU SMART ART............................................................................................... 100

L'ÉQUATION ....................................................................................................................... 102 LE LIEN HYPERTEXTE .......................................................................................................... 103 LES AUTRES OBJETS............................................................................................................ 103 LA MISE EN FORME DU CADRE .......................................................................................... 104 LES LIAISONS ET INCORPORATIONS D'OBJETS ................................................................... 105 1 2

V.

LA CRÉATION DU GRAPHIQUE .................................................................................................... 90 LE TYPE DE GRAPHIQUE .............................................................................................................. 91 LA SAISIE DES DONNÉES ............................................................................................................. 92 LA PRÉSENTATION DU GRAPHIQUE ............................................................................................ 93 L'ENRICHISSEMENT DU GRAPHIQUE .......................................................................................... 94 LA DISPOSITION DU GRAPHIQUE ................................................................................................ 95

L'OBJET SMART ART ............................................................................................................. 96 1 2 3 4

J. K. L. M. N.

CREATION DU TABLEAU .............................................................................................................. 83 SAISIE DU TABLEAU .................................................................................................................... 85 STYLE DU TABLEAU .................................................................................................................... 85 BORDURES ET TRAME DU TABLEAU .......................................................................................... 86 STRUCTURE DU TABLEAU ........................................................................................................... 86 DISPOSITION DU TABLEAU ......................................................................................................... 89

LE GRAPHIQUE ..................................................................................................................... 90 1 2 3 4 5 6

I.

INSERTION DE L'OBJET WORDART .............................................................................................. 81 FORMAT DE L'OBJET WORDART ................................................................................................. 81 DISPOSITION DE L'OBJET WORDART ......................................................................................... 82

LE TABLEAU .......................................................................................................................... 83 1 2 3 4 5 6

H.

INSERTION DE LA FORME ........................................................................................................... 77 LE FORMAT DE LA FORME .......................................................................................................... 78 DISPOSITION DE FORME ............................................................................................................ 80

OBJET WORDART ................................................................................................................. 81 1 2 3

G.

INSERTION DE L'IMAGE CLIPART ................................................................................................ 74 DISPOSITION DE L'IMAGE CLIPART ............................................................................................ 75

LA CAPTURE D'ECRAN .......................................................................................................... 77 LES FORMES ......................................................................................................................... 77 1 2 3

F.

INSERTION DE L'IMAGE .............................................................................................................. 66 FORMAT DE L'IMAGE .................................................................................................................. 67 DISPOSITION DE L'IMAGE .......................................................................................................... 70

L'IMAGE CLIPART ................................................................................................................. 74 1 2

D. E.

INSERTION DE LA ZONE DE TEXTE .............................................................................................. 63 FORMAT DE LA ZONE DE TEXTE .................................................................................................. 64 DISPOSITION DE LA ZONE DE TEXTE .......................................................................................... 65

LES LIAISONS ............................................................................................................................. 105 LES INCORPORATIONS .............................................................................................................. 108

LA PERSONNALISATION DU RUBAN ............................................................... 111 L'AJOUT D'UN GROUPE ...................................................................................................... 111 LA MODIFICATION DE L'ORDRE ......................................................................................... 112 L'AJOUT D'OUTILS .............................................................................................................. 112

VI. DOSSIER PÉDAGOGIQUE ET EXERCICES ......................................................... 115 A. B. C. D. E. F.

LETTRE1.DOC ..................................................................................................................... 115 LETTRE2.DOC ..................................................................................................................... 116 EXERCICE LONG DOCUMENT ............................................................................................. 117 EXERCICE LONG DOCUMENT OK ........................................................................................ 121 LONG DOCUMENT BRUT EXERCICE DE SYNTHÈSE ............................................................ 123 LONG DOCUMENT OK CORRIGÉ ........................................................................................ 125

G. H. I.

DOCUMENT MAITRE BRUT ................................................................................................ 126 LIAISON .............................................................................................................................. 127 INCORPORATION ............................................................................................................... 128

Ce cours présente différentes rubriques repérées par une icône

DES PROCÉDURES DÉCRIVENT LA MARCHE À SUIVRE POUR EFFECTUER UNE ACTION :

3 COMMANDES À SE RAPPELER : <CLIC G> POUR APPUYER SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX <CLIC D>

POUR APPUYER SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS AVEC LE MAJEUR

<DOUBLE CLIC> POUR APPUYER DEUX FOIS DE SUITE TRÈS RAPIDEMENT SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX

des informations viennent compléter ces procédures INFOS

des exemples viennent illustrer ces procédures

des conseils vous aident à mettre en pratique vos connaissances

des mises en garde vous permettent d'éviter les pièges ou d'en sortir

EXERCICE

des exercices permettent de tester les procédures et d'appliquer vos connaissances OUVRIR votre navigateur internet SAISIR l'adresse suivante : http://www.ios.fr/public/exosword10n2.exe <CLIC G> sur la boite de dialogue de téléchargement s'ouvre <CLIC G> sur pour confirmer des procédures avancées décrivent des actions plus complexes

des emplacements vous permettent de prendre des notes directement sur le support en bas de chaque page

I – LE MODÈLE

1

Un modèle va servir de base à la création de nouveaux documents. C'est en quelque sorte un moule qui permet de prédéfinir les nouveaux documents en y incluant au choix du texte, des styles, des blocs de construction (composant quick part), des outils, des contrôles et des macro-commandes. De nombreux modèles sont proposés avec Microsoft Word mais il est utile de savoir créer ses propres modèles.

PASSER EN REVUE LES DOCUMENTS CRÉÉS RÉCEMMENT LES CLASSER PAR CATÉGORIE CHOISIR POUR CHAQUE CATÉGORIE UN DOCUMENT REPRÉSENTATIF CRÉER LES STYLES, LES BLOCS DE CONSTRUCTION, LES OUTILS, LES MACRO-COMMANDES (facultatif) ENLEVER DE CE DOCUMENT TOUS LES ÉLÉMENTS SPÉCIFIQUES ENREGISTRER LE MODÈLE

Le style est l'enregistrement, sous un nom, des caractéristiques de mise en forme du paragraphe et/ou des caractères de ce paragraphe. Il est beaucoup plus rapide d'attacher un style à un texte que de mettre en forme séparément les différents éléments le constituant.

Je donne le nom de "CORPS DE TEXTE" à la mise en forme qui correspond à : police Arial noir de taille 12 et paragraphe aligné à gauche interligne de 14 points (je ne modifie pas les autres caractéristiques qui restent celles du modèle).

Pour affecter cette mise en forme à un paragraphe, j'affecte le style " CORPS DE TEXTE " au lieu de modifier les caractéristiques une à une (police Arial noir de taille 12 et paragraphe aligné à gauche interligne de 14 points).

Si je modifie le style " CORPS DE TEXTE " en rajoutant la caractéristique "italique", tous les paragraphes ayant reçu ce style passent en italique.

L'intérêt du style, notamment dans un document de grande taille, est que la modification du style entraîne la modification automatique de toutes les occurrences auxquelles ce style est attaché.

J'ai un document de 100 pages avec une douzaine de titres de niveau1 auxquels sont attachés le style "titre1" ; si je modifie la police et la couleur du style titre1, tous les titres du document sont instantanément modifiés  <CLIC G> DANS LE PARAGRAPHE OU EFFECTUER LA SÉLECTION  AFFECTER UN STYLE PRÉDÉFINI  MODIFIER SA MISE EN FORME DE CARACTÈRES ET/OU PARAGRAPHES  ENREGISTRER LA NOUVELLE MISE EN FORME DU STYLE tous les paragraphes auxquels ce style est affecté prennent la nouvelle mise en forme

NOTES

2

1 LE GROUPE STYLE Les styles rapides sont prédéfinis et affichés dans le groupe "STYLE" du ruban "ACCUEIL". Ils correspondent à une sélection de styles couramment utilisés.

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "STYLE" (4ème bloc) <CLIC G> DANS LE PARAGRAPHE À METTRE EN FORME (style de paragraphe) OU EFFECTUER LA SÉLECTION (style de caractère) DÉPLACER LA SOURIS SUR LES STYLES POUR JUGER DE L'EFFET SUR LA SÉLECTION

la sélection affiche temporairement la mise en forme du style <CLIC G> SUR LE STYLE CHOISI

Utiliser l'ascenseur

ou <CLIC G> sur

pour afficher tous les styles

Déplacer la souris sur les styles rapides pour que la sélection affiche temporairement ses caractéristiques

BOUTON DROIT <CLIC D> SUR UN STYLE PERMET ENTRE AUTRES DE LE SUPPRIMER, DE LE RENOMMER

NOTES

I – LE MODÈLE

3

Dans le document "exercice long document" Affecter le style "TITRE 1" aux titres de paragraphe :

2 LE VOLET "STYLES" Le volet "STYLE" permet de modifier et d'organiser les styles. Il est plus complet que le groupe "STYLE" du ruban.

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "STYLE" (4ème bloc) <CLIC G> SUR LE LANCEUR DE BOÎTE DE DIALOGUE DU GROUPE STYLE

<CLIC G> ICI

le volet "styles" s'affiche à droite de l'écran <CLIC G> DANS LE PARAGRAPHE À METTRE EN FORME (style de paragraphe) OU EFFECTUER LA SÉLECTION (style de caractère)

<CLIC G> SUR LE STYLE CHOISI

LE NOM DU STYLE AFFICHE

DÉTERMINE LES STYLES OU

SA MISE EN FORME

MISES EN FORME À AFFICHER DANS LA ZONE "STYLE"

CRÉE UN NOUVEAU STYLE À OUVRE LA BOÎTE DE

PARTIR DE LA MISE EN FORME SÉLECTIONNÉE

DIALOGUE DE GESTION DES INSPECTEUR DE STYLES

STYLES

4 Pour faciliter l'utilisation d'un document, il est pratique d'ajouter les styles les plus utilisés à la galerie de styles rapides.

BOUTON GAUCHE POINTER SUR UN STYLE DU VOLET DE STYLES <CLIC G> SUR

BOUTON DROIT POINTER SUR UN STYLE DU VOLET DE STYLES <CLIC D>

<CLIC G> SUR si le style figure déjà dans la galerie, <CLIC G> sur le volet

s'affiche

du volet office (à droite de l'écran) définit les styles à afficher dans

BOUTON GAUCHE POINTER SUR UN STYLE DU VOLET DE STYLES <CLIC G> SUR

BOUTON DROIT POINTER SUR UN STYLE DU VOLET DE STYLES <CLIC D>

POINTER SUR UN STYLE DU VOLET DE STYLES <CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR réaffecte le style "NORMAL" en lieu et place du style actuel (équivalent de <MAJ> <CTRL> N du clavier)

NOTES

I – LE MODÈLE

5

Pour éviter que Word affiche comme style toutes les variantes de mise en forme, il est conseillé de désactiver les options suivantes de du volet "styles" :

Dans le même document "exercice long document" Afficher le volet "STYLES" Sélectionner toutes les occurrences du style "TITRE1" puis annuler la sélection

3 LA STRUCTURE DE LA MISE EN FORME LES STYLES DE PARAGRAPHE COMPORTENT LES CARACTÉRISTIQUES DE MISE EN FORME DU PARAGRAPHE. ils sont affichés dans le volet de style (à droite de l'écran)

et symbolisés par LES STYLES DE CARACTÈRES COMPORTENT LES CARACTÉRISTIQUES DE MISE EN FORME DE CARACTÈRES. Ils sont affichés dans le volet de style et symbolisés

par

LES STYLES LIÉS COMPORTENT LES CARACTÉRISTIQUES DE MISE EN FORME DU PARAGRAPHE ET DES CARACTÈRES DU PARAGRAPHE. Ils sont affichés dans le

volet de style et symbolisés par LES STYLES DE LISTE correspondent à la présentation des listes à puces LES STYLES DE TABLEAUX proposent une présentation complète du tableau LA MISE EN FORME DIRECTE DE PARAGRAPHE OU DE CARACTÈRES (outils de mise en forme, commande police, paragraphe.). Leurs caractéristiques sont affichées par les différents outils de la barre de mise en forme (cette mise en forme se superpose à celle des styles si appliquée postérieurement) LES STYLES DE L'UTILISATEUR correspondent à l'enregistrement par l'utilisateur sous un nom donné d'une mise en forme spécifique. Ils ne sont pas associés à des blocs de texte par défaut et sont donc moins souples et moins puissants que les styles prédéfinis de Word.

LES STYLES PRÉDÉFINIS sont livrés avec Word et correspondent à la mise en forme de blocs de texte spécifiques (adresse, entête, titre…). Ils possèdent une mise en forme par défaut qui peut être mise à jour mais ne peuvent être ni supprimés, ni renommés. Ils sont liés au modèle de document utilisé et sont automatiquement rattachés à tout nouveau document basé sur ce modèle.

Si possible, toujours utiliser les styles prédéfinis de Word ; il existe des styles pour chaque type de bloc de texte de tous les types de documents. Modifier dans un second temps la mise en forme pour la faire correspondre à vos désirs

NOTES

6

4 LA RÉVÉLATION DE LA MISE EN FORME Elle va permettre d'afficher la mise en forme affectée à une sélection.

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "STYLE" (4ème bloc) <CLIC G> SUR LE LANCEUR DE BOITES DE DIALOGUE <CLIC G>

SUR

SOUS

"INSPECTEUR DE STYLE" (en bas au milieu)

<CLIC G>

SUR "RÉVÉLER LA MISE EN FORME" FERMER LA BOÎTE "INSPECTEUR DE STYLES" ET LE VOLET "STYLES"

le volet "révéler la mise en forme" s'affiche

Des et des permettent de développer ou réduire les groupes d'informations <CLIC G> sur le lien en bleu souligné affiche la boîte de dialogue correspondante (

)

Ouvrir le document "exercice long document ok" Dérouler la zone style de la barre d'outils – repérer les styles de paragraphe et les styles de caractères s'il y en a Afficher le volet "RÉVÉLER LA MISE EN FORME" Sélectionner un mot au choix dans le texte par un " DOUBLE CLIC" Dans le volet, observer les caractéristiques de mise en forme ; les développer et les réduire puis fermer le document

5 LA MISE A JOUR DU STYLE C'est là la manière la plus simple d'utiliser les styles : Affecter un style prédéfini, le personnaliser pour correspondre aux besoins puis mettre à jour le style.

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "STYLE" (4ème bloc)

VOLET STYLES

AFFECTER LES STYLES POUR UN PARAGRAPHE DONNÉ, MODIFIER LA MISE EN FORME (police de caractères,

attributs, caractéristiques du paragraphe…) <CLIC D> SUR LE NOM DU STYLE OU <CLIC G>

SUR

À DROITE DU STYLE

OU RÉAFFECTER LE STYLE (le même et de la même manière)

Word propose de modifier le style existant ou de retrouver le style d'origine CHOISIR POUR VALIDER

le style est modifié et toutes ses occurrences prennent la nouvelle présentation

NOTES

I – LE MODÈLE

ATTENTION

7

A priori, ne pas cocher toute modification de texte ayant reçu un style entrainerait automatiquement la modification du style et de tous les paragraphes l'ayant reçu, ce qui pose souvent des problèmes (retrait de titres ayant une trame ou une bordure par exemple) VÉRIFIER QUE EST COCHÉ DANS LES OPTIONS D'ÉDITIONS DE W ORD SINON, LA MISE À JOUR DU STYLE N'EST PAS DEMANDÉE PAR W ORD : MENU FICHIER, AVANCÉES", GROUPE "ÉDITION"

(en bas et à droite du menu), "OPTIONS

Dans le même document "exercice long document" Mettre à jour le style "TITRE1" selon les caractéristiques suivantes :

Paragraphe

Bordure

6 LA CRÉATION DU STYLE Pour des besoins spécifiques, créer ses propres styles.

VOLET STYLES <CLIC G> SUR

BOUTON DROIT

<CLIC G> SUR

SÉLECTIONNER LE TEXTE MIS EN FORME

RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE

<CLIC D> <CLIC G> SUR

POUR VALIDER

NOTES

8 NOM DU STYLE À CRÉER TYPE DU STYLE À CRÉER (caractère/paragraphe…)

STYLE DE BASE DU NOUVEAU STYLE STYLE APPLIQUÉ AU PARAGRAPHE SUIVANT

MISE EN FORME ASSOCIÉE AU STYLE

AJOUTE LE STYLE AU GROUPE "STYLE" DU RUBAN

INTÈGRE LE STYLE AU MODÈLE DU DOCUMENT

BOITES DE DIALOGUE DE MISE EN FORME

ATTENTION

Le style "NORMAL" ne peut pas être modifié en direct mais doit l'être par cette boîte de dialogue Dans le même document "exercice long document" Créer un style nommé "SOMMAIRE" ayant les caractéristiques suivantes

NOTES

I – LE MODÈLE

9

7 LA MODIFICATION DU STYLE Lorsque la mise en forme d'un style est modifiée, toutes les zones de texte ayant reçues ce style sont automatiquement mises à jour.

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "STYLE" (4ème bloc)

VOLET STYLES

AFFECTER LES STYLES POUR UN PARAGRAPHE DONNÉ, MODIFIER LA MISE EN FORME (police de caractères,

attributs, caractéristiques du paragraphe…) <CLIC D> SUR LE NOM DU STYLE OU <CLIC G>

SUR

À DROITE DU STYLE

RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE POUR VALIDER

le style est modifié et toutes ses occurrences prennent la nouvelle présentation Dans le même document "exercice long document" Modifier le style "TITRE1" avec la boîte de dialogue et selon les caractéristiques suivantes :

8 LA GESTION DES "STYLE" La boite de dialogue de gestion des styles permet de les organiser.

VOLET STYLES <CLIC G> SUR

ORDRE DES STYLES

APERÇU ET DESCRIPTION DU STYLE SÉLECTIONNÉ CRÉE UN NOUVEAU STYLE DE TOUTES PIÈCES

ÉTEND LA MODIFICATION AU MODÈLE

10

9 LES RÈGLES D'UTILISATION DES STYLES L'affectation d'un style peut rentrer en conflit avec une mise en forme directe préalable.

De même, un texte auquel est affecté un style peut recevoir une mise en forme complémentaire. Les conflits possibles sont gérés par certaines règles de base. le style de paragraphe assigne les caractéristiques de mise en forme (de paragraphe) enregistrées à la place de ceux existants (idem pour style de caractères) <CTRL> <Q> rend au paragraphe la mise en forme par défaut et supprime les modifications apportées concernant la mise en forme du paragraphe <CTRL> <BARRE ESPACE> rend à la sélection la mise en forme par défaut et supprime les modifications apportées concernant la mise en forme des caractères la modification d'un style ne modifie que le style lié au document en cours la modification du modèle peut s'effectuer à partir d'un document lié par la case d'option (bouton de commande modifier) seuls les nouveaux documents basés sur le même modèle prendront en compte les nouvelles caractéristiques du style modifié (après ajout au modèle) la modification du style normal du modèle normal ne modifie pas le style normal des autres modèles ATTENTION

la modification du style "NORMAL" peut entraîner la modification des styles basés sur ce style "NORMAL" de même que si un style est basé sur un autre, la modification du style de base entraîne la modification du style en cours Dans le document "exercice long document" Corriger éventuellement les fautes d'orthographe avec le clic droit Modifier le style normal du texte en arial 11 Sélectionner le texte "sommaire" et le mettre en verdana 14 bleu souligné aligné à gauche Faire <CTRL> Q et <CTRL> <BARRE ESPACE> pour rendre à sommaire son style

NOTES

I – LE MODÈLE

11

Le Composant Quick Part (ou bloc de construction) concerne un texte, un graphique, une image, un tableau ou une combinaison de ces éléments dont l'utilisation est fréquente. Ils sont enregistrés sous forme d'abréviation pour être insérés facilement.

Un certain nombre de composants Quick Parts sont déjà préenregistré dans Word

pour les formules de politesse pour des mots, des noms propres ou des expressions à la fois compliqués et fréquemment utilisés (vocabulaire spécifique à une organisation) pour des clauses de contrats commerciaux ou juridiques – Les données sont stockées non pas avec le document mais dans un modèle spécifique appelé "building blocks.dotx" ou encore avec le modèle de document

1 L'ENREGISTREMENT DU COMPOSANT QUICK PART Avant tout, il faut stocker les données faisant l'objet d'insertions.

GROUPE "TEXTE"

ONGLET "INSERTION" bloc)

(6ème

CLAVIER SÉLECTIONNER LES DONNÉES <ALT> F3

SÉLECTIONNER LES DONNÉES

la boîte de dialogue s'affiche <CLIC G> SUR ACCEPTER L'ABRÉVIATION OU LA MODIFIER INDIQUER LA GALERIE INDIQUER LE MODÈLE POUR VALIDER

le bloc de construction Quick Part est enregistré et réutilisable

ABRÉVIATION DU COMPOSANT GALERIE OU IL EST STOCKÉ

(

CRÉER ÉVENTUELLEMENT UNE CATÉGORIE

MODÈLE AUQUEL IL EST ATTACHÉ building blocks ou modèle du document

TEXTE SEUL OU AVEC MISE EN FORME

NOTES

12 Utiliser une abréviation très courte de préférence, notamment si vous utilisez les raccourcis clavier pour l'insérer Une fois les données stockées, elles peuvent être réutilisées autant de fois que nécessaire dans tous les types de document si le modèle "BUILDING BLOCKS" a été sélectionné, dans les documents liés au modèle si le modèle du document a été indiqué Dans le document "exercice long document", sélectionner le 1 er titre "structure de l'entreprise" et l'enregistrer comme Quick Part sous le nom "st" avec son paragraphe

2 L'INSERTION DES COMPOSANTS QUICK PARTS Les composants Quick Parts permettent de gagner beaucoup de temps avec les documents comportant des éléments répétitifs. L'insertion se fait lors de la saisie.

GROUPE "TEXTE"

ONGLET "INSERTION" bloc)

(6ème

CLAVIER

POSITIONNER LE POINT D'INSERTION

POSITIONNER LE POINT D'INSERTION TAPER L'ABRÉVIATION DE L'ENTRÉE <F3>

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

l'abréviation est remplacée par les données stockées

<CLIC G> SUR

pour trier par catégorie

SÉLECTIONNER L'INSERTION

<CLIC G> SUR

<CLIC G> POUR TRIER MODÈLE OU EST STOCKÉ LE COMPOSANT

APERÇU DU COMPOSANT

COMPOSANT SÉLECTIONNÉ

INSÉRER LE COMPOSANT SÉLECTIONNÉ

Lorsque vous n'avez que peu d'insertions et qu'elles sont connues, utilisez les combinaisons suivantes : <ALT> <F3> pour enregistrer le composant, <F3> pour l'insérer. Si les données stockées sont nombreuses et si elles doivent être organisées utilisez la boîte de dialogue - Codifiez de manière logique vos abréviations

ATTENTION

Si l'abréviation n'est pas reconnue, laisser un espace après l'abréviation avant d'appuyer sur <F3> - si l'insertion n'est toujours pas reconnue, vérifier l'attachement du modèle auquel appartient l'insertion Créer un nouveau document Insérer le composant précédemment créé (st) Fermer le document sans l'enregistrer

I – LE MODÈLE

13

3 LA MODIFICATION DES COMPOSANTS QUICK PARTS Le composant Quick Part peut être modifié à postériori.

GROUPE "TEXTE"

ONGLET "INSERTION" bloc)

(6ème

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR SÉLECTIONNER L'INSERTION

<CLIC G> SUR MODIFIER LES CARACTÉRISTIQUES DU BLOC CONFIRMER LA MODIFICATION POUR VALIDER

<CLIC G>

SUR

Il est aussi possible de modifier le composant Quick Part en en créant un nouveau du même nom, avec une autre sélection mais les mêmes autres caractéristiques. Il suffit alors de confirmer à Word la modification À partir du document "exercice long document" Renommer le composant "st" en "t1"

4 LA SUPPRESSION DU COMPOSANT QUICK PART L'abréviation de données stockées et non utilisées peut être supprimée.

GROUPE "TEXTE"

ONGLET "INSERTION" bloc)

(6ème

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR SÉLECTIONNER L'INSERTION

<CLIC G> SUR POUR VALIDER

<CLIC G>

SUR

À partir du document "exercice long document" Supprimer le composant QuickPart "t1"

14 Lors de l'enregistrement du document ayant donné lieu au stockage de l'insertion, Word peut proposer l'enregistrement des modifications apportées au modèle de document, c'est à dire l'enregistrement des composants Quick Parts créés afin de pouvoir les réutiliser avec tout nouveau document basé sur le même modèle - accepter dans ce cas l'enregistrement du modèle Créer un nouveau document Saisir deux formules de politesse, une pour les hommes, l'autre pour les femmes ex : "VEUILLEZ AGRÉER, MONSIEUR, MES SINCÈRES SALUTATIONS" "VEUILLEZ AGRÉER, MADAME, MES SALUTATIONS LES PLUS SINCÈRES" Les enregistrer séparément sous forme de composant Quick Part dans le modèle ex : "MR" pour la 1ère et "MME" pour la 2éme Fermer le document Créer un nouveau document et tester les Quick Parts créés Fermer le document sans l'enregistrer

Une macro-commande est une suite de tâches regroupées en une seule commande, créée et sauvegardée par l’utilisateur afin d’en disposer pour des travaux répétitifs. Une macro peut être liée à un document ou à un modèle.

1 L'ONGLET DÉVELOPPEUR Cet onglet, normalement masqué, doit être affiché pour pouvoir enregistrer des macro-commandes.

MENU FICHIER DANS LE VOLET DE GAUCHE, <CLIC G> SUR DANS LE VOLET DE GAUCHE, COCHER DANS LE VOLET

L'onglet "développeur" s'affiche à l'extrémité du ruban

COCHER ICI

Afficher l'onglet "DÉVELOPPEUR"

NOTES

I – LE MODÈLE

15

2 L’ENREGISTREMENT D’UNE MACRO-COMMANDE Pour créer une macro-commande, il faut lancer l’enregistrement, effectuer successivement les actions à enregistrer puis stopper l'enregistrement (comme avec un magnétophone ou un enregistreur mp3).

GROUPE "CODE"

(1er

ONGLET "DÉVELOPPEUR" bloc)

TOUT PRÉPARER POUR LE DÉBUT DE L'ENREGISTREMENT

(les conditions doivent être exactement les mêmes que lorsque l'enregistrement sera "joué") <CLIC G> SUR SAISIR SON NOM INDIQUER LE CLASSEUR LIÉ SAISIR UNE DESCRIPTION COURTE POUR COMMENCER ASSOCIER ÉVENTUELLEMENT UNE ICÔNE À LA MACRO EFFECTUER ALORS LES ACTIONS À ENREGISTRER

DONNER UN NOM COURT ASSOCIE LA MACRO

INDIQUER OÙ FAIRE D'ENREGISTREMENT (document actuel ou modèle)

SAISIR UNE COURTE DESCRIPTION

BARRE ACCÈS RAPIDE BOÎTE DE DIALOGUE PRÉCÉDENTE <CLIC G> SUR OU <CLIC D>

DANS

<CLIC G> SUR la boite de dialogue de personnalisation s'affiche

DANS LE VOLET DE GAUCHE, DANS CHOISIR LA CATÉGORIE "MACROS" DANS CHOISIR À PRIORI LE DOCUMENT EN COURS SÉLECTIONNER LA MACRO

<CLIC G> SUR la macro-commande s'affiche dans le volet droit

16 CHOISIR LE LIEU D'ENREGISTREMENT

CHOISIR LA CATÉGORIE

"MACROS"

SÉLECTIONNER UNE MACRO

<CLIC G>

ICI

RENOMMER OU ASSOCIER UNE ICÔNE

DANS LE VOLET DE DROITE DE LA FENÊTRE DE PERSONNALISATION DE LA BARRE "ACCÈS RAPIDE" SÉLECTIONNER LA MACRO

<CLIC G> SUR SAISIR UN NOM POUR L'ICÔNE CHOISIR UNE IMAGE POUR VALIDER

<CLIC G> <CLIC G>

SUR SUR

pour stopper l’enregistrement de la macro pour suspendre l’enregistrement de la macro

Créer une macro-commande appelé "FAX" modifiant l'imprimante en ligne le temps de l'impression (exemple : imprimante fax) puis remettant en ligne l'imprimante par défaut.

L'associer à un outil dans la barre d'outils "accès rapide"

I – LE MODÈLE

17

3 L’EXÉCUTION D’UNE MACRO-COMMANDE Les macro-commandes peuvent être lancées par l'outil "macros", avec le bouton de la barre d’outils "accès rapide" ou éventuellement un raccourci clavier.

BARRE ACCÈS RAPIDE GROUPE "CODE"

<CLIC G> SUR L'ICÔNE ASSOCIÉE À UNE MACRO-COMMANDE (ex : ) La macro s'exécute

(1er

"DÉVELOPPEUR" bloc)

<CLIC G>

SUR SÉLECTIONNER LA MACRO

<CLIC G>

SUR

permet de jouer la macro-commande action après action (<f8> pour passer d'une action à l'autre) pour éventuellement déterminer une erreur dans la macro

LANCE LA MACRO EXÉCUTE LA MACRO ACTION APRÈS ACTION (appuyer sur <f8> pour passer d'une action à l'autre)

AFFICHE LA MACRO POUR MODIFICATION

ATTENTION

Bien se placer dans un environnement de départ d'exécution identique à celui de l'enregistrement Tester la macro-commande créée

NOTES

18

4 LA MODIFICATION DE LA MACRO-COMMANDE Le langage utilisé pour la macro-commande est assez lisible et peut être modifié directement dans le code.

GROUPE "CODE"

<CLIC G>

(1er

"DÉVELOPPEUR" bloc)

SUR

<CLIC G> SUR le module s'ouvre dans une fenêtre Visual Basic for Applications FERMER LA FENÊTRE VISUAL BASIC ET ACCEPTER L'ENREGISTREMENT

DÉBUT DE LA MACRO DESCRIPTION CODE

FIN DE LA MACRO

Il faut avoir un minimum d'expérience pour modifier directement le code de la macro

5 LES CONTRÔLES Des contrôles (pour insérer blocs de texte, images, tableaux…) peuvent être ajoutés.

"DÉVELOPPEUR" GROUPE "CONTRÔLES" (2ème bloc) <CLIC G>

SUR POUR ACTIVER LE MODE CRÉATION POSITIONNER LE POINT D'INSERTION <CLIC G> SUR UN DES CONTRÔLES

<CLIC G>

SUR

POUR DÉSACTIVER LE MODE CRÉATION INSERTION TEXTE

INSERTION QUICKPART INSERTION DATE

Créer un nouveau document Insérer un bloc de texte, une image, une date Tester les contrôles insérés Fermer le document sans l'enregistrer

NOTES

INSERTION IMAGE INSERTION LISTE DÉROULANTE INSERTION CASE À COCHER

I – LE MODÈLE

19

6 LA SECURITE DES MACROS L'ouverture d'un document contenant des macros affiche un message d'alerte, lors de la première ouverture. Vous pouvez, à partir de ce message, activer les macrocommandes si vous êtes sûr de leur origine.

À LA SUITE DU MESSAGE

<CLIC G>

SUR

Le paramétrage par défaut de la sécurité des macros et des documents approuvés est tout à fait satisfaisant. Les options peuvent être modifiées mais aux risques et périls de l'utilisateur.

GROUPE "CODE"

<CLIC G>

(1er

"DÉVELOPPEUR" bloc)

MENU FICHIER DANS LE VOLET DE GAUCHE, <CLIC G> SUR DANS LE VOLET DE GAUCHE,

SUR

<CLIC G>

SUR

DANS LE VOLET DE GAUCHE, <CLIC G> SUR

pour activer globalement l'exécution des macro-commandes DANS LE VOLET DE GAUCHE,

<CLIC G>

ATTENTION

NOTES

SUR

POUR RÉINITIALISER LA LISTE DE CES DOCUMENTS

Il est risqué de désactiver le blocage des macro-commandes hormis dans un environnement connu et sécurisé

20 Le modèle présente un gain de temps appréciable pour la création de documents d'un type défini (courrier commerciaux, lettres de rappels, procédures…).

1 LA CRÉATION DU FICHIER MODÈLE Le modèle est, de préférence, créé à partir d'un document existant.

Passer en revue les documents créés récemment Les classer en catégories Choisir pour chaque catégorie un document représentatif et l'ouvrir Créer des styles et les attacher au modèle Créer les blocs de construction quick part et les attacher au modèle Créer les outils et les attacher au modèle Créer les macro-commandes et les attacher au modèle (modèle .dotm) Enlever de ce document tous les éléments spécifiques Enregistrer comme modèle MENU FICHIER POINTER SUR

SÉLECTIONNER NOMMER LE MODÈLE

<CLIC G> SUR le modèle est enregistré au format .dotx s'il n'inclut pas de macros ou .dotm s'il inclut des macros Le modèle "NORMAL" est enregistré dans le dossier suivant : C:\Users\nom utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates Y enregistrer les nouveaux modèles (chemin par défaut)

ATTENTION

Les modèles utilisateurs sont enregistrés dans le dossier suivant : C:\Users\nom utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates Les modèles prédéfinis sont enregistrés dans : C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1036 Ouvrir "lettre1.docx" Supprimer l'image en haut à gauche et insérer un contrôle "image" Supprimer le destinataire mais laisser "à l'attention de" Supprimer le texte à partir de "NOUS AVONS LE PLAISIR" jusqu'à "RÉCEPTION DE LA PRÉSENTE" et insérer un contrôle "texte" Enregistrer le document comme modèle sous le nom "commande arrivée" Fermer le modèle Créer un nouveau document basé sur ce modèle (choisir dans le volet gauche "mes modèles"), le renseigner d'un texte de votre choix, l'enregistrer sous le nom "arrivée d'arbres fruitiers"

NOTES

I – LE MODÈLE

21

CONTRÔLE IMAGE

CONTRÔLE BLOC DE CONSTRUCTION

CONTRÔLE BLOC DE TEXTE

2 L'ORGANISATION DES ÉLÉMENTS Les styles, les blocs de constructions Quick Parts, les outils sont à priori liés à un document ou à un modèle de document ; il est pratique de pouvoir les copier d'un document ou d'un modèle à l'autre plutôt que de les recréer de toutes pièces.

Les styles peuvent être utilisés tels quels dans les documents ou modifiés en fonction des besoins de mise en forme du document. On pourra alors les intégrer au modèle si l’on veut rendre leurs nouvelles caractéristiques disponibles dans les nouveaux documents basés sur ce modèle.

GROUPE "STYLE"

ONGLET "ACCUEIL" bloc)

(4ème

<CLIC G> SUR LE LANCEUR DE BOÎTE DE DIALOGUE pour afficher le volet "styles" <CLIC G> SUR EN BAS, COCHER

ATTENTION

NOTES

POUR AFFICHER LA FENÊTRE "GÉRER LES STYLES"

Si cette option n’est pas validée, le style (ou sa modification) ne reste disponible que dans le document ou l’opération a été effectuée

22 Cette possibilité permet de gagner un temps énorme dans l'organisation de son travail.

GROUPE "STYLE"

<CLIC G>

ONGLET "ACCUEIL" bloc)

(4ème

GROUPE "MODÈLES"

"DÉVELOPPEUR" bloc)

(6ème

SUR LE LANCEUR DE BOÎTE DE

DIALOGUE

pour afficher le volet "styles" <CLIC G>

SUR POUR AFFICHER LA FENÊTRE "GÉRER LES STYLES"

<CLIC G>

<CLIC G>

SUR

<CLIC G>

SUR

SUR

<CLIC G>

SI NÉCESSAIRE SUR SOUHAITÉ À LA PLACE SÉLECTIONNER LES STYLES À COPIER

PUIS OUVRIR LE FICHIER

<CLIC G>

SUR CONFIRMER LE CAS ÉCHÉANT LA COPIE

<CLIC G>

SUR

POUR COPIER LES MACROS

STYLES COPIÉS DU MODÈLE "ENVOI DEVIS"

VERS LE MODÈLE "COMMANDE ARRIVÉE"

Ouvrir "lettre2.docx" Créer un modèle appelé "lettre envoi de devis" en utilisant les styles et les insertions automatiques Enregistrer le modèle et le fermer Créer un nouveau document basé sur ce modèle, le renseigner d'un texte de votre choix, l'enregistrer sous le nom "envoi du devis BERTRAND Copier les styles du modèle "lettre envoi de devis" vers le modèle "commande arrivée"

NOTES

I – LE MODÈLE

3 LA MODIFICATION DU MODÈLE Le modèle peut être ouvert et modifier comme n'importe quel document.

MENU FICHIER <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

DE

CHOISIR INDIQUER LE CHEMIN D'ACCÈS : C:\USERS\NOM UTILISATEUR\APPDATA\ROAMING\MICROSOFT\TEMPLATES SÉLECTIONNER LE MODÈLE

<CLIC G> SUR le modèle est ouvert et peut être modifié et enregistré comme tout document Word (Word reconnaît que c'est un modèle).

Ouvrir le modèle "commande arrivée" Appliquer les styles importés aux différentes zones du modèle (adresse, destinataire, date…) et observer les modifications

NOTES

23

24

4 L'ATTACHEMENT DU MODÈLE Si aucun modèle n'a été indiqué lors de la création du document ou si vous désirez attacher un nouveau modèle, il est possible de le faire. Le texte n'est alors pas modifié ; seule la présentation du texte et l'environnement de travail l'est.

MENU FICHIER GROUPE "MODÈLES"

DANS LE VOLET DE GAUCHE

"DÉVELOPPEUR" bloc)

(6ème

<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER "COMPLÉMENTS" SÉLECTIONNER "MODÈLES" DANS "GÉRER"

<CLIC G> SUR

<CLIC G>

SUR

<CLIC G>

SUR

INDIQUER LE MODÈLE DE DOCUMENT POUR VALIDER

le modèle est attaché au document (styles et macros du modèle disponibles)

SI COCHÉ, LE DOCUMENT EST AUTOMATIQUEMENT MIS À JOUR DES STYLES ATTACHÉS

ACCÈS À LA BOÎTE DE DIALOGUE D'ORGANISATION DES STYLES ET MACROS

Faire <CTRL> <BARRE ESPACE> pour que le texte prenne les nouvelles caractéristiques de présentation et <CTRL> <Q> pour que le texte adopte la nouvelle disposition si n'est pas coché Dans le document précédemment crée : "arrivée d'arbres fruitiers" Attacher le modèle "urban letter" Réassigner éventuellement les caractéristiques des styles liées au modèle

NOTES

II – LE DOCUMENT LONG

25

Word permet de gérer de manière optimale les documents de grande taille (rapport, thèse, procédure…). Les sections définissent les grandes parties, les styles de titres organisent cette structure et le mode plan permet de l'afficher et de la modifier.

Divers enrichissements constituent autant de compléments au texte de base.

1 LA SECTION La section est un sous ensemble du document présentant des caractéristiques de mise en page identiques. la taille du support

la numérotation des pages

son orientation

la numérotation des lignes

les marges

l'alignement vertical du texte

le nombre de colonnes et leur espacement

les entêtes et pieds de page.

Dans un long document, il est souvent nécessaire de créer des sections différentes pour différentes parties du texte (l'introduction, le développement, la conclusion, la table des matières, l'index, etc…) avec des marges, des entêtes/pieds de page, un colonage ou une orientation particulière.

ONGLET "MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc) POSITIONNER LE POINT D'INSERTION

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LE SAUT DE SECTION SOUHAITÉ le numéro de section de la page affichée est indiquée à gauche de la barre d'état

NOTES

26

La suppression de la section s'effectue en sélectionnant la double ligne pointillée représentant le saut de section et en la supprimant comme n'importe quel texte. C'est cette marque de section qui comprend les caractéristiques de la section ; sa suppression entraîne donc la perte des caractéristiques particulières de la section actuelle

Crée une nouvelle page puis crée une nouvelle section PAGE SUIVANTE

Crée une nouvelle section à la position du curseur CONTINU

Crée une nouvelle section sur la page suivante si elle est paire, Insère en plus un saut de page automatique sinon PAGE PAIRE

Crée une nouvelle section sur la page suivante si elle est impaire, Insère en plus un saut de page automatique sinon PAGE IMPAIRE

Dans "exercice long document" Créer une section pour chacune des parties avec le début de la section sur la page suivante

Pour créer des sections dans "exercice long document" Je clique devant le titre "STRUCTURE ET ORGANIGRAMME" Je vérifie que l'onglet Je clique sur

est affiché sinon je clique dessus dans le bloc "MISE EN PAGE" (le 2ème)

Je clique sur le document s'affiche sur deux pages

Je clique devant le titre "COMMENT DÉFINIR UN STRUCTURE" Je clique sur

dans le bloc "MISE EN PAGE" (le 2ème)

Je clique sur le document s'affiche sur trois pages

Je clique devant le titre "LES DIFFÉRENTES FONCTIONS" Je clique sur

dans le bloc "MISE EN PAGE" (le 2ème)

Je clique sur le document s'affiche sur quatre pages

II – LE DOCUMENT LONG

27

La plupart des caractéristiques de la section sont définies dans le groupe "MISE EN PAGE" du ruban ou dans la boîte de dialogue.

"MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc) POSITIONNER LE POINT D'INSERTION DANS LA SECTION DÉSIRÉE UTILISER LES OUTILS OU <CLIC G> SUR LE LANCEUR DE BOÎTES DE DIALOGUE

REGLE <DOUBLE CLIC>

DANS LA ZONE GRISE AU DÉBUT OU À LA FIN DE LA RÈGLE

DE ONGLET "DISPOSITION"

DES PAGES VIERGES SERONT INSÉRÉES SI NÉCESSAIRE DIFFÉRENCIE PAGES PAIRES ET

IMPAIRES (en-têtes-pieds de page) DISTANCE ENTRE BORD DE PAGE ET EN-TÊTE/PIED DE PAGE

LES CHOIX PEUVENT S'APPLIQUER À LA SECTION OU À TOUT LE DOCUMENT…

NOTES

28 Elle peut être modifiée dans cette même boîte de dialogue.

DÉBUT DE SECTION détermine la position de la nouvelle section (idem saut de section)

l'impression de la section commence à la suite de la section précédente ; si le nombre des colonnes n'est pas identique, celles-ci sont équilibrées. l'impression de la section commence dans la 1ére colonne suivant tout saut de colonne l'impression de la section commence à la page suivante (saut de page) l'impression de la section commence sur la première page paire suivante l'impression de la section commence sur la première page impaire suivante Dans "exercice long document" Afficher tour à tour les caractéristiques des différentes sections

Si le volet de navigation n'est pas affiché, il permet d'accéder rapidement à une grande partie d'un document.

BARRE D'ETAT (à gauche) <CLIC G>

ASCENCEUR DROIT (en bas) <CLIC G>

SUR

SÉLECTIONNER

<CLIC G> SUR LES DOUBLES TRIANGLES

SUR

SÉLECTIONNER "SECTION" DANS LE VOLET GAUCHE SAISIR LE N° DANS LE VOLET DROIT

OU

<CLIC G> SUR

SELON LE SENS DE LA RECHERCHE

Dans "exercice long document" Parcourir le document de section en section

2 LES ENTÊTES / LES PIEDS DE PAGE Les entêtes et les pieds de page sont des données qui sont positionnées respectivement en haut de chaque page à l'intérieur de la marge haut, et en bas de chaque page à l'intérieur de la marge bas. Ils sont affichés à l'écran, à leur position respective, en mode "PAGE" et "APERÇU AVANT IMPRESSION". Ils peuvent être continus d'une section à l'autre.

NOTES

II – LE DOCUMENT LONG

29

Normalement, le corps du texte est visible et les entêtes et pieds de page sont en filigrane. Afficher les entêtes et pieds de page inverse la visibilité des éléments.

BOUTON GAUCHE <DOUBLE CLIC> SUR LA ZONE D’EN-TÊTE OU DE PIED DE PAGE POUR Y ACCÉDER

Le corps du document est alors grisé

ONGLET "INSERTION" GROUPE "EN-TÊTE PIED DE PAGE" (5ème bloc) POSITIONNER LE POINT D'INSERTION <CLIC G> SUR UN DES OUTILS

SAISIR LES DONNÉES <DOUBLE CLIC> DANS LE CORPS DU DOCUMENT POUR FERMER CHOISIR UN TYPE D'ENTÊTE OU DE PIED DE PAGE

Le ruban "CRÉATION DES EN-TÊTES ET PIEDS DE PAGE" s'affiche.

Le texte est saisi normalement. Il peut être mis en forme et aligné comme n'importe quel texte ; des outils permettent d'insérer des éléments classiques comme la date, le numéro de page, ou de manipuler les en-têtes et pieds de page entre sections.

INSERTION D'UN EN-TÊTE PRÉDÉFINI

INSERTION D'UN PIED DE PAGE PRÉDÉFINI

INSERTION D'UN NUMÉRO DE PAGE

INSERTION DE LA DATE OU DE L'HEURE

NOTES

30 DIFFÉRENCIE LES EN-TÊTES/PIEDS DE PAGE

CLÔNE AUTOMATIQUEMENT L'EN-TÊTE/PIED DE PAGE DE LA SECTION PRÉCÉDENTE

(activé par défaut, indispensable de désactiver pour différencier) DISTANCE ENTRE MARGE HAUT ET MARGE D'EN-TÊTE

(espace dans lequel va s'inscrire l'entête), MARGE BAS ET MARGE DE PIED DE PAGE

(espace dans lequel va s'inscrire le pied de page) Des tabulations prédéfinies permettent de positionner le texte à gauche, à droite ou de le centrer en utilisant simplement les touches <TAB>

Dans "exercice long document" Créer les entêtes et pieds de page correspondants sur la première page: entête : pied de page :

Pour mettre les en-têtes/pieds de page proposés Je fais un <DOUBLE CLIC> en haut de la première page

Je clique sur Je coche Je clique sur

pour que la date se mettre à jour toute seule pour valider le choix

la date est insérée à gauche

J'appuie 2 fois sur la touche <TAB>

Je clique sur Je sélectionne un type d'heure en bas de la liste : Je clique sur

pour valider le choix

l'heure est insérée à droite

Je clique sur Je choisis le pied de page avec le numéro de page est inséré

Je saisis "reproduction réservée"

Je clique sur

II – LE DOCUMENT LONG

31

Les entêtes et pieds de page peuvent être définis différemment pour la première page, les pages paires et les pages impaires, et ceci pour chacune des sections. Ils sont accessibles directement en mode page.

ONGLET "CRÉATION" GROUPE "NAVIGATION"

(3ème

bloc)

DANS UN DOCUMENT DE PLUSIEURS SECTIONS AVEC EN-TÊTES ET PIEDS DE PAGES AFFICHÉS ET EN-TÊTES ET PIEDS DE PAGES DIFFÉRENCIÉS

CLIQUER DANS L'ENTÊTE

<CLIC G> SUR POUR LE DÉSACTIVER maintenant, les deux entêtes sont indépendants SAISIR LE NOUVEL EN-TÊTE <CLIC G> SUR l'entête de la section suivante s'affiche <CLIC G> SUR POUR LE DÉSACTIVER maintenant, les deux entêtes sont indépendants SAISIR LE NOUVEL EN-TÊTE … POUR CHAQUE SECTION AINSI QUE POUR LES PIEDS DE PAGE Dans "exercice long document" Conserver le pied de page:

Modifier l'en-tête et mettre le titre de chaque section en en-tête comme ci-dessous

Pour mettre les en-têtes/pieds de page proposés Je fais un <DOUBLE CLIC> dans l'en-tête pour l'afficher s'il ne l'est pas Je positionne le point d'insertion dans l'entête devant la date J'appuie sur la touche <TAB> pour reculer la date d'une tabulation Je clique derrière la date j'appuie sur la touche <SUPPR> pour supprimer une tabulation je fais glisser le taquet de tabulation centrée du milieu à 10,5 Je saisis le 1er titre "LA STRUCTURE DE L'ENTREPRISE" Je ramène le retrait de 1ère ligne à 0 Je clique sur l'entête est identique à celui que l'on vient de saisir

Je clique sur pour désactiver l'association des en-têtes de la 1ère et ème de la 2 section Je supprime "LA STRUCTURE DE L'ENTREPRISE" Je saisis à la place "STRUCTURE ET ORGANIGRAMME" Je clique sur l'entête est identique à celui que l'on vient de saisir

32 Je clique sur pour désactiver l'association des en-têtes de la 2ème et de la 3ème section Je supprime " STRUCTURE ET ORGANIGRAMME " Je saisis à la place "COMMENT DEFINIR UNE STRUCTURE" Je clique sur l'entête est identique à celui que l'on vient de saisir

Je clique sur pour désactiver l'association des en-têtes de la 3ème et ème de la 4 section Je supprime "COMMENT DEFINIR UNE STRUCTURE" Je saisis à la place "LES DIFFERENTES FONCTIONS"

Je clique sur

Sur la plupart des documents de grande taille, la numérotation des pages est indispensable.

GROUPE "EN-TÊTE ET PIED DE PAGE"

ONGLET "CRÉATION" bloc)

(1er

<CLIC G>

SUR CHOISIR LA POSITION DU NUMÉRO DE PAGE

Le numéro de page peut aussi être inséré directement en tant que champ : Positionner le point d'insertion <CLIC G> sur Sélectionner le champ Renseigner le format

NOTES

de

II – LE DOCUMENT LONG Le format du numéro de page peut être modifié à postériori.

GROUPE "EN-TÊTE ET PIED DE PAGE"

<CLIC G> <CLIC G>

33

ONGLET "CRÉATION" bloc)

(1er

SUR SUR

PERMET DE DÉFINIR LE FORMAT DE LA NUMÉROTATION

PERMET DE REDÉFINIR LA NUMÉROTATION POUR UNE SECTION

Dans "exercice long document" Modifier la numérotation en

Il est possible d'insérer des champs particuliers dans les en-têtes/pieds de page.

ONGLET "CRÉATION" GROUPE "INSÉRER"

<CLIC G> <CLIC G>

(2ème

bloc)

SUR

SUR SÉLECTIONNER LE CHAMP DÉFINIR SON FORMAT POUR INSÉRER

NOTES

34

"FORMAT" DU CHAMP SÉLECTIONNÉ

CHOISIR ICI LE CHAMP

ATTENTION

S'assurer que les champs sont à jour avant impression ou publication : - L'option des options d'affichage de Word met à jour les numéros de page de renvoi avant l'impression - <F9> sur le champ sélectionné le recalcule Si l'on connaît leur syntaxe, ces champs peuvent aussi être crées directement Positionner le pointeur <CTRL> <F9> s'affiche Saisir le code entre les crochets <MAJ> <F9> sur un champ affiche alternativement le nom du champ ou sa valeur SAISIR

AUTHOR TITLE FILENAME SEQ NUMPAGES PAGE DATE

nom de l'auteur titre du document nom du document numéro de chapitre nombre de pages numéro de page date

Le code saisi s'inscrit entre les deux crochets, son format à la suite ; il sera remplacé par sa valeur en mode page, aperçu avant impression ainsi qu'à l'impression

NOM DU CHAMP

FORMAT DU CHAMP ici format en cours dans le paragraphe

NOTES

II – LE DOCUMENT LONG

35

Dans "exercice long document" Modifier les entêtes et pieds de page de la 1ère section comme suit :

tester <MAJ> <F9> sur les champs

3 LES NOTES DE BAS DE PAGE Il est quelquefois utile de préciser des termes ou des références par une note. Le terme à expliquer est alors complété d'un numéro ou APPEL DE NOTE faisant référence à cette NOTE. ONGLET "RÉFÉRENCES" GROUPE "NOTES DE BAS DE PAGE" (2ème bloc) POINT D'INSERTION À LA POSITION DE L'APPEL, EN FIN DE MOT

<CLIC G>

SUR SAISIR LA NOTE

la note est affichée en bas de la page ou <CTRL> <ALT> <F> crée une note en fin de document du menu contextuel convertit la note de bas de page en note de fin Pour supprimer la note, il suffit d'effacer l'appel de note ATTENTION

Le fait de pointer sur l'appel de notes affiche la note dans une bulle d'aide.

BULLE D'AIDE AFFICHANT LA NOTE APPEL DE NOTE

Word permet le choix des caractères en tant qu'appel de note (10 caractères maxi).

BOUTON DROIT <CLIC D>

SUR LA NOTE EN BAS DE PAGE (la note même et pas l'appel de note)

MODIFIER LES OPTIONS DE NOTE

<CLIC G>

NOTES

SUR

(et non pas "insérer")

36

Détermine la position de la note par rapport au texte Propose différents types de symboles pour marquer les appels de notes Permet d'utiliser le symbole de son choix comme appel de note Saisie par l'utilisateur du numéro de départ des notes Poursuit la numérotation des notes sans tenir compte des sauts de section

"RÉFÉRENCES" GROUPE "NOTES DE BAS DE PAGE" (2ème bloc) ASCENCEUR DROIT (en bas) <CLIC G>

<CLIC G> SUR

SUR

SÉLECTIONNER

<CLIC G> SUR LES DOUBLES TRIANGLES SELON LE SENS DE LA RECHERCHE

NOTES

OU

II – LE DOCUMENT LONG Dans "exercice long document" Définir les appels de note et notes suivantes en bas de page: 1 -"entreprise" dans "une entreprise n'est pas un rassemblement d'hommes…." mettre la note : "au sens économique du terme" 2 -"structure" dans "la structure d'une entreprise…" mettre la note : "c'est ici le squelette de l'entreprise " 3 - ""service financier" dans "liste des différentes fonctions" mettre la note : "il inclut le plus souvent un service de gestion de valeurs boursières" Parcourir les notes avec l'ascenseur Supprimer la 2ème note et observer la numérotation Convertir une des notes en note de fin de document puis annuler

4 LES RENVOIS Dans un document important, il est souvent pratique, pour éviter de se répéter, de faire mention d'éléments détaillés relatifs au même sujet et figurant dans un autre endroit du document.

Deux étapes : l'insertion du signet puis l'insertion du renvoi relatif à ce signet.

Le signet marque un endroit du document pour pouvoir plus tard s'y référer.

GROUPE "LIENS" (4ème bloc) SÉLECTIONNER LE TEXTE À MARQUER D'UN SIGNET Le texte vers lequel on veut renvoyer le lecteur pour complément d'information

<CLIC G>

SUR

<CLIC G> SUR le signet pointe maintenant vers l'emplacement indiqué

LE SIGNET POINTE VERS LE TEXTE MARQUÉ

NOTES

37

38 Le renvoi va indiquer une caractéristique du signet, ici le numéro de page.

GROUPE "LIENS" (4ème bloc) POINT D'INSERTION À LA POSITION DU RENVOI (là où doit s'afficher "voir page xx") SAISIR "VOIR PAGE N°"

(par exemple)

<CLIC G>

SUR CATÉGORIE : SÉLECTIONNER SIGNET, INSÉRER UN RENVOI À : SÉLECTIONNER "NUMÉRO DE PAGE" POUR LE SIGNET : SÉLECTIONNER LE NOM RENTRÉ PRÉCÉDEMMENT

<CLIC G>

SUR

UN LIEN HYPERTEXTE ACCÈDE DIRECTEMENT AUX INFORMATIONS MARQUÉES

Pour augmenter la lisibilité, penser à insérer un texte du type "voir page N°… pour plus d'informations" avec le renvoi à l'emplacement du numéro de page

LE RENVOI AFFICHE LE NUMÉRO DE LA PAGE OU FIGURE LES INFORMATIONS

Le renvoi insère un champ "PAGEREF" suivi du nom du signet, également accessible par l'outil Quick Part.

ATTENTION

NOTES

S'assurer que les champs sont à jour avant impression ou publication : - L'option des options d'affichage de Word met à jour les numéros de page de renvoi avant l'impression - <F9> sur le champ sélectionné le recalcule

II – LE DOCUMENT LONG

39

Dans "exercice long document" Mettre un signet désignant le paragraphe suivant :

Insérer un renvoi de page désignant le signet ainsi défini à coté de "organigramme" dans du type (voir page xxx pour une définition plus complète de l'organigramme)

5 LA BIBLIOGRAPHIE Si le document fait appel à des références bibliographiques, il est pratique de renseigner ces références directement dans la base bibliographique de Word.

Les sources, c'est-à-dire les ouvrages auxquels il est fait référence, sont créées au fur et à mesure des besoins, stockées et réutilisées en fonction des besoins.

ONGLET "REFERENCES" GROUPE "CITATIONS ET BIBLIOGRAPHIE" (3ème bloc) POINT D'INSERTION À LA SUITE DE LA CITATION

<CLIC G>

SUR

CHOISIR UN SOURCE EXISTANTE OU

<CLIC G>

SUR RENSEIGNER SES CARACTÉRISTIQUES POUR VALIDER

40 permet de trier, copier, modifier, supprimer les sources met en forme la citation selon les normes

La citation peut être sélectionnée, déplacée, modifiée.

FAIRE GLISSER POUR

<CLIC G> DANS LA CITATION

DÉPLACER LA CITATION

LA SÉLECTIONNE

<CLIC G> ICI POUR

<CLIC D> POUR AFFICHER LE MENU CONTEXTUEL

AFFICHER LE MENU

permet de préciser la ou les pages concernées

Généralement en fin de document, elle liste tous les ouvrages cités.

ONGLET "REFERENCES" GROUPE "CITATIONS ET BIBLIOGRAPHIE" (3ème bloc) POINT D'INSERTION EN FIN DE DOCUMENT (si possible dans une section à part)

<CLIC G> <CLIC G>

SUR SUR LA PRÉSENTATION DÉSIRÉE

GESTION DE LA BIBLIOGRAPHIE

Dans "exercice long document", dans la 2ème partie, 3ème ligne après "L'organigramme" Insérer une citation relative à la page 26 de la source suivante : Créer une nouvelle section en fin de document Indiquer comme entête de cette section "bibliographie" Insérer la bibliographie

II – LE DOCUMENT LONG

41

6 LA TABLES DES ILLUSTRATIONS Un document d'importance est souvent complété de tableaux et d'illustrations. Word peut gérer les légendes des illustrations et insérer une table des illustrations.

La légende donne un nom à une illustration.

GROUPE "LÉGENDES"

ONGLET "REFERENCES" bloc)

(4ème

SÉLECTIONNER L'ILLUSTRATION (image, tableau…)

<CLIC G>

SUR POUR VALIDER

la légende s'inscrit face à l'illustration

LÉGENDE MODIFIE LA NUMÉROTATION

DES LÉGENDES MODIFIE LA LÉGENDE CRÉE LA LÉGENDE DÈS L'INSERTION D'UN OBJET

La légende s'affiche en vis-à-vis de l'illustration. Sa numérotation est automatique.

Généralement en fin de document, elle indique la page pour chaque illustration.

GROUPE "LÉGENDES"

ONGLET "REFERENCES" bloc)

(4ème

POINT D'INSERTION EN FIN DE DOCUMENT (si possible dans une section à part)

<CLIC G>

SUR POUR VALIDER SÉLECTIONNER L'ILLUSTRATION (image, tableau…)

42

FONT LE LIEN ENTRE LÉGENDE ET NUMÉRO DE PAGE

Dans "exercice long document", Créer des légendes pour tous les tableaux, illustrations et autres Insérer en fin de document, dans sa propre section et avec son propre entête, une table des illustrations

7 L’INDEX Word propose l’élaboration d’un index qui permet de retrouver à l'aide de mots clés un sujet précis dans le document. L’index fonctionne à partir d'entrées d’index définies par l’utilisateur.

II – LE DOCUMENT LONG

43

L'entrée d'index est un mot clé à l'intérieur du document identifié par l'utilisateur et désigné comme "entrée d'index".

ONGLET "REFERENCES" GROUPE " INDEX "

(5ème

bloc)

À PARTIR DU DÉBUT DU DOCUMENT SÉLECTIONNER LA 1ÈRE ENTRÉE D'INDEX

<CLIC G>

SUR

<CLIC G> SUR la boîte de dialogue reste ouverte SÉLECTIONNER L'ENTRÉE D'INDEX SUIVANTE <CLIC G> SUR la boîte de dialogue reste ouverte ETC …

JUSQU'À LA FIN DU DOCUMENT <CLIC G>

SUR

INSÈRE UNE ENTRÉE INSÈRE UNE ENTRÉE

D'INDEX POUR LE MOT SÉLECTIONNÉ

D'INDEX POUR TOUTES

LES OCCURRENCES DU MOT SÉLECTIONNÉ

Pour chaque entrée d’index, Word insère un champ EX (Entrée d’index) sous forme de texte masqué

NOTES

, que l’on peut afficher ou non avec l’outil

44 Une fois les entrées d’index saisies, il reste à insérer l’index.

ONGLET "REFERENCES" GROUPE " INDEX " (5ème bloc) POINT D'INSERTION EN FIN OU DÉBUT DE DOCUMENT (si possible dans une section à part)

<CLIC G>

SUR POUR VALIDER

FAIT L'INDEXATION À PARTIR D'UN

MODIFIE LE STYLE DE L'INDEX

FICHIER EXTERNE DE MOTS CLÉS

L'index est un champ du type AVANCÉ

Dans le document "exercice long document" Marquer les entrées d'index de votre choix Insérer un index à la fin du document sur sa propre page sans numérotation (2 ou 3 colonnes, points de suite…)

NOTES

II – LE DOCUMENT LONG

8 LE MULTICOLONNAGE Un document ou une section de document peut être présenté sur plusieurs colonnes, le texte remplissant une première colonne puis se poursuivant dans les suivantes jusqu'à remplir la page, comme dans un journal.

L'entité de texte minimum à laquelle s'applique la notion de colonne est la section.

Par défaut, une section est constituée d'une seule colonne ; le multicolonnage est juste une modification de ce paramétrage de base d'une colonne.

ONGLET "MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc) POINT D'INSERTION DANS LA SECTION CONTENANT LE TEXTE À PRÉSENTER SUR PLUSIEURS COLONNES

<CLIC G>

SUR CHOISIR UN NOMBRE DE COLONNES OU

<CLIC G>

ATTENTION

NOTES

SUR

Si la section à présenter sur plusieurs colonnes possède un titre que l'on veut centrer par rapport aux colonnes, il faut isoler ce titre dans une section de type "continue"

45

46 La souris permet ici de modifier le paramétrage des colonnes mais ne permet pas de les créer ni de les supprimer.

BOUTON GAUCHE RÈGLE AFFICHÉE <FAIRE GLISSER> LES MARQUES À LA POSITION DÉSIRÉE

RETRAITS PARAGRAPHES 1ÈRE COLONNE

LIMITE DROITE

2ÈME COLONNE

LIMITE GAUCHE 2ÈME COLONNE

Le nombre de colonnes étant défini, il est peut être nécessaire de répartir manuellement le texte entre les colonnes, notamment si ce dernier ne remplit pas les colonnes. Pour cela, on utilise le saut de colonne qui renvoie le texte sur la colonne suivante.

"MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc) POSITIONNER LE POINT D'INSERTION AU DÉBUT DU TEXTE À RENVOYER SUR LA COLONNE SUIVANTE

<CLIC G>

SUR

POSITIONNER LE POINT D'INSERTION AU DÉBUT DU TEXTE À RENVOYER SUR LA COLONNE SUIVANTE

<CTRL> <MAJ> <ENTRÉE>

SAUT DE COLONNE

SAUT DE SECTION

Dans "exercice long document" Mettre la 2ème partie "structure et organigramme" sur deux colonnes de tailles égales tout en conservant un titre centré par rapport à la page (comme ci-dessus)

II – LE DOCUMENT LONG

47

Le plan représente l'ossature du document sur laquelle vont se greffer texte, tableaux, images, etc. Cette ossature peut être affichée avec le mode plan (un peu comme une radio affiche le squelette). Affichée ou non, elle doit être présente dans tout document important sous peine que ce dernier soit bancal. De cette structure, découle naturellement la création automatique de la table des matières.

1 LA CRÉATION DU PLAN Le mode "plan" est le mode idéal pour la conception de documents longs et structurés.

Il associe un style de titre à chaque paragraphe de titre Il présente les niveaux de titres avec un retrait et affiche ou non le texte lié Il offre une présentation structurée du document Il permet des manipulations globales sur la structure Il a l'avantage d'inciter et d'aider l'utilisateur à mieux conceptualiser ses idées.

Le mode plan est disponible par le biais des icônes en bas, à droite de l'ascenseur horizontal ou par le menu.

"AFFICHAGE" GROUPE "AFFICHAGES DOCUMENT" (1er bloc) <CLIC G> SUR

(4éme icône) <CLIC G>

SUR

la structure du document est affichée le texte lié aux différents niveaux de titre peut être ou non développé les niveaux de titre peuvent être modifiés le texte lié à un titre et le titre lui-même peuvent être déplacés dans le document les niveaux de titre peuvent être automatiquement numérotés selon le format désiré des styles sont attachés à chaque niveau de titre une table des matières peut être créée à partir de la structure du plan ASSIGNE LE

ASSIGNE LE

NIVEAU "TITRE 1"

NIVEAU "TEXTE"

NIVEAUX DE PLAN AFFICHÉ AFFICHE LA MISE EN FORME

DANS LE PLAN AUGMENTE D'UN NIVEAU BAISSE D'UN NIVEAU

<CLIC G> POUR DÉVELOPPER LE NIVEAU

<CLIC G> POUR DÉPLACER LE TITRE

48 Selon la méthode de travail de l'utilisateur (structurée ou selon l'inspiration), le plan peut être constitué au fur et à mesure de la saisie du document, ou postérieurement à celle-ci en affectant aux paragraphes concernés un style de titre.

La procédure de création de plan la plus efficace consiste à créer préalablement la structure du document, sans mise en forme et sans saisir le texte associé puis à affecter le niveau de titre de chaque paragraphe.

MODE DE SAISIE PAGE OU PLAN SAISIR LES DIFFÉRENTS TITRES (et uniquement eux) SANS MISE EN FORME EN CRÉANT UN PARAGRAPHE POUR CHAQUE TITRE (appuyer sur la touche <entrée> à la fin de chaque ligne) ASSIGNER AUX PARAGRAPHES LE STYLE ADÉQUAT (titre1, titre2, titre3...)

MODIFIER LE CAS ÉCHÉANT LES CARACTÉRISTIQUES PRÉDÉFINIES DE CES STYLES UTILISER LES OUTILS DU MODE PLAN AFIN D'EFFECTUER DES MODIFICATIONS DE STRUCTURE SORTIR DU MODE PLAN ET SAISIR LE TEXTE

MODE DE SAISIE PLAN ASSIGNER AUX PARAGRAPHES DE TITRES LE STYLE ADÉQUAT (titre1, titre2, titre3...)

MODIFIER LE CAS ÉCHÉANT LES CARACTÉRISTIQUES PRÉDÉFINIES DE CES STYLES AFFICHER LE DOCUMENT EN MODE PLAN VISUALISER LE DOCUMENT EN MODE PLAN UTILISER LES OUTILS DU MODE PLAN AFIN D'EFFECTUER DES MODIFICATIONS DE STRUCTURE

La création du plan à posteriori n'est pas plus compliquée

il faut indiquer le niveau de structure que vous souhaitez visualiser puis ensuite développer les niveaux inférieurs de titre ainsi que le texte lié.

ONGLET "MODE PLAN" GROUPE "OUTILS MODE PLAN" (1er bloc)

<CLIC G> SUR

DE SÉLECTIONNER LE NIVEAU DE DÉVELOPPEMENT

NOTES

II – LE DOCUMENT LONG

BOUTON GAUCHE <DOUBLE CLIC> SUR LA CROIX EN FACE DU TITRE

POUR DÉVELOPPER OU RÉDUIRE

49

"MODE PLAN" GROUPE "OUTILS MODE PLAN" (1er bloc) <CLIC G> DANS LE TITRE À DÉVELOPPER OU RÉDUIRE <CLIC G> SUR LES ICONES

Dans le document "exercice long document" Afficher le plan du document Développer et réduire les niveaux

Le plan peut être numéroté, cette numérotation étant automatiquement mise à jour des modifications de structure.

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "PARAGRAPHE" (3ème bloc) EN MODE PLAN

<CLIC G> SUR

LISTE À PLUSIEURS NIVEAUX SÉLECTIONNER LE TYPE DE NUMÉROTATION

Outre les possibilités offertes dans cette liste, il est possible d’en créer à sa convenance en cliquant sur

<CLIC G> SUR UN NIVEAU DE TITRE

MODIFIER SES CARACTÉRISTIQUES

50 Dans le document "exercice long document" Numéroter de manière personnalisée le plan du document

2 LA MODIFICATION DU PLAN Le mode plan offre toute opportunité de modification. À n'importe quel moment, il est possible de modifier la structure du plan en modifiant les niveaux de titres.

"MODE PLAN" GROUPE "OUTILS MODE PLAN" (1er bloc)

BOUTON GAUCHE <FAIRE GLISSER> LA MARQUE

VERS LA

GAUCHE OU LA DROITE

POINT D'INSERTION SUR LE TITRE À MODIFIER <CLIC G> SUR L'UN DES OUTILS

baisse le titre en corps de texte hausse un texte en titre 1 Dans le document "exercice long document" Abaisser un par un les "titres 1" en "titre 2" puis en "titre 3" et enfin "titre 4" Revenir à l'état initial

Il est aussi possible de modifier l'ordre et la position des différentes parties. Le déplacement des titres déplace simultanément le texte lié.

"MODE PLAN" GROUPE "OUTILS MODE PLAN" (1er bloc)

BOUTON GAUCHE <FAIRE GLISSER> LA MARQUE HAUT OU LE BAS

VERS LE

POINT D'INSERTION SUR LE TITRE À MODIFIER

<CLIC G> SUR L'UN DES OUTILS

Dans le document "exercice long document" Intervertir l'ordre des parties "les différentes fonctions " et "structure de l'entreprise" Revenir à l'état initial

NOTES

II – LE DOCUMENT LONG

51

3 LA TABLE DES MATIÈRES Une table des matières est indispensable dans un document long; dès lors qu'un plan structure le document, la création de la table des matières est simple.

ONGLET "RÉFÉRENCES" GROUPE "TABLE DES MATIÈRES" (1er bloc) EN MODE NORMAL POINT D'INSERTION À LA FIN DU DOCUMENT OU AU DÉBUT DU DOCUMENT (SOMMAIRE)

la table est généralement crée dans sa propre section

<CLIC G>

SUR .

SÉLECTIONNER LE TYPE DE TABLE

La table des matières est un champ que l'on peut afficher en faisant <MAJ> <F9> après l'avoir sélectionnée : Il est nécessaire de la mettre à jour dans les options d'impression ( ), avec <F9> ou avec l'outil

NOTES

52 Chaque ligne de la table des matières est un paragraphe auquel est affecté le style lié à son niveau de structure (tm 1, tm 2, tm 3, tm 4...). En modifiant ces styles, la mise en forme de la table est très rapidement personnalisée Dans le document "exercice long document" Faire un sommaire (table des matières) au début du document dans une section à part Personnaliser la présentation avec les styles "tm"

La révision permet entre autres à d'autres personnes d'annoter le document et de le modifier, tout en conservant l'original. Les différents commentaires ou modifications pourront alors, ou non, être entérinés par l'auteur et propriétaire du document.

1 INSÉRER UN COMMENTAIRE Les commentaires sont ajoutés pour compléter ou corriger le document. Ils apparaissent en marge ou dans un volet séparé et peuvent au choix être incorporés ou non au document. Le commentaire s'affiche dans une bulle d'aide reliée au texte concerné par un trait.

ONGLET "RÉVISION" GROUPE "COMMENTAIRES" (2ème bloc) POINT D'INSERTION À LA POSITION DU COMMENTAIRE

<CLIC G>

SUR SAISIR LE TEXTE DU COMMENTAIRE (dans le volet gauche)

la zone de commentaire s'affiche en face du texte concerné si

est activé VOLET DE SUIVI

LE COMMENTAIRE S'AFFICHE DANS UNE BULLE D'AIDE RELIÉE AU TEXTE Pour ne plus afficher les commentaires, choisir lieu de dans le groupe "SUIVI" Pour supprimer le commentaire, <CLIC D> dans le commentaire ATTENTION

ou

NOTES

du bloc "commentaires" du ruban

au

II – LE DOCUMENT LONG

53

ASCENCEUR VERTICAL

<CLIC G> SUR

EN BAS DE L'ASCENSEUR HORIZONTAL

DE

SÉLECTIONNER <CLIC G> SUR LES DOUBLES FLÈCHES SELON LE SENS DE LA RECHERCHE

Dans "exercice long document" Insérer un commentaire pour "déléguer une responsabilité à un individu" Mettre le commentaire suivant : "essayer de trouver des exemples plus parlants" Ne plus l'afficher puis l'afficher de nouveau

2 AFFICHER LE VOLET DE VÉRIFICATION Le volet de vérification affiche, à gauche du document, les commentaires et les modifications du document si le suivi des modifications a été activé.

GROUPE "SUIVI"

ONGLET "RÉVISION" bloc)

(4ème

<CLIC G> SUR le volet s'affiche à gauche du document <CLIC G>

SUR

DE

PERMET DE CHOISIR LA POSITION DU VOLET

Idem pour fermer le volet ou <CLIC G> sur

en haut à droite du volet

Pour choisir les commentaires ou modifications apportées par relecteur, <CLIC G> sur puis cocher les relecteurs voulus

Pour entrer des commentaires sous un autre nom, <CLIC G> sur

de

puis

3 ACTIVER LE SUIVI DES MODIFICATIONS Toutes les modifications apportées au document par les relecteurs sont enregistrées, puis acceptées ou refusées par le propriétaire du document (y compris la mise en forme).

GROUPE "SUIVI"

ONGLET "RÉVISION" bloc)

(4ème

<CLIC G> SUR l'outil est activé - idem pour le désactiver

NOTES

54

MODIFICATION DE LA MISE EN FORME PAR LE RELECTEUR

Je remplace le "E" de legende par "É" "legende" est alors barré en rouge et remplacé par "légende" la modification apparaît dans le volet de révision

je fais <MAJ> <F3> plusieurs fois pour transformer le "é" minuscule en "É" majuscule s'affiche dans le volet de révision Dans "exercice long document" Faire la manipulation ci-dessus page 11

4 ENTÉRINER LES COMMENTAIRES ET MODIFICATIONS Les commentaires doivent être acceptés par le propriétaire du document.

ONGLET "RÉVISION" GROUPE "MODIFICATIONS" (5ème bloc) COMMENTAIRE OU MODIFICATION SÉLECTIONNÉE

<CLIC G> SUR OU le propriétaire du document accepte ou refuse les modifications IDEM SUR LES SUIVANTS

les commentaires ou modifications refusés sont supprimés valide toutes les modifications

5 AFFICHER LES COMMENTAIRES ET MODIFICATIONS Les commentaires et les modifications sont affichés dans le volet de vérification. Le document peut alors être affiché avec ou sans et à l'état initial ou fini.

GROUPE "SUIVI"

<CLIC G>

ONGLET "RÉVISION" bloc)

(4ème

SUR CHOISIR LE TYPE D'AFFICHAGE ORIGINAL OU FINAL AVEC OU SANS LES MARQUES

II – LE DOCUMENT LONG

55

sélectionne les informations à afficher

Le document est imprimé avec les différentes marques de révision si ces dernières sont affichées Dans "exercice long document" Supprimer le commentaire précédent Saisir les commentaires suivants

Afficher le document original avec et sans les marques puis le document final Afficher le volet de vérification Activer le suivi s'il ne l'est pas Effectuer quelques modifications de texte et de mise en forme (une ou deux) Les accepter ou les refuser dans le volet de vérification Afficher le document en normalement sur une page A4 et sans volet droit

NOTES

pour qu'il s'affiche

III – LE DOCUMENT MAÎTRE

57

Cette fonctionnalité permettait à l'origine de créer des documents de très grande taille avec Word alors que la taille de mémoire exigée dépassait les capacités de traitement de Word. Maintenant, cette fonctionnalité permet surtout de partager un travail entre plusieurs personnes et de réunir aisément les différentes parties en un seul document.

Un document maitre n'enregistre pas les données mais uniquement les liens (chemin d'accès) vers des sous-documents qui eux contiennent les données.

Soit en découpant un document volumineux existant en sous-documents Soit à l'inverse en insérant des documents indépendants en tant que sous-documents

PASSE EN MODE DOCUMENT MAITRE ET AFFICHE LES OUTILS "DOCUMENT MAITRE"

DÉVELOPPE LES SOUS-DOCUMENTS ET ACTIVE LES OUTILS ADÉQUATS

RÉDUIT LES SOUS-DOCUMENTS CRÉE UN SOUS-DOCUMENT À PARTIR D’UNE SÉLECTION DU DOCUMENT MAITRE (MODE PLAN) SUPPRIME LE SOUS-DOCUMENT EN LAISSANT SON CONTENU DANS LE DOCUMENT MAITRE INSÈRE LE CONTENU D’UN AUTRE FICHIER COMME SOUS-DOCUMENT DU DOCUMENT MAÎTRE FUSIONNE LES SOUS-DOCUMENTS SÉLECTIONNÉS EN UN SEUL SOUS-DOCUMENT DIVISE UN SOUS-DOCUMENT EN DEUX AU POINT INDIQUÉ VERROUILLE UN SOUS-DOCUMENT POUR UNE UTILISATION PARTAGÉE DU DOCUMENT MAÎTRE

Ouvrir le document "document maître brut" L'afficher en plan Passer en mode "document maître"

ATTENTION

NOTES

Activer le mode plan par en bas et à droite ou par l'onglet "affichage" sinon l'onglet "mode plan" n'est pas affiché

58 La création d’un sous-document suppose que le document maître contienne du texte structuré par au moins un niveau de style de titre qui permette sa gestion en mode plan.

ONGLET "MODE PLAN" GROUPE "DOCUMENT MAÎTRE" (2ème bloc) N'AFFICHER QUE LE NIVEAU DE TITRE CORRESPONDANT AUX SOUS-DOCUMENTS

(le + souvent "titre1") SÉLECTIONNER TOUT LE DOCUMENT

<CLIC G> ou

SUR

SÉLECTIONNER LA 1ÈRE PARTIE EN CLIQUANT SUR

EN FACE

<CLIC G>

SUR RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHAQUE PARTIE

la partie transformée en sous-document est entourée d'un cadre et illustrée de l'icône ENREGISTRER

À chaque partie de niveau 1 va correspondre un sous-document

Dans le document "document maître brut" Créer un sous-document par chapitre comme ci-dessus

NOTES

III – LE DOCUMENT MAÎTRE

59

Les sous-documents sont affichés de manière développée avec leur contenu visible ; ils peuvent être affichés sous forme réduite ; alors seul le lien vers le sousdocument lié est affiché.

ONGLET "MODE PLAN" GROUPE "DOCUMENT MAÎTRE" (2ème bloc)

<CLIC G> SUR OU <CLIC G> SUR seul le lien est affiché ; à l'enregistrement, les différents sous-documents sont enregistrés au format Word ; ils sont alors accessibles par le biais du document d'origine ou directement

Le document maître affiche les sous-documents sous forme de lien hypertexte.

60 Dans le document "document maître brut" Réduire puis développer les sous-documents Accepter l'enregistrement Vérifier l'existence des sous-documents et leur date/heure d'enregistrement

Chacun des fichiers créés peut être modifié individuellement. Des modifications peuvent aussi être effectuées dans le document maître : il s'affiche comme n'importe quel document si les sous-documents sont développés dès que l'on sort du mode plan.

ONGLET "MODE PLAN" GROUPE "DOCUMENT MAÎTRE" (2ème bloc)

<CLIC G>

SUR

Il est aussi possible de pointer sur le lien hypertexte du sous-document réduit et de faire <CTRL> <CLIC G> pour ouvrir le sous-document même Dans le document "document maître brut" Sortir du mode plan Effectuer quelques modifications dans une partie (couleur et graissage d'un mot, forme) Enregistrer et fermer Ouvrir le sous-document correspondant Vérifier les modification effectuées Faire de nouvelles modifications Fermer et enregistrer Ouvrir le document maitre et vérifier les modifications

Le document maître peut recevoir des documents externes comme sous-documents.

Ces documents peuvent contenir ou non des niveaux de titres prédéfinis ; la mise en forme et la structure du sous-document peut se faire par la suite.

ONGLET "MODE PLAN" GROUPE "DOCUMENT MAÎTRE" (2ème bloc) DOCUMENTS DÉVELOPPÉS, POINT D’INSERTION À L’EMPLACEMENT DU FUTUR SOUS-DOCUMENT

<CLIC G> SUR insère le contenu d’un autre fichier comme sous-document du document maître SÉLECTIONNER LE FICHIER À IMPORTER POUR VALIDER

Si le document source du futur sous-document provient d’un modèle différent de celui du document maître, Word applique au sous-document la mise en forme associée au modèle du document maître

NOTES

III – LE DOCUMENT MAÎTRE

61

Dans le document "document maître brut" Insérer le fichier "document à inserer.docx" Réduire puis développer le document

Au sein du document maître, il est possible de fusionner des sous-documents ou de diviser un sous-document en deux. Ce genre d’opération offre de larges possibilités.

ONGLET "MODE PLAN" GROUPE "DOCUMENT MAÎTRE" (2ème bloc) SÉLECTIONNER LES SOUS-DOCUMENTS À FUSIONNER (qui doivent se suivre)

<FAIRE GLISSER> EN FACE DES PARTIES À FUSIONNER <CLIC G> SUR Word assemble les sous-documents à la suite du premier OU SÉLECTIONNER LA PARTIE À FRACTIONNER POINTER À L'ENDROIT DE SÉPARATION

<CLIC G> SUR Word fractionne le sous-document en deux Dans le document "document maître brut" Fusionner les parties 1 et 2

La suppression du sous-document supprime le fichier lié.

ONGLET "MODE PLAN" GROUPE "DOCUMENT MAÎTRE" (2ème bloc) SÉLECTIONNER LA PARTIE À SUPPRIMER

<CLIC G> SUR Word rompt la liaison avec le fichier source du sous-document en laissant son contenu dans le document maître ou APPUYER SUR <SUPPR> Word supprime du document maître le sous-document ainsi que son contenu Dans le document "document maître brut" Supprimer le fichier "document à insérer" du document maitre

NOTES

62 Le mode document maître facilite le travail en groupe sur un document volumineux en permettant à plusieurs utilisateurs de faire évoluer les différents sousdocuments. Le verrouillage est pratique pour partager la modification des sousdocuments entre les utilisateurs.

ONGLET "MODE PLAN" GROUPE "DOCUMENT MAÎTRE" (2ème bloc) SÉLECTIONNER LA PARTIE À VERROUILLER <CLIC G> SUR L’ICÔNE DU SOUS-DOCUMENT

<CLIC G> Word bloque l’accès du sous document en écriture Un document verrouillé reste cependant accessible en lecture seule

Dans le document "document maître brut" Verrouiller la dernière partie Vérifier que son accès n'est possible qu'en lecture seule

NOTES

IV – LES OBJETS

63

Le document va pouvoir être enrichi de très nombreux objets, objets déjà existants ou bien créés spécifiquement pour le document (texte, images, tableaux, graphiques, organigrammes, vidéos...).

Le texte est saisi dans un cadre que l'on peut déplacer : la zone de texte.

1 INSERTION DE LA ZONE DE TEXTE La zone de texte est un des objets les plus courants. Son contenu obéit aux mêmes règles que dans un traitement de texte.

ONGLET "INSERTION" GROUPE "TEXTE" (4ème bloc)

<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LE TYPE DE ZONE OU

<CLIC G>

SUR SAISIR LE TEXTE DANS LA ZONE

la zone s'adapte automatiquement à la taille de la saisie dans le premier cas

La saisie du texte peut se faire au kilomètre : l'utilisateur frappe son texte sans se préoccuper des retours à la ligne ou en utilisant <MAJ> <ENTRÉE> pour aller à la ligne.

Dans "exercice long document", sur la deuxième page Créer la zone de texte "l'entreprise et l'informatique" FAIRE PIVOTER

REDIMENSIONNER

La zone de texte obéit aux mêmes règles que le texte du document

NOTES

64

2 FORMAT DE LA ZONE DE TEXTE Le texte de la zone peut être simplement mis en forme avec les outils "police" et "alignement" du ruban accueil.

ONGLET "ACCUEIL" "POLICE" OU "PARAGRAPHE" ((2ème et 3ème bloc) <CLIC G>

DANS LE TEXTE DE LA ZONE OU EFFECTUER LA SÉLECTION <CLIC G> SUR L'OUTIL APPROPRIÉ

BOUTON GAUCHE EFFECTUER LA SÉLECTION

la barre d'outils s'affiche <POINTER> SUR LA BARRE D'OUTILS <CLIC G> SUR L'OUTIL APPROPRIÉ

La disposition du texte dans la zone est définie par des marges.

ONGLET "FORMAT" GROUPE "TEXTE (4ème bloc) <CLIC G>

DANS LE TEXTE DE LA ZONE

OU EFFECTUER LA SÉLECTION <CLIC G> SUR L'OUTIL APPROPRIÉ

BOUTON DROIT <CLIC D>

DANS LA

ZONE DE TEXTE

la boîte de dialogue s'affiche RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE

Conteneur (la zone) et contenu (le texte) reçoivent une mise en forme propre.

ONGLET "FORMAT" GROUPE "STYLES DE FORME (2ème bloc) <CLIC G> SUR L'UN DES OUTILS

ONGLET "FORMAT" GROUPE "STYLES WORDART (3ème bloc) <CLIC G> SUR L'UN DES OUTILS

Dans "exercice long document", sur la deuxième page Présenter la zone de texte comme ci-dessus

IV – LES OBJETS

65

3 DISPOSITION DE LA ZONE DE TEXTE La zone de texte peut être déplacée et redimensionnée Avant de pouvoir modifier ses caractéristiques, il faut d'abord la sélectionner.

BOUTON GAUCHE <CLIC G> SUR UN COTÉ DE LA ZONE DE TEXTE la zone est entourée d'un cadre bleu plein

ATTENTION

Le trait est discontinu Le trait est plein

, vous manipuler le contenu (le texte) , vous manipulez le conteneur (le cadre)

Pour ne plus sélectionner la zone de texte, il suffit de cliquer en dehors

La dimension de la zone de texte est automatiquement liée à celle du texte ; sa taille peut cependant à tout moment être adaptée en l'augmentant ou la diminuant.

BOUTON GAUCHE LA ZONE DE TEXTE ÉTANT SÉLECTIONNÉE

POINTEUR SUR UNE DES POIGNÉES AU MILIEU D'UN CÔTÉ OU SUR UN ANGLE

si l'on pointe la souris sur une de ces zones, elle change de forme : <FAIRE GLISSER> POUR MODIFIER LA TAILLE DE LA ZONE

,

,

,

La zone de texte est liée au texte et attachée à un paragraphe. Il est possible de la rendre indépendante.

ONGLET "FORMAT" GROUPE "ORGANISER" (5ème bloc) ZONE DE TEXTE SÉLECTIONNÉE

<CLIC G>

NOTES

SUR

OU

66

Dans "exercice long document" Positionner la zone de texte en dessous du texte du chapitre "la structure de l'entreprise"

La zone de texte peut être positionnée n'importe où dans la feuille.

BOUTON GAUCHE <CLIC G> SUR UN COTÉ DE LA ZONE DE TEXTE la zone est entourée d'un cadre bleu plein POINTEUR SUR LE CADRE BLEU ENTOURANT LA ZONE DE TEXTE

au pointeur de la souris s'ajoute une croix <FAIRE GLISSER> POUR MODIFIER LA POSITION DE LA ZONE Pour supprimer la zone de texte, cliquez sur un côté avec le pointeur de la souris (le cadre bleu devient plein) puis appuyer sur <SUPPR>

Des images ou photos aux formats courants peuvent être insérées.

1 INSERTION DE L'IMAGE Il faut insérer l'image puis adapter sa taille et sa position dans la diapositive.

ONGLET "INSERTION" GROUPE "ILLUSTRATIONS" (3ème bloc)

<CLIC G> SUR INDIQUER LE CHEMIN DE L'IMAGE

la bibliothèque d'images est proposée par défaut LA SÉLECTIONNER

<CLIC G> SUR l'image est insérée dans la feuille ; adapter sa taille et sa position Dans "exercice long document" Insérer l'image "entreprise.jpg" des exercices en dessous du sommaire

IV – LES OBJETS

67

si vous possédez un scanner, vous pouvez numériser l'image de votre choix, l'enregistrer puis l'insérer dans la diapositive ; si vous possédez un appareil photo numérique, il suffit de désigner la photo pour l'insérer.

2 FORMAT DE L'IMAGE Un grand nombre de caractéristiques de l'image peuvent être modifiées. Ces dernières s'appliquent temporairement dès que l'on survole l'outil avec la souris.

ONGLET "FORMAT" <DOUBLE CLIC> DANS L'IMAGE les outils "image" du ruban s'affichent <CLIC G> SUR POUR DÉROULER LES OPTIONS DE L'OUTIL POINTER SUR CHAQUE OPTION POUR LA VISUALISER <CLIC G> SUR UNE OPTION POUR LA VALIDER

Ils permettent de modifier luminosité, contraste…

ONGLET "FORMAT" GROUPE "AJUSTER" (1er bloc) IMAGE SÉLECTIONNÉE

NOTES

<CLIC G>

SUR

<CLIC G>

SUR

<CLIC G>

SUR

POUR INDIQUER LES ZONES À CONSERVER OU À SUPPRIMER

POUR MODIFIER NETTETÉ, LUMINOSITÉ ET CONTRASTE

POUR RECOLORIER, MODIFIER LA SATURATION OU LES NUANCES

68

<CLIC G> <CLIC G> <CLIC G> <CLIC G>

SUR

POUR APPLIQUER DES EFFETS DIVERS POUR DIMINUER LE VOLUME DE L'IMAGE (en octets)

SUR SUR

POUR INSÉRER UNE AUTRE IMAGE POUR REDONNER SES CARACTÉRISTIQUES D'ORIGINE À L'IMAGE

SUR

Dans les outils , choisir puis cliquer sur une couleur dans l'image pour que celle-ci devienne transparente (on voit alors à travers) Dans "exercice long document" Diminuer le contraste de l'image et la recolorier selon une variation légère

Pour modifier les caractéristiques de l'image "entreprise.jpg" Je fais un <DOUBLE CLIC> dans l'image

Je clique sur

de

Je clique sur

de

puis sur

puis sur

Je clique sur pour diminuer le volume de l'image afin que mon document ne soit pas trop volumineux

Ils permettent de choisir une forme et une bordure d'image ainsi que de lui ajouter des effets. Le nombre de combinaisons possibles est très important.

ONGLET "FORMAT" GROUPE "STYLES D'IMAGE" (2ème bloc) IMAGE SÉLECTIONNÉE <POINTER> SUR UN STYLE D'IMAGE POUR LE VISUALISER <CLIC G> POUR L'ADOPTER

<CLIC G> <CLIC G>

SUR

DE

POUR CHOISIR UNE BORDURE

SUR

DE

POUR AJOUTER UN EFFET

IV – LES OBJETS

69

Dans "exercice long document" et pour l'image "entreprise.jpg" Choisir le style "ellipse à contour adouci" et les effets suivants : Ombre "décalage diagonal bas gauche", "lumière de couleur accentuation 6" et "bordures arrondies 5 points"

Pour modifier les caractéristiques de l'image "entreprise.jpg" Je fais un <DOUBLE CLIC> dans l'image

Je clique sur

de

Je clique sur Je clique sur

"ellipse à contour adouci" de

Je clique sur

Je clique sur

Je clique sur

NOTES

puis je pointe sur "décalage diagonal bas gauche"

de

Je clique sur Je clique sur

pour afficher

puis je pointe sur "lumière de couleur accentuation 6"

de

puis je pointe sur "bordures arrondies 5 points"

70

3 DISPOSITION DE L'IMAGE L'image peut être déplacée et redimensionnée Avant de pouvoir modifier ses caractéristiques, il faut d'abord la sélectionner.

BOUTON GAUCHE <CLIC G> À L'INTÉRIEUR DE L'IMAGE l'image est entourée de poignées Pour ne plus sélectionner l'image, il suffit de cliquer en dehors

La taille de l'image peut être adaptée en l'augmentant ou la diminuant.

BOUTON GAUCHE L'IMAGE ÉTANT SÉLECTIONNÉE

ONGLET "FORMAT" GROUPE "TAILLE" (4ème bloc) IMAGE SÉLECTIONNÉE

<CLIC G> SUR POINTEUR SUR UNE DES POIGNÉES AU MILIEU D'UN CÔTÉ OU SUR UN ANGLE

la souris change de forme : , , , <FAIRE GLISSER> POUR MODIFIER LA TAILLE DE L'IMAGE

pour faire varier la hauteur <CLIC G> SUR

pour faire varier la largeur

À l'insertion, l'image est liée au texte mais il est possible de la rendre indépendante.

ONGLET "FORMAT" GROUPE "ORGANISER" (3ème bloc) IMAGE SÉLECTIONNÉE

<CLIC G>

SUR

OU

IV – LES OBJETS

71

Elle peut alors être positionnée n'importe où dans le document.

BOUTON GAUCHE L'IMAGE ÉTANT SÉLECTIONNÉE POINTEUR SUR LE CADRE BLEU ENTOURANT LA ZONE DE TEXTE

le pointeur change de forme : <FAIRE GLISSER> POUR MODIFIER LA POSITION DE L'IMAGE

La taille et la position de l'image peuvent être facilement manipulées avec la souris mais il est possible de gérer plus finement ses caractéristiques.

ONGLET "FORMAT" GROUPE "TAILLE" <CLIC G> SUR (lanceur de boîte de dialogue)

CONSERVE LES PROPORTIONS DE L'IMAGE

NOTES

BOUTON DROIT <CLIC D>

RÉTABLIT LA TAILLE D'ORIGINE

DANS L'IMAGE

72 Elle permet de définir la position de l'image par rapport aux différents niveaux de plan.

ONGLET "FORMAT" GROUPE "ORGANISER" (3ème bloc) IMAGE SÉLECTIONNÉE

<CLIC G> <CLIC G>

SUR

POUR METTRE L'IMAGE DEVANT LES AUTRES OBJETS

SUR

POUR METTRE L'IMAGE DERRIÈRE LES AUTRES OBJETS

de chacun des outils permet d'avancer ou de reculer l'image par rapport aux autres objets Dans "exercice long document" et pour l'image "entreprise.jpg" Mettre l'image "entreprise.jpg" en arrière-plan

Pour voir le texte à travers l'image "entreprise.jpg" Je fais un <DOUBLE CLIC> dans l'image Je clique sur pour mettre l'image derrière le texte.

NOTES

IV – LES OBJETS

73

L'outil "ROGNER" est un outil particulièrement pratique qui permet de rogner l'image en partant d'un côté et donc d'enlever ce qui ne convient pas.

ONGLET "FORMAT" GROUPE "TAILLE" (4ème bloc) IMAGE SÉLECTIONNÉE

<CLIC G>

SUR

<CLIC G>

SUR

POINTER SUR UNE DES MARQUES QUI ENCADRENT L'IMAGE <FAIRE GLISSER> LA SOURIS VERS L'INTÉRIEUR DE L'IMAGE

la partie de l'image rognée n'est plus affichée

<FAIRE GLISSER> UNE DE CES MARQUES

NOTES

74 Les images CLIPART sont des images de petite taille (souvent au format .gif) qui permettent d'illustrer les documents ; un grand nombre sont disponibles dans la "CLIPART GALLERY" livrée avec Microsoft Word, d'autres peuvent être trouvées aisément sur Internet.

1 INSERTION DE L'IMAGE CLIPART Elle passe par l'ouverture d'un volet à droite de la fenêtre.

ONGLET "INSERTION" GROUPE "ILLUSTRATIONS" (3ème bloc)

<CLIC G> SUR le volet "images clipart" s'ouvre à droite SAISIR UN MOT CLEF POUR VALIDER

les résultats de la recherche s'affichent <CLIC G> SUR L'IMAGE POUR L'INSÉRER

Dans "exercice long document" sur la page "la structure de l'entreprise" insérer une image "CLIPART" sur le thème de l'entreprise

NOTES

IV – LES OBJETS

75

2 DISPOSITION DE L'IMAGE CLIPART Comme l'image précédente, l'image "CLIPART" est liée au texte et doit être rendue indépendante avant de pouvoir être déplacée librement.

Avant de pouvoir modifier ses caractéristiques, il faut d'abord la sélectionner.

BOUTON GAUCHE <CLIC G> À L'INTÉRIEUR DE L'IMAGE "CLIPART" l'image est entourée de poignées Pour ne plus sélectionner l'image, il suffit de cliquer en dehors

La taille de l'image peut cependant à tout moment être adaptée en l'augmentant ou la diminuant.

BOUTON GAUCHE L'IMAGE CLIPART ÉTANT SÉLECTIONNÉE

ONGLET "FORMAT" GROUPE "TAILLE" (4ème bloc) IMAGE CLIPART SÉLECTIONNÉE

<CLIC G> SUR POINTEUR SUR UNE DES POIGNÉES AU MILIEU D'UN CÔTÉ OU SUR UN ANGLE

la souris change de forme : , , , <FAIRE GLISSER> POUR MODIFIER LA TAILLE DE L'IMAGE

pour faire varier la hauteur <CLIC G> SUR

pour faire varier la largeur

L'image CLIPART est liée au texte et attachée à un paragraphe. Il est possible de la rendre indépendante.

ONGLET "FORMAT" GROUPE "ORGANISER" (3ème bloc) IMAGE SÉLECTIONNÉE

<CLIC G>

SUR

OU

76 L'image peut être positionnée n'importe où dans le document.

BOUTON GAUCHE L'IMAGE CLIPART ÉTANT SÉLECTIONNÉE POINTEUR SUR LE CADRE BLEU ENTOURANT LA ZONE DE TEXTE

le pointeur change de forme : <FAIRE GLISSER> POUR MODIFIER LA POSITION DE L'IMAGE

L'outil "ROGNER" permet de rogner l'image et donc d'enlever ce qui ne convient pas.

ONGLET "FORMAT" GROUPE "TAILLE" (4ème bloc) IMAGE SÉLECTIONNÉE

<CLIC G>

SUR

<CLIC G>

SUR

POINTER SUR UNE DES MARQUES QUI ENCADRENT L'IMAGE <FAIRE GLISSER> LA SOURIS VERS L'INTÉRIEUR DE L'IMAGE

la partie de l'image rognée n'est plus affichée Dans "exercice long document" sur la page "la structure de l'entreprise" Rendre l'image "CLIPART" indépendante, la redimensionner et la positionner comme cidessous

NOTES

IV – LES OBJETS

77

Word permet de capturer une image d'une partie de l'écran et de l'insérer dans un document.

ONGLET "INSERTION" GROUPE "ILLUSTRATIONS" (3ème bloc)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LA FORME ENTOURER D'UN CADRE POINTILLÉ LA ZONE À "PHOTOGRAPHIER" l'image est insérée dans la feuille de calcul LA DÉPLACER À SA POSITION DÉFINITIVE ET ÉVENTUELLEMENT LA REDIMENSIONNER

de

propose une image de toute fenêtre ouverte dans Windows

Des formes diverses sont disponibles pour compléter texte et image, qu'elles soient plates, pleines, géométriques ou libres.

1 INSERTION DE LA FORME Le cadre de la forme est dessiné par l'utilisateur, sans attachement à un paragraphe (forme libre).

ONGLET "INSERTION" GROUPE "ILLUSTRATIONS" (3ème bloc)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LA FORME DESSINER LE CADRE DE LA FORME DANS LA PAGE EN FAISANT GLISSER LA SOURIS

Lorsque la forme est sélectionnée, elle est encadrée de ronds bleus permettant de modifier sa dimension, de ronds jaunes permettant de modifier la forme même et d'un rond vert permettant de lui faire effectuer une rotation Faire glisser la forme entière avec la croix pour la déplacer ou faire glisser un des ronds avec une flèche

(sur un coté)

(sur un angle) pour la modifier ROTATION

FORME DIMENSION

78

2 LE FORMAT DE LA FORME Un <DOUBLE CLIC> sur la forme affiche les outils de dessin.

Les outils de gestion des ombres et de gestion 3D sont particulièrement élaborés.

ONGLET "FORMAT" GROUPE "STYLES DE FORME" (2ème bloc) FORME SÉLECTIONNÉE <CLIC G> SUR UN OUTIL

ONGLET "FORMAT" GROUPE "STYLES DE FORME" (2ème bloc) FORME SÉLECTIONNÉE <CLIC G> SUR LANCEUR DE BOÎTE DE DIALOGUE

BOUTON DROIT FORME SÉLECTIONNÉE

<CLIC D>

Parmi les outils classiques de style, de taille et d'organisation, les outils de gestion des ombres et de gestion 3d sont particulièrement élaborés.

FORME SÉLECTIONNÉE

<CLIC G>

SUR

POINTER SUR SÉLECTIONNER UNE OMBRE PORTÉE

IV – LES OBJETS Dans "exercice long document" sur la page "structure et organigramme" Relier les deux colonnes par la forme Modifier cette forme (dimensions, orientation, ombre, dégradé…) comme ci-après

FORME SÉLECTIONNÉE

<CLIC G>

SUR

POINTER SUR SÉLECTIONNER UNE ORIENTATION 3D

79

80 Dans "exercice long document" sur la page "Comment définir une structure" En dessous du texte, insérer une forme "éclair" dont vous gérerez les caractéristiques 3d (orientation, rotation, perspective, éclairage…) pour obtenir une forme comme ci-dessous

3 DISPOSITION DE FORME La forme peut être déplacée et redimensionnée.

Avant de pouvoir modifier ses caractéristiques, il faut d'abord la sélectionner.

BOUTON GAUCHE <CLIC G> SUR LA FORME la forme est entourée d'un cadre bleu plein Pour ne plus la sélectionner, il suffit de cliquer en dehors

Sa taille peut être adaptée en l'augmentant ou la diminuant et sa forme modifiée.

BOUTON GAUCHE LA FORME ÉTANT SÉLECTIONNÉE

POINTEUR SUR UNE DES POIGNÉES AU MILIEU D'UN CÔTÉ OU SUR UN ANGLE

si l'on pointe la souris sur une de ces zones, elle change de forme : <FAIRE GLISSER> POUR MODIFIER LA TAILLE DE LA FORME

La forme est libre. Il est possible de modifier son habillage.

ONGLET "FORMAT" GROUPE "ORGANISER" (5ème bloc) FORME SÉLECTIONNÉE

<CLIC G>

SUR

OU

,

,

,

IV – LES OBJETS

81

L'objet WordArt permet de présenter un texte court de manière élaborée.

1 INSERTION DE L'OBJET WORDART Il est inséré dans le paragraphe, à la position du point d'insertion ; il faut donc le plus souvent le repositionner à posteriori.

ONGLET "INSERTION" GROUPE "TEXTE" (7ème bloc)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LE TYPE DE PRÉSENTATION l'Objet "WordArt" est inséré ; saisir le texte et adapter taille et position ROTATION DIMENSION

2 FORMAT DE L'OBJET WORDART Les "effets du texte" donnent accès aux principales caractéristiques.

ONGLET "FORMAT" GROUPE "STYLES WORDART" (3ème bloc) FORME SÉLECTIONNÉE

<CLIC G>

SUR PARCOURIR LES OPTIONS AVEC LA SOURIS ET OBSERVER LES EFFETS <CLIC G> SUR L'OPTION CHOISIE

donne accès à toutes sortes de déformation

NOTES

82

3 DISPOSITION DE L'OBJET WORDART L'objet peut être déplacé et redimensionné.

Avant de pouvoir modifier ses caractéristiques, il faut d'abord le sélectionner.

BOUTON GAUCHE <CLIC G> SUR UN COTÉ DE L'OBJET la zone est entourée d'un cadre bleu plein

La dimension de l'objet peut être adaptée en l'augmentant ou la diminuant.

BOUTON GAUCHE L'OBJET ÉTANT SÉLECTIONNÉ

POINTEUR SUR UNE DES POIGNÉES AU MILIEU D'UN CÔTÉ OU SUR UN ANGLE

si l'on pointe la souris sur une de ces zones, elle change de forme : <FAIRE GLISSER> POUR MODIFIER LA TAILLE DE LA ZONE

l'objet est libre mais son habillage peut être modifié.

ONGLET "FORMAT" GROUPE "ORGANISER" (5ème bloc) OBJET W ORDART SÉLECTIONNÉ, <CLIC G> SUR

OU

Dans "exercice long document" sur la 1ère page Insérer une image "WordArt" avec le texte "sommaire" Le positionner devant l'image comme ci-dessous

,

,

,

IV – LES OBJETS

83

La conception du tableau est basée sur la notion de cellule.

1 CREATION DU TABLEAU Le tableau créé est attaché au paragraphe (aligné sur le texte).

ONGLET "INSERTION" GROUPE "TABLEAUX" (2ème bloc)

<CLIC G> SUR <FAIRE GLISSER> LA SOURIS SUR LE TABLEAU VIRTUEL POUR DÉFINIR LE NOMBRE DE CELLULES le tableau est simulé dans la diapositive avec le nombre de cellules choisi LÂCHER LE BOUTON DE LA SOURIS POUR INSÉRER

<FAIRE GLISSER>

Les rubans "outils de tableau" sont alors disponibles :

NOTES

84 Il est aussi possible de dessiner complètement le tableau.

ONGLET "INSERTION" GROUPE "TABLEAUX" (2ème bloc)

<CLIC G> DANS LE TEXTE POUR POSITIONNER LE POINTEUR (dans un paragraphe vide) <CLIC G>

SUR

de

CHOISIR FAIRE GLISSER LA SOURIS EN FORME DE CRAYON POUR DESSINER LE CADRE DU TABLEAU RELÂCHER LE BOUTON DE LA SOURIS DESSINER LES SÉPARATIONS DE LIGNE DESSINER LES SÉPARATIONS DE COLONNE

<TAB> <MAJ> <TAB>

déplacement d'une cellule vers la droite en fin de tableau, création d'une nouvelle ligne déplacement d'une cellule vers la gauche

<FAIRE GLISSER> dans la cellule

sélection caractères (si la sélection va au-

<FAIRE GLISSER> barre sélection ligne

sélection de lignes de cellules

<FAIRE GLISSER> barre sélection cellule

sélection de cellules

<FAIRE GLISSER>

sélection de colonnes

delà de la cellule, la totalité de la cellule est sélectionnée et les flèches étendent la sélection à des cellules entières)

SÉLECTION CARACTÈRES

SÉLECTION COLONNE

SÉLECTION CELLULE SÉLECTION LIGNE

Dans "exercice long document" sur la page "les différentes fonctions" Créer un tableau de 6 lignes et 3 colonnes

NOTES

IV – LES OBJETS

85

2 SAISIE DU TABLEAU Elle s'effectue de manière standard.

BOUTON GAUCHE <CLIC G> DANS LA CELLULE SAISIR LES DONNÉES <CLIC G> DANS LA CELLULE SUIVANTE…ETC.

CLAVIER SAISIR LES DONNÉES DE LA 1ÈRE CELLULE <TAB> POUR PASSER À LA CELLULE SUIVANTE SAISIR LES DONNÉES DE LA CELLULE SUIVANTE

en fin de tableau, <tab> crée une nouvelle ligne

Dans "exercice long document" sur la page "les différentes fonctions" Saisir les données suivantes dans les deux premières colonnes du tableau créé

Dans "exercice long document" sur la page "les différentes fonctions" Compléter la troisième colonne du tableau créé comme ci-dessous Attention, ces données sont des formes dont il va falloir modifier l'habillage en "aligné sur le texte" puis "centré"

3 STYLE DU TABLEAU Le ruban "création" permet de personnaliser le tableau.

ONGLET "CRÉATION" (en fin de ruban dans les outils de tableau) GROUPE "STYLES DE TABLEAU" (2ème bloc) <CLIC G> SUR

POUR FAIRE DÉFILER LES STYLES DE TABLEAU

DÉPLACER LA SOURIS SUR LES STYLES ET VISUALISER DANS LA DIAPOSITIVE <CLIC G> SUR LE STYLE VOULU

Le groupe "options de style de tableau" (1er bloc) permet de faire varier la mise en forme du tableau en fonction du fait qu'il y ait des titres, des totaux…

NOTES

86 Dans "exercice long document" sur la page "les différentes fonctions"

Affecter le style

"liste claire, accent1" au tableau

4 BORDURES ET TRAME DU TABLEAU Les bordures s'appliquent à la sélection ; pour appliquer des bordures à une seule cellule, il suffit de la sélectionner ; pour appliquer des bordures à tout le tableau, il faut sélectionner tout le tableau.

ONGLET "CRÉATION" (en fin de ruban dans les outils de tableau) GROUPE "TRAÇAGE DES BORDURES" (3ème bloc) EFFECTUER LA SÉLECTION

<CLIC G> SUR

DE

PUIS SÉLECTIONNER UNE BORDURE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

DE

PUIS SÉLECTIONNER UNE ÉPAISSEUR DE BORDURE

DE DE

PUIS SÉLECTIONNER UNE COULEUR DE BORDURE

(groupe "styles de tableau") APRÈS SÉLECTION DES BORDURES

Dans "exercice long document" sur la page "les différentes fonctions" Affecter une bordure de type "toutes les bordures" à tout le tableau avec les caractéristiques suivantes : "ligne pleine, 1 point, bleu"

GROUPE "STYLES DE

ONGLET "CRÉATION" (en fin de ruban dans les outils de tableau) TABLEAU " (2ème bloc)

EFFECTUER LA SÉLECTION

<CLIC G> SUR

DE

PUIS SÉLECTIONNER UNE COULEUR OU UN TYPE DE TRAME

Dans "exercice long document" sur la page "les différentes fonctions" Modifier la couleur de fond Conserver ou annuler selon vos goûts

5 STRUCTURE DU TABLEAU La sélection d'une ou plusieurs lignes entières s'effectue de préférence avec la souris.

BOUTON GAUCHE <CLIC G> EN FACE DE LA LIGNE ou <FAIRE GLISSER> LE POINTEUR EN FACE DES LIGNES POUR LES SÉLECTIONNER

NOTES

GROUPE "TABLEAU"

ONGLET "DISPOSITION" bloc)

(1er

<CLIC G> DANS UNE CELLULE DE LA LIGNE

<CLIC G> <CLIC G>

SUR SUR

IV – LES OBJETS

87

Dans le tableau de la page "les différentes fonctions" de "exercice long document" Sélectionner la 2ème ligne du tableau

Les lignes insérées s'ajoutent à la structure du tableau.

BOUTON DROIT

ONGLET "DISPOSITION" GROUPE "LIGNES ET COLONNES" (2ème bloc) SÉLECTIONNER LA OU LES LIGNES

SÉLECTIONNER LA OU LES LIGNES

<CLIC D> <CLIC G> SUR OU il y a autant de lignes vierges d'insérées que de lignes sélectionnées Dans le tableau de la page "les différentes fonctions" de "exercice long document" Insérer une ligne après la 2ème ligne du tableau

La suppression de lignes se fait selon les mêmes principes que l'insertion.

BOUTON DROIT

ONGLET "DISPOSITION" GROUPE "LIGNES ET COLONNES" (2ème bloc) SÉLECTIONNER LA OU LES LIGNES

SÉLECTIONNER LA OU LES LIGNES

<CLIC D> les lignes sélectionnées sont supprimées

<CLIC G> <CLIC G>

SUR SUR

Dans le tableau de la page "les différentes fonctions" de "exercice long document" Supprimer la ligne insérée

La hauteur des lignes peut être modifiée.

BOUTON GAUCHE

ONGLET "DISPOSITION" GROUPE "TAILLE DE LA CELLULE" (4ème bloc)

POINTEUR SUR LE BORD BAS DE LA LIGNE SÉLECTIONNER LA OU LES LIGNES ÉTIRER LA LIGNE VERS LE HAUT OU VERS LE <CLIC G> SUR OU DE BAS POUR ADAPTER SA HAUTEUR

permet d'uniformiser la hauteur des lignes

NOTES

88 Dans le tableau de la page "les différentes fonctions" de "exercice long document" Augmenter la hauteur de la ligne de titre Uniformiser la hauteur des lignes de données

La sélection des colonnes s'effectue de préférence avec la souris.

BOUTON GAUCHE <CLIC G> AU-DESSUS DE LA COLONNE ou <FAIRE GLISSER> LE POINTEUR AU-DESSUS DES COLONNES POUR LES SÉLECTIONNER

GROUPE "TABLEAU"

ONGLET "DISPOSITION" bloc)

(1er

<CLIC G> DANS UNE CELLULE DE LA COLONNE

<CLIC G> <CLIC G>

SUR SUR

Dans le tableau de la page "les différentes fonctions" de "exercice long document" Sélectionner la 2ème colonne du tableau

Les colonnes insérées viennent s'ajouter à gauche ou à droite de la colonne sélectionnée.

BOUTON DROIT

ONGLET "DISPOSITION" GROUPE "LIGNES ET COLONNES" (2ème bloc) SÉLECTIONNER LA OU LES COLONNES

SÉLECTIONNER LA OU LES COLONNES

<CLIC D> <CLIC G> SUR OU il y a autant de colonnes vierges d'insérées que de colonnes sélectionnées Dans le tableau de la page "les différentes fonctions" de "exercice long document" Insérer une colonne après la 2ème colonne du tableau

La suppression de colonnes se fait selon les mêmes principes que l'insertion.

BOUTON DROIT

ONGLET "DISPOSITION" GROUPE "LIGNES ET COLONNES" (2ème bloc) SÉLECTIONNER LA OU LES COLONNES

SÉLECTIONNER LA OU LES COLONNES

<CLIC D> les colonnes sélectionnées sont supprimées

<CLIC G> <CLIC G>

SUR SUR

Dans le tableau de la page "les différentes fonctions" de "exercice long document" Supprimer la colonne insérée

NOTES

IV – LES OBJETS

89

La largeur des colonnes peut être modifiée et adaptée aux données saisies.

BOUTON GAUCHE

ONGLET "DISPOSITION" GROUPE "TAILLE DE LA CELLULE" (4ème bloc)

POINTEUR SUR LE BORD BAS DE LA LIGNE

SÉLECTIONNER LA OU LES COLONNES

ÉTIRER LA COLONNE VERS LA DROITE OU VERS LA GAUCHE POUR ADAPTER SA LARGEUR

<CLIC G>

SUR

OU

DE

permet d'uniformiser la largeur des colonnes ; un <DOUBLE CLIC> sur le bord droit de la colonne adapte sa largeur aux données Dans le tableau de la page "les différentes fonctions" de "exercice long document" Augmenter la largeur de la colonne de titre Adapter la largeur des autres colonnes aux données puis l'uniformiser

6 DISPOSITION DU TABLEAU Le tableau peut être redimensionné et déplacé dans le document.

Avant de pouvoir modifier ses caractéristiques, il faut d'abord le sélectionner.

ONGLET "DISPOSITION"

BOUTON GAUCHE

GROUPE "TABLEAU"

(1er

bloc)

<CLIC G> DANS LE TABLEAU

<POINTER> SUR LE TABLEAU <CLIC G> SUR EN HAUT À GAUCHE <CLIC G>

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR le tableau est mis en surbrillance et entouré d'un cadre muni de poignées

La largeur du tableau peut être adaptée en l'augmentant ou la diminuant.

BOUTON GAUCHE <POINTER> SUR LE TABLEAU <CLIC G> SUR EN BAS À DROITE <CLIC G>

NOTES

90 Le tableau peut être positionné sur un autre paragraphe du document. L'alignement et l'espace avant et après le paragraphe modifieront la position du paragraphe et du tableau contenu.

BOUTON GAUCHE LE TABLEAU ÉTANT SÉLECTIONNÉ <FAIRE GLISSER> LE TABLEAU OU LA CROIX EN HAUT À DROITE

<FAIRE GLISSER>

Dans le tableau de la page "les différentes fonctions" de "exercice long document" Augmenter la largeur du tableau et rééquilibrer la largeur des colonnes Déplacer le tableau dans le texte puis le remettre à sa position d'origine Supprimer les bordures La manipulation de la règle permet aussi de modifier dimension et disposition horizontale du tableau

Les graphiques complètent utilement les tableaux. Ils permettent de matérialiser les données en les présentant d'une manière concise et claire. Ils sont automatiquement mis à jour en fonction de l'évolution des données.

1 LA CRÉATION DU GRAPHIQUE Elle obéit aux mêmes règles que pour les autres objets.

ONGLET "INSERTION" GROUPE "ILLUSTRATIONS" (3ème bloc)

<CLIC G> <CLIC G>

SUR SUR UN TYPE DE GRAPHIQUE POUR VALIDER

une feuille de travail s'affiche en mode "côte à côte" LA RENSEIGNER

le graphique se met automatiquement à jour FERMER LA FEUILLE DE TRAVAIL ET REVENIR À WORD

NOTES

IV – LES OBJETS Les rubans "outils de graphique" sont alors disponibles :

91

2 LE TYPE DE GRAPHIQUE Les graphiques en 2 dimensions - leurs données sont représentées par rapport à 2 axes, un axe horizontal et un axe vertical Les graphiques en 3 dimensions - leurs données sont représentées par rapport à 3 axes, un axe horizontal, un axe vertical et un axe de profondeur ATTENTION

Certains graphiques ne sont pas des vrais graphiques en 3 dimensions ; ils sont représentés sur 2 axes mais leurs marques (la forme de représentation utilisée) est en 3 dimensions ONGLET "CRÉATION" GROUPE "TYPE" (1er bloc) GRAPHIQUE SÉLECTIONNÉ

<CLIC G>

SUR SÉLECTIONNER LE TYPE DE GRAPHIQUE POUR VALIDER

la boîte de dialogue est identique à celle d'insertion

NOTES

92

3 LA SAISIE DES DONNÉES La feuille de travail proposée est une feuille Excel.

ET DANS LA FEUILLE DE TRAVAIL REMPLACER LES DONNÉES PROPOSÉES PAR LES VÔTRES DÉFINIR LA ZONE REPRÉSENTÉE AVEC LE CADRE BLEU

FAIRE GLISSER POUR DÉFINIR LA ZONE REPRÉSENTÉE GRAPHIQUEMENT

ouvre la feuille de travail fermée ou l'affiche en premier plan Dans le document "exercice long document" page "les différentes fonctions" Insérer un graphique et saisir les données ci-dessus à la place de celles existantes Définir la zone affichée puis fermer la feuille de travail

intervertit les axes

NOTES

IV – LES OBJETS

93

4 LA PRÉSENTATION DU GRAPHIQUE Tout un choix de styles de graphique est proposé avec un ensemble de caractéristiques de mise en forme homogènes et esthétiques.

ONGLET "CRÉATION" GROUPE "STYLES DU GRAPHIQUE" (4ème bloc) GRAPHIQUE SÉLECTIONNÉ <CLIC G> SUR UN STYLE PROPOSÉ

utiliser éventuellement l'ascenseur pour afficher un plus grand choix

<CLIC G> POUR DÉROULER

Dans le document "exercice long document" page "les différentes fonctions" Modifier le style du graphique

La mise en forme va concerner le cadre et son arrière-plan.

ONGLET "MISE EN FORME" GROUPE "STYLES DE FORMES" (2ème bloc) GRAPHIQUE SÉLECTIONNÉ

<FAIRE DÉFILÉ> LES STYLES AVEC <CLIC G> SUR LE STYLE CHOISI

Dans le document "exercice long document" page "les différentes fonctions" Modifier le style de la mise en forme du graphique pour un fond blanc

La disposition propose des combinaisons d'éléments du graphique et de positionnement de ces éléments dans le graphique (la légende à tel endroit, le titre à tel endroit, les titres des axes dans tel sens, des étiquettes de données à tel endroit…).

ONGLET "CRÉATION" GROUPE "DISPOSITIONS DU GRAPHIQUE" (3ème bloc) GRAPHIQUE SÉLECTIONNÉ <CLIC G> SUR UNE DISPOSITION PROPOSÉE

utiliser éventuellement l'ascenseur pour afficher un plus grand choix

<CLIC G> POUR DÉROULER

Dans le document "exercice long document" page "les différentes fonctions" Tester les dispositions proposées

94

5 L'ENRICHISSEMENT DU GRAPHIQUE Des légendes, titres d'axe et autres étiquettes viennent compléter le graphique.

ONGLET " DISPOSITION " GRAPHIQUE SÉLECTIONNÉ <CLIC G> SUR UN DES OUTILS PROPOSÉS

le ruban propose tous des outils pour chaque élément du graphique

Il est aussi pratique de sélectionner un élément du graphique

(ce dernier est alors encadré) puis de faire un <CLIC D> pour afficher les commandes qui permettent de gérer cet élément Dans le document "exercice long document" page "les différentes fonctions" Ajouter comme titre de graphique "budget" Ajouter comme titre de l'axe vertical "en M€" Réduire la taille de police et présenter comme ci-dessous

Graphique sélectionné, dans l'onglet "disposition",

je clique sur

puis sur

Je saisi aussitôt le titre "Budget" le texte s'affiche au fur et à mesure dans la zone de titre

je clique sur

puis je pointe sur

je clique sur Je saisi aussitôt le titre de l'axe "M€" le texte s'affiche au fur et à mesure dans la zone parallèle à l'axe

NOTES

IV – LES OBJETS

95

6 LA DISPOSITION DU GRAPHIQUE Le graphique peut être redimensionné et déplacé.

Avant de pouvoir modifier ses caractéristiques, il faut d'abord le sélectionner.

BOUTON GAUCHE <CLIC G> À L'INTÉRIEUR DU GRAPHIQUE comme le tableau, le graphique est entouré de poignées Pour ne plus sélectionner le graphique, il suffit de cliquer en dehors

La taille du graphique peut être adaptée en l'augmentant ou la diminuant.

BOUTON GAUCHE LE GRAPHIQUE ÉTANT SÉLECTIONNÉ POINTEUR SUR UNE DES POIGNÉES AU MILIEU D'UN CÔTÉ OU SUR UN ANGLE

ces zones sont identifiables par des points successifs … si l'on pointe la souris sur une de ces zones, elle change de forme : <FAIRE GLISSER> POUR MODIFIER LA TAILLE

,

,

,

Le graphique peut être positionné n'importe où dans la diapositive.

BOUTON GAUCHE LE GRAPHIQUE ÉTANT SÉLECTIONNÉ POINTEUR SUR LE CADRE ENTOURANT LE GRAPHIQUE

le pointeur change de forme : <FAIRE GLISSER> POUR MODIFIER LA POSITION DU GRAPHIQUE

ATTENTION

NOTES

Vous êtes automatiquement positionné à l'intérieur du tableau – ne pas modifier les données par erreur

96

Dans le document "exercice long document" page "les différentes fonctions" Présenter les différents objets de la page comme ci-dessus

L'objet Smart Art peut revêtir plusieurs formes différentes en fonction des besoins.

1 L'INSERTION DE L'OBJET La plupart des objets "Smart Art" obéissent à ces règles.

ONGLET "INSERTION" GROUPE "ILLUSTRATIONS" (3ème bloc)

<CLIC G>

SUR CHOISIR DANS LE VOLET DE GAUCHE LE TYPE D'OBJET <CLIC G> SUR UN TYPE DE SMART ART DANS LE VOLET DU MILIEU

la représentation s'affiche dans le volet droit POUR VALIDER

l'objet "Smart Art" s'affiche dans la diapositive

IV – LES OBJETS

97

Le SmartArt affiché, il ne reste plus qu'à saisir les données et les images.

ET SAISIR LE TEXTE DANS LES ZONES PRÉVUES INSÉRER LES IMAGES EN CLIQUANT SUR LA ZONE IMAGE MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LES CARACTÉRISTIQUES DU SMART ART AVEC LA BARRE D'OUTILS <CLIC G> EN DEHORS POUR VALIDER

Dans le document "exercice long document" page "Comment définir une structure" insérer un objet Smart Art comme ci-dessus au milieu de la page Renseigner le texte et insérer les images (direction, financier et personnel des exercices)

SAISIR DIRECTEMENT LE TEXTE

<CLIC G> POUR AFFICHER LA FENÊTRE DE MODIFICATION

98

2 L'ORGANIGRAMME L'organigramme hiérarchique est un Smart Art particulier qui permet de présenter des informations de manière structurée avec une lisibilité plus grande.

ONGLET "INSERTION" GROUPE "ILLUSTRATIONS" (3ème bloc)

<CLIC G>

SUR

CHOISIR DANS LE VOLET DE GAUCHE <CLIC G> SUR LE TYPE D'ORGANIGRAMME DANS LE VOLET DU MILIEU POUR VALIDER RENSEIGNER L'ORGANIGRAMME

Dans le document "exercice long document" page "Comment définir une structure" Insérer un objet Smart Art comme ci-dessus dans la partie inférieure de la page Renseigner le texte

Il est possible d'insérer une personne supplémentaire dans l'organigramme.

ONGLET "CRÉATION" GROUPE "CRÉER UN GRAPHIQUE" (1er bloc) SÉLECTIONNER UNE FORME DE L'ORGANIGRAMME

<CLIC G>

SUR SÉLECTIONNER LA POSITION DE LA FORME

une nouvelle forme est insérée SAISIR LES INFORMATIONS SUR LA PERSONNE

(nom, fonction)

BOUTON DROIT <CLIC D>

SUR UNE FORME DE L'ORGANIGRAMME

SÉLECTIONNER L'EMPLACEMENT DE LA FORME

une nouvelle forme s'insère dans l'organigramme à l'emplacement choisi SAISIR LES INFORMATIONS SUR LA PERSONNE

Il est aussi possible de déplacer une forme existante en la faisant glisser

NOTES

IV – LES OBJETS

3 LA PRÉSENTATION DU SMART ART Tout un choix de styles est proposé.

ONGLET "CRÉATION" GROUPE "STYLES SMART ART" (3ème bloc) SMART ART SÉLECTIONNÉ <CLIC G> SUR UN STYLE

La couleur est là aussi un élément graphique important.

ONGLET "CRÉATION" GROUPE "STYLES SMART ART" (3ème bloc) SMART ART SÉLECTIONNÉ

<CLIC G>

SUR POINTER SUR LES JEUX DE COULEUR POUR LES VISUALISER <CLIC G> SUR LE JEU DE COULEURS SÉLECTIONNÉ

La mise en forme va concerner le cadre et son arrière-plan.

ONGLET "FORMAT" GROUPE "STYLES DE FORMES" (2ème bloc) SÉLECTIONNER UNE DES FORMES DU SMART ART

<FAIRE DÉFILÉ> LES STYLES AVEC <CLIC G> SUR LE STYLE CHOISI proposé dans le ruban "format" et dans le menu contextuel permet de modifier la forme actuelle d'un élément du Smart Art en une des nombreuses "formes" vues précédemment dans l'onglet "insertion".

supprime les attributs de perspective et affiche une forme plate

La disposition permet de retrouver les choix proposés à la création du Smart Art

ONGLET "CRÉATION" GROUPE "DISPOSITIONS" (2ème bloc) SMART ART SÉLECTIONNÉ <CLIC G> SUR UNE DISPOSITION PROPOSÉE

utiliser éventuellement l'ascenseur pour afficher un plus grand choix

99

100 Dans le document "exercice long document" page "Comment définir une structure" Tester les dispositions proposées sur les Smart Arts

4 LA DISPOSITION DU SMART ART Le Smart Art peut être déplacé et redimensionné.

Avant de pouvoir modifier ses caractéristiques, il faut d'abord le sélectionner.

BOUTON GAUCHE <CLIC G> À L'INTÉRIEUR DU SMART ART le Smart Art est entouré d'un cadre

Pour ne plus sélectionner le Smart Art, il suffit de cliquer en dehors

La taille du Smart Art peut être adaptée en l'augmentant ou la diminuant.

BOUTON GAUCHE LE SMART ART ÉTANT SÉLECTIONNÉ POINTEUR SUR UNE DES POIGNÉES AU MILIEU D'UN CÔTÉ OU SUR UN ANGLE

ces zones sont identifiables par 3 points successifs … si l'on pointe la souris sur une de ces zones, elle change de forme : <FAIRE GLISSER> POUR MODIFIER LA TAILLE

,

,

Le Smart Art peut être positionné n'importe où dans la diapositive.

BOUTON GAUCHE LE SMART ART ÉTANT SÉLECTIONNÉ POINTEUR SUR LE CADRE ENTOURANT LE SMART ART

le pointeur change de forme : <FAIRE GLISSER> POUR MODIFIER LA POSITION DU SMART ART

NOTES

,

IV – LES OBJETS Vous êtes automatiquement positionné à l'intérieur du Smart Art – ne pas modifier les données par erreur ATTENTION

Dans le document "exercice long document" page "Comment définir une structure" Dimensionner et positionner les objets et paragraphes comme ci-dessus

NOTES

101

102 L'éditeur d'équation permet de saisir dans Word toutes les composantes d'une équation mathématique.

GROUPE "SYMBOLES"

ONGLET "INSERTION" bloc)

(6ème

<CLIC G> SUR AFFICHE (cliquer sur pour choisir directement)

ET LE RUBAN

ONGLET "CONCEPTION" GROUPE "STRUCTURE" (3ème bloc) <CLIC G>

SUR L'OUTIL CORRESPONDANT À LA STRUCTURE DÉSIRÉE SAISIR LES VALEURS DANS LES ZONES PRÉVUES

permet de créer sa propre équation, de l'enregistrer dans la liste et dans la galerie "équations" des composants "Quick Parts" INFOS

MODIFIER LA PRÉSENTATION DE L'ÉQUATION

L'onglet "conception" s'affiche et met à disposition tous les symboles nécessaires.

BOUTON GAUCHE POSITIONNER LE POINT D'INSERTION DANS L'ÉQUATION <CLIC G> SUR LE SYMBOLE

Dans le document "exercice long document" page "Les différentes fonctions" Insérer une équation comme ci-dessous à la suite du graphique.

L'équation étant liée au paragraphe, modifier celui-ci pour modifier la position de l'équation

NOTES

IV – LES OBJETS

103

Un lien hypertexte peut être associé aux objets ou texte. Ce lien peut pointer vers un autre document, une page web ou une adresse de messagerie qui peuvent alors être appelés.

GROUPE "LIENS"

(4ème

ONGLET "INSERTION" bloc)

EFFECTUER LA SÉLECTION

<CLIC G> SUR DANS "ADRESSE", SAISIR LE LIEN (ou le coller) POUR VALIDER

RENVOIE VERS UNE PAGE WEB

RENVOIE À UN AUTRE ENDROIT DU MÊME DOCUMENT

Dans le document "exercice long document" page "structure et organigramme" Sélectionner la référence bibliographique du 1er paragraphe

Insérer un lien vers la page "bibliographie"

Tout objet créé par une application reconnue peut être inséré dans Word.

GROUPE "TEXTE"

(4ème

ONGLET "INSERTION" bloc)

<CLIC G>

SUR SÉLECTIONNER L'OBJET POUR VALIDER

NOTES

104 INSÈRE LE CONTENU

INSÈRE UN DES OBJETS

D'UN FICHIER

DE LA LISTE

Si l'objet existe déjà, il peut être simplement copié/collé à partir du document d'origine INFOS

Tout objet inséré est contenu dans un cadre. Ce cadre peut recevoir une mise en forme propre, à savoir notamment une bordure, une trame de fond et des effets d'ombre ou 3D. ONGLET "FORMAT" OU "MISE EN FORME" GROUPE "STYLES DE FORME" SÉLECTIONNER L'OBJET

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR L'OUTIL CHOISI

POUR METTRE UNE TRAME OU UNE COULEUR DE FOND POUR METTRE DES BORDURES POUR AJOUTER UNE EFFET

Dans le document "exercice long document", Reprendre les différents objets et leur affecter selon les besoins des bordures, trames et couleurs de fond et effets de manière homogène

NOTES

IV – LES OBJETS

105

Les données à insérer dans Word peuvent déjà exister sous une autre forme dans une autre application ; plutôt que de refaire un travail identique à celui d'origine dans Word, il est plus simple de copier/coller les données existantes en conservant éventuellement une liaison entre les données ; ainsi, les modifications effectuées dans le document d'origine se retrouvent dans le document Word.

1 LES LIAISONS Une liaison permet de faire figurer une copie d'un extrait ou de la totalité d'un fichier d'une application Windows au sein d'un document Word ; la modification du fichier original entraîne la mise à jour de la copie dans Word.

Le cas le plus courant est l'importation d'une feuille de travail ou d'un graphique de tableur dans un document de traitement de texte.

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "PRESSE-PAPIERS" (1er bloc) OUVRIR LE CLASSEUR EXCEL SÉLECTIONNER LES DONNÉES ET LES COPIER DANS LE PRESSE-PAPIERS AFFICHER LE DOCUMENT WORD POSITIONNER LE POINT D'INSERTION

<CLIC G> SUR

DE OU <CLIC D> POINTER SUR UNE DES OPTIONS DE COLLAGE ET VISUALISER LE RÉSULTAT

<CLIC G> SUR L'UN DES OUTILS l'un utilise la mise en forme du tableau Excel, l'autre celle du document de destination La commande

affiche la boîte de dialogue avec ses options

INSÈRE LES DONNÉES CRÉATION D'UN LIEN ENTRE LES DOCUMENTS

EN TANT QU'OBJET

106 Ouvrir le fichier Excel "COMMANDES.XLSX" Copier le tableau avec liaison dans un document Word Effectuer des modifications dans Excel S'assurer de la mise à jour dans Word Enregistrer le document sous le nom "liaison"

Comme le tableau, un graphique Excel existant peut être "collé avec liaison" dans un document Word.

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "PRESSE-PAPIERS" (1er bloc) OUVRIR LE CLASSEUR EXCEL SÉLECTIONNER LE GRAPHIQUE ET LE COPIER DANS LE PRESSE-PAPIERS AFFICHER LE DOCUMENT WORD POSITIONNER LE POINT D'INSERTION

<CLIC G> SUR

DE OU <CLIC D> POINTER SUR UNE DES OPTIONS DE COLLAGE ET VISUALISER LE RÉSULTAT

<CLIC G> SUR L'UN DES OUTILS l'un utilise la mise en forme du tableau Excel, l'autre celle du document de destination

INSÈRE LE GRAPHIQUE CRÉATION D'UN LIEN ENTRE LES DOCUMENTS

EN TANT QU'OBJET

IV – LES OBJETS Ouvrir le document "liaison" Ouvrir le classeur "commande.xlsx" Copier avec liaison le graphique d'Excel dans Word Effectuer des modifications S'assurer de la mise à jour dans Word

La ou les liaisons crées au sein d'un document Word sont normalement mises à jour automatiquement à l'ouverture du document. Elles peuvent l'être aussi manuellement.

BOUTON DROIT TABLEAU OU GRAPHIQUE SÉLECTIONNÉ

<CLIC D>

Une option d'impression permet de mettre à jour les liaisons avant d'imprimer un document.

MENU FICHIER

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR COCHER

POUR VALIDER

Les liaisons utilisent des champs particuliers ; ils obéissent donc aux règles régissant les champs.

POSITIONNER LE POINT D'INSERTION DANS L'OBJET LIÉ

<F9> Pour afficher le code du champ au lieu du résultat <MAJ> <F9> dans le champ

Dans le document "liaison" Afficher les codes de champs puis revenir à l'affichage normal Mettre à jour les champs de liaison

NOTES

107

108

2 LES INCORPORATIONS Lorsque vous incorporez des informations créées à partir d'une autre application, vous créez un objet qui comprend non seulement les données mais aussi les informations relatives à l'application les gérant. Ainsi, les informations incorporées peuvent être directement modifiées dans l'application cible par l'appel automatique et transparent de l'application d'origine.

Si le tableau que vous souhaitez réaliser comporte des calculs et n'existe pas encore, vous pouvez le faire dans Word avec Excel.

GROUPE "TABLEAUX"

ONGLET "INSERTION" bloc)

(2ème

<CLIC G> SUR CHOISIR

la feuille de travail s'affiche dans son cadre TRAVAILLER COMME DANS EXCEL (vous êtes dans Excel) <CLIC G> EN DEHORS DE LA FEUILLE POUR SORTIR ET REVENIR À W ORD

FAIRE GLISSER POUR AUGMENTER OU DIMINUER LE NOMBRE DE LIGNES OU DE COLONNES

Objet ouvert : <FAIRE GLISSER> la souris sur l'angle bas droite pour augmenter ou réduire le nombre de lignes ou de colonnes du tableau Objet fermé : <FAIRE GLISSER> la souris sur l'angle bas droite pour agrandir ou diminuer la taille de l'image du tableau (sans jouer sur le nombre de lignes ou de colonnes)

<DOUBLE CLIC> DANS LE TABLEAU

NOTES

<CLIC G> EN DEHORS DU TABLEAU

IV – LES OBJETS

109

Dans un nouveau document Créer le tableau suivant sous forme d'objet Excel :

L'enregistrer sous le nom "incorporation"

L'incorporation d'informations préexistant dans un fichier est très semblable à la liaison.

GROUPE "TEXTE"

(6ème

ONGLET "INSERTION" bloc)

<CLIC G> SUR ONGLET DÉSIGNER LE FICHIER

, <CLIC G> SUR

POUR VALIDER

Dans un nouveau document Créer un tableau et graphique incorporé à partir du classeur "commande.xlsx"

NOTES

110 Pour modifier un objet, il suffit de double-cliquer dessus afin de l'ouvrir.

BOUTON GAUCHE POINT D'INSERTION SUR L'OBJET <DOUBLE CLIC> MODIFIER L'OBJET

Modifier le tableau de l'objet incorporé Excel précédent

NOTES

V – LA PERSONNALISATION DU RUBAN

111

Dans cette dernière version de Word, les éléments du ruban peuvent être modifiés en fonction des besoins. Cette personnalisation n'est pas liée à un classeur mais à l'application.

Dans un onglet donné, il est possible de rajouter un groupe d'outils personnalisé ; l'ajout d'un nouvel outil ne peut s'effectuer que dans un groupe personnalisé.

BARRE ACCÈS RAPIDE <CLIC G> <CLIC G>

SUR SUR

SÉLECTIONNER DANS LE VOLET DE DROITE DÉVELOPPER L'ONGLET DANS LEQUEL CRÉER LE GROUPE AVEC <CLIC G> SUR LE GROUPE À LA SUITE DUQUEL DEVRA S'AFFICHER LE GROUPE PERSONNALISÉ

<CLIC G>

SUR

<CLIC G>

SUR

POUR NOMMER LE GROUPE

NOUVEAU GROUPE MULAIRE"

Créer dans l'onglet "PUBLIPOSTAGE" à la suite du groupe "APERÇU DES RÉSULTATS" un groupe "ACCÈS BASE"

NOTES

112

licence personnelle unique

L'ordre des onglets dans le ruban ainsi que des groupes dans les onglets est modifiable. Cependant, l'ordre des outils dans un groupe ne peut être changé que dans un groupe personnalisé.

BARRE ACCÈS RAPIDE <CLIC G> <CLIC G>

SUR SUR

SÉLECTIONNER DANS LE VOLET DE DROITE, SÉLECTIONNER UN ONGLET OU UN GROUPE

<CLIC G>

SUR

POUR LE DÉPLACER OU

VERS LE BAS

Déplacer le groupe "ACCÈS BASE" au sein de l'onglet "PUBLIPOSTAGE"

L'ajout d'outils ne peut s'effectuer que dans un groupe personnalisé.

BARRE ACCÈS RAPIDE <CLIC G> <CLIC G>

SUR SUR

SÉLECTIONNER DANS LE VOLET DE DROITE, SÉLECTIONNER LE GROUPE DANS LE VOLET DE GAUCHE, SÉLECTIONNER LA CATÉGORIE SÉLECTIONNER L'OUTIL

<CLIC G>

SUR POUR VALIDER

<CLIC G> POUR AJOUTER L'OUTIL "MODIFIER LA SOURCE" AU GROUPE "ACCÈS BASE" <CLIC G> sur

NOTES

pour rendre aux onglets ou groupes leur état d'origine

V – LA PERSONNALISATION DU RUBAN

113

Dans le groupe "ACCÈS BASE" créé Ajouter l'outil " MODIFIER LA SOURCE DE DONNÉES"

Pour créer un groupe d'outils nommé " ACCÈS BASE " je clique sur je clique sur je clique sur dans le volet de droite, je sélectionne

dans

je clique sur s'affiche je clique sur je saisis "Accès base" dans le volet de gauche, je sélectionne je sélectionne l'outil "MODIFIER LA SOURCE DE DONNÉES" je clique sur permettent de modifier la position dans l'onglet je ferme la fenêtre par l'outil "MODIFIER LA SOURCE DE DONNÉES" s'affiche dans le groupe "ACCÈS BASE" de l'onglet "PUBLIPOSTAGE"

GROUPE "ACCÈS BASE"

NOTES

XI–DOSSIER PEDAGOGIQUE ET EXERCICES

NOTES

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NOTES

licence personnelle unique

XI–DOSSIER PEDAGOGIQUE ET EXERCICES

Base pour exercice de synthèse

NOTES

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licence personnelle unique

1. Ouvrir le document "exercice long document" (utiliser éventuellement "exercice long document ok" comme modèle) 2. Corriger éventuellement les fautes d'orthographe avec le clic droit 3. Modifier le style "TITRE1" avec la boîte de dialogue et selon les caractéristiques suivantes : Modifier le style normal du texte en arial 11 4. Créer une section pour chacune des parties avec le début de la section sur la page suivante 5. Créer les entêtes (titre du chapître) et pieds de page suivants sur la première page:

6. Définir les appels de note et notes suivantes en bas de page: 1 -"entreprise" dans "une entreprise n'est pas un rassemblement d'hommes…." mettre la note : "au sens économique du terme" 2 -"structure" dans "la structure d'une entreprise…" mettre la note : "c'est ici le squelette de l'entreprise " 3 - "service financier" dans "les différentes fonctions" mettre la note : "il inclut le plus souvent un service de gestion de valeurs boursières" 7. Mettre un signet désignant le paragraphe suivant dans "structure et organigramme":

Insérer un renvoi de page désignant le signet ainsi défini à coté de "organigramme" dans "comment définir une structure"

du type (voir page xxx pour une définition plus complète de l'organigramme)" 8. Insérer une citation relative à la page 26 de la source suivante dans "structure et organigramme": 9. Créer une nouvelle section en fin de document Indiquer comme entête de cette section "bibliographie" Insérer la bibliographie 10. Créer des légendes pour tous les tableaux, illustrations et autres Insérer en fin de document, dans sa propre section et avec son propre entête, une table des illustrations 11. Marquer les entrées d'index de votre choix Insérer un index à la fin du document sur sa propre page sans numérotation (2 ou 3 colonnes, points de suite…)

12. Mettre la 2éme partie "structure et organigramme" sur deux colonnes de tailles égales tout en conservant un titre centré par rapport à la page (comme ci-dessus) 13. Afficher le plan du document Développer et réduire les niveaux 14. Faire un sommaire (table des matières) au début du document dans une section à part Personnaliser la présentation avec les styles "tm"

XI–DOSSIER PEDAGOGIQUE ET EXERCICES 15. Saisir les commentaires suivants

Afficher le document original avec et sans les marques puis le document final Afficher le volet de vérification Activer le suivi s'il ne l'est pas Effectuer quelques modifications de texte et de mise en forme (une ou deux) Les accepter ou les refuser dans le volet de vérification 16. Sur la deuxième page, créer la zone de texte suivante

17. Insérer l'image "entreprise.jpg" des exercices en dessous du sommaire Diminuer le contraste de l'image et la recolorier selon une variation légère Choisir le style "ellipse à contour adouci" et les effets suivants : Ombre "décalage diagonal bas gauche", "lumière de couleur accentuation 6" et "bordures arrondies 5 points" La mettre en arrière-plan 18. Sur la page "la structure de l'entreprise" insérer une image "CLIPART" sur le thème de l'entreprise Rendre l'image "CLIPART" indépendante, la redimensionner et la positionner 19. Sur la page "structure et organigramme" Relier les deux colonnes par la forme Modifier cette forme (dimensions, orientation, ombre, dégradé…)

20. Sur la 1ère page Insérer une image "WordArt" avec le texte "sommaire 21. Sur la page "les différentes fonctions" Créer un tableau de 6 lignes et 3 colonnes

22. Affecter une bordure de type "toutes les bordures" à tout le tableau avec les caractéristiques suivantes : "ligne pleine, 1 point, bleu", la supprimer 23. Insérer un graphique et saisir les données suivantes à la place de celles existantes

Définir la zone affichée puis fermer la feuille de travail Modifier le style de la mise en forme du graphique pour un fond blanc Ajouter comme titre de graphique "budget" Ajouter comme titre de l'axe vertical "en M€" Réduire la taille de police et présenter comme ci-dessous 24. Sur la page "Comment définir une structure" insérer un objet diagramme au milieu de la page Renseigner le texte et insérer les images (direction, financier et personnel du dossier Exoswrdld des exercices)

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licence personnelle unique

25. Sur la page "Les différentes fonctions" Insérer une équation comme ci-dessous à la suite du graphique.

26. Sur la page "structure et organigramme" Sélectionner la référence bibliographique du 1er paragraphe

Insérer un lien vers la page "bibliographie" 27. Reprendre les différents objets et leur affecter selon les besoins des bordures, trames et couleurs de fond et effets de manière homogène 28. Utiliser "exercice long document ok" comme modèle

NOTES

XI–DOSSIER PEDAGOGIQUE ET EXERCICES

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licence personnelle unique

XI–DOSSIER PEDAGOGIQUE ET EXERCICES

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Ouvrir le document "long document brut" 1 Affecter les styles "titre 1", "titre 2", "titre 3" aux différents paragraphe de titres les différents niveaux sont repérés par des couleurs pour vous faciliter le travail : : titre 1 : titre 2 : titre 3 affecter la mise en forme de votre choix au premier paragraphe de titre et modifier le style "titre1" pour qu'il prenne en compte ces nouvelles caractéristiques Faire la même chose pour "titre 2" et "titre 3" 2 Créer une section pour chacune des parties avec une mise en page verticale et le début de la section sur une nouvelle page mettre la partie II "identification du problème administratif sur 2 colonnes mais en gardant le titre centré 3 Créer un entête et un pied de page spécifique pour chacune des sections reprendre le nom de la partie concernée en entête Indiquer "reproduction interdite" à gauche et le N° de page à droite en pied de page parcourir les sections avec l'ascenseur 4 Définir les appel de notes et notes suivantes avec numérotation en continu: - fin du 1er paragraphe de texte 1ére page : ", mettre la note : - dans "analyse l'existant" - "dates lieux" - fin 2éme paragraphe , mettre la note : - dans "mise en place structure" "numérotation dossiers" mettre la note : parcourir les notes avec l'Ascenseur

124

licence personnelle unique 5 Insérer un commentaire a l'attention de tous les relecteurs - dernier paragraphe de " mise en place structure" : mettre le commentaire suivant : se déplacer au début du document et revenir au commentaire par l'ascenseur 6 Début de document mettre un signet désignant le paragraphe suivant - le nommer "acfi" :

insérer des renvois de page désignant le signet ainsi défini pour toutes les occurrences de "salon acfi" à partir de ce point 7 Afficher le plan du document numéroter le plan du document - modifier les styles pour qu'ils prennent en compte la numérotation 8 Faire un sommaire (table des matières) au début du document sur une page à part faire en sorte que la numérotation du document n'inclue pas la table des matières 9 Marquer les entrées d'index de votre choix compiler un index à la fin du document sur sa propre page sans continuité de la numérotation (2 ou 3 colonnes, points de suite…)

10 Refaire les tableaux en mode tableau de Word avec une présentation adéquate (il suffit de les sélectionner et de les convertir en tableau) 11 insérer les commentaires suivants :

12 Afficher le document avec et sans les commentaires Utiliser le document "long document brut ok" comme modèle"

NOTES

XI–DOSSIER PEDAGOGIQUE ET EXERCICES

NOTES

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licence personnelle unique

Ouvrir le document " document maitre brut" Créer autant de sous documents que de parties Enregistrer dans un nouveau dossier nommé "exercice document maitre" Constater la création des sous-documents Réduire les sous-documents Modifier un sous-document de votre choix Enregistrer le sous-document modifié Revenir au document maitre L'afficher en mode page et constater les modifications Insérer le fichier "document à inserer.doc" (dossier exercices) Fusionner les parties 1 et 2 Supprimer le fichier "document à insérer" du document maitre Verrouiller la dernière partie Vérifier que son accès n'est possible qu'en lecture seule Voir éventuellement corrigé "document maître ok"

NOTES

XI–DOSSIER PEDAGOGIQUE ET EXERCICES

Dans un nouveau document Insérer le tableau Excel "commande" avec liaison Effectuer des modifications S'assurer de la mise à jour dans Word Enregistrer le document sous le nom "liaison" Ouvrir le classeur "commande" Copier avec liaison le graphique Effectuer des modifications S'assurer de la mise à jour dans Word Fermer le classeur "commande" Dans le document "liaison", ouvrir la source pour les données de "commande" Effectuer des modifications sur le classeur Vérifier la mise à jour dans Word du tableau et du graphique Afficher les codes de champs puis revenir à l'affichage normal Voir corrigé "liaison ok"

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licence personnelle unique

Dans un nouveau document Créer le tableau ci-dessus sous forme d'objet Excel : L'enregistrer sous le nom "incorporation" Insérer un objet "Microsoft équation" Créer un tableau et graphique incorporé à partir du classeur "commande" Modifier le tableau de l'objet incorporé Excel Voir corrigé "incorporation ok"

NOTES

Pour des raisons de lisibilité, il est employé dans cet ouvrage les termes de Windows pour Microsoft ™ Windows ®, Word pour Microsoft ™ Word 2010 ®, Excel pour Microsoft ™ Excel 2010 ®, Access pour Microsoft ™ Access 2010 ®, Powerpoint pour Microsoft ™ Powerpoint 2010® , Outlook pour Microsoft ™ Outlook 2010®, Explorer pour Microsoft ™ Explorer ® .

Par ailleurs, toutes les copies d'écrans, images et icones ont été reproduites avec l'aimable autorisation de Microsoft ™

Tous les efforts ont été faits, et le temps nécessaire consacré, pour que cet ouvrage soit aussi fiable et rigoureux que possible. Cependant, ni l'auteur, ni l'éditeur ne sauraient être tenus pour responsable des conséquences de son utilisation ou des atteintes au droit des brevets ou des personnes qui pourraient résulter de cette utilisation.

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licence personnelle unique Dépôt légal 2ème Trim 2010 ISBN 978-2-916950-17-4

Ce support de cours est destiné à accompagner votre formation dans l'apprentissage de ce logiciel.

Il peut être utilisé en auto-formation mais il est le support idéal d'une formation menée par un formateur.

C'est un manuel d'apprentissage organisé sous forme de leçons, ou chaque brique de connaissance acquise est réutilisée dans les leçons suivantes et avec des exercices à réaliser pour bien mémoriser les actions.

Le fichier d’exercice est téléchargeable sur le site de l'éditeur où vous pourrez aussi éventuellement vérifier vos acquis grâce à des tests de connaissance en ligne.

Des emplacements sont prévus sur chaque page pour prendre des notes afin de bien se souvenir des recommandations de votre formateur.

Après votre formation, n'hésitez-pas à reprendre ce manuel et à refaire les exercices pour bien ancrer ce que vous avez appris dans votre esprit.

Existent aussi Windows 7, 1er niveau utilisation Excel 2010, 1er niveau utilisation Word 2010, 1er niveau utilisation Access 2010, 1er niveau utilisation Outlook 2010, 1er niveau utilisation Powerpoint 2010, 1er niveau utilisation Internet, WindowsLiveMail, IE9 Windows 7, 2èm niveau configuration Excel 2010, 2ème niveau, Base de données, Tableaux croisés, tables, fonctions Excel 2010, 2ème niveau, Plan, liaisons, solveur, fonctions , macros Access 2010, 2ème niveau programmation Maintenance micro Réseaux versions spécifiques 2007 disponibles 129 rue du Maréchal Foch 14750 Saint Aubin sur Mer ios@ios.fr - www.ios.fr/