Word 2010, le publipostage

Support de cours

WORD 2010™ NIVEAU 2 - FAIRE UN MAILING (LETTRES, ENVELOPPES, ÉTIQUETTES…)

Qu’est-ce qu’un modèle ? À quoi sert-il, comment le créer, le rattacher, comment utiliser les styles, intégrer un composant quick part, enregistrer des macro-commandes, les exécuter, les modifier?

Comment faire un mailing (publipostage) ? Pour imprimer des lettres, des étiquettes, des enveloppes, des formulaires, pour envoyer des mails, en utilisant des contacts Outlook…?

Ce cours répond à toutes ces questions et bien plus encore, de manière simple, illustrée et commentée au point qu'il vous deviendra vite indispensable, à coté de votre ordinateur

Cet ouvrage a été entièrement réalisé avec Microsoft ™ Word 2010 ®,

Images des fonds de couverture reproduite avec l'aimable autorisation de Microsoft ™

I.

LE MODÈLE ......................................................................................................... 1 A.

LE STYLE ................................................................................................................................. 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9

B.

LES COMPOSANTS QUICK PARTS ......................................................................................... 11 1 2 3 4

C.

L'ONGLET DÉVELOPPEUR ........................................................................................................... 14 L’ENREGISTREMENT D’UNE MACRO-COMMANDE .................................................................... 15 L’EXÉCUTION D’UNE MACRO-COMMANDE ................................................................................ 17 LA MODIFICATION DE LA MACRO-COMMANDE......................................................................... 18 LES CONTRÔLES .......................................................................................................................... 18 LA SECURITE DES MACROS ......................................................................................................... 19

LE MODÈLE .......................................................................................................................... 20 1 2 3 4

II.

L'ENREGISTREMENT DU COMPOSANT QUICK PART ................................................................... 11 L'INSERTION DES COMPOSANTS QUICK PARTS .......................................................................... 12 LA MODIFICATION DES COMPOSANTS QUICK PARTS ................................................................. 13 LA SUPPRESSION DU COMPOSANT QUICK PART ........................................................................ 13

LES MACRO-COMMANDES .................................................................................................. 14 1 2 3 4 5 6

D.

LE GROUPE STYLE ......................................................................................................................... 2 LE VOLET "STYLES"........................................................................................................................ 3 LA STRUCTURE DE LA MISE EN FORME ........................................................................................ 5 LA RÉVÉLATION DE LA MISE EN FORME ....................................................................................... 6 LA MISE A JOUR DU STYLE ............................................................................................................ 6 LA CRÉATION DU STYLE ................................................................................................................ 7 LA MODIFICATION DU STYLE ........................................................................................................ 9 LA GESTION DES "STYLE" .............................................................................................................. 9 LES RÈGLES D'UTILISATION DES STYLES ...................................................................................... 10

LA CRÉATION DU FICHIER MODÈLE ............................................................................................ 20 L'ORGANISATION DES ÉLÉMENTS .............................................................................................. 21 LA MODIFICATION DU MODÈLE ................................................................................................. 23 L'ATTACHEMENT DU MODÈLE.................................................................................................... 24

LES LETTRE ET MESSAGES ................................................................................ 25 A.

L'ASSISTANT FUSION ET PUBLIPOSTAGE ............................................................................. 25 1 2 3 4 5 6

B.

LA CRÉATION DE TOUTES PIÈCES ......................................................................................... 31 1 2 3 4 5 6

C.

DOCUMENT PRINCIPAL .............................................................................................................. 31 FICHIER DE DONNÉES ................................................................................................................. 32 COMPLÉTER LE DOCUMENT PRINCIPAL ..................................................................................... 33 APERÇU DE LA FUSION ............................................................................................................... 35 MISE EN FORME ......................................................................................................................... 35 FUSION ....................................................................................................................................... 36

LES AUTRES SOURCES DE DONNÉES .................................................................................... 37 1 2 3

D.

SÉLECTION DU TYPE DE DOCUMENT .......................................................................................... 26 SÉLECTION DU DOCUMENT ........................................................................................................ 26 SÉLECTION DES DESTINATAIRES ................................................................................................. 26 ÉCRITURE DE LA LETTRE ............................................................................................................. 27 APERÇU DE LA LETTRE ................................................................................................................ 29 FIN DE LA FUSION ....................................................................................................................... 29

DÉCLARATION D'UN FICHIER EXISTANT...................................................................................... 37 IMPORTATION D'UN FICHIER OUTLOOK .................................................................................... 38 CRÉATION D’UN LIEN AVEC UN FICHIER EXTERNE ..................................................................... 39

LA DÉFINITION DE RÈGLES ................................................................................................... 40

III. L'ÉTIQUETTE ..................................................................................................... 43 A. B.

LES MODÈLES D'ÉTIQUETTES ............................................................................................... 43 L'ASSISTANT FUSION ET PUBLIPOSTAGE ............................................................................. 44 1 2 3 4 5 6

SÉLECTION DU TYPE DE DOCUMENT .......................................................................................... 44 SÉLECTION DU DOCUMENT ........................................................................................................ 44 SÉLECTION DES DESTINATAIRES ................................................................................................. 45 DISPOSITION DES ÉTIQUETTES ................................................................................................... 45 APERÇU DES ÉTIQUETTES ........................................................................................................... 46 FIN DE LA FUSION ....................................................................................................................... 46

C.

LA CRÉATION DE TOUTES PIÈCES ......................................................................................... 47 1 2 3 4 5

DOCUMENT PRINCIPAL ............................................................................................................... 47 FICHIER DE DONNÉES ................................................................................................................. 48 COMPLÉTER LE DOCUMENT PRINCIPAL ..................................................................................... 48 APERÇU DE LA FUSION ............................................................................................................... 49 FUSION ....................................................................................................................................... 49

IV. L'ENVELOPPE .................................................................................................... 51 A. B.

LES MODÈLES D'ENVELOPPES .............................................................................................. 51 L'ASSISTANT FUSION ET PUBLIPOSTAGE.............................................................................. 52 1 2 3 4 5 6

C.

LA CRÉATION DE TOUTES PIÈCES ......................................................................................... 55 1 2 3 4 5

V.

SÉLECTION DU TYPE DE DOCUMENT .......................................................................................... 52 SÉLECTION DU DOCUMENT ........................................................................................................ 52 SÉLECTION DES DESTINATAIRES ................................................................................................. 53 DISPOSITION DES ENVELOPPES .................................................................................................. 53 APERÇU DES ENVELOPPES .......................................................................................................... 54 FIN DE LA FUSION ....................................................................................................................... 54 DOCUMENT PRINCIPAL ............................................................................................................... 55 FICHIER DE DONNÉES ................................................................................................................. 56 COMPLÉTER LE DOCUMENT PRINCIPAL ..................................................................................... 56 APERÇU DE LA FUSION ............................................................................................................... 56 FUSION ....................................................................................................................................... 57

LE RÉPERTOIRE ................................................................................................. 59 1 2 3 4 5 6

SÉLECTION DU TYPE DE DOCUMENT .......................................................................................... 59 SÉLECTION DU DOCUMENT ........................................................................................................ 59 SÉLECTION DES DESTINATAIRES ................................................................................................. 60 DISPOSITION ............................................................................................................................... 60 APERÇU DU RÉPERTOIRE ............................................................................................................ 60 FIN DE LA FUSION ....................................................................................................................... 61

VI. LE FORMULAIRE ............................................................................................... 63 A.

LA CRÉATION DU FORMULAIRE ........................................................................................... 63 1 2 3

B.

ONGLET DÉVELOPPEUR .............................................................................................................. 63 MODE CRÉATION ........................................................................................................................ 63 INSERTION DU CONTRÔLE .......................................................................................................... 63

L’EXPLOITATION DU FORMULAIRE ...................................................................................... 65

VII. DOSSIER PÉDAGOGIQUE ET EXERCICES ........................................................... 69 A. B. C. D. E. F. G. H. I. J. K.

LETTRE1.DOC ....................................................................................................................... 69 LETTRE2.DOC ....................................................................................................................... 70 EXO LETTRE FLEUR.DOCx / EXO LETTRE FLEUR DONNEES.DOCx ........................................ 71 LETTRE MAILING 1.DOCx / DONNÉES 1.DOCx ..................................................................... 72 LETTRE MAILING 2.DOCx / CLIENTS2.XLS............................................................................. 73 LETTRE MAILING 3.DOCX / CLIENTS 3.ACCDB ...................................................................... 74 LETTRE MAILING 4.DOCX / CLIENTS 4.ACCDB ..................................................................... 75 LETTRE MAILING 5.DOCX : CLIENTS5.XLSX........................................................................... 76 ETIQUETTES.DOCX / DONNÉES ETIQUETTES.DOCX ............................................................ 77 ENVELOPPES.DOCx / DONNÉES ETIQUETTES.DOCx ............................................................. 78 FORMULAIRE.DOCx .............................................................................................................. 79

Ce cours présente différentes rubriques repérées par une icône

DES PROCÉDURES DÉCRIVENT LA MARCHE À SUIVRE POUR EFFECTUER UNE ACTION :

3 COMMANDES À SE RAPPELER : <CLIC G> POUR APPUYER SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX <CLIC D>

POUR APPUYER SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS AVEC LE MAJEUR

<DOUBLE CLIC> POUR APPUYER DEUX FOIS DE SUITE TRÈS RAPIDEMENT SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX

des informations viennent compléter ces procédures INFOS

des exemples viennent illustrer ces procédures

des conseils vous aident à mettre en pratique vos connaissances

des mises en garde vous permettent d'éviter les pièges ou d'en sortir

EXERCICE

des exercices permettent de tester les procédures et d'appliquer vos connaissances OUVRIR votre navigateur internet SAISIR l'adresse suivante : http://www.ios.fr/public/exosword10n2.exe <CLIC G> sur la boite de dialogue de téléchargement s'ouvre <CLIC G> sur pour confirmer des procédures avancées décrivent des actions plus complexes

des emplacements vous permettent de prendre des notes directement sur le support en bas de chaque page

I – LE MODÈLE

1

Un modèle va servir de base à la création de nouveaux documents. C'est en quelque sorte un moule qui permet de prédéfinir les nouveaux documents en y incluant au choix du texte, des styles, des blocs de construction (composant quick part), des outils, des contrôles et des macro-commandes. De nombreux modèles sont proposés avec Microsoft Word mais il est utile de savoir créer ses propres modèles.

PASSER EN REVUE LES DOCUMENTS CRÉÉS RÉCEMMENT LES CLASSER PAR CATÉGORIE CHOISIR POUR CHAQUE CATÉGORIE UN DOCUMENT REPRÉSENTATIF CRÉER LES STYLES, LES BLOCS DE CONSTRUCTION, LES OUTILS, LES MACRO-COMMANDES (facultatif) ENLEVER DE CE DOCUMENT TOUS LES ÉLÉMENTS SPÉCIFIQUES ENREGISTRER LE MODÈLE

Le style est l'enregistrement, sous un nom, des caractéristiques de mise en forme du paragraphe et/ou des caractères de ce paragraphe. Il est beaucoup plus rapide d'attacher un style à un texte que de mettre en forme séparément les différents éléments le constituant.

Je donne le nom de "CORPS DE TEXTE" à la mise en forme qui correspond à : police Arial noir de taille 12 et paragraphe aligné à gauche interligne de 14 points (je ne modifie pas les autres caractéristiques qui restent celles du modèle).

Pour affecter cette mise en forme à un paragraphe, j'affecte le style " CORPS DE TEXTE " au lieu de modifier les caractéristiques une à une (police Arial noir de taille 12 et paragraphe aligné à gauche interligne de 14 points).

Si je modifie le style " CORPS DE TEXTE " en rajoutant la caractéristique "italique", tous les paragraphes ayant reçu ce style passent en italique.

L'intérêt du style, notamment dans un document de grande taille, est que la modification du style entraîne la modification automatique de toutes les occurrences auxquelles ce style est attaché.

J'ai un document de 100 pages avec une douzaine de titres de niveau1 auxquels sont attachés le style "titre1" ; si je modifie la police et la couleur du style titre1, tous les titres du document sont instantanément modifiés  <CLIC G> DANS LE PARAGRAPHE OU EFFECTUER LA SÉLECTION  AFFECTER UN STYLE PRÉDÉFINI  MODIFIER SA MISE EN FORME DE CARACTÈRES ET/OU PARAGRAPHES  ENREGISTRER LA NOUVELLE MISE EN FORME DU STYLE tous les paragraphes auxquels ce style est affecté prennent la nouvelle mise en forme

NOTES

2

1 LE GROUPE STYLE Les styles rapides sont prédéfinis et affichés dans le groupe "STYLE" du ruban "ACCUEIL". Ils correspondent à une sélection de styles couramment utilisés.

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "STYLE" (4ème bloc) <CLIC G> DANS LE PARAGRAPHE À METTRE EN FORME (style de paragraphe) OU EFFECTUER LA SÉLECTION (style de

caractère)

DÉPLACER LA SOURIS SUR LES STYLES POUR JUGER DE L'EFFET SUR LA SÉLECTION

la sélection affiche temporairement la mise en forme du style <CLIC G> SUR LE STYLE CHOISI

Utiliser l'ascenseur

ou <CLIC G> sur

pour afficher tous les styles

Déplacer la souris sur les styles rapides pour que la sélection affiche temporairement ses caractéristiques

BOUTON DROIT <CLIC D> SUR UN STYLE PERMET ENTRE AUTRES DE LE SUPPRIMER, DE LE RENOMMER

NOTES

I – LE MODÈLE

3

Dans le document "exercice long document" Affecter le style "TITRE 1" aux titres de paragraphe :

2 LE VOLET "STYLES" Le volet "STYLE" permet de modifier et d'organiser les styles. Il est plus complet que le groupe "STYLE" du ruban.

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "STYLE" (4ème bloc) <CLIC G> SUR LE LANCEUR DE BOÎTE DE DIALOGUE DU GROUPE STYLE

<CLIC G> ICI

le volet "styles" s'affiche à droite de l'écran <CLIC G> DANS LE PARAGRAPHE À METTRE EN FORME (style de paragraphe) OU EFFECTUER LA SÉLECTION (style de caractère)

<CLIC G> SUR LE STYLE CHOISI

LE NOM DU STYLE AFFICHE

DÉTERMINE LES STYLES OU

SA MISE EN FORME

MISES EN FORME À AFFICHER DANS LA ZONE "STYLE"

CRÉE UN NOUVEAU STYLE À OUVRE LA BOÎTE DE

PARTIR DE LA MISE EN FORME SÉLECTIONNÉE

DIALOGUE DE GESTION DES INSPECTEUR DE STYLES

STYLES

4 Pour faciliter l'utilisation d'un document, il est pratique d'ajouter les styles les plus utilisés à la galerie de styles rapides.

BOUTON GAUCHE POINTER SUR UN STYLE DU VOLET DE STYLES <CLIC G> SUR

BOUTON DROIT POINTER SUR UN STYLE DU VOLET DE STYLES <CLIC D>

<CLIC G> SUR si le style figure déjà dans la galerie, <CLIC G> sur le volet

s'affiche

du volet office (à droite de l'écran) définit les styles à afficher dans

BOUTON GAUCHE POINTER SUR UN STYLE DU VOLET DE STYLES <CLIC G> SUR

BOUTON DROIT POINTER SUR UN STYLE DU VOLET DE STYLES <CLIC D>

POINTER SUR UN STYLE DU VOLET DE STYLES <CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR réaffecte le style "NORMAL" en lieu et place du style actuel (équivalent de <MAJ> <CTRL> N du clavier)

NOTES

I – LE MODÈLE

5

Pour éviter que Word affiche comme style toutes les variantes de mise en forme, il est conseillé de désactiver les options suivantes de du volet "styles" :

Dans le même document "exercice long document" Afficher le volet "STYLES" Sélectionner toutes les occurrences du style "TITRE1" puis annuler la sélection

3 LA STRUCTURE DE LA MISE EN FORME LES STYLES DE PARAGRAPHE COMPORTENT LES CARACTÉRISTIQUES DE MISE EN FORME DU PARAGRAPHE. ils sont affichés dans le volet de style (à droite de l'écran)

et symbolisés par LES STYLES DE CARACTÈRES COMPORTENT LES CARACTÉRISTIQUES DE MISE EN FORME DE CARACTÈRES. Ils sont affichés dans le volet de style et symbolisés

par

LES STYLES LIÉS COMPORTENT LES CARACTÉRISTIQUES DE MISE EN FORME DU PARAGRAPHE ET DES CARACTÈRES DU PARAGRAPHE. Ils sont affichés dans le

volet de style et symbolisés par LES STYLES DE LISTE correspondent à la présentation des listes à puces LES STYLES DE TABLEAUX proposent une présentation complète du tableau LA MISE EN FORME DIRECTE DE PARAGRAPHE OU DE CARACTÈRES (outils de mise en forme, commande police, paragraphe.). Leurs caractéristiques sont affichées par les différents outils de la barre de mise en forme (cette mise en forme se superpose à celle des styles si appliquée postérieurement) LES STYLES DE L'UTILISATEUR correspondent à l'enregistrement par l'utilisateur sous un nom donné d'une mise en forme spécifique. Ils ne sont pas associés à des blocs de texte par défaut et sont donc moins souples et moins puissants que les styles prédéfinis de Word.

LES STYLES PRÉDÉFINIS sont livrés avec Word et correspondent à la mise en forme de blocs de texte spécifiques (adresse, entête, titre…). Ils possèdent une mise en forme par défaut qui peut être mise à jour mais ne peuvent être ni supprimés, ni renommés. Ils sont liés au modèle de document utilisé et sont automatiquement rattachés à tout nouveau document basé sur ce modèle.

Si possible, toujours utiliser les styles prédéfinis de Word ; il existe des styles pour chaque type de bloc de texte de tous les types de documents. Modifier dans un second temps la mise en forme pour la faire correspondre à vos désirs

NOTES

6

4 LA RÉVÉLATION DE LA MISE EN FORME Elle va permettre d'afficher la mise en forme affectée à une sélection.

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "STYLE" (4ème bloc) <CLIC G> SUR LE LANCEUR DE BOITES DE DIALOGUE <CLIC G>

SUR

SOUS

"INSPECTEUR DE STYLE" (en bas au milieu)

<CLIC G>

SUR "RÉVÉLER LA MISE EN FORME" FERMER LA BOÎTE "INSPECTEUR DE STYLES" ET LE VOLET "STYLES"

le volet "révéler la mise en forme" s'affiche

Des et des permettent de développer ou réduire les groupes d'informations <CLIC G> sur le lien en bleu souligné affiche la boîte de dialogue correspondante (

)

Ouvrir le document "exercice long document ok" Dérouler la zone style de la barre d'outils – repérer les styles de paragraphe et les styles de caractères s'il y en a Afficher le volet "RÉVÉLER LA MISE EN FORME" Sélectionner un mot au choix dans le texte par un " DOUBLE CLIC" Dans le volet, observer les caractéristiques de mise en forme ; les développer et les réduire puis fermer le document

5 LA MISE A JOUR DU STYLE C'est là la manière la plus simple d'utiliser les styles : Affecter un style prédéfini, le personnaliser pour correspondre aux besoins puis mettre à jour le style.

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "STYLE" (4ème bloc)

VOLET STYLES

AFFECTER LES STYLES POUR UN PARAGRAPHE DONNÉ, MODIFIER LA MISE EN FORME (police de caractères,

attributs, caractéristiques du paragraphe…) <CLIC D> SUR LE NOM DU STYLE OU <CLIC G>

SUR

À DROITE DU STYLE

OU RÉAFFECTER LE STYLE (le même et de la même manière)

Word propose de modifier le style existant ou de retrouver le style d'origine CHOISIR POUR VALIDER

le style est modifié et toutes ses occurrences prennent la nouvelle présentation

NOTES

I – LE MODÈLE

ATTENTION

7

A priori, ne pas cocher toute modification de texte ayant reçu un style entrainerait automatiquement la modification du style et de tous les paragraphes l'ayant reçu, ce qui pose souvent des problèmes (retrait de titres ayant une trame ou une bordure par exemple) VÉRIFIER QUE EST COCHÉ DANS LES OPTIONS D'ÉDITIONS DE W ORD SINON, LA MISE À JOUR DU STYLE N'EST PAS DEMANDÉE PAR W ORD : MENU FICHIER, AVANCÉES", GROUPE "ÉDITION"

(en bas et à droite du menu), "OPTIONS

Dans le même document "exercice long document" Mettre à jour le style "TITRE1" selon les caractéristiques suivantes :

Paragraphe

Bordure

6 LA CRÉATION DU STYLE Pour des besoins spécifiques, créer ses propres styles.

VOLET STYLES <CLIC G> SUR

BOUTON DROIT

<CLIC G> SUR

SÉLECTIONNER LE TEXTE MIS EN FORME

RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE

<CLIC D> <CLIC G> SUR

POUR VALIDER

NOTES

8 NOM DU STYLE À CRÉER TYPE DU STYLE À CRÉER (caractère/paragraphe…)

STYLE DE BASE DU NOUVEAU STYLE STYLE APPLIQUÉ AU PARAGRAPHE SUIVANT

MISE EN FORME ASSOCIÉE AU STYLE

AJOUTE LE STYLE AU GROUPE "STYLE" DU RUBAN

INTÈGRE LE STYLE AU MODÈLE DU DOCUMENT

BOITES DE DIALOGUE DE MISE EN FORME

ATTENTION

Le style "NORMAL" ne peut pas être modifié en direct mais doit l'être par cette boîte de dialogue Dans le même document "exercice long document" Créer un style nommé "SOMMAIRE" ayant les caractéristiques suivantes

NOTES

I – LE MODÈLE

9

7 LA MODIFICATION DU STYLE Lorsque la mise en forme d'un style est modifiée, toutes les zones de texte ayant reçues ce style sont automatiquement mises à jour.

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "STYLE" (4ème bloc)

VOLET STYLES

AFFECTER LES STYLES POUR UN PARAGRAPHE DONNÉ, MODIFIER LA MISE EN FORME (police de caractères,

attributs, caractéristiques du paragraphe…) <CLIC D> SUR LE NOM DU STYLE OU <CLIC G>

SUR

À DROITE DU STYLE

RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE POUR VALIDER

le style est modifié et toutes ses occurrences prennent la nouvelle présentation Dans le même document "exercice long document" Modifier le style "TITRE1" avec la boîte de dialogue et selon les caractéristiques suivantes :

8 LA GESTION DES "STYLE" La boite de dialogue de gestion des styles permet de les organiser.

VOLET STYLES <CLIC G> SUR

ORDRE DES STYLES

APERÇU ET DESCRIPTION DU STYLE SÉLECTIONNÉ CRÉE UN NOUVEAU STYLE DE TOUTES PIÈCES

ÉTEND LA MODIFICATION AU MODÈLE

10

9 LES RÈGLES D'UTILISATION DES STYLES L'affectation d'un style peut rentrer en conflit avec une mise en forme directe préalable.

De même, un texte auquel est affecté un style peut recevoir une mise en forme complémentaire. Les conflits possibles sont gérés par certaines règles de base. le style de paragraphe assigne les caractéristiques de mise en forme (de paragraphe) enregistrées à la place de ceux existants (idem pour style de caractères) <CTRL> <Q> rend au paragraphe la mise en forme par défaut et supprime les modifications apportées concernant la mise en forme du paragraphe <CTRL> <BARRE ESPACE> rend à la sélection la mise en forme par défaut et supprime les modifications apportées concernant la mise en forme des caractères la modification d'un style ne modifie que le style lié au document en cours la modification du modèle peut s'effectuer à partir d'un document lié par la case d'option (bouton de commande modifier) seuls les nouveaux documents basés sur le même modèle prendront en compte les nouvelles caractéristiques du style modifié (après ajout au modèle) la modification du style normal du modèle normal ne modifie pas le style normal des autres modèles ATTENTION

la modification du style "NORMAL" peut entraîner la modification des styles basés sur ce style "NORMAL" de même que si un style est basé sur un autre, la modification du style de base entraîne la modification du style en cours Dans le document "exercice long document" Corriger éventuellement les fautes d'orthographe avec le clic droit Modifier le style normal du texte en arial 11 Sélectionner le texte "sommaire" et le mettre en verdana 14 bleu souligné aligné à gauche Faire <CTRL> Q et <CTRL> <BARRE ESPACE> pour rendre à sommaire son style

NOTES

I – LE MODÈLE

11

Le Composant Quick Part (ou bloc de construction) concerne un texte, un graphique, une image, un tableau ou une combinaison de ces éléments dont l'utilisation est fréquente. Ils sont enregistrés sous forme d'abréviation pour être insérés facilement.

Un certain nombre de composants Quick Parts sont déjà préenregistré dans Word

pour les formules de politesse pour des mots, des noms propres ou des expressions à la fois compliqués et fréquemment utilisés (vocabulaire spécifique à une organisation) pour des clauses de contrats commerciaux ou juridiques – Les données sont stockées non pas avec le document mais dans un modèle spécifique appelé "building blocks.dotx" ou encore avec le modèle de document

1 L'ENREGISTREMENT DU COMPOSANT QUICK PART Avant tout, il faut stocker les données faisant l'objet d'insertions.

GROUPE "TEXTE"

ONGLET "INSERTION" bloc)

(6ème

CLAVIER SÉLECTIONNER LES DONNÉES <ALT> F3

SÉLECTIONNER LES DONNÉES

la boîte de dialogue s'affiche <CLIC G> SUR ACCEPTER L'ABRÉVIATION OU LA MODIFIER INDIQUER LA GALERIE INDIQUER LE MODÈLE POUR VALIDER

le bloc de construction Quick Part est enregistré et réutilisable

ABRÉVIATION DU COMPOSANT GALERIE OU IL EST STOCKÉ

(

CRÉER ÉVENTUELLEMENT UNE CATÉGORIE

MODÈLE AUQUEL IL EST ATTACHÉ building blocks ou modèle du document

TEXTE SEUL OU AVEC MISE EN FORME

NOTES

12 Utiliser une abréviation très courte de préférence, notamment si vous utilisez les raccourcis clavier pour l'insérer Une fois les données stockées, elles peuvent être réutilisées autant de fois que nécessaire dans tous les types de document si le modèle "BUILDING BLOCKS" a été sélectionné, dans les documents liés au modèle si le modèle du document a été indiqué Dans le document "exercice long document", sélectionner le 1 er titre "structure de l'entreprise" et l'enregistrer comme Quick Part sous le nom "st" avec son paragraphe

2 L'INSERTION DES COMPOSANTS QUICK PARTS Les composants Quick Parts permettent de gagner beaucoup de temps avec les documents comportant des éléments répétitifs. L'insertion se fait lors de la saisie.

GROUPE "TEXTE"

ONGLET "INSERTION" bloc)

(6ème

CLAVIER

POSITIONNER LE POINT D'INSERTION

POSITIONNER LE POINT D'INSERTION TAPER L'ABRÉVIATION DE L'ENTRÉE <F3>

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

l'abréviation est remplacée par les données stockées

<CLIC G> SUR

pour trier par catégorie

SÉLECTIONNER L'INSERTION

<CLIC G> SUR

<CLIC G> POUR TRIER MODÈLE OU EST STOCKÉ LE COMPOSANT

APERÇU DU COMPOSANT

COMPOSANT SÉLECTIONNÉ

INSÉRER LE COMPOSANT SÉLECTIONNÉ

Lorsque vous n'avez que peu d'insertions et qu'elles sont connues, utilisez les combinaisons suivantes : <ALT> <F3> pour enregistrer le composant, <F3> pour l'insérer. Si les données stockées sont nombreuses et si elles doivent être organisées utilisez la boîte de dialogue - Codifiez de manière logique vos abréviations

ATTENTION

Si l'abréviation n'est pas reconnue, laisser un espace après l'abréviation avant d'appuyer sur <F3> - si l'insertion n'est toujours pas reconnue, vérifier l'attachement du modèle auquel appartient l'insertion Créer un nouveau document Insérer le composant précédemment créé (st) Fermer le document sans l'enregistrer

I – LE MODÈLE

13

3 LA MODIFICATION DES COMPOSANTS QUICK PARTS Le composant Quick Part peut être modifié à postériori.

GROUPE "TEXTE"

ONGLET "INSERTION" bloc)

(6ème

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR SÉLECTIONNER L'INSERTION

<CLIC G> SUR MODIFIER LES CARACTÉRISTIQUES DU BLOC CONFIRMER LA MODIFICATION POUR VALIDER

<CLIC G>

SUR

Il est aussi possible de modifier le composant Quick Part en en créant un nouveau du même nom, avec une autre sélection mais les mêmes autres caractéristiques. Il suffit alors de confirmer à Word la modification À partir du document "exercice long document" Renommer le composant "st" en "t1"

4 LA SUPPRESSION DU COMPOSANT QUICK PART L'abréviation de données stockées et non utilisées peut être supprimée.

GROUPE "TEXTE"

ONGLET "INSERTION" bloc)

(6ème

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR SÉLECTIONNER L'INSERTION

<CLIC G> SUR POUR VALIDER

<CLIC G>

SUR

À partir du document "exercice long document" Supprimer le composant QuickPart "t1"

14 Lors de l'enregistrement du document ayant donné lieu au stockage de l'insertion, Word peut proposer l'enregistrement des modifications apportées au modèle de document, c'est à dire l'enregistrement des composants Quick Parts créés afin de pouvoir les réutiliser avec tout nouveau document basé sur le même modèle - accepter dans ce cas l'enregistrement du modèle Créer un nouveau document Saisir deux formules de politesse, une pour les hommes, l'autre pour les femmes ex : "VEUILLEZ AGRÉER, MONSIEUR, MES SINCÈRES SALUTATIONS" "VEUILLEZ AGRÉER, MADAME, MES SALUTATIONS LES PLUS SINCÈRES" Les enregistrer séparément sous forme de composant Quick Part dans le modèle ex : "MR" pour la 1ère et "MME" pour la 2éme Fermer le document Créer un nouveau document et tester les Quick Parts créés Fermer le document sans l'enregistrer

Une macro-commande est une suite de tâches regroupées en une seule commande, créée et sauvegardée par l’utilisateur afin d’en disposer pour des travaux répétitifs. Une macro peut être liée à un document ou à un modèle.

1 L'ONGLET DÉVELOPPEUR Cet onglet, normalement masqué, doit être affiché pour pouvoir enregistrer des macro-commandes.

MENU FICHIER DANS LE VOLET DE GAUCHE, <CLIC G> SUR DANS LE VOLET DE GAUCHE, COCHER DANS LE VOLET

L'onglet "développeur" s'affiche à l'extrémité du ruban

COCHER ICI

Afficher l'onglet "DÉVELOPPEUR"

NOTES

I – LE MODÈLE

15

2 L’ENREGISTREMENT D’UNE MACRO-COMMANDE Pour créer une macro-commande, il faut lancer l’enregistrement, effectuer successivement les actions à enregistrer puis stopper l'enregistrement (comme avec un magnétophone ou un enregistreur mp3).

GROUPE "CODE"

(1er

ONGLET "DÉVELOPPEUR" bloc)

TOUT PRÉPARER POUR LE DÉBUT DE L'ENREGISTREMENT

(les conditions doivent être exactement les mêmes que lorsque l'enregistrement sera "joué") <CLIC G> SUR SAISIR SON NOM INDIQUER LE CLASSEUR LIÉ SAISIR UNE DESCRIPTION COURTE POUR COMMENCER ASSOCIER ÉVENTUELLEMENT UNE ICÔNE À LA MACRO EFFECTUER ALORS LES ACTIONS À ENREGISTRER

DONNER UN NOM COURT ASSOCIE LA MACRO

INDIQUER OÙ FAIRE D'ENREGISTREMENT (document actuel ou modèle)

SAISIR UNE COURTE DESCRIPTION

BARRE ACCÈS RAPIDE BOÎTE DE DIALOGUE PRÉCÉDENTE <CLIC G> SUR OU <CLIC D>

DANS

<CLIC G> SUR la boite de dialogue de personnalisation s'affiche

DANS LE VOLET DE GAUCHE, DANS CHOISIR LA CATÉGORIE "MACROS" DANS CHOISIR À PRIORI LE DOCUMENT EN COURS SÉLECTIONNER LA MACRO

<CLIC G> SUR la macro-commande s'affiche dans le volet droit

16 CHOISIR LE LIEU D'ENREGISTREMENT

CHOISIR LA CATÉGORIE

"MACROS"

SÉLECTIONNER UNE MACRO

<CLIC G>

ICI

RENOMMER OU ASSOCIER UNE ICÔNE

DANS LE VOLET DE DROITE DE LA FENÊTRE DE PERSONNALISATION DE LA BARRE "ACCÈS RAPIDE" SÉLECTIONNER LA MACRO

<CLIC G> SUR SAISIR UN NOM POUR L'ICÔNE CHOISIR UNE IMAGE POUR VALIDER

<CLIC G> <CLIC G>

SUR SUR

pour stopper l’enregistrement de la macro pour suspendre l’enregistrement de la macro

Créer une macro-commande appelé "FAX" modifiant l'imprimante en ligne le temps de l'impression (exemple : imprimante fax) puis remettant en ligne l'imprimante par défaut.

L'associer à un outil dans la barre d'outils "accès rapide"

I – LE MODÈLE

17

3 L’EXÉCUTION D’UNE MACRO-COMMANDE Les macro-commandes peuvent être lancées par l'outil "macros", avec le bouton de la barre d’outils "accès rapide" ou éventuellement un raccourci clavier.

BARRE ACCÈS RAPIDE GROUPE "CODE"

<CLIC G> SUR L'ICÔNE ASSOCIÉE À UNE MACRO-COMMANDE (ex : ) La macro s'exécute

(1er

"DÉVELOPPEUR" bloc)

<CLIC G>

SUR SÉLECTIONNER LA MACRO

<CLIC G>

SUR

permet de jouer la macro-commande action après action (<f8> pour passer d'une action à l'autre) pour éventuellement déterminer une erreur dans la macro

LANCE LA MACRO EXÉCUTE LA MACRO ACTION APRÈS ACTION (appuyer sur <f8> pour passer d'une action à l'autre)

AFFICHE LA MACRO POUR MODIFICATION

ATTENTION

Bien se placer dans un environnement de départ d'exécution identique à celui de l'enregistrement Tester la macro-commande créée

NOTES

18

4 LA MODIFICATION DE LA MACRO-COMMANDE Le langage utilisé pour la macro-commande est assez lisible et peut être modifié directement dans le code.

GROUPE "CODE"

<CLIC G>

(1er

"DÉVELOPPEUR" bloc)

SUR

<CLIC G> SUR le module s'ouvre dans une fenêtre Visual Basic for Applications FERMER LA FENÊTRE VISUAL BASIC ET ACCEPTER L'ENREGISTREMENT

DÉBUT DE LA MACRO DESCRIPTION CODE

FIN DE LA MACRO

Il faut avoir un minimum d'expérience pour modifier directement le code de la macro

5 LES CONTRÔLES Des contrôles (pour insérer blocs de texte, images, tableaux…) peuvent être ajoutés.

"DÉVELOPPEUR" GROUPE "CONTRÔLES" (2ème bloc) <CLIC G>

SUR POUR ACTIVER LE MODE CRÉATION POSITIONNER LE POINT D'INSERTION <CLIC G> SUR UN DES CONTRÔLES

<CLIC G>

SUR

POUR DÉSACTIVER LE MODE CRÉATION INSERTION TEXTE

INSERTION QUICKPART INSERTION DATE

Créer un nouveau document Insérer un bloc de texte, une image, une date Tester les contrôles insérés Fermer le document sans l'enregistrer

NOTES

INSERTION IMAGE INSERTION LISTE DÉROULANTE INSERTION CASE À COCHER

I – LE MODÈLE

19

6 LA SECURITE DES MACROS L'ouverture d'un document contenant des macros affiche un message d'alerte, lors de la première ouverture. Vous pouvez, à partir de ce message, activer les macrocommandes si vous êtes sûr de leur origine.

À LA SUITE DU MESSAGE

<CLIC G>

SUR

Le paramétrage par défaut de la sécurité des macros et des documents approuvés est tout à fait satisfaisant. Les options peuvent être modifiées mais aux risques et périls de l'utilisateur.

GROUPE "CODE"

<CLIC G>

(1er

"DÉVELOPPEUR" bloc)

MENU FICHIER DANS LE VOLET DE GAUCHE, <CLIC G> SUR DANS LE VOLET DE GAUCHE,

SUR

<CLIC G>

SUR

DANS LE VOLET DE GAUCHE, <CLIC G> SUR

pour activer globalement l'exécution des macro-commandes DANS LE VOLET DE GAUCHE,

<CLIC G>

ATTENTION

NOTES

SUR

POUR RÉINITIALISER LA LISTE DE CES DOCUMENTS

Il est risqué de désactiver le blocage des macro-commandes hormis dans un environnement connu et sécurisé

20 Le modèle présente un gain de temps appréciable pour la création de documents d'un type défini (courrier commerciaux, lettres de rappels, procédures…).

1 LA CRÉATION DU FICHIER MODÈLE Le modèle est, de préférence, créé à partir d'un document existant.

Passer en revue les documents créés récemment Les classer en catégories Choisir pour chaque catégorie un document représentatif et l'ouvrir Créer des styles et les attacher au modèle Créer les blocs de construction quick part et les attacher au modèle Créer les outils et les attacher au modèle Créer les macro-commandes et les attacher au modèle (modèle .dotm) Enlever de ce document tous les éléments spécifiques Enregistrer comme modèle MENU FICHIER POINTER SUR

SÉLECTIONNER NOMMER LE MODÈLE

<CLIC G> SUR le modèle est enregistré au format .dotx s'il n'inclut pas de macros ou .dotm s'il inclut des macros Le modèle "NORMAL" est enregistré dans le dossier suivant : C:\Users\nom utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates Y enregistrer les nouveaux modèles (chemin par défaut)

ATTENTION

Les modèles utilisateurs sont enregistrés dans le dossier suivant : C:\Users\nom utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates Les modèles prédéfinis sont enregistrés dans : C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1036 Ouvrir "lettre1.docx" Supprimer l'image en haut à gauche et insérer un contrôle "image" Supprimer le destinataire mais laisser "à l'attention de" Supprimer le texte à partir de "NOUS AVONS LE PLAISIR" jusqu'à "RÉCEPTION DE LA PRÉSENTE" et insérer un contrôle "texte" Enregistrer le document comme modèle sous le nom "commande arrivée" Fermer le modèle Créer un nouveau document basé sur ce modèle (choisir dans le volet gauche "mes modèles"), le renseigner d'un texte de votre choix, l'enregistrer sous le nom "arrivée d'arbres fruitiers"

NOTES

I – LE MODÈLE

21

CONTRÔLE IMAGE

CONTRÔLE BLOC DE CONSTRUCTION

CONTRÔLE BLOC DE TEXTE

2 L'ORGANISATION DES ÉLÉMENTS Les styles, les blocs de constructions Quick Parts, les outils sont à priori liés à un document ou à un modèle de document ; il est pratique de pouvoir les copier d'un document ou d'un modèle à l'autre plutôt que de les recréer de toutes pièces.

Les styles peuvent être utilisés tels quels dans les documents ou modifiés en fonction des besoins de mise en forme du document. On pourra alors les intégrer au modèle si l’on veut rendre leurs nouvelles caractéristiques disponibles dans les nouveaux documents basés sur ce modèle.

GROUPE "STYLE"

ONGLET "ACCUEIL" bloc)

(4ème

<CLIC G> SUR LE LANCEUR DE BOÎTE DE DIALOGUE pour afficher le volet "styles" <CLIC G> SUR EN BAS, COCHER

ATTENTION

NOTES

POUR AFFICHER LA FENÊTRE "GÉRER LES STYLES"

Si cette option n’est pas validée, le style (ou sa modification) ne reste disponible que dans le document ou l’opération a été effectuée

22 Cette possibilité permet de gagner un temps énorme dans l'organisation de son travail.

GROUPE "STYLE"

<CLIC G>

ONGLET "ACCUEIL" bloc)

(4ème

GROUPE "MODÈLES"

"DÉVELOPPEUR" bloc)

(6ème

SUR LE LANCEUR DE BOÎTE DE

DIALOGUE

pour afficher le volet "styles" <CLIC G>

SUR POUR AFFICHER LA FENÊTRE "GÉRER LES STYLES"

<CLIC G>

<CLIC G>

SUR

<CLIC G>

SUR

SUR

<CLIC G>

SI NÉCESSAIRE SUR SOUHAITÉ À LA PLACE SÉLECTIONNER LES STYLES À COPIER

PUIS OUVRIR LE FICHIER

<CLIC G>

SUR CONFIRMER LE CAS ÉCHÉANT LA COPIE

<CLIC G>

SUR

POUR COPIER LES MACROS

STYLES COPIÉS DU MODÈLE "ENVOI DEVIS"

VERS LE MODÈLE "COMMANDE ARRIVÉE"

Ouvrir "lettre2.docx" Créer un modèle appelé "lettre envoi de devis" en utilisant les styles et les insertions automatiques Enregistrer le modèle et le fermer Créer un nouveau document basé sur ce modèle, le renseigner d'un texte de votre choix, l'enregistrer sous le nom "envoi du devis BERTRAND Copier les styles du modèle "lettre envoi de devis" vers le modèle "commande arrivée"

NOTES

I – LE MODÈLE

3 LA MODIFICATION DU MODÈLE Le modèle peut être ouvert et modifier comme n'importe quel document.

MENU FICHIER <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

DE

CHOISIR INDIQUER LE CHEMIN D'ACCÈS : C:\USERS\NOM UTILISATEUR\APPDATA\ROAMING\MICROSOFT\TEMPLATES SÉLECTIONNER LE MODÈLE

<CLIC G> SUR le modèle est ouvert et peut être modifié et enregistré comme tout document Word (Word reconnaît que c'est un modèle).

Ouvrir le modèle "commande arrivée" Appliquer les styles importés aux différentes zones du modèle (adresse, destinataire, date…) et observer les modifications

NOTES

23

24

4 L'ATTACHEMENT DU MODÈLE Si aucun modèle n'a été indiqué lors de la création du document ou si vous désirez attacher un nouveau modèle, il est possible de le faire. Le texte n'est alors pas modifié ; seule la présentation du texte et l'environnement de travail l'est.

MENU FICHIER GROUPE "MODÈLES"

DANS LE VOLET DE GAUCHE

"DÉVELOPPEUR" bloc)

(6ème

<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER "COMPLÉMENTS" SÉLECTIONNER "MODÈLES" DANS "GÉRER"

<CLIC G> SUR

<CLIC G>

SUR

<CLIC G>

SUR

INDIQUER LE MODÈLE DE DOCUMENT POUR VALIDER

le modèle est attaché au document (styles et macros du modèle disponibles)

SI COCHÉ, LE DOCUMENT EST AUTOMATIQUEMENT MIS À JOUR DES STYLES ATTACHÉS

ACCÈS À LA BOÎTE DE DIALOGUE D'ORGANISATION DES STYLES ET MACROS

Faire <CTRL> <BARRE ESPACE> pour que le texte prenne les nouvelles caractéristiques de présentation et <CTRL> <Q> pour que le texte adopte la nouvelle disposition si n'est pas coché Dans le document précédemment crée : "arrivée d'arbres fruitiers" Attacher le modèle "urban letter" Réassigner éventuellement les caractéristiques des styles liées au modèle

NOTES

II – LA LETTRE – LE MESSAGE

25

Le mailing consiste à remplacer un certain nombre de données variables d'un document par le nom du champ où ces données sont stockées, généralement dans un fichier de type Word, Excel ou de base de données.

Le document principal peut être une lettre appelée alors "lette type", un message électronique (courriel), une enveloppe ou une étiquette.

La lettre et/ou le message électronique vont résulter de la fusion entre un fichier de données (Word, Excel, Access, extraction base centralisée...) dans lequel les données sont regroupées (dans des champs) et un document principal proche d'un document classique (contenant non pas les données mais les champs).

AFFICHER L'ONGLET "PUBLIPOSTAGE" DU RUBAN ET SUIVRE LES ÉTAPES SUIVANTES  CRÉATION DU DOCUMENT PRINCIPAL  CONNEXION AVEC LE FICHIER DE DONNÉES  INSERTION DES CHAMPS DU FICHIER DE DONNÉES DANS LE DOCUMENT PRINCIPAL  FUSION DES DEUX ABOUTISSANT AU MAILING. C’EST À PARTIR DU DOCUMENT PRINCIPAL QUE S'EFFECTUENT LES OPÉRATIONS DE FUSION

Il s'affiche dans le volet Office et vient assister l'utilisateur pendant toute l'opération.

Il n'est pas indispensable car la procédure de mailing n'est pas compliquée.

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2ÈME BLOC)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR le volet s'affiche à gauche de l'écran et va dérouler les différentes étapes de l'assistant

NOTES

26

1 SÉLECTION DU TYPE DE DOCUMENT

VOLET OFFICE <CLIC G> SUR LA CASE D'OPTION <CLIC G> SUR

2 SÉLECTION DU DOCUMENT

VOLET OFFICE <CLIC G> SUR LA CASE D'OPTION <CLIC G> SUR

3 SÉLECTION DES DESTINATAIRES

VOLET OFFICE <CLIC G> SUR LA CASE D'OPTION <CLIC G> SUR SAISIR LES DONNÉES <TAB> APRÈS LA SAISIE DE CHAQUE CHAMP

<CLIC G>

SUR POUR CHANGER DE LIGNE SAISIR LES CARACTÉRISTIQUES DE CHAQUE DESTINATAIRE ENREGISTRER LE FICHIER DE DONNÉES VALIDER LES DONNÉES

<CLIC G>

NOTES

SUR

II – LA LETTRE – LE MESSAGE

27

MODIFIE LES TITRES

ZONE DE SAISIE DES

DE COLONNE

ENREGISTREMENTS

AJOUTE UNE

SUPPRIME LA LIGNE

NOUVELLE LIGNE

SÉLECTIONNÉE

Le format d'enregistrement par défaut est le format ".mdb". Le dossier par défaut est le dossier "mes sources de données" de chaque utilisateur

4 ÉCRITURE DE LA LETTRE

VOLET OFFICE POSITIONNER LE POINT D'INSERTION

<CLIC G>

SUR CHOISIR LES CARACTÉRISTIQUES

28 VOLET OFFICE POSITIONNER LE POINT D'INSERTION

<CLIC G>

SUR CHOISIR LES CARACTÉRISTIQUES

VOLET OFFICE POSITIONNER LE POINT D'INSERTION

<CLIC G>

SUR CHOISIR LES CHAMPS À AFFICHER

<CLIC G>

SUR

Word propose un affranchissement électronique en ligne à partir d'un logiciel du site Microsoft Web Office

NOTES

II – LA LETTRE – LE MESSAGE

5 APERÇU DE LA LETTRE

VOLET OFFICE <CLIC G> SUR

OU

POUR VISUALISER LA LETTRE CORRESPONDANT AUX DIFFÉRENT

ENREGISTREMENTS

<CLIC G> SUR

POUR MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LA LISTE DES

DESTINATAIRES

<CLIC G>

SUR

6 FIN DE LA FUSION

VOLET OFFICE <CLIC G> SUR

POUR VISUALISER INDIVIDUELLEMENT CHACUNE DES LETTRES GÉNÉRÉES ET ÉVENTUELLEMENT LES MODIFIER OU SUR

POUR LES IMPRIMER DIRECTEMENT

Pour le message électronique, l'option proposée est

NOTES

29

30 Votre société de vente de fleurs par correspondance vous demande de faire un mailing pour vanter les mérites d'une promotion : 5 fuschias gratuits pour toute commande supérieure à 50 euros Faites un publipostage à vos clients dont un échantillon figure dans le tableau cidessous en utilisant l'assistant "fusion et publipostage"

Générer les lettres mais ne les imprimez pas.

Utiliser éventuellement le document "exo lettre jolie plante" en remplaçant les zones en surligné gris par les blocs appropriés et en modifiant la teneur du texte

NOTES

II – LA LETTRE – LE MESSAGE

31

Le publipostage s'effectue très simplement sans passer par l'assistant. Il convient toujours de distinguer le document principal du fichier de données.

LE TEXTE FIXE qui sera identique quel que soit le document généré LE TEXTE VARIABLE qui sera propre à chacune des lignes d'enregistrement du fichier de données. Le texte variable sera indiqué dans le document de base par la présence des champs de données insérés par l'utilisateur et issus du fichier de données.

1 DOCUMENT PRINCIPAL Que ce soit en saisissant un nouveau document de toutes pièces ou bien en adaptant un document existant, la première étape consiste à créer un nouveau document destiné à recevoir le texte de la lettre.

MENU FICHIER

<CLIC G> SUR SAISIR LE TEXTE NORMALEMENT MAIS EN LAISSANT DES BLANCS LÀ OÙ LE TEXTE SERA DIFFÉRENT D'UNE LETTRE À L'AUTRE

ATTENTION

MENU FICHIER OUVRIR LE DOCUMENT ADÉQUAT CONSERVER LE TEXTE QUI CONVIENT SUPPRIMER LE TEXTE QUI NE CONVIENT PAS ENREGISTRER LE DOCUMENT SOUS UN NOUVEAU NOM

Il est ici indispensable de respecter les règles de saisie de texte dans Word ainsi que les règles de mise en forme avec les boites de dialogue "POLICE" et "PARAGRAPHE"

Le document étant créé, il faut le déclarer comme document principal de publipostage.

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2ÈME BLOC)

<CLIC G> <CLIC G>

SUR SUR

Ouvrir le document "exo lettre fleur.doc" Déclarer ce document comme document principal

NOTES

32

2 FICHIER DE DONNÉES Le document de données contient plusieurs lignes ; chacune des lignes correspond à un enregistrement. Chaque enregistrement contient plusieurs valeurs (texte ou chiffre) ; chacune de ces valeurs correspond à un champ.

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2ÈME BLOC)

<CLIC G>

SUR

<CLIC G>

SUR

SAISIR DIRECTEMENT LES DONNÉES AJOUTE UNE NOUVELLE LIGNE

C'est ici la même fenêtre que dans l'assistant

Dans le document "exo lettre fleur.doc" Créer la liste de destinataires suivante (tenir compte de l'ordre des champs)

et l'enregistrer Word peut maintenant utiliser les contacts de Outlook dans les publipostages en choisissant INFOS

NOTES

II – LA LETTRE – LE MESSAGE

33

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2ÈME BLOC)

<CLIC G>

SUR

MODIFIER LES ENREGISTREMENTS

GÉRER LES MODIFIER LE FICHIER

ENREGISTREMENTS

3 COMPLÉTER LE DOCUMENT PRINCIPAL Il faut maintenant insérer les champs dans le document principal.

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE " CHAMPS D'ÉCRITURE ET D'INSERTION" (3ème bloc) POSITIONNER LE POINTEUR À L'EMPLACEMENT DE L'ADRESSE OU DE LA FORMULE D'APPEL

<CLIC G> SUR OU ET CHOISIR LA PRÉSENTATION les noms de champs apparaissent entre chevrons

NOTES

34

l'outil

met les champs de fusion en évidence sur fond gris

Penser éventuellement à laisser un espace entre les champs

Dans le document principal "exo lettre fleur.doc" Insérer les champs de données en remplaçant les zones variables par le champ de données correspondant (pour faciliter le travail toutes les zones variables sont surlignées en gris clair) - utiliser d'abord les outils "BLOC D'ADRESSE" et "FORMULE D'APPEL" puis les supprimer et utiliser l'outil "INSÉRER UN CHAMP DE FUSION" et insérer les champs utiles L'outil permet de faire la correspondance entre les noms de champ du document de données et les noms de champ reconnus par Word – Bien vérifier que tous les champs sont reconnus sinon, faire la correspondance

II – LA LETTRE – LE MESSAGE

35

4 APERÇU DE LA FUSION Une fois le texte et les champs saisis, il faut visualiser le résultat de la fusion à l'écran.

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "APERÇU DES RÉSULTATS" (4ème bloc)

<CLIC G> SUR (idem pour désactiver) les champs de fusion sont remplacés par leur valeur pour l'enregistrement donné L'outil

permet de faire défiler les enregistrements

Afficher "exo lettre fleur.doc" en mode "APERÇU" et faire défiler les enregistrements puis revenir à l'affichage des noms de champ

5 MISE EN FORME La mise en forme des champs s'effectue de la même manière que pour du texte normal dans le document principal.

BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER L'ENSEMBLE DU CHAMPS UTILISER LES OUTILS DU RUBAN

Pour distinguer les champs du reste du texte, vous pouvez les mettre en surbrillance

avec l'outil Mettre en forme "exo lettre fleur.doc"

NOTES

36 POUR AFFICHER LES CODES DE CHAMP AU LIEU DE LEUR VALEUR, COCHER , DANS

DES OPTIONS DE

WORD, MENU

6 FUSION La fusion peut s'effectuer de différentes manières.

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "TERMINER" (5ème bloc)

<CLIC G>

SUR CHOISIR LA DESTINATION

À l'écran, un fichier "lettres1" va être créé ; ce document est composé d'autant de lettres personnalisées (séparées par un saut de section) que d'enregistrements dans le fichier de données ; il est alors possible de modifier les documents un à un avant impression.

A l'impression, les lettres personnalisées sont directement imprimées sans contrôle intermédiaire.

Sous forme de message électronique, le champ d'adresse Email est alors utilisé et l'envoi est immédiat Faire la fusion à l'écran dans des documents "LETTREN°" ; cela permet de faire autant d'essais que nécessaire afin d'avoir des documents parfaits et de procéder éventuellement à une modification ne concernant qu'une lettre type, avant l'impression sans avoir à recommencer toute la fusion - Sauf exception, il ne sert à rien de conserver ces documents "LETTREN°" après impression puisqu'ils peuvent à tout moment être reconstitués À partir du document principal "exo lettre fleur.doc" Effectuer la fusion à l'écran (autant de fois que nécessaire jusqu'à obtention de lettres parfaites prêtes à être imprimées) puis en tant que messages électroniques Vérifier dans votre messagerie que les messages sont bien partis

NOTES

II – LA LETTRE – LE MESSAGE

37

1 DÉCLARATION D'UN FICHIER EXISTANT Si le document de données existe déjà, il suffit de le désigner à ce niveau. Ce fichier peut être de n'importe quelle nature (texte, Word, Excel, Access, Mdb…) ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2ème bloc)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR Word pointe alors vers les "sources de données" mais il est possible d'indiquer un autre dossier DÉSIGNER LE FICHIER - la liaison s'effectue

Dans un fichier de type "tableur", il peut être nécessaire d'indiquer la feuille ou la plage à prendre en compte

38 Ouvrir "lettre mailing 1.doc" Saisir le document principal Saisir le fichier de données dans Word sous forme de tableau et l'enregistrer (données) Lier les deux par le publipostage - insérer les champs - mettre en forme Effectuer le publipostage Ouvrir "lettre mailing 2.doc" Saisir le document principal et lier le document principal au fichier "clients 2.xls" Insérer les champs - mettre en forme puis effectuer le publipostage Ouvrir "lettre mailing 3.doc" Saisir le document principal et lier le document principal à la table "clients" du fichier "clients 3.accdb" puis effectuer le publipostage

2 IMPORTATION D'UN FICHIER OUTLOOK Les contacts sont souvent rassemblés dans Outlook. Utiliser ces données avec Word est très utile.

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2ème bloc)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR Word pointe affiche les groupes de contacts du fichier Outlook DÉSIGNER LE GROUPE

les contacts sont importés et s'affichent dans la fenêtre de modification de la liste

Créer un nouveau document Word Importer les contacts Outlook Fermer le document sans terminer la fusion

NOTES

II – LA LETTRE – LE MESSAGE

39

3 CRÉATION D’UN LIEN AVEC UN FICHIER EXTERNE La connexion entre un document principal Word et un fichier de données externe est enregistrée dans les sources de données de l'utilisateur. Le fichier de base de données pourra être un fichier ACCESS, SQL SERVER ou de n'importe quelle base pour laquelle un pilote ODBC a été installé.

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2ème bloc)

<CLIC G>

SUR

<CLIC G>

SUR

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR il est aussi possible de créer la nouvelle source directement à partir du dossier "mes sources de données" des documents de l'utilisateur : SÉLECTIONNER

SÉLECTIONNER LE DOSSIER OU SE TROUVE LE FICHIER DE DONNÉES PUIS LE FICHIER LUI-MÊME

SÉLECTIONNER LES DONNÉES DANS LA LISTE PROPOSÉE

DÉCRIRE ET NOMMER LE FICHIER DE CONNEXION POUR L'ENREGISTRER

40 Le pilote ODBC est un programme qui permet de connecter comme par un tuyau un fichier d'un type donné comportant des données et une application d'un autre type lui aussi spécifié à même d'utiliser ces données Le fichier de connexion créé sources de données de l'utilisateur :

est maintenant proposé dans les

Voir dans les exercices "lettre mailing 4.doc" Créer une nouvelle source de données pointant vers la requête "clients français" du fichier "clients 4.accdb" Lier le fichier de connexion créé au document principal puis effectuer le publipostage

Il est possible de définir des règles qui vont permettre notamment de faire dépendre les données affichées de conditions.

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "CHAMPS D'ÉCRITURE ET D'INSERTION" (3ème bloc)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LA RÈGLE DÉSIRÉE - le mot clé est inséré

"SI ALORS SINON" est l'une des expressions les plus utilisées ; elle permet notamment de tester la valeur d'une variable et d'effectuer une action ou une autre selon cette valeur.

RENSEIGNER LE CHAMP SERVANT À LA COMPARAISON INDIQUER L'OPÉRATEUR LOGIQUE INDIQUER LA VALEUR DE COMPARAISON INDIQUER LE TEXTE À AFFICHER SI LA CONDITION EST REMPLIE INDIQUER LE TEXTE À AFFICHER SI LA CONDITION N'EST PAS REMPLIE

La syntaxe n'a pas évolué depuis les versions DOS :

<MAJ><F9> sur un champ affiche successivement le champ et son résultat

NOTES

II – LA LETTRE – LE MESSAGE

41

Ouvrir "lettre mailing 5 brut.doc" (fichier de données clients5.xlsx) Insérer les champ de fusion et la règle "si alors sinon" avec les conditions telles que cidessus puis effectuer le publipostage Pour afficher le champ au lieu du résultat, <MAJ> <F9> ou <CLIC D> Pour afficher le résultat numérique avec une mise en forme appropriée, utiliser la syntaxe standard du format : \# "# ###" affiche un nombre avec le format :

NOTES

III – L'ÉTIQUETTE

43

Les étiquettes obéissent aux mêmes principes de base que les lettres.

Des modèles d'étiquettes prêts à l'emploi sont proposés sur Microsoft Office Online.

MENU FICHIER <CLIC G>

SUR SÉLECTIONNER LE GROUPE DE MODÈLES "MICROSOFT OFFICE ONLINE"

SÉLECTIONNER LE TYPE DE MODÈLE "ÉTIQUETTES" SÉLECTIONNER LA CATÉGORIE DE MODÈLES

SÉLECTIONNER LE MODÈLE DANS LE VOLET DU MILIEU

<CLIC G>

SUR

DANS LE VOLET DE DROITE

FIL D'ARIANE

Pour savoir où vous êtes, pensez au fil d'Ariane en haut de la fenêtre

NOTES

44 Créer des étiquettes basées sur le modèle professionnel suivant

Il s'affiche dans le volet Office et vient assister l'utilisateur pendant toute l'opération.

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2ÈME BLOC)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR le volet s'affiche à gauche de l'écran et va dérouler les différentes étapes de l'assistant

1 SÉLECTION DU TYPE DE DOCUMENT

VOLET OFFICE <CLIC G> SUR LA CASE D'OPTION <CLIC G> SUR

2 SÉLECTION DU DOCUMENT

VOLET OFFICE <CLIC G> SUR LA CASE D'OPTION <CLIC G> SUR RENSEIGNER LES OPTIONS D'ÉTIQUETTES POUR VALIDER

NOTES

III – L'ÉTIQUETTE

45

Le format d'étiquette "Avery a4/a5" est souvent indiqué sur les boîtes d'étiquettes du commerce

3 SÉLECTION DES DESTINATAIRES

VOLET OFFICE CASE D'OPTION

<CLIC G>

ACTIVÉE

SUR

DÉSIGNER LE FICHIER DE DONNÉES PUIS

POUR VALIDER

MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LES DONNÉES PUIS

<CLIC G>

POUR VALIDER

SUR

4 DISPOSITION DES ÉTIQUETTES

VOLET OFFICE POSITIONNER LE POINT D'INSERTION

<CLIC G>

SUR CHOISIR LES CARACTÉRISTIQUES D'AFFICHAGE POUR VALIDER DUPLIQUE LA PRÉSENTATION SUR TOUTES LES ÉTIQUETTES

<CLIC G>

SUR

46

5 APERÇU DES ÉTIQUETTES

VOLET OFFICE <CLIC G> SUR

OU

POUR VISUALISER LA LETTRE CORRESPONDANT AUX DIFFÉRENT

ENREGISTREMENTS

<CLIC G>

SUR

6 FIN DE LA FUSION

VOLET OFFICE <CLIC G> SUR

POUR VISUALISER INDIVIDUELLEMENT CHACUNE DES LETTRES GÉNÉRÉES ET ÉVENTUELLEMENT LES MODIFIER OU SUR

POUR LES IMPRIMER DIRECTEMENT

Créer des étiquettes à partir du fichier "DONNÉES ETIQUETTES" pour obtenir une présentation comme ci-après

NOTES

III – L'ÉTIQUETTE

Il convient là encore de distinguer le document principal du fichier de données.

1 DOCUMENT PRINCIPAL La première étape consiste à créer un document destiné à recevoir les étiquettes.

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2ÈME BLOC)

<CLIC G> <CLIC G>

SUR

SUR RENSEIGNER LES OPTIONS POUR VALIDER

NOTES

47

48

2 FICHIER DE DONNÉES Le document de données va contenir plusieurs lignes, chacune des lignes correspondant à un enregistrement. Chaque enregistrement va contenir plusieurs valeurs (texte ou chiffre), chacune de ces valeurs correspondant à un champ particulier.

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2ÈME BLOC)

<CLIC G>

SUR

<CLIC G>

SUR

3 COMPLÉTER LE DOCUMENT PRINCIPAL Il faut maintenant insérer les champs dans les étiquettes. Là encore, le bloc d'adresses est très pratique.

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE " CHAMPS D'ÉCRITURE ET D'INSERTION" (3ème bloc) POSITIONNER LE POINTEUR À L'EMPLACEMENT DE L'ADRESSE

<CLIC G>

NOTES

SUR

III – L'ÉTIQUETTE

49

4 APERÇU DE LA FUSION Une fois le texte et les champs saisis, il faut visualiser le résultat de la fusion à l'écran.

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "APERÇU DES RÉSULTATS" (4ème bloc)

<CLIC G> SUR (idem pour désactiver) les champs de fusion sont remplacés par leur valeur pour l'enregistrement donné L'outil

permet de faire défiler les enregistrements

5 FUSION ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "TERMINER" (5ème bloc)

<CLIC G>

SUR CHOISIR LA DESTINATION

Il est fortement recommandé de faire la fusion à l'écran dans des documents "ETIQUETTES N°" ; cela permet de faire autant d'essais que nécessaire afin d'avoir des étiquettes parfaites

ATTENTION

Faites un essai sur les 2 premières pages avec du papier normal puis mettre le papier spécial étiquettes avant de lancer l'impression définitive Créer des étiquettes pour les destinataires suivants à raison de 14 étiquettes par page sur 2 colonnes

NOTES

IV – L'ENVELOPPE

51

Les enveloppes obéissent aux mêmes principes que les étiquettes.

Des modèles d'enveloppes prêts à l'emploi sont proposés sur Microsoft Office Online.

MENU FICHIER <CLIC G>

SUR SÉLECTIONNER LE GROUPE DE MODÈLES "MICROSOFT OFFICE ONLINE"

SÉLECTIONNER LE TYPE DE MODÈLE "ENVELOPPES" SÉLECTIONNER LE MODÈLE DANS LE VOLET DU MILIEU

<CLIC G>

SUR

DANS LE VOLET DE DROITE

Créer des enveloppes basées sur le modèle suivant

NOTES

52 Il s'affiche dans le volet Office et vient assister l'utilisateur pendant toute l'opération.

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2ÈME BLOC)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR le volet s'affiche à gauche de l'écran et va dérouler les différentes étapes de l'assistant

1 SÉLECTION DU TYPE DE DOCUMENT

VOLET OFFICE <CLIC G> SUR LA CASE D'OPTION <CLIC G> SUR

2 SÉLECTION DU DOCUMENT

VOLET OFFICE <CLIC G> SUR LA CASE D'OPTION <CLIC G> SUR RENSEIGNER LES OPTIONS D'ENVELOPPE POUR VALIDER

IV – L'ENVELOPPE

53

3 SÉLECTION DES DESTINATAIRES

VOLET OFFICE CASE D'OPTION

<CLIC G>

ACTIVÉE

SUR

DÉSIGNER LE FICHIER DE DONNÉES PUIS

POUR VALIDER

MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LES DONNÉES PUIS

<CLIC G>

SUR

4 DISPOSITION DES ENVELOPPES

VOLET OFFICE POSITIONNER LE POINT D'INSERTION

<CLIC G>

SUR CHOISIR LES CARACTÉRISTIQUES D'AFFICHAGE POUR VALIDER

<CLIC G>

SUR

POUR VALIDER

54

5 APERÇU DES ENVELOPPES

VOLET OFFICE <CLIC G> SUR

OU

POUR VISUALISER LA LETTRE CORRESPONDANT AUX DIFFÉRENT

ENREGISTREMENTS

<CLIC G>

SUR

6 FIN DE LA FUSION

VOLET OFFICE <CLIC G> SUR

POUR VISUALISER INDIVIDUELLEMENT CHACUNE DES LETTRES GÉNÉRÉES ET ÉVENTUELLEMENT LES MODIFIER OU SUR

POUR LES IMPRIMER DIRECTEMENT

Créer des enveloppes à partir du fichier "Données etiquettes" pour obtenir une présentation comme ci-dessous

NOTES

IV – L'ENVELOPPE

Il convient là encore de distinguer le document principal du fichier de données.

1 DOCUMENT PRINCIPAL La première étape consiste à créer un document de type "enveloppe".

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2ÈME BLOC)

<CLIC G> <CLIC G>

SUR

SUR RENSEIGNER LES OPTIONS POUR VALIDER

NOTES

55

56

2 FICHIER DE DONNÉES Le document de données va contenir plusieurs lignes, chacune des lignes correspondant à un enregistrement. Chaque enregistrement va contenir plusieurs valeurs (texte ou chiffre), chacune de ces valeurs correspondant à un champ particulier.

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2ÈME BLOC)

<CLIC G>

SUR

<CLIC G>

SUR

3 COMPLÉTER LE DOCUMENT PRINCIPAL Il faut maintenant insérer les champs sur les enveloppes. Là encore, le bloc d'adresses est très pratique.

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE " CHAMPS D'ÉCRITURE ET D'INSERTION" (3ème bloc) POSITIONNER LE POINTEUR À L'EMPLACEMENT DE L'ADRESSE

<CLIC G>

ATTENTION

SUR

Vérifier que tous les champs ont bien été reconnus ; si ce n'est pas le cas, cliquer sur et effectuer la correspondance : ex :

4 APERÇU DE LA FUSION Une fois le texte et les champs saisis, il faut visualiser le résultat de la fusion à l'écran.

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "APERÇU DES RÉSULTATS" (4ème bloc)

<CLIC G> SUR (idem pour désactiver) les champs de fusion sont remplacés par leur valeur pour l'enregistrement donné L'outil

NOTES

permet de faire défiler les enregistrements

IV – L'ENVELOPPE

57

5 FUSION ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "TERMINER" (5ème bloc)

<CLIC G>

SUR CHOISIR LA DESTINATION

Créer des enveloppes pour les destinataires du fichier "données etiquettes"

NOTES

58

NOTES

V – LE RÉPERTOIRE

59

Le répertoire permet de recueillir les caractéristiques des destinataires comme dans un vrai répertoire. Sa mise en œuvre suit la même logique que les autres documents de publipostage.

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2ÈME BLOC)

<CLIC G> <CLIC G>

SUR SUR

1 SÉLECTION DU TYPE DE DOCUMENT

VOLET OFFICE <CLIC G> SUR LA CASE D'OPTION <CLIC G> SUR

2 SÉLECTION DU DOCUMENT

VOLET OFFICE <CLIC G> SUR LA CASE D'OPTION <CLIC G> SUR POUR VALIDER

NOTES

60

3 SÉLECTION DES DESTINATAIRES

VOLET OFFICE CASE D'OPTION

<CLIC G>

ACTIVÉE

SUR

DÉSIGNER LE FICHIER DE DONNÉES PUIS

POUR VALIDER

MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LES DONNÉES PUIS

<CLIC G>

POUR VALIDER

SUR

4 DISPOSITION

VOLET OFFICE POSITIONNER LE POINT D'INSERTION

<CLIC G>

SUR

OU

<CLIC G>

SUR

POUR CHOISIR LES CHAMPS

POUR VALIDER

<CLIC G>

SUR

5 APERÇU DU RÉPERTOIRE

VOLET OFFICE <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

NOTES

OU

POUR FAIRE DÉFILER LES ENREGISTREMENTS

V – LE RÉPERTOIRE

61

6 FIN DE LA FUSION

VOLET OFFICE <CLIC G> SUR

POUR AFFICHER LE RÉPERTOIRE

POUR PRENDRE TOUS LES ENREGISTREMENTS

ATTENTION

Penser à faire "entrée" à la fin du dernier champ pour que les enregistrements ne soient pas collés les uns aux autres Créer un répertoire à partir du fichier "Données etiquettes"

EXERCICE

NOTES

VI – LE FORMULAIRE

63

Le formulaire est un document Word dans lequel on insère des champs spéciaux de formulaire (liste déroulant, zone de saisie).

L’exploitation du formulaire nécessite la protection du document qui autorise la saisie dans chaque champ de formulaire en interdisant l’accès au reste du document.

L'intérêt en est limité car les données ne sont pas stockées

Il faut tout d’abord créer un nouveau document basé éventuellement sur un modèle.

On y saisit alors le texte ordinaire des rubriques (questions, réponses) qui font l’objet du formulaire, et on y ajoute les contrôles qui conviennent.

1 ONGLET DÉVELOPPEUR Cet onglet, normalement masqué, doit être affiché pour pouvoir utiliser les contrôles.

MENU FICHIER <CLIC G>

SUR

CATÉGORIE COCHER

(volet de gauche) DANS LE VOLET DE DROITE

L'onglet "développeur" s'affiche à l'extrémité du ruban

2 MODE CRÉATION Il permet la "fabrication" du formulaire ; la protection de ce dernier sera activée pour son utilisation.

ONGLET "DÉVELOPPEUR" GROUPE "CONTRÔLES" (2ème bloc) <CLIC G>

SUR

3 INSERTION DU CONTRÔLE Comme dans un modèle prédéfini, des contrôles (pour insérer blocs de texte, images, tableaux…) peuvent être ajoutés au formulaire.

ONGLET "DÉVELOPPEUR" GROUPE "CONTRÔLES" (2ème bloc) POSITIONNER LE POINT D'INSERTION <CLIC G> SUR UN DES CONTRÔLES

INSERTION BLOC DE TEXTE INSERTION DATE

(à partir d'un calendrier)

INSERTION IMAGE ACTIVE X

Créer un nouveau document Insérer un bloc de texte, une image, une date Tester les contrôles insérés puis fermer le document sans l'enregistrer

64 La zone de texte peut recevoir selon sa nature du texte simple ou du texte enrichi.

ONGLET "DÉVELOPPEUR" GROUPE "CONTRÔLES" (2ème bloc) <CLIC G> SUR L'OUTIL

POUR DU TEXTE SIMPLE OU

POUR DU TEXTE ENRICHI

la zone est insérée <CLIC G> SUR LA ZONE POUR SAISIR LE TEXTE

Elle fonctionne comme les listes déroutantes des barres d’outils de Word ; on peut leur assigner les valeurs souhaitées.

ONGLET "DÉVELOPPEUR" GROUPE "CONTRÔLES" (2ème bloc) <CLIC G> SUR L'OUTIL la zone <CLIC G> SUR

OU

est insérée POUR SAISIR LA LISTE

LISTE DES CHOIX POSSIBLES VERROUILLE LE CONTRÔLE AJOUTER UN CHOIX À LA LISTE RETIRER LE CHOIX CIDESSUS DE LA LISTE MODIFIER L’ORDRE DES CHOIX DANS LA LISTE

NOTES

VI – LE FORMULAIRE

65

Il permet de choisir une date dans un calendrier.

ONGLET "DÉVELOPPEUR" GROUPE "CONTRÔLES" (2ème bloc) <CLIC G> SUR L'OUTIL SÉLECTEUR DE DATES la zone

est insérée permet entre autres de choisir le format de la date

Le formulaire, une fois qu’il est élaboré et prêt à l’emploi, doit être protégé afin de ne laisser accessibles que les champs permettant son exploitation.

ONGLET "DÉVELOPPEUR" GROUPE "PROTÉGER" (5ème bloc) <CLIC G>

SUR

<CLIC G>

SUR

POUR SORTIR DU MODE "CRÉATION"

DANS LE VOLET DE DROITE, COCHER COCHER

<CLIC G>

SUR INDIQUER ÉVENTUELLEMENT UN MOT DE PASSE

L’utilisateur final du formulaire peut alors saisir du texte, sélectionner des choix dans les listes déroutantes… sans modifier le reste du document

Réaliser le formulaire figurant dans le dossier pédagogique puis le tester

VI – LE FORMULAIRE

67

VII–DOSSIER PEDAGOGIQUE ET EXERCICES

NOTES

69

70

NOTES

Ouvrir le document "exo lettre fleur.docx" Supprimer toutes les donnĂŠes non constantes DĂŠclarer ce document comme document principal (pour faciliter le travail toutes les zones non constantes sont surlignĂŠes en gris clair)

72 ATTENTION À NE PAS SUPPRIMER LES MARQUES DE PARAGRAPHE !

Créer la liste de destinataires ci-dessus (tenir compte de l'ordre des champs) Insérer les champs de données à leur place et les mettre en forme Effectuer la fusion à l'écran (autant de fois que nécessaire jusqu'à obtention de lettres parfaites prêtes à imprimer)

Saisir le document principal Saisir le fichier de données dans Word sous forme de tableau et l'enregistrer (données) Lier les deux par le publipostage - insérer les champs - mettre en forme Effectuer la fusion à l'écran jusqu'à obtention de documents parfaits

Saisir le document principal et lier le document principal au fichier "clients 2.xls" Insérer les champs - mettre en forme Effectuer la fusion à l'écran jusqu'à obtention de documents parfaits

NOTES

74

Saisir le document principal Lier le document principal à la table "clients" du fichier "clients 3.accdb" Effectuer la fusion à l'écran jusqu'à obtention de documents parfaits

NOTES

Créer une nouvelle source de données pointant vers la requête "clients français" du fichier "clients 4.accdb" Lier le fichier de connexion créé au document principal Effectuer la fusion à l'écran jusqu'à obtention de documents parfaits

NOTES

76

Ouvrir "lettre mailing 5 brut.doc" (fichier de données clients5.xlsx) Insérer les champ de fusion et la règle "si alors sinon" avec les conditions telles que ciaprès puis effectuer le publipostage

NOTES

78 Créer des étiquettes à partir du fichier "Données etiquettes" pour obtenir une présentation comme ci-après sur 2 colonnes

Créer des enveloppes au format 110-220 à partir du fichier "Données etiquettes" pour obtenir une présentation comme ci-dessus

NOTES

R茅aliser le formulaire ci-dessus avec les contr么les comme ci-dessus : Le tester

NOTES

Licence pdf personnelle unique

Pour des raisons de lisibilité, il est employé dans cet ouvrage les termes de Windows pour Microsoft ™ Windows ®, Word pour Microsoft ™ Word 2010 ®, Excel pour Microsoft ™ Excel 2010 ®, Access pour Microsoft ™ Access 2010 ®, Powerpoint pour Microsoft ™ Powerpoint 2010® , Outlook pour Microsoft ™ Outlook 2010®, Explorer pour Microsoft ™ Explorer ® .

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82 Dépôt légal 2ème Trim 2010 ISBN 978-2-916950-17-4

Ce support de cours est destiné à accompagner votre formation dans l'apprentissage de ce logiciel.

Il peut être utilisé en auto-formation mais il est le support idéal d'une formation menée par un formateur.

C'est un manuel d'apprentissage organisé sous forme de leçons, ou chaque brique de connaissance acquise est réutilisée dans les leçons suivantes et avec des exercices à réaliser pour bien mémoriser les actions.

Le fichier d’exercice est téléchargeable sur le site de l'éditeur où vous pourrez aussi éventuellement vérifier vos acquis grâce à des tests de connaissance en ligne.

Des emplacements sont prévus sur chaque page pour prendre des notes afin de bien se souvenir des recommandations de votre formateur.

Après votre formation, n'hésitez-pas à reprendre ce manuel et à refaire les exercices pour bien ancrer ce que vous avez appris dans votre esprit.

Existent aussi Windows 7, 1er niveau utilisation Excel 2010, 1er niveau utilisation Word 2010, 1er niveau utilisation Access 2010, 1er niveau utilisation Outlook 2010, 1er niveau utilisation Powerpoint 2010, 1er niveau utilisation Internet, WindowsLiveMail, IE9 Windows 7, 2èm niveau configuration Word 2010, 2ème niveau longs documents Excel 2010, 2ème niveau, Base de données, Tableaux croisés, tables, fonctions Excel 2010, 2ème niveau, Plan, liaisons, solveur, fonctions , macros Access 2010, 2ème niveau programmation Maintenance micro Réseaux versions spécifiques 2007 disponibles 129 rue du Maréchal Foch 14750 Saint Aubin sur Mer ios@ios.fr - www.ios.fr/