V. LA CREATION ET L’UTILISATION DU MODELE Le modèle présente un gain de temps appréciable pour la création de documents d'un type défini (courrier commerciaux, lettres de rappels, procédures…)
A A..
C CR RE EA ATTIIO ON ND D''U UN N FFIIC CH HIIE ER RM MO OD DE ELLE E
Le modèle est créé à partir d'un document existant. CREER UN MODELE : PROCEDURE
OBSERVER VOTRE TRAVAIL QUOTIDIEN ET REGROUPER LES DOCUMENTS QUE VOUS ETRES AMENES A FAIRE EN CATEGORIES POUR CHAQUE CATEGORIE, OUVRIR UN DOCUMENT TYPIQUE SERVANT DE BASE AU MODELE ENLEVER TOUT CE QUI EST PARTICULIER ET NE CONSERVER QUE CE QUI EST COMMUN AUX DOCUMENTS DE CE TYPE MENU FICHIER ENREGISTRER SOUS DANS LA BOITE A LISTE TYPE DU FICHIER, CHOISIR SAISIR LE NOM POUR VALIDER LE SUFFIXE .DOT ET LE CHEMIN D'ACCES SONT INDIQUES AUTOMATIQUEMENT A L'ENREGISTREMENT - PRECISER SIMPLEMENT L'ONGLET
INFORMATION
AV AN CE
Le fichier est sauvegardé avec le suffixe .dot. Le modèle met alors à la disposition des documents auxquels il est attaché du texte, des styles, des insertions automatiques et des barres d'outils Ce modèle sera alors proposé à toute création d'un nouveau document
INFORMATION
il est possible au moment de l'enregistrement de créer son propre onglet de modèles en cliquant sur
pour créer un nouveau dossier
AV AN CE
EXERCICE
OUVRIR "LETTRE1.DOC" SUPPRIMER LE DESTINATAIRE SUPPRIMER LE TEXTE A PARTIR DE "nous avons le plaisir" JUSQU'A "réception de la présente" ENREGISTRER LE DOCUMENT COMME MODELE SOUS LE NOM "COMMANDE ARRIVEE" DANS UN NOUVEL ONGLET APPELE " MES MODELES" FERMER LE MODELE CREER UN NOUVEAU DOCUMENT BASE SUR CE MODELE, LE RENSEIGNER D'UN TEXTE DE VOTRE CHOIX, L'ENREGISTRER SOUS LE NOM "ARRIVEE D'ARBRES FRUITIERS"
I O S département formation
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B B..
A ATTTTA AC CH HE ER RU UN NM MO OD DE ELLE E
Si aucun modèle n'a alors été indiqué à la création du document ou si vous désirez attacher un nouveau modèle, le sélectionner dans la boîte à liste. Le texte n'est alors pas modifié ; seule la présentation du texte et l'environnement de travail l'est. ATTACHER UN MODELE : PROCEDURE
MENU OUTILS MODELES ET COMPLEMENTS POUR SELECTIONNER LE MODELE
<OK> POUR VALIDER
Le chemin d'accès aux modèles est complexe : INFORMATION
CONSEIL
Il est quelquefois nécessaire de faire <CTRL> <BARRE ESPACE> pour que le texte prenne les nouvelles caractéristiques de présentation et <CTRL> <Q> pour que le texte adopte la nouvelle disposition remplace à chaque ouverture du document les caractéristiques des styles du documents par celles des styles du modèle attaché
AV AN CE
EXERCICE
DANS LE DOCUMENT PRECEDEMMENT CREE : "ARRIVEE D'ARBRES FRUITIERS" ATTACHER LE MODELE "LETTRE PROFESSIONNELLE FRANCE" REASSIGNER EVENTUELLEMENT LES CARACTERISTIQUES DES STYLES LIEES AU MODELE
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reproduction réservée
C C..
O OR RG GA AN NIIS SE ER RE EN NTTR RE EM MO OD DE ELLE ES SE ETT D DO OC CU UM ME EN NTTS S
Les styles, les insertions automatiques, les barres d'outils sont à priori liées à un document, et le cas échéant à un modèle de document ; il est intéressant de pouvoir les copier d'un document ou d'un modèle à l'autre plutôt que de les recréer de toutes pièces.
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MODIFIER UN STYLE DU MODELE A PARTIR DU DOCUMENT
Les styles peuvent être utilisés tels quels dans le documents ou modifiés selon de nouveaux besoins de mise en forme au sein du document. On pourra alors les intégrer au modèle si l’on veut rendre disponible leurs nouvelles caractéristiques disponibles dans les nouveaux documents basés sur ce modèle. MODIFIER UN STYLE DU MODELE : PROCEDURE
SELECTIONNER UN PARAGRAPHE MIS EN FORME MENU FORMAT DANS LE VOLET "STYLES ET MISE EN FORME"
<CLIC G> SUR ou <CLIC D> MODIFIER SUR LE STYLE A MODIFIER EFFECTUER LES MODIFICATIONS COCHER
(EN BAS A GAUCHE)
<OK> POUR VALIDER Si cette option n’est pas validée, le style (ou sa modification) ne reste disponible que dans le document ou l’opération à été effectuée INFORMATION
2 APPORTER DES STYLES DANS LE DOCUMENT A PARTIR DU MODELE Pour disposer d’un style contenu dans un modèle, il suffit d’attacher le modèle contenant le style voulu. AJOUTER UN STYLE AU MODELE : DANS LA BOITE DE DIALGOUE DE CREATION OU DE MODIFICATION DE STYLE PROCEDURE
COCHER
(EN BAS A GAUCHE)
<OK> POUR VALIDER
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3 ORGANISER ENTRE DOCUMENTS OU MODELES Cette possibilité permet de gagner un temps énorme dans l'organisation de son travail. ORGANISER LES STYLES: PROCEDURE
MENU OUTILS MODELES ET COMPLEMENTS SELECTIONNER LE TYPE D'INFORMATION A MANIPULER (STYLES, INSERTIONS, BARRES, MACROS) OUVRIR LES DOCUMENTS OU MODELES DESIRES DANS LA PARTIE GAUCHE ET DROITE DE LA BOITE
DE DIALOGUE COPIER, SUPPRIMER, RENOMMER SELON BESOINS <FERMER> POUR VALIDER
EXERCICE
EXERCICE
OUVRIR "LETTRE2.DOC" CREER UN MODELE APPELE "LETTRE ENVOI DE DEVIS" EN CREANT LES STYLES, LES INSERTIONS AUTOMATIQUES ET UNE BARRE D'OUTILS PERSONNALISEE PROPOSANT LES INSERTIONS NECESSAIRES ENREGISTRER LE MODELE DANS "MES MODELES" ET LE FERMER CREER UN NOUVEAU DOCUMENT BASE SUR CE MODELE, LE RENSEIGNER D'UN TEXTE DE VOTRE CHOIX, L'ENREGISTRER SOUS LE NOM "ENVOI DU DEVIS BERTRAND CREER UN NOUVEAU DOCUMENT BASE SUR LE MODELE "COMMANDE ARRIVEE" Y IMPORTER LES STYLES, INSERTIONS AUTOMATIQUES ET BARRE D'OUTIL DU MODELE "LETTRE ENVOI DE DEVIS" RENSEIGNER LE DOCUMENT ET L'ENREGISTRER
CREER UNE MACRO-COMMANDE AUTOMATISANT L'ACTION PRECEDENTE LA RENDRE EXERCICE
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reproduction réservée
LE MAILING Le mailing ou publipostage est une des fonctions les plus puissantes des traitements de texte modernes. Il consiste à créer automatiquement à partir d'un document type (lettre, étiquette...) et d'un fichier de données autant de documents personnalisés que nécessaire..
VI. LA LETTRE TYPE La lettre type résulte de la fusion entre un fichier de données (Word, Excel ,Access, extraction base centralisée...) et un document principal proche d'un document classique.(exemple : lettre.doc). Ces procédures sont aussi valables pour les télécopies en choisissant l'option adéquate dans la boite de dialogue principale.
PROCEDURE
PROCEDURE DE CREATION D'UN MAILING : UTILISER L'ASSISTANT FUSION ET PUBLISPOSTAGE ou SUIVRE LES ETAPES SUIVANTES nCREATION DU DOCUMENT PRINCIPAL oLIAISON AVEC LE FICHIER DE DONNEES pINSERTION DES CHAMPS DU FICHIER DE DONNEES DANS LE DOCUMENT PRINCIPAL qFUSION DES DEUX ABOUTISSANT AU MAILING.
C’est à partir du document principal que s'effectuent les opérations de fusion par la barre d’outils PUBLIPOSTAGE La barre d'outils "Fusion et Publipostage" s'affiche dans le document principal et permet de mener à bien les différentes étapes de ce processus.
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