Studijvedis
Biznesa vadības koledža
INFORMĀCIJA UN IETEIKUMI TĀLMĀCĪBAS STUDENTIEM
Vispārīga informācija Pirmā līmeņa augstākās profesionālās izglītības studiju programmas Biznesa vadības koledžā (BVK) tiek īstenotas, izmantojot tālmācības metodi. Tālmācība ir atzīta par lietderīgāko izglītības ieguves formu strādājošajiem tāpēc, ka: tā dod iespēju mācīties Jums vēlamajā vietā un laikā; tā ir Jūsu iespēja apvienot mācības arī ar tādu darbu, kas saistīts ar biežiem komandējumiem, ar darbu maiņās, ar darbu, kurā ir nenormēts darba laiks; tā ir iespēja kārtot eksāmenu vai ieskaiti jebkurā Jums piemērotā dienā un laikā; tā ir iespēja saņemt konsultācijas, izmantojot elektronisko pastu; studējošais katrā priekšmetā saņem īpaši veidotu izsmeļošu mācību grāmatu, kurā iekļauts viss studiju kursa saturs.
Studiju norise Tālmācības studiju būtiska sastāvdaļa ir patstāvīgās studijas jeb darbs ar tālmācības materiāliem (grāmatām), kurus BVK speciālisti ir sagatavojuši tieši Jūsu vajadzībām. Ikvienā grāmatā Jūs varat atrast: •
būtiskāko Jums nepieciešamo informāciju, kas strukturēta nodarbībās (tās atrodamas uz baltas krāsas lapām);
•
nodarbības kopsavilkumu, lai nostiprinātu iegūtās zināšanas;
•
terminu skaidrojošo vārdnīcu;
•
vingrinājumus un pašpārbaudes jautājumus;
•
uzdevumu un vingrinājumu atbildes;
•
papildliteratūras sarakstu padziļinātai kursa apguvei;
•
pašpārbaudes testus un kontroluzdevumus, kas palīdz kursa apguvē. 7
Studijvedis
Biznesa vadības koledža
Pievērsiet uzmanību apzīmējumiem (ideogrammām) kursa sākumā! Tie palīdzēs Jums apgūt kursa saturu. Studiju materiālā atradīsiet arī to kompetenču uzskaitījumu, ko Jūs iegūsiet vai attīstīsiet kursa apguves laikā. Strādājot ar tālmācības grāmatu, Jūs: lasāt tekstu; veicat uzdevumus; atbildat uz jautājumiem, kas atrodami šajā tekstā; uz lapas malām atzīmējat sev būtiskāko informāciju, dažādas piezīmes, radušos jautājumus u.tml.; izmantojot kopsavilkumu katras nodarbības beigās, apkopojat svarīgāko informāciju; lietojot terminu vārdnīcu, atkārtojat un aktualizējat būtiskākos terminus; veicat vingrinājumus, atbildat uz pašpārbaudes jautājumiem (to pareizās atbildes varat atrast nodarbības beigās), lai pārliecinātos par to, ka esat pilnībā izpratis/-usi un apguvis/-usi nodarbības saturu; lasāt piedāvāto papildliteratūru, ja vēlaties kursa saturu apgūt vēl dziļāk; ja vēlaties, veicat pašpārbaudes testu (pareizās atbildes dotas lapas otrā pusē) vai izpildāt kontroluzdevumu, kas palīdz Jums nodarbībā iegūtās teorētiskās zināšanas pielietot praktiski. 1. Katra studiju kursa ietvaros paredzētas arī praktiskās nodarbības klātienē. Tās: notiek vienu – divas reizes mēnesī; palīdz izprast teorētisko jautājumu atbilstību Jūsu individuālajai pieredzei, rosinot uz diskusijām, domu apmaiņu, kā arī dodot iespēju samērot savas zināšanas un prasmes ar citu grupas dalībnieku zināšanām un prasmēm; ļauj Jums apzināties sevi jaunā sociālā vidē, kas rosina domāt, pilnveidoties profesionāli un personīgi.
8
Studijvedis
Biznesa vadības koledža
2. Kursa apguves laikā Jūs kārtojat ieskaiti vai eksāmenu: tas notiek klātienē: katras klātienes nodarbības noslēgumā kopā ar grupu Jūs kārtojat ieskaiti/ eksāmenu; līdzdarbojoties atvieglojumus
klātienes
nodarbībās,
ieskaites/eksāmena
Jūs
saņemat
noteiktus
(mazāku
veicamo
kārtošanā
uzdevumu skaitu); ieskaiti/ eksāmenu varat kārtot arī individuāli Jūsu izvēlētajā laikā, iepriekš vienojoties ar Studiju atbalsta centru;
ieskaites/ eksāmena rezultātus Jums paziņo BVK Studiju atbalsta centra darbinieki (pa tālruni, ar vēstules vai e-pasta starpniecību).
3. Vienu reizi semestrī Jums ir iespēja saņemt arī attiecīgā kursa docētāja individuālas konsultācijas. Konsultāciju laiki ir atspoguļoti Jūsu studiju grafikā. Ja vēlaties saņemt individuālu konsultāciju, aicinām iepriekš pieteikties Studiju atbalsta centrā.
Studiju atbalsta sistēma Studiju atbalsts ir mērķtiecīgi radīta sistēma, kuras galvenais uzdevums ir palīdzēt Jums adaptēties tālmācības studiju vidē, sasniegt iecerētos rezultātus, iegūt kvalitatīvu augstāko izglītību. Pirms studiju uzsākšanas un studiju laikā Jums palīdz BVK Studiju atbalsta centra darbinieki (konsultanti), kuri kvalitatīvi sniedz atbildes uz jautājumiem, kas saistīti ar: •
tālmācības grāmatām (kur, kad un kādā veidā tās saņemt, kā ar tām pareizi strādāt, cik daudz laika jāpatērē optimāla rezultāta sasniegšanai);
•
kārtību, kādā notiek klātienes nodarbības un konsultācijas;
•
ieskaišu/ eksāmenu kārtošanu, vērtēšanas sistēmu un kārtību u.tml.
Studiju kursa saturu Jums palīdz apgūt koledžas mācību spēki. Nekautrējieties izmantot viņu palīdzību klātienes nodarbībās un konsultācijās!
9
Studijvedis
Biznesa vadības koledža
Studiju laikā Jūsu rīcībā ir BVK bibliotēka, kurā varat atrast literatūru vai noskatīties mācību videofilmas, kas nepieciešamas kursa dziļākai apguvei. BVK studējošā apliecība ļauj Jums izmantot arī citu bibliotēku pakalpojumus (skat. www.bvk.lv/biblioteka).
Kā vislabāk mācīties? Iesakām vienas nodarbības apgūšanai veltīt 90 minūtes dienā. Studijas vēlams organizēt šādi: •
izlasiet materiālu, uzrakstiet atbildes uz jautājumiem tekstā (uzdevumiem, kas apzīmēti ar , pareizās atbildes dotas nodarbības beigās);
•
lappušu malās atzīmējiet sev būtiskāko informāciju (izmantojiet šīs piezīmes praktiskajās nodarbībās klātienē vai individuālo konsultāciju laikā);
•
pievērsiet uzmanību konstatējumiem, kas izvietoti uz lapas malām, jo tajos vēlreiz akcentēta svarīgākā doma. Tos ērti izmantot, atkārtojot apgūto vai gatavojoties eksāmenam;
•
vēlreiz pārlasiet nodarbības saturu, pievērsiet uzmanību kopsavilkumam un terminu skaidrojumam;
•
atsauciet atmiņā iepriekš apgūto, atbildiet uz pašpārbaudes jautājumiem, salīdziniet savas atbildes ar kursa autora piedāvātajām atbildēm, kas atrodamas nodarbības beigās;
•
uzrakstiet pašpārbaudes testa vai kontroluzdevumu atbildes / risinājumus;
•
gatavojoties klātienes praktiskajām nodarbībām, iepazīstieties ar papildliteratūru, sistematizējiet savas zināšanas, sagatavojiet jautājumus diskusijām klātienes nodarbībās.
10
Biznesa vadības koledža
Studijvedis
Kā sagatavot pārbaudes darbu atbildes? Pašpārbaudes uzdevumi Nodarbību noslēgumā ir jautājumi un uzdevumi, kas domāti sevis pārbaudei. Iesakām atbildēt uz paškontroles jautājumiem un veikt paredzētos uzdevumus. Šie uzdevumi paredzēti tikai Jūsu prasmju pašvērtējumam. Par savas atbildes precizitāti varat pārliecināties katras nodarbības beigās, papildu informāciju varat gūt konsultācijās vai praktiskajās nodarbībās, uzdodot konkrētus jautājumus un pārrunājot radušos problēmu.
Pašpārbaudes testi Rūpīgi izlasiet testa jautājumus! Nesteidzieties! Izmantojiet šos jautājumus kā mācību plānu, kas palīdz pievērst uzmanību galvenajam nodarbībā! Vēlreiz pārlasiet studiju materiālu un pārliecinieties, vai visiem jautājumiem esat veltījis / -usi pietiekami daudz uzmanības. Mēģiniet formulēt savu atbildi! Pēc tam salīdziniet savu atbildi ar piedāvātajiem variantiem un atbilžu lapā atzīmējiet to, kurš visprecīzāk atspoguļo Jūsu domas! Salīdziniet savas atbildes ar pareizajām, kas dotas pēc testa!
Kontroluzdevumi Iesakām veikt arī kontroluzdevumus. Tie paredzēti, lai Jūs pievērstu uzmanību svarīgākajai informācijai tekstā un apgūtās teorijas praktiskam pielietojumam.
11
Studijvedis
Biznesa vadības koledža
Ieskaites un eksāmeni Ieskaites un eksāmeni BVK tiek kārtoti klātienē. Studiju kursos, kuru apjoms ir 2 kredītpunkti, ir viens pārbaudījums – diferencētā ieskaite. Studiju kursos, kuru apjoms ir 4 kredītpunkti, ir divi pārbaudījumi: diferencētā ieskaite un eksāmens. Informāciju par to, kā tiek organizēta ieskaite vai eksāmens, Jūs varat atrast grāmatas pēdējā lappusē. Ieskaites/ eksāmeni tiek kārtoti klātienes nodarbības laikā. Tos Jūs kārtojat kopā ar savu grupu, saņemot atvieglojumus (mazāku uzdevumu skaitu). Ir pieļaujama arī individuāla ieskaišu/ eksāmenu kārtošana, kas iepriekš jāsaskaņo ar konsultantiem (BVK Studiju atbalsta centra tālrunis ir 67803261).
Atcerieties, ka ieskaite/eksāmens jānokārto tajā semestrī, kad apgūts attiecīgais studiju kurss!
Vēlam sekmes studijās!
12
Apzīmējumi
Biznesa vadības koledža
APZĪMĒJUMI
!
svarīgi iegaumēt
?
vērts padomāt
uzdevumi, uz kuriem atbildes atradīsiet nodaļā “Uzdevumu atbildes”
Σ
nodarbības kopsavilkums
terminu skaidrojošā vārdnīca
vingrinājumi, uzdevumi un pašpārbaudes jautājumi
uzdevumu atbildes
ieteicamā literatūra
tests
13
Apzīmējumi
14
Biznesa vadības koledža
Biznesa vadības koledža
1. nodarbība
PĀRSKATS PAR PROJEKTU VADĪŠANU 1. Projekta jēdziens ...................................................................................... 21 2. Kas ir projekta vadīšana? ......................................................................... 23 3. Cilvēciskais faktors projekta vadīšanā .................................................... 25 4. Projekta vadīšanas fāzes .......................................................................... 28 5. Projekta vadīšanas sistēma ...................................................................... 30 Kopsavilkums .............................................................................................. 37 Terminu skaidrojošā vārdnīca ..................................................................... 39 Vingrinājumi un pašpārbaudes jautājumi .................................................... 41 Uzdevumu atbildes ...................................................................................... 43 Ieteicamā literatūra ...................................................................................... 45 Tests ............................................................................................................. 47
Šajā nodarbībā Jūs iegūsiet zināšanas, kas palīdzēs: • izprast jēdzienu „projekts” un konstatēt atšķirību no citiem darba veidiem uzņēmumā; • uzzināt, kas ir projekta spriedzes trīsstūris; • gūt priekšstatu par projekta dalīšanu fāzēs; • iepazīties ar projekta vadīšanas sistēmas elementiem.
PROJEKTU SAGATAVOŠANA UN VADĪŠANA
19
1. nodarbība
20
Biznesa vadības koledža
PROJEKTU SAGATAVOŠANA UN VADĪŠANA
Biznesa vadības koledža
1. nodarbība
1. PROJEKTA JĒDZIENS Projekts ir darbs, kas tiek darīts vienu reizi. Pamēģiniet formulēt atšķirību starp projekta vadīšanu un vadīšanu vispār! Vai tas ir viens un tas pats? .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... ..........................................................................................................................
! ?
Protams, ka nē. Projekts tiek īstenots tikai vienu reizi, turpretī vairums darbu turpinās un atkārtojas, un vienreizēju darbu vadīšana atšķiras no regulāru darbu vadīšanas. Jāņem vērā, ka cilvēki, kas strādā pie projekta, var tikt nozīmēti citā darbā, tiklīdz projekts ir beidzies. Tātad tā ir pagaidu komanda. Bieži vien komandas locekļi projekta vadītājam par darbu izpildi neziņo regulāri: tas nozīmē, ka viņi nav tieši pakļauti projekta vadītājam. Tā ir situācija, kurā veidojas komunikācijas problēmas, un rezultātā projekta izpilde var tikt apdraudēta. Daži speciālisti projektu formulē kā problēmu ar plānotu risinājumu. No šī formulējuma var secināt, ka projekta mērķis ir problēmas risināšana un ka atbilstošs problēmas formulējuma trūkums ir kļūda, kas bieži vien sagādā nepatikšanas. Kad Jūs sakāt projekta komandas dalībniekiem, ka vēlaties sākt projektu ar problēmas izklāstu, viņi parasti atbild: “Nav nepieciešams to darīt. Mēs visi zinām. Kāda ir problēma?”
Bieži vien projektu formulē kā problēmu ar plānotu risinājumu.
Projektu raksturīga īpatnība ir tā, ka tie aptver vairākas biznesa jomas. Tādējādi, lai izpildītu projektā noteiktos uzdevumus, nepieciešama dažādu nozaru speciālistu saskaņota darbība. Projekti atšķiras gan satura, gan mērķa ziņā, taču tiem ir kopīgas iezīmes: • inovācijas jeb jaunievedumi; • iepriekš formulēts mērķis; • ierobežojums laikā; • ierobežoti finanšu, materiālie un personāla resursi; • neatkārtojamība; • kompleksitāte un dinamiskums; • pabeigtība; • specifiska projekta organizācijas forma; • risks. Projektu vadīšana kā organizatoriska metode ir radusies no vajadzības plānot, koordinēt, vadīt un kontrolēt dažādas savstarpēji saistītas darbības. Ar jēdzienu „projekts” apzīmē jebkuru jaunu un unikālu nodomu, kuram ir definēts sākums un beigas un kura iepriekš izvirzīto mērķi sasniedz, realizējot atsevišķas, bet tajā pašā laikā savstarpēji saistītas un vienu no PROJEKTU SAGATAVOŠANA UN VADĪŠANA
21
1. nodarbība
Biznesa vadības koledža
otras atkarīgas norises, izmantojot to īstenošanai dažādus ražošanas faktorus.
22
PROJEKTU SAGATAVOŠANA UN VADĪŠANA
Biznesa vadības koledža
1. nodarbība
Projektu piemēri: • jaunu produktu izstrādāšana (medikamenti, sadzīves ķīmija); • jaunu mašīnu vai iekārtu konstruēšana (jauna auto marka); • jaunu ēku, tiltu un autoceļu celtniecība; • organizatorisko pārveidojumu koncepciju izstrāde un ieviešana (kvalitātes vadīšanas sistēmas ieviešana, pārstrukturizācija, jaunas mārketinga koncepcijas ieviešana); • jaunu pakalpojumu koncepcijas izstrāde un ieviešana (jauns bankas pakalpojums klientam); • informācijas sistēmas koncepcijas izstrāde un ieviešana iestādē vai uzņēmumā.
?
Lūdzu, uzrakstiet trīs projektu piemērus! .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... Brīvais tirgus un pieaugošā konkurence jaunajos apstākļos, Latvijai kļūstot par pilntiesīgu Eiropas Savienības dalībvalsti, projektiem un to vadītājiem izvirza jaunas problēmas un īpaši augstas prasības. Lai palīdzētu projekta komandai, projekta vadītājam jāpiedāvā problēmas formulējums. Vēlamais mērķis nav problēma pati par sevi. Problēmas būtība ir apstāklī, ka eksistē šķērslis, kas liedz vienkāršā ceļā šo plaisu likvidēt (sasniegt savu mērķi). Problēmas risinājums ir atrast ceļu, kā pārvarēt vai apiet šķēršļus.
Lai noskaidrotu projekta formulējumu, atbildiet, lūdzu, uz šādiem jautājumiem: Kāds ir vēlamais Jūsu iedomātā projekta rezultāts? .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... Kas kavē tā sasniegšanu? .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... Kā zināsiet, kad esat sasniedzis vēlamo rezultātu? .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... PROJEKTU SAGATAVOŠANA UN VADĪŠANA
23
1. nodarbība
Biznesa vadības koledža
2. KAS IR PROJEKTA VADĪŠANA? Projekta vadība ir projekta pasākumu plānošana, darbu grafika izveidošana un uzraudzība, lai sasniegtu projekta mērķus.
!
Galvenie mērķi, kas jāsasniedz, veicot projektu, ir: projekta izpildes kvalitātes nodrošināšana, iekļaušanās iedalītajos resursos un termiņu ievērošana. Lai gan projekta apjomam vajadzētu saglabāties nemainīgam visā darba gaitā, tas notiek reti. Vairumā gadījumu darba apjoms palielinās iepriekš vērā neņemtu apstākļu, neparedzētu sarežģījumu vai neprecīzi formulētas problēmas dēļ. Visierastākais iemesls apjoma maiņai ir tas, ka kaut kas nav ticis ņemts vērā, piemēram, klimatiskie apstākļi vai papildu laiks, kas nepieciešams projekta personāla apmācībai. Kāda ir Jūsu personīgā pieredze? Vai projekti var mainīties to izpildes laikā? Kāpēc? .......................................................................................................................... ..........................................................................................................................
Projekt darba g jābū nemainī
?
Parasti darba apjoms palielinās. Projekta apjoms samazinās vienīgi tad, ja tiek samazināti resursi un kāds no iepriekš plānotajiem darbiem tiek atlikts. Apjoma maiņa mēdz būt neliela un pieaugoša; tādā gadījumā cieš projekta budžets vai grafiks, kas ir uzskatāms par vienu no izplatītākajiem projektu neveiksmes iemesliem. Galvenās darbības, kas nosaka projekta iznākumu, ir: • projekta uzraudzība jeb darāmā darba kvalitātes kontrole; • projekta izmaksas jeb veicamo darbu izmaksu aprēķins, kas tieši saistīts ar piesaistītajiem cilvēku un materiālajiem resursiem; • projekta izpildes laiks jeb grafiks, kas jāievēro; • projekta realizācija jeb izpildāmā darba apjoms. Projekta vadītājam būtu jāpaziņo partneriem (projekta interesentiem) par plānoto noviržu ietekmi uz projektu, lai varētu izlemt par iespējamajām izmaiņām. Ja klientam paziņo, ka nepieciešamās izmaiņas par 20% palielinās projekta izmaksas, klients no šīm izmaiņām var atteikties. Taču, ja to ietekme nav skaidri raksturota, viņš var piekrist izmaiņām, domājot, ka izmaksas krasi nepalielināsies, un darba beigās viņš būs nepatīkami pārsteigts, saskaroties ar patieso rezultātu. Kā Jūs domājat, kas ir atbildīgs par projekta interesentu informēšanu attiecībā uz tām izmaiņām, kas radušās projekta veikšanas gaitā? .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... 24
PROJEKTU SAGATAVOŠANA UN VADĪŠANA
Projek vadītājam partneriem izmaiņ iespējam rezultāt
?
1. nodarbība
Biznesa vadības koledža
Projekta vadītājs ir atbildīgs par to, lai visi partneri un projekta interesenti būtu informēti par veicamo izmaiņu ietekmi, pasargājot viņus no pārsteigumiem projekta noslēgumā, kā arī aizsargājot pašu projekta vadītāju no vērtējuma, kas balstīts uz sākotnējiem, nevis mainītajiem projekta mērķiem. Uzņēmumi reizēm par vissvarīgāko uzskata projekta kvalitāti. Tās sasniegšanai tie piekrīt izdot vairāk līdzekļu un pat pārsniegt projekta izpildes termiņus.
ktā parasti iesaistīti ažādu ūrvienību ciālisti.
Lūdzu, uzrakstiet, kādi ir projektu raksturojošie kritēriji? .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... Kvalitātes, izmaksu un laika attiecību raksturo projekta spriedzes trīsstūris (sk. 1.1.attēlu). Kvalitāte
Resursi Laiks
Izmaksas
1.1. attēls. Projekta spriedzes trīsstūris.
Projekta darbs atšķiras no ikdienas ierastā darba arī ar citādu uzņēmuma iekšējās informācijas apriti. Projektā parasti tiek iesaistīti dažādu struktūrvienību speciālisti un savstarpējai – horizontālai informācijas apmaiņai – starp nodaļām bieži ir izšķirīga loma. Projekta vadītājam ir būtiska informācijas starpnieka loma. Daži vadītāji uzskata: ja projektā iesaistīts pietiekami daudz cilvēku, tas var tikt pabeigts jebkurā vēlamajā laikā. Tas ir nepareizs uzskats un ir iemesls daudzu projektu neveiksmei.
PROJEKTU SAGATAVOŠANA UN VADĪŠANA
25
1. nodarbība
Biznesa vadības koledža
3. CILVĒCISKAIS FAKTORS PROJEKTA VADĪŠANĀ Projekta veiksmi nosaka daudzi faktori, piemēram, cik labi tas saplānots, vai problēma bijusi pareizi formulēta, vai termiņš bijis reāls. Speciālisti atzīst, ka ir apmēram desmit projekta neveiksmes cēloņi, piemēram, neveiksmīgi nokomplektēta projekta komanda vai izvēlēts nepareizs mērķis.
?
Pamēģiniet uzskaitīt veiksmīga projekta cēloņus! Uzrakstiet tos! .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... Viens no galvenajiem faktoriem ir „īstie” darbam piesaistītie cilvēki un atbilstoša, piemērota viņu vadīšana. Pievērsiet uzmanību diviem elementiem: pareizie cilvēki un atbilstoša viņu vadīšana. Abi šie nosacījumi bieži vien netiek ievēroti.
Veiksmīgu p vadīšanu s „īstie cilvēki atbilstoša va
Daudzās organizācijās cilvēki tiek izraudzīti projektiem tāpēc, ka viņi nav nodarbināti, nevis tāpēc, ka tie projektam būtu piemērotākie speciālisti. Jebkurš vadītājs varētu Jums pateikt, ka personāla piesaistīšana vienmēr jāveic, izvērtējot darba raksturu un pēc tam izraugoties indivīdu, kurš vislabāk veiktu konkrēto darbu.
Projek specifik vieno resurs
Projektu specifikas iezīme ir vienoti resursi. Tas nozīmē, ka vieni un tie paši darbinieki strādā visos projektos, tādējādi, kad jāuzsāk projekts, tiek izraudzīts tas, kurš ir brīvs. Faktiski, nobīdot kādu personu no projekta un nozīmējot to citā tāpēc, ka tas ir „īstais cilvēks” jaunajam darbam, tiek sagrauts pirmais projekts, un tas nekādā ziņā nav vēlams. „Nepareizā cilvēka” izraudzīšana projektam tikai tāpēc, ka viņš ir pieejams, šķiet vēl lielākas muļķības. No vienas puses, tas rada ilūziju, ka projektā darbojas atbilstošais personāls vienkārši tāpēc, ka cilvēki tiek nodarbināti. Galvenā projektu vadītāju problēma, iespējams, ir resursu sadalījums. Jāuzsver, ka mūsdienās organizācijas nereti strādā pēc pieticības principa, t.i., tās cenšas padarīt tikpat daudz, cik pirms štatu samazināšanas, izlīdzināšanas vai arī uzsverot, cik nožēlojami maz ir personāla, lai paveiktu nepieciešamo darbu. Šī problēma ir ļoti aktuāla, taču līdz brīdim, kamēr tā tiks pamanīta un risināta, projekti turpinās pārsniegt atvēlēto budžetu, kavēt termiņus un ciest zemas kvalitātes dēļ. Turklāt pieejamās plānošanas programmas, kas tiek izmantotas resursu noteikšanai, neietver jautājumu, vai darbam ir izvēlēts īstais cilvēks. Tas ir projekta vadītāja ziņā.
26
Projekt vadītājiem uzmanīb jāpievēr atbilstoša resursu sadalījum
PROJEKTU SAGATAVOŠANA UN VADĪŠANA
Biznesa vadības koledža
1. nodarbība
Kādas prasības laikrakstu sludinājumos tiek izvirzītas projektu vadītājiem? Kāpēc? .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... Kā Jūs domājat, kādas prasmes un iemaņas nepieciešamas projekta vadītājam? .......................................................................................................................... ..........................................................................................................................
?
eiksmīgu ekta izpildi mē cilvēku adīšana.
Veiksmīgu projekta izpildi sekmē arī atbilstoša cilvēku vadīšana. Diemžēl bieži vien cilvēki tiek izraudzīti par projektu vadītājiem viņu tehnisko zināšanu dēļ, taču viņi netiek apmācīti vadīšanā. Šķiet, ka Latvijā šis uzskats ir dominējošais - jebkurš, kas ir labs tehniskā darbā, var vadīt. Ja šis viedoklis ir pareizs, rodas jautājums, kāpēc mums vispār ir bakalaura un maģistra programmas uzņēmējdarbības vadīšanā? Apmācītu vadītāju trūkums ir viens no galvenajiem uzņēmējdarbības trūkumiem Latvijā. Šī problēma īpaši izplatīta projektu vadībā. Šķiet, ka pastāv atgriezeniskā saite starp tehnisko izpildījumu un vadīšanu. Ir gadījumi, ka cilvēki ar tehnisku izglītību bieži vien ir vāji vadītāji. „Tehniskie cilvēki” pārsvarā ir orientēti uz lietām, nevis uz cilvēkiem. Viņiem ir tendence būt intravertiem, kas nozīmē, ka viņi ir orientēti uz savu iekšējo uzskatu un ideju pasauli, nevis uz ārējo pasauli. Tātad viņi bieži vien izturas pret cilvēkiem tieši tāpat, kā izturētos pret lietām, žēlodamies, ka cilvēki nav loģiski, racionāli un pakļauti matemātiskai analīzei. Daži vadītāji joprojām atbalsta autoritāru vadīšanas stilu, viņu viedoklis saskan ar pazīstamā amerikāņu zinātnieka Duglasa Makgregora tradicionālo X teorijas pārliecību, kas uzskata cilvēkus par nemotivētiem (vai motivētiem tikai ar naudu), neuzticamiem un nespējīgiem patstāvīgi domāt un veikt ieguldījumu; cilvēki tiek uzskatīti par ganāmpulku, kam nepieciešama galvenā govs, kas tos vadītu. Šādiem uzskatiem ir tendence būt pašapliecinošiem. Vadītājs izturas tā, it kā cilvēki būtu neuzticami, bet pēc tam konstatē, ka viņi tādi nepavisam nav. Vadītājam neienāk prātā, ka viņa vadīšanas stils ir tas, kas nosaka darbinieku reakciju. Tieši tāpēc, ka viņš uzskata, ka paša darbinieki liks viņam vilties, viņš nekad neriskē viņiem uzticēties, kas savukārt ļautu viņam pārliecināties, ka darbinieki strādātu samērā labi, ja vien viņiem tiktu dota šāda iespēja.
?
Ar kādiem vadīšanas stiliem Jūs esat saskārušies? .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... PROJEKTU SAGATAVOŠANA UN VADĪŠANA
27
1. nodarbība
Biznesa vadības koledža
Efektīvas organizācijas darbinieki zina, kam viņi ir padoti un kādi ir viņu pienākumi. Projekta sekmīgai norisei ir svarīgi, kāda ir informācijas plūsma uzņēmumā un kāda ir darbinieku motivācijas sistēma. Galvenais šķērslis projekta sekmīgai realizācijai ir slikti informēti un nemotivēti darbinieki.
Projek realizāc sekmē l informēt motivē darbinie
Katram uzņēmumam ir sava sistēma, kā organizēt darbu un procesu vadīšanu, un nav iespējams apgalvot, ka viena uzņēmuma struktūra ir labāka par citu. Piemēram: Līnijveida (komandas) organizācijā ir skaidras un noteiktas padoto attiecības. Katrs darbinieks atbild par konkrētu, darba līgumā noteiktu darba posmu. Komandas veida organizācija „tīrā” veidā neeksistē, jo vismaz nodaļu vadītāju līmenī notiek sadarbība. Šādā organizācijā ir grūti organizēt projektus, kas aptver vairāku struktūrvienību darbību. Ja vienas struktūrvienības priekšnieks sāk komandēt visus pārējos, var rasties konflikti starp nodaļām.
?
Padomāsim, kā šādā situācijā organizēt darbu pie projekta? .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... Lai projekta gaitā izvairītos no kļūdām un kavējumiem, ļoti būtiska ir nodaļu savstarpēja komunikācija. Ir radusies vajadzība radīt jaunu darba vietu – projekta vadītāju. Kā rāda pieredze, pareiza projekta vadītāja izvēle ir būtiska, jo rezultāts var ietekmēt gan sekmīgu projekta īstenošanu, gan arī tā izgāšanos. Projekta vadītāja galvenais uzdevums ir sadarbības veicināšana un koordinācija, lai projekts tiktu novadīts līdz plānotajam rezultātam. Projektu vadīšanas praksē var izdalīt divas galvenās darba organizācijas formas: projektorientēta un funkcionāli orientēta. Projektorientēta darba organizācijas forma – pasākumam ir jauna, atsevišķa organizatoriskā struktūra, kas darbojas paralēli uzņēmuma hierarhiskajai struktūrai. Šī struktūra pastāv tikai uz projekta laiku – struktūras vadībā tiek nozīmēts projektu vadītājs. Šīs organizācijas formas galvenās pazīmes ir: • darbs komandā; • elastīga pieeja darbam; • ātra, elastīga reakcija uz situācijas izmaiņām uzņēmumā, firmā un ārpus tās; • struktūra pastāv tikai uz projekta laiku. 28
Galvenās organizācijas projektu vad praksē projektorien funkcionāli o organizā
PROJEKTU SAGATAVOŠANA UN VADĪŠANA
1. nodarbība
Biznesa vadības koledža
Problēma = Projekts
Speciālisti, kas savu darbību virza tikai šīs problēmas risināšanai
1.2. attēls. Projektorientēta darba organizācijas forma.
Funkcionāli orientēto, hierarhisko darba organizāciju raksturo struktūrvienību hierarhiskā pakļautība ar vertikālām saitēm vairākos līmeņos. Pastāv precīzi noteiktas priekšnieka un padoto attiecības. Šo darba organizācijas formu lieto, risinot uzdevumus ar regulāru raksturu un iepriekš zināmu izpildes kārtību. Projekta vadīšana šādā gadījumā parasti ir papildu uzdevums blakus esošajiem pienākumiem. Kā Jūs domājat, kāda darba organizācijas forma ir piemērotāka projekta realizēšanai uzņēmumā? Pamatojiet, kāpēc! .......................................................................................................................... ..........................................................................................................................
Atrisinājums
Problēma
?
1.3. attēls. Funkcionāli orientēta darba organizācijas forma.
4. PROJEKTA VADĪŠANAS FĀZES Projekta sadalīšanas fāzēs mērķis ir sākotnējās idejas strukturēšana, kas nodrošina tās realizēšanu. Tas savukārt nozīmē prasību un termiņu noteikšanu.
?
Kādās fāzēs Jūs dalītu kādu savu projektu? Kāpēc? .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... Projekta vadīšanas fāzes (sk. 1.4. attēlu) ir vienkārši formulējamas, taču to izpilde var būt komplicēta.
PROJEKTU SAGATAVOŠANA UN VADĪŠANA
29
1. nodarbība
Biznesa vadības koledža
Formulēt problēmu, t. i., to inicializēt Izstrādāt risinājuma iespējas
Projek Proj vadīšan vadīš vairāki vairākip
Plānot projektu Kas jāizdara? Kas to darīs? Kā tas tiks darīts? Kad tas jāpadara? Cik tas maksās? Kas nepieciešams, lai to izdarītu? Izpildīt plānu
Uzraudzīt & vadīt attīstību Vai ir sasniegts mērķis? Ja nav, kas jādara? Vai nepieciešams mainīt plānu? Projekta noslēgums Kas tika paveikts labi? Ko vajadzētu uzlabot? Kādas atziņas gūtas? 1.4. attēls. Projekta vadīšanas fāzes.
1. Problēmas inicializācija – precizēt problēmu, kuru paredzēts risināt konkrētajā projektā. Tas palīdz iztēloties vēlamo rezultātu. Kas būs citādi? Ko redzēsiet, dzirdēsiet, izgaršosiet, sajutīsiet vai saodīsiet? (Lieciet lietā maņu izjūtas, ja nav iespējams noteikt daudzumu.) Kāda klienta vajadzība tiek apmierināta, realizējot projektu? 2. Risinājuma priekšizpēte un koncepciju izstrādāšana. Šis posms raksturo, cik dažādi ceļi iespējami problēmas risināšanā. Izstrādājiet alternatīvas risinājuma idejas (viens pats vai arī grupā)! Kuras alternatīvas, Jūsuprāt, piedāvā vislabāko problēmas risinājumu? Tas būs lētāk vai dārgāk salīdzinājumā ar citām iespējām? Tās pilnībā vai daļēji atrisinās problēmu? .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... 3. Projekta plānošana. Plānošana – tas nozīmē atbildēt uz šādiem jautājumiem: kas jāizdara, kas to darīs, par cik, kā, kad utt. Protams, ka šo jautājumu atbildēšanai bieži vien nepieciešams „maģiskais kristāls”, iztēle, uzdrošināšanās, pieredze, risks, bez maz vai gaišredzība. Šīs fāzes plašāk tiks raksturotas 2.–4. nodarbībā. 4. Plāna realizācija. Tiklīdz plāns ir gatavs, tas jāievieš. Interesanti, ka dažkārt cilvēki pieliek milzīgas pūles, plānu veidojot, taču pēc tam šim plānam neseko. Ja darbībā nerīkojās pēc plāna, tad plānošanai nav lielas jēgas.
30
PROJEKTU SAGATAVOŠANA UN VADĪŠANA
?
Biznesa vadības koledža
1. nodarbība
5. Uzraudzīšana un attīstības vadīšana. Plāni tiek izstrādāti, lai veiksmīgi tiktu sasniegts rezultāts. Ja darbība netiek uzraudzīta, nav nekādas pārliecības, ka vēlamais rezultāts tiks sasniegts. Tas būtu tas pats, kas galapunkta sasniegšanai lietot ceļu karti, ignorējot ceļa zīmes. Protams, ja tiek pamanīta novirze no plāna, jāzina, kas jādara, lai tiktu atpakaļ uz pareizā ceļa, vai arī, ja tas šķiet neiespējami, – kā jāmaina plāns, lai tas atbilstu jaunajai situācijai. 6. Projekta noslēgums. Līdzko sasniegts mērķis, projekts ir pabeigts, bet jāveic vēl pēdējais posms. Daži to dēvē par auditu, citi – par analīzi. Lai kā arī sauktu šo procesu, tā nolūks ir iemācīties kaut ko no tā, kas ir tikko padarīts. Projekta noslēguma fāzē jāatrod atbilde uz jautājumiem: Kas tika paveikts labi? Ko vajadzētu uzlabot? Kas vēl ir apgūts? Mēs vienmēr varam pilnveidoties, ņemot par pamatu pašu paveikto. Taču jautājums: “Ko izdarījām nepareizi?” cilvēkus visdrīzāk nostādīs aizsargpozīcijā, tātad jāakcentē pilnveidošanās, nevis vainas meklēšana.
5. PROJEKTA VADĪŠANAS SISTĒMA Veiksmīgai projekta vadīšanai nepieciešama sistēma. Pilnā projekta vadības sistēmā ietilpst septiņi elementi, kas atspoguļoti 1.5. attēlā. Ja kāds no elementiem nav savā vietā vai nepilda tam paredzēto funkciju, projekta vadīšanā paredzamas grūtības. Katrs elements tiek dēvēts par apakšsistēmu, jo tas ir daļa no kopējās sistēmas. Projektu vadīšanas sistēmas elementu piramīdas pamatā ir cilvēki jeb cilvēku apakšsistēma, tādējādi apliecinot, ka visas pārējās apakšsistēmas ir atkarīgas no šā komponenta. Lai nodrošinātu projekta rezultativitāti, projekta vadītājam jāpārzina visas apakšsistēmas daļas. Tajā ietilpst: • vadība – projekta vadīšanas prasmes; • sarunas ar projekta interesentiem; • komandas veidošana; • motivācija; • saskarsme; • lēmumu pieņemšana.
adītāja tiskākās asmes ir nikativitāte ja ietekmēt.
Jāuzsver, ka vajadzīgās zināšanas vadīšanā var iegūt un papildināt, mācoties un praktizējot.
PROJEKTU SAGATAVOŠANA UN VADĪŠANA
31
1. nodarbība
Biznesa vadības koledža
Arī sarunu prasme ir projektu vadītājam nepieciešams zināšanu kopums. Spēja diskutēt ar projekta interesentiem par līguma termiņiem dažkārt ir nepieciešama, un gandrīz vienmēr aktuāls ir līdzekļu trūkuma jautājums.
32
PROJEKTU SAGATAVOŠANA UN VADĪŠANA
1. nodarbība
Biznesa vadības koledža
Pārbaudiet darbību Salīdziniet ar plānu Izdariet labojumus Pārbaudiet paveikto KONTROLE
Definējiet projektu Izvēlieties stratēģiju Saplānojiet darbu PLĀNOŠANA
CAD Modelēšana Grafika sastādīšana METODES
Vēsture Šodiena: (izmaksas, attīstība, kvalitāte) INFORMĀCIJA
Vērtības Pārliecība Attieksme Uzvedība Tradīcijas KULTŪRA
Vara Atbildība Pakļautība ORGANIZĀCIJA
Motivācija Vadība Saskarsme
Sarunas Komandas veidošana Lēmumu pieņemšana CILVĒKI
1.5. attēls. Projekta vadības sistēmas elementi.
Spēja ietekmēt citus un spēja sarunāties ir tās divas īpašības, kas atšķir efektīvus projektu vadītājus no neefektīviem vai arī viduvējiem. Kā Jūs domājat, vai darbinieku grupu pārvērst par komandu ir viegli? Kurā darba posmā rodas komanda? Kas to nosaka? Lūdzu, pamatojiet savu viedokli! .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... Būtisks ir jautājums, kā darba grupu pārvērst par komandu. Komandas nerodas spontāni – tās tiek veidotas! It īpaši tas ir attiecināms uz gadījumiem, kad komandā cilvēki tiek izraudzīti uz projekta laiku, taču turpina būt pakļauti paši saviem vadītājiem. Viņi ir lojālāki pret saviem vadītājiem nekā pret projektu, un, ja vēlaties panākt, lai viņi sniedz ieguldījumu un atbalstu projektam, Jums jāzina, kā viņus ietekmēt un iesaistīt komandā.
PROJEKTU SAGATAVOŠANA UN VADĪŠANA
?
Grupas darbu jāvērš komandas darbā!
33
1. nodarbība
Darbā svarīga ir motivācija.
Biznesa vadības koledža
Kaut arī vadītāji nevar nodrošināt savas komandas locekļus ar motivāciju, viņiem jāzina, kā veidot tādus darba apstākļus, kas cilvēkos radītu motivāciju. Iespējams, ka vēl svarīgāk ir tas, ka viņiem jāizvairās no personas motivācijas graušanas. Personāla vadīšanas konsultāciju firmu speciālisti novērojuši, ka daudzām organizācijām ir problēmas nevis ar nemotivētiem darbiniekiem, bet ar faktu, ka tie ar savu darbību vai darba vidi faktiski iznīcina motivāciju. Piemēram: Kāds projekta vadītājs Indijā pastāstīja par ceļa būvēšanas projektu. Darba apstākļi bija briesmīgi. Temperatūra parasti bija virs + 40° C ēnā, slikts ēdiens un ļoti zems morāles līmenis. Stāvokli vēl vairāk sarežģīja fakts, ka naktis projekta vadītājs un viņa tuvākie palīgi pavadīja komfortablā viesnīcā. Projekts nokļuva lielās grūtībās, un projekta vadītājs nolēma pārcelties uz darbu objektu. Drīz vien uzlabojās gan darba apstākļi, gan pārtikas kvalitāte. Rezultātā mainījās morālais klimats, un projekts sāka ritēt raiti un projekta vadītājam vairs nebija problēmu ardarbinieku motivāciju.
!
Atbildīgs par veiksmīgu saskarsmi ir tas, kurš uzrunā, nevis tas, kurš tiek uzrunāts. Šaubos, vai pasaulē ir organizācija, kurai nebūtu saskarsmes problēmu. Tie, kuri mēģina apgalvot pretējo, visbiežāk vienkārši neklausās. Padomājiet, cik reižu esat devis cilvēkiem norādījumus un pēc tam atklājis, ka viņi dara pavisam ko citu? Cik reižu viņi Jums teikuši, ka dara to, ko Jūs esat licis, bet Jūs sakāt, ka viņi ir pārpratuši? Nevarat saskaitīt?
?
Vai Jums ir bijuši negatīvi saskarsmes piemēri? Kāpēc? .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... Jāuzsver, ka cilvēka rīcību nosaka tas, kā viņš interpretē Jūsu teikto, un, ja viņš saprot to nepareizi, Jums būs jāpanāk, lai viņš darbu dara atkārtoti. Tātad vislabāk ir panākt pareizu izpratni jau pašā sākumā. Saskarsmes jēga ir atbilde, kas tai seko. Ja neprotat veiksmīgi iepazīstināt ar savu projektu, Jums nepieciešams uzlabot komunikācijas iemaņas. Jūs varat vadīt pasaules visveiksmīgāko projektu, bet, ja neprotat šo informāciju pasniegt citiem, tam nav nekādas nozīmes. Jūs vērtēs pēc tā, ko citi uzskata par patiesību, nevis pēc reālajiem faktiem. Arī lēmumu pieņemšana ir prasme, kura nepieciešama, lai Jūs būtu efektīvs projektu vadītājs. Ar to tiek domāta ne tikai individuālo lēmumu pieņemšana, bet prasme noteikt, kad lēmumu vislabāk pieņemt grupā un kad – individuāli. Līdz šim brīdim visus lēmumus vadītāji pieņēma autokrātiski.
34
PROJEKTU SAGATAVOŠANA UN VADĪŠANA
Biznesa vadības koledža
1. nodarbība
Mūsdienu pasaulē tiek runāts par komandas vadību un kopīgi pieņemtajiem vienprātīgajiem lēmumiem; dažos gadījumos visus lēmumus pieņem komanda kopīgi. Ir brīži, kad vienprātība ir obligāta, bet reizēm tas tā nav, un projekta vadītājam jāzina, kurā brīdī un kāds lēmumu pieņemšanas princips ir visatbilstošākais. Nākamie pēc svarīguma projekta vadīšanas elementu piramīdā ir metodes un kultūra. Metodes – tie ir līdzekļi, kas tiek izmantoti darba veikšanai. Šāds līdzeklis, piemēram, ir datorprogrammatūras izmantošana projektēšanā un darba grafika sastādīšanā. Organizācijas kultūra ietekmē visu, kas tiek darīts. Vislabāk to varētu formulēt šādi: “Veids, kā šeit apkārt viss notiek.” Kultūru veido uzņēmumā strādājošie cilvēki, viņu uzskati, attieksme, izturēšanās un tradīcijas. Ņemiet vērā, ka vispārējās kultūras līmeni ietekmē arī etniskā kultūra. Viens faktors, kas lielā mērā ietekmē projektu vadītājus, ir tas, ka daudzas organizācijas kļūst etniski multikulturālas. Vai Latvijā ir aktuāla organizācijas kultūras ietekme projektu vadīšanā? Kāpēc? .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... ..........................................................................................................................
Tā vienmēr ir bijusi starptautisku projektu vadītāju problēma, un tā ir arvien lielāka problēma arī projekta vadītājiem Latvijā, kur dažādi komandas locekļi var domāt pavisam atšķirīgi un tiem var būt dažāda vērtību izpratne viņu atšķirīgās kultūras dēļ. Ja nepieciešams reaģēt uz šīm atšķirībām, pirmkārt, par tām jāzina, un, otrkārt, tās jāciena. Fakts, ka kāda cilvēka kultūra liek tam domāt un rīkoties citādi, nenozīmē, ka viņam nav taisnība, bet, ja šī atšķirības problēma netiks atrisināta, tas darbavietā radīs nesaprašanos. Piemēram, kāds vadītājs teica, ka viņš grupas vadīšanā mēģinājis izmantot komandas principu, bet kāds darbinieks no citas valsts viņam teicis: “Nesludini man tās muļķības par komandas vadības principiem! Ja gribi, lai es kaut ko daru, vienkārši pasaki.” Jautājot par to, kā rīkoties turpmāk, ar šo darbinieku ir ieteicams risināt jautājumus autokrātiskā manierē, ja jau tas ir tas, ko viņš sagaida un respektē un pakāpeniski tuvina viņu komandas vadības principam. Tas ir svarīgi. Ar cilvēkiem jāstrādā, pieņemot viņus tādus, kādi viņi ir. Centieni strādāt ar viņiem tā, kā Jūs vēlētos, lai viņi strādā, bieži vien izrādās nesekmīgi, ja atšķirība kultūras jomā ir pārāk liela.
PROJEKTU SAGATAVOŠANA UN VADĪŠANA
35
1. nodarbība
?
Biznesa vadības koledža
Kā Jūs noteiksiet komandas locekļa pilnvaru apjomu? Vai vajag deleģēt daļu no saviem pienākumiem? Lūdzu, pamatojiet, kāpēc! .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... Ikvienai organizācijai strikti jānosaka katra cilvēka varas, atbildības un pakļautības robežas. Bieži vien sastopami vadītāji, kuri mēģina prasīt no darbinieka atbildību, nedodot viņam nekādu varu. Šāds princips nav efektīvs. Daudz vairāk panāksiet, deleģējot daļu savas atbildības, pielietojot precīzu uzraudzību un kontroli par izpildīto. Projekta veiksmīga plānošana ir panākumu pamats. Tomēr daudzi uzņēmumi Latvijā nenovērtē plānošanas nozīmi. Vadītāji daudz runā par plānošanu, bet patiesībā viņi labāk dara, nekā plāno. Lai projekts būtu sekmīgs, katrai organizācijai nepieciešama laba plānošanas metodoloģija, kurai jāsākas ar stratēģijas izvēli un projekta definīciju. Vairumam organizāciju ir divējāda rakstura problēmas ar informāciju. Projekta plānošanai nepieciešami labi organizācijas iepriekšējās darbības dati, taču lielākajai daļai organizāciju nav saglabāta informācija. Īpaši tas attiecas uz projektos veikto izmaksu datiem. Daudzos uzņēmumos ir noteikts, ka nedrīkst pārsniegt projekta budžetu. Ir arī dažādi citi ierobežojumi, kas neļauj darboties ārpus iedalītā budžeta. Lai panāktu nulles variantu, projektos pārtērētie līdzekļi tiek pārcelti uz tiem projektiem, kas darbojušies zem iedalītā budžeta, tādā veidā sabojājot abas datu bāzes un padarot datus nederīgus (patiesībā pat vairāk nekā kaitīgus, jo tie paredz nepareizu budžeta sastādīšanu nākamajiem darbiem). Jāņem vērā arī nepieciešamība pēc aktuālākās informācijas. Daudzi uzņēmumi šajā ziņā saskaras ar grūtībām. Tiem nav labas projektiem paredzētas vadības informācijas sistēmas, jo tāda ir vienīgi pamatlīdzekļiem, personāla un algu uzskaitei, un ražošanas vadīšanai – tās ir parastās, šodien plaši pielietotās grāmatvedības uzskaites programmatūras.
?
Vai Jūsu uzņēmumā tiek veidota datu bāze? Kāda informācija tajā tiek iekļauta? Kam ir pieejama šī datu bāze? Kāpēc? .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... Sākotnēji varat izveidot paši savu vadības informācijas sistēmu, jo informācijas sistēmu departamenti bieži vien ir pārāk kūtri, lai radītu to, kas Jums nepieciešams (ja tie to vispār dara). Par laimi, daudzas plānošanas programmas ļauj katram pašam ievadīt informāciju un sekot attīstībai. Ar portatīvo datoru un mūsdienīgu sakaru līdzekļu palīdzību iespējams pārraidīt datus no jebkuras vietas.
36
PROJEKTU SAGATAVOŠANA UN VADĪŠANA
1. nodarbība
Biznesa vadības koledža
Par uzraudzību projektā var teikt, ka tā ir vadīšanas pamatā, jo no Jums kā vadītāja gaida, lai tiktu sasniegts vēlamais rezultāts ar ierobežotu līdzekļu pārvaldīšanu (sauciet to par uzraudzību). Ja neveicat uzraudzību, drīz tiks panākts, lai Jūs to darītu, vai arī Jūs tiksiet atstādināts no darba. Ko Jūs saprotat ar jēdzienu “projektu uzraudzība”? Vai uzraudzības apakšsistēma atšķiras no informācijas apakšsistēmas? Kāpēc? .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... ..........................................................................................................................
?
Uzraudzības apakšsistēmu uztur plānošanas, jo projekts iepriekš rūpīgi jāsaplāno, un informācijas jeb regulāru atskaišu sniegšanas apakšsistēmas. Abas ir vajadzīgas, lai sekmīgi veiktu uzraudzību. Uzraudzība tiek veikta tāpēc, lai salīdzinātu, cik tālu esat no tā, kur Jums jābūt, un tad veiktu pasākumus, lai novērstu jebkādas novirzes. Jums nepieciešams plāns, lai pateiktu, kur Jums jābūt, kā arī informācija, kas pateiktu, kur Jūs esat. Ja kāds no šiem elementiem trūkst, uzraudzību veikt nav iespējams.
SĀKUMS
IZPILDE
PLĀNOŠANA
NOSLĒGUMS
Priekšizpēte Pamatkoncepcija Detaļkoncepcija Realizācija Ieviešana PROJEKTS PROJEKTA ATTĪSTĪBAS PROCESS 20%
20%
15%
45%
PROJEKTA VADĪŠANAS FĀZE
PROJEKTA DZĪVES CIKLS
PRODUKTS
1.6. attēls. Projekta dzīves cikls.
Tātad, lai sekmīgi veiktu uzraudzību, projekts vispirms ir rūpīgi jāsaplāno. Plānošanai – dalīšanai mazākās daļās jeb fāzēs, lieto projekta dzīves cikla metodi, kas dod iespēju projektu un tā darbus sadalīt lineāri, pa noteiktiem posmiem. Tādejādi iespējams noteikt vēlamo sasniedzamo rezultātu katra posma beigās. Projekts sākas ar koncepcijas izstrādāšanu – informācijas vākšanu, ekonomiskās iespējamības noteikšanu, aptuvenu resursu aprēķinu un alternatīvu izvēli.
PROJEKTU SAGATAVOŠANA UN VADĪŠANA
37
1. nodarbība
Biznesa vadības koledža
Plānošanas fāzē tālāk attīsta mērķa izstrādāšanu – nosaka kvalitātes prasības, izstrādā plānu, komplektē projekta komandu, izvērtē riskus. Izpildes jeb ieviešanas fāzē motivē komandu, detalizē tehniskās prasības, izstrādā projekta struktūrplānu, pasūta iepirkumus, veic projekta uzraudzību. Noslēguma fāzē projekta rezultātu jeb produktu pārbauda un nodod pasūtītajam, noslēdz resursus un atlaiž komandu.
38
PROJEKTU SAGATAVOŠANA UN VADĪŠANA
Biznesa vadības koledža
KOPSAVILKUMS
1. nodarbība
Vienreizēju darbu un regulāru darbu vadīšana atšķiras. Projekts tiek īstenots tikai vienu reizi, turpretī vairums darbu turpinās un atkārtojas. Jāņem vērā, ka cilvēki, kas strādā pie projekta, var tikt nozīmēti citā darbā, tiklīdz projekts ir beidzies. Tātad tā ir pagaidu komanda. Projekti atšķiras gan satura, gan mērķa ziņā, taču tiem ir kopīgas īpašības: • inovācijas jeb jaunievedumi; • iepriekš formulēts mērķis; • ierobežots laiks; • limitēti finanšu, materiālie un personāla resursi; • neatkārtojamība; • kompleksitāte un dinamiskums; • pabeigtība; • specifiska projekta organizācijas forma; • risks. Par projektu dēvē jebkuru jaunu un unikālu nodomu, kuram ir definēts sākums un beigas un kura iepriekš izvirzīto mērķi sasniedz, realizējot atsevišķas, bet tajā pašā laikā savstarpēji saistītas un vienu no otras atkarīgas norises, izmantojot to īstenošanai dažādus ražošanas faktorus. Projekta vadība ir projekta pasākumu plānošana, darbu grafika sastādīšana un uzraudzība, lai sasniegtu projekta mērķus. Galvenie mērķi, kas jāsasniedz, veicot projektu, ir: projekta izpildes kvalitāte, iekļaušanās iedalītajās finansēs (izmaksās) un termiņu (laika) ievērošana. Šie trīs rādītāji kopā veido projekta spriedzes trīsstūri. Projekta vadītājs ir atbildīgs par to, lai visi partneri un projekta interesenti būtu informēti, ja projektā veicamas izmaiņas, pasargājot viņus no pārsteigumiem projekta noslēgumā, kā arī aizsargājot pašu projekta vadītāju no vērtējuma, kas balstīts uz sākotnējiem, nevis mainītajiem projekta mērķiem. Projekta darbs atšķiras no ikdienas ierastā darba arī ar citādu uzņēmuma iekšējās informācijas apriti. Projektā parasti tiek iesaistīti dažādu struktūrvienību speciālisti, bet savstarpējai informācijas apmaiņai starp nodaļām bieži ir izšķirīga loma. Projekta vadītājam ir būtiska informācijas starpnieka loma. Projekta veiksmi nosaka daudzi faktori. Viens no galvenajiem faktoriem ir darbam atbilstošu cilvēku piesaiste, viņu prasmes un iemaņas un atbilstoša viņu vadīšana. Projekta vadīšana tiek sadalīta fāzēs – problēmas formulēšana jeb inicializēšana; projekta plānošana; plāna izpilde; uzraudzība un attīstības vadīšana; projekta noslēgums.
PROJEKTU SAGATAVOŠANA UN VADĪŠANA
39
1. nodarbība
40
Biznesa vadības koledža
PROJEKTU SAGATAVOŠANA UN VADĪŠANA
Biznesa vadības koledža
TERMINU SKAIDROJOŠĀ VĀRDNĪCA
1. nodarbība
Funkcionāli orientētu hierarhisko darba organizāciju raksturo struktūrvienību hierarhiskā pakļautība ar vertikālām saitēm vairākos līmeņos. Pastāv noturīgas priekšnieka un padoto attiecības. Šādu darba organizācijas sistēmu izmanto, risinot uzdevumus ar regulāru raksturu un iepriekš zināmu izpildes kārtību. Projekta vadīšana parasti ir papildu uzdevums blakus esošajiem vadītāja pienākumiem. Projekta dzīves cikls – projekta kopējais attīstības ceļš, kurš aptver visas projekta fāzes, sākot no projekta koncepcijas izstrādāšanas līdz par projekta slēgšanai. Projekta ierobežotība laikā – pasākumam, kuru realizē kā projektu, ir precīzi noteikts sākuma un beigu termiņš. Projekta izmaksas – plānotais budžets, tāmes un paredzētie izdevumi. Projekta izpildes laiks – laika grafiks, projekta plānotais sākuma un beigu datums, precizitāte un ieviešana laikā. Projekta kvalitāte – specifikāciju un standartu ievērošana, augsts plānošanas un ieviešanas kvalitātes līmenis. Projekta realizācija – iespējami efektīvs veids pārmaiņu īstenošanai, izmantojot projektu vadīšanas metodes. Projekta uzraudzība – projekta realizācijas laikā datu vākšana par faktiski veikto darbu apjomu, faktiskām izmaksām, faktiskiem laika termiņiem un salīdzināšana ar plānotajiem. No projekta veiksmīgas uzraudzības ir atkarīgs tas, cik savlaicīgi var fiksēt novirzes un cik ātri ir iespējams uz tām reaģēt. Projekta vadīšana – vadīšanas funkciju, kā arī zināšanu, iemaņu, tehniku un līdzekļu pielietošana, lai realizētu projekta interesentu (pasūtītāju) uzdevumus, vajadzības un vēlmes. Projekts – vienreizējs pasākums, kas sastāv no daudziem darbiem jeb aktivitātēm, kuras ir mērķorientētas un jāizpilda noteiktā laikā, iekļaujoties noteiktās izmaksās. Projektorientēta darba organizācijas forma – īpaša jeb specifiska organizācijas forma, kas sastāv no projekta uzraudzības komitejas (projekta interesentiem), projekta vadītāja un projekta komandas. (Raksturo darbs komandā, elastīga pieeja darbam, ātra reakcija uz situācijas izmaiņām uzņēmumā. Šo formu izmanto produktu un/vai pakalpojumu radīšanai, jaunu pasākumu realizācijai.)
PROJEKTU SAGATAVOŠANA UN VADĪŠANA
41
1. nodarbība
42
Biznesa vadības koledža
PROJEKTU SAGATAVOŠANA UN VADĪŠANA
Biznesa vadības koledža
VINGRINĀJUMI UN PAŠPĀRBAUDES UZDEVUMI
1. nodarbība
1. uzdevums Raksturojiet atšķirību starp vadīšanu kopumā un projektu vadīšanu! .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... ..........................................................................................................................
2. uzdevums Apvelciet pareizo atbildi ar aplīti! 1. Projekta īpašībām neatbilst šādi parametri: a) ierobežoti resursi; b) iepriekš noteikts budžets; c) tas nav starpdisciplinārs; d) noteikts izpildes termiņš; e) iepriekš noteikts vēlamais rezultāts un izpildes kvalitāte. 2. Projektorientētai darba organizācijai neatbilst: a) darbs komandā; b) elastīga pieeja darbam; c) ātra, elastīga reakcija uz situācijas izmaiņām uzņēmumā, firmā un ārpus tās; d) rutīna, ikdienas darbs; e) struktūra pastāv tikai uz projekta laiku. 3. uzdevums Nosauciet vismaz 5 projektu raksturojošas pazīmes! .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... 4. uzdevums Nosauciet projekta vadīšanas fāzes! .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... ..........................................................................................................................
PROJEKTU SAGATAVOŠANA UN VADĪŠANA
43
1. nodarbība
44
Biznesa vadības koledža
PROJEKTU SAGATAVOŠANA UN VADĪŠANA
Biznesa vadības koledža
UZDEVUMU ATBILDES
1. nodarbība
22. lpp. Vēlamais Jūsu iedomātā projekta rezultāts: Jauna šampūna marka, IT sistēmas ieviešana uzņēmumā, reklāmas kampaņas uzsākšana uzņēmumā Tā sasniegšanu kavē: Problēmas ar iepakojuma kvalitāti un dizainu, darbinieki nepieņem jaunas tehnoloģijas, uzņēmuma darbinieki nav savlaicīgi informēti par jaunās reklāmas kampaņas uzsākšanu. Vēlamais rezultāts būs sasniegts: Ja klienti un uzņēmuma darbinieki ir apmierināti, ja pieaug pārdošanas vai ražošanas apjomi
24. lpp. Projektu raksturojošie kritēriji ir tā izpildes kvalitāte, iedalītās finanses jeb plānotās izmaksas un projekta izpildes termiņš jeb laiks
33. lpp. Jā, neapšaubāmi, organizācijas kultūra ietekmē projekta vadīšanu, jo Latvija ir multikulturāla valsts. Jebkurā projektā komandas locekļi pārstāvēs vismaz divas nācijas – latviešus un krievus, ar atšķirīgiem uzskatiem, attieksmi, izturēšanos un tradīcijām.
41. lpp. 1. uzdevums Projekts tiek īstenots tikai vienu reizi, turpretī vairums darbu turpinās un atkārtojas, un vienreizēju darbu vadīšana atšķiras no regulāru darbu vadīšanas.
2. uzdevums 1. c) 2. d)
tas nav starpdisciplinārs; rutīna, ikdienas darbs.
PROJEKTU SAGATAVOŠANA UN VADĪŠANA
45
1. nodarbība
Biznesa vadības koledža
3. uzdevums • • • • • • • • •
inovācijas jeb jaunievedumi; iepriekš formulēts mērķis; ierobežotība laikā; ierobežoti finanšu, materiālie un personāla resursi; neatkārtojamība; kompleksitāte un dinamiskums; pabeigtība; specifiska projekta organizācijas forma; ir riskanti.
4. uzdevums
46
problēmas inicializācija; risinājuma priekšizpēte un koncepciju izstrādāšana; projekta plānošana; plāna realizācija; uzraudzīšana un attīstības vadīšana; projekta noslēgums.
PROJEKTU SAGATAVOŠANA UN VADĪŠANA
Biznesa vadības koledža
IETEICAMĀ LITERATŪRA
1. nodarbība
1. Ilmete Ž. Kurss “Projektu vadīšana”, izdales materiāls. Rīga: LU Pašvaldību un projektu vadības valsts mācību centrs, 2001. 2. Ilmete Ž. Projektu vadīšana// Projektu vadīšana 1999. – Nr. 1, 2000. Nr. – 2 un 2001. – Nr.3. – Latvijas Nacionālā projektu vadīšanas asociācija. 3. Litke H.D., Kunova I. Projektu vadība. – Rīga: BALTA eko, 2003. 4. Praude V., Beļčikovs J. Menedžments. – Rīga: Vaidelote, 2001. 5. Zommers J. Datorizēta projekta vadīšana. – Rīga: Turība, 2000. 6. Burke R. Project Management (Planning and Control Techniques). – John Wiley&Sons Ltd., 2003. 7. Kerzner H. Project Management (A Systems Approach to Planning, Schedulling, and Controlling). – John Wiley&Sons Ltd., 2003. 8. Lewis J.P. Fundamentals of Project Management. – AMACOM, 1997. 9. Meredith J., Mantel S. Project Management. – John Wiley&Sons Ltd., 1995. 10. Бэгьюли Ф. Управление проектами. – Москва: Гранд, 2002. 11. Товб А.С., Ципес Г.Л. Управление проектами: стандарты, методы, опыт. – Москва: Олимп-Бизнесс, 2003.
PROJEKTU SAGATAVOŠANA UN VADĪŠANA
47
1. nodarbība
48
Biznesa vadības koledža
PROJEKTU SAGATAVOŠANA UN VADĪŠANA
Biznesa vadības koledža
TESTS
1. nodarbība
Atbilžu tabulā testa beigās ar aplīti apvelciet pareizās atbildes. Katram jautājumam iespējama VIENA pareiza atbilde.
1.
Projekts ir: A. problēma ar plānotu risinājumu; B. celtniecības plāns; C. uzdevumu rokasgrāmata; D. sapņa realizācija.
2.
Projektu kopīga īpašība ir: A. neierobežoti resursi; B. brīvi nosakāms izpildes termiņš; C. iepriekš noteikts vēlamais rezultāts; D. izpildāmā darba kvalitāti nosaka projekta vadītājs.
3.
Visiem projektiem piemītoša pazīme ir: A. nav riskanti; B. kompleksitāte un dinamisms; C. mērķis atkarīgs no rezultāta; D. atkārtojamība.
4.
Par projektu var uzskatīt: A. automašīnas regulāro apkopi; B. tūrisma firmas piedāvātu braucienu uz ārzemēm; C. lauka sagatavošanu rapša sējai; D. jaunas mārketinga koncepcijas ieviešanu.
5.
Projekta uzraudzība ir: A. ziņošana projekta uzdevuma devējam; B. darāmā darba kvalitātes kontrole; C. savlaicīga projekta gaitas atskaišu iesniegšana; D. regulāra kontrole objektā uz vietas.
6.
Projekta laiks ir: A. grafiks, kas jāievēro; B. laika sprīdis no projekta sākuma līdz beigām; C. darba operāciju hronometrāža; D. kalendārais projekta sākums.
7.
Projekta realizācija ir: A. izvirzītā mērķa sasniegšana; B. ikdienas darbs ar komandu; C. darba operāciju hronometrāža; D. izpildāmā darba apjoms.
PROJEKTU SAGATAVOŠANA UN VADĪŠANA
49
1. nodarbība
Biznesa vadības koledža
8.
Projekta problēmas inicializācija ir: A. projekta komandas sanāksme; B. ikdienas darbs ar komandu; C. konkrētā projekta risināmās problēmas precizēšana; D. klienta vajadzību apmierināšana.
9.
Projekta noslēgums ir: A. bankets; B. projekta audits; C. jauna projekta sākums; D. projekta rokasgrāmata.
10. Lai projekts būtu sekmīgs, ir: A. nepieciešama laba plānošanas metodoloģija; B. nepieciešami labi laika apstākļi; C. nepieciešams sertificēts projekta vadītājs; D. nepieciešami neierobežoti resursi.
50
PROJEKTU SAGATAVOŠANA UN VADĪŠANA