Notruf: «Nur gemeinsam können wir die Robustheit für die Bürger weiter erhöhen»

Wenn Notrufe nicht in der Alarmzentrale ankommen, kann dies katastrophale Folgen mit sich bringen. Um dies zu verhindern, arbeiten Notruforganisationen und Swisscom eng zusammen.

» Swisscom CEO Urs Schaeppi (links) und Theo Flacher, Bereichsleiter Einsatz und Prävention, in der Einsatzzentrale von Schutz & Rettung beim Flughafen Zürich.

Die Verfügbarkeit von Notruforganisationen ist für die Sicherheit der Bevölkerung essenziell. Eine funktionierende Kommunikation bildet die Grundvoraussetzung für die Bewältigung von Notsituationen. Hierfür arbeiten Notruforganisationen eng mit Fernmeldedienstanbietern wie Swisscom zusammen. Das Notrufsystem ist aus technischer und prozessualer Sicht sehr komplex. So ist es in der Vergangenheit auch zu Störungen gekommen. Zuletzt in der Nacht vom 8. auf den 9. Juli 2021 wegen eines Teilausfalls im Swisscom-Festnetz. In fast allen Schweizer Kantonen waren über das Festnetz die Notfallnummern 117, 118, 144 und 112 von kurz nach Mitternacht bis kurz vor acht Uhr in der Früh teilweise nur eingeschränkt erreichbar.

Die Verfügbarkeit und die Stärkung der Widerstandsfähigkeit der Infrastruktur haben für Swisscom oberste Priorität. Bereits letztes Jahr wurde in enger Zusammenarbeit mit den Notruforga-

nisationen in allen Kantonen die dynamische Leitweglenkung/Notrufüberwachung implementiert. Diese leitet Notrufe im Störungsfall auf vordefinierte Festnetz- und Mobilfunknummern um. Die hinterlegten Alternativziele wurden gemeinsam mit den Notruforganisationen abgestimmt und beinhalten teils eine vollumfängliche Anbindung über alternative Fernmeldedienstanbieter. So konnte dank der dynamischen Leitweglenkung/Notrufüberwachung die Auswirkung der Störung vom 9. Juli reduziert werden. Zudem wurde das End-to-End-Notrufmonitoring angepasst, sodass die Ursachen von Störungen schneller eingegrenzt werden konnten. Auch die E-Mail-Notifikation an die Einsatzleitstelle wurde überarbeitet. Dies sind nur drei Beispiele von insgesamt über 120 Massnahmen, die 2020 definiert worden sind und an deren Umsetzung Swisscom gemeinsam mit den BORSOrganisationen arbeitet.

Die bereits ergriffenen Massnahmen haben die Stabilität des Netzes und des Notrufsystems verbessert und die Wahrscheinlichkeit von Störungen reduziert. Dies reicht aber noch nicht. Deshalb sind aufgrund der Aufarbeitung des Ausfalls vom 9. Juli und der daraus gewonnenen Erkenntnisse weitere Massnahmen rund um die Organisation und Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten eingeleitet worden. So liegt kurzfristig der Fokus auf Stabilitätsprojekten vor der Entwicklung neuer Funktionalitäten.

End-to-End-Referenzmodell

Swisscom arbeitet eng mit den Blaulichtorganisationen zusammen. Ende Oktober besuchte Swisscom-CEO Urs Schaeppi Schutz & Rettung Zürich, die grösste zivile Rettungsorganisation der Schweiz, und war sehr beeindruckt von der Professionalität und dem Engagement der Einsatzkräfte vor Ort. Im Gespräch mit Theo Flacher, Bereichsleiter Einsatz & Prävention, betonte er, dass es bei Notrufnummern keine Kompromisse geben darf. Für Urs Schaeppi ist klar, dass in einem so komplexen System alle involvierten Akteure an einem Strang ziehen müssen: «Nur gemeinsam können wir die Robustheit weiter erhöhen. Neben den Massnahmen, welche wir bei Swisscom umsetzen können, braucht es ein Referenzmodell, das aufzeigt, wie die einzelnen Zahnräder des Systems noch besser ineinandergreifen.»

Deshalb wird die ganze Prozesskette bei der Zustellung von Notrufen überprüft. In enger Zusammenarbeit mit dem BAKOM und den kantonalen Behörden arbeitet Swisscom mit allen involvierten Akteuren an der Definition eines End-to-End-Referenzmodells für die Übermittlung von Notrufen. Ziel ist es, technische und organisatorische Standards zu vereinbaren, die von allen Leistungserbringern einzuhalten sind. Es geht darum, das heutige Gesamtsystem der Notrufe in der Schweiz gemeinsam zu vereinfachen und gleichzeitig resilienter zu machen.

Digitales All-in-one-Tool für Feuerwehren

Werner Iten ist Spezialist für digitales Prozessmanagement, Feuerwehrkommandant und Instruktor bei der Gebäudeversicherung des Kantons Zug. Mit seiner Firma WI data GmbH hat er «Flame», eine Management-Softwarelösung für Feuerwehren, entwickelt. Wir wollten wissen, was das webbasierte Tool leistet.

Feuerwehren sind komplexe, oft sehr individuell konstituierte Institutionen. Viele von ihnen sind zwar mit topmodernen Einsatzmitteln ausgerüstet, hinken aber bei der Digitalisierung ihrer Prozesse hinterher. Ein Problem, das auch Werner Iten kennt. Er ist seit seinem 18. Lebensjahr aktiver Angehöriger der Feuerwehr und seit 2019 Kommandant der Feuerwehr Neuheim im Kanton Zug, und sagt: «Als Spezialist für Betriebs- und Prozessmanagement-Lösungen hat mich in meiner Aufgabe als Ausbildungschef respektive Kommandant der Feuerwehr die <analoge> Arbeitsweise sehr gestört. Die händische Erstellung von Übungsplänen, Lerninhalten und Kalendern, Berichten, Journalen und Soldabrechnungen, die dann ausgedruckt und irgendwo abgelegt oder allerhöchstens in einer Cloud gespeichert werden, ist nicht mehr zeitgemäss. Derart antiquierte Arbeitsweisen fressen Zeit, sind ineffizient, mühsam, fehlerbehaftet und belasten die Qualität der gesamten Feuerwehrarbeit. Allein schon, weil jede Person ihr individuelles Ablagesystem pflegt – im Papierarchiv wie in der Cloud. Wie sollen da jemals alle wissen, wo was zu finden ist?»

Fünf Jahre intensive Entwicklungsarbeit

Als Mann der Tat begann Werner Iten Ende 2016 mit dem Team seiner Firma WI data GmbH, technologisch unterstützt von Microsoft Schweiz, mit der Entwicklung der Feuerwehrsoftware «Flame». «Zu Beginn fokussierten wir stark auf den Bereich Ausbildung, da ich dort den grössten Handlungsbedarf erkannte», erinnert sich Werner Iten. Allerdings zeigte sich rasch: Das wird nicht genügen. «Die Feedbacks der Feuerwehren, die wir als Partner in die Entwicklung miteinbezogen, offenbarten einen weitaus grösseren Bedarf für digitales Prozessmanagement», erläutert der Kommandant. «Mit jeder neuen Lösung einer Herausforderung keimten zusätzliche Begehrlichkeiten auf. So entwickelte das Projekt enorme Dynamik. Wir erweiterten die Möglichkeiten, holten weitere Lösungsanbieter wie SAP, aber auch Hersteller von Einsatzmitteln ins Boot, dachten und entwickelten in grösseren Dimensionen», erzählt Werner Iten.

» Die Benutzeroberfläche von «Flame» wirkt betont schlicht und aufgeräumt. Dahinter aber verbergen sich nahezu ungeahnte Möglichkeiten.

Heute, nach gut fünf Jahren Entwicklungsarbeit, ist «Flame» laut Werner Iten «die kompletteste am Markt verfügbare Feuerwehrsoftware. Ein modulares All-in-One-Werkzeug, mit dem Feuerwehren, Gebäudeversicherungen, aber auch Hersteller und Lieferanten von Einsatzmitteln nicht nur ihre Administration und das Ausbildungswesen, sondern alle Businessprozesse abbilden und steuern können. Auf einer einzigen Plattform, webbasiert und damit unabhängig von Ort und Zeit.»

Das kann und beinhaltet «Flame»

Wer das erste Mal mit «Flame» konfrontiert wird, findet sich schnell auf der aufgeräumten, mit wenigen Farbakzenten aufwartenden Oberfläche zurecht. Links und senkrecht angeordnet befindet sich das Auswahlmenü für die Prozesse Administration, Ausbildung, Einsatz, Dienstleistungen, Mittel, Wartung und Berichte. Zudem finden sich hier Reiter für die Aufgabenverwaltung (Kalender, To-do), das Dokumentenmanagement, die Hilfefunktion, die Grundeinstellungen und die integrierten SAP-Business-One-Dienste.

Im zweiten, waagrecht am oberen Bildrand angeordneten Menü scheinen die Reiter für alle mit dem jeweils aktuell angewählten Prozess verbundenen Themenkreise auf, hinter denen dann weitere Auswahlmöglichkeiten lauern. Das ist einfach, übersichtlich und sehr logisch, wobei selbsterklärende Icons wie ein Auge für «mehr Informationen» die Bedienung betont intuitiv gestalten.

Administration

Im Bereich Administration bietet «Flame» alles, was das Backoffice einer Feuerwehr benötigt. Allem voran eine komplette Mannschafts- respektive Personalverwaltung mit Adress- und Funktionsdaten sowie Informationen zu Untersuchungsterminen, Prüfungen, Ausbildung, Geburtstag, Dienstalter und mehr. Zudem ermöglicht «Flame» die Einsatz- und Leistungsverrechnung respektive -vergütung, die Besoldungsabrechnung, die Zeit- und Leistungserfassung sowie die Verwaltung, Inventur und Bestandsüberwachung von Objekten, Mitteln und Materialien. Ebenfalls integriert sind ein Kalender, To-do-Funktionen, Open-Street-MapFunktionen sowie API-Schnittstellen für die Integration von Apps und anderen Drittlösungen.

Ausbildung

Die Planung, Konzeption, Koordination, Überwachung sowie die Qualitätssicherung und das Reporting im Bereich Ausbildung und Übungen sind das Herzstück – und gelingen mit «Flame» unfassbar schnell, sicher und effizient. Der Grund: Alle benötigten Daten sind zentral abgelegt und sinnstiftend verknüpft. Vielfältige Themenkataloge für alle Fachbereiche sind mit allen zugehörigen Wissens- und Lerninhalten (Bilder, Textdateien, PDFs etc.) verbunden. Dazu gehören Fachinformationen, Bedienungsanleitungen, interne Weisungen und kantonale oder nationale Vorgaben ebenso wie korpsspezifische «Individualitäten», etwa hinsichtlich der eigenen Fahrzeuge und Gerätschaften. «Alle Inhalte werden digital abgelegt und mit sämtlichen Themenkreisen, die sie betreffen, verknüpft. So scheint jedes Dokument, obwohl nur einmal vorhanden, überall dort auf, wo es relevant ist. Beispielsweise Manuals unter Mittel, unter Material, aber auch unter Ausbildung und Übungen. Dank der integrierten Intelligent-Management-Software von SAP können dabei enorme Datenmengen vorgehalten, verarbeitet und in Korrelation gebracht werden», betont Werner Iten.

Alles zusammen macht die Planung von Kursen und Übungen fast schon zum Kinderspiel. «Sie können den Termin festlegen, die Lerninhalte aus den Menüs auswählen und den Übungsort bestimmen – ganz einfach über die eingebundenen Karten, ohne zuerst die Adresse eruieren zu müssen. Danach können Sie alle benötigten Infomaterialien, Geräte, Fahrzeuge, Objekte und Ausrüstungsgegenstände der Übung zuteilen, die Personen, Dienstgrade, Gruppen oder Funktionen auswählen, die teilnehmen sollen – und ganz einfach per Knopfdruck aufbieten», erklärt Werner Iten.

» Konzeption, Planung und Kontrolle von Ausbildung und Übungen werden mit «Flame» deutlich vereinfacht und beschleunigt. Da alle Daten zentral auf einer Plattform lagern, steigert «Flame» die Güte von Qualitätssicherung und Ausbildungskontrolle. «Die verantwortlichen Kader, etwa der Ausbildungschef oder ich als Kommandant, sehen auf einen Blick, was wann von wem geübt und ausgebildet werden muss, wer wann welche Kurse absolviert hat, wie er oder sie abgeschnitten hat und was als Nächstes ansteht», erläutert Werner Iten. So könne eine effiziente Bildungs- und Übungsplanung bei hoher Qualität sichergestellt werden – für kleine Dorffeuerwehren ebenso wie für komplex strukturierte Grossfeuerwehren. «Mit <Flame> erledige ich die Planungsarbeit für das Folgejahr in weniger als einem halben Tag. Früher, zu Zeiten des <Zettelwesens>, war ich damit mindestens eine Woche beschäftigt – wenn nicht länger», sagt Werner Iten.

Einsatz- und Dienstplanung

Genauso einfach gelingt die Einsatz- und Dienstplanung. «Massenmigrationen sind simpel», sagt Werner Iten. «Ich kann ganze Jahrespläne einfach ins neue Jahr schieben und nötige Anpassungen mit wenigen Klicks erledigen – dank der Gesamtübersicht, die das System bietet, sowie der Aktualität aller Daten.» So sei jederzeit sichergestellt, dass die richtigen Leute und das richtige Material am richtigen Ort parat stehen – und auch parat für den Einsatz sind.

Mittel und Wartung

Für Letzteres sorgen die Module «Mittel» und «Wartung». Alle Einsatzmittel, vom TLF über Atemschutzgeräte bis zum Rettungsseil oder einer simplen Blitzlampe, können in «Flame» erfasst werden. Wahlweise manuell oder mithilfe von Barcodes, RFID-Chips oder anderen Hilfsmitteln sowie mit beliebig detaillierten Stammdaten (Serien- oder Fahrgestellnummer, Marke, Typ, Datum der Beschaffung/Inbetriebnahme etc.). Auch alle relevanten Dokumente wie Prüf- und Wartungsprotokolle, Manuals, Fotos oder Verträge können hinterlegt werden.

Wird ein Einsatzmittel genutzt – sei es für einen Kurs oder einen Einsatz –, wird ein Logbucheintrag generiert. Checklisten mit vielseitigen Kriterien (Kilometerleistung, Alter, Einsatzstunden, Einmalgebrauch etc.) hieven die Qualität der Materialverwaltung und -wartung auf ein neues Niveau. «Wenn ich bei einer Übung ein Rettungsseil benutze, wird dieses im System erfasst und – da es nach jedem Gebrauch überprüft werden muss – automatisch ein Wartungsauftrag für genau dieses Seil ausgelöst», erläutert Werner Iten. So entsteht – ohne weiteres Zutun – eine lückenlose Gesamthistorie. Der Clou dabei: Jedes Dokument ist nur einmal im System vorhanden – in der jeweils aktuellsten Fassung. Dennoch ist auch die Dokumenten-Historie abrufbar. «Das schafft maximale Transparenz bei minimalem Speicherbedarf», betont Werner Iten.

Info

Das ist Werner Iten

Werner Iten wuchs in Unterägeri auf, wurde mit 18 Jahren Mitglied der Feuerwehr und absolvierte eine Lehre als Automechaniker. Nach einer KV-Ausbildung studierte er Betriebswirtschaft an der HFW Zug. Überdies ist er zertifizierter SAP-Business-One-Consultant. Von 2001 bis 2006 war er als Disponent und Supervisor bei SR Technics Schweiz tätig, wo er seine Faszination für digitale Prozesssteuerungstools und Betriebssoftwarelösungen erwarb. Seine diesbezüglichen Kenntnisse verfeinerte und erweiterte er zwischen 2006 und 2009 als Continuing Airworthiness Manager und Technical Manager bei Helog, Heliswiss und groWING of Switzerland. Im April 2009 gründete er die auf die Entwicklung, Lizenzierung und den Vertrieb sowie die Implementierung von Betriebs- und Prozessmanagement-Softwarelösungen spezialisierte WI data GmbH. Diese hat ihren Sitz in Baar und beschäftigt aktuell fünf Personen. Info und Kontakt: www.wi-data.ch

Bei der Feuerwehr stieg Werner Iten vom Soldaten zum Ausbildungschef und später zum Vizekommandanten der Feuerwehr Menzingen ZG auf. Seit zwei Jahren ist er Kommandant der Feuerwehr Neuheim ZG. Zudem engagiert er sich als ausgebildeter Feuerwehrinstruktor bei der Gebäudeversicherung des Kantons Zug.

» In den Modulen «Mittel» und «Wartung» wird die gesamte Ausrüstung erfasst. Damit gelingen die regelmässige Wartung und die Inventur einfacher, sicherer und effizienter.

» Lerninhalte, aber auch technische Unterlagen wie Manuals oder Reparaturanleitungen können in «Flame» digital abgelegt und abgerufen werden – 24/365 und an jedem Ort der Welt.

Kommunikation

Genauso transparent gestaltet «Flame» die Kommunikation – dank Vorlagen für Wiederkehrendes wie Kursaufgebote, flexibel kombinierbare Adresslisten, die Möglichkeit, Anhänge beizufügen, und die starke Ähnlichkeit mit einer Standard-E-Mail-Lösung. Da zudem nur Funktionen, Gruppen oder Personen ausgewählt werden, während die eigentlichen Mailadressen verborgen bleiben, ist optimaler Datenschutz sichergestellt. Wozu man auch wissen muss: «Flame» läuft auf ausschliesslich in der Schweiz befindlichen und schweizerischem Datenschutzrecht unterliegenden Servern.

Berichte

Abgerundet wird «Flame» durch ein Modul für das Führen von Einsatzprotokollen, Logbüchern, Jahres-, Monats-, Kurs- und Übungs- sowie Tätigkeitsberichten. Dank Berichtskatalogen und den damit verknüpften Daten gelingt jedwede Dokumentation oder Auswertung einfach und schnell. Neben der Zeitersparnis und der Eliminierung von Fehlerquellen sorgt «Flame» auch für die Vereinheitlichung des Reportings. Zugunsten einer nachhaltig höheren Qualität der Berichte.

sorgt. Neben administrativen Prozessen können sämtliche Aufgaben der Bereiche Ausbildung, Einsatz, Mittel, Wartung und Berichte erledigt werden. Zudem beinhaltet «Flame» ein leistungsstarkes Dokumentenmanagement, erleichtert die Kommunikation und sorgt mit Kalender- und To-doFunktionen für perfekte Übersicht.

Voraussetzung für optimale Funktionalität ist die korrekte und vollumfängliche Erfassung aller Daten, gefolgt von einer dauerhaft hochwertigen Datenpflege. Das wiederum ist kein Kinderspiel, wobei Werner Iten den Feuerwehren Unterstützung zusichert: «Wir begleiten und betreuen sie bei der Abbildung ihrer Prozesse, bei der Datenerfassung und mit einer passgenauen Schulung.»

Und natürlich ist für ihn auch nach fünf Jahren Entwicklung das Ende der Fahnenstange noch nicht erreicht. Die Feedbacks der Feuerwehren, aber auch neue Technologien und Lösungen sollen den Weg für künftige Erweiterungen und Optimierungen weisen. Beispielsweise denkt Werner Iten intensiv darüber nach, von IoT-fähigen Geräten, Fahrzeugen und Einsatzmitteln generierte Daten für eine weitreichende Automatisierung der Journalfunktion zu nutzen. Und er verspricht: Software-Updates sind und bleiben inklusive.

Fazit

«Flame» ist vielseitig, vollständig und bündelt alle prozessbezogenen Daten auf einer einzigen, webbasierten Plattform. Alles ist für alle jederzeit ersichtlich, wobei eine stringente rollen- respektive funktionsbezogene Benutzerkontensteuerung für die passende Hierarchie und Datensicherheit

Verfügbarkeit

«Flame» ist ab sofort im Monatsabonnement erhältlich. Alles Wissenswerte zum Funktionsumfang und den Preisen erfahren Interessierte bei Werner Iten, WI data GmbH Obermühle 10, 6340 Baar ZG, Tel. 041 755 26 76 info@wi-data.ch , www.wi-data.ch

L’outil numérique tout-en-un pour les corps de sapeurs-pompiers

Werner Iten est spécialiste de la gestion des processus numériques, commandant des pompiers et instructeur auprès de l’Assurance Bâtiments du canton de Zoug. Avec sa société WI data GmbH, il a développé « Flame », un logiciel de gestion pour les pompiers. Nous voulions savoir ce que cet outil web est capable de faire.

Les corps de sapeurs-pompiers sont des institutions complexes, souvent constituées de façon individuelle. Bien qu’une grande majorité d’entre eux disposent d’équipements d’intervention de pointe, ils accusent tout de même un certain retard dans la numérisation de leurs processus. Un problème qui n’est d’ailleurs pas inconnu à Werner Iten. Celui qui est membre actif des pompiers depuis ses 18 ans et commandant des sapeurs-pompiers de Neuheim dans le canton de Zoug depuis 2019, nous éclaire : « En ma qualité de spécialiste des solutions de gestion des opérations et des processus, le travail « analogique » me gênait beaucoup dans mon activité d’instructeur en chef, respectivement de commandant des pompiers. Élaborer, à la main, les plannings des congés, les contenus des formations et les calendriers, les rapports, les journaux et les feuilles de paie qui sont ensuite imprimés et classés quelque part ou au mieux sauvegardés dans un cloud, n’est plus d’actualité. Ces manières archaïques de travailler font perdre du temps, sont inefficientes, lourdes, sujettes aux erreurs et grèvent la qualité du travail des pompiers. Je prends pour exemple le fait que chaque personne gère son propre système de classement, que ce soit sur papier ou dans le cloud. Comment, ainsi, réussir à trouver ce que l’on cherche ? »

Cinq années de développement intensif

Homme d’action, Werner Iten a commencé à développer le logiciel pour pompiers « Flame » fin 2016, avec l’équipe de sa société Wi data GmbH et Microsoft Suisse pour l’assistance technologique. « Au début, nous nous sommes concentrés sur la partie formation, car c’est là où j’avais vu le plus grand

» Rédiger des rapports est un travail ingrat mais nécessaire, aussi dans la domaine des pompiers. Avec "Flame" c’est plus rapide, numérique et de meilleure qualité.

besoin », se souvient Werner Iten. Toutefois, il s’est vite avéré que cela ne suffirait pas. « Les retours d’information des pompiers, qui nous ont accompagnés dans le développement, ont révélé qu’il existait une demande bien plus forte dans le domaine de la gestion digitale des processus », dévoile le commandant. « À chaque nouvelle solution aux problèmes, suivait une série de souhaits. C’est ainsi que le projet a développé une incroyable dynamique. Nous avons élargi le champ des possibilités, nous avons fait appel à des prestataires supplémentaires tels que SAP, mais aussi à des fabricants d’équipement d’intervention, nous avons pensé et avons élaboré dans des dimensions plus grandes », raconte Werner Iten.

Aujourd’hui, après presque cinq années de travail de développement, « Flame » est, selon Werner Iten, « le logiciel pour pompiers le plus complet disponible sur le marché. Un outil modulaire tout-en-un, avec lequel les corps de sapeurspompiers, les assurances immobilières, mais aussi les fabricants et fournisseurs d’équipement d’intervention peuvent représenter et gérer, tant leur administration et secteur de la formation, que l’ensemble des processus commerciaux. Et cela, sur une seule plateforme, basé sur le web et par conséquent indépendant du lieu et de l’heure. »

Ce que « Flame » est en mesure de faire et ce qu’il contient

Tous ceux qui ont été amenés à travailler avec « Flame » pour la première fois, n’ont eu aucun mal à s’orienter dans cette interface claire rehaussée de quelques touches de couleur. Le menu est situé sur le côté gauche, à la verticale, et contient les processus pour l’administration, la formation, l’intervention, les services, les ressources, la maintenance et les rapports. On y trouve, en plus des onglets pour la gestion des tâches (« calendrier », « à faire »), la gestion des documents, la fonction d’aide, les paramètres et les services intégrés de SAP Business One. Le second menu, positionné horizontalement en haut de l’écran, affiche les onglets de tous les domaines associés au processus actuellement sélectionné, derrière lesquels se cachent d’autres options de sélection. C’est simple, clair et très logique, sachant que des icônes explicites, tels que l’œil pour « plus d’informations » rendent l’utilisation plus intuitive.

Administration

La partie Administration de « Flame » offre tout ce dont le back-office des pompiers a besoin. À commencer par une gestion complète de l’équipe, respectivement du personnel, avec les informations concernant l’adresse, la fonction, les dates des contrôles, les examens, la formation, la date de naissance, les années de service et bien plus encore. « Flame » permet également de comptabiliser les interventions et prestations ou rémunérations, le décompte du salaire, la saisie des heures et des prestations ainsi que l’administration, l’inventaire et la gestion des stocks d’objets, de ressources et de matériel. Le logiciel comprend aussi un calendrier, les fonctions « à faire », les fonctions Open Street Map ainsi que des interfaces API pour l’intégration d’applications et autres solutions tierces.

Formation

La planification, la conception, la coordination, la surveillance ainsi que le contrôle qualité et les rapports dans le domaine de la formation et des entraînements sont l’élément central. Avec « Flame », tout va incroyablement vite, c’est sécurisé et efficace. La raison : Toutes les données requises sont centralisées et reliées entre elles avec sens. Divers catalogues thématiques pour tous les secteurs spécialisés sont reliés aux contenus de connaissances et d’enseignement correspondants (images, fichiers texte, documents PDF, etc.). Cela inclut les informations techniques, les modes d’emploi, les instructions internes et les directives cantonales ou nationales ainsi que les « individualités » propres aux corps, par exemple tout ce qui touche à leurs véhicules et équipements. « Tous les contenus sont sauvegardés électroniquement et tous les sujets à thème qui les concernent y sont reliés. C’est ainsi que chaque document s’affiche partout où cela est nécessaire, même si celui-ci n’existe qu’une seule fois. On peut prendre pour exemple les manuels qui sont visibles sous les processus Ressources, Matériel, mais aussi sous Formation et Entraînement. Grâce à l’intégration du logiciel SAP Intelligent Management, il est possible de stocker, traiter et corréler d’énormes quantités de données », souligne Werner Iten.

Le cumul de tout cela, rend la planification des cours et des exercices aussi facile que jamais. « Vous pouvez fixer les dates, sélectionner les contenus d’enseignement dans les menus et définir le lieu de l’entraînement, en toute simplicité via les cartes intégrées, sans avoir à rechercher l’adresse au préalable. Dans un deuxième temps, vous pouvez affecter à l’exercice tout le matériel d’information, les appareils, les véhicules, le matériel et l’équipement requis, vous pouvez sélectionner les personnes, les gradés, les groupes ou fonctions qui doivent participer – et les déployer par simple pression de bouton », explique Werner Iten.

Toutes les données étant conservées sur une plateforme centrale, « Flame » augmente la valeur de l’assurance qualité et du contrôle des formations. « Les cadres responsables, tel que l’instructeur en chef ou moi le commandant, peuvent voir immédiatement ce qui doit être exercé et formé par qui et quand, qui a suivi quels cours et quand, quelles ont été ses notes et ce qui est à prévoir pour la suite », explique Werner Iten. Cela permet d’assurer une planification qualitative et efficace de la formation et des entraînements pour les petits corps de pompiers de village comme pour les grands corps de pompiers à la structure complexe. « Avec <Flame> j’effectue la planification pour l’année suivante en moins d’une demi-journée. Du temps des <papiers>, cela me prenait facilement une semaine, sinon plus », déclare Werner Iten.

Planning des interventions et du service

L’élaboration du planning des interventions et du service est tout aussi aisée. « Les migrations de masse sont simples », déclare Werner Iten. « Grâce à l’aperçu général proposé par le système et aux données à jour, je peux transférer des plannings annuels complets vers la nouvelle année et réaliser les adaptations nécessaires au moyen de quelques clics. » Cela garantit que les bonnes personnes et le bon matériel sont toujours affectés au bon endroit, et qu’ils soient aussi prêts pour l’intervention.

Ressources et maintenance

Les modules « Ressources » et « Maintenance » sont destinés à cela. L’équipement d’intervention complet, du fourgon pompe-tonne à la corde de sauvetage, en passant par les appareils de protection respiratoire ou une simple lampe flash, peuvent être saisis dans « Flame ». Au choix, manuellement ou au moyen de codes-barres, de puces RFID ou tous autres moyens, ainsi qu’avec des données de base détaillées (numéro de série ou de châssis, marque, type, date

Info

Qui est Werner Iten

Werner Iten a grandi à Unterägeri, à 18 ans il est devenu membre des pompiers et a fait un apprentissage de mécanicien automobile. Après une formation commerciale, il a étudié la gestion des entreprises à la HFW de Zoug. Il est par ailleurs consultant certifié pour SAP Business One. De 2001 à 2006, il a occupé le poste d’opérateur et de superviseur chez SR Technics Switzerland, où il a découvert sa fascination pour les outils numériques de contrôle des processus et les solutions logicielles d’opération. Entre 2006 et 2009, il a affiné et développé ses connaissances dans ce domaine en tant que Continuing Airworthiness Manager et Technical Manager chez Helog, Heliswiss et groWING of Switzerland. En avril 2009, il a créé la société WI data GmbH, spécialisée dans le développement, la distribution de licences, la vente et l’implémentation de solutions logicielles de gestion des opérations et des processus. Elle est basée à Baar et occupe actuellement cinq personnes. Info et contact : www.wi-data.ch

D’abord soldat chez les pompiers, Werner Iten a ensuite occupé la fonction d’instructeur en chef et plus tard de vice-commandant des sapeurs-pompiers de Menzingen ZG. Il est commandant des sapeurs-pompiers de Neuheim ZG depuis deux ans. Il s’engage par ailleurs comme instructeur des sapeurs-pompiers auprès de l’Assurance Bâtiments du canton de Zoug.

» Le contenu d’enseignement et les documents techniques, tels que les manuels ou les instructions de réparation pour l’équipement d’intervention peuvent être enregistrés et consultés sous forme numérique dans « Flame » - 24h/24, 365/an et partout dans le monde.

» Dans les modules « Moyens » et « Maintenance » s’enregistrent tous les équipements à l’aide d’autocollants à code QR. Ce rend la maintenance mais aussi l’inventaire plus simple et plus sûr.

de l’achat/mise en service, etc.). Tous les documents d’intérêt, tels que les procès-verbaux de contrôle et de maintenance, les manuels, photos ou contrats peuvent être enregistrés.

Dès qu’un équipement d’intervention est utilisé – que ce soit pour un cours ou une intervention – un journal est créé dans le système. Des listes de contrôle avec des critères multiples (kilométrage, âge, heures d’intervention, utilisation unique, etc.) améliorent nettement la qualité de la gestion et de la maintenance du matériel. « Lorsque j’utilise une corde de sauvetage pendant un exercice, cela fait l’objet d’une saisie dans le système qui génère alors automatiquement une tâche de maintenance pour cette corde (sachant qu’un contrôle est effectué après chaque utilisation). », explique Werner Iten. C’est ainsi qu’un historique complet est créé sans action supplémentaire. Et le fin du fin dans tout cela : Chaque document n’existe qu’une seule fois dans le système – dans la dernière version en date. Et pourtant, chaque historique du document peut être visualisé. « Cela crée une transparence maximale pour un espace de stockage minimal », souligne Werner Iten.

Communication

Avec « Flame », la communication devient tout aussi transparente, avec des modèles pour les données récurrentes telles que les programmes de cours, les listes d’adresses combinables à l’envi, la possibilité de joindre des annexes et la forte ressemblance avec une solution de courrier électronique standard. Une sécurité optimale des informations personnelles est assurée dans la mesure où seules les fonctions, les groupes ou les personnes peuvent être sélectionnés, alors que les adresses e-mail restent masquées. Il est par ailleurs bon de savoir que « Flame » fonctionne exclusivement sur des serveurs installés en Suisse et soumis à la réglementation sur la protection des données en vigueur dans le pays.

Rapports

« Flame » est parachevé par un module pour la tenue de procès-verbaux d’intervention, de carnets de bord, de rapports annuels, mensuels, de cours, d’entraînement et d’activités. Les catalogues de rapports et les données qui y sont liées permettent la réalisation aisée et rapide de toute documentation ou évaluation. Outre le gain de temps et l’élimination de sources d’erreurs, « Flame » veille également à une unification des rapports. Pour atteindre durablement une meilleure qualité de ces derniers.

Conclusion

« Flame » est polyvalent, complet et rassemble toutes les informations relatives aux processus sur une seule plateforme basée sur le web. Tous les éléments sont visibles en permanence par chaque utilisateur, sachant qu’un dispositif rigoureux de contrôle des comptes d’utilisateurs, basé sur les rôles ou les fonctions, veille au respect de la hiérarchie et à la sécurité des données. Outre les processus administratifs, il est possible de régler l’ensemble des tâches concernant les domaines de la formation, de l’intervention, des ressources, de la maintenance et des rapports. Sans oublier que « Flame » contient une gestion performante des documents, facilite la communication et offre une parfaite vue d’ensemble avec les fonctions « calendrier » et « à faire ».

Un fonctionnement optimal présuppose de saisir correctement et complètement toutes les informations et aussi de les tenir durablement et consciencieusement à jour. Ce qui n’est pas facile, mais Werner Iten promet son aide aux corps de sapeurs-pompiers : « Nous les accompagnons et les épaulons dans la représentation de leurs processus, dans la saisie des données et avec une formation taillée sur mesure. »

Et bien sûr, même après cinq années de développement, il est loin d’avoir terminé son projet. Les retours d’information des sapeurs-pompiers, mais aussi les nouvelles technologies et solutions sont là pour guider les extensions et perfectionnements futurs. Ainsi, Werner Iten réfléchit intensément à une exploitation des données générées par les appareils compatibles IoT, les véhicules et les outils d’intervention en vue d’une automatisation très large de la fonction de journal. Et il promet que les mises à jour du logiciel sont et resteront inclues.

Disponibilité

« Flame » est disponible immédiatement en abonnement mensuel. Les personnes intéressées par des informations sur les fonctionnalités et les prix voudront bien prendre contact avec Werner Iten, WI data GmbH Obermühle 10, 6340 Baar ZG, tél. 041 755 26 76 info@wi-data.ch , www.wi-data.ch

Strumento digitale all in one per i pompieri

Werner Iten è uno specialista della gestione di processo digitale, comandante dei pompieri e istruttore presso l’assicurazione fabbricati del Canton Zugo. Con la sua azienda WI data GmbH, ha sviluppato «Flame», un software di gestione per pompieri. Volevamo sapere cosa è in grado di fare questo strumento web-based.

I pompieri sono istituzioni complesse e spesso molto individuali. Molte di loro sono dotate di risorse all’avanguardia, ma sono al quanto in ritardo in materia di digitalizzazione dei loro processi. Un problema che conosce anche Werner Iten. Membro attivo dei pompieri dall’età di 18 anni e dal 2019 comandante dei pompieri di Neuheim nel Canton Zugo, afferma: «Come specialista in operazioni e soluzioni di gestione dei processi, il modo di lavorare «analogico» mi dava davvero fastidio nel mio lavoro come capo dell’addestramento e comandante dei pompieri. La realizzazione a mano di piani di esercitazione, contenuti di apprendimento e calendari, rapporti, giornali e fatturazioni di paga, poi stampate e archiviate o, al massimo, salvate in un cloud, non è più all’altezza dei tempi. Queste modalità di lavoro antiquate comportano uno spreco di tempo, sono inefficienti, stancanti, suscettibili di errori e compromettono la qualità di tutto il lavoro dei pompieri. Già solo per il fatto che ogni persona cura il suo sistema di archiviazione individuale, in forma cartacea e nel cloud. Come si può mai sapere dove trovare cosa?

Cinque anni di intenso lavoro di sviluppo

Da persona intraprendente, Werner Iten ha iniziato alla fine del 2016 con il team della sua azienda WI data GmbH, supportata tecnologicamente da Microsoft Svizzera, a sviluppare il software dei pompieri «Flame». «All’inizio ci focalizzavamo molto sul settore della formazione, in quanto lì vedevo un bisogno maggiore», ricorda Werner Iten. Ma ben presto fu chiaro che ciò non sarebbe stato sufficiente. «I feedback dei pompieri coinvolti come partner nello sviluppo mostravano un ampio bisogno di gestione digitale dei processi», spiega il comandante. «Per ogni soluzione ad un problema, affioravano altre esigenze. Il progetto ha così sviluppato un’enorme dinamica. Abbiamo ampliato le possibilità, coinvolto altri fornitori di soluzioni come SAP, ma anche produttori di risorse, e abbiamo pensato e sviluppato su larga scala», afferma Werner Iten.

Oggi, dopo ben cinque anni di sviluppo, «Flame» è, a detta di Werner Iten, «il software per pompieri più completo dis-

ponibile sul mercato. Uno strumento all in one modulare, con cui i pompieri, le assicurazioni degli edifici, ma anche produttori e fornitori di risorse non solo mappano ma controllano anche la loro amministrazione e formazione e tutti i processi aziendali. Su una piattaforma unica, web-based e pertanto indipendente in termini di tempo e luogo.»

«Flame» può tutto questo

Chi viene confrontato con «Flame» per la prima volta, riesce ad orientarsi rapidamente grazie ad un’interfaccia ordinata con pochi accenti di colore. Il menu di selezione per i processi di amministrazione, formazione, intervento, servizi, risorse, manutenzione e rapporti si trova a sinistra e in senso verticale. Inoltre, qui si trovano schede per la gestione delle attività (calendario, to do), la gestione della documentazione, la funzione di aiuto, le impostazioni di base e i servizi SAP Business One integrati.

Nel secondo menu disposto in orizzontale sul bordo superiore dell’immagine, appaiono le schede per tutte le tematiche collegate al processo attualmente selezionato, dietro cui si nascondono ulteriori opzioni. È semplice, chiaro e molto logico, con icone autoesplicative (come un occhio per «Maggiori informazioni»), che rendono il funzionamento estremamente intuitivo.

Formazione

La pianificazione, la concezione, la coordinazione, la supervisione, la garanzia di qualità e la rendicontazione nel settore della formazione e delle esercitazioni sono il fulcro e riescono in modo rapido, sicuro ed efficiente con «Flame». Il motivo risiede nel fatto che tutti i dati necessari sono archiviati in modo centrale e collegati in modo significativo. Vari cataloghi di argomenti per tutti i reparti sono collegati a tutte le conoscenze associate e ai contenuti didattici (immagini, file di testo, PDF, ecc.). Questi includono informazioni specialistiche, istruzioni per l’uso, istruzioni interne e specifiche nazionali e cantonali, oltre che «individualità» specifiche del corpo, ad esempio in merito ai propri veicoli e dispositivi. «Tutti i contenuti vengono archiviati in modalità digitale e con tutti gli argomenti che li riguardano. Ogni documento, sebbene inserito una sola volta, appare dove ha rilevanza. Ad esempio, manuali alla sezione risorse, materiale ma anche formazione ed esercitazioni. Grazie all’Intelligent Management Software integrato di SAP, è possibile archiviare, elaborare e mettere in correlazione enormi quantitativi di dati», sottolinea Werner Iten.

Tutto questo rende la pianificazione di corsi ed esercitazioni quasi un gioco da ragazzi. «È possibile definire la data, selezionare i contenuti didattici dai menu e determinare il luogo di esercitazione semplicemente utilizzando le mappe integrate, senza dover prima trovare l’indirizzo. È pertanto possibile assegnare all’esercizio tutto il materiale informativo, i dispositivi, i veicoli, gli oggetti e le attrezzature necessarie, selezionare persone, gradi, gruppi o funzioni che dovrebbero prendere parte e richiamarli con la semplice pressione di un tasto», spiega Werner Iten.

Amministrazione

Nel settore Amministrazione, «Flame» offre tutto quanto il back office dei pompieri possa necessitare. Soprattutto, un’amministrazione completa del team e del personale con dati di indirizzo e funzione, nonché informazioni su date di esami, esami, formazione, compleanno, anzianità e altro ancora. Inoltre, «Flame» consente la contabilità dell’uso e delle prestazioni o la retribuzione, la contabilità degli stipendi, la registrazione dei tempi e delle prestazioni, nonché l’amministrazione, l’inventario e il monitoraggio dell’inventario di oggetti, risorse e materiali. Sono anche integrati un calendario, funzioni to do, funzioni Open Street Map e interfacce API per l’integrazione di app e altre soluzioni.

Dato che tutti i dati sono archiviati su una piattaforma centrale, «Flame» aumenta il controllo della qualità e della formazione. «Il dirigente responsabile, ad esempio il capo della formazione o io come comandante, visualizza subito cosa esercitare e formare quando mediante chi, chi ha completato quali corsi e quando, come ha fatto e cosa verrà dopo», spiega Werner Iten. In questo modo è possibile garantire una formazione efficiente e una pianificazione delle esercitazioni di alta qualità, sia per i pompieri dei piccoli villaggi che per quelli di grandi dimensioni, strutturati in modo complesso. «Con <Flame> faccio il lavoro di pianificazione per l’anno successivo in meno di mezza giornata. In passato, ai tempi dei <fogli di carta>, quest’operazione mi teneva impegnato per almeno una settimana, se non di più», afferma Werner Iten.

» La soluzione del software facilita anche la comunicazione, risparmiandogli tempo e nervi e aiuta a prevenire informazioni errate.

» «Flame» può essere utilizzato sempre e ovunque, anche nel luogo di utilizzo o durante un esercizio.

Pianificazione di risorse e servizi

La pianificazione delle risorse e dei compiti è altrettanto facile. «Le migrazioni di massa sono semplici», afferma Werner Iten. «Posso semplicemente trasferire interi piani annuali nel nuovo anno e apportare le modifiche necessarie con pochi clic, grazie alla panoramica generale offerta dal sistema e al fatto che tutti i dati sono aggiornati.» Ciò garantisce che le persone e il materiale giusti siano sempre disponibili nel posto giusto e che siano anche pronti per l’azione.

Risorse e manutenzione

Questo ultimo aspetto è trattato nei moduli «Risorse» e «Manutenzione». Tutte le risorse operative, dal TLF ai respiratori fino alla corda di soccorso o ad una semplice lampada flash, possono essere registrate in «Flame». A scelta, manualmente o mediante codici a barre, chip RFID o altri strumenti ausiliari e con dati anagrafici dettagliati a piacere (numero di serie e di telaio, marchio, tipo, data di acquisto/ messa in funzione, ecc.). Anche tutti i dati rilevanti, come i protocolli di verifica e manutenzione, manuali, foto o contratti possono essere salvati.

Se viene utilizzata una risorsa, sia per un corso che per una missione, viene generata una voce di registro. Le liste di controllo con una varietà di criteri (prestazione in km, età, ore di utilizzo, monouso, ecc.) innalzano la qualità della gestione e della manutenzione del materiale ad un nuovo livello. «Se in un’esercitazione utilizzo una fune di salvataggio, questa viene rilevata nel sistema e, dovendo essere verifi-

Info

Questo è Werner Iten

Werner Iten è cresciuto a Unterägeri, è diventato un membro dei pompieri all’età di 18 anni e ha completato un apprendistato come meccanico di automobili. Dopo una formazione KV, ha studiato economia aziendale alla HFW di Zugo. Inoltre, è un SAP Business One-Consultant certificato. Dal 2001 al 2006 ha operato come operatore e supervisore presso la SR Technics Svizzera, dove si è appassionato agli strumenti di controllo dei processi digitali e alle soluzioni software operative. Ha poi perfezionato e ampliato le sue conoscenze in merito tra il 2006 e il 2009 come Continuing Airworthiness Manager e Technical Manager presso Helog, Heliswiss e groWING of Switzerland. Nell’aprile del 2009 ha fondato la WI data GmbH, specializzata sullo sviluppo, la licenza, la distribuzione e l’implementazione di soluzioni di software di gestione operativa e processuale. Ha sede a Baar e attualmente impiega cinque persone. Informazioni e contatto: www.wi-data.ch

Ai pompieri, Werner Iten è passato da soldato a capo dell’addestramento e in seguito a vicecomandante dei pompieri di Menzingen ZG. Da due anni è comandante dei pompieri di Neuheim ZG. Inoltre, s’impegna come istruttore dei pompieri formato nell’assicurazione di edifici del Canton Zugo.

cata dopo ogni uso, viene attivato automaticamente un ordine di manutenzione per questa fune», spiega Werner Iten. Nasce così (senza ulteriori indugi) una storia completa. Il punto fondamentale è che ogni documento è presente solo una volta nel sistema, nella versione rispettivamente vigente. Tuttavia, è anche possibile consultare la cronologia dei documenti. «Questo garantisce massima trasparenza con un fabbisogno minimo di salvataggio», sottolinea Werner Iten.

Comunicazione

«Flame» struttura la comunicazione in modo così trasparente grazie ai modelli di cose ricorrenti, come offerte di corsi, liste di indirizzi combinabili in modo flessibile, la possibilità di aggiungere allegati e la forte similitudine con una soluzione di e-mail standard. Dato che, inoltre, vengono scelte solo funzioni, gruppi o persone, mentre i veri indirizzi e-mail restano nascosti, è garantita una protezione dei dati ottimale. Altro che occorre sapere: «Flame» funziona sui server presenti esclusivamente in Svizzera e soggetti al diritto sulla protezione dei dati svizzero.

» Nei moduli «Strumenti» e «Manutenzione» viene rilevata l’intera attrezzatura, dal più grande veicolo dei pompieri alla motosega. Questo struttura la manutenzione e l’inventario in modo più semplice e sicuro.

Rapporti

«Flame» è completato da un modulo per la gestione di protocolli di utilizzo, registri, rapporti annuali, mensili, di corso, di esercizio e attività. Grazie ai cataloghi dei rapporti e ai dati collegati, qualsiasi documentazione o valutazione riesce in modo semplice e rapido. Oltre al risparmio di tempo e all’eliminazione di fonti di errore, «Flame» garantisce anche la standardizzazione della rendicontazione. In favore di una maggiore qualità sostenibile dei rapporti.

Conclusioni

«Flame» è versatile, completo e unisce tutti i dati legati al processo in una piattaforma unica, web-based. Tutto è sempre visibile a tutti, per cui un rigoroso controllo dell’account utente correlato al ruolo o alla funzione garantisce la giusta gerarchia e sicurezza dei dati. Oltre ai processi amministrativi, possono essere eseguite tutte le attività nei settori della formazione, dell’impiego, delle risorse, della manutenzione e dei rapporti. Inoltre, «Flame» include una potente gestione dei documenti, facilita la comunicazione e fornisce una panoramica perfetta con funzioni di calendario e cose da fare. ne dei dati di alta qualità a lungo termine. Questo non è un gioco da ragazzi, anche se Werner Iten garantisce il supporto dei pompieri: «li accompagniamo e li assistiamo nella mappatura dei processi, nel rilevamento dei dati e con una formazione su misura.»

Naturalmente, per lui, anche dopo cinque anni di sviluppo, la fine del pennone non è ancora raggiunto. I feedback dei pompieri, ma anche le nuove tecnologie e le soluzioni puntano ad indicare la via per futuri ampliamenti e ottimizzazioni. Ad esempio, Werner Item, riflette in modo intenso sull’utilizzo dei dati generati da dispositivi, veicoli e risorse compatibili con IoT per un’automazione completa della funzione del giornale. E promette: gli aggiornamenti del software sono e restano inclusi.

Disponibilità

«Flame» è disponibile da subito nell’abbonamento mensile. Tutte le informazioni relative a funzioni e prezzi sono reperibili presso Werner Iten, WI data GmbH Obermühle 10, 6340 Baar ZG, Tel. 041 755 26 76 info@wi-data.ch , www.wi-data.ch