Корпоративный тайм-менеджмент: факторы влияния

Œ—–œÕ‘›‚À› —›–Ô‚œ‘”fl

Управление персоналом-Украина № 6 (237), 2013

Корпоративный тайм-менеджмент: факторы влияния Людмила БОГУШ-ДАНД, учредитель компании BogushTime

Время – объективная реальность, оно одновременно сурово и справедливо ко всем, невзирая на пол, возраст, благосостояние и сферу деятельности. Поэтому все люди независимо от своего счета в банке являются миллионерами времени. Только в одном году жизни каждого из нас имеется более 30 000 000 секунд. От того, как человек распоряжается своим временем или как компания распределяет время своих сотрудников, и зависит результат, который они получат.

«Все мужики»… «Все айтишники»… Время одинаково движется для сотрудников банка, IT-специалистов или рабочих на производстве. Вместе с тем способы организации рабочего времени отличаются не только у представителей разных профессий, но даже, например, у IT-специалиста в непрофильной организации и его коллеги в IT-компании. В IT-компаниях уровень организации времени и четкости постановки задач, как правило, очень высок. Особенно в иностранных компаниях или отечественных, но работающих по заказу европейских и американских предприятий. Никакой спешки и авралов. Производительность труда каждого сотрудника рассчитана по минутам. Для каждого проекта есть ответственное лицо, а задачи распределяются по приоритетам и ставятся в очередь. График работы четко лимитирован – ситуация, когда сотрудники регулярно засиживаются на работе до 9–10 часов вечера, просто невозможна. Именно так работают в правильных ITкомпаниях. Легенды о неорганизованности айтишников касаются другого случая. Работа IT-специалиста (или отдела) в обычной организации или банке кардинально отличается от работы в IT-компании. Если представить объем его входящих задач в виде портняжного метра, то в начале рабочего дня он размо-

24

тан на 2 см – это план на сегодня. Каждая новая задача разматывает его еще и еще. Продолжая эту аналогию, объем внимания можно принять за фрагмент длиной 5–6 см. Поэтому если метр продолжает разматываться (т. е. объем задач растет), то внимание перемещается все дальше и дальше от начала. В жизни это выглядит так: если вы поставили айтишнику задачу с утра, то к обеду он уже о ней не помнит. Зная эту особенность, каждый, кто ставит задачу понимает, что единственный надежный вариант получить результат – стоять над душой, пока работа не будет выполнена. Итог такой схемы таймменеджмента – повышение давления и, как следствие, падение продуктивности сотрудника и качества исполнения им каждой конкретной задачи. Этот пример позволяет увидеть, что организованность рабочих процессов и рабочего времени больше всего зависит от принципов тайм-менеджмента на предприятии. А тайм-менеджмент в свою очередь зависит от четырех факторов влияния. Влияние клиента Если вернуться к примеру IT-компании, работающей на американский рынок, то ее график работы привязан к клиенту – американским заказчикам. Для удобства координации работы этот график сдвигается ближе к часовому поясу клиента (разница между Киевом и Нью-Йорком, например,

семь часов). Нередки случаи, когда компания начинает рабочий день в два часа дня и заканчивает за полночь, подстраивая свой график под постоянных заказчиков. Даже предприятия, работающие исключительно на отечественный рынок, подстраивают свои графики под клиента. Бары и ночные клубы работают с вечера до утра – ведь их клиент днем на работе. Персонал круглосуточных магазинов работает в несколько смен. Банки, специализирующиеся на работе с юридическими лицами, работают с понедельника по пятницу и с 8:00–9:00 до 17:00. В то время как банки, чей основной клиент – физические лица, могут продлевать график до 20:00 и делать субботу рабочим днем. Клиент – это фактор, который невозможно игнорировать, потому что именно он – источник вашего благополучия. Влияние продукта Продукт влияет на организационные процессы не меньше, чем клиент. Во многих сферах существует сезонность деятельности. Например, в сельском хозяйстве, когда начинаются посевные или

работу, а компания – прибыль в течение всего года. Продукт – лучший органайзер. В моей жизни был интересный случай, который показывает, как продукт может организовать даже избалованных представителей творческих профессий. Один из ТВ-каналов несколько лет назад делал передачу о тайм-менеджменте. Редакция пригласила двух участников: меня – тренера по управлению временем, и радио-диджея как представителя шоу-профессии. Вначале журналисты провели со мной часть моего дня – брали интервью в тренажерном зале, сопровождали на работу, деловую встречу, а затем мы приехали в радиостудию – место работы диджея. Последний убежденно рассказывал, насколько сложно ему, будучи творческой личностью, организовывать себя, не опаздывать на встречи и соблюдать расписание. Его рассказ о себе был довольно последовательным, пока я не спросила, почему он находится здесь и сейчас. Диджей ответил «Ну, у меня через полчаса эфир». На мой вопрос «А как часто вы опаздывали на эфир?» он ответил – «Как можно на эфир опаздывать – это же эфир!» Этот пример показывает, что по большому счету люди, которые проявляют творческую неорганизованность, сами себя обманывают. Они не опаздывают туда, куда нельзя опаздывать, и в то же время, находясь в образе, не приходят вовремя, когда могут себе позволить опоздать.

Œ—–œÕ‘›‚À› —›–Ô‚œ‘”fl

Управление персоналом-Украина № 6 (237), 2013

Организованность рабочих процессов зависит от принципов тайм-менеджмента на предприятии. А тайм-менеджмент – от клиента, продукта, владельца и трафика. уборочные работы, на предприятии объявляется «чрезвычайное положение». Нанимаются дополнительные сотрудники, увеличивается рабочий день, ведь главное – убрать урожай. Весь следующий год зависит от успешности работы в сезон. Такая же сезонность существует и в бизнесе подарков. Новый год, 14 февраля, 8 Марта и предшествующие им недели – период бума продаж. За предпраздничную неделю компания может получить месячный доход, поэтому неудивительно, что в такое время рабочий режим готов приближаться к круглосуточному. При сезонном бизнесе можно в несезон валять дурака, а можно разрабатывать новые продукты – с другой сезонностью, и тем самым уменьшать спады доходов предприятия. Например, в салонном бизнесе весной растет спрос на эпиляцию, солярий и программы для похудения. Летом как никогда востребован педикюр и антицеллюлитные программы. Осенью – пик восстановительных процедур: пилинги, отбеливание кожи лица и восстановление волос. Зимой – уход за кожей рук и лица. Зная это, владельцы салонов готовятся заранее, закупая расходные материалы, вводя новые услуги, нанимая персонал. При грамотной системе тайм-менеджмента салона красоты его сотрудники имеют стабильную

Влияние владельца Участники одного из моих тренингов жаловались на владельцев предприятия. Их рабочий день начинался в 12 часов, поэтому весь персонал компании знал, что ждать собственников к 9 утра бессмысленно. Работа в компании была построена так, что с утра сотрудники занимались всеми вопросами, которые могли решить самостоятельно, а к 12:00 готовили вопросы, требующие согласования, потом засиживались еще и до 9 вечера, пока владельцы не разъезжались по вечерним мероприятиям. Собственник влияет на организацию работы своего предприятия не только собственным графиком, но и задавая формат и принципы работы, утверждая свою систему ценностей и приоритетов. Влияние трафика Понятие «пробки» прочно вошло в наш ежедневный быт, распространяясь от столицы к городаммиллионникам и даже в небольшие города. Ежедневный трафик меняет принципы работы не только отдельных компаний, но и целых отраслей. Многие предприятия, использующие для поставок своей продукции крупные грузовые машины, перешли на ночную доставку.

25

Œ—–œÕ‘›‚À› —›–Ô‚œ‘”fl

Управление персоналом-Украина № 6 (237), 2013

Не редки примеры, когда организации сдвигают рабочий график в ту или иную сторону для того, чтобы уменьшить фактор пробок. Например, BogushTime – первая из отечественных тренинговых компаний, которая стала проводить тренинги с 8.30 до 17.30. Поначалу это вызывало непонимание и нарекание со стороны участников, но буквально на второй день тренинга они благодарили нас, говоря, что впервые за долгое время смогли вечером пообщаться с семьей вместо стояния в пробках. Сегодня же такой график взят на вооружение многими тренинговыми компаниями. А в Москве еще три года назад часть предприятий начала переходить с рабочей недели «понедельник–пятница» на график «вторник–суббота». И если для нас он выглядит экзотично, то для многих москвичей уже стал обыденным. Инструменты управления временем Каждая компания использует инструменты организации рабочего времени, исходя из своих задач и системы тайм-менеджмента. При всем многообразии инструменты можно свести к трем основным группам: • бумажные планировщики; • программные планировщики; • внутренние графики и процедуры. Бумажные планировщики относятся к индивидуальным инструментам. Вариантов таких планировщиков – множество: от самого простого ежедневника до емкого, детально продуманного планировщика, который объединяет рабочие и личные цели человека. Программных инструментов тайм-менеджмента для компьютера также множество. Наиболее часто используемые – Microsoft Outlook, Lotus Notes, Projects Manager, Google Docs, Skype.

Projects Manager позволяет создавать проекты любой сложности и может использоваться в проектных компаниях.

Microsoft Outlook – хорошо известная программа с потенциалом, редко используемым полностью. Кроме традиционной отправки писем и системы напоминаний, Outlook имеет возможности постановки задач, согласования расписаний, назначения совещаний и координации деятельности. В нем же можно осуществлять несложный проджект-менеджмент. Функционал позволяет объединить коллектив как проектную команду – раздать роли, выстроить дедлайны и многое другое.

Lotus Notes – имеет возможности, схожие с Outlook. При этом система защиты программы позволяет использовать ее в банковской сфере.

Google Docs – отличный продукт Google. Он предоставляет возможности согласования мероприятий, рассылки приглашений, обмена документами и объемными файлами, а также работы нескольких сотрудников с одним и тем же документом, в т. ч. и одновременно.

26

Skype – инструмент, который помимо мгновенной переписки и обмена файлами предоставляет возможность звуковой и видеосвязи по всему миру и уникальную пока возможность бесплатной организации видеоконференций. Площадки для вебинаров позволяют компании с несколькими офисами одновременно проводить обучение персонала в разных городах. Огромным подспорьем в корпоративном таймменеджменте стали планшетные мобильные устройства на различных платформах. Компания выбирает устройство по цене и функционалу, главное – обеспечить наличие подходящих приложений и настаивать на их использовании. Нередки случаи, когда закупленные компанией дорогие iPad-ы забрасываются в ящики столов только потому, что людям нужно сосредоточиться и разобраться в том, как правильно использовать это устройство в рабочих процессах. А то, что планшеты могут существенно повысить продуктивность, особенно мобильных сотрудников и руководителей, мы знаем точно, и даже разработали собственное приложение Time Optimizer для таймменеджмента с iPad. Внутренние графики и процедуры существенно отличаются и в разных компаниях, и в разных отраслях, например, кассовое время в банковских структурах. Отличный инструмент организации времени, который может быть использован в любой организации и для любых задач – Недельный боевой план. Он включает в себя персональные задачи, планируемое время на их выполнение, желаемый результат, реальное затраченное время и оценку достижения результата. В компании Ericsson используют еще один интересный инструмент. Он представляет собой документ с персональной задачей сотрудника и пошаговым алгоритмом ее исполнения. Такой инструмент позволяет сократить время выполнения задачи и количество возможных ошибок и вместе с тем оставляет свободу выбора способов выполнения заданий. На вопрос «Какую систему тайм-менеджмента использует компания?» я часто слышу ответ: «Никакую». На самом деле принципы и процедуры, используемые вашей компанией, и есть ваш тайм-менеджмент. Как незнание законов не освобождает от ответственности за их нарушение, так и отказ от осознанного выбора принципов тайм-менеджмента не освобождает от последствий его отсутствия. Первые знания и обучение, которые необходимы каждому человеку, помимо его основной профессии – это навыки организации своего времени (как рабочего, так и личного). Навык организации рабочего времени – это ускоритель на пути к желаемой цели для человека и для компании, в которой он работает. Учитесь управлять своим временем и достигайте своих целей быстрее!