SOFT SKILLS ’‘„ HR
Управление персоналом-Украина № 1 (244), 2014
Подведение итогов года и навыки планирования работы
Анна ШКАПА, HRD, методист компании BogushTime В начале – план, в итоге же – ответ, Удачным было дело или нет. Елизавета Резникова Все знают, конец года – это время подведения итогов и составления планов на следующий год. Предлагаю свое виденье этого вопроса, исходя из опыта HRдиректора и методиста студии по управлению временем. Чтобы спланировать маршрут к цели, надо сначала знать, где ты находишься. Для начала подведем итоги. Идеально, если год назад вы уже строили какие-то планы, и теперь можете сравнить, что хотели и что получили. Но мы не ищем легких путей, поэтому давайте рассмотрим вариант, когда планов не было, а подвести итоги все же нужно. Говорят, что числа правят миром. Нет, они только показывают, как правят миром. Иоганн Вольфганг Гете Итог любой работы – это цифры. Поэтому HR-ам придется вспомнить, поднять данные и составить статистику своей работы. Знаю по опыту, что в каждой компании функционал HR-а может отличаться до
44
70 %. Для кого-то это обучение, кадгоризонтали – месяцы уходящего ровая работа, рекрутинг, адаптация года (см. табл.). Здесь главное быть персонала, например, в мои обячестным с собой и ничего не призанности входил еще и контроль украшивать. эффективности производства кажВ некоторых случаях более покадого сотрудника, статистические зательной была диаграмма. По ней отчеты на постах и коррекция пролегко можно отследить не только винившихся. уровень, но и состояние дел (см. Поэтому важно определить рис.). Например, на втором графике основные направления работы и ситуация критическая, а вот первый понять, что же вы будете считать: радует стабильностью и даже небоколичество заявок на заполнение льшим ростом. Исходя из подобных вакантных должностей, количество данных, уже можно строить дальсоискателей, которых пришлось нейшие планы. пересмотреть, или количество Есть еще один вид отчетов: нанятых сотрудников. Моими основые разработки, успешные дейновными данными всегда были ствия и допущенные ошибки. «количество сотрудников со статиХорошо спланировано – напостиками в квоте и выше, т. е. с высоловину сделано. ким уровнем продуктивности», если Выявить успешные действия в работники не демонстрировали работе – это важно. Даже просто высоких результатов, то это отраповторяя их, вы сможете обеспежалось не только на моей работе, но чить качество своей работы, и и на деятельности всей компании. цифры следующего года вас также Держать тунеядцев, вредителей смогут порадовать. и просто людей изображающих Эффективность новых разрабовидимость работы для любой комток и цену допущенных ошибок припании – это обуза и непозволительдется проанализировать. С разраная роскошь. Что я с этим делала – ботками проще – они либо рабоэто тема для отдельной статьи, но, тают, либо нет, иными словами это исходя из моих цифр, можно было или ошибки, или успешные дейчетко определить, что происходило ствия. А для анализа ошибок сущев компании в течение года, и делать ствует несложный алгоритм – это выводы. четыре вопроса. Отчеты я формировала в двух 1. Что мы хотели получить? форматах: таблица итоговых цифр 2. Что мы получили? и диаграмма трендов по основным 3. Как мы это получили? статистикам. 4. Что мы теперь будем делать Таблица имеет две шапки: верпо-другому? тикальную и горизонтальную. По Что нам дает такой анализ? Возвертикали идет перечень основных можность не зависать на неудачах, направлений деятельности подразони неизбежны уже потому, что деления или компании в целом, по Таблица. Пример годового отчета январь февраль Отделение построения компании (HR департамент) Отделение распространения (маркетинг и продажи) Финансовое отделение Отделение производства Отделение качества Отделение развития (PR, связи с общественностью)
март апрель
май
Рисунок. Пример построения итоговой диаграммы
2013
2012 8000
14000
7000
12000
6000 10000 5000 8000 4000
SOFT SKILLS ’‘„ HR
Управление персоналом-Украина № 1 (244), 2014
6000 3000 4000
2000
2000
1000
ни сотрудникам компании в целом. Все, что вы будете планировать, стоит сравнивать с миссией компании, – если не соответствует, то от таких задач придется отказаться. А еще миссия – это то, что вдохновляет, и благодаря чему работа обретает смысл. Генералы-победители обычно строят военные планы, которые будут работать независимо от того, что делает враг. Это суть хорошей стратегии. Джек Траут Второе: нужна стратегия компании, т. е. план развития на ближайший год, описанный в результатах (а не задачах), которые должны быть получены. Очень удобно расписывать стратегию на матрице, как показано в таблице. И если результат нужен в мае, то вы можете легко увидеть, на сколько месяцев раньше нужно разместить объявление о найме на вакантные должности и предупредить уже работающий цех о поступлении стажеров. Конечно, обдумывай «что», но еще больше обдумывай «как»! Иоганн Вольфганг Гете Третье: нужны конкретные цели по вашему подразделению. Здесь важны: конечные результаты, даты и план действий. Для этого также удобно расписывать планы в матрице.
13
13
20
0.
07
.1
20 9. .0
07
07
.0
8.
20
13
13
13 02
.0
7.
20
13 07
.0
6.
20
13 07
.0
5.
20
13 07
.0
4.
20
13
20
07
.0
3.
20 2. .0
07
07
.0
1.
20
13
12
12
20
20
2. .1
.1 1. 07
07
12 .1
0.
20
12
12
20 9.
.0 02
02
12 .0
8.
20
12
20 7.
.0
любая работа предполагает необходимость создавать новые методы и экспериментировать. И при этом ошибки дают нам возможность выводить новые важные правила о том, что стоит или не стоит делать в нашей работе. Хороший план сегодня лучше очень хорошего плана завтра. Платон А теперь собственно планирование. Планирование работы HR-департамента очень тесно связано со стратегией всей компании. В нашей организации даже название HR-департамента отражает его значимость – отделение построения компании. Какую мы организацию, предприятие построим – таким оно и будет. Каких людей возьмем на работу, как их обучим, какую структуру предложим – такими в итоге и будут результаты работы всей компании. Планировать жизнь – сложное дело. Мешает незнание своего предела. Игорь Карпов Поэтому первое: вспомните миссию компании, это то, ради чего она создавалась. Если таковой в организации нет, то запросите ее у владельца компании. Миссия важна, как компас, указывающий точное направление, в ней нет конечной точки прибытия, но она не позволяет сбиться с курса ни вам,
02
12
20
.0
6.
02
12
20
.0
5.
02
12
20 4.
.0 02
02
12 .0
3.
20
12
20
20
2.
1. .0
.0 02
02
02
11 20
2. .1
02
02
.1 1.
20
11
0
Чем меньше ресурсов имеется в нашем распоряжении, тем рациональнее мы их используем. Четвертое: учтите имеющиеся ресурсы и предусмотрите риски. И то и другое внесите в план. Меня всегда умиляло, когда люди планировали, например, обучение в день, когда им нужно сдавать отчет или выдавать зарплату. Такое чувство, что заранее они этого знать просто не могли. Учтите здесь не только рабочие моменты, но и личную жизнь: детские каникулы, межсезонные болезни, отпускной сезон. Это все можно легко отобразить на матрице с помощью графика Ганта (обоюдоострой стрелочки), который можно протянуть на необходимое количество месяцев. Уж если планировать, так ни в чем себе не отказывая! Пятое: спланируйте не только работу, но и свою личную жизнь. Начните с того, что выпишите все, чего хотите достичь. Обязательно поставьте даты, когда хотите это получить. Соотнесите свою личную жизнь с рабочей, используя все ту же матрицу, вы сразу заметите несоответствия. И когда увидите – в ваших силах их исправить. Подводите промежуточные итоги в конце каждого месяца, получайте удовольствие от процесса и гордитесь результатами.
45