Êîïèëêà óñïåøíîãî îïûòà Частный предприниматель № 7 (291), апрель 2012
Ðàñïðåäåëÿòü âðåìÿ ïîìîæåò ïëàíøåò Л
þäìèëà Áîãóø-Äàíä – áèçíåñ-òðåíåð ïî òàéììåíåäæìåíòó, îñíîâàòåëü òðåíèíãîâîé êîìïàíèè, àâòîð òåõíîëîãèè è ïàòåíòà íà ïëàíèðîâùèê BogushBook è äðóãèõ ðàçðàáîòîê, ïîìîãàþùèõ ÷åëîâåêó îïðåäåëèòü ñâîè æèçíåííûå öåëè è äâèãàòüñÿ ê íèì. Åå èíñòðóìåíò äëÿ óïðàâëåíèÿ âðåìåíåì – BogushBook íåñêîëüêî ëåò íàçàä ñòàë ïîïóëÿðíûì â ñðåäå áèçíåñìåíîâ, êîòîðûå ñòðåìÿòñÿ íå òîëüêî ïðåóñïåâàòü â äåëî-
39
âîé ñôåðå, íî è èìåòü áîëüøå âðåìåíè íà ñåìüþ, äðóçåé, õîááè. Ýòîò “ëè÷íûé ñåêðåòàðü” óæå âîïëîùåí â ýëåêòðîííîé âåðñèè ïîä íàçâàíèåì TimeOptimizer. Íà âîïðîñû îá óïðàâëåíèè âðåìåíåì îòâå÷àåò Ëþäìèëà: – Êàê ëó÷øå ðàñïðåäåëÿòü äåëà: ïî âàæíîñòè èëè ïî ñðî÷íîñòè? – Ïðè ðàññòàíîâêå ïðèîðèòåòîâ êðèòåðèè “âàæíîñòü” è “ñðî÷íîñòü” íè â êîåì ñëó÷àå íå äîëæíû
40
Êîïèëêà óñïåøíîãî îïûòà Частный предприниматель № 7 (291), апрель 2012
ïðîòèâîïîñòàâëÿòüñÿ, à íàîáîðîò – ñëåäñòâèé, íóæíî âûäåëèòü äëÿ ðàäîëæíû îáúåäèíÿòüñÿ. Îáúåäèíåíèå áîòû ÷åòêèé îòðåçîê âðåìåíè è íå ýòèõ êðèòåðèåâ âîçìîæíî òîëüêî â íàðóøàòü óñòàíîâëåííûé ëèìèò íè ðàìêàõ ïëàíîâîãî ïîäõîäà ê äåÿïîä êàêèì ïðåäëîãîì, òîãäà íàâåðòåëüíîñòè. Ïëàíèðîâàíèå – ýòî íÿêà îñòàíåòñÿ âðåìÿ è äëÿ ñåìüè, è îïðåäåëåíèå êîíêðåòíûõ øàãîâ íà äëÿ îòäûõà. ïóòè ê öåëè. Îíî ïîçâîëÿåò îöåíè– Âàøè ëè÷íûå ðåêîìåíäàöèè ïî âàòü êàæäóþ âîçíèêàþùóþ çàäà÷ó îðãàíèçàöèè ðàáî÷åãî âðåìåíè? íà îñíîâàíèè òîãî, êàêîé âêëàä åå – Èìåéòå ñïèñîê çàäà÷ è ïðè èõ âûïîëíåíèå âíåñåò â äîñòèæåíèå öåðàñïðåäåëåíèè ðàññ÷èòûâàéòå ðåàëüëåé ÷åëîâåêà. À ïîñêîëüêó ìíîãèå íîå âðåìÿ íà âûïîëíåíèå. Íå áåðèëþäè íå èìåþò äîëãîñðî÷íûõ öåëåé, òåñü çà äåëà, êîòîðûå âûõîäÿò çà ðàìäëÿ íèõ íåîáõîäèìîñòü ðàññòàâëÿòü êè èìåþùåãîñÿ â íàëè÷èè âðåìåííîïðèîðèòåòû ïðåâðàùàåòñÿ â ñëîæãî ðåñóðñà. Îöåíèâàéòå çàäà÷è ÷åðåç íåéøóþ ïðîáëåìó. Äëÿ ÷åëîâåêà, ïðèçìó èõ öåííîñòè äëÿ äîñòèæåíèÿ èìåþùåãî æèçíåííûå ïëàíû, ñðî÷öåëåé. Íå âçâàëèâàéòå ñëèøêîì ìíîБизнес-тренер íîñòü èìååò èñòèííîå çíà÷åíèå “âûãî íà ñåáÿ, ðàññ÷èòûâàéòå ñâîè ôèçèЛюдмила Богуш-Данд ïîëíèòü ïî ñðîêó”, à íå âòîðîñòå÷åñêèå âîçìîæíîñòè. ïåííîå – “ñïåøíî”. ×òî êàñàåòñÿ Óñòðàíèòå “ïîõèòèòåëåé âðåìåâàæíîñòè, òî îíà îïðåäåëÿåòñÿ çíà÷èìîñòüþ çàäà÷è â íè”. Íàïðèìåð, “àñüêà”, ôîðóìû, ëè÷íàÿ ïî÷òà, êîíòåêñòå îáùåé ñèñòåìû öåëåé. “êîíòàêòû” è “îäíîêëàññíèêè” ïîæèðàþò ïðîñòî – Êàê îïðåäåëèòü ïðèîðèòåòíûå äåëà? ìàññó âðåìåíè, êîòîðîå ìîæíî áûëî áû ïîòðàòèòü – Ðàñïðåäåëåíèå âðåìåíè â åæåäíåâíîì ðàñïèñàíèè íà äåëà. Âûäåëèòå äëÿ îáùåíèÿ è ÷òåíèÿ íîâîñòåé ÷åëîâåêà äîëæíî ïðîèñõîäèòü ïî ïðèíöèïó: 20% âðåñïåöèàëüíûå ÷àñû, äîïóñòèì, ïîë÷àñà ñ óòðà èëè ìåíè îòâîäèòñÿ íà ñòðàòåãè÷åñêèå çàäà÷è, 60% – íà ïîë÷àñà âå÷åðîì. ïëàíîâûå, è 20% âðåìåíè ðåçåðâèðóåòñÿ íà âîçìîæíûå – Ãäå íàéòè äîïîëíèòåëüíîå âðåìÿ íà äíåâíûå äåëà ôîðñ-ìàæîðû – åñòåñòâåííûå ÿâëåíèÿ æèçíè. Íåðàçóè îòäûõ? ìíî èãíîðèðîâàòü õàîòè÷íîñòü æèçíè è îáõîäèòüñÿ – Çàïëàíèðóéòå ýòè äåëà, îñîáåííî – îòäûõ! Ïðèáåç ó÷åòà âðåìåííîãî ðåçåðâà äëÿ íåïðåäâèäåííûõ çàâåäó ëè÷íûé ïðèìåð: ïîñêîëüêó òðåíåðñêàÿ äåÿäà÷. Ýòî ïðèâîäèò ê âîçíèêíîâåíèþ çàìåøàòåëüñòâà è òåëüíîñòü ïðåäïîëàãàåò ðàáîòó “íà íîãàõ”, ïî ðåáîëüøîìó êîëè÷åñòâó îøèáîê. À òàêæå òÿíåò çà ñîáîé êîìåíäàöèè ìîåãî ìàññàæèñòà ÿ ââåëà îäèí “ëåæàñëåäóþùèå èçëèøíèå äåéñòâèÿ, ïðåâðàùàÿ æèçíü â íå÷èé” äåíü êàæäûå 2 ìåñÿöà. Ïðåäñòàâëÿåòå, êàê ýòî êîå ïîäîáèå ãîíêè çà ñîáñòâåííîé òåíüþ. êðóòî: öåëûé äåíü “ïî ðàñïèñàíèþ” ëåæàòü â êðî– Ñîãëàñíî çàêîíó Ïàðêèíñîíà ðàáîòà çàíèìàåò âñå âàòè ñ ÷èñòîé ñîâåñòüþ! îòâåäåííîå íà íåå âðåìÿ. Ê ÷åìó âåäåò íåçíàíèå ýòîãî – ×òî òàêîå ýôôåêòèâíûé òàéì-ìåíåäæìåíò? çàêîíà? – ×òîáû áûòü ñ÷àñòëèâûì, èñïîëüçóéòå ñâîå âðå– Ýòî ïðîñòî êàê çàêîí ãðàâèòàöèè: îí äåéñòâóåò ìÿ îïòèìàëüíî. Äëÿ ýòîãî âàì íóæíî åãî ïðàâèëüíî íåçàâèñèìî îò òîãî, çíàêîì ëè ñ íèì ÷åëîâåê! Ñìûñë îðãàíèçîâàòü. À çíà÷èò – äîêóìåíòèðîâàòü. Äëÿ çàêîíà Ïàðêèíñîíà â òîì, ÷òî íàø ðàçóì íàñòîëüêî òîãî ÷òîáû äîêóìåíòèðîâàòü ñâîå âðåìÿ, ñôîðìóëèñîâåðøåíåí (êàê âû÷èñëèòåëüíàÿ ìàøèíà), ÷òî àâòîðóéòå ñåáå öåëè. Äëÿ èõ äîñòèæåíèÿ ñîñòàâüòå ïëàìàòè÷åñêè ðàññ÷èòûâàåò ñêîðîñòü äâèæåíèÿ ê öåëè â íû. Äëÿ èõ îñóùåñòâëåíèÿ äåéñòâóéòå ïî ïëàíó êàæçàâèñèìîñòè îò òîãî, êàêîé ñðîê óñòàíîâëåí. Íàèáîäûé äåíü. Ýòî è åñòü ýôôåêòèâíûé òàéì-ìåíåäæìåíò! ëåå ïðîñòîé äåìîíñòðàöèåé ýòîãî ÿâëÿåòñÿ îòêëàäû ðàìêàõ ñêàçàííîãî ñîâåòóþ âûïîëíÿòü ñëåäóþâàíèå íà ïîòîì: ÷åëîâåê òÿíåò è òÿíåò äî òîãî ìîìåíùèå øàãè: òà, êîãäà äåéñòâèòåëüíî ïîðà ïðèñòóïèòü ê âûïîëíå1. Ñîñòàâëÿéòå ñïèñîê äîëãîñðî÷íûõ öåëåé ïî íèþ çàäà÷è, è ïðè ýòîì îí âñå âðåìÿ î íåé äóìàåò, êëþ÷åâûì îáëàñòÿì íå ìåíåå ÷åì íà 5 ëåò. ò. å. êàê áû íàõîäèòñÿ â ïðîöåññå, íî â ïàññèâíîì ñî2. Èìåéòå ñïèñîê ïðîìåæóòî÷íûõ öåëåé íà ãîä ïî ñòîÿíèè. Çàìå÷àëè, ÷òî “ÿ äóìàþ” ÿâëÿåòñÿ ñàìîé êëþ÷åâûì îáëàñòÿì. ðàñïðîñòðàíåííîé îòãîâîðêîé? 3. Ñîñòàâëÿéòå óòðîì ñïèñîê çàäà÷ íà äåíü äëÿ äîÍåêîòîðûõ ëþäåé (ñðåäè íèõ îñîáåííî ìíîãî ñòèæåíèÿ äîëãîñðî÷íûõ öåëåé. ïðåäïðèíèìàòåëåé) çàêîí Ïàðêèíñîíà ïðèâîäèò ê 4. Åæåäíåâíî ñîâåðøàéòå ìàëåíüêèé øàã ê äîñòèòðóäîãîëèçìó è ê ñòðåññàì. ×òîáû èçáåæàòü òàêèõ ïîæåíèþ öåëåé.
Êîïèëêà óñïåøíîãî îïûòà Частный предприниматель № 7 (291), апрель 2012
5. Âå÷åðîì àíàëèçèðóéòå ïðîøåäøèé äåíü è êîððåêòèðóéòå ïîñëåäóþùèå äåéñòâèÿ ñ ó÷åòîì äîñòèãíóòûõ çà äåíü ðåçóëüòàòîâ. – ×åìó âû ó÷èòå íà òðåíèíãå ïî èñïîëüçîâàíèþ iPad â êà÷åñòâå èíñòðóìåíòà îðãàíèçàöèè ñâîåãî âðåìåíè? – Ñíà÷àëà îñâàèâàåì ïðèíöèïû óïðàâëåíèÿ âðåìåíåì, áåç êîòîðûõ áåñïîëåçíà ëþáàÿ ñàìàÿ ñîâåðøåííàÿ ïðîãðàììà. Âåäü iPad ÿâëÿåòñÿ ïðîñòî êîìïüþòåðîì, êîòîðûé óäîáíî èìåòü ïðè ñåáå â ðàçëè÷íûõ óñëîâèÿõ, íå áóäó÷è ñèëüíî ïðèâÿçàííûì ê ýëåêòðè÷åñêîé ðîçåòêå. Òåïåðü ïîÿâèëàñü âîçìîæíîñòü ëåãêî è áûñòðî âíîñèòü äàííûå, ñâåðÿòüñÿ ñ ëè÷íûìè ïëàíàìè, êîððåêòèðîâàòü çàäà÷è, òàêèì îáðàçîì ãàðìîíèçèðîâàòü ñâîå âðåìÿ. Äëÿ áûñòðîãî äîñòèæåíèÿ óñïåøíîñòè ìîæíî óñòàíîâèòü è èñïîëüçîâàòü ñïåöèàëüíóþ êîìïüþòåðíóþ ïðîãðàììó, îñíîâàííóþ íà ìîåé àâòîðñêîé ìåòîäèêå è íàïðàâëåííóþ íà òàéì-ìåíåäæìåíò – Time Optimizer. Ýòî ïðèëîæåíèå áóäåò äîñòóïíî äëÿ áåñïëàòíîãî ñêà÷èâàíèÿ ñ ñåðåäèíû àïðåëÿ 2012 ãîäà. –  ÷åì îòëè÷èå ýòîé ïðîãðàììû îò äðóãèõ àíàëîãîâ? – Ó íåå åñòü öåëûé ðÿä “ôèøåê”, áëàãîäàðÿ êîòîðûì îíà äåéñòâèòåëüíî ðàáîòàåò, à íå ÿâëÿåòñÿ î÷åðåäíîé ñèñòåìîé íàïîìèíàíèé. Íî áîëåå âàæíî äðóãîå. Èäåîëîãèÿ ýòîé ïðîãðàììû èìååò ïðèíöèïèàëüíî èíóþ ñóòü, íåæåëè ó äðóãèõ óæå ñóùåñòâóþùèõ àíàëîãîâ äëÿ óïðàâëåíèÿ âðåìåíåì. Âñå, ÷òî ðûíîê ïðåäëàãàë äî ñåãîäíÿøíåãî äíÿ, – ýòî ïðîñòûå èëè áîëåå ñëîæíûå ñèñòåìû íàïîìèíàíèé. Ðàáîòàÿ â òðàäèöèîííîé ñèñòåìå “íàïîìèíàíèé è çàäà÷”, ÷åëîâåê ìåíÿåòñÿ ñ íåé ðîëÿìè. Ñèñòåìà ñòàíîâèòñÿ õîçÿèíîì è íà÷àëüíèêîì, à ÷åëîâåê – ëèáî ïîñëóøíûì, ëèáî îòëûíèâàþùèì èñïîëíèòåëåì.
41
Ïîëüçîâàòåëè ïðîãðàììû – íå ðàáû è íå ðîáîòû – çäåñü íåò àâòîìàòè÷åñêîãî ïåðåíåñåíèÿ çàäà÷ íà ñëåäóþùèé äåíü. Ýòà ïðîãðàììà èäåàëüíà äëÿ ïðîàêòèâíûõ (âçÿâøèõ íà ñåáÿ îòâåòñòâåííîñòü çà ñâîþ æèçíü è ñóäüáó) âëàäåëüöåâ è íå ïðèíåñåò ìíîãî ïîëüçû ðåàêòèâíûì (áåçäåÿòåëüíûì) ëè÷íîñòÿì. Ïðîãðàììà ñîñòîèò èç äâóõ óñëîâíûõ áëîêîâ. Ïåðâûé – ýòî ôóíäàìåíò, â êîòîðîì çàëîæåíû äîëãîñðî÷íûå è ñðåäíåñðî÷íûå öåëè ÷åëîâåêà ïî êëþ÷åâûì îáëàñòÿì æèçíè. Ñîçäàâàÿ èõ âî âçàèìîñâÿçè è ëåãêî ïðîñìàòðèâàÿ, ÷åëîâåê ñìîæåò äåéñòâèòåëüíî îðãàíèçîâàòü ñâîþ æèçíü îïòèìàëüíûì ïóòåì òàê, ÷òîáû âñå ýòî ñòàëî ðåàëüíîñòüþ. Êàæäîìó íóæíû ìå÷òû, îíè ìîòèâèðóþò íàñ íà ðåàëèçàöèþ öåëåé. Öåëè ñòàâÿòñÿ íà äåíü, ìåñÿö, ãîä è íà æèçíü. Åùå ïèøåì ïðîåêò – ìíîãîïëàíîâóþ çàäà÷ó, êîòîðàÿ íóæäàåòñÿ â ïîäãîòîâêå è ñîñòîèò èç ìíîãèõ ïîäçàäà÷. Íàïðèìåð, îòêðûòèå íîâîãî ìàãàçèíà, äëÿ ïîäãîòîâêè ê êîòîðîìó íóæíî ïðîäóìàòü âîïðîñû ïî îôîðìëåíèþ äîêóìåíòîâ, ïî ïîäáîðó êàäðîâ, ïî ðåìîíòó è äèçàéíó ïîìåùåíèÿ è äð. È äëÿ êàæäîé ïðîìåæóòî÷íîé çàäà÷è òàêæå áóäåò óñòàíàâëèâàòüñÿ åå êîíêðåòíûé ñðîê, ò. å. âñå öåëè áóäóò èìåòü “çàäà÷íóþ ðàçâåðòêó”. Âòîðîé áëîê – ýòî ïðèöåë íà áëèæàéøèé ïåðèîä: öåëè íà ìåñÿö è çàäà÷è íà äåíü. Çàäà÷è äåëÿòñÿ íà óæå ïðèâû÷íûå ðàçîâûå, ïîâòîðÿþùèåñÿ, çàäà÷è-ïðîåêòû è ñîâåðøåííî íîâûé âèä çàäà÷ – êóðñîâûå çàäà÷è. Òàêæå ïîÿâëÿåòñÿ âîçìîæíîñòü ïðàâèëüíî ðàññ÷èòûâàòü âðåìåííîé ðåñóðñ, íå ïðåâûøàÿ 24 ÷àñîâ â ñóòêàõ.  èòîãå ïðîãðàììà ïîìîãàåò äîñòèãàòü è öåëü, è ìå÷òó, íå ïðåâðàùàÿ ñâîåãî âëàäåëüöà â æèâîãî ðîáîòà. – Óäà÷è âàì! Âèîëåòòà ËÓͨÂÀ, ñîáêîð ãàçåòû